LỜI NÓI ĐẦUTầm quan trọng của dự án quản lý bán điện thoại có thể được nhìn nhận từ nhiều góc độ khác nhau: Tăng trải nghiệm khách hàng: Hệ thống quản lý bán điện thoại giúp cải thiện
KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ THIẾT LẬP DỰ ÁN
Hiện trạng hệ thống
1 Cấu trúc tổ chức: Xác định cách tổ chức hiện tại của doanh nghiệp, bao gồm các bộ phận quản lý, phòng ban, và các quy trình làm việc.
2 Quy trình kinh doanh hiện tại: Phân tích các quy trình kinh doanh hiện tại liên quan đến bán điện thoại, bao gồm quy trình đặt hàng, xử lý đơn hàng, quản lý kho hàng, và tương tác với khách hàng.
3 Hệ thống thông tin hiện có: Xem xét các hệ thống và công nghệ đang được sử dụng để hỗ trợ quản lý bán hàng, bao gồm các phần mềm, cơ sở dữ liệu, và hệ thống giao diện người dùng.
4 Cơ sở hạ tầng công nghệ: Đánh giá cơ sở hạ tầng công nghệ hiện tại của doanh nghiệp, bao gồm phần cứng và phần mềm, để xác định khả năng tích hợp và mở rộng.
5 Thách thức và hạn chế: Định rõ các thách thức và hạn chế hiện tại của hệ thống quản lý bán điện thoại, bao gồm các vấn đề liên quan đến hiệu suất, bảo mật, tính linh hoạt và khả năng mở rộng.
6 Phản hồi từ người dùng: Thu thập ý kiến phản hồi từ người sử dụng hiện tại về các vấn đề và yêu cầu cải thiện của hệ thống hiện tại.
Phạm vi và mục tiêu của dự án
1 Xây dựng một hệ thống quản lý bán điện thoại hoàn chỉnh và hiệu quả.
2 Tích hợp các tính năng quản lý sản phẩm, đơn hàng, khách hàng và kho hàng vào một giao diện đồng nhất.
3 Tạo ra một cơ sở dữ liệu chung để lưu trữ thông tin về sản phẩm, đơn hàng và khách hàng.
4 Phát triển giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng cho cả khách hàng và nhân viên.
5 Đảm bảo tính bảo mật của hệ thống và dữ liệu được lưu trữ.
6 Hỗ trợ các chức năng quản lý như tạo, sửa, xóa sản phẩm, xử lý đơn hàng và quản lý kho hàng.
7 Cung cấp báo cáo và thống kê liên quan đến hoạt động kinh doanh cho các quyết định quản lý.
1 Tạo ra một hệ thống quản lý bán điện thoại hoàn thiện, đáp ứng các yêu cầu cơ bản và nâng cao trải nghiệm của khách hàng.
2 Tối ưu hóa quy trình kinh doanh và tăng cường hiệu suất làm việc của doanh nghiệp.
3 Cải thiện quản lý thông tin và tiếp cận dữ liệu kinh doanh để hỗ trợ quyết định chiến lược.
4 Tăng cường bảo mật dữ liệu và đảm bảo tính ổn định và tin cậy của hệ thống.
5 Cung cấp sự linh hoạt và tính mở rộng cho việc phát triển và mở rộng tương lai.
Các giải pháp và tính khả thi
Trước khi bắt đầu triển khai dự án quản lý bán điện thoại, việc xem xét các giải pháp và đánh giá tính khả thi của chúng là rất quan trọng Dưới đây là một số giải pháp và các yếu tố tính khả thi có thể cần xem xét:
1 Giải pháp phần mềm tự xây dựng:
- Ưu điểm: Được tùy chỉnh hoàn toàn theo yêu cầu của doanh nghiệp, kiểm soát hoàn toàn mã nguồn và tính linh hoạt cao.
- Nhược điểm: Yêu cầu kiến thức kỹ thuật cao, tốn thời gian và chi phí phát triển và duy trì, có thể gặp phải các vấn đề liên quan đến hiệu suất và bảo mật.
2 Giải pháp phần mềm mã nguồn mở:
- Ưu điểm: Miễn phí hoặc giá thành thấp, cộng đồng phát triển lớn, tính linh hoạt và mở rộng cao.
- Nhược điểm: Cần kiểm soát cẩn thận về bảo mật, hỗ trợ kỹ thuật không đảm bảo, và có thể yêu cầu phát triển tùy chỉnh để đáp ứng đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp.
3 Giải pháp phần mềm thương mại:
- Ưu điểm: Cung cấp hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, tính ổn định và tin cậy cao, có thể có các tính năng chuyên sâu đã được kiểm chứng.
- Nhược điểm: Chi phí cao, tính linh hoạt hạn chế, và không thể tùy chỉnh một cách tự do như giải pháp tự xây dựng.
Các yếu tố tính khả thi:
- Tài chính: Xác định ngân sách có sẵn cho dự án, bao gồm cả chi phí phát triển, triển khai và duy trì.
- Thời gian: Đánh giá thời gian cần thiết để phát triển và triển khai hệ thống, bao gồm cả việc đào tạo nhân viên và chuyển đổi từ hệ thống cũ.
- Kỹ năng và nguồn lực: Xem xét khả năng kỹ thuật và nguồn lực có sẵn trong tổ chức để hỗ trợ dự án.
- Yêu cầu chức năng: Đảm bảo rằng giải pháp được chọn có thể đáp ứng được tất cả các yêu cầu chức năng của doanh nghiệp.
Dự trù và kế hoạch triển khai dự án
Dự trù và kế hoạch triển khai dự án quản lý bán điện thoại là bước quan trọng để đảm bảo rằng dự án được thực hiện một cách hiệu quả và đáp ứng được các mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp Dưới đây là một số bước bạn có thể thực hiện để lập dự trù và kế hoạch triển khai dự án:
1 Xác định yêu cầu và mục tiêu của dự án:
- Xác định rõ các yêu cầu chức năng và phi chức năng của hệ thống quản lý bán điện thoại.
- Đặt ra mục tiêu cụ thể mà dự án cần đạt được, như cải thiện trải nghiệm khách hàng, tối ưu hóa quy trình kinh doanh, và nâng cao tính bảo mật.
- Xác định nguồn lực cần thiết cho dự án, bao gồm nguồn nhân lực, tài chính và các công cụ và công nghệ cần sử dụng.
- Xác định các thành viên trong nhóm dự án và phân công nhiệm vụ cụ thể cho mỗi người.
3 Lập kế hoạch dự án:
- Xác định các giai đoạn chính của dự án và thiết lập các mốc thời gian cụ thể cho mỗi giai đoạn.
- Xây dựng một biểu đồ Gantt hoặc một lịch trình công việc chi tiết để quản lý và theo dõi tiến độ của dự án.
4 Xác định rủi ro và lập kế hoạch phòng tránh:
- Xác định và đánh giá các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình triển khai dự án.
- Lập kế hoạch phòng tránh và giải pháp xử lý rủi ro để giảm thiểu tác động tiêu cực đến dự án.
5 Xác định phương pháp kiểm tra và đánh giá:
- Xác định cách thức kiểm tra và đánh giá chất lượng của hệ thống quản lý bán điện thoại trước, trong và sau khi triển khai.
- Lập kế hoạch cho việc thực hiện kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh sau triển khai.
6 Lập dự trù ngân sách:
- Xác định các chi phí dự án bao gồm cả chi phí phát triển, triển khai, duy trì và hỗ trợ.
- Lập dự trù ngân sách chi tiết và xác định nguồn tài chính cho dự án.
7 Lập bản báo cáo tiến độ:
- Xác định các chỉ số hiệu suất quan trọng và lập kế hoạch cho việc theo dõi và báo cáo tiến độ dự án đến các bên liên quan.
- Lập kế hoạch cho các cuộc họp tiến độ định kỳ để cập nhật và điều chỉnh kế hoạch dự án khi cần thiết.
MÔ TẢ BÀI TOÁN NGHIỆP VỤ
Mô tả bài toán
Một cửa hàng bán các mặt hàng điện thoại Khi khách hàng tới cửa hàng, khách hàng chọn loại điện thoại theo bảng phân loại, sau đó người bán kiểm tra điện thoại theo bảng phân loại, sau đó kiểm tra trong kho Nếu số lượng đã hết thì thông báo cho khách hàng Ngược lại thì lấy điện thoại cho khách và hướng dẫn khách mua hàng đồng thời ghi những thông tin của khách vào danh mục khách hàng Sau đó cửa hàng viết phiếu thanh toán và thu tiền của khách , đồng thời viết phiếu bảo hành điện thoại Theo dõi số lượng tồn kho của từng sản phẩm để xác định khi nào cần nhập hàng mới Dựa vào nhu cầu nhập hàng, lập đơn đặt hàng với các nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất sản phẩm điện thoại Ghi nhận doanh số bán hàng hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng thán từ các giao dịch bán hàng, tính tổng số tiền thu được từ việc bán hàng trong 1 khoảng thời gian nhất định.
Khi khách hàng tới bảo hành, người bán sẽ kiểm tra thông tin bảo hành xem đã qua thời hạn hay chưa? Nếu rồi thì không nhận bảo hành nữa Ngược lại nếu vẫn còn trong thời hạn bảo hành thì tiến hành bảo hành cho khách.
Các hồ sơ
Loại điện thoại Tên điện thoại Đơn giá Tình trạng Số lượng
Mới cũ 100 b Phiếu thanh toán
BIỂN BẢN THANH TOÁN HÓA ĐƠN
Hôm nay, ngày tháng năm , tại chúng tôi gồm: Người bàn giao: Người nhận bàn giao:
Lý do bàn giao : Cùng bàn giao công việc với nội dung như sau:
MÔ TẢ TÌNH TRẠNG HÀNG HÓA
Người bàn giao cam đoạn rằng toàn bộ nội dung hàng hóa đang thực hiện đã được bàn giao đầy đủ Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ một bản.
(Đã ký) c Danh mục điện thoại
MÔ TẢ TÌNH TRẠNG HÀNG HÓA
SỐ LƯỢNG GHI CHÚ d Phiếu bảo hành
MÔ TẢ NGHIỆP VỤ
Thiết lập biểu đồ ngữ cảnh
Hình 1 Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống
Lập biểu đồ phân rã: nhóm dần các chức năng
Các chức năng chi tiết (lá) Nhóm lần 1 Nhóm lần 2
1.Nhận dạng điện thoại khách chọn
Bán điện thoại cho khách và ghi bảo hành
Bán điện thoại ở cửa hàng
2.Kiểm tra điện thoại trong kho
3.Lấy điện thoại cho khách
4.Thanh toán tiền và ghi bảo hành
5.Kiểm tra bảo hành của máy Bảo hành cho khách
6.Bảo hành máy cho khách
7.Theo dõi số lượng tồn kho Nhập hàng
9.Ghi nhận doanh số Tổng doanh số
11.Kiểm tra sự cố điện thoại do từ bên cửa hàng
Giải quyết sự cố 12.Lập biên bản sự cố
13.Giải quyết hay hoàn tiền
Lập biểu đồ phân rã chức năng
Hình 2 Biểu đồ phân rã chức năng hoạt động bán điện thoại ở cửa hàng
Mô tả chi tiết các chức năng lá
(1.1.) Nhận dạng điện thoại khác chọn: Khi có khách vào quán, người bán hàng phải tư vấn và biết được khách đang muốn mua máy điện thoại gì, loại nào Nếu không còn sẽ báo hết và hẹn khách khi máy về kho
(1.2.) Kiểm tra điện thoại trong kho: Tìm loại điện thoại khách chọn còn ở kệ hay trong kho hay không? Nếu còn thì báo cho khách, không còn có thể hẹn khách
(1.3.) Lấy điện thoại cho khách: Nếu còn trong kho, lấy điện thoại cho khách xem và trải nghiệm
(1.4.) Thanh toán tiền và ghi bảo hành: Nếu khách ưng thì tiến hành thanh toán và ghi bảo hành máy cho khách
(2.1.) Kiểm tra bảo hành máy: Khi khách đến bảo hành điện thoại thì tiến hành kiểm tra thẻ bảo hành xem còn hạn bảo hành hay không Nếu không còn thì báo lại cho khách từ chối bảo hành
(2.2.) Bảo hành máy cho khách: Nếu còn bảo hành thì tiến hành bảo hành máy cho khách
(3.1.) Kiểm tra sự cố điện thoại do từ bên cửa hàng: Nhân viên cửa hàng tiến hành kiểm tra máy, nếu không phải do từ bên cửa hàng thì từ chối giải quyết
(3.2.) Lập biên bản sự cố: Nếu có lỗi do từ bên cửa hàng thì tiến hành giải quyết sự cố là bảo hành hoặc hoàn lại tiền cho khách
(3.3.) Giải quyết sự cố: Bảo hành hoặc hoàn tiền cho khách, đồng thời ghi vào phiếu chi
(4.1.) Lập báo cáo: Lập báo cáo về doanh thu, số lượng các máy được bán ra và số lượng còn trong kho
(5.1.) Theo dõi số lượng tồn kho: Theo dõi số lượng tồn kho để nhập các mặt hàng mới
(5.2.) Lập đơn đặt hàng: Lập đơn đặt hàng các sản phẩm mới từ nhà cung cấp(5.2.) Nhận và kiểm tra hàng hoá: Nhận hàng hoá và kiểm tra chất lượng
Liệt kê các hồ sơ sử dụng
Lập ma trận thực thể - chức năng
Các thực thể a.Bảng giá b.Điện thoại c.Phiếu thanh toán d.Phiếu bảo hành e.Biên bản sự cố f.Phiếu chi g.Báo cáo h.Phiếu nhập hàng
Các chức năng nghiệp vụ a b C d e f g h
PHÂN TÍCH – MÔ HÌNH KHÁI NIỆM/ LOGIC,VẬT LÝ19
Biều đồ luồng dữ liệu vật lý mức 1
a Biểu đồ của tiến trình “1.0 Bán điện thoại”
Hình 3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 b Biểu đồ của tiến trình “2.0 Bảo hành điện thoại” c Biều đồ của tiến trình “3.0 Giải quyết sự cố” d Biều đồ tiến trình “5.0 Nhập hàng”
Mô hình khái niêm dữ liệu: Mô hình E-R
a Bước 1 Liệt kê, chính xác, chọn lọc thông tin b.Loại điện thoại
1 c.Phiếu thanh toán 1 d.Phiếu bảo hành 1
Số phiếu Số phiếu bảo hành
Tên điện thoại Tên điện thoại
Số lượng Loại điện thoại √ Loại điện thoại √
Số tiền √ Ngày bảo hành b Bước 2 Xác định thực thể và thuộc tính tên điện thoại => LOẠI ĐIỆN THOẠI ( tên điện thoại,loại điện thoại, số lượng, đơn giá) b.Loại điện thoại 2 c.Phiếu thanh toán 2 d.Phiếu bảo hành 2
Tên điện thoại Số phiếu Số phiếu bảo hành
Loại điện thoại Tên điện thoại Tên điện thoại
Số lượng Động từ: Mua, bảo hành ( về phía khách ) ⬄ Mua ( nhận ) , thanh toán ( trả )
: cái gì? ĐIỆN THOẠI khi nào? Ngày mua bằng cách nào? Số phiếu bao nhiêu? Tổng tiền
: cái gì? ĐIỆN THOẠI khi nào? Ngày mua bằng cách nào? Số phiếu bao nhiêu? Tổng tiền
: cái gì? ĐIỆN THOẠI
Khi nào? Còn bảo hành
: cái gì? ĐIỆN THOẠI
Khi nào? Ngày nhậpBao nhiêu? Tổng tiền c.Bước 3 và 4: Vẽ biểu đồ và rút gọn
Chuyển mô hình ER sang mô hình quan hệ
a.Biểu diễn các thực thể ĐIỆN THOẠI => DIENTHOAI(Mãđiệnthoại)
LOẠI ĐIỆN THOẠI (Tênloại,số lượng, đơngiá) b Biểu diễn các mối quan hệ
=> MUADIENTHOAI(sốphiếu, mãđiệnthoại, loạiđiệnthoại,ngàymua)
=>BAOHANH(sốphiếu,mãđiệnthoại,loạiđiệnthoại,ngàybảohành)
=>NHAPHANG(sốphiếu,mãđiệnthoại,loạiđiệnthoại,ngàynhập)
=> ĐIỆN THOẠI c.Chuẩn hóa: Tất cả là chuẩn 3, không cần chuẩn hóa d Biểu đồ quan hệ của mô hình dữ liệu
Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý
Sử dụng hệ QTCSDL access, từ các quan hệ trên, khi phi chuẩn hóa ghép 3 quan hệ MUADIENTHOAI, BAOHANHDIENTHOAI ta được
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Cỡ Khóa madienthoai interger Khóa chính
Sophieu text 10 Đặt chỉ số
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Cỡ Khóa
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Cỡ Khóa
Madienthoai interger Khóa chính makhachhang interger Khóa ngoại
Loaidienthoai Text 20 Khóa ngoại ngaybaohanh Date
Sophieu Text 10 Đặt chỉ số
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Cỡ Khóa sobienban interger Khóa chính ngaybienban date madienthoai interger Khóa ngoại loaidienthoai text 20 Khóa ngoại suco text 100
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Cỡ Khóa sophieu interger Khóa chính ngayphieuchi date lydo text 100 sotien real hosodikem text 100
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Cỡ Khóa
Ngaybaocao date noidungbaocao text Max
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Cỡ Khóa makhachhang interger Khóa chính tenkhachhang text 50
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Cỡ Khóa
Phieunhap interger Khóa chính madienthoai interger Khóa chính tendienthoai text 100 dongia real soluong integer nhacungcap nvarchar 100 ngaynhap date
