Người lao động trong doanh nghiệp cần phải hiểu rõ những chức năng, nhiệm vụ cụ thể để có thể thực hiện tốt công việc được giao.. “Phân tích công việc là một quá trình thu thập và xử lý
TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO HÀNG TIẾT KIỆM
Lý do chọn đề tài
Công Ty Cổ Phần Giao Hàng Tiết Kiệm (GHTK) là một trong những công ty giao hàng tiết kiệm hàng đầu tại Việt Nam, chuyên cung cấp dịch vụ giao hàng tận nơi và thu tiền tận nơi (COD) cho các shop/doanh nghiệp kinh doanh trực tuyến Được thành lập vào năm 2013, GHTK đã nhanh chóng khẳng định vị thế của mình trên thị trường nhờ vào tốc độ giao hàng nhanh chóng, giá cả cạnh tranh và dịch vụ khách hàng chu đáo.
Với sứ mệnh "Mang đến dịch vụ giao hàng tiết kiệm, nhanh chóng và tiện lợi nhất cho khách hàng", GHTK đã không ngừng nỗ lực để hoàn thiện hệ thống và nâng cao chất lượng dịch vụ Hiện nay, GHTK sở hữu mạng lưới chi nhánh và bưu cục rộng khắp cả nước với hơn 800 bưu cục, 1.500 xe tải và đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.
Với những thành tựu ấn tượng và sự phát triển không ngừng, GHTK hứa hẹn sẽ tiếp tục là người bạn đồng hành tin cậy của các shop/doanh nghiệp kinh doanh trực tuyến trên hành trình chinh phục thị trường.
Vì thế nhóm chúng em quan tâm tới công ty cổ phần GHTK, lý do chọn đề tài phân tích các yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động phân tích công việc tại doanh nghiệp này
Do uy tín, quy mô của công ty nên các tài liệu về công ty rất nhiều, thuận lợi cho quá trình thu thập và xử lý các thông tin về công ty, thuận lợi cho việc nghiên cứu về thực trạng phân tích công việc phù hợp với việc thực hành môn học.
+ Hiểu rõ hơn về mô hình hoạt động và chiến lược kinh doanh của Giao Hàng Tiết Kiệm: Giúp các doanh nghiệp cùng ngành học hỏi kinh nghiệm và áp dụng vào hoạt động của mình.
+ Đánh giá tiềm năng phát triển của thị trường giao hàng: Góp phần định hướng cho các nhà đầu tư và doanh nghiệp trong việc đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp.Tính thời sự:
+ Vị thế dẫn đầu của Giao Hàng Tiết Kiệm: Là một trong những công ty giao hàng tiết kiệm hàng đầu Việt Nam với tốc độ tăng trưởng ấn tượng, Giao Hàng Tiết Kiệm thu hút sự quan tâm của nhiều nhà nghiên cứu và doanh nghiệp.
Nghiên cứu về công tác này ở công ty làm nền tảng cho nghiên cứu các hoạt động khác về quản trị nhân lực, phù hợp với ngành học là quản trị nhân lực.
Các khái niệm
Mỗi một doanh nghiệp thành lập ra đều có những mục tiêu nhất định Mỗi một doanh nghiệp đều có những công việc khác nhau Các công việc được xây dựng thành một hệ thống giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu.
Công việc là tổng hợp các nhiệm vụ, các trách nhiệm hay chức năng mà một người hay một nhóm người phải đảm nhận trong doanh nghiệp Đối với mỗi một doanh nghiệp khi được thành lập thì việc đầu tiên là phải xây dựng và xác lập một cơ cấu tổ chức thích hợp, phản ánh mối quan hệ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp cũng như người lao động trong từng bộ phận cụ thể.
Người lao động trong doanh nghiệp cần phải hiểu rõ những chức năng, nhiệm vụ cụ thể để có thể thực hiện tốt công việc được giao Trong mỗi doanh nghiệp cần phải có những quy định cụ thể về nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn cho từng công việc và mối quan hệ với các công việc khác trong doanh nghiệp Để làm được điều đó, các doanh nghiệp tiến hành phân tích công việc.
“Phân tích công việc là một quá trình thu thập và xử lý các thông tin về công việc một cách có hệ thống.”
Như vậy, quá trình phân tích công việc được hiểu là tiến trình thu thập thông tin về công việc cụ thể biết được, người lao động có nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể gì? thực hiện các nhiệm vụ đó như thế nào, để thực hiện được nhiệm vụ đó cần có những phương tiện gì hỗ trợ, các mối quan hệ nào được thực hiện, các điều kiện làm việc cụ thể như thế nào, các yêu cầu tối thiểu cần có đối với người lao động về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm… để hoàn thành công việc một cách thành công.
Khi phân tích công việc cần quan sát, nghiên cứu, thu thập các thông tin về công việc như sau:
+ Thông tin về các hoạt động, các nghĩa vụ, các nhiệm vụ, quyền lợi Những thông tin này phải thu thập đầy đủ, chính xác.
+ Thông tin về các máy móc, các trang thiết bị, công cụ, dụng cụ cần phải sử dụng và các phương tiện vật chất kỹ thuật để hỗ trợ quá trình làm việc.
Các trách nhiệm đối với doanh nghiệp:
+ Các thông tin về trách nhiệm, các mối quan hệ công việc có liên quan tới doanh nghiệp mà mỗi người lao động phải thực hiện.
Các yêu cầu về chuyên môn công việc:
+ Các thông tin về yêu cầu chuyên môn công việc đối với người thực hiện công việc: chuyên môn nghề nghiệp, kiến thức và kỹ năng cần có, kinh nghiệm làm việc…
Các điều kiện lao động:
+ Bao gồm tập hợp các yếu tố thuộc môi trường vật chất, kỹ thuật của công việc có tác động đến quá trình thực hiện công việc đó như: điều kiện vệ sinh, an toàn lao động chế độ làm việc, nghỉ ngơi, văn hóa doanh nghiệp.
Các thông tin này sau khi thu thập sẽ tiến hành xử lý phù hợp với từng mục đích của việc phân tích công việc Tuy vậy, sản phẩm của phân tích công việc là 3 tài liệu chính: bản mô tả công việc, bản yêu cầu chuyên môn và bản tiêu chuẩn kết quả công việc
Trên thực tế, các doanh nghiệp thường gộp chung bản mô tả công việc và bản yêu cầu chuyên môn vào một bản Do đó, khi phân tích công việc, sản phẩm được đề cập chủ yếu là bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn kết quả công việc.
Một điểm lưu ý khi phân tích công việc chỉ tập trung vào những thông tin có liên quan đến công việc được phân tích chứ không phải vào đặc điểm của cá nhân người thực hiện công việc đó Cho nên khi phân tích công việc chỉ tìm hiểu tính chất công việc và các kỹ năng, năng lực cần thiết để thực hiện công việc và không phân tích đặc điểm tính cách của người thực hiện công việc đó.
1.2.2 Vai trò của phân tích công việc
Phân tích công việc có vai trò quan trọng, là công cụ để thực hiện các nội dung tiếp theo trong công tác quản trị nhân lực tại doanh nghiệp
Vai trò của phân tích công việc
Có thể nói rằng các thông tin từ quá trình phân tích công việc là công cụ giúp nhà quản lý:
Hoạch định nguồn nhân lực hiệu quả: doanh nghiệp có thể dự báo số lượng và chất lượng nhân lực cần thiết để hoàn thành công việc nhằm đạt được mục tiêu sản xuất kinh doanh.
Quá trình phân tích công việc giúp cho các bộ phận xác định đầy đủ số lượng nhân viên cần thiết để đảm bảo hoàn thành tốt công việc, tránh tình trạng thừa lao động dẫn tới tình trạng giảm hiệu quả công việc hoặc thiếu lao động khiến cho người lao động cảm thây mệt mỏi và không hoàn thành tốt công việc được giao
Tuyển dụng nhân lực: giúp cho doanh nghiệp tuyển được đúng người, đúng việc, đúng nơi, đúng lúc.
Phân tích công việc giúp cho nhà quản lý biết được những công việc mà người lao động cần phải thực hiện, những đòi hỏi về kiến thức, kỹ năng, phẩm chất liên quan đến công việc mà người lao động cần có để đáp ứng công việc Từ đó, giúp cho quá trình tuyển dụng nhân lực đạt hiệu quả cao. Đào tạo và phát triển nhân lực: Doanh nghiệp có thể xây dựng các chương trình đào tạo thiết thực, hiệu quả hơn.
Khi tiến hành phân tích công việc, doanh nghiệp sẽ biết được người lao động trong doanh nghiệp cần những kiến thức, kỹ năng, kỹ xảo gì trong quá trình thực hiện công việc Từ đó, doanh nghiệp sẽ xây dựng chương trình, nội dung đào tạo liên quan đến kiến thức, kỹ năng mà người lao động còn thiếu trong công việc để cải thiện hiệu quả làm việc, giúp cho các chương trình đào tạo trở nên thiết thực đối với người lao động. Đánh giá thành tích: Doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên tốt hơn.
Sự cần thiết nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động phân tích công việc tại công ty GHTK
Phân tích công việc là một quá trình thu thập và xử lý các thông tin về công việc một cách có hệ thống Khi phân tích công việc cần nghiên cứu quan sát, thu thập về công việc như sau :Nội dung công việc, Các trách nhiệm đối với doanh nghiệp, Các điều kiện lao động
Lợi ích khi nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động phân tích công việc tại GHTK:
Nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp :
Phân tích công việc đóng vai trò then chốt trong việc xác định yêu cầu công việc, từ đó tuyển dụng nhân sự phù hợp, đào tạo hiệu quả và đánh giá năng suất chính xác. Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động phân tích công việc giúp GHTK tối ưu hóa quy trình này, nâng cao hiệu quả tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân sự.
Nhờ phân tích công việc hiệu quả, GHTK có thể bố trí nhân lực hợp lý, đảm bảo mỗi nhân viên đều có đủ năng lực và trình độ để hoàn thành tốt công việc được giao. Điều này góp phần nâng cao năng suất lao động chung của công ty, tiết kiệm chi phí và thời gian.
Thúc đẩy sự phát triển của GHTK :
Thị trường thương mại điện tử tại Việt Nam đang phát triển nhanh chóng, đòi hỏi GHTK phải không ngừng đổi mới và phát triển để đáp ứng nhu cầu thị trường Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động phân tích công việc giúp GHTK xác định những kỹ năng và kiến thức cần thiết cho nhân viên trong tương lai, từ đó xây dựng chương trình đào tạo phù hợp, nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty. Đảm bảo tính công bằng và minh bạch :
Phân tích công việc là cơ sở để xây dựng hệ thống mô tả công việc, thang lương và chế độ đãi ngộ hợp lý, đảm bảo tính công bằng cho tất cả nhân viên Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động phân tích công việc giúp GHTK xây dựng hệ thống này một cách khoa học và khách quan, tránh những mâu thuẫn và tranh chấp không đáng có trong nội bộ công ty.
Hoạt động phân tích công việc minh bạch cũng giúp GHTK tạo dựng niềm tin cho nhân viên, khuyến khích họ cống hiến và gắn bó lâu dài với công ty.
Cải thiện hiệu quả quản trị nhân sự :
Phân tích công việc là nền tảng cho các hoạt động quản trị nhân sự khác như tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, Phân tích công việc cung cấp thông tin về yêu cầu công việc, từ đó giúp công ty tuyển dụng được những ứng viên phù hợp với vị trí công việc Hoạt động phân tích công việc cũng giúp công ty thiết kế các chương trình đào tạo phù hợp, đáp ứng nhu cầu của công việc và giúp nhân viên phát triển năng lực.
Phân tích công việc, nhà quản lí xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc Bảo đảm thành công hơn việc sắp xếp, thuyên chuyển và lương thưởng cho nhân viên Loại bỏ những bất bình đẳng về mức lương qua việc xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc Định hướng cho quá trình tuyển dụng, lựa chọn và hoàn thiện việc bố trí nhân viên Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chương trình đào tạo
Qua mô tả công việc có thể chỉ ra những yếu tố có hại cho sức khoẻ và an toàn người lao động Nếu những yếu tố có hại này không thể khắc phục được thì cần phải thiết kế lại công việc để loại trừ chúng Các phẩm chất, kỹ năng nhân viên phải có để thực hiện công việc đó Xây dựng hệ thống đánh giá công việc, xếp hạng công việc làm cơ sở cho việc xác định hệ thống tiền lương và mức thù lao cần thiết cho mỗi công việc Giảm bớt một số người cần phải thay thế do thiếu hiểu biết về công việc hoặc trình độ của họ Cuối cùng việc phân tích công việc sẽ cho ra Bản mô tả công việc và Bản tiêu chuẩn công việc cho các vị trí trong Doanh nghiệp
Qua nghiên cứu công tác thiết kế và phân tích công việc của công ty còn nhiều bất cập và lợi ích của hoạt động thiết kế, phân tích công việc đối với hoạt động quản trị nhân lực và hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nên cần hoàn thiện công tác thiết kế và phân tích công việc
Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động phân tích công việc tại công ty GHTK
Nhóm đưa ra 6 yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động phân tích công việc tại công ty GHTK.
Cơ cấu tổ chức quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp, đồng thời nó còn xác định rõ định biên lao động trong từng bộ phận Trong khi đó phân tích công việc lại dựa vào chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phậnvà định biên lao động trong các bộ phận đã được xác định từ trước để xây dựng và mô tả nhiệm vụ chức năng của từng công việc trong các bộ phận Vậy nên nếu một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ cung cấp một nền tảng vững chắc cho việc Phân tích công việc.
1.4.2 Quan điểm của nhà lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp
Quan điểm của người lãnh đạo doanh nghiệp có ảnh hưởng lớn đến công tác quản lý nói chung và công tác quản trị nhân lực nói riêng trong doanh nghiệp Là một trong những hoạt động của quản trị nhân lực nên phân tích công việc không tránh khỏi sự ảnh hưởng của quan điểm của người lãnh đạo trong doanh nghiệp Theo đó, tuỳ theo quan điểm cũng như nhận thức của người lãnh đạo mà hoạt động phân tích công việc sẽ được chú trọng hay không.
1.4.3 Người quản lý trực tiếp và người lao động trong doanh nghiệp
Người quản lý trực tiếp có nhiệm vụ phối hợp với người phân tích công việc tạo điều kiện và cung cấp cho họ những thông tin cần thiết về công việc trong bộ phận mình quản lý và tham gia viết các văn bản cho công việc Họ là người trực tiếp giúp đỡ cho người quản lý nhân sự trong việc lập kế hoạch, xây dựng, tổ chức thực hiện và theo dõi kiểm tra quá trình phân tích công việc Họ cũng chính là những người áp dụng các kết quả của phân tích công việc vào trong công việc quản lý Người lao động là người trực tiếp tham gia sản xuất Những thông tin này chủ yếu được thu thập thông qua người lao động làm các công việc đó Vì vậy, chỉ khi nào người lao động trong doanh nghiệp nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động phân tích công việc thì họ mới cung cấp cho ta những thông tin chính xác và đầy đủ về công việc.
1.4.4 Khả năng trình độ của cán bộ phân tích công việc
Người lao động đã cung cấp cho chúng ta thông tin đầy đủ và chính xác về công việc, nhưng nếu không xử lý được hoặc xử lý không tốt thì kết quả cũng sẽ không tốt.
Do đó để thu thập và xử lý được các thông tin, cần phải có những người có đầy đủ những kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết về phân tích công việc để có thể đưa ra được những kết quả cuối cùng của phân tích công việc có thể làm cơ sở cho các hoạt động khác của quản trị nhân sự.
1.4.5 Phân tích công việc trong xu thế quản trị biến đổi
Hiện nay tỉnh hình kinh tế xã hội thay đổi nhanh chóng, do đó đòi hỏi người lao động phải linh hoạt thích ứng với những biến động mạnh mẽ của môi trường Điều này cũng tác động đến hoạt động phân tích công việc Việc phân tích công việc không chỉ đảm bảo những yêu cầu hiện tại mà phải tạo được những quy định “có tỉnh mở” trong bản mô tả công việc và yêu cầu cao hơn về sự thích ứng đối với người lao động trong bản tiêu chuẩn công việc.
1.4.6 Phân tích công việc trong xu thế quản trị trách nhiệm chung
Hiện nay khoa học, công nghệ phát triển nhanh và sự bùng nổ về thông tin đã làm cho phương pháp thực hiện công việc trong các tổ chức thay đổi theo hưởng: nội dung công việc phong phú hơn, ranh giới phân chia công việc bị hạn chế và có xu hướng cần sự phối hợp thực hiện các nhiệm vụ có tính chất tổng hợp Mặt khác, đi đôi với trách nhiệm cá nhân với các nhiệm vụ riêng thì trách nhiệm tập thể đối với các công việc chung đã được chú trọng tăng cường, việc luân phiên thay đổi công việc cũng được áp dụng rộng rãi Tất cả những vấn đề này đã tác động tới sẽ có nhiều công việc cần được tổ chức thực hiện theo quy trình tổng hợp và được thực hiện bằng các tổ, nhóm, đội Từ đó cũng cần thay đổi một số các yêu cầu về phân tích công việc.Phân tích công việc sẽ được áp dụng cho từng nhóm công việc và sẽ giao cho từng tổ,nhóm hoặc đội nhân viên thực hiện Theo đó, mỗi nhân viên sẽ được chia sẽ những thông tin chung và phải học cách thực hiện các công việc khác nhau trong nhóm Nhân viên được đào tạo theo hướng da kỹ năng phù hợp với các nhóm việc và có trách nhiệm chung với công việc của cả nhóm.
Phân tích các yếu tố yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động phân tích công việc trong doanh nghiệp
Giới thiệu sơ lược về doanh nghiệp, phân tích bối cảnh hiện tại của
2.1.1 Giới thiệu sơ lược về doanh nghiệp GHTK
Công Ty Cổ Phần Giao Hàng Tiết Kiệm (GHTK) được thành lập và đi vào hoạt động vào năm 2013, GHTK là một công ty công nghệ hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực bưu chính Ưu điểm của GHTK là tốc độ nhanh, mạng lưới phủ sóng rộng trên toàn quốc và đặc biệt là thế mạnh trong việc nghiên cứu và ứng dụng công nghệ mới phục vụ cho hoạt động bưu chính.
Tầm nhìn : Bán hàng ở mọi nơi và được hậu cần bởi GHTK, lấy công nghệ làm trung tâm, ứng dụng sâu rộng công nghệ, lấy trải nghiệm khách hàng làm mục tiêu, ứng dụng sâu rộng công nghệ và dữ liệu để tạo nên phương thức vận hành tiết kiệm và hiệu quả cao cho khách hàng.
Sứ mệnh : “ Bất kỳ ai ở bất kỳ đâu, không phân biệt thành phần hay độ tuổi, thành phố hay nông thôn, phổ thông hay đại học; chỉ với một chiếc điện thoại thông minh ở trên tay có thể tham gia kinh doanh trực tuyến, tham gia vào nền kinh tế số, để nuôi ước mơ tự doanh tự lập đổi đời, góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế, xã hội tốt đẹp hơn.
Là giá trị cốt lõi mà GHTK nỗ lực mỗi ngày để mang lại cho khách hàng Nhanh là hàng hóa luôn luân chuyển không dừng lại, là cải thiện năng suất trên từng người lao động, là tự động hóa quy trình trên nền tảng công nghệ
Dù linh hoạt là bài toán khó nhất trong vận hành, nhưng GHTK tin rằng linh hoạt là lợi thế cạnh tranh của các Shop/Doanh nghiệp kinh doanh trực tuyến.
Chúng tôi làm việc mỗi ngày cho mục tiêu này Tập trung xây dựng nền tảng công nghệ, ứng dụng thuật toán tự động / tối ưu hóa, công nghệ di động / smartphone để các Shop/Doanh nghiệp có thể phục vụ khách hàng một cách linh
Là điều tất yếu của ngành dịch vụ Ở GHTK, tư duy phục vụ của mỗi nhân viên là luôn nỗ lực để đem tới sự hài lòng cho khách hàng từ khâu giao nhận đến khâu xử lý sự vụ phát sinh GHTK hiểu răng, phục vụ người mua tốt hơn cũng là giúp người bán uy tín hơn Không chỉ ở con người, GHTK còn thân thiện ở hệ thống công nghệ và quy trình vận hành một cách đơn giản và dễ sử dụng, dễ hiểu nhất đối với người dùng.
Bản sắc : Ở GHTK chúng tôi cam kết từng cá nhân có đủ không gian, được trao quyền để làm việc độc lập đồng thời tự học hỏi qua nhiều trải nghiệm để hoàn thiện bản thân.
Giao hàng DOOR TO DOOR:
+ Giao hàng toàn quốc: GHTK đã có mặt tại 63 tỉnh thành, 11000 huyện xã. + Giao hàng thu tiền: GHTK cung cấp dịch giao hàng thu tiền hộ miễn phí.
XFAST 2H: Giao hàng nhanh chỉ 2h nội thành (áp dụng tại Hà Nội và TP Hồ Chí
Minh), giao hàng nhanh chóng chỉ với vài cái chạm, chí phí hợp lý
Gửi hàng lớn BBS: Lấy - Giao hàng lớn tận nhà (Miễn phí dịch vụ bốc xếp hai đầu, miễn phí bảo hiểm hàng hóa, miễn phí thu hộ, miễn phí trả tận nơi tại tuyến huyện xã.)
Giao hàng thư tín: Giao nhanh - An toàn, không thêm phụ phí.
+ Tiết kiệm 20 - 30% ++ chi phí vận hành bán hàng online
+ Chỉ tính phí trên đơn hàng giao thành công.
+ Cung cấp App/Web hỗ trợ Shop bán hàng và quản lý theo thời gian thực.
+ Giao hàng cho khách chọn
+ Giao hàng theo lịch hẹn
Mạng lưới dịch vụ : 1,5 tỷ ++ đơn hàng; 4,5 ++ triệu nhà bán lẻ trực tuyến, 80 triệu ++ người mua sắm online, có mặt tại 63 tỉnh thành và 11000 huyện xã, 30 nghìn ++ nhân viên, 1500 ++ nghìn kho, hơn 2500 xe tải.
Công nghệ : Với đội ngũ 500 ++ kỹ sư, chuyên gia người Việt, hệ thống 500 ++ máy chủ vật lý và 1500 ++ máy chủ ảo, 20 nghìn ++ máy in và camera an ninh, 10 nghìn ++ máy quét mã vạch, 30 ++ hệ thống Lego Sorting, 03 ++ hệ thống Cross Belt,
2.1.2 Phân tích bối cảnh hiện tại của DN Giao Hàng Tiết Kiệm
Mạng lưới giao hàng rộng khắp: GHTK sở hữu mạng lưới giao hàng rộng khắp
63 tỉnh thành, 11.000 huyện xã và hơn 30.000 shipper, đáp ứng tốt nhu cầu đa dạng của khách hàng, thời gian giao hàng nhanh.
Giá cả cạnh tranh: GHTK nổi tiếng với mức giá dịch vụ giao hàng tiết kiệm, phù hợp với mọi đối tượng khách hàng, đặc biệt là khách hàng cá nhân và doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Công nghệ tiên tiến: GHTK áp dụng công nghệ tiên tiến vào hệ thống quản lý, theo dõi đơn hàng, thanh toán, tự động hóa quy trình, tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Đội ngũ nhân viên năng động, trẻ trung: GHTK sở hữu đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động, nhiệt tình, sẵn sàng hỗ trợ và giải đáp thắc mắc khách hàng một cách chu đáo.
Thương hiệu uy tín: GHTK đã xây dựng được thương hiệu uy tín trên thị trường, được nhiều khách hàng tin tưởng và lựa chọn.
Doanh thu phụ thuộc thị trường TMĐT: Doanh thu của GHTK phụ thuộc phần lớn vào sự tăng trưởng của thị trường TMĐT Khi thị trường TMĐT biến động,doanh thu của GHTK cũng có thể bị ảnh hưởng.
Chất lượng dịch vụ chưa ổn định: Chất lượng dịch vụ của GHTK đôi lúc chưa đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng, dẫn đến một số phản hồi tiêu cực.
Các yếu tố ảnh hưởng đến vấn đề thiết kế và phân tích công việc trong
2.2.1 Cơ cấu tổ chức Đây là nền tảng sắp xếp và liên kết các bộ phận của doanh nghiệp và tối đa hóa hiệu quả hoạt động Cơ cấu tổ chức thể hiện những nhiệm vụ rõ ràng do ai làm, làm cái gì và liên kết với các nhiệm vụ khác trong tổ chức như thế nào.
Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp giúp:
Phân công và phối hợp công việc: Cơ cấu tổ chức giúp phân chia công việc, nhiệm vụ và trách nhiệm cho từng bộ phận, phòng ban, chức danh một cách rõ ràng và cụ thể1 Điều này giúp đảm bảo công việc được thực hiện một cách hiệu quả và tránh tình trạng chồng chéo, trùng lặp.
Tạo sự gắn kết và phối hợp giữa các bộ phận: Cấu trúc công ty giúp tạo ra mối quan hệ phối hợp giữa các bộ phận, phòng ban, chức danh trong doanh nghiệp Điều này giúp đảm bảo công việc được thực hiện một cách nhịp nhàng và hiệu quả.
Thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp: Mô hình tổ chức tổ chức công ty phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp phát triển một cách bền vững và lâu dài Khi công ty mở rộng quy mô, cơ cấu quản lý trong tổ chức cũng có thể hữu ích cho nhân viên mới, giúp họ tìm hiểu ai là người quản lý các quy trình doanh nghiệp.
Ngoài ra nó còn giúp nâng cao:
Tính rõ ràng và minh bạch: Mọi người trong tổ chức đều phải hiểu rõ cấu trúc của tổ chức, vai trò và trách nhiệm của họ, cũng như cách thức hoạt động của các quy trình và hệ thống.
Tính linh hoạt và thích ứng: Cấu trúc tổ chức phải đủ linh hoạt để thích ứng với những thay đổi trong môi trường kinh doanh và nhu cầu của tổ chức Ưu điểm :
Sự linh động trong quản lý: Cơ cấu tổ chức linh động có thể tạo thuận lợi cho việc ứng phó linh hoạt với biến động trong lĩnh vực mua hàng và thị trường.
Tối ưu hoá hiệu suất: Một cơ cấu tổ chức được quản lý tốt giúp tối đa hoá hiệu suất kinh doanh, từ việc đặt hàng, quản lý tồn kho đến giao nhận hàng hoá, giúp gia tăng doanh số.
Sự phân công trách nhiệm rõ ràng: Từng phòng ban có trách nhiệm rõ ràng đối với chuỗi cung ứng, giúp quản lý và theo dõi hoạt động trở nên hiệu quả hơn bao giờ hết.
Khả năng thích ứng linh hoạt: Các quy trình được tổ chức một cách phù hợp có thể giúp doanh nghiệp thích ứng ngay lập tức với nhu cầu của khách hàng và thị trường.
Sự thiếu linh hoạt: Khả năng thích ứng với sự thay đổi có thể bị giảm bởi một cấu trúc tổ chức quá cố định, làm cho việc phân tích công việc trở nên khó khăn khi môi trường hoặc yêu cầu thay đổi.
Sự chậm trễ trong quyết định: Quyết định có thể bị làm chậm nếu phụ thuộc vào nhiều cấp bậc hoặc phải đi qua nhiều bộ phận, gây ra sự chậm trễ trong quá trình phân tích và đưa ra quyết định.
Thiếu tính toàn diện: Một cấu trúc tổ chức không hiệu quả có thể dẫn đến thông tin rời rạc, gây khó khăn trong việc phân tích công việc từ các phía khác nhau của doanh nghiệp.
2.2.2 Quan điểm của nhà lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp
Nhà lãnh đạo cấp cao có vai trò quan trọng trong việc nhận thức các đặc điểm,lợi ích và hạn chế của các mô hình cấu trúc khác nhau. Định hướng chiến lược: Nhà lãnh đạo cấp cao thường đưa ra những quyết định chiến lược quan trọng, điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến cách thức tổ chức và phân công công việc trong doanh nghiệp.
Tạo động lực cho nhân viên: Quan điểm và phong cách lãnh đạo của nhà lãnh đạo cấp cao có thể tạo ra môi trường làm việc tích cực, khuyến khích nhân viên phát huy tối đa năng lực của mình.
Đánh giá tình hình thực hiện thiết kế và phân tích cv tại DN
Thương mại điện tử đang trên đà phát triển mạnh mẽ, thay thế cho hình thức mua sắm truyền thống Nhu cầu mua hàng trên các sàn thương mại điện tử như Shopee, Tiktok, Lazada, ngày càng tăng Chính vì vậy mà các công ty vận chuyển giao hàng phải mở rộng quy mô nhân sự.
Không chỉ tuyển dụng nhiều nhân sự vào vị trí shipper, Công ty giao hàng tiết kiệm cũng đang tuyển dụng hơn 60 vị trí khác nhau trên toàn quốc như: Nhân viên kho, Nhân viên bưu cục, Nhân viên điều phối, Chăm sóc khách hàng, Trợ lý giao hàng, Khối văn phòng…
2.3.2 Quy trình thiết kế và phân tích công việc tại Công Ty Giao Hàng Tiết Kiệm
Việc thiết kế và phân tích công việc tại công ty Giao Hàng Tiết Kiệm (GHTK) đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình tuyển dụng nhân sự của công ty.
Bước 1: Xác định mục đích phân tích công việc
Cần xác định rõ mục đích của việc phân tích công việc là gì: tuyển dụng một vị trí mới, sắp xếp lại cơ cấu nhân sự hay là cản thiện môi trường và điều kiện làm việc.
Bước 2: Lựa chọn người thực hiện công việc tiêu biểu
Sau khi xác định rõ mục đích phân tích công việc là gì, vị trí là gì thì nhà quản lý sẽ lựa chọn người thực hiện công việc tiêu biểu nhất để có thể dựa vào đó xây dựng bản tiêu chuẩn công việc.
Bước 3: Thu thập thông tin
Phỏng vấn những người hiện đang làm công việc tương tự hoặc có kinh nghiệm trong lĩnh vực tương tự.
Xem xét các tài liệu hướng dẫn và quy trình công việc hiện có.
Bước 4: Phân tích công việc hiện tại
Phân tích cẩn thận các nhiệm vụ và trách nhiệm của vị trí hiện tại.
Xác định các khía cạnh mạnh mẽ và yếu kém của công việc hiện tại.
Bước 5: Xác định yêu cầu và kỹ năng
Xác định các kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm cần thiết cho vị trí.
Xác định các yếu tố như trình độ học vấn, kỹ năng mềm và kinh nghiệm làm việc trước đó.
Bước 6: Thiết kế công việc mới hoặc cải tiến công việc hiện tại
Dựa trên thông tin thu thập và phân tích, thiết kế một bản mô tả công việc mới hoặc cải tiến công việc hiện tại để đáp ứng mục tiêu và yêu cầu.
Xác định lại nhiệm vụ, trách nhiệm và quy trình làm việc để tối ưu hóa hiệu suất và chất lượng công việc.
Thử nghiệm bản cải tiến hoặc công việc mới trên một phạm vi nhỏ hoặc trong một khoảng thời gian nhất định. Đánh giá kết quả và thu thập phản hồi từ nhân viên và quản lý để điều chỉnh và cải thiện.
Bước 8: Triển khai và đào tạo
Triển khai bản cải tiến hoặc công việc mới cho nhân viên.
Cung cấp đào tạo và hỗ trợ cần thiết để đảm bảo nhân viên hiểu rõ và thực hiện công việc mới một cách hiệu quả.
Bước 9: Đánh giá và cải tiến liên tục
Tiếp tục đánh giá hiệu suất và chất lượng công việc.
Liên tục cải tiến và điều chỉnh quy trình công việc để đáp ứng nhu cầu và mục tiêu của công ty.
2.3.3 Đánh giá tình hình thực hiện thiết kế và ptich công việc hiện tại doanh nghiệp Giao Hàng Tiết Kiệm. Ưu điểm :
Tăng hiệu suất làm việc: Phân tích công việc giúp xác định rõ vai trò, trách nhiệm và nhiệm vụ của từng nhân viên trong quy trình giao hàng Điều này giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc và đảm bảo mỗi người đều biết chính xác mình cần làm gì.
Giảm thiểu lỗi: Bằng cách phân tích và thiết kế công việc một cách cẩn thận, công ty có thể giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi trong quy trình giao hàng Điều này mang lại lợi ích cho cả khách hàng và doanh nghiệp, vì sự chính xác và đáng tin cậy là chìa khóa để xây dựng lòng tin từ phía khách hàng.
Tăng trải nghiệm khách hàng: Khi công ty áp dụng các phương pháp thiết kế và phân tích công việc hiệu quả, họ có thể cải thiện trải nghiệm của khách hàng Việc giao hàng nhanh chóng, chính xác và đúng hẹn sẽ làm tăng sự hài lòng của khách hàng và tạo ra một hình ảnh tích cực về công ty.
Tối ưu hóa tài nguyên: Bằng cách phân tích công việc, công ty có thể xác định được những khu vực cần thiết để cải thiện hoặc tối ưu hóa tài nguyên như lao động, thiết bị, và vận chuyển Điều này giúp công ty tiết kiệm chi phí và tối đa hóa lợi nhuận.
Quy trình thiết kế và phân tích công việc còn dài, chưa tối thiểu hóa quy trình, các bước còn chưa được cụ thể và rõ ràng.
Chi phí và thời gian: Quá trình thiết kế và phân tích công việc đòi hỏi đầu tư lớn về thời gian, nguồn lực và chi phí Cần phải dành thời gian và kinh phí đủ để thu thập thông tin, phân tích, thiết kế và triển khai các thay đổi Việc này có thể gây ra áp lực tài chính và làm giảm lợi nhuận ngắn hạn của doanh nghiệp.
Khó khăn trong việc thay đổi: Nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc chấp nhận và thích nghi với các thay đổi trong quy trình công việc của họ Điều này có thể dẫn đến sự chậm trễ trong việc triển khai và thực hiện quy trình mới, hoặc thậm chí phản đối và tạo ra sự khó khăn cho quá trình thay đổi, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc và chất lượng dịch vụ.
Rủi ro thất bại: Mặc dù đã thực hiện quy trình thiết kế và phân tích công việc một cách cẩn thận, không có đảm bảo rằng các thay đổi sẽ thành công Có thể xảy ra tình trạng thất bại hoặc không đạt được kết quả như mong đợi, gây thất vọng và tạo ra áp lực cho doanh nghiệp. Ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng: Nếu quy trình thiết kế và phân tích công việc không được thực hiện cẩn thận, có thể gây ra sự không hài lòng hoặc phản ứng tiêu cực từ phía khách hàng về chất lượng dịch vụ, ảnh hưởng đến hình ảnh của công ty và sự trung thành của khách hàng.
Những giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thiết kế và phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Giao hàng tiết kiệm
Nâng cao năng lực của người tham gia phân tích công việc
Phân tích công việc là một công tác phức tạp, liên quan tới mọi công việc, mọi người lao động và tất cả các phòng, ban trong Công ty Công tác này chỉ thực hiện được và thực hiện tốt khi có sự phối hợp, cùng tham gia của các phòng, ban khác trong Công ty, nhưng vai trò chính phải thuộc về phòng Hành chính Nhân sự Phòng Hành chính nhân sự tại Công ty Cổ phần Giao hàng tiết kiệm có nhiệm vụ:
Xác định trình tự tiến hành phân tích công việc: Trình tự tiến hành phân tích công việc ở các đợt khác nhau sẽ khác nhau, phòng Hành chính nhân sự phải xác định ở mỗi đợt thì phân tích công việc có trình tự thực hiện cụ thể.
Xác định mục đích của phân tích công việc và các công việc cần phải phân tích.
Lựa chọn cán bộ phân tích công việc: Phòng Hành chính nhân sự cần cử một nhân viên của phòng kiêm nhiệm công tác phân tích công việc, đó chính là cán bộ phân tích công việc Công tác phân tích công việc của Công ty từ đó về sau sẽ do cán bộ này phụ trách. Ở đây, điều kiện thực hiện là có sự cam kết và hỗ trợ từ lãnh đạo Công ty Cổ phần Giao hàng tiết kiệm, đặc biệt là lãnh đạo phòng nhân sự, trong việc dành nguồn lực cần thiết cho việc đào tạo và phát triển năng lực phân tích công việc Ngoài ra, cần xác định rõ mục tiêu và nhu cầu của công ty trong việc nâng cao năng lực phân tích công việc, nâng cao chất lượng mô tả công việc, xác định chuẩn đầu ra công việc, Bên cạnh đó, cần có sẵn nguồn lực tài chính để thuê chuyên gia đào tạo, mua tài liệu, xây dựng chương trình đào tạo và sự sẵn sàng của nhân viên phòng nhân sự trong việc tham gia các khóa đào tạo và áp dụng kiến thức vào công việc thực tế. Để thực hiện giải pháp này, Công ty Cổ phần Giao hàng tiết kiệm cần xác định nhu cầu đào tạo cụ thể cho từng vị trí công việc liên quan, như nhân viên phân tích công việc, nhân viên tuyển dụng,… Bên cạnh đó, công ty cần Thiết kế chương trình đào tạo về phân tích công việc, bao gồm các nội dung như: kỹ thuật thu thập thông tin công việc, phương pháp phân tích công việc, cách viết mô tả công việc hiệu quả, tổ chức các khóa đào tạo lý thuyết kết hợp với thực hành, ví dụ như đưa ra các tình huống thực tế để người tham gia phân tích và đề xuất giải pháp Đặc biệt, Giao hàng tiết kiệm cần xem xét việc tổ chức các khóa đào tạo nâng cao, chuyên sâu về phân tích công việc cho những người đã có kiến thức nền tảng.
Thường xuyên rà soát và cập nhật quy trình phân tích công việc
Công ty Cổ phần giao hàng tiết kiệm cần thiết lập lịch trình rà soát, cập nhật quy trình phân tích công việc theo chu kỳ nhất định, quy định rõ thời gian, trách nhiệm của các bên liên quan trong quá trình rà soát để đảm bảo việc rà soát và cập nhật được thực hiện đầy đủ, kịp thời với tất cả các vị trí công việc.
Ngoài ra, cần thiết lập các kênh để người quản lý, nhân viên cung cấp thông tin về những thay đổi trong công việc của họ, Giao hàng tiết kiệm có thể sử dụng các công cụ như khảo sát, phỏng vấn, quan sát để thu thập thông tin thay đổi đồng thời quy định rõ vai trò, trách nhiệm của các bên trong việc cung cấp và thu thập thông tin thay đổi công việc. Điều kiện thực hiện giải pháp này là có sự cam kết và hỗ trợ từ lãnh đạo của Công ty Giao hàng tiết kiệm, đặc biệt là phòng nhân sự trong việc rà soát, cập nhật mô tả công việc định kỳ Bên cạnh đó, cần xây dựng được hệ thống quản lý mô tả công việc một cách khoa học, có khả năng lưu trữ và truy xuất các phiên bản khác nhau. Đặc biệt, cần có sự phối hợp chặt chẽ, hỗ trợ từ các bộ phận khác nhau để cập nhật các thông tin công việc khi cần thiết và công ty cần đảm bảo nguồn tài chính để triển khai các hoạt động rà soát, khảo sát, cập nhật thông tin công việc. Để thực hiện giải pháp này, Giao hàng tiết kiệm cần xây dựng kế hoạch rà soát, cập nhật quy trình xây dựng bản mô tả công việc cụ thể, xác định rõ thời gian, vị trí công việc trong từng giai đoạn Ngoài ra, cần thành lập đội ngũ nhân viên chuyên trách để thực hiện việc rà soát, khảo sát mô tả công việc, tổ chức các đợt khảo sát, phỏng vấn định kỳ với người lao động, quản lý để nắm bắt được những thay đôi trong công việc cần cập nhật phân tích Hơn nữa, thiết lập cơ chế giám sát, đánh giá việc thực hiện để kịp thời điều chỉnh, hoàn thiện quy trình rà soát, cập nhật quy trình phân tích công việc.
Đo lường và đánh giá hiệu quả phân tích công việc
Tại đây, Công ty cần xác định các chỉ số then chốt để đánh giá chất lượng đầu ra của quy trình như: mức độ chi tiết, tính chính xác, tính toàn diện của mô tả công việc.Xây dựng các chỉ số đánh giá hiệu suất quy trình như: thời gian phân tích, tỷ lệ hoàn thành đúng hạn, chi phí phân tích trên mỗi công việc Ngoài ra, cần thiết kế bảng khảo sát, phỏng vấn để lấy ý kiến phản hồi của người quản lý và nhân viên về chất lượng
Bên cạnh đó, cần tổng hợp, phân tích kết quả đánh giá từ các bộ phận để đưa ra bức tranh tổng thể về hiệu quả phân tích công việc Trên cơ sở đó, đề xuất các giải pháp cụ thể để cải tiến quy trình, công cụ phân tích công việc cho phù hợp hơn. Để thực hiện giải pháp này, cần bố trí nguôn lực phù hợp Phân công nhân viên phụ trách phân tích công việc, chuyên gia tư vấn (nếu cần),… Đặc biệt là cần dự toán chi phí cần thiết cho các hoạt động đánh giá, đào tạo và cải tiến.
Công ty cổ phần giao hàng tiết kiệm cần thành lập đội ngũ chuyên trách thực hiện việc đánh giá, xác định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm cụ thể cho từng thành viên Tổ chức các hoạt động truyền thông, nâng cao nhận thức về giải pháp với toàn thể nhân viên để có sự hỗ trợ, phối hợp đồng thời áp dụng kỹ thuật phân tích dữ liệu, sử dụng phần mềm chuyên dụng để xử lý số liệu thu thập được Bên cạnh đó, đề xuất giải pháp cải tiến cụ thể dựa trên kết quả đánh giá Lập kế hoạch chi tiết với nguồn lực, lộ trình rõ ràng để triển khai và thiết lập các hoạt động giám sát, đánh giá định kỳ sau khi áp dụng giải pháp mới để điều chỉnh kịp thời để đạt được hiệu quả tốt nhất.
Xây dựng quy trình phân tích công việc chuẩn mực
Phòng Hành chính nhân sự tại Giao hàng tiết kiệm phải xây dựng quy trình phân tích công việc phù hợp với thực tế của Công ty, các bước được xây dựng cụ thể và sắp xếp rõ ràng, để giúp chính phòng Hành chính nhân sự và cán bộ phân tích công việc biết phải làm những gì, theo trình tự nào, tránh cắt bước hay thực hiện không đúng lộ trình giữa các bước Cụ thể cần thực hiện theo 6 bước sau:
Bước 1: Xác định mục đích phân tích công việc
Giao hàng tiết kiệm cần xác định mục đích của phân tích công việc như: Tuyển dụng một vị trí mới, Sắp xếp lại cơ cấu nhân sự, Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên, Xác định nhu cầu đào tạo, Xây dựng định hướng phát triển nghề nghiệp cho nhân viên, Xác định mức lương thưởng cho phù hợp,….
Bước 2: Xem xét các thông tin cơ bản có liên quan Để có được thông tin về công việc: người phân tích công việc cần xem xét các thông tin từ hệ thống tổ chức của công ty, quy trình của công việc, tìm hiểu các thông tin có liên quan đến công việc nhằm trả lời mục đích chính của công việc phân tích như nhiệm vụ của công việc là gì, quyền và trách nhiệm của người thực hiện công việc, mối tương quan của công việc đó với công việc khác, mối quan hệ khi thực hiện công việc,…
Bước 3: Lựa chọn người thực hiện công việc tiêu biểu
