Tiểu luận phát triển kỹ năng quản lý Đề tài kỹ năng Đàm phán

Nếu chúng takhông đạt được điều chúng ta mong muốn, đó là do trật tự đã sắp đặt và chúng ta phải cải tiến không ngừng năng lực, sự tinh thông đề đàm phán, thỏa thuậnvới người khác làm sa

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG THƯƠNG TP.HCM



TIỂU LUẬN: PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG QUẢN LÝ

ĐỀ TÀI: KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG THƯƠNG TP.HCM



TIỂU LUẬN: PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG QUẢN LÝ

ĐỀ TÀI: KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN GVHD: Nguyễn Thị Phương Lan

Sinh viên thực hiện:

1 Huỳnh Thị Bích

Phương

Làm ppt +thuyếttrình phần 1

29/04/2024 02/05/2024

2 Lê Trần Thanh

Phương

Làm ptt + thuyếttrình các hìnhthức đàm phán 1

và 2 của phần 4

29/04/2024 02/05/2024

3 Vòng Kỷ Mỹ Quyên Làm ptt + thuyết

trình các hìnhthức đàm phán 3của phần 4

29/04/2024 02/05/2024

4 Nguyễn Thị Như

Quỳnh

Làm ptt + thuyếttrình

29/04/2024 02/05/2024

7 Lương Thị Thu Thảo Làm ptt + thuyết

trình 5

29/04/2024 02/05/2024

MỤC LỤC

BẢNG PHÂN CÔNG i

DANH MỤC HÌNH ẢNH ii

PHẦN MỞ ĐẦU iii

1 Khái niệm đàm phán 1

1.1 Khái niệm đàm phán 1

1.1.1 Khái niệm kỹ năng đàm phán 1

2 Bản chất của hoạt động đàm phán 5

3 Đặc điểm đàm phán 6

4 Các hình thức đàm phán 7

5 QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN 11

6 VĂN HOÁ TRONG ĐÀM PHÁN 15

6.1 Đặc điểm của văn hóa trong đàm phán 16

6.2 Các yếu tố của văn hóa trong đàm phán 17

6.3 Phong cách văn hóa trong đàm phán xuyên văn hóa (đàm phán chéo) 19

Tài liệu tham khảo 22

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1 Đàm phán 1

Hình 1.2 Kỹ năng giao tiếp 2

Hình 1.3 Kỹ năng lắng nghe 2

Hình 1.4 Giải quyết vấn đề 3

Hình 1.5 Kiểm soát cảm xúc 4

Hình 1.6 Kiên nhẫn 4

Hình 6.1 Văn hoá trong đàm phán 16

Hình 6.2 Đặc điểm của văn hoá đàm phán 17

Hình 6.3 Các yếu tố của văn hoá trong đàm phán 19

Hình 6.4 Đàm phán xuyên văn hóa 20

Hình 6.5 Lưu ý khi đàm phán xuyên văn hoá 21

PHẦN MỞ ĐẦU

Đàm phán là một hoạt động gắn với mọi quan hệ giữa người với người màhàng ngày chúng ta vẫn tiến hành và nhiều khi tiến hành một cách trực giáckhông kịp có thời gian suy nghĩ đến Trong lĩnh vực quản lý đàm phán là một

bộ phận không thể tách rời mang lại thành công hay thất bại cho bạn cũng nhưdoanh nghiệp

Mỗi người chúng ta có thể dễ dàng nhớ lại vô vàn tình huống trong lĩnh vựcnghề nghiệp hay trong cuộc sống riêng tư đổi đầu với những áp lực (cuộc chiếncân não)

Trong những tình huống đó, chúng ta đều giữ lại trong người một nỗi niềm cayđắng và tự hứa sẽ không bao giờ đê rơi vào tình trạng đó

Nhưng cũng từ đó dần hình thành nên một nhận thức mang tính sung đột vớiđàm phán và cuối cùng đưa đến một cách đối sử dựa trên sự thiếu tin cậy giữacác bên

Người ta có thể dễ dàng hình dung những tồn hại do những thái độ tương tự đốivới đàm phán có thể gây ra Vậy có thể tránh không để bị lôi cuốn vào nhữnglệch lạc ấy không? Tránh những cạm bây của trực giác? và làm thê nào đề đàmphán thành công

Win-Win? Kỳ năng nào cần thiết? Kẻ yêu, kẻ mạnh có ngồi vào bàn thươnglượng được không?

Đối với mỗi người chúng ta, đó là một khả năng đem lại cuộc sống Dù muốnhay không, những giờ phút đầu tiên trong đời và suốt một đời người chúng tathèm muốn đạt được nguyện vọng và ước mong bằng cách thích nghi với cácđiều bó buộc của hoàn cành xã hội và vật chất chung quanh ta Nếu chúng takhông đạt được điều chúng ta mong muốn, đó là do trật tự đã sắp đặt và chúng

ta phải cải tiến không ngừng năng lực, sự tinh thông đề đàm phán, thỏa thuậnvới người khác làm sao để được hàihay trong cuộc sống riêng tư đối đầu vớinhững áp lực (cuộc chiến cân não)

Trong những tình huống đó, chúng ta đều giữ lại trong người một nỗi niềm cayđắng và tự hứa sẽ không bao giờ đề rơi vào tình trạng đó.

Nhưng cũng từ đó dần hình thành nên một nhận thức mang tính sung đột vớiđàm phán và cuối cùng đưa đến một cách đối sử dựa trên sự thiếu tin cậy giữacác bên

Người ta có thê dễ dàng hình dung những tôn hại do những thái độ tương tự đốivới đàm phán có thể gây ra Vậy có thể tránh không đề bị lôi cuốn vào nhữnglệch lạc ấy không? Tránh những cạm bãy của trực giác? và làm thế nào đề đàmphán thành công

Win-Win? Kỹ năng nào cần thiết? Kẻ yếu, kẻ mạnh có ngồi vào bàn thươnglượng được không?

Đối với mỗi người chúng ta, đó là một khả năng đem lại cuộc sống Dù muốnhay không, những giờ phút đầu tiên trong đời và suốt một đời người chúng tathèm muốn đạt được nguyện vọng và ước mong bằng cách thích nghi với cácđiều bó buộc của hoàn cảnh xã hội và vật chất chung quanh ta Nếu chúng takhông đạt được điều chúng ta mong muốn, đó là do trật tự đã sắp đặt và chúng

ta phải cải tiến không ngừng năng lực, sự tinh thông đề đàm phán, thoa thuậnvới người khác làm sao đề được hài lòng hơn là không thương lượng

1 Khái niệm đàm phán

1.1 Khái niệm đàm phán

- Đàm phán là quá trình tiến hành trao đổi, thảo luận giữa hai hay nhiều bên

để đạt được những thỏa thuận Quá trình đàm phán diễn ra khi có những mâuthuẫn hoặc những mối quan tâm chung cần giải quyết

- Đàm phán được thực hiện khi và chỉ khi cần sự thống nhất về quyền và lợiích giữa các bên Quá trình đàm phán có thể diễn ra trong thời gian ngắn(lương lượng) hoặc trong thời gian dài lên tới hàn năm trời

Hình 1.1 Đàm phán

1.1.1 Khái niệm kỹ năng đàm phán

- Kỹ năng đàm phán là khả năng tương tác và thương lượng giữa hai hay nhiềubên để đạt được thỏa thuận hoặc giải quyết một vấn đề Bao gồm những kỹnăng mềm như sau:

- Kỹ năng giao tiếp: Là một phần quan trọng và không thể thiếu trong kỹ năngđàm phán Giao tiếp hiệu quả giúp các bên hiểu rõ những yêu cầu, kỳ vọnghoặc lập trường của đối phương, từ đó đưa ra những phản hồi phù hợp Kỹnăng giao tiếp cũng giúp các bên đàm phán thể hiện được sự tôn trọng dànhcho đối phương, tạo sự tin cậy và quan hệ gắn bó giữa các bên

Hình 1.2 Kỹ năng giao tiếp

- Kỹ năng lắng nghe: Nếu muốn cuộc đàm phán trở nên thành công tốt đẹp thìbạn phải tập trung lắng nghe đối tác đã nói những gì Việc lắng nghe khôngnhững giúp bạn hiểu về đối tác mà còn cho bạn biết được mục đích và phươnghướng của đối tác để đưa ra các giải pháp hợp lý và giúp bạn ghi điểm trongmắt của họ Bản thân họ sẽ cảm thấy được tôn trọng trong khi bạn lắng nghetừng câu từng chữ của họ

Hình 1.3 Kỹ năng lắng nghe

- Kỹ năng lập kế hoạch: Giúp các bên chuẩn bị tốt hơn cho cuộc đàm phán,đồng thời đưa ra những đề xuất, lập trường chính xác, logic và có tính khả thi.Khi thực hiện đàm phán, việc có kế hoạch cụ thể sẽ giúp các bên tránh đượcnhững tình huống khó xử nếu không đạt được thỏa thuận mong muốn Từ đó,tăng khả năng thuyết phục đối phương đồng ý với lập trường của mình

- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Đàm phán đòi hỏi khả năng nhìn ra vấn đề và tìm

ra giải pháp

+ Nếu mức giá đàm phán quá cao, có nhiều cách để hạ giá đàm phán xuống:

 Trước khi đàm phán: tìm hiểu giá thị tường cho sản phẩm hoặc dịch vụ bạnmuốn mua Điều này sẽ giúp bạn biết mức giá hợp lý là bao nhiêu và có thểđưa ra đề nghị phù hợp

 Trong khi đàm phán: đừng ngại đưa ra đề nghị thấp hơn mức giá bạn mongmuốn Người bán có thể sẵn sàng thương lượng và bạn có thể tăng giá đềnghị của mình sau đó

+ Khi nguồn cung bị thiếu hụt, nhà đàm phán có thể thực hiện một số biệnpháp để tăng nguồn cung: tìm kiếm nhà cung cấp thay thế, đàm phán lại cácđiều khoản hợp đồng hiện có, hợp tác với các nhà cung cấp khác, tăng sảnlượng nội bộ, phát triển các sản phẩm hoặc dịch vụ thay thế

Hình 1.4 Giải quyết vấn đề

- Kỹ năng thích ứng: Bao gồm khả năng thích nghi với những môi trường vàtình huống mới cũng như đối phó với những thay đổi và khó khăn Trong kỹnăng đàm phán, khả năng này có thể bao gồm việc đưa ra chiến lược khác nhau

để đạt được mục tiêu đàm phán, tùy thuộc vào đối tác và tình huống cụ thể.Nếu người đàm phán không thể thích ứng với các tình huống mới và không cókhả năng đưa ra giải pháp thích hợp, họ có thể gặp khó khăn trong việc đạtđược mục tiêu, kỳ vọng của mình

- Kiểm soát cảm xúc: Trong một cuộc đàm phán, các bên liên quan có thể phảiđối mặt với những tình huống căng thẳng, áp lực và thậm chí là mâu thuẫn.Việc kiểm soát cảm xúc giúp người đàm phán tránh được những hành động bốcđồng, tránh việc phát ngôn hoặc hành động thiếu suy nghĩ, làm giảm khả năngđạt được kết quả tốt Việc kiểm soát cảm xúc cũng giúp người đàm phán đưa raquyết định đúng đắn và phù hợp với tình hình.

Hình 1.5 Kiểm soát cảm xúc

- Kiên nhẫn: Một số cuộc đàm phán có thể mất nhiều thời gian để hoàn thành,đôi khi liên quan đến việc đàm phán lại và phản đối Thay vì tìm kiếm một kếtluận nhanh chóng, các nhà đàm phán thường rèn luyện tính kiên nhẫn để đánhgiá đúng tình huống và đưa ra kết luận tốt nhất cho khách hàng của họ

Hình 1.6 Kiên nhẫn

2 Bản chất của hoạt động đàm phán

Bản chất của hoạt đàm phán là quá trình tìm kiếm sự đồng thuận và giải quyếtxung đột thông qua giao tiếp, tôn trọng lợi ích và quan điểm của các bên, xâydựng và duy trì quan hệ tích cực, linh hoạt trong phương pháp tiếp cận, và raquyết định thông minh dựa trên thông tin và yếu tố liên quan

- Đặc điểm của bản chất đàm phán

 Đàm phán là hoạt động mang tính tất yếu của con người

• Mỗi con người là một chủ thể nhận thức có năng lực, cách, quan điểm, sởthích riêng Con người tồn tại và phát triển trong xã hội là do có sự hợp tác,đồng tâm, hợp lực và đoàn kết với nhau Con người không thể tồn tại một mìnhnên phải tìm cách thỏa thuận hợp tác với người khác để cùng tồn tại

• Để có thể chia sẻ các nguồn tài nguyên, chia sẻ lợi ích để cùng chung sống,con người phải tiến hành đàm phán, thương lượng với nhau theo cách mà cácbên có thể chấp nhận được

• Xu hướng của thế giới là đối thoại chứ không đối đầu Khi đời sống kinh tế vàchính trị ngày càng phát triển hơn, khi càng ngày càng ít người chấp nhận sựđộc đoán của người khác thì đám phán trở thành phương tiện cơ bản để mọingười cùng được đảm bảo những lợi ích nhất định Cùng với sự phát triển củavăn minh vật chất thì nhận thức của con người về vai trò của văn hóa đối với sựphát triển xã hội được nâng lên Con người ngày nay chú trọng nhiều hơn đếntính nhân văn trong mọi hoạt động vì đa số họ đều nhận thức được rằng chỉ có

sự hoà hợp, ổn định thì doanh nghiệp, xã hội mới có thể phát triển bền vững.Chính vì vậy, hoạt động đôi thoại, đàm phán, thương lượng luôn luôn được lựachọn thay cho sự xung đột, đôi đâu bằng bạo tực

 Đàm phán là hoạt động mang tính phổ biến của con người

Trên thực tế, hoạt động đàm phán diễn ra ở khắp nơi, ở mọi lĩnh vực (kinh tế,văn hóa, xã hội )

» Trong môi trường doanh nghiệp, hoạt động đàm phán cũng được tiền hànhgiữa lãnh đạo với nhân viên, giữa các cán bộ, nhân viên, giữa những người

đồng nghiệp, hoặc giữa các thành viên doanh nghiệp với các đối tượng hữuquan bên ngoài

» Trên thế giới, quá trình đàm phán giữa các quốc gia về các lợi ích kinh tế,quốc phòng, an ninh, văn hóa thường xuyên diễn ra

Các tố chức quốc tế, các liên minh quốc gia có cùng lợi ích về kinh tế, an ninh,văn hóa cũng tiến hành đàm phán với các tổ chức, liên minh khác

• Cả thế giới đang không ngừng đàm phán Mọi hoạt động đàm phán đã vàđang diễn ra Thế giới là chiếc bàn đàm phán khổng lồ

 Có xung đột về lợi ích: là đàm phán xảy ra khi các bên tham gia có nhữngmục tiêu và mong muốn khác nhau, thậm chí đối lập nhau Do đó, việc đạtđược thỏa thuận chung trong những trường hợp này thường khó khăn vàđòi hỏi các bên phải linh hoạt, sáng tạo và sẵn sàng thỏa hiệp

 Các bên thương lượng theo sự lựa chọn; các bên có thể nghĩ các phươngpháp giúp đạt được một thỏa thuận tốt hơn thông qua thương lượng thay vìchỉ đơn giản là chấp nhận những gì bên kia sẽ tự nguyện cho họ hoặc banbố

 Các bên tôn trọng quá trình giao tiếp (cho và nhận); cả hai bên có thể sửađổi/ bổ sung vị thế đàm phán để đạt được một thỏa thuận

 Các bên chọn thương lượng và tìm kiếm thỏa thuận hơn là đấu tranh côngkhai (ra mặt) Các bên có thể sáng tạo các giải pháp riêng để giải quyết

 Đàm phán thành công liên quan đến việc quản lý các vấn đề hữu hình vàcũng như giải quyết các vấn đề vô hình

Các vấn đề vô hình: động cơ tâm lý tiềm ẩn có thể ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến các bên trong cuộc đàm phán

4 Các hình thức đàm phán

Hầu hết các tài liệu về đàm phán đều tập trung vào hai chiến lược, mặc dùchúng được gọi bằng những cái tên khác nhau Một chiến lược là thương lượngdựa trên lợi ích (hoặc tích hợp, hoặc hợp tác), trong khi chiến lược kia làthương lượng theo vị trí (hoặc phân bổ hoặc cạnh tranh) Tuy nhiên, trong cuốnsách bán chạy nhất về đàm phán, Roger William (2011) cho rằng rằng có bacách tiếp cận trong đàm phán: đàm phán cứng, đàm phán mềm và đàm phán cónguyên tắc

Cách tiếp cận 1: Đàm phán kiểu mềm

Kiểu đàm phán mềm thường được sử dụng trong gia đình, trong mối quan hệbạn bè thân thiết hoặc khi người đàm phán cần nhượng bộ để giữ gìn mối quan

hệ Người đàm phán lựa chọn kiểu đàm phán này, khi họ muốn:

• Chú trọng đến việc xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa hai bên,

• Tin cậy đối tác, chịu nhượng bộ để giữ gìn mối quan hệ thân thiện

• Đề xuất những giải pháp tạo điều kiện cho đối tác theo phương châm “lọtsàng thì xuống nia”

• Nhấn mạnh mối quan hệ chứ không đặt nặng về lợi ích kinh tế

Nếu hai bên đều lựa chọn kiểu đàm phán này thì khả năng thành công của cuộcđàm phán là rất lớn, tốc độ đàm phán nhanh, quan hệ giữa hai bên tốt đẹp Tuynhiên, nếu ếu gặp đối tác không có tinh thần hợp tác thì việc áp dụng kiểu đàmphán này sẽ dễ gây thua thiệt cho nhà đàm phán Ví dụ: Trong tình huống dẫnnhập số 1, nếu giám đốc Chung muốn thuyết phục Đức,người nhân viên cốt cáncủa mình tiếp tục ở lại đóng góp cho sự phát triển của công ty, anh ta sẽ sửdụng kiểu đàm phán mềm với Đức Một mức lương hấp dẫn, một vị trí cao hơn

trong công ty hoặc một chính sách ưu ái đặc biệt nào đó có thể được đưa ra đểthuyết phục Đức ở lại Như đã nói ở trên, khi sử dụng kiểu đàm phán mềm,người đàm phán sẽ chịu nhượng bộ để giữ gìn quan hệ Trong trường hợp này,Đức sẽ là người được thụ hưởng những ưu ái từ cấp trên của mình do tài năng

và sự đóng góp của anh được ghi nhận

Cách tiếp cận 2: Đàm phán kiểu cứng

Đàm phán kiểu cứng thực sự là một cuộc tranh đấu về ý chí để đạt được thỏathuận có lợi chỉ cho một phía Với kiểu đàm phán này, người đàm phán chủtrương áp đảo, đè bẹp đối phương Kiểu đàm phán này thường dẫn đến kết quảthắng – thua (win – lose) Khi lựa chọn kiểu đàm phán này, người đàm phánthường:

• Dồn sức vào việc bảo vệ lập trường của mình;

• Tỏ thái độ kiên quyết, cứng rắn;

• Liên tục gây sức ép buộc đối phương lùi bước

Cách thức đàm phán này giúp nhà đàm phán có thể áp đảo đối phương để đạtđược các thỏa thuận hoàn toàn có lợi cho mình Tuy nhiên, kiểu đàm phán này

dễ gây cho đối phương cảm xúc bất bình, tức giận vì bị thua thiệt Cuộc đàmphán sẽ rơi vào tình trạng giằng co, kéo dài, làm quan hệ đôi bên căng thẳng,

có thể dẫn đến mối quan hệ bị cắt đứt.Ví dụ: Trong tình huống dẫn nhập số 2,cuộc đàm phán giữa Thành và công ty sản xuất xe đạp của Trung Quốc có thểcoi là một cuộc đàm phán kiểu cứng Các bạn có thể thấy trong tình huống này,

cả Thành và Fang đều rất cứng rắn Thành kiên quyết đòi bồi thường bằng tiềnmặt nhưng Fang kiên quyết không chịu nhượng bộ Nếu xem xét cuộc đàmphán này là cuộc đàm phán đòi bồi thường của Thành thì anh đã không đạtđược ý nguyện (lose) và Fang đã thắng (win) vì công ty của Fang làm sai hợpđồng mà vẫn không phải bồi thường Tuy nhiên, xét một cách tổng thể thì thựcchất cuộc đàm phán này có kết quả là lose – lose bởi vì sau cuộc đàm phán này,

cả hai bên đều mất đi cơ hội hợp tác với nhau do lập trường của hai bên đều