Tiểu Luận - Phát Triển Hệ Thống Thông Tin - Đề Tài - Hệ Thống Quản Ly Vật Tư Tại Một Công Ty Cổ Phân Đầu Tư Xây Dựng hạ tầng

MƠN:PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THƠNG TIN BÀI THỰC HÀNH NHĨM Đề Tài: HỆ THỐNG QUẢN LY VẬT TƯ TẠI MỘT CÔNG TY CỔ PHÂN ĐẦU TƯ XÂY DỤNG HẠ TÂNG CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG 1.1.môt sô ngành nghề kinh doanh vật tư - Thi công, xây lắp công trình dân dụng, cơng nghiệp, giao thơng, thuỷ lợi, bưu điện cơng trình ngầm cơng trình kỹ thuật hạ tầng khu dân cư , đô thị công nghiệp - Tư vấn xây dựng bao gồm: Lập dự án đầu tư, tư vấn đấu thầu, lập tổng dự đoán, quản lý dự án - Trang trí nội, ngoại thất cơng trình, lắp đặt trang thiết bị cho cơng trình xây dựng - Sản xuất, đại lý mua bán vật liệu xây dựng, sản phẩm trang trí nội, ngoại thất - San lấp mặt - Vận tải hàng hoá, vận chuyển hành khách - Môi giới thương mại, xúc tiến thương mại - Phịng chống mối mọt cho cơng trình xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi - Xuất nhập loại máy móc, thiết bị phục vụ ngành xây dựng dân dụng, công nghiệp , giao thông, thuỷ lợi - Dịch vụ cho tổ chức, cá nhân ngồi nước th nhà, văn phịng 1.2 Giới thiệu chung mơ hình cấu tổ chức máy quản lý 1.2.1.Mơ hình cấu tổ chức Hình 1: Mơ hình tổ chức cơng ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng 1.2.1.Bộ máy quản lý  Bộ máy quản lý văn phòng công ty gồm: Chủ tịch hội đồng quản trị, Giám đốc điều hành, Phó giám đốc  Các phòng ban: Phòng vật tư, phòng kế hoạch đầu tư, phòng kỹ thuật chất lượng, phòng tài kế tốn, phịng tổ chức hành chính, ban quản lý dự án  Hệ thống xí nghiệp đội trực thuộc vừa nhỏ Các hoạt động nghiệp vụ quản lý nguyên vật liệu phận đảm nhiệm chính:  Bộ phận vật tư:  Lập kế hoạch cung ứng vật tư  Tìm đánh giá nhà cung cấp, khách hàng  Thực mua, bán hàng  Bộ phận kho:  Quản lý số lượng vật tư  Tình hình nhập, xuất vật tư  Báo cáo tồn kho vật tư  Kế toán nguyên vật liệu: Quản lý theo dõi tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu với hình thức tốn khác toán tiền mặt, chuyển khoản, trả chậm quản lý hàng tồn kho Từ in báo cáo nhập, xuất chi tiết tổng hợp, in báo cáo tồn kho hàng hóa( số lượng tồn vốn hàng tồn), in thẻ kho… 1.3 Khảo sát trạng 1.3.1 Các hoạt động nghiệp vụ 3.1.1 Mua nguyên vật liệu nhập kho Bộ phận vật tư đóng vai trị quản lý ngun vật liệu cơng ty Bên cạnh có phận kho kế tốn ngun vật liệu tham gia đồng quản lý Việc quản lý nguyên vật liệu thực sau: Bộ phận vật tư tìm nhà cung cấp, lựa chọn nhà cung cấp theo tiêu chí đặt tiến hành lập phiếu đánh giá nhà cung cấp Các tiêu chí để đánh giá nhà cung cấp như: loại hình doanh nghiệp, thời gian thành lập, lực sản xuất, lực nhà xưởng, qui mô… Sau đánh giá nhà cung cấp lựa chọn nhà cung cấp theo yêu cầu phận vật tư làm hợp đồng với nhà cung cấp( hợp đồng phải có chữ ký thủ trưởng đơn vị hợp lệ) Sau phận vật tư lập đơn mua nguyên vật liệu ( đơn mua có xác nhận thủ trưởng đơn vị) với nhà cung cấp Sau có đủ giấy tờ hợp lệ nhà cung cấp cấp hàng cho phận vật tư Khi có nguyên vật liệu phận vật tư thông báo cho kho để nhận nguyên vật liệu Tại kho thủ kho kiểm tra số lượng, phận vật tư kiểm tra chất lượng xem có với đơn đặt hàng hay không Sau kiểm tra xong thủ kho viết phiếu nhập kho viết vào thẻ kho theo số danh điểm vật tư Sau lần nhập kho thủ kho chuyển toàn phiếu nhập kho cho kế toán Khi nhận phiếu nhập kho thủ kho chuyển ( phiếu nhập kho có đủ điều kiện xác nhận: thủ kho ký xác nhận số lượng, phận vật tư ký xác định chất lượng) hóa đơn phận vật tư chuyển Kế tốn vào để tốn với nhà cung cấp Có trường hợp xảy ra:  Mua nguyên vật liệu tốn ln cho nhà cung cấp: Có hình thức tốn sau: kế tốn trực tiếp toán với nhà cung cấp tiền mặt thơng qua phiếu chi kế tốn cấp tiền cho phận vật tư, phận vật tư toán với nhà cung cấp toán chuyển khoản qua ngân hàng  Mua nguyên vật liệu nhập kho nợ tiền nhà cung cấp Khi kế tốn theo dõi nợ với nhà cung cấp Trong trường hợp nhà cung cấp chưa xuất hóa đơn cho kế tốn Kế tốn vào giá tạm tính để hạch tốn( hạch tốn việc phản ánh vào tài khoản kế toán có liên quan biến động tài sản nguồn vốn đơn vị) Giá tạm tính giá lần mua gần theo báo giá nhà cung cấp theo giá thị trường 3.1.2 Xuất nguyên vật liệu  Xuất nguyên vật liệu cho sản xuất: Khi phận sản xuất cần nguyên vật liệu báo cho phận vật tư Bộ phận vật tư báo kho Tại đây, thủ kho xuất nguyên vật liệu theo số lượng mà bên vật tư yêu cầu viết phiếu xuất kho sau chuyển cho kế tốn  Xuất bán: Khi khách hàng có nhu cầu mua nguyên vật liệu, phận vật tư lập đơn đề nghị xuất bán thông báo cho kho Tại thủ kho xuất nguyên vật liệu theo số lượng mà bên vật tư yêu cầu viết phiếu xuất kho, viết vào thẻ kho sau chuyển phiếu xuất kho cho kế tốn Sau kế tốn viết hóa đơn cho khách hàng Khách hàng vào để tốn  Nếu khách hàng toán trực tiếp tiền mặt kế toán viết phiếu thu cho khách  Nếu khách hàng tốn chuyển khoản qua ngân hàng Có thể toán tiền Việt Nam ngoại tệ, khách hàng trả ngoại tệ phải quy đổi sang tiền Việt Nam theo tỷ giá thực tế  Nếu khách hàng mua nguyên vật liệu nợ tiền đơn vị Khi kế tốn thực việc theo dõi nợ khách Cuối kỳ phận vật tư với kế toán, thủ kho kiểm kê lại nguyên vật liệu Thủ kho kiểm kê số lượng Bộ phận vật tư kiểm tra chất lượng Sau kế tốn đánh giá lại giá trị vật tư Tại thời điểm nào, yêu cầu người lãnh đạo phải báo cáo tình hình hàng hố loại, kho, tình hình công nợ 1.4 Biểu đồ hoạt động hệ thống 1.4.1: Quy trình nhập vật tư Nhà cung cấp Bộ phận Vật tư Gửi thông tin NCC Lập Đơn đạt hàng Nhận đơn, chuyển hàng, viết Hoá đơn Đơn đặt hàng Hoá Đơn Thủ Kho Lãnh đạo Ký xác nhận Nhận Hoá đơn gửi cho thủ kho Nhận hoá đơn kiểm tra Hoá Đơn Viết phiếu nhập kho Phiếu nhập Viết thẻ kho Thẻ kho (Biẻu đồ hoạt động nhập vật tư) 1.4.2: Quy trình xuất bán vật tư Khách hàng Gửi thông tin Bộ phận Vật tư Thủ Kho Lập Đơn đề nghị xuất bán Đơn đề nghị xuất bán Kiểm tra tồn kho Viết phiếu xuất kho Phiếu xuất Viết thẻ kho Thẻ kho (Biểu đồ hoạt động xuất bán vật tư) Lãnh đạo 1.4.3: Quy trình xuất vật tư cho Bộ phận kỹ thuật Khách hàng Gửi thông tin yêu cầu Bộ phận Vật tư Thông báo cho kho Thủ Kho Kiểm tra tồn kho Viết phiếu xuất kho Phiếu xuất Viết thẻ kho Thẻ kho (Biểu đồ hoạt động xuất cho Bộ phận kỹ thuật 1.4.4 Quy trình xuất vật tư cho Bộ phận kỹ thuật Khách hàng Gửi thông tin yêu cầu Bộ phận Vật tư Thông báo cho kho Thủ Kho Kiểm tra tồn kho Viết phiếu xuất kho Phiếu xuất Viết thẻ kho Thẻ kho (Biểu đồ hoạt động xuất cho Bộ phận kỹ thuật 1.4.5: Quy trình kiểm kê đối chiếu Bộ phận Vật tư Thủ Kho Yêu cầu kiểm kê thực tế Lập biên kiểm kê Lập bảng N_X_T đối chiếu Biên kiểm kê Bảng tổng hợp Nhập_Xuất_Tồn (Biểu đồ hoạt động Kiểm kê) 1.4.6: Quy trình Báo cáo Lãnh đạo Yêu cầu báo cáo Bộ phận vật tư Lập biên kiểm kê Nhận báo cáo Báo cáo (Biểu đồ hoạt động xuất cho Bộ phận kỹ thuật 10 17 Công ty cp đầu tư xây dựng hạ tầng …… Tên kho:…………… THẺ KHO Người lập thẻ : ……………… Tên nhãn hiệu , quy cách vật tư , sản phẩm , hàng hố Đơn vị tính :… Mã số :……… STT Ngà y ghi Chứng từ sổ Số Ngày A B C D Ngày nhập xuất Diễn giải E F Tồn đầu kỳ Phát sinh kỳ Mẫu số 01-VT Tờ số :… Số lượng Nhập Xuất Tồn Ký xác nhận kế toán Cộng phát sinh Tồn cuối kỳ Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, Đóng dấu) CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG ……… 2.1 Phân tích hệ thống xử lý Trong trình giao dịch, lượng Vật tư, hàng hoá Doanh nghiệp biến đổi liên tục Công việc hệ thống phải nắm bắt thay đổi lần giao dịch Người quản lý cập nhật liệu thay đổi thông tin vât tư máy lưu lại thông tin đầu vào bao gồm: Thông tin Đầu vào cần xử lý: - Thông tin chi tiết vật tư ( bao gồm: Số lượng thực Nhập, Xuất Tồn kho, Đơn giá, nhà cung cấp ) 18 - Thông tin nhà cung cấp (bao gồm: mã NCC, Tên NCC, Địa chỉ, Điện thoại, loại vật tư thường nhập …) - Thông tin khách hàng ( bao gồm : Mã KH, Tên KH, Địa chỉ, Điện thoại, Số Hoá Đơn xuất, …) - Các loại Hoá Đơn giao hàng, chứng từ, Phiếu Giao hàng … Sau máy tính thực cơng việc lưu lại thông tin, xử lý liệu đầu vào đưa thông tin đầu bao gồm: Thơng tin cần xuất sau q trình xử lý : - Các loại báo cáo ( bao gồm: Báo cáo Kiểm kê định kì, Báo cáo nhập xuất vật tư, Báo cáo tồn kho, …) - Kết u cầu tìm kiếm Phân tích yêu cầu thực tế công việc quản lý vật tư : Để Tin học hố q trình quản lý vật tư, làm cơng cụ trợ giúp có hiệu cho nhà quản lý trình xử lý Phần mềm Quản lý vật tư phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu thực tế công tác quản lý vật tư Bao gồm yêu cầu sau: - Lưu trữ thông tin cần thiết q trình kinh doanh ( bao gồm : Thơng tin vật tư, khách hàng, Hoá đơn Nhập, Xuất…) - Thực công tác quản lý liệu loại vật tư (bao gồm : mã VT, Tên VT, quy cách phẩm chất, Đơn giá, Số lượng, Thành tiền, hình thức tốn…) - Lập Báo cáo q trình quản lý 2.2.Phân tích chức hệ thống *Chức quản lý Nhập vật tư : Dựa vào báo cáo theo yêu cầu nhà quản lý mà chương trình thực ta biết lượng vật tư tồn kho Khi có dấu hiệu thiếu vật tư nhà quản lý dựa vào thông tin vật tư lưu lại Cơ Sở Dữ Liệu bao gồm : Vật tư tồn kho, số lượng thông tin nhà cung cấp để lên kế hoạch lập đơn đặt hàng bổ xung vật tư thiếu tìm kiếm nhà cung cấp Khi nhận hàng nhà quản lý thực nhập thông tin vật tư Chương 19 trình tự động ghi nhận hàng nhập lập hoá đơn nhập hàng lưu lại phiếu nhập thực lập phiếu chi lưu lại phiếu chi cho nhà cung cấp * Chức quản lý Xuất vật tư: Khi khách hàng có nhu cầu vật tư, hệ thống quản lý tự động tra cứu thông tin vật tư như: số lượng, đơn giá, lưu kho thông tin khác… Sau nhà quản lý nhập thông tin vào phiếu xuất kho, hệ thống tự động lưu lại tiếp sau lập phiếu thu, tự động ghi nhận giao hàng * Chức tính vật tư tồn kho Chương trình thực tính vật tư tồn kho dựa vào lượng thông tin lưu CSDL đưa thông tin đầu báo cáo Nhập, Xuất Tồn kho Công việc thực vào tiêu chuẩn sau : + Theo vật tư + Theo thời gian + Theo kho + Theo chứng từ * Chức tìm kiếm : Cơng việc tìm kiếm vật tư hệ thống thưc dựa thông tin vật tư Nhà quản lý đưa yêu cầu cho Hệ thống thực Căn vào kiểu tìm kiếm sau : + Theo chứng từ + Theo ngày chứng từ + Theo nhà cung cấp + Theo khách hàng * Chức Báo cáo thống kê Dựa vào yêu cầu báo cáo nhà quản lý mà hệ thống đưa loại báo cáo cho nhà cung cấp Hệ thống lấy thông tin từ sở liệu lưu hệ thống để 20