Tiểu Luận - Phát Triển Hệ Thống Thông Tin - Đề Tài - Hệ Thống Quản Ly Vật Tư Tại Một Công Ty Cổ Phân Đầu Tư Xây Dựng hạ tầng

Trang 1 MÔN:PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN BÀI THỰC HÀNH NHÓM 7 Đề Tài: HỆ THỐNG QUẢN LY VẬT TƯ TẠI MỘT CÔNG TY CỔ PHÂN ĐẦU TƯ XÂY DỤNG HẠ TÂNG Trang 2 CHƯƠNG ITỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG

MÔN:PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN

BÀI THỰC HÀNH NHÓM 7

Đề Tài: HỆ THỐNG QUẢN LY VẬT TƯ TẠI MỘT

CÔNG TY CỔ PHÂN ĐẦU TƯ XÂY DỤNG HẠ TÂNG

CHƯƠNG I

TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG

1.1.môt sô ngành nghề kinh doanh về vật tư

- Thi công, xây lắp các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, bưu điệncác công trình ngầm và các công trình kỹ thuật hạ tầng trong các khu dân cư , đô thị vàcông nghiệp

- Tư vấn xây dựng bao gồm: Lập dự án đầu tư, tư vấn đấu thầu, lập tổng dự đoán, quản

lý dự án

- Trang trí nội, ngoại thất công trình, lắp đặt trang thiết bị cho các công trình xây dựng

- Sản xuất, đại lý và mua bán vật liệu xây dựng, các sản phẩm trang trí nội, ngoại thất

- San lấp mặt bằng

- Vận tải hàng hoá, vận chuyển hành khách

- Môi giới thương mại, xúc tiến thương mại

- Phòng chống mối mọt cho các công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp, giaothông, thuỷ lợi

- Xuất nhập khẩu các loại máy móc, thiết bị phục vụ ngành xây dựng dân dụng, côngnghiệp , giao thông, thuỷ lợi

- Dịch vụ cho tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước thuê nhà, văn phòng

1.2 Giới thiệu chung mô hình cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý

1.2.1.Mô hình cơ cấu tổ chức

Hình 1: Mô hình tổ chức của công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng

1.2.1.Bộ máy quản lý

 Bộ máy quản lý văn phòng của công ty gồm: 1 Chủ tịch hội đồng quản trị, 1Giám đốc điều hành, 3 Phó giám đốc

 Lập kế hoạch cung ứng vật tư

 Báo cáo tồn kho vật tư

 Kế toán nguyên vật liệu: Quản lý và theo dõi tình hình nhập, xuất nguyênvật liệu với các hình thức thanh toán khác nhau như thanh toán bằng tiền mặt, chuyểnkhoản, trả chậm quản lý hàng tồn kho Từ đó in báo cáo nhập, xuất chi tiết cũng nhưtổng hợp, in báo cáo tồn kho hàng hóa( số lượng tồn và vốn hàng tồn), in thẻ kho…

1.3 Khảo sát hiện trạng

1.3.1 Các hoạt động nghiệp vụ

3.1.1 Mua nguyên vật liệu về nhập kho

Bộ phận vật tư đóng vai trò quản lý nguyên vật liệu chính của công ty Bên cạnh

đó có bộ phận kho và kế toán nguyên vật liệu tham gia đồng quản lý Việc quản lýnguyên vật liệu được thực hiện như sau:

Bộ phận vật tư đi tìm nhà cung cấp, lựa chọn nhà cung cấp theo tiêu chí đã đặt ra

và tiến hành lập phiếu đánh giá nhà cung cấp Các tiêu chí để đánh giá nhà cung cấpnhư: loại hình doanh nghiệp, thời gian thành lập, năng lực sản xuất, năng lực nhàxưởng, qui mô… Sau khi đã đánh giá được nhà cung cấp và lựa chọn nhà cung cấp theoyêu cầu bộ phận vật tư làm hợp đồng với nhà cung cấp( hợp đồng này phải có chữ kýcủa thủ trưởng đơn vị mới hợp lệ) Sau đó bộ phận vật tư lập đơn mua nguyên vật liệu( đơn mua có xác nhận của thủ trưởng đơn vị) với nhà cung cấp Sau khi đã có đủ giấy

tờ hợp lệ nhà cung cấp sẽ cấp hàng cho bộ phận vật tư

Khi có nguyên vật liệu về bộ phận vật tư thông báo cho kho để nhận nguyên vậtliệu Tại kho thủ kho sẽ kiểm tra về số lượng, bộ phận vật tư sẽ kiểm tra về chất lượngxem có đúng với đơn đặt hàng hay không Sau khi kiểm tra xong thủ kho viết phiếunhập kho rồi viết vào thẻ kho theo từng số danh điểm vật tư Sau mỗi lần nhập kho thủkho sẽ chuyển toàn bộ phiếu nhập kho về cho kế toán

Khi nhận được phiếu nhập kho do thủ kho chuyển về ( phiếu nhập kho có đủđiều kiện xác nhận: thủ kho ký xác nhận về số lượng, bộ phận vật tư ký xác định chấtlượng) và hóa đơn do bộ phận vật tư chuyển về Kế toán sẽ căn cứ vào đó để thanh toánvới nhà cung cấp Có 2 trường hợp xảy ra:

Có các hình thức thanh toán như sau: kế toán sẽ trực tiếp thanh toán với nhà cung cấp bằng tiền mặt thông qua phiếu chi hoặc kế toán sẽ cấp tiền cho bộ phận vật tư, bộ phận vật tư sẽ thanh toán với nhà cung cấp hoặc thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng

 Mua nguyên vật liệu về nhập kho nhưng còn nợ tiền của nhà cung cấp Khi

đó kế toán sẽ theo dõi nợ với nhà cung cấp

Trong trường hợp nhà cung cấp chưa xuất hóa đơn cho kế toán Kế toán sẽ căn

cứ vào giá tạm tính để hạch toán( hạch toán là việc phản ánh vào các tài khoản kế toán

có liên quan về sự biến động của tài sản và nguồn vốn của đơn vị) Giá tạm tính có thể

là giá của lần mua gần nhất hoặc theo báo giá của nhà cung cấp hoặc theo giá của thị trường

3.1.2 Xuất nguyên vật liệu

 Xuất nguyên vật liệu cho sản xuất:

Khi bộ phận sản xuất cần bao nhiêu nguyên vật liệu sẽ báo về cho bộ phận vật tư Bộphận vật tư báo về kho Tại đây, thủ kho xuất nguyên vật liệu theo số lượng mà bên vật

tư yêu cầu và viết phiếu xuất kho sau đó chuyển về cho kế toán

 Xuất bán:

Khi khách hàng có nhu cầu mua nguyên vật liệu, bộ phận vật tư lập đơn đề nghị xuấtbán và thông báo cho kho Tại đây thủ kho cũng xuất nguyên vật liệu theo đúng sốlượng mà bên vật tư yêu cầu và viết phiếu xuất kho, viết vào thẻ kho sau đó chuyểnphiếu xuất kho về cho kế toán Sau đó kế toán viết hóa đơn cho khách hàng Kháchhàng sẽ căn cứ vào đó để thanh toán

 Nếu khách hàng thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt kế toán sẽ viết phiếuthu cho khách

 Nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng Có thểthanh toán bằng tiền Việt Nam hoặc ngoại tệ, nếu khách hàng trả bằng ngoại tệ phải quyđổi sang tiền Việt Nam theo tỷ giá thực tế

 Nếu khách hàng mua nguyên vật liệu nhưng còn nợ tiền của đơn vị Khi

đó kế toán cũng thực hiện việc theo dõi nợ của khách

1.4 Biểu đồ hoạt động của hệ thống.

1.4.1: Quy trình nhập vật tư.

(Biẻu đồ hoạt động nhập vật tư)

Thẻ khoPhiếu nhậpHoá Đơn

Viết thẻ kho

Nhận Hoá đơngửi cho thủ kho

Đơn đặthàng

Hoá Đơn

Viết phiếunhập kho

Lập Đơn đạthàng

Lãnh đạo

Nhận hoá đơn vàkiểm tra

Gửi thông tin

1.4.2: Quy trình xuất bán vật tư.

(Biểu đồ hoạt động xuất bán vật tư)

Thẻ kho

Phiếu xuất

Viết thẻ kho

Đơn đề nghịxuất bán

Viết phiếu xuấtkho

Lập Đơn đềnghị xuất bán

Lãnh đạo

Kiểm tra tồn kho

Gửi thông tin

Thủ Kho

Bộ phận Vật tư Khách hàng

1.4.3: Quy trình xuất vật tư cho Bộ phận kỹ thuật.

(Biểu đồ hoạt động xuất cho Bộ phận kỹ thuật

Kiểm tra tồn kho

Gửi thông tin

yêu cầu

Thủ Kho

Bộ phận Vật tư Khách hàng

1.4.4 Quy trình xuất vật tư cho Bộ phận kỹ thuật.

(Biểu đồ hoạt động xuất cho Bộ phận kỹ thuật

Kiểm tra tồn kho

Gửi thông tin

yêu cầu

Thủ Kho

Bộ phận Vật tư Khách hàng

1.4.5: Quy trình kiểm kê đối chiếu.

1.4.6: Quy trình Báo cáo.

(Biểu đồ hoạt động Kiểm kê)

Bảng tổng hợpNhập_Xuất_Tồn

Biên bảnkiểm kê

Lập bảng N_X_T

và đối chiếu

Yêu cầu kiểm

Yêu cầu báo

Bộ phận vật tư Lãnh đạo

1.5 Mẫu chứng từ sử dụng

a, Phiếu nhập kho

Công ty CP đầu tư xây dựng hạ tầng :……

Địa chỉ: ……… TheoQĐ:………Mẫu số:01-VT Ngày tháng năm của Bộ ………

PHIẾU NHẬP KHO Ngày … tháng….năm 20… SỐ:

NỢ:

CÓ:

Họ tên người giao hàng:

Theo Số Ngày tháng năm của

Nhập tại kho:

TT Tên, nhãn hiệu, quycách hàng hoá Mãsố Đơnvị tính Số lượng Đơn giá Thànhtiền Theo chứng từ Thực nhập Cộng Cộng tiền hàng:

Thuế suất GTGT: … % Tiền thuế GTGT:

Tổng cộng tiền thanh toán:

Cộng thành tiền(bằng chữ):

Thủ trưởng đơn vị

(Ký tên, đóng dấu) Kế toán trưởng

(Ký, họ tên) Người giao hàng

(Ký, họ tên) Thủ kho

(Ký, họ tên)

b Phiếu xuất kho

Công ty CP đầu tư xây dựng hạ tầng công ty

Ngày tháng năm của:…

PHIẾU XUẤT KHO Ngày … tháng….năm20… SỐ:

NỢ:

CÓ:

Họ tên người nhận hàng, địa chỉ, (bộ phận)

Lý do xuất kho

Xuất tại kho

Số TT Tên,nhãn hiệu quy cách hàng hoá Mã số Đơn vị tính SỐ LƯỢNG Yêu cầu Thực xuất Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 Cộng Cộng thành tiền (bằng chữ)

Thủ trưởng đơn vị

(Ký tên, đóng dấu) Kế toán trưởng

(Ký, họ tên) Người giao hàng

(Ký, họ tên) Thủ kho

(Ký, họ tên)

c, Biên bản kiểm nghiệm

Công ty CP đầu tư xây dựng hạ tầng

ngày thang nam của:………

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Ngày….tháng… năm… SỐ:…………

Căn cứ vào ………ngày ……tháng……năm……

Biên bản kiểm nghiệm gồm: Ông/Bà(Trưởng ban):

Chức vụ: Đại diện:

Ông bà( Uỷ viên):

Chức vụ: Đại diện:

Ông/Bà( Uỷ viên):

Chức vụ: Đại diện:

STT Tên, nhãnhiệu, quy cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách, phẩm chất Số lượng không đúng quy cách phẩm chất A B C D E 1 2 3 4 Ý kiến của ban kiểm nghiệm:

Công ty CP đầu tư xây dựng hạ tầng …….

BÁO CÁO NHẬP XUẤT TỒN KHO VẬT TƯ

Tháng … năm……

STT hàng ĐVTMặt Tồn đầu kỳSố Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ

lượng Thànhtiền lượngSố h tiềnThàn lượngSố h tiềnThàn lươngSố Thànhtiền

Giám đốc

(Ký, họ tên) Kế toán trưởng(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)Ngưòi lập (Ký, họ tên)Thủ kho

g, Báo cáo thống kê

Công ty CP đầu tư xây dựng hạ tầng

Cong ty cp xay dung ha tang

……….

Bộ phận: Kho vật tư

Mau số: 05-VT(Ban hành theo QĐ :…………

ngày ………… của Bộ:………….)

BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ, CÔNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA

 Thời điểm kiểm kê … giờ,ngày tháng….năm…

 Ban kiểm kê gồm:

Ông/Bà: Chức vụ: Đại diện: Trưởng ban.Ông/Bà: Chức vụ: Đại diện: Uỷ viên

Ông/Bà: Chức vụ: Đại diện: Uỷ viên

 Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới đây:

STT Tên, nhãnhiệu, quy

cách vật tư

Mãsố

Đơnvịtính Đơn giá

Theo sổ kế toán Theo kiểm kê Thừa Chênh lệchThiếu CònPhẩm chất

tốt100%

Kémphẩmchất

Mấtphẩmchất

Sốlượng Thànhtiền lượngSố Thànhtiền lượngSố Thànhtiền lượngSố Thànhtiền

Công ty cp đầu tư xây dựng hạ tầng …… Mẫu số 01-VT

Số lượng

Ký xácnhậncủa kếtoán

Tồn đầu kỳPhát sinh trongkỳ

Cộng phát sinhTồn cuối kỳ

Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, Đóng dấu)

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

THÔNG TIN QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY

CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG ………

2.1 Phân tích hệ thống về xử lý

Trong các quá trình giao dịch, lượng Vật tư, hàng hoá của Doanh nghiệp biếnđổi liên tục Công việc đầu tiên của hệ thống là phải nắm bắt được những thay đổi trongcác lần giao dịch Người quản lý sẽ cập nhật dữ liệu thay đổi của thông tin vât tư vàmáy sẽ lưu lại các thông tin đầu vào bao gồm:

Thông tin Đầu vào cần xử lý:

- Thông tin chi tiết về vật tư ( bao gồm: Số lượng thực Nhập, Xuất và Tồn trong kho,

- Thông tin về nhà cung cấp (bao gồm: mã NCC, Tên NCC, Địa chỉ, Điện thoại, loại vật

tư thường nhập …)

- Thông tin về khách hàng ( bao gồm : Mã KH, Tên KH, Địa chỉ, Điện thoại, Số HoáĐơn xuất, …)

- Các loại Hoá Đơn giao hàng, chứng từ, Phiếu Giao hàng …

Sau đó máy tính sẽ thực hiện các công việc lưu lại thông tin, xử lý các dữ liệuđầu vào và đưa ra các thông tin đầu ra bao gồm:

Thông tin cần xuất ra sau quá trình xử lý :

- Các loại báo cáo ( bao gồm: Báo cáo Kiểm kê định kì, Báo cáo nhập xuất vật tư, Báocáo tồn kho, …)

- Kết quả của các yêu cầu tìm kiếm Phân tích những yêu cầu thực tế của công việc quản lý vật tư :

Để Tin học hoá các quá trình quản lý vật tư, và làm công cụ trợ giúp có hiệuquả cho nhà quản lý thì quá trình xử lý của Phần mềm Quản lý vật tư phải đáp ứngđược đầy đủ các yêu cầu thực tế của công tác quản lý vật tư

Bao gồm các yêu cầu sau:

- Lưu trữ các thông tin cần thiết trong quá trình kinh doanh ( bao gồm : Thông tin về vật

tư, khách hàng, Hoá đơn Nhập, Xuất…)

- Thực hiện các công tác quản lý về dữ liệu của từng loại vật tư (bao gồm : mã VT, Tên

VT, quy cách phẩm chất, Đơn giá, Số lượng, Thành tiền, hình thức thanh toán…)

- Lập ra các Báo cáo trong quá trình quản lý

2.2.Phân tích chức năng của hệ thống

*Chức năng quản lý Nhập vật tư :

Dựa vào báo cáo theo yêu cầu của nhà quản lý mà chương trình thực hiện ta biết

trình tự động ghi nhận hàng nhập và lập hoá đơn nhập hàng và lưu lại phiếu nhập vàthực hiện lập phiếu chi và lưu lại phiếu chi cho nhà cung cấp

* Chức năng quản lý Xuất vật tư:

Khi khách hàng có nhu cầu về vật tư, hệ thống quản lý tự động tra cứu thông tin

về vật tư như: số lượng, đơn giá, lưu ở kho nào và các thông tin khác…

Sau đó nhà quản lý sẽ nhập các thông tin vào phiếu xuất kho, và hệ thống sẽ tựđộng lưu lại tiếp sau đó lập phiếu thu, tự động ghi nhận giao hàng

* Chức năng tính vật tư tồn kho

Chương trình sẽ thực hiện tính vật tư tồn kho dựa vào lượng thông tin lưu ở CSDL

và đưa ra thông tin đầu ra trong các báo cáo Nhập, Xuất và Tồn kho

Công việc được thực hiện căn cứ vào các tiêu chuẩn sau :

thực hiên chức năng báo cáo Đồng thời tính số tiền cho các loại vật tư Nhập, Xuất, Tồnkho, đáp ứng yêu cầu quản lý.

Dựa trên thực tế của quá trình quản lý vật tư Công ty TNHH thương mại và dịch

vụ Nguyễn Gia Chương trình quản lý vật tư bao gồm các thông tin chính sau:

Thành phần của biểu đồ bao gồm:

- Các chức năng được: ký hiệu bằng hình chữ nhật có gán tên nhãn

- Kết nối: Kết nối chức năng mang tính chất phân cấp và được ký hiệu bằngđoạthẳng nối chức năng cha tới chức năng con

Tên chức năng

QUẢN LÍ VẬT TƯ

khoQuản lí xuất

Theo dõi nhập xuất

Lập phiếu xuất hàng

Tìm theo phiếu xuất

Tìm theo phiếu nhập

Báo cáo tồn kho

Báo cáo NXT

Biểu đồ phân cấp chức năng:

(Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống quản lý vật tư) 2.2.4 Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu

Biểu đồ luồng dữ liệu là: Biểu đồ diễn tả tập hợp các chức năng của hệ thôngtrong các mối quan hệ trước sau trong tiến trình xử lý, trong bàn giao thông tin chonhau Mục đích của biểu đồ luồng dữ liệu là giúp chúng ta thấy được đằng sau nhữngcái gì xảy ra trong hệ thống làm rõ những chức năng và thông tin cần thiết cho quản lý

- Khái niệm: Là luồng thông tin vào hay ra của một chức năng xử lý

- Biểu diễn: Biểu diễn bằng mũi tên có hướng trên đó có ghi nhãn là tên luồng thông tin mang theo

- Nhãn luồng dữ liệu = “danh từ” + “tính từ” nếu cần thiết

* Kho dữ liệu

- Khái niệm: Là các thông tin cần lưu giữ lại trong một khoảng thời gian, để sau

đó một hay một vài chức năng xử lý, hoặc tác nhân trong sử dụng

- Biểu diễn: Biểu diễn bằng hình chữ nhật hở hai đầu trên đó ghi nhãn của kho

- Nhãn kho = “danh từ” + “tính từ” nếu cần thiết

Quản lý đơn

* Tác nhân ngoài

- Khái niệm: Là một người hay nhóm người hay tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực đang xét của hệ thống nhưng đặc biệt có một số hình thức tiếp xúc, trao đổi thông tin với hệ thống

- Biểu diễn: Biểu diễn bằng hình chữ nhật có gán nhãn

- Nhãn = “danh từ” + “tính từ” nếu cần thiết

Y/C Báo cáo

Báo cáo N - X - TBáo cáo theo y/c

Y/C kiểm kê

Phiếu xuất kho Phiếu nhập

kho

Số liệu kiểm kê

2.2.4.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

Phiếu xuất kho

Y/C kiểm kê Biên bản kiêm kê

Nhà cung cấp

Ghi nhận GH Lập phiếu nhập

Hàng không đúng yêu cầuĐĐH

Phiếu nhận hàng

KhoPhiếu nhập kho

a, Quản lý nhập vật tư

Phiếu xuất

kho

HĐ thanh toán

Thông báo

PXK

Kho

Phiếu xuất kho

Theo dõi nhập xuất

Lập báo cáo tồn

Kiểm kê tồn Nhà quản lí

PXKPNK

TồnY/C

Báo cáo

Y/C

Kết quả kiểm kê

KhoY/C

Biên bản kiểm kê

BB kiểm kê

c, Quản lý tồn kho