Đến năm 1989 Howard Dresner sau này là nhà phân tích của Tập đoànGartner định nghĩa “kinh doanh thông minh” như một thuật ngữ mô tả “các khái niệm vàphương pháp để cải thiện ra quyết địn
Giới thiệu tổng quan về hệ thống kinh doanh thông minh
Lịch sử phát triển của hệ thống thông minh kinh doanh (BI)
Hệ thống kinh doanh thông minh (BI) trên thế giới đã có một lịch sử hình thành và phát triển khá lâu đời Năm 1958, nhà nghiên cứu Khoa học máy tính của IBM Hans, PeterLuhn đã đưa ra thuật ngữ “Business Intelligence” và định nghĩa nó như “khả năng thấu hiểu lẫn nhau giữa các mối quan hệ hiện có để đề ra những hành động nhằm đạt được mục tiêu” Đến năm 1989 Howard Dresner (sau này là nhà phân tích của Tập đoànGartner) định nghĩa “kinh doanh thông minh” như một thuật ngữ mô tả “các khái niệm và phương pháp để cải thiện ra quyết định kinh doanh bằng cách sử dụng các hệ thống hỗ trợ dựa trên thực tế.” Mãi đến cuối những năm 1990, Business Intelligence mới được sử dụng rộng rãi Hiện nay, Business Intelligence vẫn giữ nguyên ý nghĩa của nó nhưng không chỉ dừng lại ở lĩnh vực kinh doanh, khái niệm và các kỹ thuật của BusinessIntelligence được ứng dụng vào hầu hết các lĩnh vực kinh tế văn hóa xã hội như: Giáo dục, y tế, viễn thông,
Hệ thống BI và phương pháp luận triển khai
Kinh doanh thông minh (BI) là một tập hợp các chiến lược, phương pháp luận, quy trình, công nghệ dữ liệu và kiến trúc kỹ thuật sử dụng phần mềm hoặc các nền tảng dựa trên đám mây khác để chuyển đổi và chuyển đổi ‘dữ liệu lớn’ thành thông tin kinh doanh có ý nghĩa và thông tin chi tiết có thể được sử dụng để hỗ trợ liên tục ra quyết định và hoạch định chiến lược kinh doanh ‘Dữ liệu lớn’ bao gồm khối lượng lớn dữ liệu mà nhiều doanh nghiệp thu thập liên tục. b) Vai trò của BI
Dưới đây là thông tin về vai trò của business intelligence (BI) trong sự phát triển của doanh nghiệp Có thể nói, kinh doanh thông minh giữ vai trò quan trọng trong sự phát triển và mở rộng của công ty: ã Business Intelligence xỏc định vị thế và tương lai doanh nghiệp, tạo ra lợi thế cạnh tranh cao trên thương trường. ã Kinh doanh thụng minh cú khả năng phõn tớch và dự đoỏn chớnh xỏc: Ứng dụng đặc biệt của Business Intelligence là gì? Đó chính là khả năng phân tích và dự đoán với tỷ lệ xác thực cao Nó giúp dự đoán xu hướng giá cả thị trường, phân tích hành vi mua hàng của khách hàng. ã Hỗ trợ quản lý và điều hành doanh nghiệp tối ưu: BI giỳp thay đổi kỹ năng điều hành, đổi mới phương thức quản lý và làm báo cáo doanh nghiệp Mặt khác, nó còn giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và nguồn nhân lực cho nhà quản trị ã Business Intelligence giỳp doanh nghiệp sử dụng thụng tin hiệu quả: Thụng qua quỏ trình phân tích dữ liệu đã được thu thập trước đó, bạn có thể đánh giá một cách chính xác các ý tưởng Từ đó đề ra các chiến lược hiệu quả để thích ứng với sự thay đổi và cạnh tranh khốc liệt trong kinh doanh. ã Khụng bỏ sút khỏch hàng tiềm năng nhanh chúng: BI cú khả năng phỏt hiện người mua tiềm năng thông qua các phân tích và khảo sát trước đó Nhờ vậy, nhà quản trị sẽ không bỏ lỡ khách hàng
Các thành phần chính của BI
Là cơ sở dữ liệu thô (thường là cơ sở dữ liệu quan hệ) đến từ nhiều nguồn khác nhau như các ứng dụng business như Human Resource Management (HRM), Customer relationship management (CRM), phần mềm bán hàng, website thương mại điện tử…
Có thể là bất cứ hệ quản trị cơ sở dữ liệu nào như MySQL, Oracle, MSSQL, DB2,
Thường được thiết kế theo mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ nhưng cũng có thể là dữ liệu lớn, dữ liệu phi quan hệ (như mạng xã hội, NoSQL)
Là cơ sở dữ liệu được thiết kế theo mô hình khác với CSDL OLTP thông thường (Online Transaction Processings – OLTP là thiết kế CSDL dành cho việc đọc ghi thường xuyên, lượng dữ liệu cho mỗi lần đọc ghi ít) và là nơi lưu trữ dữ liệu lâu dài của tổ chức.
Dữ liệu của DWH chỉ có thể đọc, không được sử dụng để ghi hay update bởi ứng dụng thông thường, nó chỉ được cập nhật/ghi bởi công cụ ETL (Extract Transform Load), công cụ chuyển đổi dữ liệu từ Data Sources vào Data Warehouse.
Chịu trách nhiệm trung gian vận hành công cụ ETL để chuyển đổi dữ liệu từ Data Sources vào Data Warehouse.
Chịu trách nhiệm thực thi các cube được thiết kế dựa trên các chiều dữ liệu và tri thức nghiệp vụ
Cube chịu trách nhiệm nhận dữ liệu đầu vào từ DWH và thực thi theo nghiệp vụ định nghĩa sẵn để trả về kết quả.
Thực thi các report với output nhận được từ Analysis Server.
Nơi quản trị tập trung các report trên nền web, các report này có thể được attach vào ứng dụng web, hay application
Là quá trình trích xuất thông tin dữ liệu đã qua xử lý (phù hợp với yêu cầu riêng của doanh nghiệp) từ Data Warehouse rồi kết hợp với các thuật toán để đưa ra ( hoặc dự đoán ) các quyết định có lợi cho việc kinh doanh của doanh nghiệp.
Đây là một quá trình quan trọng trong BI, thông thường một doanh nghiệp muốn sử dụng giải pháp BI thường kèm theo về Data Mining.
Tạo ra các báo cáo, biểu đồ từ quá trình data mining để phục vụ cho nhu cầu của người dùng cuối.
Lợi thế của một hệ thống – phần mềm Business Intelligence
1.4.1 BI sẽ thay thế cho việc ước lượng thông tin một cách chủ quan
Hầu hết, ở các doanh nghiệp ngày nay, khi đưa ra các quyết định, các nhà lãnh đạo thường ước lượng thông tin việc ước lượng này có thể xảy ra nhiều sai số, nhưng với hệ thống BI có thể cung cấp thông tin mang tính lịch sử và tổng hợp chính xác và luôn được cập nhật kịp thời (thậm chí có thể dự đoán xu hướng kinh doanh)
1.4.2 BI cho phép truy vấn thông tin một cách chính xác
Thay vì phải đọc qua rất nhiều các trang báo cáo để tìm ra một thông tin nghiệp vụ nào đó, thì BI cho phép truy vấn, tổng hợp các thông tin nghiệp vụ đó gần như ngay lập tức
1.4.3 Hiểu được tâm lý và xu hướng của người tiêu dùng
Hệ thống BI cung cấp các biểu đồ so sánh, tỷ trọng, xu hướng để biết được tâm lý, thói quen của người tiêu dùng qua thời gian, những mặt hàng nào, những thị trường nào tiêu thụ nhiều và ít nhất.
1.4.4 Phân tích và đánh giá tình trạng sức khỏe, hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Bằng việc xây dựng và phân tích các chỉ số KPI cho phép các nhà quản trị hiểu rõ sâu sắc tình hình hoạt động của doanh nghiệp, đâu là những điểm mạnh, đâu là những điểm yếu tố tạo nên giá trị cốt lõi Mặt khác nó cũng giúp cho doanh nghiệp có thể so sánh các chỉ tiêu KPI của mình với các doanh nghiệp cùng ngành hoặc thay thế để từ đó tìm ra các yếu tố tạo ra năng lực vượt trội của doanh nghiệp.
1.4.5 Tính chia sẻ thông tin kịp thời và chính xác giữa mọi người, mọi phòng ban trong doanh nghiệp
BI cung cấp cho phép ai đó (quyền) truy cập đến các thông tin, chỉ sổ từ các đơn vị khác nhau cho phép việc ra quyết định chính xác và kịp thời hơn.
1.5 Lợi ích Business Intelligence mang lại cho doanh nghiệp
1.5.1 Trực quan (Visual) và Phân tích (Analytics) Đây là 2 tính năng trọng tâm của những báo cáo BI mà iERP triển khai, các nhà quản trị có thể theo dõi dữ liệu của mình một cách dễ dàng, thay thế các con số trên báo cáo khô khan thành các biểu đồ giúp cho nhà quản trị nhanh chóng nắm chiều hướng của các hoạt động của doanh nghiệp mình, nhất là đối với doanh thu, chi phí, Chỉ với các thao tác kéo thả, bạn có thể xây dựng được các báo cáo trực quan, phân tích và tổng hợp chúng thành các dashboard.
Những phần mềm báo cáo thông minh của chúng tôi kết nối đồng thời với nhiều dữ liệu khác nhau, tạo nên một trung tâm phân tích số liệu thông qua các phòng ban (kinh doanh, tài chính kế toán, nhân sự, kho), hoặc công ty thành viên của doanh nghiệp đồng thời dễ dàng chia sẻ các phân tích này với đồng nghiệp.
Bạn có thể xây dựng các kịch bản nhằm trả lời mọi câu hỏi của nhà quản trị đặt ra một cách dễ dàng, dạng như nếu như chi phí vận chuyển tăng lên 2% thì ảnh hưởng thế nào đến lợi nhuận và khi đó chỉ số lợi nhuận trên doanh thu ảnh hưởng như thế nào; cũng như tỷ giá tăng 3% thì ảnh hưởng thế nào đến nguyên vật liệu cũng như lợi nhuận của doanh nghiệp.
Hệ thống phần mềm BI giúp cho nhà quản trị dễ dàng vận hành dữ liệu của doanh nghiệp cùng với các số liệu của ngành nghề mình đang hoạt động giúp cho nhà quản trị nhanh chóng am hiểu thị trường, thấu hiểu khách hàng và với các sản phẩm của chính mình
Sử dụng phân tích số liệu hiển thị trên nền bản đồ địa lý giúp bạn rất dễ dàng nhận ra các chỉ tiêu phân tích trên bản đồ như doanh thu ở khu vực, tình hình tăng/giảm doanh thu của khu vực, độ phủ (coverage) của sản phẩm trên khu vực địa lý, … Rất nhanh chóng hệ thống, phần mềm BI cung cấp ngay cho nhà quản trị toàn bộ các thông tin quan trọng
Hệ thống BI tương thích với Android và iOS giúp các nhà quản trị luôn có được thông tin và khả năng phân tích số liệu mọi lúc mọi nơi.
1.5.5 Facebook, Twitter và mạng xã hội
Trực tiếp phân tích các số liệu của các fanpage trên Facebook, các twitter của các Twitter cùng với các chi tiết thông tin của Twitter, và với khả năng truy cập trực tiếp vào Google
Analytics giúp cho nhà quản trị định hướng được thị trường, sâu sắc hơn với các tính năng của sản phẩm nhằm phục vụ tốt hơn nhu cầu của khách hàng tại từng thị trường
1.5.6 Tích hợp với ngôn ngữ R
Khả năng phân tích dữ liệu trên các hệ thống dữ liệu thống kê, đồng thời bạn có thể phát triển ngôn ngữ R và với các thao tác kéo thả của visual và phân tích số liệu giúp cho bạn nhanh chóng có được rất nhiều góc nhìn khác nhau của các số liệu thống kê.
Hệ thống BI kết nối nhà quản trị với dữ liệu, giúp nhà quản trị có thể đưa các ý tưởng quản trị của mình vào phân tích, vào số liệu nhằm tìm kiếm cơ hội cho các hoạt động kinh doanh của mình, nâng cao năng lực cạnh tranh và tối ưu hóa tài sản của doanh nghiệp mình.
Những giá trị cơ bản mà BI mang lại cho các nhà lãnh đạo
Các nhà quản trị luôn có trong tay chuỗi dữ liệu theo thời gian giúp họ dễ dàng nhận ra các sự đột biến và phương án ứng xử với các đột biến này Đồng thời cũng là nền tảng để họ đưa ra các quyết định chính xác, đúng thời điểm.
Xây dựng môi trường làm việc cộng tác cho mọi thành viên từ các phòng ban của doanh nghiệp và dựa vào số liệu với văn hóa phân tích và đo lường chi tiết.
Ai cũng có thể xem, phân tích và thấu hiểu các số liệu của mình quản lý, nhờ đó doanh nghiệp của bạn được vận hành trong môi trường tối ưu nhất, đem lại hiệu quả làm việc cao nhất.
Cách thức hoạt động của hệ thống BI
Mặc dù được sử dụng bằng những cách khác nhau cho những mục đích khác nhau những cách thức hoạt động của BI khá thống nhất trong các ngành và thường diễn ra như sau:
Khai thác dữ liệu: Thu thập, tích hợp và lưu trữ dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau bao gồm dữ liệu nội bộ và dữ liệu thị trường bên ngoài; Sử dụng cơ sở dữ liệu, thống kê để khám phá các xu hướng trong tập dữ liệu lớn.
Báo cáo: Chia sẻ những dữ liệu đã phân tích đến các bên liên quan để hỗ trợ đưa ra kết luận cũng như những quyết định đúng đắn.
Chỉ số hiệu suất và Benmark: So sánh dữ liệu hiệu suất hiện tại với dữ liệu lịch sử để theo dõi hiệu suất so với mục tiêu.
Phân tích mô tả: Tìm hiểu thông tin bằng cách sử dụng phân tích dữ liệu sơ bộ.
Truy vấn: Các nhà phân tích dữ liệu chạy các truy vấn dựa trên các tập dữ liệu hoặc mô hình.
Phân tích thống kê: Lấy kết quả từ phân tích mô tả và khai thác thêm dữ liệu bằng cách sử dụng thống kê.
Trực quan hóa dữ liệu: Kết quả của truy vấn được thể hiện một cách trực quan thông qua các biểu đồ, đồ thị, cùng với bảng điều khiển và báo cáo BI.
Chuẩn bị dữ liệu: Tập dữ liệu được tạo để chuẩn bị cho phân tích dữ liệu.
Đưa ra quyết định: Doanh nghiệp sử dụng những báo cáo và dữ liệu đã trực quan hóa để giúp họ đưa ra quyết định; bên cạnh đó bảng điều khiển BI cũng được sử dụng để thăm dò thêm dữ liệu để biết thêm thông tin
Phân tích hệ thống kinh doanh thông minh của công ty cổ phần Bibica
Giới thiệu công ty cổ phần Bibica
2.1.1 Lịch sử và thành tựu:
Bibica được thành lập vào năm 1986 tại thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam Với hơn 35 năm phát triển, Bibica đã trở thành một trong những thương hiệu bánh kẹo nổi tiếng và được tin dùng tại Việt Nam Công ty đã đạt nhiều thành tựu trong việc cung cấp các sản phẩm chất lượng và đa dạng cho thị trường nội địa và xuất khẩu.
Bibica chuyên sản xuất và kinh doanh một loạt các sản phẩm bánh kẹo, bao gồm bánh quy, bánh ngọt, bánh kem, kẹo cao su, kẹo mềm và nhiều loại sản phẩm khác Công ty luôn đề cao chất lượng và sự sáng tạo trong việc phát triển các sản phẩm mới để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
2.1.3 Nguồn nguyên liệu và quy trình sản xuất:
Bibica cam kết sử dụng nguyên liệu chất lượng cao và tuân thủ các quy trình sản xuất chất lượng, đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm và đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế Công ty đã đầu tư vào các dây chuyền sản xuất hiện đại và công nghệ tiên tiến để đảm bảo quy trình sản xuất hiệu quả và đạt được sản phẩm chất lượng cao.
2.1.4 Thị trường và xuất khẩu:
Bibica không chỉ phục vụ thị trường trong nước mà còn xuất khẩu sản phẩm đến nhiều quốc gia trên thế giới Công ty đã xây dựng mạng lưới phân phối rộng khắp và thiết lập đối tác kinh doanh đáng tin cậy ở nhiều quốc gia, đồng thời thúc đẩy việc tiếp cận các thị trường mới.
2.1.5 Cam kết xã hội và bảo vệ môi trường:
Bibica chú trọng đến trách nhiệm xã hội và bảo vệ môi trường Công ty thực hiện các hoạt động xã hội nhằm hỗ trợ cộng đồng và góp phần vào sự phát triển bền vững của xã hội.
Bibica đã xây dựng được lòng tin và sự tín nhiệm từ khách hàng trong suốt quá trình hoạt động Với sự đa dạng và chất lượng của sản phẩm, công ty đã tạo dựng được thương hiệu mạnh mẽ và trở thành một trong những công ty bánh kẹo hàng đầu tại Việt Nam.
Phân tích hệ thống kinh doanh thông minh của công ty cổ phần Bibica
Hệ thống kinh doanh thông minh của Bibica là một tổ hợp các công nghệ, quy trình và công cụ được sử dụng để thu thập, quản lý, phân tích và tận dụng dữ liệu trong môi trường kinh doanh Dưới đây là phân tích về hệ thống kinh doanh thông minh của Bibica hiện nay:
Bibica sử dụng nhiều nguồn dữ liệu khác nhau để thu thập thông tin về hoạt động kinh doanh và thị trường Dưới đây là một số nguồn dữ liệu quan trọng của Bibica:
Bibica thu thập dữ liệu từ hệ thống bán hàng của mình, bao gồm thông tin về số lượng sản phẩm được bán, vị trí bán hàng, đơn vị bán hàng, doanh thu và thông tin khách hàng.
Bibica thu thập thông tin về khách hàng từ nhiều nguồn, bao gồm dữ liệu từ các chương trình khách hàng, các trang web và ứng dụng di động, mạng xã hội và các cuộc khảo sát
Dữ liệu khách hàng cung cấp thông tin về thói quen tiêu dùng, sở thích, phản hồi và tương tác với thương hiệu Bibica.
Bibica thu thập dữ liệu từ quy trình sản xuất của mình, bao gồm thông tin về năng suất, chất lượng sản phẩm, hiệu suất máy móc và quy trình sản xuất.
Bibica thu thập thông tin về hoạt động vận chuyển của mình, bao gồm thông tin về lộ trình vận chuyển, thời gian giao hàng, hiệu suất vận chuyển và các chỉ số liên quan.
Bibica cũng sử dụng các nguồn dữ liệu thị trường bên ngoài để nắm bắt xu hướng, thông tin về đối thủ cạnh tranh và phản hồi từ khách hàng Các nguồn dữ liệu này có thể bao gồm dữ liệu thống kê thị trường, nghiên cứu thị trường, báo cáo ngành và thông tin từ các tổ chức chính phủ hoặc tư nhân.
2.2.1.6 Dữ liệu từ mạng xã hội:
Bibica theo dõi và thu thập dữ liệu từ các nền tảng mạng xã hội như Facebook, YouTube, Điều này cho phép công ty theo dõi phản hồi của khách hàng một cách dễ dàng nhanh chóng
Bibica có một data warehouse (kho dữ liệu) để lưu trữ và quản lý các dữ liệu quan trọng từ nhiều nguồn khác nhau Data warehouse của Bibica chứa thông tin kinh doanh chi tiết và hỗ trợ các quy trình phân tích và ra quyết định Dưới đây là một số thông tin liên quan đến data warehouse của Bibica:
2.2.2.1 Mục tiêu và quy mô:
Data warehouse của Bibica được xây dựng với mục tiêu là tập hợp, tích hợp và chuẩn hóa dữ liệu từ nhiều hệ thống khác nhau Quy mô của data warehouse có thể lớn và bao gồm hàng terabytes hoặc petabytes dữ liệu.
Data warehouse của Bibica được tổ chức theo mô hình dữ liệu hướng chủ đề
(dimensional data model) Mô hình này sử dụng các chiều (dimensions) và các sự kiện (facts) để mô tả thông tin kinh doanh một cách tổ chức và dễ hiểu Các chiều có thể bao gồm thời gian, địa điểm, sản phẩm, khách hàng và các yếu tố khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của Bibica.
Dữ liệu từ các nguồn khác nhau được trích xuất (Extract), chuyển đổi (Transform) và tải vào (Load) data warehouse thông qua các quá trình ETL Các công cụ và quy trình ETL giúp làm sạch, chuẩn hóa và tích hợp dữ liệu từ các nguồn khác nhau để đảm bảo tính nhất quán và khả năng truy xuất hiệu quả.
Data warehouse của Bibica có hệ thống quản lý dữ liệu mạnh mẽ để đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin Quản lý dữ liệu bao gồm việc thiết lập quyền truy cập, kiểm soát phiên, sao lưu và phục hồi dữ liệu, và các biện pháp bảo mật khác để đảm bảo dữ liệu được bảo vệ một cách an toàn.
2.2.2.5 Công cụ truy xuất và phân tích:
Data warehouse của Bibica cung cấp các công cụ và phần mềm để truy xuất dữ liệu và thực hiện các phân tích Nhân viên có thể sử dụng các công cụ truy vấn, công cụ tạo báo cáo và công cụ phân tích dữ liệu để khám phá, tìm kiếm và hiểu thông tin kinh doanh từ data warehouse.
Data warehouse của Bibica đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin phân tích và hỗ trợ quyết định cho các hoạt động kinh doanh Nó giúp Bibica nắm bắt thông tin quan trọng, hiểu rõ hơn về khách hàng, thị trường và hoạt động sản xuất, từ đó giúp công ty tối ưu hóa quy trình và ra quyết định chiến lược.
2.2.3 Công cụ phân tích dữ liệu:
Thiết kế hệ thống kinh doanh thông minh cho Bibica
Phân tích yêu cầu kinh doanh
Hiểu rõ yêu cầu và mục tiêu kinh doanh của Bibica Xác định những thay đổi và cải tiến mà hệ thống kinh doanh mới phải đáp ứng, bao gồm cả các quy trình, chức năng, tính năng và khả năng tích hợp với các hệ thống hiện có.
Có một số yêu cầu kinh doanh quan trọng mà Bibica đang đối mặt hiện nay:
Bibica đang mong muốn tăng trưởng doanh số bằng cách mở rộng thị trường, tăng cường tiếp cận khách hàng và tạo ra các chiến dịch tiếp thị hiệu quả Yêu cầu kinh doanh là tìm ra các cách mới để gia tăng doanh số bán hàng và đảm bảo sự cạnh tranh trong ngành công nghiệp đồ uống.
3.1.2 Đa dạng hóa sản phẩm:
Bibica cũng đang đối mặt với yêu cầu đa dạng hóa sản phẩm để đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng Điều này bao gồm việc phát triển và giới thiệu các loại bánh kẹo mới, bao gồm cả các sản phẩm ít calo, sản phẩm tự nhiên và sức khỏe tốt hơn.
3.1.3 Tăng cường quản lý chuỗi cung ứng:
Bibica cần tăng cường quản lý chuỗi cung ứng để đảm bảo nguồn cung cấp ổn định và chất lượng cao cho sản phẩm của mình Yêu cầu kinh doanh là tăng cường quan hệ với các nhà cung cấp, cải thiện quá trình vận chuyển và lưu trữ, và đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn và chất lượng.
3.1.4 Khám phá công nghệ mới:
Yêu cầu kinh doanh của Bibica là khám phá và áp dụng công nghệ mới để tăng cường hiệu quả vận hành, tương tác với khách hàng và tạo ra trải nghiệm tiêu dùng tốt hơn Điều này có thể bao gồm sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI), Internet of Things (IoT), và các công nghệ kỹ thuật số khác để cải thiện quy trình sản xuất, quản lý kho và tiếp thị.
3.1.5 Bảo vệ môi trường và bền vững:
Yêu cầu kinh doanh ngày càng tăng về bảo vệ môi trường và thực thi các nguyên tắc bền vững Bibica đang đặt mục tiêu giảm lượng rác thải và khí thải carbon, tăng cường tái chế và sử dụng nguồn năng lượng tái tạo Yêu cầu kinh doanh là tìm ra cách tối ưu hóa quy trình sản xuất và đóng gói để giảm tác động môi trường.
Xác định kiến trúc hệ thống
Kiến trúc hệ thống của Bibica là một hệ thống phức tạp và toàn quốc, được thiết kế để hỗ trợ quy trình kinh doanh và quản lý toàn diện của công ty trên phạm vi quốc gia:
3.2.1 Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning):
Bibica sử dụng hệ thống ERP để quản lý các hoạt động kinh doanh hàng ngày như quản lý quy trình sản xuất, quản lý vật liệu và nguồn lực, quản lý quỹ, và quản lý quan hệ khách hàng Hệ thống ERP giúp tăng cường tính hiệu quả và tính chính xác của quy trình kinh doanh.
3.2.2 Hệ thống SCM (Supply Chain Management):
Bibica có một hệ thống SCM phức tạp để quản lý chuỗi cung ứng của mình Hệ thống này giúp theo dõi và quản lý quy trình từ nguồn cung cấp nguyên liệu cho đến sản xuất, đóng gói, vận chuyển và phân phối sản phẩm đến khách hàng Hệ thống SCM của Bibica đảm bảo sự liên kết và tính linh hoạt trong toàn bộ chuỗi cung ứng.
3.2.3 Hệ thống CRM (Customer Relationship Management):
Bibica sử dụng hệ thống CRM để quản lý thông tin và tương tác với khách hàng Hệ thống này giúp theo dõi thông tin cá nhân của khách hàng, lịch sử mua hàng, tương tác và phản hồi khách hàng Điều này giúp Bibica xây dựng một mối quan hệ tốt hơn với khách hàng và tăng cường chiến lược tiếp thị.
3.2.4 Hệ thống Business Intelligence (BI):
Bibica sử dụng hệ thống BI để thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu kinh doanh từ nhiều nguồn khác nhau Hệ thống BI giúp Bibica theo dõi hiệu suất kinh doanh, phân tích xu hướng và đưa ra quyết định thông minh dựa trên dữ liệu.
Bibica đã phát triển một hệ thống e-commerce để bán các sản phẩm của mình trực tuyến
Hệ thống này cho phép khách hàng đặt hàng trực tuyến và thực hiện thanh toán an toàn và thuận tiện.
3.2.6 Hệ thống quản lý kho và vận chuyển:
Bibica có hệ thống quản lý kho và vận chuyển để đảm bảo quy trình vận chuyển và phân phối hiệu quả Hệ thống này giúp theo dõi hàng tồn kho, quản lý lô hàng, lập kế hoạch vận chuyển và tối ưu hóa quy trình lưu trữ và vận chuyển.
Tổng thể, kiến trúc hệ thống của Bibica bao gồm nhiều thành phần và phần mềm khác nhau được tích hợp lại để hỗ trợ các quy trình kinh doanh và quản lý trên quy mô toàn cầu Hệ thống này đã đáp ứng đủ
Quản lý dữ liệu
Xác định cách quản lý dữ liệu trong hệ thống kinh doanh mới Xem xét các yêu cầu về lưu trữ, xử lý và truy cập dữ liệu Thiết kế cơ sở dữ liệu phù hợp, bao gồm cả cấu trúc dữ liệu, các quy tắc về quản lý dữ liệu và bảo mật dữ liệu. Để quản lý dữ liệu trong hệ thống kinh doanh thông minh mới cho Bibica, cần xem xét các yêu cầu về lưu trữ, xử lý và truy cập dữ liệu Dưới đây là một số khía cạnh cần xem xét trong việc quản lý dữ liệu trong hệ thống này:
3.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu:
- Xác định mục tiêu và yêu cầu của hệ thống: Đầu tiên, cần hiểu rõ mục tiêu và yêu cầu của hệ thống kinh doanh thông minh Điều này giúp định hình cấu trúc cơ sở dữ liệu và quyết định về việc lưu trữ và xử lý dữ liệu.
- Phân tích các loại dữ liệu: Xác định các loại dữ liệu cần quản lý, bao gồm dữ liệu khách hàng, dữ liệu sản phẩm, dữ liệu vận chuyển, dữ liệu kế toán và các thông tin liên quan khác.
- Thiết kế cấu trúc dữ liệu: Xác định cấu trúc dữ liệu phù hợp để lưu trữ thông tin của mỗi loại dữ liệu Sử dụng các khái niệm như bảng (table), trường (field), ràng buộc (constraint), và quan hệ (relationship) để xác định cách tổ chức dữ liệu trong cơ sở dữ liệu.
- Quy định quy trình nhập liệu: Đảm bảo tồn tại các quy trình nhập liệu rõ ràng để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu được nhập vào hệ thống.
- Xác định quyền truy cập dữ liệu: Thiết lập hệ thống quyền truy cập dữ liệu, bao gồm quyền đọc, ghi và cập nhật dữ liệu Điều này giúp đảm bảo rằng chỉ những người có quyền được phép có thể truy cập và sửa đổi dữ liệu.
- Quản lý phiên bản dữ liệu: Đảm bảo việc quản lý phiên bản dữ liệu một cách chặt chẽ, để theo dõi các phiên bản của dữ liệu và khôi phục dữ liệu trong trường hợp có sự cố xảy ra.
- Xác định các biện pháp bảo mật: Áp dụng các biện pháp bảo mật dữ liệu như mã hóa dữ liệu, xác thực người dùng, kiểm soát truy cập dữ liệu, và giám sát hệ thống để đảm bảo an toàn cho dữ liệu.
- Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật: Đảm bảo rằng việc quản lý dữ liệu tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến bảo vệ dữ liệu cá nhân, quyền riêng tư và quyền sở hữu trí tuệ.
Quá trình quản lý dữ liệu trong hệ thống kinh doanh thông minh của Bibica cần được thực hiện bởi một đội ngũ chuyên gia về cơ sở dữ liệu, bảo mật thông tin và luật pháp Ngoài ra, việc áp dụng các tiêu chuẩn và quy trình quản lý dữ liệu tốt sẽ đảm bảo tính tin cậy, bảo mật và hiệu quả của hệ thống.
Tích hợp hệ thống
Để đảm bảo tích hợp tốt giữa hệ thống kinh doanh mới và các hệ thống hiện có trong công ty Điều này đòi hỏi thiết kế các giao diện chương trình (API) và các phương thức truyền thông giữa các tích hợp hệ thống kinh doanh mới và các hệ thống hiện có trong công ty Bibica là một quá trình quan trọng để đảm bảo tính liên kết và sự tương tác giữa các hệ thống khác nhau Dưới đây là các bước cơ bản để thực hiện quá trình tích hợp này:
3.4.1 Đánh giá hệ thống hiện có: Đầu tiên, đánh giá các hệ thống hiện có của Bibica để xác định cấu trúc, chức năng và dữ liệu của mỗi hệ thống Điều này sẽ giúp hiểu rõ hơn về các yếu tố cần tích hợp và các vấn đề có thể phát sinh.
3.4.2 Xác định yêu cầu tích hợp:
Xác định yêu cầu tích hợp của hệ thống kinh doanh mới với các hệ thống hiện có Điều này bao gồm việc xác định các quy trình kinh doanh cần tích hợp, dữ liệu cần chia sẻ và các tương tác giữa các hệ thống.
3.4.3 Thiết kế kiến trúc tích hợp:
Dựa trên yêu cầu tích hợp, thiết kế kiến trúc hệ thống để đảm bảo tính tương thích và khả năng liên kết giữa hệ thống mới và các hệ thống hiện có Điều này bao gồm việc xác định giao diện và phương thức tích hợp, quy trình đồng bộ hóa dữ liệu và đảm bảo tính nhất quán và toàn vẹn của dữ liệu.
3.4.4 Phát triển và triển khai:
Xây dựng hệ thống kinh doanh mới dựa trên thiết kế kiến trúc tích hợp Cài đặt các giao diện và cơ chế tích hợp với các hệ thống hiện có Kiểm tra và đảm bảo tính hoạt động ổn định của hệ thống tích hợp trước khi triển khai chính thức.
3.4.5 Kiểm tra và đánh giá:
Tiến hành kiểm tra hệ thống tích hợp để đảm bảo tính tương thích, hiệu suất và đáng tin cậy Đánh giá kết quả kiểm tra và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo tính hoàn thiện của hệ thống tích hợp.
3.4.6 Đào tạo và hỗ trợ người dùng: Đảm bảo người dùng được đào tạo về hệ thống kinh doanh mới và cách sử dụng các tính năng tích hợp Cung cấp hỗ trợ và hướng dẫn thích hợp để đảm bảo sự chuyển đổi suôn sẻ và sử dụng hiệu quả hệ thống kinh doanh mới.
3.4.7 Quản lý và duy trì:
Thiết lập quy trình quản lý và duy trì hệ thống tích hợp để đảm bảo tính ổn định và đáng tin cậy của nó Thực hiện kiểm tra bảo mật, sao lưu và phục hồi dữ liệu định kỳ để đảm bảo tính an toàn và khả dụng của dữ liệu.
Tích hợp hệ thống kinh doanh mới và các hệ thống hiện có trong công ty Bibica đòi hỏi sự cẩn thận, quản lý kỹ lưỡng và sự tương tác giữa các bộ phận liên quan trong tổ chức hệ thống khác nhau để chia sẻ dữ liệu và thông tin.
Cải thiện quy trình kinh doanh
Để tối ưu hóa và cải thiện quy trình kinh doanh hiện tại của Bibica, có thể thực hiện các biện pháp và cải tiến sau đây:
3.5.1 Phân tích quy trình hiện tại: Đầu tiên, phân tích và đánh giá các quy trình kinh doanh hiện tại của Bibica để xác định các điểm yếu, sự cố và cơ hội cải tiến Điều này có thể bao gồm việc thu thập phản hồi từ người dùng, phân tích dữ liệu và tiến hành cuộc khảo sát.
3.5.2 Xác định mục tiêu cải thiện:
Xác định mục tiêu cải thiện cụ thể mà Bibica muốn đạt được Các mục tiêu này có thể liên quan đến tăng cường hiệu suất, giảm thời gian xử lý, tối ưu hóa tài nguyên, nâng cao chất lượng hoặc cải thiện trải nghiệm khách hàng.
3.5.3 Tối ưu hóa quy trình: Áp dụng các phương pháp tối ưu hóa quy trình để tăng cường hiệu suất và giảm thiểu lãng phí Các phương pháp như Lean Six Sigma, Business Process Reengineering (BPR) hoặc Continuous Improvement (CI) có thể được sử dụng để tối ưu hóa các bước trong quy trình kinh doanh.
Sử dụng công nghệ và giải pháp số hóa để cải thiện quy trình kinh doanh Các công nghệ như tự động hóa quy trình, hệ thống quản lý quy trình (BPM), phân tích dữ liệu, trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (machine learning) có thể được áp dụng để tăng cường hiệu quả và độ chính xác của quy trình.
3.5.5 Tương tác và thông tin chia sẻ: Đảm bảo sự tương tác và thông tin chia sẻ mạnh mẽ giữa các bộ phận và cá nhân trong tổ chức Sử dụng các công cụ và nền tảng cộng tác như hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM), hệ thống quản lý quan hệ với đối tác (PRM) hoặc intranet để tạo điều kiện cho việc chia sẻ thông tin, phối hợp và làm việc nhóm hiệu quả.
3.5.6 Đào tạo và phát triển nhân lực: Đảm bảo nhân lực được đào tạo và phát triển đáp ứng với các yêu cầu và thay đổi trong quy trình kinh doanh Điều này có thể bao gồm việc cung cấp đào tạo kỹ năng, tạo chương trình đổi mới và khuyến khích sự học tập liên tục.
3.5.7 Đo lường và đánh giá:
Thiết lập các chỉ số hiệu suất và đánh giá thường xuyên để theo dõi và đo lường sự cải thiện trong quy trình kinh doanh Điều này giúp Bibica theo dõi tiến độ và đảm bảo rằng các biện pháp cải tiến được áp dụng hiệu quả.
Quy trình tối ưu hóa và cải thiện quy trình kinh doanh của Bibica là một quá trình liên tục, đòi hỏi sự cam kết từ toàn bộ tổ chức và việc áp dụng các phương pháp quản lý chất lượng và đổi mới liên tục.
Đảm bảo bảo mật và tuân thủ
Để thiết kế các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu và thông tin quan trọng của Bibica, dưới đây là một số biện pháp quan trọng có thể được áp dụng:
3.6.1 Xác định và phân loại dữ liệu:
Xác định các loại dữ liệu quan trọng như thông tin khách hàng, thông tin tài chính, thông tin sản phẩm và phân loại chúng theo mức độ nhạy cảm Điều này giúp xác định các biện pháp bảo mật phù hợp cho từng loại dữ liệu.
3.6.2 Thiết lập chính sách bảo mật:
Xây dựng và triển khai các chính sách bảo mật rõ ràng và chi tiết Điều này bao gồm việc xác định quy định về mật khẩu, quản lý quyền truy cập, bảo vệ dữ liệu và các biện pháp an ninh khác để đảm bảo tuân thủ và bảo vệ thông tin quan trọng.
3.6.3 Quản lý quyền truy cập: Áp dụng các phương pháp quản lý quyền truy cập để đảm bảo chỉ có nhân viên cần thiết mới có quyền truy cập vào dữ liệu và thông tin nhạy cảm Điều này bao gồm việc thiết lập quy trình xác thực người dùng, quản lý vai trò và quyền hạn, và theo dõi hoạt động truy cập.
3.6.4 Bảo vệ mạng và hệ thống:
Thực hiện các biện pháp bảo vệ mạng và hệ thống như tường lửa, phần mềm diệt virus, cập nhật bảo mật định kỳ, mã hóa dữ liệu và giám sát mạng để phát hiện và ngăn chặn các mối đe dọa từ bên ngoài.
3.6.5 Đào tạo và nhận thức an ninh: Đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo về các nguy cơ an ninh, quy tắc an ninh và các biện pháp bảo vệ dữ liệu Tăng cường nhận thức an ninh thông qua các chiến dịch giáo dục, hướng dẫn và tài liệu hướng dẫn để ngăn chặn các hành vi không an toàn và hạn chế rủi ro an ninh.
Bảo vệ vật lý các hệ thống máy chủ, trung tâm dữ liệu và các phương tiện lưu trữ dữ liệu quan trọng của Bibica.
Kiểm tra và triển khai
Trước khi triển khai hệ thống kinh doanh mới, có thể tiến hành các bước sau để kiểm tra, kiểm tra tính năng và hiệu suất của nó:
3.7.1 Kiểm tra chức năng: Đảm bảo rằng tất cả các chức năng và tính năng của hệ thống kinh doanh mới hoạt động đúng theo yêu cầu và mong đợi Kiểm tra từng chức năng một cách cẩn thận và đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của dữ liệu và kết quả.
3.7.2 Kiểm tra tích hợp: Đối với hệ thống kinh doanh mới được tích hợp với các hệ thống hiện có trong công ty, cần thực hiện kiểm tra tích hợp để đảm bảo sự tương thích và sự hoạt động liền mạch giữa các hệ thống Kiểm tra việc chuyển dữ liệu và trao đổi thông tin giữa các hệ thống để đảm bảo tính toàn vẹn và đáng tin cậy.
3.7.3 Kiểm tra hiệu suất: Đánh giá hiệu suất của hệ thống kinh doanh mới trong một môi trường thử nghiệm hoặc môi trường giả lập Đo lường thời gian xử lý, tải trọng làm việc, tốc độ phản hồi và các tham số hiệu suất khác để đảm bảo rằng hệ thống đáp ứng được yêu cầu và hoạt động ổn định dưới tải công việc thực tế.
Thực hiện kiểm tra bảo mật để đảm bảo rằng hệ thống kinh doanh mới đáp ứng các yêu cầu bảo mật và tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật của công ty Kiểm tra xác thực người dùng, quản lý quyền truy cập, bảo vệ dữ liệu và các biện pháp an ninh khác để đảm bảo tính bảo mật và bảo vệ thông tin quan trọng.
3.7.5 Kiểm tra phản hồi người dùng:
Thu thập phản hồi từ người dùng và người dùng thử nghiệm để đánh giá trải nghiệm sử dụng và sự hài lòng Điều này giúp xác định các vấn đề và cải thiện tương tác người dùng, giao diện và tính năng của hệ thống.
3.7.6 Kiểm tra khả năng mở rộng: Đảm bảo rằng hệ thống kinh doanh mới có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu tăng trưởng và mở rộng của công ty Kiểm tra khả năng mở rộng về tải công việc, khả năng quản lý dữ liệu lớn và khả năng tích hợp với các ứng dụng và hệ thống khác
Quá trình kiểm tra, kiểm tra tính năng và hiệu suất của hệ thống kinh doanh mới cần được thực hiện một cách cẩn thận và kỹ lưỡng trước khi triển khai hoặc đưa vào sử dụng thực tế để đảm bảo sự ổn định và hiệu quả của hệ thống.
Đào tạo và hỗ trợ
Để cung cấp đào tạo và hỗ trợ cho nhân viên và người dùng cuối trong việc sử dụng hiệu quả hệ thống kinh doanh mới, có thể áp dụng các phương pháp và hoạt động sau:
Tổ chức các khóa đào tạo ban đầu để giới thiệu hệ thống kinh doanh mới, cung cấp kiến thức cơ bản về giao diện, chức năng và quy trình sử dụng Đào tạo nên tập trung vào các tác vụ quan trọng và chính xác mà người dùng sẽ thực hiện.
Tạo ra tài liệu hướng dẫn chi tiết, bao gồm hướng dẫn sử dụng, quy trình và hướng dẫn rõ ràng về các chức năng và tính năng của hệ thống Tài liệu này nên được cung cấp trong các định dạng khác nhau như tài liệu in, tài liệu trực tuyến, video hướng dẫn, để người dùng có thể tiếp cận dễ dàng và tìm kiếm thông tin khi cần thiết.
Tổ chức các khóa đào tạo liên tục để cung cấp kiến thức mới về các tính năng và cập nhật của hệ thống Điều này đảm bảo rằng nhân viên và người dùng cuối luôn cập nhật với những thay đổi và cải tiến mới nhất của hệ thống.
Cung cấp hỗ trợ kỹ thuật liên tục cho nhân viên và người dùng cuối để giải quyết các vấn đề kỹ thuật và câu hỏi liên quan đến hệ thống Có thể cung cấp một trung tâm hỗ trợ hoặc dịch vụ trực tuyến để nhận được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác.
3.8.5 Buổi đào tạo trong nhóm:
Tổ chức buổi đào tạo trong nhóm để tạo cơ hội cho nhân viên và người dùng cuối trao đổi kinh nghiệm và học hỏi từ nhau Buổi đào tạo trong nhóm cũng có thể giúp xây dựng tinh thần đồng đội và sự tương tác trong việc sử dụng hệ thống.
3.8.6 Đánh giá và phản hồi:
Thực hiện việc đánh giá và thu thập phản hồi từ nhân viên và người dùng cuối về trải nghiệm sử dụng hệ thống Điều này giúp cải thiện quá trình đào tạo và hỗ trợ, tìm ra các vấn đề và đáp ứng nhu cầu người dùng một cách tốt nhất Đối với việc cung cấp đào tạo và hỗ trợ hiệu quả, quan trọng là tạo ra một môi trường học tập và sử dụng tích cực, tạo niềm tin và sự tin tưởng từ nhân viên và người dùng cuối.
Quá trình thiết kế hệ thống kinh doanh mới cho Bibica phải được tiếp cận một cách toàn diện và sự hỗ trợ từ các chuyên gia trong lĩnh vực kỹ thuật, quản lý dự án, quản lý dữ liệu và quản lý kinh doanh.
BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ Nội dung Nhiệm vụ của từng thành viên Tỷ lệ đóng góp
Giới thiệu tổng quan về kinh doanh thông minh Cả nhóm 100%
Phân tích hệ thống Phần I Đoàn Ngọc Ban Nhiên 100%
Phần II ý 1 Nguyễn Thị Khánh
Phần II ý 6 Lê Nguyễn Anh Thùy
Thiết kế hệ thống Lên ý tưởng và biên soạn nội dung Đoàn Ngọc Ban Nhiên 100%
Làm slide và đóng góp ý kiến bổ sung
Võ Thị Thu Trang Phần 3.3 +
Phần 3.5 + 3.6 Đỗ Thị Huyền Na Phần 3.7 +
STT Họ tên Vai trò
1 Đoàn Ngọc Ban Nhiên Trưởng nhóm
2 Lê Nguyễn Anh Thùy Thư kí
Danh sách các buổi họp nhóm
Nội dung chính Thời gian Thành viên tham dự
Giới thiệu tổng quan về BI 26/04/2023 14h-15h Đủ