Đối với hầu hết doanh nghiệp Việt Nam hiện tại việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình quản lý doanh nghiệp vẫn còn nhiều hạn chế khiến cho dữ liệu của các bộ phận khác nhau tron
Mục đích nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu chính của đề tài là “Phát triển phân hệ quản lý mua hàng và phân hệ quản lý dự án cho Công ty Cổ phần TNR Holding Việt Nam trên nền tảng SAP S/4 HANA” Để thực hiện được mục tiêu nghiên cứu chính này, khóa luận thực hiện các mục tiêu nghiên cứu cụ thể sau:
− Nghiên cứu về ERP và SAP
− Nghiên cứu thực trạng doanh nghiệp khi chưa triển khai SAP
− Đề xuất giải pháp giải phát cụ thể cho doanh nghiệp trên nền tảng SAP
Phương pháp nghiên cứu
− Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống
− Phương pháp nghiên cứu tài liệu
− Phương pháp thực nghiệm là thực nghiệm trên nền tảng SAP S/4 HANA.
Bố cục đề tài
Đề tài bao gồm mở đầu, kết luận, nội dung chính Phần nội dung chính của đề tài bao gồm 3 chương:
Chương 1 Cơ sở lý thuyết về ERP và SAP
Chương này giới thiệu cơ sở lý thuyết về ERP và SAP bao gồm: khái niệm, lịch sử hình thành và phát triển, kiến trúc của hệ thống Tìm hiểu về thực trạng ứng dụng của ERP tại thị trường Việt Nam và trên thế giới hiện nay Tất cả các lý thuyết đó sẽ là phương pháp luận và cơ sở lý luận cơ sở để tìm hiểu thực trạng và phát triển hệ thống hiện tại cho công ty TNR
Chương 2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tại Công ty Cổ phần Đầu tư & Phát triển Bất động sản TNR Holdings Việt Nam
Tại chương thứ hai, khóa luận tìm hiểu thực trạng quy trình, mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp để cho thấy lý do và sự cần thiết phải công nghệ và lý do chọn công nghệ phù hợp với thực trạng của công ty
Chương 3 Phát triển phân hệ quản lý mua hàng và phân hệ quản lý dự án cho công ty TNR trên nền tảng SAP S/4 HANA
Khóa luận sẽ tập trung phân tích hệ thống nhằm triển khai công nghệ cho doanh nghiệp trong chương này Dựa vào yêu cầu thực tế của doanh nghiệp để tiến hành phân tích xác định một số phân hệ cần thiết để vận hành, phát triển cho doanh nghiệp Triển khai phần mềm SAP phiên bản S/4 HANA cho doanh nghiệp vận hành Giao diện trên môi trường Client cho hai phân hệ được triển khai vận hành và các báo cáo của cả hai phân hệ quản lý mua hàng và quản lý dự án.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ ERP VÀ SAP
Tổng quan về ERP
Theo tạp chí CIO, “ERP là "một thế hệ hệ thống sản xuất mới" bao gồm hệ
MRP (Material Resource Planning), tài chính (finance) và nguồn nhân lực (human resources) được tích hợp toàn diện với nhau trên một cơ sở dữ liệu thống nhất Hiểu một cách đơn giản, ERP là việc đóng những ứng dụng CNTT trong kinh doanh vào một gói theo quy trình hoạt động của doanh nghiệp.”
1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
Khái niệm ERP bắt đầu xuất hiện từ khoảng năm 1960 Trải qua hơn 60 năm, hệ thống ERP không ngừng mở rộng cũng như có những sự thay đổi để phù hợp với các giai đoạn khác nhau:
Hình 1 1 Các giai đoạn hình thành và phát triển
(Nguồn: Lịch sử phát triển của hệ thống ERP, Skyerp 2021)
“Giai đoạn đầu: Từ khoảng năm 1960 Với mục đích kiểm soát được khối lượng hàng tồn kho phục vụ việc lập kế hoạch cho sản xuất Một số công việc cần làm của ERP là giám sát hàng hóa đang dùng, kiểm kê và đối chiếu số dư của hàng tồn kho, lên báo cáo về tồn kho hàng hóa
Giai đoạn thứ hai: Giai đoạn những năm 1970, hệ thống ERP đã lên kế hoạch cho các yêu cầu nguyên vật liệu — Lập kế hoạch yêu cầu nguyên liệu (MRP) Lập kế hoạch MRP cho tiền sản xuất MRP phát triển kế hoạch tổng thể cho những yêu
Giai đoạn thứ ba: Bước vào giai đoạn này, sự cạnh tranh trong ngành sản xuất bùng nổ và cần có những công cụ mới Vào khoảng năm 1980, phần mềm MRP II đã tích hợp các phân hệ như kế toán, lập kế hoạch sản xuất, mua và bán hàng, … cung cấp cho các nhà sản xuất một hệ thống duy nhất tích hợp và thống nhất nhiều chức năng
Giai đoạn thứ tư: Ở giai đoạn này, ERP đã được giới thiệu Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp đã thay đổi lĩnh vực công nghệ bằng cách phục vụ nhiều ngành khác nhau Với mục tiêu giảm chi phí nhưng vẫn đạt được hiệu quả cao trong kinh doanh
Giai đoạn thứ năm: Song song với các bước phát triển của ngành thương mại điện tử, ERP II, cho phép các công ty trao đổi thông tin, xử lý qua internet đồng thời cho các đối tượng khác bên ngoài doanh nghiệp truy cập vào hệ thống CSDL
Giai đoạn thứ sáu: Với sự phát triển và lợi ích, ERP đã trở thành một phần quan trọng của đa số mọi doanh nghiệp Doanh nghiệp có thêm nhiều những sự lựa chọn khi mở rộng quy mô Phần lớn dữ liệu được lưu trữ trên Cloud và có thể dễ dàng truy cập cũng như sử dụng thông qua internet.” (Theo Skyerp 2021)
1.1.3 Kiến trúc của hệ thống ERP Đặc điểm chung của các phần mềm ERP là chúng đều được cấu trúc theo các phân hệ Các phân hệ đều có bộ chức năng cụ thể riêng Mô hình kiến trúc hệ thống ERP như sau:
Hình 1 2 Kiến trúc của hệ thống ERP truyền thống
(Nguồn: Công ty phần mềm ERP Gia Cát)
− Tầng giao diện: Giao diện đồ họa người dùng (GUI) hoặc trình duyệt để nhập dữ liệu hoặc truy cập các chức năng của hệ thống
− Tầng ứng dụng: Các quy tắc nghiệp vụ, chức năng, logic và các chương trình hoạt động trên dữ liệu được nhận / truyền từ / đến máy chủ cơ sở dữ liệu
− Tầng cơ sở dữ liệu: Việc tổ chức quản lý dữ liệu giao dịch hoặc giao dịch, bao gồm siêu dữ liệu để thực hiện các yêu cầu từ người dùng thông qua giao diện của các chức năng lớp ứng dụng, các điều khoản của ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL)
Về sau, khi công nghệ điện toán đám mây ngày một phát triển Kiến trúc ERP có nhiều những cải tiến mới giúp cho việc truy xuất dữ liệu diễn ra nhanh và an toàn hơn Tuy nhiên vẫn giữ và xoay quanh kiến trúc ERP với 3 tầng cơ bản nêu trên Về cơ bản, các hệ thống ERP ngày nay cũng đã cung cấp các chức năng có thể đáp ứng được nhu cầu tối thiểu của các tổ chức hay doanh nghiệp Mặc dù vậy, cùng sự phát triển của công nghệ và xã hội thì hệ thống ERP cần được phát triển lên một tầm cao mới
1.1.4 Lợi ích của hệ thống ERP
Giải pháp ERP hiện nay có các bộ tính năng đa dạng mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp Không thể không kể đến những lợi ích sau mà ERP đã mang lại và tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp:
− Sự linh hoạt: ERP có thể cung cấp chức năng xây dựng quy trình làm việc cụ thể của doanh nghiệp và tạo ra các báo cáo tự động quan trọng cho các phòng ban và lãnh đạo
− Tính bảo mật: Các NCC ERP đã thực hiện những điều cần thiết để đảm bảo dữ liệu kinh doanh được an toàn Điều này cực kỳ quan trọng khi mà số lượng của các cuộc tấn công mạng ngày một nhiều với quy mô ngày một lớn
Tổng quan về SAP
SAP được biết tới là nhà cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp Mục tiêu của SAP là lập kế hoạch cho tổ chức, công ty hay các ứng dụng doanh nghiệp Ở các phiên bản ban đầu (phiên bản SAP R/2 và SAP R/3) SAP đã cơ bản thiết lập các tiêu chuẩn mang tính toàn cầu cho hệ thống ERP
1.2.2 Quá trình hình thành và phát triển
SAP S/4 HANA là phiên bản mới nhất hiện nay Nó giúp nâng cấp ERP lên một tầm cao mới bằng cách sử dụng sức mạnh của Cloud trong bộ nhớ giúp xử lý một lượng lớn dữ liệu, hỗ trợ các công nghệ tiên tiến như AI và học máy
Hình 1 3 Các phiên bản SAP qua từng giai đoạn
(Nguồn: Lịch sử phát triển của hệ thống ERP, Skyerp 2021)
Với hệ thống ERP, doanh nghiệp có thể chạy những phần mềm với quy trình kinh doanh bao gồm: kế toán, quản lý bán hàng, sản xuất, quản trị nhân lực, tài chính trong một môi trường tích hợp Được thành lập từ năm 1972, đến nay SAP đã có 46 năm phát triển ứng dụng trên hầu hết các ngành nghề SAP là một trong những hãng dẫn đầu thị trường về phần mềm ứng dụng quản lý doanh nghiệp, giúp các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và trong mọi ngành nghề hoạt động tốt nhất: Khách hàng của SAP tạo ra 87% tổng thương mại trên toàn cầu SAP hiện phục vụ hơn 404.000 khách hàng ở 180 quốc gia, trong đó 80% là các doanh nghiệp vừa và nhỏ theo tổng kết thông tin khối doanh nghiệp năm 2018 Ước tính có tới 77% các giao dịch kinh doanh trên toàn cầu có liên quan đến hệ thống SAP
SAP bao gồm một số phân hệ như:
▪ FI - CO: Phân hệ Kế toán tài chính – Kế toán tổng hợp
▪ MM: Quản lý mua hàng
▪ SD: Phân hệ Quản lý bán hàng
▪ PP: Phân hệ Quản lý sản xuất
▪ QM: Phân hệ Quản lý chất lượng
▪ PM: Phân hệ Bảo trì
▪ PS: Phân hệ Quản lý dự án
Hiện nay, phiên bản SAP S/4 HANA là phiên bản mới nhất trên thị trường Trên thị trường Việt Nam, S/4 HANA được các tổ chức, công ty đưa vào sử dụng, triển khai từ giai đoạn 2015-2016
“SAP S/4HANA hỗ trợ lên kế hoạch với mục tiêu ѕử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất, haу còn gọi tắt là ERP (Enterpriѕe Reѕource Planning) ᴠới những công nghệ thông minh, được хâу dựng bởi đội ngũ chuуên gia của SAP ᴠới gần 50 năm kinh nghiệm, gồm có những công nghệ như: công cụ phân tích dữ liệu nâng cao, trí tuệ nhân tạo, học máy Phiên bản này chuуển hóa quу trình hoạt động tổng thể của công ty dựa trên công nghệ tự động hóa thông minh chạу trên CSDL SAP HANA đang đứng đầu thị trường hiện nay, nổi bật và ấn tượng ᴠới mô hình dữ liệu được tối ưu hóa và tốc độ хử lý nhanh trong thời gian thực.” (Theo hit.edu)
1.2.4 Kiến trúc hệ thống của SAP S/4 Hana
Phiên bản SAP S / 4 HANA về cơ bản có kiến trúc tương tự như kiến trúc truyền thống, với 3 tầng Các chức năng và nhiệm vụ của mỗi tầng hệ thống sẽ khác nhau Điều này được mô tả rõ nét trong mô hình dưới đây, sự phân chia các tầng cũng được thể hiện rõ ràng:
Hình 1 4 Kiến trúc hệ thống S/4 HANA cơ bản
(Nguồn: Tài liệu nội bộ Công ty TNHH hệ thống thông tin FPT, 2019)
− Tầng thứ nhất: Tầng kỹ thuật
Nền tảng hạ tầng kỹ thuật SAP S/4 HANA - cơ sở dữ liệu Đây là nơi nhóm kỹ thuật cơ sở hạ tầng, nhóm kỹ thuật mã hóa và các chức năng báo cáo được phát triển và tích hợp vào hệ thống
− Tầng thứ hai: Tầng ứng dụng
Tầng ứng dụng chia làm 2 phần bên trong:
▪ Phần Core Business: Hầu hết mọi công ty đều có các phân hệ như kế toán, mua và bán hàng, nhân sự
▪ Phần nghiệp vụ khác: phần này có thể có hoặc không tùy thuộc vào loại hình kinh doanh: Sản xuất (chế tạo); Chuỗi cung ứng (hậu cần chuỗi cung ứng); R
& D / engineering (R & D, quản lý dự án); các công ty quản lý tài sản (quản lý tài sản, thiết bị) sử dụng các sản phẩm riêng lẻ khi cần thiết
− Tầng thứ ba: Tầng giao diện
Tương tác với người dùng hệ thống User có thể vận hành hệ thống bằng các loại thiết bị điện tử khác nhau như máy tính bảng, máy tính xách tay và điện thoại thông minh Phiên bản S / 4 HANA dành cho thiết bị di động và sẽ chuyển rất nhiều quá trình xử lý dữ liệu lên web
1.2.5 Phương pháp triển khai của SAP S/4 Hana
Hình 1 5 Các giai đoạn phương pháp triển khai SAP Activate
(Nguồn: Tài liệu nội bộ Công ty TNHH hệ thống thông tin FPT, 2019)
FPT: “Quá trình thực hiện SAP bao gồm 5 giai đoạn triển khai cụ thể như sau:
Lập ra kế hoạch ban đầu và chuẩn bị của dự án Dự án được khởi động Kế hoạch thực hiện được hoàn thành, nhóm dự án được thành lập, và công việc chuẩn bị cho việc khởi động dự án một cách tối ưu được thực hiện
Thực hiện phân tích FIT / GAP để xác minh khả năng đáp ứng của các tính năng giải pháp trong phạm vi dự án và đảm bảo rằng chúng có thể đáp ứng nhu cầu kinh doanh và yêu cầu nghiệp vụ Các khoảng trống được phát hiện sẽ được thêm vào hồ sơ tồn đọng để sử dụng trong giai đoạn tiếp theo
Giai đoạn 3: Hiện thực hóa
Dùng tập hợp các quy trình để tạo và kiểm tra các quy trình tích hợp và client hệ thống dựa trên các kịch bản và nhu cầu kinh doanh đã được xác định ở giai đoạn
2 Tại giai đoạn thứ ba này, dữ liệu được tải, các hoạt động được thực hiện để user làm quen được hệ thống mới và một kế hoạch hoạt động được tạo
Thiết lập hệ thống sản xuất của doanh nghiệp, đảm bảo tổ chức của khách hàng đã sẵn sàng và chuyển đổi sang hệ thống mới
Khởi động hệ thống mới và áp dụng các chuẩn của SAP giúp tối ưu hóa hoạt động của hệ thống.”
1.2.6.1 Giới thiệu về SAP S/4 HANA Private Cloud
Các tổ chức, doanh nghiệp sửa dụng SAP S / 4HANA thường có mục tiêu kinh doanh khác nhau Nhiều đối tác doanh nghiệp của SAP ERP rất quan tâm đến việc chuyển sang phiên bản Cloud Private thông qua Chuyển đổi hệ thống (Brownfield) và muốn duy trì các quy trình kinh doanh hiện có, mã tùy chỉnh và tối ưu hóa trong một khoảng thời gian đồng thời đạt được lợi ích từ đám mây RISE với SAP đơn giản hóa việc di chuyển lên đám mây và mang lại sự đổi mới liên tục trong suốt hành trình chuyển đổi kinh doanh của họ
1.2.6.2 Các tùy chọn triển khai đám mây Đám mây công cộng
Giải pháp này được tiêu chuẩn hóa hơn so với giải pháp đám mây riêng trên máy chủ nhiều người thuê Sử dụng toàn bộ cơ sở hạ tầng để triển khai trên Cloud, có ưu điểm là doanh nghiệp không cần mua sắm bất kì trang thiết bị nào Tuy nhiên, nhược điểm của đám mây công cộng là ở vấn đề bảo mật Điện toán đám mây riêng và tại cơ sở
Tình hình ứng dụng ERP
1.3.1.1 Cơ cấu các ngành triển khai ERP
Theo báo cáo khảo sát ERP năm 2022 của Panorama, các công ty tiếp tục có tốc độ phát triển, cải tiến nhanh hơn và hoạt động không bị gián đoạn Hệ thống ERP đang phát triển để xử lý các quy trình phức tạp hơn của thời đại kỹ thuật số và đáp ứng nhu cầu giao dịch toàn cầu tích hợp B2B và B2C
Theo báo cáo, sản xuất vẫn là ngành có tỷ trọng lớn nhất (26,4%) trong việc áp dụng phần mềm ERP Điều này rất dễ hiểu vì quy trình sản xuất phức tạp không có phần mềm khiến các công ty khó kiểm soát nguyên liệu, tiến độ sản xuất, thành phẩm Thị phần sau sản xuất, triển khai ERP trong lĩnh vực công nghệ thông tin và xây dựng lần lượt xếp thứ hai và thứ ba với 17,1% và 11,4%
Biểu đồ 1 1 Tỷ trọng các ngành triển khai ERP
(Nguồn: Báo cáo khảo sát ERP 2022, Panorama)
1.3.1.2 Bối cảnh các nhà cung cấp
Về bối cảnh nhà cung cấp ERP Panorama phân loại hệ thống ERP thành các Cấp dựa trên các yếu tố như quy mô tổ chức mục tiêu, doanh thu của nhà cung cấp, số lượng người dùng mục tiêu và các yếu tố khác, chẳng hạn như độ phức tạp của chức năng:
Các hệ thống này được thiết kế cho các doanh nghiệp có doanh thu hàng năm hơn 750 triệu đô la Hầu hết các doanh nghiệp ở quy mô này đều phức tạp, do quy trình hoạt động phức tạp hoặc sự phức tạp trong cấu trúc đơn vị và nhu cầu hợp nhất của họ Các ứng dụng cấp I giải quyết nhiều ngành và khả năng mở rộng
Ví dụ: SAP S / 4HANA, Oracle ERP Cloud, Infor CloudSuite
Các hệ thống này thường phục vụ các tổ chức vừa và nhỏ với doanh thu hàng năm từ 250 triệu đến 750 triệu đô la Các tổ chức có quy mô này có thể bao gồm nhiều ngành và nhiều đơn vị kinh doanh
Ví dụ: Microsoft Dynamics 365 Finance, IFS, Sage X3, Epicor E10, DELMIAworks
Các hệ thống này thường phục vụ các tổ chức vừa và nhỏ với doanh thu hàng năm từ 10 đến 250 triệu đô la Các tổ chức này thường chỉ đại diện cho một ngành và có một thực thể duy nhất để quản lý
Ví dụ: NetSuite, abas, IQMS, Plex Systems, Microsoft Dynamics 365 Business Central, SYSPRO, Acumatica, Rootstock
Có hàng trăm nhà cung cấp phần mềm trong cấp này phục vụ hầu hết các tổ chức nhỏ hơn Tuy nhiên, cũng có một số giải pháp điểm rất mạnh mẽ với chức năng thích hợp thường được sử dụng để bổ sung cho hệ thống ERP lớn hơn
Ví dụ: Sage ERP 100, Sage ERP 300, Aptean, ECI, ASC
Biểu đồ 1 2 Các nhà cung cấp ERP được lựa chọn
(Nguồn: Báo cáo khảo sát ERP 2022, Panorama) và Infor (từ 30 đến trên 50%) Khoảng một nửa số người được hỏi đã chọn hệ thống từ ít nhất một trong những nhà cung cấp này
Doanh thu trung bình hàng năm của các tổ chức trả chính và quản lý hoạt động lời này là dưới 750 triệu đô la, nhưng điều này không ngăn cản các tổ chức này lựa chọn nhà cung cấp Cấp I Bốn nhà cung cấp nguyên khối này thực sự cung cấp các hệ thống cho nhiều quy mô công ty khác nhau
Tất nhiên, các nhà cung cấp này cũng cung cấp các hệ thống cho các tổ chức quy mô doanh nghiệp, nhưng ngay cả điều này cũng không phải là yếu tố cản trở các tổ chức nhỏ hơn vì các hệ thống này thường có thể được triển khai từng mô- đun, tùy thuộc vào chức năng mà tổ chức cần
1.3.1.3 Quyết định triển khai và lưu trữ
Trong thập kỷ qua, hầu hết các nhà cung cấp ERP đã tăng cường tập trung vào các giải pháp đám mây và phần mềm như một dịch vụ (SaaS) Bất chấp xu hướng này, đám mây không phải là lựa chọn phù hợp cho mọi tổ chức Trên thực tế, dữ liệu cho thấy rằng hơn một phần tư các tổ chức đã chọn phần mềm tại chỗ thay vì phần mềm đám mây:
Biểu đồ 1 3 Loại phần mềm triển khai ERP
(Nguồn: Báo cáo khảo sát ERP 2022, Panorama)
Dữ liệu này dường như không nói lên toàn bộ câu chuyện - ở phần sau của báo cáo này, chúng ta sẽ thảo luận về các sáng kiến kỹ thuật số như tính di động, trí tuệ nhân tạo và các công nghệ mới nổi khác Ở đây, chúng tôi nhận thấy sự tập trung tương đối mạnh mẽ vào tính di động Vì vậy, thật ngạc nhiên khi thấy rất nhiều người trả lời triển khai phần mềm tại chỗ
Một lý do khác khiến sự tập trung mạnh mẽ vào phần mềm tại chỗ này gây khó hiểu là bởi vì, trong số các khách hàng của chúng tôi, nhu cầu về dữ liệu thời gian thực thường là thứ thúc đẩy các dự án phần mềm, vì vậy, các dự án này tự nhiên tập trung vào công nghệ đám mây Có thể các tổ chức trả lời khác với cơ sở khách hàng của chúng tôi, không phải ở nhu cầu của họ về dữ liệu thời gian thực, mà ở mức độ lo sợ của họ về bảo mật Có vẻ như nỗi sợ hãi tương tự vẫn tồn tại ở những người được hỏi trong những năm trước
Lý do phổ biến nhất để không chọn phần mềm đám mây là “nguy cơ vi phạm bảo mật”
Biểu đồ 1 4 Lý do Cloud không được lựa chọn để sử dụng
(Nguồn: Báo cáo khảo sát ERP 2022, Panorama)
An ninh là một mối quan tâm đáng kể ngày nay vì sự phổ biến của vi phạm dữ liệu, nhưng cũng bởi vì EU đang kiểm soát nhiều hơn các công ty phần mềm đám mây ở Mỹ Khách hàng tiềm năng của những nhà cung cấp này có thể cảnh giác bị phạt nếu một trong những nhà cung cấp không tuân thủ quy định mới Lý do ít phổ biến nhất để không chọn phần mềm đám mây là "lo ngại về tích hợp." Hệ thống đang cố gắng tích hợp với công nghệ cũ
Các tổ chức có một chút ưu tiên cho việc triển khai SaaS Hơn một nửa số tổ chức đã chọn phần mềm đám mây đã chọn mô hình SaaS thay vì mô hình dịch vụ được lưu trữ hoặc quản lý:
Biểu đồ 1 5 Tỷ trọng các mô hình triển khai
Kết luận chương 1
Chương 2 khóa luận sẽ tiến hành nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin của công ty TNR Holding thông qua việc tìm hiểu tổng quan về công ty, cơ cấu tổ chức quản lý Thực hiện khảo sát và bảng hỏi từ đó đánh giá được thực trạng chung về ứng dụng công nghệ thông tin của các phân hệ
2.1 Tổng quan về công ty
2.1.1 Giới thiệu về công ty
TNR có tên gọi đầy đủ là Công ty Cổ phần Đầu tư & Phát triển Bất động sản
TNR Holdings Việt Nam đặt trụ sở chính đặt tại Tầng 26, TNR Tower, 54A Nguyễn Chí Thanh, quận Đống Đa, Hà Nội Công ty TNR được thành lập vào ngày 6/6/2016 với số vốn là 20 tỉ đồng TNR là một trong các công ty thành viên của Tập đoàn Đầu tư TNG, vốn được biết đến là một trong số những tập đoàn kinh tế tư nhân đa ngành hàng đầu tại Việt Nam có hơn 25 năm hoạt động trong các lĩnh vực đầu tư phát triển khu công nghiệp Chủ đầu tư có những dự án nổi bật như: TNR Gold View (Quận 4); TNR Goldmark City (Hà Nội); TNR Goldseason (Hà Nội); TNR Tower Nguyễn Chí Thanh, …
“Công ty Cổ phần Đầu tư & Phát triển Bất động sản TNR Holdings Việt Nam”
- Địa chi: Tầng 26, TNR Tower, 54A Nguyễn Chí Thanh, quận Đống Đa,
Hà Nội Ngành nghề chính: Bất động sản, xây dựng
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần ngoài nhà nước
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN BẤT ĐỘNG SẢN TNR
Tổng quan về công ty
2.1.1 Giới thiệu về công ty
TNR có tên gọi đầy đủ là Công ty Cổ phần Đầu tư & Phát triển Bất động sản
TNR Holdings Việt Nam đặt trụ sở chính đặt tại Tầng 26, TNR Tower, 54A Nguyễn Chí Thanh, quận Đống Đa, Hà Nội Công ty TNR được thành lập vào ngày 6/6/2016 với số vốn là 20 tỉ đồng TNR là một trong các công ty thành viên của Tập đoàn Đầu tư TNG, vốn được biết đến là một trong số những tập đoàn kinh tế tư nhân đa ngành hàng đầu tại Việt Nam có hơn 25 năm hoạt động trong các lĩnh vực đầu tư phát triển khu công nghiệp Chủ đầu tư có những dự án nổi bật như: TNR Gold View (Quận 4); TNR Goldmark City (Hà Nội); TNR Goldseason (Hà Nội); TNR Tower Nguyễn Chí Thanh, …
“Công ty Cổ phần Đầu tư & Phát triển Bất động sản TNR Holdings Việt Nam”
- Địa chi: Tầng 26, TNR Tower, 54A Nguyễn Chí Thanh, quận Đống Đa,
Hà Nội Ngành nghề chính: Bất động sản, xây dựng
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần ngoài nhà nước
Công ty Cổ phần Đầu tư & Phát triển Bất động sản TNR Holdings Việt Nam là doanh nghiệp trẻ và là công ty con thuộc tập đoàn TNG TNR có cơ cấu tổ chức chặt chẽ, đầy đủ các phòng ban bộ phận dưới sự lãnh đạo của ban giám đốc với sự chỉ đạo và giám sát của ban lãnh đạo tập đoàn
Nhân sự của công ty có kỹ năng chuyên môn tốt, có tinh thần trách nhiệm cao với công việc Đứng đầu công ty là Ban Tổng giám đốc, quản lý mọi hoạt động trong công ty, điều hành và triển khai công việc của toàn bộ các bộ phận, phòng ban bên dưới Các bộ phận được liên kết chặt chẽ với nhau tạo nên sức mạnh đoàn kết của công ty TNR nói riêng và tập đoàn TNG nói chung có cơ hội phát triển hơn nữa
Hình 2 1 Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty TNR
(Nguồn: TNR Holdings Việt Nam, 2020)
2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của một số bộ phận
− Ban Tổng giám đốc: Chịu trách nhiệm quản lý chung, đàm phán hợp tác với nhà cung cấp và khách hàng
− Ban kinh doanh: có chức năng là quảng bá, tiếp thị và phân phối các sản phẩm và dịch vụ của công ty tới khách hàng thông qua một số phương tiện khác nhau Đồng thời, là người đóng vai trò quan trọng trong việc tham mưu cho ban giám đốc và phối hợp với các phòng, ban khác của công ty như hành chính, kế toán, tài chính,… để xây dựng các chiến lược kinh doanh, kinh doanh giúp tăng doanh thu, lợi nhuận, giúp thúc đẩy sự tăng trưởng và phát triển của Công ty Có 3 phòng trực thuộc, chịu trách nhiệm về các dự án trong các lĩnh vực bất động sản khác nhau: căn hộ, văn phòng và trung tâm thương mại
− Ban đầu tư và phát triển sản phẩm: nghiên cứu phát triển các sản phẩm mới nahằm đáp ứng nhu cầu thị trường Bên cạnh đó, ban này cũng hướng dẫn nghiên cứu và phát triển sản phẩm giúp nâng cao chất lượng tài sản cho thuê tại các cao ốc văn phòng, chung cư và trung tâm mua sắm
− Ban marketing: Có chức năng hoạch định kế hoạch quảng cáo và triển khai các kế hoạch quảng bá hình ảnh công ty Bao gồm: lên lịch quay quảng cáo, chạy quảng cáo, liên hệ đăng quảng cáo, …
− Ban nhân sự: Là ban quản lý hồ sơ lao động của công ty và các vấn đề liên quan đến nhân sự, chẳng hạn như lương, thưởng, bảo hiểm, v.v của nhân viên Đồng thời, chịu trách nhiệm lưu giữ các hồ sơ, tài liệu liên quan đến nhân sự và tuyển dụng theo yêu cầu của quản lý cấp cao.
Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin
Ở thời điểm hiện tại, Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Bất động sản TNR Holdings Việt Nam đã ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động quản lý và kinh doanh Mặc dù vậy, mức độ ứng dụng công nghệ thông tin còn đơn giản trong các quy trình nghiệp vụ, phần phía dưới sẽ là trình bày cụ thể về các phân hệ được nghiên cứu trong khóa luận thông qua thực hiện khảo sát yêu cầu người dùng
2.2.1.1 Khảo sát phân hệ a Cấu trúc tổ chức Mua hàng và kho
STT Nội dung Yêu cầu
A/c hãy mô tả cấu trúc tổ chức các kho hiện tại trong TNR Việt Hân (kèm theo sơ đồ bố trí, địa điểm địa lý - nếu có)?
Hiện tại, Việt Hân không quản lý kho Hàng hòa được TNG mua sắm tập trung và phân bổ cho các công ty thành viên TNG quản lý kho cho các công ty khác trong tập đoàn:
- Kho VPP tại tập đoàn
Công ty đang phân chia các kho theo đặc điểm gì? (Ví dụ: theo mục đích sử dụng cho nhập kho, xuất kho hoặc theo khu vực, …)
Trang thiết bị văn phòng thì văn phòng TNG đang lưu kho Mục đích là để lưu các trang thiết bị cũ để tái sử dụng hoặc để thanh lý Các mặt hàng khác để chung 1 kho vật lý tại TNR
Với quy trình hiện tại ở TNR Việt Hân, có một hay nhiều phòng ban chịu trách nhiệm mua hàng? Kể tên các phòng ban trong TNR Việt Hân
Tùy từng hạng mục khác nhau, với tài sản là trang thiết bị văn phòng phổ thông thì VP TNG sẽ hỗ trợ TNR Việt Hân
Việt Hân tự mua các hạng mục nhỏ như VPP, CCDC Xuất trực tiếp không qua kho b Thông tin vật tư
STT Nội dung Yêu cầu
Liệt kê các loại vật tư/ hàng hóa hiện tại TNR Việt Hân đang sử dụng?
- Trang thiết bị Văn phòng (Ban QLTS quản lý)
- Nội thất (Ban QLTS quản lý)
2 Hãy mô tả quy tắc đặt mã vật tư hiện tại của công ty a/c hay còn gọi là mã tài sản (XYYYYZZZZZ)
Trong đó X là nguồn gốc hình thành tài sản
YYYY là chủng loại tài sản zzzzz là số sequence
3 Các a/c hãy cung cấp tài khoản kho tương ứng với từng loại vật tư? Thu thập sau
Có vật tư nào được quản lý ở nhiều đơn vị tính không? ĐVT có thập phân và độ dài thập phân khi quy đổi (Ví dụ quy đổi:
Hiện tại VPTNG Ko theo dõi vật tư tiêu hao
Liệt kê các thông tin cần quản lý đối với vật tư hàng hoá (tên VTHH, đơn vị tính, TK hạch toán, tồn kho an toàn, đơn giá, …)
Nhiều thông tin, nên để NCC khảo sát PM QLTS (Sau khi khảo sát phần mềm QLTS, FPT đánh giá đây là phần mềm thuần quản lý Tài sản chứ không phải vật tư trong kho)
Liệt kê các đơn vị tính đang sử dụng (có thể cung cấp file excel sau)
Có vật tư/nhóm vật tư nào có đặc thù quản lý đặc biệt không? (Quản lý theo lô, quản lý hạn sử dụng, …) Nếu có quản lý theo lô, liệt kê quy tắc đặt mã lô và các thông tin đi kèm lô
Nếu có quản lý theo hạn sử dụng thì có quy tắc ưu tiên xuất mã hàng hoá gần hết hạn trước không?
Ngoài ra, nêu các bước xử lý đối với các vật tư hàng hoá hết hạn sử dụng
Trang thiết bị văn phòng có có đặc thù quản lý đặc biệt: theo
8 Có bao nhiêu phòng ban chịu trách nhiệm quản lý thông tin mã vật tư? VP TNG tạo mã tập trung c Phần kho
STT Nội dung Yêu cầu
Một kho thường có mấy người chịu trách nhiệm chính? (VD: thủ kho hoặc kế toán kho hoặc cả hai ngang quyền nhau?)
Hiện tại VP TNG chỉ có 1 người chịu trách nhiệm
Hiện tại công ty có phân loại hàng tồn kho không? (VD: hàng luân chuyển nhanh, hàng sắp hết hạn, hàng thanh lý, hàng chờ QA…)
Có, phân loại theo chủng loại và trạng thái tài sản: Hỏng, mới 100%, chờ thanh lý, chờ xuất kho, không sử dụng
Hiện tại công ty quản lý giá trị hàng tồn kho theo phương pháp nào? (giá đích danh, bình quân gia quyền) Đích danh
STT Nội dung Yêu cầu
Các chi phí phát sinh của phần mua hàng có được tập hợp vào giá trị hàng tồn kho tương ứng hay không?
Trước khi nhập kho có thông qua bước kiểm tra chất lượng vật tư hàng hoá không? Nếu có thì liệt kê các tiêu chí ứng với mỗi loại vật tư hàng hoá khi kiểm tra
Việc kiểm tra chất lượng hàng hóa sẽ thực hiện theo chuyên môn Đối với kho hàng hóa đảm bảo nguyên đai nguyên kiện
A/c hãy mô tả quy trình nhập kho hiện tại Hãy liệt kê các chứng từ bản cứng kèm theo trong quy trình
Hiện tại, TNR Việt Hân không quản lý kho, hàng hóa mua về xuất sử dụng luôn
A/c hãy mô tả quy trình xuất kho hiện tại Hãy liệt kê các chứng từ bản cứng kèm theo trong quy trình
Xuất kho chia làm 2 dạng: xuất kho hàng mới, xuất kho hàng cũ ( chứng từ kèm theo: PYC, hóa đơn (áp dụng với TH xuất mới chưa có hóa đơn), BBBG)
A/c hãy mô tả quy trình chuyển kho hiện tại Hãy liệt kê các chứng từ bản cứng kèm theo trong quy trình
Hiện tại chưa phát sinh TH phải chuyển kho nào
Mô tả các quy trình kiểm kê kho hiện tại
Nêu các bước xử lý trong trường hợp kiểm kê tăng và kiểm kê giảm
Kiểm kê kho hiện tại chỉ áp dụng với các tài sản có cấp mã đích danh, nếu phát sinh trường hợp thừa thiếu cần xác định nguyên nhân, thực hiện cập nhập thông tin liên quan đến biến động Nếu phát sinh mất mát càn thực hiện xác định tổn thất và lập phiếu thoái khỏi hệ thống
Hiện công ty có quản lý hợp đồng cho từng loại vật tư/nhóm vật tư theo từng nhà cung cấp/nhóm nhà cung cấp không? Công ty có những loại hợp đồng nào?
Nếu có, liệt kê các thông tin đi kèm để quản lý hợp đồng (VD: loại hợp đồng, giá trị, số lượng, hiệu lực,
Loại hợp đồng: Nguyên tắc, Mua bán
Hiện công ty có quản lý việc đánh giá nhà cung cấp không?
Nếu có, liệt kê các tiêu chí để phục vụ việc đánh giá (VD: thời gian giao hàng, giá cả, chất lượng sản phẩm, …)
Các tiêu chí đánh giá NCC sẽ được TNR cung cấp sau d Phần mua hàng
STT Nội dung Yêu cầu
Hiện tại có phân chia nhóm mua hàng riêng cho từng loại hàng/vật tư khác nhau không? Nếu có anh/chị hãy cung cấp thông tin
Có phân chia các nhóm mua hàng riêng VPTNG thực hiện mua sắm với các hàng hóa là trang thiết bị văn phòng thông thường, văn phòng phẩm, các loại dịch vụ văn phòng khác
Hiện công ty đang có những lọai mua hàng nào? Liệt kê cụ thể (VD: mua hàng nhập khẩu, mua hàng trong nước, mua văn phòng phẩm, mua dịch vụ ngoài, …) Tỉ trọng của
Có mua hàng nhập khẩu (tỉ lệ ít)
STT Nội dung Yêu cầu loại hình nào là cao nhất?
Yêu cầu mua hàng của công ty được lập dựa trên các yếu tố nào? Liệt kê cụ thể (VD: Dựa vào kế hoạch theo tháng hoặc theo quý, dựa vào tình hình tồn kho hiện tại, dựa vào phát sinh nhu cầu đột xuất từ các phòng ban, …)
- Với dự án: có kế hoạch mua sắm/đấu thầu theo tiến độ
- Với vân hành: theo phát sinh
Hãy mô tả quy trình mua hàng hóa/dịch vụ/tài sản của công ty Hãy mô tả cả các cấp duyệt kèm theo
- Đầu mối ĐVTV gửi YC mua sắm lên ban
- Có quy trình mua sắm
6 Công ty có quy trình mua hàng tập trung không? Nếu có hãy mô tả
Có quy trình mua sắm tập trung
Hiện tại có trường hợp nào hàng về trước hoá đơn về sau và ngược lại không? Nếu có, nêu cách xử lý cho từng trường hợp
Có trường hợp hàng về trước hoá đơn về sau Có trường hợp tách hóa đơn cho các ĐVTV
Hiện tại công ty có áp dụng việc thanh toán trước không? Hay hàng về rồi mới thanh toán?
- XD, CCDC có tạm ứng (20%) trước cho các hợp đồng Không có hóa đơn
- DV: tư vấn thiết kế, tổ chức sự kiện, dự án (30%) Có hóa đơn
Hiện tại công ty có được mua hàng khuyến mại từ các nhà cung cấp nào không?
Có trường hợp hàng khuyến mại Biết từ lúc lập đơn hàng
Hiện công ty có quản lý bảng giá cho từng loại vật tư/nhóm vật tư theo từng nhà cung cấp/nhóm nhà cung cấp không?
Nếu có, liệt kê các thông tin đi kèm để quản lý bảng giá (đơn giá, thời gian hiệu lực, …)
Có quản lý bảng giá vật tư
Qua khảo sát về các hạng mục của phân hệ mua hàng như: Cấu trúc tổ chức mua hàng và kho, thông tin vật tư, phần kho, phần mua hàng Thông qua khảo sát nhận thấy hiện tại, TNR không quản lý kho Hàng hòa được TNG mua sắm tập trung và phân bổ cho các công ty thành viên TNG quản lý kho cho các công ty khác trong tập đoàn Phân loại hàng tồn kho theo chủng loại và trạng thái tài sản: Hỏng, mới 100%, chờ thanh lý, chờ xuất kho, không sử dụng Về phần mua hàng:
Có phân chia các nhóm mua hàng riêng Văn phòng TNG thực hiện mua sắm với các hàng hóa là trang thiết bị văn phòng thông thường, văn phòng phẩm, các loại dịch vụ văn phòng khác
Về tích hợp hệ thống:
Hiện tại TNR đang sử dụng phần mềm QLTS độc lập và có mong muốn tích hợp phần mềm QLTS và SAP
Các chức năng hiện có trên phần mềm QLTS:
- Quản lý danh mục, thông tin tài sản của tập đoàn
- Quản lý kho tài sản khả dụng trên quy mô tập đoàn
- Tạo đơn mua sắm cho nhóm vật tư như: Thiết bị văn phòng, Công cụ dụng cụ
2.2.2 Phân hệ quản lý dự án
Chi tiết khảo sát và bảng hỏi đặt tại phần phụ lục (PL1)
Qua khảo sát về các hạng mục của phân hệ mua hàng như: cấu trúc tổ chức dự án, quản lý kế hoạch, quản lý phạm vi công việc, quản lý tiến độ, quản lý chi phí dự án Nhận thấy hiện tại công ty đang triển khai, phát triển và cần quản lý 4 loại hình dự án như sau: Khu công nghiệp, dự án thấp tầng, dự án cao tầng (Chung cư), dự án khách sạn Về các phòng ban/ bộ phận nào phụ trách việc lập kế hoạch cho dự án:
− Giai đoạn phát triển: Đơn vị phát triển dự án
− Giai đoạn triển khai: Ban kiểm soát tiến độ chủ trì
Đánh giá thực trạng chung của công ty
Mỗi bộ phận sử dụng một phần mềm riêng để quản lý đã đáp ứng được cơ bản việc ghi nhận dữ liệu và có các ưu điểm như sau:
− Gắn liền với nghiệp vụ từng bộ phận
− Quản lý được về mặt dữ liệu theo từng phân hệ
− Thực hiện được hầu hết các chức năng cơ bản
− Doanh nghiệp bất động sản nhưng chưa có một phần mềm có thể quản lý một cách toàn diện và đầy đủ và chi tiết các dự án đã triển khai và phát triển, khiến chưa theo dõi được sát sao từng hạng mục nhỏ của từng dự án và nguồn ngân sách chi tiêu cho các dự án có sự kết nối giữa các bộ phận dẫn đến việc quản lý dữ liệu bị phân tán và thiếu chính xác, gây nhầm lẫn, sai lệch thông tin và gây ra nhiều rắc rối
− Nhân viên phải tạo báo cáo một cách thường xuyên để theo dõi các báo cáo một cách chặt chẽ nhất có thể do chưa có phần mềm toàn diện nào được áp dụng cho quy trình
− Kế toán sẽ không minh bạch nếu tài liệu không đầy đủ và thiếu tính nhất quán Cần xây dựng một hệ thống ERP vì hệ thống không có đủ tính năng để quản lý nó một cách hợp lý.
Lựa chọn công nghệ triển khai
SAP ERP cung cấp các giải pháp kế toán và tài chính với các phân hệ bán hàng và CRM, quản lý chuỗi cung ứng và nguồn nhân lực, mua hàng và đặt hàng để giải quyết các vấn đề kinh doanh từ một bảng điều khiển duy nhất Các khách hàng đã triển khai thành công SAP như: Công ty TNHH Nước giải khát Kirin Acecook Việt Nam, Công ty TNHH Lotteria Việt Nam, Công ty TNHH Mỹ phẩm Aria Việt Nam…
− SAP giúp doanh nghiệp quản lý mọi hoạt động trên một hệ thống đồng nhất
− Đảm bảo được tính nhất quán về mặt dữ liệu
− Đảm bảo dữ liệu không bị trùng lặp, các giao dịch liên quan được kiểm tra chéo
− Dễ dàng lập kế hoạch và kiểm tra cũng như kiểm soát
− Có thể phân quyền chức năng, ví dụ như chức năng phê duyệt
Các sản phẩm đến từ SAP từ lâu đã được biết đến là đắt tiền và có các chính sách cấp phép và định giá phức tạp Một cuộc khảo sát năm 2012 của Nhóm người dùng SAP của Vương quốc Anh và Ireland cho thấy 95% khách hàng sử dụng SAP cảm thấy rằng chính sách về bản quyền của họ "phức tạp"
Lý do lựa chọn công nghệ SAP
Căn cứ và dựa vào những hoạt động cũng như lĩnh vực bất động sản của Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Bất động sản TNR Holdings Việt Nam (TNR Việt Hân) và dựa trên ưu nhược điểm của từng công nghệ đã được triển khai trên thị trường Việt Nam Nhận thấy SAP ERP và đặc biệt là phiên bản SAP S/4 HANA phù hợp để triển khai nhất vì những lý do sau:
− Ứng dụng linh hoạt tại chỗ, môi trường đám mây hoặc hỗn hợp (hybrid environment);
− Tích hợp công nghệ trí tuệ nhân tạo, máy học và các công cụ phân tích dữ liệu tiên tiến
− Ứng dụng cơ sở dữ liệu trong bộ nhớ và mô hình dữ liệu đơn giản hóa
− Áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc nhiều ngành dịch vụ khác nhau
− Đã được triển khai tại một số công ty quốc tế lớn với phản hồi tích cực từ người mua.
Kết luận chương 2
Chương này giới thiệu tổng quan về thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin của công ty Ngoài ra, các công nghệ triển khai đã được giới thiệu để giúp công ty có hệ thống hoạt động hiệu quả hơn, ít tốn tài nguyên hơn, quy trình rõ ràng, dễ quản lý hơn và tăng năng suất của công ty
Nhận thấy thực trạng trên cũng như tính phù hợp, Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Bất động sản TNR Holdings Việt Nam (TNR Việt Hân) đã chọn Lựa chọn triển khai SAP S/4 HANA vì những lợi ích mà SAP S/4 HANA mang lại giúp giải quyết các vấn đề hiện tại để phát triển hơn nữa trong tương lai Kết hợp thực trạng trên với cơ sở lý thuyết của chương thứ nhất là cơ sở để chương thứ ba hiện thực hóa việc phân tích thiết kế và phát triển hệ thống.
PHÁT TRIỂN PHÂN HỆ QUẢN LÝ MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN CHO CÔNG TY TNR TRÊN NỀN TẢNG SAP S/4 HANA
Mô tả bài toán
Từ nghiên cứu thực trạng tại chương thứ hai kết hợp với mục tiêu phát triển của doanh nghiệp, bài toán đặt ra giải quyết các vấn đề hiện tại và các vấn đề phát sinh liên quan đến quản lý thông tin tổng thể trong tổ chức, quản lý triển khai, theo dõi tiến độ của nhiều dự án trong cùng một thời điểm… tận dụng tối đa mọi nguồn lực hỗ trợ thực hiện mục tiêu của tổ chức Để giải quyết được bài toán này giúp doanh nghiệp vận hành thống nhất, xuyên suốt và đồng bộ giữa các bộ phận là điều vô cùng cần thiết
Xác định được các phân hệ ERP cần triển khai và phát triển như sau:
− Phân hệ quản lý mua hàng: hoạt động mua sắm hàng hóa phục vụ cho các bộ phận của công ty và tập đoàn, mua sắm vật tư, dịch vụ, hàng hóa cho các dự án triển khai là hoạt động thường xuyên, liên tục của công ty Có chức năng quản lý danh mục quản lý vật tư, danh mục quản lý NCC, quản lý hợp đồng và đơn mua hàng để lên báo cáo giúp ban lãnh đạo nắm bắt được tình hình chi tiêu của các phòng ban chi phí và ngân sách của công ty
− Phân hệ quản lý dự án: đối với một công ty bất động sản thì quản lý dự án được coi là một trong các phân hệ xương sống Quản lý được cùng lúc về tiến độ triển khai dự án, quản lý về ngân sách và cân đối nguồn ngân sách cho các dự án là chức năng chủ yếu
− Phân hệ quản lý bán hàng: Khâu bán hàng luôn được các doanh nghiệp chú trọng Đặc thù ngành bất động sản với sản phẩm mang giá trị cao hơn các dòng sản phẩm khác Là dòng sản phẩm có giá trị cao và khó tiêu thụ nên phân hệ quản lý bán hàng cũng là một phân hệ cần thiết được quan tâm và phát triển Việc phát triển thành công phân hệ này sẽ đem đến nhiều lợi ích về doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp Chức năng của phận hệ là master data: BĐS, khách hàng, giá bán, chiết khấu, khuyến mại và quy trình hợp đồng mua bán BĐS
− Phân hệ kế toán: Dễ hàng quản lý và tổng hợp được nguồn tiền khi hệ thống đã có sự liên kết với nhau từ quản lý mua hàng, quản lý bán hàng đến quản lý dự án Dữ liệu được nhập từ các phân hệ trước đó sẽ được chuyển đến và tổng hợp trực tiếp tại phân hệ kế toán tài chính hạn chế được các sai sót về nhập liệu so với việc sử dụng một phần mềm về kế toán riêng Với chức năng tổng hợp được báo cáo theo thời gian thực làm tăng tính minh bạch và luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của ban lãnh đạo vì không phải mất thời gian tổng hợp từ nhiều nguồn, nhiều bộ phận
Vì giới hạn về thời gian cũng như hạn chế về kiến thức, khóa luận chỉ tập trung phát triển hai phân hệ là phân hệ quản lý mua hàng và phân hệ quản lý dự án.
Phân tích các phân hệ
Biểu đồ 3 1 Biểu đồ chức năng phân hệ quản lý mua hàng
Phân hệ quản lý mua hàng bao gồm 10 use case, mô tả hoạt động của các usecase cụ thể tại phụ lục 2 (PL2)
Biểu đồ 3.2 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý danh mục vật tư
Quy trình quản lý danh mục vật tư bao gồm các thao tác trên hệ thống như kiểm tra thông tin của vật tư, tạo mã vật tư mới, cập nhật thông tin/ chỉnh sửa mã vật tư đã tồn tại trên hệ thống
Biểu đồ 3.3 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý danh mục NCC
Quy trình quản lý danh mục NCC bao gồm các thao tác trên hệ thống như kiểm tra thông tin của NCC, tạo mã NCC mới, cập nhật thông tin/ chỉnh sửa mã NCC đã tồn tại trên hệ thống
Biểu đồ 3.4 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý yêu cầu mua sắm
Mục đích của việc tạo yêu cầu mua hàng giúp các cấp lãnh đạo từng cấp liên quan kiểm soát và phê duyệt những yêu cầu mua hàng có giá trị và khối lượng lớn
Biểu đồ 3.5 Biểu đồ hoạt động quy trình hỏi giá, báo giá, lựa chọn NCC
Khi phát sinh yêu cầu về những đơn hàng có giá trị lớn việc lựa chọn nhà cung cấp vừa đáp ứng được chất lượng đơn hàng vừa có báo giá hợp lý là điều cần thiết Quy trình hỏi giá, báo giá NCC đựa xây dựng để đáp ứng nhu cầu này
Biểu đồ 3.6 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý hợp đồng mua
Quy trình tạo hợp đồng mua hàng là một trong những quy trình quan trọng nhất trong luồng quy trình nghiệp vụ của phân hệ Quản lý mua hàng
Biểu đồ 3.7 Biểu đồ hoạt động quy trình thực hiện hợp đồng mua hàng hóa/ tài sản Ở quy trình thực hiện hợp đồng mua hàng hóa/ tài sản sẽ thực hiện tạo đơn mua hàng PO và phát sinh nghiệp vụ kiểm tra chất lượng hàng hóa Nếu hàng hóa đạt tiêu chuẩn thì đưa vào sử dụng còn không đạt tiêu chuẩn sẽ được thông báo và hoàn trả lại phía NCC
MM.07 - QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG MUA DỊCH VỤ/GÓI THẦU
B ộ ph ận K ế T oán B ộ ph ận m ua sắm Đ ơn vị N gư ời c ó th ẩm q uyề n ph ê du yệ t B ộ ph ận q uản lý
(ME21N/ ME22N) Đơn mua hàng
Xác nhận tiến độ hoàn thành dịch vụ/gói thầu
Quy trình quản lý hợp đồng mua
AP.03 – Quy trình hạch toán tăng công nợ phải trả
Biểu đồ 3.8 Biểu đồ hoạt động quy trình thực hiện hợp đồng mua dịch vụ/gói thầu Ở quy trình thực hiện hợp đồng mua dịch/vụ gói thầu sẽ thực hiện tương tự như đối với hàng hóa tài sản tuy nhiên phát sinh thao tác xác nhận tiến độ hoàn thành tại Tcode ML81N
Biểu đồ 3.13 Biểu đồ tuần tự quản lý danh mục hàng hóa
Biểu đồ 3.14 Biểu đồ tuần tự quản lý NCC
Biểu đồ 3.15 Biểu đồ tuần tự tạo yêu cầu mua (PR)
Biểu đồ 3.16 Biểu đồ tuần tự tạo hợp đồng mua (Contract)
Biểu đồ 3.17 Biểu đồ tuần tự quản lý đơn mua hàng (PO)
3.2.2 Phân hệ quản lý dự án (PS – Project System)
Biểu đồ 3.22 Biểu đồ chức năng của phân hệ quản lý dự án
Phân hệ quả lý mua hàng bao gồm 7 use case, mô tả hoạt động của các usecase cụ thể tại phần phụ lục (PL2):
PS.01 QUY TRÌNH KHỞI TẠO DỰ ÁN Đơn vị chuyên môn
Khởi tạo dự án mới (CJ20N)
Thiết lập thông tin dự án (CJ20N)
Khai báo các hạng mục trong dự án (CJ20N)
Lập các cột mốc dự án (Milestone) (CJ20N)
Lập tiến độ cho các hạng mục (CJ20N)
Biểu đồ 3.23 Biểu đồ hoạt động quy trình khởi tạo dự án
Quy trình khởi tạo dự án là quy trình đầu tiên trong luồng quy trình nghiệp vụ của phân hệ Quản lý dự án Bao gồm nhiều quy trình con như thiết lập thông tin dự án, khai báo các hạng mục trong dự án và lập tiến độ dự án
Biểu đồ 3.24 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý ngân sách dự án phát triển
Quản lý ngân sách dự án sẽ được chia thành hai quy trình nhỏ quản lý ngân sách dự án phát triển và quản lý ngân sách dự án triển khai do đặc điểm quản lý ngân sách của hai loại dự án có sự khác biệt
PS.02B QUY TRÌNH QUẢN LÝ NGÂN SÁCH DỰ ÁN TRIỂN KHAI
B an tài c hí nh k ế h oạc h
Khai báo kế hoạch chi phí cho dự án (CJ40)
Khai báo ngân sách cho dự án (CJ30)
Bổ sung ngân sách (CJ37)
Ban hành ngân sách để sử dụng (CJ32)
PS.01 Quy trình khởi tạo dự án
Thay đổi Thêm ngân sách Bớt
Biểu đồ 3.25 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý ngân sách dự án triển khai
Quy trình quản lý ngân sách sẽ giúp ban quản lý nắm bắt được nguồn ngân sách từ đó điều chỉnh và bổ sung khi cần để dự án được vận hành đúng tiến độ
PS.03 QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI DỰ ÁN
Bộ p hận ch uyê n môn
Khai báo thông tin chung của công việc cho các hạng mục (CJ20N)
Khai báo thời gian thực hiện công việc (CJ20N)
PS.01 Quy trình khởi tạo dự án
Bản kế hoạch dự án
Khai báo thông tin chi tiết cho các công việc (CJ20N)
Khai báo khối lượng kế hoạch (CJ20N)
Cần dịch vụ bên ngoài?
Ban hành mạng lướt các hoạt động (CJ20N)
Ban hành dịch vụ cần đáp ứng (CJ20N) Có
Dữ liệu yêu cầu mua hàng
MM.05 Quy trình quản lý hợp đồng
MM.06/07 Quy trình mua hàng hóa / dịch vụ
Kế hoạch phân chia các gói thầu được duyệt
Biểu đồ 3.26 Biểu đồ hoạt động quy trình lập kế hoạch triển khai dự án
Kế hoạch để triển khai dự án bất động sản đặc biệt là dự án bất động sản lớn là quy trình đòi hỏi tính chi tiết về hạng mục và chặt chẽ về mặt thời gian
Cập nhật tiến độ thực hiện thực tế (CN25,CN27)
Xác nhận hoàn thành công việc (CN25,CN27)
PS.03 Quy trình lập kế hoạch triển khai dự án
Bảng tiến độ thực tế từ nhà thầu
Bản tiến độ họp, nội dung công việc nội bộ
Biên bản nghiệm thu hoàn thành công việc
Xác nhận hoàn thành hạng mục (CJ20N)
Biên bản nghiệm thu hoàn thành hạng mục
MM.06 Quy trình quản lý đơn hàng
MM.03 Quy trình quản lý yêu cầu mua hàng
AP.02 Quy trình hạch toán công nợ phải trả
GL.03 Quy trình hạch toán bút toán trên phân hệ sổ cái tổng hợp
Dữ liệu tình trạng mua hàng, thanh toán,
Biểu đồ 3.27 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý giám sát thực hiện dự án
Quy trình giám sát thực hiện dự án cập nhật liên tục tiến độ thực hiện dự án đồng thời xác nhận các hạng mục mà dự án đã hoàn thành
PS.05 QUY TRÌNH QUẢN LÝ CÁC VẤN ĐỀ PHÁT SINH
Ban q uản lý d ự án / B an p hát tr iển d ự án Ban q uản lý d ự án / B an p hát tr iể n d ự án Bộ p hận có t hẩm qu yề n
-Tạo phát sinh -Thêm thông tin chi tiết cho phát sinh trong hệ thống -Đính kèm các tài liệu liên quan -Ước tính chi phí phát sinh (CLM1)
PS.01 Quy trình khởi tạo dự án
Văn bản chứng từ xử lý phát sinh
PS.05.01.Tiếp nhận phát sinh
PS.05.03.Xử lý phát sinh
Cập nhật trạng thái của yêu cầu phát sinh (CLM2)
Biểu đồ 3.28 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý các vấn đề phát sinh
Trong một dự án bất động sản giải quyết các vấn đề phát sinh để đảm bảo tiến độ dự án là điều cần thiết Quản lý các vấn đề phát sinh và cập nhật trạng thái của các vấn đề đó là nhiệm vụ của quy trình này
PS.06 QUY TRÌNH ĐÓNG DỰ ÁN
SAP PS SAP PS, MM, CO
PS.04 Quy trình quản lý giám sát thực hiện dự án
CO.10 Quy trình tập hợp chi phí và tính giá thành
MM.06/07 Quy trình mua hàng/ mua dịch vụ
PS.05 Quy trình quản lý các vấn đề phát sinh
Kiểm tra tiến độ thực hiện dự án (CJ20N,CJ2C)
Kiểm tra chi phí dự án (CJI3)
Kiểm tra hợp đồng trong dự án (ME3J)
Kiểm tra việc xử lý các vấn đề phát sinh (CLM10)
Kiểm tra hồ sơ, tài liệu dự án (CJ20N)
PS.06.07 Đóng dự án (CJ20N)
PS.01 Quy trình khởi tạo dự án
PS.02 Quản lý kế hoạch chi phí - ngân sách dự án
PS.03 Quy trình lập kế hoạch lịch trình dự án
PS.04 Quy trình giám sát thực hiện dự án
PS.05 Quản lý các vấn đề phát sinh
PS.06.07 Đóng dự án (CJ20N)
Biểu đồ 3.29 Biểu đồ hoạt động quy trình đóng dự án
Quy trình đóng dự án có thể coi là quy trình phức tạo nhất bao gồm nhiều quy trình nhỏ và gắn kết chặt chẽ với các bước còn lại trong luồng quy trình Quản lý dự án.
Thiết kế cơ sở dữ liệu
3.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu mức khái niệm
Phần thiết kế cơ sở dữ liệu mức khái niệm được sử dụng chung cho các phân hệ phát triển Dưới đây là mô hình thực thể liên kết và các thuộc tính của thực thể:
Biểu đồ 3.30 Mô hình thực thể liên kết
Các thuộc tính của thực thể:
− Nhanvien (MaNhanvien, TenNhanvien, Chucvu, Diachi, Email,
− Nhacungcap (TenNhacungcap, MaNhacungcap, Email, Diachi,
− Duan (MaDuan, TenDuan, MaHangmuc, TenHangmuc, Nguonluc,
3.3.2.1 Phân hệ quản lý mua hàng (MM - Marterials Management)
Bảng 3 19 Bảng danh mục nhà cung cấp (BUT000)
Bảng 3 20 Bảng danh mục hàng hóa (MART)
Bảng 3 21 Bảng danh mục dịch vụ (ASMD)
Bảng 3 22 Bảng quản lý mua hàng (EKPO)
Bảng 3 23 Bảng quản lý tồn kho (MSEG)
Biểu đồ 3.31 Mô hình quan hệ ERD phân hệ MM 3.3.2.2 Phân hệ quản lý dự án (PS - Project System)
Bảng 3 24 Bảng danh mục dự án
Bảng 3 25 Bảng cấu trúc hạng mục dự án - WBS
Bảng 3 26 Bảng danh mục người chịu trách nhiệm, quản lý dự án
Bảng 3 27 Bảng danh mục phòng ban chịu trách nhiệm
Bảng 3 28 Bảng danh mục SKF
Bảng 3 29 Bảng đơn giá cơ sở
Bảng 3 30 Bảng tỷ lệ đánh giá khối lượng hoàn thành
Bảng 3 31 Bảng khối lượng thực hiện hợp đồng mức header
Bảng 3 32 Bảng khối lượng thực hiện hợp đồng mức Details
Biểu đồ 3.32 Mô hình quan hệ ERD phân hệ PS
Thiết kế giao diện và thử nghiệm chương trình
3.4.1.1 Giao diện đăng nhập Để sử dụng được SAP nhân viên của TNR cần có tài khoản để đăng nhập và sử dụng được hệ thống Hình 3 1 Là giao diện đăng nhập của người dùng Yêu cầu người dùng nhập Username và Password
Hình 3.1 Giao diện đăng nhập của người dùng
Giao diện hệ thống được thiết kế như hình 3.2 và gười dùng sẽ giao tiếp và sử dụng các chức năng của hệ thống bằng Tcode
Hình 3.2 Giao diện hệ thống
3.4.1.2 Giao diện phân hệ quản lý mua hàng
Tài liệu hướng dẫn cụ thể thao tác người dùng với hệ thống sử dụng các chức năng của phân hệ quản lý mua hàng được đính kèm trong file sau:
Dưới đây là giao diện của một số chức năng và báo cáo của phân hệ MM MM01 – Tạo mã vật tư/hàng hóa
Hình 3 3 Giao diện tạo mã vật tư/hàng hóa
Hình 3 4 Giao diện tạo mã nhà cung cấp
Hình 3 5 Giao diện tạo hợp đồng mua
ME21N – Tạo mới Purchase Order
Hình 3 6 Giao diện tạo đơn mua hàng
Hình 3 7 Giao diện báo cáo tổng hợp các PO
MMBE – Báo cáo tồn kho của mã hàng hóa
Hình 3 8 Giao diện báo cáo tồn kho của mã hàng hóa 3.4.1.3 Giao diện phân hệ quản lý dự án
Tài liệu hướng dẫn cụ thể thao tác người dùng với hệ thống sử dụng các chức năng của phân hệ quản lý dự án được đính kèm trong file sau:
TNR_S4HANA_2021_PM_UM_PS_v1.0.docx
CJ20N - Lập cây cấu trúc dự án
Hình 3 9 Giao diện lập cây cấu trúc dự án
CJ30 – Nhập ngân sách cơ sở
Hình 3 10 Giao diện nhập ngân sách
Hình 3 11 Giao diện bổ sung ngân sách
ZKLHT - Tỷ lệ đánh giá khối lượng hoàn thành của dự án phát triển
Hình 3 12 Giao diện tỷ lệ đánh giá khối lượng hoàn thành dự án phát triển
ZNSNA – Theo dõi về ngân sách phát triển dự án
Hình 3 13 Giao diện theo dõi ngân sách phát triển dự án
ZRPS22 – Báo cáo hạng mục chi phí dự án
Hình 3 14 Giao diện báo cáo hạng mục chi phí dự án
ZRPS22 – Bảng theo dõi tiến độ dự án
Hình 3 15 Giao diện bảng theo dõi tiến độ dự án
Chương trình đã được thử nghiệm với 2 phân hệ Quản lý mua hàng và Quản lý dự án Ở 2 phân hệ này đã thử nghiệm được trên phần mềm các chức năng cơ bản của mỗi phân hệ như: tạo nhà cung cấp, tạo mã hàng hóa, tạo hợp đồng, đơn mua, tạo cây cấu trúc dự án, nhập ngân sách dự án và chạy một số các báo cáo cho từng phân hệ
Các chức năng đã hoạt động ổn định theo luồng quy trình nghiệp vụ được phân tích và đúng theo mong muốn của người dùng
- Truy cập vào đường dẫn theo link https://drive.google.com/file/d/15KtQyHTo_q2OYHlH9XPmL6fEX2Kg _fZ2/view
\BD_NW_7.0_Presentation_7.60_Comp _1_\PRES1\GUI\WINDOWS\Win32
3.4.2.2 Cấu hình SAP GUI kết nối tới hệ thống
- Bước 1: Trong ứng dụng SAP Logon 760, lựa chon New Connection
- Để đăng nhập hệ thống, click phải chuột chọn Logon
3.4.2.3 Định hướng phát triển phần mềm
Hiện tại phần phần mềm đã cơ bản đáp ứng được yêu cầu của người dùng cho những chức năng cơ bản và một vài báo cáo nhất định Tuy nhiên vẫn cần hoàn thiện những chức năng và báo cáo phát triển khác dựa trên nhu cầu phát sinh thực tế của doanh nghiệp Giai đoạn tiếp theo, nghiên cứu sẽ tập trung xây dựng các báo cáo phát triển và chức năng thông minh như Báo cáo so sánh báo giá của các nhà cung cấp từ đó lựa chọn được nhà cung cấp tiềm năng, hay phát triển các chức năng cảnh báo đối với các dự án chậm tiến độ.
Kết luận chương 3
Trong chương 3 của khóa luận phân tích hệ thống, triển khai và phát triển báo cáo cho các phân hệ quản lý mua hàng và phân hệ quản lý dự án Xây dựng được các chức năng cần thiết cho các phân hệ giúp tạo lập sự liên kết giữa các phân hệ Các báo cáo phát triển được xây dựng và triển khai sẽ giúp việc quản lý của cấp trên dễ dàng, thuận tiện theo thời gian thực Ngoài ra trong chương 3 cũng nêu phương thức cài đặt SAP GUI, đính kèm các file hướng dẫn thao tác cho từng phân hệ giúp khách hàng có thể cài đặt và sử dụng SAP.
