Mục tiêu nghiên cứu đề tài Đề tài được thực hiện với mục tiêu chính là phát triển hệ thống báo cáo cho hệ thống quản lý công nợ tại công ty SVTECH thông qua công nghệ OLAP kết hợp Power
Mục tiêu nghiên cứu đề tài
Đề tài được thực hiện với mục tiêu chính là phát triển hệ thống báo cáo cho hệ thống quản lý công nợ tại công ty SVTECH thông qua công nghệ OLAP kết hợp PowerBI
Cụ thể hóa mục tiêu nghiên cứu của đề tài là việc triển khai các hoạt động tích hợp và xử lý phân tích dữ liệu trực tuyến bằng kỹ thuật OLAP Tiếp đó, xây dựng các báo cáo kinh doanh bằng trực quan hóa dữ liệu trên công cụ PowerBI Các báo cáo được xây dựng phục vụ cho việc phân tích và ra quyết định của nhà quản lý, đồng thời đảm bảo
NGUYỄN THỊ LAN ANH – K22HTTTTB 2 tần suất và độ phức tạp đáp ứng nghiệp vụ báo cáo quản lý công nợ của phòng ban Quản lý dự án tại công ty SVTECH.
Kết cấu
Đề tài có kết cấu gồm:
BÀI TOÁN NGHIÊN CỨU
Giới thiệu về đơn vị thực tập
Công ty cổ phần phát triển Công nghệ Viễn Thông Tin học Sun Việt Technologies JSC (SVTECH) là một đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp lớn trong và ngoài nước trong lĩnh vực tích hợp hệ thống SVTECH có kinh nghiệm và chuyên môn cao trong việc cung cấp các giải pháp về CNTT hiệu quả và an toàn cho các khách hàng từ các ngành công nghiệp khác nhau như tài chính, bảo hiểm, y tế, giáo dục, viễn thông, chính phủ và chuyển đổi số
1.1.1 Sự hình thành và phát triển
Công ty SVTECH được biết đến như một trong những công ty tiên phong về lĩnh vực tích hợp hệ thống tại Việt Nam Công ty được thành lập vào năm 2001 với tên gọi Công ty Cổ phần Phát triển Công nghệ Viễn thông Tin học Sun Việt
Trong suốt quá trình hoạt động, SVTECH đã không ngừng nâng cao năng lực kỹ thuật và chất lượng dịch vụ để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng SVTECH hiện là đối tác chiến lược của nhiều hãng công nghệ hàng đầu thế giới như Oracle, IBM, Microsoft, Juniper, HPE, Netapp, ESRI SVTECH đã tư vấn và triển khai thành công nhiều giải pháp CNTT và viễn thông cho các khách hàng lớn trong các lĩnh vực như ngân hàng, bảo hiểm, viễn thông, chính phủ Với phương châm "Thành công của khách hàng là thành công của chúng tôi", SVTECH luôn đồng hành và tập trung mọi nỗ lực để mang lại cho khách hàng những giải pháp tốt nhất và hiệu quả nhất
Sơ đồ tổ chức của SVTECH được thiết kế theo mô hình tổ chức ma trận, với sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng các đơn vị kinh doanh được mô tả dưới đây:
• Chủ tịch kiêm tổng giám đốc: là người đại diện cho công ty trước pháp luật và các bên liên quan, quyết định chiến lược kinh doanh, phân bổ nguồn lực, giám sát hoạt động của các phòng ban, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của cổ đông
• Phó tổng giám đốc: là người đại diện cho tổng giám đốc trong các hoạt động quản lý nhà nước và quan hệ đối ngoại của công ty Phó tổng giám đốc có trách nhiệm phối hợp với các phòng ban khác để thực hiện các kế hoạch, chính sách và mục tiêu của công ty
• Các giám đốc và phó giám đốc điều hành (Giám đốc kinh doanh, kỹ thuật, nhân sự, tài chính, vận hành) là những người thực hiện các công việc được giao cho mình theo phân công của Hội đồng quản trị hoặc Tổng giám đốc, đảm bảo hoạt động của công ty diễn ra hiệu quả và phù hợp với chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển của công ty
NGUYỄN THỊ LAN ANH – K22HTTTTB 4
Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức
• Phòng Kinh doanh: là bộ phận chịu trách nhiệm cho việc nghiên cứu, phát triển và bán các sản phẩm hoặc dịch vụ, có vai cầu nối giữa Ban Giám đốc và các bộ phận khác trong công ty để xây dựng các chiến lược kinh doanh
• Phòng Quản lý dự án: là bộ phận lập kế hoạch, tổ chức và điều phối hoạt động quản lý dự án Tổng hợp, phân tích và báo cáo kết quả hoạt động của Phòng Quản lý dự án và đề xuất các giải pháp cải tiến
• Phòng DnA (Data and Analytics): chuyên về thu thập, xử lý, phân tích và trình bày dữ liệu để hỗ trợ các quyết định kinh doanh
• Phòng Tích hợp hệ thống: thiết kế, xây dựng, triển khai, vận hành và bảo trì các hệ thống thông tin phục vụ cho các lĩnh vực khác nhau của cơ quan và đối tác
• Phòng Hành chính nhân sự: giúp Ban Giám đốc quản lý và điều hành các công việc liên quan đến hành chính, nhân sự, lương bổng, bảo hiểm và phúc lợi của toàn công ty
• Phòng QA: đảm bảo chất lượng sản phẩm phần mềm của công ty
• Phòng Mua hàng – XNK: chuyên trách về các hoạt động mua hàng và xuất nhập khẩu của công ty
• Phòng Kế toán tài chính: quản lý, kiểm soát và báo cáo về các hoạt động tài chính của doanh nghiệp
SVTECH tự hào là đối tác tin cậy của lượng lớn khách hàng trong và ngoài nước SVTECH không chỉ có nhiều kinh nghiệm triển khai dự án lớn và năng lực chuyên môn cao vì đạt được những chứng chỉ của các hãng CNTT hàng đầu thế giới, mà còn luôn
NGUYỄN THỊ LAN ANH – K22HTTTTB 5 cập nhật liên tục và áp dụng những công nghệ hiện đại để mang lại giải pháp tối ưu cho khách hàng Công ty có 3 lĩnh vực hoạt động mũi nhọn sau: Giải pháp tích hợp hệ thống (Systems/ Solutions Integration), Giải pháp chuyển đổi kỹ thuật số, Dịch vụ quản trị
Công ty cung cấp các giải pháp tích toàn diện từ tư vấn, thiết kế, lựa chọn thiết bị, đến lắp đặt, vận hành và bảo trì hệ thống nhằm tối ưu hóa hiệu quả vận hành hệ thống CNTT và tiết kiệm chi phí và tăng cường an ninh cho hệ thống CNTT của khách hàng
• Chuyển đổi kỹ thuật số
Công ty tư vấn và hỗ trợ các giải pháp liên quan đến phần mềm phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của từng tổ chức, doanh nghiệp, giải pháp chuyển đổi kỹ thuật số giúp tối ưu hóa các quy trình làm việc, nâng cao năng suất và chất lượng dịch vụ, tạo ra những trải nghiệm mới cho khách hàng Giải pháp góp phần thúc đẩy sự phát triển của xã hội và nền kinh tế số
Giới thiệu bài toán
Công ty SVTECH quản lý thông tin các dự án và hợp đồng dự án thông qua hệ thống ERP (hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp), nó cho phép tích hợp các phân hệ khác nhau để quản lý việc thực hiện dự án với khách hàng Các thông tin về dự án trong hệ thống ERP bao hồ sơ thầu, hợp đồng dự án, giao dịch thanh toán, tình trạng thanh toán Bên cạnh đó, hệ thống ERP cũng hỗ trợ việc theo dõi cũng như thúc đẩy việc quản lý thanh toán công nợ theo đúng tiến độ của hợp đồng ký kết, cụ thể các phân hệ có liên quan đến khía cạnh này gồm: quản lý dự án, quản lý hợp đồng, mua hàng, kế toán tài chính
Mặc dù, mỗi phân hệ đã có chức năng báo cáo thống kê nhưng có nhiều hạn chế cần khắc phục Cụ thể khi tạo báo cáo tình trạng dự án, các báo cáo trên hệ thống này chỉ có thể đưa ra được các thông tin về tình trạng dự án, các ngày liên quan đến hợp đồng theo phương pháp thống kê bằng bảng biểu hoặc đồ thị đơn giản Trong thời đại chuyển đổi số, phát sinh những nhu cầu cao hơn về báo cáo công nợ mà chức năng báo cáo trên ERP không thể đáp ứng như: tự động cập nhật báo cáo, tùy chỉnh báo cáo, báo cáo chi tiết hơn, phân tích dữ liệu Thực trạng vấn đề này không thể giải quyết trên ERP và đang gặp nhiều khó khăn sau:
• Không linh hoạt trong tùy chỉnh báo cáo cụ thể là chỉ tạo được báo cáo tham số lọc cho trước và không có khả năng thay đổi định dạng hoặc kiểu hiển thị của báo cáo
NGUYỄN THỊ LAN ANH – K22HTTTTB 6
• Không tự động cập nhật báo cáo theo thời gian thực cụ thể khi dữ liệu có sự thay đổi thì không tự động cập nhật báo cáo trong một khoảng thời gian nhất định
• Không có cơ chế lưu trữ các phiên bản của báo cáo để có thể theo dõi sự thay đổi của dữ liệu và báo cáo qua các giai đoạn khác nhau
Vì vậy, Cần một giải pháp báo cáo công nợ linh hoạt hơn và nâng câu hiệu quả quản lý nhằm đáp ứng được các yêu cầu chuyên sâu hơn trong thời đại chuyển đổi số
1.2.1 Hiện trạng hệ thống quản lý công nợ
1.2.1.1 Các phân hệ của hệ thống quản lý công nợ
Hệ thống ERP của công ty được thiết lập với nhiều phân hệ khác nhau để hỗ trợ các hoạt động kinh doanh và quản lý Tuy nhiên, để phục vụ mục đích nghiên cứu về hệ thống báo cáo quản lý công nợ, đề tài tập trung vào phân tích và đánh giá các phân hệ chính Các phân hệ này có liên quan trực tiếp đến việc theo dõi tình trạng và kiểm soát các khoản công nợ phải thu Từ cơ sở đó, đề tài đưa ra được hiện trạng còn khó khăn cần khắc phục của hệ thống hiện tại
Bảng 1.1 Chức năng của các phân hệ liên quan đến công nợ
Phân hệ Chức năng Mô tả
1 Phân hệ quản lý dự án
Giúp theo dõi tiến độ, ngân sách, phân công và quản lý rủi ro của các dự án trúng thầu hoặc mua bán giải pháp với hãng trong và ngoài nước
Phân quyền Phân quyền các công việc và truy cập tài liệu trong mỗi dự án cho cán bộ phòng ban
Tạo dự án Nhập tay thông tin dự án và cập nhật trạng thái hoạt động
Quản lý các công việc có liên quan đến thực hiện dự án
Báo cáo Báo cáo tình trạng dự án
Báo cáo dòng tiền về Báo cáo tồn kho theo hợp đồng
2 Phân hệ Quản lý hợp đồng/mua hàng (Sales):
Giúp quản lý các đơn hàng, hợp đồng bán hàng và thanh toán với các
Tạo hợp đồng Nhập thông tin chung của hợp đồng Ghi nhận thông tin SLA
Ghi nhận thông tin bảo hành của hợp đồng
Kiểm tra thông tin và trạng thái hợp đồng
NGUYỄN THỊ LAN ANH – K22HTTTTB 7 khách hàng mua thiết bị viễn thông và giải pháp tích hợp hệ thống
Theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng đang ở giai đoạn nào, cần chỉnh sửa bổ sung gì
Báo cáo Thống kê hợp đồng theo điều kiện có sẵn
Giúp quản lý các đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng và thanh toán với các nhà cung cấp thiết bị viễn thông và phần cứng, phần mềm
Tạo yêu cầu mua hàng
Nhập các thông tin mua hàng cần thiết
Lập báo giá Nhập thông tin báo giá để gửi đến nhà cung cấp
Hoàn tất thông tin mua hàng
Xuất hóa đơn đầu ra
Xuất hóa đơn cho những HĐKT chưa được tạo hóa đơn, hóa đơn sẽ chuyển đến phân hệ kế toán
Báo cáo Báo cáo theo nhà cung cấp
Báo cáo chi phí thanh toán Báo cáo chi phí vận chuyển
Giúp quản lý các giao dịch tài chính, báo cáo thu chi, lập báo cáo tài chính và thực hiện kiểm toán của công ty
Quản lý khoản thu chi
Lập phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu thanh toán
Từ việc nhập khẩu, mua bán, điều chuyển, thanh lý cho đến việc tính khấu hao, báo cáo giá trị và kiểm kê
Ghi nhận những bút toán, thiết lập các tài khoản kế toán, phân loại các loại tiền tệ, tỷ giá hối đoái và các thông tin liên quan đến sổ sách kế toán
Báo cáo Lập các báo cáo tài chính
Nhìn chung, để tạo báo cáo quản lý công nợ, cần phải có đầy đủ và chính xác những dữ liệu liên quan đến các hợp đồng có công nợ Tuy nhiên, chức năng báo cáo của hệ thống chỉ đáp ứng được mức độ đơn giản thiếu sự đa dạng vì chỉ là thống kê dữ liệu theo các điều kiện lọc, theo thời gian Các bảng báo cáo ở mức đơn giản, bị cố định bởi các tiêu chí có sẵn, không thể hiện nhiều góc nhìn đa dạng
Trong trường hợp thực tế, khi trưởng bộ phận có yêu cầu hiển thị báo cáo có mức độ phức tạp hơn, ví dụ đưa ra các hợp đồng dự án có công nợ quá hạn mức cho phép thì hệ thống ERP không thể đáp ứng được việc tính toán số ngày chênh lệch giữa ngày dự
NGUYỄN THỊ LAN ANH – K22HTTTTB 8 kiến thu tiền theo kế hoạch và ngày phải thu tiền đã được cập nhật vì sẽ có những dự án được gia hạn thêm thời gian thanh toán và thanh toán theo từng đợt
Dưới đây là một vài trích xuất báo cáo tại phân hệ quản lý dự án (Project) chỉ thể hiện được 2 vấn đề:
• Project Status Report: hiển thị thông tin tình trạng dự án theo thời gian đã chọn
Hình 1.2 Báo cáo dự án theo thời gian trên ERP
• Project Payment Status Report: hiển thị thông tin các đợt thanh toán của khách hàng
Hình 1.3 Báo cáo dự án theo đợt thanh toán trên ERP Đây là báo tĩnh thiếu tính tương tác bởi người dùng không thể tương tác trực tiếp với báo cáo để khám phá chi tiết hoặc xem thông tin để phân tích sâu hơn theo nhu cầu riêng Những dòng dữ liệu trả ra quá nhiều thông tin trở nên lộn xộn và khó hiểu Người dùng có thể gặp khó khăn trong việc tìm kiếm và truy xuất thông tin quan trọng và cần thiết vì có nhiều trường thông tin dư thừa
Công ty cần khắc phục những điểm yếu và thiếu sót được đề cập ở trên Theo thời gian thì lượng dữ liệu về các hợp đồng sẽ tăng hơn nữa và nhu cầu về quản lý công nợ theo các hợp đồng ngày càng quan trọng để quản lý doanh nghiệp Bên cạnh đó, công ty vẫn chưa tận dụng được hết giá trị từ việc phân tích báo cáo, bởi vì nhà quản lý vẫn đang xem các báo cáo đơn thuần theo mẫu chuẩn từ hệ thống, chứ chưa tự khai thác triệt để nguồn dữ liệu số này để hỗ trợ ra quyết định kinh doanh thông minh cho công ty
NGUYỄN THỊ LAN ANH – K22HTTTTB 9
1.2.1.2 Hiện trạng cơ sở dữ liệu của hệ thống ERP
Cơ sở dữ liệu trên hệ thống ERP là một hệ thống quản lý dữ liệu tập trung và đồng bộ, hỗ trợ cho các hoạt động kinh doanh của công ty Trong phạm vi nghiên cứu,
Tìm hiểu yêu cầu người dùng
Để hiểu được yêu cầu người dùng về nghiệp vụ xây dựng báo cáo quản lý công nợ cần thực hiện những nhiệm vụ dưới đây
1.3.1 Lập kế hoạch phân tích nghiệp vụ
Lập kế hoạch phân tích nghiệp vụ lập báo cáo quản lý công nợ là một công việc quan trọng và cần thiết để đảm bảo tính chính xác và minh bạch của các thông tin tài chính Để thực hiện công việc này, cần tuân thủ các bước sau:
Hình 1.6 Sơ đồ mô tả bước lập kế hoạch a) Xác định mục đích và phạm vi của báo cáo
Nghiệp vụ báo cáo công nợ nhằm mục đích giúp tổ chức chủ động kiểm soát chặt chẽ khoản nợ phải thu, phải trả và vạch ra kế hoạch thu hồi và thanh toán nợ Để nắm được mục tiêu cần nêu rõ lý do phát sinh công nợ bắt nguồn từ nguyên nhân dưới đây:
- Chưa thể thanh toán được vì bên phía khách hàng chưa có đủ tiền để thực hiện giao dịch thanh toán
- Khách đã ký kết hợp đồng hoặc đã mua hàng nhưng chưa có đủ khả năng thanh toán số tiền cần phải chi trả cho nhà thầu Do đó, khách hàng sẽ nợ và cam kết hoàn thành số tiền đó sau một thời gian nhất định
- Để thúc đẩy hành vi mua hàng, công ty chưa cần đến việc thanh toán ngay Tuy nhiên, sự tồn tại của công nợ cũng tạo khó khăn cho doanh nghiệp cụ thể:
- Gây tổn thất các khoản chi phí quản lý, mất thời gian theo dõi, thúc dục hoàn thành công nợ
- Có thể rủi ro không thu hồi được nợ hoặc thời gian thu hồi quá lâu
- Ảnh hưởng đến quá trình hoạt động kinh doanh
Xác định mục đích và phạm vi
Thu thập và xác định dữ liệu nguồn
NGUYỄN THỊ LAN ANH – K22HTTTTB 16
Do đó, nhà quản lý rất cần những báo cáo tổng hợp và chi tiết có tính chuyên sâu và đa chiều để thuận lợi nắm bắt tình hình mới kịp thời và nhanh chóng xem xét và đưa ra các chiến lược hoạt động trong tương lai
• Về phạm vi báo cáo
- Xác định đối tượng của báo cáo Đối tượng sẽ là cán bộ phòng ban quản lý dự án, giám đốc kinh doanh, giám đốc tài chính và ban lãnh đạo
- Xác định khoảng thời gian mà báo cáo thực hiện: điều này đảm bảo đáp ứng được tính kịp thời vì định kỳ báo cáo hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hoặc theo năm, quý tùy vào nhu cầu quản lý của phòng ban b) Thu thập và xác định dữ liệu nguồn
Như đã đề cập ở bài toán nghiên cứu, nguồn dữ liệu để tạo lập các báo được trích xuất từ phân hệ Quản lý dự án trên hệ thống ERP Phân hệ này cho phép xuất dữ liệu dưới dạng tệp Excel có các trang dữ liệu tương đương với các đầu tuần vì nhu cầu tổng hợp báo cáo chủ yếu là theo tuần c) Xác định phương pháp lập báo cáo
Phân tích dữ liệu về công nợ theo các tiêu chí đã xác định, như hợp đồng đến hạn, hợp đồng trễ hạn, tỷ lệ thanh toán, tỷ lệ quá hạn Cần sử dụng các phương pháp phân tích thống kê, so sánh bằng biểu đồ, đồ thị hoặc thành phần trực quan khác để giúp người phân tích hiểu được thông tin, mối quan hệ và xu hướng trong dữ liệu một cách dễ dàng và nhanh chóng Để xác định được các xác định phương pháp trực quan hóa dữ liệu cho báo cáo về công nợ, cần xem xét các tiêu chí đã xác định, ví dụ:
• Hợp đồng đến hạn: Số lượng hoặc giá trị của các hợp đồng sắp hoặc đã kết thúc trong một khoảng thời gian nhất định
• Hợp đồng trễ hạn: Số lượng hoặc giá trị của các hợp đồng chưa được thanh toán hoặc thanh toán không đầy đủ sau khi kết thúc
• Tỷ lệ thanh toán: Tỷ lệ phần trăm giữa số tiền đã thanh toán và số tiền phải thanh toán d) Lập báo cáo
Lập báo cáo quản lý công nợ theo định dạng và nội dung đã được quy định Báo cáo cần trình bày rõ ràng các số liệu và biểu đồ về công nợ Sử dụng phần mềm hỗ trợ trực quan hóa dữ liệu thành các biểu đồ, bảng số liệu, dashboard cho dễ dàng phân tích và so sánh Các chỉ tiêu cần trực quan hóa có thể bao gồm: tổng công nợ, công nợ quá hạn, tỷ lệ thu nợ, thời gian thu nợ trung bình, công nợ theo khách hàng, sản phẩm, khu vực Báo cáo cần có cấu trúc rõ ràng, ngôn ngữ chính xác và trình bày trực quan e) Kiểm tra lại báo
Kiểm tra lại báo cáo quản lý công nợ trước khi gửi cho các cấp quản lý hoặc bên liên quan Báo cáo phải đảm bảo nguồn dữ liệu đầu vào đã được cập nhật và chính xác,
NGUYỄN THỊ LAN ANH – K22HTTTTB 17 các biểu đồ hay đồ thị phản ánh đúng thông tin cần thiết, các số liệu tính toán, đánh giá tính logic và trực quan của báo cáo
1.3.2 Tìm hiểu quy trình nghiệp vụ
1.3.2.1 Mô tả quy trình nghiệp vụ lập báo cáo công nợ Để thể hiện và mô tả được các bước của quy trình của nghiệp vụ xây dựng báo cáo theo kế hoạch từ đầu đến cuối BPMN (Business Process Modeling and Notation) được tác giả sử dụng là một phương pháp biểu đồ luồng (Flow Chart) giúp mô tả trực quan chuỗi chi tiết các nhiệm vụ trong quy trình và các luồng thông tin cần thiết để hoàn thành một quy trình
Hình 1.7 Quy trình nghiệp vụ xây dựng báo cáo công nợ hiện tại
Quy trình được mô tả dưới đây là quy trình quản lý dự án được áp dụng tại bộ phận phòng ban quản lý dự án của công ty Quy trình được mô tả ngắn gọn qua các bước:
• Bộ phận quản lý dự án sẽ thu thập và xử lý dữ liệu từ hệ thống ERP về tình trạng, chi phí phát sinh, ngày tháng hoàn thành thanh toán, doanh thu của các dự án đang triển khai
CƠ SỞ LÝ THUYẾT TÍCH HỢP VÀ TRỰC QUAN HÓA DỮ LIỆU
Tổng quan Trực quan hóa dữ liệu
2.1.1 Khái niệm chung Trực quan hóa dữ liệu
Stephen Few nói rằng trực quan hóa dữ liệu (Visualization data) chỉ là một công cụ, chúng ta có thể xây nhà trước khi có búa và cưa, các công cụ chỉ giúp chúng ta làm việc đó tốt hơn Ông định nghĩa đơn giản “Trực quan hóa dữ liệu là tập hợp các phương pháp sử dụng biểu diễn trực quan để khám phá, hiểu và truyền đạt dữ liệu định lượng” (Stephen Few, 2017) Khi chúng ta biểu diễn thông tin định lượng dưới dạng trực quan, khả năng suy nghĩ về nó được tăng cường đáng kể Biểu diễn trực quan không chỉ làm cho các mô hình, xu hướng và ngoại lệ về số có thể nhìn thấy và dễ hiểu, chúng còn mở rộng khả năng ghi nhớ của chúng ta
“Trực quan hóa dữ liệu liên quan đến việc trình bày dữ liệu ở dạng đồ thị hoặc hình ảnh giúp thông tin dễ hiểu Nhưng điều này chỉ xảy ra nếu ta hiểu và sử dụng đúng cách, phải nắm những gì có mục đích và loại bỏ những thứ không cần thiết làm suy yếu việc trực quan hóa dữ liệu” (Adebowale E Shadare; Matthew N O Sadiku; Sarhan M Musa; Cajetan M Akujuobi;, 2016)
Như vậy, có thể hiểu Trực quan hóa dữ liệu là quá trình biến đổi dữ liệu số thành hình ảnh, biểu đồ, đồ thị hoặc các phương tiện trực quan khác để giúp hiểu và truyền đạt thông tin một cách dễ hiểu và rõ ràng Nó giúp chúng ta nhìn thấy mẫu, xu hướng, tương quan và những thông tin quan trọng khác trong dữ liệu một cách trực quan, giúp tăng khả năng phân tích và tìm hiểu
2.1.2 Lợi ích của trực quan hóa dữ liệu
“Trực quan hóa dữ liệu là một công cụ mạnh mẽ để khai thác tri thức từ số liệu Trực quan hóa dữ liệu tốt sẽ loại bỏ gánh nặng nỗ lực khỏi bộ não và đặt nó lên đôi mắt” (Stephen Few, 2017) Với sự phát triển của các phần mềm trực quan hóa dữ liệu hiện đại, người dùng không những xem dữ liệu dưới dạng hình ảnh sinh động mà còn tương tác để điều chỉnh, lọc, phóng to và so sánh các phân khúc dữ liệu khác nhau Điều này giúp cho việc phân tích dữ liệu trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn, mang lại những nhận thức sâu sắc và chi tiết mà các phương pháp truyền thống khó có thể cạnh tranh được
Trực quan hóa dữ liệu có thể giúp người ta nhìn rõ hơn bản chất của một vấn đề và khám phá ra những ý tưởng mới Có rất nhiều lợi ích của trực quan hóa dữ liệu trong nhiều lĩnh vực khác nhau như chính sách công cộng, tài chính, tiếp thị, bán lẻ, giáo dục và nhiều hơn nữa (John Sviokla, 2009) Dưới đây là thống kê từ những nghiên cứu về hiệu quả khi sử dụng Trực quan hóa dữ liệu trong một tổ chức:
NGUYỄN THỊ LAN ANH – K22HTTTTB 25
Bảng 2.1 Các hoạt động sử dụng Trực quan hóa dữ liệu
Nghiên cứu bởi Hoạt động khi sử dụng Trực quan hóa dữ liệu Thống kê (%)
Các bài thuyết trình khi sử dụng sẽ tăng tỷ lệ ra quyết định
Các cuộc họp khi sử dụng sẽ tăng tỷ lệ về rút ngắn thời gian
Các cuộc họp khi sử dụng sẽ tăng tỷ lệ đồng thuận
Các quyết định đưa ra khi sử dụng sẽ tăng độ tin cậy
Các tổ chức tăng tỷ lệ trao quyền cho các nhà quản lý ra quyết định
Người quản lý tăng tỷ lệ tìm kiếm thông tin mà không cần trợ giúp của Nhân viên CNTT
Trực quan hóa dữ liệu đem lại giá trị lớn đối với các nhà phân tích nhiều khía cạnh trong kinh doanh Dữ liệu được trực quan hóa tốt sẽ rút ngắn thời gian cần thiết để tiếp thu thông tin, tiếp cận xu hướng đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu
Bảng 2.2 Lợi ích Trực quan hóa trong các lĩnh vực
Lĩnh vực Hoạt động Ứng dụng trực quan hóa dữ liệu
Bán hàng Năng suất bán hàng
Theo dõi hiệu suất của nhóm trong thời gian thực với các báo cáo
Giảm thời gian phân tích dữ liệu (Marry Ann Liebert, Inc.)
Sử dụng bảng điều khiển để trực quan hóa dữ liệu hồ sơ sức khỏe điện tử
Nhân sự Quyết định nhân tài dựa trên phân tích con người (APA)
Cải thiện dự đoán hiệu suất công việc
Trực quan hóa dữ liệu không chỉ được áp dụng trong các lĩnh vực như khoa học, giáo dục hay y tế, mà còn rất nhiều lĩnh vực khác áp dụng thành công trực quan hóa dữ liệu để thu về lợi ích cho doanh nghiệp, tổ chức Ví dụ, trong lĩnh vực báo chí, giải trí,
NGUYỄN THỊ LAN ANH – K22HTTTTB 26 thể thao, lịch sử, v.v Như vậy, trực quan hóa dữ liệu là một công cụ mạnh mẽ và linh hoạt để khai thác và truyền đạt dữ liệu trong nhiều lĩnh vực khác nhau
2.1.3 Quy trình trực quan hóa dữ liệu Để chuyển đổi dữ liệu thành dạng mà con người có thể hiểu được cần phải có quy trình phân tích, đơn giản hóa và lựa chọn phương pháp phù hợp Quy trình này giúp cho việc khai thác và trình bày dữ liệu một cách hiệu quả và chính xác Mô hình chung phân tích, xử lý và thu nhận dữ liệu nói chung được đặc tả qua 4 bước chính sau:
Hình 2.1 Mô hình chung trực quan hóa dữ liệu
• Thu thập dữ liệu thô (Raw Data): là quá trình tìm kiếm, thu gom và lưu trữ dữ liệu từ các nguồn khác nhau, có thể là dữ liệu có sẵn hoặc do tự tạo ra
• Xử lý dữ liệu (Data Processing): Là quá trình làm sạch, chuẩn hóa và biến đổi dữ liệu để loại bỏ nhiễu, thiếu sót và sai lệch Mục tiêu là tạo ra một tập dữ liệu đồng nhất và thống nhất
• Trực quan hoá dữ liệu (Data visualization): là quá trình biểu diễn và truyền đạt kết quả phân tích dữ liệu một cách trực quan và dễ hiểu cho người nhận Mục tiêu là giúp người nhận nắm bắt được điểm quan trọng và hành động cần thiết
• Ra quyết định (Make Decision): bao gồm việc sử dụng các phân tích thống kê có giá trị từ dữ liệu đã trực quan hoá Ra quyết định giúp cho nhà quản lý có thể áp dụng các thông tin này vào các vấn đề thực tế và đưa ra những giải pháp tối ưu
2.1.4 Kỹ thuật trực quan hóa dữ liệu
Kỹ thuật trực quan hóa dữ liệu là quá trình sử dụng các công cụ, phương pháp và kỹ thuật để biểu diễn dữ liệu một cách trực quan, thể hiện dưới dạng biểu đồ, đồ thị, hình ảnh, v.v Tuy nhiên, không có một định dạng trực quan hóa duy nhất phù hợp cho tất cả các loại dữ liệu Bởi vậy, khi lựa chọn kỹ thuật trực quan cần xác định mục đích và thông điệp muốn truyền tải từ dữ liệu
NGUYỄN THỊ LAN ANH – K22HTTTTB 27
Khi lựa chọn định dạng trực quan hóa, ta cần xem xét chức năng mà mỗi loại biểu đồ hoặc hình ảnh có thể mang lại Mỗi loại biểu đồ hoặc hình ảnh có thể phù hợp với một chức năng cụ thể như so sánh, phân loại, tương quan, thời gian, v.v Bằng cách hiểu rõ chức năng mà ta muốn đạt được, ta có thể lựa chọn đúng loại biểu đồ hoặc hình ảnh phù hợp ( Natasya Sunarto, 2021)
Bảng 2.3 Các biểu đồ tương ứng chức năng của trực quan hóa
STT Chức năng Mô tả Loại biểu đồ
1 Thay đổi theo thời gian
Hiển thị xu hướng dữ liệu như thế nào trong bất kỳ khoảng thời gian nào
Biểu đồ đường, Biểu đồ cột, Biểu đồ Gantt, Biểu đồ miền, Biểu đồ
Trực quan hóa dữ liệu với PowerBI
Để xây dựng các báo cáo trực quan hóa dữ liệu, công cụ PowerBI chính là nền tảng phân tích dữ liệu mạnh mẽ được tác giả chọn vì nó có nhiều tính năng ưu việt và dễ sử dụng phù hợp với người không chuyên về phân tích dữ liệu Lý do lựa chọn được làm rõ ở phân tích dưới đây
PowerBI là một giải pháp phân tích kinh doanh toàn diện của Microsoft, giúp người dùng biến dữ liệu thô thành những câu chuyện hấp dẫn và có ý nghĩa Là một tập hợp các dịch vụ phần mềm, ứng dụng và trình kết nối hoạt động cùng nhau để biến các nguồn dữ liệu không liên quan thành thông tin chuyên sâu mạch lạc, trực quan và mang tính tương tác Công cụ này bao gồm những thành phần sau:
• PowerBI Desktop để tạo và xuất bản các báo cáo tương tác
• PowerBI Service để quản lý và chia sẻ các báo cáo trên đám mây
• PowerBI Mobile để truy cập và tương tác với các báo cáo trên thiết bị di động PowerBI cung cấp khả năng kết nối xử lý và biến đổi dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau thành các báo cáo, biểu đồ và trực quan hóa dữ liệu tương thích với nhu cầu và mục tiêu của người dùng
NGUYỄN THỊ LAN ANH – K22HTTTTB 30
Hình 2.2 Tổng quan trực quan hóa dữ liệu trên PowerBI (KPIM, 2020)
• Đầu vào của PowerBI là dữ liệu từ các nguồn khác nhau như tệp có cấu trúc như bảng tính, CSV, XML và JSON, hoặc các cơ sở dữ liệu, trang web hoặc điện toán đám mây (cloud services)
• Đầu ra của PowerBI là các báo cáo, bảng điều khiển (dashboard) trực quan hóa mà người dùng tạo ra và chia sẻ lên Service có thể trên trang Web hoặc thông qua ứng dụng di động dành cho Windows, iOS và Android Để tích hợp dữ liệu vào PowerBI cần đảm bảo các yêu cầu về đầu vào có thể sử dụng các công cụ như sau:
• Power Query: cho phép người dùng kết nối với các nguồn dữ liệu khác nhau, lọc, biến đổi và xử lý dữ liệu theo nhu cầu
• Power Pivot: cho phép người dùng tạo ra các mô hình dữ liệu liên quan, thêm các cột tính toán và các biểu thức DAX (Data Analysis Expressions)
• Power BI Dataflows: cho phép người dùng tạo ra các luồng dữ liệu trong đám mây, lưu trữ và quản lý chúng trong Power BI Service
Các đầu vào dữ liệu trong Power BI cần được tích hợp và định dạng một cách chính xác để có thể sử dụng trong các báo cáo và biểu đồ Để làm được điều này, cần có kiến thức về các công cụ xử lý dữ liệu được tích hợp trên PowerBI
2.2.2 Ngôn ngữ biểu thức DAX
DAX (Data Analysis Expressions) đây là ngôn ngữ biểu thức được sử dụng trong PowerBI cung cấp khả năng tạo cột, bảng được tính toán từ các nguồn dữ liệu khác nhau DAX giúp phân tích dữ liệu một cách hiệu quả trực quan, bằng cách sử dụng các hàm, toán tử và hằng số DAX có cú pháp tương tự như Excel, nhưng có nhiều hàm và khả năng mạnh mẽ hơn Bài nghiên cứu sẽ tập trung sử dụng các công thức DAX trong tính toán, tạo ra 2 loại công thức: Mesure (chỉ số) và Calculated column (cột cần tính)
Trước khi tạo ra các công thức tính toán cần biết cú pháp cơ bản về DAX trong Power BI bao gồm các thành phần và cách viết dưới đây:
NGUYỄN THỊ LAN ANH – K22HTTTTB 31
Trình chỉnh sửa DAX trong PowerBI Desktop có bao gồm chức năng gợi ý để tạo công thức chính xác về mặt cú pháp Dưới đây là một ví dụ về công thức DAX để tạo ra dữ liệu mới
Hình 2.3 Ví dụ công thức của DAX
Công thức này bao gồm các phần:
- A Tên của measure, ví dụ ‘Total Sale’
- B Dấu bằng (=) để bắt đầu của công thức
- C Tên hàm của DAX, ở đây là hàm SUM tính tổng
- E Bảng tham chiếu, ở đây là bảng Sales
- F Cột được tham chiếu, [SalesAmount], trong bảng Sales
DAX có nhiều loại hàm khác nhau để phục vụ cho các mục đích khác nhau, được liệt kê dưới bảng sau:
Bảng 2.6 Tổng hợp các hàm hay sử dụng của DAX
Loại hàm Công dụng Ví dụ
Tính toán các giá trị như tổng, trung bình, min, max
Hàm đếm Đếm số lượng các giá trị khác nhau trong một tập hợp
Xử lý các chuỗi văn bản và thực hiện các thao tác như nối, thay thế, tìm kiếm, chuyển đổi chữ hoa chữ thường
Hàm ngày Xử lý các giá trị ngày và thời gian và thực hiện các phép tính như cộng trừ
DATE, HOUR, WEEKDAY, NOW, EOMONTH
NGUYỄN THỊ LAN ANH – K22HTTTTB 32 ngày, lấy giờ phút giây, lấy ngày trong tuần hay trong tháng
2.2.3 Lý do lựa chọn PowerBI
PowerBI có nhiều tính năng ưu việt như trí tuệ nhân tạo, hỗ trợ triển khai Hybrid, thông tin chi tiết nhanh, mô hình dữ liệu chung và tích hợp Cortana PowerBI cũng có giao diện thân thiện với người dùng và tương thích với nhiều ứng dụng của Microsoft và các nhà cung cấp khác Lựa chọn PowerBI cho việc lập báo cáo công nợ là một quyết định thông minh, bởi vì:
• Có thể kết nối dữ liệu từ các hệ thống khác nhau như Oracle Database, CRM, Excel, SQL Server và nhiều hệ thống khác
• Xử lý dữ liệu một cách linh hoạt và hiệu quả, sử dụng các công cụ như Power Query, Power Pivot và DAX
• Trực quan hóa dữ liệu một cách sinh động và tương tác, sử dụng các biểu đồ, đồ thị và bảng điều khiển có sẵn hoặc tùy chỉnh
• Chia sẻ báo cáo một cách an toàn và thuận tiện, sử dụng các dịch vụ đám mây hoặc máy chủ riêng của PowerBI
• Đồng bộ với các phần mềm khác với hệ sinh thái của Microsoft
Mô hình OLAP
OLAP là một công nghệ được sử dụng để phân tích dữ liệu trong hệ thống tích hợp dữ liệu trong kho dữ liệu Các hệ thống tích hợp dữ liệu thường sử dụng OLAP để phân tích và truy vấn dữ liệu từ các nguồn khác nhau, từ đó cung cấp cho người dùng những thông tin quan trọng và hữu ích để hỗ trợ quyết định kinh doanh Bên cạnh đó, cần tìm hiểu quá trình tích hợp dữ liệu bao gồm các bước như trích xuất (extract), biến đổi (transform) và tải (load) dữ liệu Cơ sở lý thuyết về mô hình nghiên cứu được trình bày dưới đây
2.3.1 OLAP từ kho dữ liệu
Một trong những ứng dụng của kho dữ liệu là hỗ trợ việc phân tích dữ liệu lịch sử Kho dữ liệu không bị ảnh hưởng bởi các giao dịch thường xuyên trong hệ thống nguồn, mà chỉ được cập nhật theo các chu kỳ nhất định Ứng dụng Data Warehouse sẽ hỗ trợ thao tác phân tích dữ liệu trực tuyến (OLAP- Online Analytical Processing) Nó có thể hợp nhất dữ liệu từ nhiều nguồn không đồng nhất hỗ trợ báo cáo phân tích dữ liệu hiệu quả trong một không gian đa chiều, truy vấn có cấu trúc và đưa ra quyết định Đó là lý do tại sao kho dữ liệu hiện đã trở thành một nền tảng quan trọng để phân tích dữ liệu và xử lý phân tích trực tuyến Kiến trúc tổng thể Data Warehouses bao gồm 3 tầng chính (W.H Inmon, 2002):
NGUYỄN THỊ LAN ANH – K22HTTTTB 33
• Tầng dữ liệu của kho: nơi dữ liệu được làm sạch và chuyển đổi trước khi tải lưu trữ trong Data Warehouse
• Tầng lưu trữ là lớp ứng dụng đưa ra một cái nhìn trừu tượng về cơ sở dữ liệu Nó sắp xếp dữ liệu để làm cho nó phù hợp hơn để phân tích Điều này được thực hiện với một máy chủ OLAP, được thực hiện bằng mô hình ROLAP hoặc MOLAP
• Tầng ứng dụng là nơi người dùng truy cập và tương tác với dữ liệu Nó đại diện cho lớp máy khách front-end Người dùng có thể sử dụng các công cụ báo cáo, truy vấn, phân tích hoặc các công cụ khai thác dữ liệu
Hình 2.4 OLAP trong kiến trúc kho dữ liệu (W.H Inmon, 2002)
Từ các kiến trúc được nêu trên, sẽ có những thành phần chồng chéo trong khi những thành phần khác là duy nhất cho các tầng Dưới đây là một số thành phần kho dữ liệu quan trọng nhất và vai trò của chúng trong hệ thống:
Bảng 2.7 Thành phần trong kho dữ liệu
Thành phần Mô tả thành phần
Data sources (Các nguồn dữ liệu) Đây là các hệ thống, ứng dụng ngoài hoặc các tập tin dữ liệu cung cấp dữ liệu cho kho dữ liệu Nguồn dữ liệu có thể có định dạng, cấu trúc và chất lượng khác nhau
Staging Area (Vùng chứa dữ liệu)
Là một không gian lưu trữ tạm thời cho dữ liệu được trích xuất từ nguồn dữ liệu Khu vực chứa dữ liệu có thể được sử dụng để làm sạch, kiểm tra, biến đổi và tích hợp dữ liệu trước khi tải vào kho dữ liệu
Là nơi dữ liệu được lưu trữ theo một mô hình dữ liệu đa chiều, thường là lược đồ sao (star schema) và lược đồ bông tuyết (snowflake schema), cho phép truy vấn và phân tích dữ liệu theo các khía cạnh kinh doanh khác nhau
NGUYỄN THỊ LAN ANH – K22HTTTTB 34
Data Mart (Dữ liệu theo chủ đề) Được tạo ra để phục vụ cho các nhóm người dùng cụ thể hoặc các mục đích cụ thể Dữ liệu này được tạo ra bằng cách lọc hoặc tổng hợp dữ liệu từ kho, hoặc bằng cách tích hợp dữ liệu từ các nguồn khác
Trích xuất, chuyển đổi và tải dữ liệu vào khu vực kho dữ liệu với mục đích làm sạch, chuẩn hóa, tích hợp và kiểm soát được chất lượng dữ liệu từ các nguồn khác nhau
Tools (Công cụ truy xuất và phân tích)
Dùng truy xuất và phân tích dữ liệu từ kho dữ liệu Bao gồm: các ứng dụng báo cáo (reporting), ứng dụng khai phá dữ liệu (data mining), ứng dụng trí tuệ kinh doanh (business intelligence)
OLAP (Online Analytical Processing) là một kỹ thuật phần mềm cho phép người dùng thực hiện các truy vấn và phân tích dữ liệu đa chiều trong một kho dữ liệu, tức là dữ liệu được lưu trữ nhằm mục đích phân tích hay còn gọi là historical data (dữ liệu lịch sử) Mục đích của OLAP là cung cấp cho người dùng một khung nhìn tổng quan và chi tiết về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, từ nhiều góc độ khác nhau OLAP là nền tảng của phân tích hỗ trợ nhiều ứng dụng kinh doanh để báo cáo, mô hình mô phỏng, chuyển đổi từ thông tin sang kiến thức cũng như xu hướng và quản lý hiệu suất
Hình 2.5 Quy trình OLAP (Rithika, 2022)
OLTP (Xử lý giao dịch trực tuyến) là một hệ thống xử lý dữ liệu phổ biến trong các doanh nghiệp ngày nay, dữ liệu sẽ được lưu trữ theo thời gian thực (data-realtime) để đảm bảo tính toàn vẹn và nhất quán (IBM, 2021) Ví dụ về các hệ thống OLTP là hệ thống nhập lệnh, bán lẻ, và các hệ thống giao dịch tài chính Mặt khác, OLAP tập trung
NGUYỄN THỊ LAN ANH – K22HTTTTB 35 vào việc đọc dữ liệu nhanh nhất có thể để phục vụ cho các phân tích kinh doanh Dữ liệu OLAP được tổng hợp từ dữ liệu lịch sử và được chia thành một hoặc nhiều cube, đồng thời, mỗi cube được người quản trị cube sắp xếp và thiết kế sao cho phù hợp với cách truy xuất và phân tích dữ liệu (IBM, 2021) Ví dụ về các hệ thống OLAP là hệ thống báo cáo, báo cáo PivotTable và PivotChart trong Excel
Bảng 2.8 So sánh OLAP và OLTP
Mục đích Phục vụ cho việc phân tích và hỗ trợ quyết định
Phục vụ cho việc xử lý và hoạt động
Các nhà phân tích, quản lý và nhân viên thông minh kinh doanh
Các nhân viên bán hàng, khách hàng và nhà cung cấp
Dữ liệu Dữ liệu lịch sử, tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau
Dữ liệu hiện tại, thời gian thực từ một nguồn duy nhất
Cấu trúc Cấu trúc đa chiều như khối lập phương, cho phép các truy vấn nhanh chóng, phức tạp và linh hoạt trên nhiều chiều của dữ liệu
Cấu trúc chuẩn hóa như lược đồ sao hoặc lược đồ tuyết rơi để giảm thiểu việc trùng lặp và tối ưu hóa hiệu suất của các giao dịch
Thao tác Chủ yếu là chỉ đọc, với ít hoặc không có thao tác cập nhật hay xóa
Cả các thao tác đọc và ghi
Dữ liệu OLTP được truyền vào kho dữ liệu OLAP để tính toán mà không ảnh hưởng tới dữ liệu thời gian thực của cơ sở dữ liệu OLTP Quá trình này được gọi là ETL (Extract, Transform, Load), trong đó dữ liệu được trích xuất từ nguồn OLTP, biến đổi theo các quy tắc kinh doanh và nạp vào kho dữ liệu OLAP Nhờ có kho dữ liệu OLAP, người dùng có thể truy cập vào các thông tin chi tiết và phân tích sâu hơn về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mà không làm giảm hiệu suất của hệ thống OLTP
NGUYỄN THỊ LAN ANH – K22HTTTTB 36
Hình 2.6 OLAP và OLTP (Rithika, 2022)
2.3.2.3 Thành phần xử lý dữ liệu
XÂY DỰNG BÁO CÁO QUẢN LÝ CÔNG NỢ CỦA PHÒNG BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN
Phân tích yêu cầu
3.1.1 Xác định các yêu cầu báo cáo Để báo cáo nghiệp vụ được đầy đủ và chính xác, tác giả thực hiện phỏng vấn trực tiếp với cán bộ phòng ban PM và đã tổng hợp được các yêu cầu sau:
3.1.1.1 Yếu tố con người Đây một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả của mô hình, bởi vì nó liên quan đến cách thức các cá nhân sử dụng và tương tác với hệ thống Mô hình nghiên cứu để phục vụ các phòng ban nghiệp vụ trong công ty như phòng ban back- office hoặc các phòng ban không chuyên về công nghệ, nên hệ thống được yêu cầu, đơn giản, thân thiện và dễ sử dụng, Bên cạnh đó, mô hình được phát triển cũng cần hoạt động ổn định, ít phát sinh các chi phí
Mô hình cần đáp ứng yêu cầu báo cáo đầu ra về công nợ như sau:
Bảng 3.1 Xác định yêu cầu báo cáo công nợ
Tiêu chí Điều kiện Kết quả chung
Quản lý công nợ quá hạn
Dưới 30 ngày Mô hình cần xử lý các trường dữ về thời gian cho chính xác, tiện lợi nhất cho quá trình phân tích, đảm bảo tính toán các khoảng thời gian chênh lệch giữa các mốc thời gian và số tiền trong từng công nợ
Từ 30 đến 90 ngày Trên 90 ngày
Công nợ phải thu sắp đến hạn
Từ 8 đến 30 ngày Trên 30 ngày
Giá trị công nợ Theo từng bộ phận và tên thành viên Theo thời gian thực hiện
NGUYỄN THỊ LAN ANH – K22HTTTTB 48
Báo cáo chia theo team
Theo nhiệm vụ trong từng dự án Trình bày báo cáo theo từng đội một cách rõ ràng, logic và trung thực, sử dụng các biểu đồ, bảng số liệu
Theo tuần, tháng, quý, năm
Tệp dữ liệu đầu vào của hệ thống là tệp chứa các thông tin về công nợ của các dự án được quản lý bởi phòng Quản lý dự án Tệp này được cập nhật và gửi cho hệ thống bởi cán bộ quản lý công nợ mỗi tuần một lần Hệ thống sẽ sử dụng tệp này để vẽ báo cáo về tình hình công nợ của các hợp đồng thực hiện dự án
Hệ thống cần đáp ứng bài toán công nợ như :
• Quản lý các công nợ quá hạn theo khung thời gian như dưới 30 ngày, từ 30 ngày đến 90 ngày và ngoài 90 ngày dựa trên cột giá trị thời gian trong tập dữ liệu so với thời gian hiện tại
• Các công nợ phải thu trong vòng 7 ngày tới, từ 8 đến 30 ngày tới và ngoài 30 ngày tới dựa trên cột giá trị thời gian trong tập dữ liệu so với thời gian hiện tại
• Giá trị công nợ của từng bộ phận trong một khung thời gian tham chiếu dựa trên tên thành viên của từng bộ phận
Vậy nên, hệ thống cần xử lý các trường thời gian trong tập dữ liệu sao cho chính xác, tiện lợi nhất cho quá trình phân tích, đảm bảo các khoảng thời gian chênh lệch giữa các mốc thời gian, số tiền trong từng công nợ
3.1.2 Mô hình hóa quy trình cải tiến
3.1.2.1 Sơ đồ luồng hoạt động
Sơ đồ luồng hoạt động của mô hình tích hợp và trực quan hóa dữ liệu để phát triển các báo cáo quản lý công nợ được mô tả dưới đây
NGUYỄN THỊ LAN ANH – K22HTTTTB 49
Hình 3.1 Mô hình hóa quy trình thực hiện
Mô hình tích hợp và trực quan hóa dữ liệu là một giải pháp hiệu quả để biến đổi các tệp dữ liệu tĩnh thành các báo cáo động, mô hình này sử dụng công cụ PowerBI để vẽ và xuất bản các báo cáo trên nền tảng đám mây Các tệp dữ liệu tĩnh phải tuân theo một quy chuẩn nhất định và được lưu trữ trong thư mục của máy chủ Window Server Các tệp dữ liệu này được gọi là Dataset và có cùng tên với các báo cáo tương ứng Để đảm bảo tính cập nhật và toàn vẹn của dữ liệu, mô hình sử dụng cổng Data Gateway để kết nối các Dataset trên đám mây với máy chủ vật lý Cổng Data Gateway cho phép tự động làm mới dữ liệu theo ngày hoặc theo tuần, tùy theo nhu cầu Khi có dữ liệu mới được đẩy vào, hệ thống sẽ tự động cập nhật các báo cáo
Mô hình cũng sử dụng công cụ ETL là Oracle Data Integrator để lấy dữ liệu từ các tệp dữ liệu phẳng sau đó đưa vào dữ liệu đích Công cụ này có thể thực hiện các quá trình chuyển đổi và xử lý dữ liệu theo các câu lệnh và thủ tục đã được định nghĩa trước Công cụ này giúp đảm bảo dữ liệu được nhập vào đúng theo yêu cầu nghiệp vụ và định dạng phù hợp
Bên cạnh đó, mô hình cho phép người dùng lên lịch các báo cáo và quy trình theo nhu cầu của từng đơn vị nghiệp vụ và phòng ban Người dùng có thể chọn lấy dữ liệu theo ngày, theo tháng, hay theo quý Hệ thống trực quan hóa dữ liệu giúp người dùng có cái nhìn tổng quan và chi tiết về hoạt động kinh doanh của công ty
3.1.2.2 Quy trình thực hiện lập báo cáo theo mô hình áp dụng
Quy trình thực hiện lập báo cáo bao gồm 3 giai đoạn: thiết kế giao diện đầu vào là nơi lưu trữ dữ liệu đầu vào, thực hiện ETL dữ liệu, thiết kế giao diện đầu ra là các báo cáo trên PowerBI Dưới đây là mô hình thể hiện quy trình nghiệp vụ báo cáo khi áp dụng
NGUYỄN THỊ LAN ANH – K22HTTTTB 50 mô hình OLAP và sử dụng công cụ PowerBI để đưa ra các báo cáo trực quan hóa phục vụ phòng ban Quản lý dự án
Hình 3.2 Quy trình lập báo cáo
Các phòng ban và hệ thống được tích hợp tham gia vào quy trình: Phòng QLDA (Trưởng bộ phận, nhân viên), Phòng Kế toán tài chính, Hệ thống ERP, Công cụ tích hợp ODI, Công cụ PowerBI Phần tiếp theo của khóa luận sẽ trình bày cụ thể về 3 giai đoạn của quy trình lập báo cáo công nợ.
