Trên cơ sở nhận thức được tầm quan trọng của kế toán bán hàng và xác định KQKD trong doanh nghiệp, trong thời gian thực tập với sự giúp đỡ nhiệt tình từ các chị trong công ty cùng với sự
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TRONG CÁC DOANH NGHIỆP
Khái quát về hoạt động bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
1.1.1 Các khái niệm cơ bản a Bán hàng
Bán hàng là quá trình chuyển giao quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa gắn với lợi ích hoặc rủi ro mà tại đó người bán sẽ nhận về quyền sở hữu tiền bạc hoặc quyền truy đòi tiền của người mua, còn người mua sẽ nhận lại quyền sở hữu hàng hóa đó Hay nói cách khác, bán hàng là quá trình hàng hóa của các doanh nghiệp được chuyển giao từ hình thái vật chất sang hình thái tiền tệ
Quá trình này không chỉ đơn thuần là việc trao đổi hàng hóa mà còn liên quan đến việc tìm hiểu và đáp ứng nhu cầu của khách hàng, xây dựng mối quan hệ và tạo dựng niềm tin với khách hàng
Quá trình bán hàng trong các doanh nghiệp có đặc điểm sau:
- Có sự trao đổi thỏa thuận giữa người mua và người bán có thể bằng lời nói hoặc hợp đồng văn bản, hai bên thuận mua vừa bán, người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền
- Quá trình bán hàng có sự thay đổi về quyền sở hữu: người bán chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho người mua và nhận lại từ khách hàng một khoản tiền gọi là doanh thu bán hàng Số doanh thu đó là cơ sở để doanh nghiệp xác định kết quả kinh doanh của đơn vị mình b Xác định kết quả kinh doanh
- Kết quả kinh doanh là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh, trong một thời kỳ nhất định, được biểu hiện bằng lãi hoặc lỗ
Xác định kết quả kinh doanh là việc so sánh giữa doanh thu và chi phí phát sinh trong kỳ Công việc xác định kết quả kinh doanh thường diễn ra vào cuối kỳ kế toán có thể được tiến hành vào cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp
- Kết quả hoạt động kinh doanh bao gồm: kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, kết quả hoạt động tài chính và kết quả hoạt động khác Trong đó:
+ Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh: là số chênh lệch giữa doanh thu thuần và giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
+ Kết quả hoạt động tài chính: Là số chênh lệch giữa chi phí hoạt động tài chính và thu nhập của hoạt động tài chính
+ Kết quả hoạt động khác: Là số chênh lệch giữa các khoản thu nhập khác và các khoản chi phí khác
1.1.2 Các phương thức bán hàng
Phương thức bán hàng trong các doanh nghiệp có hoạt động thương mại là rất quan trọng, để thực hiện việc lưu thông hàng hóa, dịch vụ đáp ứng nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao của con người, doanh nghiệp có thể thực hiện việc tiêu thụ hàng hóa theo hai phương thức: bán buôn và bán lẻ; chi tiết dưới nhiều hình thức khác nhau: a Bán buôn hàng hóa
Bán buôn hàng hóa là hình thức bán hàng theo lô hoặc bán với số lượng lớn, thực chất người mua hàng hóa là những nhà cung cấp trung gian như đại lý, tổng đại lý, nhà phân phối, hàng hóa sau khi bán buôn chưa đến tay người tiêu dùng trực tiếp Bán buôn hàng hóa có thể theo các phương thức sau:
Phương thức bán buôn qua kho: Là phương thức bán buôn mà trong đó, hàng mua về được nhập kho, sau đó được xuất từ kho của doanh nghiệp cho người mua buôn dưới hai hình thức:
+ Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp thương mại để nhận hàng Doanh nghiệp thương mại sẽ xuất kho và giao hàng trực tiếp cho đại diện bên mua Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá được xác định là tiêu thụ
+ Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức chuyển hàng: dựa trên hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc theo đơn đặt hàng, doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hoá và sử dụng phương tiện vận tải của mình hoặc đi thuê ngoài để chuyển hàng đến kho của bên mua hoặc địa điểm nào đó theo quy định trong hợp đồng Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại Chỉ khi nào được bên mua kiểm nhận, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng chuyển giao mới được coi là tiêu thụ, người bán mất quyền sở hữu về số hàng đã giao
Phương thức bán buôn vận chuyển thẳng: Theo phương thức này, doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, không đưa về nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua Phương thức này có thể thực hiện theo hai hình thức:
+ Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp
(còn gọi là hình thức giao tay ba): Theo hình thức này, doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng không nhập kho mà giao trực tiếp cho đại diện của bên mua tại kho người bán Sau khi đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, bên mua đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá được xác nhận là tiêu thụ
+ Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài vận chuyển hàng đến giao cho bên mua ở địa điểm đã được thoả thuận Hàng hoá chuyển bán trong trường hợp này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại Khi nhận được tiền của bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hoá chuyển đi mới được xác định là tiêu thụ b Bán lẻ hàng hoá
Vai trò, nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
1.2.1 Vai trò của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Đối với doanh nghiệp thương mại, kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh giữ vai trò vô cùng quan trọng Bán hàng là hoạt động mang lại nguồn thu chính cho doanh nghiệp, giúp danh nghiệp bù đắp những chi phí đã bỏ ra, tạo điều kiện cho doanh nghiệp mở rộng hoạt động sản xuất, kinh doanh và có chỗ đứng trên thương trường
Vai trò của kế toán bán hàng hiện nay không chỉ dừng lại ở việc ghi chép thông tin mà còn là yếu tố quyết định trong việc xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Kế toán bán hàng cũng giữ vai trò quan trọng trong việc quản lý lưu thông hàng hóa, đảm bảo sự cân đối giữa cung và cầu, từ đó ổn định giá cả thị trường và tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp Ngoài ra, thông qua việc phân tích dữ liệu bán hàng, kế toán có thể phát hiện những vấn đề về hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp tối ưu quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm Đối với nền kinh tế, hoạt động bán hàng góp phần làm tăng GDP, tác động đến cung cầu thị trường, đảm bảo sự cân đối giữa sản xuất và tiêu dùng, thúc đẩy sự phát triển bền vững và lâu dài
Xác định kết quả kinh doanh giúp cho nhà quản trị doanh nghiệp nắm bắt được mức độ hoàn chỉnh về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, từ đó phát hiện ra những thiếu sót trong khâu dự trữ, tiêu thụ để có biện pháp khắc phục kịp thời Kế toán bán hàng bao gồm việc theo dõi, ghi chép và phân tích các hoạt động bán hàng, từ đó cung cấp thông tin chi tiết về doanh thu, chi phí và lợi nhuận Qua đó, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả của các chiến lược kinh doanh và đưa ra quyết định quản lý phù hợp Đối với Nhà nước, thông tin và số liệu từ kế toán bán hàng cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính và kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó thực hiện chức năng quản lý và kiểm soát vĩ mô nền kinh tế Đối tác kinh doanh cũng dựa vào số liệu kế toán để đánh giá khả năng hợp tác và đầu tư Vì vậy, kế toán bán hàng không chỉ là công cụ hỗ trợ quản lý mà còn là cầu nối giữa doanh nghiệp với các bên liên quan trong hệ thống kinh tế Để thực hiện tốt vai trò này, kế toán bán hàng cần có kỹ năng chuyên môn cao và khả năng phân tích, đánh giá thông tin một cách chính xác
1.2.2 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, kế toán đóng vai trò quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, kết hợp cùng với ban lãnh đạo đưa ra các chiến lược, kế hoạch phát triển trong việc quản lý hoạt động kinh doanh cũng như đối với sự quản lý vĩ mô của nhà nước Kế toán cần thực hiện các nhiệm vụ cơ bản sau:
- Phản ánh, ghi chép kịp thời và đầy đủ tình hình bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ, cả về số lượng và giá trị hàng hóa Cần ghi chi tiết cụ thể từng loại mặt hàng để nhà quản lý có quyết định phù hợp, đúng đắn
- Tập hợp đầy đủ, chính xác các chứng từ liên quan đến bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ và kết chuyển chi phí, phân bổ chi phí bán hàng cho số lượng hàng đã tiêu thụ để làm cơ sở xác định kết quả kinh doanh
- Thông tin về doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh đưa ra cần phải trung thực, kịp thời, đầy đủ phục vụ cho các đối tượng như nhà quản lý doanh nghiệp, nhà đầu tư, khách hàng,…
- Hàng tháng, hàng quý lập các báo cáo về quá trình bán hàng cần thiết để cung cấp thông tin cho lãnh đạo khi ra quyết định kinh doanh ngắn hạn và dài hạn
Việc thực hiện tốt các nhiệm vụ trên giúp nhà quản trị nắm rõ tình hình chung của doanh nghiệp từ đó xây dậy phương án kinh doanh hiệu quả, nâng cao kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Nội dung của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
1.3.1 Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu
1.3.1.1 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ a Khái niệm doanh thu
Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu nhưng không bao gồm các khoản đóng góp của các chủ sở hữu b Điều kiện ghi nhận doanh thu
Doanh nghiệp chỉ ghi nhận doanh thu bán hàng khi thỏa mãn các điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa cho người mua
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hoặc quyền kiểm soát hàng hóa
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn Khi hợp đồng quy định người mua được quyền trả lại sản phẩm, hoặc hàng hóa, đã mua theo những điều kiện cụ thể, doanh nghiệp chỉ được ghi nhận doanh thu khi những điều kiện cụ thể đó không còn tồn tại và người mua không được quyền trả lại sản phẩm, hàng hóa (trừ trường hợp khách hàng có quyền trả lại hàng hóa dưới hình thức đổi lại để lấy hàng hóa, dịch vụ khác)
- Doanh nghiệp đã hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng
- Xác định được các chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng
Doanh nghiệp chỉ ghi nhận doanh thu cung cấp dịch vụ khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau:
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn Khi hợp đồng quy định người mua được quyền trả lại dịch vụ đã mua theo những điều kiện cụ thể, doanh nghiệp chỉ được ghi nhận doanh thu khi những điều kiện cụ thể đó không còn tồn tại và người mua không được quyền trả lại dịch vụ đã cung cấp
- Doanh nghiệp đã hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó
- Xác định được phần công việc đã hoàn thành vào thời điểm báo cáo
- Xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó c Cách xác định doanh thu:
Doanh thu= Số lượng hàng hóa, sản phẩm tiêu thụ trong kỳ x Đơn giá
- Doanh thu bán hàng được tính bằng giá trị hợp lý của các khoản đã thu được hoặc sẽ thu được
- Các khoản thu hộ bên thứ 3 sẽ không được tính vào doanh thu
- Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ không bao gồm các khoản thuế gián thu phải nộp, như thuế GTGT (kể cả trường hợp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp), thuế TTĐB, thuế XK, thuế bảo vệ môi trường
Trường hợp không tách được ngay số thuế gián thu phải nộp tại thời điểm ghi nhận doanh thu, kế toán được ghi nhận doanh thu bao gồm cả số thuế phải nộp và định kỳ phải ghi giảm doanh thu đối với số thuế gián thu phải nộp Khi lập BCKQHĐKD, chỉ tiêu “Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ” và chỉ tiêu “Các khoản giảm trừ doanh thu” đều không bao gồm số thuế gián thu phải nộp trong kỳ do về bản chất các khoản thuế gián thu không được coi là một bộ phận của doanh thu d Chứng từ, sổ sách sử dụng: Để làm căn cứ cho việc ghi nhận doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng các loại chứng từ như:
- Hợp đồng kinh tế, hợp đồng nguyên tắc mua bán,
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Biên bản thanh lý hợp đồng
- Chứng từ thanh toán (phiếu thu tiền mặt, giấy báo có ngân hàng,…)
- Hợp đồng gửi hàng đại lý, Bảng thanh toán tiền bán đại lý, ký gửi
- Các chứng từ khác có liên quan như phiếu nhập kho hàng trả lại, biên bản giao nhận hàng hóa…
- Sổ sách kế toán: Sổ nhật kí chung, Sổ cái TK 511, Sổ chi tiết TK 511,… e Tài khoản sử dụng và kết cấu tài khoản Để phán ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh kế toán sử dụng TK 511-Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Các khoản thuế gián thu phải nộp
(thuế GTGT, thuế xuất khẩu, thuế
- Doanh thu hàng bán bị trả lại kết chuyển cuối kỳ;
- Khoản giảm giá hàng bán kết chuyển cuối kỳ;
- Khoản chiết khấu thương mại kết chuyển cuối kỳ;
- Kết chuyển doanh thu thuần vào
TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”
- Doanh thu bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ kế toán
TK 511 không có số dư cuối kỳ
TK 511 có 4 tài khoản cấp 2:
- TK 5111- Doanh thu bán hàng hóa: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu và doanh thu thuần của khối lượng hàng hóa được xác định đã bán trong kỳ kế toán của doanh nghiệp Tài khoản này chủ yếu dùng cho các ngành kinh doanh hàng hóa, vật tư, lương thực,…
- TK 5112 – Doanh thu bán các thành phẩm: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu và doanh thu thuần của khối lượng sản phẩm (thànhphẩm, bán thành phẩm) được xác định là đã bán trong một kỳ kế toán của doanh nghiệp Tài khoản này chủ yếu dùng cho các ngành sản xuất vật chất như: Công nghiệp, nông nghiệp, xây lắp, ngư nghiệp, lâm nghiệp,…
- TK 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu và doanh thu thuần của khối lượng dịch vụ đã hoàn thành, đã cung cấp cho khách hàng và được xác định là đã bán trong một kỳ kế toán Tài khoản này chủ yếu dùng cho các ngành kinh doanh dịch vụ như: Giao thông vận tải, bưu điện, du lịch Dịch vụ công cộng, dịch vụ khoa học, kỹ thuật, dịch vụ kế toán, kiểm toán,
- TK 5118 – Doanh thu khác: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản doanh thu ngoài doanh thu bán hàng hóa, doanh thu bán thành phẩm, doanh thu cung cấp dịch vụ, doanh thu được trợ cấp trợ giá và doanh thu kinh doanh bất động sản như: Doanh thu bán vật liệu, phế liệu, nhượng bán công cụ, dụng cụ và các khoản doanh thu khác
Tài khoản 131 “phải thu khách hàng”:tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu của khách hàng và theo dõi tình hình công nợ khách hàng
Tài khoản 111- Tiền mặt; TK 112- TGNH: hai tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp
Tài khoản 3331 “thuế GTGT phải nộp”: tài khoản này dùng chung cho đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Tài khoản này phản ánh số thuế GTGT đầu ra, số thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu phải nộp vào ngân sách Nhà nước
Tài khoản 3387 “doanh thu chưa thực hiện”: dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm doanh thu chưa thực hiện của doanh nghiệp trong kỳ kế toán Doanh thu nhận trước gồm các khoản như như: số tiền của khách hàng đã trả trước cho một hoặc nhiều kỳ kế toán về cho thuê tài sản; khoản lãi nhận trước khi cho vay vốn; khoản chênh lệch giữa giá bán hàng trả chậm, trả góp theo cam kết với giá bán trả tiền ngay, khoản doanh thu tương ứng với giá trị hàng hóa, dịch vụ,… f Phương pháp hạch toán
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
(Áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ)
(Nguồn: Thông tư 133/2016-TT BTC ban hành đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ)
Với doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp vê cơ bản các nghiệp vụ được ghi nhận giống với trường hợp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Điểm khác ở đây là doanh thu được ghi nhận trên TK 511 bao gồm cả giá trị hàng hóa và thuế GTGT phải nộp Cuối mỗi kỳ, kế toán xác định số thuế GTGT phải nộp ghi giảm doanh thu tương ứng:
Nợ TK 511: Số tiền thuế GTGT phải nộp
Có TK 3331: Số tiền thuế GTGT phải nộp
1.3.1.2 Kế toán giảm trừ doanh thu a Các khoản giảm trừ doanh thu
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, có thể phát sinh một số khoản chi phí làm giảm doanh thu bán hàng hóa, sản phẩm và cung cấp dịch vụ của công ty Các khoản được tính vào giảm trừ doanh thu của đơn vị bao gồm:
Các hình thức kế toán áp dụng trong kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh
1.4.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vảo sổ Nhật ký, trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế( định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các Sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh
Hình thức ghi sổ kế toán – Nhật ký chung bao gồm các loại sổ như sau: Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; Sổ cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sơ đồ 1.13: Sơ đồ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Nguồn: Internet 1.4.2 Hình thức Nhật ký- sổ cái
Tất cả các nghiệp vụ kih tế phát sinh đã phản ánh trên chứng từ kế toán đều được ghi vào sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Sổ Nhật ký- sổ cái theo trình tự thời gian Căn cứ vào Nhật ký – sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp các chứng tư kế toán cùng loại
Sơ đồ 1.14: Sơ đồ kế toán theo hình thức Nhật ký- Sổ cái
Nguồn: Internet 1.4.3 Hình thức kế toán Chứng từ - ghi sổ
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm, và có chứng từ kế toán kèm theo, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán; lập dựa trên từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại có cùng nội dung kinh tế
Sơ đồ 1.15: Sơ đồ kế toán theo hình thức Chứng từ- ghi sổ
Nguồn: Internet 1.4.4 Hình thức kế toán trên máy vi tính Đặc trưng cơ bản của hình thức này là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một hoặc ba hình thức kế toán nêu trên Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định
Sơ đồ 1.16: Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Trên đây, em đã trình bày cơ sở lý luận về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong các doanh nghiệp thương mại theo thông tư 133/ 2016/ TT- BTC Dựa trên những cơ sở lý luận đã tìm hiểu và phân tích ở chương này, chương 2 em đi sâu vào thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần thương mại Thiên Hòa Phát, từ đó làm rõ được những điểm mạnh, điểm yếu trong hệ thống kế toán tại đơn vị
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XĐKQKD TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI THIÊN HÒA PHÁT
Tổng quan về công ty
2.1.1 Giới thiệu về công ty
-Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI THIÊN HÒA PHÁT
- Tên viết tắt: THIEN HOA PHAT TRADING.,JSC
- Tên tiếng anh: THIEN HOA PHAT TRADING JOINT STOCK COMPANY
- Địa chỉ: Số nhà 18, ngõ 24 ngách 99 đường Kim Đồng, Phường Giáp Bát, Quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Đại diện pháp luật: Nguyễn Thị Mai Hương- Chức danh: Giám đốc
- Loại hình pháp lý: Công ty Cổ phần
Ngày 27/ 10/ 2023, công ty đăng ký thay đổi lần thứ 9, chuyển địa chỉ trụ sở về số 18 ngõ 24 ngách 99 đường Kim Đồng, phường Giáp Bát, quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội và tăng vốn điều lệ lên thành 25.000.000.000 đồng
Công ty Cổ phần thương mại Thiên Hòa Phát được thành lập và đi vào hoạt động ngày 02/10/2013 với ba cổ đông sáng lập là bà Nguyễn Thị Mai Hương, bà Phùng Thị Thanh Tâm và ông Lê Đức Minh Trong những ngày đầu mới thành lập, với quy mô nhỏ, đội ngũ cán bộ, nhân viên còn non trẻ, môi trường cạnh tranh gay gắt công ty đã phải đương đầu với nhiều khó khăn, thách thức Tuy nhiên, với sự nỗ lực của các thành viên trong công ty đặc biệt là bộ máy quản lí đã kịp thời có những chiến lược, mục tiêu kinh doanh rõ ràng, linh hoạt phù hợp với hoàn cảnh thực tế của
DN Nhờ đó, trong những năm qua công ty đã và đang giữ vững vị thế của mình trên thương trường, với sứ mệnh cung cấp những sản phầm hàng đầu, góp phần cải thiện và nâng cao chất lượng cuộc sống và đạt được sự tin yêu của khách hàng
2.1.2 Đặc điểm ngành nghề kinh doanh của công ty
- Buôn bán các loại máy móc, thiết bị và phụ tùng máy sử dụng trong hoạt động sản xuất công nghiệp, thương mại và dịch vụ khác
- Bán máy móc và thiết bị máy văn phòng ( máy tính, máy in, máy scan, )
- Cung cấp các DV hỗ trợ và giải pháp sản xuất hiệu quả như giải pháp CNTT(IT):
Hạ tầng CNTT, an toàn thông tin,…
- Lắp đặt hệ thống tự động hóa, tủ bảng điện công nghiệp, mạng cho doanh nghiệp
2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Quản lý hiệu quả là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của một doanh nghiệp Để đạt được điều này, việc tổ chức bộ máy quản lý sao cho phù hợp với đặc điểm, quy mô và ngành nghề kinh doanh là hết sức cần thiết Công ty Cổ phần thương mại Thiên Hòa Phát đã lựa chọn mô hình quản lý trực tuyến-chức năng, một mô hình phổ biến trong các doanh nghiệp hiện đại Mô hình này cho phép mỗi phòng ban, bộ phận có trách nhiệm cụ thể và chịu sự quản lý thống nhất từ Giám đốc, giúp tăng cường trách nhiệm và cải thiện hiệu suất công việc Bộ máy quản lý của công ty được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty CP thương mại Thiên Hòa Phát)
Phòng KD Phòng Kế toán
*Chức năng của các phòng ban
Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc định hình chiến lược và đảm bảo hoạt động hiệu quả của công ty Họ có nhiệm vụ đưa ra các quyết định quan trọng liên quan đến quản trị, tài chính và chiến lược kinh doanh, đồng thời phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật và đạo đức kinh doanh Việc quản lý công bằng và minh bạch, cũng như việc tôn trọng quyền lợi của cổ đông và các bên liên quan, là yếu tố cốt lõi để xây dựng niềm tin và sự ổn định lâu dài cho công ty
Giám đốc: là người quản lí trực tiếp và phối hợp, tổ chức các phòng ban, bộ phận trong công ty vì mục tiêu chung Quyết định các vấn đề liên quan đến việc hoạt động KD thường ngày của công ty mà không cần quyết định của HĐQT; tổ chức thực hiện các nghị quyết, quyết định của HĐQT, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty Chức vụ giám đốc do bà Nguyễn Thị Mai Hương nắm giữ, một trong 3 cổ đông sáng lập của DN
Phòng kinh doanh: Chịu trách nhiệm lên kế hoạch, thực hiện các phương hướng kinh doanh của công ty; tìm kiếm KH tiềm năng và thị trường đầu ra, đầu vào; nghiên cứu nhu cầu của khách hàng đưa ra những kế hoạch quảng bá sản phẩm, thiết lập các chính sách bán hàng
Phòng kế toán: Có trách nhiệm quản lý các vấn đề liên quan đến tài chính - kế toán, xây dựng HTTT tài chính minh bạch, rõ ràng và xuyên suốt Cung cấp BCTC, báo cáo thu chi, báo cáo thuế định kỳ sau đó đưa ra quyết định, dự báo và chuẩn bị ngân sách tốt hơn Chịu trách nhiệm trước HĐQT và pháp luật khi có những sai phạm về số liệu, sổ sách kế toán
Phòng kĩ thuật: có chức năng nghiên cứu, tư vấn, tham mưu và đề xuất giải pháp liên quan đến các lĩnh vực: quản lý, điều hành và kiểm tra những việc liên quan đến kỹ thuật, công nghệ Phối hợp với các phòng ban khác trong việc chuẩn bị hồ sơ đầu thầu, tham gia đấu thầu
Phòng hành chính- nhân sự: bộ phận này được coi là “đầu não” của công ty, chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý, kiểm tra và phát triển nguồn lực trong công ty Căn cứ vào những yêu cầu của các phòng ban tiến hành tuyển dụng, tổ chức triển khai các lớp đào tạo, phân chia lao động, quản lý cán bộ nhân viên và thực hiện chính sách khen thưởng
Phòng dự án: Nhiệm vụ của phòng là xây dựng và triển khai thực hiện các kế hoạch tìm kiếm, khai thác dự án Có trách nhiệm tổng hợp những thông tin về hoạt động doanh nghiệp để xây dựng hồ sơ năng lực cho doanh nghiệp khi tham gia đấu thầu Ngoài ra còn chuẩn bị các hồ sơ, tài liệu khác phục cho việc đàm phán, thương lượng của ban giám đốc với đối tác, về các vấn đề trong hoạt động đầu tư, liên kết thực hiện dự án và việc ký kết các hợp đồng kinh tế
*Mối quan hệ giữa các phòng ban
Trong môi trường công ty, sự phối hợp giữa các phòng ban là yếu tố then chốt để đạt được hiệu quả cao trong việc phục vụ khách hàng Mỗi phòng ban, với nhiệm vụ và chức năng đặc thù, đều đóng góp vào việc tạo ra một trải nghiệm khách hàng không ngừng được cải thiện Sự kết nối này không chỉ thúc đẩy sự đổi mới và sáng tạo mà còn tạo nền văn hóa doanh nghiệp đồng lòng và hướng đến mục tiêu chung
Việc phân chia trách nhiệm và tăng cường sự tự chủ cho các phòng ban là yếu tố quan trọng để thúc đẩy hiệu suất làm việc Mỗi phòng ban cần chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ được giao một cách độc lập, đồng thời phải sẵn lòng hỗ trợ các bộ phận khác khi cần thiết nhưng không được phép đùn đẩy trách nhiệm Sự hợp tác và chủ động trong việc tìm kiếm giải pháp cho các vấn đề phát sinh là chìa khóa để đạt được kết quả tốt nhất Khi gặp khó khăn trong việc đưa ra quyết định, việc thông báo cho cấp quản lý để nhận hướng dẫn là bước tiếp theo cần thiết Mối quan hệ chặt chẽ giữa các phòng ban không chỉ giúp cải thiện quy trình làm việc mà còn góp phần vào việc tạo ra trải nghiệm khách hàng tốt hơn, qua đó nâng cao uy tín và thành công của công ty Đây là một phần không thể thiếu trong việc xây dựng một tổ chức linh hoạt và phản ứng nhanh chóng với thị trường đang thay đổi
2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Bảng 2.1 : Một số chỉ tiêu tại hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2022-2023( Đvt: Đồng)
Doanh thu 92.486.577.010 104.860.255.075 12.373.678.065 13,38 Giá vốn 88.609.210.104 99.830.594.050 11.221.383.946 12,66 Lợi nhuận gộp 3.877.366.906 5.029.661.025 1.152.294.119 29,72 Chi phí
QLKD 3.133.467.389 3.990.637.801 857.170.412 27,36 Lợi nhuận thuần 94.668.754 254.602.933 159.934.179 168,94 LNST chưa phân phối 126.266.183 364.646.104 238.379.921 188,79
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty CP thương mại Thiên Hòa Phát)
Nhận xét: Từ bảng trên cho thấy xu phướng phát triển tích cực của công ty trong
Doanh thu bán hàng năm 2023 so với năm 2022 tăng 12.373.678.065 đồng tương ứng với 13,38% Sau khi dịch bệnh Covid-19 được kiểm soát, công ty bắt tay vào việc tối đa hóa lợi nhuận và phát triển doanh nghiệp bền vững Công ty có mục tiêu mở rộng thị trường và tiếp cận nhiều khách hàng hơn nên việc doanh thu tăng có thể do công ty áp dụng chiến lược bán hàng hoặc chiến lược về giá có hiệu quả nên số lượng hàng hóa bán ra tăng nhiều hơn
Tương ứng với sự tăng trưởng của doanh thu, giá vốn hàng bán cũng tăng 11.221.383.946 đồng tương ứng với 12,66% Tuy nhiên tốc độ tăng của giá vốn vẫn thấp hơn tốc độ tăng của doanh thu, cho thấy công ty vẫn kiểm soát tốt chi phí giá vốn hàng bán
Thực trạng kế toán bán hàng và XĐKQKD tại công ty
2.2.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng
Công ty áp dụng hai phương thức bán hàng là bán buôn và bán lẻ tạo ra mô hình kinh doanh linh hoạt có khả năng phục vụ nhu cầu đa dạng của thị trường Bán buôn giúp công ty mở rộng quan hệ với các đối tác là doanh nghiệp lớn, trong khi bán lẻ tiếp cận trực tiếp đến người tiêu dùng cuối cùng là cá nhân, hộ gia đình
Công ty áp dụng chủ yếu hai phương thức thanh toán trực tiếp áp dụng với các giao dịch nhỏ, đối tượng là cá nhân, hộ gia đình và phương thức thanh toán trả chậm với khách hàng mua số lượng lớn có kèm theo điều kiện tín dụng; sử dụng nhiều hình thức thanh toán khác nhau như: thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, séc,…
Tại công ty Thiên Hòa Phát, hóa đơn có giá trị nhỏ hơn 20 triệu đồng khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản; đối với những hóa đơn trên
20 triệu đồng KH thanh toán bằng chuyển khoản đảm bảo quy trình nhanh chóng và an toàn cho công ty đồng thời có lợi cho khách hàng trong việc khấu trừ thuế GTGT
2.2.2 Thực trạng kế toán bán hàng và XĐKQKD tại Công ty Cổ phần thương mại Thiên Hòa Phát
2.2.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Tại Công ty Cổ phần thương mại Thiên Hòa Phát, nguồn doanh thu chủ yếu của công ty là doanh thu về bán hàng thiết bị linh kiện điện tử, máy tính….Ngoài ra, doanh thu hoạt động tài chính và thu nhập khác cũng chiếm một phần rất nhỏ a Chứng từ kế toán và tài khoản sử dụng
Doanh nghiệp sử dụng TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo
TT 133/2016/TT-BTC để hạch toán và theo dõi doanh thu phát sinh từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ Các tài khoản đối ứng thường gặp như 131, 111,112, Các chứng từ kế toán như: Hợp đồng kinh tế, Biên bản giao nhận hàng hóa và Hóa đơn GTGT là những chứng từ cần thiết để xác nhận và ghi nhận doanh thu đồng thời kiểm soát và quản lý rủi ro trong các giao dịch kinh tế
- Hóa đơn GTGT: Không chỉ phản ánh số lượng, chủng loại, số tiền phải thu khách hàng mà còn thể hiện số tiền thuế mà doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước
- Đơn đặt hàng: Doanh nghiệp không yêu cầu KH phải gửi đơn đặt hàng, việc đặt hàng có thể thực hiện thông qua việc trao đổi giữa hai bên, đòi hỏi DN phải có hệ thống kiếm soát chặt chẽ đảm bảo nghiệp vụ được ghi nhận trung thực và kịp thời
- Phiếu XK: phản ánh số lượng, mặt hàng xuất ra, theo dõi hàng hóa
- Giấy báo nợ, giấy báo có b Quy trình hạch toán
Căn cứ vào đơn đặt hàng do khách hàng gửi tới, hoặc mua hàng trực tiếp tại cửa hàng nhân viên kinh doanh xác nhận với khách hàng về chủng loại mặt hàng, số lượng, đơn giá và phương thức thanh toán: thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hay mua hàng chịu có thời hạn(có sự đồng ý của ban lãnh đạo cho KH thanh toán toán muộn) tiến hành lập HĐKT thành 4 bản ( hoặc 6 bản tùy theo quy định trên hợp đồng) Sau khi trình ký giám đốc, nhân viên kinh doanh sẽ gửi hợp đồng sang cho khách hàng ký, mỗi bên giữ 2 bản ( đều có có ký của khách hàng và giám đốc) Sau khi đã hoàn thiện xong phần hợp đồng, nhân viên kinh doanh chuyển cho phòng kế toán 1 bản, lưu tại bộ phận 1 bản
- Hợp đồng kinh tế( 2 bản) - Khách hàng
- Hợp đồng kinh tế( 1 bản) - Bộ phận kinh doanh lưu
- Hợp đồng kinh tế ( 1 bản) - Bộ phận kế toán
Kế toán căn cứ vào HĐKT do bộ phận kinh doanh gửi đến tiến hành lập hóa đơn bán ra trên phần mềm Misa
Nhân viên kế toán căn cứ vào chứng từ gốc tiến hành khai báo những thông tin mới và nhập liệu nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào phần mềm kế toán được thực hiện như sau:
- Vào phân hệ Bán hàng, chọn Chứng từ bán hàng( hoặc vào tab Bán hàng nhấn Thêm)
- Chọn loại chứng từ bán hàng là Bán hàng hóa, dịch vụ trong nước và điền đầy đủ các thông tin trong Tab chứng từ bán hàng, tích chọn “Kiêm phiếu xuất kho”, “Lập kèm hóa đơn”; “Chưa thu tiền”
- Sau đó, nhập thông tin khách hàng, ngày chứng từ, ngày hạch toán, kí hiệu hóa đơn, số chứng từ sẽ tự động tăng theo phần mềm đã cài đặt,…Tại tab hàng tiền, kế toán nhập mã hàng, số lượng, đơn giá,
- Chọn tiếp tab Thuế để khai báo thuế suất thuế GTGT Sau khi hoàn thiện và kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trên chứng từ so với phần mềm, ấn “ Cất” để hoàn thành việc khai báo và lưu lại dữ liệu
Ví dụ 2.1: Ngày 08 tháng 12 năm 2023, Trường Cao đẳng Trinh sát có nhu cầu mua hàng hóa Sau quá trình thương thảo và ký kết hợp đồng kinh tế số 18/BBTLHĐ/CĐTS-CTY THP (Phụ lục 2.1),kế toán tiến hành lập hóa đơn bán hàng trên phần mềm Misa Meninvoice số 00000098 ký hiệu 1C23THP, khách hàng chưa thanh toán Sau khi nhân viên kinh doanh giao hàng thành công, tiến hành lập Biên bản nghiệm thu hàng hóa (Phụ lục 2.2) và Biên bản thanh lý hợp đồng (Phụ lục 2.3)
Kế toán hạch toán DT bán hàng như sau:
Dưới đây là một số chứng từ kế toán liên quan đến việc ghi nhận nghiệp vụ bán hàng của công ty:
Hình 2.3 : Hóa đơn GTGT bán hàng cho Trường Cao đẳng Trinh sát
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty CP thương mại Thiên Hòa Phát)
Căn cứ vào những chứng từ gốc như hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT, biên bản giao nhận hàng hóa,… kế toán tiến hành ghi vào phần mềm
Sau khi hoàn thành xong bước nhập liệu và lưu nghiệp vụ vào phần mềm, các số liệu sẽ tự động cập nhập lên Sổ Nhật ký chung( Phụ lục 2.4); Sổ cái TK 511( Phụ lục 2.5); Sổ chi tiết TK 5111( Phụ lục 2.6); Sổ chi tiết TK 131( Phụ lục 2.7)
Hình 2.4: Hình ảnh nghiệp vụ bán hàng 20/12/2023 trên phần mềm Misa
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty CP thương mại Thiên Hòa Phát) 2.2.2.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu:
Đánh giá thực trạng kế toán bán hàng và XĐKQKD tại công ty
Sau thời gian trải nghiệm thực tế được thực tập, làm việc tại Công ty Cổ phần thương mại Thiên Hòa Phát em đã có cơ hội quan sát và tìm hiểu về thực trạng kế toán bán hàng cũng như kế toán xác định KQKD tại đơn vị, em nhận thấy công ty cũng đã đạt được những thành tựu nhất định, bên cạnh đó vẫn còn hạn chế cần khắc phục
Thứ nhất, về cơ cấu tổ chức của công ty: Hiện nay, công ty đang sử dụng mô hình quản lý theo trực tuyến-chức năng Thành công trong việc lựa chọn mô hình quản lý phù hợp với quy mô và đặc điểm của đơn vị đã góp một phần không nhỏ vào việc thực hiện mục tiêu dài hạn
Thứ hai, về bộ máy kế toán: Một hệ thống kế toán được tổ chức tốt là nền tảng vững chắc cho sự phát triển của mọi doanh nghiệp Công ty tổ chức một bộ máy kế toán gọn nhẹ và hiệu quả cùng với sự điều hành chặt chẽ từ kế toán trưởng Dựa trên năng lực và trình độ nghiệp vụ, từng cá nhân sẽ được phân công công việc cụ thể không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc mà còn khuyến khích sự sáng tạo và tinh thần làm việc độc lập.Các bộ phận tuy phân tách với nhau những luôn phối hợp vì mục tiêu chung của doanh nghiệp, thống nhất đưa ra những phương hướng, chiến lược nhất định Điều này giúp cho kế toán trưởng theo dõi tiến độ, kế hoạch và kiểm soát hoạt động, quản lý trong phòng kế toán trở nên dễ dàng hơn
Hơn nữa, với đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao, năng động, tâm huyết và có nhiều kinh nghiệm sẵn sàng tiếp thu những công nghệ mới, nắm bắt thông tin nhanh chóng để áp dụng trong công việc để đạt hiệu quả nhất Các nhân viên luôn có tinh thần hỗ trợ lẫn nhau, đoàn kết vì mục tiêu chung của doanh nghiệp
Thứ ba, về chế độ kế toán: Công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo TT
133/2016/TT-BTC do Bộ tài chính ban hành hướng dẫn đầy đủ và chi tiết chế độ kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, đặt ra các nguyên tắc cơ bản như việc ghi sổ, hạch toán kế toán hàng ngày, lập và trình bày BCTC Quy định này giúp DN đáp ứng được yêu cầu ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đảm bảo thông tin cập nhập kịp thời, hỗ trợ việc ra quyết định quản trị một cách hiệu quả
Thứ tư, về hệ thống chứng từ, sổ sách: Các chứng từ, hóa đơn sử dụng đều theo đúng mẫu của Bộ tài chính ban hành, được sắp xếp khoa học và lưu trữ cẩn thận trong tủ tài liệu của công ty Quá trình lập và luân chuyển chứng từ là một phần quan trọng trong quy trình kế toán, đảm bảo tính minh bạch và chính xác của thông tin tài chính Việc phân loại và hệ thống hóa chứng từ theo từng nghiệp vụ kinh tế không đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty Các chứng từ, hóa đơn được lập, sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp có mã của cơ quan thuế xác nhận mới được làm căn cứ để nhập vào phần mềm, ghi Sổ nhật ký chung, Sổ chi tiết và Sổ cái,
Công ty áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung trong quy trình hạch toán kế toán, mẫu sổ đơn giản, phổ biến dễ ghi chép đáp ứng kịp thời nhu cầu thông tin cho các bộ phận liên quan Đồng thời, việc ghi chép theo trình tự thời gian giúp dễ dàng truy xuất và kiểm tra dữ liệu khi cần thiết Sự đơn giản và phổ biến của mẫu sổ này cũng giúp tăng cường khả năng tương thích với các hệ thống kế toán máy vi tính
Thứ năm, về việc sử dụng phần mềm kế toán: Hiện nay, doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm kế toán Misa để phản ánh và theo dõi các nghiệp vụ kinh tế Phần mềm Misa được có chương trình cài đặt khá rõ ràng từng danh mục và tài khoản kế toán, chi tiết các đối tượng, cập nhật thông tin chính xác của các DN So với việc nhập liệu thủ công, quy trình kế toán khi dụng phần mềm hỗ trợ đã giúp khối lượng công việc giảm đáng kể, việc kiểm tra đối chiếu giữa sổ sách, chứng từ và phần mềm trở nên dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian và tính chính xác cao hơn
Thứ sáu, về phương thức bán hàng và thanh toán: DN áp dụng linh hoạt và đa dạng các phương thức bán hàng và thanh toán đối với mỗi nhóm KH cụ thể Công ty luôn chú trọng đến việc mang đến cho khách hàng những sản phẩm và trải nghiệm tốt nhất, nhờ đó đang có vị thế trên thị trường
Thứ bảy, về chính sách đãi ngộ nhân viên: Công ty có chính sách đãi ngộ nhân viên rất tốt, quan tâm đến đời sống của các nhân viên trong công ty, những ngày nghĩ lễ, lương thưởng Từ đó, thúc đẩy được tinh thần làm việc của các nhân viên, đóng góp tài năng, sức lực của mình vì mục tiêu phát triển của doanh nghiệp
2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân a Hạn chế
Bên cạnh những điểm mạnh mà công ty đã đạt được, hệ thống kế toán của công ty Cổ phần thương mại Thiên Hòa Phát vẫn còn tồn tại những hạn chế cần phải cải thiện để phục vụ yêu cầu quản lý và đạt kết quả tốt hơn nữa
Thứ nhất, về bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán đã tinh giảm gọn nhẹ so với quy mô của doanh nghiệp.Tuy nhiên, với tổ chức bộ máy kế toán hiện tại cần tách biệt một số chức năng để đảm bảo xây dựng bộ máy kế toán hoàn chỉnh, hợp lý không vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm đồng thời xây dựng thủ tục kiểm sóat để tránh gây ra những sai sót không mong muốn Một hạn chế hầu hết có ở các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và công ty Thiên Hòa Phát nói riêng là chưa có vị trí kế toán quản trị, chưa đề cao vai trò của kế toán quản trị trong công ty Không có bộ phận kế toán quản trị có thể giúp công ty tiết kiệm được một phần chi phí nhưng lợi ích kế toán mang lại vô cùng quan trọng Kế toán quản trị thu thập, xử lý và cung cấp thông tin tài chính đáp ứng nhu cầu của nhà quản trị, giúp ban lãnh đạo nắm bắt được rõ tình hình của doanh nghiệp mình.Kế toán quản trị lập kế hoạch ngắn hạn và dài hạn cho nội bộ doanh nghiệp, tham mưu cho ban giám đốc xây dựng phương hướng, chiến lược phát triển công ty bền vững
Thứ hai, về chính sách bán hàng: Công ty nên có những chính sách bán hàng như CKTM khi khách hàng mua với số lượng lớn, hoặc giảm giá hàng bán cho KH do hàng hóa kém chất lượng, sai mẫu mã, lạc hậu với thị hiếu hay không đúng trong hợp đồng yêu cầu Tăng cường chính sách quảng cáo sản phẩm để khách hàng được biết đến và mua hàng nhiều hơn
Thứ ba, phương pháp tính giá xuất kho HTK: là phương pháp bình quân cuối kỳ điều này không đáp ứng được cầu thông tin trong trường hợp cần thiết, thiếu sự chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả Hơn nữa, việc tính toán chỉ thực hiện một lần vào cuối kỳ, gây ách tắc và dồn nén công việc, ảnh hưởng đến việc lập BCTC và quyết toán thuế Trong những trường hợp, doanh nghiệp cần bảng giá để tham gia đấu thầu thì thông tin sẽ không đưa ra kịp thời
Thứ tư, về trích lập các khoản dự phòng: Qua tìm hiểu về báo cáo tài chính
3 năm liên tiếp, nhận thấy công ty không thực hiện trích lập dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng giảm giá HTK Về việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi, với bất kỳ công ty nào công việc này là rất quan trọng, giúp đánh giá tình hình tài chính và khả năng trả nợ của khách hàng Về việc trích lập dự phòng giảm giá HTK, lượng hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại là khá lớn nhằm đáp ứng nhu cầu của
KH, tuy vậy việc trong thời gian lưu kho,bảo quản hàng tồn kho có thể bị kém chất lượng do bị ẩm mốc, dính nước
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG
Định hướng phát triển của công ty trong thời gian 2024 - 2030
Từ khi thành lập công ty đến nay, ban lãnh đạo và đội ngũ nhân viên đã không ngừng cố gắng đưa công ty phát triển về mọi mặt và gặt hái được những thành tự nhất định Trong thời gian tới, với kinh nghiệm hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực thương mại, công ty đặt mục tiêu trở thành nhà cung cấp hàng đầu về thiết bị điện, linh kiện điện tử và máy tính, mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất Để hoàn thành mục tiêu đã đã đề ra, công ty đã xây dựng phương hướng phát triển cụ thể cho những năm tới Với phương châm “thành công và phát triển cùng khách hàng” công ty luôn không ngừng tìm kiếm những thị trường mới nhằm mang tới cho KH những sản phẩm chất lượng, giá cả hợp lý mà vẫn đảm bảo về mẫu mã, thời thượng và thời gian sử dụng lâu dài phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng
Với mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận từ 20-30% trong giai đoạn từ năm 2024-
2030 Công ty có kế hoạch mở rộng thị trường kinh doanh ở các khu vực miền Nam và miền Trung, mở rộng phạm vi, tăng số lượng đại lý phân phối các thiết bị máy móc trên toàn quốc để đưa sản phẩm tới tay khách hàng nhiều hơn Ngoài ra, việc hợp tác với các đối tác quốc tế và thu hút đầu tư nước ngoài cũng sẽ góp phần quan trọng trong việc mở rộng quy mô và nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty trên trường quốc tế Đây là những yếu tố có thể sẽ tạo nên sự khác biệt và đóng góp vào sự thành công của công ty trong tương lai
Tăng cường hoạt động marketing, áp dụng chính sách bán hàng ưu đãi, chú trọng dịch vụ chăm sóc KH, chính sách bảo hành khi sản phẩm bị lỗi, hư hỏng trong quá trình sử dụng Hiện nay, mạng xã hội đang phát triển và có ảnh hưởng lớn đến người dùng, công ty nên sử dụng lợi ích đó để quảng bá sản phẩm và bán hàng online, tiếp cận được phân khúc khách hàng đa dạng từ đó hiểu hơn về nhu cầu khách hàng Đặt ra mục tiêu luôn đảm bảo lợi ích của khách hàng, luôn lắng nghe những góp ý của KH về chất lượng sản phẩm, hay chính sách bán hàng tại công ty Xây dựng mối quan hệ thân thiết với khách hàng, đối với khách hàng thân thiết, công ty có những chính sách ưu đãi đặc biệt hơn như gia hạn về thời gian thanh toán khi khách hàng gặp khó khăn, hỗ trợ về kỹ thuật trong vòng 24h;…
Xây dựng đội ngũ nhân viên đoàn kết, có chuyên môn nghiệp vụ cao, luôn cập nhật và nắm bắt những xu thế mới trong nền kinh tế Luôn đào tạo đội ngũ nhân viên kinh doanh về các phương hướng, kế hoạch mới để áp dụng trong công bán hàng được hiệu quả hơn Phát triển đội ngũ nhân viên kế toán chuyên nghiệp, có chuyên môn cao và nắm vững những quy định, chuẩn mực của Bộ tài chính cũng như Nhà nước.
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định KQKD tại công
Hiện nay, công ty đã và đang cố gắng nỗ lực trong việc hoàn thiện và đổi mới kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số hạn chế trong doanh nghiệp cần khắc phục, nhất là trong thị trường kinh tế mở hiện nay, vừa trải qua khủng hoảng của đại dịch Covid-19 các doanh ngiệp đang chạy đua với thời gian để tối đa hóa lợi nhuân và đưa công ty ngày càng phát triển hơn Dựa vào những phân tích ở trên cùng kiến thức em đã học được, em có đề xuất một số phương án giải quyết cụ thể sau
3.2.1 Hoàn thiện bộ máy kế toán
Công ty có quản lý tài chính tốt hay không điều đó phụ thuộc vào hoạt động của bộ máy kế toán Đây là cơ sở nòng cốt xem doanh nghiệp có tiếp tục hoạt động được hay không, qua tìm hiểu thực tế em nhận thấy cần có giải pháp khắc phục hạn chế của bộ máy kế toán tại đơn vị
Thứ nhất, với quy mô hiện tại của doanh nghiệp, số lượng nhân viên kế toán là
2 nhân sự điều này chưa phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, ban lãnh đạo Bởi khối lượng công việc kế toán tổng hợp đảm nhận là khá nhiều dẫn tới có lúc bị quá tải và vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm Nhân viên kế toán chỉ tham gia những công việc đơn giản chưa có nhiều chuyên môn nên việc hỗ trợ kế toán tổng hợp còn gặp nhiều khó khăn Việc sắp xếp, phân công công việc cho từng kế toán phải khoa học và hợp lý Vì vậy, công ty cần tuyển 2 vị trí kế toán tổng hợp, có vai trình độ ngang nhau, một người đảm nhận vị trí kế toán nội bộ kiêm cả thủ quỹ của công ty, người còn lại đảm nhận vị trí kế toán thuế Điều này giúp công việc được san sẻ mỗi người sẽ tập trung quản lý tốt phần việc của mình, nâng cao tinh thần trách nhiệm Ngoài ra, công ty cần xây dựng một số thủ tục kiểm soát để tránh gian lận trong nội bộ, các nghiệp vụ phát sinh đều được giám đốc phê duyệt, cuối tháng giám đốc tiến hàng kiểm tra tình hình công việc của kế toán để đảm bảo tính trung thực, minh bạch
Thứ hai, công ty hiện tại mới chỉ tập trung vào hoàn thiện kế toán tài chính, chưa xây dựng và chú trọng đến bộ phận KTQT Công việc của kế toán không chỉ là ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ và lên báo cáo tài chính mà còn cần đưa ra những phân tích, tham mưu cho nhà ban lãnh đạo những phương hướng, kế hoạch tối ưu nhằm phát triển doanh nghiệp Hiện nay, công ty đang không ngừng phát triển nên ban lãnh đạo cũng đang cân nhắc việc tuyển thêm một kế toán quản trị để đáp ứng nhu cầu thông tin cho nội bộ doanh nghiệp Ban giám đốc sẽ dựa trên những báo cáo, thông tin và ý kiến của kế toán quản trị để đưa ra những chiến lược tiếp theo cho doanh nghiệp
3.2.2.1 Hoàn thiện công tác bán hàng
Thứ nhất, về chính sách quảng cáo: Khách hàng của công ty đa phần là những
KH đã từng mua hàng tại công ty, phòng kinh doanh luôn phải tìm kiếm và liên hệ với những khách hàng mới Số lượng khách hàng tự tìm đến công ty là rất ít Nguyên nhân là do công ty chưa chú trọng đến chính sách quảng cáo, khách hàng khó tiếp cận và biết đến doanh nghiệp
Công ty nên áp dụng các phương thức quảng cáo đơn giản như việc xây dựng một trang web với đầy đủ các thông tin về công ty, ngành nghề kinh doanh, hình ảnh sản phẩm của doanh nghiệp, đẩy mạnh quảng cáo để có lượng khách hàng truy cập vào xem và tìm hiểu về công ty nhiều hơn Đăng bài quảng bá sản phẩm, hình ảnh công ty lên các diễn đàn doanh nghiệp có cùng ngành nghề cạnh tranh Phòng kinh doanh cần tìm hiểu các chính sách marketing cho doanh nghiệp, thực hiện nghiên cứu, khảo sát thị trường bằng các hình thức khác nhau để hiểu, tương tác và tìm kiếm khách hàng tiềm năng Áp dụng công nghệ trong hoạt động quảng cáo, marketing truyền tải thông tin về thương hiệu, sản phẩm đến khách hàng Điều này giúp tiết kiệm chi phí nhân lực và tận dụng được nguồn lực hiện có
Thứ hai, công ty cần có chính sách CKTM với khách hàng mua số lượng lớn Hiện nay, trong môi trường cạnh tranh gay gắt, việc áp dụng các khoản chiết khấu sẽ khuyến khích khách hàng tăng số lượng mua hàng hóa Hơn nữa, chất lượng sản phẩm tốt và giá cả hợp lý giúp tạo niềm tin và đánh vào tâm lý khách hàng
Dưới đây là bảng chiết khấu thương mại áp dụng cho mặt hàng là máy tính xách tay ASUS X541UA-XX2727T (i3-6100U/4GB/1TB/Win10)
STT Số lượng mua hàng Tỷ lệ chiết khấu
Ví dụ: Ngày 20/07/2023, Công ty Cổ phần thương mại Thiên Hòa Phát ký kết hợp đồng kinh tế với Công ty Cổ phần Công nghệ đầu tư thương mại Đức Minh Tâm cung cấp lô 20 chiếc máy tính xách tay ASUS có giá 16.500.000 đồng/ chiếc; thuế GTGT là 10%; công ty áp dụng tỷ lệ chiết khấu thương mại là 3%/ giá bán chưa thuế GTGT Vậy sau khi giảm giá một chiếc máy tính có giá 16.005.000 đồng/ chiếc
3.2.2.2 Về phương pháp tính giá xuất kho
Hiện nay, công ty đang sử dụng phương pháp bình quân cuối kỳ dựa trên giá trị của tồn kho đầu kỳ và giá trị nhập vào trong kỳ để tính giá xuất kho Phương pháp này đơn giản và dễ dàng trong việc tính toán, chỉ cần thực hiện một lần vào cuối kỳ Tuy nhiên, phương pháp này có độ chính xác không không cao, đánh giá không chính xác giá trị thực tế của hàng tồn kho, ảnh hưởng đến quyết định quản lý và chiến lược giá của doanh nghiệp Công ty nên thực hiện tính giá xuất kho theo phương pháp BQGQ sau mỗi lần nhập Phương pháp này khi áp dụng sẽ mất thời gian hơn, bởi sau mỗi lần nhập kế toán phải tính giá xuất kho luôn cho lô hàng đó nhưng sẽ đáp ứng được nhu cầu thông tin cần thiết và kịp thời của doanh nghiệp Đơn giá xuất kho lần thứ i:
Ví dụ 3.3: Ngày 20/06/2023, Công ty nhập lô máy tính Dell Inspiron 15 N3520 i5 1235U số lượng 10 chiếc với giá 15.250.000 đồng/ chiếc Số lượng máy tính tồn từ lô trước là 3 chiếc, đơn giá 15.000.000 đồng/ chiếc Sau mỗi lần nhập, kế toán tiến hành tính giá HTK như sau:
3.2.2.3 Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
Dự phòng nợ phải thu khó đòi là dự phòng phần giá trị tổn thất của các khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán và khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng có khả năng không thu hồi được đúng hạn
Trong thực tế, mọi DN cần phải trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi để phản ánh một cách chính xác hơn về tình hình tài chính và rủi ro tín dụng mà doanh nghiệp có thể gặp phải Ngoài ra, việc này còn giúp doanh nghiệp tránh được việc đánh giá quá cao các khoản tài sản và thu nhập, từ đó hỗ trợ việc ra quyết định đầu tư và tài chính một cách thông minh hơn DP nợ phải thu khó đòi cũng giúp quản lý dòng tiền một cách hiệu quả hơn, doanh nghiệp có thể ước lượng và quản lý nguồn tiền mặt dự kiến sẽ có Đối với các nhà đầu tư và chủ nợ, DP nợ phải thu khó đòi cung cấp một cái nhìn rõ ràng hơn về khả năng thanh khoản và sức khỏe tài chính của doanh nghiệp, giúp họ đánh giá rủi ro khi đầu tư hoặc cho vay Việc này cũng giúp DN tuân thủ các quy định pháp lý và tiêu chuẩn kế toán, đồng thời giảm thiểu rủi ro kiểm toán và thuế Đây là một phần quan trọng trong quản lý rủi ro tài chính của doanh nghiệp và là một thực hành tốt trong quản lý tài chính DN
Hiện tại, DN có những khoản nợ đã quá hạn và không có khả năng thu hồi nhưng doanh nghiệp không trích lập dự phòng dẫn đến việc đánh giá tình hình tài chính không khách quan, báo cáo tài chính không thể hiện mức độ rủi ro và lợi nhuận bị phóng đại Đặc biệt, trong những năm tới, công ty sẽ không ngừng mở rộng thị trường tìm kiếm những khách hàng mới, khi đó số lượng khách hàng sẽ tăng lên nếu công ty không trích lập dự phòng rất khó để kiểm soát các khoản nợ cũng như tình trạng tín dụng của khách hàng Những khách hàng đến với doanh nghiệp lần đầu, việc xác định khả năng thanh toán cũng như tình hình tài chính là rất khó khăn Vì vậy, kế toán cần phải thực hiện việc trích lập dự phòng cho DN Việc này giúp doanh nghiệp chuẩn bị sẵn sàng cho những khoản nợ có khả năng không thu hồi được Công tác này cũng giúp doanh nghiệp tuân thủ nguyên tắc kế toán thận trọng, nơi mà các khoản thu nhập và tài sản chỉ được ghi nhận khi chắc chắn sẽ thu được, trong khi các khoản chi phí và nợ phải được ghi nhận ngay cả khi chỉ là khả năng có thể xảy ra
Theo Thông tư 48/2019/TT – BTC, mức trích lập DP nợ phải thu khó đòi được thực hiện như sau:
30% giá trị quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm 50% giá trị quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm 70% giá trị quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm 100% giá trị từ 3 năm trở lên
Tài khoản sử dụng: TK 6422- Chi phí quản lý doanh nghiệp; TK 2293- Dự phòng nợ phải thu khó đòi
Cuối kỳ kế toán căn cứ vào các khoản nợ phải thu được xếp vào nhóm nợ phải thu khó đòi, không chắc chắn thu được, tiến hành trích lập lần đầu:
Nợ TK 6422 : Số dự phòng cần trích lập
Có TK 2293 : Số dự phòng cần trích lập
Nếu số DP cần trích lập nhỏ hơn số dự phòng đã trích lập chưa sử dụng hết, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch:
Nợ TK 2293: Hoàn nhập dự phòng
Có TK 6422: Hoàn nhập dự phòng
Nếu số dự phòng cần trích lập lớn hơn số dự phòng đã trích lập chưa sử dụng hết, kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch:
Nợ TK 6422: Số DP trích lập thêm
Có TK 2293: Số DP trích lập thêm
Trường hợp không thể thu hồi được khoản nợ kế toán tiến hành bút toán xóa sổ khoản nợ, hạch toán như sau:
Nợ TK 2293: Dự phòng phải thu khó đòi( nếu đã trích lập)
Nợ TK 6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp( nếu chưa trích lập)
Có TK 131: Phải thu KH
Trường hợp thu hồi được khoản nợ đã xóa sổ, kế toán ghi nhận số tiền thu được vào TK 711- Thu nhập khác, hạch toán như sau:
Nợ TK 111/112: Số tiền thu được
Có TK 711: Số tiền thu được
