Hiểu được vai trò và tầm quan trọng của việc xây dựng, TCCTKT trong bối cảnh mới, em đã quyết định lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hoá tại C
Tính cấp thiết của đề tài
Kế toán là bộ phận xuyên suốt, gắn liền với hoạt động sản xuất, kinh doanh và là một phần không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp (DN) Có thể nói, một DN có hoạt động ổn định hay không, công tác quản lý có tốt hay không thì đều phải phụ thuộc vào chất lượng thông tin mà kế toán cung cấp Thêm vào đó, với bối cảnh nền kinh tế thị trường hiện nay, thông tin do kế toán cung cấp lại càng trở nên quan trọng và là “tấm vé vàng” giúp DN tăng khả năng cạnh tranh với không chỉ DN trong nước mà còn với DN nước ngoài
Tuy nhiên, trong quá trình DN vận hành, số lượng thông tin đầu vào kế toán cần xử lý là cực lớn, đòi hỏi bộ phận kế toán phải quản lý thực sự hiệu quả hệ thống dữ liệu
“khổng lồ” này để xử lý và cho ra các thông tin kế toán chất lượng
Trên cơ sở đó, kết hợp cùng xu hướng hội nhập quốc tế sâu rộng và ảnh hưởng to lớn của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0, việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý tổ chức kế toán vừa là nhu cầu, vừa là yêu cầu tất yếu của mỗi DN Hiểu được vai trò và tầm quan trọng của việc xây dựng, TCCTKT trong bối cảnh mới, em đã quyết định lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hoá tại
Công ty Cổ phần Điện tử Tin học Hóa Chất Elinco” nhằm tìm hiểu chi tiết hơn nữa việc ứng dụng CNTT trong công tác kế toán và thực trạng tổ chức, áp dụng CNTT trong bộ phận kế toán cụ thể tại Công ty Cổ phần Điện tử Tin học Hóa chất Elinco (gọi tắt là Công ty Elinco), từ đó đánh giá các ưu – nhược điểm và đề xuất các giải pháp để hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa hiện nay!
Tổng quan nghiên cứu
“Hoàn thiện TCCTKT trong điều kiện tin học hóa” là một đề tài “nóng”, thu hút được nhiều sự quan tâm của giới nghiên cứu Đã có rất nhiều các nghiên cứu trong và ngoài nước tìm hiểu và đề xuất các giải pháp để nâng cao hiệu quả của công tác kế toán trong bối cảnh mới Có thể kể đến như:
Nghiên cứu của Colpan A M and Hikino T (2010), “Foundations of Business Groups: Towards an Integrated Framework” in The Oxford Handbook of Business Groups, Colpan et al (eds) Oxford University Press (“Cơ sở của TĐKT: Hướng tới một cơ cấu thống nhất”) Trong nghiên cứu này, tác giả đã làm rõ cơ sở hình thành các TĐKT trên quan điểm truyền thống và hiện đại, đồng thời nghiên cứu đề xuất một số kiến nghị để hoàn thiện công tác quản lý của TĐKT trong đó có đề xuất về tổ chức bộ máy kế toán và các quy định về kế toán
Nghiên cứu của hai tác giả Boocholdt (1996), Romney và Steinbart (2008) trong hai cuốn sách cùng tên “Accounting Information Systems” đã trình bày các vấn đề chung nhất về hệ thống thông tin kế toán và cách thức tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong các tổ chức NCS cho rằng, tổ chức hệ thống tin kế toán hợp lý và khoa học sẽ tạp điều kiện cung cấp thông tin kế toán một cách đầy đủ và kịp thời cho các nhà quản trị để điều hành quá trình SXKD của DN đạt hiệu quả
Giáo trình “Tổ chức công tác kế toán DN” của nhóm tác giả Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh do tác giả Nguyễn Phước Bảo Ân chủ biên (2012) - NXB Phương Đông cho rằng: “Tổ chức công tác kế toán trong DN là việc xác định những công việc, những nội dung mà kế toán phải thực hiện hay phải tham mưu cho các bộ phận phòng/ban khác thực hiện, nhằm hình thành một hệ thống kế toán đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ của DN” Giáo trình đã cung cấp những lý luận cơ bản về TCCTKT trong DN trong điều kiện ứng dụng CNTT, giúp cho những nhà nghiên cứu có được phương pháp luận để tiếp tục nghiên cứu sâu hơn về lý luận và có thể vận dụng vào thực tiễn sao cho phù hợp với TCCTKT trong các DN thuộc các lĩnh vực hoạt động khác nhau
Luận án tiến sĩ của tác giả Thái Bá Công: “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán ở các DN sản xuất dược phẩm trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin” (2007) Luận án đã củng cố, làm rõ và bổ sung những lý luận cơ bản về TCCTKT trong điều kiện ứng dụng CNTT, trên cơ sở đó góp phần nhận thức đầy đủ hơn về nội dung cũng như lý luận của TCCTKT trong điều kiện ứng dụng Phần mềm kế toán Phân tích, đánh giá thực
3 trạng và đề xuất các giải pháp hoàn thiện TCCTKT DN sản xuất Dược phẩm Việt Nam trong điều kiện ứng dụng CNTT theo hướng vừa đáp ứng được yêu cầu hội nhập của kế toán Việt Nam với kế toán quốc tế vừa phù hợp với đặc điểm DN sản xuất Việt Nam trong nền kinh tế thị trường theo định hướng Xã hội chủ nghĩa
Tác giả Nguyễn Đăng Huy (2011), trong luận án tiến sỹ với đề tài “Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại các DN kinh doanh xuất nhập khẩu Việt Nam” đã phân tích khá đầy đủ về sự cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán Tác giả này cho rằng “Khi ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán của DN ngoài việc tổ chức hệ thống phần cứng còn rất cần thiết phải lựa chọn và sử dụng phần mềm phù hợp” Đồng quan điểm này, tác giả Nguyễn Phước Bảo Ân và cộng sự (2012) nhấn mạnh “Lựa chọn và tổ chức sử dụng phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm, yêu cầu quản lý của DN là một công việc quan trọng khi tổ chức công tác kế toán” Các tác giả này còn cho rằng “Phần mềm kế toán phải đáp ứng yêu cầu của người làm kế toán và của DN Các yêu cầu này được chia thành các nhóm như phù hợp với các quy định của pháp luật về chính sách, chế độ kế toán; phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của DN; phù hợp với quy mô và đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán; phù hợp với yêu cầu xử lý và cung cấp thông tin; tích hợp dữ liệu; phần mềm phải dễ sử dụng, dễ kiểm tra và dễ truy xuất thông tin…”
Luận án tiến sĩ của tác giả Cao Xuân Hợp với chủ đề: “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Tổng công ty 319 Bộ Quốc Phòng” (2019) cũng đã nêu lên đặc điểm hoạt động và mối quan hệ giữa các DN hoạt động theo mô hình công ty mẹ- công ty con, giữa công ty mẹ với công ty con và giữa các công ty con với nhau và ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán; đồng thời phân tích rõ thêm các quan điểm và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển ngày càng nhanh trên phạm vi toàn cầu
Trong luận án tiến sĩ với chủ đề: “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các DN xây dựng thuộc Tổng công ty Sông Đà” (2021), tác giả Trần Thị Tuyết đã chỉ rõ những đặc điểm của các DN xây dựng thuộc TCT Sông Đà ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế
4 toán Đồng thời, tác giả đã nhận diện và phân tích những nhân tố ảnh hưởng trọng yếu đến tổ chức công tác kế toán trong DN, đặt biệt là nhân tố về tái cơ cấu DN Luận án đã trình bày thực trạng tổ chức công tác kế toán của các DN xây dựng thuộc TCT Sông Đà theo quy trình kế toán Từ đó phân tích, đánh giá rút ra được những ưu điểm và những hạn chế mà các DN cần khắc phục và hoàn thiện đảm bảo đạt được các mục tiêu của tổ chức công tác kế toán trong DN này, đặc biệt là phục vụ hợp nhất BCTC và đặt trong bối cảnh tái cơ cấu DN
Nhìn chung, hệ thống rất nhiều nghiên cứu về tổ chức và hoàn thiện công tác kế toán là nguồn tài liệu tham khảo giá trị đã giúp em có thể tiếp cận nhanh chóng và chính xác trọng tâm của chủ đề cần nghiên cứu Tuy nhiên, trên thực tế, mỗi DN lại sử dụng một phần mềm kế toán khác nhau, từ đó phát sinh ra các hạn chế khác nhau trong việc ứng dụng CNTT nói chung và việc sử dụng phần mềm kế toán nói riêng vào công tác tổ chức, quản lý bộ máy kế toán Chính vì vậy việc thực hiện đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hoá tại Công ty Cổ phần Điện tử Tin học Hóa Chất Elinco” theo em là cần thiết giúp hoàn thiện công tác kế toán tại DN, đồng thời có cái nhìn chi tiết hơn về ưu điểm và hạn chế của phần mềm kế toán MISA SME – phần mềm kế toán đang được ưa chuộng sử dụng hàng đầu tại Việt Nam hiện nay.
Mục tiêu của đề tài
Đề tài khóa luận gồm 3 mục tiêu chính:
Hệ thống hóa bổ sung cơ sở lý luận về TCCTKT tại DN trong điều kiện tin học hóa Làm rõ vai trò, tầm quan trọng của việc hoàn thiện TCCTKT tại DN trong bối cảnh mới và nêu lên các nguyên tắc hoàn thiện TCCTKT tại DN trong điều kiện tin học hóa
Tìm hiểu và đánh giá thực trạng việc áp dụng CNTT vào TCCTKT trong điều kiện tin học hóa tại DN cụ thể: Công ty Cổ phần Điện tử Tin học Hóa chất Elinco Chỉ ra các ưu – nhược điểm của phần mềm kế toán đang được sử dụng tại DN và ưu – nhược điểm của hệ thống tổ chức công tác kế toán tại DN
Trên cơ sở thực tế và các đánh giá ưu – nhược điểm, đề ra các giải pháp giúp DN hoàn thiện TCCTKT và ứng dụng hiệu quả hơn sự hỗ trợ của phần mềm kế toán nhằm nâng cao hiệu suất, tiết kiệm thời gian, công sức của cán bộ kế toán tại DN.
Câu hỏi nghiên cứu
Bài nghiên cứu được thực hiện nhằm trả lời cho các câu hỏi:
Thực trạng TCCTKT trong điều kiện tin học hóa tại Công ty Cổ phần Điện tử Tin học Hóa chất Elinco diễn ra như thế nào?
Những ưu điểm và hạn chế của TCCTKT trong điều kiện tin học hóa tại Công ty
Cổ phần Điện tử Tin học Hóa chất Elinco là gì?
Có những giải pháp gì giúp hoàn thiện TCCTKT trong điều kiện tin học hóa tại Công ty Cổ phần Điện tử Tin học Hóa chất Elinco?
Phương pháp nghiên cứu
Các phương pháp nghiên cứu được thực hiện để thu thập và phân tích thông tin sử dụng trong bài khóa luận có thể kể đến như:
Phương pháp khảo sát: Dựa vào bảng hỏi để thu thập thông tin
Phương pháp quan sát: Dùng mắt thường để thu thập thông tin
Phương pháp phân tích & tổng hợp: Từ các thông tin thu thập được, phân tích ưu – nhược điểm và đề xuất phương án hoàn thiện
Phương pháp thống kê: Tổng hợp những thông tin đã được khảo sát, phân tích,
6 từ đó sẽ thấy được vấn đề còn tồn tại cần khắc phục.
Kết cấu khóa luận
Khóa luận có kết câu 3 phần chính, tương đương với 3 chương 1, 2, 3:
Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN TIN HỌC HÓA TẠI DOANH NGHIỆP
Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN TIN HỌC HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN TỬ TIN HỌC HÓA CHẤT ELINCO
Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP & KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN TIN HỌC HÓA TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN ĐIỆN TỬ TIN HỌC HÓA CHẤT ELINCO
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN TIN HỌC HÓA TẠI DOANH NGHIỆP
Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm về đơn vị kế toán
Theo Luật Kế Toán 2015 số 88/2015/QH13, đơn vị kế toán là các Cơ quan có nhiệm vụ thu, chi ngân sách nhà nước các cấp; Cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp sử dụng ngân sách nhà nước; Tổ chức, đơn vị sự nghiệp không sử dụng ngân sách nhà nước; DN (DN) được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của DN nước ngoài hoạt động tại Việt Nam; Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã có lập báo cáo tài chính (BCTC) Đơn vị kế toán còn có thể được hiểu là một thực thể kế toán, là bất kì một đơn vị kinh tế kiểm soát nguồn vốn và tham gia vào các hoạt động kinh tế Trong đó mỗi cá nhân, mỗi đơn vị được tổ chức như một DN, một công ty; các cơ quan Nhà nước hay các câu lạc bộ hoặc tổ chức phi lợi nhuận đều được xem là một thực thể kế toán hay một đơn vị kế toán
Nói tóm lại, đơn vị kế toán gồm tất cả các tổ chức cá nhân kiểm soát nguồn vốn và tham gia vào các hoạt động kinh tế ở mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế có thể là tổ chức có tư cách pháp nhân đầy đủ, có tư cách pháp nhân không đầy đủ, kể cả tổ chức không có tư cách pháp nhân lẫn thể nhân Có thể khẳng định rằng, ở đâu có sự quản lý độc lập hay có sự phân cấp quản lý thì ở đó phải hình thành đơn vị kế toán
1.1.2 Khái niệm về tổ chức công tác kế toán
Theo Luật Kế Toán, "Tổ chức công tác kế toán (TCCTKT) là việc tổ chức thực hiện các chuẩn mực và chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản lưu giữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán"
Một cách hiểu khác, tổ chức công tác kế toán là một hệ thống các phương pháp cách thức phối hợp sử dụng phương tiện và kỹ thuật cũng như nguồn lực của bộ máy kế toán thể hiện các chức năng và nhiệm vụ của kế toán đó là: Phản ánh, đo lường, giám sát và thông tin bằng số liệu một cách trung thực, chính xác, kịp thời đối tượng kế toán trong mối liên hệ mật thiết với các lĩnh vực quản lý khác
1.1.3 Nội dung của tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp
TCCTKT tại DN bao gồm 7 nội dung chính:
Thứ nhất: Tổ chức bộ máy kế toán Tổ chức bộ máy kế toán là sự sắp xếp, phân công công việc cho từng kế toán viên và tổ chức luân chuyển chứng từ trong phòng kế toán của DN Việc tổ chức bộ máy kế toán phải tuân thủ những nguyên tắc cơ bản sau:
Tổ chức bộ máy kế toán phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý với quy mô và địa bàn hoạt động của DN
Tổ chức bộ máy kế toán phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán phải gọn nhẹ, hợp lý, đúng năng lực và hiệu quả
Tạo điều kiện cơ giới hóa công tác kế toán
Lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán khoa học, hợp lý sẽ làm giảm bớt khối lượng công việc kế toán, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, từ đó giúp nâng cao hiệu quả và chất lượng của công tác kế toán cũng như việc TCCTKT tại DN
Thứ hai, tổ chức vận dụng chứng từ kế toán: Khi có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của DN đều phải tổ chức lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính Chứng từ kế toán là tài liệu gốc có tính bằng chứng, tính pháp lý và là thông tin vô cùng quan trọng trong công tác kế toán của DN
Hiện nay, hệ thống chứng từ kế toán hiện hành do Bộ Tài Chính (BTC) quy định,
DN có thể tự thiết kế chứng từ kế toán nhưng vẫn phải đảm bảo các yếu tố để thu nhận và cung cấp thông tin kế toán
Thứ ba, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: Tài khoản kế toán là phương tiện để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt Một DN bình thường sử dụng rất nhiều tài khoản kế toán khác nhau, tạo nên một hệ thống tài khoản kế toán
Dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do BTC ban hành, DN căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và tính chất hoạt động cũng như đặc điệm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý để nghiên cứu, lựa chọn các tài khoản kế toán phù hợp để hình thành một hệ thống tài khoản kế toán cho đơn vị mình
Thứ tư, tổ chức hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán, là bộ phận trung gian để các chứng từ gốc ghi chép rời rạc được tập hợp, phản ánh đầy đủ có hệ thống để phục vụ công tác tính toán, tổng hợp thành các chỉ tiêu kinh tế thể hiện toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của DN và phản ánh lên các báo cáo kế toán
Thứ năm, tổ chức lập và phân tích báo cáo kế toán: Hệ thống BCTC là bộ phận cấu thành trong hệ thống chế độ kế toán DN Nhà nước có quy định thống nhất về nội dung, phương pháp, thời gian lập và gửi đối với các báo cáo kế toán định kỳ, đó là các BCTC
Các BCTC phản ánh tổng quát về tình hình tài sản, nguồn hình thành tài sản, tình hình, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của DN và một số tình hình khác cần thiết cho các đối tượng quan tâm, sử dụng thông tin kế toán với những mục đích khác nhau để đưa ra các quyết định phù hợp
Thứ sáu, tổ chức công tác kiểm tra kế toán: TCCTKT là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý của DN Chất lượng của công tác kế toán phụ
10 thuộc trực tiếp vào khả năng, trình độ thành thạo, đạo đức nghề nghiệp, sự phân công, phân nhiệm hợp lý các thành viên trong bộ máy kế toán
Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa tại doanh nghiệp
1.2.1 Hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp
Hệ thống thông tin kế toán là cấu trúc mà cơ quan hoặc DN sử dụng để thu thập, tổng hợp, quản lý, lưu trữ, xử lý, truy xuất và báo cáo dữ liệu tài chính- kế toán của mình Một cách hiểu đơn giản, hệ thống thông tin kế toán là quá trình từ các nguồn thông tin được tập hợp tại phòng kế toán, qua ứng dụng CNTT và sự kết hợp giữa phần mềm - phần cứng cũng như các phương pháp xử lý của kế toán để tạo lập những thông tin cần thiết, hữu ích phục vụ cho công tác quản lý của đơn vị
Mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán là xây dựng các quy trình kế toán theo chuỗi phát sinh của dữ liệu được xử lý với chuỗi bắt đầu từ lúc nghiệp vụ hình thành và kết thúc là các báo cáo/thông tin hữu ích cho người dùng
Hệ thống thông tin kế toán có thể được sử dụng bởi nhân viên kế toán, chuyên gia tư vấn, chuyên gia phân tích kinh doanh, ban lãnh đạo, giám đốc tài chính (CFOs), kiểm toán viên, hay các nhà quản lý và cơ quan thuế
Các nhân viên kế toán được đào tạo chuyên sâu để làm việc với hệ thống thông tin kế toán, đảm bảo tỷ lệ chính xác cao nhất trong các giao dịch tài chính và hoạt động lưu trữ tài chính của DN, cũng như đảm bảo dữ liệu tài chính luôn sẵn sàng cho nhu cầu sử dụng trong khi vẫn giữ nguyên dữ liệu gốc
Thông thường mô hình hoạt động của hệ thống thông tin kế toán được chia làm 3 công đoạn:
Nhập dữ liệu đầu vào
• Chứng từ kế toán: Phiếu thu, chi;
Phiếu nhập, xuất; Hóa đơn mua, bán hàng; Hóa đơn GTGT,
Kết xuất dữ liệu đầu ra
• Báo cáo kế toán quản trị
Sơ đồ 1.1: Mô hình hoạt động của hệ thống thông tin kế toán
Nhập dữ liệu đầu vào: Dữ liệu đầu vào ở đây chính là các chứng từ kế toán (phiếu thu, chi; phiếu nhập, xuất; hóa đơn mua, bán hàng; hóa đơn giá trị gia tăng, ) Sau khi được thu thập và phân loại, người sử dụng sẽ nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu
Xử lý dữ liệu: Dựa trên dữ liệu chứng từ đã nhập cùng nền tảng phần mềm kế toán, kế toán viên sẽ thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các thông tin tài chính kế toán để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong công đoạn sau Ở bước xử lý dữ liệu, sau người sử dụng quyết định đưa thông tin chứng từ đã nhập vào nhật ký, phần mềm kế toán sẽ tiến hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các sổ nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi nhận các bút toán hạch toán trên sổ cái và tính toán, lưu giữ kết quả cân đối của từng tài khoản;
Kết xuất dữ liệu đầu ra: Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán ở bước xử lý dữ liệu, phần mềm kế toán sẽ tự động kết xuất BCTC, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân tích,… Từ đó, cho phép người sử dụng/ kế toán viên có thể xem, lưu trữ, in ấn, hoặc xuất dữ liệu,… để phục vụ cho các mục đích phân tích, thống kê, quản trị, hoặc kết nối với các hệ thống phần mềm khác Tùy theo nhu
13 cầu của người sử dụng thực tế cũng như khả năng của từng phần mềm kế toán, người sử dụng có thể thêm bớt hoặc chỉnh sửa, các báo cáo nhằm đáp ứng yêu cầu quản trị của đơn vị
1.2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại doanh nghiệp
Một điều không thể phủ nhận, CNTT đã góp phần làm thay đổi toàn diện đa lĩnh vực nói chung và đặc biệt là lĩnh vực kế toán nói riêng CNTT cũng đã trở thành một giải pháp hữu hiệu để DN nâng cao hiệu quả công tác quản lý của mình
Tại DN, ứng dụng CNTT trong kế toán được biểu hiện cụ thể qua 3 mức: Mức xử lý bán thủ công, mức tự động hóa công tác kế toán và mức tự động hóa công tác quản lý
Mức xử lý bán thủ công: Được hiểu là dùng máy tính và các ứng dụng văn phòng như: Word, Excel… Mức độ áp dụng này cũng đem lại nhiều thành công cho các
DN quy mô nhỏ trong giai đoạn đầu áp dụng CNTT
Mức tự động hóa công tác kế toán: Phần mềm kế toán là chương trình được thiết lập nhằm hỗ trợ cho công tác kế toán Với việc thiết kế là các menu liệt kê các danh mục các chức năng phần mềm cho phép người làm kế toán lựa chọn để máy tính thực hiện Tùy theo mức độ phân quyền đến đâu người làm kế toán được phép truy cập để sửa dữ liệu kế toán
Mức tự động hóa công tác quản lý: Ngoài xử lý các công việc gói gọn ở bộ phận kế toán, CNTT đã mở rộng triển khai ứng dụng trên góc độ toàn DN, đem lại thay đổi chất lượng quản lý nội tại, nâng cao năng lực điều hành, tăng hiệu quả và năng lực cạnh tranh của DN Mô hình quản trị thường được áp dụng là ERP (hệ thống hoạch định nguồn nhân lực) với phân hệ kế toán làm trung tâm
Tùy theo nhu cầu, quy mô hoạt động, khả năng tài chính và khả năng cung ứng các sản phẩm công nghệ mà DN lựa chọn mức độ ứng dụng phù hợp
1.2.3 Yêu cầu – nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa tại doanh nghiệp
1.2.3.1 Yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa tại doanh nghiệp
Thực tế, việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán ở các DN chính là việc TCCTKT phù hợp với việc ứng dụng máy vi tính, và phải đạt được sự gọn nhẹ của bộ máy kế toán, chứng từ cung cấp phải nhanh chóng, chính xác & lại bảo đảm tiết kiệm chi phí hơn khi chưa ứng dụng tin học
Tầm quan trọng và nguyên tắc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa tại doanh nghiệp
điều kiện tin học hóa tại doanh nghiệp
1.3.1 Tầm quan trọng của việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa tại doanh nghiệp
Có thể nói, CNTT đã thay đổi và tác động rất nhiều đến công tác tổ chức kế toán nói chung và chất lượng thông tin kế toán nói riêng Bởi trong môi trường ứng dụng CNTT, chất lượng thông tin kế toán ngoài việc đề cập đến các vấn đề chung, còn chú trọng tới các khía cạnh liên quan như vấn đề về tin cậy của thông tin hay vấn đề gian lận thông tin, an toàn thông tin, sự sẵn sàng sử dụng của thông tin Để kế toán đáp ứng được yêu cầu quản lý mới của nền kinh tế thị trường, chúng ta phải thiết lập và đưa vào vận hành một hệ thống kế toán DN thích ứng và phù hợp với LKT Tuy nhiên, bên cạnh một hệ thống văn bản pháp quy về kế toán đã được căn bản đổi mới thì thông tin kế toán có đáp ứng được yêu cầu quản lý hay không còn phụ thuộc vào yếu tố chủ quan là công cụ, phương tiện và sự vận hành của con người trong quá trình quản lý
Chúng ta cũng không thể đồng thời tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp hệ thống thông tin kế toán tài chính, hệ thống thông tin kế toán quản trị thành các phân hệ trên
22 nền tảng kế toán thủ công mà không có sự trợ giúp của phần mềm kế toán Mặt khác, xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh của các DN Việt Nam trong thời gian qua thì việc ứng dụng CNTT vào công tác kế toán là một tất yếu khách quan Vấn đề đặt ra là ứng dụng CNTT vào tổ chức công tác kế toán như thế nào cho hợp lý, khoa học và hiệu quả đối với công tác quản trị DN, vừa đáp ứng được yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước
Chính vì vậy, tìm hiểu và hoàn thiện TCCTKT tại DN là vô cùng quan trọng, là bước đệm không thể thiếu giúp DN không những tiết kiệm được chi phí, mà còn đảm bảo cung cấp thông tin kế toán nhanh chóng, đầy đủ, có chất lượng, phù hợp với các yêu cầu quản lý khác nhau trong điều kiện trong điều kiện tin học hóa hiện nay
1.3.2 Nguyên tắc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa tại doanh nghiệp
Việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại DN trong việc ứng dụng CNTT phải tôn trọng những nguyên tắc nhất định:
Một là, khi hoàn thiện tổ chức công tác kế toán, DN cần tuân thủ LKT, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán, đồng thời phải phù hợp với cơ chế, chính sách và yêu cầu quản lý trong điều kiện nền kinh tế thị trường ở nước ta
Hai là, hoàn thiện tổ chức công tác kế toán với ứng dụng CNTT không những tuân thủ LKT, các nguyên tắc, Chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán mà còn phải tạo cơ sở cho việc kiểm tra, kiểm soát, tổng hợp số liệu thông tin kế toán trong hệ thống ngành như Bộ Công thương, các Bộ, ngành chủ quản…
Ba là, hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất, quy mô và phạm vi hoạt động của đơn vị
Bốn là, hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT phải phù hợp với trình độ cán bộ quản lý và đặc biệt là cán bộ kế toán thống kê; phù hợp với tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế
Năm là, hoàn thiện tổ chức công tác kế toán DN trong điều kiện ứng dụng CNTT phải trang bị vật chất đồng bộ, tự động hóa cao nhưng an toàn, bảo mật và đảm bảo tính hiệu quả và khả thi
Chương 1 đã khái quát cơ sở lý luận về tổ chức công tác tại DN và TCCTKT tại
DN trong điều kiện tin học hóa Một số nội dung chính được nêu trong chương 1 có thể kể đến như: nội dung TCCTKT tại DN, nội dung TCCTKT tại DN trong điều kiện tin học hóa, các nhân tố ảnh hưởng đến TCCTKT tại DN trong điều kiện tin học hóa Chương 1 cũng đề cập đến tầm quan trọng và các nguyên tắc hoàn thiện TCCTKT trong điều kiện tin học hóa tại DN Đây sẽ là những cơ sở quan trọng giúp nghiên cứu và đánh giá thực trạng TCCTKT trong điều kiện tin học hóa tại Công ty Cổ phần Điện tử Tin học Hóa Chất Elinco ở chương 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN
Giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ phần Điện tử Tin học Hóa Chất Elinco
2.1.1 Quá trình hình hành và phát triển
Công ty Điện tử Tin học Hóa chất (ELINCO) thuộc Viện Khoa học và Công nghệ Quân sự/ Bộ Quốc Phòng (BQP), được thành lập từ năm 1990 trên cơ sở Xí nghiệp Điện tử Tin học và được tổ chức lại theo quyết định số 515/QĐ-QP ngày 18/04/1996 của Bộ trưởng BQP
Căn cứ theo Quyết định của BQP, từ tháng 06/2010, Công ty Điện tử Tin học Hóa chất (ELINCO)/ BQP hoạt động theo mô hình Công ty Cổ phần với tên giao dịch: Công ty Cổ phần Điện tử Tin học Hóa chất
Địa chỉ ĐKKD: Số 8 Phố Láng Hạ, phường Thành Công, quận Ba Đình, TP Hà Nội
Trụ sở làm việc: Số 19, phố Hoàng Sâm, phường Nghĩa Đô, quận Cầu Giấy, TP
Website: www.elinco.com.vn; email: elinco@elinco.com.vn
Công ty ELINCO có nhiệm vụ chính là hoạt động kinh doanh và nghiên cứu ứng dụng, chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực công nghệ cao Công ty ELINCO được tổ chức chặt chẽ, hoạt động có hiệu quả dưới sự quản lý của đội ngũ lãnh đạo là các chuyên gia đầu ngành có kinh nghiệm quản lý Gần 30 năm hoạt động, ELINCO có uy tín cao trong các lĩnh vực Điện tử, Tin học, Viễn thông, trang thiết bị công nghệ và xây dựng công trình Điện, Viễn thông, dân dụng Để chủ động thực hiện chức năng tư vấn và tham gia vào các chương trình, dự án lớn của Nhà nước, BQP và các cơ quan khác, Công ty đã lập nên các đơn vị, phòng ban
26 chức năng gồm các cán bộ có trình độ chuyên môn cao và ngoại ngữ tốt với trang thiết bị hiện đại để tập trung nghiên cứu, tìm hiểu, tiếp nhận chuyển giao công nghệ mới Ngoài ra, Công ty còn tập trung đầu tư chiều sâu, tăng cường các trang thiết bị phục vụ cho công tác triển khai hợp đồng trang bị
Với đội ngũ gần 50 cán bộ công nhân viên chuyên sâu về CNTT theo từng lĩnh vực như công nghệ mạng, truyền viễn thông, thiết kế hệ thống, bảo mật Đội ngũ cán bộ chuyên môn của Công ty có trình độ chuyên môn và tính chuyên nghiệp cao Cán bộ nhân viên của ELINCO thường xuyên được cử tham gia các khoá học trong và ngoài nước do chuyên gia của các hãng cung cấp thiết bị hàng đầu thế giới giảng dạy, được cập nhật các thông tin mới nhất về công nghệ tiên tiến của thế giới trong lĩnh vực CNTT- Viễn thông và trang thiết bị phục vụ Quốc phòng, được tích luỹ kinh nghiệm qua các dự án và hợp đồng thực tế của Công ty, bảo đảm làm chủ được các công nghệ tiên tiến nhất và ứng dụng một cách có hiệu quả các tiến bộ khoa học vào công việc triển khai
Ngoài ra Công ty có sự phối hợp chặt chẽ với các đơn vị nghiên cứu và phòng thí nghiệm của Viện KH-CN quân sự/ BQP Với đội ngũ cán bộ nhân viên năng động, giỏi chuyên môn, chuyên sâu từng lĩnh vực, với kinh nghiệm thực tế qua các dự án triển khai và lòng tận tụy với khách hàng và việc linh hoạt trong phối kết hợp với các đơn vị nghiên cứu chuyên ngành trong Viện KH-CN quân sự cũng như việc sử dụng các chuyên gia giỏi để phát huy sức mạnh tổng hợp, đủ sức triển khai thực hiện các nhiệm vụ, nhất là các nhiệm vụ tích hợp hệ thống đòi hỏi trình độ khoa học công nghệ cao Chính vì vậy, Công ty ELINCO luôn nhận được tín nhiệm và tin tưởng của khách hàng
Thư khen Bộ trưởng BQP năm 2017, 2021 nhân kỷ niệm ngày truyền thống; Bằng khen Bộ Tư lệnh Hải quân năm 2012, BQP năm 2013, Tổng cục Chính trị/ BQP năm 2014 Nhiều thư khen, bằng khen của Viện KH - CN quân sự/BQP trong phong trào thi đua quyết thắng, hoạt động kinh doanh và xây dựng đơn vị
Thư cảm ơn đối tác khách hàng: Bộ Tư lệnh QK4, Công ty TNHH MTV Quản lý khai thác Dịch vụ thủy lợi
Huân chương Bảo vệ Tổ quốc Hạng Ba năm 2015 vì “đã có thành tích xuất sắc trong huấn luyện, phục vụ chiến đấu, xây dựng quân đội nhân dân, củng cố quốc phòng từ năm 2016-2020, góp phần xây dựng Chủ nghĩa xã hội và bảo vệ tổ quốc”
Huân chương Bảo vệ Tổ quốc hạng Nhì năm 2021 vì “đã có thành tích xuất sắc trong huấn luyện, phục vụ chiến đấu, xây dựng quân đội nhân dân, củng cố quốc phòng từ năm 2016-2020, góp phần xây dựng Chủ nghĩa xã hội và bảo vệ tổ quốc”
Kinh doanh các dịch vụ, giải pháp viễn thông, CNTT;
Khảo sát, thiết kế, tư vấn trong lĩnh vực điện - điện tử, viễn thông, CNTT
Xây lắp các công trình thiết bị điện, điện tử, viễn thông, CNTT, lưới điện và trạm biến áp;
Xuất nhập khẩu thiết bị, vật tư, nguyên liệu điện, điện tử, viễn thông, CNTT, hóa chất;
Kinh doanh dịch vụ phòng cháy chữa cháy
Đầu tư và kinh doanh bất động sản;
Xây dựng công trình dân dụng;
Hoạt động buôn bán trong lĩnh vực y tế, trang thiết bị y tế;
Buôn bán ô tô, xe chuyên dụng;
Các lĩnh vực ngành nghề kinh doanh khác theo quy định của pháp luật
Công ty ELINCO luôn coi trọng mở rộng thị trường trong nước và quốc tế trong đó chú trọng thị trường trong quân đội Hoạt động thương mại - xuất nhập khẩu chính của ELINCO là nghiên cứu, khảo sát, khai thác thị trường trong nước và nước ngoài để thực hiện các công việc về chuyển giao công nghệ; trang bị vật tư thiết bị máy móc, vật tư phục vụ quốc phòng - an ninh và kinh tế xã hội
PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC
PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ
2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
: Quan hệ quản lý điều hành
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Điện tử Tin học Hóa Chất
Elinco (Nguồn: Cơ cấu tổ chức Công ty Elinco)
Nhiệm vụ quản lý cơ cấu của Elinco được chia ra riêng rẽ để nhiều người cùng tham gia quản lý Đứng đầu công ty sẽ là Đại hội đồng cổ đông có trách nhiệm quản lý điều hành Hội đồng quản trị (HĐQT) và Ban Kiểm Soát Tiếp đến lần lượt theo thứ bậc là HĐQT, Chủ tịch HĐQT và Tổng Giám Đốc HĐQT và Tổng Giám Đốc có trách
BAN KIỂM SOÁT VĂN PHÒNG HĐQT ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
29 nhiệm giám sát hoạt động lẫn nhau Chủ tịch HĐQT sẽ điều hành Văn Phòng HĐQT dưới sự giám sát của Ban Kiểm Soát
Tổng Giám Đốc sẽ là đầu não, trực tiếp quản lý hai Phó Tổng Giám Đốc và hai bộ phận quan trọng: Phòng Kinh Doanh, Phòng Kế Toán, cùng Công ty trực thuộc và Chi Nhánh Elinco tại TP.HCM
Phó Tổng Giám Đốc thứ nhất sẽ là người quản lý điều hành mọi hoạt động của Phòng Quản Lý Dự Án Trong khi đó, Phó Tổng Giám Đốc còn lại sẽ đảm nhận quản lý Phòng Hành Chính Nhân Sự và là người điều hành Văn Phòng HĐQT
Sơ đồ cơ cấu tổ chức này giúp Elinco thu hút được các nhà chuyên môn có trình độ cao, kiến thức chuyên sâu vào đảm nhiệm công tác quản lý; xử lý hiệu quả việc chồng chéo chức năng, nhiệm vụ giữa các bộ phận và từ đó nâng cao hiệu suất công việc
Tiếp tục truyền thống của đơn vị đã được công nhận là DN an ninh quốc phòng và là DN Nhà nước hạng I, Công ty ELINCO đang ngày càng hoàn thiện mô hình tổ chức quản lý nhằm tiến tới xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên chuyên nghiệp
2.1.4 Một số chỉ tiêu phân tích kết quả kinh doanh
Bảng 2.1: Bảng tổng hợp doanh thu theo ngành nghề kinh doanh của Công ty Cổ phần Điện tử Tin học Hóa Chất Elinco Đơn vị tính: Đồng
STT Chỉ tiêu Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
1 Doanh thu Bán hàng và cung cấp dịch vụ
1.1 Doanh thu hoạt động thương mại
1.2 Doanh thu hoạt động xây lắp
2 Doanh thu hoạt động tài chính
(Nguồn: Báo cáo tài chính Công ty Elinco năm 2019, 2020, 2021)
Thực trạng tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa tại Công ty Cổ phần Điện tử Tin học Hóa Chất Elinco
Cổ phần Điện tử Tin học Hóa Chất Elinco
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Cán bộ, công nhân viên của phòng kế toán đều sở hữu bằng cử nhân đại học trở lên, điều này giúp việc triển khai, cập nhật văn bản, chế độ, chuẩn mực kế toán mới được nhanh chóng, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho DN nói chung và phòng kế toán nói riêng đẩy mạnh hiệu quả cập nhật các ứng dụng CNTT trong công tác kế toán tại DN
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Điện tử Tin học Hóa
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty Elinco)
Bộ máy tổ chức kế toán của DN khá gọn nhẹ, có sự phân công công việc rõ ràng,
Kế toán trưởng kiêm Trưởng phòng Tài Chính sẽ là người điều tiết, quản lý và chịu trách nhiệm cho toàn bộ hoạt động của phòng kế toán Kế toán Tổng Hợp kiêm Phó phòng Tài Chính sẽ có nhiệm vụ hỗ trợ tổng hợp mọi đầu việc từ các kế toán viên Các kế toán viên: kế toán thanh toán, kế toán công nợ; kế toán dự án, kế toán thuế và thủ quỹ sẽ phụ trách các công việc theo đúng chuyên môn của mình Việc rõ ràng trong phân công, phân nhiệm sẽ giúp hạn chế chồng chéo công việc trong trường hợp phải xử lý nhiều nghiệp
Kế toán trưởng Kiêm Trưởng phòng Tài Chính
Kế toán Tổng hợp Kiêm Phó phòng Tài Chính
Kế toán công nợ Kế toán thuế Kế toán dự án
32 vụ kinh tế phát sinh, đồng thời cũng tạo được sự nhất quán, ăn khớp giữa các kế toán viên của từng phần hành
* Chức năng chi tiết của từng bộ phận trong phòng kế toán:
Kế toán trưởng (kiêm Trưởng phòng Tài chính):
+ Kế toán trưởng có trách nhiệm thiết lập, vận hành TCCTKT cũng như điều hành bộ máy kế toán đúng với các quy định mà Nhà nước đã ban hành trong LKT, đồng thời đảm bảo công tác tổ chức cũng như bộ máy kế toán được phù hợp với cơ cấu, tổ chức cũng như lĩnh vực hoạt động của DN
+ Kế toán trưởng chịu trách nhiệm tính toán, ghi chép và phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ, trung thực toàn bộ nguồn vốn, tài sản, cũng như đảm nhận việc phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của DN qua sự hỗ trợ của phần mềm kế toán Misa kết hợp cùng các báo cáo của kế toán tổng hợp
+ Là người cuối cùng của phòng kế toán kiểm tra và phê duyệt các BCTC được lập
+ Có trách nhiệm báo cáo lên Ban Giám Đốc bằng văn bản các vi phạm pháp luật hay gian lận tài chính, kế toán trong DN ngay khi được phát hiện
+ Chịu trách nhiệm kiểm tra giám sát công việc, hiệu suất và kết quả làm việc của toàn bộ cán bộ, công nhân viên trong phòng kế toán
+ Đảm bảo cân đối luồng tiền, cân đối doanh thu, chi phí, đặc biệt đảm bảo khả năng xoay vòng nguồn vốn của DN
+ Thường xuyên cập nhật, phổ biến kịp thời các thay đổi trong quy định hay văn bản về công tác kế toán đến Ban Giám Đốc và đặc biệt là cho các cán bộ, công nhân viên trong phòng kế toán
Kế toán tổng hợp kiêm Phó phòng tài chính: thu thập, xử lý, rà soát, kiểm tra
CTKT và toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trong DN và phản ánh lên
33 các tài khoản, sổ kế toán và BCTC theo chỉ tiêu giá trị của DN Kế toán tổng hợp cũng là người chịu trách nhiệm với các số liệu từ chi tiết đến tổng hợp trên hệ thống sổ sách kế toán và là nhân tố quan trọng quyết định đến tính chính xác của các vấn đề về tài chính – kế toán trong DN
+ Hỗ trợ kế toán trưởng điều phối, giám sát công việc, quá trình làm việc, đánh giá hiệu quả và năng suất của các kế toán viên
+ Kiểm tra tính hợp pháp và hợp lệ của chứng từ, hóa đơn, nếu có sai sót đưa ra phương án xử lý kịp thời
+ Theo dõi và quản lý công nợ: các khoản nợ đã thanh toán, chưa thanh toán; giám sát công nợ của các đối tượng có khoản nợ đến hạn và cùng kế toán công nợ đề xuất các biện pháp để thu hồi công nợ hiệu quả
+ Tính toán giá thành sản xuất, giá thành sản phẩm
+ Kiểm tra, giám sự luân chuyển của HTK
+ Tính lương và các khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên tại DN + Phân bổ các loại CP, trích khấu hao TSCĐ
+ Thực hiện các bút toán kết chuyển cuối kỳ và chịu trách nhiệm lập các BCTC
(Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ) cuối mỗi năm tài chính
+ Lập báo cáo nội bộ báo cáo tình hình hoạt động của phòng kế toán cho kế toán trưởng & Ban Lãnh Đạo công ty
Thủ quỹ: Là người trực tiếp chịu trách nhiệm quản lý với các loại quỹ của DN
Thủ quỹ sẽ theo dõi thu – chi tài chính, quản lý quỹ tiền mặt của DN để đảm bảo sự minh bạch, thống nhất, tránh lạm quyền trong các hoạt động chi tiêu
+ Thực hiện việc thu – chi tiền mặt theo đúng quy định của DN Sau khi nhận được phiếu thu – chi do kế toán lập, thủ quỹ có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu các thông
34 tin như: số tiền, nội dung, chữ ký, ngày tháng, của các khoản thu – chi trên phiếu thu – chi với chứng từ gốc, từ đó thực hiện nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt, cuối cùng là ghi sổ quỹ và lưu trữ chứng từ
+ Chịu trách nhiệm quản lý, kiểm kê, giám sát quỹ tiền mặt
+ Thống kê chi tiết và lập báo cáo các khoản chi tại DN, đảm bảo sự chính xác, hợp lý để các khoản chi không bị sử dụng sai mục đích
+ Cùng với kế toán tổng hợp kiểm soát thông tin về số dư tồn quỹ để phục vụ việc chi trả lương, thưởng, đóng bảo hiểm, phúc lợi cho cán bộ công nhân viên và các mục tiêu kinh doanh của DN
+ Báo cáo tình hình công việc với kế toán trưởng (kiêm trưởng phòng tài chính) và kế toán tổng hợp (kiêm phó phòng tài chính)
Kế toán thanh toán: có trách nhiệm lập chứng từ thu chi, theo dõi, quản lý dòng tiền, thực hiện hạch toán nghiệp vụ kinh tế hay các giao dịch liên quan đến việc thu – chi phát sinh trong nội bộ DN hoặc giữa DN với các đối tượng bên ngoài
+ Lập phiếu thu – chi khi nhận được giấy đề nghị thanh toán/giấy đề nghị nộp tiền, bàn giao lại cho thủ quỹ để thực hiện công việc nhập/xuất quỹ
Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa tại Công ty Cổ phần Điện tử Tin học Hóa Chất Elinco
Công ty Cổ phần Điện tử Tin học Hóa Chất Elinco
2.3.1 Ưu điểm – nhược điểm của phần mềm kế toán áp dụng tại Công ty Cổ phần Điện tử Tin học Hóa Chất Elinco
Phần mềm kế toán được lựa chọn áp dụng tại Công ty Elinco là MISA SME phiên bản 2022 Phần mềm có rất nhiều các ưu điểm và tính năng nổi bật, có thể kể đến như:
Đáp ứng được cơ bản các yêu cầu của công tác tổ chức, quản lý kế toán tại DN
Tự động rà soát, đối chiếu, kiểm tra chứng từ, kết chuyển lãi lỗ và hỗ trợ lập BCTC nhanh chóng hiệu quả
Hỗ trợ kế toán viên đa số các nghiệp vụ kế toán tại DN
Kết nối trực tiếp với Tổng cục Thuế, một số phần mềm hóa đơn điện tử, ngân hàng điện tử, hỗ trợ sử dụng chữ ký số, giao dịch ngân hàng qua Internet Banking,
… giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, …
Phiên bản mới của MISA SME: MISASME.NET cho phép kế toán trưởng & Ban lãnh đạo dễ dàng quản lý, theo dõi, điều hành DN mọi lúc mọi nơi trên nền tảng điện thoại có kết nối Internet
Giao diện phần mềm đơn giản, dễ thao tác, sử dụng
Hỗ trợ bảo mật thông tin cao, gần như đảm bảo tuyệt đối an toàn thông tin
Thường xuyên cập nhật các văn bản, quy định của pháp luật & các thay đổi biểu mẫu
Khả năng hoạt động ổn định, ít xảy ra lỗi hệ thống
Cho phép đồng bộ hóa dữ liệu giữa 2 chi nhánh của DN tại Hà Nội và Thành phố
Đi kèm các tiện ích, MISA SME yêu cầu cấu hình máy tính sử dụng tương đối cao để có thể chạy chương trình một cách mượt mà, trơn tru
Chi phí sử dụng còn cao, cần phải trả phí nếu muốn thêm tài khoản người dùng
Phần mềm liên tục yêu cầu người dùng update lên các phiên bản mới, thường xuyên bảo trì/nâng cấp hệ thống đôi khi gây chậm, “lag”
Các báo cáo khi được kết xuất ra phần mềm Microsoft Excel bị xáo trộn thứ tự, gây mất thời gian, tốn công sức khi phải sắp xếp lại
Nghiệp vụ tính hoa hồng tiền lương không hỗ trợ xử lý trực tiếp trên phần mềm Đây cũng là tình trạng chung của hầu hết các phần mềm kế toán
Thiết kế sổ chi tiết chưa tốt bằng sổ cái, khi in sổ còn hiển thị các cột không cần thiết, định dạng ngang gây khó khăn khi in sổ
2.3.2 Ưu điểm – nhược điểm của tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa tại Công ty Cổ phần Điện tử Tin học Hóa Chất Elinco
Công ty Elinco đã chủ động đầu tư, áp dụng CNTT trong hoạt động kinh doanh của DN Bằng việc lắp đặt hệ thống mạng Internet cục bộ, đồng thời trang bị toàn bộ hệ thống máy tính, phần mềm tin học văn phòng Microsoft Office cho cán bộ công nhân viên tại DN nói chung và đặc biệt là đầu tư phần mềm kế toán MISA SME cho phòng kế toán, đã thể hiện được rằng Ban Lãnh Đạo của công ty đã hiểu được vai trò, tầm quan trọng của CNTT trong thời đại 4.0 và cũng đã và đang trên đà bắt kịp xu hướng chuyển đổi số trong DN
Phần mềm kế toán DN lựa chọn là MISA SME phiên bản cập nhật 2022, là sản phẩm của Công ty Misa với 28 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực CNTT, là địa chỉ uy tín chuyên cung cấp các phần mềm quản trị DN Phần mềm kế toán MISA SME cơ bản đã đáp ứng được tốt các yêu cầu sử dụng, ứng dụng và hỗ trợ cán bộ công nhân viên phòng
57 kế toán nâng cao hiệu suất làm việc, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu các sai sót không đáng có trong quá trình xử lý các nghiệp vụ kế toán tại DN Ngoài ra, phần mềm kế toán MISA SME thường xuyên update các văn bản, quy định mới về LKT, giúp cán bộ công nhân viên chủ động hơn trong việc tiếp nhận và cập nhật các quy định mới
Bên cạnh những ưu điểm, công tác tổ chức kế toán tại Công ty Elinco vẫn không tránh khỏi một số những hạn chế, trong đó có thể kể đến như: a Hạn chế trong tổ chức vận dụng chứng từ kế toán
Một số CTKT thanh toán nội bộ tại DN bị thiếu sót nên công tác đối chiếu số liệu giữa sổ sách kế toán và số liệu thực tế bị ảnh hưởng
Hóa đơn dịch vụ bảo hành, bảo trì cho khách hàng và đối tác thường được kế toán thanh toán lập sau khi đã xác nhận hoàn thành, tiếp đó mới in, nên thông thường để có một hóa đơn phí bảo trì cần mất vài ngày, rồi mới có thể chuyển tiếp cho kế toán tổng hợp kiểm tra và kế toán thuế để làm báo cáo thuế Vì vậy, công việc sẽ bị tồn đọng và dồn lại vào các ngày cuối tháng hoặc qua những ngày đầu tháng sau
Một số đối tác cung cấp dịch vụ cho công ty là các DN nhỏ lẻ chưa cập nhật các mẫu hóa đơn mới nhất theo quy định của BTC nên xuất các hóa đơn không được cục Thuế chấp nhận, khiến kế toán gặp khó khăn trong quá trình hạch toán b Hạn chế trong tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Điện tử Tin học Hóa Chất Elinco
Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Elinco chủ yếu tập trung vào công tác thu nhận, xử lý chứng từ và cung cấp thông tin kế toán DN chưa có một bộ phận riêng để tổng hợp và phục vụ yêu cầu quản trị, phân tích hoạt động kinh doanh hay còn gọi là Kế toán quản trị mà công việc này do kế toán trưởng kiêm trưởng phòng tài chính đồng đảm nhận Thế nhưng do đảm nhận nhiều công việc cùng một lúc lại không được chuyên môn hóa vì vậy hiệu quả phân tích, quản trị thông tin tài chính – kế toán vẫn còn chưa cao,
58 chưa thực sự trở thành nhân tố chính có ảnh hưởng mạnh mẽ đến các quyết định kinh tế
- tài chính trong nội bộ công ty của Ban Lãnh Đạo c Hạn chế trong công tác kiểm tra kế toán
DN hiện đang áp dụng CNTT, cụ thể là phần mềm kế toán để xử lý đa số các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong DN Tuy nhiên, tổ chức kiểm tra kế toán vẫn được thực hiện theo phương thức truyền thống: “Kế toán trưởng thực hiện kiểm tra định kỳ hoặc bất thường một số nội dung trọng yếu/tất cả nội dung thông qua rà soát, đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách và các chế độ, chính sách Nhà Nước và LKT đã ban hành cùng các quy định, định mức mà DN quy định”
MỘT SỐ GIẢI PHÁP & KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN TIN HỌC HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN TỬ TIN HỌC HÓA CHẤT ELINCO
Quan điểm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa tại Công ty Cổ phần Điện tử Tin học Hóa Chất Elinco
tại Công ty Cổ phần Điện tử Tin học Hóa Chất Elinco
Việc hoàn thiện TCCTKT trong điều kiện tin học hóa tại DN là vô cùng quan trọng vì vậy đòi hỏi DN phải có những chính sách, đổi mới toàn diện và triệt để Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện và hoàn thiện TCCTKT vẫn phải nghiêm túc tuân thủ các quan điểm sau:
Quan điểm tổ chức hệ thống thông tin trong công tác kế toán: việc ứng dụng CNTT, với nền tảng là hệ thống máy vi tính đã đặt ra hàng loạt các yêu cầu mới, đòi hỏi những tiêu chuẩn mới trong việc lập – luân chuyển – xử lý – lưu trữ – bảo quản CTKT cũng như mở – ghi – lưu trữ – bảo quản sổ sách kế toán, cuối cùng, phục vụ mục đích lập ra các BCTC dưới sự hỗ trợ của phần mềm kế toán Những đổi mới cơ bản này đề ra một loạt các nguyên tắc, thiết kế và sử dụng phần mềm kế toán, cần DN nghiêm túc nghiên cứu, phát triển và phổ biến đến cho người dùng – các cán bộ, công nhân viên của DN
Quan điểm kế thừa – phát triển: Phần mềm kế toán áp dụng trong DN phải đảm bảo tính linh hoạt cao, cho phép người dùng thay đổi thiết kế, giao diện màn hình nhập liệu hay các mẫu biểu báo cáo để phù hợp với mục đích, hoạt động kinh doanh của DN
Quan điểm đơn giản – thiết thực: Việc xây dựng hệ thống hệ thống thông tin kế toán hay việc quyết định sử dụng một phần mềm kế toán tại DN phải đảm bảo được sự đơn giản, dễ hiểu, hạn chế tối đa sự rườm rà, phức tạp và đặc biệt, phải mang tính thiết thực, gắn liền với hoạt động kinh doanh của DN hay công việc hàng ngày của các kế toán viên
Quan điểm lựa chọn phần mềm kế toán: Phần mềm kế toán được chọn phải đáp ứng được các nguyên tắc, quy định của Nhà Nước và Pháp luật đồng thời phải
62 thỏa mãn các yêu cầu của DN về cung cấp, quản lý thông tin Phần mềm kế toán phải đảm bảo phù hợp với chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành; hệ thống hỗ trợ lập BCTC phải theo đúng khuôn mẫu được quy định; hệ thống hỗ trợ lập các loại BCQT phải đáp ứng được các yêu cầu của nhà quản lý về cung cấp thông tin, hỗ trợ Ban Lãnh Đạo đưa ra các quyết định đúng đắn Thêm vào đó, một phần mềm kế toán tốt cũng cần phải có tính tự động cao, số lượng thao tác ít, hỗ trợ kế toán viên xử lý các nghiệp vụ cơ bản hàng ngày.
Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa tại Công ty Cổ phần Điện tử Tin học Hóa Chất Elinco
Công ty Cổ phần Điện tử Tin học Hóa Chất Elinco
3.2.1 Giải pháp hoàn thiện tổ chức vận dụng chứng từ kế toán
CTKT là bằng chứng chân thực nhất, ghi lại các hoạt động sản xuất – kinh doanh của DN, CTKT cũng là căn cứ giúp việc lập BCTC cung cấp các thông tin chuẩn xác nhất về tình hình hoạt động của DN Chính vì vậy, khâu thu nhập, xử lý cơ bản CTKT hay các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi nhận trong CTKT là bước khởi đầu quan trọng của một quy trình kế toán, quyết định đến tính khách quan, trung thực của số liệu và các báo cáo kế toán Không chỉ vậy, CTKT còn là cơ sở phục vụ cho công tác kiểm tra kế toán của DN, kiểm toán BCTC cũng như kiểm soát các hoạt động kinh tế tại DN
Vì vậy công tác thu thập, xử lý CTKT tại Công ty Elinco cần chú ý một số điều sau:
Bộ phận kế toán cần chủ động hơn trong việc kiểm soát và thu thập các CTKT nội bộ Với mỗi hóa đơn, CTKT bị thiếu, cần phối hợp và thúc giục các bộ phận khác trong công ty bổ sung đầy đủ ngay, tránh để lâu ngày gây trì trệ công tác rà soát, đối chiếu số liệu sổ sách và số liệu thực tế
Với các hóa đơn bảo hành, bảo trì được lập sau khi xác nhận công nợ, kế toán thanh toán cần giải quyết tốt hơn và xuất hóa đơn theo ngày, sau đó chuyển ngay cho kế toán tổng hợp kiểm tra, kế toán thuế làm báo cáo thuế thì sẽ hạn chế việc tồn đọng công việc, đồng thời có thêm thời gian kiểm tra, hoàn thiện báo cáo thuế và các loại báo cáo khác, tránh xảy ra sai sót không đáng có
Để tránh tình trạng kế toán nhận được hóa đơn không đúng quy định, mỗi khi phát sinh nghiệp vụ, phòng kế toán nên gửi mail hoặc fax đi thông báo lưu ý, đính kèm theo đó là mẫu hóa đơn/hướng dẫn ghi hóa đơn hợp lệ cho đối tác
3.2.2 Giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
Phương án 1: DN có thể tuyển thêm nhân sự vị trí Kế toán quản trị để thực hiện chức năng chuyên trách tổng hợp, phân tích và lập các báo cáo quản trị, đề ra kế hoạch, phương án quản lý, phục vụ mục đích cung cấp thông tin tài chính – kế toán nội bộ, hỗ trợ Ban Lãnh Đạo xây dựng, thực hiện các chiến lược phát triển
DN ổn định, bền vững trong tương lai
Phương án 2: DN cũng có thể tiếp tục áp dụng mô hình kế toán tài chính kết hợp kế toán quản trị để tận dụng được nhân sự và nguồn lực tài chính cũng như đồng bộ hóa hệ thống tài khoản, sổ sách kế toán tài chính và kế toán quản trị Tuy nhiên cần phân tách quyền hạn và trách nhiệm của cá nhân kiêm nhiệm vị trí kế toán quản trị Hỗ trợ bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ chính quy về kế toán quản trị cho cán bộ chuyên trách, đồng thời đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong tổng hợp, phân tích và lập báo cáo quản trị để nâng cao chất lượng của báo cáo quản trị
Tùy vào nhu cầu và khả năng tài chính, DN có thể lựa chọn 1 trong 2 phương án để tăng cường hiệu quả quản trị của DN
3.2.3 Giải pháp hoàn thiện phương pháp kiểm tra kế toán
Trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán tại Elinco như hiện nay thì phương pháp kiểm tra kế toán cũng phải có những cập nhật, thay đổi mới để kịp thời phát hiện và sửa chữa những sai sót không đáng có
Kết hợp cùng phương pháp rà soát, kiểm tra CTKT, công tác hạch toán kế toán, hiện nay, các phần mềm kế toán nói chung và phần mềm kế toán DN đang vận hành – MISA SME nói riêng đã tích hợp các phân hệ cho phép phát hiện và cảnh báo các lỗi nhập liệu cơ bản như: sai định dạng ngày tháng, định dạng số âm, bất hợp lý về logic số
64 học và ngày tháng, Cán bộ kế toán có thể sử dụng để dễ dàng phát hiện các nhầm lẫn, sai sót và khắc phục kịp thời chỉ với một vài thao tác
Thêm vào đó, cán bộ kế toán có thể thực hiện tìm kiếm, lọc dữ liệu để xác minh, đối chiếu hay tìm ra nguyên nhân khiến Bảng cân đối kế toán và BCTC có chênh lệch, bằng việc sử dụng các lệnh hỗ trợ khác nhau trên MISA SME MISA SME sẽ nhanh chóng tìm ra nguyên nhân, chỉ ra chi tiết lỗi sai, đồng thời hướng dẫn cán bộ kế toán phương án giải quyết và sửa sai.