Công ty cổ phần Vật liệu xây dựng và Thiết bị công nghệ Việt Lâm có hoạt động kinh doanh chủ yếu trong lĩnh vực thương mại bán buôn, bán lẻ vật liệu và thiết bị với lượng lớn các mặt hàn
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHU TRÌNH DOANH THU TRONG
CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
1.1.1 Hệ thống thông tin kế toán
1.1.1.1 Khái niệm Để hiểu về Hệ thống thông tin kế toán, trước hết phải tìm hiểu các khái niệm về Hệ thống, Hệ thống thông tin và Hệ thống thông tin quản lý
- Hệ thống (System) là tập hợp các thành phần có mối quan hệ với nhau, cùng hoạt động để thực hiện các mục tiêu định trước
- Hệ thống thông tin: Là hệ thống thu nhận các dữ liệu đầu vào, xử lý các dữ liệu và cung cấp thông tin cho người sử dụng; thông thường khái niệm Hệ thống thông tin gắn liền với môi trường xử lý và hỗ trợ bởi Công nghệ thông tin
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ hệ thống thông tin quản lý
- Hệ thống thông tin quản lý: Là hệ thống thông tin ghi nhận, lưu trữ, xử lý dữ liệu của các quá trình sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp các thông tin hữu ích cho các nhà quản trị doanh nghiệp
- Hệ thống thông tin kế toán: là một hệ thống thông tin thu thập, ghi nhận, lưu trữ và xử lý dữ liệu nhằm tạo ra các thông tin kế toán hữu ích cung cấp cho người sử dụng Nó có thể sử dụng công nghệ tiên tiến, hoặc đơn giản với việc ghi sổ sách thủ công, hoặc kết hợp hai hình thức trên
- Kế toán nhìn nhận theo truyền thống là việc xác nhận, định dạng các hoạt động kinh tế, ghi chép các hoạt động kinh doanh và truyền tải thông tin về các hoạt động này Còn dưới góc nhìn của Hệ thống thông tin, Kế toán được coi là một hệ
Cung cấp thông tin thống các chứng từ điện tử được kiểm soát, được lưu trữ, được luân chuyển, từ đó đưa ra các thông tin hữu ích
1.1.1.2 Chức năng của Hệ thống thông tin kế toán
- Thu thập và lưu trữ dữ liệu về các sự kiện, nguồn lực và đối tượng: hệ thống phải thu thập, ghi chép lại các giao dịch qua chứng từ gốc, sau đó phản ánh lên sổ nhật ký theo thứ tự thời gian, và chuyển các dữ liệu đó sang sổ cái theo số hiệu tài khoản
- Biến đổi các dữ liệu thành những thông tin mà nhà quản trị có thể sử dụng để ra quyết định về các sự kiện, nguồn lực và các đối tượng: chuyển đổi các dữ liệu thu thập được thành các thông tin hữu ích cho việc ra quyết định của người sử dụng thông tin Các thông tin có thể nằm dưới dạng sổ sách hoặc báo cáo tài chính, báo cáo quản lý
- Cung cấp các chốt kiểm soát phù hợp để đảm bảo các nguồn lực của doanh nghiệp (bao gồm cả dữ liệu): Chức năng thứ ba của hệ thống thông tin kế toán là tổ chức kiểm soát tổng thể chặt chẽ nhằm đảm bảo tính bảo mật cũng như độ chính xác cho quá trình thu thập, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin Từ đó các thông tin mà hệ thống cung cấp cần đạt mức độ cập nhật về thời gian, tin cậy, giúp hoạt động của doanh nghiệp đạt hiệu quả và bảo toàn giá trị tài sản cho doanh nghiệp
1.1.1.3 Phân loại a, Phân loại theo đối tượng cung cấp thông tin
Hệ thống thông tin kế toán tài chính:
- Mục tiêu: Cung cấp thông tin tài chính bên ngoài doanh nghiệp theo luật quy định; phản ánh thông tin xảy ra trong quá khứ, đòi hỏi tính khách quan và có thể kiểm tra được
- Hình thái thông tin: Thông tin chỉ được theo dõi dưới hình thái giá trị
- Dữ liệu đầu vào: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Hệ thống thông tin kế toán quản trị:
- Mục tiêu: cung cấp thông tin bên trong doanh nghiệp theo yêu cầu quản lý của ban quản lý Chú trọng đến tính linh hoạt của số liệu, các thông tin được tổng hợp và phân tích từ nhiều góc độ khác nhau mang tính chất phản ánh xu hướng biến động và có tính dự báo
- Hình thái thông tin: Thông tin được theo dõi dưới hình thái giá trị và hiện vật
- Dữ liệu đầu vào: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các thông tin liên quan khác b, Phân loại theo phương tiện xử lý
Hệ thống thông tin kế toán xử lý thủ công:
- Đối với Hệ thống thông tin kế toán thủ công: các sự kiện, nghiệp vụ ảnh hưởng đến Báo cáo tài chính sẽ được phản ánh lên các chứng từ sau đó mới lên các sổ sách và báo cáo
Sơ đồ 1.2 Hệ thống thông tin kế toán xử lý thủ công
Hệ thống thông tin kế toán xử lý trong môi trường máy tính:
- Đối với hệ thống thông tin kế toán xử lý trong môi trường máy tính: các sự kiện, nghiệp vụ của quá trình SXKD đều được phản ánh trên chứng từ bao gồm cả sự kiện có hoặc không có ảnh hưởng đến BCTC Sau đó hệ thống có thể truy xuất ra các thông tin tài chính và phi tài chính tùy theo nhu cầu sử dụng
Sơ đồ 1.3 Hệ thống thông tin kế toán xử lý trên nền máy tính
Ngày nay, các doanh nghiệp chủ yếu sử dụng hệ thống máy tính trong công tác kế toán của đơn vị vì tính ưu việt cũng như thuận tiện hơn so với phương pháp thủ công Với sự hỗ trợ của máy tính các nhân viên kế toán chỉ cần nhập liệu vào hệ thống, hệ thống sẽ tự động cập nhật số liệu vào các tập tin lưu trữ, có khả năng truy xuất ra bất kỳ sổ và báo cáo khi cần sử dụng bất cứ lúc nào, giúp tiết kiệm thời gian Cùng với đó là giảm thiểu khả năng sai sót do các phép tính được thực hiện bởi máy tính
Chứng từ Ghi sổ nhật ký
Sự kiện của quá trìnhSXKD
Các DL liên quan đến hoạt động
Các tập tin lưu trữ DL
Truy xuất thông tin theo yêu cầu
Thông tin theo yêu cầu
Sự kiện ảnh hưởng đến BCTC
Sơ đồ 1.4 Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán
Thu thập dữ liệu: Đây là hoạt động thu thập dữ liệu về một sự kiện kinh tế và đưa dữ liệu đó vào hệ thống nhằm phục vụ mục đích xử lý dữ liệu Phương pháp và kỹ thuật thu thập dữ liệu cũng như nội dung thu thập luôn thay đổi tùy thuộc và các công cụ thu thập, xử lý thông tin và yêu cầu thông tin của người sử dụng
- Trong trường hợp kế toán thủ công thu thập dữ liệu bao gồm việc lập chứng từ, nhận chứng từ và ghi nhận dữ liệu ban đầu trên chứng từ vào sổ nhật ký chung
TỔ CHỨC CHU TRÌNH DOANH THU TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1 Mô hình R.E.A về chu trình doanh thu
Mô hình R.E.A là khung cơ sở được kế toán sử dụng để mô hình hóa việc thu thập dữ liệu trong các quy trình kinh doanh, từ đó tạo ra cơ sở cho việc tổ chức dữ liệu trong hệ thống
Trong hệ thống thông tin kế toán, mô hình R.E.A được sử dụng nhờ sự chuyển tiếp từ ngôn ngữ thương mại sang ngôn ngữ kỹ thuật
Mô hình R.E.A thể hiện nội dung của quá trình sản xuất kinh doanh, nó phản ánh các hoạt động trong một chu trình, các nguồn lực được sử dụng và phản ánh các đối tượng liên quan đến chu trình đó
Xây dựng mô hình R.E.A sẽ giúp chúng ta xác định được các hoạt động, đối tượng, nguồn lực cần thu thập dữ liệu, từ đó sẽ định hướng được dữ liệu cần thu thập cho từng đối tượng, nguồn lực và từng hoạt động cụ thể, giúp cho việc nghiên cứu tổ chức chu trình đạt hiệu quả tốt hơn
Sơ đồ 1.6 Mô hình R.E.A của chu trình doanh thu
Mô hình R.E.A gồm có 3 thành phần chính:
- Nguồn lực (Resources): là tài sản của doanh nghiệp, nó chịu sự chi phối của doanh nghiệp, liên quan đến quá trình trao đổi (hàng hóa, tiền, thông tin kế toán)
Xử lý đơn đặt hàng
- Sự kiện (Event): đây là những hiện tượng kinh tế ảnh hưởng đến sự thay đổi các nguồn lực Chúng có thể là kết quả của các hoạt động như sản xuất, trao đổi, tiêu dùng, phân phối…Các sự kiện kinh tế là những yếu tố thông tin quan trọng của hệ thống kế toán, và cần được xem xét chi tiết để cung cấp cơ sở dữ liệu phong phú
- Đối tượng (Agent): là các cá nhân tham gia vào sự kiện kinh tế phát sinh Đối tượng có thể là các đối tượng bên trong, đối tượng bên ngoài doanh nghiệp Ví dụ: Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên kinh doanh, Nhân viên kế toán…
1.2.2 Tổ chức chu trình doanh thu trong doanh nghiệp
Chu trình doanh thu là một tập hợp các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý thông tin liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và nhận tiền thanh toán của Khách hàng Khi sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ được cung cấp cho Khách hàng thì Doanh nghiệp sẽ thu được lợi ích kinh tế Thông qua quá trình này, đơn vị sẽ thu hồi được số vốn đã bỏ ra và đồng thời cũng thu về được tiền để tiếp tục sản xuất và mở rộng quy mô sản xuất Kết quả của chu trình doanh thu không những phản ánh kết quả của chu trình mà còn phản ánh toàn bộ kết quả của quá trình sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp Khi Doanh nghiệp thực hiện tốt chu trình này sẽ tạo điều kiện tốt đẩy mạnh các quá trình khác trong chu trình kinh doanh
Chu trình doanh thu thường có 4 hoạt động chính:
- 1.0 Xử lý và xét duyệt đơn đặt hàng
- 4.0 Thu tiền Đối tượng bên ngoài:
- Khách hàng: Là nơi phát sinh yêu cầu về hàng hóa, dịch vụ cần được cung cấp; đồng thời là nơi nhận hàng hóa, dịch vụ và thanh toán cho doanh nghiệp
- Ngân hàng: Trong trường hợp Khách hàng thanh toán không dùng tiền mặt thông qua ngân hàng, doanh nghiệp sẽ liên kết với các ngân hàng để thực hiện thu, chi hợp lý
- Chu trình chi phí: đóng vai trò cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho chu trình doanh thu Chu trình chi phí sẽ tiếp nhận các thông tin về yêu cầu hàng hóa, dịch vụ cần được mua và cung cấp theo các yêu cầu của khách hàng
- Chu trình nhân sự: căn cứ vào nhu cầu nhân sự của chu trình kinh doanh để tuyển nhân viên, kết quả kinh doanh của từng nhân viên thực hiện được là cơ sở tính lương và thu nhập của nhân viên Đối tượng bên trong:
- Bộ phận bán hàng: là người nhận Đơn đặt hàng từ Khách hàng, đàm phán với Khách hàng về các điều kiện bán hàng như hình thức, thời hạn thanh toán, điều kiện hưởng chiết khấu; xét duyệt tín dụng Khách hàng; phản hồi chấp nhận hay từ chối Đơn đặt hàng của Khách hàng Đồng thời, đây cũng chính là bộ phận tiếp nhận và xử lý các yêu cầu trả hàng hóa hay khiếu nại của Khách hàng Ngoài ra, bộ phận này cũng có thể đảm nhiệm cả nhiệm vụ giao hàng hóa cho Khách hàng
- Thủ kho: nhiệm vụ của thủ kho là trực tiếp quản lý hàng hóa trong kho, theo dõi và hạch toán chi tiết hàng hóa nhập xuất kho theo số lượng vào các thẻ kho trên cơ sở các chứng từ nhập xuất kho
+ Nhân viên lập hóa đơn: lập hóa đơn bán hàng trên cơ sở đối chiếu, kiểm tra các chứng từ liên quan đến việc bán hàng; ghi nhận nghiệp vụ bán hàng vào sổ nhật ký bán hàng
+ Nhân viên lập hóa đơn: lập hóa đơn bán hàng trên cơ sở đối chiếu, kiểm tra các chứng từ liên quan đến việc bán hàng; ghi nhận nghiệp vụ bán hàng vào sổ nhật ký bán hàng
+ Kế toán kho: ghi sổ chi tiết hàng tồn kho thông qua việc đối chiếu các chứng từ phiếu xuất kho, phiếu giao hàng
+ Kế toán phải thu: Theo dõi ghi chép sổ chi tiết phải thu khách hàng, lập các báo cáo liên quan
+ Kế toán tiền: Lập phiếu thu và giao tiếp với khách hàng khi khách hàng đến thanh toán
KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
1.3.1 Kiểm soát theo hoạt động
1.3.1.1 Kiểm soát hoạt động 1.0 Xử lý và xét duyệt đơn đặt hàng a, Rủi ro thường gặp
- Ghi nhận sai thông tin Khách hàng
- Ghi nhận sai thông tin hàng hóa mà Khách hàng đặt: sai về tên, số lượng…
- Nhân viên bán hàng có thể cấp hạn mức nợ cho Khách hàng không phù hợp, cấp hạn mức nợ cho Khách hàng không có khả năng chi trả để đẩy mạnh doanh số bán hàng, do vậy khiến công ty phải chịu các rủi ro tín dụng cao
- Đội ngũ Nhân viên bán hàng có thể chấp nhận Đơn đặt hàng mà công ty không đủ khả năng đáp ứng b, Thủ tục kiểm soát
- Để dễ dàng kiểm soát, Công ty nên có một mẫu đơn chuẩn và mẫu này nên được đánh số thứ tự liên tục từ trước và phải được người có thẩm quyền ký duyệt khi chấp nhận Đơn đặt hàng
- Đơn đặt hàng này phải phản ánh cụ thể:
+ Quy trình bán hàng liên quan đến từng điều khoản, điều kiện và quy cách cụ thể (có thể khác nhau giữa những đơn hàng khác nhau)
+ Đã kiểm tra tình trạng còn hàng để đáp ứng Đơn đặt hàng hay không? + Đã thỏa thuận thời gian, địa điểm, phương thức giao hàng với Khách hàng
+ Đã kiểm tra chất lượng tín dụng của Khách hàng; Đối với những Khách hàng mới cần thông qua sự phê duyệt của Bộ phận kiểm tra tín dụng hoặc cán bộ phụ trách kiểm tra chất lượng tín dụng khách hàng
- Xác minh Khách hàng: Trừ các Khách hàng quen của đơn vị, khi tiếp nhận một Đơn đặt hàng mới, đơn vị cần liên hệ ngay với Khách hàng để đảm bảo Đơn đặt hàng đó là có thật nhằm ngăn chặn tình trạng bán hàng cho các Khách hàng giả mạo
- Đối chiếu giá bán: Trên Đơn đặt hàng với giá bán chính thức hoặc Hợp đồng kinh tế ký kết giữa Doanh nghiệp và Khách hàng phải giống nhau Nếu có sự chênh lệch cần tìm hiểu rõ nguyên nhân và liên hệ ngay với Khách hàng, yêu cầu Khách hàng gửi lại Đơn đặt hàng hoặc Công văn xác minh để tránh sai sót về giá bán, gây thất thoát về tiền, làm giảm uy tín của doanh nghiệp
- Xác nhận khả năng cung ứng: Trước khi xác nhận bán hàng, Doanh nghiệp cần kiểm tra lượng hàng tồn kho có đủ đáp ứng hay không? Để biết được thông tin
Bộ phận bán hàng cần liên hệ với Bộ phận kho, hoặc truy cập vào hệ thống quản lý Nếu không đủ hàng hóa hoặc nguồn lực không đủ đáp ứng cần thương lượng ngay với Khách hàng
- Lập lệnh bán hàng: Cần có một bộ phận hay nhân sự độc lập chịu trách nhiệm trong việc kiểm tra sự phù hợp giữa các thông tin trên Đơn đặt hàng và Lệnh bán hàng được lập trên hệ thống trước khi gửi các liên của Lệnh bán hàng tới các
- Xét duyệt bán hàng: Căn cứ vào các Lệnh bán hàng và Đơn đặt hàng nhận được, Bộ phận này sẽ phê chuẩn hoặc từ chối việc bán hàng trên Lệnh bán hàng Đây là công đoạn rất quan trọng trong chu trình doanh thu Bộ phận này cần hoạt động độc lập với bộ phận còn lại trong chu trình và cần được trang bị các phương tiện và hệ thống nhằm kiểm tra thông tin của Khách hàng và Đơn đặt hàng
1.3.1.2 Kiểm soát hoạt động 2.0 Xuất kho, cung cấp hàng hóa a, Rủi ro thường gặp
- Công ty giao hàng cho Khách hàng với số lượng không chính xác làm Khách hàng không hài lòng và không chấp nhận thanh toán số hàng hóa đã giao hoặc dẫn đến các chi phí khác phụ thêm không cần thiết
- Trong quá trình giao hàng do sự cố khiến hàng hóa bị hư hỏng b, Thủ tục kiểm soát
- Các chứng từ và LBH đã được xét duyệt sẽ được gửi tới cho các BP chịu trách nhiệm cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho Khách hàng
- Mỗi khi có một LBH được thực hiện, nhân viên cần cập nhật lên HT quản lý
- Các chứng từ và Lệnh bán hàng đã được xét duyệt sẽ được gửi tới cho các
Bộ phận chịu trách nhiệm cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho Khách hàng Mỗi khi có một Lệnh bán hàng được thực hiện, nhân viên cần cập nhật lên hệ thống quản lý
- Bộ phận giao hàng lập Phiếu giao hàng gồm nhiều liên để gửi cho các bộ phận có liên quan Phiếu giao hàng nên được đánh số thứ tự từ trước và cần được lập dựa trên Đơn đặt hàng đã được phê duyệt
- Phiếu giao hàng là một bản ghi về số lượng hàng đã giao và cung cấp các thông tin cần thiết để cho người vận chuyển nội bộ của công ty hoặc công ty vận chuyển bên ngoài có thể tiến hành giao hàng
- Trên Phiếu giao hàng cần phải có chữ ký xác nhận của Khách hàng để công ty có bằng chứng về việc Khách hàng đã nhận được hàng và chấp nhận số hàng đó
1.3.1.3 Kiểm soát hoạt động 3.0 Lập hóa đơn, theo dõi công nợ a, Rủi ro thường gặp
- Công ty lập Hóa đơn sai nội dung, các điều khoản thanh toán
- Nhân viên kế toán bỏ sót, không phát hành Hóa đơn, không ghi nhận doanh thu cho các hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp cho Khách hàng
- Nhân viên bán hàng có thể lập lặp một Hóa đơn hai lần, lập Hóa đơn khống trong khi không giao hàng cho Khách hàng
- Phát hành hóa đơn trễ dẫn đến công ty không thu được tiền theo đúng kỳ vọng
- Không ghi nhận các khoản phải thu khách hàng khi bán chịu b, Thủ tục kiểm soát
- Hóa đơn cần lập căn cứ vào:
+ Phiếu giao hàng đã được Khách hàng ký nhận
+ Đơn đặt hàng đã được đối chiếu với Phiếu giao hàng
+ Hợp đồng giao hàng (nếu có)
- Hóa đơn bán hàng cần được đánh số thứ tự liên tục
- Công ty nên ghi lại trên Hóa đơn số tham chiếu đến Phiếu giao hàng để dễ dàng trong việc kiểm tra tham chiếu
- Một người độc lập như Kế toán thuế hoặc Kiểm toán nội bộ nên: Chọn mẫu Hóa đơn kiểm tra số lượng, đơn giá, các khoản chiết khấu và việc tính tiền có chính xác không, đối chiếu với sổ sách về doanh thu và nợ phải thu Có thể chọn mẫu theo ngẫu nhiên hoặc những Hóa đơn có giá trị lớn
1.3.1.4 Kiểm soát hoạt động 4.0 Thu tiền a, Rủi ro thường gặp
- Bán hàng không ghi nhận doanh thu nên khi Khách hàng thanh toán, Nhân viên biển thủ số tiền đó
THỰC TRẠNG TRONG TỔ CHỨC CHU TRÌNH DOANH
KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY
Công ty Cổ phần Vật liệu xây dựng và Thiết bị công nghệ Việt Lâm được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế Công ty Cổ phần ngày 13/09/2019 với tổng số vốn điều lệ là 9 tỉ VND Trên con đường khẳng định vị thế của mình, công ty luôn thấu hiểu điều kiện tiên quyết cho sự thành công và gia tăng giá trị doanh nghiệp đó là sự hài lòng của Khách hàng Chính vì vậy, mục tiêu của công ty là trở thành một trong những nhà cung cấp vật liệu và thiết bị xây dựng hàng đầu Cung cấp sản phẩm đạt chất lượng cao, tiên tiến, phù hợp với từng phân khúc khách hàng Xác định con người là yếu tố hàng đầu, công ty không ngừng tìm kiếm và nuôi dưỡng tài năng, mang đến cho thành viên những cơ hội thể hiện giá trị bản thân, đóng góp tích cực cho từng giai đoạn phát triển của công ty
Trụ sở công ty: Số 78 Phố Nguyễn Khang, Phường Yên Hòa, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội
Người đại diện pháp luật: Nguyễn Ngọc Tiến
Công ty Cổ phần Vật liệu xây dựng và Thiết bị công nghệ Việt Lâm là doanh nghiệp hoạt động chủ yếu trong nước, ngành nghề kinh doanh chính của công ty là: Bán buôn, bán lẻ các vật liệu, thiết bị, đồ dùng ngoài ra còn có một số hoạt động sản xuất kinh doanh khác nữa:
- Bán buôn, bán lẻ các đồ dùng cho gia đình
- Bán buôn, bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm, thiết bị viễn thông
- Bán buôn máy móc, thiết bị, phụ tùng thay thế máy
- Bán lẻ đồ ngũ kim, sơn, kính, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng
- Bán lẻ thảm, đệm, chăn, màn, rèm, vật liệu phủ tường và sàn
- Bán lẻ đồ điện gia dụng, giường, tủ, bàn ghế và đồ nội thất tương tự, đèn và bộ đèn điện, đồ dùng gia đình khác
- Sửa chữa máy vi tính và thiết bị ngoại vi
- Sửa chữa giường, tủ, bàn ghế và đồ nội thất tương tự
- Sản xuất gỗ dán, gỗ lạng, ván ép và ván mỏng khác
- Sản xuất đồ gỗ xây dựng đơn giản
- Sản xuất sản phẩm khác từ gỗ…
2.1.1.3 Khái quát tình hình kinh doanh của doanh nghiệp
Bảng 2.1 Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của CTCP Việt Lâm từ khi thành lập đến nay Đơn vị: VND
Nguồn BCTC của CTCP Vật liệu xây dựng và Thiết bị công nghệ Việt Lâm
Nhìn chung ta thấy, lợi nhuận của công ty tăng qua các thời kỳ Bình quân quý năm 2020 tăng 56,72% so với quý 4 năm 2021 và quý 1 năm 2021 tăng 21,53% so với trung bình quý năm 2020
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Quý 4 năm 2019 là thời điểm Công ty vừa mới bắt đầu hoạt động Mặc dù còn khó khăn về nhiều mặt nhưng tình hình tài chính của công ty tương đối khả quan
- Cụ thể doanh thu bình quân quý năm 2020 so với quý 4 năm 2019 tăng gấp 1,78 lần và quý 1 năm 2021 tăng 1,04 lần so với bình quân quý năm 2020
- Từ đầu năm 2020 đến nay, nước ta đã trải qua 3 đợt dịch Covid 19 Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến tình hình kinh tế đất nước nói chung và hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp nói riêng Đứng trước bối cảnh dịch bệnh diễn ra hết sức phức tạp, Nhà Nước yêu cầu cách ly toàn xã hội, nhưng Công ty vẫn giữ được sự tăng trưởng cao, đây là dấu hiệu đáng mừng
2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là yếu tố cốt lõi quyết định khả năng hoạt động của một doanh nghiệp Chính vì vậy, để thực hiện được mục tiêu hoạt động hiệu quả và đem lại lợi nhuận cao, doanh nghiệp cần phải thiết kế cơ cấu bộ máy quản lý một cách phù hợp
Hiểu được tầm quan trong này, Công ty Cổ phần Vật liệu xây dựng và Thiết bị công nghệ Việt Lâm đã tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến Đây là mô hình tổ chức quản lý mà trong đó nhà quản trị sẽ đưa ra quyết định và giám sát trực tiếp cấp dưới và ngược lại, mỗi cấp dưới chỉ nhận sự điều hành và phải chịu trách nhiệm trước 1 cấp trên Mối quan hệ làm việc giữa các thành viên của bộ máy tổ chức được thực hiện trực tuyến, người thực thi chỉ nhận lệnh từ một người phụ trách Vì vậy, nhà quản trị sẽ trực tiếp ra quyết định với cấp dưới và nhận báo cáo từ phía họ
Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy quản lý của CTCP Việt Lâm
Mô tả chức năng, đặc điểm của các bộ phận:
Hội đồng quản trị: Đây là bộ phận có toàn quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến hoạt động của công ty Từ khi thành lập đến nay, Hội đồng quản trị
Bộ phận kế toán Bộ phận kho Bộ phận kinh doanh Phó tổng giám đốc Hội đồng quản trị
Bộ phận nhân sự của công ty gồm 4 thành viên góp vốn Trong đó, Tổng giám đốc có cổ phần cao nhất chiếm 62%
Tổng giám đốc: Đây là người điều hành bộ máy hoạt động của công ty, được ủy thác là người đại diện hợp pháp Tổng giám đốc có trách nhiệm quản lý tất cả các bộ phận, phòng ban và chỉ đạo các hoạt động kinh doanh theo đúng những chiến lược mà Hội đồng quản trị đã nhất trí đề ra
Phó tổng giám đốc: Đây là người thực hiện theo dõi, giám sát cách thức thực hiện công tác nghiệp vụ của đơn vị, thực hiện công việc theo sự ủy quyền của cấp trên Công ty hiện nay có 2 Phó tổng giám đốc làm việc
Bộ phận kế toán: Đây là phòng ban chịu trách nhiệm thực hiện các công việc kế toán theo luật định như: Lập báo cáo tài chính; lập báo cáo thuế; thay mặt công ty làm việc với cơ quan thuế; kế toán ngân hàng; theo dõi tình hình công nợ; thực hiện thanh toán; hạch toán chi phí, xác định kết quả hoạt động kinh doanh Cùng với đó là nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về các chính sách của công ty
Bộ phận kho: Đây là bộ phận chịu trách nhiệm theo dõi hàng tồn kho hiện tại của công ty, dự đoán nhu cầu trong tương lai, dựa trên dữ liệu được thống kê để điều chỉnh lượng hàng hóa cần đặt Đồng thời cần phối hợp với các hãng vận chuyển để việc vận chuyển hàng hóa được thực hiện một cách tối ưu, đàm phán ở mức giá có lợi nhất cho công ty
Bộ phận kinh doanh: Đây là bộ phận thực hiện các kế hoạch kinh doanh và hợp đồng đã được phê duyệt theo đúng nội dung luật pháp Việt Nam Thực hiện các giao dịch mua bán với các khách hàng và nhà cung cấp
Bộ phận nhân sự: Đây là bộ phận chịu trách nhiệm tuyển dụng, đào tạo ứng viên mới, đánh giá hiệu quả, thúc đẩy nhân viên, truyền thông nội bộ những vấn đề liên quan đến an toàn lao động và hơn thế nữa Ngoài ra, bộ phận nhân sự còn phụ trách chăm lo đời sống công sở cho các nhân viên, đưa ra các quyết định liên quan đến phúc lợi của người lao động
Bộ phận kỹ thuật: Đây là bộ phận phụ trách về vấn đề kỹ thuật cho các sản phẩm của công ty
Nhìn chung, Công ty Cổ phần Vật liệu xây dựng và Thiết bị công nghệ Việt Lâm có bộ máy quản lý với đầy đủ các phòng ban chuyên môn để thực hiện các nhiệm vụ riêng biệt Công ty đã lập riêng một bộ phận kỹ thuật cho thấy công ty đã chú trọng đến chất lượng sản phẩm nhằm nâng cao uy tín trên thị trường
2.1.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
2.1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty như sau:
Sơ đồ 2.2 Tổ chức Bộ máy kế toán của CTCP Việt Lâm
THỰC TRẠNG TRONG TỔ CHỨC CHU TRÌNH DOANH THU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIỆU XÂY DỰNG VÀ THIẾT BỊ CÔNG NGHỆ VIỆT LÂM
Doanh thu của Công ty cổ phần Vật liệu xây dựng và Thiết bị công nghệ Việt Lâm chủ yếu thu được từ hoạt động bán các sản phẩm trong lĩnh vực xây dựng và các thiết bị Khi Khách hàng có nhu cầu mua sản phẩm của Công ty, có thể đặt hàng thông qua điện thoại hoặc trực tiếp đến Công ty Nhân viên bán hàng của BP kinh doanh là người trực tiếp nhận ĐĐH và tiến hàng xem xét xử lý ĐĐH đó Nếu ĐĐH được chấp nhận, BP Kho sẽ chịu trách nhiệm xuất kho hàng hóa bàn giao cho Khách hàng, hoặc đối với những đơn hàng có địa chỉ xa, Công ty thuê đơn vị vận chuyển bên ngoài để chuyển tới cho Khách hàng Khi công việc giao hàng thành công, Khách hàng kiểm tra sản phẩm và chấp nhận thanh toán sẽ ký xác nhận vào PGH Về tới Công ty, Nhân viên giao hàng chuyển PGH cho Kế toán ghi nhận doanh thu và theo dõi nợ
2.2.1 Mô hình R.E.A chu trình doanh thu của công ty Cổ phần Vật liệu xây dựng và Thiết bị Việt Lâm
Sơ đồ 2.3 Mô hình R.E.A chu trình doanh thu của công ty
Xây dựng mô hình R.E.A chu trình doanh thu là công việc rất quan trọng
Mô hình R.E.A này thể hiện rõ nội dung của quá trình sản xuất kinh doanh, phản ánh các hoạt động chính của chu trình, nêu ra các nguồn lực sử dụng và các đối tượng liên quan đến chu trinh doanh thu của công ty
Xuất phát từ việc xây dựng mô hình R.E.A hoàn chỉnh sẽ là căn cứ hữu ích giúp cho công ty dễ dàng hơn trong việc định hướng các dữ liệu cần thu thập đối với từng nguồn lực, từng đối tượng cụ thể Từ đó có thể hệ thống các chứng từ cần có, giảm thiểu việc gian lận, sai sót
Kế toán bán hàng, công nợ
(Doanh thu, Giá vốn hàng bán,
Thuế, Các khoản giảm trừ doanh thu, Chiết khấu thương mại)
Xử lý đơn hàng và xét duyệt
Lập hóa đơn- Theo dõi nợ
2.2.2 Thực trạng trong tổ chức chu trình doanh thu của công ty Cổ phần Vật liệu xây dựng và Thiết bị Việt Lâm
2.2.2.1 Xử lý đơn đặt hàng và xét duyệt a, Nội dung hoạt động
- Đối tượng bên trong: Bộ phận kinh doanh (cụ thể là Nhân viên bán hàng)
- Đối tượng bên ngoài: Khách hàng, Bộ phận kế toán (Nhân viên kế toán), Bộ phận kho
1.1 Xét duyệt đơn đặt hàng
+ Bộ phận kinh doanh (Nhân viên bán hàng) nhận Đơn đặt hàng của Khách hàng chuyển đến (theo hình thức trực tiếp, qua điện thoại)
+ Nhân viên bán hàng xét duyệt Đơn đặt hàng Để đảm bảo thông tin về lượng hàng tồn kho được chính xác, Nhân viên bán hàng cần xác nhận thông qua Thủ kho, từ đó xem xét có thể đáp ứng Đơn hàng của Khách hàng không?
+ Trong trường hợp Đơn đặt hàng của Khách hàng là các sản phẩm đặc thù, không có sẵn trong kho, cần thời gian đặt hàng thì cần có sự thương lượng với Khách hàng về thời gian giao hàng dự tính, các chi phí phát sinh hay các điều khoản bổ sung (nếu có)
+ Nếu các điều kiện được đáp ứng sẽ chấp nhận Đơn đặt hàng của Khách hàng 1.2 Lập và in lệnh bán hàng
+ Sau khi hoàn tất quá trình xét duyệt, sẽ thông tin kết quả xét duyệt đơn đặt hàng đến Khách hàng
Nếu chấp nhận: Nhân viên bán hàng sẽ nhập liệu Đơn đặt hàng lên phần mềm, lập Lệnh bán hàng sau đó in ra Lệnh bán hàng gồm 3 liên:
Liên 1 Lệnh bán hàng giao cho Bộ phận kho làm căn cứ xuất kho hàng hóa Liên 2 Lệnh bán hàng chuyển cho Bộ phận kế toán (Nhân viên kế toán 1 - Kế toán bán hàng) để làm căn cứ lập Hóa Đơn
Liên 3 Lệnh bán hàng chuyển cho Khách hàng
Nếu không chấp nhận sẽ gửi thông báo từ chối cho Khách hàng b, Sơ đồ: ĐĐH Hàng tồn kho
Sơ đồ 2.4 Sơ đồ DFD cấp 1 của hoạt động Xử lý đơn đặt hàng và xét duyệt tại công ty c, Lưu đồ
Tại Bộ phận kinh doanh:
Lưu đồ 2.1 Lưu đồ quy trình Xử lý đơn đặt hàng và xét duyệt của công ty d, Chứng từ kế toán, báo cáo sử dụng:
Đơn đặt hàng: Đây là chứng từ do Khách hàng gửi đến nên có thể có nhiều mẫu khác nhau Tuy nhiên, một Đơn đặt hàng cần hiển thị rõ:
- Nhà cung cấp là ai?
- Các sản phẩm muốn mua, số lượng cụ thể
- Các yêu cầu khác về sản phẩm (nếu có)
Ghi nhận và in LBH
Chu trình chi phí, chu trình nhân sự
Tập tin HTK Thông báo lỗi
- Thông tin về địa điểm, thời gian giao hàng
- Phương thức thanh toán sử dụng
Hình 2.2 Đơn đặt hàng của CTCP Xây dựng Việt Nam INVEST
Lệnh bán hàng: Đây là chứng từ do Bộ phận kinh doanh lập ra với 2 mục đích chính là: thông báo cho Khách hàng về Đơn đặt hàng của Khách hàng đã được chấp nhận; Và là căn cứ cho phép các bộ phận làm nhiệm vụ xuất kho giao hàng cho Khách hàng Chứng từ bao gồm các thông tin cụ thể về mã số, tên hàng, số lượng, các thông tin khác (nếu có)
Hình 2.3 Lệnh bán hàng cho CTCP Xây dựng Việt Nam INVEST
Bảng kê hàng hóa theo mã hàng hóa: Bảng kê được sử dụng để tổng hợp các hàng hóa của công ty về: Mã sản phẩm, Tên sản phẩm, Số lượng, Đơn giá, Doanh thu, Chiết khấu, Tổng tiền của các hàng hóa đã bán ra
Minh họa bảng kê hàng hóa đã bán ra của công ty Ngày 05/08/2020:
Hình 2.4 Bảng kê hàng bán ra ngày 05/08/2020
2.2.2.2 Xuất kho - Giao hàng a, Nội dung hoạt động
- Đối tượng bên trong: Bộ phận kinh doanh, Bộ phận kho
- Đối tượng bên ngoài: Bộ phận kinh doanh, Bộ phận kế toán, Khách hàng
+ Tại Bộ phận kho: Khi nhận được liên 1 Lệnh bán hàng từ Bộ phận kinh doanh gửi tới, Bộ phận kho (cụ thể là Thủ kho) tiến hành lập Phiếu xuất kho trên phần mềm và in Phiếu xuất kho gồm 3 liên:
Liên 1 Phiếu xuất kho cùng với Lệnh bán hàng nhận được lưu tại Bộ phận Kho
Liên 2 Phiếu xuất kho gửi cho Bộ phận Kế toán để nhân viên tiến hành lập Hóa đơn
Liên 3 Phiếu xuất kho gửi cho Bộ phận kinh doanh
Sau đó Thủ kho tiến hành nhập liệu vào máy tính
2.2 Giao hàng hóa cho Khách hàng
+ Tại Bộ phận kinh doanh nhận được liên 3 Phiếu xuất kho của Bộ phận kho chuyển sang
+ Căn cứ vào Đơn đặt hàng đã lưu cùng Liên 3 của Phiếu xuất kho tiến hành lập Phiếu giao hàng gồm 3 liên:
Liên 1 Phiếu giao hàng và liên 3 Phiếu xuất kho được lưu tại Bộ phận Kinh doanh Liên 2 Phiếu giao hàng chuyển sang cho bộ phận Kế toán để lập Hóa đơn Liên 3 Phiếu giao hàng chuyển cho Khách hàng cùng với hàng hóa b, Sơ đồ
Sơ đồ 2.5 Sơ đồ DFD cấp 1 của hoạt động Xuất kho - Giao hàng của công ty
Bộ phận kế toán Khách hàng
Bộ phận kho Bộ phận kinh doanh
Lưu đồ 2.2 Lưu đồ quy trình Xuất kho - Giao hàng của công ty d, Chứng từ sử dụng
Phiếu xuất kho: Đây là chứng từ được sử dụng trong nội bộ công ty, nó dùng để theo dõi số lượng hàng hóa xuất khỏi kho, đồng thời nó là căn cứ giúp hạch toán chi phí Phiếu xuất kho này được Bộ phận kho lập thành 3 liên, 1 liên được lưu tại Bộ phận kho, 2 liên còn lại được luân chuyển đến Bộ phận kinh doanh và Bộ phận Kế toán
Trên Phiếu xuất kho được lập ra không hiển thị giá xuất kho do công ty sử dụng phương pháp tính giá xuất kho bình quân cuối kỳ nên đến cuối kỳ Kế toán viên thực hiện thao tác trên phần mềm kế toán, phần mềm sẽ tự tính ra giá xuất kho hàng hóa
Bộ phận kinh doanh PXK
Sổ kho DL giao hàng
Hình 2.5 Phiếu xuất kho bán hàng cho CTCP Xây dựng Việt Nam INVEST
Sổ kho: Sổ kho được Thủ kho lập ra để theo dõi hàng hóa nhập, xuất, tồn của vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa trong kho
Hình 2.6 Trích Sổ kho do Thủ kho lập và theo dõi
Hình 2.7 Trích Sổ nhật ký chung năm 2020
Sổ chi tiết TK 156 – CA-013 Camera Dahua 1Mb (3 Dome + 1 thân ống)
Hình 2.8 Trích Sổ chi tiết TK 156 – CA-013
Sổ cái TK 156 – Hàng hóa
Hình 2.9 Trích Sổ cái TK 156 – Hàng hóa
Sổ chi tiết TK 632 – Giá vốn hàng bán Chi tiết cho CA-013 – Camera Dahua 1Mb (3 Dome + 1 thân ống)
Hình 2.10 Trích Sổ chi tiết TK 632 – Chi tiết cho CA-013
Sổ cái TK 632 – Giá vốn hàng bán:
Hình 2.11 Trích Sổ cái TK 632 – Giá vốn hàng bán
Phiếu giao hàng: được sử dụng nhằm xác minh việc hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hóa cho Khách hàng Nó cũng là căn cứ giúp cho kế toán lập Hóa đơn Trên PGH phải có đầy đủ chữ ký của Người giao hàng và Khách hàng
Hình 2.12 Phiếu giao hàng cho CTCP Xây dựng Việt Nam INVEST ngày
Bảng kê hàng xuất kho: Đây là bảng kê dùng để tổng hợp lại số hàng hóa mà công ty đã xuất kho bán hàng
Hình 2.13 Bảng kê hàng xuất kho của công ty ngày 05/08/2020
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CHU TRÌNH DOANH
PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY
Trong thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa và xu hướng hội nhập như hiện nay, phần lớn các công ty đều có mục tiêu không những làm chủ thị trường trong nước mà còn mong muốn vươn xa ra thị trường Quốc tế CTCP Vật liệu xây dựng và Thiết bị công nghệ Việt Lâm, tuy là một công ty với tuổi đời còn trẻ nhưng đã có các định hướng rõ ràng và không nằm ngoài xu thế này
Các mục tiêu cụ thể mà Công ty đề ra trước mắt:
Đối với các sản phẩm, hàng hóa:
- Đa dạng hóa thêm các sản phẩm của công ty Bên cạnh việc nhập khẩu thêm các sản phẩm, hàng hóa từ nước bạn, Công ty cũng không quên ưu tiên thúc đẩy các sản phẩm trong nước, thúc đẩy nền kinh tế trong nước phát triển mạnh hơn
- Tiếp tục kinh doanh các vật liệu, thiết bị có sẵn đồng thời tăng cường, mở rộng ra các ngành nghề khác
- Kinh doanh các sản phẩm, hàng hóa với phương trâm đặt chất lượng và sự hài lòng của Khách hàng lên hàng đầu
- Hiện nay, Khách hàng chủ yếu của Công ty ở khu vực phía Bắc là chủ yếu Công ty chủ trương mở rộng thị trường ra cả nước Trong vòng 2 năm tới Công ty có kế hoạch mở một chi nhánh ở Đà Nẵng
- Tích cực phân tích, nắm bắt thị hiếu người tiêu dùng để tạo ra các sản phẩm phù hợp với nhu cầu đó
- Quản lý chặt chẽ nguồn vốn của công ty
- Sử dụng nguồn vốn hiệu quả
Đối với môi trường làm việc
- Công ty tiếp tục tạo một môi trường làm việc năng động, tích cực, tạo động lực cho các nhân viên phát huy hết tài năng của mình để cống hiến cho sự phát triển giàu mạnh của Công ty
Đối với đội ngũ nhân viên:
- Xây dựng các khóa học đào tạo các nhân viên tiềm năng, chú trọng đến trình độ ngoại ngữ để đáp ứng với xu thế hội nhập ngày nay
Đối với phúc lợi của nhân viên:
- Công ty dự định xây dựng nhà ăn cho nhân viên, cung cấp các phần ăn đảm bảo dinh dưỡng cho nhân viên
- Công ty tiếp tục duy trì và phát triển quỹ công đoàn để tổ chức các sự kiện thường niên, tạo điều kiện gắn kết các thành viên trong Công ty.
SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CHU TRÌNH DOANH THU.… 71
Có thể nói, Chu trình doanh thu rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp Nó thể hiện tình hình hoạt động cũng như tình hình tài chính của một doanh nghiệp thông qua theo dõi chỉ tiêu doanh thu và nợ phải thu khách hàng Mỗi doanh nghiệp khi hoạt động đều hướng tới mục tiêu tối đa hóa giá trị của doanh nghiệp, nâng cao vị thế của mình trên thị trường Để đạt được mục tiêu này, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng cho mình một chiến lược kinh doanh hiệu quả Trong đó không thể không kể đến Chu trình doanh thu Một chu trình doanh thu hoàn thiện là bước đệm giúp cho doanh nghiệp ngày một phát triển hơn, là căn cứ giúp cho các nhà quản trị đánh giá kết quả hoạt động, đồng thời định hướng chiến lược trong tương lai Vì vậy, hoàn thiện chu trình doanh thu là yêu cầu tất yếu của mỗi doanh nghiệp
Tại CTCP Vật liệu xây dựng và Thiết bị công nghệ Việt Lâm, các nhà quản trị đã đưa ra chu trình doanh thu chi tiết và cụ thể Tuy nhiên, các hoạt động diễn ra ở công ty chưa thực sự tuân thủ đúng quy trình và còn tồn tại những nhược điểm Vì vậy, bản thân công ty cần nỗ lực hoàn thiện chu trình doanh thu và các hoạt động kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo các hoạt động được diễn ra theo đúng quy trình, giảm thiểu rủi ro cho Công ty.
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CHU TRÌNH DOANH THU
- Thủ tục kiểm soát quá trình nhập liệu gồm: Kiểm tra tuần tự; Kiểm tra vùng dữ liệu; Kiểm tra dấu; Kiểm tra hợp lý; Kiểm tra giới hạn; Kiểm tra tính có thực b, Kiểm soát thông tin đầu ra
- Các thông tin được kết xuất không chính xác gây khó khăn cho người sử dụng
- Khi chuyền thông tin có thể sai sót
- Kiểm soát thông tin đầu ra bao gồm chính sách và các bước thực hiện nhằm đảm bảo sự chính xác của việc xử lý số liệu
- Xem xét các kết xuất nhằm đảm bảo nội dung thông tin cung cấp và hình thức phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin
- Đối chiếu giữa kết xuất và dữ liệu nhập thông qua số tổng kiểm soát nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin
- Chuyển giao chính xác thông tin đến đúng người sử dụng thông tin
- Đảm bảo an toàn cho các kết xuất và thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp
- Quy định người sử dụng phải có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ và trung thực của thông tin sau khi nhận thông tin, báo cáo
- Quy định hủy các dữ liệu, thông tin bí mật sau khi tạo kết xuất trên giấy than, trên các bản in thử, các bản nháp…
