Tiểu luận quản trị kho hàng và tồn kho chủ Đề quy trình soạn hàng và Đưa hàng lên container kho u&i

các loại dịch vụ đại lý thủ tục hải quan: dịch vụ khai thuế hải quan, dịch vụ giao nhận, Xin cấp C/O, tư vấn thuế,lập báo cáo quyết toán cho các loại hình sản xuất xuất khẩu & gia công

BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH LOGISTICS VÀ QUẢN LÝ CHUỖI CUNG

ỨNG



TIỂU LUẬN

HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ KHO HÀNG VÀ TỒN KHO

CHỦ ĐỀ: QUY TRÌNH SOẠN HÀNG VÀ ĐƯA HÀNG LÊN CONTAINER KHO U&I GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: HUỲNH CHÍ GIỎI

NHÓM THỰC HIỆN: NHÓM 4

1 Phan Ngô Trung 22885008

10 22DLQB1 Nhóm TrưởngSDT:

0926170107

26 22DLQB1

3 Lê Thị Kim Tuyền 22885008

13 22DLQB1

4 Lê Thị Cẩm Hiệu 22885002

29 22DLQB1

5 Trần Minh Hoàng 22885002

44 22DLQB1

6 Nguyễn Huỳnh Kỳ

Tuấn 2288500823 22DLQB1

40 1

26 22DLQB1

TP HỒ CHÍ MINH – 2023

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 3

PHẦN I TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP 4

1.1 Khái quát doanh nghiệp: 4

1.2 Quá trình hình thành và phát triển: 4

1.3 Doanh nghiệp đang kinh doanh khai thác: 4

PHẦN 2 : TỔNG QUAN VỀ KHO U&I 6

2.1 Thông tin chung: 6

2.2 Cơ sở vật chất: 6

2.3 Tổ chức nhân lực: 7

2.4 Đối tượng thuê kho ngoại quan 7

2.5 Đối tượng hàng hoá phục vụ: 7

- Nhu cầu hoạt động kinh doanh, nhu cầu đời sống 7

PHẦN 3 : SOẠN HÀNG VÀ ĐƯA HÀNG LÊN CONTAINER 8

3.1 Mở đầu 8

3.2 Quy trình 9

3.3 Ưu và nhược điểm 10

KẾT LUẬN 11

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, vai trò của Logistics ngày càng đề cao trong nền kinh tế quốc dân, nó trở thành nhân tố hỗ trợ cho dòng chu chuyển của các giao dịch kinh tế, đồng thời cũng là một hoạt động quan trọng đối với hoạt động kinh doanh, hầu hết các loại hàng hóa, dịch vụ Nên nhu cầu đời sống xã hội ngày càng cao

và kéo theo đó là nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa sẽ phát triển mạnh Hoạt động xuất nhập khẩu là một trong những hoạt động có ảnh hưởng sâu sắc đến toàn bộ nền kinh tế và mang lại nguồn lợi đáng kể cho mỗi quốc gia đặc biệt quốc gia đang phát triển như Việt Nam Muốn các hoạt động diễn ra thuận lợi, mang lại hiệu quả cao thì việc giao nhận hàng hóa phải được thực hiện một cách chính xác và chuyên nghiệp Trong đó, khâu xuất khẩu - cụ thể hơn là công việc soạn hàng và đưa hàng lên xe container - luôn được mọi người đề cao hơn hết bởi

vì đó là hoạt động cần thiết, bằng và thông qua người khác, gắn liền với một tổ chức, doanh nghiệp nằm đạt mục tiêu chung Thông qua chuyến đi tham quan về kho ngoại quan của Công ty Logistics U&I giúp cho ta hiểu biết thêm tổng quan về hoạt động kho hàng, lưu kho bảo quản kho hàng, quản lí giao nhận hàng hóa cũng như những ưu và nhược điểm của chúng Từ đó,

ta thấy được việc chuẩn bị hàng hóa khi có đơn hàng từ các đối tác rất quan trọng, cần sự tỉ mỉ, cẩn thận và độ chính xác cao

Vì thế nhóm chúng em chọn đề tài : “Quy trình soạn hàng và đưa hàng lên xe container” để làm rõ được sự quan trọng của việc soạn hàng cũng như các thiếu xót khi đưa hàng lên xe container

PHẦN I TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP

1.1 Khái quát doanh nghiệp:

- Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ phần LOGISTICS U&I

- Loại hình doanh nghiệp: Công ty Cổ phần

- Có 4 trụ sở: Bình Dương, TP.Hồ Chí Minh, Hà Nội, Hải Phòng Trong đó trụ sở chính Bình Dương

1.2 Quá trình hình thành và phát triển:

- Ngày 19/03/2003 công ty giao nhận Unitrans ra đời kết thừa mọi hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần U&I vời phương châm “ vì quyền lợi của khách hàng trước”

- Ngày 26/01/2007 U&I logistics khai trương kho ngoại quan lớn nhất Việt Nam thời điểm hiện tại với quy mô 39,200m2

- Năm 2013 là đơn vị đầu tiên đầu tư vào mô hình Sàn vận tải Việt Nam-VTruck

- Năm 2014 U&I logistics thành lập công ty thành viên U&I Warehousing

- Năm 2018 U&I logisstics thành lập công ty thành viên U&I logistics miền Bắc

- Năm 2020 U&I logistics và đối tác dược Đông Á khi trường DPL Logistics

- Năm 2023 U&I logistics là đối tác của hơn 20 hãng tàu và hãng hàng không lớn trong và ngoài nước

1.3 Doanh nghiệp đang kinh doanh khai thác:

Công Ty U&I cung cấp những dịch vụ về những hoạt đông liên quan đến logistics: đại lý thủ tục hải quan, kho vận và phân phối hàng hoá, vận tải nội địa, vận tải đường biển và hàng không quốc tế

Đại lý thủ tục hải quan: Với phòng thủ tục hải quan do chính U&I

vận hành và được đặt tại các vị trí chiến lược cũng như có thể thực hiện nhiều loại biểu mẫu khai báo cho mọi loại hàng, mọi kích cỡ, với mọi phương tiện vận chuyển các loại dịch vụ đại lý thủ tục hải quan: dịch vụ khai thuế hải quan, dịch vụ giao nhận, Xin cấp C/O, tư vấn thuế,lập báo cáo quyết toán cho các loại hình sản xuất xuất khẩu & gia công

Kho vận và Phân phối hàng hóa :đáng tin cậy tại Việt Nam nhờ

sở hữu hệ thống kho ngoại quan lớn nhất Đông Nam Á với tổng diện tích hơn 242.320 m2 Hệ thống kho vận và trung tâm phân phối có sức chứa hơn 2.000.000 m² được đặt tại các khu vực kinh tế trọng điểm trên cả nước với 4 trụ sở : TPHCM, Bình Dương, Đà Nẵng, Hà Nội ở Bình Dương là trụ sở Chính Hệ thống kho vận U&I Logistics được trang bị cơ sở hạ tầng hiện đại, công nghệ đúng chuẩn C-TPAT của CBP Hoa Kỳ và đạt chứng nhận ISO 9001 như: Phần mềm quản

lý kho hiện đại (WMS), hệ thống quản lý hàng hóa bằng mã code, hệ thống hút ẩm tự động kiểm soát độ ẩm và côn trùng, v.v Nhờ đó, U&I Logistics đã nhận được sự tin cậy từ nhiều đối tác chiến lược uy tín như Saigon Co.op và Trancy Logistics và tự tin cung cấp những giải pháp thiết thực đáp ứng mọi nhu cầu khắt khe của từng khách hàng Các dịch vụ kho và phân phối hàng hóa bao gồm: Kho ngoại quan, Trung tâm phân phối dược phẩm, Trung tâm phân phối hàng hóa tiêu dùng, Kho thương mại điện tử, Quản lý hàng tồn kho, Xử lý chứng từ, Quản lý đơn hàng, Các dịch vụ gia tăng (đóng hàng vào pallet, đóng gói/đóng gói lại, phân loại•hàng hoá, in nhãn/dán nhãn, phân phối, barcode và các giải pháp hỗ trợ, v.v) Hệ thống kho ngoại quan ngành hàng gỗ nội thất lớn nhất Đông Nam Á Với tổng diện tích hơn hơn 242.320 m², cơ sở hạ tầng về an ninh đạt tiêu chuẩn cao, đủ điều kiện bảo quản tất cả các mặt hàng khô theo một quy trình quản lý chặt chẽ và khoa học.Các giải pháp mà hệ thống kho ngoại quan của U&I Logistics cung cấp: Kiểm soát hàng hóa một cách chính xác và chặt chẽ bằng phần mềm quản lý trực tuyến thông minh, Tập trung và phân phối hàng hóa hết sức thuận tiện và

linh hoạt, Phối hàng từ nhiều nguồn cung cấp khác nhau, kể cả hàng nhập từ nước ngoài để xuất sang nước thứ ba, Tối đa hóa diện tích

và không gian lưu trữ hàng hóa với hệ thống kệ selective nhiều tầng

đa năng, và cơ động, Xử lý triệt để mối mọt và nấm mốc phát sinh cho hàng hóa bằng hệ thống kiểm soát độ ẩm hiện đại và hệ thống kiểm soát côn trùng, Giúp khách hàng dễ dàng đạt chứng nhận C-TPAT (Customs Trade Partnership Against Terrorism) của CBP (Customs Border Protection) Hoa Kỳ

Vận tải nội địa: Với hơn 140 xe đầu kéo container được lắp đặt

thiết bị giám sát hành trình và hơn 200 rơ mooc hợp chuẩn, U&I Logistics cung cấp giải pháp vận tải đường bộ kết nối các khu vực kinh tế trọng điểm Bắc – Trung – Nam.• Nổi bật là hệ thống theo dõi hành trình hàng hóa theo công nghệ GPS, phần mềm quản lý vận tải (TMS) cùng app mobile dành cho tài xế Nhờ đó, chúng tôi đã vận tải thành công 20.000 TEUs/tháng Các dịch vụ vận tải hàng hóa nội địa gồm: Vận chuyển đường bộ bằng container, Vận chuyển đường thủy nội địa, Vận chuyển đường biển ven bờ, Vận chuyển đường sắt

Vận tải đường biển và hàng không quốc tế

- U&I Logistics cung cấp đa dạng các loại hình dịch vụ vận tải quốc tế từ Việt Nam đi/đến các quốc gia khắp thế giới, đề cao tính chuẩn xác về thời gian vận chuyển và nỗ lực cung cấp các tuyến dịch vụ đa dạng, kết nối với tất cả cửa ngõ chính.••

- Các dịch vụ cước quốc tế đường biển và hàng không bao gồm: Dịch vụ vận chuyển đường hàng không Dịch vụ vận,

chuyển đường biển Dịch vụ gom hàng lẻ Dịch vụ chuyển phát, ,

nhanh•, Vận tải đa phương thức Dịch vụ hàng dự án• Khai thác, ,

hàng từ Cảng đến Cảng Giao/nhận hàng ( door to door ), ,Giao nhận hàng hóa xuyên biên giới

PHẦN 2 : TỔNG QUAN VỀ KHO U&I

2.1 Thông tin chung:

- Một trong những kho bãi quan trọng trong logistics đó chính là kho ngoại quan Kho ngoại quan sẽ thực hiện chức năng tạm lưu trữ hàng hóa, bảo quản tạm thời đối với các lô hàng xuất đi nước ngoài hoặc lô hàng từ nước ngoài nhập khẩu vào trong nước.•

- Hàng hóa được lưu trú ở đây, chủ hàng có quyền ủy quyền trực tiếp cho đại lý để tiến hành thủ tục hải quan, đóng gói bao

bì, gia cố hàng hóa Bên cạnh đó, tại kho hải quan, chủ hàng còn có thể chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho bên khác, chuyển hàng hóa giữa các kho ngoại quan với nhau hoặc với cửa khẩu

- Kho ngoại quan được định nghĩa là “khu vực kho, bãi lưu giữ hàng hóa đã làm thủ tục hải quan được gửi để chờ xuất khẩu; hoặc hàng hóa được đưa từ nước ngoài vào để gửi chờ xuất khẩu ra nước ngoài hoặc nhập khẩu vào Việt Nam”

- Diện tích lưu trữ hàng hoá: 2 000 000 m và diện tích sàn kho:2

465 071 m2

2.2 Cơ sở vật chất:

- Gồm có 24 line

- Mỗi số thể hiện mỗi line,ô kệ, tầng khác nhau

- 1 ô có 3 vị trí A,B,C, tương ứng với 3 vị tri là 3 pallet

- Trong 1 số trường hợp hàng quá khổ thì sẽ có Pallet đôi là AB,BC, ô kệ đó sẽ

có tổng 5 vị trí

- Trọng tải tối đa của 1 ô kệ 2.5 tấn tương ứng với mỗi vị trí có thể chứa hơn 800kg

- Hệ thống đèn chiếu khi không đủ ánh sáng

- Cầu nâng thủy lực có tác dụng liên kết giữa sàn kho và sàn của container

- Mỗi thùng hàng sẽ có mỗi cái tembarcode khác nhau

- Hệ thống máy hút ẩm được bố trí rải nhiều xung quanh kho

- Có các loại xe nâng điện

2.3 Tổ chức nhân lực:

- Nhân viên xử lý chứng từ: Đảm bảo các công việc hàng

ngày như tiếp nhận thông tin, đơn hàng để xử lý đơn hàng, …

- Bộ phận dưới kho:

o Trưởng kho: phụ trách quản lý các công việc tại kho

hàng của công ty Duy trì kho hàng trong trạng thái ổn định thông qua việc lên kế hoạch, tiến hành bố trí vị trí xếp hàng trong kho và sử dụng các thiết bị cần thiết để kiểm tra, xác định những vấn đề đang tồn tại

và kịp thời sửa chữa, khắc phục Phân công công việc cho nhân viên tại kho hàng và theo dõi, đánh giá kết quả công việc của họ.Cuối cùng, lập báo cáo kết quả công việc và tình hình tại kho hàng cho cấp trên

o Nhân viên điều phối kho: quản lý và điều phối các hoạt động lưu trữ và vận hành kho

o Nhân viên kiểm hàng: đối chiếu hoá đơn nhập kho, đối chiếu lại các thông tin về sản phẩm, số lượng, mẫu mã để tránh nhầm lẫn

o Nhân viên phụ kho: nhận và sắp xếp nguyên phụ liệu,

sắp xếp hàng hóa, sản phẩm trong kho, hỗ trợ xuất hàng hóa trong kho

o Giám sát đóng hàng: Thực hiện xác nhận nguyên liệu

đóng gói đầu vào, trực tiếp giám sát quy trình hoàn thành đóng gói sản phẩm, lập kế hoạch làm việc, kiểm soát các hao hụt vật tư, kiểm tra tem nhãn, bao bì và thực hiện công việc báo cáo

o Nhân viên vận chuyển: Có nhiệm vụ vận chuyển hàng

hóa đã đóng gói đến nơi theo chỉ định của nhân viên điều phối

2.4 Đối tượng thuê kho ngoại quan

- Tổ chức, cá nhân Việt Nam được phép kinh doanh xuất nhập khẩu thuộc các thành phần kinh tế

- Tổ chức, cá nhân nước ngoài.

2.5 Đối tượng hàng hoá phục vụ:

- Nhu cầu hoạt động kinh doanh, nhu cầu đời sống

PHẦN 3 : SOẠN HÀNG VÀ ĐƯA HÀNG LÊN

CONTAINER

3.1 Mở đầu

- Những sai sót trong quy trình xử lý đơn hàng sẽ gây tổn thất lớn cho các khách hàng Do đó, việc tối ưu hóa quy trình soạn hàng là điều cần thiết nhằm mục đích đảm bảo hàng hóa được xếp dở một cách an toàn, hiệu quả chính xác để giao hàng đúng quy định tránh hiện tượng làm hỏng hay suy giảm về chất lượng hàng hóa và tiết kiệm thời gian và tiền bạc, nâng cao sự hài lòng của khách hàng

và thúc đẩy doanh thu cao hơn đối với các giao dịch trong tương lai

- Kho U&I bắt kịp xu thế của thế giới về việc áp dụng công nghệ trong nhiều bộ phận và trong đó việc áp dụng công nghệ trong quá trình xử lý đơn hàng và quá trình soạn hàng đã làm tăng hiệu quả làm việc và năng suất trong quá trình làm việc Kho U&I đã áp dụng thành công hệ thống quản lý kho WMS ( Warehouse Management System ), giúp cho quá trình xử lý đơn hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả và sẽ giúp người soạn hàng xác định được hàng hóa nhanh chóng biết được vị trí chính xác hàng hóa nằm ở trong kho Và sau khi xác định được hàng hóa thì quá trình lấy và vận chuyển hàng hóa sẽ được hỗ trợ bởi các loại xe nâng hạ bằng điện như :

+ Xe nâng điện reach truck : xe này dùng để thực hiện công việc dở hàng từ kệ trên cao xuống, xe này có cấu tạo khá đặc biệt gồm 3 bánh có 1 bánh ở giữa có thể xoay 360° giúp cho việc lấy hàng có thể linh hoạt, dễ dàng

+ Xe nâng forklift : dùng để vận chuyển các hàng hóa sau khi lấy ra khỏi kệ ra bãi tập kết để thực hiện việc kiểm hàng, xe

này có 1 bộ phận đối trọng ở sau xe giúp cân bằng phương tiện khi nâng và vận chuyển hàng hóa

+ Xe nâng tay cầm : vận chuyện, kéo pallet

3.2 Quy trình

- Khi có đơn hàng xuất các bạn nhân viên thuộc bộ phận chứng

từ sẽ thực việc xử lí các thông tin như loại hàng, số lượng, bên nhận, địa điểm,… và tạo đơn hàng, gởi xuống bộ phận kho để thực hiện việc lấy hàng

-Sau khi nhận được đơn hàng từ bộ phận chứng từ nhân viên soạn hàng kiểm tra xem xét trên app WMS phần mềm hệ thống quản lí kho từ đó xem vị trí kệ, ô hàng Khi xác định được vị trí chính xác người soạn hàng hướng dẫn tài xế lái xe nâng đến địa điểm đó để thực hiện công việc lấy các kiện hàng ra khỏi kệ, để phục vụ việc lấy hàng từ trên kệ người tài xế sử dụng xe nâng điện reach truck phương tiện có khả năng nâng hạ với chiều cao có thể lên tới 15m giúp cho việc dở các kiện hàng ra khỏi

kệ từ trên cao 1 cách dễ dàng

-Khi hàng được dở ra khỏi kệ người nhân viên soạn hàng tiến hành sử dụng máy quét, quét các kiện hàng và thao tác trên thiết bị hệ thống quản lí kho WMS xác nhận kiện hàng đã được lấy và trên hệ thống hiển thị tại vị trí ô hàng được lấy sẽ biến mất và trống Lúc này kiện hàng được trên app thể hiển là “đã soạn hàng”.Sau đó nhân viên tài xế tiến hành dùng xe nâng

điện folklift để vận chuyển hàng từ khu vực kệ ra bãi tập kết để kiểm hàng, các kiện hàng lúc này trong giai đoạn hàng xuất chờ kiểm

-Tại bãi tập kết những kiện hàng xuất chờ kiểm sẽ được tiến hành kiểm tra bởi nhân viên kiểm hàng thực hiện qua phần mềm, người nhân viên tiến hành quét mã vạch barcode kiểm tra lại các thông tin đơn hàng, số lượng, mã hàng, người nhận, loại hàng,… Khi có sự sai sót người nhân viên báo cáo kiểm tra lại thông tin với bộ phận chứng từ xem có sự nhầm lẫn trong thao tác hay hệ thống hoạt động có tốt hay không Nhưng thông thường khi có thao tác sai hệ thống sẽ có cảnh báo giúp người nhân viên có thể xem xét và chỉnh sửa Sau khi thực hiện việc kiểm hàng trên phần mềm xác định chính xác, sẽ có một người nhân viên tiếp tục tiến hành kiểm tra hàng hóa lại một lần nữa bằng các loại giấy tờ như packing list, phiếu đóng hàng, phiếu xuất hàng, kiểm tra lại hàng hóa thực tế việc làm này gọi

là kiểm tra chéo đển hạn chế sự sai sót trong quá trình chuẩn bị hàng hóa trước khi đưa lên container

-Sau khi hoàn tất các quá trình kiểm đếm hàng hóa người nhân viên báo với nhân viên giám sát đóng hàng để tiến hành việc đóng hàng lên container, và trước khi đóng hàng lên container nhân viên giám sát đóng hàng tiến hành việc quét hàng lại một lần nữa để xác nhận trên hệ thống lúc này hàng đã được xác nhận hoàn tất quá trình xuất hàng, và người nhân viên giám sát kiểm tra container trước khi đóng hàng lên cont, tại các cửa xuất nhập của kho được trang bị hệ thống đèn chiếu để soi rọi vào container giúp người nhân viên dễ dàng quan sát kiểm tra mọi góc của container, sau đó người nhân viên tiến hành sử dụng thiết bị di động chụp lại các góc trong container để xác nhận rằng cont không có vấn đề gì, bên cạnh đó tại mỗi cửa còn có hệ thống sàn nâng thủy lực dock leveler giúp liên kết sàn kho với sàn của container, người nhân viên sử dụng bảng công tắc nâng hạ độ cao nhất định sẽ có một cái gầm đưa ra và gác lên sàn cont giúp cho việc bốc hàng lên container dễ dàng

và hạn chế rủi ro hư hỏng trong quá trình bốc Cuối cùng nhân viên giám sát đóng hàng đảm bảo quá trình bốc hàng lên cont

3.3 Ưu và nhược điểm



 Ưu điểm:

- Kiểm tra số lượng hàng hóa trong lúc soạn hàng đảm bảo nhận và đóng đủ số lượng Kiểm tra hàng có bị hư hại gì không, nếu có cần chụp hình lại vào báo cho chủ hàng