Môn giao tiếp trong kinh doanh – nhóm 8 chủ Đề kĩ năng sử dụng email trong kinh doanh

Khái niệm Email là tên viết tắt của Electronic Mail Thư điện tử Là một hình thức thư điện tử được sử dụng để trao đổi thông tin trực tuyếnthông qua Internet.. -Liên lạc trong công việc

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA KẾ TOÁN- KIỂM TOÁN

…………………

MÔN: GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH – NHÓM 8

CHỦ ĐỀ: KĨ NĂNG SỬ DỤNG EMAIL TRONG KINH DOANH

Giảng viên hướng dẫn:

Danh sách sinh viên:

Bảng phân công đánh giá nhiệm vụ

Nhận xétcủa giảngviênNguyễn Thị Thái

Bảo

26A4022230

2 Vai trò của email Hoàn thành

Đỗ Mai Nhung

26A4020440

5 Cách viết emailtrong kinh doanh

Hoàn thành

Hoàng Thanh

Xuân

26A4021355

3 Ưu nhược điểm củaemail tổng hợp word

Hoàn thành

Nguyễn Thị Như

Nguyệt

26A4020435

1 Khái niệm tổngquan về email

Hoàn thành

Phạm Thị Tâm

Linh

26A4020016

6 Lưu ý sử dụngemail

Hoàn thành

Trần Đức Mạnh

26A4020032

5 Cách viết emailtrong kinh doanh

Hoàn thành

Hà Khánh Tùng

26A4021345

4 Các loại email phổ

biến

Hoàn thành

MỤC LỤC

1 KHÁI NIỆM VÀ CẤU TRÚC CỦA EMAIL 4

1.1 Khái niệm 4

1.2 Cấu trúc 4

2 VAI TRÒ CỦA EMAIL 4

3 ƯU – NHƯỢC ĐIỂM CỦA EMAIL 5

4 CÁC LOẠI EMAIL PHỔ BIẾN 6

4.1 Email có thể chia làm 3 dạng là email cá nhân, email doanh nghiệp và email marketing: 6

4.2 Email Miễn Phí Và Email Trả Phí 6

5 CÁCH VIẾT MỘT EMAIL CHUYÊN NGHIỆP TRONG KINH DOANH 7

Bước 1: Đặt tiêu đề email (subject) 7

Bước 2: Chèn tệp đính kèm/attach file 7

Bước 3: Viết nội dung email 7

Bước 4: Kiểm tra nội dung email 8

Bước 5: Nhập địa chỉ người nhận: 8

Bước 6: Gửi email 9

6 NHỮNG LƯU Ý ĐỂ SỬ DỤNG EMAIL CÓ HIỆU QUẢ TRONG KINH DOANH 9

1 KHÁI NIỆM VÀ CẤU TRÚC CỦA EMAIL

1.1 Khái niệm

Email là tên viết tắt của Electronic Mail ( Thư điện tử )

Là một hình thức thư điện tử được sử dụng để trao đổi thông tin trực tuyếnthông qua Internet

Ngày nay, loại phương tiện này đang được sử dụng vô cùng rộng rãi và trởthành công cụ không thể thiếu đối với công việc cũng như học tập

1.2 Cấu trúc

a Tiêu đề: Ngắn ngọn, súc tích, dễ hiểu

Chỉ cung cấp những thông tin tiêu đề ngắn gọn, cần thiết, đi đúng trọng tâmnhất, không dài dòng làm mất thời gian của người nhận

b Lời chào mở đầu :

Tùy từng trường hợp mà mình có thể sử dụng lời chào hỏi như : Thân gửi ,Kính gửi, Chào anh/chị,… Điều này thể hiện sự tôn trọng cũng như tạo được ấn tượngban đầu tốt đối với người nhận cũng như đối tác

c Nội dung chính :

Cần viết ngắn gọn, đủ ý và truyền đạt các thông tin một cách rõ ràng, lịch sự,

dễ hiểu, tôn trọng người nhận

2 VAI TRÒ CỦA EMAIL

Email đã trở thành một phương tiện truyền thông quan trọng trong đời sống cánhân và công việc, đặc biệt là trong kinh doanh Vai trò của email không chỉ đơn giảngửi và nhận thư điện tử mà còn mở ra nhiều cơ hội và ứng dụng khác nhau:

-Giao tiếp nhanh chóng và tiện lợi: Email là phương tiện giao tiếp chính thức

và không chính thức giữa cá nhân với cá nhân , cá nhân với tổ chức Nó cho phép gửi

và nhận thông điệp nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả

-Lưu trữ thông tin: Email cho phép lưu trữ thông tin quan trọng , giúp dễ dàng

truy xuất và tham khảo lại ở bất kì thời điểm nào trong tương lai

-Liên lạc trong công việc: Trong môi trường làm việc, email là công cụ không

thể thiếu để liên lạc , trao đổi thông tin và thảo luận công việc với đồng nghiệp và đốitác

-Tiếp cận khách hàng: Email marketing là công cụ quan trọng để tiếp cận

khách hàng tiềm năng Qua đây, các doanh nghiệp có thể gửi thông điệp, quảng cáo ,khuyến mãi đến khách hàng một cách nhanh chóng và tiết kiệm

-Đặt lịch và nhắc nhở: Email cho phép đặt lịch hẹn ,gửi nhắc nhở về các sự

kiện hoặc công việc cần hoàn thành , giúp quản lý thời gian một cách hiệu quả

-Chia sẻ thông tin: Email cho phép chia sẻ tệp đính kèm , văn bản , tài liệu ,

hình ảnh giúp truyền đạt thông tin một cách đa dạng và linh hoạt

3 ƯU – NHƯỢC ĐIỂM CỦA EMAIL

Thư điện tử xuất hiện trước khi Internet ra đời

Trước đây, mọi người đọc và gửi email trên cùng một máy tính dựa trên mộtchương trình máy tính Sau này, nhu cầu gửi thư điện tử ngày càng cao nên đã dẫn đếnviệc phát minh ra Internet

Email là hệ thống giao tiếp kinh doanh được sử dụng phổ biến, hầu hết cácdoanh nghiệp đều sử dụng email kinh doanh chuyên nghiệp để trao đổi với nhân viên,khách hàng hay nhà cung cấp

3.1 Ưu điểm: Sự ra đời của email được coi là một bước tiến vượt bậc trong lĩnh vựcthông tin liên lạc

Ưu điểm nổi trội nhất của thư điện tử đó là tiết kiệm được thời gian: gửi và

nhận cực kỳ nhanh so với cách gửi thư truyền thống

Tiết kiệm chi phí: Giá rẻ, hầu hết các dịch vụ thư điện tử đều miễn phí và bạn

chỉ cần thanh toán cước phí internet - thứ mà bạn dùng cho nhiều dịch vụ và chứcnăng khác

Có thể chứa nhiều dạng thông tin: Email không chỉ giúp bạn gửi thư dưới dạng

chữ mà còn nhiều định dạng khác như tệp có định dạng lớn, ảnh, video,

Tính khả dụng và tính di động: Các email được nhận có thể được lưu trữ trên

các thư mục máy tính hoặc thiết bị liên lạc cầm tay, và có thể truy xuất khi cần ở bất

cứ đâu có internet

3.2 Nhược điểm

Khó diễn giải được cảm xúc: email không thể hiện bằng lời nói hay bộc lộ cảm

xúc nên người nhận có thể hiểu sai thông điệp người gửi

Có thể chứa virus: Virus có thể phát tán qua các tập tin đính kèm trong thư nên

cần cẩn trọng trước khi mở email, điều đó dẫn tới dễ mất những tài liệu quan trọng

Quảng cáo làm phiền: rất nhiều chiến dịch lừa đảo được thực hiện qua thư điện

tử nên nếu không cẩn thận bạn có thể bị đánh cắp danh tính hoặc mất tiền, thư ráccũng là một vấn nạn khác của hệ thống thư điện tử

Dễ bị đánh cắp thông tin: Khi sử dụng email, nhà cung cấp yêu cầu bạn phải

cung cấp thông tin cá nhân cần thiết, nên rất dễ để bị mất thông tin cá nhân khi tàikhoản của bạn bị tấn công

Giới hạn lưu trữ: Phần lớn các dịch vụ email miễn phí đều bị giới hạn dung

lượng, nếu bộ nhớ của bạn đầy thì bạn buộc phải xóa các thư trước đó

4 CÁC LOẠI EMAIL PHỔ BIẾN

4.1 Email có thể chia làm 3 dạng là email cá nhân, email doanh nghiệp và emailmarketing:

Email cá nhân: Email cá nhân là tài khoản thư điện tử của mỗi cá nhân Đặc

điểm nhận diện là đuôi của email cá nhân thường là tên miền của nhà cung cấp dịch

vụ gửi email (ví dụ: @yahoo.com, @gmail.com,…) Ngoài ra, đối với loại email này,các dữ liệu, thông tin email chỉ được lưu giữ trong hộp thư cá nhân

Email doanh nghiệp: Email doanh nghiệp là tài khoản email có tên miền của

doanh nghiệp Loại email này được doanh nghiệp quản lý và được cung cấp cho cácnhân viên làm việc tại doanh nghiệp sử dụng Đuôi email thường có tên của doanhnghiệp nhằm tạo cảm giác chuyên nghiệp Ngoài ra, email doanh nghiệp có độ bảomật khá cao và không bị spam do được quản lý bởi công ty Khi nhân viên nghỉ việc,công ty sẽ thu hồi lại tài khoản email và giữ lại các dữ liệu trước đó

Email Marketing: Khi hoạt động tiếp thị qua Email hay còn gọi là Email

Marketing Đây là một trong các cách mà doanh nghiệp thực hiện việc tiếp cận, quảng

bá sản phẩm hay dịch vụ đến khách hàng Nếu muốn đạt được hiệu quả tốt nhất từviệc quảng bá đó, doanh nghiệp cần có sự kết hợp thêm chuỗi chăm sóc, khuyến mãi,tặng quà,…Doanh nghiệp cần có chiến lược thu thập Email tốt, sử dụng Email

Marketing trong các ngách phù hợp và có một chiến lược phân phối Email cùng nộidung hoàn hảo để tiếp thị qua Email đạt hiệu quả cao.

4.2 Email Miễn Phí Và Email Trả Phí

Hiện nay, bên cạnh email miễn phí dành cho cá nhân thì dịch vụ gửi email còn

có phiên bản trả phí thường sử dụng cho doanh nghiệp Và giữa 2 phiên bản này sẽ cóđiểm khác biệt và chênh lệch về chất lượng như sau:

Đối tượng sử

dụng

5 CÁCH VIẾT MỘT EMAIL CHUYÊN NGHIỆP TRONG KINH

DOANH

Bước 1: Đặt tiêu đề email (subject)

Tiêu đề (subject) được hiểu là cách đặt tên nội dung chính của một email Nóthể hiện thông điệp chủ yếu mà bạn muốn gửi tới người nhận Một email luôn cần

phải có tiêu đề Chúng ta không nên và không bao giờ được gửi một email mà không

có tiêu đề Điều này thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp trong công việc

Tiêu đề email cần đảm bảo 2 yêu cầu sau:

- Thu hút sự chú ý của người đọc

- Thể hiện được nội dung chính trong email

Khi đặt tiêu đề cho email cần chú ý:

Bước 2: Chèn tệp đính kèm/attach file

Trong email công việc hay ứng tuyển thì file đính kèm rất quan trọng Nó sẽđược chèn vào cuối email để người nhận có thể tải xuống xem nội dung Đây như tàiliệu để bổ sung thêm cho nội dung trong email đầy đủ hơn Khi cần chèn thêm tệpđính kèm, bạn nên đề cập tới ngay trong nội dung email để người đọc biết nó đượcđính kèm theo hoặc hình dung mục đích đính kèm tệp/file của bạn

Những lưu ý khi chèn tệp đính kèm:

- Đặt tên file cần bảo đảm rõ ràng, ngắn gọn, phù hợp với mục đích emailbạn gửi

- Nếu có nhiều file, cần nén lại trước khi gửi

Bước 3: Viết nội dung email

Nội dung email là nội dung truyền đạt thông tin mà người gửi muốn chuyển tớingười nhận Viết nội dung email cần tuân thủ các nguyên tắc viết thư tín như tính rõràng, chính xác, cụ thể, hoàn chỉnh, nhất quán và tính lịch sự Một email chuyênnghiệp cần đảm bảo những nội dung chính sau:

- Bắt đầu bằng lời chào: luôn bắt đầu nội dung email bằng một lời chào, vàtùy theo mức độ quen biết với người nhận mà bạn có thể sử dụng các câu chàophù hợp Đối với email công việc, bạn nên sử dụng lời chào chuyên nghiệp, tránhchào một cách quá thân mật hay suồng sã tại nơi làm việc Nếu bạn viết email chomột người chưa có mối quan hệ trước đó, bạn có thể giới thiệu bản thân là ai vàtại sao viết email đó sau lời chào

Bước 4: Kiểm tra nội dung email

- Sử dụng lời chào và ngôn ngữ phù hợp

- Luôn luôn dành thời gian dò lại để tránh sai lỗi chính tả, sai lỗi bỏ dấu chấm,lỗi sai viết chữ in, phẩy căn bản

- Nếu muốn người nhận tập trung vào các nội dung chính trong email thì có thể

tô đậm, đổi màu cho các vùng nội dung chính ( hạn chế sử dụng quá nhiều)

- Đọc đi đọc lại trước khi gửi để tránh các lỗi sai không đáng có

Nguyên tắc sử dụng dấu câu:

- Sau dấu chấm câu (.) luôn phải viết hoa Tên riêng, địa danh phải viết hoa

- Tất cả các dấu câu đều viết sát vào chữ trước, khoảng trống và đến chữ sau

- Dấu ngoặc đơn, ( ); nháy kép “ ” viết sát vào ký tự ngay trước và sau chúng

- Hai chữ nối tiếp nhau chỉ cách nhau một khoảng trống

- Viết đủ ý rồi hãy chấm câu, sử dụng dấu phẩy khi câu có nhiều ý

- Chia đoạn nếu viết dài

- Hãy lưu ý việc dùng dấu cảm thán quá nhiều

Nguyên tắc khi kết thúc email:

-Cần có các câu chào như: looking forward to hearing, thanks

-Có thể thêm các thông tin cá nhân như số điện thoại, link gmail, facebook,instagram …

- Nếu đó là tập tin lớn thì bạn cần nén tài liệu dưới dạng zip hoặc gửi đườnglink qua google drive

Bước 5: Nhập địa chỉ người nhận:

Chức năng Cc và Bcc:

Cc (Carbon copy) là tạo ra các bản sao.

Bcc (Blind carbon copy) là tạo ra các bản sao tạm

Giống nhau: Chúng đều được sử dụng khi gửi email cho nhiều người cùng một

lúc

Khác nhau: Cc gửi công khai danh tính còn Bcc gửi giữ kín danh tính

Lưu ý: Khi bạn gửi email cho nhiều người thì chế độ mặc định sẽ là Cc

Bước 6: Gửi email

- Quy tắc 48h: bạn phải trả lời e-mail

trong vòng 48h kể từ khi bạn nhận được

e-mail

- Không gửi sát giờ: e-mail là một hình thức giao tiếp gián tiếp và thực hiện

qua không gian mạng nên e-mail sẽ được phản hồi lại sau một khoảng thời gian Vìthế bạn cần thông báo trước một khoảng thời gian để người nhận có thể xắp xếp phùhợp

- Khi chuyển tiếp e-mail: bạn cần có sự đồng ý của chủ e-mail để tránh làm ảnh

hưởng đến quyền riêng tư của người chủ e-mail

6 NHỮNG LƯU Ý ĐỂ SỬ DỤNG EMAIL CÓ HIỆU QUẢ TRONG

KINH DOANH

Trong thời đại công nghệ ngày nay, email không chỉ là một phương tiệngiao tiếp thông thường mà còn là công cụ quan trọng trong chiến lược kinh doanhcủa mọi doanh nghiệp Việc sử dụng email một cách hiệu quả không chỉ giúp tiếtkiệm thời gian và chi phí mà còn tăng cường tương tác với khách hàng

Trong kinh doanh, khi sử dụng email chúng ta phải hết sức cẩn thận trongtừng bước Để tránh những việc ngoài ý muốn sảy ra khi gửi email cho đồngnghiệp, sếp, khách hàng, đối tác ta cần lưu ý những điều sau đây:

6.1 Lựa chọn nhà cung cấp uy tín

Để tránh gặp phải những sự cố trong quá trình sử dụng email doanh nghiệp

mà không được hỗ trợ kịp thời chungd ta nên lựa chọn các nhà cung cấp email uy

tín hiện nay để sử dụng Thông thường, một nhà cung cấp uy tín sẽ cam kết nhữngtính năng như sau:

 Hỗ trợ người dùng24/7

 Hạn chế tối đa spam, blacklist IP

 Bảo mật tối đa

 Cung cấp giao diện dễ sử dụng

 Tỷ lệ email hợp lệ cao đến 99%

 Tương thích với nhiều thiết bị

khác nhau như PC, Mobile,

Laptop

 Tương thích với các dịch vụ cungcấp email như Google, Outlook,Webmail,

 Hỗ trợ chuyển dữ liệu cho kháchhàng một cách nhanh chóng

6.2 Đặt tên email đúng cách

Chọn tên ngắn gọn, ý nghĩa:

Với những doanh nghiệp có tên ngắn, bạn có thể giữ nguyên tên công ty ởđuôi, ví dụ (@muanhanh.com, @aothun.vn…) Với những tên dài, bạn có thể viếttắt để tên email ngắn gọn hơn (ví dụ công ty Công nghệ Việt có thể đặt đuôi email

là @cnv.vn chẳng hạn) Miễn sao sử dụng email nhìn vào rõ ràng, dễ hiểu, tránhgây nhầm lẫn với tên email tương tự của các công ty khác

Đặt tên hệ thống nhóm, phòng ban rõ ràng:

Điều này sẽ giúp hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả, tránh gây chồngchéo công việc giữa các phòng ban Các cách đặt tên email phổ biến làhotrokhachhang@…, sale@…, customersupport@… Tên email của nhân viêncũng nên được đặt theo quy tắc nhất định để đảm bảo sự thống nhất và hạn chếtrùng lặp (ví dụ Hàn Mạnh Cường làm ở phòng sale của Semtek có thể đặt tên làcuonghm.sale@semtek.vn)

Tránh đặt tên nhạy cảm:

Nghe có vẻ khó hiểu, nhưng thực tế điều này đã xảy ra Ví dụ

@buoingon.vn (công ty bán bưởi), @hunghonghoang.com (doanh nghiệp có tênHưng Hồng Hoàng) Một cái tên như vậy không chỉ dễ gây hiểu lầm, khó hiểu, khónhớ mà còn vô tình tạo “vết đen” cho thương hiệu của bạn Lưu ý cuối cùng làphải chọn các đuôi tên phù hợp, com, net hay vn bạn nhé!

6.3 Chú trọng bảo mật hệ thống

Mỗi ngày, sử dụng email thế giới gửi đi khoảng 205 tỷ email, hầu hết khôngmang ý nghĩa quan trọng và chỉ nhằm mục đích tiếp thị Tuy nhiên, cũng có đếnhàng tỷ email trong số đó chứa những thông tin nhạy cảm Nạn nhân của loại hình

tấn công này thường là các doanh nghiệp, người giàu đó, các chính trị gia Ngườidùng bình thường ít có nguy cơ trở thành mục tiêu của hacker Tuy nhiên, bạn vẫn

có thể chịu những ảnh hưởng nhất định như:

 Bị đánh cắp và mất dữ liệu

 Thông tin và dữ liệu cá nhân bị rao bán hoặc đăng tải công khai

 Hacker dùng email của bạn để lừa đảo người khác

6.4 Nên sử dụng email doanh nghiệp theo tên miền riêng

Việc sử dụng email theo tên miền riêng giúp cho khách hàng dễ dàng nhậndiện được doanh nghiệp Đồng thời việc sử dụng email theo tên miền cũng sẽ làmgiảm tối đa nguy cơ kẻ xấu giả mạo thư gửi đến cho khách hàng

Ngoài ra, email doanh nghiệp còn giúp làm tăng sự uy tín với các đối táccũng như khách hàng của chúng ta trong quá trình làm việc Đối tác sẽ dễ dàng ghinhớ tên doanh nghiệp nhờ việc nhận mail thường xuyên với tên miền riêng biệt

Nếu doanh nghiệp chỉ hoạt động ở Việt Nam thì bạn có thể sử dụng cácdạng đuôi thuần Việt như: net.vn, vn, com.vn, Tuy nhiên, nếu doanh nghiệphoạt động ở cả thị trường nước ngoài thì bạn có thể sử dụng các đuôi tên miềnquốc tế như: com, net,