đề tài kĩ năng chuẩn bị bài thuyết trình môn giao tiếp trong kinh doanh

Việc chuẩn bị buộc người thuyết trình trả lời câu hỏi sau: Đối tượng nghe là ai who Tại sao phải thuyết trình why Thuyết trình nội dung gì what Thuyết trình trong bao lâu when, ho

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

ĐỀ TÀI : KĨ NĂNG CHUẨN BỊ BÀI THUYẾT TRÌNH

MÔN : GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH

GIÁO VIÊN : NGUYỄN THẢO DUYÊN

LỚP : K26QTKDB

Nhóm 10 :

ST

T

5 Đoàn Tường Vi 26A4032352

Hà Nội - 4/2024

Kĩ năng chuẩn bị bài thuyết trình

Khái niệm thuyết trình:

1 Thuyết trình.

Là quá trình truyền đạt các ý tưởng, thông tin hay những thông điệp đã được xác định trước một cách có hệ thống cho một nhóm người nghe nhằm thông báo, giải thích, thuyết phục hay trình bày một quan điểm nào đó

2 Kỹ năng thuyết trình.

Là khả năng vận dụng những kiến thức, kỹ năng cần thiết vào quá trình trình bày, để diễn đạt vấn đề, giúp người khác dễ dàng hiểu được nội dung mong muốn truyền đạt Thuyết trình tốt là khi chúng ta mất ít thời gian nhất

để truyền tải thông tin nhưng người khác vẫn hiểu được cặn kẽ và rõ ràng thông tin được truyền tải đó

3 Vai trò của thuyết trình.

Vai trò của thuyết trình chính là trình bày và thuyết phục, hướng người nghe theo những mục đích củ mình Thuyết trình có vai trò quan trọng trong học tập công việc và cuộc sống

Chuẩn bị thuyết trình:

Là quá trình cân nhắc, gọt rũa chọn lựa bài thuyết trình trở nên tốt nhất, đặc biệt là để người thuyết trình biết được đích đi tời chủ động về thời gian

và thời lượng thuyết trình có hiệu quả

Việc chuẩn bị buộc người thuyết trình trả lời câu hỏi sau:

 Đối tượng nghe là ai ( who)

 Tại sao phải thuyết trình ( why)

 Thuyết trình nội dung gì (what)

 Thuyết trình trong bao lâu ( when, how long)

 Làm thế nào để thuyết trình tốt nhất ( how)

 Thuyết trình ở đâu (where)

Muốn trả lời các câu hỏi này, người thuyết trình cần chuẩn bị những vấn

đê cơ bản sau:

 Đánh giá đúng bản thân

 Tìm hiểu người nghe

 Xác định mục đích, mục tiêu bài thuyết trình

 Xây dựng nội dung bài thuyết trình

 Sử dụng các công cụ hỗ trợ trong thuyết trình

 Thuyết trình thử

I Đánh giá đúng bản thân.

Kỹ năng tự đánh giá là khả năng đánh giá khách quan về hình thức và những năng lực của bản thân, phẩm chất nhân cách của cá nhân bằng cách tiến hành đúng đắn và tương đối thành thạo các thao tác của quá trinh tự đánh giá

Cần xác định đúng nhược điểm và ưu điểm của bản thân khi thuyết trình

Ví dụ nếu sở hữu một giọng nói truyền cảm và rõ ràng bạn hãy xem đó là một lợi thế để kể về một câu chuyện ngụ ngôn hài hước phù hợp để tạo

sự thư giãn và hứng khởi, sau đó tiếp tục quay lại bài thuyết trình

II Kỹ năng tìm hiểu người nghe.

Việc tìm hiểu người nghe là ai, họ có những đặc điểm gì hết sức quan trọng cho việc chuẩn bị nội dung và phương pháp thuyết trình phù hợp

1 Cách tìm hiểu người nghe.

“ Tại sao thượng đế lại cho chúng ta hai mắt, hai tai mà chỉ có 1 cái miệng?

Đó chính là để ta nghe nhiều hơn, quan sát nhiều hơn rồi mới nói.”

- Bạn lắng nghe sẽ cho người đối diện biết được bạn quan tam và chú ý đến

họ Lắng nghe giúp ta học hỏi kinh nghiệm, thấu hiểu tâm tư tình cảm, tính cách, sở thích, thói quen của đồng nghiệp, khách hàng, đối tác và những người xung quanh

- Bạn có thể tìm hiểu thông qua thông tin của tổ chức, tìm hiểu về tuổi tác, giới tính, nghề nghiệp

- Trong lúc thuyết trình biết quan sát, nắm bắt sự phản hồi của khán giả để tiếp tục điều chỉnh nội dung và phương pháp truyền đạt phù hợp

2 Lợi ích của việc tìm hiểu người nghe.

- Đối với những tình huống xung đột xảy ra thì việc bạn chịu khó lắng nghe, chưa đưa ra đánh giá và quyết định nóng vội sẽ giải quyết được xung đột

vô cùng hiệu quả

- Không những bạn nắm bắt và đoán biết được tình hình mà nó còn thể hiện được bạn là con người lịch sự, văn minh, chuyên nghiệp

- Bạn có biết trong trận đánh Điện Biên Phủ năm 1945 yếu tố tiên quyết giúp ta thắng được kẻ thù chính là có sự chuẩn bị chu đáo về lực lượng và

tư trang, đồng thời tổng hợp thông tin và đưa ra các phương án, lối đánh linh hoạt Kinh doanh cũng như là ra chiến trường vậy, muốn đàm phán thành công và giành lợi thế, bạn cần có kỹ năng tổng hợp và phải phân

tích được các nguồn thông tin, từ đó có được tâm thế bình tĩnh, chủ động ứng phó với các câu hỏi khó của khách hàng đặt ra

- Vậy nên trước khi tham gia vào các cuộc đối thoại hay đàm phán nào bạn nên tổng hợp tất cả thông tin cũng như nắm bắt được phần nào những thông tin về người đối diện Để cuộc trò chuyện diễn ra đúng theo quy trình cũng như kết quả mong muốn

3 Liên hệ của việc tìm hiểu người nghe.

- Việc tìm hiểu người nghe còn giúp chúng ta trong tất cả những công đoạn khác ở việc “giao tiếp trong kinh doanh” Ví dụ như làm chủ cảm xúc khi giao tiếp hay khả năng thuyết phục,… cụ thể hơn

Về làm chủ cảm xúc giao tiếp: Trong kinh doanh ta sẽ gặp rất nhiều người

với tính cách khác nhau, có người thích nói chuyện 1 cách “ công

nghiệp”, dài dòng, văn tự nhưng cũng có người lại chỉ thích sự ngắn gọn, vào thẳng vấn đề nên khi ta hiểu được họ cũng là cách để khi chúng ta giao tiếp không bị đánh giá là hời hợt, nhạt nhẽo hay bị coi là lan man, dài dòng

 Về khả năng thuyết phục: Khi ta biết việc họ thích gì, muốn gì, thói quen

của họ là gì,… thì ta có thể hoàn toàn có thể đáp ứng nhu cầu cũng như “ chiều” họ để họ cảm thấy thoải mái, vui vể,…

III Xác định mục đích, mục tiêu của bài thuyết trình.

Mục tiêu và nội dung trong buổi thuyết trình là điều vô cùng quan trọng và cần thuyết Do đó, bạn cần phải xác định rõ mục tiêu mà bạn muốn hướng đến Bạn muốn đạt được gì sau khi buổi thuyết trình kết thúc

- Những thông tin bạn muốn truyền đạt là gì?

- Người nghe là ai?

- Bầu không khí tại buổi thuyết trình như thế nào?

Có các kiểu nội dung, mục tiêu của bài thuyết trình như sau:

Cung cấp thông tin

Bạn muốn người nghe hiểu về chủ đề bạn chia sẻ Cung cấp thông tin, kiến thức, chủ động trọng tâm mà bài thuyết trình của bạn muốn hướng tới Thuyết trình cũng được sử dụng để cung cấp thông tin về một

sự kiện, dự án, sản phẩm hoặc dịch vụ nào đó cho đối tượng nghe

Thuyết phục

Đối tượng thuyết trình là ai, thuyết phục người nghe về một ý tưởng hoặc quan điểm, giá trị nào đó

Giáo dục

Ngoài ra nó có thể được sử dụng để giáo dục đối tượng nghe về một chủ đề cụ thể nào đó, từ các chủ đề học thuật đến các kĩ năng thực tiễn Đồng thời thúc đẩy sự thảo luận hoặc thậm trí giải quyết một vấn đề

Giúp giải quyết vấn đề bằng cách đưa ra giải pháp cho một tình huống hoặc khuyến khích đối tượng nghe tìm ra giải pháp cho vấn đề của họ

Giải trí, tạo không khí

Thuyết trình còn có mục tiêu giải trí từ các chương trình giải trí đến các buổi diễn thuyết hài hước Giúp tạo không khí, gây cười cho khán giả và người xem

Mang đến sự thay đổi

Mục đích chính của thuyết trình là truyền đạt thông tin, ý tưởng hoặc suy nghĩ của người thuyết trình đến đối tượng nghe 1 cách rõ ràng

và hiệu quả nhất có thể Từ đó có thể mang đến sự thay đổi trong nhận thức và hành động của người nghe

Mọi bài thuyết trình thành công đều phải đạt được ba yếu tố:

- Truyền tải được những thông tin mới

- Người nghe không chỉ nghe mà còn hiểu và đồng tình với bài thuyết trình

- Các vấn đề trong bài thuyết trình được trình bày rõ ràng, logic

IV Xây dựng nội dung bài thuyết trình.

1 Xác định chủ đề

- Phân tích rõ đâu là ý chính, đâu là ý phụ, những ý cần nói, nên nói hay bắt buộc phải nói

- Ưu tiên nói những ý bắt buộc trước, sau đó tùy thuộc vào thời lượng còn lại mà phân bổ để nói thêm các ý khác một cách hợp lí

2 Thu thập thông tin

- Cố gắng thu thập thông tin, tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau, đề bải thuyết trình đầy đủ, phong phú, mang tính thuyết phục nhưng vẫn đảm bảo độ chính xác của thông tin

- Tham khảo, thu thập tài liệu từ sách, báo , tạp chí chuyên ngành hay internet từ đó rút ra những nhận định mang tính chính xác, thời sự và những số liệu giúp cho bài thuyết trình tăng tính thuyết phục cho người nghe

- Xác định tính chính xác của dữ liệu, chọn lọc thông tin từ những nguồn đáng tin cậy, đã được kiểm chứng

- Chuẩn bị những tư liệu minh họa mang tính thực tế như tranh ảnh, sơ đồ,

mô hình, số liệu tạo thêm căn cứ thuyết phục người nghe giúp cho bài thuyết trình trở nên dễ tiếp cận hơn

3 Chuẩn bị nội dung bài thuyết trình

- Chọn lựa kết cấu phù hợp với các ý chính, nên trình bày nội dung theo trình tự, có sự liên kết chặt chẽ, logic

- Phác thao đề cương:

+ Xác định những ý chính cần truyền đạt từ đó phân tích sâu thành các ý nhỏ

+ Xác định thời lượng nói cho từng phần của bài thuyết trình sao cho hợp

lí Trong trường hợp thời gian hạn hẹp, cần phân bổ thời lượng sao cho hợp lí, tập trung vào trọng tâm vấn đề, tránh lan man, dài dòng

- Soạn thảo nội dung:

+ Cần chọn font chữ phù hợp, dễ nhìn, màu sắc và cỡ chữ đúng tiêu chuẩn + Định dạng lề và kích thước giấy đúng cách

+ Trình bày đầy đủ thông tin, chú ý các lỗi chính tả, lỗi diễn đạt

- Sắp xếp thông tin: Sau khi hoàn tất soạn thảo cần sắp xếp chỉn chu lại thông tin Đọc lại bản thảo một lượt để đảm bảo các thông tin được sắp xếp theo trình tự ưu tiên hợp lí

- Có thể thêm vào các ví dụ minh họa để nhấn mạnh, hoặc làm rõ các ý chính

V Sử dụng các công cụ hỗ trợ trong thuyết trình.

1 Slides

Bởi sự phát triển vượt bậc và ngày càng đi sâu vào đời sống con người của công nghệ hiện đại, trình chiếu điện tử (electronic presentation) là công

cụ được sử dụng phổ biển trong các bài thuyết trình hiện nay Các phần mềm phổ biến có thể kể đến:

- Microsoft Powerpoint/Google Slides/Keynote: phần mềm giúp người dùng

dễ dàng tạo và trình chiếu slide

- Canva: thiết kế các slide và đồ họa với các mẫu thiết kế đa dạng

Để bài thuyết trình được diễn ra suôn sẻ, tránh những sự cố không tương thích về phần mềm, thời gian hiển thị, màu sắc… cần sử dụng công cụ thiết

kế phù hợp và nắm rõ những phím tắt cần nhớ khi trình bày slide, ví dụ như:

- F5: bắt đầu trình chiếu từ slide đầu tiên

- Shift + F5: bắt đầu trình chiếu từ slide đang chọn

- ESC: thoát trình chiếu

- Dấu bằng (=): hiển thị/che giấu chuột

- …

Phần trình bày sẽ trở nên thú vị, thu hút hơn và để lại ấn tượng tốt cho người xem khi sử dụng hình ảnh minh họa, màu sắc, phông chữ phù hợp cho slide trình chiếu Nếu ta lạm dụng chúng sẽ khiến slide trở nên lòe loẹt, khó nhìn, tập trung quá vào phần trang trí sẽ làm giảm chất lượng của nội dung và khiến người xem

không còn chú ý vào những gì chúng ta muốn truyền tải Dưới đây là một số gợi ý

về cách vận dụng phù hợp hình ảnh, màu sắc, chữ, hiệu ứng khi thiết kế slide:

1.1 Màu sắc

Việc chọn màu sắc cho slide rất quan trọng vì hình thức là thứ đầu tiên được chú ý đến Cần tránh sử dụng những màu sắc quá chói mắt, sặc sỡ gây khó chịu cho người xem Nên chú ý phối màu giữa màu nền và màu chữ vì khi trình bày trên màn chiếu, màu sắc sẽ không được sặc sỡ như trên màn hình máy tính, nên chọn những màu tương phản và sắc nét, tô đậm những chi tiết quan trọng để ai ngồi ở vị trí nào cũng có thể quan sát được nội dung trình chiếu

1.2 Hình ảnh

Trình bày quá nhiều chữ trên slide sẽ khiến người xem bị rối mắt và bài thuyết trình trở nên nhàm chán cũng như khó nắm bắt thông tin, thay vào đó, chúng ta nên tích cực sử dụng những hình ảnh, biểu đồ minh họa Hình ảnh được sử dụng phải phù hợp với nội dung muốn diễn đạt, hình ảnh không liên quan có thể gây phân tán

sự chú ý, phải có chú thích ý nghĩa cho mỗi hình ảnh và tránh sử dụng những hình ảnh quá đơn điệu

1.3 Chữ

Nên chọn những phông chữ dễ nhìn như Arial, Calibri, mỗi trang chiếu luôn phải có tiêu đề và nên tránh để tiêu đề có cỡ chữ quá to, nội dung có cỡ chữ quá nhỏ Không nên trình bày các dòng chữ quá sát nhau và sử dụng quá nhiều gạch đầu dòng Các slide phải trình bày ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu, không đi quá sâu vào chi tiết mà chỉ nêu khái quát chung Với những từ khóa quan trọng, có thể gạch chân, tô đậm, in nghiêng, đổi màu chữ để làm nổi bật chúng

1.4 Hiệu ứng

Tạo hiệu ứng cho slide sẽ tăng tính hấp dẫn, lôi cuốn người xem Tuy nhiên, ta cần xem xét đối tượng và mục đích của bài thuyết trình để sử dụng hiệu ứng hợp lí Nếu cần thuyết trình để quảng cáo sản phẩm thì việc sử dụng nhiều hiệu ứng sẽ gây ấn tượng với khách hàng Nhưng nếu trình bày trong thời gian ngắn, sử dụng quá nhiều hiệu ứng sẽ gây tốn thời gian không cần thiết

2 Một số thiết bị hỗ trợ khác

Công tác chuẩn bị chỉn chu thì bài thuyết trình sẽ đạt hiệu quả cao nhất Vì vậy cần phải chú ý đến địa điểm thuyết trình và những thiết bị hỗ trợ

- Kiểm tra thiết bị âm thanh, micro, máy chiếu, máy tính… để đảm bảo chúng hoạt động trơn tru, tránh những sự cố không mong muốn khi đang thuyết

trình, có thể chuẩn bị sẵn những thiết bị dự phòng trong trường hợp hỏng hóc

- Kiểm tra ánh sáng, môi trường để đảm bảo không có yếu tố nào gây ảnh hưởng đến khả năng truyền đạt thông điệp của bạn, đồng thời chú ý tạo ra bầu không khí phù hợp với địa điểm

Việc lên kế hoạch và đến sớm kiểm tra địa điểm sẽ khiến bạn yên tâm và tự tin hơn, làm việc hiệu quả hơn và tránh được những rủi ro có thể phát sinh

VI Thuyết trình thử.

Một vấn đề quan trọng nhưng không được chú tâm và thường hay bị bỏ qua đó là luyện tập trước khi thuyết trình ( hay còn là thuyết trình thử) Có đến 95% là kết quả thành công của 1 bài thuyết trình là sự chuẩn bị bài thuyết trình đó Ngoài ra khi tự luyện tập trước cho bài thuyết trình sẽ giúp chúng ta giảm thiểu được 75% của sự lo lắng và hồi hộp của của chính mình Và chúng ta có thể tập thuyết trình thử bằng những cách sau:

- Đọc toàn bộ văn bản trước khi thuyết trình để nắm được nội dung và thời gian của bài thuyết trình đó

- Tập thuyết trình trước gương và sử dụng những mẩu giấy nhắc nhớ để giúp chúng ta có thể luyện tập

- Luyện tập bằng cách giả định đứng trước đám đông có thể tự mình đặt máy quay hoặc nhờ một ai đó giúp mình quay lại khoảnh khắc ấy

- Phân tích hành vi, cử chỉ, hành động, tác phong của mình từ đó thay đổi để tốt hơn và biến nó thành 1 thói quen để có 1 bài thuyết trình thành công và sinh động

- Tạo một tâm trạng thoải mái để giúp chúng ta truyền tải ngôn ngữ tốt hơn để đưa bài thuyết trình thành công và được đón nhận nhiều hơn

- Có thể nhờ bạn bè, gia đình hoặc 1 nhóm nhỏ để thuyết trình thử, việc đó có thể giúp mình có điều kiện, hoàn cảnh giống thuyết trình thật

- Lắng nghe và ghi nhận những ý kiến đóng góp của người khác về giọng nói, các cử chỉ và động tác để thay đổi tốt hơn giúp mình trở nên tốt hơn trong bài thuyết trình

- Đưa thêm những ví dụ minh họa hoặc chi tiết không có trong bài thuyết trình

để giúp bản thân tự tin hơn và bài thuyết trình sẽ sinh động hơn, gợi mở nhiều thông tin và thu hút người nghe

- Chú ý thơi gian thuyết trình để cho bài thuyết trình không bị quá ngắn cũng như không bị quá dài để tránh tình trạng làm cho bài thuyết trình nhàm chán

- Chuẩn bị trước câu trả lời mà những câu hỏi của người nghe có thể đặt ra, để giúp người nghe hiểu rõ nội dung của bài thuyết trình của mình

Điểm mấu chốt cho một bài thuyết trình thành công đó là sự luyện tập Luyện tập nhiều sẽ giúp mình trôi chảy, tự tin khi đứng trước người nghe

* Chuẩn bị trang phục

- Trang phục đơn giản, lịch sự và gọn gàng

- Tránh màu mè hay kiểu dáng gây phản cảm

- Hãy chọn bộ trang phục mà bạn cảm thấy thoải mái và hoàn toàn tự tin khi mặc, bởi tất cả ánh mắt của thính giả sẽ tập trung vào bạn

- Chọn trang phục có phong cách, kiểu dáng và tông màu phù hợp với nội dung thuyết trình

VII Danh mục tài liệu tham khảo