Báo cáo kiến tập tại công ty trách nhiệm hữu hạn 4t sài gòn

Trong thời gian kiến tập và tìm hiểu tại công ty 4T Sài Gòn, kết hợp với một số vốn kiến thức được trang bị tại trường, cùng mục đích cố gắng học hỏi và tìm hiểu quy trình nhập khẩu của

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG THƯƠNG TP.HCM

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO KIẾN TẬP TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN 4T SÀI GÒN

Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Thanh Vân Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thanh Mai

Khóa: 11 Lớp: 11DHKDQT7

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 9 năm 2023

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG THƯƠNG TP.HCM

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO KIẾN TẬP TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN 4T SÀI GÒN

Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Thanh Vân Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thanh Mai

Khóa: 11 Lớp: 11DHKDQT7

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 9 năm 2023

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan báo cáo kiến tập tại Công ty TNHH 4T Sài Gòn là công trình nghiên cứu của riêng em, không sao chép bất kì ai, dưới sự hướng dẫn của Ths Nguyễn Thị Thanh Vân Công trình có sự kế thừa một số kết quả nghiên cứu liên quan đã được công bố Các số liệu, tài liệu trong báo cáo là trung thực, bảo đảm tính khách quan và có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng

Em xin chịu mọi trách nhiệm về sự cam đoan này!

Em xin cam đoan rằng mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện báo cáo này đã được công khai và các thông tin trích dẫn trong đây đã được chỉ rõ nguồn gốc

TP.HCM, ngày 20 tháng 09 năm 2023

Lê Thị Thanh Mai

ii

LỜI CẢM ƠN

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tất cả quý thầy cô giáo trong trường Đại học Công Thương TP.HCM nói chung và đặc biệt quý thầy cô khoa Quản Trị Kinh Doanh đã tận tình dạy dỗ, dìu dắt em từ khi bắt đầu theo học tại trường cho đến khi là sinh viên năm cuối tham gia thực hiện học kỳ doanh nghiệp

Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô Nguyễn Thị Thanh Vân, cô

là người đã tận tình quan tâm và hướng dẫn em hoàn thành tốt bài báo cáo này Sau khoảng thời gian kiến tập em đã có cơ hội trau dồi kĩ năng, học thêm được nhiều kiến thức mới và tích lũy thêm nhiều kinh nghiệm quý báu Sau những

nỗ lực của bản thân cùng sự giúp đỡ của mọi người, em đã hoàn thành bài báo cáo kiến tập của mình

Tuy nhiên, trong quá trình hoàn thành báo cáo kiến tập, do kiến thức còn hạn chế nên còn nhiều thiếu sót khi tìm hiểu, đánh giá và trình bày Rất mong nhận được sự quan tâm, góp ý của quý thầy/cô giảng viên để bài làm của em được đầy

đủ và hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn

TP.HCM, ngày 20 tháng 09 năm 2023

Lê Thị Thanh Mai

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

Họ và tên sinh viên: Lê Thị Thanh Mai MSSV: 2036205563

Khoá: 2020 – 2024

TP.HCM, ngày … tháng … năm 2023

(Ký và ghi rõ họ tên)

iv

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT

C/O Giấy chứng nhận xuất xứ

hàng hóa Certificate of Origin

vi

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 1.1 Tình hình doanh thu và lợi nhuận công ty TNHH 4T Sài Gòn 6Bảng 1.2 Bảng so sánh tình hình doanh thu và lợi nhuận của công ty TNHH 4T Sài Gòn 7

DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ, SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH

Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH 4T Sài Gòn 5 Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức Phòng Kinh doanh Xuất Nhập Khẩu 9Hình 2.2 Bố trí mặt bằng tại Công ty TNHH 4T Sài Gòn 11Hình 2.3 Quy trình nhập khẩu nguyên liệu thức ăn chăn nuôi có nguồn gốc thực vật tại Công ty TNHH 4T Sài Gòn 12

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1.Lý do kiến tập 1

2.Mục tiêu kiến tập 1

3.Phạm vi kiến tập 1

4.Phương pháp tiếp cận công việc 2

5.Bố cục bài kiến tập 2

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 3

TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN 4T SÀI GÒN 3

1.1.Khái quát về Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn 4T Sài Gòn 3

1.1.1.Thông tin chung 3

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển 3

1.1.3 Đặc điểm sản xuất kinh doanh 4

1.1.4 Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp 4

1.1.4.1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức 4

1.1.4.2.Nhiệm vụ của các phòng ban 5

1.2 Thông tin tình hình hoạt động Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn 4T Sài Gòn 6

TÓM TẮT CHƯƠNG 1 8

Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC TẠI BỘ PHẬN SALES-CSKH 9

2.1 Giới thiệu bộ phận Sales – CSKH 9

2.1.1.Nhiệm vụ từng vị trí: 9

2.1.2.Mối quan hệ tác nghiệp của bộ phận với các bộ phận khác trong Doanh nghiệp: 10

2.2 Tổ chức công việc tại bộ phận Sales - CSKH 11

2.2.1.Bố trí mặt bằng 11

2.2.2.Bố trí nguồn nhân lực 11

2.2.3.Mô tả quy trình nhập khẩu nguyên liệu thức ăn chăn nuôi có nguồn gốc thực vật 12

TÓM TẮT CHƯƠNG 2 15

Chương 3 KẾT LUẬN 16

3.1 Nhận xét chung doanh nghiệp, bộ phận kiến tập 16

viii

3.1.1.Nhận xét chung về Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn 4T Sài Gòn: 16

3.1.2.Nhận xét chung về bộ phận Sales - CSKH 16

3.2 Nhận xét công tác tổ chức bộ phận Sales - CSKH 16

3.3 Bài học kinh nghiệm 17

3.3.1.Bài học kinh nghiệm về thái độ: 17

3.3.2.Bài học kinh nghiệm về kỹ năng 17

3.3.3.Bài học kinh nghiệm về cách thực hiện công việc 17

TÓM TẮT CHƯƠNG 3 18

KẾT LUẬN 19

PHỤ LỤC 20

TÀI LIỆU THAM KHẢO 21

MỞ ĐẦU

1 Lý do kiến tập

Với mong muốn có thể nâng cao kiến thức đã được học trên trường lớp và phát triển các kỹ năng cần thiết cho công việc trong tương lai Và cũng để tránh khỏi sự bỡ ngỡ trong quá trình thực tập thì quá trình kiến tập sẽ giúp em lần đầu được tiếp cận với nghề một cách nhất thực tế nhất, nâng cao nhận thức và hiểu biết của cá nhân về chuyên ngành Kinh Doanh Quốc Tế mà bản thân đang theo học Cũng như để quan sát được các phương pháp, các tình huống và cách xử lý trong môi trường làm việc thực tế

Trong thời gian kiến tập và tìm hiểu tại công ty 4T Sài Gòn, kết hợp với một số vốn kiến thức được trang bị tại trường, cùng mục đích cố gắng học hỏi và tìm hiểu quy trình nhập khẩu của công ty Trong khâu quản lý và tổ chức hoạt động quy trình nhập khẩu em nhận thấy công ty còn có một số bất cập dẫn đến quá trình thực hiện quy trình nhập khẩu có hiệu quả nhưng chưa cao nên em đã chọn báo cáo về: “Quan sát quy trình nhập khẩu nguyên liệu thức ăn chăn nuôi có nguồn gốc thực vật của công ty 4T Sài Gòn”

2 Mục tiêu kiến tập

Mục tiêu chung: Quan sát và mô tả được quy trình nhập khẩu nguyên liệu thức ăn chăn nuôi có nguồn gốc thực vật của Công ty 4T Sài Gòn Từ đó, đưa ra nhận xét chung về doanh nghiệp cũng như về bộ phận kiến tập và công việc được giao trong quá trình kiến tập

Mục tiêu cụ thể:

Nắm được các kiến thức về quy trình nhập khẩu bao gồm các bước thực hiện, hiểu rõ về bộ chứng từ Bao gồm cả hệ thống cơ sở lý thuyết của hoạt động nhập khẩu: đặc điểm, vai trò và các hình thức

Chỉ ra được khái quát chung về Công ty TNHH 4T Sài Gòn, nhận thấy được những ưu điểm và nhược điểm của công ty

3 Phạm vi kiến tập

Phạm vi không gian: Tại bộ phận Sales – CSKH của Công ty TNHH 4T Sài

Gòn, tại địa chỉ 83/67/4 Đào Tông Nguyên, Khu Phố 7, Thị Trấn Nhà Bè, Huyện Nhà Bè, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

2

Phạm vi thời gian: Từ ngày 14/08/2023 đến 25/09/2023

4 Phương pháp tiếp cận công việc

Để phục vụ cho quá trình nghiên cứu và làm bài báo cáo kiến tập em đã sử dụng một số phương pháp chủ yếu sau:

Phương pháp quan sát: Ngoài việc tìm hiểu lý thuyết kết hợp với với phương pháp quan sát thực tế trong quá trình Kiến tập tại Công ty TNHH 4T Sài Gòn

Phương pháp thu thập thông tin: Tìm hiểu các sách, giáo trình của trường Đại học; tài liệu do đơn vị kiến tập cung cấp; các thông tin đã quan sát và ghi chép lại trong thời gian kiến tập tại công ty; và các dữ liệu được tìm kiếm trên internet

Phương pháp trao đổi: Trong quá trình làm việc luôn học hỏi từ các anh chị cùng văn phòng, phỏng vấn các anh chị về nghiệp vụ và về công ty

Phương pháp chuyên gia: Tham khảo ý kiến của Giảng viên hướng dẫn, đại diện đơn vị thực tập

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN 4T SÀI GÒN

1.1 Khái quát về Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn 4T Sài Gòn

1.1.1 Thông tin chung

Tên quốc tế SAI GON FOUR T COMPANY LIMITED

Tên viết tắt FOUR T SAI GON CO., LTD

Quản lý bởi Chi cục Thuế khu vực Quận 7 - huyện Nhà Bè

Loại hình DN Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên ngoài NN Lĩnh vực

hoạt động chính Hoạt động hỗ trợ dịch vụ liên quan đến vận tải Xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh

đã thành lập Công ty TNHH 4T Sài Gòn

Được thành lập từ năm 2019 đến nay trải qua gần 4 năm xây dựng và phát triển Công ty TNHH 4T Sài Gòn đã và đang tiếp tục khẳng định vị thế của mình trong lĩnh vực Xuất nhập khẩu với vai trò là một nhà vận chuyển và giao nhận chuyên nghiệp, các dịch vụ liên quan đến thủ tục hải quan, … công ty luôn nhận được sự tín nhiệm cao của khách hàng (có được lượng khách hàng trung thành) Ngày nay công ty còn hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh hàng hoá nhập khẩu Đây là cả một hành trình phát triển liên tục không ngừng nghỉ để đạt được những

4

thành tựu như ngày hôm nay

Trong suốt quá trình hoạt động, có rất nhiều những khó khăn, bất cập, vấn

đề phát sinh không lường trước được nhưng với tinh thần đoàn kết phát triển tập thể nhân viên Công ty 4T Sài Gòn đã vượt qua những trở ngại từ những ngày đầu khởi nghiệp, những ngày còn chậc vật tìm khách hàng đến nay công ty đã phần nào khẳng định được uy tính, vị thế của mình trong lĩnh vực liên quan đến vận tải xuất nhập khẩu Để tồn tại và phát triển trên thị trường cạnh tranh ngày càng khóc liệt và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường cũng như sự phát triển không ngừng của đất nước, Công ty đã có những chiến lược cho riêng mình, trong đó ưu tiên đầu tư vào nguồn nhân lực chất lượng cao, cập nhật ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật để phục vụ công việc Qua đó tạo được uy tín với khách hàng, đồng thời tạo được nền móng vững chắc để Công ty phát triển mạnh trong thời đại mới

1.1.3 Đặc điểm sản xuất kinh doanh

HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ HỖ TRỢ LIÊN QUAN ĐẾN VẬN TẢI

Gửi hàng, giao nhận hàng hoá; Dịch vụ vận tải đa phương thức (trừ đường hàng không); Dịch vụ logistics (trừ đường hàng không); Đại lý môi giới cung ứng dịch vụ hàng hải Dịch vụ đại lý tàu biển; Hoạt động của đại lý làm thủ tục hải quan; Dịch vụ cung ứng tàu biển; Dịch vụ môi giới hàng hải và dịch vụ hàng hải khác (trừ hoá lỏng khí để vận chuyển và hoạt động liên quan đến vận tải hàng không) Đại lý vận chuyển hàng hoá

TRUCKING: Dịch vụ vận tải hàng hoá bằng đường bộ Ngoài ra, công ty còn có dịch vụ cho thuê ô tô, xe tải

CUSTOM BROKERAGE, WAREHOUSING AND DISTRIBUTION: Dịch vụ Hải quan và dịch vụ kho bãi

1.1.4 Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

1.1.4.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Hình 1 1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH 4T Sài Gòn

1.1.4.2 Nhiệm vụ của các phòng ban

Theo dõi, quản lý kinh phí, kiểm soát ngân sách của từng phòng ban trên cơ sở đã được duyệt

Nắm vững chính sách, quy định của Nhà nước về kế toán, thuế để hoạch toán cho Công ty một cách tối ưu nhất và báo cáo kịp thời, đúng pháp luật Kiểm tra tính hợp lý của giá cả hàng mua của các bộ phận

Đảm bảo lưu trữ chứng từ của công ty theo quy định của Bộ tài chính

và cơ quan thuế

GIÁM ĐỐC

PHÒNG TÀI CHÍNH -

KẾ TOÁN

PHÒNG KINH DOANH

XUẤT NHẬP KHẨU

SALE CSKH

-BỘ PHẬN CHỨNG TỪ BỘ PHẬN OPS

PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ

6

 Phòng Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu: Phòng xuất xuất khẩu là bộ phận chịu trách nhiệm các vấn đề về điều phối và giám sát hoạt động của chuỗi cung ứng Đảm bảo tài sản của công ty được sử dụng hiệu quả và sử dụng công nghệ logistics để tối ưu quy trình vận chuyển hàng hóa

Bộ phận sale – Chăm sóc khách hàng

Bộ phận chứng từ (DOCS)

Bộ phận giao nhận/hiện trường (OPS)

 Phòng Hàng Chính Nhân Sự:

Hỗ trợ cho ban Giám đốc trong công tác thư ký, văn thư

Tổ chức thực hiện nhiệm văn thư, lưu trữ, quản lý công văn, hồ sơ tài liệu, quản lý và sử dụng con dấu và các giấy tờ có giá trị của Công ty theo quy định của Nhà nước và quy định của Công ty

Lập kế hoạch tổ chức thực hiện đầu tư mua sắm Tài sản cố đinh, công

cụ dụng cụ, trang thiết bị, phương tiện làm việc của Công ty

Tham mưu cho Tổng Giám đốc về công tác tổ chức và quản trị nhân sự (tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực)

Tạo các điều kiện và môi trường làm việc thật tốt cả về vật chất đến tinh thần để tối ưu hoá hiệu suất làm việc, tăng nhiệt huyết đóng góp hiệu quả cho Công ty

Ký cam kết với người lao động để đảm bảo bí mật thông tin, quyền lợi của Công ty, thời gian làm việc với Công ty

Có kế hoạch kết hợp các phòng ban kiểm tra trình độ nhân viên để có những biện pháp cần thiết tối ưu hoá nguồn nhân lực cho Công ty

1.2 Thông tin tình hình hoạt động Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn 4T Sài Gòn Bảng 1.1 Tình hình doanh thu và lợi nhuận công ty TNHH 4T Sài Gòn

(Đơn vị: đồng)

2020 2021 2022 Doanh Thu 12,615,723,432 17,497,109,460 14,806,624,134 Chi Phí 12,270,404,471 16,881,637,515 14,429,584,916 Lợi nhuận sau thuế

TNDN 345,318,961 615,471,945 377,039,218

(Nguồn: Phòng Kế Toán của Công Ty,2023)

Từ năm 2022 đến hiện tại, do ảnh hưởng của đại dịch COVID và khủng hoảng kinh tế, doanh thu của Công ty chững lại và có xu hướng giảm mạnh Đặc biệt là trong năm 2023

Bảng 1.2 Bảng so sánh tình hình doanh thu và lợi nhuận

của công ty TNHH 4T Sài Gòn

(Đơn vị: đồng)

Chỉ tiêu 2021/2020 2022/2021

Giá trị % Giá trị % Doanh thu 4,881,386,028 138.69 -2,690,485,326 84.62

Chi Phí 4,611,233,044 137.58 -2,452,052,599 85.48

Lợi nhuận sau thuế

TNDN 270,152,984 178.23 -238,432,727 61.26

(Nguồn: Phòng Kế Toán của Công Ty,2023)

Từ bảng 1.1 và 1.2 có thể thấy doanh thu của công ty ổn định và khá cao trong 2 năm đầu Trong giai đoạn 2020 – 2021, doanh thu tăng từ 12,615,723,432 đồng lên đến 17,497,109,460 đồng, tăng 38.69% so với năm 2020 Nhưng đến giai đoạn 2021-2022, mức độ tăng trưởng giảm hơn 1/3 so với giai đoạn trước Mức tăng trưởng giảm này là do giá gia cầm gia súc giảm mạnh đặc biệt là bò, dẫn tới người dân giảm đầu tư vào chăn nuôi, từ đó nguồn nhập khẩu nguyên liệu thức ăn chăn cũng giảm theo Đây cũng là một bất lợi của 4T Sài Gòn khi hoạt động của công ty về nguyên liệu thức ăn chăn nuôi là chính

Bên cạnh đó, chi phí của công ty cũng biến động theo Giai đoạn năm

2020-2021, tốc độ tăng trưởng của doanh thu và chi phí ở mức tương đương nhau Nhưng

từ giai đoạn 2021-2022, công ty phải giảm chi phí xuống 14,429,584,916 đồng để

có thể duy trì hoạt động tiếp theo của công ty

Tuy từ năm 2021-2022, do ảnh hưởng của dịch bệnh và Việt Nam cũng chịu ảnh hưởng không nhỏ của khủng hoảng kinh tế thế giới nên tình hình hoạt động của doanh nghiệp có biến động mạnh Nhưng công ty vẫn giữ vững được tốc độ tăng trưởng lợi nhuận, lợi nhuận tuy có giảm từ 615,471,945 đồng (năm 2021) còn 377,039,218 đồng (năm 2022) Đây là một điều rất đáng tự hào khi hàng loạt doanh nghiệp cùng quy mô trong cùng giai đoạn này đã tuyên bố phá sản

Trong chương tiếp theo của báo cáo kiến tập sẽ trình bày một vài nội dung

cơ bản của bộ phận kiến tập Và trình bày chi tiết quan sát được trong quy trình nhập khẩu của Công ty TNHH 4T Sài Gòn

Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC TẠI BỘ PHẬN SALES – CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG

2.1 Giới thiệu bộ phận Sales – Chăm Sóc Khách Hàng

Sơ đồ tổ chức bộ phận: Trong thời gian kiến tập, em được công ty phân công vào bộ phận Sales - CSKH

Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức Phòng Kinh doanh Xuất Nhập Khẩu

2.1.1 Nhiệm vụ từng vị trí:

Bộ phận Sales – CSKH:

Chuẩn bị và xử lý tất cả các công cụ bán hàng như file báo giá, tính giá bán

đề xuất của cước vận chuyển và dịch vụ logistics của công ty

Giao dịch với khách hàng ngày tàu chạy, gửi email, báo giá, giới thiệu các loại hình dịch vụ logistics, tương tác và follow up từng nhu cầu của khách

Chăm sóc khách hàng chu đáo, triệt để, đàm phán, hiểu rõ nhu cầu của khách, lên kế hoạch và thực thi kế hoạch giao dịch với từng khách, tìm kiếm đơn hàng, ra kết quả đơn hàng

Luôn ở tâm thế chủ động giao dịch, tìm kiếm khách hàng, phụng sự khách hàng và tạo doanh số

Bộ phận chứng từ:

Trực tiếp soạn thảo và lấy booking, soạn và gửi SI, Chuẩn bị đầy đủ các công văn, chứng từ cần thiết khác để hoàn thiện đơn hàng cho khách hàng

Quản lý và lưu trữ hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu

Nắm bắt rõ nội dung trên chứng từ để thuận tiện cho công ty trong việc đàm phán, ký kết hợp đồng

PHÒNG KINH DOANH

XUẤT NHẬP KHẨU