Lý do chọn đề tài Việc phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến bảo quản hàng hóa trong kho là một đề tài quan trọng và có ý nghĩa đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics
NỘI DUNG
Theo tài liệu của Liên hợp quốc, logistics là hoạt động quản lý quá trình lưu chuyển vật liệu qua các khâu lưu kho, sản xuất ra sản phẩm cho tới tay người tiêu dùng theo yêu cầu của khách hàng [1]
Theo Hội đồng Quản lý dịch vụ logistics thì logistics là một phần của quá trình cung cấp dây chuyền bao gồm lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm soát hiệu quả, lưu thông hiệu quả và lưu giữ các loại hàng hóa, dịch vụ và có liên quan đến thông tin từ điểm cung cấp cơ bản đến các điểm tiêu thụ để đáp ứng các nhu cầu của khách hàng [1]
Theo quan điểm của WTO, Logistics được định nghĩa là chuỗi cung ứng dịch vụ, bao gồm lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát sự dịch chuyển và lưu kho hàng hóa, dịch vụ và thông tin liên quan từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng Dịch vụ logistics truyền thống bao gồm các dịch vụ vận tải, kho bãi, giao nhận, các dịch vụ giá trị gia tăng của bên thứ ba (như làm việc theo yêu cầu của khách hàng) [1]
Theo cách gọi trước đây, trong Luật Thương mại năm 1997 của Việt Nam gọi dịch vụ logistics là dịch vụ giao nhận hàng hóa và được quy định như sau: “Dịch vụ giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó, người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức việc vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người người nhận hàng theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người làm dịch vụ giao nhận khác (gọi chung là khách hàng)” [1] Đến Luật Thương mại năm 2005, lần đầu tiên pháp luật Việt Nam đưa quy định về dịch vụ logistics vào trong văn bản luật, theo Điều 233 Luật Thương mại năm 2005 quy định:
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Khái niệm
Theo tài liệu của Liên hợp quốc, logistics là hoạt động quản lý quá trình lưu chuyển vật liệu qua các khâu lưu kho, sản xuất ra sản phẩm cho tới tay người tiêu dùng theo yêu cầu của khách hàng [1]
Theo Hội đồng Quản lý dịch vụ logistics thì logistics là một phần của quá trình cung cấp dây chuyền bao gồm lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm soát hiệu quả, lưu thông hiệu quả và lưu giữ các loại hàng hóa, dịch vụ và có liên quan đến thông tin từ điểm cung cấp cơ bản đến các điểm tiêu thụ để đáp ứng các nhu cầu của khách hàng [1]
Theo quan điểm của WTO, Logistics được định nghĩa là chuỗi cung ứng dịch vụ, bao gồm lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát sự dịch chuyển và lưu kho hàng hóa, dịch vụ và thông tin liên quan từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng Dịch vụ logistics truyền thống bao gồm các dịch vụ vận tải, kho bãi, giao nhận, các dịch vụ giá trị gia tăng của bên thứ ba (như làm việc theo yêu cầu của khách hàng) [1]
Theo cách gọi trước đây, trong Luật Thương mại năm 1997 của Việt Nam gọi dịch vụ logistics là dịch vụ giao nhận hàng hóa và được quy định như sau: “Dịch vụ giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó, người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức việc vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người người nhận hàng theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người làm dịch vụ giao nhận khác (gọi chung là khách hàng)” [1] Đến Luật Thương mại năm 2005, lần đầu tiên pháp luật Việt Nam đưa quy định về dịch vụ logistics vào trong văn bản luật, theo Điều 233 Luật Thương mại năm 2005 quy định:
“Dịch vụ Logistics là hoạt động thương mại, trong đó, thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi mã kí hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuận với khách hàng để hưởng thù lao” [1]
Theo Hội đồng Quản lý dịch vụ logistics thì logistics là một phần của quá trình cung cấp dây chuyền bao gồm lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm soát hiệu quả, lưu thông hiệu quả và lưu giữ các loại hàng hóa, dịch vụ và có liên quan đến thông tin từ điểm cung cấp cơ bản đến các điểm tiêu thụ để đáp ứng các nhu cầu của khách hàng [1]
Theo quan điểm của WTO, Logistics được định nghĩa là chuỗi cung ứng dịch vụ, bao gồm lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát sự dịch chuyển và lưu kho hàng hóa, dịch vụ và thông tin liên quan từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng Dịch vụ logistics truyền thống bao gồm các dịch vụ vận tải, kho bãi, giao nhận, các dịch vụ giá trị gia tăng của bên thứ ba (như làm việc theo yêu cầu của khách hàng) [1]
Với nhiều khái niệm như trên, dịch vụ logistics được hiểu theo nghĩa rộng và nghĩa hẹp như sau:
Theo nghĩa hẹp, dịch vụ logistics gắn liền cả quá trình nhập nguyên, nhiên vật liệu làm đầu vào cho quá trình sản xuất, sản xuất ra hàng hóa và đưa vào các kênh lưu thông, phân phối để đến tay người tiêu dùng cuối cùng [1]
Theo nghĩa rộng, bản chất của dịch vụ logistics là việc tập hợp các yếu tố hỗ trợ cho quá trình vận chuyển sản phẩm từ nơi sản xuất tới nơi tiêu thụ [1]
Như vậy, khái niệm về dịch vụ logistics ở Việt Nam được hiểu theo nghĩa hẹp, coi đây chỉ tương tự như một hoạt động giao nhận hàng hóa Tuy nhiên cũng cần nhận thấy là định nghĩa trong Luật thương mại năm 2005 có tính mở, đó là quy định: “hoặc các dịch vụ khác có liên quan tới hàng hóa” Theo đó, ngoài các dịch vụ được liệt kê ra trong điều luật thì các thương nhân cũng có thể kinh doanh các dịch vụ khác có liên quan tới hàng hóa cũng có thể thuộc kinh doanh dịch vụ logistics [1]
Logistics ngày càng được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực của đời sống kinh tế trên phạm vi toàn cầu nhằm giải quyết bài toán hiệu quả kinh tế khi nhu cầu con người ngày càng tăng nhưng nguồn tài nguyên, nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất lại có giới hạn Do đó, dịch vụ logistics đã và đang phát triển mạnh để phục vụ cho hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả tối ưu, sản xuất ra sản phẩm với chất lượng tốt nhất, chi phí ít nhất [1] Bản chất của hoạt động logistics là tổng hợp các hoạt động quản lý dòng luân chuyển hàng hóa, vật tư từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ và đến tay người tiêu dùng Trong chuỗi các hoạt động của dịch vụ logistics, vận tải là hoạt động kinh doanh chủ yếu nên đôi khi có một số quan niệm cho rằng logistics là một hoạt động vận chuyển hàng hóa, một loại hình vận tải đa phương tiện [1]
Kho được dùng để chỉ hệ thống các nhà kho như kho riêng, kho chung, nhà kho, Chúng được xây dựng dựa theo tiêu chuẩn dùng để chứa, bảo quản hàng hóa cho các cá nhân hay doanh nghiệp Thông thường, các nhà kho sẽ được xây kín, có hệ thống mái che để giúp lưu trữ hàng hóa được tốt hơn [2]
Bãi dùng để chỉ khoảng diện tích dùng để để tập kết, lưu trữ hàng hóa hay các phương tiện vận chuyển Tuy nhiên, một số bãi được xem là kho ngoài trời dùng để lưu trữ những loại hàng hóa cồng kềnh, không yêu cầu điều kiện bảo quản quá phức tạp.Vai trò kho bãi trong lĩnh vực Logistics [2]
Nguồn: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Cái Mép
Kho bãi là một khái niệm quen thuộc trong lĩnh vực logistics, nhưng không phải ai cũng nắm rõ định nghĩa và chức năng của nó Kho bãi là nơi lưu trữ hàng hóa trong một thời gian nhất định, từ khi hàng hóa được sản xuất cho đến khi nó được vận chuyển đến tay người tiêu dùng Điều này đòi hỏi kho bãi phải đảm bảo an toàn cho hàng hóa, tránh bị hư hỏng, mất mát và luôn sẵn sàng để vận chuyển khi cần
Kho bãi đóng vai trò là "đầu mối" trong việc điều phối hàng hóa, giúp đảm bảo hàng hóa được cung cấp đúng lúc, đúng nơi Nó cũng giúp cân bằng giữa cung và cầu, đảm bảo không có sự cố gì xảy ra nếu có sự thay đổi đột ngột về nhu cầu hay cung ứng [2]
1.1.2.4 Vai trò của kho bãi
Kho bãi giúp quá trình sản xuất, vận chuyển sản phẩm cũng như phân phối sản phẩm ra thị trường được tối ưu chi phí
Hệ thống bảo quản hàng hóa
Để thực hiện tốt hoạt động của mình mọi loại hình nhà kho đều duy trì một hệ thống bảo quản hàng cần phải có
Quy trình nghiệp vụ kho: quy trình được xây dựng có tính tổng quát và cần được cụ thể hoá một cách chi tiết trong quá trình hoạt động; tuỳ thuộc đặc điểm và yêu cầu bảo quản lô hàng, điều kiện không gian, thời gian hoạt động của kho, yêu cầu sản xuất kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp và yêu cầu của khách hàng Điều kiện không gian công nghệ kho: đây là yếu tố quan trọng đảm bảo không gian cho các tác nghiệp trong kho diễn ra một cách bình thường, liên tục và có hiệu quả; phù hợp với qui trình công nghệ kho, với quá trình tổ chức lao động trong kho và việc bố trí các trang thiết bị kho đã được xác định
Trang thiết bị công nghệ: đây là yếu tố về công cụ và phương tiện lao động, có liên quan đến yêu cầu về đảm bảo hàng hoá, tổ chức lao động, thực hiện các tác nghiệp với hàng hoá trong kho và phương tiện vận tải khi thực hiện việc giao nhận hàng hoá
Tổ chức lao động trong kho: điều này liên quan đến việc phân công các loại lao động trong kho theo chức trách nhiệm vụ, gắn với quá trình hoạt động của kho; xây dựng nội qui - qui chế hoạt động kho gắn với các đối tượng có liên quan; xây dựng chế độ bảo quản theo lô hàng; xây dựng định mức công tác, trong đó nhấn mạnh xây dựng và quản lí định mức hao hụt hàng hoá theo các khâu của qui trình nghiệp vụ kho
Hệ thống thông tin và quản lí kho: đây là một yếu tố rất quan trọng, nhằm đảm bảo sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận khác với bộ phận kho và quản lí hoạt động của kho Hệ thống này bao gồm các loại thẻ kho (theo dõi việc nhập - xuất hàng, quản lí tồn kho), các hồ sơ về nhà cung cấp (hàng hoá, dịch vụ vận tải), hồ sơ khách hàng, hồ sơ hàng hoá, hồ sơ đơn đặt hàng, các loại báo cáo.
Chức năng của kho hàng
⁃ Chức năng đầu tiên của kho hàng đó là gom hàng Gom hàng là việc tập kết hàng hóa, nguyên liệu, vật tư, được nhập từ nhiều nơi khác nhau về một địa điểm là kho của doanh nghiệp Từ đó, đảm bảo quá trình điều tiết, di dời hàng hóa đến những khu vực khác được diễn ra liên tục bằng các phương tiện vận chuyển chuyên dụng [5]
⁃ Tiếp đến là chức năng lưu trữ và bảo quản hàng hóa an toàn theo những tiêu chuẩn nhất định giúp đảm bảo cho hàng hóa được nguyên vẹn về số lượng cũng như chất lượng, tránh tác động từ môi trường bên ngoài gây hư hại, mất mát, thiếu hàng,… trong suốt quá trình xuất nhập hàng[5]
⁃ Việc bố trí hàng hóa khoa học giúp hỗ trợ tách các lô hàng lớn, phối hợp và ghép nhiều loại hàng hóa khác nhau thành từng đơn hàng hoàn chỉnh Đồng thời phân bố hàng hóa vào từng loại kho phù hợp đảm bảo điều kiện bảo quản tốt nhất và sẵn sàng cho đáp ứng quá trình xuất nhập [5]
⁃ Kho hàng giúp việc quản lý, giám sát và phân phối hàng hóa đơn giản, dễ dàng từ số lượng đến chất lượng hàng đi, hàng về Nhờ đó, hỗ trợ quá trình tìm kiếm, đóng gói sản phẩm nhanh chóng, tiết kiệm chi phí sản xuất, vận chuyển, quản lý, lưu kho, Giúp hoạt động sản xuất, kinh doanh hiệu quả và mang lại lợi nhuận tối ưu cho doanh nghiệp [5].
Tầm quan trọng của nhà kho
Hình 1 3 - Lưu kho hàng hóa
Lưu kho là điều cần thiết trong quản lý chuỗi cung ứng vì hàng hóa được vận chuyển từ người sản xuất đến người nhận cuối cũng Lợi ích của việc lưu kho trong lĩnh vực logistics chỉ ra rằng nếu hoạt động kho hàng không hiệu quả, toàn bộ chuỗi cung ứng có thể bị bất động ví dụ như thiếu hàng, chậm trễ hoặc tắt nghẽn Tất cả các nỗ lực hậu cần được thực hiện trong phạm vi của một nhà kho nên tránh cho nhà kho trở thành điểm nghẽn của chuỗi cung ứng [6]
Mục đích của nhà kho là hỗ trợ quá trình sản xuất, có thể được thực hiện bằng cách duy trì đủ nguồn lực, vật liệu và bao bì để sản xuất, cho phép đầu ra không bị gián đoạn Quyền truy cập vào các gói hàng cho phép nhận hàng hóa, sản phẩm một cách có hệ thống và giao hàng cho người nhận đã xác định [6].
Yêu cầu chung khi bảo quản hàng hóa trong kho
Lưu trữ hàng hóa trong kho không phải là công việc đơn giản Công việc này cần đảm bảo đúng quy trình bảo quản hàng hóa trong kho và đáp ứng một số yêu cầu nhất định Một hoạt động lưu một mặt hàng trong kho được cho là thành công nếu đáp ứng các điều kiện sau:
1.5.1 Giữ gìn nguyên vẹn hàng hóa
Hàng hóa để trong kho cần được bảo quản một cách tốt nhất Vì vậy mà chất lượng hàng hóa luôn không thay đổi, không bị thay đổi hay xuống cấp Về số lượng, đảm bảo số lượng phải được bảo quản trong quá trình kiểm kê hoặc xuất kho, không để thất thoát, hư hỏng
1.5.2 Sử dụng diện tích hợp lý
Kho chứa hàng hóa cần có diện tích thật rộng rãi, thông thoáng, bố trí hợp lý Tránh tình trạng sắp xếp hàng hóa không khoa học dẫn đến diện tích kho hàng bị thu hẹp Không gian nhà kho có thể chứa được nhiều hàng hóa hơn nếu hàng hóa được xếp ngay ngắn
1.5.3 Đảm bảo sự thuận tiện để tiến hành nghiệp vụ kho
Việc nhập kho hàng hóa không được ảnh hưởng đến các công việc khác của kho Ví dụ, hàng hóa phải được sắp xếp thẳng hàng và không cản trở chuyển động của xe nâng Hoặc tránh các hoạt động phun thuốc vào những ngày có tần suất ra vào nhiều
1.5.4 Chi phí lưu kho tiết kiệm và hợp lý
Khi lưu kho hàng hóa cần tính toán chi tiết để tiết kiệm chi phí cho thương nhân Công việc bảo quản hàng hóa rất đa dạng như hao hụt, chi phí xuất nhập kho, chi phí vệ sinh kho bãi, phun thuốc diệt côn trùng, kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm, nhân công bốc xếp, vận hành xe nâng,…[7].
Quy trình bảo quản hàng hóa
Nguồn: Daravin, 2024 1.6.2 Diễn giải quy trình
Bước 1: Định vị, định lượng hàng hóa trong kho
⁃ Định vị hàng hóa trong kho là phương pháp sử dụng các ký hiệu, đánh số, mã vạch, màu sắc, cho các gian kho, kệ kho, ô kệ theo một sơ đồ nhất định nhằm phân biệt Định vị, định lượng hàng hóa trong kho
Sử dụng giá kệ nhà kho lưu trữ hàng
Sắp xếp hàng hóa an toàn, tiết kiệm không gian
Kiểm tra nhiệt độ, độ ẩm trong kho
Kiểm tra trường, vệ môi sinh trong kho
14 hàng hóa Chỉ cần nhìn vào sơ đồ, ta dễ dàng xác định được loại hàng hóa mình cần đang ở đâu giúp cho việc tìm kiếm hàng hóa nhanh chóng hơn [8]
⁃ Định lượng hàng hóa trong kho là việc quy định số lượng hàng hóa có thể lưu trữ được một trong ô kệ, trên một giá dựa trên sức chứa và tải trọng tối đa của các kệ kho Để đảm bảo an toàn trong kho hàng, mỗi ô, kệ không được chứa hàng vượt quá số lượng cho phép [8]
Bước 2: Sử dụng giá kệ nhà kho lưu trữ hàng
Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều trang bị hệ thống các loại giá kệ pallet cho nhà kho, khu xưởng của mình Các loại giá kệ này có tác dụng:
⁃ Giúp tận dụng tối ưu không gian, tiết kiệm được diện tích chứa hàng trong kho
⁃ Là phương tiện thông hơi, thông gió, giúp điều hòa nhiệt độ, độ ẩm tạo nên sự thông thoáng, giảm tải sức ép giữa các lớp hàng hóa khi chất chồng lên nhau
⁃ Lưu trữ hàng trên kệ để cách biệt so với mặt đất giúp tránh ẩm thấp, hư hỏng
⁃ Giúp dễ dàng kiểm soát, vận chuyển ra vào kho bằng xe nâng mà không tốn nhiều thời gian cho doanh nghiệp [8]
Bước 3: Sắp xếp hàng hóa an toàn, tiết kiệm không gian
Sau khi định vị và định lượng, hàng hóa phải được sắp xếp một cách khoa học để đảm bảo an toàn cho cả người và hàng hóa, đồng thời tiết kiệm không gian lưu trữ
Bước 4: Kiểm tra nhiệt độ, độ ẩm trong kho
⁃ Nhiệt độ và độ ẩm là 2 yếu tố quan trọng có thể gây ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa Hai yếu tố này lại rất dễ bị thay đổi do các tác nhân môi trường như khí hậu, điều kiện thời tiết, [8]
⁃ Mỗi hàng hóa sẽ phù hợp bảo quản ở một nhiệt độ, độ ẩm nhất định Do vậy, để tránh hàng hóa bị hư hỏng, thay đổi, biến chất, thủ kho cần phải thường xuyên kiểm tra và điều chỉnh nhiệt độ, độ ẩm trong kho sao cho phù hợp nhất [8]
Bước 5: Kiểm tra môi trường, vệ sinh trong kho
Bên cạnh nhiệt độ, độ ẩm thì môi trường nơi kho hàng sạch sẽ thoáng mát cũng là vô cùng cần thiết Doanh nghiệp nên kiểm tra môi trường kho mỗi ngày để phát hiện kịp thời những hư hại: mối mọt, ẩm mốc, biến chất, đổ vỡ… và sớm đưa ra biện pháp xử lý phù hợp [8]
PHÂN TÍCH CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN BẢO QUẢN HÀNG HÓA TRONG KHO TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM
Thực trạng bảo quản kho tại các doanh nghiệp Việt Nam và các yếu tố ảnh hưởng đến bảo quản hàng hóa
Ngày nay logistics là lĩnh vực quan trọng có đóng góp lớn cho nền kinh tế không chỉ riêng nước ta mà cho cả toàn thế giới, nó giúp đáp ứng tối đa nhu cầu chi tiêu và mức sống ngày càng cao của người tiêu dùng Đặc biệt khi nền kinh tế hội nhập thì tỷ lệ tăng trưởng ở mảng logistics sẽ còn rất cao Theo báo VnEconomy mục tiêu đến năm 2025 về tốc độ tăng logistics đạt từ 15-20%, đây là một con số dự kiến sẽ cao hơn rất nhiều so với tốc độ tăng trưởng chung của GDP cả nước [9]
Tuy nhiên, xét về tỷ trọng đóng góp của các ngành trong quy mô GDP thì tính đến hết quý 1 năm 2023 ngành Vận tải, kho bãi chiếm giữ vị trí thứ 5 trên tống số 21 ngành kinh tế, với tỷ lệ đóng góp là 5,29% Như vậy có thể thấy kho bãi trong logistics không chỉ đóng một vai trò là cầu nối giữa nhà bán và người mua mà còn là lĩnh vực kinh tế mang lại sự phát triển mạnh mẽ và bền vững cho đất nước [9]
Sự hiểu biết, kỹ năng và thái độ của nhân viên kho đóng vai trò quan trọng trong việc bảo quản hàng hóa Nhân viên cần được đào tạo về các phương pháp bảo quản hàng hóa, sử dụng thiết bị lưu trữ và xử lý hàng hóa một cách an toàn và hiệu quả
Quản lý kho có trách nhiệm đảm bảo rằng quy trình bảo quản được thực hiện đúng cách và hiệu quả Họ cần phải có kỹ năng quản lý nhân sự, lập kế hoạch và tổ chức công việc trong kho, đồng thời giám sát việc thực hiện và đảm bảo tuân thủ các quy định và quy trình
Thái độ và ý thức của nhân viên về việc bảo quản hàng hóa cũng có thể ảnh hưởng đến chất lượng của quá trình này Sự chăm chỉ, tự giác và trách nhiệm của nhân viên đối với công việc của mình sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng hàng hóa được bảo quản một cách tốt nhất
2.1.2.4 Giao tiếp và tương tác
Sự giao tiếp hiệu quả giữa các bộ phận trong tổ chức, như kho, bộ phận mua hàng và bộ phận bán hàng, cũng quan trọng để đảm bảo thông tin về hàng hóa được truyền đạt một cách chính xác và kịp thời, từ việc đặt hàng đến việc xử lý và lưu trữ
2.1.2.5 Chính sách và quy định
Chính sách và quy định của tổ chức về bảo quản hàng hóa cũng có thể ảnh hưởng đến cách nhân viên thực hiện công việc của mình Ví dụ như: đồ đạc cá nhân được để vào tu đựng riêng trước khi vào kho, tắt thuốc lá trước khi vào kho chấp hành giờ giấc đúng quy định, chỉ được vào khu vực kho được quy định Việc xác định và thi hành các quy định một cách nghiêm ngặt và đồng nhất sẽ giúp đảm bảo tính an toàn và chất lượng của hàng hóa trong kho
2.1.3 Yếu tố trang thiết bị
Việc bảo quản hàng hóa trong kho có tốt và đảm bảo chất lượng hay không còn phụ thuộc vào hệ thống trang thiết bị của nhà kho đó Hệ thống thông gió phải thường xuyên hoạt động, kho lúc nào cũng mát phù hợp với nhiệt độ của hàng hóa chứa trong kho
⁃ Trang bị hệ thống đèn chiếu sáng quá ít có thể không tốt vì ít nhất sẽ gây ra sự mất mát về năng suất lao động như là mất thời gian tìm kiêm hàng hóa
⁃ Cần đáp ứng ánh sáng đầy đủ cho buổi làm việc xế chiều hoặc sáng sớm hay những buổi trời mưa tối trời và toàn bộ những vùng xung quanh phía ngoài cửa cần được chiêu sáng tốt vào ban đêm, để có thể phát hiện kẻ cắp và kẻ phá hoại [10]
⁃ Ánh sáng tự nhiên cần phải được tận dụng tối đa Trong hầu hết các nhà kho, các quầy kệ và giá được đặt dọc theo tường nên các cửa sổ bên hông phải ở một độ cao sao cho ánh sáng từ đó không bị che chắn bởi những đồ vật này Ánh sáng từ trần nhà hầu như là rất cần thiết trong nhũng nhà kho lớn, và cách sử dụng tốt nhất có thể làm được từ mái nhà là lắp đặt kính dày hay mica dày Trong chừng mực áp dụng được, việc bố trí khu vực nhà kho cần được sắp xếp để các lối đi có thể tận dụng được ánh sáng tự nhiên Phải có đủ cửa mở để đảm bảo đủ thông gió, và tất cả những chỗ mở phải có thể gài lại được một cách an toàn [10]
⁃ Về ánh sáng nhân tạo, việc lắp đặt cần phải được thiết kế theo sự bố trí của các vật chứa và có chụp đèn để có được lượng ánh sáng tối đa chiếu vào các khu vực và ngăn quầy kệ trong nhà kho [10]
Mối nguy hiểm về lửa là một trong những rủi ro chính của nhà kho, nên việc bắt buộc cung câp một hệ thống thoát hiểm là hết sức cần thiết, đặc biệt là khi nó có nguyên liệu dễ bắt lửa được lưu trữ trong nhà kho [10]
Trong phần lớn các nhà kho, cần có các thiết bị sưởi ấm Có nhiều loại thiết bị sưởi ấm, những loại sử dụng hơi nước hay nước nóng áp suất cao có lẽ là phù hợp nhất, những máy sưởi bằng quạt treo trên mái nhà thường được lắp đặt vì ít ánh hưởng nhất đến sự bố trí của nhà kho Loại hệ thống sưởi ấm được lắp đặt phần lớn tùy thuộc vào nơi mà nhà kho tọa lạc và tùy thuộc vào vật liệu được lưu trữ Các nhà kho ở phía Bắc, dĩ nhiên cần hệ thống sưởi ấm hoàn toàn, trong khi những nhà kho ở phía Nam không cần nhiều Một vài loại vật liệu không nên lưu trữ ở nhiệt độ thấp Để lưu trữ những vật liệu này phù hợp, có lẽ cần hệ thống làm nóng hoàn toàn [10]
Tương tự như hệ thống sưởi, những yêu cầu của hệ thống thông gió phụ thuộc vào vùng miền mà nhà kho đặt tại đó Ở những vùng có khí hậu nóng nhẹ thì hệ thống thông gió phải chăm sóc cẩn thận hơn những nơi có khí hậu lạnh Sẽ loại bỏ được những khí thải từ năng lượng khí gas nếu bên trong nhà máy có trồng cây xanh Trong một số trường hợp đặt biệt, ví dụ hàng trong kho là chất dễ nổ, hóa chất hay có những sản phẩm tự nhiên hoặc vật liệu khác dễ bị hư hỏng, cần phải có một hệ thống thông gió phù hợp với nhiệt độ của hàng hóa chứa trong kho [10]
Phân tích SWOT
Việc bảo quản hàng hóa trong kho giúp cho hàng hóa khi đến tay khách hàng vẫn giữ được đúng chất lượng, nguyên vẹn và đủ số lượng của hàng hóa Khi bảo quản hàng hóa đúng cách giúp cho hàng hóa tránh hư hỏng, lãng phí và tổn thất tài chính
Hàng hóa khi lưu trữ, bảo quản trong kho luôn được kiểm tra, theo dõi thường xuyên nên hàng hóa trong kho luôn được xuất nhập kịp thời, không để xảy ra tình trạng hàng hết hạn sử dụng, không bán được
Có thể dễ dàng nhận biết các loại hàng hóa, hạn sử dụng, chất lượng cũng như số lượng của hàng hóa Bên cạnh đó còn giúp tiết kiệm thời gian và nhân lực kiểm tra hàng tồn kho, hàng mới, đìa điểm, chất lượng, số lượng khi cần
Hàng hóa trong kho luôn được kiểm tra, theo dõi thường xuyên nên hàng hóa trong kho luôn được xuất nhập kịp thời, không để xảy ra tình trạng hàng hết hạn sử dụng, không bán được Giúp tiết kiệm thời gian và nhân lực Kiểm tra hàng tồn, hàng mới, địa điểm, chất lượng, số lượng khi cần [11]
Thứ nhất việc sử dụng các hóa chất như thuốc diệt côn trùng, diệt chuột, thuốc chống mốc, các loại hóa chất sử dụng để bảo quản các vật dụng trong kho chống bị ăn mòn mối mọt, hoặc bị oxi hóa Việc sử dụng nhiều hóa chất và thuốc sẽ ảnh hưởng đến sức khỏe của các nhân viên làm việc trong kho khi tiếp xúc với môi trường làm việc chứa nhiều hóa chất
Thứ hai không phân loại được tính chất bao bì của hàng hóa một cách rõ ràng khi lưu kho sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng của hàng hóa
Thứ ba nhân viên kho không thực hiện nghiêm chỉnh các quy tắc quản lý kho làm ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa
Thứ tư không dán các kí hiệu cảnh báo đối với những hàng hóa nguy hiểm hoặc dễ dỡ,
Thứ năm thời tiết và môi trường sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của hàng hóa nếu không được bảo quản đúng cách
⁃ Khi việc bảo quản hàng hóa được đảm bảo đúng chất lượng, số lượng, nguyên vẹn đến tay khách hàng từ đó sẽ tạo dựng được lòng tin cũng như uy tín của doanh nghiệp đối với khách hàng
⁃ Mở ra nhiều cơ hội hợp tác với các đối tác làm ăn mới khi uy tín của doanh nghiệp được giữ vững
⁃ Từ đó có thể tạo được chỗ đứng để có thể cạnh tranh với các doanh nghiệp lớn mạnh khác
- Tính chất của hàng hóa khác nhau gây khó khăn trong việc phân loại để bảo quản lâu dài
- Cần mở rộng diện tích kho khi nhu cầu bảo quản hàng hóa tăng cao
- Đòi hỏi cơ sở vật chất kỹ thuật phải hiện đại đáp ứng được mọi tính chất riêng biệt của hàng hóa
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP
Sử dụng hóa chất để bảo vệ hàng hóa và thiết bị một cách khoa học
Khi sử dụng những loại thuốc hoặc hóa chất để bảo vệ những vận dụng thiết bị chứa hàng hóa hay những loại thuốc chống ẩm mốc hàng hóa cần phải tuân theo hướng dẫn sử dụng Phân ra thời gian sử dụng hợp lý để tránh việc sử dụng liên tục lâu dài làm ảnh hưởng đến sức khỏe của nhân viên trong kho Vì vậy cần đảm bảo sử dụng thuốc hoặc hóa chất đúng liều lượng tránh lạm dụng quá mức để lại hậu quả lâu dài Vì đó là vấn đề liên quan đến sức khỏe con người nên được ưu tiên hàng đầu.
Trang bị kiến thức nghiệp vụ và kỹ năng xử lý tình huống của nhân viên trong
Mọi nhân viên kho và cả quản lý kho phải được đào tạo chuyên sâu về kiến thức nghiệp vụ và các kỹ năng xử lý tình huống Nhân viên kho phải hiểu và thuộc mọi quy định trong kho để thực hiện tốt việc bảo quản hàng hóa phân biệt được những mặt hàng nguy hiểm hàng dễ vỡ cách bảo quản như thế nào hay những hàng hóa dễ hư hỏng cần nhiệt độ như thế nào Vì thế đây cũng là một yếu tố quan trọng tác động đến chất lượng của hàng hóa khi được bảo quản tại kho Trong lúc làm việc ở kho sẽ không thể tránh khỏi những sự viêc rủi ro ngoài ý muốn vì vậy trang bị cho nhân viên những kỹ năng làm việc và xử lý những tình huống bất ngời rất quan trọng.
Bố trí và phân loại hàng hóa khoa học
Để hàng hóa luôn được bảo quản đúng cách cần phải có sự bố trí thích hợp và khoa học Cần phải có sự tính toán cẩn thận khi bố trí về số lượng sao cho phù hợp, kệ chứa hàng hóa nặng và nhẹ phải được phân biệt rõ ràng tránh nhầm lẫn Phân loại về tính chất bao bì chứa hàng hóa, những loại bao bì có tính chất dễ bị tác động nên được sắp xếp riêng biệt với những bao bì có tính chất rắn như kim loại hay thủy tinh Việc phân loại này rất quan trọng trực tiếp làm ảnh hưởng đến số lượng và chất lượng hàng hóa trong thời gian bảo quản
Cần có những phương án dự trữ trước tình huống thay đổi thời tiết bất ngờ 24 3.5 Luôn giữ gìn kho trong trạng thái ngăn nắp và sạch sẽ
Việc bảo quản hàng hóa trong kho trước khi được xuất bán và vận chuyển cho khách hàng là cả một khoảng thời gian vì thế mọi mặt hàng điều được bảo quản một cách cẩn thận tránh bị hư hỏng hay giảm chất lượng hàng hóa sẽ làm mất đi sự tin tưởng của khách hàng Tùy vào những hàng hóa khác nhau mà chúng có thể chịu được những tác động của thời tiết và khí hậu Môi trường tự nhiên là yếu tố không thể thay đổi được trừ khi các doanh nghiệp luôn lường trước được những tình huống có thể xảy ra Khi xảy ra những cơn bảo lớn bất ngờ những hàng hóa không chịu được môi trường ẩm móc phải được xử lý và lưu trữ một cách phù hợp an toàn hoặc những hàng hóa không chịu được tác động của ánh nắng mặt trời hoặc không khí nóng Phải luôn có những biện pháp lường trước những tình huống bất ngờ
3.5 Luôn giữ gìn kho trong trạng thái ngăn nắp và sạch sẽ Để hàng hóa luôn ở trong trạng thái tốt nhất thì phải luôn giữ cho kho chứa hàng hóa luôn phải sạch sẽ Tránh việc để cho kho bị nhiễm bẩn sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa Sắp xếp gọn gàng kệ chứa hàng luôn thực hiện tốt quy định vệ sinh kho sau mỗi ngày lm việc hoặc tổng vệ sinh sau một tuần làm việc Như vậy thì hàng hóa được bảo quản tốt và không làm hư hỏng hay ảnh hưởng đến chất lượng bên trong
KẾT LUẬN
Trong quá trình phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến bảo quản hàng hóa trong kho, chúng ta đã có thể nhận thấy được có nhiều yếu tố cần được xem xét và quản lý để đảm bảo rằng hàng hóa được bảo quản một cách hiệu quả và an toàn trong kho Từ điều kiện môi trường đến nhân viên và quản lý kho, mỗi yếu tố đều đóng góp vào quá trình này
Việc hiểu rõ và phân tích các yếu tố này giúp chúng ta nhận biết được các tiềm năng, nguy cơ và cơ hội, từ đó áp dụng các biện pháp phù hợp để giảm thiểu tổn thất hàng hóa, tăng cường chất lượng dịch vụ và tối ưu hóa hoạt động kho của doanh nghiệp Qua việc phân tích, chúng ta nhận ra rằng sự hiểu biết sâu sắc về các yếu tố này là cần thiết để tổ chức có thể thực hiện các biện pháp cần thiết để giảm thiểu rủi ro, tối ưu hóa hiệu suất và đảm bảo chất lượng của hàng hóa trong kho
Tóm lại, việc phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến bảo quản hàng hóa trong kho không chỉ giúp chúng ta hiểu rõ hơn về quá trình này mà còn là bước quan trọng để nâng cao hiệu quả và đảm bảo sự thành công của hoạt động logistics và quản lý chuỗi cung ứng
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Luật Minh Khuê, Luật sư Lê Minh Trường (2022) “Khái niệm, đặc điểm và vai trò của dịch vụ logistics?” Truy cập ngày 27/01/2024 Truy cập tại: https://luatminhkhue.vn/khai-niem-dac-diem-va-vai-tro-cua-dich-vu-logistics.aspx
[2] Nguyễn Viết Lộc (2023) “Kho bãi là gì? Thông tin chi tiết bạn cần biết về kho bãi” Truy cập ngày 12/02/2024 Truy cập tại: https://efex.vn/vi/blog/kho-bai-la-gi
[3] Interlogistics.(2023) “Chức năng của kho bãi trong Logistics và những điều cần biết” Truy cập ngày 15/02/024 Truy cập tại: https://interlogistics.com.vn/vi/tin- tuc/blog/chuc-nang-cua-kho-bai-trong-logistics-va-nhung-dieu-can-biet-n-541
[4] Vietnambiz, 2019 “Bảo quản hàng hoá (Preservation of Goods) là gì? Hệ thống bảo quản hàng hóa” Truy cập ngày 27/01/2024 Truy cập tại: https://urlvn.net/x3hjjrf
[5] ISOCERT, 2023 “Tầm quan trọng và vai trò của kho bãi trong logistics ngày nay” Truy cập ngày 04/02/2024 Truy cập tại: https://isocert.org.vn/tam-quan-trong-va- vai-tro-cua-kho-bai-trong-logistics-ngay-nay-2
[6] GiaoHangNhanh, 2023 “KHO HÀNG HÓA LÀ GÌ? CHỨC NĂNG VÀ LỢI ÍCH CỦA KHO HÀNG” Truy cập ngày 01/02/2024 Truy cập tại: https://urlvn.net/jg9q36d
[7] Khải Hoàn Chu, 2019.“Bảo quản hàng hoá (Preservation of Goods) là gì? Hệ thống bảo quản hàng hóa” Truy cập ngày 24/02/2024 Truy cập tại: https://vietnambiz.vn/bao-quan-hang-hoa-preservation-of-goods-la-gi-he-thong-bao- quan-hang-hoa-20191024113757039.htm
[8] TS.Phan Thanh Lâm, 2014 “Cẩm nang Quản trị kho hàng” NHÀ XUẤT BẢN PHỤ NỮ, 39 Hàng Chuối – Hà Nội
[9] Euro Rack “Thực trạng kho bãi ngày nay tại Việt Nam và giải pháp khắc phục” Truy cập ngày 24/02/2024 Truy cập tại: https://eurorack.vn/vn/thuc-trang-kho-bai.html