Tiểu Luận Tìm hiểu quy trình phân tích công việc tuyển dụng thuộc bộ phận nhân sự tại khách sạn Nikko Sài Gòn, thực trạng và giải pháp hoàn thiện

LỜI CAM ĐOAN 6 PHIẾU NHẬN XÉT VÀ CHẤM ĐIỂM CỦA GIẢNG VIÊN 7 DANH MỤC SƠ ĐỒ 11 DANH MỤC BẢNG 11 BẢNG MÔ TẢ MỨC ĐỘ HOÀN THIỆN CÔNG VIỆC 12 LỜI MỞ ĐẦU 13 1. Lý do chọn đề tài 13 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 13 3. Phạm vi nghiên cứu đề tài 14 4. Đối tượng nghiên cứu 14 5. Phương pháp nghiên cứu 14 6. Ý nghĩa của đề tài 14 7. Nội dung chính của đề tài 14 8. Thời gian thực hiện đề tài 15 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 16 1.1 Khái niệm ngành khách sạn 16 1.2 Phân loại khách sạn 16 1.3 Khái niệm nhân sự 19 1.4. Khái niệm quản trị nhân sự 20 1.5. Khái niệm nhân lực 20 1.6. Khái niệm nguồn nhân lực 20 1.6.1. Nguồn nhân lực 20 1.6.2. Quản trị nguồn nhân lực 21 1.7. Khái niệm về phân tích công việc 22 1.7.1. Mục tiêu và tầm quan trọng của phân tích công việc 22 1.7.1.1. Mục tiêu của phân tích công việc 22 1.7.1.2. Tầm quan trọng của phân tích công việc 23 1.7.2. Quy trình phân tích công việc 23 1.7.3. Các phương pháp phân tích công việc 26 1.7.3.1. Các phương pháp thu thập thông tin để phân tích công việc 26 1.7.3.2. Các phương pháp phân tích công việc 28 1.7.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình phân tích công việc 29 1.7.5. Các sản phẩm của phân tích công việc 31 1.7.5.1. Bản mô tả công việc 31 1.7.5.2. Bản yêu cầu tiêu chuẩn trình độ của công việc 32 1.7.5.3. Bản định mức lao động 32 Tóm tắt chương 1 33 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TUYỂN DỤNG THUỘC BỘ PHẬN NHÂN SỰ TẠI KHÁCH SẠN NIKKO SAIGON 34 2.1. Giới thiệu khách sạn Nikko Saigon 34 2.1.1. Giới thiệu chung về khách sạn Nikko Saigon 34 2.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển 34 2.1.3. Cơ cấu tổ chức và hoạt động kinh doanh 36 2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức của khách sạn Nikko 36 2.1.3.2. Hoạt động kinh doanh của khách sạn Nikko 36 2.2. Thực trạng quy trình tuyển dụng tại bộ phận nhân sự thuộc khách sạn Nikko Saigon 39 2.2.1.Công tác xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự 39 2.2.1.1. Xác định nhu cầu tuyển dụng nhân sự 39 2.2.1.2. Thông báo tuyển dụng nhân sự 40 2.2.1.3. Công tác tuyển chọn 40 2.2.2. Giai đoạn thử việc 41 2.2.2.1. Hội nhập nhân lực mới 41 2.2.2.2. Công tác Training 42 2.2.2.3. Một số tiêu chí để nhà lãnh đạo đánh giá nhân sự trong quá trình thử việc 42 2.2.2.4. Đánh giá sau thử việc 43 2.2.3. Công tác nhận việc 43 2.3. Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá phù hợp cho quy trình tuyển dụng 44 2.3.1. Phân tích yêu cầu công việc 44 2.3.2. Đánh giá năng lực và kỹ năng 46 2.4. Ưu và khuyết điểm của quy trình tuyển dụng tại bộ phận nhân sự thuộc khách sạn Nikko saigon 48 2.4.1 Ưu điểm 48 2.4.1.1. Chuyên nghiệp và có hệ thống 48 2.4.1.2. Tiêu chuẩn cao về chất lượng nhân sự 49 2.4.1.3. Đào tạo và phát triển 49 2.4.1.4. Môi trường làm việc chuyên nghiệp 49 2.4.2. Nhược điểm 49 2.4.2.1 Quy trình phức tạp và tốn thời gian 50 2.4.2.2. Yêu cầu cao 50 2.4.2.3. Chi phí tuyển dụng cao 50 Tóm tắt chương 2 51 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG TẠI BỘ PHẬN NHÂN SỰ THUỘC KHÁCH SẠN NIKKO SAIGON 52 3.1. Đánh giá hiệu quả hiện tại của quy trình tuyển dụng 52 3.2 Đề xuất cải tiến quy trình tuyển dụng. 53 3.2.1 Tối ưu hóa quy trình xác định nhu cầu tuyển dụng. 53 3.2.2 Nâng cao hiệu quả đào tạo nhân viên 60 3.2.3 Sử dụng công nghệ trong tuyển dụng 63 3.2.4 Tăng cường giao tiếp và phản hồi 65 3.2.5 Định kỳ đánh giá và tối ưu hóa quy trình 67 3.3 Kế hoạch thực hiện giải pháp 69 Tóm tắt chương 3: 75 Tài liệu tham khảo 76

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài này là đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác đào tạo nhân lực tại khách sạn Nikko Sài Gòn Từ đó, nâng cao năng suất lao động, duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của khách sạn Để đạt được mục tiêu trên, cần phải triển khai 3 nhiệm vụ cụ thể:

- Hệ thống hóa lý luận về đào tạo và bồi dưỡng nhân lực trong kinh doanh khu du lịch

- Nghiên cứu thực trạng chương trình đào tạo nhân lực của khách sạn Nikko Sài Gòn

- Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện chương trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tại khách sạn Nikko Sài Gòn.

Phương pháp nghiên cứu

Báo cáo sử dụng kết hợp nhiều phương pháp nghiên cứu, cụ thể như sau:

- Phương pháp nghiên cứu lý luận: sử dụng các định nghĩa, khái niệm, phân loại để hiểu rõ về vấn đề nghiên cứu của báo cáo

- Phương pháp nghiên cứu thực tiễn: quan sát, thực hành và đánh giá dựa trên kinh nghiệm và lý thuyết đã được học.

Ý nghĩa của đề tài

- Về mặt khoa học: đóng góp cơ sở lý thuyết về quy trình hoàn thiện đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cho khách sạn Nikko Sài Gòn

- Về mặt thực tiễn: đào tạo một đội ngũ nhân viên giỏi để nâng cao chất lượng dịch vụ cho khách sạn Nikko Sài Gòn.

Nội dung chính của đề tài

Ngoài trang phụ bìa, lời cảm ơn, lời cam đoan, mục lục, danh mục các bảng biểu, phần mở đầu, phần kết luận và phần tài liệu tham khảo, báo cáo được chia làm 3 chương như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận

Chương 2: Thực trạng về quy trình phân tích công việc tuyển dụng thuộc bộ phận nhân sự tại khách sạn Nikko Sài Gòn

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện quy trình tuyển dụng tại bộ phận nhân sự thuộc khách sạn Nikko Sài Gòn

CƠ SỞ LÝ LUẬN

Khái niệm ngành khách sạn

Ngành du lịch, dịch vụ tồn tại nhiều khái niệm về khách sạn – khái niệm cơ bản được nhiều nguồn tài liệu uy tín định nghĩa

Theo Thông tư số 39/2000/nđ-cp ngày 24/8/2000 của Tổng cục Du lịch về cơ sở lưu trú du lịch đã ghi rõ: “ Khách sạn (Hotel) là công trình kiến trúc được xây dựng độc lập, có quy mô từ 10 buồng ngủ trở lên, bảo đảm chất lượng về cơ sở vật chất, trang thiết bị, dịch vụ cần thiết phục vụ khách du lịch.” 1 Tiến sĩ Nguyễn Quyết Thắng có định nghĩa khác về khách sạn: “khách sạn là một cơ sở kinh doanh lưu trú với một số điều kiện nhất dịnh về số lượng phòng và các trang thiết bị tiện nghi bên trong.” (Nguyễn

Cùng với các khái niệm trên, giáo trình quản trị kinh doanh khách sạn của trường Đại học Kinh tế Quốc dân nêu rằng: “Khách sạn tuy chỉ là một loại hình cơ sở lưu trú du lịch, song chúng hiện diện ờ hầu hết các trung tâm du lịch trên thế giới với số lượng lớn và tồn tại dưới nhiều chủng loại khác nhau.” (Nguyễn Văn Mạnh và cộng sự, 2013, trang 14)

Vậy khách sạn được hiểu là cơ sở kinh doanh lưu trú có quy mô từ 10 buồng ngủ trở lên và phải đạt một số điều kiện nhất định về cơ sở vật chất Cách diễn đạt tuy có những khác biệt nhỏ nhưng những khái niệm trên đều chú trọng đến vai trò của khách sạn trong việc cung cấp dịch vụ lưu trú cùng các cơ sở vật chất nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng

1 https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Doanh-nghiep/Thong-tu-01-2001-TT-TCDL-co-so-luu-tru-du- lich-de-huong-dan-thuc-hien-Nghi-dinh-39-2000-ND-CP-

47687.aspx#:~:text=Khách%20sạn%20(hotel)%20là%20công,sạn%20nổi%20(floating%20hotel) (Truy cập ngày 17/6/2024)

Phân loại khách sạn

Phân loại khách sạn theo mục tiêu và vị trí địa lý có 7 loại phổ biến sau đây:

- Khách sạn cho doanh nhân

Các khách sạn này chủ yếu phục vụ đối tượng doanh nhân với các dịch vụ bố sung như hội họp, khách đoàn kinh doanh và khách cá nhân Tiêu chuẩn tiện nghi và chất lượng dịch vụ ở mức cao

- Khách sạn sân bay Đuợc xây dựng gần các sân bay quốc tế lớn nhằm phục vụ khách quá cảnh, nhân viên làm phòng thuộc bộ phận phòng và tài xế thuộc bộ phận lễ tân trong khách sạn sẽ được linh động thay đỗi lịch làm việc

- Khách sạn bình dân

Thường có quy mô nhỏ, giá thấp hoặc dưới mức trung bình trên thị trường, những khách sạn này không nhất thiết phải có dịch vụ ăn uống

- Khách sạn căn hộ

Các căn hộ rộng rãi, có một hoặc nhiều phòng ngủ, phòng khách, nhà bếp, phòng tắm và khu vực ăn uống Loại hình này rất được ưa chuộng vì giá thấp hơn so với khách sạn có cùng tính năng, tiện nghi

- Khách sạn sòng bạc

Tại các khách sạn sòng bạc, dịch vụ lưu trú và ăn uống được thiết kế để hỗ trợ các tiện nghi cho hoạt động giải trí và đánh bạc Những khách sạn này thường là những nơi sang trọng và hấp dẫn khách hàng cho vui chơi giải trí khác

- Khách sạn nghỉ dưỡng

Thường được gọi là resort - loại hình khách sạn được xây dựng độc lập thành khối hoặc thành loại đặc biệt, căn hộ du lịch ở khu vực có cảnh quan thiên nhiên đẹp, làm nơi nghỉ dưỡng nhưng thường chịu ảnh hưởng mạnh của thời tiết Các khu nghỉ dưỡng cung cấp nhiều dịch vụ ăn uống, cửa hàng đặc sản, dịch vụ phòng tiệc, dịch vụ hội nghị và hội nghị cũng như các hoạt động giải trí như quần vợt, chơi gôn, trượt tuyết, câu cá và các môn thể thao dưới nước

- Khách sạn hội nghị

Các khách sạn hội nghị thường nằm ở vị trí trung tâm thành phố hay cơ quan của chính phủ, đối tượng khách chính của các khách sạn hội nghị là các công ty, các tổ chức chính phủ,… với thời gian lưu trú ngắn và đôi khi họ không thuê phòng ngủ

Phân loại khách sạn theo sao

Mỗi quốc gia đều có những tiêu chuẩn chất lượng riêng và những tiêu chuẩn này đơn giản chỉ là nỗ lực nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng và nâng cao tiêu chuẩn cho sản phẩm du lịch của nước mình Tại Việt Nam, Tổng cục Du lịch đã ban hành quy định về tiêu chuẩn xếp hạng khách sạn từ năm 2001 Theo đó, những khách sạn có tiêu chuẩn sẽ được xếp hạng từ 1 đến 5

- Khách sạn 1 sao: từ 10 phòng trở lên, không có các dich vụ ẩm thực và dịch vụ kèm theo như hồ bơi, spa

- Khách sạn 2 sao: từ 20 phòng trở lên, chỉ có dịch vụ lưu trú cùng các trang thiết bị cơ bản như phòng tắm, tivi,…

- Khách sạn 3 sao: từ 50 phòng trở lên, có dịch vụ ẩm thực trong khách sạn như buffet sáng, các nhà hàng ẩm độc lập Trang thiết bị trong phòng nhiều tiện ít hơn như máy sấy, mini bar, bồn tắm nằm,…

- Khách sạn 4 sao: tối thiểu 80 phòng, có dịch vụ ẩm thực trong khách sạn như buffet sáng, các nhà hàng ẩm độc lập Trang thiết bị tương tự 3 sao nhưng có thêm dịch vụ spa, hồ bơi, view phòng yêu cầu cao hơn Khách sạn này thuộc phần khúc cao cấp

- Khách sạn 5 sao: tối thiểu 100 phòng, dịch vụ và cơ sở vật chất tương tự 4 sao Có phục vụ thêm các dịch vụ cáo cấp như massage, đưa đón ở sân bay,…

Phân loại khách sạn theo chủ sở hữu và quản lý

Trên thế giới có nhiều loại khácg sạn phân theo chủ sở hữu và quản lý, cụ thể:

- Tập doàn khách sạn quốc tế

Là những tập đoàn lớn, có tên tuổi và truyền thống kinh doanh khách sạn Dặc trưng của khách sạn thuộc các tập đoàn này là xây dưng tiêu chuẩn cho từng thương hiệu nhắm vào tệp khách hàng khác nhau

- Công ty khách sạn quốc tế Ở một số quốc gia, một số công ty khách sạn chỉ hoạt động chính ở địa bàn trong nước và có thể có một số khách sạn ở nước ngoài Ở Việt Nam, Saigon Tourist với nhiều khách sạn có nhiều hạng từ bình dân đến sang trọng ở khách đất nước và có thể xem là một công ty khách sạn quốc gia

- Tập đoàn khách sạn nhỏ

Bên cạnh các tập đoàn lớn, các tập đoàn có một nhóm dưới 10 khách sạn hoạt động ở một khu vực được xem là tập đoàn khách sạn nhỏ

- Khách sạn độc lập

Là khách sạn được sở hữu bởi tư nhân hoặc độc lập với công ty được yêu thích bởi thường có phong cách riêng

- Chuỗi khách sạn liên kết

Khái niệm nhân sự

Nhân sự là bộ phận chuyên về việc quản lý mọi thứ liên quan đến đội ngũ nhân viên trong tổ chức, doanh nghiệp, bao gồm các hoạt động như tuyển dụng, đào tạo, phát triển, đánh giá, lương thưởng và xử lý các vấn đề khác 2

Khái niệm quản trị nhân sự

Quản trị nhân sự là công tác quản lý nhân sự trong tổ chức, chịu trách nhiệm về các hoạt động tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, khen thưởng cho lực lượng lao động nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp cũng như sự hài lòng và gắn bó của nhân viên

Nhiệm vụ chính của quản trị nhân sự bao gồm tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, và quản lý các khía cạnh liên quan đến lao động, nhằm đảm bảo phát triển ổn định và bền vững của tổ chức Đồng thời, quản trị nhân sự còn chịu trách nhiệm xây dựng văn hóa tổ chức tích cực và giữ cho nhân viên hài lòng, gắn bó với mục tiêu và giá trị của doanh nghiệp.

Khái niệm nhân lực

Nhân lực được hiểu là toàn bộ các khả năng về thể lực và trí lực của con người được vận dụng ra trong quá trình lao động và sản xuất Nó cũng được xem là sức lao động của con người - một nguồn lực quý giá nhất trong các yếu tố của sản xuất của các doanh nghiệp

• Thể lực: Là sức khỏe của nhân viên Thể lực, phụ thuộc vào tình trạng sức khỏe của từng người, mức sống, thu nhập, chế độ ăn uống, chế độ làm việc và nghỉ ngơi, chế độ y tế, độ tuổi, giới tính, thời gian công tác …

• Trí lực: Là sức suy nghĩ, sự hiểu biết, sự tiếp thu kiến thức, tài năng, năng khiếu cũng như quan điểm, long tin, nhân cách, của từng người

2 https://www.pace.edu.vn/tin-kho-tri-thuc/nhan-su-la-gi#nhan-su-la-gi (Truy cập ngày 2/8/2024)

Nhân lực của doanh nghiệp bao gồm tất cả những người lao động làm việc trong doanh nghiệp.

Khái niệm nguồn nhân lực

“Nguồn lực con người” hay “nguồn nhân lực", là khái niệm được hình thành trong quá trình nghiên cứu, xem xét con người với tư cách là một nguồn lực, là động lực của sự phát triển Các công trình nghiên cứu trên thế giới và trong nước gần đây đề cập nhiều đến khái niệm “nguồn nhân lực” với các góc độ khác nhau

Theo định nghĩa của Liên Hợp Quốc (UN-United Nations): "Nguồn nhân lực là trình độ lành nghề, là kiến thức và năng lực của toàn bộ cuộc sống con người hiện có thực tế hoặc tiềm năng để phát triển kinh tế - xã hội trong một cộng đồng "

Nhân lực có thể hiểu bao gồm tất cả các tiềm năng của con người trong một doanh nghiệp, kể cả những thành viên trong ban lãnh đạo doanh nghiệp Tức tất cả các thành viên trong doanh nghiệp sử dụng kiến thức, khả năng, hành vi ứng xử và giá trị đạo đức để thành lập, duy trì và phát triển doanh nghiệp

Nguồn nhân lực của mỗi con người bao gồm thể lực và trí lực, khả năng của các giác quan bao gồm cả khả năng tiềm tàng về trí lực, năng khiếu cũng như quan điểm, niềm tin, nhân cách Nguồn nhân lực của doanh nghiệp được hình thành trên cơ sở các cá nhân có vai trò khác nhau và được liên kết với nhau theo những mục tiêu nhất định

1.6.2 Quản trị nguồn nhân lực

Quản trị nguồn nhân lực là sự phối hợp một cách tổng thể các hoạt động hoạch định, tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì, phát triển, động viên và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho nhân lực trong doanh nghiệp/tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chiến lược hoặc định hướng tương lai của doanh nghiệp/tổ chức

Mục tiêu cơ bản của bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào cũng là sử dụng một các có hiệu quả nguồn nhân lực để đạt được mục tiêu của tổ chức đó Quản trị nguồn nhân lực nhằm củng cố và duy trì đầy đủ số lượng và chất lượng lao động cần thiết cho doanh nghiệp để đạt được mục tiêu đề ra Quản trị nhân lực/nguồn nhân lực giúp tìm kiếm và phát triển những hình thức, những phương pháp tốt nhất để người lao động có thể đóng góp nhiều sức lực cho việc đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp, đồng thời cũng tạo cơ hội để phát triển không ngừng chính bản thân người lao động Không một hoạt động nào của doanh nghiệp mang lại hiệu quả nếu thiếu nhân lực Quản trị nguồn nhân lực là bộ phận cấu thành không thể thiếu của quản trị kinh doanh, quản trị nguồn nhân lực thường là nguyên nhân của thành công hay thất bại trong hoạt động sản xuất kinh doanh

Giống như mọi quá trình quản trị nói chung, quản trị nhân lực cũng bao gồm các nội dung từ hoạch định, đề ra mục tiêu kế hoạch về nhân lực, đến tổ chức, sắp xếp nhân lực, lãnh đạo là tác động vào nhân lực sao cho đạt được hiệu quả tốt nhất và cuối cùng là kiểm tra công việc của người lao động có thực hiện đúng như mục tiêu đã đề ra không.

Khái niệm về phân tích công việc

1.7.1 Mục tiêu và tầm quan trọng của phân tích công việc

1.7.1.1 Mục tiêu của phân tích công việc Đối với người lao động

- Cung cấp cho người lao động thông tin về công việc như nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm, cũng như những tiêu chuẩn, cách thức thực hiện công việc, các tiêu chuẩn để hoàn thành công việc

- Giúp người lao động định hướng cho riêng mình Đối với tổ chức

- Xác định được kỳ vọng đối với người lao động

- Cung cấp các thông tin phục vụ cho các hoạt động khác của quản trị nhân lực như: Hoạch định nhân lực, đào tạo phát triển nhân lực, lương thưởng, đánh giá thực hiện công việc

1.7.1.2 Tầm quan trọng của phân tích công việc

- Phân tích công việc sẽ cung cấp những thông tin quan trọng khi tiến hành thực hiện công việc như: yêu cầu, đặc điểm công việc, các hành động nào cần được tiến hành thực hiện, thực hiện như thế nào, các công cụ thiết bị nào cần thiết để thực hiện; các mối quan hệ trong quá trình thực hiện công việc: cấp trên- cấp dưới, quan hệ với đồng nghiệp,…

- Nếu xem xét các yếu tố cấu thành nên công việc thì phân tích công việc sẽ giúp cho chúng ta xem xét các bước công việc, các thao tác, động tác, chuyển động để loại bớt các động tác và thao tác thừa nhằm tìm ra cách thực hiện công việc tốt nhất, tiết kiệm thời gian nhất

- Phân tích công việc làm cơ sở cho việc định mức lao động, xác định khối lượng công việc giao cho mỗi cá nhân

- Phân tích công việc là một bộ phận quan trọng của công tác quản lý nhân lực trong doanh nghiệp

1.7.2 Quy trình phân tích công việc

Người phân tích công việc tiến hành thu thập thông tin về các đặc điểm của công việc và người thực hiện công việc Trước khi thu thập thông tin về các công việc cụ thể, người phân tích nên hiểu rõ về doanh nghiệp, cũng như các yếu tố môi trường mà trong đó doanh nghiệp đang hoạt động

Các yếu tố như mục đích, chiến lược của công ty, sản phẩm đang sản xuất, nguyên vật liệu, công nghệ đang sử dụng, và các yếu tố về đặc điểm của ngành, các quy định liên quan của chính phủ… nên được xác định rõ trước khi người phân tích thực hiện các bước cụ thể

Nội dung, trình tự thực hiện phân tích công việc thường không giống nhau trong các doanh nghiệp Thông thường, quá trình thực hiện phân tích công việc gồm 6 bước sau đây:

Bước 1: Rà soát lại cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các bộ phận Đây là bước đầu tiên cần thực hiện trong quá trình phân tích công việc để kiểm tra xem cơ cấu tổ chức hiện tại của doanh nghiệp đã phù hợp với chiến lược kinh doanh chưa Từ đó, việc phân tích công việc mới có ý nghĩa Đồng thời, với cơ cấu tổ chức đã phù hợp cần rà soát lại các chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận đảm bảo không trùng lặp nhau, đủ và hợp lý để tạo điều kiện thực hiện chiến lược kinh doanh mà doanh nghiệp đã xác định

Bước 2: Lập danh sách các công việc cần phân tích

Sau khi đã rà soát lại được các chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận, người thực hiện phân tích công việc phải xác định được các công việc ở từng bộ phận Một công việc tương đương với một chức danh, tương đương một vị trí Nếu hai người thực hiện cùng một công việc cần được gọi với chức danh giống nhau, khác công việc thì sẽ có chức danh khác nhau Kết thúc bước này doanh nghiệp sẽ lập được danh sách các công việc cần phân tích

Bước 3: Lựa chọn đối tượng tham gia phân tích công việc Đối tượng tham gia phân tích công việc thường bao gồm:

• Người trực tiếp thực hiện công việc: là người có nhiều thông tin cụ thể, chi tiết nhất về công việc mà họ thực hiện, nên thông tin mà họ cung cấp rất hữu ích để phục vụ phân tích công việc Bước này cần thiết khi một công việc có nhiều người thực hiện, khi đó cần lựa chọn người thực hiện công việc tiêu biểu để phân tích

• Quản lý trực tiếp: sẽ là người bao quát, chịu trách nhiệm chính về quản lý công việc cần phân tích và phân tích công việc đó

• Nhân viên nhân sự hoặc tư vấn bên ngoài: hỗ trợ về kỹ thuật, tư vấn điều phối dự án phân tích công việc

Bước 4: Thu thập các thông tin về công việc

• Xác định các thông tin về công việc cần phân tích

• Thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin

• Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin tùy thuộc vào từng công việc mà chọn phương pháp nào cho phù hợp như các phương pháp: phương pháp bảng câu hỏi, phỏng vấn, quan sát,

Sau khi đã có thông tin cần thu thập phải kiểm tra lại với những người thực hiện khác và quản lý để:

• Khẳng định tính chính xác và đầy đủ của thông tin về công việc

• Bổ sung những thông tin còn thiếu và điều chỉnh thông tin sai lệch

• Nhận được sự nhất trí của những người thực hiện công việc về những thông tin và kết luận phân tích công việc

Bước 5: Xây dựng bản Mô tả công việc và bản Tiêu chuẩn công việc

Sau khi đã thu thập được những thông tin chính xác nhất, bộ phận phụ trách phân tích công việc sẽ đưa thông tin đó vào bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc

Bản mô tả công việc:

Bản mô tả công việc là bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, yêu cầu công việc, điều kiện làm việc, giám sát và đảm bảo các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc Bản mô tả công việc giúp chúng ta hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc, quyền hạn và trách nhiệm của người thực hiện công việc

Sự cần thiết của bản mô tả công việc:

• Để mọi người biết họ cần phải làm gì

• Định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho công việc đó

• Công việc không bị lặp lại do một người khác làm

• Tránh được các tình huống va chạm

Bản tiêu chuẩn công việc:

THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TUYỂN DỤNG THUỘC BỘ PHẬN NHÂN SỰ TẠI KHÁCH SẠN NIKKO

Giới thiệu khách sạn Nikko Saigon

2.1.1 Giới thiệu chung về khách sạn Nikko Saigon

Nếu ai đã từng đi qua con đường Nguyễn Văn Cừ nhộn nhịp giữa lòng quận 1, chắc hẳn đều bắt gặp hình ảnh tòa nhà mang tên gọi hotel Nikko Saigon, tọa lạc tại 235 đường Nguyễn Văn Cừ, Phường Nguyễn Cư Trinh, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh Đây là một khách sạn 5 sao dưới quyền quản lí của Tập đoàn Okura Nikko hotel (trước đây là JAL hotels) – một trong những cái tên khét tiếng quản lý trên dưới 55 khách sạn tại các châu lục như: Châu Âu, Châu Mỹ, Châu Á – Thái Bình Dương và trên khắp đất nước Nhật Bản

Với không gian hiện đại, sang trọng được lấy cảm hứng từ phong cách tối giản của đất nước mặt trời mọc, Nikko dễ dàng gây thiện cảm với nhiều du khách ngay từ lần trải nghiệm đầu tiên Bằng việc sử dụng những gam màu chủ đạo như vàng, nâu và trắng ngà, Nikko tạo nên không gian ấm cúng nhưng đồng thời vẫn giữ được sự tinh tế và cao cấp xứng tầm của một điểm nghỉ dưỡng

Vẻ ngoài sang trọng và đẳng cấp, nằm tại vị trí đắt địa ngay vòng xoay Lý Thái Tổ, Nikko Saigon đã trở thành một trong những cái tên lý tưởng cho nhiều du khách trong và ngoài nước Được xây dựng tổng cộng 23 tầng với nhiều hạng phòng trải dài khắp 334 phòng nghỉ bao gồm: Deluxe giường đôi/ giường đơn, phòng Premium, phòng Club, Club Premium, phòng Suite Junio và Suite Executive Mỗi căn phòng đều sở hữu thiết kế tối giản, tinh gọn, nhưng vẫn trang bị đầy đủ tiện nghi, hứa hẹn đem đến trải nghiệm lưu trú đáng nhớ cho mọi người trong suốt thời gian sử dụng dịch vụ tại Khách sạn

2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển

Khách sạn Nikko Saigon nằm trong dự án phát triển khu thương mại phức hợp quy mô lớn với tên gọi Royal Centre tại quận 1 thành Phố Hồ Chí Minh Là một trong những

23 khách sạn đạt tiêu chuẩn 5 sao trên địa bàn thành phố, trực thuộc quản lý của tập đoàn JAL Hotels, đi vào hoạt động từ ngày 18/12/2011 sau hơn 2 năm xây dựng

Nhiệm vụ của khách sạn Nikko Saigon: “Tại Khách sạn Nikko Saigon, mục tiêu của chúng ta là trở thành Khách sạn đáng tin cậy nhất đối với Khách, Chủ đầu tư, Nhân viên và Cộng đồng thông qua các dịch vụ có chất lương ổn định và phù với nhu cầu riêng của từng nhóm đối tượng Đây chính là đièu tạo nên ý nghĩa và giá trị của công việc của mỗi Nhân viên và hoạt động kinh doanh của chúng ta.” (Phòng nhân sự, khách sạn Nikko Saigon)

Phương châm làm việc của Khách sạn Nikko Saigon: “Always trusted, always ahead” nghĩa là luôn luôn nhận được sự tin tưởng của khách hàng và không ngừng tiến về phía trước” (Phòng nhân sự, khách sạn Nikko Saigon)

Biểu tượng của khách sạn Nikko Saigon tượng trưng cho đài phun nước theo hình thức cách điệu đơn giản, không cầu kì, vừa tinh khiết, vừa tao nhã nhằm tạo cảm giác thư giản và tịnh dưỡng Ngoài phiên bản màu xanh, còn có logo phiên bản màu vàng ánh kim và màu đen để phối hợp hài hòa với các vật dụng, ấn pẩm của khách sạn

Chủ đầu tư công ty TNHH Fei Yueh Việt Nam – một công ty Đài Loan, đã chi con số ấn tượng lên đến khoảng 100 triệu USD vào Nikko Saigon để góp phần thúc đẩy sự thành công của dự án Tính đến nay Nikko Saigon đã hoạt động hơn 10 năm, trở thành dự án đáng tin cậy và thu hút vốn đầu tư cao

2.1.3 Cơ cấu tổ chức và hoạt động kinh doanh 2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức của khách sạn Nikko

Sơ đồ 2 1: Sơ đồ cơ cấ u t ổ ch ứ c c ủ a Khách s ạ n Nikko Saigon

Ban quản lí cấp cao (GM, DGM) là những người đứng đầu chịu trách nhiệm trong việc quản lý và điều hành mọi hoạt động của khách sạn, đề ra định hướng và chiến lược kinh doanh đúng đắn nhằm thúc đẩy doanh nghiệp phát triển

Ban thư ký sẽ là người hỗ trợ GM, DGM trong các công tác ghi chép, truyền đạt thông tin từ Tổng giám đốc và nhận phản hồi ngược lại từ các phòng ban, sắp xếp lịch trình, chuẩn bị tài liệu và thực hiện một số công việc khác theo yêu cầu từ các cấp lãnh đạo Ở mỗi khối/ phòng ban trong khách sạn, giác đốc bộ phận là người chịu trách nhiệm điều hành công việc của bộ phận đó Quản lý nhân viên và giám sát tiến độ hoàn thành công việc để bảo đảm rằng mọi thứ diễn ra hiệu quả và đạt năng suất tốt

2.1.3.2 Hoạt động kinh doanh của khách sạn Nikko

Khách sạn có tất cả 5 loại phòng bao gồm:

Phòng Deluxe tại Khách sạn Nikko Saigon sở hữu không gian rộng rãi, cùng một tường kính để đón ánh nắng tự nhiên và ngắm cảnh Căn phòng được trang trí tông màu trắng

Giám đốc điều hành (GM)

Giám đốc bộ phận an ninh

Giám đốc bộ phận kinh doanh và tiếp thị

Giám đốc bộ phận nhân sự

Giám đốc bộ phận kỹ thuật

Bộ phận tiền sảnh

Bộ phận nhà hàng

Giám đốc vận hành phòng

Giám đốc dịch vụ ẩm thực

25 ngà chủ đạo, gợi cảm giác ấm cúng, thân thuộc cho bất kỳ ai ghé đến Không gian phòng được bày trí đầy đủ tiện ích, đem đến trải nghiệm đáng nhớ cho mọi người trong suốt thời gian lưu trú.Với diện tích 40m 2 gồm 1 giường đôi cỡ King hoặc 2 giường đơn Tiện ích trong phòng sẽ có TV màn hình phẳng, minibar, máy lọc không khí, máy lạnh, phòng tắm Số lượng khách tối đa là 2 người lớn

Trải dài từ khu vực tầng 10 đến 20 tại Khách sạn Nikko chính là hệ thống phòng Deluxe Premium, với không gian rộng rãi cùng tầm nhìn hướng thẳng ra toàn cảnh thành phố.Không gian phòng được thiết kế theo phong cách tối giản, đồ nội thất bố trí khoa học, tạo hiệu ứng rộng rãi, tiết kiệm diện tích Đặc biệt, phòng tắm tại phòng có thiết kế mở với bồn tắm, hứa hẹn là nơi để mọi người ngâm mình thư giãn sau một ngày dài vui chơi, khám phá Phòng sẽ bao gồm 1 giường đôi cỡ King và diện tích sẽ là 42m 2 Tương tự, tiện ích phòng gồm TV màn hình phẳng, minibar, máy lọc không khí, máy lạnh, phòng tắm và số lượng khách tối đa là 2 người lớn

- Phòng Club Deluxe / Club Premium:

Tại Khách sạn Nikko tọa lạc trên ba tầng 21 đến 23, phòng Club là một trong những hạng phòng được khách lưu trú nhất tại Khách sạn Nikko Các hạng phòng Club sở hữu cửa sổ cùng vách tường kính lớn với rầm nhìn hướng thẳng ra thành phố Phòng sở hữu diện tích rộng rãi, cùng gam màu trầm chủ đạo, gợi cảm giác ấm cúng cho bất kỳ ai ghé đến Các tiện ích cơ bản như TV màn hình phẳng, minibar, phòng tắm được tích hợp đầy đủ, sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu của mọi người Diện tích phòng sẽ là 40m 2 với 1 giường đôi cỡ King hoặc 2 giường đơnvà quy định khách tối đa vẫn là 2 người lớn

Thực trạng quy trình tuyển dụng tại bộ phận nhân sự thuộc khách sạn

2.2.1.Công tác xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự

2.2.1.1 Xác định nhu cầu tuyển dụng nhân sự

Công tác xác định nhu cầu tuyển dụng nhân sự tại khách sạn Nikko Saigon được tiến hành như sau:

Bước 1: Trưởng các đơn vị, bộ phận căn cứ vào định hướng phát triển, kế hoạch sản xuất của công ty, nhu cầu về nhân sự của bộ phận Từ đó làm cơ sở xác định nhu cầu bổ sung nhân sự và gửi yêu cầu đến phòng Hành chính – Nhân sự

Bước 2: Phòng Hành chính – Nhân sự căn cứ vào nhu cầu bổ sung nhân sự của các bộ phận đồng thời xem xét nguồn lực nội bộ Trường hợp thấy nguồn nội bộ có thể đáp ứng yêu cầu công việc thì tiến hành các khóa đào tạo bổ sung hoặc sử dụng các hình thức thuyên chuyển, đề bạt, bổ nhiệm nhân sự hiện có Ngược lại, nếu nhận thấy nguồn lực nội bộ không đủ đáp ứng nhu cầu công việc hiện tại hoặc phương pháp sử dụng nhân lực chưa đạt hiệu quả thì trưởng phòng Hành chính – Nhân sự sẽ chỉ đạo kế hoạch tuyển dụng

Bước 3: Kế hoạch tuyển dụng phải được trưởng phòng nhân sự thông qua bởi Giám đốc điều hành (GM) Sau khi kế hoạch tuyển dụng được giám đốc đồng ý ký duyệt thì phòng Hành chính – Nhân sự chính thức tiến hành hoạt động tuyển dụng

2.2.1.2 Thông báo tuyển dụng nhân sự

Bước 1: Soạn thảo thông báo tuyển dụng

Nêu rõ các thông tin cần thiết về vị trí tuyển dụng, số lượng cần tuyển, yêu cầu về ứng viên (trình độ học vấn, kỹ năng và kinh nghiệm) Bên cạnh đó là những nội dung chi tiết về công ty, mô tả công việc, phúc lợi, thông tin liên hệ và cách thức nộp hồ sơ Bước 2: Kiểm tra và phê duyệt

Sau khi soạn thảo, thông báo cần được kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo không có sai sót về nội dung hay ngữ pháp Sau đó, thông báo cần được phê duyệt bởi trưởng phòng nhân sự

Bước 3: Đăng tải thông báo tuyển dụng

Thông tin sẽ được đăng tải trên các nền tảng:

• Phần “Tuyển dụng” trên Website của khách sạn Nikko

• Các trang web tuyển dụng (Hoteljob, CareerLink.vn, JobStreet, )

• Nguồn tuyển dụng bên trong

Bước 1: Thu nhận và xử lí hồ sơ

Sau khi thông báo được đăng tải, bộ phận tuyển dụng sẽ thường xuyên kiểm tra và quản lý các hồ sơ ứng viên gửi về Sử dụng các hệ thống quản lý tuyển dụng để dễ dàng lưu trữ và phân tích hồ sơ

Bước 2: Tiến hành phỏng vấn và chọn lựa

Cuối cùng, sau khi thu hút đủ số lượng ứng viên phù hợp, Bộ phận nhân sự sẽ tiến hành hẹn phỏng vấn các ứng viên HRM và trưởng bộ phận sẽ chịu trách nhiệm lựa chọn ứng viên thích hợp nhất cho vị trí tuyển dụng Tùy thuộc vào tính chất yêu cầu của công việc mà lựa chọn các cấp độ phỏng vấn khác nhau theo từng trừng hợp cụ thể như: phỏng vấn sơ bộ, phỏng vấn chuyên sâu, phỏng vấn ra quyết định

Cụ thể, đối với vị trí tuyển dụng là lao động phổ thông sẽ chỉ tiến hành phỏng vấn sơ bộ Còn đối với các vị trí quan trọng yêu cầu trình độ chuyên môn, năng lực và kĩ năng cao hơn, ứng viên cần đạt yêu cầu thông qua cuộc phỏng vấn chuyên sâu

Bước 3: Đánh giá ứng viên và ra quyết định

Sau khi phỏng vấn, để có cơ sở cho việc ra quyết định tuyển dụng nhân lực, bộ phận tuyển dụng sẽ thực hiện công việc đánh giá ứng viên thông qua phương pháp đánh giá thang điểm trọng số bằng phiếu đánh giá ứng viên theo bảng tiêu chí đánh giá, kết hợp với phương pháp đơn giản dựa vào trực giác và kinh nghiệm của người phỏng vấn

Cuối cùng trong khâu tuyển dụng là bước ra quyết định Khi đã vượt qua các bước tuyển, ứng viên sẽ có cơ hội để thử việc tại khách sạn.Thời gian thử việc tùy vào vị trí công việc mà người lao động đảm nhiệm Thời gian thử việc đối với lao động phổ thông là 15 ngày, đối với lao động có trình độ trung cấp là 30 ngày, lao động có trình độ cao đẳng, đại học là 60 ngày

2.2.2.1 Hội nhập nhân lực mới

Công tác định hướng được kết hợp làm đồng thời trong thời gian người lao động vào thử việc của khách sạn Nhân viên mới sẽ được người tiếp đón giới thiệu khái quát về thông tin của Nikko Saigon: quá trình hình thành và phát triển của, mục tiêu, chiến lược tầm nhìn và cơ cấu tổ chức; các chính sách, nội quy của doanh nghiệp, cách các bộ phận phối hợp vận hành, Tiếp theo, người tiếp đón sẽ hướng dẫn nhân viên mới làm quen với môi trường làm việc, giới thiệu với đồng nghiệp

Sau khi được giới thiệu tổng quát về công ty, nhân viên mới sẽ được hội nhập về chương trình chuyên môn Họ sẽ được giới thiệu tới nơi làm việc Trưởng bộ phận đơn vị trực tiếp cử người hướng dẫn cho nhân viên tùy thuộc theo mức độ phức tạp của chức danh công việc đó Nhân viên mới cần hoàn tất các thủ tục onboard để bước vào quy trình làm việc:

- Các giấy tờ được yêu cầu (giấy tờ tùy thân, bằng cấp có liên quan, )

- Nhận tủ locker và các vật dụng

Quá trình đào tạo nhân viên mới là một quá trình quan trọng để đảm bảo nhân viên hiểu và thích nghi nhanh chóng với môi trường làm việc đặc biệt là với ngành dịch vụ, nắm bắt tâm lí khách hàng là điều vô cùng cần thiết Tại Nikko Saigon, chất lượng phục vụ luôn là thứ đặt lên hàng đầu nên nhân viên cần trải qua quá trình training kĩ càng để hạn chế việc mắc lỗi trong công việc Thông thường, Nikko Saigon sẽ có 2 hình thức training cho nhân viên mới:

- Đào tạo trên hình thức 1-1: Nhân viên mới sẽ có cơ hội làm việc dưới sự hướng dẫn của quản lí bộ phận hoặc nhân viên chính thức đã có kinh nghiệm Họ sẽ được đào tạo về các nhiệm vụ, trách nhiệm và vai trò cụ thể mà họ sẽ đảm nhận trong khách sạn Điều này bao gồm việc hướng dẫn cụ thể về các công việc hàng ngày, các mục tiêu và kết quả kỳ vọng trong thời gian tới Nhân viên mới sẽ có thời gian thích nghi với môi trường làm việc, làm quen với tần suất công việc và học hỏi, trau dồi nhiều thêm từ những vấn đề thực tế mà không trường lớp nào có thể dạy

- Đào tạo qua các buổi training nghiệp vụ cần thiết: cứu hộ, PCCC, quy trình làm việc, và các buổi training định hướng doanh nghiệp Là một nhân viên mới, bạn cần nắm bắt được cách mà khách sạn nơi bạn làm hoạt động, cách vận hành của các bộ phận và nhiều hơn thế Bên cạnh đó, thông qua các buổi training, nhân viên mới sẽ được quan sát bởi những người quản trị, đánh giá năng lực và trình độ qua các buổi diễn tập Song song các buổi đào tạo chuyên môn, sẽ có những yêu cầu khác về kĩ năng xử lí tình huống, khả năng ngoại ngữ ví dụ như: giao tiếp bằng tiếng anh là kĩ năng bắt buộc tại Nikko Saigon do tệp khách lưu trú tại khách sạn rất nhiều người nước ngoài

2.2.2.3 Một số tiêu chí để nhà lãnh đạo đánh giá nhân sự trong quá trình thử việc

Ưu và khuyết điểm của quy trình tuyển dụng tại bộ phận nhân sự thuộc khách sạn Nikko saigon

2.4.1.1 Chuyên nghiệp và có hệ thống

Khách sạn Nikko Saigon là một thương hiệu lớn và uy tín, do đó quy trình tuyển dụng được thực hiện rất chuyên nghiệp và có hệ thống, từ cấp độ trưởng bộ phận tới

37 phòng nhân sự và cuối cùng là sự phê duyệt của Tổng quản lý (GM) Điều này đảm bảo nhu cầu tuyển dụng là chính xác và cần thiết cho sự phát triển của công ty

Các bước tuyển dụng rõ ràng, từ việc đăng tuyển, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến đánh giá ứng viên Ngoài ra trước công tác tuyển dụng, phòng tuyển dụng xác định được rõ nhu cầu tuyển dụng Các thông báo tuyển dụng nêu rõ ràng về các yêu cầu cần thiết như vị trí, trình độ học vấn, kỹ năng và kinh nghiệm, giúp ứng viên hiểu rõ nhưng gì công ty mong đợi và những lợi ích, chính sách phúc lợi mà họ sẽ nhận được

2.4.1.2 Tiêu chuẩn cao về chất lượng nhân sự

Quy trình tuyển chọn được thiết kế với nhiều bước từ thu nhận hồ sơ, phỏng vấn sơ bộ, phỏng vấn chuyên sâu đến ra quyết định cuối cùng Điều nay giúp đảm bảo rằng quy trình tuyển dụng nghiêm ngặt sẽ giúp tuyển chọn ra những ứng viên có năng lực phù hợp nhất cho vị trí tuyển dụng Điều này giúp duy trì được nguồn nhân lực chất lượng cao đi kèm với chất lượng dịch vụ tốt của khách sạn

2.4.1.3 Đào tạo và phát triển

Khách sạn Nikko Sài Gòn chú trọng đến công tác hội nhập và đào tạo nhân viên mới, giúp nhân viên mới nhanh chóng làm quen với môi trường làm việc và nâng cao kỹ năng cần thiết Sau khi tuyển dụng, nhân viên thường sẽ được tham gia các chương trình đào tạo và phát triển, giúp họ nhanh chóng hòa nhập và nâng cao kỹ năng Ở giai đoạn thử việc, sau một thời gian được đào tạo và làm việc nhân viên mới được đánh giá kỹ lưỡng và nhận được phản hồi rõ ràng từ trưởng bộ phận và phòng nhân sự, giúp họ hiểu rõ những điểm mạnh và điểm yếu của mình từ đó mà khắc phục điểm yếu và phát huy điểm mạnh để góp phần phát triển công ty

2.4.1.4 Môi trường làm việc chuyên nghiệp

Quy trình tuyển dụng chặt chẽ giúp tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, nơi nhân viên có thể học hỏi và phát triển

2.4.2.1 Quy trình phức tạp và tốn thời gian Để đưa ra vào một nguồn nhân lực chất lượng thì đòi hỏi khâu tuyển dụng tiêu tốn nhiều thời gian, điều này có thể gây khó khăn cho những vị trí cần tuyển nhân sự gấp nhưng chưa kịp đáp ứng Do quy trình tuyển dụng nghiêm ngặt và nhiều bước có thể khiến thời gian từ lúc đăng tuyển tới khi tuyển dụng chính thức kéo dài, chưa kể tới cần sự phê duyệt từ nhiều cấp bậc

Tiêu chuẩn tuyển dụng cao có thể khiến nhiều ứng viên tiềm năng cảm thấy khó khăn và bỏ cuộc Chính vì thế cũng cần có thời gian để tuyển mộ các nhân tài Điều này có thể hạn chế nguồn ứng viên, đặc biệt trong những thị trường lao động cạnh tranh Bảng mô tả công việc vòn sơ sài và tiêu chuẩn công việc chưa chi tiết khiến cho ứng viên dễ hiểu lầm hoặc lúc đi phỏng vấn gây cho người ta thất vọng, có thể nhiều hồ sơ không đạt tiêu chuẩn vẫn ứng cử khiến cho việc sàng lọc hồ sơ mất thời gian

2.4.2.3 Chi phí tuyển dụng cao

Quy trình tuyển dụng chi tiết và nhiều bước có thể tốn kém về mặt chi phí, từ việc đăng tin tuyển dụng trên các nền tảng xã hội như Hoteljob gói căn bản gian tuyển dụng là Deluxe 1.000.000 vnd/ tháng chưa kể đến phí xem hồ sơ ứng viên theo màu hồ sơ có giá khác nhau Còn chưa kể tới các trang web khác nữa như CareerLink.vn, JobStreet,…Đăng tin tuyển dụng cùng phải từ 1-2 tháng, tiêu tốn bao nhiêu là chi phí và cả tổ chức phỏng vấn, đến các chương trình đào tạo sau tuyển dụng Điều này có thể gây áp lực lên ngân sách của công ty

2.4.2.4 Khó khăn trong việc thu hút ứng viên

Do yêu cầu cao và quy trình phức tạp, có thể khách sạn gặp khó khăn trong việc thu hút đủ số lượng ứng viên chất lượng do ngày nay có nhiều biến động trong thị trường lao động: có lúc có những ứng viên lớn tuổi dày dặn kinh nghiệm ít ứng viên trẻ tuổi và ngược lại Ở phần đăng tuyển chính sách phúc lợi là điểm nổi bật nhất của bản tin tuyển dụng nhưng bộ phận nhân sự đăng ở mức sơ bộ, không công khai và nói chung chung điều mà ai cũng biết, khó gây thu hút với các nguồn nhân lực tài năng

Chương 2 trình bày khái quát những thông tin chủ yếu về khách sạn Nikko Sài Gòn nói chung và bộ phận nhân sự nói riêng cũng như lịch sử hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức của khách sạn Đồng thời cũng nêu ra thực trạng quy trình tuyển dụng tại bộ phận nhân sự thuộc khách sạn Nikko Sài Gòn Từ đó có thể phân tích, đánh giá những ưu điểm, nhược điểm về thực trạng quy trình tuyển dụng

Tổng kết lại, quy trình tuyển dụng tại bộ phần nhân sự của khách sạn Nikko Sai Gòn có nhiều ưu điểm nổi bật như chuyên nghiệp và có hệ thống; tiêu chuẩn cao về chất lượng nhân sự; tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp giúp đảm bảo chất lượng nhân sự và duy trì dịch vụ cao cấp Tuy nhiên, cũng cần cân nhắc những nhược điểm để có thể tùy chỉnh và cải thiện quy trình tuyển dụng hiệu quả hơn

GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG TẠI BỘ PHẬN NHÂN SỰ THUỘC KHÁCH SẠN NIKKO SAIGON

Đánh giá hiệu quả hiện tại của quy trình tuyển dụng

Để đánh giá hiệu quả hiện tại của quy trình tuyển dụng tại khách sạn Nikko Saigon, chúng ta cần xem xét nhiều yếu tố khác nhau Dưới đây là một số khía cạnh quan trọng để đánh giá:

1 Thời gian tuyển dụng

• Thời gian trung bình từ khi đăng tuyển đến khi tuyển dụng chính thức: Nếu thời gian này quá dài, có thể làm mất cơ hội thu hút những ứng viên tốt nhất Vì thế phòng nhân sự của khách sạn Nikko đăng tuyển trên nhiều trang web khác nhau, độ nhận diện và tiếp nhận của các ứng viên cũng nhanh và kiếm được nhiều nguồn nhân lực đa dạng

• Thời gian phản hồi: Thời gian phản hồi nhanh từ bộ phận nhân sự giúp tăng sự hài lòng và giữ chân ứng viên tiềm năng Chính vì thế khi lọc các hồ sơ tiềm năng, phòng nhân sự sẽ liên hệ ngay qua điện thoại để trao đổi một số thông tin cần thiết trước rồi mới lên lịch hẹn phỏng vấn với các ứng viên

2 Chất lượng ứng viên

• Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu: Số lượng ứng viên vượt qua các vòng sàng lọc và phỏng vấn, đặc biệt là những ứng viên có kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp với yêu cầu công việc

• Tỷ lệ nhân viên mới thích ứng và duy trì công việc: Đây là chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu quả của quy trình tuyển dụng và đào tạo

3 Hiệu suất và sự hài lòng của nhân viên

• Hiệu suất làm việc: Hiệu suất của nhân viên mới so với kỳ vọng ban đầu

• Sự hài lòng của nhân viên: Đánh giá qua các khảo sát hoặc phỏng vấn trực tiếp để hiểu rõ cảm nhận của nhân viên mới về quy trình tuyển dụng và môi trường làm việc

4 Chi phí tuyển dụng

• Chi phí tổng thể cho mỗi lần tuyển dụng: Bao gồm chi phí quảng cáo, sàng lọc, phỏng vấn và đào tạo

• So sánh chi phí với lợi ích: Đánh giá liệu chi phí bỏ ra có tương xứng với chất lượng và hiệu quả của nhân viên mới hay không

5 Tỷ lệ giữ chân nhân viên

• Tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên mới: Nếu tỷ lệ này cao, có thể quy trình tuyển dụng chưa chọn lọc đúng ứng viên phù hợp hoặc cần cải thiện chính sách đào tạo và hòa nhập

6 Phản hồi từ các bộ phận liên quan

• Phản hồi từ các quản lý trực tiếp: Họ có hài lòng với chất lượng và hiệu quả làm việc của nhân viên mới không

• Phản hồi từ nhân viên mới: Cảm nhận của họ về quy trình tuyển dụng và quá trình hòa nhập vào công việc

7 So sánh với các khách sạn khác

• Tham khảo và so sánh quy trình tuyển dụng với các khách sạn cùng phân khúc: Điều này giúp đánh giá xem quy trình của khách sạn Nikko Saigon có cạnh tranh và hiệu quả hay không Đánh giá tổng quan: Để có một cái nhìn toàn diện và chính xác, khách sạn Nikko

Saigon cần thực hiện các cuộc khảo sát, thu thập dữ liệu và phân tích các chỉ số trên Dựa trên những đánh giá này, khách sạn có thể xác định được những điểm mạnh và điểm cần cải thiện trong quy trình tuyển dụng hiện tại.

Đề xuất cải tiến quy trình tuyển dụng

3.2.1 Tối ưu hóa quy trình xác định nhu cầu tuyển dụng

42 Để tối ưu hóa quy trình xác định nhu cầu tuyển dụng cho khách sạn Nikko Saigon, cần thực hiện một cách tiếp cận toàn diện và chi tiết, xây dựng quy trình tuyển dụng hoàn thiện nhằm đảm bảo việc phân bổ nhân lực hiệu quả nhất Dưới đây là các quy trình tối ưu hóa hướng đến mục tiêu xác định nhu cầu tuyển dụng phù hợp đối với khách sạn Nikko Saigon:

Phân tích nhu cầu hiện tại

- Đánh giá tình trạng chung của nhân sự hiện tại

• Khảo sát các phòng ban:

Tiến hành khảo sát và phân tích cơ cấu nhân sự với mục đích chính là tạo ra những kế hoạch nhân sự chính xác, hiệu quả đạt tối ưu hóa công suất trong quy trình tuyển dụng Điều này bao gồm việc khảo sát, phân tích của từng phòng ban để hiểu rõ về số lượng nhân viên, các vai trò, và chức năng của từng vị trí Từ đây có thể phân loại nhân viên theo chức danh, cấp bậc, và các nhiệm vụ chính và phân bổ nhân sự hợp lí cho theo vai trò, chức năng, tuyển dụng hoặc đào tạo kĩ năng cho nhân viên hiện tại

• Phân tích hiệu suất công việc: Đánh giá hiệu suất công việc hiện tại của nhân viên thông qua các chỉ số thu lập dữ liệu đánh giá, hiệu suất và các báo cáo đánh giá nhân sự Đánh giá có thể dựa trên xác định số lượng công việc hoặc nhiệm vụ nhân viên thực hiện trong thời gian nhất định hoặc các tiêu chuẩn cụ thể khác Ví dụ như số lượng phòng được thực hiện dọn dẹp trong một ngày hoặc số lượng khách hàng nhân viên phục vụ đạt hiệu quả trong ca làm việc,…

• Phân tích các vị trí cần tuyển:

Phân tích cơ cấu nhân sự hiện tại bằng cách xác định các vị trí hiện tại, đánh giá vai trò và trách nhiệm của các vị trí khác nhau đưa ra cái nhìn tổng quan về mức độ quan trọng, giá trị vị trí đối với hoạt động tổng thể của khách sạn Nhận diện cấp bách rủi ro có thể bị thiếu hụt nhân lực, các vị trí có yêu cầu đặc biệt yêu cầu kĩ năng hay kinh nghiệm nhân viên chưa đủ tiêu chuẩn đáp ứng Xem xét tình trạng thay đổi: đánh giá tỷ lệ nghỉ việc, đánh giá tình trạng thăng chức, và các

43 chuyển đổi nội bộ để dự đoán các khoảng trống có thể xảy ra trong tương lai gần, kịp thời bổ sung và chuẩn bị kế hoạch hợp lí Việc thực hiện các bước xem xét đánh giá tình trạng thay đổi giúp khách sạn Nikko Saigon chuẩn bị tốt hơn cho các thay đổi trong nhu cầu tuyển dụng và đảm bảo rằng các vị trí quan trọng được lấp đầy

Dự đoán nhu cầu tương lai

- Phân tích xu hướng thị trường

• Dự đoán xu hướng ngành:

Nghiên cứu các xu hướng trong ngành du lịch và khách sạn hay phân tích tình hình thị trường toàn ngành Với mục đích theo dõi, kịp thời điều chỉnh các vấn đề như sự thay đổi trong nhu cầu khách hàng, các công nghệ mới, và các thay đổi trong các chính sách chính phủ về vấn đề (sức khỏe, môi trường hoặc quy định lao động) và quy định cần chỉnh sửa khi tham gia vào quá trình giám sát sự thay đổi các chính sách đảm bảo đáp ứng nhu cầu nhân sự, quy định về luật lao động

• Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh:

Theo dõi các đối thủ cạnh tranh, xác định rõ các đối thủ trong ngành và đánh giá khách quan chiến lược nhân sự về các phúc lợi, lương bổng, đãi ngộ đối với nhân viên Từ đây phân tích dữ liệu tuyển dụng, bằng cách này khách sạn Nikko luôn cập nhật các xu hướng ngành và tình hình cạnh tranh, đồng thời tối ưu hóa điều chỉnh nhu cầu tuyển dụng và các chiến lược nhân sự trong tương lai

- Dự đoán khả năng tăng trưởng

• Lên kế hoạch phát triển kinh doanh: Đánh giá các kế hoạch mở rộng, phát triển dịch vụ mới, các sản phẩm mới hoặc các dự án đặc biệt Dựa trên kế hoạch triển khai đự doán nhân lực cần có để dự đoán nhu cầu nhân sự tương lai

• Tính toán nhu cầu nhân sự:

Sử dụng các mô hình dự đoán để tính toán số lượng nhân viên cần thiết cho các kế hoạch tăng trưởng hoặc mở rộng, bao gồm việc điều chỉnh theo mùa vụ hoặc sự kiện đặc biệt Bằng cách sử dụng mô hình dự đoán và phân tích chi tiết này, khách sạn Nikko Saigon có thể tính toán nhu cầu nhân sự một cách chính xác và hiệu quả, từ đây chuẩn bị kĩ hơn cho các hoạch định trong tương lai

Thiết lập quy trình xác định nhu cầu

- Gặp gỡ các trưởng phòng

• Tổ chức cuộc họp định kỳ:

Tổ chức các cuộc họp định kỳ với các trưởng phòng và quản lý bộ phận để thu thập thông tin và ý kiến về các phúc lợi, yêu cầu chung của nhân viên và nhu cầu tuyển dụng đối với từng phòng ban Các cuộc họp này nên bao gồm việc đánh giá hiệu suất hiện tại và dự đoán nhu cầu trong tương lai

• Xác định các yêu cầu cụ thể:

Xác định các yêu cầu cụ thể cho từng phòng ban, bao gồm các kỹ năng, kinh nghiệm, và phẩm chất khả năng chịu áp lực công việc cần thiết cho từng vị trí Ví dụ: Nhân viên phục vụ cần có chuyên môn nghiệp vụ đạt tiêu chuẩn với kĩ năng giao tiếp tốt với khách hàng và khả năng làm việc linh động chịu áp lực cao trong công việc

- Sử dụng dữ liệu và phân tích

• Áp dụng công cụ phân tích:

Sử dụng phần mềm và công cụ phân tích dữ liệu để theo dõi và phân tích thông tin nhân sự, mục đích của việc áp dụng công cụ phân tích dự đoán nhu cầu tuyển dụng Các công cụ này có thể giúp xác định các xu hướng và nhu cầu tiềm ẩn để có thể kịp thời sửa đổi, đáp ứng nhu cầu hợp lí

• Tạo báo cáo định kỳ:

Phát triển các báo cáo định kỳ về nhu cầu tuyển dụng, có thể theo tháng, theo quý hoặc qua hàng năm bao gồm các phân tích về sự thiếu hụt nhân sự và các dự đoán về nhu cầu trong tương lai

- Xác định tiêu chí tuyển dụng

• Đặt ra tiêu chí tuyển dụng:

Xác định các tiêu chí rõ ràng cho việc tuyển dụng và đảm bảo có đầy đủ trong bảng mô tả công việc minh bạch thực hiện đúng với luật pháp, bao gồm các yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm, và phẩm chất cá nhân Các tiêu chí này nên được thống nhất giữa các phòng ban để đảm bảo sự nhất quán trong quy trình tuyển dụng

• Tạo mẫu yêu cầu tuyển dụng:

Phát triển các mẫu yêu cầu tuyển dụng và bảng mô tả công việc để đảm bảo thông tin rõ ràng và chính xác cho ứng viên, từng vị trí công việc có sự linh hoạt trong các yêu cầu và phúc lợi, lương bổng khác nhau

- Xây dựng quy trình tuyển dụng

• Lên kế hoạch tuyển dụng:

Kế hoạch thực hiện giải pháp

Mục tiêu đưa ra giải pháp hoàn thiện quy trình tuyển dụng của bộ phận nhân sự thuộc khách sạn Nikko Saigon Cần xây dựng kế hoạch thực hiện giải pháp rõ ràng để cải thiện chất lượng dịch vụ, tăng cường hiệu quả hoạt động hoặc đạt được các mục tiêu khác của khách sạn Với mỗi mục tiêu cụ thể của giải pháp, kế hoach có thể điều chỉnh cho phù hợp

Xác định mục tiêu rõ ràng:

Việc xác định mục tiêu rõ ràng để hoàn thiện trong quy trình tuyển dụng tại khách sạn Nikko Saigon có thể giúp gia tăng hiệu quả, tiết kiệm thời gian và nâng cao chất lượng ứng viên Nằm trong kế hoạch xác định mục tiêu ngắn hạn và dài hạn để có thể thực hiện các giải pháp đề ra một cách nhanh chóng và hợp lí

• Tối ưu hóa quy trình tuyển dụng hiện tại:

Rút ngắn thời gian tuyển dụng bằng cách đưa ra các bước cụ thể để giảm thời gian từ khi đăng tuyển đến khi nhận được ứng viên Cải thiện quản lý hồ sơ bằng việc sử dụng phần mềm hoặc công cụ quản lý hồ sơ để theo dõi và xử lý ứng viên hiệu quả hơn

• Nâng cao hiệu quả tuyển dụng:

Tăng cường đào tạo đội ngũ tuyển dụng, đào tạo nhân viên phụ trách tuyển dụng về các phương pháp phỏng vấn hiệu quả và kỹ năng đánh giá ứng viên Tối ưu hóa đăng tuyển và sử dụng các kênh tuyển dụng phù hợp (website của khách sạn, mạng xã hội, trang tuyển dụng chuyên ngành) để tiếp cận đúng đối tượng tránh mất thời gian cho quá trình không cần thiết

• Cải thiện trải nghiệm ứng viên:

Xây dựng quy trình phỏng vấn thân thiện đảm bảo quy trình phỏng vấn chuyên nghiệp và thân thiện để tạo ấn tượng tốt với ứng viên, đặc biệt mang lại cho ứng viên cảm giác muốn ở lại và cống hiến với doanh nghiệp Cung cấp phản hồi kịp thời thông báo kết quả phỏng vấn nhanh chóng và rõ ràng với các tiêu chí minh bạch để giữ ứng viên quan tâm

• Xây dựng hệ thống tuyển dụng bền vững:

Phát triển thương hiệu nhà tuyển dụng với khách sạn uy tín Nikko Saigon việc tạo dựng một thương hiệu nhà tuyển dụng mạnh mẽ để thu hút ứng viên chất lượng cao và giữ chân nhân tài là điều không thể thiếu trong quy trình tuyển dụng Xây dựng mạng lưới ứng viên tiềm năng qua việc xây dựng cơ sở dữ liệu ứng viên tiềm năng và duy trì liên hệ với họ để có thể tuyển dụng khi có nhu cầu

• Tối ưu quy trình tuyển dụng toàn diện:

Tích hợp công nghệ mới bằng cách áp dụng các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo (ai) để hỗ trợ việc sàng lọc hồ sơ và phân tích ứng viên Đánh giá và cải tiến quy trình định kỳ là yếu tố quan trọng cần định kỳ đánh giá và cập nhật quy trình tuyển dụng để phù hợp với xu hướng và nhu cầu của thị trường

• Tạo ra môi trường làm việc hấp dẫn:

Nâng cao chính sách phúc lợi qua việc đánh giá và cải thiện các chính sách phúc lợi và đãi ngộ để tăng cường sự hài lòng và giữ chân nhân viên.Phát triển văn hóa doanh nghiệp trong quá trình xây dựng một văn hóa doanh nghiệp tích cực và hấp dẫn để thu hút và giữ chân nhân tài

- Kế hoạch triển khai

• Xác định các đầu mối trách nhiệm:

Phân công nhiệm vụ cụ thể cho các bộ phận liên quan, như phòng nhân sự, phòng đào tạo, và các trưởng bộ phận liên quan Từ đây đề xuất các kế hoạch thực hiện cụ thể hoàn thiện quy trình một cách rõ ràng thực hiện cho từng mục tiêu cơ bản qua việc bàn giao công việc hợp lí cho từng bộ phận liên quan

• Lên lịch triển khai:

Xây dựng một lịch trình chi tiết có thời gian hoàn thành từng cột mốc cho việc thực hiện từng mục tiêu, đảm bảo tiến độ và hoàn thiện kế hoạch triển khai đề ra

• Đo Lường và Đánh Giá:

Thiết lập các chỉ số đo lường hiệu quả (KPIs) để theo dõi sự tiến bộ của việc thực hiện các mục tiêu.Tổ chức các cuộc họp định kỳ để đánh giá kết quả và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết Đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều được đào tạo đầy đủ về quy trình mới và các công cụ hỗ trợ tuyển dụng

Bằng cách phân chia mục tiêu thành ngắn hạn và dài hạn, khách sạn Nikko Saigon có thể nâng cao hiệu quả tuyển dụng và đảm bảo rằng quy trình tuyển dụng luôn đáp ứng được nhu cầu phát triển và cải tiến của khách sạn

Xác định nhu cầu đào tạo Để xác định nhu cầu đào tạo một cách chính xác, khách sạn Nikko Saigon cần xác định nhu cầu đào tạo rõ ràng và triển khai kế hoạch thực hiện đề xuất giải pháp hợp lí nhất mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp:

- Việc xác định nhu cầu đào tạo của khách sạn Nikko Saigon trước hết phải dựa trên cơ sở phân tích mục tiêu, chiến lược kế hoạch phát triển kinh doanh của

60 khách sạn đã đề ra Từ đó xác định nhu cầu đào tạo của khách sạn là những đối tượng nào, bộ phận nào, số lượng bao nhiêu, đào tạo nội dung gì, nhằm hoàn thành kế hoạch nào của khu du lịch

Tiêu đề	Tìm hiểu quy trình phân tích công việc tuyển dụng thuộc bộ phận nhân sự tại khách sạn Nikko Sài Gòn, thực trạng và giải pháp hoàn thiện
Tác giả	Nguyễn Ngọc Bình An, Nguyễn Nhật Phương Anh, Nguyễn Thị Hoa Hồng, Lê Thị Hà Trang, Trần Thanh Thảo
Người hướng dẫn	THS. Phạm Huỳnh Đăng Khoa
Trường học	Trường Đại học Tài chính – Marketing
Chuyên ngành	Quản trị nguồn nhân lực trong khách sạn – nhà hàng
Thể loại	Tiểu luận kết thúc học phần
Năm xuất bản	2024
Thành phố	Thành phố Hồ Chí Minh

Định dạng
Số trang	73
Dung lượng	568,97 KB