Vận dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu (mbo) trong quản trị văn phòng tại nxb tài nguyên – môi trường và bản Đồ việt nam
Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Theo nghiên cứu của tác giả, hiện chưa có công trình khoa học nghiên cứu trực tiếp về việc ứng dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu vào quản trị văn phòng mà chủ yếu nghiên cứu về việc vận dụng phương pháp này trong quản trị nhân sự, quản trị kinh doanh
Dưới đây là một số công trình nghiên cứu ở mức độ khác nhau có liên quan đến nội dung của Luận văn như:
- Luận án của tác giả Nguyễn Việt Cường (2016) về “Quản trị theo mục tiêu của nhà quản trị cấp cao trong công ty cổ phần kinh doanh đa ngành trên địa bàn Hà Nội” Trên cơ sở lý thuyết và khảo sát thực tiễn, luận án đã đưa ra một số thang đo mới: sự phù hợp của phương pháp MBO với
12 công tác quản trị; Quan điểm và điều kiện của kinh doanh đa ngành trong công ty cổ phần; Điều kiện để mở rộng ứng dụng thành công MBO của nhà quản trị cấp cao trong công ty cổ phần kinh doanh đa ngành nhằm đưa ra một số đề xuất cho nhà quản trị cấp cao ứng dụng thành công MBO trong công ty cổ phần kinh doanh đa ngành Tuy nhiên luận án chưa đưa ra được những biểu mẫu cụ thể để thuận tiện cho việc hiểu, đánh giá những giải pháp mà tác giả đã đề cập đến
- Luận án của tác giả Lê Văn Hòa (2015) về đề tài “Quản lý theo kết quả trong thực thi chính sách công ở Việt Nam” Nghiên cứu phát triển khung lý thuyết về quản lý theo kết quả, thực thi chính sách công, quản lý thực thi chính sách công theo kết quả Trên cơ sở phân tích và đánh giá thực trạng quản lý thực thi chính sách công ở nước ta, tác giả đã chứng minh tính khả thi của việc áp dụng quản lý thực thi chính sách công theo kết quả ở nước ta và đề xuất những giải pháp nhằm áp dụng nó ở Việt Nam
- Luận văn của tác giả Vũ Thị La (2014) về “Ứng dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu cho khối Hành chính tại Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật Hưng Yên” đã tổng hợp và hệ thống đầy đủ về cơ sở lý luận, thực tiễn của phương pháp quản trị theo mục tiêu, đưa ra quy trình và các bước thực hiện quản trị theo mục tiêu ứng dụng để quản trị khối hành chính trường đại học công lập theo hướng tiếp cận hiệu quả
- Báo cáo của 2 nghiên cứu sinh Nguyễn Việt Cường và Hoàng Thanh Hương đăng trên Tạp chí Kinh tế và Phát triển - Trường đại học kinh tế quốc dân, Số 164 tháng 2/2011 về “Quản trị theo mục tiêu tại Công ty cổ phần Kosy”
Ngoài ra, còn có một số công trình có liên quan khác cũng là cơ sở lý luận cho tác giả nghiên cứu như:
- Giáo trình “ Lý luận về quản trị văn phòng” của nhóm tác giả PGS
TS Vũ Thị Phụng (Chủ biên) (2021), Nhà xuất bản đại học Quốc gia Hà Nội
- Sách “MBO Phương pháp quản lý mục tiêu và đánh giá nhân sự chuyên nghiệp” của tác giả Nakashima Tetsuo (Kim Ngân dịch) (2022), Nhà
13 xuất bản Công thương đưa ra 6 bước để tiến hành quản lý mục tiêu một cách chính xác
- Sách “Quản trị học” của tác giả PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (2013), Nhà xuất bản Khoa học xã hội về các trường phái quản trị qua từng thời kỳ để thấy được lịch sử hình thành và phát triển của các tư tưởng quản trị này và liên hệ đến hiện tại
- Sách “OKR Phương pháp thiết lập mục tiêu và quản lý công việc vượt trội” của tác giả Kazuhiro Okuda (Trần cẩm dịch) (2020), Nhà xuất bản
Công thương nói về vai trò và giải pháp quản lý công việc, thúc đẩy tổ chức thông qua “Mục đích” (Objective) và “Kết quả quan trọng hay kết quả then chốt” (Key Result)
- Sách “KPI Thước đo mục tiêu trọng yếu” của tác giả David
Parmenter (Mai Chí Trung dịch) (tái bản lần thứ 4, năm 2022), Nhà xuất bản tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh chỉ ra những điểm phù hợp, những hiểu lầm và cách ứng dụng phương pháp luận KPI hiệu quả thông qua ví dụ minh họa cụ thể xây dựng bộ công cụ đo lường mục tiêu trọng yếu cho doanh nghiệp Ở phạm vi và mức độ nhất định, những tài liệu nêu trên là tư liệu quý giá giúp tác giả phát triển khung lý luận về quản trị văn phòng theo phương pháp quản trị theo mục tiêu và đi sâu phân tích, đánh giá thực trạng vận dụng tại văn phòng NXB Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam để cung cấp cơ sở thực tiễn cho việc vận dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu (MBO) trong quản trị văn phòng tại NXB, từ đó đưa ra giải pháp khắc phục những tồn tại hiện có nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Vì vậy, đề tài của Luận văn này sẽ là điểm mới, không bị trùng lặp về đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đồng thời kết quả nghiên cứu của đề tài là căn cứ có giá trị tham khảo cho các đề tài có liên quan khác.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
- Một là, tổng quan về quản trị theo mục tiêu và vận dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu trong quản trị văn phòng;
- Hai là, Phân tích, đánh giá thực trạng vận dụng lý thuyết quản trị theo mục tiêu trong quản trị văn phòng tại NXB Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam
- Ba là, Đề xuất một số giải pháp nhằm thúc đẩy vận dụng vận dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu trong quản trị văn phòng tại NXB Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam
* Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt được các mục tiêu nghiên cứu kể trên, đề tài đặt ra các nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể sau:
- Tìm hiểu lý luận chung về phương pháp quản trị theo mục tiêu (MBO);
- Phân tích thực trạng quản trị văn phòng tại NXB Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam từ đó đánh giá được những thành tựu, hạn chế của việc vận dụng vận dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu trong quản trị văn phòng;
- Đưa ra đề xuất, kiến nghị nhằm thúc đẩy vận dụng phương pháp quản trị này trong quản trị văn phòng tại NXB Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam.
Phương pháp và nguồn tư liệu phục vụ nghiên cứu
Trong quá trình thực hiện đề tài “Vận dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu (MBO) trong quản trị văn phòng tại NXB Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam” tác giả đã sử dụng phương pháp nghiên cứu của quản trị văn phòng và một số phương pháp và nguồn tư liệu cụ thể như sau:
- Phương pháp luận: Căn cứ trên cơ sở phương pháp luận Duy vật biện chứng để khảo sát, phân tích, đánh giá, từ đó đưa ra những khái niệm làm rõ những vấn đề thuộc phạm vi của đề tài
- Phương pháp nghiên cứu lý luận: Nghiên cứu các tài liệu, mạng Internet để hệ thống hóa cơ sở lý luận về vận dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu trong quản trị văn phòng
- Phương pháp quan sát: Quan sát cách tổ chức, điều hành của lãnh đạo và cách thực hiện công tác văn phòng của CBNV văn phòng NXB Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam
- Phương pháp thống kê: Thu thập, tổng hợp, trình bày số liệu về thực trạng vận dụng phương pháp MBO và điều kiện ảnh hưởng đến việc vận dụng phương pháp MBO trong quản trị văn phòng
- Phương pháp so sánh: So sánh đặc điểm, tính chất của các phương pháp quản trị theo kết quả, quản trị theo thời gian, quản trị theo quá trình để phân biệt được sự khác nhau giữa các phương pháp, từ đó đưa ra đánh giá về mức độ phù hợp khi lựa chọn phương pháp áp dụng
- Phương pháp phân tích, đánh giá: Phân tích định lượng các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng như: theo thâm niên, theo độ tuổi và theo trình độ để đưa ra những lập luận mang tính khoa học cao, đánh giá, nhìn nhận một cách khách quan về ứng dụng vận dụng phương pháp quản trị
16 theo mục tiêu trong quản trị văn phòng tại NXB Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam
- Phương pháp sử dụng bảng hỏi: Khảo sát, lấy ý kiến đánh giá mức độ hiểu biết về MBO, mức độ vận dụng MBO trong quản trị văn phòng tại NXB Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam
- Phương pháp chuyên gia: Trong quá trình nghiên cứu, tác giả nhận được nhiều sự hỗ trợ từ một số chuyên gia trong lĩnh vực quản trị văn phòng Nhờ có sự hỗ trợ và định hướng của chuyên gia, tác giả đã biết cách hình thành và nhận xét một vấn đề, lựa chọn phương pháp nghiên cứu phù hợp, phân tích kết quả thu thập được khoa học hơn
Ngoài ra, tác giả có sử dụng nguồn tư liệu nghiên cứu thu thập được từ niên giám thống kê, sách, báo, tạp chí, internet, những tài liệu trong và ngoài nước về MBO như: khái quát về MBO, quá trình phát triển của lý thuyết MBO, những vấn đề cơ bản về MBO được biên soạn từ nhiều nguồn có liên quan.
Những đóng góp mới của luận văn
- Trên cơ sở lý luận về MBO và mục tiêu cụ thể của lĩnh vực quản trị văn phòng, tác giả đã hệ thống hóa về phương pháp quản trị theo mục tiêu (MBO) trong quản trị văn phòng; Mức độ phù hợp của việc vận dụng phương pháp MBO; Yếu tố ảnh hưởng đến việc vận dụng phương pháp MBO trong quản trị văn phòng;
- Luận văn cũng đưa ra được quy trình thực hiện và các công cụ đo lường, đánh giá quản trị văn phòng theo phương pháp quản trị theo mục tiêu;
- Trên cơ sở so sánh các phương pháp quản trị, phân tích mức độ vận dụng MBO trong quản trị văn phòng, tác giả đã chứng minh tính khả thi và góc nhìn hiệu quả mới (có thể định lượng được) trong quản trị văn phòng.
Ý nghĩa của đề tài nghiên cứu
- Ý nghĩa lý luận: Đề tài nghiên cứu làm rõ hơn những luận cứ khoa học chứng minh quản trị văn phòng theo MBO là phù hợp và khả thi
* Đối với NXB: Việc nghiên cứu vận dụng vận dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu trong quản trị văn phòng sẽ giúp văn phòng NXB thấy được những ưu điểm và hạn chế, cơ hội và thách thức, nguyên nhân của hạn chế làm cơ sở đề xuất những giải pháp thúc đẩy vận dụng nhằm tối ưu nguồn lực cho NXB trong thời gian tới
* Đối với cá nhân: Kết quả nghiên cứu sẽ giúp cho cho bản thân tác giả cũng như các cán bộ - công chức - viên chức - nhân viên văn phòng biết cách vận dụng lý luận về MBO vào thực tiễn quản trị văn phòng, đồng thời lấy thực tiễn để củng cố lý luận và đoàn kết, đồng lòng thực hiện nhiệm vụ của bản thân theo định hướng mục tiêu chung của NXB Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam Bên cạnh đó, quá trình nghiên cứu cũng giúp bản thân nhận thức sâu sắc trách nhiệm của mình trong việc tham mưu, đề xuất với lãnh đạo văn phòng những phương pháp quản trị văn phòng hiệu quả nhất, phù hợp nhất, đáp ứng mục tiêu phát triển chung Mặt khác, luận văn được thông qua cũng giúp bản thân tác giả hoàn thành chương trình khóa học.
Kết cấu của luận văn
Đề tài luận văn “Vận dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu (MBO) trong quản trị văn phòng tại NXB Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam” ngoài phần mở đầu, kết luận, các danh mục và phần phụ lục, nội dung chính của luận văn bao gồm 3 Chương sau đây:
Chương 1 Tổng quan về phương pháp quản trị theo mục tiêu (MBO) và vận dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu trong quản trị văn phòng
Chương 2 Thực trạng vận dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu (MBO) trong quản trị văn phòng tại NXB Tài nguyên – môi trường và Bản đồ Việt Nam
Chương 3 Giải pháp thúc đẩy vận dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu (MBO) trong quản trị văn phòng tại NXB Tài nguyên – môi trường và Bản đồ Việt Nam
TỔNG QUAN VỀ PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ THEO MỤC TIÊU (MBO) VÀ VẬN DỤNG PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ THEO MỤC TIÊU
Một số khái niệm có liên quan
1.1.1 Quản trị theo mục tiêu (MBO):
“Mục tiêu là thứ mà tổ chức cố gắng để đạt được hay là đích được tổ chức hướng tới” ”2 Nói một cách lượng hóa, mục tiêu là trạng thái, là kết quả, là số liệu, là cột mốc mà tổ chức muốn đạt được trong một khoảng thời gian xác định Các mục tiêu là phương tiện để hoàn thành sứ mệnh và là căn cứ để định hướng hành động hay các quyết định điều hành của tổ chức Như vậy có thể thấy, mục tiêu cần phải rõ ràng, theo hướng hành động được và đo lường được Thông thường một cơ quan, tổ chức sẽ có 04 lĩnh vực mục tiêu chính: Mục tiêu tài chính; Mục tiêu nội bộ (quy trình phòng/ban, liên phòng ban, cá nhân, xây dựng văn hóa ứng xử…); Mục tiêu khách hàng (trong và ngoài cơ quan, tổ chức); Mục tiêu học hỏi & phát triển
Từ định nghĩa “Mục tiêu” như trên, học viên cho rằng: “Quản trị theo mục tiêu (MBO) là phương pháp quản trị tập hợp những biện pháp nhằm xác lập, đo lường và đánh giá kết quả định hướng mục tiêu chung của tổ chức thông qua việc thỏa thuận, cam kết thực hiện mục tiêu giữa nhà quản trị và những thuộc cấp của mình”
Ví dụ: Quản trị mục tiêu cho Ban Nhân sự - Lao động – Tiền lương
- Duy trì mức lương, thưởng cao hơn 5% so với mức trung bình của thị trường ngành Xuất bản
- Nâng 95% sự hài lòng của CBNV về Ban
- Lập kế hoạch “Định biên Nhân sự” trước ngày 15/12 hàng năm
2 Định nghĩa theo “Từ điển Anh - Việt dành cho học sinh – Oxford standard The Windy”, nội dung 1:
“Objective (O): Something that you are trying to achive; an aim”, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2019
Khác với cách quản trị bằng đầu vào hay theo quá trình thực thi Quản trị theo mục tiêu (MBO) quan tâm nhiều hơn tới kết quả của nhiệm vụ đã được đề ra mà ít chú ý tới cách thức đạt được mục tiêu Như vậy, MBO xét về mặt bản chất, còn được hiểu như một phương pháp đối lập với phương pháp quản trị truyền thống, quan liêu hay quản trị theo quy trình đến nay vẫn còn được áp dụng tương đối phổ biến, nhất là trong các cơ quan, doanh nghiệp Nhà nước Một phần khác biệt quan trọng nữa của MBO là đo lường và so sánh hiệu suất thực tế của nhân viên với các tiêu chuẩn tự họ đã đặt ra nên họ sẽ có nhiều khả năng hoàn thành trách nhiệm của mình hơn
1.1.2 Quản trị văn phòng và mục tiêu của quản trị văn phòng
Có rất nhiều quan niệm khác nhau về “Quản trị văn phòng” ở các góc độ tiếp cận khác nhau, chủ yếu tập trung vào phạm vi hoạt động của văn phòng theo nghĩa rộng và nghĩa hẹp Trên cơ sở tổng hợp các kết quả nghiên cứu, đồng thời căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu của văn phòng, giáo trình “Lý luận về quản trị văn phòng” của nhóm tác giả Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, trong khuôn khổ của bài luận, tác giả kế thừa khái niệm này từ góc độ tiếp cận mục tiêu theo nghĩa như sau: “Quản trị văn phòng là trách nhiệm và biện pháp của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và người được ủy quyền, nhằm hoạch định, tổ chức, điều hành, kiểm soát để hoạt động của bộ máy văn phòng được khoa học, hiệu quả, hỗ trợ đắc lực cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo và giúp cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đạt được những mục tiêu chung” 3
Từ định nghĩa trên, khái niệm “Quản trị văn phòng” được xác định gồm các yếu tố sau:
3 Theo “Giáo trình lý luận về quản trị văn phòng”, PGS.TS Vũ Thị Phụng (chủ biên), TS Cam Anh Tuấn, TS Nguyễn Hồng Duy, TS Nguyễn Thị Kim Bình, TS
Phạm Thị Diệu Linh – NXB Đại học Quốc Gia 2021, Trang 64 - 65 và Tham khảo từ kỷ yếu Hội thảo khoa học Quản trị văn phòng – Lý luận và thực tiễn của NXB Đại học Quốc gia Hà Nội năm 2005
- Chủ thể của quản trị văn phòng là người đứng đầu các cơ quan/ tổ chức/ doanh nghiệp và người được ủy quyền (tùy theo từng cơ quan/ tổ chức)
Ví dụ: Người đứng đầu doanh nghiệp thường là Tổng giám đốc, giám đốc, người được ủy quyền là các Phó tổng giám đốc, giám đốc đơn vị, Chánh văn phòng/ Phó chánh văn phòng, các trưởng phòng hành chính/ phòng tổ chức hành chính/ phòng hành chính – nhân sự …
- Đối tượng của quản trị văn phòng là các hoạt động văn phòng như:
Văn thư -lưu trữ, lễ tân khánh tiết, quản lý tài sản, quản lý nhân sự, kiểm soát chi phí…
- Chức năng, phương pháp quản trị văn phòng gồm: hoạch định, tổ chức, điều hành, kiểm soát thông qua các phương pháp, biện pháp cụ thể
- Mục tiêu quản trị văn phòng hướng tới là hoạt động của bộ máy văn phòng được tổ chức khoa học, hiệu quả, tăng năng suất, hỗ trợ đắc lực cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo và giúp cơ quan, tổ chức đạt được những mục tiêu đã định Mục tiêu của quản trị văn phòng có thể thay đổi theo thời gian hoặc tùy thuộc vào định hướng phát triển của tổ chức
Mục tiêu cụ thể của quản trị văn phòng như sau:
1 Trụ sở hoặc nơi làm việc có quy mô và kiến trúc phù hợp với tính chất, đặc điểm của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, có không gian, cảnh quan đáp ứng yêu cầu tối thiểu hoặc cao hơn, tạo cho người lao động môi trường sạch, đẹp, thuận tiện, thoải mái và an toàn
Ví dụ: Phụ lục II, nghị định số 152/2017/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2017 của Chính phủ có quy định “diện tích làm việc của các chức danh thuộc cấp Huyện” thì một chuyên viên và các chức danh tương đương có diện tích tối đa cho 1 chỗ làm việc là 10 m2/ người Hoặc các doanh nghiệp quy định diện tích tối thiểu cho 1 nhân viên làm việc là 3 m2/ người Để đáp ứng được các yêu cầu trên, ở góc độ quản trị văn phòng, các cơ quan cần áp dụng các biện pháp cụ thể như sau:
- Xác định tính chất, đặc điểm hoạt động và điều kiện của cơ quan, doanh nghiệp như cơ quan nhà nước hay trường học hay bệnh viện hay doanh nghiệp…
- Xác định quy mô, kiến trúc của trụ sở như diện tích, tòa nhà làm việc, nơi sản xuất, kinh doanh, các công trình phụ trợ… Nếu là cơ quan nhà nước thì phải căn cứ vào quy định chung
- Lựa chọn địa điểm, tổ chức thiết kế, thi công hoặc thuê trụ sở làm việc hoặc cải tạo trên nền trụ sở đã có sao cho phù hợp với yêu cầu và điều kiện của cơ quan/ tổ chức/ doanh nghiệp
2/ Đảm bảo đầy đủ điều kiện và phương tiện làm việc ở mức tối thiểu hoặc cao hơn cho người lao động, bao gồm công cụ, phương tiện làm việc như: Phòng làm việc, bàn ghế, thiết bị ánh sáng, văn phòng phẩm, máy tính, máy in, máy đếm tiền, chỗ để xe… và các tiện nghi khác
Khái quát về phương pháp quản trị theo mục tiêu và vận dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu trong quản trị văn phòng
1.2.1 Nội dung phương pháp quản trị theo mục tiêu (MBO)
Phương pháp quản trị theo mục tiêu (MOB) được Peter Drucker nêu lần đầu tiên trong Cuốn sách: “Thực hành Quản lý (The Practice of Management)” năm 1954 của ông Mặc dù các ý tưởng cơ bản về Quản lý theo Mục tiêu (MBO) không phải là ý tưởng ban đầu của Drucker, nhưng chúng đã rút ra từ các hoạt động quản lý khác để tạo ra một ‘hệ thống’ hoàn chỉnh Ý tưởng này dựa trên nhiều ý tưởng được trình bày trong bài luận “The Giving of Order” năm 1926 của Mary Parker Follett,
Sau khi thuật ngữ và ý tưởng được đưa ra, học trò của Drucker, George Odiorne, tiếp tục phát triển ý tưởng này trong Cuốn sách “Quyết định Quản lý theo mục tiêu (Management Decisions by Objectives)” của ông, xuất bản vào giữa những năm 1960 Đến những năm 1970 phương pháp này đã được phát triển đến đỉnh điểm và MBO được giảng dạy như một phương pháp quản trị chính thống tại Trường Thương mại Harward và được ứng dụng rộng rãi bởi các doanh nghiệp như Công ty máy tính Hewlett-Packard (HP) – công ty tuyên bố Quản lý theo Mục tiêu (MBO) đã dẫn đến thành công của họ Trung thành với những nguyên tắc quản lý khoa học của F.Taylor (1911), phương pháp này dựa trên quan điểm cho rằng bất kì một hoạt động có tổ chức nào cũng có thể quản lý được nếu nó được xác định, đo lường, giám sát cụ thể, vì thế, trong nhiều năm qua, phương pháp này vẫn là một trong những phương
26 pháp quản trị hiệu quả nhất và gần như đã trở thành chuẩn mực Quốc tế, được nhiều nhà quản trị ở nhiều nước, nhiều lĩnh vực thừa nhận
1.2.1.1 Quy trình triển khai quản trị theo mục tiêu
Trong nghiên cứu của mình, Drucker đã vạch ra quá trình sáu (6) bước cho MBO, tuy nhiên trong khuôn khổ của Luận văn này, tác giả cho rằng Quy trình triển khai MBO được tiến hành khép kín theo 5 bước như sau (Hình 1.1):
Nguồn: James H Donnelly, James L.Gibson và John M.Ivancevich (2001),
Quản trị học căn bản, NXB Tổng hợp, TP Hồ Chí Minh
Hình 1.1 Quy trình MBO – 5 bước
+ Bước 1: Xác định mục tiêu cấp cao Đây là mũi tên dẫn đường cho sự phát triển của tổ chức do vậy cần:
- Xác định mục tiêu chung cho một thời kỳ nhất định (một năm, ba năm, năm năm ) của tổ chức dựa trên sứ mệnh, tầm nhìn;
- Xác định vai trò của các đơn vị/ phòng ban tham gia vào thực hiện mục tiêu
Ví dụ: Với tầm nhìn của NXB Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam là “Trở thành Doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam trong biên tập, xuất bản bản đồ từ truyền thống đến hiện đại ” và sứ mệnh là “Góp phần xây dựng và khẳng định giá trị con người và đất nước Việt Nam đến bạn bè quốc tế”
Mục tiêu của NXB giai đoạn 2019 – 2024 là “Ứng dụng công nghệ mới vào biên tập xuất bản, xin cấp phép xuất bản phẩm điện tử” Vai trò của các đơn vị/ phòng ban tham gia thực hiện được thể hiện theo bảng sau:
Phòng Quản lý Xuất bản Ban Công nghệ - Đào tạo Trung tâm phát hành Phòng Biên tập tư liệu Trung tâm Biên tập Công nghệ cao Phòng Kế hoạch thị trường Tổng giám đốc
Trách nhiệm thực hiện – Responsibility
Trách nhiệm phê duyệt/ giải trình –
Tham vấn – Consulted (C) Được thông báo – Informed (I)
1 Lập kế hoạch triển khai R C C A
2 Chuẩn bị hồ sơ, tổng hợp thông tin hoàn thiện hồ sơ xin cấp phép
3 Trình duyệt hồ sơ xin cấp phép R A
4 Nộp, nhận kết quả hồ sơ R I I I
5 Công bố kết quả, lưu hồ sơ R I I I I I I
6 Thiết kế, quản lý module “Xuất bản phẩm điện từ” trên website
7 Đào tạo, hướng dẫn vận hành module mới
Bảng 1.1 Ma trận phân công trách nhiệm Dự án “Cấp phép xuất bản phẩm điện tử”
Khi thiết lập các mục tiêu cấp cao, đặc biệt là những mục tiêu chiến lược được thực hiện dựa trên các kỹ thuật phân tích và phán đoán của quản trị như: Đánh giá các yếu tố tác động của môi trường chung (PETS: Politics – yếu tố về chính trị pháp luật; Economics – yếu tố về kinh tế; Technologies – yếu tố công nghệ; Sociality – yếu tố về văn hóa, xã hội)
Phân tích các tác động của môi trường kinh doanh (đối thủ cạnh tranh cùng ngành; nhà cung ứng; quyền lựa chọn của khách hàng; xu hướng của khách hàng; sản phẩm thay thế)
Phân tích nội bộ của tổ chức trong những điều kiện sẵn có (Bảng SWOT: Strengths – điểm mạnh, Weeknesses – điểm yếu, Opportunities – cơ hội, Threats – thách thức; chuỗi giá trị; mô hình 7S: Strategy – chiến lược, Structure – cơ cấu tổ chức, System – hệ thống, Style – phong cách, Staff – con người, Skill – kỹ năng, Shared values – giá trị chung)
+ Bước 2: Phân bổ mục tiêu cấp dưới
Bước này cần tiến hành:
- Cấp trên thông báo cho cấp dưới về những mục tiêu của tổ chức
- Cùng cấp dưới bàn bạc thảo luận về những mục tiêu mà cấp dưới có thể thực hiện được Cấp dưới để ra mục tiêu và cam kết với cấp trên, được cấp trên duyệt và thông qua
Nhà quản trị thực hiện phân bổ mục tiêu cho cấp dưới thông qua phân tích cơ cấu tổ chức, phân tích công việc để phân định rõ vai trò của cấp dưới và ủy quyền của cấp trên, xây dựng bảng mô tả vị trí việc làm
Ví dụ: Từ mục tiêu “Ứng dụng công nghệ mới vào biên tập xuất bản” của NXB và ma trận trách nhiệm trên, mục tiêu được phân bổ cho phòng ban như sau:
Chỉ tiêu Cấp Phòng ban Đơn vị Ứng dụng CNTT trong quản trị vận hành Được cấp phép xuất bản phẩm điện tử trong quý I/2019
Thiết kế, quản lý Modul “Xuất bản phẩm điện từ” trên website trong quý I/2019
Ban Công nghệ và Đào tạo Đảm bảo tính liên tục của thông tin, dữ liệu trên server
Ban Công nghệ và Đào tạo
Bảng 1.2 Bảng mục tiêu cấp phòng ban NXB
Chỉ tiêu Cấp cá nhân
Thiết kế, quản lý Modul Thiết kế giao diện 2 website Sỹ, Nghĩa
“Xuất bản phẩm điện tử” trên website NXB trong quý I/2019
Sách điện tử và Bản đồ điện tử
Chia các trường tìm kiếm trình duyệt trong tháng 2/2019
Kết nối dữ liệu website NXB với website Bản đồ điện tử: https://emap.bando.com.vn/ và sách điện tử: https://ebook.bando.com.vn/ trong tháng 3/2019
Sỹ Đảm bảo tính liên tục của thông tin, dữ liệu trên server
100% dữ liệu được cập nhật đầy đủ, đúng hạn lên server Đào
Bảng 1.3 Bảng mục tiêu cấp cá nhân Ban Công nghệ - Đào tạo
+ Bước 3: Triển khai thực hiện/ Kế hoạch hành động
Trên cơ sở các mục tiêu đề ra, cấp trên và nhân viên cùng xây dựng kế hoạch hành động chi tiết, chính xác những gì cần thực hiện, cách thức tiến hành, những điểm cần lưu ý then chốt để hoàn thành mục tiêu
Mục tiêu Kế hoạch hành động
Thời gian Yêu cầu kết quả đầu ra
100% dữ liệu chung được cập nhật đầy đủ, đúng
Ban hành quy định quản lý, cập nhật thông tin, dữ liệu dùng chung
(Quy trình, quy định, hồ sơ pháp lý, pháp nhân, CO CQ,
Báo cáo tổng hợp dữ liệu chung Đào Sỹ
ISO, chấm công ) lên hệ thống
Kiểm soát dung lượng đảm bảo lưu giữ thông tin, dữ liệu
Luôn còn dung lượng dự trữ Đào Sỹ
Cập nhật biến động nhân sự trong nhóm
Danh sách nhóm Email nội bộ Đào Sỹ
Bảng 1.4 Bảng kế hoạch hành động mục tiêu cá nhân
Trong giai đoạn triển khai thực hiện mục tiêu, các nhà quản trị cần: Đào tạo, huấn luyện về mục tiêu, giải thích các nội dung trong mục tiêu, đưa ra yêu cầu và mục tiêu của từng nhân viên
Thông tin phải được truyền đạt rõ ràng, kịp thời và thông suốt
Hỗ trợ các nguồn lực: nhân lực, tiền bạc, máy móc/ công nghệ, phương pháp
+ Bước 4: Giám sát, kiểm tra/ Đo lường hiệu suất
Trong quá trình cấp dưới thực hiện mục tiêu, cấp trên dành thời gian trao đổi, phản hồi liên tục với cấp dưới, sát sao và thường xuyên đo lường tiến độ, kết quả của mục tiêu nhằm phát hiện những khó khăn, sai lệch, từ đó đưa ra các giải pháp điều chỉnh, giúp đỡ cấp dưới
THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ THEO MỤC TIÊU TRONG LĨNH VỰC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI NXB TÀI NGUYÊN - MÔI TRƯỜNG VÀ BẢN ĐỒ VIỆT NAM
Khái quát về NXB Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam
Công ty TNHH một thành viên nhà xuất bản tài nguyên – môi trường và bản đồ Việt Nam (Nhà xuất bản Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam – NARENCA) là đơn vị trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường, được phép hoạt động trong lĩnh vực biên tập, xuất bản, in và phát hành các loại bản đồ, atlas, dữ liệu và sách tài liệu chuyên ngành về Tài nguyên – Môi trường trong nước và quốc tế
Hình 2.1: Tòa nhà NXB Tài Nguyên - Môi trường và bản đồ Việt Nam
Tên gọi đầy đủ : Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Nhà xuất bản
Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam
Tên giao dịch : NHÀ XUẤT TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG VÀ BẢN ĐỒ VIỆT
Ngày thành lập : Ngày 28 tháng 01 năm 1995
Cơ quan chủ quản : Bộ tài nguyên môi trường
Trụ sở chính : Số 85 Nguyễn Chí Thanh – Đống Đa – TP Hà Nội – Việt Nam Tên giao dịch quốc tế: Viet Nam Publishing House of Natural Resources, Environment and Cartography Địa chỉ giao dịch: Số 14-Pháo Đài láng- Phường Láng Thượng-Quận Đống Đa-TP
Hà Nội- Việt Nam Điện thoại: (84.4) 37734371
Email: Info@bando.com.vn
Chi nhánh : CHI NHÁNH TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Địa chỉ : Số 30, đường số 3, khu phố 4, phường Bình An, quận 2, Tp Hồ Chí Minh Điện thoại : (84-8) 37408003
- Ngày 28 tháng 01 năm 1995, Tổng cục trưởng Tổng cục Địa chính ban hành quyết định số 18/QĐ-ĐC về việc thành lập Nhà xuất bản Bản đồ (tiền thân của công ty NARENCA)
- Từ khi thành lập đến nay công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Nhà xuất bản Tài nguyên Môi trường và Bản đồ Việt Nam không ngừng phát triển về quy mô, về năng lực sản xuất kinh doanh với các mốc chính như sau:
+ Ngày 21/12/1996, Tổng cục trưởng Tổng cục Địa chính ban hành Quyết định số 678/QĐ-TCCB về việc sát nhập Xí nghiệp Bản đồ và Xí nghiệp in của Tổng cục quản lý Đất đai vào Nhà xuất bản Bản đồ
+ Ngày 30/10/1998, Tổng cục trưởng Tổng cục Địa chính ban hành quyết định số 631/1998/QĐ-ĐC về việc chuyển bộ phận thanh vẽ chế in thuộc công ty Trắc địa Bản đồ số 3 về Nhà xuất bản Bản đồ
+ Ngày 13/04/2000, Tổng cục trưởng Tổng cục Địa chính ban hành quyết định số 146/QQĐ-ĐC về việc chuyển cán bộ công nhân viên chức công ty Trắc địa Bản đồ số 3 về Nhà xuất bản Bản đồ
+ Ngày 9/9/2003, Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường ký quyết định số
1260/2003/QD-BTNMT về việc sáp nhập Xí nghiệp in Khí tượng - Thủy Văn vào Nhà xuất bản Bản đồ
+ Ngày 24/05/2010, theo Quyết định số 919/QĐ-BTNMT của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường, Nhà xuất bản Bản đồ được chuyển đổi thành Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Nhà xuất bản Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam
Sứ mệnh – tầm nhìn – giá trị cốt lõi của NXB Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam
Căn cứ quy định chức năng, nhiệm vụ theo Quyết định 919/QĐ-BTNMT năm 2010 về việc chuyển Nhà xuất bản Bản đồ thành Công ty TNHH Một thành viên Nhà xuất bản Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam, với niềm đam mê lưu giữ và phát huy những tinh hoa của đất nước bằng những xuất bản phẩm ấn tượng, NXB đã luôn kiên định cùng hệ giá trị về sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi của mình:
Sứ mệnh: Góp phần xây dựng và khẳng định giá trị con người và đất nước Việt
Nam đến bạn bè quốc tế
- Trở thành Doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam trong biên tập, xuất bản bản đồ từ truyền thống đến hiện đại, từ chi tiết đến tổng quát bao trùm các lĩnh vực trong đời sống sinh hoạt thường ngày đến các lĩnh vực trong quản lý và bảo vệ chủ quyền đất nước
- Cung cấp đa dạng sản phẩm ứng dụng công nghệ thông tin, cung cấp nguồn bản đồ được cập nhật liên tục dùng làm tư liệu sản xuất cho đa ngành, đa lĩnh vực
- Lợi ích và sự hài lòng của khách hàng
- Giá trị thực tiễn, bền vững theo thời gian
- Luôn đổi mới và sáng tạo không ngừng
- Xây dựng, truyền bá và khẳng định hình ảnh con người và chủ quyền lãnh thổ Việt Nam
Nguồn: https://www.bando.com.vn/vi/tam-nhin-su-menh
2.1.2 Sơ lược về bộ máy văn phòng NXB Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam
Hình 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Cty TNHH một thành viên NXB Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam
Nguồn: Ban Nhân sự - Lao động Tiền lương
Văn phòng là đơn vị trực thuộc NXB Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam, có chức năng tham mưu, giúp việc ban Tổng Giám đốc NXB Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam về công tác đối nội, đối ngoại và quản lý hoạt động chung trong toàn bộ NXB Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam
- Tham mưu, giúp việc ban Tổng Giám đốc NXB Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam về công tác đối nội, đối ngoại và quản lý hoạt động chung trong toàn bộ NXB Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam
- Quản lý công nghệ và đào tạo nhân lực của NXB Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam
- Nghiên cứu công nghệ mới thành lập Bản đồ ứng dụng vào sản xuất của NXB Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam
- Bảo trì, bảo dưỡng trang thiết bị Tin học toàn NXB Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam
- Tham mưu đề xuất cho lãnh đạo về các phần mềm phục vụ sản xuất
- Đào tạo, chuyển giao công nghệ
- Thực hiện các chức năng quản lý về nhân sự, lao động tiền lương, hành chính, văn thư lưu trữ, lễ tân, quản trị và xây dựng cơ bản
- Thực hiện các nhiệm vụ về an ninh nội bộ, bảo vệ, y tế và vận tải
Cơ cấu quản lý của Văn phòng gồm có Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, trong đó có 01 Phó Chánh Văn phòng kiêm trợ lý Tổng Giám đốc về lĩnh vực công nghệ thông tin
Bộ phận chuyên môn nghiệp vụ giúp việc bao gồm: a) Ban Nhân sự - Lao động Tiền lương b) Ban Công nghệ - Đào tạo c) Ban Văn thư – Lễ tân d) Ban Quản trị - Y tế e, Đội xe
Tổng số CBNV 27, trong đó có 10 nữ, 17 nam
Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức Văn phòng nhà xuất bản bản đồ Nguồn: Ban Nhân sự - Lao động Tiền lương
Phòng Kế hoạch - Thị trường
Phòng Kế hoạch - Thị trường là đơn vị trực thuộc Nhà xuất bản Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam, có chức năng:
- Tham mưu giúp Tổng Giám đốc hoạch định kế hoạch sản xuất – kinh doanh của Nhà xuất bản
- Chỉ đạo, tổ chức và điều hành hoạt động sản xuất – kinh doanh của Nhà xuất bản
- Xây dựng kế hoạch dài hạn và chiến lược phát triển của Nhà xuất bản
- Xây dựng kế hoạch sản xuất – kinh doanh hàng năm
- Phân bố kế hoạch sản xuất – kinh doanh cho các đơn vị trong Nhà xuất bản
- Chịu trách nhiệm việc tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất – kinh doanh trong toàn Nhà xuất bản
Tổng số CBNV 5, trong đó có 3 nữ, 2 nam
Phòng Tài chính – Kế toán
Phòng Tài chính – Kế toán là đơn vị trực thuộc Nhà xuất bản Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam, có chức năng:
- Tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo NXB về công tác quản lý tài chính
- Chỉ đạo, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc, thực hiện đúng theo quy định của nhà nước trong lĩnh vực tài chính kế toán
Tổng số CBNV 6, trong đó có 6 nữ
Phòng Biên tập – Tư liệu Bản đồ
Phòng Biên tập - Tư liệu Bản đồ là đơn vị trực thuộc Nhà xuất bản Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam, có chức năng:
Mức độ phù hợp của việc vận dụng vận dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu trong quản trị văn phòng tại NXB Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam
Mức độ phù hợp của việc vận dụng vận dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu trong quản trị văn phòng tại NXB Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam thể hiện ở các góc độ sau:
- MBO là phương pháp quản trị hiện đại, phù hợp với xu thế phát triển ngành xuất bản nói chung và NXB Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam nói riêng So với các phương pháp truyền thống như MBP, MBT hay phương pháp hiện đại hơn như OKR thì MBO vừa nâng cao được hiệu quả công việc, vừa kế thừa được kết quả đánh giá trong thi đua khen thưởng lại vừa giảm thời gian tập trung vào đánh giá mục tiêu của các cấp quản trị (bởi tần suất thiết lập mục tiêu MBO thường là 1 năm một lần và đánh giá theo quý hoặc 6 tháng một lần)
- Ưu tiên mục tiêu tài chính hơn mục tiêu phi tài chính
Với đặc thù là đơn vị sự nghiệp công lập có thu, NXB Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam vẫn ưu tiên phân bổ mục tiêu tài chính (70%) cho Nhà máy và các phòng/ban liên quan trực tiếp đến sản xuất kinh doanh, mục tiêu phi tài chính (30%) được phân bổ cho văn phòng Đây là đặc trưng của phương pháp MBO
- Phù hợp với nguồn lực văn phòng hiện có của NXB Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam (theo khảo sát, tổng hợp và phân tích thông tin, số liệu thu thập được của tác giả về độ tuổi, thâm niên, giới tính, trình độ học vấn, mức độ phù hợp với vị trí việc làm; về tài chính; về cơ sở vật chất, trang thiết bị, hạ tầng) + Về nhân lực:
Văn phòng NXB có CBNV từ độ tuổi 36 – 50 chiếm phần nhiều, tương ứng với 48%
Biểu đồ 2.1: Tỷ lệ CBNV văn phòng phân theo độ tuổi
CBNV có thâm niên làm việc trên 10 năm chiếm 68%
Biểu đồ 2.2: Tỷ lệ CBNV văn phòng phân theo thâm niên
Tỷ lệ CBNV nữ chiếm 54% trên tổng số CBNV văn phòng
Biểu đồ 2.3: Tỷ lệ CBNV văn phòng phân theo giới tính
CBNV Có trình độ Đại học trở lên chiếm 72%, kế đến là trình độ THPT chiếm 24%
Biểu đồ 2.4: Tỷ lệ CBNV văn phòng phân theo trình độ học vấn
Tỷ lệ CBNV có chuyên môn đáp ứng theo yêu cầu vị trí việc làm đạt 70%, các vị trí không yêu cầu trình độ chuyên môn chiếm 22% và CBNV có chuyên môn chưa đáp ứng yêu cầu chiếm 8%
Biểu đồ 2.5: Tỷ lệ CBNV văn phòng phân theo chuyên ngành
Nguồn: Tác giả tổng hợp từ danh sách CBNV - phụ lục đính kèm
Những con số này cho thấy các CBNV nhân viên trung tuổi và có thâm niên thường có xu hướng thích ổn định, thực thi công việc theo kinh nghiệm, ngại sáng tạo, đổi mới, khó khăn trong việc ứng dụng công nghệ mới vào thực hiện công việc Trong khi đó MBO là phương pháp dùng mục tiêu đã đề ra hàng năm để quản trị nên đơn giản, dễ hiểu và có tính logic; Nhân viên cấp dưới được hướng dẫn triển khai, tự xác lập và cam kết mục tiêu với cấp quản lý nên đảm bảo tính thực thi, khuyến khích, tạo động lực cho nhân viên
NXB Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam là công ty 100% vốn nhà nước, có vốn điều lệ 85 Tỷ đồng tập trung vào tài sản cố định (máy móc, thiết bị), vốn lưu động rất ít Nếu tiếp tục quản trị văn phòng theo phương pháp MBP và MBT thì các CBNV văn phòng thiếu động lực làm việc, thiếu chủ động tìm kiếm nguồn thu ngoại nghiệp để tăng doanh thu và nâng cao thu nhập cho chính bản thân mình trong khi MBO có thể khắc phục được các trở ngại trên
Ngoài ra, khi vận dụng MBO, các mục tiêu được xác lập chính xác, định hướng cho CBNV làm đúng những việc cần làm, loại bỏ những việc không cần thiết giúp đảm bảo thời gian, tiết kiệm được chi phí
+ Về Cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật:
Với 2 tòa nhà tại 85 Nguyễn Chí Thanh và 14 Pháo Đài Láng - Đống Đa –
Hà Nội và tòa nhà chi nhánh ở TP Hồ Chí Minh, được cấp phép của Bộ Tài nguyên và Môi trường từ năm 2019 đến nay, NXB Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam đã và đang khai thác tối ưu công năng của tòa thông qua các hợp đồng cho thuê mặt bằng với đối tác, khách hàng Việc đáp ứng nhu cầu về cơ sở vật chất cơ bản (điện, nước, PCCC ), về hạ tầng kỹ thuật (mạng, wifi ) của khách hàng thuê mặt bằng làm trọng là điều kiện tiên quyết để gia tăng doanh thu, cải tạo cơ sở vật chất đảm bảo không gian, cảnh quan làm việc cho CBNV NXB Nếu giữ nguyên phương pháp quản trị theo thời gian và theo quy trình thì muốn giải quyết đề xuất cải tạo dù nhỏ của khách hàng cần từ 7-10 ngày làm việc và qua rất nhiều bước trình duyệt Điều này khiến khách hàng không hài lòng Với MBO, mục tiêu có thể đưa ra tổng thể trong một năm cần cải tạo những gì, dự toán như thế nào và thời gian nào triển khai? Khi chủ động công việc, hạn chế phát sinh sẽ thỏa mãn được nhu cầu của khách hàng
Tương tự như cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật của NXB hiện nay đảm bảo được tối thiểu cho CBNV làm việc, thiết bị, máy móc ngày càng cũ đi, nếu áp dụng quy trình và thời gian như trên dẫn đến nhân sự không làm việc được trong 7-10 ngày nhưng NXB vẫn phải trả lương những ngày đó cho CBNV, hoặc nhiều trường hợp có thể ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc chung của NXB
Như vậy, xét về nhiều khía cạnh, MBO là giải pháp duy nhất, phù hợp nhất được lựa chọn triển khai trong quản trị văn phòng NXB Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam.
Quá trình triển khai vận dụng MBO trong quản trị văn phòng tại NXB Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam
Dựa trên Quy trình 5 bước triển khai MBO tương ứng với 5 giai đoạn vận dụng MBO trong quản trị văn phòng tại NXB Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ
Việt Nam, tính đến nay NXB đã và đang thúc đẩy vận dụng phương pháp này, cụ thể là:
Giai đoạn 1: Xác lập mục tiêu cấp cao (từ năm 2019 – 2020) Đây là mục tiêu cấp công ty được Tổng giám đốc, các Phó tổng giám đốc và các quản lý cấp trung thảo luận, xác lập thể hiện trong Báo cáo Tổng kết công tác năm cũ và Phương hướng nhiệm vụ công tác năm mới dựa trên nguyên tắc:
- Mục tiêu xác lập hướng đến tầm nhìn, sứ mệnh của NXB Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam;
- Căn cứ vào Chương trình công tác hàng năm của Bộ TN&MT; các chủ trương, chính sách phát triển ngành, lĩnh vực;
- Dựa trên kết quả sản xuất - kinh doanh của NXB năm trước và thực tiễn tình hình phát triển kinh tế - xã hội trong nước và quốc tế
- Tập trung trên 4 phương diện chính: Tài chính, khách hàng, quy trình, học hỏi và phát triển;
- Các mục tiêu được xác lập là mục tiêu quan trọng, ảnh hưởng đến sự phát triển của NXB trong 1 năm;
- Mỗi phương diện đưa ra không quá 10 mục tiêu
- Hoàn thành trước ngày 01/12 của năm trước và ban hành Quyết định giao nhiệm vụ kế hoạch sản xuất vào quý I năm kế tiếp như sau:
11/QĐ-NXB 10/02/2023 Chủ tịch kiêm
Giao nhiệm vụ kế hoạch sản xuất năm
2023 07/NXB-KH 18/02/2022 Chủ tịch kiêm
Giao nhiệm vụ kế hoạch sản xuất năm
2022 cho các đơn vị trực thuộc NXB 02/QĐ-NXB 15/01/2021 Chủ tịch kiêm
Giao nhiệm vụ kế hoạch sản xuất năm
2021 cho các đơn vị trực thuộc NXB
Ví dụ: Hệ thống mục tiêu NXB Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam năm
2023 là cơ sở để phân bổ nhiệm vụ kế hoạch sản xuất từng năm
Giai đoạn 2: Phân bổ mục tiêu cấp dưới (Từ năm 2021 – nay)
Hàng năm NXB tổ chức họp trù bị Báo cáo tổng kết năm cũ và Phương hướng, nhiệm vụ năm mới vào tháng 12 năm tài chính với thành phần tham dự là Ban lãnh đạo và các cán bộ chủ chốt (trưởng/phó các đơn vị/ phòng/ban)
- Ban lãnh đạo đã thông báo cho Trưởng/ phó các đơn vị/ phòng/ban nhiệm vụ, kế hoạch hành động năm mới của NXB;
- Ban lãnh đạo cùng các cấp quản lý bàn bạc, thảo luận về những mục tiêu mà đơn vị/ phòng/ban có thể thực hiện được để cấp trên phê duyệt và thông qua
Ban lãnh đạo phân bổ mục tiêu cấp dưới theo nguyên tắc:
- Phân bổ thành Nhiệm vụ kế hoạch sản xuất năm, dựa trên mục tiêu của NXB;
- Căn cứ vào cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị/ phòng/ ban để phân bổ cho chính xác;
- Một đơn vị/ phòng/ban không nhất thiết phải tiếp nhận đủ mục tiêu trên 4 phương diện mục tiêu cấp cao;
- Ưu tiên phân bổ mục tiêu cho các đơn vị sản xuất kinh doanh;
Ví dụ: Nhiệm vụ kế hoạch sản xuất năm 2023 được phân bổ như sau:
Từ mục tiêu được phân bổ, Trưởng/phó các đơn vị/ phòng/ban tiếp tục phân chia công việc, thiết lập kế hoạch hành động để dẫn dắt các công việc hướng đến hoàn thành mục tiêu cấp phòng/ban trước ngày 01/03 năm kế tiếp
Giai đoạn 3: Triển khai thực hiện (từ năm 2021 – nay)
Căn cứ mục tiêu đơn vị/ phòng/ ban được phân bổ, Trưởng/Phó các đơn vị/ phòng/ ban phân công nhiệm vụ cần làm để hoàn thành mục tiêu chứ chưa biết cách phân bổ cho từng vị trí việc làm;
- Chia nhiệm vụ thành 2 nhóm: Nhiệm vụ Chính trị, nhiệm vụ sản xuất – kinh doanh Tập trung các nhiệm vụ sản xuất - kinh doanh
- Phân công nhiệm vụ đã trả lời được cho các câu hỏi:
+ Công việc cần làm là gì?
+ Thực hiện công việc đó ở đâu?
+ Thời hạn là khi nào?
+ Người thực hiện là ai? Ai là người hỗ trợ (phối hợp) thực hiện?
Giai đoạn 4: Giám sát, kiểm tra, đo lường (từ năm 2021 – nay)
Trên cơ sở nhiệm vụ được giao, các cán bộ quản lý được phân quyền hướng dẫn thực hiện, kiểm tra, giám sát nhân viên cấp dưới và báo cáo kết quả thực hiện cho BLĐ định kỳ 6 tháng hoặc khi có phát sinh
Các mẫu báo cáo được ban hành nội bộ NXB dùng để đo lường mục tiêu như: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm; Báo cáo thực trạng quản trị và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 6 tháng
Giai đoạn 5: Đánh giá và khuyến khích (từ năm 2022)
Do hệ thống mục tiêu mới được phân bổ đến phòng/ban và giao kết trên những con số cụ thể nên căn cứ vào việc so sánh số liệu chỉ tiêu và thực tế chứ chưa đưa ra được bộ tiêu chí đánh giá chi tiết đến từng vị trí việc làm
Căn cứ đánh giá: Điều 11 Chương II Quy chế Thi đua – Khen thưởng ban hành theo Quyết định số 94/QĐ-TĐKT ngày 25 tháng 12 năm 2019 của Chủ tịch kiêm Tổng giám đốc NXB (phục lục đính kèm) và dựa vào đánh giá hiệu quả công việc đối với các cá nhân, tập thể của quản lý cấp trên trực tiếp
Tần suất đánh giá: Theo năm
Danh hiệu và hình thức khuyến khích, khen thưởng: Theo điều 10 Chương
II, Chương III của Quy chế Thi đua – Khen thưởng
Kết quả phân tích về mức độ vận dụng MBO với hiệu quả quản trị văn phòng ở văn phòng NXB Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam
ở văn phòng NXB Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam Để tìm ra mối liên hệ giữa mức độ vận dụng MBO với hiệu quả quản trị văn phòng, tác giả thực hiện phân tích hiệu quả công tác văn phòng trước năm 2010 – giai đoạn 100% ngân sách nhà nước và giai đoạn 2019 – 2023, khi trở thành doanh nghiệp tự chủ, bắt đầu vận dụng MBO, thu được kết quả như sau:
NXB Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam hoạt động theo kế hoạch, nhiệm vụ được giao trực tiếp từ Bộ TN&MT Bộ phân bổ ngân sách theo năm (NXB Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam giải trình chi phí bằng báo cáo tài chính) Khách hàng, dự án do Bộ tự tìm kiếm, không có doanh thu ngoại nghiệp Bộ hướng dẫn, chỉ đạo thực hiện và kiểm tra, giám sát nên chỉ ưu tiên cho sản xuất, lĩnh vực quản trị văn phòng chưa được chú trọng, chưa được đánh giá dẫn đến hiệu quả không cao (thu nhập bình quân/ người/ tháng năm 2010 đạt: 3,2 triệu đồng = GDP bình quân đầu người của Việt Nam năm 2010)
Sau khi vận dụng MBO vào quản trị văn phòng:
Từ ngày 24/05/2010, khi NXB Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam được chuyển đổi thành Công ty TNHH Một thành viên (doanh nghiệp công lập có thu), chủ động phương thức sản xuất kinh doanh và phương pháp quản trị, NXB dần nâng cao hiệu suất làm việc và tăng thu nhập bình quân đầu người/ tháng, cao hơn so với GDP bình quân đầu người của Việt Nam cùng kỳ, ví dụ như sau:
Biểu 2.6: Thu nhập bình quân/ người/ tháng của NXB Tài nguyên - Môi trường và
Bản đồ Việt Nam Nguồn: Tác giả tổng hợp
Trong Báo cáo chế độ tiền lương, tiền thưởng, thu nhập bình quân năm 2019 và kế hoạch năm 2020 cũng cho thấy:
- Số lượng lao động năm 2018 (khi NXB Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam còn chưa vận dụng MBO vào quản trị văn phòng) nhiều hơn năm 2019: 17 người; nhiều hơn kế hoạch năm 2020: 27 người và còn kế hoạch tinh gọn bộ máy vào các năm tiếp theo;
- Thu nhập bình quân của lao động năm 2018 cũng thấp hơn năm 2019 và kế hoạch năm 2020 do công việc còn dàn trải, chưa tối ưu được nguồn lực và chi phí nhân sự
72 Để thêm minh chứng cho hiệu quả của việc vận dụng MBO trong quản trị văn phòng, tác giả tiến hành Phỏng vấn sâu 21 cán bộ quản lý các cấp (từ Trưởng ban trở lên) của NXB Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam và thu được kết quả 90,5% (tương ứng với 19/21) cán bộ quản lý đều biết về MBO; 9,5% (tương ứng với 2/21) cán bộ quản lý không biết về MBO và mức độ vận dụng MBO tại
NXB Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam hiện nay, cụ thể:
Câu hỏi phỏng vấn hiểu biết về MBO Biết
MBO là quản trị việc xác định và thực hiện mục tiêu, MBO căn cứ vào mục tiêu để tiến hành quản trị
Cấp trên cùng với cấp dưới xác định các mục tiêu phấn đấu và cam kết thực hiện các mục tiêu
Các cấp quản trị đều phải hướng đến các mục tiêu chung của NXB
Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam
Các đơn vị/ phòng/ban căn cứ vào mục tiêu đã được xác định tự xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện đạt mục tiêu
Mục tiêu và kế hoạch được phân bổ cho từng lãnh đạo, CBNV
Cấp trên phải biết những kỳ vọng và đóng góp của cấp dưới
CBNV không những phải biết rõ mục tiêu của mình, mà còn phải biết mục tiêu của phòng/ ban và mục tiêu của công ty
Nhà quản trị phải hiểu những điều công ty kỳ vọng, thước đo cũng như cách thức đo lường thành tích
Bảng 2.1: Hiểu biết về MBO
Mức độ vận dụng phương pháp MBO trong quản trị văn phòng
Không đúng Đúng Khá đúng Rất đúng
NXB có vận dụng phương pháp
Ngoài MBO, kết hợp vận dụng thêm phương pháp quản trị khác
21 Vận dụng MBO toàn hệ thống quản trị NXB 21
Vận dụng MBO tùy từng đơn vị/ phòng/ban 21
MBO được vận dụng cho tất cả các cấp quản trị 21
Tổ chức đánh giá các mục tiêu thường xuyên để điều chỉnh phù hợp với mục tiêu từng thời kỳ 21
Bảng 2.2: Mức độ vận dụng MBO trong quản trị văn phòng
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Tóm lại, từ kết quả phân tích định lượng cho thấy việc vận dụng MBO có quan hệ cùng chiều với lợi nhuận và thu nhập bình quân/ người/ tháng của CBNV NXB Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam, nó ảnh hưởng lớn đến sự hài lòng của đối tượng quản trị văn phòng Mặt khác, khẳng định vai trò khích lệ, động viên người lao động, tính minh bạch hướng đến đánh giá công bằng của MBO.
Đánh giá chung về thực trạng vận dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu
Kết quả khảo sát khảo sát bằng bảng hỏi, phỏng vấn chuyên sâu và nghiên cứu thực tiễn chỉ ra rằng hầu hết nhà quản trị các cấp đều nhận thấy MBO là một phương pháp quản trị văn phòng phù hợp, lợi ích của MBO được nhận thức rất rõ trong việc thúc đẩy việc xác định mục tiêu phòng/ban và cá nhân rõ ràng Điều này vừa giúp phân quyền, phân nhiệm, vừa tạo nền tảng gắn kết - hợp tác, công
74 bằng – minh bạch cho CBNV Đây là một tiền đề tốt để thúc đẩy việc vận dụng phương pháp quản trị này
Hiện nay, NXB Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam đã bước đầu tiếp cận MBO theo cách nhận phân bổ từ phương hướng, nhiệm vụ công tác hàng năm Các mục tiêu đưa ra chưa đảm bảo nguyên tắc SMARTER; Khi được phân bổ mục tiêu, các đơn vị/ phòng/ ban chưa biết cách xây chương trình, lộ trình bài bản để vận dụng MBO; Các tiêu chí đánh giá, đo lường hiệu quả còn mang định tính, thiếu công cụ đo lường kết quả đầu ra; Việc đào tạo, hướng dẫn về phương pháp và quy trình thực hiện MBO cho nhân viên cấp dưới do quản lý cấp trên tự thực hiện Kết quả của cách làm này phụ thuộc rất nhiều vào năng lực và thời gian của nhà quản trị văn phòng
Ngoài ra, nếu vận dụng đồng thời MBO với phương pháp quản trị theo quá trình, hay quản trị theo thời gian như trước, thì mục tiêu của quản trị văn phòng có thể đạt được, song chưa phải kết quả tối ưu nhất Một trong những nguyên nhân có thể vì việc vận dụng thiếu tập trung, chưa được triển khai triệt để
Vậy muốn tìm được những giải pháp để thúc đẩy vận dụng MBO trong quản trị văn phòng thành công, ta cần đánh giá lại những thuận lợi, khó khăn mà NXB Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam đang gặp phải trong quá trình triển khai MBO
2.5.2 Những ưu điểm trong quá trình vận dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu trong quản trị văn phòng tại NXB Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam
+ Hầu hết các cấp quản trị đều hiểu và biết cách vận dụng, chia nhỏ giai đoạn để hướng dẫn, đào tạo đến thành thạo rồi mới chuyển sang bước tiếp theo
+ Được học hỏi kinh nghiệm triển khai của Nhà máy in Bản đồ
+ Có tổ chức đào tạo cho các cấp quản lý hiểu để vận dụng
+ Bộ máy văn phòng NXB Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam có 20 vị trí việc làm nên rất thuận lợi trong việc hoàn thiện bảng Mô tả vị trí việc làm làm căn cứ phân bổ và thiết lập hệ thống mục tiêu cá nhân
+ Được đầu tư cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ (Mua phần mềm quản lý xuất bản, thuê máy chủ, mua ổ cứng cập nhật dữ liệu chung, xây dựng nhà để xe )
2.5.3 Những nhược điểm khi vận dụng vận dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu trong quản trị văn phòng tại NXB
- CBNV chưa nhận thức được vai trò của MBO trong việc đánh giá hiệu quả công việc của mình do chưa được đào tạo bài bản và truyền thông rõ ràng;
- Mục tiêu xác lập còn mơ hồ, nhiều mục tiêu không xác lập theo nguyên tắc SMARTER và chưa chú trọng phân bổ mục tiêu học hỏi phát triển và quy trình
- Việc phân bổ mục tiêu các cấp còn chưa đúng người đúng việc do chưa hoàn thiện bộ Mô tả vị trí việc làm;
- Đôi lúc nhà quản trị văn phòng NXB Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam có tư duy quản trị tự phát, tuỳ cơ ứng biến Nên khi vận dụng phương pháp MBO vào quản trị văn phòng sẽ gặp rất nhiều khó khăn, vướng mắc Khi gặp khó khăn trong việc vận dụng hoặc do bận rộn trong công việc lại lơ là và không tuân theo các nguyên tắc cơ bản của MBO, dẫn đến việc vận dụng còn mang tính hình thức, hời hợt, kết quả chưa cao
- Tỷ lệ CBNV có thâm niên cao, ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực quản trị văn phòng còn kém, việc thay đổi phương pháp quản trị mới cần nhiều thời gian hướng dẫn, đào tạo
- Kế hoạch hành động chưa chi tiết, cụ thể, chưa được xây dựng thành Bảng kế hoạch nên khó thực thi
- Chưa biết cách đo lường bằng KPIs
- Tần suất kiểm tra, giám sát, đánh giá quá dài (1 năm)
- Chưa có quy chế đánh giá và khen thưởng khi hoàn thành mục tiêu
- Hệ thống quy trình, quy định, quy chế, hướng dẫn cũng là lỗ hổng trong lĩnh vực quản trị văn phòng và cũng là mục tiêu quan trọng giúp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng theo phương pháp quản trị theo mục tiêu
- Thủ tục hành chính rườm rà
76 Đây là cũng là nguyên nhân dẫn đến việc áp dụng MBO trong quản trị văn phòng tại NXB chưa được toàn diện và nếu không khắc phục ngay để thúc đẩy vận dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu trong quản trị văn phòng tại NXB Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam thì dễ trở thành hình thức và thất bại
Như chúng ta đã biết, bản chất của quản trị văn phòng là mỗi vị trí công việc lại khác nhau, có những vị trí có thể đo lường được bên cạnh không ít những vị trí khó có thể kiểm soát, đo lường được hoặc có đo lường cũng biến mục tiêu đó trở thành hình thức và không còn ý nghĩa khích lệ người thực hiện nữa như vị trí nhân viên y tế, nhân viên bảo vệ, nhân viên vệ sinh trong Văn phòng NXB Tuy nhiên, để MBO hiệu quả vẫn cần xác lập mục tiêu mang tính khích lệ như: tỷ lệ hài lòng của CBNV về công việc mỗi năm một tăng sau kỳ đánh giá 360 độ, không xảy ra lỗi công việc nào trong tháng để bản thân người thực hiện mục tiêu thấy đóng góp của mình giúp mục tiêu phòng/ban được hoàn thành Mục tiêu phòng/ban/ đơn vị chỉ có thể hoàn thành khi mục tiêu cá nhân hoàn thành nên việc triển khai phải toàn diện
GIẢI PHÁP THÚC ĐẨY VẬN DỤNG PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ
Nhóm giải pháp quản trị hệ thống
3.1.1 Nâng cao năng lực, trình độ, trách nhiệm của nhà quản trị các cấp Để nâng cao năng lực, trình độ của các cấp quản trị văn phòng cần thực hiện các bước sau:
- Đọc các tài liệu, sách báo, bài viết, bài học trực tuyến và các khóa học về phương pháp quản trị theo mục tiêu để hiểu rõ hơn và có thể vận dụng nó trong quản trị văn phòng
- Tổ chức các buổi đào tạo, kiểm tra, đánh giá thực hành MBO theo cấp bậc
- Cung cấp các biểu mẫu, văn bản có liên quan đến vận dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu trong quản trị văn phòng
- Thường xuyên xây dựng phong trào khuyến khích các CBNV tích cực tham gia và hỗ trợ nhau trong quá học tập, thực hành
Có thể nói, việc phân cấp, phân quyền trong vận dụng MBO giữ vai trò quan trọng dẫn tới thành công mà việc phân cấp, phân quyền này chỉ có hiệu quả khi đội ngũ nhân viên có động lực (làm việc vì tổ chức mình) và năng lực (trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm để giải quyết vấn đề) làm việc Mặt khác, MBO là phương pháp quản trị khoa học, đòi hỏi người vận dụng phải có trí tuệ, trình độ nhận thức, chủ động, sáng tạo và chịu được áp lực công việc Do vậy, năng lực, trình độ và ý thức trách nhiệm của nhà quản trị các cấp thấp sẽ cản trở vận dụng MBO trong quản trị văn phòng
Nhìn lại đội ngũ CBNV văn phòng NXB Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam, cấp thiết phải xây dựng kế hoạch đào tạo thực hành MBO tùy theo từng cấp bậc của nhà quản trị hay nhân viên mà đưa ra các nội dung đào tạo cho phù hợp Mức độ yêu cầu về năng lực, trình độ và ý thức trách nhiệm của nhà quản
78 trị các cấp cũng khác nhau Nhà quản trị cấp cao có vai trò dẫn dắt nên yêu cầu về năng lực, trình độ, ý thức trách nhiệm cao hơn cấp trung và cấp cơ sở Nhà quản trị cấp cao cần tập trung thời gian, công sức cho hoạch định mục tiêu chiến lược, tổ chức hơn nhà quản trị cấp trung và cấp cơ sở Ngược lại, nhà quản trị cấp cơ sở lại dành nhiều thời gian, công sức cho công tác điều hành Vì vậy, nội dung đào tạo cho nhà quản trị cấp cao và cấp trung gian cần chú trọng các mục tiêu phát triển năng lực quản trị, còn cấp cơ sở và cấp nhân viên tập trung vào các mục tiêu đánh giá năng lực chuyên môn - kỹ thuật
Ngoài ra, để nâng cao năng lực, trình độ và ý thức trách nhiệm của đội ngũ nhà quản trị thì nhà quản trị cấp cao phải là đầu tàu, sẵn sàng đương đầu và tích cực giải quyết triệt để các vấn đề phức tạp của NXB Tài nguyên Môi trường và bản đồng Việt Nam thời gian đầu vận dụng MBO trong quản trị văn phòng
3.1.2 Cụ thể hóa mục tiêu theo nguyên tắc SMARTER
Sẽ là vĩ mô và mơ hồ khi chỉ đưa ra mục tiêu “NXB trở thành Doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam trong biên tập, xuất bản bản đồ từ truyền thống đến hiện đại, từ chi tiết đến tổng quát bao trùm các lĩnh vực trong đời sống sinh hoạt thường ngày đến các lĩnh vực trong quản lý và bảo vệ chủ quyền đất nước Góp phần xây dựng và khẳng định giá trị con người và đất nước Việt Nam đến bạn bè quốc tế” 5 Tuyên bố chung chung này không cho biết thế nào là “hàng đầu Việt Nam”, khi nào mong muốn đó được thực hiện ?
Trong khi đó, áp dụng xác lập mục tiêu theo nguyên tắc SMARTER sẽ giúp cụ thể hóa mục tiêu bằng các con số, mục tiêu sẽ hiện ra trên một bức tranh tổng thể, rõ ràng và dễ bám sát để thực hiện Nguyên tắc SMARTER giúp các nhà quản trị các cấp dễ dàng nhìn nhận để loại bỏ những mục tiêu chưa phù hợp, giúp hoạch định chiến lược một cách tốt hơn, từ đó có thể đo lường được mức độ hoàn thành công việc, đánh giá năng lực CBNV, đồng thời đưa ra các biện pháp cần thiết để cải thiện, khắc phục hiệu suất làm việc của CBNV Nguyên tắc này bao gồm 7 yếu tố:
5 Nguồn: https://www.bando.com.vn/vi/tam-nhin-su-menh
- Specific - cụ thể, dễ hiểu: Ngoại trừ sứ mệnh, tầm nhìn, các mục tiêu NXB Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam xác lập cần nêu rõ kết quả, hành vi mong đợi, có chỉ số đo lường, có thời gian cần phải hoàn thành để người thực hiện hiểu đúng đích hướng tới của mục tiêu
Ví dụ: Mục tiêu chiến lược là “Doanh nghiệp hàng đầu trong biên tập, xuất bản ” là mục tiêu chung Mục tiêu cụ thể là “Dẫn đầu thị trường xuất bản phẩm điện tử về Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ trong năm 2024”
- Measurable – đo lường được: Nguyên tắc này liên quan tới những con số, giúp đo lường được bằng các công cụ khác nhau như: mục tiêu thời gian đo lường bằng thời gian hoàn thành công việc, mục tiêu chi phí đo bằng ngân sách được duyệt, mục tiêu chất lượng đo bằng kết quả thực hiện công việc, mức độ hài lòng của khách hàng
Ví dụ: Duy trì mức thu nhập bình quân/ người/ tháng cao hơn 10% so với mức trung bình của thị trường và ngành
- Achievable – có tính khả thi: Các mục tiêu đưa ra phải xuất phát từ tiềm lực hiện có của NXB Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam và của đơn vị/ phòng/ ban không quá nhẹ, đơn giản, tránh né thử thách hoặc quá nặng giữa khối lượng công việc hoàn thành và năng lực thực tế của CBNV với thời gian có hạn để mọi CBNV chấp nhận mục tiêu
Ví dụ: Duy trì mức độ hài lòng của CBNV ở mức 85% Nếu để mức 100% thì không thể đạt được mục tiêu
- Realistics – thực tế: Mục tiêu đưa ra cần phải phản ánh nhu cầu sản xuất kinh doanh, phải được xem xét trong các rào cản của tổ chức để đảm bảo có thể đạt được kết quả
Ví dụ: Thay vì đưa ra mục tiêu tìm kiếm được 100 khách hàng tiềm năng/ năm thì mục tiêu thực tế là duy trì 10 khách hàng tiềm năng/ năm
- Timebound – có thời hạn: Mục tiêu nào cũng phải có thời gian hoàn thành công việc Thời gian đặt ra cũng cần hợp lý, không quá dài cũng không quá gấp gáp để tránh lãng phí các nguồn lực
Ví dụ: Tổ chức đào tạo Thực hành quản trị theo mục tiêu(MBO) trước ngày
- Engagement– liên kết: Mục tiêu các cấp phải gắn chặt với nhau bởi mục tiêu chung của NXB chỉ hoàn thành khi mục tiêu phòng/ban hoàn thành và mục tiêu phòng/ban hoàn thành khi mục tiêu cá nhân hoàn thành
Nhóm giải pháp tổ chức thực hiện
3.2.1 Hoàn thiện bộ Mô tả vị trí việc làm lấy cơ sở phân bổ mục tiêu các cấp
MBO sẽ vận dụng thành công khi được bố trí đúng người đúng việc và đúng thời gian, đây cũng là một trong những mục tiêu cơ bản của quản trị văn phòng Bảng mô tả vị trí việc làm giúp CBNV nắm rõ, đúng, chính xác về nhiệm vụ được giao Nếu nhiệm vụ được giao quá cao hoặc quá thấp so với năng lực của CBNV đều ảnh hưởng không tốt tới sự hài lòng và hiệu quả công việc của họ Vậy nên trước khi phân bổ được mục tiêu các cấp phải xây dựng xong bảng Mô tả vị trí việc làm Các bước lập bảng Mô tả công việc bao gồm:
Bước 1: Thu thập thông tin về công việc
Các thông tin cần được thu thập từ cả nguồn nội bộ và bên ngoài để đảm bảo xây dựng bản mô tả công việc phù hợp với công ty và có tính cạnh tranh trên thị trường Nội dung cần tìm hiểu:
+ Chi tiết công việc (chức danh, quan hệ báo cáo, nơi làm việc);
+ Cơ cấu tổ chức của NXB;
+ Trách nhiệm chính/ thẩm quyền thực hiện;
+ Yêu cầu về trình độ chuyên môn
Bước 2: Xác định bối cảnh thực hiện công việc
Bước tiếp theo trong quy trình xây dựng bản mô tả công việc là xác định bối cảnh thực hiện công việc, bao gồm các yếu tố sau:
+ Quan hệ báo cáo: Được định vị trong cơ cấu tổ chức, xác định trách nhiệm giải trình với cấp trên
+ Quan hệ giám sát: Được định vị trong cơ cấu tổ chức, xác định ai sẽ là người giám sát quy trình thực hiện công việc của người lao động
+ Quan hệ với người khác: Quan hệ giữa các phòng ban khác trong việc hỗ trợ lẫn nhau
+ Điều kiện làm việc: Cần chú ý đến những nhân tố môi trường gây nguy hiểm hoặc ngắt quãng quá trình làm việc như nhiệt độ quá cao/thấp, môi trường làm việc ồn ào/có rung chấn,…
Bước 3: Xác định nội dung công việc
Mỗi vị trí việc làm khác nhau sẽ có một bảng Mô tả công việc khác nhau, tuy nhiên cần thiết phải có các nội dung như:
+ Tên công việc, địa điểm làm việc, tên người được tuyển dụng để làm việc đó + Nội dung công việc, phân cấp, phân quyền, phương thức tiến hành, các giai đoạn thực hiện,
Nội dung công việc bao gồm 3 cấp độ từ khái quát đến chi tiết:
+ Cấp độ 1 (Bao quát) – Đề cập đến các chức năng/nhiệm vụ chung
+ Cấp độ 2 (Cụ thể) – Diễn giải các nhiệm vụ một cách cụ thể, là những gì mà nhân viên phải thực hiện khi triển khai một chức năng của công việc hoặc để tạo ra một sản phẩm/dịch vụ cụ thể
+ Cấp độ 3 (Chi tiết) – Các công đoạn chi tiết cần được triển khai để hoàn thành nhiệm vụ
Bước 4: Xác định tiêu chuẩn công việc
Xác định tiêu chuẩn công việc là một trong những bước quan trọng nhất trong công tác xây dựng bản mô tả vị trí công việc Nó có thể khác so với người hiện đang đảm trách công việc
Các tiêu chuẩn bao gồm những khía cạnh sau:
+ Trình độ chuyên môn: Thường nói đến bằng cấp, học vấn có được Với một vài vị trí, yêu cầu này do Luật quy định như kế toán trưởng, cố vấn luật
+ Kiến thức: Những kiến thức và hiểu biết về một ngành hoặc nhiều ngành, có thể là kiến thức đơn giản hoặc chuyên môn cần thiết để đạt được mục tiêu mà NXB giao cho một vị trí công việc;
+ Kinh nghiệm: kinh nghiệm thực hiện một công việc từ đơn giản đến phức tạp; kinh nghiệm quản lý hay lãnh đạo một tập thể với số lượng, kỹ năng và thâm niên khác nhau Nó thường biểu bằng số năm thời gian;
+ Kỹ năng: Kỹ năng thực hiện một nhiệm vụ cụ thể (mang tính thao tác, có thể thực hiện được thông qua đào tạo), kỹ năng có thể là kỹ năng căn bản, kỹ năng chuyên sâu, kỹ năng kỹ thuật, kỹ năng giao tế, nhân sự
+ Năng lực: Khả năng thực hiện những nhiệm vụ phi thao tác bao gồm: trí lực, thể lực, năng lực tâm lý, năng lực tư duy,…
+ Các yêu cầu khác: Một số yêu cầu về pháp lý (bằng cấp, chứng chỉ), yêu cầu về tính cách (tinh thần làm việc, đạo đức nghề nghiệp) hay yêu cầu về sự sẵn sàng (ngày bắt đầu làm việc)
Bước 5: Xác định quyền hạn đối với công việc Để hoàn thiện quy trình xây dựng bản mô tả công việc là xác định quyền hạn của người thực hiện công việc Đây là những quyền lợi chính đáng mà người lao động được hưởng như đã đề cập ở nội dung bên trên Lưu ý các quyền hạn phải được liệt kê đầy đủ nhằm đảm bảo lợi ích cho người thực hiện công việc
Ví dụ: CBNV có quyền được hưởng đầy đủ các chế độ, phúc lợi, bảo hiểm, quyền được sử dụng các loại máy móc, trang thiết bị phục vụ công việc
Biểu mẫu: Bảng mô tả vị trí việc làm của nhân viên văn thư – lưu trữ (Phụ lục đính kèm)
3.2.2 Lập bảng kế hoạch hành động bổ sung thêm cách kiểm tra, kiểm soát và các nguồn lực thực hiện
Nội dung này vô cùng quan trọng khi giúp cá nhân hoàn thành được mục tiêu của mình Khi có một kế hoạch cụ thể sẽ khiến cá nhân được chủ động, tránh được sự trì hoãn và tiến đến mục tiêu nhanh chóng Chỉ khi có kế hoạch hành động các CBNV mới biết cách thực hiện theo thời gian hợp lý, biết ưu tiên công việc nào thực hiện trước để đạt hiệu quả cao
Dựa vào mục tiêu được phân bổ, người thực hiện tiến hành lập kế hoạch hành động theo từng năm theo nguyên tắc trả lời cho các câu hỏi:
+ Tại sao phải làm công việc này?
+ Công việc cần thực hiện là gì?
+ Ai là người thực hiện?
+ Phương pháp thực hiện là gì?
+ Kiếm tra, kiểm soát bằng cách nào?
+ Các nguồn lực, ngân sách, nguyên liệu, máy móc, phương pháp cần để thực hiện công việc là gì?
3.2.3 Tăng cường hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá theo quý
Sản phẩm ứng dụng của luận văn
Dựa trên khung lý thuyết tổng quan của MBO tại Chương 1 và mục tiêu cấp Công ty năm 2023 của NXB Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam; căn cứ kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm và hệ thống mục tiêu được phân bổ về cấp phòng/ban/ đơn vị; căn cứ Mô tả vị trí việc làm, tác giả đã xây dựng hệ thống mục tiêu cá nhân một số vị trí việc làm trong đó mục tiêu, chỉ tiêu, tỷ trọng có thể khác nhau hoặc giống nhau hoặc khác một số nội dung do mục tiêu trọng yếu của các vị trí việc làm tại một giai đoạn là khác nhau nhưng theo quy định tổng tỷ lệ của cá nhân cộng lại phải bằng tổng tỷ lệ mục tiêu phòng/ban đã cam kết
3.3.1 HỆ THỐNG MỤC TIÊU CÁ NHÂN MỘT VÀI VỊ TRÍ VIỆC LÀM
Vị trí: Phó chánh Văn phòng
Vị trí: Phó trưởng phòng Quản lý xuất bản
Vị trí: Chuyên viên Tài chính – Kế toán
Vị trí: Phó trưởng phòng Kế hoạch thị trường
3.3.2 BÁO CÁO KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN MỤC TIÊU PHÒNG BAN
3.3.3 BẢNG MÔ TẢ VỊ TRÍ VIỆC LÀM
Vị trí: Nhân viên Văn thư –Lưu trữ
BẢNG MÔ TẢ VỊ TRÍ VIỆC LÀM
Lần cập nhật Số trang:
Nhân viên văn thư - lưu trữ Mã chức danh:
Tên phòng / ban Ban Văn thư – Lễ tân
Quy trình công việc liên quan Hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ
Cấp trực tiếp quản lý Trưởng ban Văn thư – Lễ tân
Thời vụ Xác định thời hạn Không xác định thời hạn
II MỤC ĐÍCH (MỤC TIÊU) CÔNG VIỆC
- Tiếp nhận, xử lý, truyền đạt thông tin chính xác, đầy đủ và kịp thời
- Lưu trữ khoa học, thuận tiện cho việc cung cấp tài liệu lưu trữ
- Phối hợp hoàn thiện, hướng dẫn quy định công tác văn thư - lưu trữ
III CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ:
Chức năng Nhiệm vụ Tần suất Kết quả đầu ra
Thực hiện công tác văn thư
Tham gia xây dựng, triển khai kế hoạch công tác văn thư trên cơ sở các quy định của pháp luật về văn thư - lưu trữ
Quy trình, quy định, biểu mẫu, các văn bản hướng dẫn, văn bản sửa đổi, kế hoạch đổi mới công tác văn thư - lưu trữ
Soạn thảo văn bản, hướng dẫn, rà soát, kiểm tra thể thức văn bản
- Nội dung văn bản rõ ràng, không vi phạm pháp luật, đạo đức nghề nghiệp, đúng ý của người chỉ đạo
- Đúng chính tả, đúng thể thức văn bản
Trình duyệt, ban hành văn bản
Ban hành đầy đủ, kịp thời
Scan, sao lưu, công chứng tài liệu
Nhanh chóng, đủ số lượng, đảm bảo giá trị pháp lý
Quản lý, theo dõi văn bản, tiếp nhận, chuyển giao, vào
Sổ văn bản (đăng ký) văn bản đi và đến
Hàng ngày Đầy đủ, chính xác, đúng người
Quản lý và sử dụng con dấu Hàng ngày
An toàn, chính xác, đúng quy định
Lập hồ sơ lưu trữ
Thực hiện công tác lưu trữ
Tham gia xây dựng sửa đổi, đề xuất, đánh giá các loại công cụ tra tìm tài liệu
Văn bản soạn thảo, ứng dụng công nghệ thông tin
Thực hiện các nhiệm vụ phân loại, chỉnh lý, lập hồ sơ, hệ thống hóa, sắp xếp tài liệu trên cơ sở những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ hiện hành
- Có file tổng hợp văn bản hành chính trên hệ thống
- Hệ thống file scan, file cứng được sắp xếp khoa học, dễ tìm kiếm
Thực hiện việc phục chế tài liệu lưu trữ
Nội dung phục chế đảm bảo theo yêu cầu
Thực hiện thống kê tài liệu lưu trữ
Báo cáo số liệu chính xác, khớp với thực tế
Khác Các nhiệm vụ khác được phân công
Khi phát sinh Hoàn thành nhiệm vụ
IV QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM
- Đề xuất các ý kiến, giải pháp thực hiện công việc
- Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về nhiệm vụ được giao
- Tuân thủ các quy trình, quy định của NXB TNMT và Bản đồ VN
Tên đơn vị, chức danh phối hợp
Quan hệ bên trong công ty
Trưởng ban, Chánh văn phòng
Nhận ý kiến chỉ đạo, đề xuất, báo cáo
Các phòng ban Phối hợp thực hiện công việc Quan hệ bên ngoài công ty
Nhà cung ứng, đối tác Phối hợp công việc
VI ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC
Trụ sở Công ty: 85 Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội Được cung cấp đầy đủ trang thiết bị, công cụ cần thiết phục vụ cho công việc:
Máy tính, tủ tài liệu, tủ dấu… Được tạo mọi điều kiện để hoàn thành công việc với kết quả cao nhất
VII TIÊU CHUẨN ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
Trình độ đào tạo tối thiểu: Cao đẳng chuyên ngành văn thư - lưu trữ hoặc các ngành có liên quan Kinh nghiệm tối thiểu 1 năm
Kiến thức chuyên môn Kiến thức về công tác văn thư - lưu trữ
Yêu cầu tin học Tin học văn phòng
Yêu cầu ngoại ngữ Không yêu cầu
Nắm được chính sách pháp luật về công tác văn thư - lưu trữ
Nắm được kiến thức, kỹ năng và thực hiện tốt các nguyên tắc cơ bản về công tác văn thư - lưu trữ Nắm được vị trí, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và mối quan hệ
Có năng lực thực hiện được các quy trình, thủ tục nghiệp vụ văn thư - lưu trữ
- Kỹ năng quản lý Không
Kỹ năng làm việc nhóm
Kỹ năng công nghệ thông tin
Chăm chỉ, cẩn thận, chu đáo, tinh tế Chủ động trong công việc
Trung thực, nhanh nhẹn, hoạt bát Yêu cầu khác: Ngoại hình: Ưa nhìn, giọng nói phổ thông,
Sẽ có nhiều khó khăn, thậm chí là thất bại nếu thay đổi phương pháp quản trị bất kỳ mà không triển khai nhất quán và đồng bộ trên toàn hệ thống do vậy, vai trò tiên phong, dẫn dắt của nhà quản trị các cấp cần được thống nhất, quyết liệt triển khai thành thạo từng bước
Mỗi tổ chức, doanh nghiệp có những đặc điểm và điều kiện nguồn lực khác nhau Căn cứ nguồn lực hiện có, cấu trúc bên trong, khả năng phân tích thị trường, sự cạnh tranh, các tác động của thị trường đối với mỗi tổ chức, doanh nghiệp khác nhau dẫn đến giải pháp để vận dụng MBO trong quản trị văn phòng cũng khác nhau, tuy nhiên cần đảm bảo cơ cấu tổ chức, các quy trình làm việc để thực hiện mục tiêu, chiến lược đã đề ra Nguồn nhân lực được đào tạo nâng cấp để phù hợp với chiến lược, cấu trúc, quy trình làm việc và tạo động lực thích hợp để hoàn thành mục tiêu Do vậy, khi vận dụng phương pháp MBO phải vận dụng phù hợp với đặc điểm và điều kiện của từng tổ chức/ đơn vị Đối với văn phòng NXB Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam có một số CBNV với độ tuổi, trình độ và năng lực còn hạn chế thì việc vận dụng MBO trong quản trị điều hành cần được linh động, kết hợp với phương pháp quản trị truyền thống khác và triển khai thí điểm trong vòng 6 tháng để khắc phục những lỗi hệ thống cũng như thực hành triển khai công việc theo kế hoạch đạt mục tiêu đặt ra Đôi lúc, công việc của nhà quản trị cấp cao không chỉ dừng lại ở việc giao việc, giám sát và đôn đốc thực hiện công việc, mà còn phải kiểm tra, giám sát chặt chẽ, trong nhiều trường hợp phải trực tiếp xử lý công việc thay cho nhân viên cấp dưới mới đạt được mục tiêu cam kết
