Hiện Đại hóa công tác văn phòng tại ubnd quận hải châu (thành phố Đà nẵng)

Giải pháp nâng cao chất lượng Đội ngũ hướng dẫn viên du lịch tại Điểm của khu du lịch tam chúc, ba sao Giải pháp nâng cao chất lượng Đội ngũ hướng dẫn viên du lịch tại Điểm của khu du lịch tam chúc, ba sao

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Nguyễn Lê Như Quỳnh

HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

TẠI UBND QUẬN HẢI CHÂU (THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG)

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Nguyễn Lê Như Quỳnh

HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

TẠI UBND QUẬN HẢI CHÂU (THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG)

Chuyên ngành: Quản trị văn phòngĐịnh hướng: Nghiên cứu

Mã số: 8340406.1

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

PGS.TS Vũ Thị Phụng

HÀ NỘI - 2024

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại

Ủy ban nhân dân quận Hải Châu (thành phố Đà Nẵng)” là công trình nghiên cứucủa mình trong thời gian qua và hoàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng khoa học

về nội dung nghiên cứu của đề tài nếu có sự không trung thực về thông tin sửdụng trong quá trình thực hiện./

Hà Nội, ngày tháng năm 2024

HỌC VIÊN

Nguyễn Lê Như Quỳnh

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin chân thành cám ơn các thầy cô Khoa Lưu trữ học và Quản trị vănphòng Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn đã tạo điều kiện giúp đỡtôi hoàn thành chương trình học tập và có những kiến thức, kỹ năng cần thiết để

có thể nghiên cứu hoàn thành Luận văn Thạc sĩ

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn tới PGS TS Vũ Thị Phụng, người đã hướngdẫn và giúp đỡ tôi trong quá trình thực hiện đề tài “Hiện đại hóa công tác vănphòng tại UBND quận Hải Châu (thành phố Đà Nẵng)”

Tôi xin trân trọng cám ơn ban lãnh đạo, các anh chị chuyên viên thuộcUBND đặc biệt là Văn phòng UBND quận Hải Châu đã ủng hộ, giúp đỡ tôitrong quá trình thực hiện luận văn, giúp tôi khảo sát, thu thập các dữ liệu liênquan đến đề tài

Mặc dù đã cố gắng tham khảo từ nhiều nguồn khác nhau nhưng luận vănnày vẫn khó tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế Kính mong nhận được những ýkiến góp ý, chỉ bảo của các Thầy cô để luận văn này được hoàn thiện hơn và có

cơ sở để phát triển hướng nghiên cứu tiếp theo

Tôi xin trân trọng cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2024

HỌC VIÊN

Nguyễn Lê Như Quỳnh

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT 1

MỞ ĐẦU 2

Chương 1 9

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 9

1.1 Lý luận chung vê công tác văn phòng 9

1.1.1 Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 9

1.1.2 Khái quát về công tác văn phòng 15

1.2 Lý luận chung về hiện đại hóa công tác văn phòng 16

1.2.1 Khái niệm 16

1.2.2 Nội dung và các biện pháp hiện đại hóa công tác văn phòng 16

1.2.3 Tầm quan trọng của việc hiện đại hóa công tác văn phòng 22

1.2.4 Trách nhiệm trong việc tổ chức, thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng 23

Chương 2 CÁC BIỆN PHÁP HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ĐÃ ĐƯỢC THỰC HIỆN TẠI UBND QUẬN HẢI CHÂU 26

2.1 Khái quát về UBND quận Hải Châu 26

2.2 Khái quát về Văn phòng UBND quận Hải Châu 27

2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ 27

2.2.2 Cơ cấu tổ chức 29

2.3 Một số biện pháp và kết quả hiện đại hóa văn phòng đã được áp dụng tại Văn phòng UBND quận Hải Châu 30

2.3.1 Quan điểm và nhận thức của UBND Quận Hải Châu về hiện đại hóa văn phòng 30

2.3.2 Tinh gọn bộ máy và nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ, công chức văn phòng 31

2.3.3 Xây dựng trụ sở và không gian làm việc theo hướng hiện đại 33

2.3.4 Hiện đại hóa trang thiết bị văn phòng 35

2.4 Nhận xét, đánh giá tình hình thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng

tại UBND quận Hải Châu 49

2.4.1 Ưu điểm 49

2.4.2 Hạn chế 51

Chương 3 55

CÁC GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH HIỆN ĐẠI HÓA 55

CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND QUẬN HẢI CHÂU 55

3.1 Phát triển nguồn nhân lực của Văn phòng UBND quận Hải Châu trong hiện đại hóa công tác văn phòng 55

3.2 Nâng cao trách nhiệm đối với vấn đề hiện đại hoác công tác văn phòng 59

3.2.1 Trách nhiệm của lãnh đạo 59

3.2.2 Trách nhiệm của cán bộ, công chức văn phòng 60

3.3 Hiện đại hóa phương tiện và điều kiện làm việc văn phòng 61

3.3.1 Tiếp tục đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị 61

3.3.2 Tổ chức không gian làm việc theo mô hình văn phòng hiện đại 62

3.4 Đẩy mạnh chuyển đổi số công tác văn phòng 64

3.4.1 Tiếp tục chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ 644

3.4.2 Chuyển đổi số trong hoạt động tổng hợp, xử lý thông tin 644

3.4.3 Chuyển đổi số trong tổ chức hội họp, sự kiện 64

3.4.4 Chuyển đổi số trong quản lý cơ sở vật chất 647

KẾT LUẬN 67

PHỤ LỤC 71

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngày nay sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước do Đảng lãnhđạo đã đạt được nhiều thành tựu to lớn về nhiều mặt Trước những yêu cầu củathời kỳ toàn cầu hóa, sự phát triển của công nghệ số, mỗi ngành, lĩnh vực đãphân tích, xử lý các nguồn dữ liệu nhanh hơn giúp cho các hoạt động được tối

ưu hóa, đem lại nhiều cơ hội để phát triển đất nước

Văn phòng là bộ phận tổng hợp, tham mưu và là đầu mối điều phối hoạtđộng của cơ quan; trung tâm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ choquá trình hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo; là nơi chăm lo, phục vụ,quản trị, hậu cần bảo đảm các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động chungcủa cơ quan Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của Văn phòng, trongnhững năm qua, UBND quận Hải Châu (Thành phố Đà Nẵng) đã quan tâm và cónhiều biện pháp để từng bước hiện đại hóa công tác văn phòng như: Tập trung tạođiều kiện về phương tiện, con người, kinh phí cho công tác tổng hợp, văn thư, lưutrữ; đầu tư nâng cấp trang thông tin điện tử, ứng dụng công nghệ thông tin, mạng

xã hội (Website, Facebook, Zalo,…) trong công tác quản trị, điều phối để đảmbảo quá trình hoạt động được thông suốt Cơ quan đã có các quy trình xử lý côngviệc cụ thể để vừa đảm bảo chất lượng công việc vừa phục vụ kịp thời, nhanhchóng, an toàn cho sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Bên cạnh những kết quả

đã đạt được trong công tác hiện đại hóa thì vẫn còn những hạn chế và bất cậpchưa phù hợp trong quá trình hoạt động, như: vai trò của cán bộ, công chức;nguồn nhân sự văn phòng; ứng dụng các phần mềm trong quá trình thực hiệncông việc; quản lý sử dụng trang thiết bị;…

Khi Việt Nam đang thực hiện cuộc cách mạng công nghệ lần thứ tư, vớichuyển đổi số trên mọi lĩnh vực và nhất là đối với văn phòng khi đóng vai tròtiên phong và là nền tảng quan trọng trong việc thực hiện chuyển đổi số tại các

cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp, đòi hỏi công tác văn phòng phải nâng caotrong việc ứng dụng các trang thiết bị , nhận thức của mỗi người, phương pháp

và quy trình quản trị Vì vậy, Hiện đại hóa Văn phòng là việc cần thiết phải thựchiện, đối với UBND quận Hải Châu cũng vậy.

Trong quá trình làm việc tại Văn phòng UBND quận Hải Châu, tôi nhậnthấy UBND Quận đã bước đầu thực hiện việc hiện đại hóa công tác văn phòng,nhưng vẫn còn những hạn chế, cần tiếp tục để đáp ứng được yêu cầu chuyển đổi

số Xuất phát từ thực tế trên tôi đã chọn nghiên cứu đề tài:“Hiện đại hóa công tác văn phòng tại UBND quận Hải Châu”.

2 Lịch sử nghiên cứu

Qua nghiên cứu các tài liệu, sách, báo và các đề tài nghiên cứu về hànhchính - văn phòng trong thời kỳ hội nhập, công nghiệp hóa, hiện đại hóa…, tácgiả đã tham khảo được một số công trình tiêu biểu sau:

Thứ nhất, một số sách và giáo trình nghiên cứu về công tác hành chính

văn phòng đã đề cập đến vấn đề hiện đại hóa công tác văn phòng hoặc vănphòng hiện đại

- Giáo trình “Lý luận về quản trị văn phòng” – PGS.TS.Vũ Thị Phụng, TS.

Cam Anh Tuấn, TS Nguyễn Hồng Duy, TS Nguyễn Thị Kim Bình, TS PhạmThị Diệu Linh, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội (2021) Phần cuối của giáo trìnhnày (từ trang 455 đến 459) đã trình bày những vấn đề cơ bản về “Quản trị vănphòng hiện đại”, trong đó có nội dung về hiện đại hóa trong quản trị văn phòng.Đây là một phần cơ sở lý thuyết của vấn đề “hiện đại hóa công tác văn phòng”được tác giả tham khảo và sử dụng trong luận văn

- Giáo trình “Quản trị văn phòng” – GS.TS Nguyễn Thành Độ, ThS.

Trần Phương Hiền, ThS Nguyễn Ngọc Điệp, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân(2012) Cuốn giáo trinh đã viết những vấn đề chung về văn phòng và nhữngnghiệp vụ cơ bản của văn phòng, là cơ sở để tác giả tham khảo, nghiên cứutrong chương 1 của đề tài

- Giáo trình “Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước” – TS Lưu

Kiếm Thanh, ThS Bùi Xuân Lự, CN Lê Đình Chúc, NXB Đại học Quốc gia Hà

như chức năng nhiệm vụ của văn phòng cơ quan nhà nước Trong chương 1 củagiáo trình về Văn phòng và công tác văn phòng (115 – 116), các tác giả đã nhắcđến mục tiêu cũng như những nội dung cơ bản về hiện đại hóa công tác vănphòng.

- Kỷ yếu hội thảo khoa học “Quản trị văn phòng lý luận và thực tiễn”,

Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội (2005).Trong đó có bài viết “Quản trị văn phòng trong nền kinh tế tri thức” –PGS.TSKH Nguyễn Trọng Bảo (Nguyên Chánh văn phòng Ban Khoa giáoTrung ương) đã bàn về các nội dung quản trị văn phòng trong điều kiện và hoàncảnh tác động của cuộc cách mạng khoa học công nghệ hiện đại để bảo đảm chocác tổ chức vận hành đạt chất lượng hiệu quả tối ưu

- Hội thảo khoa học: “Chuyển đổi số trong Quản trị văn phòng” do

Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐH KHXH&NV), Đại họcQuốc gia Hà Nội (ĐHQGHN) và Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn,Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh đã phối hợp tổ chức Hội thảo đã tậptrung vào một số nội dung như: Lý luận và thực tiễn; cơ hội và thách thức; vaitrò và trách nhiệm, cũng như đề xuất giải pháp chuyển đổi số thành công trongQuản trị văn phòng và những thông tin dự báo về xu hướng phát triển củachuyển đổi số trong Quản trị văn phòng

Thứ hai, các đề tài, khóa luận, luận văn đi sâu nghiên cứu vấn đề hiện đại

hóa công tác văn phòng ở một số cơ quan, doanh nghiệp như:

Khóa luận tốt nghiệp “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng

Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn” của tác giả Phan Thúy Quỳnh, bảo vệ

tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội năm 2017 Đề tài đã tổng hợp các văn bảnpháp luật quy định của nhà nước về văn phòng và các phương pháp đã được ápdụng để hiện đại hóa văn phòng tại cơ quan nhà nước Ngoài ra, đề tài đã nghiêncứu rõ các khái niệm về văn phòng, công tác văn phòng, hiện đại hóa công tácvăn phòng Từ đó đánh giá, phân tích việc áp dụng các biện pháp hiện hóa tạiVăn phòng Bộ và đưa ra những kiến nghị góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động

của văn phòng.

Khóa luận tốt nghiệp “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn

phòng tại Ủy ban nhân dân huyện Tiền Hải, tỉnh Thái Bình” của tác giả Lý Thị

Hồng Thơ, bảo vệ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội năm 2017 Đề tài đã phântích đánh giá thực trạng trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tácvăn phòng, để thấy rõ những ưu điểm, hạn chế nhằm chỉ ra những vấn đề cấnnghiên cứu và tìm ra giải pháp để ứng dụng công nghệ thông tin trong công tácvăn phòng tại UBND huyện Tiền Hải

Luận văn Thạc sĩ “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản trị

văn phòng ở doanh nghiệp vừa và nhỏ (Qua khảo sát một số doanh nghiệp tại tỉnh Bình Dương)” của tác giả Phan Nhật Minh Luận văn đã được bảo vệ trước

Hội đồng chấm bảo vệ luận văn Thạc sĩ họp tại ĐH KHXH&NV, ĐHQGHNnăm 2022 Luận văn đã làm rõ lý luận về công nghệ thông tin và áp dụng côngnghệ thông tin vào công tác quản trị văn phòng, từ đó tác giả đề tài đã khảo sát

và đánh giá thực trạng tại các doanh nghiệp tỉnh Bình Dương và đưa ra giải phápnhằm đẩy mạnh hiểu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản trịvăn phòng tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Bài viết “Cải cách hành chính phải gắn liền với đổi mới, hiện đại hóa

công tác văn phòng, thực hiện lộ trình chính phủ điện tử” của tác giả Vũ Đình

Khang cũng đã chỉ ra việc đổi mới, hiện đại hóa trong công tác văn phòng làquan trọng khi tiến hành cải cách hành chính

Bài viết “Công tác văn phòng trong bối cảnh hiện đại hóa nền hành chính

nhà nước” của tác giả TS Lưu Kiến Thanh cũng đã chỉ ra rằng: Công tác văn

phòng tại các cơ cơ nhà nước cần được nâng cao hơn nữa nhằm đáp ứng nhữngyêu cầu của nền hành chính trong giai đoạn phát triển mới của đất nước

Như vậy, việc nghiên cứu về công tác văn phòng và hiện đại hóa công tácvăn phòng không phải là một vấn đề mới và đã có nhiều công trình nghiên cứu.Tuy nhiên, theo khảo sát của tác giả, hiện chưa có công trình nào nghiên cứu vềhiện đại hóa công tác văn phòng ở UBND Quận Hải Châu, TP Đà Nẵng Vì vậy,

đề tài luận văn của tôi có nghiên cứu, tham khảo nhưng không có sự trùng lặpvới các công trình nghiên cứu trước.

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Khái quát lý luận cơ bản về công tác văn phòng và hiện đại hóa công tácvăn phòng

- Khảo sát, đánh giá thực trạng và đề xuất một số giải pháp đẩy mạnh việchiện đại hóa công tác văn phòng của UBND quận Hải Châu, TP Đà Nẵng

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là các biện pháp hiện đại hóa công tácvăn phòng

4.2 Phạm vi nghiên cứu

* Phạm vi thời gian: Đề tài khảo sát các thông tin liên quan từ năm 2018

đến nay

Sở dĩ tác giả lấy mốc năm 2018 để khảo sát là vì: UBND quận Hải Châu

có chủ trương và bắt đầu áp dụng các phương pháp hiện đại hóa công tác vănphòng bằng các phần mềm để quản lý văn bản, hồ sơ, giải quyết thủ tục hànhchính từ năm 2018

* Phạm vi không gian: Đề tài nghiên cứu về hiện đại hóa công tác văn

phòng tại UBND quận Hải Châu (thành phố Đà Nẵng)

* Phạm vi nôi dung: Luận văn tìm hiểu quan điểm, nhận thức và các biện

pháp hiện đại hóa công tác văn phòng đã được áp dụng tại UBND quận HảiChâu trong thời gian qua, gồm những vấn đề sau:

- Tinh gọn bộ máy và nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ, công chức vănphòng;

- Xây dựng trụ sở và không gian làm việc theo hướng hiện đại;

- Hiện đại hóa trang thiết bị văn phòng;

- Thực hiện chuyển đổi số trong công tác văn phòng

Do điều kiện thời gian, nên luận văn chỉ giới hạn tìm hiểu các biện pháphiện đại hóa đối với các lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ của Văn phòngUBND Quận (Văn phòng theo nghĩa hẹp).

5 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện nghiên cứu này tôi sử dụng các phương pháp sau:

5.1 Phương pháp luận

Tác giả dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vậtlịch sử để xem xét và phân tích các vấn đề

5.2 Phương pháp nghiên cứu tài liệu

Sưu tầm, đọc, phân tích, khái quát hóa các tài liệu sách, báo, tìm kiếm trêncác trang mạng các dữ liệu, tài liệu liên quan để phục vụ cho cơ sở lý luận của

đề tài

5.3 Phương pháp nghiên cứu thực tiễn

Bao gồm: phương pháp quan sát, thu thập thông tin, điều tra, phỏng vấnmột số lãnh đạo và nhân viên tại Văn phòng UBND Quận Hải Châu

6 Bố cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, tài liệu tham khảo và phần phụ lục nộidung của đề tài gồm có 03 chương sau:

Chương 1 Tổng quan về công tác văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng

tác văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng; cơ sở lý thuyết và mục tiêu,nội dung và nguyên tắc, trách nhiệm của các đối tượng liên quan đối với việchiện đại hóa công tác văn phòng.

Chương 2 Các biện pháp hiện đại hóa công tác văn phòng đã được thực hiện tại UBND quận Hải Châu

Căn cứ vào cơ sở khoa học đã trình bày tại chương 1, trong chương 2, tácgiả thực hiện khảo sát, đánh giá thực trạng và kết quả hiện đại hóa công tác vănphòng tại UBND quận Hải Châu Qua đó, tác giả nhận xét, đánh giá ưu điểm,hạn chế, nguyên nhân của hạn chế về công tác hiện đại hóa công tác văn phòngtại UBND quận

Chương 3 Các giải pháp đẩy mạnh hiện đại hóa công tác văn phòng tại UBND quận Hải Châu

Trên cơ sở nghiên cứu, đánh giá thực trạng tại chương 2, tác giả đề xuấtcác giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hiện đại hóa công tác văn phòng tạiUBND quận Hải Châu Các nhóm giải pháp tập trung vào các vấn đề sau: Pháttriển nguồn nhân lực của Văn phòng; trách nhiệm của lãnh đạo và cán bộ côngchức; phương tiện, điều kiện làm việc và chuyển đổi số trong công tác vănphòng

Chương 1.

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG

TÁC VĂN PHÒNG 1.1 Lý luận chung vê công tác văn phòng

1.1.1 Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

1.1.1.1 Khái niệm

Văn phòng luôn gắn liền với cơ cấu, loại hình tổ chức của mỗi cơ quan

Do tính chất, đặc điểm về chức năng, nhiệm vụ, nhiệm vụ, phạm vi hoạt độngcủa mỗi cơ quan, tổ chức có khác nhau nên “văn phòng” cũng có các cách hiểukhác nhau Từ đó dẫn đến có nhiều khái niệm về văn phòng Theo nhiều tài liệu,báo cáo khoa học, giáo trình đang lưu hành “Văn phòng” có các cách hiểu dướiđây:

Trong cuốn “Cẩm nang tổ chức hành chính văn phòng” của tác giả HồNgọc Cẩn đưa ra khái niệm văn phòng như sau: “Văn phòng là bộ máy điềuhành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi chăm lo cho mọi lĩnh vực hoạt độngcủa mỗi cơ quan, tổ chức” [Hồ Ngọc Cẩn, 2005, tr.8]

Theo từ điển Tiếng Việt do Văn Tân chủ biên: “Văn phòng là bộ phậnphụ trách công việc văn thư hành chính trong một cơ quan” Trong cuốn Đại Từđiển tiếng Việt (Nguyễn Như Ý chủ biên), khái niệm “Văn phòng” cũng đượcgiải thích tương tự: “Văn phòng: Bộ phận phụ trách giấy tờ hành chính trongmột cơ quan” [ Văn Tân, 1997, tr.847]

Văn phòng được hiểu là một đơn vị, phòng hoặc bộ phận trong cơ cấu tổchức của các cơ quan, có chức năng tham mưu, tổng hợp thông tin, hậu cần Tùytheo quy mô và phạm vi hoạt động, bộ phận này ở các cơ quan, doanh nghiệp cóthể gọi là: Văn phòng hoặc phòng Hành chính/ Hành chính – Tổng hợp, … Đây

là bộ phận có ở tất cả các cơ quan, tổ chức Vai trò chủ yếu của bộ phận này làquản lý, tổng hợp thông tin và tham mưu cho lãnh đạo các biện pháp để tổ chức,điều hành hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp; đồng thời kiểm soát thủ tụchành chính, đảm bảo các điều kiện cần thiết như cơ sở vật chất, phương tiện và

điều kiện làm việc cho cơ quan, doanh nghiệp Ngoài ra, tùy theo từng cơ quan,

tổ chức, văn phòng còn được giao nhiệm vụ giúp lãnh đạo cơ quan thiết kế, tổchức khoa học và kiểm soát các công việc hành chính của khu vực trung tâm

Theo các tác giả trong giáo trình Lý luận về quản trị văn phòng do

PGS.TS Vũ Thị Phụng chủ biên có thể hiểu “văn phòng” qua các góc độ như:

Cơ cấu tổ chức - chức năng; Tính chất, phương thức hoạt động và không gianlàm việc

Từ những định nghĩa về ‘Văn phòng” nêu trên, trong luận văn này, kháiniệm “Văn phòng” được hiểu như sau:

“Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, có

chức năng đảm bảo thông tin, điều kiện làm việc; giúp lãnh đạo tổ chức, thực thi và kiểm soát công việc thông qua hoạt động quản lý hành chính.”[Vũ Thị Phụng, 2021, tr.44]

1.1.1.2 Chức năng của văn phòng

Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo cơ quan thực hiện công tác quản lýthông qua các chức năng thu thập, xử lý thông tin; chức năng tham mưu, tổnghợp và chức năng hậu cần Với các chức năng này có thể hỗ trợ, bổ sung chonhau để tạo ra sự cần thiết, khách quan cho sự tồn tại, duy trì, phát triển công tácvăn phòng trên cơ sở thực hiện các nghiệp vụ

* Thu thập, xử lý thông tin

Tất cả những thông tin đều xuất phát từ những thông tin đầu vào, thôngtin đầu ra, thông tin ngược và thông tin phản hồi trên mọi lĩnh vực của mọi đốitượng mà văn phòng đóng vai trò là đầu mối thu thập và đưa ra những thông tinhữu ích theo yêu cầu của các nhà quản lý

Thông tin cần cho việc hình thành nên các quyết định nói chung và quyếtđịnh quản lý nói riêng Đối với hoạt động quản lý nhà nước, hoạt động quản lý

và điều hành cơ quan nhà nước, thông tin cần được tổ chức thu thập, xử lý để cóthể trở thành cơ sở cho sự ra đời của các quyết định quản lý Việc tổ chức thuthập, xử lý đó cần dựa trên kết quả phân loại thông tin Thông tin sau khi thu

thập cần được xử lý: kiểm tra độ chính xác, tính hợp lý; phân tích tổng hợp sốliệu, tài liệu qua đó xác định đúng bản chất của các vấn đề, các sự việc Trên cơ

sở xử lý thông tin, văn phòng có thể đưa ra những giải pháp, những phương áncho các quyết định quản lý dưới các hình thức kiến nghị, đề xuất

Quá trình thu thập và xử lý thồng tin phải tuân thủ theo những nguyên tắc

và trình tự nhất định thì mới có thể đem lại hiệu quả thiết thực cho công tác quản

lý, góp phần tạo ra những quyết định đúng đắn Thông tin từ mỗi nguồn khácnhau cần sử dung biện pháp hoặc một số biện pháp thu thập phù hợp, giúp chonhà quản lý dự báo vấn đề nảy sinh và giải quyết các vấn đề

Việc thu thập, xử lý thông tin còn có khả năng tạo ra những thông tin mớihoặc bổ sung những thông tin mà trước đó chưa được biết đến

Thông tin hiện hữu ở khắp mọi nơi, trong mọi hoạt động của xã hội Đồngthời thông tin tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau và chứa đựng nội dung rất đadạng, phong phú Thông tin hoặc một phần thông tin thu thập được từ các nguồnkhác nhau có thể còn ở dạng dữ liệu, số liệu Hơn nữa, nhiều thông tin thu thậpđược từ các nguồn không có đủ độ tin cậy Vì vậy, Văn phòng sẽ tập hợp thuthập, xử lý thông tin liên quan đến nhiệm vụ được giao bằng các phương phápkhác nhau để chọn lọc các thông tin chất lượng phục vụ cho nhu cầu quản lýcũng như tham mưu cho lãnh đạo

* Tham mưu, tổng hợp

Văn phòng có trách nhiệm chọn lọc, phân tích, tổng hợp nhằm cung cấpcho lãnh đạo những thông tin, những phương án tối ưu nhất phục vụ cho việc raquyết định quản lý Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực liên quanđến chức năng tham mưu, tổng hợp của văn phòng

Văn phòng có nhiệm vụ tổng hợp và cung cấp thông tin về tinh hình hoạtđộng cơ quan hàng ngày hoặc trong tuần, trong tháng (thông qua hệ thống vănbản, báo cáo từ các đơn vị gửi về), cho lãnh đạo (qua việc hệ thống văn bản đếnhoặc qua báo cáo trong cuộc họp giao ban); đồng thời văn phòng sẽ nghiên cứu,

đề xuất cần giải quyết với lãnh đạo Từ đó, các lãnh đạo cơ quan sẽ lựa chọn và

có các quyết định nên tập trung, ưu tiên giải quyết những vấn đề gì trước chophù hợp từ đó sẽ phân công và giao việc giải quyết vấn đề đó cho bộ phận nào.Sau khi được lãnh đạo giao nhiệm vụ, các đơn vị sẽ thực hiện chức năng thammưu chuyên sâu theo từng lĩnh vực được giao để hoàn thành từng công việc cụthể Như vậy, chức năng tham mưu của văn phòng có phạm vi rộng vì liên quanđến rất nhiều lĩnh vực và là kết quả từ việc tổng hợp các nguồn thông tin từ vănbản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ, qua các báo cáo từ cấp dưới gửi lên

* Chức năng giúp việc (tổ chức thực hiện các quyết định quản lý)

Sau khi tham mưu cho lãnh đạo ban hành quyết định quản lý, các bộ phậnhoặc cá nhân trong bộ máy văn phòng phải có trách nhiệm xây dựng kế hoạch

để triển khai thực hiện nhiệm vụ được giao, đồng thời tổ chức phổ biến, hướngdẫn và phân công cho các đơn vị, cá nhân thực hiện các quyết định; Tổ chứckiểm tra để đánh giá hiệu quả mà kế hoạch đã đề ra

* Chức năng hậu cần

Chức năng hậu cần là toàn bộ các hoạt động nhằm đảm bảo điều kiện làmviệc như: cơ sở vật chất hạ tầng, thiết bị, phương tiện, âm thanh, ánh sáng, môitrường, tài chính và các điều kiện khác phục vụ cho quá trình làm việc của mỗi

cá nhân, đơn vị trong toàn cơ quan Văn phòng xây dựng kế hoạch, tổ chức muasắm, cung cấp, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm quản lý

và sử dụng có hiệu quả

Công tác hậu cần thực hiện những nhiệm vụ cụ thể sau đây:

- Cung cấp các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhânviên thực hiện nhiệm vụ

- Mua sắm, quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan,đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được tiến hành liên tục

- Quản lý chi tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do Nhà nước quyđịnh

- Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động trong cơ quan.

- Bảo đảm môi trường sinh thái lành mạnh, hài hòa, tạo lập được diệnmạo cơ quan trang nghiêm, văn minh, hiện đại

1.1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng

* Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế trong hoạt động của cơ quan, đơn vị

Tất cả các tổ chức muốn hoạt động tốt đều phải xây dựng và tuân thủ theonhững quy định của tổ chức đề ra, có cơ chế hoạt động và các điều kiện để cóthể duy trì hoạt động Tùy vào mô hình, chức năng cũng như lĩnh vực hoạt động

và các điều kiện đó không thể giống nhau giữa các cơ quan, đơn vị Do tính chấthoạt động, vai trò, chức năng nhiệm vụ khác nhau nên mỗi cơ quan, tổ chức đềuphải có quy định, quy chế hoạt động riêng cho đơn vị mình

Xây dựng và thực hiện tốt quy chế trong hoạt động của cơ quan là việclàm quan trọng, có ý nghĩa quyết định đối với việc nâng cao chất lượng hoạtđộng, nhằm thực hiện tốt vai trò của lãnh đạo

Các nội dung trong quy chế phải bảo đảm tính nhất quán, tuân thủ cácnguyên tắc, quy định của Nhà nước về chức năng, nhiệm vụ tổ chức tại cơ quantheo quy chế của cấp trên

Đây cũng là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu mà văn phòng cần phải thực hiệnkhi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động

* Xây dựng và quản lý các chương trình, kế hoạch trong hoạt động của cơ quan, đơn vị

Căn cứ vào kế hoạch, chương trình của cơ quan, văn phòng sẽ xây dựng

kế hoạch cụ thể cho từng năm, quý, tháng, tuần cho từng bộ phận Trên cơ sởnhững kế hoạch, chương trình đó, các bộ phận được phân chia công việc cụ thểcho từng cá nhân để hoàn thành nhiệm vụ mình được giao Cũng qua việc chỉđạo thực hiện chương trình, kế hoạch chung, các bộ phận trong cơ quan, đơn vị

có điều kiện liên hệ, phối hợp với nhau mật thiết và đồng bộ hơn trong quá trìnhgiải quyết công việc

* Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin

Văn phòng là đầu mối thông tin của cơ quan, là nơi tiếp nhận và xử lý cácthông tin vì tất cả thông tin đến hay đi đều được phải được chuyển phát, thu thậptại văn phòng Tất cả những thông tin tiếp nhận đều được văn phòng phân loại

cụ thể theo những kênh thích hợp để chuyển tải và lưu trữ Đây là một hoạt độngquan trọng trong văn phòng

Văn phòng có trách nhiệm thu thập, quản lý, sử dụng thông tin ở cả đầuvào và đầu ra, thông tin có liên quan đến quá trình hoạt động của cả cơ quan Tất

cả những thông tin thu thập được văn phòng sẽ tổng hợp, phân tích giúp lãnhđạo, quản lý giải quyết đúng đắn và hiệu quả các các dữ liệu để làm cơ sở đưa racác quyết định trong trình hoạt động quản lý tại cơ quan

* Đảm bảo cơ sở vật chất và tài chính cho hoạt động của cơ quan

Một cơ quan, tổ chức muốn tồn tại và phát triển đều cần phải có các yếu

tố về kỹ thuật, vật chất cần thiết và phù hợp Các yếu tố này vừa là nguyên liệu

để duy trì sự hoạt động của tổ chức, vừa là vật trung gian để gắn kết tổ chức vớimôi trường Đồng thời nó còn là phương tiện truyền dẫn các quá trình hoạt độngnhằm đạt được mục tiêu của tổ chức

Các yếu tố như vật chất, tài chính, kỹ thuật mà cơ quan cần cho hoạt độngcủa mình gồm có: xe cộ, nhà cửa, bàn ghế, các phương tiện truyền và nhậnthông tin, các công cụ lao động, các chi phí cần thiết mang tính thường xuyên,liên tục Vì vậy văn phòng cần phải căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch,chương trình hoạt động của cơ quan mà cung cấp kịp thời, đầy đủ

* Kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ nhân sự trong văn phòng

Kiện toàn và xây dựng đội ngũ nhân sự là việc làm thiết thực mang tính

ổn định của bộ máy văn phòng, nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu trên.Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc chung của

tổ chức cũng như các quy định về pháp luật để đảm bảo tính thống nhất của toàn

bộ hệ thống Mặt khác trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin, chuyển đổi

số đòi hỏi các cơ quan, tổ chức phải kiện toàn lại bộ máy, xây dựng đội ngũ

nhân viên văn phòng chuyên nghiệp, có tinh thần ham học hỏi, luôn trau dồikiến thức để theo kịp với sự phát triển chung.

1.1.2 Khái quát về công tác văn phòng

1.1.2.1 Khái niệm công tác văn phòng

Theo bài viết “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Laođộng - thương binh và Xã hội” tác giả Ngô Thị Diên đã nêu ra khái niệm về

công tác văn phòng như sau: Công tác văn phòng là một chỉnh thể bao gồm

các hoạt động tổ chức, quản lý, điều hành và thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng nhằm duy trì các chức năng của văn phòng phục vụ hoạt động quản lý của nhà lãnh đạo đạt được kết quả mong muốn nhất [Ngô Thị Diên, 2016,

tr.25 ]

1.1.2.2 Những nhiệm vụ cơ bản của công tác văn phòng

Công tác văn phòng ở các cơ quan thường tập trung vào các nhiệm vụsau:

- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện

chương trình đó; bố trí; sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý

- Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp,

báo cáo tình hình hoạt động trong đơn vị, đề xuất kiến nghị các biện pháp thựchiện, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng

- Tư vấn văn bản cho thủ trưởng, chịu trách nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạn

thảo văn bản của cơ quan ban hành

- Thực hiện công tác văn thư lưu trữ, tiếp nhận và ban hành văn bản đi –

đến; tổ chức theo dõi việc giải quyết văn bản

- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan, tổ chức, đơn vị tổ

chức trong công tác thư từ, tiếp khách, giữ vai trò là chiếc cầu nối với cơ quan,đơn vị khác

- Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, quý, dự kiến phân

phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, năm; chi trả tiền

lương, thưởng, nghiệp vụ.

- Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật

chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan , đảm bảo yêu cầu hậu cần chohoạt động và công tác đơn vị

- Tổ chức phục vụ các buổi họp, lễ nghi, khánh tiết, thực hiện công tác lễ

tân, tiếp khách một các khoa học và văn minh

- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ nhân viên trong văn

phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính – văn phòng; chỉ dẫn vàhướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vịchuyên môn khi cần thiết

1.2 Lý luận chung về hiện đại hóa công tác văn phòng

1.2.1 Khái niệm

Theo Từ điển Tiếng Việt, hiện đại hóa là: (1) Làm cho mang tính chất củathời đại ngày nay và (2) Làm cho trở thành có đầy đủ mọi trang bị, thiết bị củanền công nghiệp hiện đại1

“Hiện đại hoá” là quá trình áp dụng các thành tựu khoa học công nghệ, tưtưởng mới trong các lĩnh vực để phát triển xã hội với một tốc độ nhanh hay thaythế các giá trị mới để phù hợp với thời đại

Từ hai khái niệm trên, trong luận văn này, khái niệm “hiện đại hóa công

tác văn phòng” được hiểu như sau: “Hiện đại hóa công tác văn phòng là việc cơ

quan, tổ chức áp dụng những thành tựu khoa học, sử dụng phương tiện kỹ thuật, công cụ hiện đại vào việc thực hiện công tác văn phòng, nhằm nâng cao hiệu quả làm việc, góp phần thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao.”

1.2.2 Nội dung và các biện pháp hiện đại hóa công tác văn phòng

Ở góc độ lý luận, để hiện đại hóa công tác văn phòng, các cơ quan, tổchức cần tập trung vào các biện pháp chủ yếu sau đây:

1.2.2.1 Có chủ trương, định hướng rõ ràng về hiện đại hóa văn phòng

1Viện ngôn ngữ học (2000), Từ điển Tiếng Việt, Hoàng Phê (chủ biên), Nhà xuất bản Đà Nẵng, tr438

Để hiện đại hóa công tác văn phòng, Lãnh đạo cơ quan phải có nhận thứcđúng đắn về tầm quan trọng và sự cần thiết của việc hiện đại hóa văn phòng; đồngthời xác định việc hiện đại hóa công tác văn phòng là một trong những mục tiêuquan trọng của cơ quan cần được chú trọng và từng bước thực hiện, cải tiến để phùhợp với xu thế ngày nay, nâng cao hiệu quả chất lượng công việc của cơ quan.

Muốn hiện đại hóa công tác văn phòng, lãnh đạo UBND và lãnh đạo vănphòng cần có chủ trương và định hướng rõ ràng, cụ thể, được ghi trong các vănbản như: nghị quyết, kế hoạch hoặc đề án Trong các văn bản đó, lãnh đạoUBND và lãnh đạo VP cần định hướng những vấn đề sau:

- Hiện đại hóa công tác văn phòng là nhiệm vụ quan trọng và cần thiết.Xác định hiện đại hóa công tác văn phòng là một trong những mục tiêu, nhiệm

vụ của cơ quan

- Hiện đại hóa công tác văn phòng thuộc trách nhiệm của toàn cơ quan,trong đó vai trò chính là Văn phòng UBND

- Hiện đại hóa công tác văn phòng cần tập trung vào những vấn đề sau:tinh gọn cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng (để giảm đầu mối); giảm biênchế và nâng cao năng lực, trình độ cho đội ngũ cán bộ văn phòng; hiện đại hóađiều kiện và trang thiết bị; cải cách thủ tục hành chính; chuyển đổi số các hoạtđộng/ nghiệp vụ văn phòng

Văn phòng đóng vai trò quan trọng đối với hoạt động quản lý của cơ quan,

là cầu nối để các hoạt động thuộc quản lý nhà nước diễn ra một cách dễ dàng vàlinh hoạt Văn phòng càng sớm hiện đại hoá, càng phục vụ tốt sự lãnh đạo của

cơ quan, tổ chức

Văn phòng cần phải xây dựng lại vị trí việc làm, phân công bố trí nhân sựhợp lý, đào tạo bồi dưỡng đội ngũ văn phòng có năng lực cao, luôn tiên phongtrong việc áp dụng công nghệ thông tin và đảm bảo điều kiện trang thiết bị, cơ

sở vật chất trong quá trình hiện đại hóa

Qua đó, Văn phòng cơ bản đã hoàn thành mục tiêu xây dựng và đưa vào

sử dụng một cách phổ biến các hệ thống thông tin điện tử phục vụ công tác lãnhđạo, chỉ đạo của các cấp từ Trung ương đến cơ sở, góp phần đổi mới phươngthức lãnh đạo, lề lối làm việc, tác phong công tác của cán bộ, công chức trongcác cơ quan đảng, Nhà nước, góp phần nâng cao vai trò tổ chức ứng dụng côngnghệ thông tin

1.2.2.2 Tinh gọn bộ máy và nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ, công chức văn phòng

Để hiện đại hóa công tác văn phòng, các cơ quan cần tinh gọn bộ máytheo hướng sáp nhập các bộ phận, phòng, ban (nếu có chức năng, nhiệm vụ gầnnhau) để giảm đầu mối và biên chế; đồng thời có các biện pháp để nâng caotrình độ đội ngũ cán bộ, công chức văn phòng

Đội ngũ cán bộ, công chức văn phòng là một bộ phận của đội ngũ cán bộ,công chức nói chung, có vị trí, vai trò rất quan trọng

Để đáp ứng được sự thay đổi và phát triển về công nghệ số như hiện nayđòi hỏi đội ngũ cán bộ, công chức văn phòng phải chủ động thay đổi, chủ độnghọc hỏi nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ của mình dựa trên một nền tảng nănglực, trình độ và phẩm chất cần thiết để hiện thực hóa đường lối chủ trương củađảng, chính sách pháp luật của nhà nước; có tư duy sáng tạo, vận dụng lý luậnvào thực tiễn một cách hiệu quả; tiếp nhận và vận dụng thành quả khoa học vàocác công tác văn phòng, không ngừng phấn đấu nâng cao trình độ chuyên mônnghiệp vụ, có kỹ năng thu thập và xử lý thông tin nhanh nhạy, ứng dụng hiệuquả công nghệ thông tin

1.2.2.3 Xây dựng trụ sở và không gian làm việc theo hướng hiện đại

Theo Luật quản lý, sử dụng tài sản công năm 2017 thì trụ sở làm việc

được hiểu là “Trụ sở làm việc là đất, nhà làm việc và tài sản khác gắn liền với

đất phục vụ hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước, cơ quan Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức khác được thành lập theo quy

định của pháp luật về hội”.

Trụ sở làm việc là một trong những yếu tố tạo nên hình ảnh của cơ quan

và dễ gây ấn tượng ban đầu đối với người dân và đối tác khi đến cơ quan làmviệc Vì vậy, việc quan trọng nhất trong thiết kế, xây dựng trụ sở là xác địnhđược vị trí đặt cơ quan và kiến trúc tương xứng với vị trí pháp lý của cơ quan,tuân theo những tiêu chuẩn trong quy đinh chung về việc xây dựng, thiết kếkhông gian làm việc

Việc thiết kế trụ sở làm việc hiện đại là cần có các thiết kế liên quan đếnnhu cầu sinh hoạt tối thiểu của bán bộ, nhân viên trong cơ quan như: cảnh quan,nơi ăn uống, nghỉ ngơi, thư giãn; khu vệ sinh lịch sự, sạch sẽ, tiện lợi; nơi để cácphương tiện đi lại,… Các vấn đề như cảnh quan, không khí, trang trí không gianlàm việc, màu sắc và điều kiện cơ sở vật chất khác được xây dựng, bố trí, sắpxếp hợp lý, thống nhất đồng bộ

Việc thiết kế xây dựng không gian, cảnh quan làm việc ngoài mục đíchphục vụ công việc còn phải đáp ứng các yêu cầu về: khí hậu, ánh sáng, hạn chếtiếng ồn…từ đó, tạo được những ấn tượng tốt đẹp cho cán bộ, nhân viên trong cơquan cũng như khách bên ngoài khi đến làm việc Được làm việc trong một môitrường như vậy, giúp cho nhân viên có năng lực và tâm huyết sẽ muốn gắn bó,cống hiến cho cơ quan

1.2.2.4 Hiện đại hóa trang thiết bị văn phòng

Các thiết bị văn phòng hiện đại là những đồ dùng, vật dụng cần thiết hằngngày cho các hoạt động và công việc trong lĩnh vực văn phòng như các loại máyphotocopy, máy in, máy fax, máy tính, bàn ghế, tủ tài liệu văn phòng, giấy cácloại, mực các loại , máy huỷ giấy, máy huỷ tài liệu, máy đóng sách, máy épplastic,

Các trang thiết bị là yếu tố vật chất cần thiết cho hoạt động văn phòngcũng như cơ quan Tùy theo mức độ phát triển của nền kinh tế và nhu cầu thựctiễn mà văn phòng đề xuất, trang bị những máy móc, đồ dùng cần thiết khácnhau phù hợp với thực tiễn Trong các hoạt động, trang thiết bị văn phòng là

một tổng thể gồm rất nhiều loại máy móc, thiết bị khác nhau Đây là công cụtrợ giúp cho con người trong suốt quá trình lao động sản xuất Khi xu thế hiệnđại hóa diễn ra mạnh mẽ thì các trang thiết bị càng giữ vai trò quan trọng tronghoạt động, góp phần giảm bớt sức lực, tiết kiệm thời gian mà hiệu quả lao độngvẫn cao vì nó phát huy tính năng động sáng tạo trong công việc.

Ngày nay, khi khoa học phát triển vượt bậc thì các nhà quản trị đã dầnđầu tư công nghệ hiện đại cho nhân viên của mình, sử dụng các trang thiết bịtân tiến hơn với các vật dụng trong văn phòng; hỗ trợ tối đa quá trình giảiquyết công việc Hầu hết các công việc trong văn phòng đều có sự hỗ trợ củacác thiết bị máy móc hiện đại, góp phần rất lớn vào việc giảm bớt các thao táckhông cần thiết cho nhân viên, rút ngắn thời gian hoàn thành công việc, mà vẫnđem lại hiệu quả một cách tối đa

Các trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng được chia thành từng nhómnhư sau:

- Nhóm các đồ dùng trong văn phòng: Bàn, ghế, tủ đựng hồ sơ, giá đựngtài liệu, và các đồ vật khác (gim, kẹp giấy, cặp tài liệu )

- Nhóm các thiết bị dùng trong thu thập và xử lý thông tin: Máy tínhđiện tử, máy photocopy, máy fax, điện thoạt, máy scan, máy hủy tài liệu, cácthiết bị hội nghị

Đây là những trang thiết bị không thể thiếu trong bất cứ một văn phònghiện đại nào Vì vậy, công việc mua sắm các trang thiết bị trong văn phòngphải được quan tâm và đầu tư phù hợp với điều kiện của cơ quan, tổ chức Việcmua sắm trang thiết bị đều được xem xét trên quan điểm hiện đại hóa công tácvăn phòng Máy vi tính với nhiều tính năng ưu việt cho phép con người làmviệc một cách nhanh chóng, chính xác và gọn nhẹ Tùy theo quy mô, điều kiệnkinh tế tài chính, tính chất công việc ở mỗi đơn vị mà văn phòng trang bịnhững vật dụng phù hợp với yêu cầu công việc Với hệ thống các thiết bị cótính hiện đại ngoài hiệu quả công việc cao hơn thì nhân viên văn phòng sẽ trởnên năng động và sáng tạo hơn

Tóm lại, các cơ quan, đơn vị, tổ chức muốn hoàn thành mục tiêu, muốnbắt kịp với thế giới hiện đại thì nhất thiết phải đổi mới trang thiết bị hiện đạitrong văn phòng để từng bước theo kịp sự phát triển chung của đất nước và xuthế hội nhập quốc tế nhất là đáp ứng được các tiêu chí chuyển đổi số trong thờibuổi hiện nay.

Bên cạnh việc hiện đại hoá trang thiết bị cũng cần tiến hành đồng thờiviệc đào tạo, nâng cao năng lực của CBCC trong việc sử dụng các trang thiết bịhiện đại để phục vụ cho công việc văn phòng

1.2.2.5 Thực hiện chuyển đổi số trong công tác văn phòng

“Chuyển đối số là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổchức về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất dựa trên công nghệ số”[Cục tin học hóa, 2023, 12]

Chuyển đổi số là xu thế tất yếu của thế giới nói chung và Việt Nam nóiriêng để phát triển kinh tế - xã hội trong giai đoạn mới của công cuộc cách mạngcông nghệ lần thứ tư của đất nước ta hiện nay

Đảng và Nhà nước đã đưa ra các chủ trương, chính sách để đẩy mạnhtriển khai chuyển đổi số tại các địa phương góp phần thúc đẩy chuyển đổi sốquốc gia Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, công nghệ số trong cảicách hành chính, thực hiện triệt để việc tiếp nhận và ban hành văn bản được ký

số giữa các cơ quan, không sử dụng văn bản giấy, nâng cấp các hệ thông cơ sở

dữ liệu và tích hợp, liên kết các cơ sở dữ liệu để tạo thuận lợi trong việc giảiquyết công việc

Vai trò chính của văn phòng khi thực hiện chuyển đổi số là tạo lập,chuyển đổi dữ liệu số, chuyển đổi quy trình làm việc sang dạng số, thực hiện xử

lý dữ liệu cho các nhiệm vụ tham mưu, tổng hợp của văn phòng, đảm bảo cácđiều kiện vật chất cho quá trình chuyển đổi và hỗ trợ đào tạo nhân viên vănphòng để chuyển đổi số thành công

Chuyển đổi số đang từng bước làm thay đổi hoạt động văn phòng, trong

văn phòng, cơ cấu tổ chức văn phòng cũng thay đổi, quy trình làm việc trở nêntinh gọn và hiệu quả hơn trước, …

Khi chuyển đổi số đang ngày trở nên phổ biến, nhiều bất cập của vănphòng tại nhiều cơ quan, tổ chức đã bộc lộ, đội ngũ nhân viên văn phòng chưasẵn sàng về năng lực thông tin/năng lực số, cơ cấu tổ chức phức tạp, thiếu liênthông, liên kết dữ liệu, quy trình làm việc nhiều bước, nhiều trung gian khôngcần thiết, không dựa trên khai thác dữ liệu chung để tinh giản, các giải phápcông nghệ tuy phong phú nhưng chưa đủ an toàn và chưa đồng bộ, gây ra nhiềurủi ro và khó khăn không cần thiết

Vai trò, trách nhiệm của các cơ quan, doanh nghiệp, các nhà quản trị vănphòng đặc biệt là các cơ sở nghiên cứu, đào tạo nhân lực về quản trị văn phòngtrong công cuộc chuyển đổi số ở Việt Nam Các giải pháp công nghệ hữu íchcần áp dụng nhằm đẩy mạnh hơn chuyển đổi số trong quản trị văn phòng; thamkhảo, nghiên cứu úng dụng một số giải pháp và kinh nghiệm, thành tựu của cácnước trên thế giới trong việc thực hiện chuyển đổi số và đào tạo năng lực số, kỹnăng số cho nguồn nhân lực quản trị văn phòng; các vấn đề cần tiếp tục hợp tácnghiên cứu và đào tạo về chuyển đổi số trong quản trị văn phòng ở Việt Nam…

1.2.3 Tầm quan trọng của việc hiện đại hóa công tác văn phòng

Trong thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước, đòi hỏiphải có một nền hành chính đủ mạnh, giải quyết nhanh gọn, đảm bảo tính chínhxác, hiệu quả công việc trong nhiều mặt của đời sống kinh tế, xã hội Trong đócông tác văn phòng cũng góp phần quan trọng trong việc không ngừng cải tiến,phát huy hiệu quả và chất lượng hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị Trong bốicảnh đó, bắt buộc văn phòng cần được nhanh chóng chuyển từ văn phòng kiểu

cũ sang văn phòng kiểu mới theo hướng hiện đại hóa

Trước tiên, trong công tác văn phòng, việc hiện đại hoá trang thiết bị sẽgiúp rất nhiều cho CBCC trong quá trình giải quyết công việc như công tác thammưu, tổng hợp được dễ dàng hơn, hỗ trợ để giải quyết, trao đổi công việc đươcthuận tiện, dễ dàng Công tác văn thư - lưu trữ cũng giảm được các bước khi

thực hiện trên phần mềm quản lý văn bản, giúp cho việc tiếp nhận và ban hànhvăn bản của cơ quan kịp thời và nhanh chóng; quá trình lưu trữ được tốt hơn,giảm bớt các giấy tờ không cần thiết, giúp cho công việc tìm kiếm văn bản được

dễ dàng

Ngoài ra, công tác văn phòng cần được hiện đại hóa để nâng cao hơn nữanhằm đáp ứng những yêu cầu của nền hành chính trong giai đoạn phát triển mớicủa đất nước Với nhiều hình thức khác nhau, nhiều văn phòng đã áp dụng hệthống quản lý chất lượng ISO trong một số mặt công tác; xây dựng và ban hànhquy chế, quy trình xử lý công việc cho từng lĩnh vực cụ thể; áp dụng các trangthiết bị hiện đại trong quá trình xử lý công việc; bồi dưỡng, nâng cao trình độnhân sự

Có thể nói, trong giai đoạn hiện nay, đặc biệt trong xu hướng thực hiệnchuyển đổi số mạnh mẽ trên phạm vi cả nước, việc HĐH công tác văn phòng đốivới các cơ quan nhà nước là nhu cầu tất yếu, là nhiệm vụ bắt buộc đối với vănphòng UBND cấp tỉnh

1.2.4 Trách nhiệm trong việc tổ chức, thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng

Hiện đại hóa công tác văn phòng là một trong những nhiệm vụ quan trọngcủa cơ quan, tổ chức nhằm góp phần phục vụ, nâng cao hiệu quả hoạt độngtrong lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành thực hiện nhiệm vụ đã đề ra

Vấn đề HĐH CTVP thuộc trách nhiệm của nhiều người, nhiều đối tượng,

cụ thể như:

1.2.4.1 Lãnh đạo cơ quan

Để thực hiện trách nhiệm của mình trong lĩnh vực này, người đứng đầu cơquan, doanh nghiệp cần có hiểu biết nhất định và nhận thức đúng, đủ về nộidung và tầm quan trọng trong công tác hiện đại hóa văn phòng; đồng thời giaotrách nhiệm cho bộ phận/ cá nhân để tham mưu, giúp lãnh đạo triển khai, thựchiện và phải yêu cầu các đơn vị, bộ phận thường xuyên báo cáo kết quả để có

1.2.4.2 Chánh văn phòng (Trưởng phòng hành chính)

Chánh văn phòng là người được người đứng đầu cơ quan phân công chịutrách nhiệm chính về công tác văn phòng và là người trực tiếp quản lý, điềuhành mọi hoạt động trong bộ phận văn phòng

Để hiện đại hóa Văn phòng được tốt, Chánh văn phòng là người có tráchnhiệm giúp lãnh đạo cơ quan tham mưu, chủ trì, phối hợp với các bộ phận khácxây dựng các văn bản quy định về hiện đại hóa tại cơ quan nói chung cũng nhưvăn phòng nói riêng Đồng thời, Chánh văn phòng là người chịu trách nhiệmtrước người đứng đầu cơ quan về việc triển khai thực hiện, theo dõi, đôn đốc,kiểm tra, báo cáo tình hình trong quá trình thực hiện việc hiện đại hóa công tácvăn phòng

Hiện đại hóa công tác văn phòng phòng thành công hay thất bại phần lớnphụ thuộc vào năng lực, trình độ của đội ngũ nhân sự của cơ quan, đơn vị Bêncạnh sự chỉ đạo, yêu cầu của người đứng đầu thì bản thân những người có tráchnhiệm thực hiện phải chịu tuân thủ, ý thức được trách nhiệm của mình để việchiện đại hóa công tác văn phòng vẫn đạt được kết quả như mong đợi

Tiểu kết Chương 1

Trong chương 1, tác giả đã trình bày, phân tích cơ sở lý luận về công tácvăn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng; Các nội dung của hiện đại hóacông tác văn phòng; Vai trò trách nhiệm của lãnh đạo và chuyên viên cũng nhưtầm quan trọng trong việc hiện đại hóa công tác văn phòng Qua phân tích lýluận, có thể thấy, hiện đại hóa công tác văn phòng là vấn đề có vai trò quantrọng và rất cần thiết Tuy nhiên, để hiện đại hóa công tác văn phòng, các cơquan cần có định hướng rõ ràng, đồng thời có những biện pháp và lộ trình cụ thể

Đó là cơ sở để tác giả nghiên cứu, phân tích thực tế các biện pháp hiện đại hóacông tác văn phòng tại UBND quận Hải Châu

Chương 2 CÁC BIỆN PHÁP HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

ĐÃ ĐƯỢC THỰC HIỆN TẠI UBND QUẬN HẢI CHÂU

2.1 Khái quát về UBND quận Hải Châu

Ngày 31/10/1996, Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam(khoá IX) đã quyết định chia tách thành phố Đà Nẵng (cũ) và huyện Hoà Vangthành đơn vị hành chính mới - thành phố Đà Nẵng trực thuộc Trung ương Ngày23/01/1997, Chính phủ ban hành Nghị định 07/NĐ-CP về thành lập bộ máyhành chính trực thuộc thành phố thành phố Đà Nẵng, quận Nhất đã được tái lậpvới tên gọi mới: quận Hải Châu

UBND quận Hải Châu là cơ quan quản lý hành chính Nhà nước ở địaphương trực thuộc thành phố Đà Nẵng với 13 đơn vị cấp phường thuộc quyềnquản lý gồm: Hải Châu 1, Hải Châu 2, Hòa Cường Bắc, Hòa Cường Nam, HòaThuận Đông, Hòa Thuận Tây, Nam Dương, Bình Thuận, Thanh Bình, ThuậnPhước, Phước Ninh, Bình Hiên

Hình 2.1 Trụ sở UBND quận Hải Châu

Với diện tích là hơn 23,3 km² và mật độ dân số khoản 221,324 người(năm 2019), quận Hải Châu được xem là quận Trung tâm của thành phố ĐàNẵng

- Cơ cấu tổ chức của UBND quận Hải Châu bao gồm:

Chủ tịch UBND quận phụ trách chung, nội chính, kế hoạch phát triển kinh

tế - xã hội, quy hoạch thuộc phạm vị UBND quận, đất đai và tài nguyên - môi

Các Phó Chủ tịch UBND quận gồm 03 đồng chí phụ trách các lĩnh vực vềkinh tế, độ thị, văn hóa – xã hội

Ủy viên UBND quận gồm 16 đồng chí phụ trách các lĩnh vực: Tài chính

-kế hoạch, Nội vụ, Văn hóa - thông tin, Giáo dục & Đào tạo, Thanh tra quận, Vănphòng UBND quận, Quản lý đô thị, Công an quận, BCH Quân sự quận, Tưpháp, Tài nguyên và môi trường, Kinh tế, Lao động - Thương binh và xã hội, Y

tế, Thống kê… (sơ đồ cụ thể được thể hiện qua Phụ lục 1)

2.2 Khái quát về Văn phòng UBND quận Hải Châu

Ngày 20 / 09/2021UBND, quận Hải Châu đã ban hành Quyết định số415/QĐ-UBND về quy chế làm việc của Văn phòng UBND quận, từ đó vănphòng đã phân công, nhiệm rõ ràng cho các bộ phận trực thuộc Văn phòng

Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Hải Châu (sau đây gọi tắt là Văn phòngquận) là cơ quan tham mưu, giúp việc, phục vụ hoạt động của Ủy ban nhân dânquận, là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận Văn phòng có tưcách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, được cấp kinh phí hoạt động;chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dânquận; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụcủa Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân thành phố; Vănphòng Ủy ban nhân dân thành phố

2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ

2.2.1.1 Chức năng

Tham mưu, tổng hợp cho Ủy ban nhân dân quận Hải Châu về: hoạt độngcủa Ủy ban; tham mưu về chỉ đạo, điều hành cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận;kiểm soát thủ tục hành chính; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt độngcủa Ủy ban nhân dân quận và các cơ quan nhà nước trên địa bàn quận; bảo đảm

cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Ủy ban nhân dân quận; tổ chức triểnkhai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành

chính thuộc phạm vi, chức năng quản lý của Ủy ban nhân dân quận; hướng dẫn,tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyềngiải quyết của quận; chuyển hồ sơ đến các phòng, ban chuyên môn thuộc quận đểgiải quyết và trả kết quả cho cá nhân, tổ chức.

2.2.1.2 Nhiệm vụ

Nghiên cứu xây dựng, trình chương trình, kế hoạch hoạt động tháng, quý,sáu tháng và cả năm, báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động, báo cáo kiểm điểmcông tác chỉ đạo, điều hành của UBND quận và các báo cáo khác của Ủy bannhân dân quận theo sự chỉ đạo của lãnh đạo;

Phối hợp kiểm tra, đôn đốc các phòng chuyên môn, cơ quan thuộc quận,

Ủy ban nhân dân phường thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác của Ủyban nhân dân quận;

Xây dựng, trình Ủy ban nhân dân quận thông qua và giúp quận kiểm tra,đôn đốc, tổng kết việc thực hiện Quy chế làm việc của UBND đã ban hành;

Theo dõi để nắm tình hình hoạt động chung của UBND, thu thập, tổnghợp để cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành của UBND và lãnh đạo cơquan;

Xây dựng, ban hành và giúp UBND quận kiểm tra, đôn đốc, tổng kết việcthực hiện Quy chế theo đúng quy định.Theo dõi, nắm bắt tình hình hoạt độngchung của UBND quận;

Tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của UBND quận; thuthập, xử lý thông tin, kiến nghị, đề xuất với Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận đưavào chương trình, kế hoạch công tác những vấn đề cần tập trung chỉ đạo, điềuhành hoặc giao cơ quan liên quan nghiên cứu, xây dựng đề án, dự án, dự thảovăn bản; dự thảo các báo cáo tổng hợp, nội dung phát biểu của Chủ tịch Ủy bannhân dân, Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân;

Tham mưu, giúp Chủ tịch quận thực hiện nhiệm vụ tổ chức hội nghị đốithoại trực tiếp với nhân dân định kỳ theo quy định; tổng hợp báo cáo, trả lời kiếnnghị của cử tri Tham mưu ban hành nội quy tiếp công dân tại Trụ sở tiếp công

dân ở quận;

Chủ trì, phối hợp với các phòng, ban chuyên môn và các đơn vi liên quantrong việc thực hiện rà soát thủ tục hành chính tại UBND quận; trình UBNDquận chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải cách hành chínhnhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng;

Tiếp nhận văn bản, hồ sơ do các cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi,trình (văn bản đến) trình lãnh đạo xử lý Kiến nghị với Chủ tịch Ủy ban nhândân quận giao cơ quan liên quan triển khai thực hiện; tổ chức các điều kiện cầnthiết để Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận xử lý theo quy địnhcủa pháp luật và nội dung văn bản đến;

Quản lý, chỉ đạo Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của quận;

Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật phục vụ các hoạt động củaUBND quận Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn khác do UBND quận, Chủ tịch Ủyban nhân dân quận giao hoặc theo quy định của pháp luật

- Phó Chánh Văn phòng là người giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo một

số mặt công tác và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước pháp luật

về nhiệm vụ đã được phân công

Công chức chuyên môn, nghiệp vụ làm công tác Văn phòng phải là ngườiđược tuyển dụng có phẩm chất chính trị và đạo đức tốt, có trình độ chuyên môn,nghiệp vụ, am hiểu về ngành, lĩnh vực được phân công phụ trách, theo dõi;

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, Văn phòng UBND quận

tổ chức thành các bộ phận gồm: Ban Tiếp công dân; Bộ phận Tổng hợp; Bộ

phận Văn thư - Lưu trữ; Bộ phận Kế toán - Thủ quỹ; Bộ phận Công vụ - Bảo vệ;

cụ thể những chủ trương, giải pháp về phát triển quận thông minh, đô thị hiệnđại, đặc sắc, văn minh, để xứng tầm là quận trung tâm, đầu tàu trong các hoạtđộng của TP Đà Nẵng được hiệu quả

Năm 2021, UBND quận đã ban hành kế hoạch 87/KH-UBND về triểnkhai thực hiện nhiệm vụ, tăng cường hoạt động ứng dụng CNTT trong quản lý,điều hành và cải cách hành chính để thực hiện tốt ứng dụng công nghệ thôngtin và chỉ đạo các phòng, ban, ngày, địa phương trên địa bàn quận công tácbáo cáo, đề xuất kiến nghị để xử lý các lỗi, sự cố phát sinh trong quá trình vậnhành tại cơ quan.

Ngoài ra, Lãnh đạo cơ quan chỉ đạo tổ chức các cuộc thi về cải cáchhành chính, ứng dụng công nghệ thông tin Ví dụ: cuộc thi “Tìm kiếm Trangthông tin điện tử ấn tượng” được tổ chức năm 2023 đã góp phần xây dựng cáctrang thông tin điện tử đáp ứng nhu cầu đẩy mạnh chuyển đổi số Lãnh đạoVăn phòng cũng đã phát huy vai trò, trách nhiệm trong quản lý, tổ chức côngviệc, tạo điều kiện cho đội ngũ cán bộ văn phòng được nâng cao trình độ; luônquán triệt đội ngũ nhân sự văn phòng phải đi đầu trong công tác chuyển đổi sốcũng như việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình thu thập, xử lýthông tin để tham mưu cho lãnh đạo quan

Quận cũng đã đẩy mạnh công tác tin học hoá hành chính, thực hiện ứngdụng CNTT một cách đồng bộ tại tất cả các phòng, ban và UBND các phườngthuộc quận, thường xuyên kiểm tra giám sát và đôn đốc các đơn vị ứng dụngCNTT vào công tác hành chính rút gọn thời gian và giảm chi phí, nâng cao hiệuquả ứng dụng

Đồng thời, UBND Quận thường xuyên rà soát, hoàn thiện thể chế, quytrình, xây dựng các mô hình, giải pháp, tiêu chí cụ thể, phù hợp Trên cơ sở đó,nâng cấp hoặc xây dựng mới các ứng dụng để làm công cụ hỗ trợ hiệu quả choquá trình chuyển đổi số, được triển khai và bắt đầu từ Văn phòng quận cho đếncác phòng ban Qua đó, có thể thấy, các vấn đề hiện đại hóa trong công tác vănphòng đã được lãnh đạo cơ quan chú trọng và xem là một nhiệm vụ cơ bản đểgiúp cho quá trình phát triển của quận đạt được các mục tiêu đề ra

2.3.2 Tinh gọn bộ máy và nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ, công

a) Bộ máy văn phòng

Hiện nay, các cơ quan nhà nước đang có chủ trương giảm biên chế triệt

để, nhằm tối ưu bộ máy văn phòng và nguồn nhân lực Để thực hiện các vănbản quy định của cấp trên, quận Hải Châu cũng đang thực hiện xây dựng lại cơcấu cấu vị trí việc làm tại quận cũng như tại Văn phòng để đảm bảo bộ máy vănphòng được gọn nhẹ, linh hoạt đáp ứng được các yêu cầu đề ra

b) Đội ngũ cán bộ, công chức văn phòng

Hiện nay, Văn phòng UBND quận Hải Châu có số lượng cán bộ, côngchức, viên chức là 25 người với 6 bộ phận là Ban tiếp công dân; Bộ phận Tổnghợp; Bộ phận Kế toán - Thủ quỹ; Bộ phận Văn thư- lưu trữ; Bộ phận Công vụ -Bảo vệ và Bộ phận lái xe

Số cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên làm việc tại Văn phòng đa số

có trình độ đại học, được bố trí, sắp xếp phù hợp với chuyên môn, nghiệp vụphù hợp với công việc được giao

Đội ngũ nhân sự tại Văn phòng UBND quận Hải Châu đa số là đội ngũnhân sự trẻ, năng động, trình độ chuyên môn và có đủ năng lực để thực hiện cácchức năng, nhiệm vụ công việc mà vị trí yêu cầu giúp cho công việc được thựchiện một cách hiệu quả

Văn phòng cũng đã tạo điều kiện để cán bộ, công chức có thể tham giacác lớp bồi dưỡng cũng như cử đi đào tạo nâng cao trình độ học trong nước vànước ngoài theo chính sách của thành phố Lãnh đạo quận cũng tạo điều kiệncho CB, CC học thêm các lớp bồi dưỡng nâng cao về trình độ ngoại ngữ, côngnghệ thông tin, chuyển đổi số… để đáp ứng với được yêu cầu giải quyết côngviệc trên môi trường mạng hiện nay

Bên cạnh đó, Văn phòng quận cũng đã đưa ra các tiêu chí để đánh giá,xếp loại cán bộ công chức hằng năm để khen thưởng, xử phạt, kỷ luật tạo độnglực cho cán bộ, công chức phát triển bản thân, nâng cao trình độ, đạt được mụctiêu của quận đã đề ra

Với trình độ như trên, đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng tại UBNDquận đã đảm bảo tốt về mặt chuyên môn nghiệp vụ, đảm bảo sử dụng thành thạocác trang thiết bị CNTT cơ bản Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn việc mộtchuyên viên đảm nhiệm nhiều công việc hay ý thức tổ chức thực hiện công việccủa một số cán bộ văn phòng chưa cao, cán bộ đảm nhiệm tiếp công dân do áplực công việc đôi khi khiến công dân đến giải quyết công việc chưa thỏa mãn.Nhiều cán bộ, công chức chưa nhận thức rõ về quá trình chuyển đổi số tại cơquan dẫn đến thực hiện công việc còn chưa đảm bảo yêu cầu.

Tuy nhiên, việc giao cho một chuyên viên phụ trách việc đảm nhiệmCNTT cho toàn quận thực hiện theo dõi các lĩnh vực về phần mềm, công nghệthông tin, dữ liệu, đảm bảo môi trường mạng vẫn chưa đáp ứng được tốt côngviệc Vì vậy, trong lĩnh vực CNTT nguồn nhân lực của văn phòng vẫn chưađược đảm bảo để phát huy tốt năng lực của mình, hạn chế phần nào kết quả củacông tác văn phòng và việc hiện đại hóa công tác văn phòng chưa được thựchiện một cách hiệu quả

Bên cạnh đó, lãnh đạo cũng đã quan tâm luân chuyển các cán bộ có nănglực tại các phòng, ban chuyên môn về làm việc tại Văn phòng, để nâng caonguồn nhân lực Văn phòng trong việc thực hiện tốt công việc tham mưu, tổnghợp cho lãnh đạo

Nguồn nhân lực của văn phòng đa số là các cán bộ trẻ có năng lực cao,một số cán bộ là học sinh ưu tú được thành phố cử đi học nước ngoài và đượcphân công về làm việc tại các cơ quan hành chính sau khi hoàn thành chươngtrình học, cũng như một số cán bộ là được tuyển thẳng theo chính sách thu hútnhân tài của thành phố Vì vậy nhân lực tại văn phòng còn trẻ và có năng lựcđược lãnh đạo lựa chọn, quan tâm bố trí làm việc tại văn phòng

2.3.3 Xây dựng trụ sở và không gian làm việc theo hướng hiện đại

Trụ sở là nơi làm việc của lãnh đạo và bộ máy tham mưu giúp việc; đồngthời là trung tâm giao dịch của các cơ quan Chính vì vậy, để trụ sở làm việc đáp

tượng tốt đẹp với khách cho nên cơ quan phải quan tâm đến việc thiết kế, xâydựng trụ sở và không gian làm việc.

Trên thực tế, trụ sở làm việc tại UBND quận đã đáp ứng được tính chấthoạt động của cơ quan, quy mô kiến trúc phù hợp với đặc điểm của cơ quancũng như không gian thoáng đãng, môi trường sạch đẹp và có nhiều cây xanh

Quận Hải Châu là trung tâm Chính trị - Hành chính - Kinh tế - Văn hóa và

là địa bàn trọng tâm của thành phố Đà Nẵng, vậy nên trụ sở làm việc không chỉ

là nơi làm việc mà còn là bộ mặt của quận Tuy nhiên, vì UBND quận đã đượcxây lâu đời nên đã có dấu hiệu xuống cấp, cụ thể như: Một số mảng tường tạiUBND quận đã xuất hiện nhiều dấu nứt và thấm nước, tôn mái nhà đã bị mụcnên vào mùa mưa bão rất nguy hiểm không an toàn cho CB, CC, VC khi đanglàm làm việc tại cơ quan cũng như người dân, doanh nghiệp và đối tác khi đếnlàm việc tại trụ sở

Hiểu được tầm quan trọng của vấn đề này, Lãnh đạo UBND quận đã cónhững biện pháp khắc phục để xây dựng thiết kế và không gian làm việc, dựatrên văn bản về định hướng phát triển quận thông minh trong giai đoạn 2021-

2030 Chủ tịch UBND quận đã đề xuất đến HĐND và UBND thành phố về việcxây dựng mới trụ sở UBND quận Hải Châu

Sau khi được thông qua, UBND quận đã tổ chức cuộc thi thiết kế trụ sởUBND quận vào năm 2021 theo hướng hiện đại và phù hợp với xu hướng pháttriển ngày nay; đảm bảo phù quá trình hoạt động của cơ quan cũng như kinh phíxây dựng mà thành phố đã giao Từ đó chọn bản thiết kế phù hợp nhất để xấydựng trụ sở làm việc của cơ quan Đến nay, cơ quan đã được di dời để tiến hànhxây dựng trụ sở mới, dự kiến đến năm 2026 trụ sở sẽ đi vào hoạt động và phục vụngười dân và doanh nghiệp đến làm các thủ tục hành chính tại quận