Chương 2. CÁC BIỆN PHÁP HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ĐÃ ĐƯỢC THỰC HIỆN TẠI UBND QUẬN HẢI CHÂU
2.3. Một số biện pháp và kết quả hiện đại hóa văn phòng đã được áp dụng tại Văn phòng UBND quận Hải Châu
2.3.4. Hiện đại hóa trang thiết bị văn phòng
Văn phòng là nơi thay mặt UBND quản lý trụ sở cũng như các trang thiết bị của cơ quan. Vậy nên, cùng với thiết kế, xây dựng trụ sở làm việc UBND quận đã trang bị đủ các thiết bị như: Bàn, ghế, máy tính, máy in, máy photo, máy scan, máy chiếu,văn phòng phẩm, phương tiện đi lại….Phòng làm việc cũng đã được thiết kế phù hợp, đủ ánh sáng, cách sắp xếp bố trí đồ dùng hợp lý tạo thuận lợi cho việc sử dụng.
Với yêu cầu phát triển công nghệ số như hiện nay, đòi hỏi các cơ quan
không chỉ cung cấp trang thiết bị đủ mà cần phải trang bị các trang thiết bị hiện đại. Hơn nữa, từ hệ thống quản lý điều hành của thành phố, bắt buộc UBND quận phải áp dụng hệ thống thiết bị quản lý hiện đại. Vì vậy, trong năm 2021, được sự quan tâm của lãnh đạo, Văn phòng quận đã được đầu tư sửa chữa phòng làm việc và trang bị các thiết bị mới như bàn, ghế, tủ đựng tài liệu và được sắp xếp phù hợp để thực hiện tốt trong công tác tham mưu cho lãnh đạo.
Hình 2.5 Phòng làm việc của Văn phòng UBND quận Hải Châu Ngoài ra, mỗi chuyên viên Văn phòng được trang bị máy tính để bàn để thực hiện công việc với tổng số 16 chiếc, được cấp thêm 03 chiếc máy tính xách tay và 02 chiếc máy ghi âm để đảm bảo công việc cần thiết như đi công tác hay hội họp, cũng như 01 máy photo, 5 máy in, 02 máy scan và 01 máy hủy giấy.
Hình 2.6. Các thiết bị cơ bản được trang bị tại Văn phòng
Theo thống kế qua các năm từ năm 2018 đến nay, mỗi năm văn phòng đều được trang bị các trang thiết bị mới để phục vụ cho công việc cụ thể như sau:
Năm 2018 2019 2020 2021 2022 2023 Máy
tính bàn 02 01 0 05 0 03
Laptop 0 0 0 03 0 0
Máy in 0 01 0 0 01 0
Máy
scan 01 0 01 0 0 0
Tổng 03 02 01 08 01 03
Hệ thống điện thoại liên lạc cũng đã được quận trang bị đầy đủ đảm bảo phục vụ tốt cho quá trình giao tiếp được nhanh chóng hiệu quả. Một số trang bị thiết bị lưu trữ như là USB, thư mục lưu trữ, ổ cứng, máy ghi âm cũng đã được quận đầu tư giúp cho chuyên viên có thể lưu giữ tài liệu khoa học, ngăn nắp, giảm bớt các giấy tờ không cần thiết.
Tuy nhiên, mặc dù cơ quan đã chú trọng trọng đầu tư, thay thế các trang thiết bị mới để đảm bảo tốt hoạt động của cơ quan, nhưng lại chưa thực hiện tốt công tác thanh lý, hóa giá các thiết bị cũ, gây lãng phí tài sản công.
2.3.5. Thực hiện chuyển đổi số trong công tác văn phòng
Hiện nay, Đảng và Nhà nước cũng như chính quyền các địa phương đang chỉ đạo quyết liệt việc thực hiện chuyển đổi số. Đây cũng là nhiệm vụ quan trọng của UBND Quận Hải Châu, nhằm từng bước hiện đại hóa nền hành chính, hỗ trợ đắc lực cho chương trình cải cách hành chính quận; qua đó, nâng cao năng lực quản lý, điều hành của các phòng, ban, đơn vị thuộc quận.
Trong công tác văn phòng với mục tiêu xây dựng chính quyền điện tử, chính quyền số, Lãnh đạo UBND quận đã quan tâm đẩy mạnh đầu tư hạ tầng kỹ thuật, ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của văn phòng cũng
như của Ủy ban, góp phần quan trọng giảm chi phí hoạt động, tiết kiệm thời gian, cung cấp dịch vụ công tốt hơn cho người dân và doanh nghiệp.
Hình 2.7. Hội nghị trao đổi chuyển đổi số do quận tổ chức năm 2023
2.3.5.1. Chủ trương, mục tiêu của UBND và Văn phòng UBND Quận về chuyển đổi số trong công tác văn phòng
Trong thời gian qua, Quận đã xây dựng Đề án “Quận thông minh giai đoạn 2020 - 2030” để đẩy mạnh công tác tin học hóa hành chính, thực hiện ứng dụng CNTT một cách đồng bộ tại tất cả các phòng, ban và UBND các phường thuộc quận.
UBND Quận đã ban hành Kế hoạch Chuyển đổi số giai đoạn 2021 – 2025, định hướng đến năm 2030 với mục tiêu: từng bước chuyển đổi căn bản, toàn diện hoạt động của lãnh đạo cơ quan, hoạt động điều hành, quản lý; phát triển môi trường số văn minh, an toàn đi đôi với đổi mới, sáng tạo từ đó khai thác tối đa nguồn mọi nguồn lực của cơ quan, thành phố và toàn xã hội trong đó nguồn lực bên trong là quyết định, chiến lược, cơ bản, lâu dài còn nguồn lực bên ngoài là quan trọng, đột phá.
Theo kế hoạch này, Văn phòng quận có trách nhiệm chủ trì tham mưu xây dựng chỉ đạo thực hiện chuyển đổi số trong hoạt động chỉ đạo, điều hành của cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn quận.
Nhằm tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến về chuyển đổi số, UBND quận đã in “Cẩm nang Chuyển đổi số” gửi các cơ quan, đơn vị và các trường thuộc quận; Thành lập, kiện toàn Tổ công nghệ thông tin và ban biên tập trang thông tin điện tử.
2.3.5.2. Chuyển đổi số trong công tác văn thư
Trên cơ sở các văn bản chỉ đạo của nhà nước và thành phố Đà Nẵng, hiện nay, việc chuyển đổi số trong công tác văn thư tại Văn phòng UBND quận Hải Châu đã và đang được thực hiện khá tốt.
Tại Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định: “Văn bản điện tử đã ký số theo quy định của pháp luật được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành… có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy và thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy”. Đây là nội dung quan trọng, có tính bước ngoặt, khẳng định với những điều kiện cần và đủ cho sự xuất hiện và tồn tại của hình thái “văn thư - lưu trữ điện tử”. Qua đó Văn phòng cũng đã tham mưu ban hành Công văn số 776/UBND-VP ngày 08 tháng 05 năm 2020 về việc sử dung văn bản điện tử liên thông trên Hệ thống quản lý văn bản điều hành để đảm bảo các file văn bản đúng theo quy định và có tính pháp lý tương đương và có thể thay bản giấy.
Tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư cũng có quy định về các nội dung liên quan đến về quản lý văn bản và hồ sơ điện tử.
Thực hiện các quy định trên, hiện nay, 100% cán bộ, công chức của Văn phòng quận đã sử dụng thành thạo phần mềm Hệ thống Quản lý và Điều hành văn bản điện tử; 80% các cán bộ công chức, viên chức Văn phòng sử dụng hòm thư công vụ trong trao đổi công việc; đảm bảo hệ thống mạng, điện thoại hoạt động ổn định.
Về triển khai quản lý văn bản điện tử: Văn phòng duy trì hoạt động ổn định hệ thống gov, duy trì quản lý hỗ trợ cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan thực hiện việc lập hồ sơ điện tử và xử lý văn bản điện tử. Lãnh đạo cơ quan
đã thực hiện phê duyệt, ký văn bản bằng chữ ký số cá nhân (USB token hoặc SimPki). Văn thư thực hiện cấp số và ban hành văn bản điện tử bằng USB token theo quy định. Tuy nhiên, việc ký số tại quận vẫn chưa thực hiện tốt và đúng theo quy định, do tính chất công việc nên vẫn còn việc một số lãnh đạo cơ quan chưa thực hiện việc ký số thường xuyên.
Từ tháng 1/2023 đến tháng 7/2023, tại Bộ phận văn thư quận đã tiếp nhận 11.598 văn bản trong đó có 285 văn bản giấy scan đăng tải lên hệ thống là các công văn, đơn thư của người dân và doanh nghiệp chưa thực hiện trên phần mềm quản lý văn bản và ban hành 7.405 văn bản (không bao gồm văn bản mật, tuyệt mật và tối mật) trong đó có 128 văn bản không liên thông trong hệ thống.
Qua thống kê tại hệ thống quản lý văn bản và điều hành được triển khai dùng chung cho cả thành phố, hệ thống đã được tích hợp chữ ký số để trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan, đơn vị từ trung ương đến địa phương. Tại UBND quận được cấp 23 chữ ký trong trao đổi văn bản điện tử (trong đó USB Token cá nhân là:17; USB-Token tổ chức là: 3; Sim-PKI là: 3) trên Hệ thống quản lý văn bản điều hành quận Hải Châu và Hệ thống thông tin giải quyết TTHC quận Hải Châu. Tỷ lệ văn bản điện tử trao đổi giữa các cơ quan hành chính nhà nước đạt 100%; tỷ lệ văn bản điện tử đi được ký số bởi chữ ký số chuyên dùng tại quận 98%; Tỷ lệ cán bộ lãnh đạo thực hiện chữ ký số đạt 88%.
Việc quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan được thực hiện theo quy định tại Điều 14 Thông tư 01/2019/TT-BNV về quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư. Chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành, được giao cho văn thư cơ quan quản lý và trực tiếp sử dụng.
Đến nay quận đã thực hiện việc quản lý văn bản đi, đến và quản lý hồ sơ trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành (EGOV) và đã thực hiện 100% thực hiện việc lập hồ sơ trên Hệ thống. Bên cạnh đó với một số phòng, ban đặc thù vẫn đang thực hiện lập hồ sơ giấy song song với hồ sơ điện tử.
Tổng số hồ sơ được lập trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành qua các năm và riêng năm 2023 (tính đến thời điểm 31/12/2023) tại các cơ quan, tổ chức các cấp đến thời điểm báo cáo có trên 3084 hồ sơ, cụ thể:
Bảng tổng số hồ sơ được lập trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành giai đoạn 2018-2023:
Năm2018 Năm
2019 Năm
2020 Năm
2021 Năm 2022 Năm 2023 Hồ sơ
điệntử 115 216 1597 6457 10.312 10.837
(Nguồn: Hệ thống thông tin chính quyền điện tử thành phố Đà Nẵng ) Năm 2022, Văn phòng đã tham mưu cho quận (Công văn số 1784 /UBND-VP) về việc yêu cầu tất cả CB,CC,VC quận phải thực hiện lập hồ sơ công việc điện tử. Từ Bảng tổng hợp kết quả của các năm ở trên cho thấy từ năm 2022 trở đi tỉ lệ hồ sơ công việc được lập ở dạng điện tử tăng lên đáng kể so với các năm trước.
Việc triển khai việc lập hồ sơ điện tử, đã được quận Hải Châu áp dụng từ năm 2020 đến nay qua các chỉ đạo, hướng dẫn của Sở Nội vụ trong việc lập hồ sơ công việc điện tử trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành.
Phần mềm đã đáp ứng các quy định về lập hồ sơ điện tử và hỗ trợ nhất cho cá nhân khi thực hiện. Xuất phát từ yêu cầu thực tế, hiện nay, Phần mềm đã có các tính năng tiện ích như: đánh số hồ sơ tự động (để tránh việc trùng mã hồ sơ); thêm một hoặc nhiều văn bản đến, đi cùng lúc vào hồ sơ điện tử; liên kết, kết nối văn bản đi, đến để cùng thêm vào hồ sơ điện tử (thêm văn bản đi thì tự động văn bản đến sẽ được thêm vào hồ sơ và ngược lại); nhóm, sắp xếp văn bản trong hồ sơ theo số văn bản, theo thời gian, theo kết quả xử lý; xuất mục lục hồ sơ theo thư mục (của toàn cơ quan, của từng phòng, từng cá nhân); công cụ thống kê, theo dõi chi tiết tình hình lập hồ sơ điện tử theo từng cá nhân, từng cơ quan trong năm và hàng tuần tự động gửi kết quả qua mail để đôn đốc các cơ quan trong việc lập hồ sơ điện tử…
Hiện nay, việc mã hóa hồ sơ điện tử ở UBND quận được thực hiện như sau:
Năm hình thành hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ được xác định theo danh mục hồ sơ. Các thành phần của mã hồ sơ được phân định bằng dấu chấm
[YYYY].[Num].[DV]
Trong đó:
YYYY: là số của năm hồ sơ được lập (Ví dụ năm 2023 là YYYY: 2023);
Num: dãy số tăng dần từ 1 là 99999 theo số hồ sơ (tính từ ngày 01/01 - 31/12).
DV: là ký tự của phòng ;
Ví dụ: đang áp dụng tại Văn phòng UBND quận. Mã số để xác định Mã vạch: [2023.26.VP] trong đó 2023 là năm lập hồ sơ, 26 là hồ sơ số 26, VP là văn phòng.
Hình 2.8. Mã hóa hồ sơ điện tử tại UBND quận Hải Châu
Việc lập hồ sơ tại cơ quan cũng dần được CB,CC,VC thực hiện bằng hồ sơ lưu trữ điện tử giúp cho CB,CC,VC giảm bớt các hồ sơ giấy, tiết kiệm thời gian, thuận lợi trong công tác điều hành cũng như làm tăng hiệu quả công việc
một cách rõ rệt. Lập hồ sơ công việc điện tử giúp cho mỗi CB, CC, VC sắp xếp văn bản khoa học, đầy đủ và có hệ thống, việc lập hồ sơ công việc còn hỗ trợ rất nhiều trong việc tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan định kỳ hàng năm, thuận lợi cho công tác tra cứu và giải quyết công việc sau này.
Hiện nay, UBND quận đang triển khai xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu dùng chung cho toàn quận theo chương trình, dự án CNTT của thành phố. Sau khi dự án hoàn thành, các CSDL được liên kết, thống nhất và chia sẻ với nhau giữa các phòng ngành, đơn vị thuộc quận và liên kết với các hệ thống khác ngoài quận.
Cũng trong năm 2023, Phòng Nội vụ kết hợp với Văn phòng đã tổ chức 4 lớp tập huấn (02 lớp dành cho công chức tại quận; 02 lớp dành cho đối tượng là công chức của 13 phường) để hướng dẫn nghiệp vụ, kỹ năng công tác lập hồ sơ trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành; phân tích rõ trách nhiệm của công chức trong việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ lưu trữ vào lưu trữ cơ quan và hướng dẫn trực tiếp các thao tác lập hồ sơ trên Hệ thống cho công chức, viên chức. Qua đợt tập huấn, đa số công chức, viên chức tham gia tập huấn cơ bản đã được trao đổi các nội dung và hướng dẫn thực hành kỹ năng để vận dụng, triển khai tại cơ quan, đơn vị mình đạt kết quả.
Bên cạnh đó, Văn phòng UBND Quận cũng đã kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ tại các phòng ban và các phường.
Nội dung thanh kiểm tra chủ yếu tập trung vào công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành; ban hành văn bản về quản lý công tác văn thư, lưu trữ; việc bố trí công chức, viên chức và việc lập hồ sơ trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
Nhờ vậy, công tác văn thư, lưu trữ và việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan ở UBND Quận Hải Châu đã có nhiều chuyển biến tích cực, từng bước đi vào nề nếp. Hồ sơ, tài liệu nói chung và hồ sơ tài liệu điện tử nói riêng tại các đơn vị, địa phương từng bước được lập, bảo quản an toàn, đảm bảo bí mật Nhà nước, phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu quả; đảm bảo cung cấp thông tin, tài liệu kịp thời phục vụ công tác chỉ đạo, quản lý, điều hành, góp
phần thực hiện tốt nhiệm vụ của các đơn vị, địa phương và nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội của quận.
2.3.5.3. Chuyển đổi số trong công tác lưu trữ
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của thành phố đã nâng cấp hoàn thiện các chức năng theo quy định. Đặc biệt, Hệ thống phần mềm mới đã nâng cấp, bổ sung thêm phân hệ lập hồ sơ điện tử, giao nộp hồ sơ điện tử vào Lưu trữ điện tử của cơ quan.
Thực hiện Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư và hoàn thành mục tiêu đề ra tại Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”, quy trình lập hồ sơ điện tử tại UBND quận Hải Châu cũng theo 3 bước là lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ.
Việc chuyển đổi số trong công tác lưu trữ tại quận Hải Châu đã bước đầu được chú trọng và quan tâm. Qua các năm, lãnh đạo quận đã tổ chức chỉnh lý cũng như số hóa tài liệu lưu trữ của cơ quan.
Ngày 13/05/2022, UBND Quận đã ban hành Kế hoạch số 130/KH-UBND về Số hóa hồ sơ và giải quyết thủ tục hành chính giai đoạn 2022 – 2025. Qua thực hiện kế hoạch, quận đã tiến hành thuê đơn vị tư vấn thực hiện số hóa tài liệu trong kho lưu trữ. Quận đã tổ chức số hóa tài liệu từ năm 2005 trở về trước với 13.972 trang tài liệu lên phần mềm và đang tiếp tục số hóa tài liệu theo đúng các giai đoạn đề ra đến năm 2025. Từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ công thông qua việc tiếp tục duy trì hệ thống mạng thông tin lưu trữ và tạo ra cách thức truy cập dễ dàng, tăng khả năng khai thác tài liệu của người nghiên cứu, phát huy được hết giá trị của tài liệu lưu trữ.
Công tác Lưu trữ tại quận Hải Châu đã được đầu tư về cơ sở vật chất đảm bảo cho việc bảo quản và tra cứu tài liệu được thuận lợi. Quận đã bố trí 01 kho lưu trữ tại trụ sở UBND quận. Tài liệu lưu trữ sau khi được chỉnh lý đã được sắp xếp theo cặp và giá để tài liệu. Kho lưu trữ được trang bị hệ thống phòng cháy