Như đã phân tích ở trên, hiện nay, tất cả các cơ quan nhà nước đều đang đẩy mạnh chuyển đổi số. Vì vậy, Văn phòng UBND quận Hải Châu cũng cần tiếp tục quan tâm và thực hiện một số biện pháp sau:
- Thường xuyên sử dụng, cập nhật giữ liệu lên phần mềm hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý nhà nước chuyên ngành; Phân công cán bộ phụ trách tại cơ quan theo dõi tình hình, kết quả cập nhật giữ liệu lên hệ thống. Tùy theo điều hiện thực tế, Văn phòng có thể đề xuất thuê đơn vị tư vấn thực hiện công tác chỉnh lý, cập nhập dữ liệu các năm trước lên phần mềm.
- Tổ chức đào tạo, hướng dẫn đẩy mạnh công tác quản lý, điều hành, khai thác, sử dụng các ứng dụng công nghệ thông tin, các phần mềm chuyên ngành;
Các nội dung, hoạt động về chuyển đổi số.
- Tiếp tục đầu tư đồng bộ cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, hạ tầng mạng…đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ đề ra.
- Xây dựng các cơ sở dữ liệu dùng chung, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, khai thác tốt cơ sở dữ liệu nhằm phục vụ hiệu quả công tác chuyên môn, công tác quản lý.
- Đơn giản hóa các quy trình xử lý trên các hệ thống phần mềm dùng chung, từng bước xây dựng và đưa vào ứng dụng đồng bộ các phần mềm chuyên ngành, có sự kết nối dữ liệu với nhau
- Ban hành các văn bản hướng dẫn sử dụng các phần mềm tại cơ quan để cán bộ, công nhân viên chức có thể sử dụng một cách dể dàng, khi gặp vướn mắc có thể tiền cho việc sử dụng.
Ngoài các biện pháp chung như trên, Văn phòng UBND Quận cần đẩy mạnh chuyển đổi số trong từng nhiệm vụ cụ thể như:
3.4.1. Tiếp tục chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ
-Tiếp tục triển khai, thực hiện có hiệu quả việc gửi, nhận văn bản điện tử trên mạng mạng Internet, hệ thống điều hành thông tin điện tử tại quận.
- Thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn góp phần nâng cao kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ của cán bộ, công chức, viên chức để đáp ứng tốt yêu cầu về quản lý và thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử; Ðồng thời bồi dưỡng, nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ, công chức trong quá trình thực hiện công tác chuyển đổi số lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
- Sử dụng thêm phần mềm chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Đây là phần mềm được xây dựng nhằm giúp người soạn thảo văn bản thể hiện các thành phần thể thức và các yêu cầu về kỹ thuật trình bày theo mẫu các loại văn bản (văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính thông thường, bản sao y bản chính văn bản) theo hướng dẫn tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 20 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Phần mềm nhằm giúp cho người dùng có thể dễ dàng thao tác tạo ra các văn bản theo một cách nhất quán, tránh tình trạng sai sót, lỗi về thể thức và kỹ thuật trình bày các thành phần của văn bản, giảm bớt một số khâu kiểm tra thể thức văn bản, tiết kiệm thời gian làm việc.
- Tiếp tục duy trì việc thực hiện 100% CB,CC,VC lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan, giảm bớt việc lập và lưu trữ hồ sơ giấy.
- Tiếp tục tổ chức chỉnh lý và số hóa các tài liệu lưu trữ của những năm trước để tạo nguồn dữ liệu lưu trữ phong phú, đầy đủ, phục vụ nhu cầu tra cứu thông tin số.
- Nghiên cứu triển khai giải pháp bảo đảm an toàn, bảo mật như: bảo mật văn bản điện tử cấp độ "Mật" gửi, nhận trên mạng.
3.4.2. Chuyển đổi số trong hoạt động tổng hợp, xử lý thông tin
Đây là một trong những nhiệm vụ quan trọng của Chuyển đổi số. Vì vậy, Văn phòng UBND quận cần:
- Tiếp tục triển khai, nâng cấp và ứng dụng có hiệu quả các Hệ thống thông tin chuyên ngành về tham mưu, giúp việc; tiếp tục nghiên cứu triển khai các ứng dụng, phần mềm áp dụng trong quận nhằm đổi mới phong cách, lề lối làm việc, giảm giấy tờ, tăng cường việc trao đổi văn bản điện tử, xử lý thông tin qua mạng.
- Tổ chức các hội thảo, tọa đàm hướng dẫn việc sử dụng, ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình thu thập, xử lý, tổng hợp thông tin số để tất cán bộ, công chức, viên có thể thực hiện, áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động một cách hiệu quả nhất.
- Đổi mới, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác thông tin, cần phải tham mưu và tổ chức thực hiện tốt quy trình thu nhận và xử lý thông tin; Đẩy mạnh ứng dụng hệ thống công nghệ thông tin tiên tiến vào công tác thông tin.
Đa dạng hóa sản phẩm thông tin. Đảm bảo thông tin đến lãnh đạo UBND quận là thông tin chính xác, đã được phân tích kỹ, truyền tải thông tin đến đúng đối tượng tiếp nhận.
- Nghiên cứu ứng dụng trí tuệ nhân tạo từ đó tạo lập phòng chatbox để phục vụ cho việc hỏi đáp công tác văn phòng giúp người sử dụng có thể tìm kiếm trong bất cứ thời gian nào, cũng như xử lý tổng hợp số liệu, tiếp nhận các thông tin nhanh chóng,.... từ đó làm giảm bớt các đầu công việc được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả. Ngoài ra, phầm mềm còn có thể hỗ trợ phân tích dữ liệu cho lãnh đạo ra Quyết định.
- Chuẩn hóa, điện tử hóa quy trình xử lý hồ sơ, biểu mẫu, chế độ báo cáo trên môi trường điện tử, nâng cấp phần mềm giao việc phù hợp đưa vào sử dụng có hiệu quả trong quá trình thưc hiện công việc và báo cáo.
- Bảo đảm an toàn hệ thống và an ninh thông tin, thường xuyên cập nhật, thông báo thông tin về nguy cơ, hiểm họa mất an toàn hệ thống, an ninh thông tin trong các hoạt động ứng dụng CNTT tại cơ quan.
- Thực hiện các giải pháp kỹ thuật kiểm soát, giám sát hoạt động truy nhập, khai thác thông tin trong mạng; giải pháp kỹ thuật quản lý, kết nối Internet tập trung, tách biệt với mạng máy tính nội bộ; sử dụng phần mềm diệt virus có bản quyền.
Ngoài ra, Văn phòng cần thường xuyên kiểm tra, giám sát việc thưc hiện chuyển đổi số trong công tác tham mưu, tổng hợp và đưa ra các chế tài phù hợp để khuyến khích CB,CC,VC Văn phòng thực hiện tốt trong công tác chuyển đổi số; Tiếp tục thực hiện tốt việc ứng dụng CNTT trong quản lý và điều hành, trong đó nghiêm túc tập trung vận hành thông suốt, khai thác hiệu quả các phần mềm:
Một cửa điện tử, Quản lý văn bản và Điều hành, Thư điện tử thành phố, Chữ ký số, ...; Sẵn sàng triển khai thí điểm những ứng dụng dịch vụ, nền tảng, giải pháp công nghệ mới, tiên phong thử nghiệm các công nghệ và mô hình mới phục vụ chuyển đổi số. Bố trí nguồn lực tương xứng, bảo đảm thực hiện tốt các nhiệm vụ chuyển đổi số.
3.4.3. Chuyển đổi số trong tổ chức hội họp, sự kiện
Từ những kết quả nêu trên có thể khẳng định việc chuyển đổi số trong hoạt động tổ chức hội họp, sự kiện tại Văn phòng UBND quận Hải Châu trong thời gian qua đã có hiệu quả, giảm bớt chi phí tổ chức. Tuy nhiên, trong thời gian tới, Văn phòng cần tiếp tục triển khai thêm các biện pháp sau:
- Xây dựng, ban hành các quy trình tổ chức hội nghị, sự kiện. Trong mỗi quy trình, kế hoạch cần quy định rõ các bước thực hiện (bước chuẩn bị, tổ chức thực hiện và kết thúc công việc). Trong mỗi bước cần phân công rõ người chịu trách nhiệm thực hiện, yêu cầu về chất lượng và thời gian hoàn thành công việc.
- Luôn đảm bảo yếu tố cần thiết (công nghệ, nhân lực) để có thể tổ chức các hội nghị, hội thảo, các sự kiện trực tuyến trong giai đoạn tiếp theo mà không
cần phải tính tới những ảnh hưởng của dịch bệnh hay khoảng cách địa lý.
- Nghiên cứu, ứng dụng thử các phần mềm trong việc sắp xếp, quản lý các cuộc họp, xử lý các bước cần chuẩn bị trước khi cuộc họp bắt đầu như về các tài liệu trong cuộc họp, nhắc nhở thời gian họp,....
3.4.4. Chuyển đổi số trong quản lý cơ sở vật chất
Ngoài việc sử dụng phần mềm hỗ trợ trong việc quản lý cơ sở vật chất, Văn phòng UBND quận cần phải xây dựng các kế hoạch, quy định cụ thể về sử dụng, thanh lý hay sửa chữa tại cơ quan để quản lý cơ sở vật chất hiệu quả; Tiếp tục bồi dưỡng nâng cao, kỹ năng, nghiệp vụ quản lý bằng phần mềm hiện đại cho chuyên viên phụ trách quản lý cơ sở vật chất tại cơ quan; Xây dựng môi trường pháp lý, thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin; Bảo đảm tận dụng triệt để hạ tầng kỹ thuật được trang bị.
Trên đây là một số biện pháp để hiện đại hóa văn phòng nhằm cải thiện những tồn tại trong công tác hiện đại hóa văn phòng tại UBND Quận Hải Châu.
Để các biện pháp trên được thực hiện một cách hiệu quả, VP UBND Quận cần chú ý, khắc phục một số khó khăn, rào cản như: sự thiếu hụt về nguồn nhân lực;
tâm lý e ngại chuyển đổi sang cái mới và hệ thống hạ tầng công nghệ liên tục phải nâng cấp và hoàn thiện…
Tiểu kết chương 3
Trên cơ sở nghiên cứu, đánh giá thực trạng tại chương 2, tác giả đã đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hiện đại hóa công tác văn phòng tại UBND quận Hải Châu, gồm:
-Hiện đại hóa nguồn nhân lực của Văn phòng UBND quận Hải Châu;
- Xác định rõ trách nhiệm của lãnh đạo và cán bộ công chức trong việc hiện đại hóa công tác văn phòng;
- Hiện đại hóa phương tiện và điều kiện làm việc văn phòng;
- Đẩy mạnh chuyển đổi số công tác văn phòng.
Để đẩy mạnh hiện đại hóa, Văn phòng UBND quận Hải Châu cần thực hiện đồng bộ tất cả các giải pháp trên.