Hiện Đại hóa công tác văn phòng tại bệnh viện phục hồi chức năng thành phố Đà nẵng

Giữa chuyển đổi số và hiện đại hóa công tác văn phòng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, trong đó, chuyển đổi số tác động mạnh mẽ đến hoạt động văn phòng và quản trị văn phòng từ việc tổ

NGÔ VĂN PHI HÙNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự

hướng dẫn khoa học của PGS TS Vũ Thị Phụng Các nội dung nghiên cứu, kết

quả trong luận văn này là trung thực và chưa công bố dưới hình thức nào trước đây Những nghiên cứu và số liệu trong luận văn được sử dụng để phân tích, đánh giá được tác giả thu thập từ nhiều nguồn tài liệu khác nhau và được trích dẫn nguồn cụ thể trong phần tài liệu tham khảo Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

NGƯỜI CAM ĐOAN

Ngô Văn Phi Hùng

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên của luận văn với đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại

Bệnh viện phục hồi chức năng thành phố Đà Nẵng” này, tôi muốn gửi lời cảm

ơn và biết ơn chân thành nhất của mình tới những người đã hỗ trợ, giúp đỡ về kiến thức và tinh thần trong suốt quá trình thực hiện luận văn

Trong suốt thời gian học tập và nghiên cứu tại trường, với lòng yêu nghề và

sự tâm huyết, hết lòng truyền đạt các kiến thức, kinh nghiệm của thầy, cô đã giúp tôi tích lũy được nhiều kiến thức, kỹ năng phục vụ cho công việc và quá trình hoàn thành luận văn

Đặc biệt, tôi xin chân thành cảm ơn PGS.TS Vũ Thị Phụng đã tận tình

hướng dẫn, chỉ bảo trong suốt quá trình thực hiện luận văn Mặc dù trong quá trình thực hiện còn nhiều khó khăn nhưng cô đã chia sẽ rất nhiều kinh nghiệm nghiên cứu để tôi có thể hoàn thành tốt luận văn này

Tuy đã cố gắng hoàn thành luận văn trong phạm vi, khả năng cho phép bài luận văn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Tôi rất mong nhận được sự thông cảm góp ý và tận tình chỉ bảo của quý Thầy, cô và bạn đọc để luận văn của tôi được hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng 01 năm 2024

Học viên

Ngô Văn Phi Hùng

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ

CĐS Chuyển đổi số

CP Chính phủ PHCN Phục hồi chức năng

QĐ Quyết định

UBND Ủy ban nhân dân

VNPT Tập đoàn Bưu chính viễn thông

ISO (International Organization for

Standardization) TCVN Tiêu chuẩn Việt Nam

NQ Nghị quyết

NĐ Nghị định

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT iii

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu của đề tài 3

3 Nhiệm vụ của đề tài 3

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 5

6 Phương pháp nghiên cứu 8

7 Đóng góp của luận văn 9

8 Kết cấu của luận văn 10

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 11

1.1 Khái quát một số vấn đề về văn phòng 11

1.1.1 Khái niệm văn phòng 11

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và vai trò của văn phòng 12

1.2 Khái quát một số vấn đề về hiện đại hóa công tác văn phòng 16

1.2.1 Khái niệm hiện đại hóa công tác văn phòng 16

1.2.2 Sự cần thiết hiện đại hóa công tác văn phòng 18

1.2.3 Mục tiêu của hiện đại hóa văn phòng 22

1.2.4 Định hướng của lãnh đạo và các biện pháp hiện đại hóa công tác văn phòng 22

1.3 Những yếu tố ảnh hưởng đến hiện đại hóa công tác văn phòng 27

1.3.1 Điều kiện kinh tế - xã hội 27

1.3.2 Sự phát triển mạnh mẽ của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư 27

1.3.3 Nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức 29

1.3.4 Nguồn lực của các cơ quan, tổ chức 30

1.4 Trách nhiệm đối với việc thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng 30 1.4.1 Trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo văn phòng 30

1.4.2 Trách nhiệm của các cán bộ, nhân viên 31

Tiểu kết chương 1 32

Chương 2: THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 33 2.1 Khái quát chung về Bệnh viện Phục hồi chức năng thành phố Đà Nẵng 33

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bệnh viện 33

2.1.2 Nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Phòng Tổ chức - Hành chính, quản trị 36

2.2 Khảo sát các biện pháp hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bệnh viện Phục hồi chức năng thành phố Đà Nẵng 38

2.2.1 Quan điểm, định hướng của cơ quan về hiện đại hóa văn phòng tại Bệnh viện phục hồi chức năng Đà Nẵng 38

2.2.2 Hiện đại hóa hệ thống trang thiết bị văn phòng và hạ tầng công nghệ thông tin 39

2.2.3 Áp dụng hệ thống tiêu chuẩn ISO trong công tác văn phòng 41

2.2.4 Các biện pháp chuyển đổi số trong công tác văn phòng 43

2.3 Đánh giá chung kết quả hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bệnh viện Phục hồi chức năng thành phố Đà Nẵng 46

2.3.1 Về ưu điểm 46

2.3.2 Hạn chế, bất cập 48

2.3.3 Nguyên nhân của hạn chế, bất cập 49

Tiểu kết chương 2 50

Chương 3: ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP TIẾP TỤC HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI BỆNH VIỆN PHỤC HỒI CHỨC NĂNG THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 51

3.1 Định hướng hiện đại hoá công tác văn phòng tại Bệnh viện phục hồi chức năng thành phố Đà Nẵng 51

3.1.1 Hiện đại hóa công tác văn phòng phải dựa trên cơ sở thực hiện chuyển đổi số 51

3.1.2 Hiện đại hoá công tác văn phòng phải đáp ứng được yêu cầu cải cách hành chính nhà nước 52

3.1.3 Đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất của cấp ủy Đảng về hiện đại hóa công tác văn phòng 53

3.2 Giải pháp tiếp tục hiện đại hoá công tác văn phòng tại Bệnh viện phục hồi chức năng thành phố Đà Nẵng 54

3.2.1 Thực hiện đổi mới tư duy, nâng cao nhận thức về vị trí, vai trò, chức năng của văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng 54

3.2.2 Nâng cao năng lực, kỹ năng cho đội ngũ cán bộ văn phòng để đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa 56

3.2.3 Lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch chuyển đổi số trong công tác văn phòng Bệnh viện 57

3.2.4 Nâng cấp áp dụng tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001: 2015 vào

hoạt động của bộ phận văn phòng 62

3.2.5 Đảm bảo trang thiết bị cho việc hiện đại hóa công tác văn phòng 64

3.2.6 Xây dựng kế hoạch tài chính phù hợp đảm bảo cho việc hiện đại hóa công tác văn phòng 64

Tiểu kết chương 3 66

KẾT LUẬN 67

TÀI LIỆU THAM KHẢO 70

cơ quan, tổ chức này với các cơ quan, tổ chức khác

Xuất phát từ vị trí, tính chất quan trọng của văn phòng như vậy, nên hiệu quả hoạt động của văn phòng có sự tác động và ảnh hưởng lớn đến hoạt động và hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức cũng như trong mối quan hệ với các cơ quan, tổ chức khác Để đạt hiệu quả cao, trong quá trình hoạt động, văn phòng cần thường xuyên đổi mới và hiện đại hóa.Việc đổi mới, hiện đại hóa công tác văn phòng xuất phát từ những lý do sau:

Một là, thực tiễn cho thấy, công tác văn phòng nói chung và công tác văn

phòng tại các đơn vị sự nghiệp công lập còn nhiều hạn chế, còn ảnh hưởng nặng

nề của kiểu văn phòng truyền thống Công tác văn phòng còn mang tính thụ động do trình độ tin học của cán bộ ở mức chưa cao, trang thiết bị và cơ sở vật chất còn hạn chế Những hạn chế của công tác văn phòng, làm cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức hiệu quả không cao Yêu cầu trong giai đoạn mới đòi hỏi công tác văn phòng phải thay đổi, trong đó có việc thay đổi tư duy, nhận mới

về văn phòng và công tác văn phòng, chuyển sang mô hình văn phòng hiện đại,

áp dụng các thành tựu công nghệ…nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức.

Hai là, Nếu công tác văn phòng được tổ chức khoa học, trật tự, nề nếp

theo hướng hiện đại hóa thì việc quản lý và điều hành của cơ quan, tổ chức sẽ thông suốt, từ đó thúc đẩy việc triển khai hoạt động của cơ quan, tổ chức đạt được hiệu quả hoạt động cao nhất

Ba là, chuyển đổi số là xu hướng tất yếu, có tác động lớn đến các lĩnh vực

của đời sống xã hội cũng như hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Đặc biệt, chuyển đổi số hiện nay đã được Đảng và Nhà nước xác định là mục tiêu chiến lược và là trách nhiệm của tất cả các cơ quan, tổ chức, các cấp, các ngành1 Giữa chuyển đổi số và hiện đại hóa công tác văn phòng có mối quan

hệ chặt chẽ với nhau, trong đó, chuyển đổi số tác động mạnh mẽ đến hoạt động văn phòng và quản trị văn phòng từ việc tổ chức bộ máy đến đội ngũ nhân sự văn phòng; từ cách thức soạn thảo, quản lý văn bản, hồ sơ lưu trữ đến cách thức thu thập, xử lý thông tin; từ hoạt động chỉ đạo, điều hành đến việc lập kế hoạch, tham mưu, tổ chức hội họp, quản lý tài chính và cơ sở vật chất của cơ quan…Văn phòng có vai trò chủ trì thực hiện việc tạo lập dữ liệu số của cơ quan, tổ chức; thống nhất quy trình giải quyết công việc thông qua các thủ tục hành chính để số hóa, tạo điều kiện cho việc áp dụng công nghệ số khi xử lý dữ liệu; đồng thời là đơn vị có vai trò tham mưu, tổ chức thực hiện các biện pháp chuyển đổi số của cơ quan, tổ chức Chuyển đổi số đã đưa đến những lợi ích hết sức to lớn, tạo ra những cơ hội vô cùng thuận lợi cho hoạt động văn phòng

và quản trị văn phòng; giúp cho hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức và bộ máy văn phòng được nâng cao; giảm bớt văn bản, giấy tờ, thời gian, công sức

và chi phí; góp phần minh bạch hóa quy trình giải quyết công việc và thủ tục hành chính…Điều đó cho thấy, việc nghiên cứu hiện đại hóa công tác văn phòng hiện nay không thể tách rời khỏi xu hướng chuyển đổi số mà phải đặt trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ ngày nay

1 Bộ chính trị, Nghị quyết số 52-NQ/TW ngày 27-9-2019 về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc cách mạng công nghiệp 4.0; Thủ tướng Chính phủ, Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 3-6-2020 về Phê duyệt Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030

Bốn là, Với những lý do trên, qua thực tiễn quan sát tại cơ quan, nơi tôi

đang công tác là một Bệnh viện chuyên khoa trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, cũng như tìm hiểu một số đơn vị cùng ngành Y, tác giả nhận thấy: mặc dù cơ quan, đơn vị đã quan tâm và có nhiều biện pháp hiện đại hóa công tác văn phòng nhưng hiệu quả thực tế vẫn chưa đáp ứng yêu cầu Hiện nay, cơ quan chưa có chủ trương và kế hoạch tổng thể cho việc hiện đại hóa công tác văn phòng; việc trang bị một số máy móc phục vụ công việc của văn phòng còn chưa đồng bộ, lạc hậu hoặc chưa quan tâm đến việc nâng cao trình độ chuyên môn, phong cách làm việc chuyên nghiệp cho cán bộ viên chức khối hành chính, phục vụ; chưa áp dụng nhiều các thành tựu mới của khoa học quản trị và khoa học kỹ thuật vào công tác văn phòng; việc thực hiện chuyển đổi số trong công tác văn phòng mới chỉ bước đầu Chính vì vậy, công tác văn phòng ở Bệnh viện nơi tôi công tác còn nhiều hạn chế, hiệu quả chưa cao

Với vai trò là một chuyên viên Phòng Hành chính - Tổ chức, Quản trị thuộc Bệnh viện Phục hồi chức năng thành phố Đà Nẵng, bản thân tác giả luôn mong muốn đóng góp một phần công sức nhỏ bé cho sự phát triển của ngành Y tế trên địa bàn thành phố nói chung và nơi tôi đang công tác nói riêng, trong đó có công tác văn phòng Chính vì vậy, sau khi tham gia khóa đào tạo cao học ngành Quản trị văn phòng tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), để thực hiện một phần mong muốn trên, tôi quyết định chọn

vấn đề “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bệnh viện Phục hồi chức năng

thành phố Đà Nẵng” làm đề tài luận văn thạc sĩ của mình

2 Mục tiêu của đề tài

Đánh giá thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng và đề xuất một số định hướng, giải pháp tiếp tục hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bệnh viện Phục hồi chức năng thành phố Đà Nẵng theo định hướng chuyển đổi số

3 Nhiệm vụ của đề tài

Để thực hiện được mục tiêu nêu trên, luận văn cần thực hiện được các nhiệm vụ sau đây:

- Hệ thống hóa, làm rõ thêm một số vấn đề lý luận về công tác văn phòng

và hiện đại hóa đại hóa công tác văn phòng

- Đánh giá thực trạng thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bệnh viện Phục hồi chức năng thành phố Đà Nẵng, trên cơ sở đó chỉ ra được

ưu điểm, nhược điểm và nguyên nhân

- Luận giải, đề xuất một số định hướng và giải pháp để tiếp tục hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bệnh viện Phục hồi chức năng thành phố Đà Nẵng

- Xây dựng một sản phẩm cụ thể để góp phần thúc đẩy HĐH công tác văn phòng ở Bệnh viện

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là các biện pháp hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bệnh viện Phục hồi chức năng thành phố Đà Nẵng

4.2 Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi nội dung: Về lý thuyết, việc hiện đại hóa công tác văn phòng

bao gồm nhiều nội dung Trong phạm vi luận văn này, tác giả tập trung vào một

số vấn đề cụ thể sau: (i) Quan điểm, định hướng của cơ quan về hiện đại hóa văn phòng; (ii) Hiện đại hóa hệ thống trang thiết bị văn phòng và hạ tầng công nghệ thông tin; (iii) Áp dụng hệ thống tiêu chuẩn ISO trong công tác văn phòng;

(iv) Các biện pháp chuyển đổi số trong công tác văn phòng

- Phạm vi không gian: Luận văn tập trung nghiên cứu vấn đề hiện đại hóa

công tác văn phòng tại Bệnh viện Phục hồi chức năng thành phố Đà Nẵng

- Phạm vi thời gian: Luận văn tập trung nghiên cứu các biện pháphiện đại hóa công tác văn phòng của Bệnh viện PHCN Đà Nẵng trong thời gian 03 năm trở lại đây (từ trong khoảng thời gian năm 2020 cho đến nay) Đây là thời gian Bệnh viện có sự quan tâm và áp dụng nhiều biện pháp để hiện đại hóa công tác văn phòng theo định hướng chuyển đổi số

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Hiện đại hóa công tác văn phòng là một vấn đề đã được quan tâm nghiên cứu, mặc dù không nhiều nhưng đã có một số công trình nghiên cứu, ở nhiều cấp độ khác nhau Qua khảo sát, bước đầu tác giả thấy có một số công trình tiêu biểu như sau

- Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng, PGS.TS Vũ Thị Phụng (chủ

biên), TS Cam Anh Tuấn, TS Nguyễn Hồng Duy, TS Nguyễn Thị Kim Bình,

TS Phạm Thị Diệu Linh, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2021 Nội dung sách trình bày khái quát những nội dung lý thuyết cơ bản về quản trị văn phòng; luận giải vai trò của hoạt động văn phòng trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; vị trí, vai trò và chức năng chính của quản trị văn phòng Đặc biệt,

trong phần kết, giáo trình đã trình bày những vấn đề cơ bản về “Quản trị văn

phòng hiện đại – Xu thế phát triển của Quản trị văn phòng” Trong phần này,

các tác giả đã phân tích bối cảnh và yêu cầu cần hiện đại hóa trong lĩnh vực Quản trị văn phòng; đồng thời chỉ rõ các vấn đề cần hiện đại hóa bao gồm: i) Đổi mới về tư duy và nhận thức; ii) Đổi mới các phương pháp quản trị; iii) Đổi mới công cụ quản trị thể hiện qua việc ứng dụng thành tựu của khoa học kỹ thuật, đặc biệt là công nghệ số trong quản trị văn phòng Giáo trình đã cung cấp cho tác giả định hướng về lý luận để nghiên cứu vấn đề hiện đại hóa công tác văn phòng

- Giáo trình Quản trị văn phòng của Nguyễn Thành Độ đồng chủ biên,

Nxb Đại học Kinh tế Quốc dân, 2012 Giáo trình đã giới thiệu công tác tổ chức văn phòng và một số nghiệp vụ cơ bản của văn phòng như: tổ chức công tác thông tin, quản lý thời gian làm việc, tổ chức tiếp khách, hội họp, hội nghị, tổ chức các chuyến đi công tác, công tác văn thư, lưu trữ và soạn thảo văn bản Công trình nghiên cứu này giúp cho tác giả nhận thức được các nội dung cơ bản của công tác văn phòng và quản trị văn phòng Những nội dung nêu trên giúp tác giả củng cố, hệ thống lại các vấn đề lý luận và định hướng nghiên cứu các nội dung cụ thể trong công tác quản trị văn phòng

- Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Quản trị văn phòng trong bối cảnh hội

nhập quốc tế và cách mạng công nghiệp 4.0” của Khoa Lưu trữ học - Quản trị

văn phòng, Trường Đại học Xã hội và Nhân văn thành phố Hồ Chí Minh, năm

2021, Nxb Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh Kỷ yếu tập hợp 32 bài tham luận đề cập đến những vấn đề lý luận và thực tiễn của lĩnh vực Quản trị văn phòng trong tình hình mới Công trình nghiên cứu này giúp tác giả nhận thấy, bối cảnh hội nhập quốc tế và cách mạng công nghiệp 4.0 là xu thế đang diễn ra ở các quốc gia, trong đó có Việt Nam Xu thế này tác động đến nhiều mặt của đời sống xã hội, trong đó có công tác văn phòng, các hoạt động nghiệp

vụ của công tác văn phòng Việc hiện đại hóa công tác văn phòng hiện nay sẽ không thể tách rời xu hướng hội nhập quốc tế và cách mạng công nghiệp 4.0 Đặc biệt, sự phát triển mạnh mẽ của cách mạng công nghiệp 4.0 hiện nay đã đặt ra cho công tác hiện đại hóa văn phòng trên rất nhiều nội dung, quyết định đến hiệu quả hoạt động cả công tác văn phòng

- Hội thảo khoa học về “Chuyển đổi số trong quản trị văn phòng”, do

Trường Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội và Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh tổ chức vào tháng 7/2023 Hội thảo có 50 tham luận khoa học của các tác giả đến từ nhiều cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp trong cả nước Qua nội dung các bài viết của hội thảo, tác giả nhận thấy chuyển đổi số có tác động rất lớn đến hiện đại hóa công tác văn phòng Chuyển đổi số trong công tác văn phòng diễn ra như một xu hướng tất yếu, việc thực hiện chuyển đổi số sẽ giúp cho hoạt động của công tác văn phòng trở nên hiệu quả hơn, khoa học hơn Nội dung các tham luận được đề cập trong kỷ yếu giúp tác giả nhận thức rõ, mối quan hệ chặt chẽ giữa chuyển đổi số và hiện đại hóa công tác văn phòng trong bối cảnh hiện nay Đây là nội dung hết sức quan trọng giúp tác giả định hướng nghiên cứu trong luận văn về sự tác động của chuyển đổi số đối với công tác văn phòng và quản trị công tác văn phòng hiện nay và việc vận dụng chuyển đổi số với hiện đại hóa công tác văn phòng trong một cơ quan cụ thể

- Hội thảo khoa học “Văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng trong bối

cảnh chuyển đổi số”, do Học viện Hành chính quốc gia tổ chức tại Hà Nội

tháng 10/2023 Hội thảo tập hợp hơn 40 bài viết, tập trung luận giải các vấn

đề lý luận và thực tiễn liên quan đến 02 nhóm vấn đề lớn i) Một số vấn đề lý luận và pháp lý về chuyển đổi số trong văn thư, lưu trữ, quản trị văn phòng ii) Thực tiễn và kinh nghiệm thực hiện chuyển đổi số trong văn thư, lưu trữ, quản trị văn phòng Những vấn đề mà các bài viết đề cập cho tác giả nhận thức rõ hơn sự tác động, vai trò, ý nghĩa, xu thế của chuyển đổi số đối với công tác văn phòng, đặc biệt là công tác văn thư, lưu trữ Đây là những tài liệu tham khảo bổ ích giúp tác giả định hình rõ hơn hướng nghiên cứu chuyển đổi số đối với hiện đại hóa công tác văn phòng hiện nay

- Luận văn Thạc sỹ Quản trị văn phòng “Hiện đại hóa công tác Văn

phòng tại Ủy ban nhân dân quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội” năm 2019

của Lê Thị Thúy Hằng, Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội Tác giả đã làm rõ yêu cầu, sự cần thiết, nội dung của hiện đại hóa công tác văn phòng cấp quận trong bối cảnh cải cách hành chính Bên cạnh đó, luận văn còn đề cập đến thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng Uỷ ban nhân dân quận Thanh Xuân Trên cơ sở đó, tác giả cũng đề xuất một số giải pháp nhằm tiếp tục hiện đại hóa công tác văn phòng tại Uỷ bn nhân dân quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội

- Luận văn Thạc sỹ Quản lý công “Hiện đại hóa hành chính tại Ủy ban

nhân dân thành phố Việt Trì, tỉnh Phú Thọ”, năm 2017 của Tạ Thị Diệu Hằng

được bảo vệ tại Học viện Hành chính quốc gia, đã khái quát được cơ sở lý luận chung, thực trạng và một số giải pháp nhằm nang cao hiệu quả hiện đại hóa hành chính tại Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì, tỉnh Phú Thọ

Ngoài ra tác giả có tham khảo thêm thông tin từ các khóa luận, bài giảng,

bài viết có những vấn đề liên quan đến đề tài như: Đề tài khóa luận “Hiện đại

hóa công tác văn phòng tại văn phòng Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn”

của Phan Thúy Quỳnh năm 2017, khóa luận tốt nghiệp “Hiện đại hóa công tác

văn phòng tại văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội” của Ngô Thị

Diên năm 2016, được bảo vệ và hiện đang được lưu trữ tại thư viện trường Đại

học Nội vụ Hà Nội (nay là Học viện Hành chính quốc gia); Bài giảng môn Chức

năng và công nghệ quản trị văn phòng, Lý luận và lý thuyết về quản trị văn phòng

của PGS.TS Vũ Thị Phụng (Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng Trường

ĐH Khoa học xã hội và Nhân văn; Bài viết Cần ban hành tiêu chuẩn công tác

văn phòng (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 02/2002) của tác giả Nguyễn Minh

Phương; Bài viết Chuẩn hóa công tác văn thư lưu trữ tại Ngân hàng thương mại

cổ phần kỹ thương Việt Nam (Tạp chí Dấu ấn thời gian, số 4/2018) của tác giả

Phùng Thị Phương Liên Các bài viết này đã đi vào nghiên cứu và bàn đến một

số vấn đề có liên quan đến việc hiện đại hóa công tác văn phòng, tập trung chủ yếu vào các hoạt động như xây dựng, ban hành các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng đối với công tác văn thư lưu trữ, soạn thảo và ban hành văn bản

Khái quát các công trình nghiên cứu ở nhiều cấp độ nêu trên cho thấy, nhiều vấn đề lý luận về công tác văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng

đã được các công trình nghiên cứu đề cập một cách hệ thống, rõ ràng, đặc biệt

là sự cần thiết và yêu cầu phải hiện đại hóa công tác văn phòng tại các cơ quan,

tổ chức, doanh nghiệp; vấn đề hiện đại hóa công tác văn phòng trong công cuộc chuyển đổi số ở Việt Nam hiện nay Tuy nhiên, một số vấn đề lý luận, thực tiễn

về hiện đại hóa công tác văn phòng cũng chưa được các công trình nghiên cứu

đề cập một cách đầy đủ như: vai trò, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức trong từng ngành, lĩnh vực cụ thể đối với việc hiện đại hóa công tác văn phòng Đặc biệt, hầu như chưa có nhiều công trình nghiên cứu nào đề cập cụ thể đến thực tiễn, cũng như các giải pháp, biện pháp hiện đại hóa công tác văn phòng tại các bệnh viện, trong đó có Bệnh viện phục hồi chức năng thành phố Đà Nẵng Vì vậy, đề tài luận văn của tác giả có tham khảo nhưng không trùng lặp với các công trình nghiên cứu trước

6 Phương pháp nghiên cứu

6.1 Phương pháp luận

Luận văn được nghiên cứu dựa trên phương pháp luận duy vật biện chứng

và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác Lênin để phân tích, luận giải những vấn

đề lý luận và thực tiễn liên quan đến đề tài một cách biện chứng

6.2 Các phương pháp cụ thể

- Phương pháp hệ thống: phương pháp này được sử dụng nhằm hệ thống

và làm rõ những vấn đề lý luận cơ bản về văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng nên được sử dụng chủ yếu tại chương 1 của luận văn

- Phương pháp tổng hợp, thống kê: phương pháp này được sử dụng để

tổng hợp và thống kê các quy chế, quy định, nội quy liên quan đến một số hoạt động văn phòng có liên quan đến hiện đại hóa công tác văn phòng đã được Bệnh viện Phục hồi chức năng thành phố Đà Nẵng ban hành và áp dụng

- Phương pháp phân tích: phương pháp này được sử dụng trong quá trình

khảo sát, phân tích những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế trong việc hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bệnh viện Phục hồi chức năng thành phố Đà Nẵng

- Phương pháp khảo sát qua bảng hỏi: phương pháp này được sử dụng

để khảo sát ý kiến đánh giá của lãnh đạo, viên chức và người lao động tại Bệnh viện Phục hồi chức năng thành phố Đà Nẵng về kết quả thực hiện và chất lượng các quy chế, quy định, nội quy trong hoạt động văn phòng và các vấn đề liên quan đến hiện đại hóa công tác văn phòng

- Phương pháp so sánh: chúng tôi đã tiến hành so sánh số lượng và tỷ lệ

đã các biện pháp và kết quả hiện đại hóa công tác văn phòng của Bệnh viện Phục hồi chức năng thành phố Đà Nẵng các năm từ năm 2020 đến nay so với giai đoạn trước đó và so với các quy định của cấp trên hoặc mô hình từ bên ngoài để rút ra những nhận xét và đánh giá

7 Đóng góp của luận văn

7.1 Ý nghĩa khoa học

Luận văn góp phần khái quát và làm rõ hơn một số vấn đề lý luận và việc vận dụng lý luận vào thực tiễn hiện đại hóa công tác văn phòng ở một cơ quan

cụ thể trong lĩnh vực y tế

7.2 Ý nghĩa thực tiễn

Luận văn chỉ ra thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bệnh viện Phục hồi chức năng thành phố Đà Nẵng giai đoạn 2020-2023; Từ đó, đề xuất một số định hướng, giải pháp tiếp tục hiện đại hóa công tác văn phòng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Bệnh viện Phục hồi chức năng thành phố Đà Nẵng

8 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, nội dung chính của Luận văn được kết cấu gồm 03 chương, cụ thể

Chương 1 Cơ sở lý luận về công tác văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng Chương này tập trung phân tích, luận giải để làm rõ thêm một số vấn

đề lý luận về công tác văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng; Nội dung

cơ bản trong hiện đại hóa công tác văn phòng; Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong hiện đại hóa công tác văn phòng

Chương 2 Thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bệnh viện Phục hồi chức năng thành phố Đà Nẵng Nội dung của chương tập trung phân

tích, đánh giá thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bệnh viện kết quả đạt được, hạn chế và nguyên nhân

Chương 3 Định hướng và giải pháp tiếp tục hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bệnh viện Phục hồi chức năng thành phố Đà Nẵng Trên cơ sở chương

1 và chương 2, chương 3 tập trung luận giải để đưa ra một số định hướng và đặc biệt là các giải pháp tiếp tục hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bệnh viện phục hồi chức năng thành phố Đà Nẵng trong thời gian đến

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ HIỆN ĐẠI HÓA

CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1 Khái quát một số vấn đề về văn phòng

1.1.1 Khái niệm văn phòng

Văn phòng có nhiều cách tiếp cận khác nhau Theo Từ điển Tiếng Việt,

“Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ

quan”2

Hiểu theo nghĩa rộng, Văn phòng là bộ máy quản lý hành chính, trung tâm thu thập, xử lý, cung cấp thông tin, tổ chức triển khai các quyết định quản lý, tổng kết tình hình, phát hiện vấn đề và tham mưu cho lãnh đạo cách giải quyết các vấn đề đặt ra từ thực tiễn3

Hiểu theo nghĩa hẹp, Văn phòng là một bộ phận cấu thành cơ cấu tổ chức của một cơ quan, tổ chức có chức năng tham mưu, tổng hợp; giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo; tổ chức đảm bảo thông tin, điều kiện làm việc; giúp lãnh đạo tổ chức, thực thi và kiểm soát công việc thông qua hoạt động quản lý hành chính4

Từ các định nghĩa nêu trên, trong luận văn này, văn phòng được hiểu là bộ

máy làm việc phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo của một cơ quan, đơn vị;

là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động lãnh đạo, quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện về vật chất - kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn

cơ quan, tổ chức

Hiện nay, không thể quan niệm văn phòng một cách đơn giản chỉ là địa điểm làm việc mà còn là nơi giúp việc cho cấp lãnh đạo, quản lý điều hành hoạt động trong một cơ quan, tổ chức Trong những năm gần đây, văn phòng hiện

2 Nguyễn Như Ý (2013), Đại từ Điển Tiếng Việt, Nxb Đại học quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, tr1797

3 Vũ Thị Phụng (2023), Chuyển đổi số trong quản trị văn phòng – vai trò, cơ hội, thách thức, trách nhiệm, Kỷ

yếu Hội thảo khoa học “Chuyển đổi số trong quản trị văn phòng”, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội và Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia thành phố

Hồ Chí Minh, NXB Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh, tr11

4 Nguyễn Mạnh Cường (2022), Quan điểm và cách tiếp cận về văn phòng và quản trị văn phòng, Kỷ yếu hội

thảo khoa học “Đổi mới và nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực Quản trị văn phòng đáp ứng yêu cầu chuẩn đầu ra và công tác kiểm định chất lượng giáo dục đại học, tr 141

đại đã trở thành xu hướng thay thế cho những mô hình văn phòng theo hướng truyền thống Văn phòng hiện đại là nơi xử lý thông tin bằng những trang thiết

bị hiện đại, được tổ chức một cách khoa học với những người có tri thức hiện đại để đẩy mạnh năng suất lao động cho hiệu quả cao nhất

Thông thường, văn phòng được cấu thành bởi các yếu tố sau:

Con người làm việc trong văn phòng là nhân vật trung tâm, là chủ thể của

văn phòng, tất cả hoạt động của văn phòng đều xoay quanh đến yếu tố con người Con người làm việc trong văn phòng hiện đại cũng phải đáp ứng được công việc trong môi trường hiện đại, đó là những người ngoài được đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ, có kỹ năng giao tiếp, ứng xử… còn phải biết sử dụng thành thạo các thiết bị và ứng dụng công nghệ vào trong công việc

Trang thiết bị kỹ thuật: Đây là yếu tố không thể thiếu của văn phòng như

máy vi tính, phần mềm, internet không dây tốc độ cao, hệ thống lưu trữ cơ sở dữ liệu cùng các phần mềm quản lý, xử lý tính toán trong công việc nhằm nâng cao hiệu suất lao động.…

Hệ thống nguyên tắc thủ tục: Là những căn cứ, là hành lang pháp lý để cho

các cán bộ, nhân viên trong cơ quan, đơn vị thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, đó là những quy định của pháp luật, của cơ quan, đơn vị quy định cụ thể

về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, nghĩa vụ của các bộ phận, cá nhân trong văn phòng

Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng: là những kiến thức nghiệp vụ

liên quan đến công tác văn phòng, giúp cho các hoạt động của công tác văn phòng khoa học, hiệu quả, bao gồm các nghiệp vụ: soạn thảo các loại văn bản; nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; tổ chức hội nghị, hội họp; phân loại, sắp xếp hồ sơ tài liệu…Các nghiệp vụ văn phòng được thực hiện đúng quy định, chuẩn mực, khoa học sẽ làm cho công tác văn phòng của cơ quan, đơn vị hiệu quả và do đó

sẽ giúp cho hoạt động chung của cơ quan, đơn vị hiệu quả hơn

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và vai trò của văn phòng

1.1.2.1 Chức năng văn phòng

Lý luận và thực tiễn đã chỉ ra, văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong bất kỳ cơ cấu tổ chức của các cơ quan, tổ chức Trong nhận thức chung, văn phòng có các chức năng cơ bản sau5:

- Chức năng xử lý thông tin: Văn phòng là nơi thu thập và xử lý thông tin

cho cơ quan, đơn vị Đây là hoạt động quan trọng và quyết định sự thành bại trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Vì vậy, văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư, lưu trữ khi thu nhận, xử lý, bảo quản và chuyển phát thông tin Nếu thông tin được thu thập đầy đủ, kịp thời, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý thì người lãnh đạo sẽ có được những quyết định chính xác và ngược lại thì quyết định của người lãnh đạo không hiệu quả, ảnh hưởng xấu đến mục tiêu của cơ quan, đơn vị

- Chức năng tham mưu, tổng hợp: Sự thành công hay thất bại của cơ quan

phụ thuộc nhiều yếu tố trong đó có yếu tố là mức độ đúng đắn trong quyết định quản lý của người lãnh đạo Muốn có được quyết định đúng đắn, khoa học, người lãnh đạo không chỉ dựa vào ý chí chủ quan của mình mà còn xét đến những yếu

tố khách quan như ý kiến tham gia của các cấp quản lý, những người trợ giúp

Vì vậy, với chức năng tham mưu - văn phòng sẽ tổng hợp các thông tin từ bên trong hoặc bên ngoài thông qua các kênh xử lý văn bản, qua các cuộc hội họp; qua trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân; qua các phương tiện thông tin đại chúng…, báo cáo những thông tin đó để nhà lãnh đạo, quản lý nắm được vấn đề một cách tổng quát, toàn diện, đồng thời thực hiện việc phân tích, xử lý và đề xuất cho nhà lãnh đạo, quản lý từng vấn đề cụ thể mang tính chuyên sâu để ra các quyết định một các kịp thời và đúng đắn Chức năng này rất cần thiết và hữu hiệu vì nếu văn phòng tham mưu sai thì nhà lãnh đạo, quản lý sẽ ra quyết định không đúng cho nên cán bộ văn phòng phải luôn nên cao tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác, giữ bí mật, để phấn đấu thực hiện tốt chức năng tham mưu của mình Nếu các cơ quan, đơn vị chuyên môn thực hiện chức năng tham mưu

5 Nghiêm Kỳ Hồng (2015), Giáo trình Quản trị Văn phòng, Nhà xuất bản, Đại học quốc gia thành phố Hồ Chí

Minh, tr14

chuyên sâu về từng lĩnh vực cụ thể thì chức năng tham mưu của văn phòng chủ yếu là về tổ chức điều hành công việc trong cơ quan, tổ chức như xây dựng quy chế làm việc của cơ quan; Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tháng, quý, năm; Thu thập thông tin, phân tích, xử lý, tổng hợp thông tin phục vụ cho việc

ra quyết định quản lý…

- Chức năng phục vụ và đảm bảo hậu cần cho cơ quan: Các điều kiện vật

chất - kỹ thuật như nhà cửa, phương tiện, các trang thiết bị, công cụ, bảo quản tài liệu công văn giấy tờ (lưu trữ), tổ chức các cuộc họp, quản lý tài chính của

cơ quan, in ấn tài liệu phục vụ hội nghị, lưu trữ hồ sơ, giấy tờ, xây dựng các mối quan hệ với các đơn vị trong cùng một cơ quan, mối quan hệ với các cơ quan, tổ chức bên ngoài và công dân… là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo vận hành bình thường công việc của mọi cơ quan, tổ chức Để đảm bảo chức năng này thì văn phòng phải được bố trí sao cho thuận lợi trong điều hành hoạt động, giao dịch và đỡ tốn kém nhất

1.1.2.2 Nhiệm vụ của văn phòng

- Xây dựng chương trình công tác hàng tuần, quý, 6 tháng, năm của cơ quan thường xuyên theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình, kết hoạch công tác

- Thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau để xử lý, chuyển phát, bảo quản, lưu trữ thông tin để phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, quản lý

- Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ như soạn thảo văn bản, chiụ trách về mặt hình thức, kỹ thuật soạn thảo văn bản; giải quyết các văn bản của các đơn

vị và cá nhân theo quy định; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các

- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng cơ cấu tổ chức của văn phòng hợp lý; thường xuyên hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho cấp dưới

Ngoài ra, tùy vào từng điều kiện cụ thể về đặc điểm, tính chất hoạt động của cơ quan, đơn vị mà văn phòng có thể thêm hoặc bớt một số nhiệu vụ cho phù hợp

1.1.2.3 Vai trò của văn phòng

Văn phòng là bộ phận tham mưu, thu thập, xử lý thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức, do đó, văn phòng có mối quan hệ rất gần gũi, mật thiết và mang tính thường xuyên với lãnh đạo, quản lý cũng như liên kết các bộ phận, các thành viên trong mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị

Văn phòng là bộ phận trung gian thực hiện việc nối ghép các mối quan hệ bên trong và bên ngoài cơ quan, đơn vị Đây là hoạt động diễn ra thường xuyên

và rất phong phú, nên nhà lãnh đạo không chỉ giao cho văn phòng có vai trò tổ chức đón tiếp khách, xếp đặt các mối quan hệ đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị, có nhiều việc người lãnh đạo ủy nhiệm cho văn phòng trực tiếp giải quyết theo yêu cầu quản lý

Khác với các bộ phận khác, văn phòng không chỉ đảm nhận việc tham mưu thu thập, xử lý thông tin cho nhà lãnh đạo mà còn cung cấp các điều kiện vật chất, phương tiện kỹ thuật cho quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, nên hoạt động của văn phòng mang tính thường xuyên, liên tục gắn liền với hoạt động quản trị tổ chức

Như vậy có thể khẳng định văn phòng là một bộ phận không thể thiếu ở bất

kỳ một cơ quan, đơn vị nào Có thể khẳng định như vậy bởi văn phòng có vai trò to lớn, là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành cơ quan, đơn vị; nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ về đối nội, đối ngoại; trung tâm kết nối các hoạt động quản lý, điều hành tổ chức; văn phòng còn là cầu nối giữa nhà lãnh đạo, quản lý với các cán bộ, công chức trong và ngoài tổ chức; là người cung

cấp và đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho các hoạt động của đơn vị nói chung, các nhà lãnh đạo nói riêng…

1.2 Khái quát một số vấn đề về hiện đại hóa công tác văn phòng

1.2.1 Khái niệm hiện đại hóa công tác văn phòng

Theo Từ điển Tiếng Việt, hiện đại hóa là: (1) Làm cho mang tính chất của

thời đại ngày nay (2) Làm cho trở thành có đầy đủ mọi trang bị, thiết bị của nền công nghiệp hiện đại6

Công nghiệp hóa, hiện đại hóa là quá trình biến đổi căn bản, toàn diện các hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ quản lý kinh tế - xã hội từ sử dụng lao động thủ công là chính sang sử dụng kết hợp sức lao động với công nghệ, phương pháp tiên tiến, hiện đại dựa trên sự phát triển của công nghiệp và tiến bộ khoa học - công nghệ, tạo ra năng suất lao động cao Quá trình hiện đại hóa đang là yêu cầu tất yếu và diễn ra ở mọi cơ quan, tổ chức, đơn vị trong đó có văn phòng Hiện đại hóa văn phòng được hiểu là quá trình ứng dụng một cách toàn diện, đồng bộ những thành tựu khoa học - kỹ thuật vào mục tiêu, nguồn lực và quy trình nghiệp vụ trong hoạt động của văn phòng nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác văn phòng, đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của thời đại7

Hiện đại hóa văn phòng là yêu cầu tất yếu Văn phòng cũng như mọi tổ chức đều đang tiếp nhận làn sóng hiện đại hóa dưới sự phát triển như vũ bão của khoa học – kỹ thuật Thậm chí, văn phòng phải có ý thức đi trước một bước so với các đơn vị khác trong nhiệm vụ hiện đại hóa Văn phòng sớm hiện đại hóa thì càng phục vụ tốt hoạt động lãnh đạo, quản lý của cơ quan, tổ chức

Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, tác giả giới hạn cách hiểu về khái

niệm “hiện đại hóa” như sau: Hiện đại hóa là quá trình ứng dụng và trang bị

6 Viện ngôn ngữ học (2000), Từ điển Tiếng Việt, Hoàng Phê (chủ biên), Nhà xuất bản Đà Nẵng, tr438

7 Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng trong bối cảnh chuyển đổi số”, do Học viện

Hành chính quốc gia tổ chức 10/2023, tr90

những thành tựu khoa học và công nghệ tiên tiến, hiện đại vào quá trình chuyển đổi sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và quá trình phát triển kinh tế - xã hội

Công tác văn phòng là những biện pháp và hoạt động cụ thể của các cơ quan để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng (đã trình bày tại mục 1.1.2.1 và 1.1.2.2)

Ví dụ:

- Các biện pháp và hoạt động xây dựng trụ sở, cảnh quan môi trường làm việc

- Các biện pháp và hoạt động đảm bảo thông tin như: văn thư, lưu trữ

- Các biện pháp và hoạt động tổ chức hội họp, sự kiện

- Các biện pháp và hoạt động đảm bảo cơ sở vật chất, điều kiện làm việc

Có thể nhận thấy, hiện đại hóa công tác văn phòng hiện nay vừa là yêu cầu vừa là nhu cầu không thể thiếu ở mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Quá trình hiện đại hóa văn phòng đang được thực hiện một cách nhanh chóng và mạnh mẽ

ở hầu hết các cơ quan, đơn vị nhằm đáp ứng được những đòi hỏi của công cuộc đổi mới, ngày càng đem lại năng suất và hiệu quả trong công việc, do đó phải được các cấp, các ngành đặc biệt quan tâm và hỗ trợ Đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay, để thực hiện chủ trương chuyển đổi số của Nhà nước, vấn đề hiện đại hóa công tác văn phòng càng trở nên quan trọng và cấp thiết

Từ những phân tích ở trên, trong luận văn này, thuật ngữ “Hiện đại hóa công tác văn phòng” được hiểu như sau:

Hiện đại hóa công tác văn phòng là việc cơ quan, tổ chức áp dụng những thành tựu khoa học, sử dụng phương tiện kỹ thuật, công cụ hiện đại vào việc thực hiện công tác văn phòng, nhằm nâng cao hiệu quả làm việc, góp phần thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao

Hiện nay, có quan niệm cho rằng, hiện đại hóa công tác văn phòng đồng nghĩa với “chuyển đổi số công tác văn phòng”; có quan niệm lại cho rằng:

“chuyển đổi số công tác văn phòng” là một phần (một nhiệm vụ) của hiện đại hóa công tác văn phòng Theo tác giả, khái niệm hiện đại hóa công tác văn phòng

có nội hàm rộng hơn khái niệm chuyển đổi số trong công tác văn phòng Hiện

đại hóa công tác văn phòng có phạm vi rất rộng, trong đó “chuyển đổi số công tác văn phòng” là một phần (một nhiệm vụ) quan trọng trong hiện đại hóa công tác văn phòng hiện nay

Hiểu đơn giản hơn thì chuyển đổi số công tác văn phòng chính là quá trình chuyển đổi công tác điều hành, quản lý văn phòng, quản lý công việc, hồ sơ, giấy tờ, tài liệu, công văn đi, đến theo cách truyền thống như các bản viết tay, bản in trên giấy hay mọi hình ảnh âm thanh, dữ liệu toàn văn với nhiều định dạng khác nhau sang chuẩn dữ liệu trên máy tính và các thiết bị lưu trữ khác Thậm chí việc điều hành quản lý công việc của nhân viên hay lãnh đạo văn phòng cũng được thay đổi theo hình thức hiện đại từ việc họp mặt bàn tròn, nhắc nhở, phân công điều phối công việc bằng miệng, ghi trên giấy tờ sang việc quản

lý điều hành trên máy tính có kết nối internet Chuyển đổi số công tác văn phòng mang lại nhiều lợi ích cho cơ quan, tổ chức Với những phần mềm về quản lý văn phòng hiện đại ngày nay sẽ bao gồm nhiều hệ thống kết nối với nhau để tiện cho việc quản lý công việc, quản lý dữ liệu, hồ sơ, văn bản sẽ giúp cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cuả bạn tiết kiệm thời gian tối đa để nâng cao hiệu quả trong công việc

1.2.2 Sự cần thiết hiện đại hóa công tác văn phòng

Xuất phát từ thực tế, sự tồn tại của công tác văn phòng là một yếu tố khách quan, có vai trò và vị trí đặc biệt quan trọng trong cơ quan, tổ chức Bởi vậy hiệu quả hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hoạt động chung của toàn bộ cơ quan, đơn vị, do đó cần thiết phải hiện đại hóa công tác văn phòng Việc hiện đại hóa công tác văn phòng xuất phát từ những lý do sau đây:

- Cách mạng Khoa học - Công nghệ phát triển như vũ bão đòi hỏi các cơ quan phải biết áp dụng tối đa các thành tựu của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 vào hoạt động quản lý, trong đó có công tác văn phòng Nhiều máy móc, thiết

bị mới hỗ trợ cho công tác văn phòng đã được nghiên cứu và chế tạo; nhiều công

nghệ số đã được nghiên cứu, triển khai, có thể áp dụng vào hầu hết các nội dung của công tác văn phòng Điều đó đặt ra yêu cầu đổi mới, hiện đại hóa công tác văn phòng

- Sự bùng nổ thông tin đã đặt ra yêu cầu người lãnh đạo, quản lý phải nhìn nhận lại: ngoài những nguồn lực truyền thồng như tài chính, nhân sự, cơ sở vật chất - kỹ thuật…thì ngày nay nguồn lực thông tin ngày càng đóng một vai trò quan trọng đối với nhà lãnh đạo, quản lý Với cách hiểu về văn phòng chỉ làm việc giấy tờ, hành chính đã không còn phù hợp với bối cảnh hiện nay, văn phòng phải trở thành một trung tâm thu thập và xử lý thông tin để từ đó phục vụ cho các nhà lãnh đạo, quản lý cơ quan, đơn vị nhanh chóng, đầy đủ và chính xác nhất

Trong công tác lãnh đạo, quản lý, thông tin đóng vai trò rất quan trọng, bởi

đó là chất liệu, là kênh để nhà lãnh đạo, quản lý tham khảo trong quá trình hoạch định chính sách và ra quyết định Xử lý tốt thì thông tin sẽ là nguồn lực, nền tảng căn bản để đưa ra các quyết định lãnh đạo, quản lý hiệu quả trong thực thi và áp dụng Ngược lại, xử lý thông tin không tốt sẽ gây ra những hậu quả tiêu cực trong các quyết định lãnh đạo, quản lý từ khâu ban hành đến thực thi quyết định Mức độ ảnh hưởng và tác động sẽ nhiều cấp độ khác nhau tùy thuộc vào việc xử

lý thông tin trước và trong quá trình ra quyết định quản lý Văn phòng cần được đầu tư thích đáng để nâng cấp, phát triển lên tầm cao mới, không chỉ là hiện đại hóa cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại, mà quan trọng nhất vẫn là phát triển nguồn lực thông tin, khai thác, xử lý các nguồn thông tin trên môi trường Internet

- Yêu cầu của chuyển đổi số hiện nay có tác động rất mạnh mẽ và là chìa khóa quan trọng của quá trình hiện đại hóa công tác văn phòng Với sự phát triển không ngừng của các nền tảng công nghệ thông tin, quá trình chuyển đổi số hướng đến hiện đại hóa văn phòng ở nước ta đang được diễn ra ngày càng mạnh

mẽ và toàn diện Chuyển đổi số làm thay đổi phương thức hoạt động và vận hành của văn phòng Những thay đổi tích cực đó góp phần làm tăng hiệu quả hoạt

động, xử lý công việc nhanh hơn, thuận lợi hơn và độ chính xác cao hơn Bên cạnh đó, chuyển đổi số cũng mang đến thách thức cho công tác quản trị văn phòng như: công nghệ mới khó nắm bắt lại luôn đi trước quy định pháp lý, sự lỗi thời về công nghệ, sự kiểm soát thông tin trong môi trường số…Vì vậy, nhà quản trị văn phòng cũng cần tính đến yếu tố thực tiễn về các nguồn lực của cơ quan, tổ chức để thực hiện chuyển đổi số hướng tới hiện đại hóa văn phòng một cách linh hoạt, phù hợp và có các giải pháp nhằm giải quyết các thách thức nêu trên Tác động của chuyển đổi số đối với hiện đại hoá công tác văn phòng thể hiện trên 3 phương diện cơ bản là: i) Hiện đại hóa con người làm văn phòng: Trong mô hình tổng thể của chuyển đổi số và hiện đại hóa văn phòng, yếu tố

“con người” đóng vai trò quyết định Trước hết, cần phải thay đổi nhận thức của nhân sự làm văn phòng về chuyển đổi số Người làm văn phòng phải hiểu rõ về tầm quan trọng, lợi ích của chuyển đổi số đối với quá trình hiện đại hóa văn phòng và sẵn sàng đón nhận làn sóng chuyển đổi số Thay đổi thói quen làm việc của người làm văn phòng Nếu trước đây trong môi trường văn phòng truyền thống, con người đã quen quản lý, xử lý công việc một cách trực tiếp: phải đến

cơ quan để làm việc; họp hành trực tiếp; tiếp nhận, quản lý, lưu trữ văn bản, hồ

sơ giấy tại các kho lưu trữ; thu thập, xử lý thông tin để tham mưu cho lãnh đạo một cách thủ công, đi từng hành lang hay phòng làm việc để bật tắt thiết bị điện… thì khi chuyển đổi số, họ phải thích nghi và chuyển qua thói quen làm việc trong môi trường số: tiếp nhận và quản lý văn bản, hồ sơ, công việc trên phần mềm; thực hiện các thủ tục hành chính trên các ứng dụng; họp hành, làm việc, kết nối trực tuyến… ii) Hiện đại hóa trang thiết bị kỹ thuật văn phòng: Xu hướng ứng dụng những thiết bị thông minh, kết nối IoT (Internet vạn vật) là một trong những xu hướng của chuyển đổi số giúp đẩy nhanh hiện đại hóa trang thiết

bị kỹ thuật trong văn phòng Việc sử dụng ứng dụng IoT để kết nối với các thiết

bị điện, điện tử trong văn phòng như đèn, điều hòa, máy tính, máy chiếu,… sẽ tạo tính cảm biến, giúp người dùng có khả năng điều khiển, quản lý năng lượng

và truy cập từ xa theo nhu cầu sử dụng thực tế thông qua ứng dụng chứ không

cần phải trực tiếp thao tác vật lý Bên cạnh đó, văn phòng cần ứng dụng các phần mềm quản lý văn bản, công việc, tăng cường chuyển thông tin trong môi trường

số, ứng dụng dữ liệu được số hóa trên môi trường mạng, ứng dụng QR-code để giảm thiểu việc in ấn, photo tài liệu sẽ giúp hạn chế số lượng máy in, máy photo, giấy, văn phòng phẩm Điều này sẽ giúp đẩy nhanh mô hình văn phòng không giấy iii) Hiện đại hóa nghiệp vụ hành chính văn phòng: Muốn hiện đại hóa các nghiệp vụ hành chính văn phòng theo xu thế chuyển đổi số trước hết cần phải thay đổi các quy chế, quy định, quy trình làm việc gắn liền với môi trường và hoạt động số của cơ quan Việc chuyển đổi các nghiệp vụ từ hướng truyền thống sang số đòi hỏi phải có các văn bản quy định, hướng dẫn phù hợp Theo đó, cần tăng cường ứng dụng công nghệ phân tích và tổng hợp dữ liệu kết hợp với giải pháp tìm kiếm thông minh khi áp dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và máy học, nguồn

dữ liệu lớn vào nghiệp vụ thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin Các phần mềm văn phòng điện tử như: V-office (Viettel), Cloud Office… tích hợp với chữ ký

số giúp người dùng thực hiện việc tạo lập, chuyển giao, quản lý, lưu trữ văn bản,

hồ sơ điện tử và quản lý, theo dõi công việc, lịch công tác hoàn toàn trên môi trường số Việc ứng dụng hệ thống lưu trữ đám mây, dữ liệu khối Blockchain cho phép lưu trữ dữ liệu an toàn, bảo mật, lâu dài giúp tiết kiệm nhiều chi phí và thời gian Các phần mềm như Teams, Zoom, Google Meet,… được sử dụng phổ biến cho phép văn phòng tổ chức hội họp trực tuyến Thay vào việc gặp mặt trực tiếp tại phòng họp, nhiều cơ quan, tổ chức hiện nay đã bố trí phòng họp trực tuyến Các phầm mềm quản lý tài sản, trang thiết bị giúp văn phòng có thể lưu trữ thông tin, thống kê, theo dõi và tổ chức mua sắm, sửa chữa một cách thuận lợi

Yêu cầu nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức đã diễn ra như một xu thế chung, theo đó, cũng đặt ra yêu cầu nâng cao hiệu quả hoạt động các bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức của các cơ quan, tổ chức Vì vậy, hiện đại hóa công tác văn phòng cũng chính là góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, đơn vị

1.2.3 Mục tiêu của hiện đại hóa văn phòng

- Hiện đại hóa công tác văn phòng sẽ tạo điều kiện tiền đề duy trì, phát triển hiệu quả hoạt động mỗi cơ quan, tổ chức

- Hiện đại hóa công tác văn phòng sẽ giảm thời gian thực hiện công việc, tránh lãng phí thời gian, giải quyết hiệu quả những ách tắc trong tiếp nhận, xử

lý, phối hợp, chuyển tải thông tin nhằm phục vụ cho hoạt động của cơ quan tổ chức, tổ chức ngày càng hiệu quả hơn

- Hiện đại hóa công tác văn phòng sẽ nâng cao năng suất lao động của cơ quan, tổ chức, giúp cho các nhà lãnh đạo, quản lý không phải xử lý những công việc hành chính mang tính sự vụ

- Hiện đại hóa công tác văn phòng sẽ tạo điều kiện để cán bộ, công chức, viên chức phát huy được tính sáng tạo trong việc thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của mình trong công tác văn phòng, hướng đến lựa chọn các giải pháp tối

ưu nhất để thực hiện các công việc đạt hiệu quả cao nhất

1.2.4 Quan điểm, định hướng và các biện pháp hiện đại hóa công tác văn phòng

Để hiện đại hóa công tác văn phòng, lãnh đạo các cơ quan cần có quan điểm, định hướng rõ ràng và áp dụng một số biện pháp cơ bản đối với công tác

sự điều hành của lãnh đạo, đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động chung của cơ quan, có mối quan hệ rất chặt chẽ và thường xuyên với lãnh đạo cơ quan

trong công tác quản lý, liên kết các bộ phận và mọi người đối với hoạt động của

cơ quan Bên cạnh đó, văn phòng còn thực hiện công việc hết sức quan trọng là thiết lập và duy trì các mối quan hệ bên trong và bên ngoài cơ quan Đặc biệt, lãnh đạo các cơ quan cần nhận thức rõ vai trò tiên phong, đi đầu của văn phòng trong quá trình chuyển đổi số, nên công tác văn phòng phải được hiện đại hóa

để đáp ứng yêu cầu của tình hình mới

Quan điểm và định hướng của lãnh đạo về hiện đại hóa công tác văn phòng cần được thể hiện qua việc ban hành, chỉ đạo, điều hành thực hiện các văn bản

cụ thể như: Xây dựng chiến lược phát triển dài hạn và phương hướng, kế hoạch hoạt động hàng năm của cơ quan, trong đó hiện đại hóa công tác văn phòng cần được xác định là một trong những nhiệm vụ trọng tâm, cơ bản Đặc biệt, trên cơ

sở chiến lược, phương hướng chung của cơ quan, cần thiết phải xây dựng kế hoạch về hiện đại hóa công tác văn phòng, tạo cơ sở định hướng thống nhất trong chỉ đạo, điều hành thực hiện

1.2.4.2 Hiện đại hóa hệ thống trang thiết bị văn phòng và hạ tầng công nghệ thông tin

Để công tác văn phòng được thực hiện tốt, các cơ quan tổ chức cần trang

bị đầy đủ các máy móc, thiết bị và vật dụng cần thiết phục vụ cho hoạt động hằng ngày của văn phòng Nhờ có sự phát triển và hỗ trợ của máy móc, trang thiết bị mà thời gian làm việc tiết kiệm đáng kể và hiệu suất làm việc cao hơn, việc lưu trữ dữ liệu, sắp xếp và tìm kiếm tài liệu dễ dàng, nhanh chóng, qua đó, nâng cao hiệu quả làm việc, giảm bớt áp lực, căng thẳng

- Để thực hiện công tác văn thư, cần trang bị các trang thiết bị cơ bản như:

tủ đựng tài liệu; giá đựng công văn đi, đến; máy vi tính để bàn; máy in; máy photocopy; máy fax; điện thoại cố định; máy hủy tài liệu; máy in màu; máy scanner; máy chấm công; máy ghi âm, ghi hình; hệ thống quản lý chất lượng ISO Các vật dụng cần thiết như: bút viết, giấy, sổ sách, bìa kẹp/folder, ghim kẹp đến các giá để hồ sơ Ngoài ra, trong văn phòng hiện đại để đường truyền mạng Lan, Wifi đạt tốc độ nhanh cần trang bị các thiết bị mạng phù hơp như: Router

Wifi (thiết bị định tuyến); Switch (thiết bị chia mạng); Access point (AP - điểm truy cập gắn trần); máy quét vân tay; hệ thống các phần mềm…

- Để thực hiện công tác lưu trữ, cần trang bị các trang thiết bị như hộp, giá

để tài liệu; dụng cụ đo nhiệt độ­ độ ẩm; quạt thông gió; máy hút ẩm, máy điều hòa không khí; thiết bị phòng chống cháy; dụng cụ làm vệ sinh tài liệu; hệ thống camera quan sát; máy vi tính để bàn; máy in; máy photocopy; máy fax; điện thoại cố định; máy hủy tài liệu; máy in in màu; máy Scanne; máy ghi âm, ghi hình…

- Để tổ chức hội họp, sự kiện, cần trang bị bàn, ghế; máy vi tính để bàn; máy tính xách tay, máy chiếu, màn chiếu; máy ghi âm, ghi hình; máy điều hòa, quạt gió, quạt máy, máy giảm ồn, đèn chiếu sáng; bảng viết di động; bảng lật; màn hình LCD lớn; hệ thống âm thanh; hệ thống ánh sáng; biển hội nghị; bục phát biểu; WIFI; míc phát biểu…

Ngoài các trang thiết bị cho công tác văn phòng, đối với văn phòng hiện đại, môi trường làm việc cũng là yếu tố quan trong trọng để đem lại hiệu quả trong hoạt động Theo đó, không gian văn phòng cần được trang trí bắt mắt, hợp

lý, môi trường làm việc sạch sẽ, thoải mái, thân thiện, có thiết kế đẹp mắt, diện tích rộng, nhiệt độ, ánh sáng, màu tường phù hợp sẽ cải thiện năng suất và tâm trạng của cán bộ, nhân viên khi làm việc

Bên cạnh đó, đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin đầy đủ, phù hợp sẽ giúp hiện đại hóa công tác văn phòng hiệu quả Theo đó, cần đầu tư xây dựng, nâng cấp hạ tầng hệ thống mạng LAN, đường truyền Internet cáp quang với băng thông, máy trạm, máy tính xách tay, router và các thiết bị mạng lớp, thiết bị bảo mật mạng như tường lửa, phát hiện và chống xâm nhập mạng, thiết bị sao lưu

dữ liệu, hệ thống chống sét cho mạng máy tính

1.2.4.3 Áp dụng Hệ thống tiêu chuẩn ISO trong hoạt động văn phòng

Hệ thống tiêu chuẩn ISO (viết tắt từ International Organization for Standardization) có chức năng làm cho mọi hoạt động văn phòng tuân thủ theo các chuẩn mực, được cụ thể hóa bởi các thông số kỹ thuật nhằm đảm bảo cho

các sản phẩm, dịch vụ, hệ thống đảm bảo chất lượng, an toàn và hiệu quả Hiện nay, trong công tác văn phòng ở một số cơ quan đã triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO đối với các nghiệp vụ như: Soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đến; quản lý nhân sự; tổ chức sự kiện; kiểm soát tài liệu; kiểm soát công việc…

Áp dụng tiêu chuẩn ISO giúp cho văn phòng và cơ quan đạt được một số kết quả như: Các nghiệp vụ văn phòng đều được thiết lập quy trình làm việc cụ thể cho hoạt động của các bộ phận hoặc các cá nhân; Quy trình xử lý công việc cho các cơ quan hầu hết được tiêu chuẩn hóa theo hướng khoa học, hợp lý và đúng quy định; Giúp các cơ quan công khai, minh bạch hóa quy trình và thủ tục

xử lý công việc cho tổ chức và công dân (khách hàng) Mặt khác việc áp dụng tiêu chuẩn ISO tạo điều kiện thuận lợi cho người dân đánh giá, kiểm tra, giám sát hoạt động của cơ quan và cá nhân; giúp cho người đứng đầu quản lý, chỉ đạo kịp thời, để hướng công tác văn phòng thực hiện các mục tiêu chung

1.2.4.4 Thực hiện chuyển đổi số trong công tác văn phòng

Cho đến nay vẫn có rất nhiều cách hiểu, nhiều định nghĩa tương đối khác nhau về chuyển đổi số Theo Liên minh châu Âu, chuyển đổi số là “quá trình ứng dụng hợp nhất các công nghệ hiện đại, tạo nên sự đồng nhất giữa các hệ thống vật lý và hệ thống số, tạo ra những mô hình và quy trình làm việc sáng tạo, tạo ra những sản phẩm và dịch vụ thông minh” Theo Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD) thì, chuyển đổi số là những tác động kinh tế và xã hội do quá trình chuyển đổi các dữ liệu và quy trình bằng công nghệ tương tự sang các định dạng số Chuyển đổi số là việc sử dụng các công nghệ, dữ liệu số

và sự kết hợp giữa chúng để thay đổi hoặc tạo ra những nội dung mới của các hoạt động hiện tại8

Dưới góc độ pháp lý có thể thấy, thể chế hóa đường lối, chủ trương của Đảng về chuyển đổi số, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 phê duyệt Chương trình Chuyển đổi số quốc gia

8 Nguyễn Huy Dũng, https://mic.gov.vn/pages/tintuc/printpage.aspx?tintucID=148136, Hoàn thiện thể chế thúc

đẩy chuyển đổi số, phát triển Chính phủ số, kinh tế số và xã hội số ở Việt Nam [truy cập 29/9/2023]

đến năm 2025, định hướng đến năm 2030 Theo đó, chuyển đổi số được hiểu là

quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ chức về cách sống, cách làm việc từ môi trường thực sang môi trường số dựa trên các công nghệ số9 Chuyển đổi số quốc gia bao gồm 3 cấu phần chính: chuyển đổi số trong hoạt động của cơ quan nhà nước nhằm phát triển Chính phủ số; chuyển đổi số trong hoạt động của doanh nghiệp nhằm phát triển kinh tế số và chuyển đổi số trong hoạt động của người dân nhằm phát triển xã hội số10

Với tính đặc thù của hoạt động văn phòng chủ yếu cung cấp các dịch vụ nội bộ (thông tin quản lý, văn bản, hồ sơ, vận hành trụ sở, lễ tân…) thì chuyển đổi số cần hướng tới việc tối ưu hóa và gia tăng giá trị từ những tiện ích do hoạt động văn phòng đem lại, đặc biệt cho hiệu quả quản lý của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp Nội dung chuyển đổi số trong công tác văn phòng là: i) Số hóa

dữ liệu: Số hóa dữ liệu là bước chuyển dữ liệu từ các bản ghi trên giấy, file ghi

âm, hình ảnh sang định dạng kỹ thuật số được tích hợp trên máy tính ii) Số hóa quy trình: Đây là quá trình sử dụng dữ liệu số để giúp đơn giản hóa quá trình làm việc iii) Sử dụng dữ liệu số đã được liên kết để tạo thông tin, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành Để thực hiện chuyển đổi số trong công tác văn phòng, các cơ quan cần thực hiện các biện pháp sau

- Tạo lập dữ liệu số, gồm: Đẩy mạnh thực hiện văn thư điện tử; lập hồ sơ điện tử/Bệnh án điện tử (đối với các bệnh viện); tổ chức chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ dạng giấy theo đúng quy định hiện hành; số hóa hồ sơ giấy và bệnh

án giấy để tạo thành hệ thống dữ liệu số, đáp ứng yêu cầu của chuyển đổi số

- Kết nối dữ liệu số giữa các cơ quan (gửi nhận văn bản qua trục liên thông quốc gia; kết nối dữ liệu số của các đơn vị trong cơ quan và với các cơ quan khác trong cùng hệ thống )

9 Thủ tướng Chính phủ, Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 phê duyệt Chương trình Chuyển đổi số quốc

gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030

10 Bộ Thông tin truyền thông, Cẩm nang Chuyển đổi số (Tái bản có chỉnh sửa, cập nhật, bổ sung năm 2021),

Nxb Thông tin và truyền thông, năm 2021, tr 42

- Tăng cường tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo bằng hình thức trực tuyển để giảm bớt thời gian, kinh phí

- Áp dụng phần mềm chung hoặc xây dựng phần mềm riêng để phân công

và quản lý công việc của nhân viên văn phòng (về thời gian làm việc, hiệu quả công việc, chất lượng công việc )

- Áp dụng phần mềm chung hoặc xây dựng phần mềm riêng để quản lý

cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng

- Xây dựng, đào tạo, bồi dưỡng đôi ngũ nhân sự có đủ khả năng tiếp nhận

và ứng dụng công nghệ

1.3 Những yếu tố ảnh hưởng đến hiện đại hóa công tác văn phòng

1.3.1 Điều kiện kinh tế - xã hội

Điều kiện phát triển KT-XH ảnh hưởng và tác động lớn đến việc hiện đại hóa công tác văn phòng Ở quốc gia, địa phương có trình độ KT-XH phát triển cao, ổn định sẽ có điều kiện dành nhiều nguồn lực hơn cho việc hiện đại hóa công tác văn phòng Việc đầu tư các nguồn lực cũng đặt ra yêu cầu phải tăng cường công tác quản lý, thực hiện các biện pháp tổ chức, điều hành, thúc đẩy sự hòa hợp giữa công chức với tư cách là người lao động với cơ quan, từ đó, nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan và đáp ứng tốt hơn những đòi hỏi ngày càng cao của xã hội và người dân Kinh tế - xã hội phát triển sẽ thúc đẩy việc hiện đại hóa công tác văn phòng, ngược lại hiện đại hóa công tác văn phòng hiệu quả sẽ tạo điều kiện, tiền đề thúc đẩy phát triển kinh tế, xã hội

1.3.2 Sự phát triển mạnh mẽ của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư

Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư đã thúc đẩy mạnh mẽ việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan, đơn vị Điều đó làm cho các cơ quan đơn vị không thể bên ngoài tiến trình đó mà các cơ quan, đơn vị phải biết áp dụng tối đa các thành tựu của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 vào hoạt động quản lý để nâng cao hiệu quả hoạt động, nhằm đáp ứng nhu cầu cạnh tranh trên quy mô toàn cầu Về mặt ứng dụng thực tiễn, trong thời kỳ chuyển đổi

số sẽ làm thay đổi phương thức của nhiều hoạt động văn phòng trên cơ sở ứng dụng một số công nghệ số cơ bản như:

- Internet vạn vật (IoT): Ứng dụng IoT trong quản trị văn phòng giúp nhà quản trị có thể xây dựng mô hình văn phòng thông minh (Smart Office) thông qua thu thập dữ liệu từ các thiết bị cảm ứng được gắn trên các thiết bị văn phòng

để kiểm soát nhiệt độ, ánh sáng phòng làm việc, tiết kiệm chi phí nhiên liệu, kiểm tra an ninh bằng cách sử dụng sinh trắc học, nội thất văn phòng sử dụng cảm biến và xây dựng hệ thống tiến hành phân tích về tư thế làm việc của người

sử dụng từ dữ liệu thu thập được, từ đó đưa ra những khuyến nghị cho sức khỏe cho nhân viên…

- Dữ liệu lớn (Big data): Big data giúp nhà quản trị có thể nâng cao vai trò của văn phòng và hoạt động văn phòng trong việc phân tích và cung cấp cho hoạt động quản lý các dữ liệu, thông tin đủ lớn để đưa ra các quyết định chính xác Đó có thể là kho lưu trữ số gần như vô hạn cho các loại dữ liệu (Bao gồm

cả các loại hình tài liệu, thông tin phát sinh trong hoạt động của tổ chức) hoặc các ứng dụng trong quản lý nhân sự (Tính lương, tuyển dụng và đào tạo, kiểm soát sức khỏe lao động, đánh giá mức độ trung thành của nhân viên…) Sự kết hợp của Big data, IoT, trí tuệ nhân tạo (AI) có thể hình thành những văn phòng không giấy tờ đúng nghĩa, khả năng cung cấp thông tin nhanh và độ chính xác cao, tạo ra những bước thay đổi đột phá trong tư duy, cách thức tiếp cận của tổ chức đối với các hoạt động văn phòng

- Trí tuệ nhân tạo (AI): Trong xu hướng của chuyển đổi số, sự kết hợp của

AI và Big data đã giúp nhiều hoạt động văn phòng thay thế con người bởi những ứng dụng công nghệ, mà điển hình là các chatbox (trợ lý ảo) giúp thực hiện những công việc văn phòng thường lặp đi lặp lại hàng ngày, ví dụ như điền báo cáo, trả lời email, hỗ trợ khách hàng, chấm công… Trí tuệ nhân tạo chuyển đổi hoàn toàn việc xử lý, tìm kiếm, cá nhân hóa và phân tích dữ liệu sang tự động hóa, qua đó giảm bớt các công việc thủ công truyền thống trước đây Với nhà quản trị, các chatbox với khả năng tiếp nhận các lệnh bằng giọng nói và hoàn

thành nhiệm vụ cho người sử dụng trong thực hiện các công việc tương tự như một nhân viên thư ký văn phòng trước đây Mặt khác, việc cung cấp thông tin dựa trên nền tảng dữ liệu phong phú của Big data có thể đảm bảo các quyết định của người quản lý được chính xác và nhanh chóng

- Điện toán đám mây (Cloud computing): Có thể ví điện toán đám mây giống cơ bắp của con người Google Drive, Dropbox, OneDrive, iCloud là những ví dụ điển hình của dịch vụ điện toán đám mây và khá thân thuộc với công việc của mỗi nhân viên văn phòng hiện nay Việc sử dụng công nghệ của điện toán đám mây được coi là một giải pháp lưu trữ dữ liệu tiết kiệm cho các

cơ quan tổ chức, thay vì đầu tư hệ thống máy chủ Việc khôi phục sao lưu dữ liệu và truy xuất thông tin cũng trở nên dễ dàng, tiện lợi đến mức tối đa trong suốt quá trình sử dụng Đây chính là vấn đề mà các hoạt động văn phòng có liên quan khi sử dụng các dịch vụ điện toán đám mây

Tuy nhiên, sự phát triển công nghệ thông tin cũng gây khó khăn cho các

cơ quan, đơn vị khi phải thích ứng với các xu hướng và tiến bộ công nghệ mới Điều này đòi hỏi các cơ quan, đơn vị cần có chiến lược và kế hoạch linh hoạt để cập nhật, nâng cấp hệ thống, đồng thời đào tạo cán bộ nhân viên để sử dụng công nghệ mới một cách hiệu quả

1.3.3 Nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức

Trình độ, năng lực nhận thức của cán bộ, nhân viên được biểu hiện qua mức độ nắm vững kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, chức trách, quyền và nghĩa

vụ của bản thân; hệ thống các quy tắc xử sự với cấp trên, đồng nghiệp và với nhân dân…Trình độ, năng lực nhận thức còn biểu hiện thông qua mức độ tự giác thực hiện các quy chế, quy định làm việc của cơ quan, các quy tắc, chuẩn mực ứng xử Khi cán bộ, nhân viên nhận thức được hiện đại hóa công tác văn phòng

là cách mà mọi thứ sẽ phải phát triển trong tương lai, thì họ bắt buộc sẽ phải thực hiện Và khi đó mọi người nhận thấy rõ vai trò, trách nhiệm của mình đặc biệt là người lãnh đạo cơ quan, đơn vị trong công cuộc hiện đại hóa, hiểu được nguyên nhân tại sao, hiện đại hóa công tác văn phòng sẽ đem lại những lợi ích

nào cho chính bản thân họ và cả cơ quan, đơn vị thì công tác văn phòng của cơ quan, đơn vị đó sẽ sớm hiện đại hóa thành công Nếu lãnh đạo, cán bộ nhân viên không thay đổi nhận thức, không chủ động nâng cao trình độ, chuyên môn nghiệp vụ, tiếp cận công nghệ mới thì sẽ không đáp ứng được công việc, từ đó

sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của cơ quan, đơn vị, cũng như việc làm, thu nhập của chính bản thân mình Do đó, cần đề cao vai trò, trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, đơn vị và cán bộ, nhân viên trong việc hiện đại hóa công tác văn phòng trong các cơ quan hiện nay

1.3.4 Nguồn lực của các cơ quan, tổ chức

Nguồn lực là yếu tố quan trọng để thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng, khi có đủ nguồn lực thì mới có thể đáp ứng được những mong muốn hiện đại hóa công tác văn phòng của cơ quan, đơn vị Nguồn lực không chỉ để trang bị các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho việc ứng dụng phần mềm hay việc số hóa tài liệu (máy scan, máy tính tốc độ cao, máy trạm, máy chủ…); kinh phí tổ chức hội nghị, tập huấn về nghiệp vụ công tác văn phòng của cơ quan,

mà còn phục vụ cho công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn,

kỹ năng, nghiệp vụ hành chính cho đội ngũ cán bộ, nhân viên Như vậy, chi phí đầu tư ban đầu cho hiện đại hóa công tác văn phòng là rất lớn và quá trình này diễn ra liên tục, xuyên suốt trong quá trình phát triển của cơ quan, đơn vị và sẽ không thể đạt được trong ngày một ngày hai, bởi vậy cần sự quan tâm của các cấp, các ngành trong việc tạo nguồn kinh phí để duy trì hoạt động, nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng

1.4 Trách nhiệm đối với việc thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng

1.4.1 Trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo văn phòng

Để hiện đại hoá công tác văn phòng lãnh đạo cơ quan, đơn vị cần:

- Tổ chức nghiên cứu, xây dựng chương trình, kế hoạch cụ thể để thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng một cách khoa học, hợp lý, phù hợp với

điều kiện cụ thể của cơ quan; xác lập các nội dung, mục tiêu cần đạt được, nguồn lực thực hiện

- Trên cơ sở chương trình, kế hoạch được xây dựng cần tổ chức quán triệt

và triển khai thực hiện trong toàn thể cơ quan, vị, để tạo sự đồng thuận, thống nhất trong quá trình tổ chức thực hiện, trong đó cần nhấn mạnh vai trò trung tâm trong chủ trì, phối hợp thực hiện chương trình, kế hoạch hiện đại hóa công tác văn phòng

- Hoàn thiện các quy chế, quy trình thực hiện công việc nhằm đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác văn phòng; Tập trung lãnh đạo, chỉ đạo đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, trang thiết bị, hạ tầng công nghệ thông, đảm bảo tính liên thông, kết nối và đồng bộ nhằm hiện đại hóa công tác văn phòng

- Thực hiện tốt chính sách đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng, nghiệp vụ đối với đội ngũ nhân sự làm công tác văn phòng, gắn liền với công tác hiện đại hóa công tác văn phòng, đặc biệt là việc chuyển đổi

số trong công tác văn phòng hiện nay Bởi lẽ, hiện đại hoá công tác văn phòng gắn với chuyển đổi số đòi hỏi nhân sự làm công tác văn phòng và các bộ phận phối hợp nhiều kỹ năng, trong đó có các kỹ năng về sử dụng các trang thiết bị, vận hành các chương trình phần mềm

1.4.2 Trách nhiệm của các cán bộ, nhân viên

Chất lượng, hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng phụ thuộc rất nhiều vào đội ngũ cán bộ, nhân viên Đặc biệt

là đối với cán bộ nghiên cứu, tổng hợp, đội ngũ cán bộ, nhân viên trực tiếp tham gia thực hiện và giải quyết các vấn đề đó Do đó, trước hết đội ngũ cán bộ, nhân viên phải thật sự có tư duy đổi mới, trang bị tri thức mới, công nghệ mới vì đây

là nền tảng vững chắc thúc đẩy hiện đại hóa công tác văn phòng

Cán bộ, nhân viên văn phòng phải tự rèn luyện, nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng, nghiệp vụ để đảm bảo thực hiện tốt nhất nhiệm vụ được giao, nhất là trong bối cảnh hiện đại hóa công tác văn phòng gắn với chuyển đổi số ngày nay

Tiểu kết chương 1

Trong chương 1, tác giả đã tập trung vào các vấn đề sau:

- Khái quát một số vấn đề về văn phòng như: Khái niệm văn phòng; chức năng, nhiệm vụ, vai trò của văn phòng

- Khái quát một số vấn đề về hiện đại hóa công tác văn phòng như: Khái niệm hiện đại hóa công tác văn phòng; sự cần thiết hiện đại hóa công tác văn phòng; mục tiêu của hiện đại hóa văn phòng; định hướng của lãnh đạo và các biện pháp hiện đại hóa công tác văn phòng

- Những yếu tố ảnh hưởng đến hiện đại hóa công tác văn phòng như: điều kiện kinh tế - xã hội; sự phát triển công nghệ thông tin; nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức; nguồn lực của các cơ quan, tổ chức

- Trách nhiệm đối với việc thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng, trong đó đề cập đến trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan, đơn vị và trách nhiệm của cán bộ, nhân viên

Kết quả nghiên cứu của chương 1 đã giúp tác giả hệ thống hóa lại được một số vấn đề lý luận về văn phòng, hiện đại hóa công tác văn phòng Đặc biệt, giúp nhận thức rõ hơn mối quan hệ giữa chuyển đổi số với việc hiện đại hóa công tác văn phòng Đây là cơ sở lý luận quan trọng để tác giả thực hiện việc khảo sát, đánh giá các biện pháp hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bệnh viện PHCN thành phố Đà Nẵng ở chương 2

Chương 2 THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

TẠI BỆNH VIỆN PHỤC HỒI CHỨC NĂNG THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 2.1 Khái quát chung về Bệnh viện Phục hồi chức năng thành phố Đà Nẵng

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bệnh viện

31 tháng 12 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Y tế quy định chức năng, nhiệm vụ và

cơ cấu tổ chức của cơ sở Phục hồi chức năng Cụ thể chức năng của Bệnh viện PHCN: là cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có chức năng khám bệnh, chữa bệnh, PHCN và tổ chức an dưỡng cho người bệnh và đối tượng khác có nhu cầu Bệnh viện PHCN là Bệnh viện chuyên khoa, có con dấu riêng và tài khoản riêng11 Về nhiệm vụ của Bệnh viện PHCN, theo Điều 17 của Thông tư số 46/2013/TT-BYT ngày 31 tháng 12 năm 2013 của Bộ Y tế quy định cụ thể sau:

- Thực hiện việc khám bệnh, chữa bệnh, PHCN theo các hình thức nội trú, ngoại trú, PHCN ban ngày và tổ chức an dưỡng: Khám bệnh, chữa bệnh chuyên khoa PHCN; Khám bệnh, chữa bệnh đa khoa; Hồi sức, cấp cứu; An dưỡng; Khám và chứng nhận sức khỏe theo quy định; Tham gia khám giám định xác định khuyết tật khi được trưng cầu

- Thực hiện đào tạo nhân lực: Là cơ sở đào tạo thực hành cho các cơ sở đào tạo chuyên ngành y và các cơ sở giáo dục đào tạo hợp pháp khác; Thực hiện việc

11 Bộ Y tế, Thông tư số 46/2013/TT-BYT ngày 31 tháng 12 năm 2013 của Bộ Y tế về quy định chức năng, nhiệm

vụ và cơ cấu tổ chức của cơ sở phục hồi chức năng và Thông tư 24/2021/TT-BYT ngày 12 tháng 12 năm 2021 sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 46/2013/TT-BYT ngày 31 tháng 12 năm 2013