Luận văn thạc sĩ Kế toán: Kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Nippo Mechatronics (Việt Nam)

Các nghiên cứu đó là: Phan Thị Ngọc Yến 2012 với đề tài “Tang cường kiểm soát nội bộ Chu trìnhmua hàng và thanh toán Tại công ty cổ phần kim khí miền trung”, với luận văn nàytác gia đã n

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẺ

NGUYÊN THỊ QUỲNH MAI

KIEM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI

LUẬN VĂN THAC SY KE TOÁN CHƯƠNG TRÌNH ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

Hà Nội - Năm 2023

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẺ

NGUYÊN THỊ QUỲNH MAI

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn này là kết quả nghiên cứu của riêng tôi, chưa đượccông bố trong bất kỳ một công trình nghiên cứu nào của người khác Việc sử dụng kết

quả, trích dẫn tài liệu của người khác đảm bảo theo đúng các quy định Các nội dung

trích dẫn và tham khảo các tài liệu, sách báo, thông tin được đăng tải trên các tác phẩm,

tạp chí và tranh web theo danh mục tài liệu tham khảo của luân văn.

Hà Nội, ngày tháng năm 2023

Học viên

Nguyễn Thị Quỳnh Mai

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIET TẮTT 2 2 2 S2E2EE+EE£EE£EEE2EEEEEEEErEerrrrrkervee i

DANH MỤC BANG 0.0 eccccccccsscsscssesssssesscsecscsessesssssssscsecsessessesicsssssssuesessessessesseeneaees ii

DANH MỤC SO DO, HINH 2-52 SE E2E1E11211211211 1111.1111 re iii

967.100 1

CHUONG 1: TONG QUAN NGHIÊN CỨU VA CƠ SO LY LUẬN VE KSNB6

1.1 Téng quan tình hình nghiên ctr: ceccececceeesessessesseseesessessessessessessssesessessessessessees 61.1.1 Tổng quan nghiên cứu nước Ngodi eeceeceececcssseseesessessessessessesessesesessessessesseseees 61.1.2 Tổng quan nghiên cứu trong nước - 2 2 s+x+++++£++£++zxe+x+zxezrxerxees 81.1.3 Khoảng trống nghiên CỨU -2- 2 2 2 2 S£+E£EE£EEEEESEEEEEEEEEEEEEEEEEEkerkrrkrree 101.2 Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ ¿- ¿- ¿© + x+EE+EE£EEEE£EEEerEerkerxerxrree 111.2.1 Khái niệm kiểm soát nội DO sseeecssesecssseeeesseecessnecessnecessneeernnecesnnecensneeennneeee II1.2.2 Các thành phần của khung kiểm soát nội bộ theo J-SOX - 13

1.2.3 Vai 6 6© ha 16 1.3 KSNB quy trình mua hang và thanh toan - - se seeseeeerseesee 19

1.3.1 Những rủi ro tiềm tàng -¿- ¿2+ 22+‡2E2 22x 221221127112112112211221 21.1 cre 19

1.3.2 Mục tiêu của quy trình mua hàng và thanh toán: -s++-s>+<<++s+2 19 1.3.3 Chức năng của các bước trong quy trình mua hàng — thanh toán 19 1.3.4 KSNB với quy trình mua hàng — thanh toán -‹ 5+ ++s++s+sexssxssss 21KET LUẬN CHƯNG 1oiecceccescsssssscsssessessessecssessessessscssessessessesssessessessesseesseeseeseess 27CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHAP NGHIÊN CUU 0 sccssscsssssssssessssneeseeessnnnees 282.1 Cách tiếp cận và thiết kế nghiên cứu oot esses eesessessesseessessessesseessesseeseeseees 282.2 Phương pháp thu thập dữ liệu - - 6 5 2522 S3 939 3g ng ưko 31

2.2.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp 2-55 s+cz+c+EzEerkerxerxrrsrree 322.2.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp - 2 2 22 x+£E+£z+£e+rxerxezez 36

2.3.3 Phương pháp phân tích tổng kết kinh nghiệm 2-52-5552 5552522 38KET LUẬN CHƯNG 2 - 5© St SE E2 1211215 2171111121111211 211111111 tre 40

3.1 Khái quát chung về Công ty NIPPO VN -2- 2-+22+£+ck+£EczErrxerkerkerex 41

3.1.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh và quản ly tai NIPPO VN 42

3.1.2 Phân tích khái quát hoạt động của NIPPO và NIPPO LTD 47 3.2 Mô tả quy trình mua hàng và thanh toán tại NIPPO VN c- 49 3.2.1 Các nhóm hàng hóa dịch vụ NIPPO VN thường xuyên mua: 49

3.2.2 Đặc điểm của các nhóm nhà cung cấp chính tại NIPPO VN 50

3.2.3 Quy trình mua hang và thanh toán tại NIPPO VN - se ccecseeeersee 52

3.3 Thực trạng KSNB quy trình mua hang và thanh toán tại NIPPO VN 55

3.3.1 Thực trạng môi trường kiỂm SOát: -¿- 2 2© +E+EE+EE£EE+EE2EEEEeEEerkerkerkrree 55

3.3.2 Thực trạng đánh giá rủi ro quy trình mua hàng và thanh toán 64

3.3.3 Thực trạng hoạt động kiểm soát quy trình mua hang và thanh toán 713.3.4 Thực trạng hệ thống thông tin, hoạt động truyền thông quy trình mua hang

018: 0117 71 3.3.5 Thực trạng hoạt động giám Sat ee eee cseeesecsseeceseeceeeeeeeeneeceeeseaeessaeeesaees 75

3.3.6 Bảo vệ và ứng phó với các sự cố của hệ thong CNTT -. :: 763.4 Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng và thanh toán tại

Em ‹.-‹+1 713.4.2 Hand 1 81KET LUẬN CHUONG 3.000 cccceccsccscsssssscscsscssessessessessesucsvesessesssssessesvsssssessesseesesnease 86

CHƯƠNG 4: GIẢI PHAP DE NANG CAO HIỆU QUA CUA KSNB TAC

DONG TOI QUY TRINH MUA HANG VA THANH TOAN TAI NIPPO VN 874.1 Mục dich và phương hướng dé nâng cao hiệu quả của KSNB quy trình mua hang

và thanh toán tai Công ty TNHH NIPPO Mechatronics (Việt Nam) .- 87

4.1.1 Mục dich đưa ra các kiến ¡3100 874.1.2 Phương hướng đưa ra các kiến nghị, 2-2 s©5z+£+cx+zxezxezreerxerxeres 87

4.2 Giải pháp dé khắc phục hạn chế của KSNB tác động đến quy trình mua hang thanh toán tại Công ty TNHH NIPPO Mechatronics (Việt Nam) - 88

-4.2.1 Giải pháp nâng cao tính hiệu quả của môi trường kiểm soát 88

4.2.2 Giải pháp nang cao hiệu quả của hoạt động đánh gia rủi £0? - - 91

4.2.3 Giải pháp nâng cao hiệu quả của hoạt động kiểm soát -5¿ 924.2.4 Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống thông tin và công táctruyen thong XN 93

4.2.5 Giải pháp nang cao hiệu quả của hoạt động giám sát - - -«- 94 4.2.6 Giải pháp nâng cao hiệu quả của hoạt động bảo vệ và ứng phó với các sự cô

của hệ thống CN TTT ¿- 2©S++S£+EE+E2EEEEEEEEEEEEEE1211211217171112111111 1111111 1e 95KET LUẬN CHƯNG 4 2 St 2S E12 211215 211111112111121 211111111 96TÀI LIEU THAM KHẢO À 2-22 25% 2E2E2EEEEEEEECEEEEEEEEEEEEEEEErkrrkrrkrrei 98

PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC TU VIET TAT

STT Ký hiệu Nguyên nghĩa

12.| HQ Trụ sở của tập đoàn NIPPO

13.| HTKSNB Hệ thông kiểm soát nội bộ

14.| J-SOX Đạo luật Sarbanes-Oxley phiên bản Nhật Bản.

15.| KSMH Kiểm soát mua hàng

16.| KSNB Kiểm soát nội bộ

17.| KT Kế toán

18.| KTV Kiêm toán viên

19.) MH Mua hang

20.| NIPPO Tap doan NIPPO

21.| NIPPOLTD | Công ty Cổ phần NIPPO

22 NIPPO VN Công ty TNHH NIPPO MECHATRONICS (VIỆT

NAM)

23.| NVTC Nhân viên tài chính

24.| PO Đơn đặt hàng

25.) PR Yéu cau mua hàng hóa/ dịch vu

26.| QTNC Quy trình nghiên cứu

27 ROH Công ty quan lý các công ty thành viên tai hải ngoại của

tập đoàn NIPPO

28.| TP Trưởng phòng

29.| TSCD Tài sản cô định

30.| TT Thông tin

DANH MỤC BANG

Bảng 1.1 Các thành phần của khung KSNB theo J-SOX và 17 nguyên tắc của

Bảng 1.2 Các chứng từ, tài liệu và báo cáo cần lập trong quy trình mua hàng và

008001 22

Bang 1.3 Các tài khoản sử dung trong quy trình mua hang và thanh toán 23

Bang 1.4 Các hoạt động kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán 23

Bảng 2.1 Hoạt động phỏng van thu thập dit liệu thứ cấp -5- 32 Bang 2.2 Hoạt động quan sát dé thu thập và phân tích dit liệu - 36

Bảng 3.1 Cơ cau tổ chức sản xuất và quan lý tại NIPPO VN giai đoạn 43

"202/200 43

Bảng 3.2 Chức năng nhiệm vụ của từng đơn vị phong/ ban tại NIPPO VN 45

¡9002000590111 Ả 46 Bảng 3.4 Các bước của quy trình mua hang - 5 55-533 +*sesseeeeeerseeers 54 Bảng 3.5 Thâm quyền giải quyết và phê duyệt các van đề của NIPPO VN 60

Bang 3.6: Kết quả đánh giá rủi ro từng công đoạn trong quy trình tại NIPPO 68

ii

DANH MỤC SƠ ĐÒ, HÌNH

Sơ đồ 1.1 Vai trò của các thành phan trong KSNB tác động lên quy trình mua

hang - 1i1i1i80: 0 1 18

Sơ đồ 1.2- Tóm tắt quy trình mua hàng và thanh toán . ¿- ¿+52 21 Sơ đồ 2.1 Các bước thiết kế luận VAI eecseeecsssescssseeessneeessneceesneeessneeesnneeessneeetees 31 Sơ đồ 3.1 Sơ đồ tổ chức của NIPPO VN giai đoạn 2021-2022 . 44

Sơ đồ 3.2: Cơ cầu mua hàng của NIPPO VN theo tinh chất nhà cung cấp 51

Sơ đồ 3.3: Cơ cầu mua hang của NIPPO VN theo thị trường năm 2021 52

Sơ đồ 3.4: Cơ cầu mua hàng của NIPPO VN theo thị trường năm 2022 52

Sơ đồ 3.5: Quy trình mua hàng tại NIPPO VN 2- 52 c<2EcEterkerrrrerkerreee 53

Sơ đồ 3.6 Cơ cấu tổ chức của NIPPO LTD ccccc+ccxverrrrrrtrrrrrrrrrree 58

Sơ đồ 3.7 Bộ máy kế toán của NIPPO VN - 2-52 22+E2EEeEEeEEEErrkerkerreee 63 Hình 3.1 Ma trận rủi ro của Tập đoàn NIPPO S cS St tssirrrrirrrrree 64 Hình 3.2 Giải pháp quan lý rủi ro của NIPPO cee eeeceeescceeeceseeeeeeeeeseeeeaeenseeeaes 66

Sơ đồ: 3.8: Hệ thống thông tin kế toán của NIPPO VN -¿ eccs++csc2 72

Hình 3.3: Danh mục đơn vi khách hành: - - 5522225 * +3 + +2 + +zeeeeszeeeezxe 74

Hình 3.5 Danh sách báo cáo quan trị do phần mềm lập - ¿5 5552 52 75

11

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Công ty TNHH Nippo Mechatronics (Việt Nam), doanh nghiệp 100% vốn

đầu tư nước ngoài (Nhật Bản), hoạt động trong lĩnh vực sản xuất Trong các doanh

nghiệp nói chung, doanh nghiệp sản xuất nói riêng, hoạt động mua hàng và thanhtoán là một trong những hoạt động có vai trò then chốt trong việc quyết định hiệu

quả hoạt động của doanh nghiệp.

Kiểm soát nội bộ, là việc doanh nghiệp thiết lập các thủ tục và quy trình cầnthiết để thực hiện một nghiệp vụ nào đó nhằm ngăn chặn gian lận, thúc đây tráchnhiệm của những người trực tiếp thực hiện, giám sát/ quản lý Sự ra đời của KSNBcòn dé đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu tài chính KSNB do chính doanh nghiệpthiết lập ra nên nó mang tinh chất đặc trưng của doanh nghiệp nham đáp ứng các

mục tiêu doanh nghiệp và bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp KSNB không chỉ giải

quyết các rủi ro cho doanh nghiệp mà còn làm giảm việc phát sinh những chi phícho những hành động không cần thiết do nó cải thiện được hiệu quả sản xuất kinh

doanh, giảm thiểu và ngăn chặn các sai sót, gian lận và ôn định các hoạt động kinhdoanh.

KSNB quy trình mua hàng và thanh toán là một thách thức đối với các tổ chức

không phân biệt quy mô, loại hình hoạt động và trình độ quản lý KSNB mua hàng

nhằm mục đích tạo thuận lợi cho việc đạt được các mục tiêu mua sắm và tài chính,tuân thủ chính sách hạn mức chỉ tiêu, báo cáo chính xác và giảm thiêu rủi ro

Kiểm soát khoản phải trả và thanh toán được thiết kế dé giảm thiểu rủi ro saisót, mất mát trong quá trình ghi nhận, xử lý công nợ và thanh toán công nợ với nhàcung cấp bao gồm cả việc thiếu hụt nguồn tiền mang tính chất thời điểm

Mua hàng và thanh toán tiền hàng là quá trình đầu tiên trong 3 quá trình lưuchuyền hang hóa cơ bản của một doanh nghiệp: Mua vào - Dự trữ/ Sản xuất - Bán

ra Doanh nghiệp cần phải làm gì dé những người thực thi nhiệm vụ này không viquyền lợi riêng của mình mà làm thiệt hại đến lợi ích chung của doanh nghiệp? Câu

hỏi này luôn là những thách thức đối với các nhà quản lý nhất là ở trong những đất

nước mà hiện tượng tham nhũng còn khá phổ biến như Trung Quốc, Philipin và

Việt Nam Sở di KSNB quy trình mua hang và thanh toán cần phải được chú trọng

trong mọi doanh nghiệp là vì chu trình mua hàng và thanh toán đánh giá hiệu quả sử

dụng nguồn vốn của doanh nghiệp và cũng là điều kiện quan trọng dé doanh nghiệpduy trì và mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh của mình

Theo thông tin thu thập từ trang web: nip.co.jp, mức lợi nhuận thuần mà NIPPO

VN đạt được không cao, trong giai đoạn 2017-2021 tỷ lệ này chỉ chiếm khoảng 2-3.5%doanh thu Cũng theo thông tin do phòng KT doanh nghiệp cung cấp, tỷ lệ lợi nhuậnnày tương đối thấp so với các đối tượng trong ngành mà doanh nghiệp lựa chọn dé sosánh khi lập hồ sơ quốc gia trong giai đoạn tương ứng Do vậy, nếu không kiểm soát

tốt quy trình mua hàng và thanh toán sẽ làm ảnh hưởng đến lợi nhuận của Doanhnghiệp.

Trước tình hình trên tác giả lựa chọn đề tài nghiên cứu “KSNB quy trình mua

hang và thanh toán tại Công Ty TNHH NIPPO Mechatronics (Việt Nam)” với mục

đích tìm hiểu các điểm mạnh, điểm yếu của KSNB tại doanh nghiệp ảnh hưởng đếnquy trình nghiên cứu, từ đó đưa ra các khuyến nghị dé phát huy điểm mạnh, tối ưuhóa các nguồn lực hiện có của doanh nghiệp cũng như giảm bớt nguy cơ gây sai sót,

gian lận của người thực hiện.

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu:

Mục đích nghiên cứu nhằm nâng cao hiệu quả/ khắc phục những hạn chế của

các yêu tố cấu thành của khung KSNB tác động đến quy trình mua hàng và thanhtoán tại NIPPO VN.

2.1 Mục tiêu chung/téng quát:

Trên cơ sở phân tích thực trạng các yêu tố cấu thành khung KSNB tác độngđến quy trình quy trình mua hàng và thanh toán tại NIPPO VN, so sánh với yêu cầucủa J-SOX dé đề xuất các giải pháp nhằm phát huy điểm mạnh, khắc phục hạn chế

của từng yếu tố tác động đến hiệu quả của quy trình mua hàng và thanh toán tại

NIPPO VN.

— Xác định sự ảnh hưởng của các yếu tố cấu thành KSNB tới quy trình mua

hàng và thanh toán tại NIPPO VN;

— Đề xuất một số giải pháp dé khắc phục hạn chế của các yếu tố cấu thành

khung KSNB tác động đến hiệu quả quy trình mua hàng và thanh toán của NIPPO

VN.

3 Câu hỏi nghiên cứu

Câu hỏi nghiên cứu của luận văn nay là:

(1) Thực trạng KSNB ở mức độ công ty và KSNB ở mức độ quy trình đối

với quy trình mua hàng và thanh toán tại Công ty NIPPO VN như thé

nào?

(2) Nguyên nhân của ưu điểm và hạn chế trong KSNB của NIPPO VN đối

với quy trình mua hàng và thanh toán là gì?

(3) Dé xuất giải pháp dé khắc phục hạn chế đối với KSNB tac động đến quy

trình mua hàng và thanh toán tại NIPPO VN?

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của luận văn là KSNB quy trình mua

hàng và thanh toán tại Công ty TNHH NIPPO Mechatronics (Việt Nam).

Phạm vi nghiên cứu của luận văn là KSNB quy trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH NIPPO Mechatronics (Việt Nam) trong năm tài chính 2021 và

2022.

Pham vi về nội dung: tập trung đánh giá KSNB quy trình mua hàng và thanhtoán theo 6 yếu tô cấu thành của KSNB (theo J-SOX) bao gồm: Môi trường kiểmsoát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm soát; Hệ thống thông tin truyền thông; Giám

sát và Bảo vệ và ứng phó với hệ thống CNTT

5 Phương pháp nghién cứu:

5.1 Khung phân tích

Tác giả sẽ nghiên cứu yêu cầu của J-SOX đối với KSNB ở mức độ công ty,KSNB ở mức độ quy trình đối với quy trình mua hàng và thanh toán và công tác tổchức kế toán đối với quy trình mua hàng và thanh toán

5.2 Phương pháp thu thập & xử lý số liệu

Các phương pháp nghiên cứu trong luận văn này bao gồm: phân tích, so sánh

và đánh giá các dữ liệu thứ cấp, sơ cấp

Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp: phỏng van và quan sát dé thu thập thôngtin từ những người tham gia trong quy trình mùa hàng và thanh toán.

Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp: tiếp cận nguồn tài liệu của doanhnghiệp liên quan đến quy trình mua hàng và thanh toán bao gồm: Phiếu yêu cầu

mua hàng, Hợp đồng mua hàng hóa/ dịch vụ/ Đơn đặt hàng: Phiếu giao hàng kiêm

phiếu nhập kho/ Hóa đơn GTGT do Doanh nghiệp cung cấp trong năm 2021 và

năm 2022.

Phương pháp phân tích nội dung: Phân tích khung và quy trình kiểm soát, tìmhiểu kết quả quản lý và điều hành tài chính ở doanh nghiệp trong giai đoạn 2021-

2022.

Phương pháp xử lý và phân tích số liệu: Dùng Excel dé lập các bảng tính kiểm

tra, lập biểu đồ phân tích một số chỉ tiêu liên quan đến hoạt động mua hàng tại

Doanh nghiệp;

6 Đóng góp của đề tài

6.1 Về mặt lý luận

Hệ thống hóa cơ sở lý luận về KSNB ở mức độ công ty và ở mức độ quy trình

đối với quy trình mua hàng và thanh toán tại NIPPO VN

6.2 Về mặt thực tiễnĐánh giá về thực trạng: Kết quả nghiên cứu này giúp đánh giá thực trạngKSNB quy trình mua hàng và thanh toán tại NIPPO VN theo mô hình J-SOX; điểmmạnh, hạn chế và nguyên nhân của về sự ton tại những hạn chế này;

Đề xuất các giải pháp dé KSNB quy trình mua hàng và thanh toán tại NIPPO

VN hoạt động hiệu quả hơn.

7 Kết cau của luận văn:

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục bảng biểu, danh mục từ viết tắt vàdanh mục tài liệu tham khảo, luận văn gồm bốn (04) chương:

Chương 1: Tổng quan nghiên cứu và cơ sở lý luận về KSNB

Chương 2: Phương pháp nghiên cứu

Chương 3 Thực trạng KSNB quy trình mua hàng và thanh toán tại NIPPO VN

Chương 4: Giải pháp dé nâng cao hiệu quả của KSNB tác động tới quy trình

mua hang và thanh toán tại NIPPO VN.

CHƯƠNG 1: TỎNG QUAN NGHIÊN CỨU VÀ

CƠ SỞ LÝ LUẬN VE KSNB

1.1 Tổng quan tình hình nghiên cứu:

Hoạt động kinh doanh chủ yếu NIPPO VN là sản xuất và gia công, một phầnrất nhỏ là thương mại Chính vì vậy mà quy trình mua hàng và thanh toán là mộttrong những quy trình được quan tâm nhất tại đây Việc kiêm soát tốt quy trình muahàng và thanh toán không những kiểm soát được chi phí đầu vào mà còn kiểm soátđược chất lượng của hàng hóa dịch vụ đơn vị mua vào nhất là với những hàng hóatham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất, câu thành nên sản phẩm Do vậy việckiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán mang một ý nghĩa rất quan trọng trong

việc đảm bảo doanh nghiệp thực hiện được sứ mệnh của mình: đảm bảo chất lượng

đã cam kết và mang lại hiệu quả kinh tế tối ưu cho các nhà đầu tư

1.1.1 Tổng quan nghiên cứu nước ngoài

Từ năm 1999, bộ quy tắc quản trị công ty đầu tiên do OECD ban hành đã yêucầu các công ty phải xây dựng HTKSB Từ đó đến nay trải qua 4 lần sửa đổi vàchỉnh lý và nó đã trở thành một bộ hướng dẫn toàn diện và hiện đại về quản tricông ty Các nguyên tắc này được sử dụng như một khung tham chiếu cho các nướcthành viên OECD và các nước khác trên thế giới trong việc xây dựng và hoàn thiện

hệ thống quản trị công ty của mình Có thể thấy, quản trị công ty không phải là mộtvấn đề của riêng quốc gia nào mà nó đã trở thành vấn đề chung của toàn cầu Thếgiới đã chứng kiến những vụ bê bối tài chính với mức độ ảnh hưởng đáng sợ như

vụ bê bối kế toán lớn tại Enron và WorldCom xảy ra tại Hoa Kỳ năm 2001 đã làm

thiệt hại hàng tỷ đô la cho các nhà đầu tư và khiến nhiều người mat niềm tin vào thitrường chứng khoán Sau những vụ bê bối đó at sẽ có những công cụ từ các chínhphủ dé chống lại gian lận J-SOX đã ra đời vào năm 2006, sau Đạo luật Sarbanes-

Oxley (SOX) của Hoa Kỳ 04 năm (SOX được thông qua vào ngày 30 tháng 7 năm2002) Cả SOX và J-SOX đều yêu cầu các công ty phải thiết lập và duy trì KSNB

để đảm chất lượng của báo cáo tài chính do các công ty lập và công bố Đến nay

yêu cầu của J-SOX không chỉ dừng lại ở mức độ công ty mà đã được nâng cấp đến

mức độ quy trình và mức độ giao dịch.

Trên thế giới, có nhiều công trình nghiên cứu về KSNB bao gồm nghiên cứu

về ảnh hưởng của các yêu tố cầu thành của nó đến hoạt động của các tổ chức, doanhnghiệp Các nghiên cứu này đã chỉ ra những tổ chức có KSNB hữu hiệu sẽ đảm bảohoạt động của tô chức được diễn ra theo đúng quy định của pháp luật, thực hiệnđược những mục tiêu kế hoạch đã đặt ra Có thé kế đến một số công trình nghiêncứu ở nước ngoài về KSNB và KSNB quy trình mua hàng như sau:

Nhóm tác giả (Nooraslinda Abdul Aris, Siti maznah Arif, Rohana Othman,

Norlela Zaini, 2013) đã thực hiện nghiên cứu “Khung co chế kiểm soát nội bộ đểphòng chống gian lận ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong ngành công nghiệp ôtô” Nhóm tác giả nhận định rủi ro gian lận đã trở thành một thực tế phổ biến có thétồn tại trong bất kỳ thực thể kinh tế nào Cả gian lận bên trong và bên ngoài đều gây

ra lãng phí đáng ké cho tổ chức/doanh nghiệp Khảo sát gian lận của KPMGMalaysia năm 2009 công bố rằng các tô chức khó tránh khỏi sự phá hủy do những

kẻ gian lận, đặc biệt là các tô chức vừa và nhỏ Việc này đòi hỏi phải xây dựng hệthống phòng ngừa, kịp thời phát hiện và giảm thiểu rủi ro dé làm giảm thiểu gánhnặng tài chính và phi tài chính cho các t6 chức Nghiên cứu này cũng đề xuất một

khung kiểm soát nội bộ dé phát hiện gian lận đặc biệt là cho các doanh nghiệp vừa

và nhỏ trong nganh công nghiệp ô tô.

Nhóm tác giả gồm Nor Hafizah Abdul Rahman, Noradiva Hamzah, AdibahJamaluddin va Khairul Azman Aziz (2019) đã nghiên cứu dé tài “Thiết lập một hệthống kiểm soát nội bộ hiệu quả để ngăn ngừa gian lận” Nhóm tác giả đã nghiên

cứu dựa trên các bài viết về hiệu quả kiểm soát nội bộ được xuất bản từ năm 2000đến năm 2018 Sau 5 giai đoạn xem xét nghiên cứu, nhóm tác giả đã có một số phát

hiện và chỉ ra rằng kiểm soát nội bộ hiệu quả có thể làm giảm rủi ro kinh doanhmột cách hợp lý và ngăn ngừa sự xuất hiện của gian lận Nghiên cứu của các tác giảnói trên cũng đã thu hoạch được một số phát hiện cơ sở cho những nghiên cứu tiếptheo trong tương lai hiệu quả kiểm soát nội bộ trong việc đánh giá rủi ro kinh

doanh đối và phòng ngừa gian lận

Owusu-Ansha (2019) nghiên cứu về mức độ ảnh hưởng của HTKSNB đến

hiệu quả hoạt động của một tô chức trong lĩnh vực công Nghiên cứu này được thựchiện dé đánh giá hiệu qua của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các đơn vị công quảncủa MMDA Kết quả cho thấy rằng hệ thống kiểm soát nội bộ tồn tại sẽ mang lạihiệu quả trong việc đạt được mục tiêu của tô chức

Nhóm tác gia: Nicholas Renaldo, Sudarno, Marice Br Hutahuruk (2020)

Nghiên cứu về nhận diện và xác định hiệu quả của KSNB với các khoản phải thu tạiCông ty Cé phần SP Công ty này có những khoản phải thu tồn đọng trong giaiđoạn 2013-2019, khoản phải thu đó sẽ được xóa sô Lý thuyết mô hình chính được

sử dụng trong nghiên cứu này là COSO (Uy ban Tổ chức Bảo trợ) dé đánh giá tínhhiệu quả kiểm soát nội bộ

Nhóm tác giả gồm (Twesigye Nduhura, Beatrice Juliet Nakalanzi, BrianSsempebwa, Toriola Funke Christiana, Baker Ainebyona Wilcky , Baker Anita

Muhairwe, 2022) đã có nghiên cứu đánh giá tác động của hệ thống kiểm soát nội

bộ đối với hiệu quả mua sắm tại Hiệp hội Nhân quyền Uganda Cụ thể, nghiên cứu

đã nghiên cứu hiệu quả của môi trường kiểm soát nội bộ, hoạt động kiểm soát nội

bộ và quy định và quy định mua sắm;

1.1.2 Tổng quan nghiên cứu trong nước

Ở Việt Nam cũng đã có nhiều nghiên cứu về HTSKNB nhưng các nghiên cứu

về KSNB trong một doanh nghiệp cụ thé đối với một quy trình cụ thể chưa nhiều.Trong quá trình thực hiện luận văn này tác giả đã tiến hành tham khảo và kế thừamột số bài báo khoa học và luận văn thạc sĩ, tiễn sĩ đã công bồ tại Việt Nam có nội

dung liên quan đến đề tài và có cùng các phương pháp được sử dụng trong nghiêncứu Các nghiên cứu đó là:

Phan Thị Ngọc Yến (2012) với đề tài “Tang cường kiểm soát nội bộ Chu trìnhmua hàng và thanh toán Tại công ty cổ phần kim khí miền trung”, với luận văn nàytác gia đã nghiên cứu một số yếu tố của HTKSNB tại công ty cổ phần kinh doanhthương mại, hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực sắt thép Tuy nhiên, luận án này

đã được thực hiện cách đây khá lâu, lúc đó quan niệm về HTKSNB còn rat sơ khai

nên kết quả nghiên cứu và đề xuất của tác giả so với khung yêu cầu hiện tại của

pháp luật Việt Nam và thông lệ quốc tế chưa được đầy đủ

Dinh Hoài Nam (2016) với “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Cácdoanh nghiệp trong tổng công ty đầu Tư phát triển nhà và đô thị” Đề tài đã đề xuấtmột số giải pháp hoàn thiện hệ thong kiểm soát nội bộ tai các doanh nghiệp trongtổng công ty đầu tư phát Triển nhà và đô thị Tuy nhiên đề tài này chưa làm rõ cácyếu tố dé hoàn thiện hệ thống KSNB ở mức độ quy trình mà mới đề cập đến việcmột hệ thống KSNB ở mức độ công ty

Nguyễn Thị Phương Lan (2018) nghiên cứu nhân tổ ảnh hưởng đến hệ thốngkiểm soát nội bộ trong các công ty cô phần ở Việt Nam Nghiên cứu này đã thảo

luận về một số yếu tố ảnh hưởng đến HTKSNB như: chiến lược kinh doanh màdoanh nghiệp theo đuôi, cấu trúc tổ chức của Công ty, nhận thức của tổ chức về sựbất 6n của môi trường bên ngoài, văn hóa tổ chức và một số hàm y từ kết quả

nghiên cứu Nghiên cứu nay cũng chưa đi sâu vào các yếu tô cau thành trong khung

KSNB ở mức độ công ty nói chung, mức độ quy trình nói riêng.

Nhóm tác giả gồm Trần Thị Cẩm Thanh, Lê Thị Thanh Mỹ, Trần Thị BíchDuyên, Trần Thị Quanh (2018), nhóm tác giả này đã đề cập đến các yếu tố cấuthành của HTKSNB qua đó đề xuất một số ý kiến với Nhà Nước, với doanh nghiệp

để “hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng”, tuy nhiên đây là một nghiêncứu chung ở mức độ quy trình và không đi vào cụ thể ở một loại hình hay mộtdoanh nghiệp cụ thể nào

Trần Thị Hồng Diễm (2021) với đề tài “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ quy trìnhmua sắm tài sản công tại Trường Đại học Tiền Giang” với đề này Trần Thị HồngDiễm sử dụng phương pháp các nghiên cứu định tính để nghiên cứu ảnh hưởng của

5 thành tố cấu thành KSNB đến quy trình mua sắm tài sản công Kết quả nghiêncứu đã chỉ ra thực trạng cũng như đề xuất các giải pháp “nhằm khắc phục nhữnghạn chế, giảm thiểu các sai sót từ đó hoàn thiện KSNB quy trình mua sắm tai sảncông tại Trường Đại học Tiền Giang góp phần hoàn thiện hiệu quả sử dụng ngân

sách.” Nghiên cứu này đã tập trung nghiên cứu KSNB ở mức độ quy trình của một

đơn vị hành chính sự nghiệp sử dụng ngân sách nhà nước, không phải là một doanh nghiệp FDI.

Lê Ngọc Châu (2021) với đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình sản xuất tại Công

ty Cổ phân VIHA Thống Nhất”, với đề tài này tác giả đã nghiên cứu cơ sở lý luận

về KSNB ở chu trình sản xuất trong doanh nghiệp sản xuất, là một doanh nghiệp cô

phần được thành lập và phát triển theo Luật doanh nghiệp năm 2014 Kết quả quá

trình nghiên cứu Lê Ngọc Châu đã chỉ ra thực trạng KSNB chu trình sản xuất tạiđơn vị nghiên cứu đồng thời tác giả của đưa ra định hướng dé hoàn thiện KSNBchu trình nghiên cứu Cuối cùng Lê Ngọc Châu đã đưa ra ba khuyến nghị chodoanh nghiệp trong luận văn của mình đó là: kiểm soát lập kế hoạch; kiểm soát triểnkhai sản xuất và Kiểm soát việc thống kê số liệu sản xuất

1.1.3 Khoảng trồng nghiên cứu

Các kết quả nghiên cứu trước đây trên thế giới và Việt Nam cũng đã xem xét

đến các khía cạnh của KSNB ở mức độ tổ chức và mức độ quy trình Có một số

nghiên cứu trên thế giới và Việt Nam đã đi sâu vào nghiên cứu ảnh hưởng củaKSNB đối với quy trình mua hàng nhưng các nghiên cứu đó được tiễn hành ở các

đơn vị có đặc điểm rất khác với NIPPO VN

NIPPO VN là một doanh nghiệp sản xuất và là một đơn vị thành viên của

NIPPO (NIPPO Ltd), một công ty niêm yết tại Nhật Ban đòi hỏi tổ chức quản lý và

kiểm soát chặt chẽ theo yêu cầu J-SOX Cùng với việc triển khai các quy định về

quản trị công ty theo OECD nói chung, J-SOX nói riêng, công ty đã áp dụng hệ

thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 và hệ thống quản lý môi trường ISO14001:2015 để quản lý các hoạt động và quy trình tại Công ty theo tiêu chuẩn HQ

cũng như đảm bảo tính tin cậy của số liệu kế toán

Mục tiêu của luận văn này là tìm hiểu cách vận hành, kiểm soát của một doanh

nghiệp, tại đó KSNB đã được xây dựng và hoạt động có hiệu quả trong nhiều năm,

theo khung yêu cầu của J-SOX, quy định pháp lý của Nhật Bản, nơi có văn hóa giải

trình và chịu trách nhiệm cá nhân được đề cao khi mang vào áp dụng tại các đấtnước đang phát triển, trình độ quản lý còn nhiều bắt cập thì tính hiệu lực của nó sẽ

bị anh hưởng thé nào? Các giải pháp để ứng dụng KSNB theo J-SOX tại NIPPO

10

VN dé quá trình mua hàng và thanh toán hoạt động hiệu quả hơn là mục đích

nghiên cứu của luận văn này.

1.2 Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ

1.2.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ

Trên thực tế có rất nhiều quan điểm, khái niệm khác nhau về KSNB, tuy nhiêncác khái niệm này đều bao gồm nội dung chính là hướng tới mục tiêu: tổ chức hoạt

động hiệu quả theo định hướng đã được hoạch định, các thông tin, báo cáo tài chính

minh bạch và đáng tin cậy Có thé kế đến một số khái niệm về KSNB như sau:

(McNall, 2013) Theo OECD, kiểm soát nội bộ là một quá trình được thực hiệnbởi ban quản tri, ban giám đốc, nhân viên và các bên liên quan khác của một tổchức, nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu sau:

Mục tiêu về hiệu quả và hiệu suất của hoạt động, bao gồm cả việc bảo vệ tài

quản lý, hội đồng quản tri và các nhân viên cua đơn vi chi phối, nó được thiết lập dé

cung cap một sự dam bao hop lí nhằm thực hiện mục tiêu về hoạt động, báo cáo và

tuân thủ.” và mục tiêu của KSNB trong doanh nghiệp nên hướng tới 3 mục tiêu:

Hoạt động hiệu quả bao gồm cả việc sử dụng các nguồn lực nội bộ như nhân

lực, vật lực và tài lực;

Chat lượng bdo cáo và công bố thông tin: Báo cáo bao gồm cả báo cáo tài

chính trung thực, minh bạch và đáng tin cậy;

Tuân thủ: tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật và các quy định nội bộTheo (Bộ tài chính, 2012), “Kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban quản trị,

Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì dé tao

ra su dam bao hop ly vé kha nang đạt được mục tiêu cua đơn vi trong việc, dam bao

độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ

pháp luật và các quy định có liên quan.”

11

Theo (Quốc Hội, 2015), “Kiểm soát nội bộ là việc thiết lập và tô chức thực

hiện trong nội bộ đơn vi kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ

phủ hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kipthời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra”

J-SOX là thuật ngữ không chính thức cho một phần của Luật Giao dịch và

Công cụ Tài chính ((Èitfiint52|‡š, Kin'yi shöhin torihiki-hö-The Financial

Instruments and Exchange Act)) của Nhật Ban được Quốc hội Nhật Bản ban hành

vào tháng 6 năm 2006 với mục đích ngăn ngừa gian lận tài chính và tăng cường tính

minh bạch của các công ty niêm yết, đảm bảo công bang cho các nhà đầu tư.(Wikipedia, 2022) J-SOX là phần quy định về kiểm soát nội bộ trong công ty niêm

yết, nó được lập trên cơ sở nền tảng của Đạo luật Sarbanes-Oxley của Mỹ (SOX)

Theo J-SOX, KSNB được định nghĩa là một quy trình được thực hiện bởi mọi

người trong một tổ chức và được kết hợp trong các hoạt động điều hành của tổ chức

nhằm đáp ứng đảm bảo hợp lý để đạt được bốn mục tiêu: 1) hiệu lực và hiệu quảcủa hoạt động kinh doanh, 2) độ tin cậy của báo cáo tài chính, 3) tuân thủ các luật

và quy định hiện hành có liên quan đến các hoạt động kinh doanh và 4) bảo vệ tài

san (Business Accounting Council, 2011, p 13)

Từ khi được ban hành đến nay J-SOX đã được sửa đổi 4 lần vào các năm:

+ Năm 2016: sửa đổi các quy định về kiểm toán nội bộ, bao gồm việc yêu cầu

các công ty niêm yết phải có kiểm soát nội bộ tài chính toàn diện hơn

+ Năm 2017: sửa đổi các quy định về công bố thông tin tài chính, bao gồm

việc yêu cầu các công ty niêm yết phải công bố thông tin tài chính định kỳ hơn vàphải cung cấp thêm thông tin về các hoạt động kinh doanh của họ

+ Năm 2018: sửa đổi các quy định về kiểm toán độc lập, bao gồm việc yêu

cầu các công ty niêm yết phải có ít nhất một kiểm toán viên độc lập và phải thực

hiện kiểm toán tài chính định kỳ hơn.

+ Năm 2019: sửa đôi các quy định về xử ly vi phạm gian lận tài chính, bao gồm

việc yêu cầu các công ty niêm yết phải có xử lý vi phạm gian lận tài chính hiệu quả hơn

và phải báo cáo các vụ gian lận tài chính cho các cơ quan chức năng.

12

+ Năm 2020: sửa đổi các quy định về xử phạt gian lận tài chính, bao gồm việc

tăng mức phạt đối với các hành vi gian lận tài chính

Theo quy định của J-SOX, các yêu cầu cần được đáp ứng đối với khung

KSNB trong mỗi công ty là:

Thứ nhất, doanh nghiệp phải có cơ cấu tô chức rõ ràng, phân định rõ ràng vai

trò và trách nhiệm đối với việc lập và trình bày BCTC cũng như ra quyết định đốivới các vấn đề quan trọng của công ty Điều này giúp đảm bảo phân chia trách

nhiệm phù hợp và ngăn ngừa xung đột lợi ích;

Thứ hai, doanh nghiệp phải lập và công bố KSNB bằng tài liệu phù hợp,

chăng hạn như chính sách, thủ tục và hướng dẫn, dé hướng dẫn nhân viên thực hiệnnhiệm vụ của họ và đảm bảo tính nhất quán và chính xác Tài liệu này cần được

thường xuyên xem xét và cập nhật;

Thứ ba, phải thường xuyên có kế hoạch kiểm tra và đánh giá hiệu quả củaKSNB để đảm bảo nó hoạt động như theo đúng mục đích đã hoạch định Việc

thường xuyên xem xét và đánh giá hệ thống đảm bảo tổ chức sẽ kịp thời phát hiện

ra các van đề hoặc những điểm yếu ton tại trong nội bộ hệ thống, từ đó nhanh chóng

tìm ra hướng giải quyết, khắc phục;

Cuối cùng, ban điều hành/ quản lý nên đầu tư các nguồn lực hợp lý cho KSNB,bao gồm thiết kế hệ thống văn bản điều hành, hướng dẫn rõ ràng, các nguồn lực cần

thiết dé triển khai và duy trì công tác đào tạo cho nhân viên Thực hiện tốt điều này sẽ

đảm bảo hệ thống được triển khai và duy trì hiệu quả

12.2 Các thành phần của khung kiểm soát nội bộ theo J-SOX

J-SOX là phần quy định về kiểm soát nội bộ trong công ty niêm yết, nó đượclập trên cơ sở nền tảng của Đạo luật Sarbanes-Oxley của Mỹ (SOX)

Khác với SOX, theo J-SOX KSNB bao gồm sáu thành phan co bản: 1) môitrường kiểm soát, 2) đánh giá rủi ro và hành động ứng phó, 3) hoạt động kiểm soát,4) thông tin và truyền thông, 5) hoạt động giám sát và 6) bảo vệ và ứng phó với hệthống CNTT (Đoạn 2, trang 13, phiên bản tiếng Anh của “On the Revision of the

Standards and Practice Standards for Management Assessment and Audit

13

concerning Internal Control Over Financial Reporting (Council Opinions)” pháthành tháng 03 năm 2011 được công bố trên trang website của chính phủ Nhat Ban

(Business Accounting Council 2011) Những nội dung cơ bản liên quan đến 6 yếu

tố câu thành của KSNB theo J-SOX, đối chiếu với 17 nguyên tắc của COSO được

trình bày ở bảng dưới đây:

Bang 1.1 Các thành phan cia khung KSNB theo J-SOX và 17 nguyên tắc của

COSO

Các bộ Các yêu t6/ndi dung Nguyén tắc

phận của chính

KSNB

1.1 Chính trực và các | NT1: Don vị thê hiện được cam kết về

lia trị đạo đức tính chính trực và giá trị đạo đức.

1.2 Triết lý quan lý và | NT2: HDQT chứng minh được sự độc lậpphong cách điều hành với nhà quản lý và thực thi việc giám sát1.3 Chính sách và | sự phát triển và hoạt động của KSNB

chiến lược quản lý N13: Nha quan lý dưới sự giám sát của

1.4 Chức năng của | HĐQT cần thiết lập cơ cấu tổ chức, quy

5 Hội đồng quản trị và | trình báo cáo, phân định trách nhiệm và

2 Kiểm toán viên doanh quyền hạn nhằm đạt được mục tiêu của

& nghiệp hoặc Ủy ban kiểm | đơn vị.

ky toán NT4: Đơn vị phải thể hiện sự cam kết về

2 1.5 Co cau tô chức va | việc sử dụng nhân viên có năng lực thông

= thực tiễn qua tuyên dụng, duy trì và phát triển

= 1.6 Quyén hạn và | nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu của

> trách nhiệm don vi.

- 1.7 Chính sách và | NT5: Don vị cần yêu cầu các cá nhân

quản lý nguồn nhân lực chịu trách nhiệm báo cáo về trách nhiệm

của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu

đánh giá các yếu tố đại

diện cho các rủi ro có thể

ảnh hưởng bất lợi đến

việc đạt được mục tiêu

của tô chức và hoặc cácmục tiêu liên quan đến

các sự kiện ảnh hưởngđến việc đạt được các

mục tiêu của một tổ chức

2.2 Hành động ứng phó: lựa chọn các hành

động thích hợp đối với

những rủi ro đã được phân tích đánh giá ở trê

NT7: Đơn vị phải nhận diện rủi ro trong

việc đạt được mục tiêu của đơn vị, tiếnhành phân tích rủi ro để xác định rủi ro

cần được quản lý như thế nào

NT§: Đơn vị cần xem xét các loại gianlận tiềm tàng khi đánh giá rủi ro đối với

việc đạt mục tiêu của đơn viNT9: Don vị cần xác định và đánh giá

những thay đồi của môi trường anh

hưởng đến KSNB

3 Hoạt động kiểm soát

Các hoạt động kiêm

soát là các chính sách vàthủ tục được thiết lập dé

chang hạn như giao

quyền và phân chianhiệm vụ.

NT10: Don vi phải lựa chọn và phat triển

các hoạt động kiểm soát dé góp phan hạnchế các rủi ro giúp đạt mục tiêu trong giới

hạn chấp nhận được

NT11: Don vi lựa chọn và phát triển cáchoạt động kiểm soát chung với công nghệhiện đại để hỗ trợ cho việc đạt được các

mục tiêu

15

Các bộ Các yêu tố/nội dung Nguyên tắc

phận của chính

KSNB

Thông tin và truyền NT13: Don vi thu thập, truyền đạt và sử

thông liên quan đến việc | dụng thông tin thích hợp, có chất lượngđảm bảo thông tin cần để hỗ trợ những bộ phận khác của KSNB

thiết được xác định, được | NT14: Đơn vị cần truyền đạt trong nộihiểu, xử lý và truyền đạt | bộ những thông tin cần thiết, bao gồm cảchính xác trong toan tô mục tiêu và trách nhiệm đối với KSNB,

chức nhăm hồ trợ cho chức năng kiêm soát.

Thông tin được thu NT15: Don vi cân truyén đạt cho các đôi

thập, xử lý và truyền đạt | tượng bên ngoài đơn vị về các vấn dé ảnh

trong tô chức một cách hưởng đên KSNB.

kip thời và chính xác, dén

4 Thông tin và truyền thông

đúng người.

5 1 Giám sát liên tục NT16: Don vị phải lựa chọn, triên khai

sp = 5 2 Danh gia riéng va thuc hiện Việc đánh giá liên tục hoặc

g 2 5.3 Xây dựng quy trình | định ky đê biệt chắc răng liệu những

4 E đánh giá thành phân nào của KSNB có hiện hữu và

£ =) 5 4 Báo cáo về những đang hoạt động.

w khiếm khuyết của hệ NT17: Don vị phải đánh giá và thông

thống báo những yêu kém của KSNB một

Ứng phó với CNTTyêu cầu thiết lập các chínhsách và thủ tục phù hợp dé

đạt được bảo vệ hệ thốngCNTT khỏi sự truy cậpbất hợp pháp từ các đốitượng bên trong/bên ngoài

6 Bảo vệ và ứng phó với CNTT

(Nguôn: tác giả tự tông hợp)

1.2.3 Vai trò của KSNB

Vai trò của KSNB theo J-SOX là:

Bảo vệ tài nguyên và tài sản của tổ chức/ doanh nghiệp: KSNB được thiết lập đềbảo đảm các nguồn tài nguyên, tài sản của doanh nghiệp không bị truy cập, sử dụng

16

hoặc bố trí trái phép Điều này bao gồm các biện pháp kiểm soát quyền truy cập vật lývào nguồn tài nguyên, tài sản, cũng như kiểm soát việc ủy quyền và xử lý giao dịch;

Tăng mức độ tin cậy của công tác thu thập số liệu và lập báo cáo tài chính:

KSNB hữu hiệu sẽ đảm bảo nguồn thông tin tài chính được thu thập và xử lý mộtcách đầy đủ, chính xác do đó bộ báo cáo tài chính của của doanh nghiệp cũng đượclập một cách đáng tin cậy KSNB hữu hiệu cũng giúp doanh nghiệp có thể ngănngừa được sai sót và gian lận trong quá trình thu thập số liệu và lập báo cáo tàichính do d6 cải thiện và đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm giải trình của tổ

chức đối với các bên liên quan KSNB hoạt động hữu hiệu cũng yêu cầu các thủ

tục, quy trình để đảm bảo mọi tài sản và nợ phải trả của doanh nghiệp được kiểmsoát đầy đủ, chính xác và đáng tin cậy

Tuân thủ các quy định của pháp luật (nước sở tại, nước chủ đầu tư), thông lệquốc tế và quy định nội bộ của tổ chức/ doanh nghiệp: KSNB có thé đảm bảo rang

tổ chức hoạt động luôn tuân thủ luật pháp và quy định Điều này không những có

thể bảo vệ doanh nghiệp tránh khỏi các rắc rối pháp lý mà còn nâng cao niềm tin

của doanh nghiệp đối với các đối tác khác như chính quyền địa phương, kháchhàng, nhà cung cấp, người lao động, vv

Nâng cao hiệu quả của hoạt động: KSNB có thé cải thiện hiệu quả hoạt động

của tổ chức băng cách thông qua việc đánh giá và xác định rủi ro tiềm ân có théphát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh và dự phòng các biện pháp giảmthiểu rủi ro

Bảo vệ lợi ích của các bên liên quan: KSNB dé đảm bảo một luồng thông tin

minh bạch, khách quan, đáng tin cậy sẽ giúp bảo vệ lợi ích của các bên liên quancủa công ty bao gồm cô đông, khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, nhân viên và

các bên liên quan khác.

KSNB là một yêu cầu không thê thiếu được với các công ty niêm yết tại NhậtBản Không những thế, J-SOX còn yêu cầu các doanh nghiệp Nhật Bản phải khôngngừng nâng cao nhận thức về tầm quan trọng và năng lực vận hành KSNB củadoanh nghiệp mình đối với đội ngũ HĐQT, BGĐ, CBQL Chính những điều này đã

17

giúp các doanh nghiệp Nhật Bản nhanh chóng cải thiện hiệu quả hoạt động, tăng

cường tính minh bạch và trách nhiệm giải trình của tổ chức/ cá nhân do đó ngày

càng nâng cao uy tín của họ trên thương trường.

Vai trò của các thành phần trong KSNB tác động lên quy trình mua hàng thanh toán được thê hiện ở sơ đồ sau:

-: ` Nhận diện rủi Hệ thống các Đảm bảo văn Đảm bảo hệ 3 thổ

Nang ah dội ro/ gian lận và tài liệu, văn hóa công ty thông được our đưo

R ` 2 ì A a ` Cc

ni thích hợp wong dan H úng theo quy b

đức và rang trong từng công việc, quy age thong trình thiết kế, hợp nhằmbuộc pháp lý bước chếthưởng || Thất Quy kịp thời phát ngăn chặn

đề: phạt dé: định, quy hiện các 16 việc truy cập

° ra chon e Lựa chọn sông yd lược hồng, điểm bat r oP h hap,

dung nha yo H , ng ty dug ếu dé ki sô liệu dang

cung cấp, giá nhà oun SP ” Cac hoạt phô biên đên oa ạ - Kip sao lưu, bao` ey 02 và thỏa thuận động được từng người thời sửa chữa: Sant 2 ae

và điều kiện giá, điều kiện chuyên môn lao động đề: « Những bê so diy `

mua , Ấ: Ộ : `

° Xác định + Đảm bảo người đều ° Moi người via trong duy đủ

đúng nhu cầu ‘ hiểu rõ vai trẻ phải tôn trọng trình tự eid

mua hàng hóa chât lượng iêu nạ trò văn hóa doanh in hen © Nguồn đữ

hàng hóa và trác os £ ực hiện m

e Nhận đúng đúng tiê nhiêm củ nghiệp, thâm © Các v liệu được lưu

: b g tiêu lệm cua À shops : ac van 7 `

hàng hóa đặt chuẩn cam mình trong nham vô lý đề/sựcốphát trữ toàn vẹn,

mu kết công việc _— sinh trong đúng nơi theo

se Ghi sô và e Xác định e Quy trình * ue ee hi au thực tiễn được yeu sd cua

thanh toan nhu cầu mua oat động SA cà có kịp thời cập người dùng

đúng thực te e Nhan hang hiéu qua dua nguyên tắc va nhat trong quy “ane oe nd

pit sinh lạ đúng tiêu trên nguyên tiên hành định: cân Sới p

điêu en da chuan va sé tac quy trach công việc; se Vuong nguồn tài

meng đi nhân, tập thể e Người tome ae nguyén so cua

omen vangudi dig - KhÔng thực trình kip thoi doanh nghiệp

thành tein đầu hiện đám sát || 440 cáo lên * Bao vê kết

thanh toán và tô giác các ko oe pk qua làm việc

hành vị sai cap có thâm eee

t ani VI Sat quyên để xử cua cá nhân/

rai ly pha hop tập thê

Sơ dé 1.1 Vai trò của các thành phan trong KSNB tác động lên quy trình mua

hàng - thanh toán ;

(Nguồn: tác giả tự tông hop và trình bay)

18

1.3 KSNB quy trình mua hàng và thanh toán

1.3.1 Những rủi ro tiềm tàng

Trong quá trình xử lý nghiệp vụ Mua hàng — thanh toán, bộ phận kiểm tra phảichú ý các rủi ro như: Phân tích nhu cầu không chính xác & lập kế hoạch mua khônghợp lý; Quản lý và tìm nguồn cung ứng nhà cung cấp không phù hợp; Không quản

lý rủi ro chuỗi cung ứng bao gồm cả các gian lận trong hoạt động mua sắm; Kếhoạch mua sắm; Phê duyệt đơn hàng và hóa đơn; Thanh toán trùng lặp; Hạn mứctín dụng không phù hợp với luéng tiền vào của hoạt động sản xuất kinh doanh

1.3.2 Mục tiêu của quy trình mua hàng và thanh toán:

Mục tiêu chính của KSNB quy trình mua hàng và thanh toán là các giao dịch

mua hàng và các nghiệp vụ đi kèm (nhận hàng, phê duyệt hóa đơn, ghi số và thanh

toán) được thực hiện đúng theo quy định và chính sách của công ty nhằm đảm bảo

các giao dịch mua hàng và thanh toán được thực hiện một cách hiệu quả và chính

xác, nguồn von của tô chức được bảo vệ va sử dụng có hiệu quả

Đảm bảo các giao dịch trong quy trình mua hàng được tiến hành hợp lý và hợppháp Các hoạt động/ bước thực hiện không phù với quy định sẽ được nhận biết và

kịp thời xử lý.

Quản lý hạn mức chi tiêu của từng đơn vi trong doanh nghiệp cũng như quan

lý nguồn tiền chi tiêu phù hợp với nguồn tiền thu được trong hoạt động hàng ngày

của doanh nghiệp.

1.3.3 Chức năng của các bước trong quy trình mua hàng — thanh toán

Phân tích nhu cau & lập kế hoạch mua: là một bước xác định nhu cầu của mộtdoanh nghiệp đối với hàng hóa và dịch vụ dé phục vụ cho hoạt động của doanhnghiệp ở từng giai đoạn, sau đó lập kế hoạch thực hiện Thực hiện tốt quy trình nàydoanh nghiệp sẽ tiết kiệm được nguồn lực, tăng hiệu quả hoạt động, giảm thiểu rủi

ro lãng phí và tăng mức độ hài lòng của khách hàng.

Tìm kiếm các nhà cung cấp phù hợp và quản lý các nhà cung cấp có hệ

thống: Các nhà cung cấp cung cấp cho doanh nghiệp các sản phẩm và dịch vụ cầnthiệt đê hoạt động, vì vậy việc tìm kiêm các nhà cung câp có giá cả cạnh tranh, chât

19

lượng cao và đáng tin cậy là rất quan trọng trong việc duy trì chất lượng và giáthành sản xuất 6n định cho doanh nghiệp.

Đánh giá rủi ro đối với nhà cung cấp: việc đánh giá rủi ro đỗi với nhà cungcấp giúp doanh nghiệp xác định được các rủi ro có thé xảy ra, đánh giá mức độnghiêm trọng của các rủi ro và đưa ra các biện pháp giảm thiêu rủi ro, cuối cùng dé

doanh nghiệp đưa ra quyết định lựa chọn hoặc không lựa chọn nhà cung cấp nào

đó Việc nay rất quan trọng trong việc duy trì tính ổn định trong hoạt động sảnxuất kinh doanh

Ký kết hop đông và phát hành don đặt hang theo yêu cẩu: việc nay đề dambảo các bên tham gia trong hợp đồng đều đồng ý về các điều khoản của giao dịch và

hàng hóa hoặc dịch vụ được giao đúng chất lượng và thời gian cam kết.

Nhận hàng hóa/ dịch vụ và phê duyét hóa đơn: đảm bảo hàng hóa được mua

theo đúng yêu cầu của đơn vị sử dụng, đúng thời hạn quy định

Ghi số các nghiệp vụ phát sinh: Đảm bảo các giao dịch được phản ánh kịp thời vào

hệ thống thông tin kế toán của đơn vị, ghi đúng và ghi đủ theo thực tế phát sinh

Theo dõi công nợ và thanh toán khi đến hạn: Đảm bảo cân đối nguồn tiềntrong doanh nghiệp, tạo dựng uy tín với nhà cung cấp và duy trì hoạt động bình

thường của doanh nghiệp.

Các bước chính của một quy trình mua hàng và thanh toán được mô tả bằng sơ

đồ sau

20

- Ký kết hợp đồng va phát hành đơn đặt hàng theo yêu cầu

» Nhận hàng hóa/ dịch vụ và phê duyệt hóa đơn

¢ Ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh

s Theo dõi công nợ và thanh toán khi đến hạn

Sơ đồ 1.2- Tóm tắt quy trình mua hàng và thanh toán

(Nguồn: tác giả tự tóm tat và trình bày)1.3.4 KSNB với quy trình mua hàng — thanh toán

KSNB hoạt động mua hàng bao gồm: các hoạt động kiểm soát trong quá trình

tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp theo các tiêu chí Q-C-D-S (Chất lượng, giá cả,giao hàng và bền vững); ký kết hợp đồng với điều kiện thanh toán phù hợp với dòngtiền thu vào của doanh nghiệp; Phát hành đơn hang và lịch giao hang; Tổ chức nhận

hàng và hóa đơn bao gồm cả hoạt động kiểm tra tính pháp lý của hóa đơn;

KSNB hoạt động thanh toán bao gom: các hoạt động thầm định tính hiện hữu,

chính xác của giao dịch phát sinh Đối chiếu công nợ giữa các phòng có liên quan

trong doanh nghiệp và thanh toán.

Tổ chức hệ thống chứng từ gồm: Các chứng từ và số kế toán được thực hiệntheo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC được thê hiện ở bảng dưới đây:

21

Bảng 1.2 Các chứng từ, tài liệu và báo cáo can lập trong quy trình mua hang và

thanh toán

STT NGHIỆP VỤ CHUNG TỪ BỘ PHẬN LẬP

1 | Yêu câu mua hàng hóa/| Đơn yêu câu mua hàng | Bộ phận sử dụng

dịch vụ hóa/Dịch vụ hoặc Kê hoạch

mua nguyên vật liệu

2 | Xử lý yêu câu mua hàng Bảng Đánh giá và lựa chọn

nhà cung cấpHợp đồng nguyên tắc

Đơn đặt hàng

Bộ phận mua hàng

3 | Nhận

dịch vụ

đơn, biên bản giao nhận, phiêu nhập kho hoặc báo cáo

Nhân viên hàng, thủ kho

mua

nhan hang,

4 | Chấp nhận hóa đơn và | Hóa đơn Nhà cung cấp

theo đõi công nợ

5.|Ghi sô các hoạt động | Chứng từ ghi số Kế toán

phát sinh Số Nhật ký mua hàng

Số theo dõi công nợ phải trả

6.|Xuất kho tiêu dùng, | Phiêu xuất, nhập kho hàng | Thủ kho

nhập lại hóa

Thẻ kho

7.| Ghi sô các hoạt động | Chứng từ ghi số Kế toán

phát sinh Số theo dõi công nợ phải trả

8 | Thanh toán công nợ Bảng kê thanh toán, Lệnh Kế toán

chuyền tiền và Giấy báo nợ

Bùi Quang Hùng, Tran Thanh Thủy, Pham Trà Lam, 2012, p 240)

Tô chức hệ thong tài khoản và số sách kề toán bao gôm các sô kê toán chi tiệt

và số kế toán tổng hợp theo quy định hiện hành và phù hợp với yêu cầu quản lý nội

bộ tại Doanh nghiệp.

Theo hướng dẫn tại Thông tư số 200/2014/TT-BTC, các cặp tài khoản sửdụng trong hoạt động mua hàng hóa hóa dịch vụ được thé hiện ở bảng sau:

22

Bảng 1.3 Các tài khoản sử dụng trong quy trình mua hàng và thanh toán

STT TÀI KHOẢN GHI NỢ TÀI KHOẢN GHI CHỦ

GHI CÓ

Mua | 152-Giá mua nguyên vật liệu/ 111/121- Tiền | Nếu thanh toán ngay

153-Thiết bị phụ tùng thay thế/ Hoặc 331- phải | Nếu thanh toán theo

1561- Giá mua hàng hóa/ trả người bán | hình thức trả chậm

1567-Hàng hóa bat động sản dé

bán/

211, 212/ Tài sản cố định1331- Thuế GTGT được khấu trừThanh | 331- phải trả người bán 111/121- Tiên

toán

(Nguồn: tác giả tự tổng hợp và trình bày)

Báo cáo quan tri : Bao gdm một bộ gôm nhiêu báo cáo nội bộ đê đánh giá qua

trình mua hàng và thanh toán trong từng kỳ kế toán bao gồm cả báo cáo các khoản

thanh toán phải tạm hoãn thanh toán khi đến hạn Bộ báo cáo này gồm các báo cáo

chính: Bao cáo mua nguyên vật liệu trong tháng; Báo cao mua dịch vụ của các nha

cung cấp dịch vụ thường xuyên trong công ty liên quan đến quá trình mua hàng, bán

hàng của doanh nghiệp, báo cáo các khoản không thanh toán được trong kỳ.

Các hoạt động kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán được tóm tắt ở

đoạn hoặc phải tổ chức

thu mua nhiều lần làm

gia tăng mức giá mua/

chi phí thu mua hoặc mua thừa so với yêu

Phân tích | - Mua đúng, - Kế hoạch mua - Sử dụng các công cụ tính

nhucầu | mua đủ các loại | hàng không đáp ứng toán dé xác định đúng nhu cầu

& lập kế | hàng hóa/ dịch được yêu cầu vận hành - Sử dụng phần mềm thích hợp

hoạch vụ theo yêu cầu của tổ chức dẫn đến dé phục vu công tác lập kế hoạch

mua dé tổ chức được nguồn cung bị gián và xác định nhu cầu

- Tự động hóa HTTTKT trong

phạm vi toàn doanh nghiệp dé dam

bảo các số liệu, đữ liệu liên quan

đến công tác kế hoạch được cập

Hoạt Mục tiêu Rủi ro Các thủ tục kiểm soát

động

sô cân dùng dẫn đến có

hàng mà không dùng

được

Tìm - - Nhà cung - Cac nha cung - Xây dựng quy trình lựa chon

kiếm các | cấp đủ năng lực cấp không đủ năng lực | nhà cung cấp;

nhà cung | và uy tin dé duy và hoặc uy tín dẫn đến - Xây dựng và chia sẻ danh cấp phù | trì nguồn hang 6n | su batén về kếhoạch | sách các nhà cung cấp/ cung cấp hợp và định về chất giao hàng bấtôn về tiềm năng với các doanh nghiệp quản lý | lượng, cạnh tranh | chất lượng hoặc giá trong hiệp hội, đối tác và giữa các

các nhà | về giá cả cho thành cao doanh nghiệp trong tập đoàn

cung cấp | doanh nghiệp - Xây dựng quy định phòng

có hệ chống tham nhũng, đưa hối lộ, quy thống định về tố giác, tuyên truyền phổ

biến những quy định này đến rộng rãi người lao động, đối tác của

doanh nghiệp

- Thiết lập quy định về phân

tách quyền lực và nhiệm vụ: người

đàm phán và người quyết định

Đánh giá - - Nhà cung - Cac nha cung - xây dựng quy định đánh giá

rủi ro đối | cấp đủ uy tín,đủ | cấp không đủ năng lực | nhà cung cấp chi tiết, cụ thể dựa

với nhà | năng lực để duy để duy trì chuỗi cung trên các yếu té tài chính và phi tài

cung cap | trì hoạt động cung | ứng khi lượng hang chính

ứng liên tục theo | yêu cầu của công ty - Thường xuyên cập nhật danh

yêu cầu của tăng lên sách các đơn vi có rủi ro từ cơ quan

doanh nghiệp - Cac nha cung thuế hoặc các doanh nghiệp vi

- Nhà cung | cấp bỏ trốn hoặc gặp phạm bị công bố trên các phương cấp không thuộc | vấn đề về pháp lý làm _ | tiện truyền thông của chính phủ

các đối tượng rủi | liên lụy đến doanh

ro cao, chiu sự nghiệp giám sát đặc biệt

của các cơ quan

quản lý hành

chính

Ký kết - - Nhà cung - — Rủi ro về chất - Lập quy định khung áp dung

hợp đồng | cấp thực hiện lượng và nguồn gốc cho tất cả các hợp đồng ký với tất

và phát đúng các điều của hàng hóa bao gồm | cả các nhà cung cấp và từng nhóm hành đơn | khoản đã thỏa cả tài liệu kỹ thuật liên | nhà cung cấp.

đặt hàng | thuận/ ký kết quan đến hàng hóa - Đảm bảo cân đối thời gian trả

24

Hoạt Mục tiêu Rủi ro Các thủ tục kiểm soát

động

theo yêu - — Rủi ro về chậm cho nhà cung cấp và thời giancầu: phương án xử lý khi cho khách hàng trả chậm tương ứng

gặp sự cố như hàng hóa | để duy trì mức độ cân đối của

bi hỏng, mat trong quá | nguồn tiền

trình vận chuyền, thiên - Các hợp đồng phải được soát

tai xét đồng thời bởi don vị sử dung

- — Thời gian tra hàng hóa, phòng MH và phòng KT

Nhận - Chi nhận - Nhan hàng - Phân chia trách nhiệm giữa

hàng những hàng đã không đúng chất lương, | người mua hàng, nhận hàng và sử hóa/ dịch | đặt khi đáp ứng thông số kỹ thuật dụng.

vụ và đúng yêu cầu về - - Nhận hang - Yêu cầu người sử dụng phải

phê chất lượng, kỹ không đủ số lượng trực tiếp kiểm tra hàng hóa trước

duyệt thuật khi nhập kho.

hóa đơn - Xây dựng quy chế giám sát

quá trình nhận hàng, nhập / xuất

kho

Ghi sô - — Chỉ chấp - Hoa đơn lập sai - Phân chia trách nhiệm giữa

các nhận thanh toán về mặt tính toán, quy KT phải trả, nhân viên tài chính (kế

nghiệp cho những hóa định của pháp luật toán tiền), thủ kho

vụ phát | đơn mua theo - Hoa đơn mua - Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ sinh đơn đặt hàng/kế | hàng khống hoặc mua | của hóa đơn.

hoạch từ người hàng không đúng theo - Đối chiếu hóa đơn với các

sử dụng yêu cầu của người dùng | chứng từ đi kèm

- Kup thời vẫn được thanh toán - Đối chiếu giữa các bộ phận ghi sô dé phản

- — Ghi sô không

không kip thời phản

Hoạt Mục tiêu Rủi ro Các thủ tục kiểm soát

động

- Ghi số sai đối

tượng

Theo dõi - Thanh - Thanh toán - Phân chia trách nhiệm giữa

céngng | toán đúng, đủ nhiều lần cho một hóa _ | nhân viên tài chính (KT tiền) và KT

và thanh | cho nhà cung cấp | đơn phải trả.

toán khi - Dam bảo - Bo xót hóa don - Lập quy trình xét duyệt

đếnhạn | an toàn thanh khi thanh toán thanh toán dựa trên chứng từ gốc

đơn vị hưởng thụ

- Đóng dau trên tất cả các

chứng từ đã thanh toán

- Thường xuyên đối chiếu công

nợ với nhà cung cấp để kịp thời

phát hiên những sai sót

(Nguôn: Kiểm soát chu trình chỉ phí — Hệ thong thông tin kế toán tập 2)

26

KET LUẬN CHƯƠNG 1

Chương 1 đã trình bày tổng quan nghiên cứu KSNB trong nước, nước ngoài

và khoảng trồng nghiên cứu Tiếp đó là phan trình bày về cơ sở lý luận của KSNB

theo J-SOX Theo đó, có 6 yếu tố cấu thành lên KSNB bao gồm: 1) môi trường

kiểm soát, 2) đánh giá rủi ro và hành động ứng phó, 3) hoạt động kiểm soát, 4)thông tin và truyền thông, 5) hoạt động giám sát và 6) bảo vệ và ứng phó với hệthống CNTT Tiếp đó là vai trò của KSNB, đó là: Bảo vệ tài nguyên và tài sản của

tổ chức/ doanh nghiệp; Tăng mức độ tin cậy của công tác thu thập số liệu và lập

báo cáo tải chính, Tuân thủ các quy định của pháp luật; Nâng cao hiệu quả của hoạtđộng và cuối cùng là Bảo vệ lợi ích của các bên liên quan

Phần tiếp theo của chương này là lý thuyết về kiểm soát nội bộ quy trình mua

hàng - thanh toán Ở phần này tác giả lần lượt trình bày các vấn đề: những rủi rotiềm tàng và mục tiêu của quy trình mua hàng và thanh toán Chức năng của từngbước trong quy trình và các hoạt động kiểm soát ở mỗi bước trong quy trình mua

hàng - thanh toán.

27

CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

2.1 Cách tiếp cận và thiết kế nghiên cứu

Nghiên cứu này được thực hiện qua bốn bước chính như sau: Bước đầu tác giảtập trung nghiên cứu tài liệu nhằm xác định khung lý thuyết, cơ sở lý luận về KSNBtheo quy định Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 được ban hành theo thông tư

sô 214/2012/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2014 và quy định của J-SOX Tiếpđến, tác giả nghiên cứu các tài liệu của NIPPO VN về KSNB ở mức độ công ty vàKSNB ở mức độ quy trình đối với quy trình mua hàng và thanh toán, phân tích cácthông tin về KSNB nói chung và KSNB đối với quy trình mua hàng - thanh toán

của đơn vị nghiên cứu Sau hai bước trên tác giả tiến hành thu thập tài liệu, số liệubằng các phương pháp khảo sát, phỏng vấn để thu thập ý kiến từ các CBCNV có

liên quan về quan điểm, nhận xét của họ với KSNB nói chung và KSNB với quy

trình mua hàng và thanh toán tại NIPPO VN Trong bước nảy các số liệu phục vụ

phân tích thực trạng KSNB hoạt động mua hàng — thanh toán thông qua các báo

cáo, quy định, quy chế của doanh nghiệp đang áp dụng trong năm tài chính

2021-2022 đã được thu thập Khi đã thu thập được các thông tin về KSNB của NIPPO

VN tác giả tiễn hành so sánh các chỉ tiêu, yếu tố cấu thành trong KSNB của Công tyvới yêu cầu của J-SOX, đánh giá thực trạng của kiểm soát nội bộ tại Công ty Trênnên tang số liệu, thông tin và kết quả thu thập được trong quá trình nghiên cứu tácgiả đã tiến hành phân tích một số chỉ tiêu, bước trong KSNB quy trình mua hàng vàthanh toán tại NIPPO VN, đối chiếu với các quy định của Chuẩn mực kiểm toán

Việt Nam số 315 và J-SOX dé tìm ra những điểm chưa phù hợp Trên cơ sở phân

tích đối chiếu dé tìm ra những điểm chưa phù hợp/ chưa hiệu qua, dựa và cơ sở lýthuyết, các thành tựu nghiên trong thực tiễn và xét đoán của bản thân tác giả đưa ramột số khuyến nghị nhằm nâng cao tính hiệu quả cho quy trình mua hàng và thanh

toán tại NIPPO VN.

Phương pháp phân tích định tính là những phương pháp nghiên cứu tậptrung vào việc thu thập và phân tích các thông tin chủ yếu liên quan đến chất lượng

28

của KSNB trong NIPPO VN và KSNB đối với với quy trình mua hàng - thanh

toán Mục đích của phương pháp này để: hiểu rõ hơn về cách vận hành KSNB ở

từng mức độ tại của NIPPO VN Các phương pháp sử dung dé phân tích định tính

trong luận văn này là:

Phương pháp phân tích tài liệu và phỏng vấn, mục đích của phương pháp này

để tìm hiểu chỉ tiết về các chính sách, quy trình, hướng dẫn và báo cáo liên quan

đến quy trình kiểm soát nội bộ hiện tại của NIPPO VN, qua đó tác giả tóm tắt lạicác chính sách, quy trình kiểm soát nội bộ đang thực hiện tại NIPPO VN Tiếp theo,

sau khi đã tóm tắt các chính sách, quy trình KSNB đang áp dụng tại NIPPO VN tác

giả đã tiến hành đánh giá và phân tích sơ bộ một số điểm mạnh, điểm yêu của hệthong đồng thời xây dựng một số bảng câu hỏi dựa trên đánh giá sơ bộ của mình détiến hành phỏng vấn một số cán bộ chủ chốt của Công ty như TGD, một số cá nhân

và tập thê trực tiếp tham gia vào vào quy trình mua hàng và thanh toán tại NIPPO

VN cũng như một số cá nhân đã tham gia hoạt động kiểm toán nội bộ tại NIPPO

VN cho năm tài chính kết thúc vào ngày 31.12 các năm 2021 và 2022 với tư cách làkiểm toán nội bộ (độc lập) được Ban điều hành và Đại hội đồng cổ đông củaNIPPO LTD phân công, chỉ định Nội dung các cuộc phỏng vấn xoay quanh nhữngvan đề mà tác giả đã tiến hành đánh giá sơ bộ và tập trung vào những khó khăn/thuận lợi cũng như những kiến nghị của những người trực tiếp thực hiện tại doanhnghiệp khi triển khai KSNB trong toàn công ty nói chung, quy trình Mua hàng và

Thanh toán nói riêng

Trong quá trình thiết kế bảng hỏi, tác giả đã chủ ý nêu các câu hỏi để thu thập

ý kiến từ tất cả những bên liên quan đến quy trình mua hàng và thanh toán tại

NIPPO bao gồm: Nhân viên ở các đơn vị chịu trách nhiệm mua hàng, kế toán &

thanh toán, nhân viên an ninh giám sát quá trình giao nhận hàng, nhà cung cấp vàđơn vi sử dụng trực tiếp

Trong quá trình tiếp cận và thu thập dữ liệu, tác giả đã sử dụng cả phươngpháp Phỏng van sâu và Phỏng van nhóm

Phương pháp quan sát và phân tích số liệu, tài liệu: Phương pháp quan sát làphương pháp sử dụng các giác quan dé quan sát các đối tượng tác nghiệp trong môi

29

trường và điều kiện làm việc tại đơn vị nghiên cứu sau đó ghi lại và mô tả các hành

vi tương tac của các cá nhân với nhau, các cá nhân với môi trường Tác giả vận

dụng phương pháp này để nghiên cứu các chủ dé mà không thé dé dang đo lườngbăng các phương pháp định lượng, chang hạn như mức độ thuần thục trong côngviệc, tuân thủ quy trình của từng cá nhân, đơn vị có liên quan Kết hợp kết quả quansát và phân tích nội dung tải liệu, số liệu, tác giả sẽ đưa ra những đánh giá đối với

thực trạng và các nguyên nhân có tác động tích cực, tiêu cực lên KSNB với quy trình mua hàng và thanh toán của NIPPO VN.

Phương pháp phân tích định lượng là những phương pháp được sử dụng déthu thập và phân tích dữ liệu liên quan đến việc thực hiện KSNB với quy trình muahàng và thanh toán tại NIPPO VN Phương pháp này bao gồm các bước sau:

Xác định các chỉ số quan trọng: Chọn ra các chỉ số quan trọng để đo lườngmức độ phân bố công việc, đánh giá rủi ro và mức độ kiểm soát tương ứng, hiệu

quả của KSNB với quy trình Các chỉ số đã được thực hiện trong nghiên cứu này: tỷ

trọng mua hàng theo nhóm hàng hóa/ tỷ trọng mua hàng theo thị trường, theo mức

độ liên quan (về vốn và kiểm soát)

Thu thập dữ liệu va phân tích dit liệu: Thu thập và phân tích dữ liệu liên quan

đến các chỉ số đã chọn và lập các biểu đồ phản ánh các chỉ số trên trong hai năm

nghiên cứu 2021 và 2022.

Đánh giá kết quả và đưa ra nhận xét cá nhân: Dựa trên kết quả phân tích, tácgiả cũng đưa ra những nhận xét cá nhân về các điểm mạnh và điểm yếu của KSNB

với quy trình mua hàng - thanh toán ở NIPPO VN.

Quy trình nghiên cứu luận văn này được tóm tắt trong sơ dé sau:

30

Mục tiêu và câu hỏi nghiên cứu

Các khái nệm và các công trình nghiên

cứu có liên quan

s

Các chính sách, quy định và thực tế áp

dụng KSNB với QTNC NIPPO VN

s

Tính toán 1 số chỉ tiêu và đưa ra

nhận xét đánh giá đôi với HTKSNB

với QTNC Œ)

q

So sánh với các yêu cầu của chuan mực

315 và J-SOX đề đánh giá tính hiệu qua của hệ thông kiêm soát nội bộ hiện tại

bì

Đánh giá các điểm bất cập có được

do phỏng vân

Dựa trên kiến thức, kế thừa kết quả

nghiên cứu trước đây đưa ra đề xuât

Ghi chú: QTNC (*): Quy trình mua hang và thanh toán

Sơ đồ 2.1 Các bước thiết kế luận văn

2.2 Phương pháp thu thập dữ liệu

(Nguôn: Tác giả xây dựng)

Dữ liệu được sử dụng trong nghiên cứu nay bao gôm dt liệu so cap va dir liệu

thứ cấp;

Dữ liệu sơ câp có được do tác giả đã tiên hành các cuộc phỏng vân những

người có liên quan và quan sát trực quan quá trình thực tế diễn ra tại doangh nghiệp;