Tự luận quản lý dự Án công nghệ thông tin it22 ehou

1. Trình bầy các khái niệm, tương quan, và tiêu chí khi xác định Mục đích, Mục tiêu của dự án. Cho ví dụ. 2. Trình bầy khái niệm, ý nghĩa của WBS. WBS nên được chia nhỏ đến mức độ nào? Cho ví dụ 3. Lịch biểu có thể biểu diễn theo những phương pháp nào? Trình bầy khái niệm về đường găng và cho ví dụ. 4. Mô tả quy trình kiểm soát chất lượng, trình bầy các đặc trưng trong quản lý chất lượng phần mềm. 5. Mô tả quy trình quản lý sự thay đổi, trình bầy các yếu tố đặc trưng trong việc phân tích các yếu tố ảnh hưởng về sự thay đổi. BÀI LÀM: Đề 1: Trình bày các khái niệm, tương quan, và tiêu chí khi xác định Mục đích, Mục tiêu của dự án. Cho ví dụ. Mở đầu Trong quản lý dự án, việc xác định rõ ràng và chính xác Mục đích và Mục tiêu của dự án là yếu tố then chốt quyết định sự thành công hay thất bại. Mục đích cung cấp cái nhìn tổng quan về tầm nhìn dài hạn mà dự án cần đạt được, trong khi Mục tiêu định rõ các bước cụ thể để đi đến thành công đó. Quá trình xác định Mục đích và Mục tiêu không chỉ là công cụ quản lý mà còn giúp dự án đạt được sự thống nhất và tập trung từ phía các bên liên quan. Bài viết này sẽ trình bày khái niệm về Mục đích và Mục tiêu, mối tương quan giữa chúng, các tiêu chí để xác định, và đưa ra các ví dụ minh họa cụ thể trong thực tiễn. 1. Khái niệm về Mục đích và Mục tiêu của dự án

CÂU HỎI BÀI TẬP LỚN MÔN QLDA CNTT

1 Trình bầy các khái niệm, tương quan, và tiêu chí khi xác định Mục đích, Mục tiêu của dự án Cho ví dụ

2 Trình bầy khái niệm, ý nghĩa của WBS WBS nên được chia nhỏ đến mức

1 Khái niệm về Mục đích và Mục tiêu của dự án

1.1 Mục đích của dự án

Mục đích của dự án là kết quả cuối cùng mà dự án muốn đạt được, thường được biểu diễn dưới dạng tổng quát và mang tính chiến lược Nó định hình tầm nhìn dài hạn và là đích đến của toàn bộ quá trình thực hiện dự án Mục đích thường không chỉ rõ cách thực hiện mà tập trung vào lý do hoặc mục tiêu tổng thể của

dự án

Ví dụ, nếu một doanh nghiệp muốn phát triển một hệ thống quản lý khách hàng (CRM), mục đích của dự án có thể là: "Cải thiện trải nghiệm khách hàng và tăngcường khả năng tương tác của doanh nghiệp thông qua hệ thống CRM."

Mục đích của dự án có thể thay đổi tùy theo quy mô và phạm vi của dự án, nhưng điểm chung là nó luôn mang tính chiến lược, dài hạn và đóng vai trò địnhhướng cho toàn bộ các bước thực hiện tiếp theo

1.2 Mục tiêu của dự án

Mục tiêu của dự án là những bước cụ thể cần thực hiện để đạt được mục đích tổng quát đã đề ra Mục tiêu thường có tính chi tiết, có thể đo lường được và phải được thực hiện trong một khung thời gian xác định Chúng cung cấp sự rõ ràng về nhiệm vụ cho các thành viên trong dự án và xác định chính xác những gìcần đạt được trong mỗi giai đoạn

Ví dụ, trong dự án phát triển hệ thống CRM, một Mục tiêu cụ thể có thể là:

"Hoàn thiện chức năng quản lý thông tin khách hàng trong vòng 6 tháng, với khả năng phục vụ 500 khách hàng."

Mục tiêu không chỉ xác định kết quả cụ thể mà còn đưa ra thời hạn và tiêu chí

đo lường rõ ràng, giúp quản lý theo dõi và đánh giá hiệu quả của dự án

2 Tương quan giữa Mục đích và Mục tiêu

2.1 Mối liên hệ giữa Mục đích và Mục tiêu

Mục đích và Mục tiêu có mối tương quan mật thiết và hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình quản lý dự án Trong khi Mục đích cung cấp định hướng tổng thể, Mục tiêulại giúp cụ thể hóa những công việc cần làm để đạt được Mục đích Điều này đồng nghĩa với việc mỗi Mục tiêu sẽ đóng góp vào việc hoàn thành Mục đích chung của dự án

Ví dụ, nếu mục đích của dự án là "Tăng cường khả năng quản lý khách hàng củadoanh nghiệp", các mục tiêu nhỏ hơn có thể bao gồm "Tích hợp hệ thống CRM vào cơ sở dữ liệu khách hàng hiện có", hoặc "Tăng số lượng khách hàng sử dụng

hệ thống CRM lên 500 trong vòng 6 tháng."

Mỗi Mục tiêu cụ thể này đều hướng đến việc giúp doanh nghiệp cải thiện khả năng quản lý khách hàng, do đó góp phần vào việc đạt được Mục đích chung của dự án.

2.2 Tầm quan trọng của sự liên kết giữa Mục đích và Mục tiêu

Liên kết giữa Mục đích và Mục tiêu không chỉ giúp dự án có một hướng đi rõ ràng mà còn đảm bảo rằng tất cả các hoạt động cụ thể trong dự án đều hướng đến việc đạt được mục đích tổng quát Nếu Mục tiêu không được thiết lập phù hợp với Mục đích, dự án có thể mất định hướng và không đạt được kết quả mong đợi

Ví dụ, trong một dự án xây dựng hệ thống phần mềm, nếu mục tiêu tập trung vào việc cải tiến giao diện người dùng nhưng không xem xét việc cải thiện hiệu năng hệ thống, thì dù giao diện có tốt đến đâu, mục đích cải thiện trải nghiệm người dùng vẫn không đạt được do tốc độ xử lý chậm

3 Tiêu chí xác định Mục đích và Mục tiêu của dự án

3.1 Tiêu chí xác định Mục tiêu

Khi xác định Mục tiêu của dự án, một trong những công cụ phổ biến nhất được

sử dụng là mô hình SMART Đây là mô hình đưa ra các tiêu chí để đảm bảo Mục tiêu của dự án có thể đo lường, khả thi và có thời gian hoàn thành rõ ràng

S (Specific – Cụ thể): Mục tiêu phải được mô tả một cách rõ ràng, cụ thể, khônggây hiểu nhầm

M (Measurable – Có thể đo lường): Mục tiêu phải có các chỉ số để đánh giá kết quả, ví dụ như số lượng khách hàng, thời gian hoàn thành

A (Achievable – Có thể đạt được): Mục tiêu phải khả thi và có thể hoàn thành dựa trên nguồn lực và điều kiện hiện tại

R (Relevant – Phù hợp): Mục tiêu phải liên quan đến Mục đích tổng quát của dự

án, đảm bảo rằng tất cả các công việc đều hướng đến việc đạt được mục tiêu chính

T (Time-bound – Có giới hạn thời gian): Mục tiêu phải có thời gian hoàn thành

rõ ràng để đảm bảo tiến độ dự án

Ví dụ: "Hoàn thiện chức năng quản lý khách hàng trong hệ thống CRM trong vòng 3 tháng và đảm bảo có ít nhất 100 khách hàng sử dụng chức năng này trong vòng 6 tháng sau khi ra mắt."

có và không quá xa vời

Tính định hướng: Mục đích phải cung cấp một định hướng rõ ràng và làm nền tảng để xây dựng các mục tiêu cụ thể

4 Ví dụ minh họa về Mục đích và Mục tiêu

Ví dụ 1: Dự án phát triển ứng dụng di động

Mục đích: Cải thiện trải nghiệm người dùng và mở rộng phạm vi tiếp cận khách hàng thông qua ứng dụng di động

Mục tiêu:

Phát triển ứng dụng di động cho cả iOS và Android trong vòng 12 tháng

Đạt được 10.000 lượt tải xuống trong vòng 3 tháng đầu tiên

Tăng tỷ lệ tương tác của người dùng lên 20% trong vòng 6 tháng sau khi ra mắt ứng dụng

Ví dụ 2: Dự án nâng cấp hệ thống quản lý tài liệu

Mục đích: Nâng cao hiệu quả quản lý và lưu trữ tài liệu nội bộ của doanh

nghiệp

Mục tiêu:

Hoàn thành việc tích hợp hệ thống quản lý tài liệu trong vòng 9 tháng

Giảm thời gian truy cập tài liệu của nhân viên xuống còn 2 phút

Tăng cường bảo mật hệ thống lưu trữ với các chức năng mã hóa và phân quyền

5 Mối quan hệ giữa Mục đích và Mục tiêu trong thực tế

Mục đích và Mục tiêu không tồn tại độc lập mà có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Mục đích là kim chỉ nam, giúp định hình các mục tiêu và đưa ra định hướng rõ ràng cho toàn bộ dự án Các Mục tiêu phải được thiết kế sao cho đóng góp trực tiếp vào việc hoàn thành Mục đích Nếu các mục tiêu không liên quan đến Mục đích, dự án có thể đi lệch hướng và không đạt được kết quả như mong đợi.

Trong quản lý dự án, các nhà quản lý thường phải đảm bảo rằng tất cả các Mục tiêu đều phù hợp với Mục đích tổng quát và dựa vào đó để đánh giá tiến độ cũngnhư thành công của dự án

Kết luận

Việc xác định rõ ràng Mục đích và Mục tiêu của dự án là yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành bại của dự án Mục đích cung cấp tầm nhìn tổng thể, trong khi Mục tiêu giúp cụ thể hóa các bước đi cần thiết để đạt được mục đích

đó Sử dụng các tiêu chí như SMART để xác định Mục tiêu giúp quản lý dự án đảm bảo rằng các hoạt động luôn đi đúng hướng và đạt được kết quả mong muốn

là trong việc phân bổ nguồn lực và giám sát quá trình thực hiện Bài viết này sẽ trình bày khái niệm, ý nghĩa của WBS, mức độ chi tiết cần thiết khi chia nhỏ WBS, và đưa ra ví dụ minh họa cụ thể

1 Khái niệm về WBS

1.1 Khái niệm WBS (Work Breakdown Structure)

WBS (Work Breakdown Structure) là một cấu trúc phân chia công việc trong dự

án thành các thành phần nhỏ hơn và có tính hệ thống, được sắp xếp theo cấp độ

từ cao xuống thấp WBS giúp quản lý dự án chia nhỏ các công việc lớn thành các nhiệm vụ cụ thể, dễ quản lý và theo dõi hơn Nó không chỉ là một sơ đồ mà còn là cơ sở để lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực và theo dõi tiến độ dự án

Ví dụ, trong dự án xây dựng phần mềm quản lý bán hàng, một WBS có thể chia

dự án thành các giai đoạn chính như Phân tích yêu cầu, Thiết kế hệ thống, Lập trình và kiểm thử, Triển khai, và Đào tạo người dùng

1.2 Đặc điểm của WBS

Phân cấp theo hệ thống: WBS là một hệ thống phân cấp công việc, giúp quản lý

dự án có cái nhìn tổng thể từ trên xuống dưới về các nhiệm vụ cần thực hiện.Phân chia công việc rõ ràng: WBS giúp chia nhỏ các nhiệm vụ phức tạp thành các công việc chi tiết hơn, từ đó giúp dễ dàng quản lý hơn

Liên kết giữa các công việc: WBS không chỉ phân chia công việc mà còn giúp thể hiện mối quan hệ và sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các công việc khác nhau trong dự án

2 Ý nghĩa của WBS

2.1 Giúp tổ chức và lập kế hoạch dự án hiệu quả

WBS đóng vai trò là nền tảng cho việc lập kế hoạch dự án Nó giúp chia nhỏ cáccông việc lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, từ đó dễ dàng xác định được những công việc cần làm trong từng giai đoạn của dự án Điều này giúp quản lý dự án xây dựng lịch trình công việc chi tiết và hợp lý hơn

Ví dụ, khi phát triển hệ thống phần mềm, WBS giúp quản lý xác định các công việc cần làm trong mỗi giai đoạn như thu thập yêu cầu, thiết kế, lập trình, và kiểm thử Mỗi giai đoạn này lại có thể chia nhỏ thành các công việc chi tiết như phân tích yêu cầu người dùng, thiết kế giao diện, viết mã lập trình, và kiểm tra tính năng

2.2 Phân bổ nguồn lực và quản lý tiến độ

Bằng cách chia nhỏ các công việc, WBS giúp quản lý dự án phân bổ nguồn lực một cách hợp lý hơn Mỗi công việc hoặc gói công việc nhỏ hơn có thể được

giao cho một nhóm hoặc cá nhân phụ trách, từ đó đảm bảo rằng công việc sẽ được thực hiện đúng tiến độ và chất lượng yêu cầu.

WBS cũng là công cụ hữu ích để theo dõi tiến độ dự án Khi một công việc nhỏ hơn hoàn thành, quản lý có thể dễ dàng cập nhật tiến độ chung của toàn dự án Điều này giúp phát hiện sớm những rủi ro và sự chậm trễ có thể xảy ra, từ đó đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời

2.3 Xác định và quản lý rủi ro dự án

Một lợi ích khác của WBS là giúp quản lý dự án xác định và dự đoán các rủi ro

có thể xảy ra trong quá trình thực hiện Khi phân chia công việc thành các nhiệm

vụ nhỏ hơn, quản lý dễ dàng nhận ra những điểm có nguy cơ gặp khó khăn hoặc thất bại Từ đó, có thể chuẩn bị các biện pháp dự phòng và quản lý rủi ro hiệu quả hơn

Ví dụ, trong dự án phát triển phần mềm, nếu phát hiện giai đoạn lập trình có nguy cơ chậm tiến độ do thiếu nhân lực, quản lý có thể chuẩn bị thêm nguồn lực

dự phòng để đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn

3 WBS nên được chia nhỏ đến mức độ nào?

3.1 Nguyên tắc chia nhỏ WBS

Việc chia nhỏ WBS cần tuân thủ một số nguyên tắc nhằm đảm bảo rằng WBS

đủ chi tiết để quản lý nhưng không quá phức tạp Mức độ chia nhỏ thường được quyết định dựa trên khả năng quản lý và kiểm soát công việc Quản lý dự án cần cân nhắc giữa việc chia nhỏ để dễ kiểm soát và việc giữ cho hệ thống WBS không quá phức tạp

Một nguyên tắc thường được sử dụng trong quản lý dự án là nguyên tắc 80 giờ làm việc Theo đó, mỗi gói công việc hoặc nhiệm vụ trong WBS không nên vượtquá 80 giờ làm việc, tương đương với khoảng 2 tuần Điều này đảm bảo rằng các công việc đủ nhỏ để dễ dàng theo dõi và quản lý, nhưng không quá nhỏ khiến việc lập kế hoạch trở nên phức tạp

3.2 Khi nào cần chia nhỏ thêm?

WBS nên được chia nhỏ thêm nếu:

Công việc quá lớn và không thể hoàn thành trong một khoảng thời gian hợp lý (ví dụ: hơn 80 giờ).

Công việc phức tạp và cần nhiều bộ phận hoặc cá nhân tham gia, từ đó cần chia nhỏ để phân bổ trách nhiệm rõ ràng

Công việc có quá nhiều rủi ro hoặc không thể đo lường được một cách hiệu quả.Tuy nhiên, WBS không nên chia quá nhỏ nếu:

Việc chia nhỏ làm mất đi cái nhìn tổng quan về dự án

Công việc quá đơn giản và có thể quản lý mà không cần chia nhỏ thêm

4 Ví dụ về việc chia nhỏ WBS

Ví dụ 1: Dự án xây dựng hệ thống quản lý khách hàng (CRM)

Cấp 1: Dự án xây dựng hệ thống CRM

Phân tích yêu cầu

Thu thập yêu cầu từ các phòng ban

Phân tích yêu cầu kỹ thuật

Thiết kế hệ thống

Thiết kế cơ sở dữ liệu

Thiết kế giao diện người dùng

Triển khai và đào tạo

Triển khai hệ thống tại doanh nghiệp

Đào tạo người dùng

Trong ví dụ này, dự án được chia thành các giai đoạn chính và mỗi giai đoạn lại được chia nhỏ hơn thành các công việc cụ thể Mức độ chia nhỏ được giới hạn ởcác nhiệm vụ có thể quản lý được trong từng giai đoạn

Ví dụ 2: Dự án xây dựng ứng dụng di động

Cấp 1: Dự án phát triển ứng dụng di động

Phân tích yêu cầu

Xác định tính năng của ứng dụng

Xác định nền tảng (iOS, Android)

Thiết kế giao diện

Thiết kế giao diện người dùng

Xây dựng nguyên mẫu

Phát triển ứng dụng

Phát triển cho iOS

Phát triển cho Android

Kiểm thử

Kiểm thử trên iOS

Kiểm thử trên Android

về WBS đã cho thấy tầm quan trọng của việc chia nhỏ công việc một cách chi tiết và hợp lý trong quá trình quản lý dự án

*** ĐỀ SỐ 3

Đề 3: Lịch biểu có thể biểu diễn theo những phương pháp nào? Trình bày khái niệm về đường găng và cho ví dụ

Mở đầu

Lập lịch biểu là một bước quan trọng trong quản lý dự án, đóng vai trò xác định trình tự và thời gian thực hiện các công việc trong suốt dự án Việc biểu diễn lịch biểu dự án giúp nhà quản lý dễ dàng giám sát, theo dõi tiến độ và đảm bảo các công việc được hoàn thành đúng thời gian Ngoài ra, khái niệm đường găng (critical path) là một công cụ quan trọng trong quản lý tiến độ dự án, giúp xác định các công việc quan trọng nhất, những công việc mà nếu chậm trễ sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian hoàn thành dự án Bài viết này sẽ trình bày về các phương pháp biểu diễn lịch biểu, khái niệm đường găng và đưa ra ví dụ minh họa.

1 Các phương pháp biểu diễn lịch biểu

Lịch biểu có thể được biểu diễn theo nhiều phương pháp khác nhau, tùy thuộc vào quy mô và yêu cầu của dự án Dưới đây là các phương pháp phổ biến nhất:1.1 Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt là một trong những công cụ phổ biến nhất để biểu diễn lịch biểu trong quản lý dự án Biểu đồ Gantt sử dụng các thanh ngang để biểu diễn các công việc hoặc giai đoạn của dự án, với chiều dài của thanh tương ứng với thời gian thực hiện từng công việc Trục ngang của biểu đồ biểu diễn thời gian, còn trục dọc liệt kê các công việc hoặc gói công việc

có ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ chung của dự án

Ví dụ: Trong một dự án xây dựng phần mềm, biểu đồ Gantt có thể được sử dụng

để lập lịch các công việc như phân tích yêu cầu, thiết kế, lập trình, kiểm thử, và triển khai, với mỗi công việc được biểu diễn bằng một thanh ngang

1.2 Mạng lưới PERT (Program Evaluation Review Technique)

PERT là một phương pháp lập lịch biểu sử dụng sơ đồ mạng lưới để biểu diễn các công việc và mối quan hệ phụ thuộc giữa chúng Trong sơ đồ PERT, các công việc được biểu diễn dưới dạng các nút (điểm) và mũi tên nối các nút này biểu diễn mối quan hệ phụ thuộc về thời gian giữa các công việc

Ưu điểm:

Mạng PERT giúp người quản lý dễ dàng xác định mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc, từ đó tìm ra các công việc quan trọng cần được ưu tiên hoàn thành

Cung cấp cái nhìn tổng thể về dự án và giúp xác định đường găng

Nhược điểm:

PERT thường phức tạp và khó hiểu đối với những người không quen thuộc với

kỹ thuật này

Khó biểu diễn các dự án nhỏ hoặc có ít công việc phụ thuộc lẫn nhau

Ví dụ: Trong một dự án xây dựng cây cầu, sơ đồ PERT có thể được sử dụng để biểu diễn các giai đoạn như khảo sát địa hình, thiết kế cầu, và thi công Các mũi tên thể hiện mối quan hệ phụ thuộc giữa các giai đoạn này, chẳng hạn việc thi công chỉ có thể bắt đầu sau khi hoàn thành khảo sát và thiết kế

1.3 Biểu đồ CPM (Critical Path Method)

CPM là một phương pháp lập lịch tương tự như PERT, nhưng tập trung vào việcxác định các công việc quan trọng nhất trong dự án, những công việc mà nếu bị chậm trễ sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ chung của dự án Các công việc quan trọng này tạo thành đường găng của dự án (critical path)

CPM chỉ tập trung vào đường găng và bỏ qua các công việc không quan trọng,

có thể dẫn đến việc quản lý không chú ý đúng mức đến các công việc khác

Ví dụ: Trong dự án xây dựng nhà máy, các công việc như lập kế hoạch, xây dựng cơ sở hạ tầng, và lắp đặt thiết bị có thể tạo thành đường găng, bởi bất kỳ sựchậm trễ nào trong các công việc này đều làm chậm tiến độ hoàn thành nhà máy.1.4 Biểu đồ milestone (mốc thời gian)

Biểu đồ milestone (mốc thời gian) tập trung vào việc biểu diễn các mốc quan trọng trong dự án, thay vì các công việc chi tiết Mỗi milestone biểu thị một sự kiện quan trọng cần đạt được trong suốt quá trình thực hiện dự án

Ưu điểm:

Cung cấp cái nhìn tổng quan về các sự kiện quan trọng của dự án

Thích hợp cho các dự án lớn, giúp quản lý và các bên liên quan dễ dàng nắm bắttiến độ tổng thể mà không cần xem xét các chi tiết cụ thể

Nhược điểm:

Biểu đồ milestone không biểu diễn được các công việc chi tiết và mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc

Ví dụ: Trong một dự án triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp, các

milestone có thể bao gồm hoàn thành phân tích yêu cầu, hoàn thành tích hợp hệ thống, và hoàn tất kiểm thử hệ thống

2 Khái niệm về đường găng (Critical Path)

Đường găng (Critical Path) là chuỗi các công việc hoặc nhiệm vụ quan trọng nhất trong một dự án, những công việc mà nếu bị chậm trễ, sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian hoàn thành toàn bộ dự án Nói cách khác, đường găng là con đường dài nhất từ đầu đến cuối trong mạng lưới công việc của dự án, và bất kỳ

sự chậm trễ nào trên con đường này đều sẽ kéo theo sự chậm trễ của dự án.2.1 Vai trò của đường găng

Việc xác định đường găng trong dự án có vai trò vô cùng quan trọng vì nó giúp quản lý dự án biết được những công việc nào cần được ưu tiên theo dõi và hoàn thành đúng thời hạn Đường găng cho phép quản lý tập trung vào các công việc

có tầm quan trọng then chốt, từ đó đảm bảo rằng dự án hoàn thành đúng tiến độ