BÀI 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN Bài này nhằm cung cấp: o Các khái niệm cơ bản về quản lý nói chung; o Các khái niệm về: Dự án và Dự án Công nghệ thong tin o Những nguyên lý chung về Quản lý dự án o Những hình dung ban đầu về công việc QLDA và QLDA CNTT; o Vì sao dự án CNTT thành công hay thất bại. o Các quy trình quản lý dự án và dự án CNTT 1.1. Nhập đề 1.1.1. Khoa học quản lý nói chung Quản lý là một khái niệm được hiểu theo nhiều cách khác nhau. Đến nay, vẫn chưa có một định nghĩa thống nhất về quản lý. Cùng với sự phát triển của xã hội và sự mở rộng trong nhận thức của con người thì sự khác biệt về nhận thức và lý giải khái niệm quản lý càng trở nên rõ rệt. Từ những góc độ nghiên cứu khác nhau, các học giả trong và ngoài nước đã đưa ra nhiều giải thích không giống nhau về quản lý.
Nhập đề
Khoa học quản lý nói chung
Quản lý là một khái niệm được hiểu theo nhiều cách khác nhau Đến nay, vẫn chưa có một định nghĩa thống nhất về quản lý Cùng với sự phát triển của xã hội và sự mở rộng trong nhận thức của con người thì sự khác biệt về nhận thức và lý giải khái niệm quản lý càng trở nên rõ rệt Từ những góc độ nghiên cứu khác nhau, các học giả trong và ngoài nước đã đưa ra nhiều giải thích không giống nhau về quản lý Hai định nghĩa dưới đây đưa ra một khái niệm mang tính định tính:
- Mary Parker Follett: “Quản lý là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác.”
- Hard Koont: “Quản lý là xây dựng và duy trì một môi trường tốt giúp con người hoàn thành một cách hiệu quả mục tiêu đã định.”
James Stoner và Stephen Robbins đưa ra một định nghĩa giải thích tương đối rõ nét về quản lý, một khái niệm mang tính kiến thiết:
“Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục đích đã đề ra trong điều kiện môi trường luôn biến động”
Theo khái niệm này có thể thấy bốn yếu tố của quản lý đó là:
Lập kế hoạch: quá trình thiết lập các mục tiêu và những phương thức hành động để đạt được mục tiêu;
Tổ chức: quá trình xây dựng và đảm bảo các điều kiện để đạt mục tiêu;
Lãnh đạo: chỉ đạo, thúc đẩy các thành viên làm việc một cách hiệu quả vì lợi ích chung của tổ chức;
Kiểm soát: kiểm tra, giám sát, chấn chỉnh và uốn nắn các hoạt động đảm bảo công việc đúng kế hoạch đã lập
Một định nghĩa khác nêu lên: “Quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi trường”
Theo định nghĩa này quản lý là một hành vi, tức là phải có người gây ra và người chịu tác động và cần có mục đích của hành vi, đặt ra câu hỏi tại sao làm như vậy? Như vậy hoạt động quản lý được cấu thành bởi bốn yếu tố:
Chủ thể quản lý (trả lời câu hỏi: do ai quản lý?);
Đối tượng quản lý (khách thể quản lý, trả lời câu hỏi: quản lý ai?);
Mục đích quản lý (gồm các mục tiêu, trả lời câu hỏi: đạt được cái gì?);
Môi trường quản lý (trả lời câu hỏi: quản lý trong điều kiện, hoàn cảnh nào?) Đặc điểm của hệ thống quản lý:
- Có chủ thể quản lý và đối tượng quản lý Chủ thể quản lý tạo ra các tác động lên đối tượng quản lý Đối tượng quản lý tiếp nhận các tác động của chủ thể quản lý Đây là mối quan hệ hai chiều
Hình 1.1 Hệ thống quản lý
Chủ thể quản lý Đối tượng quản lý
- Các mục đích nhằm thống nhất giữa chủ thể và đối tượng quản lý Trong mỗi giai đoạn, việc thống nhất là tạm thời, tạo nên một sự cân bằng trong hệ thống Sự thống nhất trong giai đoạn mới tạo nên mức cân bằng mới Đây chính là điều giúp hệ thống phát triển
- Đối với chủ thể quản lý cần có sự trao đổi thông tin nhiều chiều, tiếp nhận thông tin từ nhiều nguồn khác nhau nhằm tạo nên tính linh hoạt, thích nghi, điều chỉnh và đổi mới của chủ thể quản lý
Vì sao cần quản lý? Quản lý là để đạt mục đích theo cách tốt nhất trong hoàn cảnh môi trường luôn biến động và nguồn lực hạn chế Quản lý tạo ra giá trị gia tăng của một tổ chức
Có thể kết luận: quản lý là một tiến trình năng động
Bảng 1.1 Ví dụ về quản lý trong một nhà máy và trường học
Quản lý sản xuất trong một nhà máy
Quản lý học tập trong một trường học Chủ thể QL Ban Giám đốc (Giám đốc) Ban Giám hiệu (Hiệu trưởng) Đối tượng QL Cán bộ, nhân viên,công nhân Giáo viên, học sinh, phục vụ
- Tăng năng suất lao động
- Hạ giá thành sản phẩm
(Quy ra các chỉ tiêu, con số cụ thể)
- Điều kiện sinh hoạt đi lại
- Điều kiện sinh hoạt đi lại
- Tình hình chính trị, xã hội
- Ảnh hưởng của thế giới
- Ảnh hưởng của tự nhiên, khí hậu
Quản lý là một nghệ thuật, một khoa học, một nghề
a- Quản lý là một nghệ thuật
Người ta thường xem quản lý là một nghệ thuật, người quản lý là người nghệ sĩ tài năng Quản lý không thể học thuộc lòng, làm việc theo công thức, người “nghệ sĩ quản lý” luôn phải sáng tạo không ngừng và biết vận dụng một cách nhuần nhuyễn khoa học quản lý trong hoạt động thực tiễn Khoa học là sự hiểu biết kiến thức có hệ thống, còn nghệ thuật là sự tinh lọc kiến thức
Quản lý là một nghệ thuật do các lý do sau:
- Sự đa dạng, phong phú, muôn màu muôn vẻ của sự vật, hiện tượng;
- Các lĩnh vực trong quản lý là khác nhau: Quản lý hành chính ≠ quản lý doanh nghiệp ≠ quản lý nhà trường ≠ quản lý dự án;
- Không phải mọi hiện tượng đều mang tính quy luật;
- Không phải mọi quy luật đều đã được tổng kết thành lý luận;
- Quản lý là sự tác động đến con người - một thực thể rất phức tạp, đòi hỏi người quản lý phải linh hoạt, khéo léo;
- Hiệu quả quản lý phụ thuộc vào kinh nghiệm, cá tính của người quản lý, cơ may, vận rủi b- Quản lý là một khoa học
Khoa học quản lý là một ngành khoa học nghiên cứu, phân tích về công việc quản lý trong tổ chức, tức là tìm ra và sử dụng các quy luật trong các hoạt động quản lý để duy trì và tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức hoạt động có hiệu quả Như vậy, quản lý là một khoa học bởi vì:
- Tổng hợp và vận dụng các quy luật kinh tế, công nghệ, xã hội;
- Vận dụng các thành tựu của khoa học, công nghệ trong quản lý: các phương pháp dự báo, thống kê, tâm lý, tin học và các ngành khoa học liên quan khác c- Quản lý là một nghề
Vì sao quản lý là một nghề:
- Phải học mới làm được
- Muốn thực hành được, cần có các yếu tố ban đầu: cách học, chương trình học, năng khiếu nghề nghiệp,
CNTT tiếp tục phát triển và mở rộng với các công nghệ mới để đáp ứng nhu cầu của các lĩnh vực khác nhau Theo thời gian, các kỹ năng và kiến thức mới được mở rộng và vị trí các công việc cũng sẽ thay đổi theo nhu cầu của xã hội Bảng dưới đây là một ví dụ về sự thay đổi đó.
Dự án là gì?
Khái niệm về dự án
Khái niệm “dự án” đã trở nên quá phổ biến và có nhiều định nghĩa Tùy theo mục đích có thể nhấn mạnh một khía cạnh nào đó của dự án Dưới đây là một số định nghĩa dự án được sử dụng: o “Dự án là một nỗ lực tạm thời được tiến hành để tạo ra một sản phẩm hay dịch vụ duy nhất.”
(A Guide to the Project Management Body of Knowledge) o “Dự án là một chuỗi các hoạt động nhắm đến một mục tiêu rõ ràng trong giới hạn về thời gian và ngân sách.”
(Ủy ban Châu Âu, Định hướng quản lý quy trình dự án (Brussels: Ủy ban Châu Âu, 2004)) o “Dự án là công việc tạm thời, có giới hạn về điểm khởi đầu và kết thúc với mục tiêu là tạo một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất.”
(Sách trắng về khung giải pháp Microsoft: Phương pháp Quản lý dự án MSF v.1.1 (6/2002)
Từ các khái niệm này có thể thấy các yếu tố của một dự án bao gồm:
1) Mục tiêu của dự án
Dự án phải có tính cụ thể, tức là có kết quả (mục tiêu) xác định rõ ràng, nhằm đáp ứng được một nhu cầu có tính chuyên biệt của người dùng Cần phải hình dung được và mô tả được, nghĩa là kết quả đạt được gì, hiệu quả như thế nào? Các nhu cầu này thường phát sinh từ thực tiễn công việc
2) Thời gian của dự án (thời hạn): Có điểm khởi đầu và điểm kết thúc
Khoảng thời gian thực hiện dự án được xác định thông qua ngày bắt đầu và ngày kết thúc của dự án Việc dự kiến thời điểm kết thúc chính xác hay không phụ thuộc vào nhiều yếu tố Thời gian thực hiện càng dài việc dự kiến ngày kết thúc càng khó chính xác
Giữa hai mốc thời gian này có thể xác định một số mốc thời điểm trung gian Mỗi mốc trung gian này xác định một kết quả trung gian cần đạt được của dự án
Thông qua các mốc trung gian người QLDA có thể kiểm soát tiến độ và điều chỉnh các hoạt động của dự án hướng tới việc hoàn thành các mục tiêu dự án đã đề ra 3) Kinh phí của dự án (Ngân sách của dự án)
Số tiền cần thiết cho các hoạt động của dự án hay vốn của dự án được chủ đầu tư cấp thông qua kế hoạch ngân sách được phê duyệt Số vốn này có thể được cấp một lần hay nhiều giai đoạn tùy theo tổng mức đầu tư lớn hay nhỏ
4) Tập thể thực hiện dự án: Nguồn nhân lực thực hiện dự án
Nguồn nhân lực của dự án bao gồm những người có chuyên môn trong các lĩnh vực khác nhau Những người tham gia dự án có thể đến từ nhiều tổ chức khác nhau và cùng phối hợp thực hiện các công việc trong suốt thời gian của dự án Vì vậy cần phải có kế hoạch về nguồn nhân lực thực hiện dự án một cách hợp lý và phù hợp với các yêu cầu cần có của dự án
Dự án “Xây trụ sở làm việc cho cơ quan”
- Tập thể thực hiện dự án: Nhóm kiến trúc sư/ kỹ sư, các tổ công nhân xây dựng, giám sát viên kỹ thuật
- Thời gian của dự án: 12 tháng, khởi công ngày 01/4 năm N, dự kiến ngày kết thúc 31/3 năm N+1
- Kinh phí của dự án: 4 tỷ đồng
- Kết quả: một trụ sở làm việc đầy đủ tiện nghi theo thiết kế
Ví dụ 1.2: Dự án “Nâng cao khả năng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý của cán bộ, viên chức trong trường.”
- Tập thể thực hiện dự án: Các chuyên gia, giảng viên có kinh nghiệm trong những lĩnh vực: quản lý, công nghệ thông tin
- Thời gian của dự án: 9 tháng
- Kinh phí của dự án: 270 triệu đồng
- Kết quả: Trình độ và khả năng ứng dụng CNTT của cán bộ nhà trường được nâng lên Các phòng ban được trang bị một số thiết bị tin học mới
Ví dụ 1.3: Dự án “Xây dựng phần mềm hỗ trợ công tác kế toán, tài chính của các khoa”
- Tập thể thực hiện dự án: Các chuyên gia kế toán, công nghệ thông tin
- Thời gian của dự án: 8 tháng
- Kinh phí của dự án: 200 triệu đồng
- Kết quả: Phần mềm hỗ trợ công tác kế toán, tài chính được xây dựng hoạt động hiệu quả
Khác với hoạt động nghiệp vụ, chẳng hạn như hoạt động sản xuất, hoạt động dự án có những đặc thù riêng
* Hoạt động dự án là khác biệt so với các hoạt động khác:
Bảng 1.2 Sự khác biệt hoạt động dự án và hoạt động sản xuất
Hoạt động dự án Hoạt động nghiệp vụ Đội hình thực hiện chỉ tạm thời:
- Khó xây dựng ngay tinh thần đồng đội
- Nhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau: khó trao đổi; ngại chia sẻ thông tin do rào cản về tâm lý, chuyên môn
- Khó có điều kiện đào tạo thành viên, trong khi công việc đòi hỏi sẵn sàng
- Làm việc cùng nhau lâu dài
- Đội ngũ được chuyên môn hóa và làm việc trong một chuyên môn thuần nhất
- Có điều kiện đào tạo các thành viên trong đơn vị
Có ngày khởi đầu và ngày kết thúc Là quá trình liên tục
Dự án chỉ làm một lần Công việc lặp lại và dễ hiểu
Làm việc theo kế hoạch, giới hạn trong kinh phí được cấp
Làm việc trong một kinh phí thường xuyên hàng năm
Bị hủy nếu không đáp ứng được mục tiêu Đảm bảo làm lâu dài
Ngày kết thúc và chi phí được tính theo dự kiến và phụ thuộc vào sự quản lý
Chi phí hàng năm được tính trên cơ sở kinh nghiệm trong quá khứ Tạo ra một sản phẩm xác định Cho ra cùng một loạt sản phẩm
* Phân biệt giữa chương trình và dự án:
Chương trình (Program) là một kế hoạch dài hạn, tổng hợp Chương trình được thực hiện trên một phạm vi rộng lớn, thời gian dài, nguồn lực lớn thường ở cấp độ quốc gia, bộ, ngành Mỗi chương trình gồm nhiều dự án khác nhau nhằm đạt được những mục tiêu kinh tế, xã hội quan trọng của đất nước, của vùng, ngành hay của nền kinh tế Trong trường hợp đó sẽ tồn tại nhiều mức quản lý dự án khác nhau và để phân biệt có thể gọi những người quản lý bằng những tên khác nhau như người quản lý chương trình, người quản lý dự án, người điều hành dự án,
Dự án (Project) với các khái niệm đã nêu trên, mỗi dự án bao gồm nhiều công việc, nhiệm vụ (task) có liên quan với nhau
Ví dụ 1.5: Chương trình “Tăng cường năng lực tổng thể ngành Thanh tra giai đoạn 2009 - 2014” Trong chương trình có nhiều dự án được thực hiện tại thanh tra các bộ, ngành địa phương gọi là các dự án hợp thành.
Các đặc trưng của dự án
Từ những khái niệm trên có thể rút ra một số đặc trưng cơ bản của dự án như sau:
- Dự án có mục đích, mục tiêu (kết quả) xác định: Mục đích, mục tiêu tổng thể, mục tiêu của dự án, mô tả rõ kết quả dự án đạt được cái gì Mục đích có thể được phân chia thành các mục tiêu cụ thể cần đạt được trong từng giai đoạn của dự án Việc điều khiển và kiểm soát hoạt động của dự án thông qua các mục tiêu cụ thể này
- Dự án có tính tạm thời và có chu kỳ sống: Dự án cũng trải qua các giai đoạn: hình thành, phát triển, có thời gian bắt đầu và kết thúc cụ thể Khi kết thúc, kết quả dự án sẽ được chuyển giao, vận hành và bảo trì cho bộ phận khác, tổ chức thực hiện sẽ giải tán Đây cũng là thời điểm cho một dự án mới có thể hình thành
- Tính duy nhất của kết quả dự án: Sản phẩm dự án tạo ra là duy nhất, trước đó chưa từng làm Khi thực hiện dự án, kết quả dự án được hình thành dần dần, qua từng giai đoạn
Tính duy nhất có thể bị nhầm lẫn với tính tương tự với sản phẩm của dự án khác Không có dự án nào là hoàn toàn giống nhau Mỗi dự án chỉ thực hiện một lần dù thành công hay thất bại
- Tính không chắc chắn và độ rủi ro cao: Dự án thường có sự tham gia của nhiều bên: chủ đầu tư, khách hàng, nhà tư vấn, nhà thầu, các cơ quan quản lý và chịu sự tác động của môi trường kinh tế, xã hội, luật pháp
Môi trường hoạt động của dự án thường biến động, đòi hỏi một lượng vốn, vật tư, nhân lực lớn, thời gian thực hiện kéo dài Do vậy, hoạt động của dự án luôn đi kèm với nhiều rủi ro, nhiều yếu tố biến động khó lường, vượt qua những dự tính ban đầu
- Dự án phải có khách hàng và/hoặc nhà tài trợ: Nhà tài trợ của dự án sẽ phê duyệt và cấp kinh phí (cấp vốn) cho dự án hoạt động Khách hàng là người thụ hưởng kết quả của dự án Trong nhiều trường hợp khách hàng cũng chính là nhà tài trợ của dự án.
Dự án công nghệ thông tin
Khái niệm dự án công nghệ thông tin
Cũng như các dự án trong những lĩnh vực khác, dự án CNTT cũng: trực tiếp đáp ứng nhu cầu dịch vụ; có sự hỗ trợ từ chủ đầu tư; phạm vi thực hiện; có thời gian hoàn thành xác định; nguồn quỹ hạn chế; phân bổ nguồn lực; kết quả cuối cùng và cam kết chất lượng
Chính phủ cũng đã xác định mục tiêu “Xây dựng những nền móng bước đầu vững chắc cho một kết cấu hạ tầng về thông tin trong xã hội có khả năng đáp ứng các nhu cầu cơ bản về thông tin trong quản lý nhà nước và trong các hoạt động kinh tế xã hội, đồng thời tích cực xây dựng ngành công nghiệp công nghệ thông tin (CNTT) thành ngành công nghiệp mũi nhọn của đất nước ” (Nghị quyết 49/CP ngày 04-8-1996) Trong những năm qua nhiều dự án CNTT đã được phát triển và tập trung chủ yếu vào các nội dung sau:
Ứng dụng CNTT trong các hoạt động quản lý và nghiệp vụ, trong đó trọng tâm là Tin học hoá (THH) phục vụ điều hành và quản lý Nhà nước;
Xây dựng hệ thống các Cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia và chuyên ngành;
Phát triển tiềm lực và cơ sở hạ tầng về CNTT
Khác biệt của dự án công nghệ thông tin, đó là:
- Sử dụng giải pháp trên cơ sở công nghệ thông tin để đáp ứng hoạt động và nhu cầu trong nhiều lĩnh vực khác nhau
- Giới thiệu quy trình và phương pháp mà CNTT có thể hỗ trợ
Trong các dự án này nội dung cơ bản thường xoay quanh các giải pháp về phần cứng, phần mềm, sự tích hợp giữa phần cứng/ phần mềm và nhân lực; các quy trình thực hiện trên cơ sở giải pháp CNTT có thể hỗ trợ Nói cách khác, đó là những công việc liên quan đến việc thiết lập hệ thống (phân tích, thiết kế, xây dựng và tích hợp phần cứng/phần mềm), tổ chức dữ liệu, phát triển các ứng dụng, đảm bảo trao đổi thông tin giữa các hệ thống; đào tạo nhân lực vận hành hệ thống
Khi triển khai một hệ thống CNTT cần lưu ý rằng các dự án CNTT chỉ tạo ra các công cụ, dịch vụ mới nhằm hỗ trợ hiệu quả hơn cho hoạt động của các tổ chức, đơn vị thụ hưởng, mà không thể thay thế hay bao quát hết mọi nghiệp vụ hiện tại
Hệ thống CNTT có thể tạo ra một phương thức mới nhưng cũng đòi hỏi đơn vị ứng dụng và bản thân cả con người phải thay đổi, phải đối mặt với sự thay đổi đó Do vậy, để thực sự đưa CNTT vào ứng dụng hiệu quả đòi hỏi phải có các hoạt động khác được thực hiện đồng bộ để phát triển các hoạt động nghiệp vụ của cơ quan
Như vậy, dự án công nghệ thông tin là một dự án được thực hiện trong lĩnh vực CNTT Trước hết nó phải tuân thủ các nguyên tắc của một dự án nói chung, đồng thời cũng phải tuân thủ các nguyên tắc công nghệ thông tin, tức là theo quy trình sản xuất và chế tạo ra sản phẩm công nghệ thông tin Trong các phần tiếp theo, khi nói tới dự án sẽ được hiểu là dự án CNTT.
Phân loại dự án
Dự án nói chung và dự án CNTT nói riêng, trong thực tế rất đa dạng, có thể phân loại theo nhiều cách khác nhau:
Theo quy mô dự án
Dự án lớn: là những dự án có tổng mức đầu tư lớn, số lượng các thành viên tham gia đông, nhiều bên liên quan, thời gian thực hiện dài, phạm vi triển khai, phạm vi ứng dụng rộng Do vậy, đòi hỏi phải thiết lập cấu trúc tổ chức có quy mô, thậm chí có tính đặc thù riêng; quy chế hoạt động phân cấp trách nhiệm rõ ràng; tổ chức thực hiện, theo dõi kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ Đối với các dự án này người quản lý dự án khó có thể đi sâu vào các vấn đề chi tiết trong quá trình thực hiện Nhiệm vụ chủ yếu của họ là tổ chức hệ thống quản lý một cách hiệu quả Dự án tổng thể có thể phân chia thành các dự án bộ phận, mỗi dự án bộ phận sẽ thực hiện tốt một số mục tiêu được phân công Người quản lý sẽ và phối kết các dự án bộ phận đó và đảm nhận các mối quan hệ giữa dự án với bên ngoài
Ví dụ, Dự án về THH các hoạt động điều hành và quản lý nhà nước tại các Bộ ngành và địa phương của Chính phủ có thể xem như là dự án lớn Người quản lý chính của dự án này phải là một nhà tổ chức tốt, xác định được rõ mục tiêu đặt ra, cũng như các dự án nhánh cần phải thực hiện và theo dõi phối hợp, thúc đẩy quá trình thực hiện toàn bộ dự án Vai trò này ở các ngành là Bộ chủ quản, ở địa phương đang là cấp UBND tỉnh, thành
Dự án trung bình và nhỏ: không dòi hỏi kinh phí nhiều, thời gian ấn định ngắn, không quá phức tạp Ví dụ, viết tài liệu nghiên cứu khả thi hay lập trình cho một modul đơn nào đó có thể coi như là một dự án nhỏ; việc tin học hoá điều hành và quản lý tại một VP UBND là dự án ở mức trung bình Người chủ dự án thường kiêm luôn cả việc quản lý dự án (đối nội) lẫn việc quan hệ với các chuyên gia bên ngoài
Kinh nghiệm các nước cho thấy những dự án trung bình hoặc nhỏ là những dự án cỡ dưới 15 người trong một năm hoặc 5 người làm trong 3 năm Dĩ nhiên, càng ít người tham gia thì việc quản lý dự án càng đỡ phức tạp hơn
Quản lý dự án lớn hay nhỏ, về lý thuyết cũng đều theo những phương pháp luận như nhau Các dự án CNTT có tầm cỡ khó có thể do một người thực hiện mà xong được Do vậy vấn đề quản lý dự án một cách nghiêm túc là hết sức cần thiết và không phải là dễ dàng; đặc biệt vai trò phối hợp của những người quản lý ở mức trên trong những dự án như vậy rất quyết định cho sự thành bại của toàn bộ dự án
Theo nội dung của dự án
Dự án CNTT có thể phân làm 3 loại chính:
- Dự án xây dựng cơ sở hạ tầng về CNTT
Ví dụ: xây dựng cơ sở hạ tầng về kỹ thuật là dự án Mạng truyền thông dữ liệu quốc gia; xây dựng cơ sở hạ tầng về thông tin như dự án các CSDL quốc gia; phát triển tiềm năng nhân lực như dự án xây dựng các khoa CNTT tại các trường đại học chính của cả nước
- Dự án ứng dụng CNTT trong công tác quản lý và hoạt động nghiệp vụ
Ví dụ: Dự án Tin học hoá hoạt động quản lý nhà nước tại các Bộ ngành và địa phương, dự án Đầu tư hạ tầng và triển khai đào tạo theo phương thức E-Learning tại Viện ĐH Mở Hà Nội do chính phủ Hàn quốc tài trợ
- Các dự án nhằm thực hiện nhiệm vụ đã phân công cho các Bộ ngành như phát triển nền Công nghiệp CNTT; đảm bảo đủ cán bộ tin học cho đất nước
Nội dung của mỗi dự án có thể bao gồm nhiều vấn đề khác nhau, nhưng liên quan rất chặt chẽ, hỗ trợ lẫn nhau Ví dụ như các hạng mục trong dự án THH văn phòng, như xây dựng hệ thống thông tin, xây dựng mạng máy tính, đào tạo phục vụ cho dự án
Nội bộ hay bên ngoài
Dự án nội bộ là dự án của một đơn vị tổ chức thực hiện nhằm phục vụ cho yêu cầu của chính đơn vị đó Dự án bên ngoài là dự án được thực hiện để đáp ứng yêu cầu cho một đơn vị nơi khác (thường được thực hiện thông qua ký hợp đồng thực hiện).
Dự án phần mềm khác gì so với các dự án khác
Ngày nay, trong các lĩnh vực có ứng dụng CNTT thật khó hình dung không sử dụng phần mềm Phần mềm có mặt trong hầu hết các thiết bị hiện đại, từ các thiết bị cầm tay nhỏ gọn đến các thiết bị trong xe hơi, máy bay, vệ tinh Nhu cầu về phần mềm ngày một gia tăng đã trở nên một vấn đề gay cấn về nhu cầu về kỹ sư phần mềm, các nhà quản lý các dự án phần mềm Sản xuất phần mềm đang trở thành một ngành công nghiệp và ở Việt Nam cũng xác định đây sẽ là ngành công nghiệp mũi nhọn trong những năm tới
Các dự án phần mềm là bộ phận rất quan trọng trong các dự án CNTT Thật ra, không có bất kỳ một dự án nào chỉ thuần túy là dự án phần mềm Một phần mềm tối thiểu cũng cần một số phần cứng để chạy và người nào đó sử dụng nó Phần cứng phải được xác định và triển khai và đôi khi phải tạo ra nó Mặt khác, đối với các dự án phần mềm lại có những đặc trưng riêng khác biệt với các dự án khác (dự án nSP) ngoài lĩnh vực phần mềm:
Đặc thù riêng của việc làm phần mềm:
Không nhìn thấy được (invisibility)
Không xác định rõ thế nào là “xong” (conformity)
Độ phức tạp lớn (complexity)
Dễ (bị) thay đổi (flexibility)
Độ đo của dự án phần mềm
- Là những gì có thể định lượng hoá, nhằm đánh giá tiến độ, độ ổn định và chất lượng của việc phát triển phần mềm
Số liệu khách quan: số lượng giờ làm việc của các thành viên trong nhóm, SLOC, số lỗi mắc phải
Số liệu chủ quan: phụ thuộc vào đánh giá chủ quan, ví dụ: mức độ khó khăn của bài toán, độ rõ ràng của các yêu cầu,
- Các thông tin về khách quan và chủ quan là bổ sung cho nhau
Các số liệu chủ quan là cơ sở để giải thích cho số liệu khách quan;
Các số liệu khách quan là chỗ dựa để người phụ trách xem lại sự đánh giá, sự hiểu của mình về bài toán đã chính xác chưa;
Những thông tin khách quan phản ánh tiến độ hoặc tình trạng dự án
Ví dụ: số các module đã lập trình xong, số lượng các kiểm thử đã thực hiện Những con số này sẽ cho thấy tiến độ đến đâu
Sự khác biệt của dự án phần mềm
- Dự án phần mềm là khác so với những dự án khác
Sự khác biệt lớn nhất giữa sản phẩm phần mềm và các sản phẩm loại khác của dự án là nó không phải là vật chất Phần mềm bao gồm các ý tưởng, thiết kế, các chỉ lệnh và công thức Tạo ra phần mềm gần như là một hoạt động nhận thức Đối với các phần mềm, sản phẩm chúng ta có thể thấy và đo lường được chỉ là các tập tin, mã nguồn Kết quả thực thi có thể thấy thông qua một máy tính, trên màn hình và thậm trí không được hiển thị Các quy trình công nghệ thực hiện lại không dễ quan sát được
Khi so sánh việc quản lý các dự án khác, cái bẫy đầu tiên là không phân biệt được giữa quản lý công nghệ và quản lý quá trình dự án Chắc chắn có rất nhiều sự khác biệt giữa quản lý công việc cụ thể để tạo ra một sản phẩm phần mềm với việc quản lý các công nghệ được sử dụng trong đó Đây là điều khó khăn cho công tác quản lý hai yếu tố này của dự án về phạm vi, chất lượng, thời gian, rủi ro, chi phí
- Độ hữu hình của sản phẩm phần mềm
Các sản phẩm tạo ra trong các dự án phần mềm thường không hữu hình và không được hiểu rõ như các dự án khác Vậy cần phải tạo ra những cách để thấy rằng sản phẩm của dự án là hiện hữu Theo dõi quá trình thường là điều khó khăn nhất trong phần mềm
Một số trường hợp thất bại của dự án phần mềm đó là sản phẩm tạo ra ban đầu đã không thực hiện được những gì ta dự định Trong khi việc thiết kế, xây dựng một dự án khác, như một tòa nhà chẳng hạn lại có thấy được rõ ràng hơn so với thiết kế một phần mềm
Việc minh bạch hóa công việc sản xuất phần mềm:
- Thứ nhất, cụ thể hóa các ý tưởng, công cụ “vô hình” được sử dụng khi xây dựng phần mềm (có thể thay thế chúng bằng các bản vẽ, sơ đồ) Luôn đặt những vật thay thế này ở những nơi phù hợp, có thể nhìn thấy được
- Thứ hai, kiểm thử cho các modun và cả phần mềm bằng các dữ liệu cụ thể xem có đạt được các tiêu chuẩn đề ra chưa Việc thử nghiệm phần mềm luôn là điều khó khăn, nhiều lỗi không dễ phát hiện ra ngay được trong quá trình xây dựng
Các dự án phần mềm hầu như luôn luôn liên quan đến vấn đề mới, công nghệ mới được áp dụng Thậm chí chúng ta phải học cả những gì mình muốn xây dựng ra Các mục tiêu của một dự án phần mềm dễ bị thay đổi vì nhiều lý do, nhưng lại khó thấy được điều này hơn so với những dự án khác
Khi kết thúc một dự án phần mềm thường có rất nhiều điều phải quan tâm hơn so với các dự án khác do những yêu cầu tiềm ẩn bên trong phần mềm Đôi khi chúng ta có một khái niệm mơ hồ về những gì chúng ta muốn Yêu cầu tiềm ẩn có thể có tác động rất lớn Việc tăng cường thử nghiệm giúp phơi các yêu cầu tiềm ẩn và thay đổi những gì đang được xây dựng
Trong mỗi hệ thống phần mềm có nhiều yếu tố: vấn đề phần mềm cần giải quyết khác nhau; đối tượng người dùng khác nhau; các công nghệ sử dụng khác nhau Vì vậy, một người quản lý phải làm việc tích cực để thấu hiểu làm thế nào sản xuất được phần mềm trên một dự án cụ thể: hãy làm những gì có ý nghĩa; theo dõi chặt chẽ công việc; xắp xếp mọi thứ hợp lý
Trong việc sản xuất các phần mềm:
- Nếu dự án chủ yếu là nâng cấp, cải tiến mang tính “khắc phục hậu quả”, việc sản xuất phần mềm có thể áp dụng mô hình quá trình sản xuất
- Nếu dự án phần mềm là phát triển hệ thống mới, sẽ không áp dụng được các mô hình sản xuất do các sản phẩm chưa được thiết kế Việc thiết kế một sản phẩm phần mềm liên quan đến nhiều vấn đề: hình thành ý tưởng, khảo sát, thiết kế, sáng tạo, ngôn ngữ lập trình, tính hội nhập v.v Việc phát triển một hệ thống mới có thể phải mất nhiều thời gian, thậm chí mất nhiều năm mới phát hiện ra lối đi mù
Sản xuất phần mềm liên quan đến rất nhiều yếu tố Từ lúc bắt đầu đến lúc dự án có thể thực hiện được một điều gì đó có nhiều biến cố xảy ra làm ảnh hưởng đến tiến độ dự án như: sự thay đổi về phạm vi, tài chính, kế hoạch, thay đổi tổ chức, thay đổi công nghệ, các yếu tố rủi ro v.v
Khi thay đổi phạm vi của phần mềm phương pháp thử nghiệm và triển khai phải thay đổi Để sản xuất phần mềm thành công, phải quản lý từng lĩnh vực, bộ phận của dự án mà không phải là quản lý sản phẩm phần mềm
- Quản lý dự án phần mềm
Quản lý dự án
Khái niệm về quản lý dự án
Quản lý dự án được biết đến như một môn học trong nửa cuối thế kỷ 19 khi các công ty công nghiệp bắt đầu ứng dụng các nguyên lý khoa học quản lý trong tổ chức lao động cũng như các hoạt động khác Giai đoạn này gắn liền với các tên tuổi hai nhà khoa học Henry Fayol và Henry Gantt, những người đi theo trường phái lý thuyết quản lý theo khoa học Những năm 1950, đánh dấu cho sự bắt đầu của quản lý dự án hiện đại, quản lý dự án được phát triển từ khoa học quản lý thành một ngành khoa học Những công cụ, kỹ thuật quản lý dự án được phát triển và tiếp theo lý thuyết về quản lý dự án được nghiên cứu đáp ứng cho nhu cầu của ngành khoa học này
Trong các tài liệu về quản lý dự án thường giới thiệu nhiều định nghĩa khác nhau về khái niệm này Trong tài liệu này chỉ giới thiệu một khái niệm được viện dẫn khá nhiều
Theo sách hướng dẫn về Quản lý dự án (PMBOK Guide -2000) của Viện Quản lý dự án (PMI):
Quản lý dự án là việc áp dụng các tri thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật trong các hoạt động của dự án để đáp ứng các yêu cầu của dự án Quản lý dự án được thực hiện trong suốt chu trình của dự án: từ lúc hình thành dự án, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát, và đóng dự án
Trong mỗi giai đoạn của dự án các công việc phải làm bao gồm:
Xác định rõ các yêu cầu về: phạm vi, thời gian, chi phí, rủi ro và chất lượng;
Xác định yêu cầu và kỳ vọng của các bên liên quan;
Xác định các yêu cầu của dự án
Một dự án được quản lý tốt, khi kết thúc phải thỏa mãn các yêu cầu của chủ đầu tư về các mục tiêu cơ bản: phạm vi, thời gian, chi phí, và chất lượng của sản phẩm giao nộp Mối quan hệ này được mô tả trong hình dưới:
Hình 1.2 Tam giác bốn mục tiêu cơ bản của dự án
Vì sao dự án thất bại?
Các hình thức kết thúc dự án
Mọi dự án, trước sau cũng phải đến thời điểm kết thúc Tuy nhiên, các dự án kết thúc trong nhiều hoàn cảnh và lý do khác nhau Để xác định dự án thành công hay thất bại cần đánh giá qua nhiều tiêu chí khác nhau Khi xem xét các tình huống kết thúc dự án cần xem xét một số yếu tố cơ bản của dự án như: kết quả của dự án, kinh phí và thời gian của dự án
Có một số tình huống kết thúc dự án như sau: a- Dự án kết thúc tốt đẹp (thành công)
- Kết quả đạt được đáp ứng được những mục tiêu đã đề ra;
- Thời gian thực hiện dự án đúng với dự kiến hoặc sớm hơn dự kiến;
- Chi phí cho việc thực hiện dự án không vượt quá ngân sách dự kiến đã được phê duyệt
Lưu ý rằng việc sớm hơn dự kiến hoặc kinh phí thấp hơn dự kiến quá nhiều cần phải xem xét lại công tác lập kế hoạch ban đầu có hợp lý hay không b- Dự án thất bại
- Kết quả thu được không đáp ứng được các mục tiêu đã đề ra;
- Không đáp ứng được thời hạn cho phép
- Vượt quá ngân sách cho phép (20-30%)
Dự án kết thúc không thành công (thất bại) nếu đã chi phí hết kinh phí được cấp mà vẫn chưa thu được kết quả đáp ứng mục tiêu đã đề ra Dự án không được phê duyệt kinh phí bổ sung
Ví dụ: Dự án “Nghiên cứu chế tạo vật liệu từ vô định hình” Chi tiêu hết số tiền được cấp mà vật liệu chế tạo ra chỉ đạt được là nano tinh thể, chưa đạt được mục tiêu đề ra
Ví dụ: Dự án “Xây dựng hệ thống phần mềm quản lý thuế doanh nghiệp” Kinh phí đã hết mà phần mềm khi đưa vào thử nghiệm vẫn còn quá nhiều lỗi, không đáp ứng được yêu cầu quản lý thuế
Dự án kết thúc không thành công do không đảm bảo thời hạn, đến ngày cuối cùng của thời hạn thực hiện dự án mà vẫn chưa làm xong, nếu có tiếp tục cũng không còn ý nghĩa
Ví dụ: “Dự án xây dựng sân vận động cho SeaGames 22” c- Dự án kết thúc nhưng phải thay đổi một số mục tiêu
- Dự án kết thúc nhưng trễ hạn so với dự kiến và yêu cầu ban đầu
- Dự án kết thúc nhưng phải cấp thêm kinh phí để thực hiện
- Dự án kết thúc nhưng phải hạ thấp hoặc thu hẹp các yêu cầu của mục tiêu ban đầu đã đề ra
Một số lý do khiến dự án thất bại
Một dự án bị coi là thất bại có thể do những nguyên nhân chính sau: a- Quản lý dự án kém
- Người quản lý dự án không có kiến thức về quản lý dự án;
- Thiếu kinh nghiệm về quản lý dự án b- Thiếu thông tin trong quá trình thực hiện dự án
Các thông tin có thể bao gồm:
- Thông tin về tiến độ thực hiện các hạng mục công việc khác nhau Có những hạng mục công việc bị chậm trễ, khiến cho các công việc khác phải dừng lại để chờ đợi
- Thông tin về những công nghệ được áp dụng Có thể dẫn đến tình trạng lựa chọn công nghệ không thích hợp, sau khi làm một thời gian mới nhìn thấy điều này
- Thông tin về giá cả thị trường, khiến cho việc mua sắm thiết bị, nguyên vật liệu gây ra sự vượt trội so với kinh phí dự kiến ban đầu
- Thông tin về yêu cầu của sản phẩm dự án không được hình dung đầy đủ và chính xác Sau khi làm ra sản phẩm mới thấy rõ là sản phẩm không đáp ứng được c- Không rõ mục tiêu
- Mục tiêu của dự án thường được phát biểu trong tài liệu nghiên cứu khả thi Nếu mục tiêu không được mô tả rõ ràng, sẽ không có nội dung công việc rõ ràng;
- Có một số dự án được xây dựng nhằm mục đích xin cấp kinh phí cho những hoạt động khác, nên mục tiêu thường rất chung chung d- Không quen thuộc với phạm vi và sự phức tạp của dự án
- Trước khi bắt tay vào thực hiện dự án, không lường được hết phạm vi rộng lớn và tính phức tạp của công việc;
- Dự kiến nhân lực, thời hạn, kinh phí không chính xác e- Các lý do khác
- Mua thiết bị chất lượng kém
- Công nghệ quá mới đối với tổ chức khiến cho không áp dụng được kết quả dự án
- Có những kỹ thuật viên giỏi bỏ cuộc trong khi đang triển khai thực hiện dự án Để tránh dự án thất bại, những gợi ý ban đầu nhằm khắc phục những tình trạng nêu trên:
- Xây dựng tài liệu nghiên cứu khả thi thật tốt cho dự án;
- Quản lý dự án tốt
Những phần mềm lớn với 10.000 đến 100 000 dòng lệnh (SLOC - Source Line
Of Code, hoặc KSLOC = 1000 SLOC) có nhiều thành viên tham gia Một phân loại dưới đây cho thấy quy mô của các dự án:
Bảng 1.3 Quy mô của dự án theo số dòng lệnh
Quy mô Số lập trình viên Thời gian Số dòng lệnh
Cực lớn trên 500 5-10 năm trên 1000 K Đầu những năm 1970 những dự án phần mềm thực sự khùng hoảng:
- Vượt quá kinh phí dự kiến
- Phần cứng ngày càng rẻ => Nhu cầu làm phần mềm ngày càng tăng
- Theo Kiểm tra kế toán Mỹ (1979)
50% dự án phần mềm vượt quá ngân sách
60% dự án phần mềm bị trễ hạn
45% phần mềm giao nộp nhưng không dùng được ngay
22% phần mềm phải thiết kế lại
29% phần mềm không bao giờ giao nộp
- Một số dự án thất bại:
Cơ quan “Internal Revenue System” của Mỹ đã phải hủy bỏ dự án “hiện đại hóa hệ thống thuế”, sau khi đã chi phí 4 tỉ USD
Bang California đã chi 1 tỉ USD cho hệ thống cơ sở dữ liệu phúc lợi xã hội mà không dùng được
Dự án “xây dựng hệ thống kiểm soát không lưu” của Anh với kinh phí
339 triệu £ đã bị trễ 2 năm
Dự án tin học hóa Cục xuất nhập cảnh, Vương quốc Anh, đã trễ hạn 9 tháng
Uỷ ban “Public Account” của Anh đã thông báo về hệ thống tin học cài đặt tại Bộ Nông nghiệp (để quản lý các trang trại) có quá nhiều lỗi phần mềm, sau khi kết thúc 1 dự án 12 triệu £
Dự án CNTT tại Cục Thuế thu nhập Thái Lan: vay ngân hàng thế giới 41 triệu USD (phần cứng) + 11 triệu USD (phần mềm) + 1,2 triệu USD (đào tạo) + 2 triệu USD (truyền thông, điện, nước, ) Bị đánh giá là thất bại, tổ chức Ngân hàng thế giới đã không đồng ý để Chính phủ Thái Lan kéo dài dự án
Dự án "Hệ thống Điện tử xử lý thông tin tại SeaGames 22 của VN": kinh phí dự kiến 15 tỷ VND, đến tháng 6/2003 đã chi tới 90 tỷ VND (tạp chí
- Khó khăn về phía người làm phần mềm
Ước lượng dự án không chính xác
Thiếu chuẩn và độ đo, không nhìn được tiến độ công việc
Không làm tài liệu tốt
- Khó khăn về phía khách hàng
Nghĩ rằng thay đổi yêu cầu là dễ dàng
Các hệ mềm ngày càng lớn, có thể lên đến vài triệu dòng lệnh, và chất lượng ngày càng cao
Năng suất lập trình (tính theo dòng lệnh) tăng khong 6% / năm
Những ngôn ngữ lập trình ngày càng mạnh
Phong cách làm việc theo Công nghệ phần mềm phát huy tác dụng
Phương pháp luận quản lý dự án phát huy tác dụng
Các nguyên lý chung của phương pháp luận quản lý dự án
Linh hoạt, mềm dẻo trong suy nghĩ, quyết định và hành động
- Lập lịch biểu thực hiện không cứng nhắc
- Đội hình thực hiện không cứng nhắc
- Công cụ thực hiện dự án không cứng nhắc
- Nguyên vật liệu sử dụng không cứng nhắc
Hướng kết quả, không hướng nhiệm vụ (nhằm thoả mãn đơn vị thụ hưởng kết quả dự án)
Ví dụ: Dự án làm phần mềm
Mục đích: xây dựng phần mềm đáp ứng yêu cầu đã đề ra
Nhiệm vụ: Thiết kế, lập trình, kiểm thử Trong mỗi nhiệm vụ, có thể thay đổi tỷ lệ thời gian nếu thấy cần thiết, có thể thay đổi công cụ lập trình nếu cần thiết, có thể tăng giảm lực lượng lập trình viên, … nhưng tất cả những thay đổi đó đều nhằm vào mục đích nói trên
Huy động sự tham gia của mọi người
- Kế hoạch không phải là kết quả của một nhóm người khôn ngoan, được chọn lựa, những người được trời phú cho các năng lực đặc biệt
- Cần dân chủ hoá việc lập kế hoạch
- Những người tham gia dự án phải đóng góp tích cực cho kế hoạch, tránh thái độ thụ động
- Tránh những thái độ chống đối, không chấp nhận hay không tuân thủ
Làm rõ trách nhiệm của mỗi thành viên
Trách nhiệm của người phân tích, thiết kế, lập trình, kiểm thử
Trách nhiệm của người thiết kế, người thi công
Tài liệu cô đọng và có chất lượng
- Việc làm tài liệu là rất quan trọng, nhưng mặt khác
- Quá nhiều tài liệu tức là có quá ít thông tin
- Kết quả quan trọng hơn công cụ hay kĩ thuật (khía cạnh thực dụng)
Tạo ra các độ đo tốt (để có đánh giá đúng)
Ví dụ: Dự án làm phần mềm Các độ đo cho một nhân viên lập trình:
- Số dòng lệnh của chương trình
- Thời gian hoàn thành một module chương trình
- Số lỗi phát hiện ra khi kiểm thử chương trình
- Số trang làm tài liệu thuyết minh cho chương trình
- Tốc độ xử lý của chương trình
- Tính thân thiện (dễ sử dụng) của chương trình? Không phải là một độ đo tốt
- Sự dễ hiểu, sáng sủa trong cách lập trình? Không phải là một độ đo tốt
Sơ lược về sự phát triển của quản lý dự án
Trong những năm đầu thế kỷ 20 Winslow Taylor đã đặt nền móng cho quản lý dự án hiện đại với các công cụ nền tảng đó là bảng cấu trúc công việc (WBS) và phân bổ nguồn lực Hai học trò xuất sắc của trường phái này là: Henry Gantt, người đề xuất kỹ thuật lập kế hoạch và kiểm soát dự án, biểu đồ Gantt được sử dụng như là một công cụ quản lý dự án; Henry Fayol người tìm ra năm chức năng của quản lý, là cơ sở cho những kiến thức cốt lõi liên quan đến quản lý dự án và quản lý chương trình
Thập niên 1950, quản lý dự án đã được chính thức công nhận là một ngành khoa học phát sinh từ ngành khoa học quản lý, đánh dấu cho kỷ nguyên của quản lý dự án hiện đại Biểu đồ Gantt (Gantt Charts) được sử dụng như một công cụ trong công tác quản lý các dự án tại Mỹ Cùng với biểu đồ Gantt hai mô hình toán học để lập tiến độ của dự án đã được phát triển: “Phương pháp Đường găng” CPM (Critical Path Method) và “Kỹ thuật đánh giá và xem xét chương trình (dự án)” PERT (Program Evaluation and Review Technique) Các công cụ và kỹ thuật này được áp dụng trong chương trình chế tạo tên lửa Polaris của Hải quân Mỹ, các dự án không gian Apollo của NASA và nhanh chóng lan rộng sang các dự án của các công ty tư nhân khác tại Mỹ NASA và Bộ Quôc Phòng Mỹ đã thiết lập nhiều chuẩn về quản lý dự án để ràng buộc với những công ty hợp tác
Những năm 1970 và 1980, quản lý dự án tiếp tục phát triển, được trang bị các phương pháp, tiêu chuẩn, các công cụ và kỹ thuật ngày càng tiên tiến và trở thành một nghề thực thụ Từ những năm 1990 đến nay, áp lực cạnh tranh ngày càng gia tăng, các dự án cần được tổ chức linh hoạt hơn và có cách tiếp cận hiệu quả hơn Ngay trong các công ty, các tổ chức cũng hình thành phương pháp quản lý bằng dự án, phân chia các công việc phức tạp, các dự án lớn thành các dự án nhỏ hơn Phương pháp quản lý chất lượng được áp dụng nhằm nâng cao chất lượng trong công tác quản lý
Ngành công nghiệp sản xuất phần mềm nhanh chóng phát triển trong giai đoạn từ thập niên 1970 đến thập niên 1980, do các công ty nhận ra được việc sản xuất phần mềm dường như dễ hơn so với phần cứng Giá trị phần cứng ngày càng giảm, trong khi nhu cầu về phần mềm ngày càng lớn Tuy nhiên, lịch sử phát triển phần mềm đã chứng kiến nhiều trường hợp các dự án phần mềm vượt quá ngân sách dự toán ban đầu đến vài trăm phần trăm, nhiều dự án bị chậm tiến độ, nhiều sản phẩm không bao giờ được giao nộp Một số dự án đã bị dừng sau khi đã chi phí hết ngân sách dự toán và thấy được rằng không chỗ nào dự toán sát với chi phí phát triển thực sự
Có thể nói sản xuất phần mềm là một lĩnh vực đầy rủi ro, có nhận định cho rằng: “Phần mềm là nơi trồng các giấc mơ và thu hái ác mộng” (Brad Cox, 1990)
Sự thất bại của hàng loạt các dự án phần mềm lớn tại Mỹ trong những năm 1970 dẫn đến ý đồ tiêu chuẩn hóa quy trình phát triển phần mềm và tạo ra môi trường phát triển nghiêm ngặt trong đó các dự án phần mềm dễ dự toán và kiểm tra hơn
Sau giai đoạn này, các tư tưởng quản lý dự án được áp dụng để quản lý và thực hiện các dự án công nghệ thông tin nói chung và các dự án phần mềm nói riêng Tỷ lệ thành công của các dự án phần mềm vì thế được tăng lên Quản lý dự án công nghệ thông tin trở thành một nghề hấp dẫn, hơn một thập kỷ nay luôn nằm trong tốp
10 công việc hàng đầu của CNTT
Bảng 1.4 10 công việc/ kỹ năng đứng đầu trong ngành CNTT
Windows/Java Developert Network Administration
E-commerce/Java Developer Virtualization – Cloud
Oracle Database Analyst Business Analysis
Security Architect Business Process Improvement
SQL Database Analyst Database Management
Windows NT/2000 Expert Windows Administration
Visual Basic Programmer Desktop Support
Nguồn: “The Top 10 IT Skills in Demand,” Global Knowledge Webcast www.globalknowledge.com
QLDA đã đạt được nhiều trong việc thúc đẩy sự phát triển các dự án CNTT nên không ngạc nhiên khi thấy nghề này đứng ở trên cùng của danh sách các công việc Trong tương lai, đây vẫn sẽ tiếp tục là một công việc đầy hứa hẹn Khả năng tuyển dụng trong năm 2012 (Top IT Skills in Demand 2012 www.itcareerfinder.com
Ghi chú: BI: Business Intelligence
PA: Programming and Application Development DC: Data Center Skills
PM: IT Project Management WS: Web 2.0 Skills
TS: Help Desk Technicians & Technical Support IS: Information Security
CN: Computer Networking Te: Telecommunications
Nguồn http://www.jiansnet.com/topic/24694/Top-IT-Skills-and-Salaries
Hình 1.3 Khả năng tuyển dụng
Các nội dung chính của quản lý dự án
Chín lĩnh vực trong quản lý dự án được chia thành: 4 lĩnh vực quản lý cơ bản, 4 lĩnh vực hỗ trợ và 1 lĩnh vực quản lý tích hợp Lĩnh vực tích hợp tác động và bị tác động bởi tất cả các lĩnh vực khác như hình vẽ mô tả dưới đây:
Hình 1.3 Chín lĩnh vực tri thức tri thức trong quản lý dự án
1/ Quản lý tích hợp (Integration) đưa ra được kết quả cho mỗi giai đoạn
Hoạt động quản lý tích hợp mang tính tổng thể nhằm đảm bảo các thành phần khác nhau trong dự án được phối hợp với nhau một cách hài hòa, nhất quán Thông thường, quản lý tích hợp liên quan đến các hoạt động sau:
- Lập kế hoạch phát triển (Project Plan Development)
- Thực hiện kế hoạch (Project Plan Execution)
- Kiểm soát các thay đổi trong quá trình thực hiện dự án
2/ Quản lý phạm vi (Scope)
Hoạt động quản lý phạm vi dự án nhằm đảm bảo thực hiện những công việc đã được quy định và chỉ thực hiện những công việc đã được quy định Cần phân định những gì thuộc dự án và những gì không thuộc dự án Nhìn chung, quản lý phạm vi dự án liên quan đến các công việc:
Quản lý tích hợp (Project Integration Management) Yêu cầu &
- Xây dựng kế hoạch phạm vi
- Xác định phạm vi công việc
- Kiểm soát sản phẩm giao nộp trong mỗi giai đoạn
- Kiểm soát những thay đổi về phạm vi dự án
3/ Quản lý thời gian (Time)
Hoạt động quản lý thời gian nhằm đảm bảo hoàn thành các hạng mục công việc đúng thời hạn Quản lý thời gian bao gồm những nội dung sau:
- Xác định các hoạt động trong dự án
- Xác lập trình tự thực hiện của các hoạt động
- Ước lượng thời gian thực hiện của các hoạt động
- Xây dựng lịch biểu tiến độ công việc (Schedule)
- Kiểm soát, triển khai thực hiện lịch biểu tiến độ
4/ Quản lý chi phí (Cost)
Hoạt động quản lý chi phí nhằm đảm bảo hoàn thành công việc trong kinh phí cho phép Quản lý chi phí bao gồm những nội dung sau:
- Xây dựng kế hoạch nguồn lực (Resource): Nhân lực, thiết bị, vật liệu cần có;
5/ Quản lý chất lượng (Quality)
Hoạt động quản lý chất lượng nhằm đảm bảo chất lượng các sản phẩm giao nộp đáp ứng tốt các yêu cầu đã đề ra Quản lý chất lượng bao gồm các nội dung sau:
- Lập kế hoạch chất lượng: xác định chuẩn mực chất lượng
6/ Quản lý nhân lực (HR)
Hoạt động quản lý nguồn nhân lực nhằm tìm cách sử dụng lực lượng tham gia dự án một cách có hiệu quả Các nội dung bao gồm:
- Kế hoạch tổ chức: Xác định các vị trí trong dự án, vai trò của mỗi vị trí, trách nhiệm và quan hệ báo cáo;
- Tuyển dụng đội ngũ nhân viên: xây dựng đội hình thực hiện dự án
- Phát triển nhóm: Xây dựng nhóm, phát triển kỹ năng cá nhân và kỹ năng làm việc nhóm
7/ Quản lý trao đổi thông tin (Communication)
Hoạt động quản lý trao đổi thông tin nhằm đảm bảo các thông tin được tạo ra, thu thập lưu trữ và trao đổi trong quá trình thực hiện dự án là kịp thời và chính xác Mỗi thành viên trong dự án đều phải nhận và gửi những thông tin cần thiết với những thành viên khác Họ phải chuẩn bị thông tin để trao đổi để người khác hiểu được, ngược lại cũng phải hiểu được những thông tin nhận được Các nội dung:
- Lập kế hoạch trao đổi thông tin (Communication)
- Xác định phân phối thông tin: ai cần những thông tin gì, khi nào cần, cách thức và phương tiện trao đổi thông tin
- Báo cáo hoạt động: báo cáo tình trạng hiện thời, báo cáo tiến độ, dự báo tình hình, …
8/ Quản lý rủi ro (Risk)
Quản lý rủi ro nhằm xác định, phân tích và ứng phó với những rủi ro của dự án Trên cơ sở đó làm tăng những yếu tố thuận lợi và giảm thiểu những hậu quả của các yếu tố bất lợi Quản lý rủi ro bao gồm những nội dung sau:
- Kế hoạch Quản lý rủi ro
- Xác định rủi ro: Nhận diện rủi ro, xác định những rủi ro nào có nguy cơ ảnh hưởng xấu đến sự thành công của dự án;
- Phân tích rủi ro định tính
- Phân tích rủi ro định lượng
- Kế hoạch ứng phó rủi ro
- Giám sát và Kiểm soát rủi ro
9/ Quản lý mua sắm (Procurement)
Quản lý mua sắm nhằm đảm bảo có được các hàng hoá và dịch vụ có chất lượng, đáp ứng được các yêu cầu đã đề ra Các nội dung bao gồm:
- Kế hoạch mua sắm: xác định những gì cần mua, nguồn cung cấp
- Mời thầu: tổ chức lấy báo giá, mời thầu, …
- Lựa chọn thầu: cung cấp hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ
- Quản lý hợp đồng: kiểm soát các đối tác thực hiện hợp đồng đã ký
Bảng 1.5 Nội dung chính của chin lĩnh vực tri thức
2 Quản lý phạm vi (Scop Mgt.)
3 Quản lý thời gian (Time Mgt.)
QL Lập kế hoạch phát triển
QL Thực hiện kế hoạch
Quản lý thay đổi tổng thể
Kế hoạch phạm vi Xác định phạm vi Xác nhận phạm vi Kiểm soát thay đổi phạm vi
Xác định các hoạt động Sắp xếp các hoạt động Ước tính thời gian hoạt động Xây dựng lịch biểu
5 Quản lý trao đổi TT (Communications Mgt.)
6 Quản lý chất lượng (Quality Mgt.)
Kế hoạch nguồn lực Ước tính chi phí
Kế hoạch trao đổi thông tin Phân phối thông tin
Báo cáo hoạt động Đóng dự án ( về hành chính)
Kế hoạch chất lượng Đảm bảo chất lượng Kiểm soát chất lượng
8 Quản lý nhân lực (HR Mgt.)
9 Quản lý mua sắm (Procure Mgt.)
Kế hoạch quản lý rủi ro
Phân tích rủi ro định tính
P.tích rủi ro định lượng
Kế hoạch ứng phó rủi ro
Giám sát và kiểm soát rủi ro
Kế hoạch nhân lực Tuyển dụng Xây dựng nhóm (team)
Kế hoạch thầu Mời thầu Chọn nhà cung cấp Khóa sổ hợp đồng
Quy trình quản lý dự án
Quy trình: “Một chuỗi các hành động hướng tới đạt được kết quả mong muốn” Quy trình quản lý dự án liên quan tới việc mô tả và tổ chức công việc của dự án Có thể chia thành năm nhóm quy trình tương ứng với năm pha hoạt động của mỗi dự án:
Lập kế hoạch dự án;
Quy trình quản lý dự án có thể mô tả trong hình dưới đây:
Hình 1.4 Quy trình quản lý dự án Mỗi quy trình sẽ có:
công cụ và kỹ thuật, và
Năm nhóm quy trình này không hoạt động rời rạc nhau mà hoạt động đan xen nhau trong suốt thời gian của dự án Mức độ công việc của mỗi pha có thể khác nhau, nhưng có đặc trưng chung là: ở đầu mỗi pha mức độ công việc thường ít, tang lên cao nhất ở khoảng giữa mỗi pha và lại giảm xuống khi ở cuối pha
Hình vẽ dưới đây mô tả sự đan xen của năm nhóm quy trình theo năm pha:
Hình 1.5 Sự đan xen của các nhóm quy trình trong các pha của dự án
Trong suốt chu trình dự án cần có sự phối hợp giữa bốn yếu tố:
Trong mỗi pha cần thiết có phối hợp của nhiều lĩnh vực tri thức khác nhau để đảm bảo cho sự hoạt động hiệu quả của các quy trình dự án Ví dụ, trong pha khởi đầu của dự án, lĩnh vực tri thức chính được áp dụng là lĩnh vực quản lý phạm vi của dự án Trong các chương tiếp theo chúng ta sẽ bàn rõ hơn về sự tác động của chín lĩnh vực tri thức theo năm pha của dự án Ngoài ra giáo trình cũng sẽ mô tả rõ một số kết quả đầu ra của mỗi pha trong một thời lượng thich hợp.
Các giai đoạn của dự án CNTT
Quá trình thực hiện một dự án CNTT có thể phân ra thành các giai đoạn khác nhau Cách tiếp cận theo giai đoạn giúp cho việc lập kế hoạch và kiểm soát dự án đạt được hiệu quả, đồng thời phù hợp với khả năng quản lý của những người có trách nhiệm liên quan
Trong bảng dưới đây là một bức tranh tổng quan về cách phân chia các giai đoạn của một dự án CNTT:
Pha bắt đầu Thời gian Pha kết thúc
Bảng 1.6 Các giai đoạn của dự án CNTT
Xác định Phân tích Thiết kế Phát triển hệ con
Tích hợp và kiểm thử Vận hành
Mục ti êu Hiểu các vấn đề và có ước lượng ban đầu
Hệ thống tổng thể cần phải làm cái gì
Các thành phần, hệ thống sẽ làm việc như thế nào
Xây dựng các hệ con thành phần
HT làm việc tốt; sự chấp nhận của ND
Vận hành và hoàn thiện hệ thống
C ác hoạt độn g ch ính
Khảo sát Phân tích Thiết kế HT Lập trình Tích hợp, KT Vận hành HT
- Các vấn đề - Phân tích tổng thể - Quyết định tự xây dựng/mua - Xây dựng/ mua
- Kiểm thử tích hợp - Chuyển đổi
- Mục đích, mục tiêu, phạm vi
- Thiết kế tổng thể (Kiến trúc HT)
- Đánh giá lại - Thiết kế chi tiết
- Viết HD sử dụng - Kiểm thử
Chấp nhận - Rút kinh nghiệm
- Đánh giá mức độ rủi ro
- Đánh giá lại KH - Lưu trữ, kết thúc
T ài li ệu, Đ iểm m ốc ( m il es tone)
- Đề cương dự án và nghiên cứu khả thi
- Đặc tả thiết kế tổng thể (thông qua về kỹ thuật)
- Bản Thiết kế cho từng hệ con (thông qua về KT)
- Báo cáo kết quả tích hợp (thông qua về chất lượng)
- Kế hoạch triển khai (Kế hoạch cuối cùng)
- Đặc tả thiết kế chi tiết (thông qua về kỹ thuật)
- Kế hoạch kiểm thử hệ thống (thông qua kỹ thuật)
- Báo cáo kết quả quy trình demo (ND thông qua)
- Báo cáo về kết quả đào tạo
- Kế hoạch ban đầu (các bên liên quan thông qua)
Hay tổng thể - Kế hoạch kiểm thử (! người dùng thông qua)
SD (ND sẽ thông qua sau)
- Kinh nghiệm đúc kết được
- Đề xuất giải pháp thực hiện
- Kế hoạch đã được đánh giá lại
80% 60% 30% 10% 30% 20% Để theo dõi đánh giá tiến độ thực hiện dự án cần căn cứ vào: o Những điểm mốc chính của dự án (milestone); o Các sản phẩm phải được hoàn thành trong giai đoạn đó Đây là cơ sở để xác định một giai đoạn đã hoàn thành hay chưa (hoàn thành mục tiêu) và là cơ sở cho việc kiểm soát, quản lý thay đổi tiến độ thực hiện dự án Trong mỗi giai đoạn cần xác định rõ các vấn đề sau:
Mục tiêu của giai đoạn: giải quyết vấn đề cụ thể gì trong toàn bộ dự án;
Các hoạt động : những công việc gì phải làm trong giai đoạn đó Có những việc chỉ tiến hành trong một giai đoạn nhưng có những việc phải thực hiện qua nhiều giai đoạn khác nhau, thậm trí gần như suốt cả quá trình dự án như: quản lý, kiểm soát dõi dự án "
Tài liệu, sản phẩm đầu ra : các tài liệu hoặc sản phẩm cần hoàn thành sau mỗi giai đoạn
Các điểm mốc (milestone): Là thời điểm cuối cùng (deadline) để xác định một công việc hay giai đoạn đã hoàn thành (về tiến độ và chất lượng) Thông thường thời điểm khởi đầu của dự án và thời điểm kết thúc mỗi pha là các điểm mốc chính Ngoài ra còn có các điểm mốc con cho từng công việc quan trọng trong mỗi giai đoạn
Công sức quản lý dự án : thể hiện ở dòng (QL) trong bảng Số liệu trên mang tính tham khảo cho thấy công việc của người quản lý dự án trong giai đoạn đầu rất nặng, giảm dần ở các giai đoạn giữa và lại tăng lên khi gần kết thúc dự án
Công sức của kỹ thuật : Ngược với người quản lý, công sức của cán bộ kỹ thuật nặng nhất là ở các giai đoạn giữa của dự
Lưu ý: cách phân chia như trên là khá thích hợp Tuy nhiên, giai đoạn “Tích hợp và kiểm thử” cũng có thể chia thành hai giai đoạn là: Tích hợp hệ thống và Kiểm thử chấp nhận (của người dùng) Việc chia tách này có thể là phù hợp hơn với các dự án bên ngoài.
Các bên liên quan
Các bên liên quan (Stakeholder) thường là: o Có công việc liên quan đến các hoạt động của dự án; o Có thể bị ảnh hưởng bởi dự án hoặc hoạt động của dự án;
Do vậy họ có sự quan tâm, nhu cầu, cách nhìn nhận và quản lý dự án khác nhau Tùy theo cấp độ, mỗi dự án, có thể có nhiều thành phần liên quan trực tiếp hay gián tiếp đến hoạt động của dự án Với những dự án ở mức cao các bên liên quan có thể chia thành bốn nhóm chính:
Những nơi quản lý dự án (gián tiếp) ở mức cao: Đó là các Ban chỉ đạo CNTT (của quốc gia và/hoặc bộ ngành, địa phương), Bộ (Sở) Tài chính, Bộ (Sở) Kế hoạch và Đầu tư v.v Các cơ quan này mang tính “gián tiếp” vì dự án cụ thể chỉ là một trong những dự án nằm trong một chương trình chung nào đó
Những người trực tiếp có trách nhiệm đối với dự án: Đây là những người tham gia trực tiếp vào công việc của dự án, đóng vai trò quan trọng nhất trong việc quản lý dự án và thực hiện dự án Họ bao gồm: Giám đốc (Người quản lý) dự án, Phó giám đốc, các trưởng nhóm, các thành viên khác, nhà tài trợ, khách hàng v.v
Các đối tác bên ngoài
Gồm các chuyên gia, nhà cung cấp các dịch vụ, thiết bị cho dự án Các đối tác này cũng có thể có vai trò nhất định đối với việc thực hiện dự án, thậm chí tham gia vào việc điều hành kỹ thuật hoặc một số công việc liên quan
Những người bị ảnh hưởng bởi dự án
Nhóm đối tượng này thường ít được nhìn nhận và quan tâm đến, đặc biệt trong những dự án CNTT Họ có thể là những người cản trở hoặc thúc đẩy cho dự án Ví dụ, trong dự án tin học hóa công tác quản lý tại một đơn vị, khá nhiều người nhìn nhận thấy lợi ích của dự án mang lại Tuy nhiên, ở góc độ khác những người chống lại dự án vì cho rằng dự án sẽ tiêu tốn nhiều tiền và ảnh hưởng đến đời sống của họ hoặc họ có thể bị mất việc do không đáp ứng được quy trình quản lý mới
Tóm tắt o QLDA được áp dụng cho nhiều ngành khác nhau trong đó có Công nghệ thông tin o Các kỹ năng QLDA có thể trợ giúp các cá nhân trong cuộc sống hàng ngày o Dự án CNTT có tính đặc thù riêng vì vậy cần vận dụng kiến thức quản lý một cách sáng tạo o Dự án liên quan đến nhiều bên tham gia, do vậy cần có sự phối hợp chặt chẽ, hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau
Quản trị dự án CNTT – Bài 2 Trang 1
Chương này nhằm cung cấp: o Hiểu được sự cần thiết của việc xác định dự án o Xác định mục đích, mục tiêu, phạm vi của dự án o Các công việc cần làm trong giai đoạn xác định dự án; o Hiểu về quan hệ các bên liên quan trong dự án o Một số mô hình phát triển của phần mềm o Lập được một hồ sơ ban đầu cho dự án
Khởi đầu là hoạt động bắt đầu cho một dự án mới hoặc một giai đoạn mới của dự án hiện hành Khởi đầu gồm những quy trình cần thực hiện để hoàn thành các công việc xác định một dự án mới hoặc một giai đoạn mới của một dự án
Một số hoạt động của các giai đoạn khác cũng có thể được xem là một phần của giai đoạn khởi đầu
2.1.1 Mục đích và mục tiêu
Mục đích (Goal): là những mô tả dự án sẽ đạt tới cái gì Mục đích nói chung không đo được
Mục tiêu (Objective): là các tập hợp con (có thể đo được) của mục đích Việc đạt tới một mục tiêu sẽ nói lên rằng việc đạt tới các mục đích tổng thể của dự án đã đi đến mức nào
Quan hệ giữa mục đích và mục tiêu
Mục tiêu phải là: o Chi tiết cụ thể của mục đích; o Phụ hoạ và nhất quán cho mục đích;
Quản trị dự án CNTT – Bài 2 Trang 2 o Khi tất cả các mục tiêu đã đạt được, có nghĩa là mục đích đã đạt được
Hình 2.1 Quan hệ giữa mục đích và mục tiêu
Ví dụ 1: Dự án xây cầu
Nâng cao năng lực giao thông, trợ giúp phát triển kinh tế các huyện phía nam thành phố
- Các mục tiêu hỗ trợ cho mục đích này:
Mục tiêu tổng quát của dự án là: Xây dựng một cái cầu hiện đại qua sông Đào trong một khoảng thời gian cho phép và trong phạm vi ngân sách cho phép Các mục tiêu này được cụ thể hóa như sau:
Cầu chịu được xe ô tô có tải trọng tối đa 20 tấn
Tuổi thọ của cầu phải đảm bảo trên 50 năm
Kinh phí cấp phát 1000 tỷ
Cầu sẽ xây xong trước ngày 01 tháng 7 năm 1994
Chú ý: Chưa cần mô tả thiết kế kỹ thuật của cây cầu
Ví dụ 2 : Dự án Xây dựng Trang thông tin điện tử phục vụ quản lý điều hành
- Mục đích của dự án:
Tin học hóa các nghiệp vụ quản lý điều hành trong lĩnh vực quản lý hành chính
Quản trị dự án CNTT – Bài 2 Trang 3
Nhà nước của ngành T, cải thiện hình thức trao đổi thông tin trong nội bộ cơ quan, nâng cao chất lượng xử lý công việc
- Các mục tiêu của dự án:
Mục tiêu tổng quát là: Xây dựng các phần mềm dùng chung cho một số nghiệp vụ cụ thể trong lĩnh vực QLHC nhà nước của ngành T Cụ thể là:
Xây dựng Trang TTĐT phục vụ điều hành theo hướng một ứng dụng cổng
TT điện tử (Portal) có giao diện WEB;
Hỗ trợ nghiệp vụ cho toàn bộ cán bộ thuộc hệ thống ngành;
Hệ thống bao gồm cả Web điều hành và Web công cộng;
Thời gian thực hiện: 12 tháng
Kinh phí thực hiện dự án: 1 tỷ VND
Ví dụ 3: Đề án Tin học hoá quản lý hành chính Nhà nước, giai đoạn 2001- 2005
Xây dựng và đưa vào hoạt động hệ thống thông tin điện tử của Đảng và Chính phủ, nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Lãnh đạo các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và chính quyền địa phương các cấp
- Các mục tiêu dự án:
Nâng cấp mạng Tin học diện rộng Chính phủ
Đào tạo tin học cho lực lượng cán bộ viên chức trong các cơ quan quản lý nhà nước
Xây dựng các cở sở dữ liệu quốc gia (Cơ sở dữ liệu quốc gia về hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức,
Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu quốc gia về tài nguyên đất,
Cơ sở dữ liệu quốc gia về tài chính, v.v )
Tin học hoá các dịch vụ công: Đăng ký kinh doanh, cấp giấy phép xây dựng, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, v.v
Thời gian thực hiện Đề án: 5 năm 2001-2005
Quản trị dự án CNTT – Bài 2 Trang 4
Kinh phí thực hiện Đề án: 1000 tỷ VND
2.1.2 Quy trình xác định dự án
Các dự án thành công hầu hết đều được bắt đầu từ một ý tưởng hay và thực tế Ý tưởng thường bắt nguồn từ nhu cầu thực tiễn trong công việc Các các yêu cầu, các giả định, những hạn chế, nhu cầu của khách hàng, những hình dung ban đầu về các sản phẩm, dịch vụ mới được sử dụng để phát triển ý tưởng và hình thành dự án
Mục đích của giai đoạn xác định dự án
- Thiết lập sự mong đợi của các bên liên quan phù hợp mục đích của dự án;
- Xác định rõ ràng phạm vi và các mục tiêu dự án;
- Xác định vai trò trách nhiệm các bên liên quan;
