Luận văn thạc sĩ Hệ thống thông tin quản lý: Cải tiến quy trình hệ thống thông tin quản lý dữ liệu thầu tại Công ty DKSH Việt Nam

TÓM TẮT NỘI DUNG LUẬN VĂNxe x*tkxtxXxxt#š tk xw& kt%X$% Với mục tiêu “Cải tiến quy trình hệ thống thông tin quản lý dữ liệu thầu tạicông ty DKSH Việt Nam”, đề tài đã thực hiện được một s

ĐẠI HỌC QUOC GIA TP HO CHI MINH

TRUONG DAI HOC BACH KHOA

DINH THI THU HIEN

CAI TIEN QUY TRÌNH _ :

HE THONG THONG TIN QUAN LY DU LIEU THAU

TAI CONG TY DKSH VIET NAM

CHUYEN NGANH: HE THONG THONG TIN QUAN LY

MA SO CHUYEN NGANH: 60.34.48

LUAN VAN THAC SI

GVHD: TS TRUONG TUAN ANH

TS NGUYEN THANH BINH

TP HO CHI MINH — NAM 2016

CÔNG TRÌNH ĐƯỢC HOÀN THÀNH TẠI

TRUONG ĐẠI HOC BACH KHOA —DHQG -HCM

Cán bộ hướng dẫn khoa hoc: TS Trương Tuấn Anh — TS Nguyễn Thanh Bình

Cán bộ chấm nhận xét 1: TS Lê Lam Sơn

Cán bộ cham nhận xét 2: TS Nguyễn Tuấn Đăng

Luận văn thạc sĩ được bảo vệ tại Trường Đại học Bách Khoa, ĐHQG TP HCM ngày

18 thang 07 năm 2016

Thanh phan Hội đồng đánh giá luận văn thạc sĩ gồm:

1 Chủ tịch: PGS.TS Đặng Trần Khánh

2 Thư ký: TS Võ Thi Ngọc Chau

3 Phản Biện 1: TS Lê Lam Sơn

4 Phản Biện 2: TS Nguyễn Tuấn Đăng

5 Ủy viên: PGS.TS Vũ Thanh Nguyên

Xác nhận của Chủ tịch Hội đồng đánh giá LV va Trưởng Khoa quản lý chuyên ngành

sau khi luận văn đã được sửa chữa (nêu có).

CHỦ TỊCH HỘI ĐÔNG TRƯỞNG KHOA KH&KTMT

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯƠNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ

Họ tên học viên: Đỉnh Thị Thu Hiền MSHV: 7140648

Ngày, thang, năm sinh: 08/06/1990 Nơi sinh: Nghệ An

Chuyên ngành: Hệ thống thông tin quan lý Mã số: 60.34.48

I TÊN DE TÀI: - ¬

CẢI TIEN QUY TRÌNH HỆ THONG THONG TIN QUAN LY DỮ LIEU

THAU TAI CONG TY DKSH VIET NAM

Il NHIEM VU VA NOI DUNG:

1 Tìm hiểu về quy trình hệ thống thông tin quản lý dữ liệu thầu hiện tai tai

công ty DKSH Việt Nam

2 Nêu quy trình hệ thống thông tin cải tiến đề xuất

3 Đánh giá quy trình hệ thống thông tin cải tiến đề xuất

IH NGÀY GIAO NHIỆM VU: 07/01/2016

IV NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VU: 18/06/2016

V CÁN BỘ HƯỚNG DAN : TS TRƯƠNG TUẦN ANH

TS NGUYEN THANH BÌNH

Tp HCM, ngày 18 thang 07 năm 2016

CÁN BỘ HƯỚNG DÂN TRƯỚNG KHOA KH&KTMT

TS NGUYÊN THANH BÌNH

LỜI CẢM ƠN

3k 3k oF 2E 2E 2 2 2K dd ois ois ois 3E 3E 3E 3 3 3k 3k 3k ok

Trước tiên, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến TS Trương Tuấn Anh và TS.Nguyễn Thanh Bình, những người thầy đã giúp đỡ, chỉ bảo, giảng dạy, tận tìnhhướng dẫn tôi trong suốt thời gian thực hiện đề tài này

Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tất cả quý thây, cô giảng viên trườngĐại học Bách Khoa TPHCM nói chung và các thầy cô trong khoa Khoa Học và KỹThuật Máy Tính nói riêng đã hỗ trợ, truyền đạt những kiến thức b6 ich cho tôi và cáchọc viên khác trong suốt thời gian học tập tại trường

Tôi cũng gửi lời cảm ơn đến tất cả các anh chị, bạn bè đã cùng tôi nỗ lực, giúp đỡ

và chia sẻ kinh nghiệm cho tôi trong thời gian học tập Cao học.

Ngoài ra, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến tập thể lãnh đạo, chuyên viên vàcác đồng nghiệp kênh Bệnh viện, ngành Dược phẩm công ty DKSH Việt Nam đã tạođiều kiện, phối hợp và hỗ trợ cho tôi trong suốt quá trình khảo sát và đánh giá luận

TÓM TẮT NỘI DUNG LUẬN VĂN

xe x*tkxtxXxxt#š tk xw& kt%X$%

Với mục tiêu “Cải tiến quy trình hệ thống thông tin quản lý dữ liệu thầu tạicông ty DKSH Việt Nam”, đề tài đã thực hiện được một số nội dung cụ thể như sau:

- Khao sát hiện trạng quy trình hệ thống thông tin quản lý dữ liệu thầu tại công

ty DKSH Việt Nam, đánh giá ưu nhược điểm của quy trình hiện tai

- Dé xuất quy trình cải tiến hệ thống thông tin cho dự án, với hai quy trình cơ

bản là:

o_ Quản lý dữ liệu thầu

o_ Quản lý hệ thống thông tin

- _ Đánh giá quy trình cải tiễn đề xuất

Kết quả đánh giá cho thấy sự hài lòng của những người được khảo sát đối với môhình đề xuất, vì tăng sự tin cậy của khách hàng đối với quá trình xử lý dữ liệu, cũngnhư làm phong phú thêm nội dung của hệ thống thông tin, giúp khách hàng có những

thông tin hữu ích, hô trợ cho công việc của họ.

- Suggest the improved model for the project, with 2 main processes:

o Manage tender data

o Mange information system

- Estimate the usefulness of suggested model

The result of estimation said that suggested model brought more satisfaction of clients to the project, because it increased the accuracy of data through the double- standardization process, as well as built more valuable reports, which helped clients reduce their efforts in daily working.

LỜI CAM ĐOAN

xe x*tkxtxXxxt#š tk xw& kt%X$%

Tôi xin cam đoan rằng toàn bộ những nội dung và số liệu trong luận văn này do

tôi tự nghiên cứu, khảo sát và thực hiện tại công ty DKSH Việt Nam nơi tôi đang

công tác, các số liệu trong nghiên cứu được thu thập có nguồn gốc rõ rang, việc nghiên

cứu và phân tích dữ liệu hoàn toàn trung thực

Tp Hỗ Chí Minh, tháng 07 năm 2016

CƠ SO LY THUYET VA CÁC KHÁI NIỆM LIEN QUAN 16

Data FIOW IDlaBØram cece 201121202111 13121 1111151111115 1 1115501111112 111g k kg xệt 16 Các khái niệm trong IDFÌ 221122202111 11151 1111551111115 1 11118811111 key 16

Các quy tắc khi vẽ DFD 2 2 s21 122151211121 127211 tr HH HH tt rryg 17

Các khái niệm liên quan - - 2c 2222212112211 111 151211111581 11 1118111115211 11 118 1xx re 18

HIỆN TRẠNG DU ÁN 220222 211221222221.2112122 re 21

Quy trình quan lý dữ liệu 2G 0222212112201 111 1221111150111 1111811 1111521 11c nhe 21

Mô tả quy trình cece ce ccc cee ee cb eeeebbeeeesetiteeesesatetesiiteesentaeeeees 21

So đồ chức năng chéo của quy trình 2.0.0 ccccccceseceseceesesvssececsesvstsesecevseseees 23

Ưu và nhược điểm của quy trình hiện tại 5 SE SxcxcxEE SE EzEeEcErErrereree 25 Quy trình quản lý hệ thống - 222221 1E E1115111111711111 11221 1E tu 26

Trang Dashboard - L0 220111122111 11 152111111111 1111551111111 501 1 E11 kg ket 27

| So] 010) cree 27

Ea 32

Ưu và nhược điểm của website hiện tại CS HS 1511111121 ngư 33 QUY TRINH CẢI TIEN DE XUẤTT 1 2n 1 121 11111211115151112111E xe 34 Quy trình quản ly dit liệu đỀ xuất ce S21 11 1125111211521 1E du 34

Mô tả quy trình để xuất -. s32 E1212121111111111 12222 HH gu 34

Sơ d6 phân rã chức năng 2+ s21 SEE5215111111721111 11521 te trrreerrre 36

Sơ đồ chức năng chéo -. -s- c2 21121 212112111111 12721 EEEHHr ga 37

Ma trận thực thé chức 2 senteeeescesaeeesenateeeensieetees 39

Sơ đồ DED 2 2212212 2212221211121121121112112111112122210121121221 1 re 40

Ưu và nhược điểm của quy trình quản ly đữ liệu để xuất -sssscsc 45 Quy trình quản lý hệ thống để xuất - 5 111 11E12111111521111 21212111 46

Mô tả quy trình để xuất -. s32 E1212121111111111 12222 HH gu 46

Sơ d6 phân rã chức năng 2+ s21 SEE5215111111721111 11521 te trrreerrre 46

Trang Dashboard - L0 220111122111 11 152111111111 1111551111111 501 1 E11 kg ket 47 Báo cao Estimated Quota by HospIfalL - cece cece 1152212 111128 11x ớg 54

Ưu và nhược điểm của quy trình quan ly hệ thống dé xuắt 55s 59 ĐÁNH GIÁ QUY TRINH DE XUẤTT -.- 21 1 1 121211115151511551115x xe 60

Mô tả mẫu nghiên CUU ccc ccccccccceceecsesesesesescececeveveeseevevsvscevecevevesesvevsveveveseees 62

Thu thập dữ liệu ccc cece cc cece 11111211111 15111 1111501111111 k1 n1 k kh khe 62

Tiến hành đánh giá -.- - ST 2 E1 12E2515121512111111111 127212 HH tt gu 63 Tiêu chuẩn đánh giá - - s S211 1212511121111 122 tt HH tt ng 63 Thống kê m6 tả - 1S TS E11 1E51511121212111121111 1211 2H E HH tt rung 66 Kết quả đánh gia cceccccccccccsccececsvsvsssececsesusesevevsvsvsecevsvsvsusevevsvstsesevevevsnssevevevsnees 66 Thống kê hiểu rõ su am tường của người khảo sát về dự an cece: 66 Thống kê được cung cấp day đủ thông tin về quy trình cải tiến 67 Thống kê về sự quan tâm đến hiệu quả quy trình cải tiến - 2 sszzz z2 67 Thống kê về sự anh hưởng của việc cải tiến quy trình đối với công việc 68 Thống kê về quy trình dé xuất tao sự tin cậy cho dif liệu oo eeceeeeeeeeees 68 Thống kê về quy trình dé xuất giúp quản lý dữ liệu dé dàng 5s: 69 Thống kê về quy trình dé xuất giúp giảm thao tác trong công việc 69 Thống kê về sự hai lòng với quy trình quan ly dữ liệu dé xuắt 70 Thống kê về hệ thống mới hữu dụng hơn hệ thống cf eee 70 Thống kê về những chức năng mới có giao diện dep và thân thién 71 Thống kê về những chức năng mới mang lại nhiều thông tin hữu ich 71 Thống kê về những chức năng mới giúp giảm bớt khối lượng công việc 72 Thống kê về sự hài lòng và mong muốn thực hiện dé xuất cải tiến hệ thống 72

Ý kiến đóng góp của những người được khảo sát cho quy trình cải tiến 73 Ứng dụng quy trình dé xuất - 2 5 EE15151115111111 1272111 rrreeerrei 73 KẾT LUẬN 25-25: 22222212221221221211211221212121121121212212 re 74 Kết quả đạt được và ý nghĩa 2 St 1 E111 11 12212 2H HH HH ra tre 74

Đóng góp của luận văn - L1 2111122021111 152211 1111811111155 1 1115101111111 k kh kei 74 Hướng mở rộng của luận văn 2 1 2220111212111 111501111 111811 1111581111112 xk 75

DANH MỤC HÌNH ANH

Hình 1.1 Cấu trúc phân rã chức năng của công ty DKSH 2 1 SE SE1E12EEE2E111212E E1 tt re 13

Hình 2.1 Các ký hiệu của mô hình xử lý DEÌD c1 1122121211 1321 112111121111 11 151115111 yx nghe 16 Hình 3.1 Quy trình quản lý dữ liệu hiện tạI 2c 22222211 2212111 1135111115221 1 111881111182 xe: 22

Hình 3.2 Sơ dé chức năng chéo quy trình quản lý dữ liệu hiện tạ1 - 25 252252 c<ssxs2 24 Hình 3.3 Quy trình quản lý hệ thống hiện tại - 1S S1 11211111 11721111 1022 1E tru du 26

Hình 3.4 Trang Dashboard hiện tạI - - 2c 2 222111122111 111521 1111181 1111551111111 1 111 TH 11k ket 27 Hình 3.5 Khung loc đữ liệu ccc 2222211111121 111112111 1115021 1111101111115 11 111 TH 1k k ng k KH kệt 28 Hình 3.6 Click on “Pick up Formula” - - 1 2122111132111 11 112211111181 1111551111115 501 11 111k kh ket 28 Hình 3.7 Report Tender ReSuÏfS - c2 22221122211 11321 1115511115511 11521 1111211111 11110111111 kh vết 29 Hình 3.8 Màn hình Grid VI€W 2 02201102201 11121 1115211115011 1 1101111111111 KH KH KH kg vết 30 Hình 3.9 Template báo cáo Tender ResuÏfS - .- 2c 1 221 12221111221 1112211118211 1122111 1511115511112 xet 30 Hình 3.10 Report Tender Inviting QuOofa - 2 12220 112221111221 1115211112211 11121 1115111151111 kg vệt 31 Hình 3.11 Template của báo cáo Tender Inviting QuOofa - c1 2221111221111 21111221112 re 32 Hình 3.12 Màn hình S€FS L2 E2222112221112321 1115211115811 11221 1111211111211 11 1111111 k KH vết 32

Hình 4.1 Sơ đồ phân rã chức năng của quy trình quản lý dit liệu dé xuất - sec 36 Hình 4.2 Sơ đồ chức năng chéo của quy trình nhập liệu dé xuất 2 2©s2S2ESEEE2E2EcEEEEtxcxee 37 Hình 4.3 Sơ đồ chức năng chéo của quy trình chuẩn hóa dữ liệu dé xuất 5c sec 38 Hình 4.4 Ma trận thực thé chức năng của quy trình dé xuất - +: SE E12E2EcEEEE1212E E1 teen 40 Hình 4.5 DFD mức ngữ cảnh của quy trình quản lý dit liệu dé xuất 5+ set 41 Hình 4.6 DFD mức 0 của quy trình quản ly dit liệu để xuất - 15s 1t 122182111 1221 tree 42 Hình 4.7 DFD mức 1 của quy trình nhập liệu để xuất TnH TT n TH HH HH He Hy 43 Hình 4.8 DFD mức 1 của quy trình chuẩn hóa dit liệu để xuất - - 2 1 SE E111 121121 te 44 Hình 4.9 DFD mức 2 của quy trình kiểm tra dữ liệu đề xuất - 1-5 1t E221 121121 te 45 Hình 4.10 Quy trình hệ thống dé xuất - Sơ đô phân rã chức năng -2 SE SE2 12125 E2 cxee 47

Hình 4.11 Giao diện Dashboard 000i ccceececccccccccceeceecececececueeeececceececutevececeseecusteveeeeeseeersanes 48

Hình 4.12 Diễn giải giao diện trang Dashboard 2+ c2 21212111212111 1212 1E HH HH tui 49

Hình 4.13 Giao diện báo cáo Overall Submission of Client vs Market - 2c Scccscssssse: 50

Hình 4.14 Diễn giải giao diện báo cáo Overall Submission of Client vs Market 51

Hình 4.15 Giao diện báo cáo Winning Quota by REGION ccc ccc ce ccecceeeceseeeeeenaeeeenaes 52 Hình 4.16 Diễn giải giao diện báo cáo Winning Quota by Region .c.ccccccceeseseeesseseseseseeeseseees 53 Hình 4.17 Giao diện báo cáo Winrate by Ñ€BIOII c2 22112212111 112211 1115211111181 1 1111 key 53 Hình 4.18 Diễn giải giao diện báo cáo Winrate by Region tt HH HH He 54 Hình 4.19 Giao diện báo cáo Estimated Quota by Hospttal - - ccc 2211122222111 11EESzxk2 57 Hình 4.20 Diễn giải báo cáo Estimated Quota by Hospital : - 2s 111x121 11 ng 58 Hình 4.21 Template Export của báo cáo Estimated Quota by Hospital - ¿+ ++-<xc+<ss: 59 Hình 5.1 Thống kê tỉ lệ câu hỏi tra lời sau khi thực hiện khảo sát 52 2c E22 66 Hình 5.2 Thống kê hiểu rõ sự am tường của người khảo sát về dự Ate ccccccccseeeeeeeeeseeteeeeeeee 66 Hình 5.3 Thống kê được cung cấp day đủ thông tin về dé xuất cải tiễn quy trình dự án 67

Hình 5.4 Thông kê về sự quan tâm đên hiệu quả của quy trình cải tiễn - 67

Hinh 5.5 Thông kê vệ sự ảnh hướng của việc quy trình đối với công việc hằng ngày 68

Hinh 5.6 Thong ké về quy trình dé xuất tao sự tin cậy: về sự chuẩn xác của dữ liệu 68

Hình 5.7 Thống kê về quy trình quan lý dữ liệu dé xuất giúp việc quan lý dữ liệu rõ ràng hơn 69

Hình 5.8 Thống kê về quy trình dé xuất làm giảm thời gian thao tác trong công việc 69

Hình 5.9 Thống kê về sự hai lòng với quy trình dé xuất và muốn thực hiện quy trình mdi 70

Hình 5.10 Thông kê về hệ thống mới có thêm những tính năng hữu dụng hơn hệ thông cũ 70

Hình 5.11 Thông kê về những chức năng mới của hệ thống có giao diện thân thiện và bắt mat 71

Hình 5.12 Thong kê về những chức năng mới mang lại nhiêu thông tin hữu ích 71

Hình 5.13 Thông kê vệ những chức năng mới giúp giảm bớt khối lượng công việc 72

Hình 5.14 Thống kê về sự hài lòng và mong muốn thực hiện dé xuất cải tiến hệ thống 72

DANH MỤC CÁC TỪ VIET TAT, TÊN RIENG

Từ viết tắt / tên riêng Giải thích

DKSH Tên một tập doan toàn cầu, chuyên về phát triển và mở

rộng thị trường với định hướng tập trung tại châu Á

Tender Data Insight Tên một dự án về Quản lý dữ liệu thầu, đang được phát

triển bởi DKSH Việt Nam, là dự án mà dé tài dang décập xây dựng mô hình cải tiễn

YTD Year To Date Là khoảng thời gian tính từ đầu năm tới

thời điểm hiện tạiDashboard Trang gôm các báo cáo tổng hợp về dự án dựa trên dữ

liệu của khách hang, giúp khách hàng có cái nhìn tongquan nhất về dự án

MoH Ministry of Health Bộ Y tế

SoH Service of Health Sở Y tế

PIC/s-GMP Các chuẩn trong lĩnh vực Thực hành Tốt Sản xuất ThuốcEU-GMP được áp dụng trên toản thế giới Hiện nay đã có hơn 46

quốc gia chủ yếu thuộc châu Âu và châu Mỹ tuân thủtheo chuẩn này

ICH The International Conference on Harmonisation - Hội

nghị quôc tê vê hai hoa sử dung dược phâm trên con người

CHUONG 1: GIỚI THIEU1.1 Giới thiệu đề tài

Trong thời buổi kinh tế tri thức với sự phát triển từng ngày của công nghệ thôngtin, dit liệu trở thành nguồn tài sản cực kì có giá trị và được coi trọng hon bao giờ hết.Rất nhiều tổ chức, dự án đã ra đời nhằm mục tiêu thu thập những dữ liệu rời rạc tưởngchừng không quan trọng ây, để khi số lượng dữ liệu đạt được ngưỡng nhất định, lượng

dữ liệu này trở nên vô cùng có giá tri, và được bán với giá không hé rẻ.

Và DKSH Việt Nam, nơi tác giả đang công tác, đã và đang phát triển một dự ánnhư vay: “7ender Data Insight” — dự an về quản lý dữ liệu thâu

DKSH là một tập đoàn toàn cầu được thành lập tại Thụy SY, đến nay đã có mặt tại

36 quốc gia trên thế giới Chuyên về phát triển và mở rộng thị trường định hướng tậptrung ở châu A, DKSH giúp các công ty thâm nhập và mở rộng kinh doanh ở nhữngthị trường mới Cau trúc phân ngành của DKSH được chia làm 4 ngành hàng chính

là Consumer Goods (Hàng tiêu dung), Healthcare (Cham sóc sức khỏe), Performance

Materials (Vật tư hóa chất) và Technology (Kĩ thuật

DKSH thực hiện tất cả các công việc của một doanh nghiệp mở rộng thị trường,

từ Marketing, Ban hàng (Sales), Phân phối (Distribution), Hậu mãi (Logistics) cũngnhư Quản lý chuỗi cung ứng (Supply Chain), đáp ứng dich vụ linh động tùy theo nhucầu của từng khách hàng

Tại Việt Nam, Chăm sóc sức khỏe là ngành hàng chiếm doanh thu cao nhất (đónggóp khoảng 70% doanh số của DKSH Việt Nam) Trong các nhóm khách hàng của

ngành Chăm soc sức khỏe, kênh Bệnh viện (Hospital) đóng góp doanh thu 40% toàn

ngành, là kênh có đóng góp cao nhất trong ngành hàng Kênh Bénh viện có ba bộphận chủ đạo: bộ phận Ban hang (Sales), bộ phận Hỗ trợ bán hàng (Sales Support)

và bộ phận Thdu (Tender) Cau trúc phân rã chức năng cu thé như hình 1.1 sau:

=EIIN SỐ ST Kỹ thuật Hóa chất vật tưkhỏe

| | |

Nhà thuốc Bệnh viện Công ty dược “gan OTIỆP

Bộ phận bán

ma Bộ phận thầu

Hình 1.1 Cau trúc phân rã chức năng của công ty DKSH

Bộ phận phát triển dự án Tender Data Insight là bộ phan Hỗ trợ ban hang, vỚiI sự

hỗ trợ của Bộ phận bán hàng và bộ phận IT (Information Technology — đây là bộ

phận hỗ trợ chung cho toàn DKSH)

Kênh Bénh viện là kênh có phương thức mua bán phức tạp nhất trong ngành vì hầuhết việc mua bán của các bệnh viện đều thông qua đấu thầu, theo quy định của Bộ Y

tế Dữ liệu đấu thầu của từng bệnh viện, từng Sở Y tế tuy rằng không phải là tài liệu

bí mật, nhưng đang được lưu trữ rời rạc trong từng bệnh viện trên khắp cả nước

Dữ liệu đấu thầu của các bệnh viện bao gồm các thông tin như bệnh viện A trongnăm 2014 đã chào những gói thầu nao, với những hoạt chất thuốc gì, số lượng baonhiêu, cũng như kết quả sau đấu thầu gồm giá, số lượng thăng thầu cũng như thôngtin của công ty đã thăng gói thầu đó Những thông tin này rất có ích cho các công

ty dược, giúp họ có được cái nhìn tổng quan về tình hình đấu thầu của những bệnhviện, những hoạt chất thuốc mà họ quan tâm, dé lên kế hoạch dự trù sản xuất thuốc,hay chuẩn bị cho những dot dau thầu sắp tới có tỉ lệ thang thầu cao hơn

Các dữ liệu này hiện đang nam rai rác tại tất cả các bệnh viện trên cả nước, lạiđược mỗi bệnh viện ghi chép theo từng chuẩn riêng biệt và không có sự thông nhấtvới nhau Hơn nữa, thông tin thầu tuy không phải là thông tin bí mật, nhưng các bệnhviện chỉ công bồ thông tin này sau từ 2-6 tháng sau khi có kết quả thầu, điều nay anhhưởng tới tính cập nhật của việc thu thập dữ liệu Ngoài ra, một số bệnh viện đặc thùnhư thuộc bộ Công an, Quân sự không công bồ kết quả thầu Vi vậy, việc thu thập

dữ liệu thầu rải rác trên toàn Việt Nam một cách nhanh nhất để đảm bảo độ mới của

dữ liệu dường như rất không khả quan Mặc dù vậy, với lợi thế về đội ngũ nhân viênthuộc Bộ phận bán hàng trên khắp cả nước đã có mối quan hệ va thường xuyên luitới các bệnh viện, việc thu thập thầu từ bệnh viện đảm bảo những yếu tô trên đượcthực hiện một cách dễ dàng hơn Với tầm nhìn về giá trị mà những dữ liệu này manglai, DKSH đã xây dựng dự án “Tender Data Insight” nhằm thu thập các hồ sơ mờithầu cũng như kết quả trúng thầu của các bệnh viện, sau đó chuẩn hóa để tạo nên các

thông tin hữu ích cho khách hàng.

Khởi động từ giữa năm 2014, dự án đã lên kế hoạch tiến tới việc hình thành quytrình chuẩn hóa và ý tưởng xây dựng hệ thống thông tin để lưu trữ cũng như giới thiệu

về dự án cho các khách hang Cho tới hiện nay, quy trình chuẩn hóa dữ liệu dang ởbước đầu hình thành nhưng chưa phủ hợp với tình hình thực tế; và hệ thống thông tin

— cụ thé là website của dự án, dù đã bắt đầu được đưa vào sử dụng nhưng vẫn cònchưa phong phú về nội dung, dẫn đến một số khách hàng phản hồi rằng không thực

sự thấy website mang nhiều lợi ích cho họ Dé cải tiễn lại quy trình cũng như sự hữuích của hệ thông thông tin dự án, tôi chọn dé tài “Cải tiến quy trình hệ thống thôngtin quản lý dữ liệu thầu tại công ty DKSH Việt Nam” làm đề tài luận văn của mình.1.2 Mục tiêu đề tài

Dựa vào những van dé dự án dang gặp phải, dé tài nhằm mục tiêu đưa ra những déxuất nham cải tiến quy trình quản lý dữ liệu thầu cũng như hệ thống thông tin cho dự

an “Tender Data Insight” tại công ty DKSH Việt Nam.

1.3 Nội dung đề tài

Với mục tiêu đã nêu ở trên cũng như dựa vào nhu câu hiện tại của dự án, các nội

dung đề tài cần phải đạt được là:

- Tim hiểu thực trạng quy trình và hệ thống hiện tại của dự án.

- Dé xuất cải tiễn quy trình quản lý dữ liệu

- Dé xuất cải tiễn hệ thong thông tin cho dự án

- Banh giá những đề xuất cải tiễn

1.4 Giới hạn đề tài

Dé tài đưa ra những dé xuất nhằm cải tiễn quy trình quản lý dữ liệu thầu của các

bệnh viện trên toàn Việt Nam phục vụ cho dự án “Tender Data Insiehf”, do kênh Bệnh viện của ngành hàng Chăm sóc sức khỏe, do công ty DKSH Việt Nam xây dựng

và phát triển

1.5 Cau trúc luận văn

Luận văn nay được chia thành 6 chương, được xây dựng với cau trúc như sau:

- _ Chương 1: Giới thiệu Chương nay sẽ trình bày về hoàn cảnh, mục tiêu nộidung và giới hạn của đề tài

- - Chương 2: Cơ sở lý thuyết và các khái niệm liên quan Chương nay sẽ nêulên cơ sở lý thuyết của đề tài cùng các khái niệm chuyên ngành có liên quanđến luận văn

- - Chương 3: Hiện trạng hệ thống Chương nay sẽ mô tả quy trình hệ thống

hiện tại của dự án.

- Chuong 4: Quy trình cải tiến dé xuất Chương này sẽ mô tả quy trình cảitiễn đề xuất, ưu nhược điểm so với quy trình hiện tại

- - Chương 5: Đánh giá quy trình Chương nay sẽ nêu phương pháp đánh giá

quy trình cải tiến đề xuất cũng như kết quả của việc đánh giá

- Chương 6: Kết luận Chương này sẽ mô tả kết quả mà luận văn đạt được,

đóng góp của luận văn cũng như các hướng mo rộng của dé tai.

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYET VA CÁC KHÁI NIỆM

LIÊN QUAN

2.1 Data Flow Diagram

Đề tài sử dụng phương pháp xây dựng quy trình là mô hình luồng dữ liệu - Data

Flow Diagram (DFD).

DED là phương pháp chính dùng cho việc phân tích hệ thống hướng cấu trúc DFDchú trọng logic năm trong hệ thống, giúp cho nhà phân tích có thể thể hiện sự dichuyển của dòng dữ liệu xuyên suốt trong tất cả các phòng ban của tổ chức cũng nhưmôi trường ngoài (những thực thể có liên quan đến hoạt động của tô chức) Chính vìvay, tac giả quyết định chon mô hình luồng dit liệu DFD để biểu diễn quy trình trong

tổ chức

2.1.1 Các khái niệm trong DFD

Các ký hiệu của mô hình xử lý DFD được thé hiện ở hình 2.1 như sau:

VỊ DỤ

6 1.0 |

Process (Cap nhạt thong

| tin sinh viên | Yourdon Gane and Sarson

Data flow —————r ———Thỗng tin sinh viên——>

| b1 Danh sách

Data store =——— a

Yourdon Gane and Sarson

External Entity | Ì Sinh viên

Hình 2.1 Các ký hiệu của mô hình xứ lý DFD Trong đó:

- Dong đữ liệu (Data Flow):

o Biểu diễn dữ liệu về con người, nơi chốn hay sự vật di chuyển trong

hệ thống

o Hướng mii tên chỉ hướng đi dữ liệu.

o Một dòng dữ liệu phải bắt đầu hay kết thúc ở một process, kho dữ

liệu hay tác nhan ngoài.

o Mỗi dòng dữ liệu phải có một tên duy nhất bằng danh từ thé hiệnphân tử dữ liệu hay cấu trúc dữ liệu.

- Kho dữ liệu (Data Stores):

o Là một kho chứa dữ liệu, thường được thể hiện ở dạng tập tin (file)

or cơ sở dir liệu (database).

o Kho dữ liệu là “dữ liệu tĩnh” so với dòng dữ liệu là “dữ liệu động”.

o Là một trong các dang sau: con người, nơi chốn, các đối tượng su

kiện.

o Kho dữ liệu mô tả trong DFD lưu tất cả các thể hiện của các thực thể

dt liệu được mô tả trong Entity Relationship Diagram (ERD).

o Dòng dữ liệu hướng về kho dữ liệu dùng dé diễn tả hoạt động thêm,xóa, sửa dữ liệu Dòng dữ liệu rời kho dữ liệu diễn tả hoạt động đọc

đữ liệu trong kho.

- - Tiến trình (Process): Thể hiện toàn bộ hệ thống, hoặc chỉ 1 hệ thống con,

hoặc 1 công việc / hoạt động nào đó.

- Cac tác nhân ngoài hệ thống (Source / Sink / Agent):

o Là Ï người, đơn vi tô chức, hoặc tổ chức khác năm ngoài tầm vựccủa dự án, nhưng tương tác với hệ thống đang được nghiên cứu

o Các tác nhân bên ngoài định nghĩa “biên” hoặc tầm vực của 1 hệthống đang được mô hình hóa

o Khi biên thay đối, các tác nhân bên ngoài có thé trở thành các quá

trình, và ngược lại.

- Cac cấp của sơ đồ DFD:

o DED diễn tả hệ thống từ tổng quát đến chỉ tiết

o Sơ dé ở mức chỉ tiết được phân rã từ mức tong quát hơn: DFD mức

o Phải chuyến tiến trình chỉ có một dòng dữ liệu đi vào thành tác nhân

nhận dữ liệu.

o Dùng động từ dé đặt tên cho tiến trình

- Kho dữ liệu (Data Store):

o_ Dòng dữ liệu không thể là cầu nối giữa hai kho dữ liệu

o_ Dòng dữ liệu không thể là cầu nối giữa tác nhân và kho dữ liệu

o Dùng danh từ dé đặt tên cho kho dữ liệu

- Cac tác nhân ngoài hệ thống (Source / Sink / Agent):

o Dòng dữ liệu không thé là cầu nối giữa hai tác nhân

o Dùng danh từ dé đặt tên cho tác nhân

- Dong dữ liệu (Data Flow):

o Dòng dir liệu vào kho dữ liệu mang ý nghĩa cập nhật (thêm, sửa, xóa).

o Dòng dir liệu ra khỏi kho dữ liệu mang ý nghĩa tham khảo.

o Dùng danh từ để đặt tên cho dong dữ liệu

- Cac quy tac khi vẽ:

o_ Một tiến trình phải luôn cho dữ liệu vào và ra

o Không cần có một luồng dữ liệu (mà không có sự biến đối) liên kết vớitiễn trình, vì hoạt động này không có giá trị

o_ Các quá trình cha và quá trình con tương ứng của nó phải có các luồng

dữ liệu vào và ra giống nhau (các quá trình con có thể có những luồng

dữ liệu của riêng nó).

o Các luồng dữ liệu không thé tự phân tách

o Một gói dữ liệu có thể gồm nhiều phan tử dữ liệu được truyền đi đồng

thời tới cùng một đích.

o Không sử dung mũi tên hai chiều vì luồng vào (cập nhật) và luồng ra

(trích thông tin) của một kho dữ liệu mang nội dung thông tin khác nhau.

2.2 Các khái niệm liên quan

Một số khái niệm chuyên ngành về dược và quản lý đấu thầu tại Việt Nam có sử

dụng trong luận văn:

Công ty được là các công ty sản xuất thuốc hoặc vật tư y tế.

Thau trong phạm vi dé tài, “thầu” nói về thầu của thuốc / vật tư y tế Khi một bệnhviện muốn mua một loại thuốc nào đó, bệnh viện sẽ ĐỌI thầu về hoạt chất của thuốcđó; và những công ty dược nảo có loại thuốc tương ứng với hoạt chất thuốc được gọithầu sẽ nộp thầu vào bệnh viện Sau khi có kết quả thầu, bệnh viện sẽ thông báo chocác công ty dược về việc thuốc của họ có thắng thâu hay không

Khi gọi thầu, bệnh viện sẽ gọi số lượng mời thầu (Inviting Quota) là sé lượng thuốc

ma bệnh viện muốn mua Khi có công ty trúng thâu với số lượng nao đó, số lượngnày sẽ gọi là số lượng trúng thầu (Winning Quota) với mức giá thắng thầu cụ thé

(Winning Price).

Mỗi thầu đều có ngày hiệu lực thầu (Validation of tender) Ví dụ bệnh viện có thầumua thuốc A tại công ty dược B với số lượng X, giá Y, có hiệu lực từ tháng 9/2014đến tháng 8/2015 Thì có nghĩa là bệnh viện này sẽ được mua thuốc A trong số lượng

X với giá Y trong thời gian hiệu lực của thầu: 9/2014 đến tháng 8/2015 Bắt đầu từtháng 9/2015, bệnh viện sẽ không được mua thuốc A với giá cũ nữa mà phải gọi thầu

mỚI.

Hoạt chất thuốc (Molecule) là các thành phần hóa học cau thành nên một viênthuốc Công thức thuốc (Formula) là các molecule có thêm nông độ, hàm lượng củamỗi thành phân hóa học ấy

Ví dụ: Thuốc Progaf 0.5 mg TAB do công ty Astellas sản xuất có hoạt chất thuốc(thành phan chính của thuốc) là TACROLIMUS Tuy nhiên, công thức thuốc cụ thécủa viên thuốc Prograf 0.5mg là TACROLIMUS 0.5 MG TAB, nghĩa làTACROLIMUS với nông độ 0.5mg với dạng dùng là Tab (viên)

Nhóm thuốc (MoH Group) là phần loại thuộc dựa trên tiêu chuân về bang sáng chê

và nhà sản xuât của thuôc đó Có các nhóm thuôc sau: Branded, Generic 1, Generic

2, Generic 3, Generic 4, Generic 2.

MoH Group Definition

Branded Thuốc biệt duoc gốc La thuốc được phát minh dau tiên và được

câp phép lưu hành trên toàn thê giới

Generic 1 Generic là thuốc phiên bản của thuốc biệt dược (thuốc tương

đương bào chế với thuốc biệt dược) Generic 1 là nhóm thuốcgeneric có nhà máy sản xuất đạt chuẩn PIC/s-GMP hoặc EU-GMP và là một trong những nước tham gia tô chức ICH

Generic 2 Generic 2 là nhóm thuốc generic có nhà máy sản xuất đạt chuẩn

PIC/s-GMP hoặc EU-GMP nhưng không phải là một trong những nước tham gia tô chức ICH

Generic 3 Thuôc generic được sản xuât tại Việt Nam

Generic 4 Thuốc tương đương sinh học Là thuốc generic được chứng

minh tương đương sinh học với thuốc biệt được gốc cũng cónghĩa là đạt độ an toàn và hiêu quả điều trị giống như thuốc biệtdược vốn đã được thế giới công nhận

Generic 5 Là nhóm thuốc generic không thuộc 4 nhóm trên

Tên don vị mời thâu (Procuring Entity) là đơn vị đứng ra tô chức thầu, thường làcác bệnh viện Tuy nhiên, những bệnh viện thuộc Sở Y tế sẽ không thể trực tiếp mờithầu mà phải mời qua Sở Y tế, lúc đó, Sở Y tế trở thành đơn vị mời thầu

Vùng địa ly (Region) là các vùng của lãnh thổ Việt Nam được chia theo chuẩn củacông ty DKSH Có 7 vùng: NORTH (Bắc Bộ), HANOI (Hà Nội), CENTER (Trung

Bộ), HIGHLAND (Cao nguyên), MEKNGD (vùng Mê Kông), SOUTH (Nam Bộ) và

HCMCT (TP Hồ Chí Minh)

CHƯƠNG 3: HIỆN TRẠNG DỰ ÁN

Quy trình quản lý dữ liệu

3.1.1 Mô ta quy trình

Quy trình hiện tai của dự án được thé hiện qua hình 3.1 sau:

nhap/ Checking data

Nhập dt liệu thành công./

missing records Manually inputting all the

Sơ đồ / Flow Chart

Thu thập các bộ hồ sơ mời thầu và các kết quả thầu

1 /Collecting tender inviting dossiers and Tender results

b4 ; ; , A À

N Scan để chuyển toàn Sử dụng phân mêm

0 bộ thành tập tin loại ABBYY Fine Reader đề

to turn them into excel / Using software

2 image file ABBYY Fine Reader (*) to

translate into excel file

Chuẩn hóa tất các di liệu trong file mềm dựa trên

tập tin Master Data được tạo ra cho dự án này /

Standardizing the records in the soft file based on

the Master Data file created only for this project.

Tu động nhập tat cả các dé liệu đã được chuẩn hóa

vào trong tập tin Master Data đê tạo ra một tập tin

mới với định dạng chung / Automatically

populating all the standardized records into the

Master Data file in order to create new data files

with unified format.

Nhập những dong con thiéu

3 Kiểm tra dữ liệu đã băng cách thủ công /

Populating successfully

Kiểm tra lại 100% dữ

liệu đã nhap./ Check 100% inputted data

Chỉnh sửa tat cả các lỗi tim thay Fixing all found mistakes

A

-2 1

-Chỉnh sửa tat cả các lỗi tìm thay

Kiểm tra chéo dữ liệu/ Fixing all found mistakes

Cross-checking data

4.

Kiểm tra thành công <

Checking successfully

5 Nhap tat ca đữ liệu vào các mẫu Template

chuyên dùng cho việc tải lên trang mạng.

Populating all data into templates used for

uploading to the website.

Tải tat ca đữ liệu lên trang web cúa Tender

Data Insight

Upload data to the website of Tender Data

Insight

Y

Bộ phận IT thực hiện bước kiểm tra về mặt

kỹ thuật để đảm bảo dữ liệu được tải lên một

cách chính xác.

IT performs technical checking to ensure

that data is uploaded correctly 5

Hình 3.1 Quy trình quan lý dit liệu hiện tại Quy trình hiện tại được thực hiện như sau:

Thu thập các bộ hồ sơ mời thầu và kết quả trúng thầu từ các bệnh viện Phươngpháp thu thập có thé được lấy trực tiếp từ bệnh viện Việc thu thập hồ sơ thầu từ bệnhviện sẽ do Bộ phận bán hang đảm nhiệm, sau đó chuyển qua Bộ phận xử lý dữ liệu.Sau đó, tất cả dữ liệu được thu thập về sẽ được đưa lên Excel Các bộ hỗ sơ thuthập về có thể ở các dạng khác nhau và được xử lý như sau:

- _ Giấy: dữ liệu trên giấy được scan dé trở thành tập tin dạng hình ảnh, sau đódùng phần mém dé chuyến tập tin về dạng Excel

- File pdf: dữ liệu trên file pdf sẽ được dùng phần mềm dé chuyền về dang

Excel.

- Excel: không cần làm gì cả

Dũ liệu có được một cách rời rạc từ các bệnh viện nên không có sự thống nhất,gây khó khăn cho việc tổng hợp cũng như báo cáo sau nảy Vì vậy, dữ liệu đã đượcnhập vào file mềm dạng Excel sẽ được chuẩn hóa lại để việc phân tích trở nên dễ

dàng hơn.

Mỗi lần có dữ liệu thô từ bệnh viện, sau khi đã trải qua các bước để có dữ liệu ởfile Excel, tất cả các giá trị của các trường dữ liệu đều được so sánh với gia tri chuantrong tập tin Master dé đưa về trang thái chuẩn cua đữ liệu; đồng thời, nếu có giá trịmới chưa từng tôn tại trong tập tin Master thì cũng cập nhật thêm vào dé phục vụnhững lần chuẩn hóa dữ liệu sau này

Trong lúc chuẩn hóa dữ liệu, tập tin Master sẽ được cập nhật, đây là tập tin chứathông tin cần được chuẩn hóa (giá trị trước chuẩn hóa và giá trị sau chuẩn hóa) Nhữngtập tin này được lưu trữ và cập nhật liên tục để đảm bảo sự thống nhất, và để thao tác

của những lân chuân hóa sau nhanh chóng và chính xác hơn.

Sau đó tiễn hành kiểm tra độ chính xác của file gốc và file Excel đang có, dé chắcchăn những dữ liệu nhập vào là chính xác Việc kiểm tra này được thực hiện ít nhất

hai bước dé đảm bảo sự tin cay.

- Bước 1: tự kiêm tra va sửa lại tat cả các thông tin sai tim thay được

- - Bước 2: kiêm tra chéo với đông nghiệp và sửa lại tat cả các thông tin sai

tim thay được

Sau 2 bước kiểm tra này, dữ liệu đã sẵn sàng dé sử dụng và hiển thị trên web theoyêu cầu khách hang

3.1.2 Sơ đồ chức năng chéo của quy trình

Sơ đồ chức năng chéo của quy trình được thé hiện như hình 3.2 dưới đây:

Bộ phận bán hàng Admin 1 Admin 2 Bộ phận IT Bộ phận chăm sóc

đạng Excel

"

“ Chuan hóa dữ liệu dựa vào file Master Data Master

Dữ liệu thầu đã Update những

được chuấn hóa >| dữ liệu mới vào

Chỉnh sửa lần 2 những đữ liệu sai sót

Update dữ liệu vào các Template

Dữ liệu thầu đã được chuẩn hóa

Tạo / cập nhật thông tỉn củaYêu cầu về

|

for websites Templates

Hình 3.2 Sơ đồ chức năng chéo quy trình quan lý dữ liệu hiện tai

Bộ phận Hỗ trợ bán hàng sau khi nhận được dữ liệu thầu từ bệnh viện do Bộ phận

Bán hàng cung câp, việc chuân hóa dữ liệu sẽ được chia làm 2 bước do các bộ phận khác nhau đảm nhận.

Admin 1 sẽ có nhiệm vụ chuẩn hóa đữ liệu đã được chuyển sang dạng Excel dựavào file Master, đồng thời thêm vào file Master những dữ liệu mới để đảm bảo file

Master luôn được cập nhật.

Sau khi đã được chuẩn hóa dựa vào file Master, Admin 1 sẽ tự kiểm tra những dữliệu đang phụ trách so với bản sốc, sau đó đưa cho Admin 2 kiểm tra chéo lại một lần

- Bước 2: kiểm tra chéo với đồng nghiệp dé phát hiện sai sót, nếu sai thì kiểm

tra toàn bộ | lân nữa.

b Nhược điểm

Việc nhập liệu tuy chuân xác, tuy nhiên việc chuân hóa dữ liệu thì chưa được tôi

ưu đo:

- - Trong quy trình hiện tại, Master data duoc tạo ra khi việc nhập liệu chưa

được hoàn thành, điều này dẫn đến đữ liệu trong file Master bi sai Vì vậy,mỗi lần phát hiện lỗi sai, file Master lại phải cập nhật lại, gây tốn thời gian

cho người làm.

- Vi dữ liệu được thu thập từ các nguồn khác nhau nên không có sự thốngnhất trong cách ghi chép, vì vậy nhập dữ liệu đúng không có nghĩa là dữliệu đã được chuẩn hóa Trong quy trình hiện tại, Master data là tập tin duynhất chứa các thông tin được chuẩn hóa nhưng việc đối chiếu dữ liệu vớiMaster data chỉ được làm 1 lần duy nhất khi ma quá trình xử lý dữ liệu chưa

hoàn thành.

Vì vậy, với quy trình này, nhược điêm lớn nhât là chưa dam bao duoc sự chuân hóa dữ liệu là chính xác Điêu này cân phải được khăc phục sớm nhat có thê, vi sự

chính xác của dữ liệu luôn là đối tượng ưu tiên hàng đầu của dự án

3.2 Quy trình quản lý hệ thong

Sau khi đữ liệu đã được chuẩn hóa ở bước trên, nhóm quản lý dữ liệu sẽ đưa dữliệu vào hệ thông dé lưu trữ cũng như dé thé hiện cho khách hàng thông qua website.Website là đầu ra của hệ thông và dữ liệu, là công cụ để kết nói với khách hàng Dướiđây là mô tả cơ bản của quy trình hiện tại về tương tác giữa khách hàng và hệ thống

Hình 3.3 Quy trình quan lý hệ thong hiện tai

Hệ thống tương tác trung gian giữa bộ phận quản lý dữ liệu và khách hàng làwebsite Website hiện tại bao gồm 3 chức năng là Dashboard - trang giới thiệu, tuynhiên chưa được thực hiện, Report - các báo cáo với dữ liệu từ hệ thống, và Users -quan ly, phân quyên người dùng

3.2.1 Trang Dashboard

Trang Dashboard sẽ là Trang chủ của web, bất cứ người dùng nao vào websitecũng sẽ gặp trang Dashboard đầu tiên Trang này sẽ chứa một số thông tin, con sốhoặc báo cáo chung về dữ liệu mà người dùng được sử dụng trên website Hiện naythì Dashboard vẫn đang là một trang trống, chưa có ý tưởng thiết kế và hiện thực.Giao diện Dashboard trên thực tế (hình 3.4):

Tender Data Insight Tool Qe pksH

cáo là Tender Results va Tender Inviting Quota.

a Khung Loc dữ liệu (Filter Panel)

Dưới đây là pop-up “Pick up Formula” — pop-up quan trong nhất dé chạy báo cáo.Nếu ko có công thức thuốc nào được chọn, một dòng báo lỗi sẽ hiện thị báo cho ngườidùng cần phải chọn ít nhất một công thức thuốc như hình 3.5

Hình 3.5 Khung lọc dit liệu

Sau khi chọn một số công thức thuốc nhất định và click vào button “Select” ở phíadưới bên phải của pop-up “Formula Selection Dialog”, màn hình sẽ hiển thị như hình

3.6 dưới đây:

/ & Tender Data Insight Tool x \ 4, Công đồng chia sẻ nhạc x SJ

¢€ @ | Lì tools.dksh.com.vn/TenderA/Report/TenderResultReport

Tender Data Insight Tool ¬ fe Password

Formula Selection Dialog

Code Name Pick up Formula x |betahistinel x

J DK129153 TRIMEBUTINE MALEATE 24 MG SAC = Period LÍ DK124788 ERYTHROPOIETIN 1000 UI INJ

Area | DK110925 FLUNARIZINE 10 MG TAB

1 lí DK103731 BETAHISTINE 24 MG TAB

Procuring Entity 'Ý' DK117801 TRIMEBUTINE MALEATE 150 MG TAB

ivi MoH Group Ý' DK130615 ERYTHROPOIETIN 4000 1U 1N1

DK120813 ERYTHROPOIETIN (EPOETIN ALFA) 2000 IU INJ ATC lis

\¥! DK119352 TRIMEBUTINE MALEATE 200 MG TAB Sort By Y) DK124737 ERYTHROPOIETIN 2000 UI INJ

LÍ DK121066 ERYTHROPOIETIN (EPOETIN ALFA) 4000 IU 1N1 =

Re Page 1 of3 » "I|20 V View 1 - 20 of 52

Close

Hình 3.6 Click on “Pick up Formula”

(1) Button “Pick up Formula”: khi click vào button nay, pop-up “Formula

Selection Dialog” sẽ xuất hiện như hình 3.5

(2) Search: chức năng tìm kiếm dựa vào các từ khóa mà người dùng gõ vảo

b Báo cáo Tender Results

Đây là báo cáo về giá cao nhất và thấp nhất từ kết quả trúng thầu của từng côngthức thuốc, chia theo từng nhóm thầu, năm thầu và một số tiêu chí lọc như theo vùng,

theo bệnh viện Dưới đây là hình ảnh báo cáo về giá trúng thâu của các công thức

thuốc (Formula) được chọn, chia theo từng nhóm thuốc (các nhóm thuốc Branded,Generic được phân theo tiêu chuẩn của bộ Y tế) Màn hình của báo cáo được thiết kế

Tender Results Report

Tender Winning Prices 2015 in Nationwide

ma.

Group

@ Highest price m Lowest price

« Price: VND (+VAT) / smallest unit MOH Group Highest Price Lowest Price

Branded 54,919 14,700 Generic 1 54,919 14,700 Generic 2 38,679 27.348 Generic 3 35,000 30,000

© Powered by DKSH 2016

Generic 4 2.600 2.600

Hinh 3.7 Report Tender Results

Trong báo cáo này trên, 3 công thức thuốc được chọn là TAMSULOSIN 0.4 MGTAB, TACROLIMUS 1 MG TAB, TACROLIMUS 0.5 MG TAB Báo cáo hiển thịgiá thăng thầu cao nhất và thấp nhất của 3 công thức thuốc nay ứng với mỗi nhómthầu

(3) Button nay dùng dé chuyển dạng hién thi của báo cáo từ dạng biểu đồ (Chart)

sang dạng đữ liệu (Grid view).

Dang Grid view được hiển thị như hình 3.8 sau:

BV DK

BV DK

Highest Price Lowest Price

335,000

Region Highest Price Lowest Price

Province Highest Price Lowest Price

Brandname ManufactureName Constractor Winning Tender Pric Quantity Betaserc 24 Mg 5X10'S ABBOTT HEALTHCARE TRUNG VIET 5,960 10,000 QUANG NGAI Betaserc 24 Mg 5X10'SABBOTT HEALTHCARE CONG TY CP DUOC - T 5,962 30,000

QUANG NGAI Eprex 2000 CILAG AG CONG TY CP DUOC - T 269,999 5,000

5,960

G pksH

269,999

3,349 5,960

© Powered by DKSH 2015

Hinh 3.8 Man hinh Grid View (4) Tại man hình Grid view, người dùng sẽ có thêm mot lựa chọn xem dữ liệu nữa

là Export dữ liệu ở dạng file Excel Khi click button Export, một file Excel bao gồm

tât cả các dữ liệu của báo cáo hiện tại sẽ được tải về máy người dùng.

Template mẫu của một báo cáo Tender Results khi tải về file Excel như hình 3.9

Sau:

Winning

Formula Formula Product Manufac Manufac Unit Present = In- Emallest # VAT) Tend lue Contract MOH Customer Procuring Provi Regi Closing Valid To Tender

Code Name Name turer urers Measure ation details smare ender value/Vontactor Group Code Entity rovince Region Date (Estimated) Year

Nation unit) /smallest

unit

r DK117418 TACROLIN Hikimel CONG TY VIETNANTablet Box/5 Bli Hardcar 4,600 30,000 138,000,000 CONG TY CiGeneric | 121089764 SO YTETINDONGNAISOUTH 11/9/2015 10/9/2016 2015

r DK117418 TACROLIN Prograf 1 ASTELLASIRELAND Tablet Box/SBli:Capsule 26,000 54,919 1,427,894,000 VIMEDIME) Branded 121006292 BENH VIEN HANOI! HANOI 27/10/2015 23/12/2015 2015

r DK117417TACROLIN Graftac C SANDOZ INDIA = Tablet Box/5Bli Hardcar 3,000 29,348 88,044,000 CONGTY TIGeneric 121019777 BENH VIEN HANO! HANOI 31/3/2015 30/3/2016 2015

r DK117417 TACROLIN Prograf 0 ASTELLASIRELAND Tablet Box/SBli:Capsule 65,000 36,615 2,379,975,000CONG TY ClBranded 121019777 BENH VIENHANOL HANOI 31/3/2015 30/3/2016 2015

r DK117418 TACROLIN Hikimel CONG TY VIETNANTablet Box/5 Bli Hardcar 300 35,000 10,500,000 DAU TU PH, Generic 121032386 BENH VIEN HANO! HANOI 30/3/2015 29/3/2016 2015

r DK117418 TACROLIN Prograf 1 ASTELLASIRELAND Tablet Box/SBli:Capsule 45,000 54,919 2,471,355,000CONG TY ClBranded 121019777 BENH VIENHANOL HANOI 31/3/2015 30/3/2016 2015

r DK134062 LEUPRORE Lucrin PDTAKEDAIJAPAN Syringe Box/1Syr Injectio 10 8,110,500 81,105,000 CONG TY TI Branded 121005624 SO Y TEHA HANOI HANOI 3/9/2015 2/12/2015 2015

r DK134062 LEUPRORE Lucrin PDTAKEDAIJAPAN Syringe Box/1Syr Injectio 10 8,110,500 81,105,000 CONG TY TI Branded 121019777 BENH VIEN HANOI HANOI! 31/3/2015 30/3/2016 2015

Hinh 3.9 Template bao cao Tender Results

C Tender Inviting Dossiers

Đây là báo cáo về số lượng trúng thầu theo từng nhóm thâu của từng công thứcthuốc, chia theo nhóm thầu năm thầu và một số tiêu chí lọc khác như theo vùng hoặctheo bệnh viện Hình 3.10 thé hiện hình ảnh báo cáo về số lượng thuốc được mời thầu

của các công thức thuốc (formula) được chọn, chia theo từng nhóm thuốc (các nhómthuốc Branded, Generic được chia theo tiêu chuẩn chung của Bộ Y tế).

Tender Data Insight Tool

pksh

Tender Inviting Quota Report

Inviting Quota 2015 in Nationwide

@ Branded

@ Generic 1

@ Generic 3 Generic 4

@Generic 5

» Note: Inviting Quota By Smallest Unit Inviting Quota

50,868 63,000 20,900

© Powered by DKSH 2016

Hinh 3.10 Report Tender Inviting Quota

Trong báo cáo này trên, 3 công thức thuốc được chọn là TAMSULOSIN 0.4 MGTAB, TACROLIMUS 1 MG TAB, TACROLIMUS 0.5 MG TAB Báo cáo hiển thị

sô lượng chao thâu của 3 công thức thuôc nay ứng với môi nhóm thâu.

(4) Tương tự như báo cáo Tender Results, button này dùng dé chuyên dạng hiểnthị của báo cáo từ dạng biểu đồ (Chart) sang dạng dữ liệu (Grid view)

Ở dạng Grid view, người dùng có thêm lựa chọn Export dữ liệu sang dạng fileExcel Template mẫu của một báo cáo Tender Inviting Quota được tải về như hình

3.11:

Code Formula Name Unit Measure Inviting Quota MOHGroup Customer Code Procuring Entity Province Region Closing Date (Estimated) Year

DK120595 — BUPIVACAINE (HYDROCHLORIDE) 5 MG /ML4 \ Ampoule/VIAL 300 Generic 121074498 SOYTEBACGIANG BACGIANG NORTH 16/08/2015 28/12/2016 2016 DK127287 NOR EPINEPHRINE (NOR ADRENALINE) 1 MG /| Ampoule 3,520 Generic 1 121074498 SOYTEBACGIANG BACGIANG NORTH 16/08/2015 28/12/2016 2016

DK127287 NOR EPINEPHRINE (NOR ADRENALINE) 1 MG /| Ampoule 1,700 Generic 3 "121074498 SOYTEBACGIANG BACGIANG NORTH 16/08/2015 28/12/2016 2016

DK126728 — EPHEDRINE (HYDROCHLORIDE) 30 MG /MLINJ Ampoule 11,100 Generic 1 121074498 SOYTEBACGIANG BACGIANG NORTH 16/08/2015 28/12/2016 2016

DK120595 — BUPIVACAINE (HYDROCHLORIDE) 5 MG /ML 4h Ampoule 14,120 Generic 1 “121074498 SOYTEBACGIANG BACGIANG NORTH 16/08/2015 28/12/2016 2016

DK130638 + BUPIVACAINE (HYDROCHLORIDE) 5 MG/ML 20 Ampoule 150Generic1 121074498 SOYTEBACGIANG BACGIANG NORTH 16/08/2015 28/12/2016 2016 DK127706 NICARDIPINE 10 MG /10MLINJ Ampoule 950 Generic1 121074498 SOYTEBACGIANG BACGIANG NORTH 16/08/2015 28/12/2016 2016

DK128669 EPHEDRINE (HYDROCHLORIDE) 10 MG /MLINJ Ampoule 3,050 Generic 3 "121074498 SOYTEBACGIANG BACGIANG NORTH 16/08/2015 28/12/2016 2016 DK128669 EPHEDRINE (HYDROCHLORIDE) 10 MG /MLINJ Ampoule 20,800 Generic 3 121074498 SOYTEBACGIANG BACGIANG NORTH 16/08/2015 28/12/2016 2016

DK127706 NICARDIPINE 10 MG /10MLINJ Ampoule 200 Generic1 121001943 CONG TY TNHH BENH \ BACLIEU MKNGD 24/12/2015 27/01/2017 2016 DK120595 — BUPIVACAINE (HYDROCHLORIDE) 5 MG /ML 4h Ampoule 640 Generic1 121001943 CONG TY TNHH BENH \ BACLIEU MKNGD 24/12/2015 27/01/2017 2016

Hình 3.11 Template cua bảo cáo Tender Inviting Quota 3.2.3 Users

Day sẽ là phan quan lý và phân loại người dung Người dùng của hệ thong được chia làm 3 nhóm là các tài khoản dùng thử (trial account) và tài khoản khách và tài khoản admin Những tài khoản dùng thử không thê xuât dữ liệu mà chỉ có thê xem trực tiêp trên web, va chỉ có tài khoản admin mới có chức năng quản lý Users Hình 3.12 là màn hình chức năng Users:

Tender Data Insight Tool user Ge pksH

User Management

Granted By Hospitals

Granted By Molecules

Id Username +) 1 admin

+ 2 admin1

[+ 3 test1 [+ 4 novell_test

Dp: lilly_test

[+ 6 aguettant_test

+ 7 novo_test + 8 co_team Đ: guy_dksh

[+ 10 schwabe_ test [+ 11 uniteddrug_ test [+ 12 roche_test [+ 13 ajinomoto_test [+ 14 bms_ test [+ 15 nycomed_test +) 16 dksh_bsg [+ 17 aguettant_po [+ 10017 eisai_test

Description

Nguyen Chi Thanh Admin User Testi Novell Test Lilly test Aguettant Test Novo Test CEO Team Guy SCHWABE TEST United Drug Test Roche Test Ajinomoto Test BMS Test Nycomed Test Bussiness Solution Aguettant EISAI

Admin Admin Trial Trial Guest Guest Trial Trial Admin Trial Trial Guest Trial Trial Trial Guest Guest Trial

UserRole

system system admin admin admin admin admin admin admin admin admin admin admin admin admin admin admin admin Y

CreatedBy CreatedDate

6/4/2015 6/4/2015 6/8/2015 6/8/2015 6/8/2015 6/8/2015 6/8/2015 6/8/2015 6/8/2015 6/10/2015 6/10/2015 6/10/2015 6/10/2015 6/10/2015 6/10/2015 6/16/2015 7/10/2015 7/29/2015

© Powered by DKSH 2016

& EHh & @& & & & & & & & & & & & & &

Elh

Hình 3.12 Màn hình Users

3.2.4 Ưu và nhược điểm của website hiện tại

- - Ưu điểm: 2 báo cáo thé hiện trên website được đánh gia cao về độ hữu ích,hơn nữa website còn có thé xuất từng báo cáo ở dạng Excel, tiện dụng cho

người dùng trong xử lý dữ liệu.

- - Nhược điểm: hiện website mới chỉ có 2 báo cáo như đã mô tả ở trên, hiệncòn rất sơ sài về nội dung Ngay cả trang Dashboard cũng chưa được hiệnthực, đây là một nhược điểm rất lớn cần khắc phục của web, để có thể làmtăng độ hữu ích của hệ thống đối với người dùng

CHƯƠNG 4: QUY TRÌNH CẢI TIEN DE XUẤT

4.1 Quy trình quản lý dữ liệu đề xuất

4.1.1 Mô tả quy trình đề xuất

Quy trình hiện tại, như đã phân tích ở trên, có được ưu điêm là đảm bảo sự chính xác của việc nhập liệu giông với bản gôc thông qua việc kiêm tra dữ liệu nhập ít nhât

3 lân Quy trình cũng có nhược điềm về việc đảm bảo sự chính xác của việc chuan hóa dữ liệu, khi việc chuân hóa diễn ra khi dữ liệu nhập chưa được kiêm tra.

Với những ưu nhược điềm trên, quy trình đề xuât sẽ chia làm 2 phân: đảm bảo sự chính xác cua dữ liệu nhập và đảm bảo sự chính xác của việc chuan hóa dữ liệu.

a Dam bao sự chính xác cua dit liệu nhập

Sự chính xác của dữ liệu nhập trong quy trình hiện tại chưa đáp ứng được yêu câu

về quan ly dữ liệu của công ty, khi còn nhập nhang giữa việc tạo Master Data ngaytrên dữ liệu chưa được đảm bảo tính chính xác Quy trình đề xuất sẽ được thực hiện

như mô tả sau:

Thu thập các bộ hồ sơ mời thầu và kết quả trúng thầu từ các bệnh viện Phươngpháp thu thập được lấy trực tiếp từ bệnh viện, do Bộ phận Bán hàng phụ trách.Dua tất cả dữ liệu lên Excel Các bộ hồ sơ thu thập về có thể ở các dang sau:

- _ Giấy: dữ liệu trên giấy được scan dé trở thành tập tin dang hình anh, sau đódùng phần mém dé chuyến tập tin về dạng Excel

- File pdf: dữ liệu trên file pdf sẽ được dùng phần mềm dé chuyền về dang

Excel.

- Excel: không cần làm gì cả

Sau khi đã có dữ liệu ở file Excel, bộ phận Admin chịu trách nhiệm nhập liệu sẽ

tiễn hành kiểm tra độ chính xác của file gốc và file Excel đang có băng cách:

- Tu kiểm tra lại tất cả các dữ liệu đã nhập so với bản gốc nếu bản gốc khôngphải ở dạng Excel, và tự kiểm tra lỗi chính tả, lỗi font néu ban gốc ở dạng

Excel.

- - Kiêm tra chéo dữ liệu đã được kiêm tra ở trên, và tim ra sai sót néu có Sau khi dữ liệu đã qua hai bước kiêm tra đê đảm bảo sự chính xác so với bản gôc

sẽ được chuyên qua cho bộ phận Senior Admin chịu trách nhiệm chuân hóa dữ liệu.

b Dam bao sự chính xác cua việc chuân hóa dit liệu

Thách thức của việc chuẩn hóa dữ liệu là cùng một hoạt chất thuốc / một tên thuốc/ một nhà phần phối , mỗi bệnh viện sẽ có những cách ghi chép khác nhau dẫn đếnviệc trùng lắp dit liệu Nếu không xử lý van dé này, các con số khi chạy báo cáo tự

động sẽ sai lệch do thông tin không chính xác.

Những trường dữ liệu quan trọng cần được chuẩn hóa: Tên công thức thuốc(Formula), Tên thuốc (Brand), Tên đơn vị mời thâu (Procuring Entity) Mỗi trường

dt liệu này sẽ có một database Master riêng cho việc chuân hóa dữ liệu.

Sau khi có được đữ liệu ở bước trên, các trường cân phải chuân hóa (7ên công thức thuốc, Tên thuốc, Tên đơn vị moi thâu) sẽ được tìm kiêm từ file Master đê có được dir liệu chuân.

Lượng dữ liệu sau khi chuẩn hóa ở bước một này sẽ được thêm vào file dữ liệutong hợp, chứa tất cả dữ liệu trong mỗi 2 năm gan nhất File dữ liệu tong hợp chứacàng nhiều thông tin càng tốt, tuy nhiên, xét theo tình hình gọi thầu trong thực tế củacác bệnh viện mỗi nam, lượng dữ liệu thầu trong 2 năm của các bệnh viện sẽ có dunglượng đủ để cân bang và toi ưu được chức năng lưu trữ va tốc độ khi thao tác dữ liệu

trên Excel.

Việc tong hop tất cả dữ liệu vao file chung nhăm mục dich tìm kiếm và chuẩn hóathêm một lần nữa dé liệu đã chuẩn hóa lần một so với lịch sử của đữ liệu Nghĩa là,với mỗi lượng thông tin thêm vào, người thực hiện sẽ song song kiểm tra lịch sử lưutrữ dữ liệu, xem có những dữ liệu tương tự đã từng được lưu trữ hay không, dé đảmbảo tối ưu sự thống nhất trong việc ghi chép các thông tin giống nhau Đồng thời, cáctrường thiếu thông tin cũng sẽ được điền vào nhờ tìm kiếm lịch sử lưu trữ ngay trênfile tong hợp nay, hoặc từ Internet

Trong quá trình chuân hóa ở bước hai (chuân hóa dữ liệu so với lịch sử lưu trữ) nêu phát sinh thêm dt liệu cần chuan hóa, những dòng dữ liệu này sẽ được cập nhật vào các Master database liên quan.

Với việc chuân hóa song song dữ liệu từ file Master va lich sử lưu trữ, tuy rang quy trình đê xuât cân nhiêu thời gian hơn cho các khâu chuân hóa, nhưng sự chính xác của dữ liệu được đảm bảo, và về lâu dài các Master này sẽ càng được hoàn thiện

và rút ngắn thời gian thao tác hơn

Ngoài ra, dựa vào nhu cầu của khách hàng, các mẫu (template) để upload lênwebsite sẽ được tạo ra; sau khi dữ liệu chuẩn hóa sẽ tiếp tục được cập nhật vào trongcác template này nhằm mục đích cuối cùng là upload lên web

4.1.2 Sơ đồ phân rã chức năng

Sơ đồ phân rã chức năng của quy trình đề xuất được thể hiện như hình 4.1 sau:

Chuẩn hóa dựa

mm: Kiểm tra chéo [Ee vào lich sử lưu

Trong đó, quy trình Quản lý nhập liệu bao gồm việc Chuyển đổi dữ liệu cứng và

Kiêm tra dữ liệu Việc Kiêm tra dữ liệu sẽ bao gôm bước Tự kiêm tra và Kiêm tra chéo với đông nghiệp đê đảm bảo dữ liệu được chính xác.

Quy trình chuẩn hóa dit liệu cũng được chia thành 2 bước chuẩn hóa là Chuẩn hóadựa vào Master data và Chuẩn hóa dựa vào lịch sử lưu trữ Trong quá trình Chuẩnhóa dựa vào Master data, kho Master data sẽ được cập nhật liên tục nếu phát sinh

những dữ liệu mới chưa có Master Dữ liệu đã qua 2 bước chuân hóa sẽ được điền vào các Template phục vụ cho mục đích upload dữ liệu lên web.

4.1.3 Sơ đồ chức năng chéo

a Dam bao sự chính xác cua dit liệu nhập

Quy trình đê xuât vê việc đảm bảo sự chính xác của dữ liệu nhập được mô tả qua

sơ đồ chức năng chéo (hình 4.2) sau:

Quy trình quản lý nhập liệu

Chỉnh sửa lần 2 những đữ liệu sal sót

A lần 2

Trong quy trình đề xuất, ngay sau khi Bộ phận hỗ trợ bán hàng nhận dữ liệu thầu

từ bệnh viện do Độ phận bán hàng cung cấp, tat cả dữ liệu đều được chuyển thànhdạng Excel Sau đó, 2 lần kiểm tra dữ liệu được áp dụng ngay (tự kiểm tra và kiểmtra chéo) mả không thông qua việc cập nhật dữ liệu bằng file Master data như quy

trình cũ.

b Dam bao sự chính xác cua việc chudn hoa dit liệu

Quy trình dé xuât của việc đảm bao sự chính xác cua việc chuan hóa dữ liệu được

mô tả qua sơ đồ chức năng chéo (hình 4.3) như sau:

Quy trình chuẩn hóa dữ liệu

: : : KT Bộ phận chăm sóc

T

Admin Senior Admin Bộ phan! kk:ách hồng

Dữ liệu thầu đã n Kuga

được kiểm tra Soar nee ĐỂ l | > liệu dựavào Ke | ee M—

Chuẩn hóa dữ Tạo / cập nhật ou cầu về

4 ý A thông tin của

liệu dựa vào lịch các Template | \ š

Hình 4.3 Sơ đồ chức năng chéo của quy trình chuẩn hóa dữ liệu dé xuất

Dũ liệu sau khi được nhập một cach chuẩn xác nhất thông qua 2 lần kiểm tra sẽđược Chuẩn hóa đữ liệu lần 1 — chuẩn hóa dựa vào kho Master data Có 3 kho Master