cơ hội và thách thức cho quản lý tài liệu điện tử tại việt nam hiện nay trên các mặt pháp lý công nghệ và con người ví dụ minh họaliên hệ thực tế

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘITRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA: LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ---- ----BÀI TIỂU LUẬN CUỐI KỲ MÔN: QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ Cơ hội và thác

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA: LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

 BÀI TIỂU LUẬN CUỐI KỲ

MÔN: QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

Cơ hội và thách thức cho quản lý tài liệu điện tử tại Việt Nam hiện

nay trên các mặt: pháp lý, công nghệ và con người Ví dụ minh

họa/liên hệ thực tế tới lĩnh vực văn phòng và quản trị văn phòng.

Giảng viên: Nguyễn Thị Thùy Linh

Sinh viên thực hiện: Trần Thị Hồng

Mã số sinh viên: 21031546

Hà Nội, tháng 01 năm 2024

MỤC LỤC

I LỜI MỞ ĐẦU 3

II CƠ SỞ LÝ LUÂN 3

1 Khái niệm 3

2 Thực trạng tài liệu điện tử tại Việt Nam hiện nay 3

III NHỮNG CƠ HỘI VÀ THÁCH THỨC CỦA TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI VIỆT NAM 4

1 Cơ hội của tài liệu điện tử tại Việt Nam 4

1.1 Pháp lý 4

1.2 Công nghệ 5

1.3 Con người 7

2 Thách thức đối với tài liệu điện tử 8

2.1 Pháp lí 8

2.2 Công nghệ 9

2.3 Con người 10

3 Đề xuất một số giải pháp 11

IV KẾT LUẬN 12

TÀI LIỆU THAM KHẢO 13

Đề bài: Anh/chị có nhận định gì về những cơ hội và thách thức cho quản lý tài liệu điện tử tại

Việt Nam hiện nay trên các mặt: pháp lý, công nghệ và con người Ví dụ minh họa/liên hệ

thực tế tới lĩnh vực văn phòng và quản trị văn phòng

I LỜI MỞ ĐẦU

Quản lý văn bản, tài liệu là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan

nhà nước nhằm đảm bảo hiệu quả cải cách hành chính, chứng minh tính

minh bạch và trách nhiệm giải trình các hoạt động bằng thông tin văn bản

Dưới sự tác động của khoa học công nghệ, bên cạnh tài liệu truyền thống,

tài liệu điện tử ra đời với những tính năng và đặc điểm khác biệt Có thể nói

rằng tài liệu điện tử là công cụ không thể thiếu trong hoạt động quản lý thì

sự ra đời của tài liệu điện tử đã làm cho hoạt động quản lý thì sự ra đời của

tài liệu điện tử đã làm cho hoạt động quản lý và công tác hành chính trở nên

nhanh chống, dễ dàng và tiết kiệm hơn Cùng với sự phát triển của công

nghệ và những tiện ích do nó mang lại, con người cũng phải đối mặt với

hàng loạt những khó khăn Bên cạnh những ưu thế vượt trội khi sử dụng tài

liệu điện tử trong hoạt động quản lý, chúng cũng đặt nền hành chính và

công tác lưu trữ thời kỳ hiện đại trước những thách thức không nhỏ Bài

luận dưới đây sẽ làm rõ về những thách thức và cơ hội mà tài liệu điện tử ở

Việt Nam gặp phải

II CƠ SỞ LÝ LUÂN

1 Khái niệm

Luật lưu trữ năm 2011 định nghĩa về tài liệu điện tử và tài liệu số như sau: Tài

liệu điện tử là vật mang tin được tạo lập ở dạng mà thông tin trong đó được tạo

ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện hoạt động dựa

trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang

học, điện từ hoặc công nghệ tương tự, hình thành trong quá trình hoạt động

của cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc là vật mang tin mà thông tin trong đó được

tạo lập bằng việc biến đổi các loại hình thông tin trên các vật mang tin khác

sang thông tin dùng tín hiệu số

2 Thực trạng tài liệu điện tử tại Việt Nam hiện nay

Khối lượng tài liệu điện tử đã hình thành tại các cơ quan tổ chức nhưng chưa

được quản lý khoa học, hiệu quả: Kết quả khảo sát năm 2017 do Cục Văn thư

và Lưu trữ nhà nước thực hiện đã chỉ ra 95% các cơ quan, tổ chức đã hình

thành tài liệu điện tử, hầu hết các cơ quan nhà nước từ trung ương đến cấp

huyện đều đang tiến hành số hóa văn bản đi, đến của cơ quan Tuy vậy, các cơ

quan, tổ chức đang lúng túng trong việc quản lý khối tài liệu điện tử này Tài

liệu điện tử đang được hình thành ở dạng rời lẻ, chưa tích hợp được thành hồ

sơ, chưa được quản lý một cách khoa học, thống nhất Vì vậy, một trong

những mục tiêu của Đề án này là quản lý khoa học, thống nhất hồ sơ, tài liệu

điện tử tại các Lưu trữ cơ quan, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ quốc gia

đang được bảo quản tại các lưu trữ lịch sử trong thời đại công nghệ số

Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ chưa đáp ứng những

yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Trong bối cảnh Chính phủ điện tử, mọi

yêu cầu cụ thể đối với việc quản lý tài liệu đều gắn với những đặc trưng cơ

bản của công nghệ mạng, công nghệ di động Từ việc tham khảo các nghiên

cứu trên thế giới và Việt Nam cũng như kết quả khảo sát 164 cơ quan nhà

nước của đề tài nghiên cứu cấp cơ sở “Xây dựng Khung cơ bản của việc quản

lý văn bản, tài liệu trong bối cảnh Chính phủ điện tử tại Việt Nam” do Cục

Văn thư và Lưu trữ nhà nước thực hiện năm 2017 đã chứng minh hệ thống

pháp lý hiện hành về văn thư, lưu trữ của Việt Nam chưa đáp ứng những yêu

cầu cụ thể của việc quản lý tài liệu điện tử Cụ thể là, thiếu các quy định pháp

lý cho việc cung cấp các truy cập vào tài liệu của các cơ quan nhà nước thông

qua mạng Internet, thiếu những quy định pháp lý bảo đảm tuân thủ các yêu

cầu về lưu trữ thông tin, tài liệu đối với những nhà cung cấp dịch vụ và giải

pháp công nghệ

III NHỮNG CƠ HỘI VÀ THÁCH THỨC CỦA TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI

VIỆT NAM.

1 Cơ hội của tài liệu điện tử tại Việt Nam

1.1 Pháp lý

Theo Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 quy

định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ đã khẳng định tài liệu

điện tử cần được quản lý, bảo quản và sử dụng theo phương pháp

chuyên môn nghiệp vụ riêng biệt

Theo Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng

Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động

của cơ quan nhà nước (viết tắt là Chỉ thị 15/CT-TTg) đã nêu rõ nhứng

nhiệm vụ cần thực hiện đối với các cơ quan nhà nước từ trung ương đến

địa phương, cụ thể như sau:

Tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động nội bộ của mỗi cơ

quan nhà nước: Sử dụng phối hợp giữa hệ thống thư điện tử và hệ thống

quản lý văn bản và điều hành; tăng cường trao đổi điện tử; số hóa văn

bản, tài liệu lưu trữ để phục vụ việc tra cứu thông tin, xử lý thông tin của

cán bộ, công chức, viên chức qua mạng;

Tăng cường sử dụng văn bản điện tử trao đổi giữa các cơ quan nhà nước

với nhau, hoặc giữa cơ quan nhà nước với các cơ quan, tổ chức, doanh

nghiệp, cá nhân khác;

Bảo đảm các điều kiện sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ

quan nhà nước: khẩn trương ban hành quy định bắt buộc thực hiện quản

lý, điều hành công việc, trao đổi văn bản điện tử qua mạng trong quy

trình công việc của cơ quan; đào tạo cán bộ, công chức, viên chức; đẩy

mạnh tuyên truyền nâng cao nhận thức về sử dụng văn bản điện tử trong

công việc; triển khai ứng dụng chữ ký số; bảo đảm các hệ thống quản lý

văn bản bà điều hành quản lý lưu trữ đầu đủ các văn bản điện tử phục vụ

xử lý, điều hành công việc và tra cứu thông tin qua mạng

1.2 Công nghệ

Với sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông

tin và nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong thực tiễn đã sản sinh

ra một loại hình tài liệu mới Đó là tài liệu điện tử Nội dung thông tin

mà tài liệu điện tử phản ánh rất đa dạng và phong phú như chính hoạt

động đa dạng và phong phú của các cơ quan, tổ chức nhà nước Cùng

với sự phát triển của công nghệ thông tin, nhu cầu tiếp cận, khai thác, sử

dụng tài liệu điện tử ngày càng tăng

Chương trình cung cấp thông tin không thụ động thông qua hệ thống

thông tin điện tử Intenet (Trang Web điện tử) và hệ thống thông tin viễn

thông thì việc ứng dụng các công nghệ, kỹ thuật hiện đại vào bảo quản

lâu dài các tài liệu có giá trị (dần thay cho phương pháp bảo quản truyền

thống) trở thành một nhiệm vụ cấp bách của công tác lưu trữ

Ví dụ: Hiện nay ở Việt Nam đã ứng dụng việc lưu trữ bằng tài liệu bằng

microfim hoặc đĩa từ có dung lượng lớn thông qua các phần mềm xử lý

chuyên ngành

Tài liệu điện tử được ứng dụng công nghệ thông tin ngày càng được

nâng cấp, giúp quản lí tối ưu hóa các quy trình nghiệp vụ lưu trữ như thu

thập, chính lý, giao nộp, tiêu huy, bảo quản đặc biệt là nghiệp vụ khai

thác tài liệu, tăng khả năng tiếp cận tài liệu lên nhiều lần

Theo số liệu thống kê từ tháng 12/2015 đến 14/3/2019 số lượng văn bản

điện tử được lưu trữ, quản lý trên Chương trình edocTC là 1.624.072 văn

bản Trong đó, có 1.255 253 văn bản đến, 205.485 văn bản đi, 162.206

Tờ trình Bộ và các văn bản nội bộ khác Riêng năm 2019, số lượng văn

bản đến qua chương trình eDocTC ước đạt 137.166 văn bản, tổng số văn

bản đi phát hành ước đạt 24.394 văn bản, trên 70% văn bản gửi đến Bộ

Tài chính luôn được tiếp nhận, phân loại và chuyển giao kịp thời cho các

đơn vị quan phần mềm Edoctc

Sự chu chuyển văn bản nhanh chóng trong môi trường điện tử: đây

chính là ưu thế cơ bản và vượt trội của tài liệu điện tử so với tài liệu

giấy Với sự ra đời của internet, chỉ trong vài giây chúng ta có thể

chuyển tài liệu đến bất kỳ nơi nào trên trái đất mà không cần phải rời

khỏi bàn làm việc và màn hình máy tính Khả năng chu chuyển nhanh

chóng của văn bản điện tử đồng nghĩa với sự kịp thời (hầu như ngay lập

tức) của thông tin cũng như của việc xử lý văn bản, tiết kiệm thời gian,

chi phí và tăng đáng kể hiệu quả lao động. 

Chỉnh sửa văn bản đơn giản và nhanh chóng cũng là một ưu thế của tài

liệu điện tử: nếu trước đây, với tài liệu truyền thống trên nền giấy, việc

sửa lại một văn bản thường mất nhiều thời gian và công sức (thường

phải chép lại toàn bộ trang tài liệu cần sửa) thì ngày nay, việc soạn thảo

văn bản trên máy tính điện tử cho phép chỉnh sửa nội dung đơn giản và

nhanh chóng Tuy nhiên, đây vừa là ưu thế của tài liệu điện tử vừa là

thách thức đối với nền hành chính và công tác lưu trữ

1.3 Con người

Nhiều nghiên cứu trên thế giới đã chỉ ra “Con người” là yếu tố cốt lõi,

không thể thiếu trong mô hình xây dựng và phát triển một ngành, một

lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội

Đối với nhân lực văn thư, lưu trữ, việc được trang bị và nắm hiểu đầy

đủ kiến thức cơ sở và kiến thức chuyên ngành là yêu cầu cơ bản nhất

Tuy nhiên, trong bối cảnh Chính phủ điện tử, người làm văn thư, lưu

trữ cần nắm được cặn kẽ, nguyên lý cụ thể của từng khâu nghiệp vụ

văn thư, lưu trữ Có nghĩa là, ở mỗi khâu nghiệp vụ, người làm văn

thư, lưu trữ cần thấu hiểu từ lý luận đến các quy định pháp lý, hướng

dẫn nghiệp vụ liên quan và thực tế triển khai trong từng bối cảnh cụ

thể khác nhau Trong bối cảnh Chính phủ điện tử, tin học hóa, số hóa

các quy trình nghiệp vụ là tất yếu Thực tế cho thấy, nhân lực được

đào tạo ngành công nghệ thông tin thiếu những kiến thức nền tảng và

nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Vì vậy, nhiều phần mền quản lý và lưu trữ

văn bản ra đời nhưng không đáp ứng được việc triển khai nghiệp vụ

văn thư, lưu trữ trong thực tế Để khắc phục vấn đề này, trách nhiệm

thuộc về nhân lực văn thư, lưu trữ Điều đó có nghĩa là, nhân lực văn

thư, lưu trữ cần nhận thức vấn đề chuyên môn nghiệp vụ của mình ở

mức độ cao và sâu hơn, đủ đề đặt ra những yêu cầu cơ bản về phần

mềm, hệ thống chuyên dụng, là bài toán cụ thể để nhân lực công nghệ

thông tin làm căn cứ ây dựng hệ thống

2 Thách thức đối với tài liệu điện tử

2.1 Pháp lí

Vấn đề bản gốc, bản chính, bản sao: Trong công tác lưu trữ tài liệu trên

nền giấy, bản gốc luôn là bản có giá trị pháp lý cao nhất và luôn là duy

nhất Tuy nhiên, sự đơn giản trong sao chép tài liệu điện tử đã xóa nhòa

ranh giới của bản gốc, bản chính và bản sao Việc tồn tại cùng lúc nhiều

bản gốc (bản chính) và bản sao giống y hệt như bản chính và sự phân

định giá trị giữa những bản này ra sao hiện nay là câu hỏi chưa có lời

giải đáp Ngoài ra, việc tiêu hủy tài liệu điện tử không đồng nghĩa với

việc tiêu hủy hoàn toàn thông tin cũng bởi lý do đơn giản trong sao chép

tài liệu điện tử

Tính pháp lý của tài liệu điện tử hiện nay là một thách thức lớn đối với

nền hành chính và là rào cản đối với vần đề đưa tài liệu điện tử trở nên

thông dụng trong cuộc sống và thay thế hoàn toàn tài liệu giấy Nếu đối

với tài liệu giấy, mọi vấn đề về tính pháp lý đã được giải quyết thì với

tài liệu điện tử, mọi vấn đề liên quan đến giá trị pháp lý còn đang trong

quá trình thử nghiệm Hiện nay, chữ ký số đã được sử dụng trong giao

dịch điện tử, nhưng xung quanh vấn đề sử dụng chữ ký số cũng tồn tại

nhiều bất cập Về lý thuyết, sau khi được ký bằng chữ ký số, tài liệu

điệnn tử có giá trị như tài liệu giấy Tuy nhiên, chữ ký số, thực chất là

một chương trình phần mềm do một tổ chức trung gian có thẩm quyền

cấp cho người sử dụng Dù đây là một bộ mật mã được cấp cho chủ sở

hữu, nhưng chủ sở hữu lại không phải là người duy nhất biết bộ mật mã

này (ít nhất còn có tổ chức trung gian cung cấp chữ ký số được biết bộ

mật mã này) Như vậy, độ an toàn trong vấn đề sử dụng chữ ký số ở đây

không tuyệt đối Ngoài ra, mật mã chữ ký số có thể bị đánh cắp, có thể

được chuyển giao cho người khác…

2.2 Công nghệ

Sự lỗi thời nhanh chóng của công nghệ: Tài liệu điện tử là loại hình tài

liệu mà toàn bộ vòng đời của chúng tồn tại trong môi trường điện tử

Chúng không phụ thuộc vào vật mang tin và có thể cùng lúc ở trên

những vật mang tin khác nhau Cũng như tài liệu giấy, khi hết giá trị

hiện hành, tài liệu điện tử cần được chuyển vào lưu trữ Tài liệu điện tử

được đưa vào lưu trữ trên các vật mang tin khác nhau là sản phẩm của

công nghệ điện tử Do sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, những

thế hệ máy móc và chương trình phần mềm cũng nhanh chóng lỗi thời,

sự không tương thích của các thế hệ sẽ có thể dẫn đến sự bất lực của con

người khi không thể tiếp cận thông tin được lưu giữ trong những thế hệ

công nghệ trước

Độ tin cậy và giá trị pháp lý của thông tin tài liệu lưu trữ điện tử: Hiện

nay, chữ ký số là phương tiện duy nhất để khẳng định giá trị pháp lý của

tài liệu điện tử Mặc dù, về lý thuyết, chỉ cần tài liệu được ký khi chữ ký

còn hiệu lực, tuy nhiên, độ tin cậy và giá trị pháp lý của tài liệu sẽ là vấn

đề phải xem xét khi chữ ký số đã được ký hết hiệu lực ở vào thời điểm

tài liệu lưu trữ được sử dụng

Tính an toàn thông tin: Đối với văn bản điện tử, việc bảo đảm an toàn

thông tin cao hơn so với tài liệu giấy Tuy nhiên, sự đơn giản trong vấn

đề sửa đổi và sao chép thông tin là một đe dọa đối vợi dự an toàn thông

tin trong nguồn tài liệu điện tử Chỉ với những kỹ năng sử dụng máy tính

đơn giản nhất, người ta có thể sửa đổi nội dung tài liệu điện tử hoặc sao

chép (một phần hay toàn bộ) tài liệu mà hoàn toàn không để lại dấu vết

Đây thực sự là một mối đe dọa lớn đối với tình an toàn thông tin của

nguồn tài liệu điện tử tồn tại trong môi trường điện tử

Hạ tầng kỹ thuật, công nghệ vô cùng quan trọng đối với ngành văn thư,

lưu trữ trong cuộc cách mạng 4.0 Bởi vậy, vấn đề đặt ra là phải có hệ

thống hạ tầng kỹ thuật, công nghệ hiện đại, đồng bộ mới đáp ứng yêu

cầu bảo đảm giá trị pháp lý, tính xác thực, toàn vẹn của văn bản, tài liệu

điện tử

2.3 Con người

Trong khu vực công, người công chức, viên chức cần nêu cao tinh thần

đạo đức công vụ, đạo đức nghề nghiệp trong bối cảnh bùng nổ công

nghệ thông tin, sử dụng các mạng truyền thông xã hội cũng là yêu cầu

đặt ra đối với đội ngũ công chức văn thư, lưu trữ nhằm gìn giữ bí mật,

bảo đảm an toàn, an ninh thông tin của cơ quan, tổ chức, quốc gia, dân

tộc Bởi lẽ, khi làm việc trong môi trường điện tử với các thiết bị thông

minh, chỉ một chút sơ sẩy của người công chức, viên chức cũng có thể

dẫn đến những sai sót làm lọt lộ thông tin lên mạng xã hội hoặc bị tấn

công mạng, tấn công hệ thống điều hành công việc của cơ quan, tổ chức

Công tác hành chính, văn thư, lưu trữ chưa được các cấp lãnh đạo của cơ

quan, tổ chức, thậm chí kể cả những người làm công tác văn phòng hay

trực tiếp làm văn thư, lưu trữ coi trọng Họ chỉ biết giá trị của nó đối với

công việc trước mắt mà không nghĩ đến giá trị lịch sử của các loại văn

bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Nhiều

người làm công tác này không được đào tạo đúng nghề Đa số làm theo

thói quen, theo kinh nghiệm của người đi trước, theo quy định và chỉ đạo

quan liêu của cấp trên

Tiến trình chuyển hóa sang tài liệu điện tử thì nguồn nhân lực cũng có sự

bất cập Nói đến điện tử thì các đơn vị thường sử dụng kỹ thuật viên về

công nghệ thông tin Giới kỹ thuật thường rất tự tin ở nghề của mình

thành ra khinh xuất về nghiệp vụ của người khác Kỹ năng tổ chức ghép

nối giữa kỹ thuật và nghiệp vụ chưa chặt chẽ Đòi hỏi đội ngũ cán bộ,

nhân viên văn thư phải có trình độ, năng lực đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ

Những nhân viên, cán bộ văn thư cần phải được đào tạo nhiều hơn trong