Chương 4 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH pdf

Ví dụ: Buổi thuyết trình về chủ đề “Việt Nam gia nhập WTO” được coi là thành công một khi thu hút được cả người nói và người nghe cùng tập trung theo dõi, suy nghĩ về những cơ hội và thá

Chương 4

KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH

1 Tổ chức một buổi thuyết trình thành công

Để có một buổi thuyết trình thành công mỹ mãn là điều không dễ, nó đòi hỏi người diễn thuyết phải chuNn bị chu đáo, khoa học thì mới có thể đạt được kết quả mong muốn Khác với trước đây, khi nói đến thuyết trình người ta chỉ quan tâm nói sao cho to, rõ, trôi chảy, hùng hồn là được Giờ đây, thuyết trình thành công đòi hỏi phải cuốn hút người nghe, đưa người nghe vào cuộc, có nghĩa là cả người nói lẫn người nghe cùng tham gia vào việc tạo ra các thông điệp nhằm giải quyết những tình huống cụ thể Ví dụ: Buổi thuyết trình về chủ đề “Việt Nam gia nhập WTO” được coi là thành công một khi thu hút được cả người nói

và người nghe cùng tập trung theo dõi, suy nghĩ về những cơ hội và thách thức khi Việt Nam gia nhập WTO và cùng tìm các giải pháp để đón nhận cơ hội, vượt qua thách thức khi Việt Nam gia nhập tổ chức này

Để có những buổi thuyết trình thành công, cần phải: biết mình, biết người, biết chọn chủ để thuyết trình phù hợp, xây dựng đề cương bài nói một cách khoa học, rèn luyện nghệ thuật diễn thuyết, biết sử dụng các công cụ phụ trợ một cách hiệu quả, làm cho người nghe phải tập trung theo dõi bài nói của mình Bằng sự trải nghiệm của bản thân, chúng tôi rất đồng tình với những bài học mà tác giả Lee Gek Ling (Singapore) đã chia sẻ

1.1 Giới thiệu tổng quan về quy trình TOPP

Theo Lee Gek Ling để thuyết trình thành công cần tuân thủ quy trình TOPP (The Oral Presentation Process) Quy trình này gồm 5 giai đoạn

Giai đoạn 1: Phân tích khán thính giả (đối tượng của buối thuyết trình)

• Cần xác định rõ khán thính giả của bạn là ai

• Họ muốn nghe gì khi đến với buổi thuyết trình của bạn

• Hãy chú ý đến câu hỏi: “Vấn đề này có lợi ích gì cho tôi? (What’s in it for me – WIIFM) – câu hỏi mà người nghe luôn đặt ra trong suốt quá trình nghe bạn nói

Giai đoạn 2: Xác định chủ đề và nội dung thuyết trình

Để làm việc này cần sử dụng quy tắc ABC, trong đó:

• Analyse – phân tích để xác định rõ chủ để và nội dung chính của bài thuyết trình

• Brainstorm – động não suy nghĩ để tìm ra những nội dung cần thuyết trình, những điểm cần nhấn mạnh trong bài diễn văn và nguồn tài liệu cần thiết

để phục vụ cho việc thuyết trình

• Choose – lựa chọn những tài liệu tốt nhất, phù hợp nhất cho bài diễn văn

và những nội dung, điểm nhấn quan trọng nhất, cần đặc biệt lưu ý trong bài

Giai đoạn 3: Phác thảo bài thuyết trình

• Viết đề cương chi tiết cho bài thuyết trình

• Hãy xác định bạn sẽ mở đầu, phát triển và kết thúc bài thuyết trình như

thế nào

• Hãy hạ bút viết về những điều bạn dự dịnh thuyết trình ra giấy

Giai đoạn 4: Hoàn chỉnh bài thuyết trình

• Hãy đọc bài diễn văn đã được phác thảo, tự đọc một mình kết hợp với canh thời gian xem có phù hợp không và đọc cho người khác nghe Lắng nghe

ý kiến phản hồi về bài thuyết trình Đặc biệt chú ý những ý kiến đánh giá chất lượng của bài thuyết trình: bài có hay không? Có dế hiểu không? Có khả năng

cuốn hút người nghe không? Những nhược điểm cần khắc phục?

• Trên cơ sở đó tiến hành sửa chữa, bổ sung, hoàn thiện lại bài thuyết trình Chú ý: sử dụng các biện pháp tu từ để chuốt lại bài diễn văn cho hay hơn, đẹp

hơn

• Sử dụng những phương tiện nghe nhìn thích hợp để làm cho bài thuyết

trình đạt hiệu quả cao hơn

Giai đoạn 5: Thuyết trình thử

• Hãy đọc to, truyền cảm bài diễn văn như đang diễn thuyết trước công

chúng

• Hãy chèn them những từ ngữ, câu chuyển ý, chuyển đoạn cho bài diễn

văn sinh động, thể hiện logic chặt chẽ và có sức thuyết phục cao

• Sử dụng những tờ giấy nhỏ (thẻ) để ghi lại những điểm chính cần nhấn mạnh trong bài thuyết trình (những người có trí nhớ tốt không cần làm việc

này)

• Thuyết trình thẻ kết hợp với các thẻ nếu gợi ý (nếu có) Và những slide đã

được chuNn bị

• Hãy suy nghĩ bạn sẽ mặc gì, trang điểm ra sao khi thuyết trình và chuNn

bị trang phục cho buổi thuyết trình đó

• Tổng hợp lại tất cả Hãy tưởng tượng bạn đang diễn thuyết trước công

chúng và tập dượt lại một lần nữa

Để giúp người học có thể áp dụng những kiến thức có được, tổ chức những buổi thuyết trình thành công, phần tiếp theo chúng tôi xin giới thiệu một cách

chi tiết các giai đoạn của quy trình TOPP

1.2 Giai đoạn 1: Phân tích khán thính giả

Khán thính giả góp phần quyết định cho thành công của buổi thuyết trình

Do đó, nội dung bài thuyết trình phải được xây dựng xoay quanh người nghe, lấy người nghe làm trung tâm, muốn vậy phải phân tích khán thính giả Càng hiểu rõ khán giả thì khả năng thành công trong buổi thuyết trình của bạn càng cao

Để phân tích khán thính giả bạn có thể dựa vào bảng câu hỏi xoay quanh những nội dung sau:

• Khán giả của buổi thuyết trình gồn những ai? Tuổi tác, trình độ văn hóa, chuyên môn nghiệp vụ, địa vị xã hội,… của họ ra sao?

• Mục đích của họ khi đến nghe bài thuyết trình?

• Hộ đến với buổi thuyết trình do tự nguyện hay bị ép buộc?

• Tình trạng tâm lý của họ khi đến nghe bài thuyết trình?

• Họ có được lợi ích gì khi nghe bạn nói?

• Bạn muốn nói gì với họ?

• Mức độ hiểu biết của khán giả về chủ đề bạn sẽ thuyết trình? Mức độ quan tâm của họ về vấn đề này?

• Trong khoảng thời gian cho phép, người nghe có khả năng thu nhận được một lượng thông tin là bao nhiêu?

• Bạn muốn họ nhớ gì về bài thuyết trình của bạn sau 2 tuần?

Trong đó, trọng tâm là câu hỏi: họ là ai? Càng trả lời được rõ câu hỏi này bao nhiêu khả năng thành công của bạn càng cao bấy nhiêu Sẽ là lý tưởng nếu trước khi thực hiện các giai đoạn tiếp theo của TOPP bạn có ddwocjdanh sach khán thính giả với những thông tin chi tiết: họ và tên, tuổi tác, giới tính, dân tộc, tôn giáo, trình độ văn hóa, chuyên môn – nghiệp vụ, chức vụ, nơi công tác, mục đích, kỳ vọng của họ đối với buổi thuyết trình Trên cơ sở những thông tin có được, bạn sẽ phân tích khán thính giả trên các khía cạnh: nhân chủng học, văn hóa và tâm lý, từ đó lựa chọn những giải pháp thích hợp giúp buổi thuyết trình thành công Với số lượng người nghe đã được xác định, nếu bạn được lựa chọn địa điểm thuyết trình và các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ thích hợp thì khả năng thành công sẽ cao hơn

CÂU HỎI THẢO LUẬN 1

1 Tuổi tác của người nghe có ảnh hưởng như thế nào đối với bài thuyết trình về chủ đề “Thời trang và cuộc sống”?

2 Kiến thức chuyên môn của người nghe sẽ ảnh hưởng như thế nào đến ngôn ngữ được sử dụng trong bài thuyết trình “Logistics – giải pháp quan trọng giúp nâng cao khả năng cạnh tranh chó các doanh nghiệp Việt Nam trong điều kiện hội nhập”?

3 Địa vị xã hội của người nghe có ảnh hưởng như thế nào đối với bài thuyết trình về “Cơ hội và thách thức khi Việt Nam gia nhập WTO”?

4 Mức độ quan tâm, sự hiểu biết về dự án và khả năng tài chính của người nghe sẽ ảnh hưởng như thế nào đến bài thuyết trình “Dự án thành lập trường Đại học Trí Việt – Trường Đại học của người Việt với chất lượng đào tạo đạt tiêu chuNn quốc tế”?

5 Được lựa chọn địa điểm và phương tiện kỹ thuật phụ trợ sẽ mang lại lợi ích gì cho bạn khi thuyết trình?

1.3 Giai đoạn 2: Xác định chủ đề và nội dung thuyết trình

Giai đoạn 1 của quy trình TOPP giúp bạn xác định được khán thính giả của bạn là ai? Một câu hỏi rất quan trọng nhưng trước khi đi vào chọn chủ để và nội dung thuyết trình, bạn cần trả lời một câu hỏi khác cũng quan trọng không kém: Bạn là ai?

Ông cha ta đã dạy: “Biết mình, biết người trăm trận, trăm thắng” Vì vậy, trước khi nhận lời thuyết trình về một chủ đề nào đó, bạn hãy trả lời các câu hỏi:

“Vốn kiến thức lý luận và thực tiễn có liên quan đến đề tài dự kiến thuyết trình của bạn nhiều ít ra sao? Bạn có những ưu thế đặc biệt gì? Uy tín của bạn đối với khán giả như thế nào?

Lưu ý: Đừng bao giờ nhận lời thuyết trình về một chủ đề mà bạn không nắm vững Cũng đừng nhận lời thuyết trình về những vấn đề mà tầm quan trọng của nó không ngang tầm với người diễn thuyết Hãy chọn những chủ

đề phù hợp với thế mạnh, kiến thức và kinh nghiệm của bạn

Xác định được đề tài phù hợp, phần tiếp theo hãy vận dụng quy tắc ABC để xác định chính xác chủ đề và nội dung thuyết trình

Analyse – phân tích, so sánh những tên đề tài có liên quan đến chủ đề cần

thuyết trình, trên cơ sở đó chọn đề tài phù hợp Xác định thật rõ mục đích của bài thuyết trình, từ đó xác định cần tập trung vào những khía cạnh nào để bài thuyết trình đạt được hiệu quả cao

Ví dụ, giữa hai đề tài:

1 Nghiên cứu các Khu công nghiệp Vùng kinh tế trọng điểm phía Nam (KCN VKTTĐPN)

2 Nghiên cứu kinh nghiệm xây dựng các Khu công nghiệp Vùng kinh tế trọng điểm phía Nam (KCN VKTTĐPN)

Thì đề tài thứ hai cụ thể hơn đề tài thứ nhất Trong đề tài thứ hai cần tập trung nghiên cứu các bài học kinh nghiệm xây dựng các KCN VKTTĐPN, còn

đề tài thứ nhất đòi hỏi phải nghiên cứu tất cả các khía cạnh có liên quan đến KCN VKTTĐPN

Nếu đề tài nghiên cứu vẫn cón quá rộng thì bạn cần xác định rõ phạm vi nghiên cứu cả về mặt không gian lẫn thời gian, nhờ đó nội dung thuyết trình sẽ tập trung hơn, sâu hơn và hiệu quả hơn

Ví dụ: Đề tài thứ hai sẽ được thu hẹp hơn nữa cho phù hợp nhu cầu của người nghe và thời lượng cho phép của buổi thuyết trình “Nghiên cứu kinh nghiệm xây dựng các KCN tỉnh Đồng Nai trong giai đoạn 1995 – 2005”

Trong phần mở đầu của bài thuyết trình bạn nên xác định rõ đề tài, ý nghĩa, mục đích, phạm vi và bố cục của bài thuyết trình để tập trung sự chú ý của người nghe

CÂU HỎI THẢO LUẬN 2

Hãy phân tích các tình huống sau Hãy xác định rõ tên đề tài và những nội dung trọng tâm của bài thuyết trình:

1 Là người rất yêu hoa và chuyên nghiên cứu về hoa Đà Lạt Được mời đến báo cáo tại “Hội nghị các nhà xuất khNu trẻ”, bạn hãy chọn tên đề tài thuyết trình và xác định những nội dung chủ yếu cần trình bày trước Hội nghị

2 Là một chuyên gia Logistic, được mời đến giảng dạy cho lớp bồi dưỡng nghiệp vụ của Hiệp hội các nhà giao nhận – vận tải phía Nam Bạn hãy chọn đề tài và những nội dung cần giới thiệu cho lớp học

3 Là trưởng nhóm nghiên cứu Hoa đồng nội bạn đến báo cáo tại Hội nghị nghiên cứu khoa học sinh viên về đề tài nghiên cứu “Xuất khNu các sản phNm làm từ bèo tây sang thị trường EU – thực trạng và giải pháp” mà nhóm vừa đạt giải Hãy cho biết bài thuyết trình của bạn sẽ tập trung vào những nội dung chủ yếu nào

4 Là Giám đốc của một công ty đạt giải thưởng Sao Đỏ, bạn được mời đến báo cáo điển hình tại “Hội nghị Doanh nhân Đất Việt” về đề tài: “Những bài học kinh nghiệm của công ty trong việc nâng cao khả năng cạnh tranh khi Việt Nam gia nhập WTO” Hãy cho biết bài thuyết trình của bạn sẽ tập trung vào những nội dung chủ yếu nào?

Brainstorm – hãy động não Bạn càng động não suy nghĩ nhiều, suy nghĩ

sâu, chín chắn, kỹ càng thì bài thuyết trình của bạn càng có giá trị, càng hay Để quá trình suy nghĩ đạt hiệu quả cao, bạn cần thu thập, tập hợp thông tin có liên quan đến bài thuyết trình thông qua việc:

- Xem lại các nghiên cứu, các ấn phNm, kinh nghiệm và kiến thức của bản thân

- Phỏng vấn, trao đổi, học hoit kinh nghiệm từ những chuyên gia am tường lĩnh vực bạn vực bạn sẽ trình bày

- Nghiên cứu những ấn phNm đã xuất bản và lưu trữ trong thư viện (Từ điển: Bách khoa toàn thư; Niên giám thống kê, các con số và sự kiện, sách, báo, tạp chí, …)

- Tìm hiểu thông tin từ các công ty tư vấn, công ty nghiên cứu thị trường

- Lướt trên mạng để tìm kiếm những thông tin có liên quan (ấn bản điện tử, báo điện tử, các trang web), nhưng cần cNn trọng vì trên mạng có nhiều thông tin chưa chính xác

Choose – lựa chọn Trên cơ sở những số liệu, tài liệu có được, bạn hãy tích

cực động não suy nghĩ, để lựa chọn cho được những thông tin tốt nhất và thích hợp nhất với bài thuyết trình của bạn

CÂU HỎI THẢO LUẬN 3

Để chuNn bị cho bàu thuyết trình “Thực trạng áp dụng Incoterm tại các doanh nghiệp xuất nhập khNu (XNK) Việt Nam các giải pháp nâng cao hiệu quả” nhóm đã thu thập được 10 tài liệu tham khảo, trong đó có:

- Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ “Phân tích thực trạng vận dụng các điều kiện thương mại quốc tế (Incoterms) trong hoạt động XNK ở Việt Nam và những giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng Incoterms” do tập thể giảng viên trường Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh thực hiện năm 2002

- Kết quả điều tra tại 200 doanh nghiệp XNK được nhóm thuyết trình thực hiện vào cuối năm 2005

1.4 Giai đoạn 3: Phác thảo bài thuyết trình

Để có một bài thuyết trình hiệu quả, bạn có thể chọn một trong các cách hoặc kết hợp một số cách trình bày dưới đây:

- Chữ cái ưu tiên (Acrostic)

- Theo thứ tự tăng hay giảm dần (Ascending/Descending)

- So sánh và đối chiếu (Comparison and Contrast)

- Theo trình tự thời gian (Chronological)

- Nguyên nhân và kết quả (Cause and Effect)

- Chung đến riêng/ từ tổng quát đến cụ thể/ từ rộng đến hẹp (General to Specific)

- POP (Problem, Options, Proposal)

- Vấn đề và giải pháp (Problem and Solution)

- Sắp xếp theo không gian (Spatial)

Dưới đây xin giới thiệu vắn tắt về các cách trình bày nêu trên

• Chữ cái đầu tiên: Cách này sử dụng chữ cái đầu của mỗi câu để tạo ra

một từ hay một cụm từ có nghĩa và dễ nhớ nhằm giúp người nghe tập trung theo

dỏi bài thuyết trình Ví dụ: khi trình bày giai đoạn 2 của quy trình TOPP tác giả

đã đưa ra quy tắc ABC, trong đó, chữ cái A mở đầu cho đoạn giới thiệu về cách

phân tích để xác định phạm vi và nội dung chính yếu của bài thuyết trình

(Analyse); B (Brainstorm) mở đầu cho giai đoạn giới thiệu về quá trình động

não suy nghĩ, thu thập tư liệu cần thiết để phục vụ cho bài thuyết trình; C

(Choose) mở đầu cho đoạn giới thiệu về cách lựa chọn tài liệu và nội dung

thuyết trình

• Theo thứ tự tăng hay giảm dần: Bạn có thể bắt đầu bài thuyết trình từ

vấn đề ít quan trọng nhất (hoặc khuyết điểm nhẹ nhàng nhất); theo dẫn tiến của bài thuyết trình mức độ quan trọng (hoặc trầm trọng) dần tăng lên cho đến vấn

đề quan trọng nhất (hoặc khuyết điểm trầm trọng nhất) Bạn cũng có thể chọn theo trình tự ngược lại: giảm dần Chọn cách nào hiệu quả hơn thì còn tùy thuộc vào vấn đề, đối tượng nghe và tâm lý người nghe Ví dụ: khi trình bày chủ đề

“Xây dựng văn hóa tổ chức mới cho một công ty”, bạn nên chọn theo trình tự tăng dần Vì đây là vấn đề tế nhị, có liên quan đến mọi người Bạn nên bắt đầu

từ vấn đề khiếm khuyêt ít nghiêm trọng nhất, nhưng cũng dễ thấy nhất của văn hóa tổ chức hiện hành đến khiếm khuyêt nghiêm trọng nhất Đến đây bạn kết thúc bài thuyết trình: cần phải thay đổi văn hóa tổ chức mộ cách đầy thuyết phục với những giải pháp có tính khả thi cao

• So sánh và đối chiếu: Cách này sẽ phát huy tác dụng rất tốt khi bạn cần

phải làm rõ sự giống và khác nhau giữa các vấn đề, sự vật hoặc sự việc Ví dụ: khi trình bày chủ đề: “Đàm phán trong kinh doanh quốc tế giữa Mỹ và Nhật Bản” hoặc “So sánh Incoterms 2000 và Incoterms 1990.”

• Theo trình tự thời gian: Cách trình bày này có tên gọi là “ngày xửa, ngay

xưa” (Once upon a time) Bạn có thể dùng cách này để kể một câu chuyên, giới thiệu về lịch sử của một dân tộc, một vùng đất hay quá trình hình thành và phát triển của một công ty với những dấu mốc, chặng đường lịch sử Ví dụ: bạn có thể sử dụng để trình bày về lịch sử hình thành và phát triển của Incoterms, của Internet hoặc Container,…

• Nguyên nhân và kết quả: Cách này rất thích hợp cho việc trình bày các

đề tài những khoa học thuộc nhóm ngành kinh tế - xã hội Bạn sẽ bắt đầu từ việc phân tích thực trạng của vấn đề nghiên cứu, đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu, tìm nguyên nhân, trên cơ sở đó đề xuất giải pháp hoàn thiện Ví dụ: bạn có thể sử dụng cách này để trình bày đề tài “Trà Bảo Lộc – thực trạng và giải pháp phát triển”

• Từ tổng quát đến cụ thể: Theo cách này bạn có thể bắt đầu bài thuyết

trình bằng bức tranh tổng thể của vấn đề rồi mới đi vào chi tiết ở từng khía cạnh

cụ thể Sử dụng phương pháp từ tổng quát đến cụ thể có lợi đểm: giúp người nghe dần làm quen với vấn đề bạn trình bày, đến khi bạn đi vào chi tiết, các vấn

đề chuyên môn phức tạp, các thao tác kỹ thuật cụ thể thì người nghe dễ tiếp thu hơn, không cảm thấy bị bất ngờ, hụt hẫng Phương pháp này rất thích hợp khi trình bày những vấn đề mới Ví dụ: khi trình bày dự án thiết kế trang web cho

một công ty, rồi sau đó đi vào chi tiết hơn về trang web này có lợi như thế nào đối với công ty, và cuối cùng bạn sẽ thiết kế trang web cho công ty như thế nào,…

• POP (Problem, Options, Proposal): Theo cách này bạn sẽ đưa ra vấn đề

và một số giải pháp chọn lựa, sau đó phân tích, so sánh và đi đến lựa chọn một trong các giải pháp đã nêu Bạn có thể dùng phương pháp POP để trình bày chủ

đề “Hiện đại hóa các công cụ giảng dạy trong một trường đại học”

• Vấn đề và giải pháp: Khác với phương pháp POP, theo phương pháp

“Vấn đề và giải pháp”, bạn hãy đưa ra vấn đề, phân tích, đánh giá và đề xuất giải pháp gần với phương pháp “Nguyên nhân và kết quả”, nhưng phương pháp này thiên về khai thác tính logic chặt chẽ trong lập luận, chứ không đi sâu vào quan hệ Nhân quả

• Sắp xếp theo không gian: Khi trình bày vấn đề có liên quan đến không

gian rộng lớn (toàn cầu, khu vực ASEAN hay cả nước), để giúp người nghe có thể hiểu thấu đáo vấn đề bạn nên chọn cách này Ví dụ: trình bày đề tài: “KCN Việt Nam trong điều kiện mới”, sau khi giới thiệu tổng quan về các KCN Vùng kinh tế trọng điểm (VKTTĐ) phía Bắc, VKTTĐ miền Trung và VKTTĐ phía Nam

CÂU HỎI THẢO LUẬN 4

Khi chuNn bị thuyết trình đề tài “Đất nước và con người Nhật Bản – những điểm cần lưu ý khi kinh doanh và đàm phán với người Nhật”

Bạn sẽ chọn cách trình bày nào?

Cho biết nguyên nhân vì sao bạn lại chọn như vậy?

Sau khi đã xác định được phương pháp trình bày bài thuyết trình, bạn hãy bắt tay phác thảo nội dung bài thuyết trình

Cũng như một bài văn, bài thuyết trình thường có 3 phần:

- Phần giới thiệu (hay phần mở đầu)

- Phần thân bài

- Phấn kết luận

• Phần mở đầu

Để có phần mở đầu hay, bạn nên chú ý tới các yếu tố sau:

- Gây ấn tượng: Trước hết, người thuyết trình phải biết cách gây ấn tượng,

tập trung thu hút sự chú ý của khán thính giả, làm cho họ ngạc nhiên thích thú và chăm chú lắng nghe Có nhiều cách gây ấn tượng (sẽ giới thiệu ở phần tiếp theo), căn cứ vào lợi thế đặc biệt của mỗi diễn thuyết viên, đối tượng nghe và chủ đề thuyết trình để chọn cơ chế gây ấn tượng thích hợp

- Hoan nghênh khán thính giả và giới thiệu đôi nét về bản thân/ nhóm thuyết trình: Bạn nên có lời hoan nghênh chào đón quý khán giả và cảm ơn

họ đã đến tham dự buổi thuyết trình của bạn Bạn cũng nên có đôi lời giới thiệu về bản thân cùng khán thính giả Biết được bạn là ai và những thành tích, kinh nghiệm, hiểu biết của bạn trong lĩnh vực bạn trình bày, sẽ làm cho khán giả thêm tin tưởng và chú ý lắng nghe

- Giới thiệu đề tài: Bạn cần giới thiệu cho khán giả rõ tên đề tài thuyết

trình, ý nghĩa – tầm quan trọng của đề tài, mục đích của buổi thuyết trình, phạm vi bạn dự định thuyết trình và lý do bạn giới hạn phạm vi như vậy

- Giới thiệu dàn ý bài thuyết minh: Bạn nên giới thiệu cho khán giả biết

bài thuyết trình của bạn gồm mấy phần, phần nào được trình bày trước, phần nào sau, mỗi phần gồm có những ý nào, đâu là trọng tâm,… để khán giả chủ động theo dõi và lắng nghe có hiệu quả

- Thỏa thuận cơ chế trình bày: Bạn hãy cho khán giả được biết trong

buổi thuyết trình của bạn có phần giao lưu cùng khán giả không? Nếu có thì vào thời điểm nào? Cách khán giả nêu câu hỏi cho bạn? Lợi ích khán giả nhận được khi tham gia giao lưu cùng bạn… Làm như vậy bạn sẽ lôi cuốn khán giả chủ động, tích cực tham gia thuyết trình cùng bạn, tạo ra bầu không khí tốt, đảm bảo cho buổi thuyết trình thành công

- Chuyển ý: Hết phần mở đầu nên có câu chuyển ý sang phần chính của

bài diễn thuyết Chú ý: khi chuyển ý bạn nên đổi giọng để tăng them sự sinh động, hấp dẫn của bài nói

Cách gây ấn tượng:

30 giây đầu tiên của buổi thuyết trình có ý nghĩa đặc biệt quan trọng Đó chính là thời khắc khán giả nhìn thấy bạn, nghe bạn nói những lời đầu tiên và quyết định có đáng dành thời gian để nghe bạn nói hay không? Vì vậy, hãy tận dụng triệt để những giây phút quý báu này để gây ấn tượng, thu hút sự chú ý của khán giả Có nhiều cách gây ấn tượng như: kể một câu chuyện, đọc một câu thơ, diễn một tiểu phNm hay chiếu một đoạn video clip hoặc phim hoạt hình có liên quan đến bài thuyết trình; Dùng phương pháp ngoại suy; Những câu hỏi cường điệu; Trích dẫn lời của một nhân vật nổi tiếng; Đưa ra lời đồn đại hoặc một sự kiện làm khán giả ngạc nhiên, hoảng hốt,… chọn cách gây ấn tượng nào thì tùy thuộc vào tài năng của bạn, nhưng cần chú ý: không nên quá mức và phải đạt được hai mục đích:

1 Tạo ra bầu không khí gần gũi, ấm cúng, làm cầu nối cho bạn liên hệ với khán giả

2 Thu hút sự tập trung chú ý của khán giả, để lắng nghe bạn thuyết trình

• Phần thân bài:

Một bài thuyết trình tốt thì phần thân bài thường có 3 – 5 vấn đề chính Nếu quá ít vấn đề bài thuyết trình sẽ bị sơ sài, nhàm chán, thiếu sức hấp dẫn, ngược lại, cũng đừng tham đưa quá nhiều vấn đề vào một bài thuyết trình vì khán giả

sẽ khó theo dõi Tác giả Lee Gek Ling rất coi trọng Quy tắc số 3 (Ruler of Three) Theo ông, số ba là con số thuyết phục mạnh mẽ Do đó, bào thuyết trình

có 3 phần (mở dầu, thân bài và kết luận) và phần thân bài lý tưởng cũng nên có

ba vấn đề chính Sau khi xác định được số vấn đề sẽ trình bày, bạn cần sắp xếp bài thuyết trình của mình theo một hoặc kết hợp một số cách trình bày đã được giới thiệu ở phần đầu Giai đoạn 3: Phác thảo bài thuyết trình Mỗi vấn đề nên được giới thiệu theo trình tự sau:

- Vấn đề 1: nêu vấn đề, trình bày nội dung, nhấn mạnh những trọng tâm, nhận xét, kết luận, chuyển ý

- Vấn đề 2: (tương tự như trên)

- Vấn đề 3: (tương tự như trên)

Nếu bài thuyết trình ngắn thì mỗi vấn đề nên được trình bày thành một đoạn văn Bài thuyết trình dài thì mỗi ý được trình bày thành một đoạn văn, mỗi vấn

đề gồm nhiều ý

Giữa các phần, các vấn đề cần có phần chuyển ý – câu kết nối giữa các phần, các vấn đề với nhau Câu chuyển ý giúp khán giả nắm bắt được những gì bạn vưa trình bày và chuyển sang vấn đề tiếp theo Trong một bài thuyết trình nên chọn những mẫu chuyển ý khác nhau, giúp bài nói thêm phần sinh động, hấp dẫn

Dưới đây xin giới thiệu một số mẫu câu chuyển ý bằng tiếng Anh:

- Let me begin my presentation with… (topic of first point)

- Now that I have dealt with… let me move on to…

- My next point will be…

- I would now like to draw your attention to…

- We should now look at…

- This leads me to…

- The next logical point will be…

- Hoặc: Đầu tiên xin được giới thiệu vắn tắt nội dung… (chương 1, vấn đề 1…)

- Trên đây, chúng tôi đã giới thiệu về… phần tiếp theo xin trình bày về…

- Trên cơ sở những đánh giá ở… (chương 1, phần 1, vấn đề 1…) xin đề xuất các giải pháp…

- Nói tóm lại…

- Cuối cùng, chúng tôi đi đến kết luận…

• Phần kết luận

Để có được phần kết cho một bài thuyết trình hay cần chú ý 3 yếu tố sau:

- Cơ chế chuyển sang phần kết

- Tóm tắt những nội dung chủ yếu của bài thuyết trình

- Câu kết phù hợp, gây được ấn tượng tốt

Cơ chế chuyển sang phần kết: Đế tránh cho khán thính giả bị rơi vào trạng thái hụt hẫng, bạn nên mở đầu phần kết bằng một câu chuyển ý, ví dụ như: Trên đây, tôi đã giới thiệu toàn văn bài thuyết trình về… hay nói ngắn gọn hơn: Trên đây tôi đã giới thiệu/trình bày về… hoặc gọn hơn nữa: Nói tóm lại… Tiếp đó cảm on khán thính giả đã chú ý lắng nghe bài thuyết trình và đề nghị họ đặt câu hỏi (nếu có), cũng có thể đề nghị khán giả cho xin lại bảng câu hỏi (nếu có phát

ra trước đó) Trả lời các câu hỏi nếu có thể và có đủ thời gian

Tóm tắt những nội dung chủ yếu của bài thuyết trình: Đây là phần rất ngắn nhưng rất quan trọng của bài thuyết trình Điều cốt yếu là phải nêu bật được những nội dung hoặc mục đích chính của bài thuyết trình Tùy từng trường hợp

cụ thể bạn có thể đặt phần tóm tắt trước hoặc sau phần “hỏi và đáp” (Q and A – Questions and Answers) Mỗi cách đều có những ưu, nhược điểm riêng

- Câu kết: Bạn cần biết căn cứ vào những bối cảnh cụ thể, đối tượng người

nghe cụ thể để chọn những câu kết thích hợp Ở châu Á, tại những hội thảo, hội nghị quan trọng, với đối tượng người nghe đã có tuổi, có địa vị, thì câu kết phù hợp nhất là “Xin cảm ơn”, trang trọng hơn nữa có thể kèm theo các lời chúc tụng và hứa hẹn Nhưng trước những người nghe trẻ tuổi (thế hệ 8X,

9X) thì câu “Xin cảm ơn” bị coi là máy móc và không gây được ấn tượng mạnh Nên chọn những câu kết độc đáo hơn Ví dụ: Để kết một bài thuyết trình giới thiệu về một loại sản phNm hoặc dịch vụ, có thể dùng các câu kết

đại loại như: “Hãy mua nó”, “Hãy dùng thử nó” hoặc “Còn chờ gì nữa…”

- Phân bổ thời gian giữa các phần mở đầu, thân bài và kết luận: Một

bài thuyết trình được coi là có bố cục hợp lý, khoa học, một khi phần mở bài chiếm khoảng 10% bài nói, phần thân bài chiếm 85% và kết luận chiếm 5% Nếu bạn thích thuyết trình theo kiểu “Hỏi – đáp” (Q and A) thì phần kết sẽ dài hơn và phần thân bài sẽ được rút ngắn tương ứng Sau khi đã lập được

dàn ý hãy viết phác thảo bài thuyết trình Có thể nói trong 5 giai đoạn của

quy trình TOPP thì giai đoạn 3 là quan trọng nhất, bởi toàn bộ phần chuNn bị nội dung của bài thuyết trình nằm trong giai đoạn này

1.5 Giai đoạn 4: Hoàn chỉnh bài thuyết trình

Để có mộ bào thuyết trình thành công, thì sau khi hoàn tất giai đoạn 3, dù đã rất công phu, cNn thận, bạn cũng không được chủ quan, tự mãn, dừng lại mà phải thực hiện tiếp giai đoạn 4: Hoàn chỉnh bài thuyết trình

Trong giai đoạn này, trước hết bạn tập trunh giải đáp những câu hỏi sau:

- Liệu khán giả có hiểu được các từ ngữ (đặc biệt là các từ chuyên môn)

mà bạn sử dụng trong bài thuyết trình không?

- Nên dùng cách nào là tốt nhất để giúp khán gải dễ dàng hiểu được? (thay bằng từ thông dụng hoặc giải thích…)

- Các số liệu minh họa cho bài nói của bạn đã được trình bày một cách sinh động chưa? Chỗ nào nên dùng bảng, chỗ nào nên dùng biểu đồ, đồ thị?

- Những vấn đề nào cần đưa lên slide, sử dụng Power Point? Dùng loại phương tiện nào? Nền nào? Hình ảnh gì để minh họa là thích hợp nhất?

- Lường trước những chỗ khán giả có thể phản ứng và cách thức phúc đáp của bạn?

- Chỗ nào nên hài hước, pha trò một chút để người nghe bớt căng thẳng, có thể theo dõi bài thuyết trình một cách hiệu quả hơn?

- Chỗ nào nên nhấn mạnh, nói sâu thêm?

Để có thể dễ dàng trả lời những câu hỏi nàu, thì sau khi tự đọc bài diễn văn

đã được phác thảo kết hợp với việc canh giờ, bạn nên đọc cho người khác nghe Lắng nghe các ý kiến phản hồi và điều chỉnh lại bài thuyết trình

Để tăng thêm sức thuyết phục cho bài thuyết trình nên sử dụng các biện pháp

tu từ của nghệ thuật hùng biện (sẽ được trình bày chi tiết ở phần sau) và các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ (xem chi tiết phần sau)

1.6 Giai đoạn 6: Thuyết trình thử

Như đã trình bày ở chương 1, giao tiếp gồm: giao tiếp bằng ngôn ngữ và giao tiếp phi ngôn ngữ Thuyết trình là sự kết hợp hài hòa cả hai hình thức này

Do vậy, muốn có một buổi thuyết trình hoàn hảo, cần chuNn bị chu đáo cả hai phần ngôn ngữ và phi ngôn ngữ

- Thuyết trình thử kết hợp với các thẻ gợi ý (nếu có) và những slide (power point) đã chuNn bị sẵn Cần nhấn mạnh: Thuyết trình là nói, nói hay, nói có sức lôi cuốn, sức thuyết phục, do đó bài nói phải có điểm nhấn, có trọng

tâm, phải được trình bày bằng giọng truyền cảm, sinh động, phải có “hồn”,

có “thần”, chứ không phải “trả bài” thuộc lòng bằng một giọng đều đều, buồn ngủ hoặc giọng khô cứng, vô hồn và càng không phải đọc bài diễn văn

do ai đó viết hộ

Lưu ý: Khi thuyết trình thử nên đứng lên, di chuyển như đang thuyết trình thật, không nên thụ động ngồi một chỗ Nếu có bạn bè, đồng nghiệp ngồi nghe và góp ý thì càng tốt Đặc biệt: phải biết khống chế thời gian thuyết trình Khi thuyết trình thử, nếu thấy bị quá giờ, thì phải cắt bớt nội dung, thao tác cho vừa với thời gian quy định Hãy luôn nhớ: một bài thuyết trình có nội dung tốt, nhưng nếu nói bị quá giờ, cũng sẽ không mang lại cho bạn kết quả mong muốn Cùng với việc chuNn bị về mặt ngôn ngữ, bạn cần chuNn bị về mặt tinh thần Một bài viết hoàn hảo, nội dung tốt, ngôn ngữ chuNn xác, trau chuốt cũng không thể giúp bạn thuyết trình thành công, nếu bạn bị rơi vào trạng thái tinh thần tồi

tề, miệng khô cứng, tim đập thình thịch, trán vã mồ hôi và tay chân run bần bật Chính việc chuNn bị thật kỹ, với một bài diễn văn gần như đã thuộc long, với những công cụ phụ trợ tốt, được tập dượt nhiều lần đến mức nhuần nhuyễn sẽ giúp bạn tự tin, vượt qua được trạng thái kinh khủng nêu trên Và ngay trước khi nói, nếu bạn vẫn chưa thật bình tĩnh, có thể vận dụng mẹo nhỏ sau: hãy cố gắng dành ra vài phút, nếu có thể thì hãy nhắm mắt lại, và thả hồn về với khung cảnh thanh bình, ví dụ như: cảnh làng quê yên ả với lũy tre xanh, cánh đồng lũy chín, đầm sen ngạt ngào dâng hương, hay cảnh hồ nước dưới ánh hoàng hôn, với những con thiên nga ung dung bơi lội, những chú cá nhỏ nghịch ngợm quẫy đuôi, búng nước

• Chuẩn bị về ngôn ngữ cơ thể/ giao tiếp phi ngôn ngữ

Bên cạnh việc chuNn bị về mặt ngôn ngữ, cần chuNn bị về ngôn ngữ cơ thể (giao tiếp phi ngôn ngữ) Trong phần chuNn bị này, bạn cần lưu ý:

Những điều nên làm:

• Nét mặt tươi tắn, ánh mắt ấm áp