Chương 4 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH pdf

Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý Chương 4 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH 1. Tổ chức một buổi thuyết trình thành công Để có một buổi thuyết trình thành công mỹ mãn là điều không dễ, nó đòi hỏi người diễn thuyết phải chuNn bị chu đáo, khoa học thì mới có thể đạt được kết quả mong muốn. Khác với trước đây, khi nói đến thuyết trình người ta chỉ quan tâm nói sao cho to, rõ, trôi chảy, hùng hồn là được. Giờ đây, thuyết trình thành công đòi hỏi phải cuốn hút người nghe, đưa người nghe vào cuộc, có nghĩa là cả người nói lẫn người nghe cùng tham gia vào việc tạo ra các thông điệp nhằm giải quyết những tình huống cụ thể. Ví dụ: Buổi thuyết trình về chủ đề “Việt Nam gia nhập WTO” được coi là thành công một khi thu hút được cả người nói và người nghe cùng tập trung theo dõi, suy nghĩ về những cơ hội và thách thức khi Việt Nam gia nhập WTO và cùng tìm các giải pháp để đón nhận cơ hội, vượt qua thách thức khi Việt Nam gia nhập tổ chức này. Để có những buổi thuyết trình thành công, cần phải: biết mình, biết người, biết chọn chủ để thuyết trình phù hợp, xây dựng đề cương bài nói một cách khoa học, rèn luyện nghệ thuật diễn thuyết, biết sử dụng các công cụ phụ trợ một cách hiệu quả, làm cho người nghe phải tập trung theo dõi bài nói của mình. Bằng sự trải nghiệm của bản thân, chúng tôi rất đồng tình với những bài học mà tác giả Lee Gek Ling (Singapore) đã chia sẻ. 1.1. Giới thiệu tổng quan về quy trình TOPP Theo Lee Gek Ling để thuyết trình thành công cần tuân thủ quy trình TOPP (The Oral Presentation Process). Quy trình này gồm 5 giai đoạn Giai đoạn 1: Phân tích khán thính giả (đối tượng của buối thuyết trình) • Cần xác định rõ khán thính giả của bạn là ai • Họ muốn nghe gì khi đến với buổi thuyết trình của bạn 1 Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý • Hãy chú ý đến câu hỏi: “Vấn đề này có lợi ích gì cho tôi? (What’s in it for me – WIIFM) – câu hỏi mà người nghe luôn đặt ra trong suốt quá trình nghe bạn nói. Giai đoạn 2: Xác định chủ đề và nội dung thuyết trình Để làm việc này cần sử dụng quy tắc ABC, trong đó: • Analyse – phân tích để xác định rõ chủ để và nội dung chính của bài thuyết trình • Brainstorm – động não suy nghĩ để tìm ra những nội dung cần thuyết trình, những điểm cần nhấn mạnh trong bài diễn văn và nguồn tài liệu cần thiết để phục vụ cho việc thuyết trình. • Choose – lựa chọn những tài liệu tốt nhất, phù hợp nhất cho bài diễn văn và những nội dung, điểm nhấn quan trọng nhất, cần đặc biệt lưu ý trong bài. Giai đoạn 3: Phác thảo bài thuyết trình • Viết đề cương chi tiết cho bài thuyết trình • Hãy xác định bạn sẽ mở đầu, phát triển và kết thúc bài thuyết trình như thế nào • Hãy hạ bút viết về những điều bạn dự dịnh thuyết trình ra giấy. Giai đoạn 4: Hoàn chỉnh bài thuyết trình • Hãy đọc bài diễn văn đã được phác thảo, tự đọc một mình kết hợp với canh thời gian xem có phù hợp không và đọc cho người khác nghe. Lắng nghe ý kiến phản hồi về bài thuyết trình. Đặc biệt chú ý những ý kiến đánh giá chất lượng của bài thuyết trình: bài có hay không? Có dế hiểu không? Có khả năng cuốn hút người nghe không? Những nhược điểm cần khắc phục? • Trên cơ sở đó tiến hành sửa chữa, bổ sung, hoàn thiện lại bài thuyết trình. Chú ý: sử dụng các biện pháp tu từ để chuốt lại bài diễn văn cho hay hơn, đẹp hơn. • Sử dụng những phương tiện nghe nhìn thích hợp để làm cho bài thuyết trình đạt hiệu quả cao hơn. 2 Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý Giai đoạn 5: Thuyết trình thử • Hãy đọc to, truyền cảm bài diễn văn như đang diễn thuyết trước công chúng. • Hãy chèn them những từ ngữ, câu chuyển ý, chuyển đoạn cho bài diễn văn sinh động, thể hiện logic chặt chẽ và có sức thuyết phục cao. • Sử dụng những tờ giấy nhỏ (thẻ) để ghi lại những điểm chính cần nhấn mạnh trong bài thuyết trình (những người có trí nhớ tốt không cần làm việc này). • Thuyết trình thẻ kết hợp với các thẻ nếu gợi ý (nếu có). Và những slide đã được chuNn bị. • Hãy suy nghĩ bạn sẽ mặc gì, trang điểm ra sao khi thuyết trình và chuNn bị trang phục cho buổi thuyết trình đó. • Tổng hợp lại tất cả. Hãy tưởng tượng bạn đang diễn thuyết trước công chúng và tập dượt lại một lần nữa. Để giúp người học có thể áp dụng những kiến thức có được, tổ chức những buổi thuyết trình thành công, phần tiếp theo chúng tôi xin giới thiệu một cách chi tiết các giai đoạn của quy trình TOPP. 1.2. Giai đoạn 1: Phân tích khán thính giả Khán thính giả góp phần quyết định cho thành công của buổi thuyết trình. Do đó, nội dung bài thuyết trình phải được xây dựng xoay quanh người nghe, lấy người nghe làm trung tâm, muốn vậy phải phân tích khán thính giả. Càng hiểu rõ khán giả thì khả năng thành công trong buổi thuyết trình của bạn càng cao. Để phân tích khán thính giả bạn có thể dựa vào bảng câu hỏi xoay quanh những nội dung sau: 3 Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý • Khán giả của buổi thuyết trình gồn những ai? Tuổi tác, trình độ văn hóa, chuyên môn nghiệp vụ, địa vị xã hội,… của họ ra sao? • Mục đích của họ khi đến nghe bài thuyết trình? • Hộ đến với buổi thuyết trình do tự nguyện hay bị ép buộc? • Tình trạng tâm lý của họ khi đến nghe bài thuyết trình? • Họ có được lợi ích gì khi nghe bạn nói? • Bạn muốn nói gì với họ? • Mức độ hiểu biết của khán giả về chủ đề bạn sẽ thuyết trình? Mức độ quan tâm của họ về vấn đề này? • Trong khoảng thời gian cho phép, người nghe có khả năng thu nhận được một lượng thông tin là bao nhiêu? • Bạn muốn họ nhớ gì về bài thuyết trình của bạn sau 2 tuần? Trong đó, trọng tâm là câu hỏi: họ là ai? Càng trả lời được rõ câu hỏi này bao nhiêu khả năng thành công của bạn càng cao bấy nhiêu. Sẽ là lý tưởng nếu trước khi thực hiện các giai đoạn tiếp theo của TOPP bạn có ddwocjdanh sach khán thính giả với những thông tin chi tiết: họ và tên, tuổi tác, giới tính, dân tộc, tôn giáo, trình độ văn hóa, chuyên môn – nghiệp vụ, chức vụ, nơi công tác, mục đích, kỳ vọng của họ đối với buổi thuyết trình. Trên cơ sở những thông tin có được, bạn sẽ phân tích khán thính giả trên các khía cạnh: nhân chủng học, văn hóa và tâm lý, từ đó lựa chọn những giải pháp thích hợp giúp buổi thuyết trình thành công. Với số lượng người nghe đã được xác định, nếu bạn được lựa chọn địa điểm thuyết trình và các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ thích hợp thì khả năng thành công sẽ cao hơn. CÂU HỎI THẢO LUẬN 1 1. Tuổi tác của người nghe có ảnh hưởng như thế nào đối với bài thuyết trình về chủ đề “Thời trang và cuộc sống”? 4 Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý 2. Kiến thức chuyên môn của người nghe sẽ ảnh hưởng như thế nào đến ngôn ngữ được sử dụng trong bài thuyết trình “Logistics – giải pháp quan trọng giúp nâng cao khả năng cạnh tranh chó các doanh nghiệp Việt Nam trong điều kiện hội nhập”? 3. Địa vị xã hội của người nghe có ảnh hưởng như thế nào đối với bài thuyết trình về “Cơ hội và thách thức khi Việt Nam gia nhập WTO”? 4. Mức độ quan tâm, sự hiểu biết về dự án và khả năng tài chính của người nghe sẽ ảnh hưởng như thế nào đến bài thuyết trình “Dự án thành lập trường Đại học Trí Việt – Trường Đại học của người Việt với chất lượng đào tạo đạt tiêu chuNn quốc tế”? 5. Được lựa chọn địa điểm và phương tiện kỹ thuật phụ trợ sẽ mang lại lợi ích gì cho bạn khi thuyết trình? 1.3. Giai đoạn 2: Xác định chủ đề và nội dung thuyết trình Giai đoạn 1 của quy trình TOPP giúp bạn xác định được khán thính giả của bạn là ai? Một câu hỏi rất quan trọng nhưng trước khi đi vào chọn chủ để và nội dung thuyết trình, bạn cần trả lời một câu hỏi khác cũng quan trọng không kém: Bạn là ai? Ông cha ta đã dạy: “Biết mình, biết người trăm trận, trăm thắng”. Vì vậy, trước khi nhận lời thuyết trình về một chủ đề nào đó, bạn hãy trả lời các câu hỏi: “Vốn kiến thức lý luận và thực tiễn có liên quan đến đề tài dự kiến thuyết trình của bạn nhiều ít ra sao? Bạn có những ưu thế đặc biệt gì? Uy tín của bạn đối với khán giả như thế nào? Lưu ý: Đừng bao giờ nhận lời thuyết trình về một chủ đề mà bạn không nắm vững. Cũng đừng nhận lời thuyết trình về những vấn đề mà tầm quan trọng của nó không ngang tầm với người diễn thuyết. Hãy chọn những chủ đề phù hợp với thế mạnh, kiến thức và kinh nghiệm của bạn. 5 Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý Xác định được đề tài phù hợp, phần tiếp theo hãy vận dụng quy tắc ABC để xác định chính xác chủ đề và nội dung thuyết trình. Analyse – phân tích, so sánh những tên đề tài có liên quan đến chủ đề cần thuyết trình, trên cơ sở đó chọn đề tài phù hợp. Xác định thật rõ mục đích của bài thuyết trình, từ đó xác định cần tập trung vào những khía cạnh nào để bài thuyết trình đạt được hiệu quả cao. Ví dụ, giữa hai đề tài: 1. Nghiên cứu các Khu công nghiệp Vùng kinh tế trọng điểm phía Nam (KCN VKTTĐPN) 2. Nghiên cứu kinh nghiệm xây dựng các Khu công nghiệp Vùng kinh tế trọng điểm phía Nam (KCN VKTTĐPN) Thì đề tài thứ hai cụ thể hơn đề tài thứ nhất. Trong đề tài thứ hai cần tập trung nghiên cứu các bài học kinh nghiệm xây dựng các KCN VKTTĐPN, còn đề tài thứ nhất đòi hỏi phải nghiên cứu tất cả các khía cạnh có liên quan đến KCN VKTTĐPN. Nếu đề tài nghiên cứu vẫn cón quá rộng thì bạn cần xác định rõ phạm vi nghiên cứu cả về mặt không gian lẫn thời gian, nhờ đó nội dung thuyết trình sẽ tập trung hơn, sâu hơn và hiệu quả hơn. Ví dụ: Đề tài thứ hai sẽ được thu hẹp hơn nữa cho phù hợp nhu cầu của người nghe và thời lượng cho phép của buổi thuyết trình “Nghiên cứu kinh nghiệm xây dựng các KCN tỉnh Đồng Nai trong giai đoạn 1995 – 2005”. Trong phần mở đầu của bài thuyết trình bạn nên xác định rõ đề tài, ý nghĩa, mục đích, phạm vi và bố cục của bài thuyết trình để tập trung sự chú ý của người nghe. CÂU HỎI THẢO LUẬN 2 Hãy phân tích các tình huống sau. Hãy xác định rõ tên đề tài và những nội dung trọng tâm của bài thuyết trình: 6 Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý 1. Là người rất yêu hoa và chuyên nghiên cứu về hoa Đà Lạt. Được mời đến báo cáo tại “Hội nghị các nhà xuất khNu trẻ”, bạn hãy chọn tên đề tài thuyết trình và xác định những nội dung chủ yếu cần trình bày trước Hội nghị. 2. Là một chuyên gia Logistic, được mời đến giảng dạy cho lớp bồi dưỡng nghiệp vụ của Hiệp hội các nhà giao nhận – vận tải phía Nam. Bạn hãy chọn đề tài và những nội dung cần giới thiệu cho lớp học 3. Là trưởng nhóm nghiên cứu Hoa đồng nội bạn đến báo cáo tại Hội nghị nghiên cứu khoa học sinh viên về đề tài nghiên cứu “Xuất khNu các sản phNm làm từ bèo tây sang thị trường EU – thực trạng và giải pháp” mà nhóm vừa đạt giải. Hãy cho biết bài thuyết trình của bạn sẽ tập trung vào những nội dung chủ yếu nào. 4. Là Giám đốc của một công ty đạt giải thưởng Sao Đỏ, bạn được mời đến báo cáo điển hình tại “Hội nghị Doanh nhân Đất Việt” về đề tài: “Những bài học kinh nghiệm của công ty trong việc nâng cao khả năng cạnh tranh khi Việt Nam gia nhập WTO”. Hãy cho biết bài thuyết trình của bạn sẽ tập trung vào những nội dung chủ yếu nào? Brainstorm – hãy động não. Bạn càng động não suy nghĩ nhiều, suy nghĩ sâu, chín chắn, kỹ càng thì bài thuyết trình của bạn càng có giá trị, càng hay. Để quá trình suy nghĩ đạt hiệu quả cao, bạn cần thu thập, tập hợp thông tin có liên quan đến bài thuyết trình thông qua việc: - Xem lại các nghiên cứu, các ấn phNm, kinh nghiệm và kiến thức của bản thân - Phỏng vấn, trao đổi, học hoit kinh nghiệm từ những chuyên gia am tường lĩnh vực bạn vực bạn sẽ trình bày - Nghiên cứu những ấn phNm đã xuất bản và lưu trữ trong thư viện (Từ điển: Bách khoa toàn thư; Niên giám thống kê, các con số và sự kiện, sách, báo, tạp chí, …) 7 Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý - Tìm hiểu thông tin từ các công ty tư vấn, công ty nghiên cứu thị trường. - Lướt trên mạng để tìm kiếm những thông tin có liên quan (ấn bản điện tử, báo điện tử, các trang web), nhưng cần cNn trọng vì trên mạng có nhiều thông tin chưa chính xác. Choose – lựa chọn. Trên cơ sở những số liệu, tài liệu có được, bạn hãy tích cực động não suy nghĩ, để lựa chọn cho được những thông tin tốt nhất và thích hợp nhất với bài thuyết trình của bạn. CÂU HỎI THẢO LUẬN 3 Để chuNn bị cho bàu thuyết trình “Thực trạng áp dụng Incoterm tại các doanh nghiệp xuất nhập khNu (XNK) Việt Nam các giải pháp nâng cao hiệu quả” nhóm đã thu thập được 10 tài liệu tham khảo, trong đó có: - Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ “Phân tích thực trạng vận dụng các điều kiện thương mại quốc tế (Incoterms) trong hoạt động XNK ở Việt Nam và những giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng Incoterms” do tập thể giảng viên trường Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh thực hiện năm 2002. - Kết quả điều tra tại 200 doanh nghiệp XNK được nhóm thuyết trình thực hiện vào cuối năm 2005 - Incoterms 2000 do ICC phát hành - Incoterms 2000 do VCCI phát hành - 6 cuốn sách giới thiệu về Incoterms 2000 do các giảng viên đại học, cao đẳng và các dịch giả Việt Nam biên soạn. Trong số những tài liệu đã thu thập được, bạn hãy suy nghĩ và lựa chọn: tài liệu thích hợp nhất và tốt nhất cho bài thuyết trình. Hãy xếp thứ tự ưu tiên cho các tài liệu bạn đã lựa chọn được và cho biết lý do vì sao bạn lại xếp như vậy. 1.4. Giai đoạn 3: Phác thảo bài thuyết trình 8 Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý Để có một bài thuyết trình hiệu quả, bạn có thể chọn một trong các cách hoặc kết hợp một số cách trình bày dưới đây: - Chữ cái ưu tiên (Acrostic) - Theo thứ tự tăng hay giảm dần (Ascending/Descending) - So sánh và đối chiếu (Comparison and Contrast) - Theo trình tự thời gian (Chronological) - Nguyên nhân và kết quả (Cause and Effect) - Chung đến riêng/ từ tổng quát đến cụ thể/ từ rộng đến hẹp (General to Specific) - POP (Problem, Options, Proposal) - Vấn đề và giải pháp (Problem and Solution) - Sắp xếp theo không gian (Spatial) Dưới đây xin giới thiệu vắn tắt về các cách trình bày nêu trên. • Chữ cái đầu tiên: Cách này sử dụng chữ cái đầu của mỗi câu để tạo ra một từ hay một cụm từ có nghĩa và dễ nhớ nhằm giúp người nghe tập trung theo dỏi bài thuyết trình. Ví dụ: khi trình bày giai đoạn 2 của quy trình TOPP tác giả đã đưa ra quy tắc ABC, trong đó, chữ cái A mở đầu cho đoạn giới thiệu về cách phân tích để xác định phạm vi và nội dung chính yếu của bài thuyết trình (Analyse); B (Brainstorm) mở đầu cho giai đoạn giới thiệu về quá trình động não suy nghĩ, thu thập tư liệu cần thiết để phục vụ cho bài thuyết trình; C (Choose) mở đầu cho đoạn giới thiệu về cách lựa chọn tài liệu và nội dung thuyết trình. • Theo thứ tự tăng hay giảm dần: Bạn có thể bắt đầu bài thuyết trình từ vấn đề ít quan trọng nhất (hoặc khuyết điểm nhẹ nhàng nhất); theo dẫn tiến của bài thuyết trình mức độ quan trọng (hoặc trầm trọng) dần tăng lên cho đến vấn đề quan trọng nhất (hoặc khuyết điểm trầm trọng nhất). Bạn cũng có thể chọn theo trình tự ngược lại: giảm dần. Chọn cách nào hiệu quả hơn thì còn tùy thuộc vào vấn đề, đối tượng nghe và tâm lý người nghe. Ví dụ: khi trình bày chủ đề 9 Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý “Xây dựng văn hóa tổ chức mới cho một công ty”, bạn nên chọn theo trình tự tăng dần. Vì đây là vấn đề tế nhị, có liên quan đến mọi người. Bạn nên bắt đầu từ vấn đề khiếm khuyêt ít nghiêm trọng nhất, nhưng cũng dễ thấy nhất của văn hóa tổ chức hiện hành đến khiếm khuyêt nghiêm trọng nhất. Đến đây bạn kết thúc bài thuyết trình: cần phải thay đổi văn hóa tổ chức mộ cách đầy thuyết phục với những giải pháp có tính khả thi cao. • So sánh và đối chiếu: Cách này sẽ phát huy tác dụng rất tốt khi bạn cần phải làm rõ sự giống và khác nhau giữa các vấn đề, sự vật hoặc sự việc. Ví dụ: khi trình bày chủ đề: “Đàm phán trong kinh doanh quốc tế giữa Mỹ và Nhật Bản” hoặc “So sánh Incoterms 2000 và Incoterms 1990.” • Theo trình tự thời gian: Cách trình bày này có tên gọi là “ngày xửa, ngay xưa” (Once upon a time). Bạn có thể dùng cách này để kể một câu chuyên, giới thiệu về lịch sử của một dân tộc, một vùng đất hay quá trình hình thành và phát triển của một công ty với những dấu mốc, chặng đường lịch sử. Ví dụ: bạn có thể sử dụng để trình bày về lịch sử hình thành và phát triển của Incoterms, của Internet hoặc Container,… • Nguyên nhân và kết quả: Cách này rất thích hợp cho việc trình bày các đề tài những khoa học thuộc nhóm ngành kinh tế - xã hội. Bạn sẽ bắt đầu từ việc phân tích thực trạng của vấn đề nghiên cứu, đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu, tìm nguyên nhân, trên cơ sở đó đề xuất giải pháp hoàn thiện. Ví dụ: bạn có thể sử dụng cách này để trình bày đề tài “Trà Bảo Lộc – thực trạng và giải pháp phát triển”. • Từ tổng quát đến cụ thể: Theo cách này bạn có thể bắt đầu bài thuyết trình bằng bức tranh tổng thể của vấn đề rồi mới đi vào chi tiết ở từng khía cạnh cụ thể. Sử dụng phương pháp từ tổng quát đến cụ thể có lợi đểm: giúp người nghe dần làm quen với vấn đề bạn trình bày, đến khi bạn đi vào chi tiết, các vấn đề chuyên môn phức tạp, các thao tác kỹ thuật cụ thể thì người nghe dễ tiếp thu hơn, không cảm thấy bị bất ngờ, hụt hẫng. Phương pháp này rất thích hợp khi trình bày những vấn đề mới. Ví dụ: khi trình bày dự án thiết kế trang web cho 10 [...]... chủ • Xác định chủ đề và nội dụng cần thuyết trình đề • Động não suy nghĩ để tìm ra những nội dung chủ và nội 21 Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý dung thuyết yếu, những điểm cần nhấn mạnh trong bài thuyết trình trình • Lựa chọn những tài liệu tốt nhất cho bài thuyết trình Giai đoạn 3: Phác thảo bài thuyết trình • Viết đề cương sơ bộ cho bài thuyết trình, gồm: Phần mở bài, thân bài và... bài thuyết trình • Phác thảo bài thuyết trình (Hãy luôn nhớ đây là văn nói) Giai đoạn 4: Hoàn chỉnh bài thuyết trình • Hãy tự đọc bài phác thảo và đọc cho người khác nghe • Lắng nghe sự góp ý và sửa chữa • Chèn thêm những câu, phần chuyển ý, chuyển đoạn để bài có logic chặt chẽ hơn, sức thuyết phục cao hơn • ChuN bị slide power point,… những phương tiện kỹ n thuật nghe nhìn thích hợp để bài thuyết trình. .. biện pháp tu từ của nghệ thuật hùng biện (sẽ được trình bày chi tiết ở phần sau) và các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ (xem chi tiết phần sau) 1.6 Giai đoạn 6: Thuyết trình thử Như đã trình bày ở chương 1, giao tiếp gồm: giao tiếp bằng ngôn ngữ và giao tiếp phi ngôn ngữ Thuyết trình là sự kết hợp hài hòa cả hai hình thức này Do vậy, muốn có một buổi thuyết trình hoàn hảo, cần chuN bị chu đáo cả hai n phần... ai đó viết hộ Lưu ý: Khi thuyết trình thử nên đứng lên, di chuyển như đang thuyết trình thật, không nên thụ động ngồi một chỗ Nếu có bạn bè, đồng nghiệp ngồi nghe và góp ý thì càng tốt Đặc biệt: phải biết khống chế thời gian thuyết trình Khi thuyết trình thử, nếu thấy bị quá giờ, thì phải cắt bớt nội dung, thao tác cho vừa với thời gian quy định Hãy luôn nhớ: một bài thuyết trình có nội dung tốt, nhưng... thiệu đề tài: Bạn cần giới thiệu cho khán giả rõ tên đề tài thuyết trình, ý nghĩa – tầm quan trọng của đề tài, mục đích của buổi thuyết trình, phạm vi bạn dự định thuyết trình và lý do bạn giới hạn phạm vi như vậy - Giới thiệu dàn ý bài thuyết minh: Bạn nên giới thiệu cho khán giả biết bài thuyết trình của bạn gồm mấy phần, phần nào được trình bày trước, phần nào sau, mỗi phần gồm có những ý nào, đâu... bài sẽ được rút ngắn tương ứng Sau khi đã lập được dàn ý hãy viết phác thảo bài thuyết trình Có thể nói trong 5 giai đoạn của quy trình TOPP thì giai đoạn 3 là quan trọng nhất, bởi toàn bộ phần chuN bị n nội dung của bài thuyết trình nằm trong giai đoạn này 1.5 Giai đoạn 4: Hoàn chỉnh bài thuyết trình Để có mộ bào thuyết trình thành công, thì sau khi hoàn tất giai đoạn 3, dù đã rất công phu, cN thận,... cần tránh, trong giai đoạn thuyết trình thử bạn nên chuN bị thật kỹ, sao cho thuyết trình có được hình thức n bề ngoài tốt: • Một phong thái tự tin, đĩnh đạc, giọng nói rõ rang, mạnh lạc, truyền cảm 19 Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý • Trang phục chỉnh tề lịch sự, được ủi (là) phẳng phiu, cN thận, phù hợp n với lứa tuổi của người thuyết trình Lưu ý: Thuyết trình viên nên ăn mặc chỉnh... thuyết phục mạnh mẽ Do đó, bào thuyết trình có 3 phần (mở dầu, thân bài và kết luận) và phần thân bài lý tưởng cũng nên có ba vấn đề chính Sau khi xác định được số vấn đề sẽ trình bày, bạn cần sắp xếp bài thuyết trình của mình theo một hoặc kết hợp một số cách trình bày đã được giới thiệu ở phần đầu Giai đoạn 3: Phác thảo bài thuyết trình Mỗi vấn đề nên được giới thiệu theo trình tự sau: 13 Phạm Anh Tuấn... lắng nghe bạn thuyết trình • Phần thân bài: Một bài thuyết trình tốt thì phần thân bài thường có 3 – 5 vấn đề chính Nếu quá ít vấn đề bài thuyết trình sẽ bị sơ sài, nhàm chán, thiếu sức hấp dẫn, ngược lại, cũng đừng tham đưa quá nhiều vấn đề vào một bài thuyết trình vì khán giả sẽ khó theo dõi Tác giả Lee Gek Ling rất coi trọng Quy tắc số 3 (Ruler of Three) Theo ông, số ba là con số thuyết phục mạnh... Nhật Bản – những n điểm cần lưu ý khi kinh doanh và đàm phán với người Nhật” Bạn sẽ chọn cách trình bày nào? Cho biết nguyên nhân vì sao bạn lại chọn như vậy? Sau khi đã xác định được phương pháp trình bày bài thuyết trình, bạn hãy bắt tay phác thảo nội dung bài thuyết trình Cũng như một bài văn, bài thuyết trình thường có 3 phần: - Phần giới thiệu (hay phần mở đầu) 11 Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh . tế và quản lý Chương 4 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH 1. Tổ chức một buổi thuyết trình thành công Để có một buổi thuyết trình thành công mỹ mãn là điều không dễ, nó đòi hỏi người diễn thuyết phải chuNn. thuyết trình • Viết đề cương chi tiết cho bài thuyết trình • Hãy xác định bạn sẽ mở đầu, phát triển và kết thúc bài thuyết trình như thế nào • Hãy hạ bút viết về những điều bạn dự dịnh thuyết trình. buổi thuyết trình gồn những ai? Tuổi tác, trình độ văn hóa, chuyên môn nghiệp vụ, địa vị xã hội,… của họ ra sao? • Mục đích của họ khi đến nghe bài thuyết trình? • Hộ đến với buổi thuyết trình