Bài tiểu luận về vấn đề và biện pháp giải quyết trong kiểm soát hàng tồn kho

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP.HCM

KHOA CƠ KHÍ CHẾ TẠO MÁY

- -MÔN HỌC: MATERIAL AND INVENTORY MANAGEMENT

TIỂU LUẬN

BÀI THU HOẠCH GIỮA KỲ MATERIAL ANDINVENTORY

MANAGEMENT

GVHD: Ph.D Nguyễn Thị Ánh Tuyết

SVTH:

1 Lê Thị Thi Tuyên 23804013

2 Lý Mạnh Hào 23804003

Mã lớp học: 23LC04SP2

Thành phố Hồ Chí Minh, Tháng 09 năm 2024

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

Điểm:……….

Kí tên

Lời cảm ơn

Trong nền kinh tế hiện nay, các doanh nghiệp kinh doanh đóng vai trò rất lớn trong

nền kinh tế của một đất nước Trong giai đoạn hiện nay, Việt Nam mở cửa nền kinh tế tạo ra

nhiều những thuận lợi cho các doanh nghiệp, các doanh nghiệp có cơ hội đưa những sản

phẩm của mình ra thị trường nước ngoài dễ dàng hơn tiếp cận với nhiều công nghệ tiên tiến

hơn, đa dạng Tuy nhiên những khó khăn mà các doanh nghiệp gặp phải cũng không phải

nhỏ Đặc biệt nền kinh tế Việt Nam phụ thuộc nhiều vào nền nông nghiệp, còn manh mún

nhỏ lẽ Liệu các doanh nghiệp trong nước có đủ sức mạnh để cạnh tranh với các doanh

nghiệp, các tập đoàn nước ngoài Với sự cạnh tranh khốc liệt đó đòi hỏi các doanh nghiệp

phải làm như thế nào để đứng vững trên thị trường Đáp ứng tốt nhất nhu cầu người tiêu

dùng, với chất lượng sản phẩm cao giá thành phải chăng

Để làm được điều đó ngoài việc xây dựng được chiến lược kinh doanh hợp lý thì các

doanh nghiệp cần giám sát các khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Từ các khâu tìm kiếm các nhà cung ứng uy tín đến việc thu mua nguyên vật liệu đến khi tìm

được thị trường tiêu thụ sản phẩm cần được bảo đảm tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn đạt

hiệu quả cao trong sản xuất Tim kiếm lợi nhuận tạo điều kiện tích luỹ vốn mở rộng sản xuất

Hàng tồn kho là một bộ phận của vốn lưu động của doanh nghiệp và nó chiếm tỷ

trọng tương đối lớn Vì vậy, việc kiểm soát hàng tồn kho đóng vai trò vô cùng quan trọng

trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Công tác kiểm soát hàng tồn kho có

nhiệm vụ duy trì lượng hàng tồn kho hợp lý nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất thông suốt,

không bị gián đoạn Bên cạnh đó là đảm bảo có đủ hàng hoa đáp ứng yêu cầu của thị trường

Qua đó đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng nhằm nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp

trên thị trường Chính vì vậy, công tác kiểm soát hàng tồn kho là một trong những vấn đề

luôn được quan tâm hàng đầu Việc hoàn thiện công tác kiểm soát hàng tồn kho là một trong

những ưu tên hàng đầu của công ty, nhằm bảo quản hàng hoá, nguyên vật liệu cũng như việc

công tác dự trữ những mặt hàng này

Xuất phát từ những ý trên, tôi đã ý thức được tầm quan trọng của công tác kiểm tra

hàng tồn kho Vì vậy tôi đã chọn đề tài “Vấn đề và giải pháp trong kiểm soát hàng tồn

kho” làm đề tài luận văn của mình.

Quản lý hàng tồn kho là một công việc khá phức tạp, đòi hỏi nhà quản lý doanh

nghiệp phải biết vận dụng sáng tạo các phương pháp quản lý vào thực tiễn hoạt động của

doanh nghiệp mình Đồng thời, để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra thông

suốt thì đòi hỏi một lượng hàng tồn kho tối ưu, một mặt tồn kho được xem như là “miếng

đệm an toàn” giữa cung ứng và sản xuất, mặt khác phải đảm bảo chi phí cho việc tồn kho là

thống nhất

Thường thì giá trị hàng tồn kho chiếm khoảng 40% tổng giá trị tài sản của doanh

nghiệp Do đó nhà quản trị phải kiểm soát lượng tồn kho ở mức phù hợp thông qua việc xem

xét lượng tồn kho có hợp lý với doanh thu không và liệu doanh số bán hàng có sụt giảm nếu

không có đủ lượng tồn kho hợp lý không? Vì tồn kho với số lượng quá nhỏ hay quá lớn đều

không đạt hiệu quả tối ưu Tồn kho cao sẽ làm tăng chi phí đầu tư, nhưng nó lại biểu hiện sự

sẵn sàng cho sản xuất hoặc đáp ứng nhu cầu khách hàng Tồn kho thấp sẽ làm giảm chi phí

đầu tư nhưng sẽ tốn kém trong việc đặt hàng, kế hoạch sản xuất, bỏ lỡ cơ hội thu lợi nhuận

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU CHUNG 7

1.1 Hàng tồn kho 7

1.1.1 Khái niệm hàng tồn kho 7

1.1.2 Đặc điểm hàng tồn kho 7

1.1.3 Phân loại hàng tồn kho 7

1.1.4 Vai trò hàng tồn kho 9

1.1.5 Lợi ích và chi phí hàng tồn kho 9

1.2 Kiểm soát hàng tồn kho 11

1.2.1 Khái niệm kiểm soát hàng tồn kho 11

1.2.2 Vai trò của kiểm soát hàng tồn kho 12

1.2.3 Mục đích kiểm soát hàng tồn kho 13

1.2.4 Chức năng kiểm soát hàng tồn kho 13

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT HÀNG TỒN KHO HIỆN NAY 14

2.1 Các phương pháp kiểm soát hàng tồn kho 14

2.1.1 Nhập trước, xuất trước (FIFO) 14

2.1.2 Nhập sau, xuất trước (LIFO) 15

2.2 Quy trình kiểm soát hàng tồn kho 15

2.2.1 Lập kế hoạch chuẩn bị 15

2.2.2 Kiểm kê kho hàng 16

2.2.3 Kiểm soát đầu vào và đầu ra 16

2.2.4 Kiểm soát hàng nhập kho 16

2.2.5 Kiểm soát chi phí, giá thành sản phẩm sản xuất, nhập kho 17

2.2.6 Kiểm soát quy trình xuất kho 17

2.2.7 Kiểm soát hàng tồn kho 17

2.2.8 Kết chuyển tồn kho sang kỳ sau 18

2.2.9 Kiểm soát công tác giao hàng 18

2.3 Những ưu điểm trong kiểm soát hàng tồn kho 18

2.4 Những điểm còn hạn chế trong kiểm soát hàng tồn kho 19

CHƯƠNG 3 ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ KIỂM SOÁT HÀNG TỒN KHO 19

TÀI LIỆU THAM KHẢO 22

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU CHUNG

1.1 Hàng tồn kho

1.1.1 Khái niệm hàng tồn kho

Hàng tồn kho là tài sản trong khâu dự trữ của quá trình sản xuất kinh doanh, là loại tải

sản ngắn hạn và chiếm giá trị lớn trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp Như vậy

hàng tổn kho trong doanh nghiệp là một bộ phận của tài sản ngắn hạn dự trữ cho sản xuất

1.1.2 Đặc điểm hàng tồn kho

Hàng tồn kho của doanh nghiệp nhìn chung có những đặc điểm sau:

- Hàng tổn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp và chiếm một

vị trí quan trọng trong tài sản lưu động của hầu hết các doanh nghiệp có hoạt động sản xuất

kinh doanh

- Hàng tồn kho được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, chi phí cấu thành từ nhiều

nguồn khác nhau nên giá gốc hàng tồn kho khác nhau

- Hàng tồn kho tham gia toàn bộ vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh

nghiệp, trong đó các nghiệp vụ xảy ra thưởng xuyên với tần suất lớn qua đó hàng tồn kho

luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật và chuyển hóa thành những tải sản ngắn hạn khác như

tiền tệ, thành phẩm……)

- Việc xác định chất lượng, tỉnh trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là khó khăn, phức

tạp Có nhiều loại tồn kho khó phân loại và xác định giá trị như các tác phẩm nghệ thuật, đồ

cổ……

- Hàng tồn kho thưởng chiếm tỉ trọng lớn trong tổng số tải sản lưu động của doanh

nghiệp và rất dễ bị xảy ra các sai sót hoặc gian lận trong hoạt động quản lí

1.1.3 Phân loại hàng tồn kho

Hàng tồn kho bao gồm:

1.1.3.1 Hàng hóa mua để bán:

- Hàng hóa tồn kho: Sản phẩm đã nhập kho và đang được lưu trữ

- Hàng mua đang đi trên đường: Hàng hóa đang trong quá trình vận chuyển từ nhà

cung cấp đến kho của doanh nghiệp

- Hàng gửi đi bán: Hàng hóa được chuyển đến các địa điểm bán hàng hoặc đối tác

phân phối

- Hàng hóa gửi đi gia công chế biến: Hàng được chuyển đến các đơn vị gia công hoặc

chế biến để sản xuất các sản phẩm cuối cùng

1.1.3.2 Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán

Sản phẩm đã hoàn thành và đang được lưu trữ trong kho hay sản phẩm đã được đóng

gói và chuyển đến điểm bán hàng hoặc đối tác phân phối

1.1.3.3 Sản phẩm dở dang

Sản phẩm chưa hoàn thành đang trong quá trình sản xuất và chưa đạt đến trạng thái

hoàn chỉnh hoặc sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho

1.1.3.4 Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho

1.1.3.5 Chi phí dịch vụ dở dang

Là các chi phí liên quan đến dịch vụ chưa hoàn thành hoặc chưa được thực hiện đầy đủ

Ví dụ:

Trong một cửa hàng điện tử, các mặt hàng như điện thoại di động, máy tính xách tay,

và tai nghe được coi là hàng hóa tồn kho khi được nhập vào kho để chờ bán

Một nhà máy sản xuất giày dép có các đôi giày đã được sản xuất xong, đóng gói và

chờ được vận chuyển đến cửa hàng giày dép để bán cho khách hàng

Trong ngành công nghiệp thực phẩm, nguyên liệu như lúa, đường và gia vị được coi

là tồn kho khi được lưu trữ trong kho để sử dụng trong quá trình sản xuất thực phẩm

1.1.4 Vai trò hàng tồn kho

- Cải thiện mức độ phục vụ: Trong quá trình sản xuất kinh doanh, đôi khi doanh

nghiệp bị trả lại hàng đã bán do hàng hóa kém chất lượng, có sai sót kỹ thuật…… Doanh

nghiệp có thể lấy hàng tổn kho để xuất bù lại hoặc cho khách hàng trực tiếp chọn hàng theo

nhu cầu giúp nâng cao mức độ phục vụ và giữ được hiệu quả làm ăn lâu dài với khách hàng

- Đáp ứng nhanh các đơn hàng đột xuất: Hàng hóa công ty sản xuất luôn đáp ứng

đủ cho các đơn hàng của các đại lí, chi nhánh…… theo số lượng đặt trước Tuy nhiên doanh

nghiệp đôi khi sẽ tiếp nhận những đơn hàng đột xuất nằm ngoài dự tính số lượng mua lớn đòi

hỏi doanh nghiệp khônng thể sản xuất trong thời gian ngắn Hàng tồn kho sẽ giúp doanh

nghiệp giải quyết được những vấn đề trên, giữ được mối quan hệ với khách hàng gầy dựng

được uy tín tuyệt đối

- Bán các mặt hàng có tính mùa vụ: Hầu hết các sản phẩm đều có tính mùa vụ, mặt

hàng có tính mùa vụ là những mặt hàng có thời gian sử dụng ngắn Lưu trữ hàng hóa thành

phẩm sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc cung ứng sản phẩm khi sản phẩm đang

thiếu hụt trong thời gian mùa vụ của mình.

- Giải quyết thiếu hụt trong hệ thống:Trong một công ty thường trích một phần

hàng hóa dành cho việc biếu tặng cán bộ công nhân viên khách hàng nên hàng tồn kho sẽ

đảm bảo được sự lưu thông của hệ thống sản xuất, bản hàng của doanh nghiệp

1.1.5 Lợi ích và chi phí hàng tồn kho

1.1.5.1 Lợi ích lưu trữ hàng tồn kho

Lưu trữ hàng tồn kho đem lại những lợi thế nhất định cho doanh nghiệp Những lợi

ích của việc lưu trữ hàng tồn kho như:

- Tránh các khoản lỗ trong kinh doanh: Bằng việc lưu trữ hàng tồn kho, một công

ty có thể tránh tình trạng kinh doanh thua lỗ khi không có sẵn nguồn cung tại một thời điểm

nào đó nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng

- Giảm chi phí đặt hàng: Các chi phí đặt hàng gồm chi phí liên quan đến đơn đặt

hàng cá nhân như đánh máy, phê duyệt, gửi thư, có thể được giảm rất nhiều nếu công ty đặt

những đơn hàng lớn hơn là vài đơn hàng nhỏ lẻ

- Đạt được hiệu quả sản xuất: Việc lưu trữ đủ số lượng hàng tồn kho cũng đảm bảo

cho quá trình sản xuất đạt hiệu quả Nói cách khác, nguồn cung ứng đủ hàng tồn kho sẽ ngăn

ngừa sự thiếu hụt nguyên liệu ở những thời điểm nhất định mà có thể làm gián đoạn quá

trình sản xuất

Tuy nhiên, việc lưu trữ hàng tồn kho không phải lúc nào cũng tốt Có thể nói rằng

việc thu mua tràn lan chứa đựng nhiều rủi ro và việc gặp phải những rủi ro không lường

trước được sẽ gây khó khăn cho doanh nghiệp Việc lưu trữ hàng tồn kho quá nhiều, không

có kế hoạch, sẽ chiếm những khoản chi phí nhất định Do vậy, rất cần thiết cho việc một

công ty lập kế hoạch cụ thể về lưu trữ hàng tồn kho

1.1.5.2 Chi phí lưu trữ hàng tồn kho

Chi phí lưu trữ hàng tồn kho được phân ra làm hai loại:

- Chi phí nguyên liệu: Bao gồm các khoản phí liên quan đến đến việc đặt hàng để thu

mua nguyên liệu, các thành phần, tiền lương cho nhân viên quản trị hành chính, chí phí thuê

mặt bằng, cước phí, chuyển phát, hóa đơn, văn phòng phẩm, v.v Càng nhiều đơn hàng thì

càng nhiều các chi phí liên quan và ngược lại

- Chi phí thực hiện: Bao gồm các khoản phí liên quan đến việc lưu trữ hoặc vận

chuyển hàng tồn kho cũng như chi phí bảo hiểm rủi ro trọn gói, chi phí thuê mặt bằng, tiền

lương cho nhân công, sự lãng phí, lỗi thời, hao mòn, mất trộm… Nó cũng bao gồm các

khoản phí cơ hội Điều này có nghĩa: khoản tiền dành cho hàng tồn kho nếu được đầu tư vào

nơi khác trong kinh doanh, thì nó sẽ thu lại được một khoản nhất định Do đó, mà sự mất mát

của việc thu lại cũng có thể được xem như một chi phí cơ hội

- Chi phí về vốn: Đầu tư vào tồn kho phải được xem xét như tất cả cơ hội đầu tư

ngắn hạn khác Trong điều kiện nguồn vốn có hạn, đầu tư vào hàng tồn kho phải chấp nhận

phí tổn cơ hội về vốn Phí tổn cơ hội của vốn đầu tư vào tồn kho là tỷ suất sinh lợi của dự án

đầu tư có lợi nhất đã bị bỏ qua Sự gia tăng tồn kho làm tăng vốn cho tồn kho, và chấp nhận

phí tổn cơ hội cao

- Chi phí kho: Bao gồm chi phí lưu trữ tồn kho như: chi phí kho bãi, tiền lương nhân

viên quản lý kho, chi phí sử dụng các thiết bị phương tiện trong kho (giữ nóng, chống ẩm,

làm lạnh…)

- Chi phí thuế và bảo hiểm: Chi phí chống lại các rủi ro gắn với quản lý hàng tồn

kho, đơn vị có thể phải tốn chi phí bảo hiểm, chi phí này sẽ tăng khi tồn kho tăng Tồn kho là

một tài sản, có thể bị đánh thuế, do đó tồn kho có thể chi phí thuế sẽ tăng

- Chi phí hao hụt, hư hỏng: tồn kho càng tăng, thời gian giải tỏa tồn kho lâu, nguy

cơ hư hỏng, hao hụt, mất mát hàng hóa càng lớn Đây cũng khoản chi phí liên quan đến tất cả

các tồn kho ở mức độ khác nhau

1.2 Kiểm soát hàng tồn kho

1.2.1 Khái niệm kiểm soát hàng tồn kho

Kiểm soát hàng tồn kho, còn được gọi là kiểm soát lưu trữ, là quá trình đảm bảo số lượng

cung ứng phù hợp có sẵn trong một tổ chức Với các biện pháp kiểm soát nội bộ và sản xuất

thích hợp, hoạt động này đảm bảo công ty có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng và mang lại

sự co giãn về tài chính Kiểm soát hàng tồn kho quy định những gì đã có trong kho

Kiểm soát hàng tồn kho là chức năng chịu trách nhiệm cho tất cả các quyết định về tất

cả hàng hoá và vật liệu trong một tổ chức Nó đưa ra các quyết định về các chính sách, các

hoạt động và các thủ tục để đảm bảo số tiền phải trả cho mỗi món hàng được giữ trong kho

bất cứ lúc nào

Sự thành công yêu cầu dữ liệu từ việc mua hàng, đặt hàng lại, vận chuyển, nhập kho,

lưu trữ, nhận hàng, mức độ hài lòng của khách hàng, ngăn ngừa thất thoát và doanh thu

Theo “Báo cáo Tình hình Doanh nghiệp Nhỏ” năm 2017, gần một nửa số doanh nghiệp nhỏ

không theo dõi hàng tồn kho của họ, thậm chí theo cách thủ công

*Ví dụ: Walmart ước tính họ đã bỏ lỡ doanh số bán hàng trị giá 3 tỷ đô la trong năm

2014 vì các thủ tục kiểm soát hàng tồn kho không đầy đủ dẫn đến tình trạng hết hàng

1.2.2 Vai trò của kiểm soát hàng tồn kho

Việc kiểm soát hàng tồn kho giúp tránh được nhiều chi phí liên quan đến việc mua

quá nhiều hàng tồn kho và các nguy cơ dẫn đến việc không có hàng hóa cần thiết Mặc dù

một số công ty sử dụng phương thức đặt hàng ngay trong thời gian ngắn có thể mang theo

lượng hàng tồn kho cực kỳ nhỏ, nhưng gần như bất kỳ doanh nghiệp nào cũng yêu cầu một

số hình thức tồn kho, được quản lý tốt nhất thông qua hệ thống kiểm soát hàng tồn kho

Quy trình kiểm soát hàng tồn kho chặt chẽ sẽ làm tăng mức tồn kho, khi đó doanh

nghiệp có thể đạt được doanh số bán hàng cao hơn và lợi nhuận sẽ cao hơn Sử dụng kiểm

soát hàng tồn kho để tối ưu hóa kho hàng, phòng chứa hàng, phòng cung ứng hoặc mặt tiền

cửa hàng là một cách chắc chắn để cắt giảm chi phí và quản lý tốt hơn bất kỳ loại sản phẩm

nào

Đảm bảo cung ứng, dự trữ, sử dụng tiết kiệm các loại vật tư có tác động mạnh mẽ đến

các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

Đảm bảo cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến

hành kiên tục, đều đặn theo đúng kế hoạch

Thúc đẩy quá trình luân chuyển nhanh vật tư, sử dụng vốn hợp lý, có hiểu quả và tiết

kiệm chi phí

- Kiểm tra tình hình thực hiện cung cấp vật tư, đối chiếu với tình hình sản xuất, kinh

doanh và tình hình kho tàng để kịp thời báo cáo cho bộ phận thu mua có biện pháp khắc phục

kịp thời

- Đảm báo có đủ hàng hóa thành phẩm để cung ứng ra thị trường

- Công tác kiểm soát hàng tồn kho có ý nghĩa hết sức quan trọng trong quá trình hoạt

đồng sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp Muốn cho các hoạt động sản xuất kinh

doanh được tiến hành đều đặn, liên tục phải thường xuyên đảm bảo cho nó các loại vật tư,

năng lượng đủ về số lượng, kịp về thời gian Đúng về quy cách phẩm chất, chất lượng Đó là

một vấn đề bắt buộc mà nếu thiếu thì không thể có quá trình sản xuất sản phẩm được

Kiểm soát hàng tồn kho cho phép thu được lợi nhuận tối đa từ số tiền đầu tư vào hàng

tồn kho ít nhất mà không ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng Nếu được thực hiện

đúng, các công ty có thể đánh giá trạng thái tài sản, số dư tài khoản, báo cáo tài chình và

tránh nhiều vấn đề

1.2.3 Mục đích kiểm soát hàng tồn kho

Các doanh nghiệp, công ty kiểm soát hàng tồn kho nhằm mục đích:

- Làm đủ lượng hàng tồn kho sẵn có: Mục đích chính là đảm bảo hàng tồn kho sẵn

có theo yêu cầu trong mọi thời điểm Vì sự thiếu hụt và dư thừa hàng tồn kho đều chứng tỏ

cho sự tốn kém trong tổ chức điều hành Trường hợp thiếu hụt hàng tồn kho thì dây chuyền

sản xuất sẽ bị gián đoạn Hậu quả là việc sản xuất giảm đi hoặc không thể sản xuất Kết quả

là việc kinh doanh giảm sút dẫn đến giảm doanh thu, giảm lợi nhuận và tệ hơn là thua lỗ

Mặt khác, sự dư thừa hàng tồn kho cũng có nghĩa làm kéo dài thời gian sản xuất và phân

phối luồng hàng hóa Điều này có nghĩa là khoản tiền đầu tư vào hàng tồn kho nếu được đầu

tư vào nơi khác trong kinh doanh, thì nó sẽ thu lại được một khoản nhất định Không chỉ vậy,

nó cũng sẽ làm giảm các chi phí thực hiện và làm tăng lợi nhuận