NHOM 4U DO AN CHINH THUC docx

Đồ án của nhóm chúng tôi gồm: Chương 1: Cơ sở lý luận về văn hóa giao tiếp nơi công sở Chương 2: Thực trạng văn hóa giao tiếp nơi công sở Chương 3: Xây dựng văn hóa giao tiếp nơi công s

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay cùng với sự phát triển của xã hội, của nền kinh tế hàng hóa nhiềuthành phần, lĩnh hội kỹ năng giao tiếp trở thành đòi hỏi cấp thiết của nhiều ngànhnghề, đặc biệt quan trọng nhất là những người làm công tác kinh doanh, nhân viênvăn phòng, khách sạn, lễ tân… kỹ năng giao tiếp tốt là điều kiện của sự thành đạttrong những lĩnh vực này Hoạt động giao tiếp hết sức phức tạp, không đơn thuầnchỉ là nói cho hay, giao tiếp còn bao gồm rất nhiều khía cạnh từ ngoại hình, phongthái đến cách xử sự trong nhiều tình huống và nhiều đối tượng khác nhau Giao tiếpcũng có vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hiệu quả hoạt động, hình thành phẩmchất, năng lực, kỹ năng nghề nghiệp Nhờ giao tiếp mỗi cá nhân trở nên tích cực chủđộng hơn trong công việc của mình

Theo nhiều kết quả khảo sát, thất bại trong giao tiếp thường không phải do khácbiệt văn hóa hay bất đồng ngôn ngữ Nhiều người gặp khó khăn trong giao tiếp vớicấp trên hoặc cấp dưới của mình, dù rằng họ nói cùng thứ tiếng và có chung một nềnvăn hóa Tuy nhiên, chúng ta vẫn có thể giao tiếp hiệu quả nếu cả hai phía đều biếtlắng nghe và thấu hiểu lẫn nhau

Với những lý do trên chúng tôi chọn đề tài” Kỹ năng giao tiếp nơi công sở”.Với những mối quan hệ nơi công sở, thất bại trong giao tiếp thường là nguyên nhâncủa những bất đồng hoặc hiểu lầm giữa các đối tượng giao tiếp

Mục đích của bài đồ án này là giới thiệu về những kỹ năng cơ bản mà chúng takhông thể không có để thành công và hiểu thấu đáo hơn nghệ thuật giao tiếp trongmôi trường làm việc của mình Đồ án của nhóm chúng tôi gồm:

Chương 1: Cơ sở lý luận về văn hóa giao tiếp nơi công sở

Chương 2: Thực trạng văn hóa giao tiếp nơi công sở

Chương 3: Xây dựng văn hóa giao tiếp nơi công sở

Mặc dù, trong quá trình làm đồ án nhóm chúng tôi đã nhận được sự giúp đỡ rấtnhiều của cô Nguyễn Thị Kim Ánh nhưng không tránh khỏi những thiếu sót Vì vậyrất mong nhận được những ý kiến đóng góp và chỉnh sửa của cô để bài đồ án đượchoàn thiện hơn

Xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA GIAO TIẾP

NƠI CỒNG SỞ1.1 Tổng quan về giao tiếp

1.1.1 Khái niệm giao tiếp

Giao tiếp là vấn đề có ý nghĩa thực tiễn rất lớn, bởi vì giao tiếp đóng vai trò rấtlớn trong sự phát triển của con người Đồng thời, giao tiếp còn là phương tiện hiệnnhân cách Tâm lý của con người được hình thành trong giao tiếp với những ngườixung quanh

Vậy giao tiếp là : Là quá trình tiếp xúc tâm lý giữa những con người nhất định

trong xã hội có tính mục đích và mang tính hệ thống chuẩn mực về hành vi, ngôn ngữ nhằm trao đổi thông tin, tình cảm, hiểu biết, vốn sống, tạo nên những ảnh hưởng, tác động qua lại để con người đánh giá, điều chỉnh và phối hợp với nhau.

Vì vậy giao tiếp là một quá trình hai chiều, tức là người phát tin không bao giờchỉ muốn một mình mà không chú ý tới tiếp nhận thông tin phản hồi của người nhậntin Một quá trình hoạt động tâm lý hết sức phức tạp, trải qua ba trạng thái:

+ Trao đổi thông tin, tiếp xúc tâm lý

+ Hiểu biết lẫn nhau, rung cảm

+ Tác động và ảnh hưởng lẫn nhau

Nếu không thực hiện tốt hoặc không thực hiện đủ cả ba quá trình đó thì sẽ làmcho quá trình giao tiếp kém hiệu quả và trục trặc

Quá trình trao đổi thông tin:

Người gửi muốn truyền ý nghĩ/ý tưởng của mình cho người khác thì phải Mãhoá ý nghĩ/ý tưởng đó thành lời nói, chữ viết hay các hình thức biểu hiện phi ngônngữ khác (ký hiệu, ám hiệu…) gọi là thông điệp

Thông điệp được gửi đến Người nhận bằng nhiều kênh khác nhau như lời nói,thông báo, thư, điện thoại…

Người nhận nhận được thông điệp, muốn hiểu được thông điệp thì phải Giải mãthông điệp đó Giải mã là việc chuyển lời nói, chữ viết, hình ảnh của thông điệpsang dạng hiểu được Giải mã là một quá trình phức tạp và thường là nguyên nhânchính gây hiểu sai, hiểu lầm trong giao tiếp (nói một đằng hiểu một nẻo, cùng một từnhưng hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau, các khác biệt về xã hội, giai cấp, trình độvăn hoá )

Cuối cùng của giao tiếp là sự phản hồi/hồi đáp, người nhận phát tín hiệu chongười gửi biết rằng thông điệp của họ đã đến được đích, hoàn thành xong quá trìnhgiao tiếp

1.1.2 Bản chất của giao tiếp

Giao tiếp được cấu thành từ các yếu tố:

 Sender: Người gửi thông điệp

 Message: Thông điệp

 Channel: Kênh truyền thông điệp

 Receiver: Người nhận thông điệp

 Feedback: Những phản hồi

 Context: Bối cảnh

1.1.2.1 Người gửi thông điệp

Để trở thành một người giao tiếp tốt, trước tiên bạn phải tạo được cho mình sựtin tưởng Bạn cũng phải biết được người tiếp nhận của mình (những cá nhân haynhóm người mà bạn muốn truyền đạt thông điệp của mình tới) Việc không hiểungười mà mình sẽ truyền đạt thông điệp tới sẽ dẫn đến việc thông điệp của bạn cóthể bị hiểu sai

1.1.2.2 Thông điệp

Các hình thức giao tiếp qua viết, nói hay các hình thức khác đều bị chi phối bởigiọng điệu của người truyền đạt thông điệp, tính căn cứ của lý luận, những gì đượcgiao tiếp và những gì không nên được đưa vào, cũng như phong cách giao tiếp riêngcủa bạn

Thông điệp luôn luôn có cả yếu tố trí tuệ và tình cảm trong đó, yếu tố trí tuệ đểchúng ta có thể xem xét tính hợp lý của nó và yếu tố tình cảm để chúng ta có thể cónhững cuốn hút tình cảm, qua đó thay đổi được suy nghĩ và hành động

1.1.2.3 Kênh truyền thông điệp

Các thông điệp được truyền đạt qua nhiều kênh, nói thì bằng cách gặp mặt đốimặt, gọi điện thoại, gặp qua video; viết thì bằng thư từ, email, bản ghi nhớ hay báocáo

 Có hai kênh chính:

- Kênh giao tiếp chính thức (formal communication networks)

- Kênh giao tiếp không chính thức (informal comm networks)

 Kênh giao tiếp chính thức:

- Từ cấp trên xuống cấp dưới (downward): hướng dẫn công việc, quan hệ côngviệc, quy trình, phản hồi, …

- Từ cấp dưới lên cấp trên (upward): báo cáo, đề nghị, …

- Giữa các đồng nghiệp (horizontal): hợp tác, giải quyết công việc, chia sẻthông tin, thực hiện báo cáo, …

 Kênh giao tiếp không chính thức:

Các chức năng của kênh giao tiếp không chính thức:

1.1.2.4 Người nhận thông điệp

- Những thông điệp sau đó được truyền đạt đến người nhận Không nghi ngờ gì

là bạn sẽ trông chờ ở họ những phản hồi

- Hãy luôn nhớ là bản thân người nhận thông điệp cũng tham gia vào quá trìnhnày với những ý tưởng và tình cảm có thể làm ảnh hưởng đến cách họ hiểu thôngđiệp của bạn cũng như cách họ phản hồi lại thông điệp đó

- Để thành công, bạn cũng nên nghiên cứu trước những yếu tố này để hànhđộng một cách hợp lý

- Tình huống mà thông điệp của bạn được truyền đi chính là bối cảnh

- Nó có thể bao gồm yếu tố môi trường xung quanh hay rộng hơn là nền vănhóa (ví dụ như văn hóa nơi làm việc, văn hóa quốc tế, vv.)

1.1.3 Chức năng của giao tiếp

Giao tiếp là quá trình giao tiếp có mục đích, nội dung và nhiệm vụ cụ thể

Nói cách khác con người ý thức được cần phải làm gì? Cần đạt được những gì?

Đó là mặt nhận thức Trong thực tiễn khi tiến hành giao tiếp không ít trường hợpchủ thể giao tiếp phải linh hoạt, tùy điều kiện , thời cơ mà thay đổi, lựa chọn phươngtiện ( kể cả ngôn ngữ, cách diễn đạt, giọng điệu ) tùy đối tượng giao tiếp mà ứngxử

Giao tiếp còn có chức năng đặc thù xảy ra chính trong tiếp xúc giữa con ngườivới con người Giao tiếp gồm có 4 chức năng:

1.1.3.1 Chức năng truyền đạt thông tin

Chức năng này có cội nguồn sinh học, để thông báo cho nhau một tin tức gì đó

Ở động vật thường phát ra âm thanh (ở mức độ tín hiệu đơn giản, bản năng, ăn uống,

tự vệ, sinh đẻ, bảo tồn giống loài)

- Chức năng thông tin có cả ở 2 phía của quá trình giao tiếp (chủ thể-đối tượnggiao tiếp)

- Để đạt mục đích điều hành trong quản lí, tổ chức trong nhóm xã hội nhất thiếtphải thông qua giao tiếp (giao tiếp trực tiếp, gián tiếp thông qua các phương tiệnthông tin khác nhau)

- Truyền đạt trao đổi thông tin về mọi lĩnh vực: kiến thức, tình cảm, suynghĩ,

- Truyền đạt và chấp nhận thông tin trong mọi hoàn cảnh

- Đòi hỏi nội dung cần chính xác và đáng tin cậy

1.1.3.2 Chức năng nhận thức và đánh giá lẫn nhau

Trong giao tiếp con người bao giờ cũng biểu hiện những thái độ nhất định như:thiện cảm, thờ ơ, vồn vã, cởi mở, chân thành, dấu diếm, trung thực…Giao tiếp baogiờ cũng được một con người cụ thể thực hiện, thái độ của cá nhân bao giờ cũngđược bộc lộ trong tiến trình giao tiếp

Qua giao tiếp:

- Con người tự nhận thức về mình và đối tượng

- Mối quan hệ giữa các đối tượng bắt đầu bộc lộ hành vi, tính cách và pháttriển theo nhiều chiều hướng khác nhau

- Con người tự đánh giá và nhận thức lẫn nhau, tác động mạnh mẽ đến hành vi,nhân cách của mỗi người

1.1.3.4 Chức năng điều chỉnh hành vi

Giao tiếp là quá trình giao tiếp có mục đích, nội dung và nhiệm vụ cụ thể Nóicách khác con người ý thức được cần phải làm gì? Cần đạt đợc những gì? Đó là mặtnhận thức Trong thực tiễn khi tiến hành giao tiếp không ít trường hợp chủ thể giao

tiếp phải linh hoạt, tùy điều kiện , thời cơ mà thay đổi, lựa chọn phương tiện( kể cảngông ngữ, cách diễn đạt, giọng điệu ) tùy đối tượng giao tiếp mà ứng xử.

Con người chủ động tự điều chỉnh hành vi của mình phù hợp với quy định, yêucầu của công việc, cuộc sống

Hướng con người tiếp cận và hình thành nên những tiêu chuẩn đạo đức, tinhthần trách nhiệm, nghĩa vụ, tính trung thực

1.1.4 Vai trò và đặc điểm của giao tiếp

1.1.4.1 Vai trò của giao tiếp

Giao tiếp có vai trò quan trọng đối với sự hình thành và phát triển nhân cách.Nếu tách khỏi sự giao tiếp xã hội, con người không thể hình thành và phát triển nhâncách được Mặt khác, giao tiếp có chức năng định hướng hoạt động, điều khiển, điềuchỉnh hành vi của con người

Trong giao tiếp, mỗi người vừa là chủ thể, vừa là đối tượng Mỗi chủ thể giaotiếp là một thực thể tâm lý - xã hội, là một nhân cách với những thuộc tính tâm lý, trítuệ, tình cảm … khác nhau và đều có vai trò vị trí nào đó trong xã hội

Giao tiếp tích cực có tác dụng tạo sự tương giao tốt đẹp, tác động tốt đến tưtưởng, tình cảm của con người Ngược lại, giao tiếp tiêu cực tạo cho con người sựđau khổ, căng thẳng, sa sút bản chất con người ở những mức độ khác nhau Theocác nhà tâm lý học, dựa vào đặc điểm giao tiếp của một người chúng ta có thể biếtđược tính cách của người đó

1.1.4.2 Đặc điểm của giao tiếp

- Giao tiếp là những thông điệp về nhận thức, tình cảm thuộc về ý thức hay vôthức

- Giao tiếp là những chuỗi hành động bao gồm nghe, nói, cảm nhận và phảnứng với nhau Nó là việc quản lý thông điệp nhằm tạo ra sự hiểu biết

- Giao tiếp là một quá trình con người ý thức được mục đính, nội dung vànhững phương tiện cần đạt được khi tiếp xúc với người khác Trong quá trình giaotiếp thì cả đối tượng và chủ thể giao tiếp đều ý thức được những nội dung và biểudiễn tâm lý của mình trong giao tiếp Nhờ đặc trưng này, chúng ta dễ dàng nhận rađược mục đích của quá trình giao tiếp, giao tiếp để làm gì? Nhằm mục đích gì?

1.1.5 Mục tiêu của giao tiếp

- Giúp người nghe hiểu những dự định của chúng ta

- Có được sự phản hồi từ người nghe

- Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với người nghe

- Truyền tải được những thông điệp Quá trình này có khả năng bị mắc lỗi dothông điệp thường được hiểu hoặc dịch sai đi bởi một hay nhiều hơn những thànhphần khác tham gia vào quá trình này

Khi không thành công, những suy nghĩ, ý tưởng của bạn sẽ không phản ánhđược những cái đó của chính bạn, gây nên sự sụp đổ trong giao tiếp và những ràocản trên con đường đạt tới mục tiêu của bạn - cả trong đời tư và trong sự nghiệp

1.2 Kỹ năng giao tiếp

1.2.1 Kỹ năng nghe

1.2.1.1 Vai trò của kỹ năng nghe

Paul Rankin đã tiến hành một nghiên cứu về hành vi giao tiếp ở một nhómngười ở nhiều ngành nghề khác nhau xem họ dành bao nhiêu thời gian cho việcnghe, nói, đọc, viết Theo nghiên cứu thì các đối tượng đã dành 45% cho việc nghe,55% cho các việc còn lại Như vậy, họ đã dành gần một nửa thời gian cho việc lắngnghe

Theo như điều tra thì nghe là kỹ năng sống còn trong giao tiếp Tuy nhiên,

không phải ai cũng chú ý lắng nghe và biết nghe “Bất hạnh thay, rất ít người biết

lắng nghe Các nhà nghiên cứu cho rằng ở mức thông tin thuần túy, 75% các thông báo miệng không được chú ý đến, bị hiểu sai hoặc bị lãng quên nhanh chóng Khả năng lắng nghe và nắm bắt ý nghĩa sâu sắc trong lời nói của người khác lại càng hiếm” (D.Torring Ton).

Như vậy, lắng nghe rất quan trọng và đem lại nhiều lợi ích cho chúng ta, song

đó lại là kỹ năng khó đối với hầu hết chúng ta Nhiều người cho rằng nó rất đơn giảnnhưng sự thật không phải thế Nhất là trong kinh doanh, thành bại của cả một công

ty chỉ trong lời nói

1.2.1.2 Lợi ích của kỹ năng nghe

Giao tiếp thông thường:

- Thoả mãn nhu cầu của đối tượng: biết lắng nghe chứng tỏ bạn tôn trọng

người khác và thõa mãn nhu cầu được tôn trọng của người khác

- Thu thập được nhiều thông tin: thông tin chi tiết hơn sẽ dễ dàng khi ra quyết

định

- Tạo mối quan hệ tốt đẹp: lắng nghe giúp tạo mối quan hệ và thắt chặt mối

quan hệ và dễ dàng cho sự hợp tác tốt hơn

- Tìm hiểu người khác tốt hơn: lắng nghe giúp bạn nắm bắt thông tin, hiểu về

đối tượng hơn vì họ sẽ bộc lộ cảm xúc khi nói

- Giúp người khác có sự lắng nghe hiệu quả Bằng cách tạo dựng bầu khôngkhí lắng nghe tốt, bạn sẽ giúp cho người nói chuyện với bạn trở thành người lắngnghe có hiệu quả

- Giúp chúng ta giải quyết vấn đề Có nhiều vấn đề, nhiều mâu thuẫn khônggiải quyết được chỉ vì chúng ta không biết lắng nghe để hiểu nhau Hãy khuyếnkhích người ta nói, bạn sẽ tìm được mấu chốt của sự mâu thuẫn và giải quyết vấn đề

dễ dàng hơn

Giao tiếp trong tổ chức

- Tiếp thu đầy đủ và chính xác thông tin : giúp nhà quản trị và nhân viên hoàn

thành công việc tốt hơn do hạn chế của các yếu tố gây nhiễu ra

- Cải thiện mối quan hệ giữa nhà quản trị và nhân viên Nhân viên sẽ cảm thấy

hài lòng nếu nhà lãnh đạo biết lắng nghe và hiểu họ Thông qua đó nhà lãnh đạocũng thu thập được nhiều thông tin, nắm bắt được tâm tư nguyện vọng của nhânviên để kịp thời phản ứng, tạo động cơ giúp họ làm việc tốt hơn

- Lượng hoá mức độ chính xác hợp lý của các quyết định: dựa vào thông tin

phản hồi mà nhà quản trị biết được mức độ chính xác của quyết định mà họ đưa ra

- Nảy sinh các ý tưởng mới, sáng tạo trong việc giải quyết vấn đề Nếu cả nhà

quản trị và nhân viên đều viết lắng nghe thì sẽ có nhiều ý tưởng mới khi họ trao đổicùng một vấn đề

1.2.1.3 Phân loại kỹ năng nghe

Không nghe

- Là hiện tượng hoàn toàn không nghe những gì bên ngoài tác động vào

- Những âm thanh từ bên ngoài không được truyền lên não và không được tưduy.

- Tâm lý của người giao tiếp hoàn toàn không muốn nghe, không muốn tiếpnhận

Giả vờ nghe

- Người nghe suy nghĩ một vấn đề khác nhưng vẫn tỏ vẻ chú ý người đối thoại

- Chỉ tỏ thái độ lắng nghe vì lịch sự hoặc bắt buộc nhưng thực sự không tiếpthu nguồn thông tin vì không đúng với nhu cầu Bản thân người nghe không hề có

sự tư duy và suy nghĩ về nội dung của thông điệp

Nghe có chọn lọc

- Người nghe chỉ tiếp thu những nội dung chọn lọc trong phần thông tin đốithoại

- Người nghe khi chọn kiểu nghe này phải chắc chắn những thông tin mà mình

bỏ qua là những nội dung mà ta đã hiểu sâu sắc

1.2.2.1 Vai trò của kỹ năng nói

- Lời nói thể hiện được trình độ giao tiếp, văn hóa, văn minh và sự hiểu biết

- Lời nói hiệu quả tạo một mối quan hệ tốt với mọi người

- Nói là điều kiện giữ mối quan hệ trong xã hội, là điều kiện để hình thành,phát triển nhân cách cá nhân.

Kỹ năng nói tốt không những giúp con người giải quyết công việc đạt hiệu quảhơn mà còn giúp tự khẳng định bản thân trước tập thể, tự nâng cao uy tín của mình

1.2.2.2 Nói qua điện thoại và nói trục tiếp

Nói trực tiếp

Người Việt Nam có câu” uốn lưỡi bảy lần trước khi nói” quả không sai Tiếcthay chúng ta lại quên mất điều này Mỗi ngày chúng ta dành khá nhiều thời giantrong việc trao đổi trực tiếp thế nhưng chúng ta quên rằng mình cần phát triển kỹnăng nói nếu muốn mọi người hiểu một cách chính xác và muốn họ làm theo những

gì mình nói

Bạn cần phải biết kết quả mà mình muốn đạt được trước khi nói Khi có sai sótthì bạn hay bào chữa bằng các lý do này nọ Vì thế khi muốn nói chuyện với ai bạncần chú ý những điếm sau:

- Chuẩn bị trước những gì bạn muốn nói, điều này sẽ giúp cho bạn đưa thôngđiệp rõ ràng hơn

- Tạo sự tập trung chú ý lắng nghe trước khi bạn nói, đơn giản chỉ là một câuhỏi

- Nói một cách rõ ràng và đủ nghe thì người nghe có thể nhận thông tin chínhxác mà không cần bạn phải lặp lại

- Tùy hoàn cảnh, tình huống mà bạn cần có giọng điệu cho phù hợp để truyềntải thông điệp một cách chính xác

- Hãy sử dụng câu hỏi như một công cụ để bạn biết người nghe nhận thức nhưthế nào về những gì bạn đã nói

Nói qua điện thoại

Trong cuộc sống hiện đại, điện thoại là phương tiện truyền thông không thểthiếu đối với con người nhưng có nghững cuộc điện thoại bị cho là quấy rầy, làmxáo trộn cuộc sống riêng tư của người khác Thế nên, bạn cần phải biết dung hòa vớimột phong cách vừa tế nhị, vừa khéo léo khi sử dụng điện thoại

Trong môi trường công ty, ấn tượng nổi bật nhất mà bất cứ một doanh nghiệpnào cũng muốn tạo dựng nơi khách hàng chính là hiệu quả và chất lượng của dịch

vụ thông thường tiếp xúc làm ăn đầu tiên là qua điện thoại Những người gọi cókhuynh hướng nhận định và đánh giá công ty qua trình độ giao tiếp của người trả lờiđiện thoại vậy nếu muốn thành công trong môi trường kinh doanh thì bạn cần phảibiết cách nói chuyện điện thoại thật khéo léo và tế nhị

1.2.3 Kỹ năng đọc

1.2.3.1 Vai trò của kỹ năng đọc

- Giúp chúng ta hiểu được những thông tin chính xác và nhanh chóng trongvăn bản

- Giúp chúng ta mở rộng kiến thức, hiểu biết về xã hội, tự nhiên một cách hiệuquả

- Việc đọc sách khiến cho tư duy của chúng ta luôn hoạt động Giúp cho trí tuệluôn được rèn luyện và phát triển

- Thiếu kỹ năng đọc sách, con người sẽ tụt hậu so với thế giới…

1.2.3.2 Kỹ năng đọc hiệu quả

 Đặt ra những câu hỏi trước khi đọc:

- Dùng các ký hiệu, bút đánh dấu để phân biệt các ý quan trọng khác nhau.

- Lên kế hoạch tìm và nghiên cứu tài liệu liên quan

- Lập dàn ý cho bài viết

Giai đoạn viết:

- Viết phần mở đầu: Giới thiệu chung về chủ đề bằng hình thức quy nạp haydiễn dịch

+ Đúc kết lại toàn bộ nội dung bài viết

+ Gợi lên những suy nghĩ cho vấn đề đã được đề cập và trình bày

Giai đoạn kiểm tra:

- Lỗi chính tả

- Cấu trúc bài viết

- Số liệu, hình ảnh

1.2.4.2 Viết thư thương mại hiệu quả

Ngày nay, đất nước ta mở cửa đón nhận nền kinh tế, văn hóa từ nước ngoài.Các nhà doanh nghiệp không chỉ có mối quan hệ với các doanh nghiệp trong nước

mà còn ở nước ngoài vì thế giao dịch thư tín ngày trở nên cấp bách Nếu muốn viếtđược một lá thư thương mại hiệu quả, cần tuân thủ một số quy tắc sau:

 Ý tứ rõ ràng, làm cho người nhận thông tin có thể hiểu và giải quyết được cácvấn đề có liên quan

 Thư cần phác thảo, nêu bật được ý chính của vấn đè cần thảo luận và nêu vấn

đề cần sự trả lời nhanh chóng

 Thư cần phải viết chính xác nhũng số liệu cần thiết như ngày, giờ họp, giaohàng

 Các ý trong thư phải nhất quán

 Thư viết phải nhã nhặn và lịch sự thể hiện thái độ tôn trọng dối tác

 Không nên viết những điều mà bản thân không nắm chắc

Ngoài ra cần phải chú ý thêm một số điểm sau:

 Xác định nội dung và sắp xếp theo trật tự theo mối liên hệ tốt nhất

 Viết một cách tự nhiên, giọng văn phù hợp với môi trường và hoàn cảnh

 Dùng từ đơn giản, dễ hiểu, quen thuộc; tránh dung từ long,từ địa phương

 Lập đề cương nếu muốn viết thư dài

1.2.5 Kỹ năng thuyết trình

1.2.5.1 Khái niệm thuyết trình

Thuyết trình là quá trình truyền đạt thông tin

của một người trước nhiều người về một vấn đề

nào đó một cách có hệ thống

1.2.5.2 Các bước thuyết trình

 Chuẩn bị nội dung

- Hãy biết mình

- Tìm hiểu người nghe (trình độ, tuổi tác, nghề nghiệp, sự quan tâm,…)

 Nội dung chương trình

Xác định mục đích, mục tiêu cụ thể của buổi thuyết trình:

- Phần mở đầu: Tạo sự chú ý, dẫn nhập vào đề tài, tránh các sai lầm,

- Phần nội dung: Những ý chính, số liệu cụ thể, ví dụ, bản ghi sẵn,…

- Phần kết: Tóm tắt, lời chúc,lời kêu gọi, địa điểm, tinh thần,…

 Tiếp xúc: chú ý ngoại hình, tư thế, hình thức phi ngôn ngữ,

 Triển khai: trình bày rõ ràng, ngắn gọn, có minh họa, giọng to rõ, tránh cácthói quen xấu, chú ý ánh mắt

 Kết thúc: đúng lúc, không dông dài, tóm tắt điểm chính, nêu câu hỏi kiểm tra,cảm ơn

1.2.6 Nội dung các bước thuyết trình

a Bước 1 : Chuẩn bị thuyết trình

 Hãy biết mình: cần tạo ra sự sợ hãi, gạt bỏ tâm lý hướng nội và tạo niềm tin

trước khi bước ra thuyết trình Muốn thế, bạn cần phải:

 Kiểm soát chất giọng của mình về khả năng tạo và thay đổi cường độ âmthanh cho phù hợp, diễn đạt rõ ràng bằng lời nói lưu loát và vui vẻ và khả năng phát

âm từ ngữ chính xác

 Giới thiệu bản thân là cách tạo sự tin tưởng cho người nghe với mức sự thânthiện và khéo léo

 Khi trình bày, bạn hãy cố gắng đưa mắt về phía người nghe Như thế bạn sẽ

tự nhiên hơn và sự phản hồi của người nghe cũng tích cực hơn

 Sử dụng các phương tiện phi ngôn ngữ tư nhiên nhưng không nên quá lạmdụng

 Chú ý sắp đặt bục đứng để nói chuyện cho phù hợp Bục đứng sẽ là nơi để tàiliệu và là nơi bạn che giấu đôi bàn tay khi gặp lúng túng

 Linh hoạt điều chỉnh nội dung theo phản ứng của người nghe

 Tìm hiểu người nghe: để nắm bắt sự phản hồi của họ để điều chỉnh nội dung

và phương pháp truyền đạt cho phù hợp cần tìm hiểu một số vấn đề sau:

 Quy mô/ số lượng người nghe

 Đối tượng nghe: vốn kiến thức, trình độ văn hóa, tuổi tác,

 Thái độ chung của họ về vấn đề mà bạn trình bày

 Họ đến là do sự quan tâm hay bị bắt buộc?

 Không gian có phù hợp với tính chất của buổi thuyết trình?

 Bạn thuyết trình vào thời gian nào và người nghe và thời gian nào là ngườinghe tỉnh táo?

b Bước 2 : Trình bày thuyết trình

Mục đích cuối cùng là sự thay đổi nơi người nghe, nếu không đạt được kết quảnày thì việc làm của bạn là vô ích Bạn hãy đặt mục tiêu cụ thể có thể kiểm tra đượcsau buổi thuyết trình

 Phần mở đầu: Người thuyết trình thiết lập mối quan hệ với người nghe, có

thể phác thảo vài nội dung lớn sẽ trình bày để mọi người dễ theo dõi

Người nghe thường chỉ tập trung 30 giây đầu tiên và 30 giây cuối cùng Vì thếbạn cần chọn thời điểm để gia tăng sự chú ý không chỉ để lôi cuốn mà còn gây thiệncảm cho người nghe

Tùy theo nội dung mà bạn chọn cách dẫn nhạp đề tài cho phù hợp để gay sựcuốn hút Nhưng tránh các sai phạm sau:

 Vào đề quá dài, ảnh hưởng xấu tới bài thuyết trình

 Vào đề không ăn nhập với nội dung bài thuyết trình

 Vào đề thiếu tự tin bằng những lời biện hộ

 Vào đề với lời xin lỗi

 Phần nội dung: Chứa đựng một số ý tưởng then chốt, đó là cách bạn muốn

ấn sâu vào trí óc người nghe

Để lôi cuốn người nghe, những ý tưởng cần được xây dựng một cách logic Bạn

có thể sử dụng các số thống kê, lời trích dẫn để tăng tính thuyết phục hay sư dụngnhững lời nói đùa để bầu không khí bớt căng thẳng

 Phần kết: Nhắc lại những điểm then chốt mà nội dung đã trình bày Tùy

theo tính chất bài thuyết trình mà bạn có thể ra lời kêu gọi, lời chúc mừng, nhiệm vụcho tương lai,…cần kết thúc ngắn gọn và đưa ra những câu hỏi kiểm tra cho ngườinghe Cuối cùng, đừng quên lời cảm ơn

c Bước 3 : Sau khi thuyết trình

Kết thúc một buổi thuyết trình không đồng nghĩa với sự kết thúc của tất cả mọiviệc nói trên một khía cạnh nào đó là sự bắt đầu mới Nếu doanh nghiệp của bạngiới thiệu về sản phẩm mới thì vấn đề hậu thuyết trình cực kỳ quan trọng trong việctìm kiếm và giữ chân khách hàng Vậy sau buổi thuyết trình bạn cần lưu ý nhữngđiểm sau:

 Thống kê được đánh giá của những người tham gia trong buổi thuyết trình

 Cung cấp cho người tham gia một số tài liệu, quà lưu niệm, để họ nhớ tớibuổi thuyết trình của bạn

 Giữ liên lạc với khách mời, người tham dự

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ2.1 Thực trạng giao tiếp nơi công sở

Sự hình thành và phát triển của xã hội loài người từ trước đến nay là nhờ quátrình giao tiếp với nhau Nhờ giao tiếp được diễn ra giúp cho việc thiết lập nên cácmối quan hệ với mọi người, giúp chúng ta nhận biết mình phải làm gì ? Làm như thếnào? Làm bằng phương tiện gì? Trong điều kiện ra sao? Cũng như phải tiếp xúc vớiai? Ở đâu? Nhằm để làm gì? Và bằng cách nào để có thể tiến hành giải quyết đượccác nhiệm vụ giao tiếp một cách tối ưu? Như vậy giao tiếp đóng vai trò rất quantrọng trong đời sống, sinh hoạt, công tác và học tập của mỗi chúng ta

Trong thực tế cuộc sống hằng ngày, trong công tác cũng còn tuỳ thuộc vào điềukiện hoàn cảnh cụ thể về tâm trạng vui, buồn trong quan hệ giao tiếp mà thể hiệngiao tiếp nhẹ nhàng, lịch sự, văn minh và có văn hoá hay ngược lại

Mặc dù trong thời gian qua, vấn đề văn hóa giao tiếp công sở đã được các cấplãnh đạo đặc biệt quan tâm thực hiện, song phải thừa nhận rằng thực trạng văn hóagiao tiếp nơi công sở ở một số nơi hiện chưa đáp ứng yêu cầu đòi hỏi của thực tiễn,vẫn còn nhiều hạn chế, yếu kém gây nên những bức xúc, bất bình trong nhân dân.Trên thực tế và qua các kênh thông tin như báo chí, phát thanh, truyền hình, chúng

ta nhận thấy rằng, hiện nay, toàn xã hội đã và đang rất lưu tâm về văn hoá giao tiếp,ứng xử tại các cơ quan hành chính nhà nước Qua thực tế, chúng ta có thể dễ dàngnhận thấy một vài biểu hiện khá phổ biến về thực trạng giao tiếp nơi công sở hiệnnay như sau:

- Một số cán bộ, công chức, viên chức chưa chú trọng kỹ năng giao tiếp cầnthiết với đồng nghiệp và người đến liên hệ Trong quan hệ với đồng nghiệp thì cònxảy ra ganh ghét, nói xấu hạ uy tín của nhau, không tôn trọng nhau, bằng mặt màkhông bằng lòng Một số ít cán bộ quản lý khi giao tiếp với cấp dưới và đồng nghiệpđôi lúc còn thiếu nhẹ nhàng, vui vẻ hoặc tỏ ra không thật sự quan tâm, thân thiện,thỉnh thoảng có người còn bộc lộ sự nóng tính nếu có những công việc chưa kịphoàn thành hoặc không vừa ý Việc cán bộ, công chức phê bình đồng nghiệp khôngđúng nơi, đúng chỗ, thiếu tế nhị, tạo tâm lý căng thẳng dễ dẫn đến mặc cảm và gâyhiểu lầm lẫn nhau, hiện tượng bằng mặt không bằng lòng vẫn còn xảy ra Từ đó tạo

ra không khí nặng nề căng thẳng trong nhà trường, hiệu quả và chất lượng công việc

sẽ bị ảnh hưởng là điều tất yếu

- Không ít cán bộ, công chức, viên chức còn có hành vi thiếu văn hóa nơi công

sở như: hút thuốc lá trong phòng làm việc; có uống rượu, bia trước khi đến cơ quan;trang phục thiếu lịch sự, vừa làm việc riêng như đọc báo, nói chuyện vừa tiếp khách,

… làm mất tư thế, quyền lực của một cán bộ, viên chức nơi công sở

- Bên cạnh đó, tình trạng lãng phí thời gian nơi công sở còn xảy ra phổ biến,một bộ phận không nhỏ cán bộ, công chức, viên chức đến công sở muộn, về sớm,chưa có tác phong làm việc đúng mực, không tích cực trong việc hướng dẫn, giúp đỡngười đến liên hệ theo chức năng nhiệm vụ được giao

- Cán bộ, công chức tiếp dân chưa thực hiện đúng giờ hành chính theo quyđịnh, còn tình trạng khách đã chờ mà cán bộ, công chức vẫn còn ngồi trà nước, tángẫu với nhau, khi khách hỏi, lại trả lời “bận họp!”, “chờ chút”

Đôi lúc vẫn còn tình trạng đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận có liên quanlàm chậm thời gian giải quyết dứt điểm các công việc Trong thực tế, ở một vài bộphận, vẫn còn tình trạng cán bộ, công chức, viên chức có thái độ cáu gắt gây khóchịu cho người đến liên hệ làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc cũng như uy tíncủa cơ quan Một vài trường hợp cán bộ, viên chức vẫn chưa thật sự đóng góp trêntinh thần xây dựng cho đồng nghiệp để đồng nghiệp hoàn thành tốt nhiệm vụ hơn.Thể hiện qua việc khi thấy đồng nghiệp có khuyết điểm, hạn chế nhưng cán bộ, côngchức không góp ý giúp họ nhận ra và khắc phục kịp thời, đợi đến các cuộc họp tậpthể, mới nêu ra để phê bình đồng nghiệp Trong thực tế, hiện nay vẫn còn một vàicán bộ, công chức trong giao tiếp còn tạo cho đồng nghiệp tâm lý “ngại hỏi”, “ngạigặp”, “ ngại tiếp xúc”, không thoải mái khi trao đổi công việc, hay e dè “Không biết

sẽ bị bắt bẻ gì nữa đây?” … làm hạn chế hiệu quả trong việc phối hợp xử lý côngviệc chung Vẫn còn cán bộ công chức có thái độ bất hợp tác, thiếu thiện cảm khiphối hợp công tác với đồng nghiệp trước đây đã từng có bất đồng quan điểm tronggiải quyết công việc với mình, điều đó đã gây khó khăn cho việc phối hợp giải quyếtcông việc một cách hiệu quả, nhanh chóng

Khi giao tiếp qua điện thoại, một số cán bộ, công chức, viên chức vẫn chưachấp hành tốt quy tắc giao tiếp qua điện thoại, không xưng tên, cơ quan, đơn vị nơicông tác; còn trao đổi dài dòng, chưa tập trung vào nội dung công việc; khi có ngườigọi điện thoại, vẫn còn tình trạng trả lời thiếu nhã nhặn, cộc lốc hoặc ngắt điện thoạiđột ngột, hoặc vừa bắt điện thoại nhưng còn nói chuyện với người bên ngoài Bêncạnh đó, vẫn còn tình trạng tùy tiện sử dụng điện thoại trong các cuộc họp, không

cài chế độ “im lặng” khi tham dự hội nghị, học tập Nhiều trường hợp còn sử dụngđiện thoại cơ quan để giải quyết riêng

Trên đây là một vài thực trạng hạn chế của văn hóa giao tiếp trong công sở nóichung mà chúng tôi đã tổng hợp được, có thể xem đây là những tồn tại khá phổ biến

mà chúng ta cần thẳng thắn nhìn nhận và đặc biệt quan tâm

2.1.1 Kẻ thù của giao tiếp nơi công sở

Những thói quen giao tiếp cẩu thả nơi công sở đôi khi gây cho bạn những hậuquả hết sức nặng nề, thậm chí nó chặn cả con đường tiến thân của bạn Sau đây lànhững cách ứng xử thường gặp nơi công sở

2.1.1.1 Chỉ liên lạc với người khác khi cần tới họ

Có thể bạn đã từng làm như vậy Bạn chỉ liên lạc với anh A khi cần nhờ anh ấyxin việc hộ Bạn chỉ hỏi thăm chị B khi muốn nhờ chị tìm giúp tài liệu nào đó,…Giữa những “giai đoạn cần” đó, bạn thường không có liên lạc gì, thậm chí khôngthèm trả lời thư từ hay điện thọai hỏi thăm họ

Chắc chắn những người trước đây đã nhiệt tình giúp bạn, giờ sẽ cảm thấy đang

bị lợi dụng Họ dần trở nên khép mình, cảnh giác với bạn Và bạn sẽ bị loại khỏi bộnhớ của họ ngay

2.1.1.2 Không trả lời những cuộc gọi điện thoại hoặc e-mail

Thói xấu này ngày càng trở nên phổ biến, nhất là khi cuộc sống ngày càng bậnrộn Thói quen giao tiếp cẩu thả này đôi khi sẽ lấy đi của bạn những cơ hội lớn trongđời

Ví dụ: Có một đối tác lớn rất quan tâm đến doanh nghiệp của bạn, nhưng bạnthờ ơ không đáp lễ Tất nhiên, họ sẽ quên ngay bạn, thị trường rộng lớn mà

Bên cạnh thói quen không trả lời email và điện thoại của người khác thì việc trảlời email và gửi nhầm cho người khác cũng rất thường xuyên xảy ra đối với nhữngngười bất cẩn hoặc do việc gửi thư điện tử chưa thật sự chuyên nghiệp

2.1.1.3 Bỏ qua những giao tiếp căn bản

Những người có thói xấu này thường xuyên quên nói “cảm ơn” hoặc “làm ơn”khi nhận hoặc yêu cầu điều gì Những phép giao tiếp căn bản này thường bị lãng

quên bởi rất nhiều lý do: con người ta quá bận rộn, không được dạy dỗ căn bản hoặc

có tư tưởng là mình xứng đáng được yêu cầu người khác

2.1.1.4 Không biết lắng nghe

Đã có nhiều trường hợp phải trả giá đắt cho sự không biết lắng nghe này Mộttrong những hậu quả của việc không biết lắng nghe là không biết đặt câu hỏi, cứ nínthinh không thể hiện việc mình có đồng ý với ý kiến của khách hàng hay không Khi giao tiếp, không biết lắng nghe sẽ dẫn đến việc thông tin sai lệch, mất đinhiều cơ hội và làm giảm năng suất vì còn phải vừa làm vừa sửa sai Không nhữngthế, trong giao tiếp với cấp trên, nếu bạn tỏ ra không biết lắng nghe, sếp sẽ đánh giábạn là thiếu năng lực, hoặc không có ý thức cầu tiến

2.1.1.5 Nói dối và luôn tỏ ra bận rộn

Đây là lỗi phổ biến của hầu hết các nhân viên và ứng viên xin việc Họ luôn

“bốc phét” về khả năng của mình Hậu quả của những lời nói dối này có thể là bạn

bị đuổi việc hoặc không được nhận vào công ty làm việc (đối với những người xinviệc) Lỗi này khá nghiêm trọng và nó sẽ khiến hình ảnh của bạn trong mắt mọingười trở nên tồi tệ Họ sẽ cho rằng bạn là một người không đáng tin cậy và giả dối.Còn những người khác thì chỉ “nói dối chút chút” Dù nói dối ít hay nhiều thì hậuquả của nó đều không hay, hoặc làm hại người khác, hoặc làm hại mình

Việc nói dối chỉ có thể thông cảm được trong trường hợp bất khả kháng, hoặckhi nó không gây hại cho ai

Tuy nhiên, trong giao tiếp với đồng nghiệp, hay hơn cả vẫn là nói thật, nhưngnói thật một cách khéo léo, nhạy cảm, không làm tổn thương người khác

Ví dụ: Có anh chàng làm chuyên viên ở cơ quan nọ, hễ gặp bạn là than vãn quábận rộn, rằng mọi việc quan trọng đều do anh ta giải quyết, vắng anh thì tất cả sẽ rốitung Nghe thế, nhiều người nghĩ, anh này chắc có tài và giữ chức cao lắm Thực tếthì trong cơ quan, anh ta được phân công theo dõi thi đua khen thưởng, đi theo lãnhđạo cơ quan và chưa làm được việc gì cho ra hồn

2.1.1.6 Luôn miệng nói những lời tiêu cực

Có những người thường xuyên thốt ra những lời chê bai tiêu cực về mọi thứ:chê công việc, chê không khí công sở, chê sếp, chê đồng nghiệp,… Hãy thử tưởng

tượng, bạn có hứng thú làm việc không nếu người ngồi cạnh bạn cứ luôn miệng chêbai mọi thứ.

Buổi sáng mà cứ phải nghe những câu kiểu như “tôi ghét…”, “thằng điênấy…”, “chán nhỉ”, “sếp làm sao í nhỉ…”, chắc ngày làm việc sẽ trở thành địa ngục

Mùi cơ thể có thể ảnh hưởng rất lớn trong quá trình giao tiếp vì thế việc giảiquyết vấn đề này được coi là rất quan trọng Bạn không nên bỏ qua để tránh gặpphải sự khó xử trong giao tiếp hằng ngày

2.1.2 Những thói quen xấu trong giao tiếp nơi công sở

Sau vài năm làm việc hết mình, cơ hội thăng tiến dường như vẫn rất xa tầm taybạn Bạn có biết một số thói quen không hay đã len lỏi vào cuộc sống công sở màbạn không hề hay biết không? Chính những thói quen này đã vô tình làm phiền lòngnhững người xung quanh và trở thành rào cản ngăn chặn bước đường phát triển sựnghiệp của bạn Vậy những thói quen này là gì, làm sao để nhận diện chúng? Sauđây là một vài thói quen xấu mà chúng ta thường gặp trong giao tiếp công sở hiệnnay:

2.1.2.1 Phô trương, cao ngạo, luôn giành phần thắng

Một số người có thói quen cắt ngang lời

nói của người khác để đưa ra ý kiến của mình

trong bất kỳ cuộc tranh luận nào đó Tệ hơn, họ

còn khăng khăng bác bỏ ý kiến bất đồng hoặc

trái ngược của mọi người để khẳng định ý kiến

của mình là đúng nhất Bạn hãy nhớ là trong

mọi cuộc tranh luận hay khi đàm phán, không ai

muốn nhận mình là kẻ thua cuộc Mặt khác, việc phô trương kiến thức hay khoác

lác, tự cao tự đại, coi thường quan điểm của người khác để đề cao bản thân mình làmột điều không thể tránh khỏi để cạnh tranh nhau Dĩ nhiên là bạn cần phải có sự tựtin trong công việc và đó là một điều kiện rất cần thiết cho sự thành công của bạnnhưng trong khi đó lại có rất nhiều người tự tin quá mức dẫn đến bị cô lập vớinhững người xung quanh

Họ luôn tỏ ra chê bai người khác, người tốt đến mấy họ cũng tìm cái để chê.Với họ, không ai tốt, không ai giỏi cả, trừ họ Lãnh đạo nghiêm khắc thì chê là khótính, khô cứng, máy móc không có tình cảm Lãnh đạo dễ dãi thì chê dốt, không biếtquản lý, không có khả năng lãnh đạo Lãnh đạo ôn hòa thì bảo là không có cá tính.Khi bị sếp giao nhiều việc thì lại nghĩ là sếp dốt, không biết làm gì nên mớigiao việc cho nhân viên, làm lãnh đạo thế ai chả làm được Giao ít việc hoặc khônggiao việc gì cho làm thì chê lãnh đạo không biết dùng người Người nhiệt tình bịchê háo danh, ngựa non háu đá Người có ý chí phấn đấu: chê cơ hội, thủ đoạn.Người ít đấu tranh: chê ngậm miệng ăn tiền Người hay đấu tranh: chê thọc gậy bánhxe…Chỉ có một điều là họ rất sợ và không bao giờ muốn nghe người khác chê mình

Vì vậy, việc giao tiếp nơi công sở thường xảy ra những vấn đề mâu thuẫn dẫnđến cãi vả, phản bác lẫn nhau, không ai chịu thua ai và luôn giành phần thắng vềphía mình để đánh bại đối phương

2.1.2.2 Quá e dè hoặc thiếu tự tin

Trái với kiểu cách phô trương, cao ngạo đây là một thói quen không hay đó làtình trạng một số người luôn tỏ ra e dè, sợ sệt, quá rụt rè và thiếu tự tin trước mọingười, ngại đưa ra các ý kiến, “ngại hỏi”, “ngại gặp”, “ngại tiếp xúc” và quan điểmcủa riêng mình trước mọi người đặc biệt là trong các cuộc họp hay các buổi thảoluận vì sợ bị người khác cười và bác bỏ

2.1.2.3 Thổ lộ quá nhiều về cuộc sống riêng tư

Những tâm sự về đời sống riêng tư của bạn đôi khi sẽ ảnh hưởng không tốt đến

uy tín của bạn trong công ty Tuy nhiên, vẫn có nhiều người đôi khi vẫn rất “hàophóng” chia sẻ những thông tin cá nhân của mình mặc dù không có ai hỏi đến màvẫn một mực “tiết lộ” chỉ để nói cho có chuyện để nói mà thôi Bên cạnh đó, một sốngười thường hay đem chuyện riêng tư của mình ra bàn luận nhằm mục đích khoekhoang một cách vô ích, còn có một số người lại tâm sự chuyện riêng tư của bảnthân với đồng nghiệp của mình nhưng vô tình bị đồng nghiệp hiểu sai và có thể dùng

những thông tin cá nhân đó để bàn luận, làm những việc có ảnh hưởng không tốt đếnbạn sau này Hoặc có những người cố tình tâm sự những điều thầm kín của mình vớingười khác để tranh thủ sự đồng cảm nhằm lấy thêm thông tin riêng tư để làm nhữngviệc bất lợi cho người khác.

2.1.2.4 “Buôn chuyện”

Bàn tán chuyện của người khác trong công sở là thói quen xấu nhất Xây dựngmối quan hệ thật tốt với các đồng nghiệp không có nghĩa là bạn phải hỏi thăm vềcuộc sống gia đình họ

Căn bệnh này tưởng chỉ có bên ngoài xã hội, thực tế lại khá phổ biến ở công sở,nhất là trong cơ quan nhà nước Đến cơ quan là các bà, các chị, các cô lại xúm lạimột chỗ nói đủ thứ chuyện trên trời dưới đất: Mặt hàng nào tăng giá, hạ giá, cô nào

có bộ váy mới, bà nào giảm được mấy cân, anh nào bị vợ cắm sừng, chuyện đụng

xe, rồi cả chuyện con chó cưng bị đau bụng… Tóm lại chẳng chuyện nào liên quanđến công việc

Điều lạ là các quý ông cũng không chịu thua nếu không muốn nói có mặt cònhơn Chẳng thế mà ngày nào cũng gặp, nhậu với nhau mà không hết chuyện

Có khác chăng là đề tài của các quý ông có tầm “vĩ mô” hơn, như chuyệnlão trưởng phòng nọ kém tài nhưng giỏi nịnh nên lên chức, dự án kia khó có tính khảthi, rồi vì sao giá dầu thế giới giảm đã lâu mà giá xăng trong nước chưa giảm, nhàhàng nào có món ăn ngon và tiếp viên bắt mắt…

Mỗi chuyện tại sao nhà nước lại phải trả lương cho thời gian vô bổ của họ thìchẳng thấy ai nói đến

Tình huống ví dụ: Tin Ngọc được “thăng

chức” lan khắp công ty Chuyện nghe có vẻ

khó tin vì trong công ty này thường mọi người

phải làm ít nhất 2 năm mới được cất nhắc

Ngọc thì chỉ mới vào Mọi người xúm lại bàn

tán xôn xao với hàng loạt tin giật gân

Chị Hồng, gần 40 tuổi, phát biểu: “Khéo

quá mà Mấy ông già hơn 60 tuổi mà nó kêu

anh ngọt xớt”

Được lời như cởi tấm lòng, Mận, cùng tuổi với Ngọc, lắc đầu: “Bữa trước, emthấy nó vào phòng sếp rồi làm gì trong đó lâu lắm Bằng tuổi mà nó ghê thật” Thắng, đấng nam nhi duy nhất của phòng, thở dài: “Người ta vừa xinh, vừa giỏimấy bà khôn thì học người ta ấy”

Cuộc nói chuyện đang sôi nổi thì bỗng im lặng vì sự xuất hiện của nhân vậtchính Mọi người tản ra, nhưng vẫn nhìn nhau đầy ẩn ý Giờ cơm trưa, Mận nói vớiNgọc: “Bồ giỏi quá Làm mấy tháng đã được tín nhiệm Ai đâu như bà Hồng, làm 10năm trời rồi mà vẫn là nhân viên quèn Đã vậy bà ấy còn nói xấu bồ nữa” Tò mò,Ngọc hỏi: “Bà ấy nói gì thế?”

Mận nhanh nhẩu: “Bà ấy nói Ngọc chỉ được cái khôn vặt, biết mỗi chuyện nịnhsếp, khéo lấy lòng các anh nên mới được như vậy” Ngọc giận run người, nhưng cốgiữ bình tĩnh

Chiều, vừa gặp Ngọc, chị Hồng đã đon đả: “Chúc mừng em nha! Em giỏi thật.Chị coi như chẳng có gì để nói Chứ ai như con Mận, trẻ như em chẳng có năng lực

gì đã thế lại hay ganh tỵ nói xấu em nữa”

Đến lúc này, Ngọc chẳng biết ai đúng ai sai nữa Bực mình, cô nói với mộtđồng nghiệp: “Bà Hồng và Mận thật quá đáng Có dịp tôi sẽ mách với giám đốc chohai người bị sa thải luôn” Cô bắt đầu trả đũa Cô rỉ tai với các đồng nghiệp rằng Hà,Mai và nhiều người khác ganh ghét tài năng của mình

Kết quả, Ngọc phân tâm trong công việc Cô phạm nhiều sai lầm Nặng nhất là

cô viết sai bản hợp đồng bằng tiếng anh khiến đối tác của công ty hủy hợp đồng Sếpmắng cô một trận trước tập thể Đối thủ lại có dịp bàn tán: “Có năng lực gì đâu, giờthấy rõ rồi nhé”

Thật ra Ngọc là người rất có năng lực Cô rất giỏi về chuyên môn, thành thạonhiều ngoại ngữ Cô giao tiếp với khách hàng thì cũng rất giỏi Tuy nhiên, thay vìkiềm chế và tiếp tục thể hiện mình, cô lại nói xấu đồng nghiệp và hậu quả cô lại làngười gánh chịu

2.1.5.5 Sử dụng điện thoại không đúng lúc, đúng cách

Ngày nay, kỹ năng giao tiếp được đánh giá rất cao đặc biệt là những người làmcông việc kinh doanh và hay phải tiếp khách hàng Một khía cạnh nhỏ trong lĩnhvực giao tiếp mà chúng ta ít khi để ý đến, chính là việc giao tiếp qua điện thoại

Lợi ích lớn nhất và dễ thấy nhất của việc sử dụng điện thoại trong giao tiếp hỗtrợ cho việc gặp mặt trực tiếp và chuyển thông điệp một cách nhanh chóng Tiếtkiệm thời gian và chi phí bằng cách liên hệ trước, nắm bắt thông tin bằng cách gọiđiện thoại là những gì mà điện thoại mang lại cho bạn Ngoài ra, nếu biết cách sửdụng phương tiện này, chúng ta có thể gây được ấn tượng tốt đẹp với người khác,tạo ra sự hài lòng và tình cảm gắn bó nơi đối tác.

Quá dễ dàng để chúng ta nhấc máy lên và gọi cho người khác Thế nhưng có rấtnhiều người quên mất việc giao tiếp qua điện thoại cũng có những quy tắc, văn hóachung đã sử dụng điện thoại một cách tùy tiện trong mọi hoàn cảnh kể cả khi họđang làm việc cũng có thể mang điện thoại ra để tán gẩu nhau, không những thế còn

có nhiều người còn không ý thức được việc để nhạc chuông quá to và kiểu nhạc độcđáo khiến cho người khác phải chú ý đến mình mà không biết rằng điều đó sẽ làmphiền mọi người, khiến cho họ cảm thấy rất khó chịu Còn có một số người lại mãibuôn chuyện điện thoại mà quên bén đi việc mình đang còn ở trong công ty, làm mấtthời gian làm việc và ảnh hưởng đến người khác vì nói quá to Có người còn lạmdụng điện thoại để nghe nhạc bằng loa ngoài gây ồn ào nơi làm việc Và người kháchoàn toàn có thể đánh giá về bạn

Ví dụ: Bạn đang có mặt tại một cuộc họp quan trọng trong công ty nhưng trước

đó lại quên không tắt điện thoại hoặc không để chế độ rung Một khách hàng trước

đó của bạn đã gọi cho bạn ngay đúng lúc bạn đang dự cuộc họp và điện thoại đổchuông, bao nhiêu ánh của mọi người đều dồn về phía bạn theo quán tính, kết cục làbạn bị cấp trên khiển trách sau cuộc họp đó vì đã làm cắt ngang sự chú ý của mọingười

Tuy nhiên, việc nghe, gọi điện thoại hiện nay của các cán bộ, công chức, nhânviên đối với khách hàng vẫn chưa thật sự đúng cách và tạo được hiệu quả cao.Những lỗi mà hầu như mọi người đều mắc phải đó là: nói quá to hoặc nói quá nhỏ,gọi đến là nói thẳng vào chủ đề mà không cần biết đó có phải người mình cần trìnhbày hay không và một lỗi rất hay mắc phải đó là nói dong dài làm mất thời gian củangười khác và cuối cùng là vấn đề thì vẫn chưa được trình bày trong khi đó kháchhàng hoặc đối tác của bạn lại không có thời gian để nghe bạn trình bày thêm đượcđiều gì nữa…

2.1.5.6 Thấy người sang bắt quàng làm họ

Đây là những người luôn tỏ ra mình quen biết, thân thiết lãnh đạo, những nhânvật quan trọng, coi đó là cách để nâng cao giá trị bản thân

Ví dụ: Hưng là trưởng phòng của một sở ở tỉnh Gặp nhau lúc thì Hưng khoehôm qua mới nhậu với vị giám đốc nọ, lúc bảo giám đốc kia mới đến nhà chơi Khinghe ai nói về một vị nào đó, anh luôn chứng minh vị đó quen biết hoặc thân thiếtvới mình

Một lần nghe người quen nhắc đến vị lãnh đạo nọ, lập tức Hưng nói: “Tớ mớinhậu với ông ấy hôm qua” Sự thực thì vị đó đi công tác xa

Lần khác, khi nghe anh bạn nói ngày mai sẽ gặp vị lãnh đạo một sở nọ để giảiquyết việc riêng, Hưng sốt sắng: “Tưởng ai chứ tay ấy mình quá thân, mình mớinhậu với lão ấy hôm kia, có cần để mình dẫn đi” Anh bạn suýt phì cười vì vị lãnhđạo ấy là nữ và không bao giờ nhấp một ngụm rượu

Cho đến một lần, Hưng được mời dự tiệc tại nhà một cán bộ Vừa đến nơi, anh

đã oang oang với chủ nhà: “Này, thế tay chủ nhiệm của cậu hôm nay có đến không?

Tớ thân với cha ấy lắm đấy! Có gì khó khăn cứ nói, tớ bảo một cái là xong ngay ấymà”

Không ngờ “cha” chủ nhiệm lúc ấy đang đứng ngay cạnh, nhìn Hưng từ đầuđến chân rồi thủng thẳng: “Chắc anh nhầm chứ hình như tôi chưa gặp anh lần nào!”

2.1.5.7 Nịnh trên, nạt dưới

Đây cũng là kiểu người khá phổ biến trong công sở Họ là những người với cấpdưới thì luôn nạt nộ, quát tháo, hống hách thậm chí chửi bới để ra oai, nhưng với cấptrên lại “nhũn ra”.

Ví dụ: Một lần, anh Khoa (TP HCM) đến một cơ quan liên hệ công tác, gặp lúc

vị cấp phó của một bộ phận đang đỏ mặt tía tai mắng nhân viên như tát nước Lý dochỉ là cô gái khi dọn dẹp vô tình làm vỡ mất chiếc bình hoa Cuộc "tổng xỉ vả" đanglúc cao trào thì cấp trên đến Lập tức, vị cấp phó kia thay đổi thái độ, quýnh quángchạy ra bắt tay Anh ta hai tay cứ xoa mãi vào nhau, dạ lấy dạ để, nom đến tội, thậtkhác hẳn thái độ lúc nãy

Tìm hiểu mới biết, anh này chẳng tài cán gì nhưng biết khéo chiều lòng cấp

trên, thuộc lòng ngày giỗ, chạp, sinh nhật của gia đình các sếp nên được cất nhắc Vì

vậy, anh em mới gọi anh ta là “công công”

2.1.5.8 Đố kỵ đối với đồng nghiệp của mình

Có một chút ganh tỵ trong công việc để cùng tạo cạnh tranh, cùng cố gắng làmột điều rất tốt Tuy nhiên nhiều người đã bị chính sự ghanh tỵ và lòng đố kỵ che

mờ mắt của mình, họ không quá chú tâm vào công việc của mình nữa mà chỉ mongmuốn tìm mọi cách "đánh đổ" được "cái gai" trước mắt, không cần biết hậu quả sẽ rasao.Điều này chúng ta cần nên tránh

Ví dụ: Minh là một trưởng phòng kinh doanh đầy năng lực, dưới sự dẫn dắt củaanh, công ty thu được nhiều hợp đồng với nhiều khoản lợi lớn Tuy vậy sau khiHồng vào công ty, cô có nhiều mối quan hệ, nhiều ý tưởng kinh doanh táo bạo đượcsếp đánh giá cao, Minh cảm thấy vô cùng bực bội Coi Hồng như gai trong mắt,Minh tìm cách hạ thấp uy tín của Hồng xuống mọi ý tưởng của cô đều bị anh phảnbác, Minh còn tạo ra nhiều lời đàm tiếu xì xào về Hồng, nào là cô có "chân trong"với sếp, nào là các mối quan hệ của cô đều có do cô "lẳng lơ" mà ra Vì mất nhiều

thời gian "đối phó" với thành công của Hồng nên Minh ngày càng lơ là việc kinhdoanh và những dự định kinh doanh mới, doanh thu phòng kinh doanh tụt thê thảm

và kết quả chàng trưởng phòng này bị khiển trách nặng nề có nguy cơ bị giáng chức

2.1.3 Những thói quen khiến sếp bực mình

2.1.3.1 Không thể hiện sự sáng tạo

Không một nhà quản lý nào muốn có một nhân viên tuy làm được việc nhưngluôn phải nhắc nhở chi tiết từng công việc cần phải làm và làm như thế nào, phải chỉbảo bạn từng chút một, không những thế mà họ còn ngồi chờ lãnh đạo hướng dẫn,trong những lúc rảnh rỗi, hết việc là lại lang thang trên mạng lướt web Việc đókhông chỉ khiến sếp mất thời gian và mệt mỏi, mà còn làm suy giảm lòng tin của sếp

về năng lực của bạn mà nguyên nhân của sự không sáng tạo này là do bạn không cótrách nhiệm, thiếu sự nhiệt tình, thiếu năng nổ và hơn nữa là bởi sự không chủ độngtrong công việc dẫn đến những việc làm trở nên thiếu sót nhiều hơn

2.1.3.2 Thể hiện quá mức

Dù điều đó xuất phát từ tham vọng, động lực, năng lượng quá lớn hay chỉ làmột mong muốn làm hài lòng người khác, thì đấy cũng là một trong nhiều thói quen

mà sếp không ưa

Có những người luôn muốn thể hiện bản thân để được cấp trên chú ý nhiều hơn

và để được thăng tiến bằng cách làm xong việc sếp giao và vội vàng nhảy sang làmluôn những việc sếp không giao(làm quá những việc sếp giao) nhưng rốt cuộc chỉlàm cho ông sếp cảm thấy khó chịu và bực tức lên vì không như ý muốn dẫn đếnviệc bạn bị lãnh đạo đánh giá thấp

Một nguy cơ khác nữa là khi quá chủ động, nhiệt tình, bạn có thể đang vượt quábổn phận của mình và giẫm lên chân một ai đó

Ví dụ: Chẳng hạn, bạn miệt mài bổ sung thêm màu sắc và hình vẽ cho một báocáo nghiên cứu Sếp không những không ấn tượng việc bạn chăm chỉ và sáng tạo màlại cho rằng bạn đang làm một việc không cần thiết Lẽ ra, thời gian đó bạn có thểlàm xong một việc khác

2.1.3.3 Lúc nào cũng có lý do

Mỗi khi làm gì sai hoặc có lỗi, bạn lại cố tìm ra một lý do để bào chữa thay vìthẳng thắn nhận lỗi và sửa chữa Đây là một thói xấu rất dễ gặp ở hầu hết các nhân

viên Họ luôn kiếm cớ để “bao biện” cho những việc họ chưa hoàn thành Đó là mộttrong những thói quen gây khó chịu nhất đối với sếp Nếu bạn đưa ra lý do, có nghĩa

là bạn đã không chú tâm đến trách nhiệm của mình và lại tìm cách biện hộ bản thân

Ví dụ: Khi bạn chưa hoàn thành công việc được giao, bạn nói với sếp rằng hômqua xe bạn hỏng và bạn đã phải mất cả ngày để đi sửa nó Với sếp, dù lý do đó cóthật hay không, sếp vẫn cho rằng đó là lỗi của bạn Bởi vì xe hỏng là việc riêng củabạn còn công việc ở công ty là trách nhiệm của bạn

2.1.3.4 Lúc nào cũng phàn nàn