4. Tôn trọng nhà lãnh đạo
3.1.3. Lời nói nơi công sở
Nghi thức lời nói cũng là một bộ phận cấu thành nên “Văn hoá doanh nghiệp”. - Lời nói nơi công sở phải đảm bảo có tính chính xác, tránh đưa tin đồn nhảm, thất thiệt, mơ hồ, hoặc không có thực.
- Lời nói nơi công sở cần đảm bảo tính trang trọng vì nó đại diện cho biểu tượng văn hoá của doanh nghiệp đó. Trong giao tiếp giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa các đồng nghiệp với nhau hoặc với khách hàng phải có thưa gửi đàng hoàng, có chủ ngữ rõ ràng, những câu nói xã giao như: cám ơn, cảm tạ, xin lỗi, làm ơn…
- Tránh nói những lời tục tĩu tại nơi làm việc, không làm người khác khó chịu vì lối nói chuyện như “ăn to nói lớn”, nói nhanh, bộp chộp, hay xen vào chuyện người khác.
- Không nên gió chiều nào che chiều ấy mà cần phải học cách nói lời của chính mình: Sếp luôn trọng dụng và quý những nhân viên có đầu óc, có suy nghĩ riêng. Nếu như bạn là người mà người khác nói gì thì mình nói ấy thì bạn dễ bị mọi người quên mất sự tồn tại của bạn và địa vị của bạn ở trong cơ quan cũng chẳng cao cả gì. Có đầu óc thì dù chức vụ của bạn ở trong cơ quan như thế nào, bạn cũng cần phải biết nói lên tiếng nói của mình, nên dũng cảm nói lên cách suy nghĩ của mình.
- Có gì thì bình tĩnh nói, tránh biến cuộc nói chuyện thành cuộc thi hùng biện: Bạn cần sống hòa bình, gần gũi với mọi người trong cơ quan, nói năng phải nhẹ nhàng, nhất là phải có trên dưới rõ ràng, không được nói theo kiểu ra lệnh. Tuy là đôi khi ý kiến của mọi người khác nhau, bạn có ý kiến thì vẫn có thể bảo lưu được, nếu không vi phạm nguyên tắc thì không nhất thiết phải bảo vệ sống còn. Nếu như bạn chỉ thích nói và bắt mọi người nghe thì e rằng đồng nghiệp sẽ dần rời xa bạn.
- Nói năng cũng phải biết giữ chừng mực, điều quan trọng là phải nói đâu ra đấy: Thái độ nói năng bất chấp tất cả; ngôn ngữ cơ thể lịch sự; ăn nói hài hước... đó đều thuộc phạm trù nghệ thuật nói. Tất nhiên, điều quan trọng là bạn phải có lòng tự tin, biết được nghệ thuật nói năng. Như vậy bạn sẽ càng tự tin hơn, ăn nói hấp dẫn hơn.
- Đừng có khoe khoang mình ở cơ quan: Nếu bạn là người rất giỏi chuyên môn, nếu bạn được sếp trọng dụng thì những điều này có trở thành vốn khoe khoang của bạn hay không? Nếu bạn như thế thì dễ làm đồng nghiệp khó chịu.
Về cách thức xưng hô trong lời nói nơi công sở tùy yêu cầu đảm bảo tính khách quan, trang trọng, song cũng tuỳ từng hoàn cảnh để chọn lựa cho phù hợp:
Đối với những người cùng cơ quan: Bạn không cần thiết phải phân vân về việc chào hỏi một số người mà bạn không biết gì về cá nhân họ - Đó là những người thuộc phòng, ban khác cùng đi chung thang máy với bạn, bảo vệ cơ quan, người điều khiển thang máy hoặc giám đốc công ty.
- Trong quan hệ giữa các đồng nghiệp: Không nên dùng cách xưng hô kiểu “chú cháu” trong khi đang thi hành công việc. Tuỳ theo hoàn cảnh, tình huống có thể sử dụng các từ khác thay thế như: ông, bà, ngài…
- Xưng hô đối với lãnh đạo: Không nên gọi giám đốc, người giám sát bằng tên riêng trừ phi họ cho phép bạn gọi như thế.
Nghi thức lời nói nơi công sở là một vấn đề mang tính thông lệ, quy ước được tạo lập bởi những chuẩn mực truyền thống dân tộc và tập quán. Cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp phải rèn luyện liên tục và coi đó như là một phần không thể thiếu trong những nền tảng để xây dựng một nền văn hoá doanh nghiệp hiện đại.
3.1.3.1. Giải quyết mâu thuẫn đúng cách
Ý kiến khác nhau trong công việc là điều hết sức bình thường và cần thiết để có những thay đổi, sáng tạo, để giải quyết vấn đề cũng như cải thiện hiệu quả công việc. Nhưng hiểu rõ những tác dụng tích cực của sự khác biệt ý kiến trong công việc không làm cho việc giải quyết những mâu thuẫn dễ dàng hơn.
Mâu thuẫn với đồng nghiệp có thể làm bạn rất khó chịu, và nếu bạn không biết cách giải quyết, kết quả sẽ là những bất đồng gay gắt và ảnh hưởng đến công việc của cả hai bên. Bạn vẫn có thể tránh những cuộc đấu đá không cần thiết và chuyển từ tình huống tiêu cực sang tích cực, và đem lại kết quả tốt đẹp cho cả hai bên theo những giải pháp sau:
• Hãy chuẩn bị kỹ
Hãy chuẩn bị cho một cuộc nói chuyện thẳng thắn. Bạn cần phải biết vai trò của mình, và hãy cố gắng hiểu kỹ hơn đồng nghiệp của mình. Trước khi nói chuyện với họ, bạn hãy "hiểu rõ bản chất thực của mâu thuẫn". Có ba loại mâu thuẫn thường gặp:
- Công việc: bất đồng về công việc đang thực hiện.
- Mối quan hệ: mâu thuẫn xuất phát từ mối quan hệ giữa bạn và người kia.
- Quan điểm: hai người có cách nhìn nhận vấn đề khác nhau
Hiểu rõ điều này có thể giúp bạn có cách bắt đầu câu chuyện rõ ràng hơn. Đầu tiên, hãy nói cho đồng nghiệp của bạn biết bản chất mâu thuẫn hai bên đang gặp phải và hỏi thử anh ấy có thấy vấn đề giống bạn không.
Dù cho tính chất của mâu thuẫn như thế nào, đừng đem cảm xúc cá nhân vào câu chuyện. Mâu thuẫn sẽ dễ dàng được giải quyết bằng những cái nhìn khách quan thay vì cảm xúc cá nhân.
Ngoài ra, hãy chuẩn bị đủ thời gian cho buổi nói chuyện này để bạn có thể tìm được giải pháp. Hãy nói chuyện trực tiếp, ở một nơi riêng tư nếu có thể, đừng dùng email hay điện thoại chỉ vì bạn cảm thấy ngại, vì email hay điện thoại sẽ hạn chế những hiệu quả của một cuộc trao đổi nghiêm túc.
• Xác định mối quan tâm chung
Để bắt đầu một cuộc nói chuyện khó khăn một cách đúng đắn, điều quan trọng là bạn và đồng nghiệp của mình phải xác định những gì cả hai đang có cùng quan điểm. Có thể đó là mục tiêu chung của cả nhóm, hay những quy định cả hai cùng đồng ý. Hãy thử bắt đầu "Cả hai chúng ta đều muốn có một kế hoạch tốt để giúp công ty phát triển lên một nấc mới." hoặc "Chúng ta đã từng có chung quan điểm về quyết định này." Hãy nhớ rằng, đây phải là mục tiêu chung mà cả bạn lẫn người đồng nghiệp kia thật sự quan tâm, chứ không phải là điều bạn cho rằng anh ấy cũng quan tâm. Điều này sẽ cho người kia thấy rằng bạn thật sự muốn điều tốt cho cả hai bên, chứ không phải là bạn chỉ quan tâm đến bản thân bạn.
• Hãy biết lắng nghe
Cho dù bạn nghĩ rằng bạn đã hiểu quan điểm của đồng nghiệp mình, bạn nên lắng nghe những gì anh ấy nói. Bạn có thể đặt những câu hỏi giúp bạn hiểu thêm về cách nhìn nhận vấn đề của anh ấy và xác định rõ hơn liệu bạn đang gặp bất đồng về quan điểm, về trách nhiệm công việc hay về lợi ích mỗi bên. Như vậy, bạn sẽ không phải "đoán xem điều gì xảy ra" mà phải chủ động lắng nghe. Đừng giả vờ nghe mà phải lắng nghe và hiểu những gì anh ấy nói. Lắng nghe một cách chủ động và cởi mở khi đồng nghiệp của bạn giải thích có thể giúp bạn hiểu thêm về những thông tin quan trọng đem lại giải pháp cho bất đồng bạn đang gặp phải. Hoặc bạn có thể giúp anh ấy một vài lời khuyên mà anh ấy đang cần. Một không khí cởi mở, thân thiện sẽ giải quyết vấn đề tích cực hơn.
Về phía bạn, hãy mở lòng để chia sẻ vấn đề của bạn. Đừng chỉ trích hay đổ lỗi cho người khác, hãy cho anh ấy biết mục tiêu của bạn. Nếu anh ấy có những câu hỏi thẳng thắn, hãy cho anh ấy cơ hội để nói hết những gì làm anh ấy hiểu nhầm.
• Đưa ra giải pháp
Khi mọi thứ đã được làm rõ, hãy đưa ra giải pháp. Sử dụng những thông tin bạn có được trong buổi nói chuyện đó để đưa ra một giải pháp mới tốt nhất cho cả hai bên. Đừng để trong lòng những ý kiến gây tranh cãi. Nếu đồng nghiệp của bạn
không đồng ý với giải pháp bạn đề xuất, hãy cố gắng kéo anh ấy vào quá trình giải quyết vấn đề rốt ráo và có lợi cho cả hai bên.
• Nếu tình hình trở nên tệ hơn...
Cho dù bạn đã có chuẩn bị chu đáo, vẫn có khả năng cuộc nói chuyện sẽ trở nên tồi tệ hơn. Những cuộc trao đổi sẽ trở thành cuộc đấu khẩu nếu một trong hai bên đưa vào những cảm xúc cá nhân. Nếu bạn bắt đầu cảm thấy không khí nóng lên, hãy tìm cách đưa câu chuyện trở về những mối quan tâm chung. Hãy tập trung vào mối quan hệ trong tương lai. Bạn có thể không giải quyết được mâu thuẫn dựa trên những vấn đề của quá khứ, nhưng bàn về những mối quan tâm trong tương lai, bạn có thể hòa giải bất đồng.
Nếu đồng nghiệp của bạn trở nên quá khích, tốt nhất bạn nên tạm ngưng buổi nói chuyện. Bạn có thể ra khỏi phòng hoặc tạm thời ngưng tranh cãi để quan sát tình hình xung quanh. Cách này sẽ giúp bạn biết cần phải làm gì tiếp theo. Bạn có thể thử thay đổi cách nói chuyện: dùng bảng, dùng giấy để thảo luận, thậm chí có thể đề nghị tiếp tục câu chuyện trong lúc ăn tối. Bạn sẽ tạm thời ngăn sự quá khích của anh ấy, cũng như tránh làm tăng sự mâu thuẫn giữa hai người. Nếu tất cả những cách này đều không hiệu quả, hãy rút lui và tìm một người thứ ba để giải quyết.
Tình huống v í dụ về vấn đề tránh bất đồng nơi công sở:
Tổng kết cho thấy năm ngoái, công ty thu lợi nhuận vượt xa chỉ tiêu nên tổng giám đốc quyết định chi một số tiền lớn cho nhân viên. Trưởng phòng nhân sự giao cho bạn cùng một đồng nghiệp trong phòng lên kế hoạch khen thưởng cho nhân viên với số tiền ấy. Bạn đề nghị nên tổ chức cho nhân viên đi du lịch nước ngoài vì từ trước đến giờ công ty chưa khen thưởng theo hình thức này. Đồng nghiệp của bạn
cho rằng tình hình lạm phát tăng cao, không nên dùng tiền đi du lịch mà nên chia vào lương để nhân viên có thêm thu nhập. Vậy là bất đồng ý kiến xảy ra. Để có thể giải quyết ổn thỏa bất đồng này, hãy thử 5 lời khuyên sau đây:
• Hãy biết cởi mở và lắng nghe
Trước tiên, bạn hãy tạm gác lại ý kiến riêng để lắng nghe ý kiến của người khác. Tiền thưởng mang lại giá trị vật chất cho nhân viên và thực tế là nhiều nhân viên trong công ty muốn được thưởng bằng tiền. Sau khi đã nhìn nhận giá trị ý kiến của người khác, hãy trình bày ý kiến của mình rằng đi du lịch nước ngoài sẽ mang lại giá trị tinh thần to lớn cho nhân viên và là cơ hội giúp gắn kết các thành viên trong công ty.
• Đừng biến bất đồng trong công việc thành bất đồng cá nhân
Thay vì nói "tôi cho rằng... còn anh cho rằng...", hãy nói "chúng ta có hai hướng giải quyết vấn đề trên". Cách nói này không mang tính cá nhân và giúp hai bạn tập trung giải quyết công việc: làm sao để đi đến thống nhất và đề ra được các hình thức khen thưởng nhân viên thỏa đáng.
• Luôn tìm phương pháp giải quyết
- Dù quan điểm khác nhau nhưng hai bạn vẫn có một điểm chung là công việc: ai cũng muốn tìm ra giải pháp tốt nhất cho công việc được giao. Vậy, hãy cùng ngồi lại tìm hướng giải quyết, không nên cố tranh cãi để xem ai đúng, ai sai. Bạn có thể xin ý kiến sếp để tiến hành một cuộc khảo sát trong công ty xem nhân viên thích hình thức khen thưởng nào nhất để xây dựng một bản kế hoạch thích hợp. Tìm người hòa giải
- Để tránh bất đồng, hai bạn có thể trình bày tiến trình công việc và xin ý kiến của sếp. Sếp sẽ cho các bạn những hướng dẫn cụ thể hơn. Có thể rằng hai bạn sẽ trình lên một bản kế hoạch với hai sự lựa chọn, sếp bạn sẽ cân nhắc chọn hướng giải quyết nào khả thi và đem lại lợi ích cho nhân viên nhiều hơn.
• Luôn giữ hòa khí với nhau
- Nổi nóng và giận dữ có thể gây tổn hại cho tim, ảnh hưởng rất nhiều đến tinh thần và không đem lại kết quả tốt cho công việc. Thay vào đó, hãy bình tĩnh và từ tốn!
- Không nên chỉ trích cá nhân đại loại như "anh ta chỉ quan tâm đến vấn đề vật chất"... hoặc lôi kéo những người đồng quan điểm với bạn để nói xấu người còn lại. Điều này không giúp giải quyết vấn đề mà chỉ cho thấy bạn xử sự thiếu chuyên nghiệp mà thôi.
Nghi thức lời nói nơi công sở là một vấn đề mang tính thông lệ, quy ước được tạo lập bởi những chuẩn mực truyền thống dân tộc và tập quán. Cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp phải rèn luyện liên tục và coi đó như là một phần không thể thiếu trong những nền tảng để xây dựng một nền văn hoá doanh nghiệp hiện đại.
KẾT LUẬN
Khi nói đến nghệ thuật giao tiếp, hẳn bạn thường nghĩ đến vấn đề ngôn ngữ, lời ăn tiếng nói hàng ngày. Tuy nhiên, ngôn ngữ cơ thể, bao gồm các cử chỉ, động tác được thể hiện qua ánh mắt, nụ cười, hành động của bàn tay...tưởng như đơn giản nhưng lại có tác dụng rất hiệu quả, giúp bạn truyền đạt tới các nhân viên và đồng nghiệp những thông điệp, ý nghĩ khó diễn đạt bằng lời nói trực tiếp.
Giao tiếp là một hình thức hoạt động của con người. Thông qua giao tiếp, những mối quan hệ giữa con người được kiến tạo. Sự hiểu biết và nắm những quy luật của giao tiếp góp phần làm tăng hiệu quả lao động và điều chỉnh các quan hệ xã hội.
Ngày nay mọi loại hình công việc đều đòi hỏi nhân viên phải có kỹ năng giao tiếp tốt. Đây là một kỹ năng rất quan trọng bên cạnh yếu tố chuyên môn bởi nó giúp bạn trở thành một nhân viên hoàn hảo và có nhiều cơ hội thăng tiến.
Do đó, hãy không ngừng cải thiện và vun đắp kỹ năng giao tiếp nơi công sở để gặt hái thành công trong công việc của mình.Trong cuộc sống, trong giao tiếp hàng ngày con người luôn phải ứng phó với biết bao tình huống, có lúc dễ dàng xử lý, có lúc thật phức tạp, khó xử. Xã hội càng văn minh thì nhu cầu trong giao tiếp của con người càng cao. Ứng xử một cách thông minh, khôn khéo, tế nhị, kịp thời, có hiệu quả, đạt tới mức độ nghệ thuật, ngày nay còn được coi như bí quyết thành công trong cuộc sống, trong công việc. Chúc các bạn thành công.