3.Thủ thuật gian lận và thủ tục kiểm soát thường gặp:Gian lận Thủ tục kiểm soát Mua hàng cho mục đích cá nhân - Xét duyệt đề nghị mua hàng - Phân chia trách nhiệmThanh toán khống - Đối c
Gian lận và sai sót xảy ra
Giai đoạn Sai phạm có thể xảy ra Đề nghị mua hàng - Hàng mua không cần thiết , không phù hợp nhu cầu.
- Hàng mua không đảm bảo chất lượng, giá mua cao.
- Đề nghị mua hàng trùng lắp, vượt nhu cầu.
Chọn nhà cung cấp và xét duyệt mua hàng
- Không xét duyệt hoặc xét duyệt không đúng.
- Thông đồng. Đặt hàng - Đặt hàng không phù hợp với nhu cầu, đặt thiếu hoặc thừa.
- Đặt hàng quá trễ hoặc quá sớm
- Đặt mua hàng với chất lượng kém, giá cao.
- Nhân viên đặt hàng xoá dấu vết của các đơn hàng, để mua lại lần hai nhằm hưởng hoa hồng từ nhà cung cấp. Nhận hàng - Không đúng chất lượng, số lượng, chủng loại.
- Biển thủ hàng ( không nhập kho).
Nhập kho và bảo quản - Hàng mua bị suy giảm chất lượng do bảo quản kém hoặc bị mất cắp.
- Cá nhân huỷ hoặc giấu những sản phẩm lỗi để tránh bị phạt.
- Hàng nhập kho không được ghi nhận và theo dõi kịp thời. Theo dõi nợ phải trả - Ghi sai số tiền, khách hàng, niên độ.
- Không theo dõi hàng được giảm giá, trả lại nhà cung cấp. Trả tiền - Trả tiền trễ hạn, trả tiền khi chưa được phê duyệt.
- Lập chứng từ khống để được thanh toán.
- Ghi nhận sai thông tin về nhà cung cấp.
Thủ thuật gian lận và thủ tục kiểm soát thường gặp
Gian lận Thủ tục kiểm soát
Mua hàng cho mục đích cá nhân - Xét duyệt đề nghị mua hàng
- Phân chia trách nhiệm Thanh toán khống - Đối chiếu hóa đơn mua hàng với đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng,…
- Cập nhật và kiểm tra danh sách nhà cung cấp.
- Tách biệt các chức năng mua hàng và nhận hàng. Chọn nhà cung cấp với giá cao - Luân chuyển công tác định kỳ.
- Tổ chức đấu thầu, kiểm tra độc lập.
Thanh toán sai - Kiểm tra đối chiếu hóa đơn mua hàng với các chứng từ khác.
- Đánh dấu lên chứng từ gốc khi xét duyệt thanh toán
Trộm cắp hàng - Hạn chế tiếp cận hàng tồn kho.
- Kiểm tra chéo các bộ phận.
Ngụy tạo chứng từ - Giám sát việc phát hành PXK.
- Theo dõi sự luân chuyển hàng tồn kho.
Xóa sổ hoặc sửa sổ HTK - Tổ chức hệ thống thông tin tốt.
- Hạn chế sự tiếp cận hệ thống bằng mật khẩu.
- Xét duyệt sổ HTK Gian lận trong kiểm kê - Giám sát chặt chẽ.
- Phổ biến đầy đủ thủ tục kiểm kê.
Mục tiêu kiểm soát 9 1 Mục tiêu kiểm soát (COSO) 9 2 Thủ tục kiểm soát chung 9 3 Thủ tục kiểm soát cụ thể
1 Mục tiêu kiểm soát (COSO):
Hữu hiệu: Mục tiêu về sản lượng, chất lượng, quy cách,
Hiệu quả: So sánh kết quả và chi phí liên quan
Tuân thủ pháp luật và quy định: Quy định về hợp đồng kinh tế, môi trường, thuế, chi trả ngoại tệ; quy định nội bộ
Báo cáo đáng tin cậy: Trình bày trung thực về tiền, GVHB, lợi nhuận, NPT, hàng tồn kho.
2 Thủ tục kiểm soát chung:
Phân chia trách nhiệm đầy đủ o Mục tiêu là nhằm hạn chế các sai sót, gian lận do cá nhân hay bộ phận đảm nhiệm nhiều chức năng trong 1 nghiệp vụ, dẫn đến họ có thể lạm dụng quyền hoặc đánh cắp tài sản o Để phân chia trách nhiệm đầy đủ, đơn vị cần tách các chức năng: mua hàng, xét duyệt mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, nhận hàng, bảo quản và ghi sổ kế toán
Kiểm soát chứng từ và sổ sách o Đánh số thứ tự liên tục cho các chứng từ: đơn đặt hàng, phiếu nhập kho,… o Các biểu mẫu cần rõ ràng, đầy đủ thông tin cần kiểm soát, đánh số tham chiếu, o Phiếu nhập kho phải được lập trên cơ sở đơn đặt hàng, hoá đơn mua hàng, biên bản nhận hàng. o Ghi nhận kịp thời các khoản nợ phải trả và các khoản thanh toán.
Ủy quyền và xét duyệt o Các phiếu đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng, giấy đề nghị thanh toán cần được người có thẩm quyền xét duyệt nhằm kiểm soát việc mua hàng, chọn lựa nhà cung cấp, thanh toán, kiểm soát tài sản của đơn vị. o Nhà quản lý có thế uỷ quyền cho cấp dưới xét duyệt thông qua các chính sách của đơn vị
3 Thủ tục kiểm soát cụ thể:
Kiểm soát quá trình mua hàng:
Yêu cầu mua hàng o Tất cả các nghiệp vụ mua hàng cần phải có phiếu đề nghị mua hàng. o Có chính sách rõ ràng về thời điểm đề nghị mua hàng. o Phiếu đề nghị mua hàng cần phải được lập với thời gian phù hợp. o Phiếu đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thông tin. o Thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện với đề nghị mua hàng đã phát hành
Xét duyệt mua hàng o Tất cả các đơn đặt hàng cần phải được xét duyệt. o Người được uỷ quyền xét duyệt phải độc lập với các bộ phận khác. o Việc xét duyệt mua hàng nên do 1 cá nhân đảm nhận
Lựa chọn nhà cung cấp o Đề nghị các nhà cung cấp báo giá ngay khi có nhu cầu mua hàng. o Thông tin về giá cả chất lượng, quy cách, thời hạn thanh toán, điều kiện giao hàng, chiết khấu,…phải được ghi chép đầy đủ. o Việc phê duyệt do nhà quản lý cấp cao trực tiếp thực hiện, hoặc uỷ quyền cho lãnh đạo bộ phận mua hàng o Cần thực hiện tốt nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa chức năng đặt hàng và xét chọn nhà cung cấp. o Danh sách các nhà cung cấp cần cập nhật thường xuyên Đặt hàng o Chỉ có bộ phận mua hàng mới được phép đặt hàng. o Các nghiệp vụ mua hàng có số tiền vượt quá một ngưỡng nào đều phải lập đơn đặt hàng. o Thông báo cho nhà cung cấp biết người có thẩm quyền đặt hàng đối với từng nhóm hàng. o Theo dõi lô hàng đã quá hạn giao hàng nhưng chưa nhận được.
Xác nhận cam kết mua hàng o Sau khi gửi đơn đặt hàng, đơn vị phải theo dõi để đảm bảo nhà cung cấp đồng ý bán hàng theo đúng số lượng, chất lượng, giá cả, thời hạn. o Đối với các đơn đặt hàng lớn cần ký hợp đồng kinh tế/ hợp đồng mua bán để ràng buộc trách nhiệm và cam kết giữa 2 bên mua và bán rõ ràng.
Kiểm soát quá trình nhận hàng
Các thủ tục kiểm soát o Bộ phận nhận hàng độc lập với bộ phận mua hàng. o Thiết kế các bảng kiểm tra bao gồm các đặc điểm quan trọng cần kiểm tra của hàng mua, gửi kèm với báo cáo nhận hàng cho bộ phận mua hàng. o Khi nhận hàng, cần lập báo cáo nhận hàng, báo cáo nhận hàng phải được đánh số trước liên tục, và phải được bảo quản cẩn thận. o Nhanh chóng chuyển hàng ngay đến kho lưu trữ đã được xác định hoặc chuyển ngay đến nơi cần sử dụng.
Kiểm soát quá trình tồn trữ:
Các thủ tục kiểm soát o Bảo quản hàng: ở các kho, phải có ổ khoá, các trang thiết bị cần thiết, phải được dán nhãn,… o Giữ bí mật vị trí và cách bố trí quản lý kho hàng o Giao trách nhiệm bảo quản cho 1 cá nhân cụ thể Thủ kho chỉ xuất hàng khi có chỉ thị của người có thẩm quyền. o Thủ kho nên mở sổ theo dõi xuất - nhập - tồn từng loại HTK. o Kiểm kê kho: Để kiểm soát tốt hàng tồn kho cần tiến hành các cuộc kiểm kê định kỳ hoặc kiểm kê đột xuất
Kiểm soát nợ phải trả người bán:
Các thủ tục kiểm soát o Cần có các quy định về luân chuyển chứng từ để đảm bảo hoá đơn của nhà cung cấp được chuyển ngay đến phòng kế toán. o Nếu có sai sót trên hoá đơn, cần nhanh chóng liên lạc với nhà cung cấp để tìm hiểu nguyên nhân và xử lý sớm. o Kế toán công nợ cần kiểm tra chi tiết nội dung hoá đơn, đối chiếu với đơn đặt hàng, biên bản giao hàng. o Kế toán công nợ lưu vào hồ sơ các hoá đơn chưa thanh toán theo thứ tự thời hạn thanh toán.
Chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền tại công ty CP công viên nước ĐẦM SEN
Thông tin Công Ty
Tên tổ chức: CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG VIÊN NƯỚC ĐẦM SEN
Mã chứng khoán: DSN Địa chỉ: 03 Hòa bình,P.3, Q11, TP.HCM
Người đại diện pháp luật: Trần Việt Anh
Ngành nghề kinh doanh chính
- Dịch vụ giải trí, vui chơi, thể thao dưới nước và các dịch vụ khác.
- Dịch vụ du lịch lữ hành nội địa.
- Vận chuyển hành khách bằng Taxi.
- Mua bán rượu bia, thuốc lá nộ
Mục tiêu kiểm soát nội bộ của chu trình mua hàng và thanh toán
Mục tiêu hoạt động mua hàng o Mua đúng tên hàng, mua đủ, đảm bảo đúng quy cách, chất lượng, số lượng, giá cả hợp lý o Thanh toán đúng công nợ, đúng thoả thuận với nhà cung cấp Trả đủ số tiền nợ Nhà cung cấp, thanh toán đúng hạn.
Mục tiêu báo cáo o Tất cả nghiệp vụ phát sinh phải được ghi chép đầy đủ, chính xác, số liệu phải được trình bày, công bố đầy đủ trên báo cáo tài chính và các báo cáo có liên quan.
Mục tiêu tuân thủ o Đảm bảo tuân thủ đúng quy trình, quy định mà tổ chức đã ban hành, tuân thủ đúng quy định của Nhà nước cũng như quy định của luật kế toán Việt Nam.
Chu trình mua hàng của Công ty Cổ phần Công viên nước Đầm Sen
* Khi bộ phận nào có nhu cầu mua vật tư (vật tư cần mua như sắt, thép, ống kẽm, bản lề cối, chốt cửa, sắt vuông kẽm, bánh xe quay, dây dù đen, dây dù rút, keo
502, dây điện cadivi, băng keo đen, phích cắm mũi khoan, bạt chống va đập,…) thì bộ phận đó sẽ trực tiếp lập giấy đề xuất mua hàng (hoặc là phiếu đề xuất cung cấp hàng) Giấy đề xuất mua hàng này dựa trên nhu cầu cần thiết của bộ phận ở thời điểm hiện tại (nhu cầu cần sử dụng và nhu cầu tồn kho tối thiểu để duy trì).
- Bộ phận có nhu cầu mua vật tư: có thể là bộ phận kinh doanh, phòng kỹ thuật, đội dịch vụ, đội cứu hộ, đội bảo vệ, đội công trình, nhà hàng,…
- Thường thì giấy đề xuất mua hàng sẽ được lập 1 tháng/ 1lần, sau khi bộ phận kho đã thực hiện việc kiểm kê lượng hàng tồn tối thiểu trong kho
+ Phòng kinh doanh lập giấy đề xuất đặt bạt chống va đập 1 tháng/1 lần + Phòng kỹ thuật lập phiếu đề xuất cung cấp hàng như dây vỏ bọc cadivi, băng keo điện, phích cắm, dây rút, mũi khoan, bản lề lá, bánh xe Nhật, chốt inox,…
+ Đội dịch vụ:lập phiếu đề xuất cung cấp dây dù làm ống đựng chìa khoá,
+ Đội cứu hộ: lập phiếu đề xuất mua dây rút 3 tấc 5 li, keo 502,…
Trên phiếu đề xuất mua hàng có đầy đủ thông tin như bộ phận đề xuất mua hàng, mã hàng, tên hàng, size, số lượng, mẫu mã và phải có chữ ký của người có thẩm quyền ký duyệt
* Sau đó, phiếu đề xuất mua hàng này được chuyển lên cấp trên, cụ thể là Ban giám đốc sẽ trực tiếp xét duyệt tất cả các giấy đề xuất mua vật tư này.
* Sau khi phiếu đề xuất mua hàng được xét duyệt, sẽ được gửi lại bộ phận có nhu cầu, để bộ phận này liên hệ đến nhà các cung cấp trong tập tin các nhà cung cấp đã từng giao dịch trước đó với công ty, đồng thời cũng nhận thêm các báo giá của các nhà cung cấp mới nhằm để mua được vật tư có chất lượng tốt nhất với giá cả hợp lý và sau đó sẽ được xét duyệt bởi Trưởng bộ phận có nhu cầu được uỷ quyền
Thông thường, để đánh giá, lựa chọn được nhà cung cấp tốt nhất, công ty yêu cầu sẽ cần nhận báo giá đề xuất của ít nhất 3 nhà cung cấp (kể cả nhà cung cấp mới và nhà cung cấp cũ) Từ các báo giá đề xuất cung ứng này, trưởng bộ phận sẽ cân nhắc, so sánh xem đâu là lựa chọn tốt nhất về giá cả và chất lượng hàng hóa vật tư (Vì lí do bảo mật của công ty nên nhóm em chỉ xin được có 1 bảng báo giá điển hình của nhà cung cấp là công ty TNHH SX và TM Quốc Hùng).
* Căn cứ vào đơn đặt hàng đã được xét duyệt, bộ phận có nhu cầu (phòng Kinh doanh) tiến hành lập đơn đặt hàng, đồng thời bộ phận có nhu cầu sẽ lưu phiếu đề xuất mua hàng tại bộ phận.Đơn đặt hàng sẽ được lập thành 4 liên:
+ Liên 1: lưu tại bộ phận nhu cầu (bộ phận kinh doanh)
+ Liên 2: gửi cho nhà cung cấp
+ Liên 3: gửi cho bộ phận thủ kho
+ Liên 4: gửi cho kế toán công nợ
* Nhận hàng: Dựa vào đơn đặt hàng của bộ phận nhu cầu, khi hàng được nhà cung cấp giao đến, thủ kho kiểm nhận hàng thực tế và đối chiếu với đơn đặt hàng (kiểm tra số lượng, chất lượng,…)
Nếu hàng giao đúng thoả thuận trong hợp đồng hoặc đơn hàng, hàng đạt yêu cầu thì cập nhật thông tin, lập biên bản nhận hàng, lập phiếu nhập kho, và phải có chữ ký của bộ phận nhận hàng Báo với nhà cung cấp chấp nhận nhận hàng và yêu cầu xuất hoá đơn.Báo cáo nhận hàng được lập thành 2 liên:
+ Liên 1: Lưu tại bộ phận kho
+ Liên 2: gửi đến kế toán công nợ
Trong trường hợp hàng không đạt được yêu cầu, sẽ có 2 cách xử lý:
+ Thoả thuận giảm giá hàng bán giữa 2 bên
Thủ kho có trách nhiệm bảo quản hàng hoá cẩn thận, sắp xếp hàng hóa theo từng mặt hàng cụ thể, phân loại hàng theo thứ tự ưu tiên sử dụng, vật tư nào hay sử dụng thì xếp ở mặt ngoài của kho, vật tư ít sử dụng thì để phía trong cùng của kho, giúp cho việc nhập xuất hàng được nhanh chóng Thủ kho có nhiệm vụ kiểm kê kho định kỳ 1 tháng/ 1 lần vào ngày cuối mỗi tháng nhằm kiểm soát tốt hàng tồn ở trong kho và dễ phát hiện các mặt hàng lỗi thời, để có cách xử lý kịp thời Thủ kho mở sổ theo dõi xuất - nhập - tồn từng loại mặt hàng có trong kho để quản lý định mức tồn kho tối thiểu
Trong một cuộc kiểm kê hàng tồn kho tại công ty thường sẽ có đại diện người của bộ phận kế toán và thủ kho.
* Kiểm soát nợ phải trả người bán: sau khi nhận được hoá đơn từ nhà cung cấp kết hợp với phiếu nhập kho, báo cáo nhận hàng, đơn đặt hàng kế toán công nợ kiểm tra đối chiếu và lập biên bản đối chiếu công nợ Đồng thời cập nhật công nợ theo thứ tự thời hạn thanh toán theo từng hoá đơn, và giao các chứng từ biên bản đối chiếu công nợ và phiếu nhập kho, biên bản nhận hàng, đơn đặt hàng, hoá đơn tới kế toán thanh toán.
Thông thường, công nợ được nhà cung cấp cho thời hạn thanh toán kéo dài 30 ngày, kể từ ngày bên nhà cung cấp phát hành hoá đơn Do đó, kế toán công nợ sau khi tiếp nhận và theo dõi các chứng từ mua vật tư phát sinh trong công ty, kiểm tra các nội dung liên quan đến giá trị, điều khoản thanh toán, điều khoản ghi nhận thanh toán (như tạm ứng, giao vận, bảo hiểm, bảo hành…), thời hạn thanh toán… trên hợp đồng kinh tế làm cơ sở tính toán, đối chiếu các khoản nợ phải trả phát sinh và thời hạn thanh toán công nợ; phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác các khoản công nợ theo từng đối tượng, từng nghiệp vụ phát sinh;
Đánh giá quy trình mua vật tư
- Hoạt động nhận hàng của thủ kho được xem là khá chặt chẽ: Khi nhận hàng từ nhà cung cấp, thủ kho kiểm đếm số lượng, kiểm tra chất lượng hàng, mẫu mã theo như đơn hàng của bộ phận có nhu cầu gửi đến, lập báo cáo nhận hàng, in phiếu nhập kho và bắt buộc phải có chữ ký của người giao hàng Chữ ký của người giao hàng bảo đảm tính chính xác và trách nhiệm trong quá trình nhập hàng vào kho, nó có thể xác nhận rằng hàng đã được giao thành công và đúng theo đơn hàng Điều này có thể hữu ích để giải quyết các tranh chấp hoặc khi cần phải xác minh về quá trình giao nhận hàng hoá.
- Việc kiểm kê hàng tồn kho được thực hiện định kỳ 1 tháng/1 lần và có sự tham gia của 2 bộ phận là kế toán và thủ kho, đối chiếu số liệu kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ sách, tránh sự sai sót trong khâu kiểm kê hàng tồn kho.
- Việc phân công nhiệm vụ giữa kế toán công nợ và kế toán thanh toán, đã đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm Việc tách rời giữa chức năng ghi chép và chức năng thực hiện nghiệp vụ chi trả góp phần giảm thiểu khả năng sai phạm, gian lận trong thanh toán.
- Kế toán thanh toán thực hiện việc đóng dấu “đã thanh toán” lên các hoá đơn đơn đã thanh toán tiền xong cho nhà cung cấp, tránh trả tiền hai lần cho cùng một hoá đơn.
- Hình thức thanh toán công ty (lập ủy nhiệm chi gửi tới ngân hàng ): hình thức thanh toán này thuận tiện, nhanh chóng và tránh được những rủi ro có thể xảy ra như mất mát tiền hay biển thủ tài sản của công ty b Nhược điểm:
- Về trách nhiệm xét duyệt phiếu đề xuất mua hàng: theo quy định của công ty thì tất cả các phiếu đề xuất mua hàng đều phải được trình cho Ban giám đốc xét duyệt (dù phiếu đề xuất có giá trị nhỏ cũng phải thông qua sự xét duyệt của Ban giám đốc).
- Phiếu đề xuất mua hàng không có biểu mẫu rõ ràng, không thống nhất giữa các bộ phận, mỗi bộ phận sử dụng mỗi mẫu phiếu đề xuất riêng Nội dung của phiếu đề xuất trình bày cũng không rõ ràng, cụ thể, không đầy đủ thông tin để làm cơ sở cho việc xét duyệt mua hàng.
- Bộ phận kinh doanh kiêm trách nhiệm bộ phận mua hàng Bởi vì phòng kinh doanh thực hiện quá trình đặt hàng, lựa chọn nhà cung cấp, việc kiêm nhiệm cả chức năng mua hàng dễ dẫn đến nhân viên đặt hàng thông đồng với nhà cung cấp, gây thiệt hại cho đơn vị. o Danh sách nhà cung cấp không được cập nhật thường xuyên Công ty thường chỉ giao dịch với những nhà cung cấp cũ o Trong hoạt động nhận hàng và kiểm kê, thủ kho kiêm cả nhiệm vụ nhận hàng và kiểm kê dễ đến tình trạng hàng kém chất lượng, sai quy cách vẫn cho nhận và nhập vào kho. o Trong hoạt động thanh toán, việc kế toán thanh toán đảm nhận luôn vai trò của thủ quỹ đã không đảm bảo được quy tắc bất kiêm nhiệm, dễ dẫn đến khả năng sai phạm, gian lận.
Giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng – tồn trữ - trả tiền
- Công ty cần lập biểu mẫu phiếu đề xuất mua hàng một cách thống nhất, rõ ràng giữa các phòng ban, phải có đầy đủ thông tin
- Bộ phận mua hàng cần được tổ chức độc lập với các bộ phận khác, tránh việc Phòng kinh doanh kiêm nhiệm công việc mua hàng, giảm thiểu rủi do gian lận, việc kiêm nhiệm cả chức năng mua hàng dễ dẫn đến nhân viên đặt hàng thông đồng với nhà cung cấp, gây thiệt hại cho đơn vị. o Cần thường xuyên cập nhật danh sách nhà cung cấp, để tìm kiếm và so sánh chi phí giữa các nhà cung cấp để lựa chọn ra nhà cung cấp đáp ứng các yêu cầu về chất lượng, giá cả, …giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp. o - Để phân chia trách nhiệm đầy đủ, công ty cần tách biệt các chức năng: mua hàng, xét duyệt mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, nhận hàng, bảo quản và ghi sổ kế toán. o + Bộ phận mua hàng độc lập với các bộ phận khác (phòng kinh doanh, phòng kỹ thuật, …) o + Xét duyệt mua hàng >< bộ phận mua hàng o + Chọn lựa nhà cung cấp >< bộ phận mua hàng o + Bộ phận mua hàng >< bộ phận nhận hàng o + Kế toán >< thủ kho o - Công ty cần lập biểu mẫu phiếu đề xuất mua hàng một cách thống nhất, rõ ràng giữa các phòng ban, phải có đầy đủ thông tin