Quy trình thu hồi sản phẩm

1. MỤC ĐÍCH Nhằm đảm bảo việc triệu hồi/thu hồi sản phẩm một cách triệt để trong thời gian ngắn nhất, đảm bảo ngăn ngừa việc chuyển giao, sử dụng vô tình các sản phẩm không đảm bảo chất lượng - an toàn vệ sinh thực phẩm và tuân thủ yêu cầu pháp luật. 2. PHẠM VI ÁP DỤNG - Áp dụng cho tất cả các hoạt động thu hồi sản phẩm theo hệ thống chất lượng - an toàn thực phẩm của Công ty TNHH Bao Bì Thái Dương. - Quy trình này cũng áp dụng cho việc giải quyết thu hồi sản phẩm không đạt chất lượng - ATVSTP của tất cả các khu vực bán hàng và Khách hàng. 3. ĐỊNH NGHĨA, VÀ CÁC TỪ VIẾT TẮT 3.1 Định nghĩa: Thu hồi sản phẩm là hành động của Cơ sở sản xuất đối với các sản phẩm thuộc lô, kiểu loại sản phẩm bị lỗi kỹ thuật, chất lượng, ATVSTP… mà Cơ sở sản xuất đã cung cấp đến khách hàng, lưu thông trên thị trường nhằm khắc phục các lỗi đó để ngăn ngừa các nguy hại có thể xảy ra đến sức khỏe con người.

Biên soạnKiểm traPhê duyệt

rần Anh Tuấn

BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI

STT Vịtrí Nội dung thay đổi Ngày sửa đổi

Trước đâyThay đổi

1 MỤC ĐÍCH

Nhằm đảm bảo việc triệu hồi/thu hồi sản phẩm một cách triệt để trong thời gian ngắn nhất, đảmbảo ngăn ngừa việc chuyển giao, sử dụng vô tình các sản phẩm không đảm bảo chất lượng - antoàn vệ sinh thực phẩm và tuân thủ yêu cầu pháp luật.

3.2 Các từ viết tắt:

- BGĐ: Ban Giám Đốc- P QC: Phòng kiểm soát chất lượng- P QA: phòng đảm bảo chất lượng- SP KPH: Sản phẩm không phù hợp- ATVSTP: An toàn vệ sinh thực phẩm- HACCP: phân tích mối nguy và kiểm soát điểm tới hạn- KP-PN: Hành động khắc phục - phòng ngừa

4 TÀI LIỆU LIÊN QUAN

- Sổ tay chất lượng - ATVSTP - Tiêu chuẩn ISO 9001:2015- Tiêu chuẩn ISO 22000:2018

5 NỘI DUNG:5.1 Yêu cầu chung:- Đội ATVSTP / HACCP định kỳ ít nhất 1 năm/lần tổ chức diễn tập, truy xuất nguồn gốc sảnphẩm lỗi ngẫu nhiên (truy xuất xuôi - ngược theo “QT nhận biết và truy vết sản phẩm”) và đánh

giá kết quả thực hiện việc truy xuất - Tất cả các trưởng, quản lý các bộ phận liên quan có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với ĐộiATVSTP/HACCP thực hiện quy trình này

5.2 Phân cấp thu hồi sản phẩm:

- Cấp độ 1: Sản phẩm của Công ty mất an toàn thực phẩm nghiêm trọng, có thể làm cho ngườitiêu dùng bị ngộ độc/ tử vong khi sử dụng

- Cấp độ 2: Sản phẩm của Công ty mất an toàn thực phẩm nhưng không đến mức gây ngộ độc,hoặc gây tổn thương đến sức khỏe người tiêu dùng cách nghiêm trọng

- Cấp độ 3: Sản phẩm của Công ty không vi phạm các quy định về an toàn thực phẩm nhưngkhông đáp ứng các yêu cầu về chất lượng của Khách hàng hoặc tiêu chuẩn của Công ty đã côngbố

5.3 Mức độ thu hồi sản phẩm: Tùy theo cấp độ nghiêm trọng của sai sót, mức độ thu hồi có thể

bao gồm:- Mức độ A: Triệu hồi một lô sản phẩm kém chất lượng - Mức độ B: Triệu hồi nhiều lô sản phẩm của tất cả các khách hàng cũng cấp

- Mức độ C: Triệu hồi tất cả các lô sản phẩm đã cung cấp đến khách hàng hoặc đang lưu thôngtrên thị trường của tất cả các khách hàng cũng cấp.

5.4 Thực hiện việc thu hồi sản phẩm:

5.4.1 Lưu trình:

Khách hàngP KDQC, P QA,

P.QA, P QC,ĐộiATVSTP

Mục 5.4.2.6Q QA,

P QC,P KD

Mục 5.4.2.7

5.4.2 Diễn giải lưu trình thực hiện:

Thông tin lỗi sản phẩm

Phân tích và truy vết sản phẩm

Đánh giá cấp độ & mức độ lỗi

Thông báo thu

hồiThực hiện thu hồi

Lưu hồ sơKiểm soát và xử

lý thu hồi

(+)(+)

tin

5.4.2.1 Tiếp nhận thông tin lỗi sản phẩm:- Lỗi trong nhà máy: Trong quá trình sản xuất, kiểm soát chất lượng, lưu kho phát hiện lỗi không

phù hợp với tiêu chuẩn Công ty hoặc sản phẩm mất ATVSTP.- Lỗi phát hiện tại khách hàng: Khách hàng phát hiện lỗi thông báo về P KD hoặc P QA Côngty

5.4.2.2 Xác nhận thông tin: Căn cứ vào thông tin lỗi nghiêm trọng, P.QA/ Đội ATVSTP phải

xác nhận thông tin lỗi:- Lỗi phát sinh trong nhà máy: Trực tiếp kiểm tra sản phẩm lỗi và công đoạn phát sinh lỗi.- Đối với phản ánh lỗi sản phẩm từ Khách hàng, cần kiểm tra thực tế mẫu lỗi phát hiện hoặc kiểmtra hàng tồn kho (nếu còn)

- Phân cấp độ nghiêm trọng (mục 5.2) và mức độ ảnh hưởng (mục 5.3) của lỗi sản phẩm

- Nhanh chống đưa ra quyết định thu hồi hay không để sản phẩm lỗi không sản xuất ra nữa, côlập sản phẩm đang sản xuất, tồn kho và hàng đã xuất đến khách hàng

- Thời hạn thu hồi sản phẩm lỗi và xử lý triệt để:+ Cấp độ 1: trong vòng 2 ngày phải xác định và thông tin về các sản phẩm cần thu hồi, bao gồmchính xác số lô và số lượng đến tất cả các khách hàng liên quan

+ Cấp độ 2: trong vòng 4 ngày phải xác định thông tin về các sản phẩm cần thu hồi, bao gồmchính xác số lô và số lượng đến tất cả các khách hàng liên quan

+ Cấp độ 3: trong vòng 7 ngày phải xác định và thông tin về các sản phẩm cần thu hồi, bao gồmchính xác số lô và số lượng đến tất cả các khách hàng liên quan

5.4.2.4 Xem xét và phê duyệt:

- P QA / Đội ATVSTP có bảng báo cáo về tình trạng lỗi và trình bày cho BGĐ rõ mức độ ảnhhưởng của sản phẩm nghiêm trọng đó

- BGĐ căn cứ vào báo cáo mà xem xét, quyết định:+ Nếu quyết định thu hồi thì cô lập những sản phẩm đã sản xuất ra tại nhà máy.+ Nếu mức độ sản phẩm ảnh hưởng chưa đến mức phải thu hồi thì cần khắc phục

5.4.2.5 Thông báo thu hồi sản phẩm:

- Khi có quyết định thu hồi từ BGĐ nhà máy, P QA lập thông báo và gửi đến P KD để kháchhàng biết và cô lập hàng đã giao và sẽ sắp xếp thu hồi về nhanh chống

5.4.2.6 Kiểm soát và xử lý thu hồi:

- Đối với hàng lỗi nghiêm trọng tại nhà máy thì cô lập (dán tem SP KPH: Quy trình kiểm soátsản phẩm KPH)

- Đối với hàng lỗi tại khách hàng cũng phải cô lập theo “Quy trình kiểm soát sản phẩm KPH”+ Xem xét, nếu không có khả năng tái xuất thì P QA đề xuất tái chế/ phế liệu

+ Nếu có khả năng loại ra một số cavity thì có thể tái xuất

5.4.2.7 Lưu hồ sơ:

Tất cả những hồ sơ liên quan đến lô hàng bị lỗi, thu hồi, kết quả xứ lý và tái xuất sản phẩm (nếu

có) này được P QA lưu lại theo “Quy trình quản lý văn bản Q01-13”