quy trình kế toán nợ phải thu tại trung tâm chất lượng nông lâm thủy sản vùng 4

Phương pháp thống kê, mô tả: Dựa trên kết quả thu thập được từ nội quy, quy định của Trung tâm và mô tả lại bộ máy, cách thức vận hành cũng như quá trình luân chuyển chứng từ và các phươ

PHẦN MỞ ĐẦU

Tính cấp thiết của đề tài

Sự thay đổi và phát triển phức tạp của xã hội trong những năm gần đây đã đặt ra nhiều vấn đề trong tất cả các lĩnh vực Trong đó, hoạt động ngành kế toán tại bất kỳ nơi đâu bao gồm doanh nghiệp nhà nước, tư nhân và nước ngoài thì quy trình nợ phải thu là một trong những chỉ tiêu phản ánh khá sát thực với chất lượng hoạt động tài chính của doanh nghiệp và được quan tâm hàng đầu của các nhà quản trị Để nắm vững các khoản phải thu nhằm tránh hao hụt ngân sách, điều chỉnh tình hình tài chính, chủ động trong các giao dịch, duy trì tốt các mối quan hệ với đối tác, đảm bảo không vi phạm pháp luật và phát triển được các mối quan hệ trong và ngoài doanh nghiệp Nếu hoạt động tài chính tốt doanh nghiệp sẽ ít công nợ, khả năng thanh toán nhanh và đảm bảo doanh nghiệp ít bị chiếm dụng vốn và ngược lại Do đó việc phân tích tình hình công nợ và khả năng thanh toán là điều rất quan trọng và không thể thiếu đối với doanh nghiệp trong nền kinh tế hiện nay Nó giúp cho các nhà quản lý của doanh nghiệp thấy được tính hợp lý, hợp pháp của các khoản phải thu để đưa ra những quyết định, giải pháp cho phù hợp với từng thời điểm cụ thể

Do đó, kế toán nợ phải thu là một phần hành kế toán không mới nhưng đây là một trong những mối quan tâm hàng đầu của TTV4 Được thành lập gần hơn 30 năm, TTV4 đã xây dựng được bộ máy quản lý và vận hành khá hoàn chỉnh Tuy nhiên sẽ không tránh khỏi những thiếu sót trong quá trình vận hành, đặc biệt là trong quy trình kế toán công nợ Việc kiểm soát các khoản nợ và theo dõi khả năng thanh toán nếu không được thực hiện tốt sẽ gây ảnh hưởng rất lớn đến khả năng hoạt động của Trung tâm Qua đó, nhiệm vụ hàng đầu đặt ra là đưa ra những quyết định đúng đắn kịp thời để đảm bảo tốt vấn đề tài chính cho TTV4

Xuất phát từ thực tế đó và trong quá trình thực tập tại TTV4, tôi đã chọn đề tài

“ Quy trình kế toán nợ phải thu tại Trung tâm Chất lượng nông lâm thủy sản vùng

4 ” cho khóa luận tốt nghiệp của mình.

Mục tiêu nghiên cứu

Phân tích thực trạng quy trình kế toán nợ phải thu tại Trung tâm Chất lượng nông lâm thủy sản vùng 4

Hệ thống hóa cơ sở lý luận liên quan đến quy trình kế toán nợ phải thu

Phân tích thực trạng quy trình kế toán nợ phải thu tại TTV4

Rút ra ưu điểm, tìm ra nguyên nhân hạn chế của quy trình kế toán nợ phải thu tại Trung tâm Chất lượng nông lâm thủy sản vùng 4 Đề ra các giải pháp giúp quy trình kế toán toán nợ thu tại Trung tâm Chất lượng nông lâm thủy sản vùng 4 trở nên hoàn thiện trong các bước thực hiện.

Câu hỏi nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu, bài viết cần trả lời các câu hỏi sau:

Câu hỏi 1: Thực trạng quy trình kế toán nợ phải thu Trung tâm Chất lượng nông lâm thủy sản vùng 4 như thế nào?

Câu hỏi 2: Có những ưu điểm và nguyên nhân hạn chế nào?

Câu hỏi 3: Giải pháp nào giúp hoàn thiện quy trình kế toán nợ phải thu tại Trung tâm Chất lượng nông lâm thủy sản vùng 4?

Đối tượng phạm vi nghiên cứu

Quy trình kế toán nợ phải thu tại TTV4

Không gian nghiên cứu: Trung tâm Chất lượng nông lâm thủy sản vùng 4 Thời gian nghiên cứu: Thu thập tài liệu từ năm 2022 đến năm 2023.

Phương pháp nghiên cứu

Để giải quyết mục tiêu và câu hỏi nghiên cứu, luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu như sau:

Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập dữ liệu thứ cấp được sử dụng trong khóa luận thu thập từ các số liệu có sẵn được quy định trong thông tư, chuẩn mực tại TTV4 Nghiên cứu các thông tin về kế toán các khoản phải thu từ các luật định, sách giáo trình và một số bài báo, bài nghiên cứu liên quan để làm cơ sở lý luận cho bài nghiên cứu - cơ sở để so sánh với thực tế nghiên cứu được

Phương pháp quan sát và trao đổi: Dựa vào quá trình trải nghiệm của chính bản thân tại Trung tâm cũng như việc quan sát tổ chức của phòng Kế toán Ngoài ra, kết hợp với việc trao đổi với các anh chị nhân viên kế toán tại phòng kế toán để hiểu hơn về kế toán công nợ phải thu Những thuận lợi hay khó khăn trở ngại khi thực hiện phần hành kế toán công nợ

Phương pháp thống kê, mô tả: Dựa trên kết quả thu thập được từ nội quy, quy định của Trung tâm và mô tả lại bộ máy, cách thức vận hành cũng như quá trình luân chuyển chứng từ và các phương pháp hạch toán tài khoản công nợ tại TTV4

Phương pháp thu thập và xử lý số liệu: Chọn số liệu từ phần mềm kế toán áp dụng tại Trung tâm cùng với chứng từ kế toán, sổ sách, báo cáo tài chính (BCTC) của nợ phải thu và chọn lọc, từ đó xử lý phần số liệu cho phù hợp với mục đích nghiên cứu

Phương pháp phân tích – tổng hợp: Để tổng hợp các dữ liệu thu thập từ báo chí, website, sách báo và các tài liệu chuyên ngành từ đó tiến hành phân tích và rút ra ưu điểm và hạn chế của quy trình kế toán các khoản nợ phải thu.

Đóng góp của đề tài

Tác giả mong muốn đề tài nghiên cứu này sẽ phân tích những thiếu sót quy trình kế toán nợ phải thu tại TTTV4, từ đó đưa ra những đề xuất nhằm cải thiện chất lượng trong tình hình mới giúp Trung tâm phát triển trong tương lai.

Tổng quan về lĩnh vực nghiên cứu

(Lê Tuấn Anh, 2015), qua việc thu thập dữ liệu và phân tích nghiên cứu về đề tài “Thực trạng công tác kế toán các khoản nợ phải thu tại Công ty cổ phần dệt may Huế” Tác giả đã phân tích và đánh giá công tác kế toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp Thông qua các minh chứng về số liệu như: sổ chi tiết, hóa đơn, công nợ, lệnh thanh toán và sổ cái, tác giả mô tả lại công tác và hạch toán đối với việc tăng, giảm các khoản nợ phải thu và chỉ ra được những phần còn hạn chế tại doanh nghiệp trong quá trình thực hiện nợ phải thu này Tuy nhiên, tác giả vẫn chưa đề cập cũng như diễn đạt được phần mềm vận hành hỗ trợ tại doanh nghiệp trong quá trình xuất nhập thao tác trên máy tính

(Nguyễn Thị Thùy Duyên, 2016), tác giả đã chọn đề tài “Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải, phải trả tại Công ty TNHH xây dựng kiến trúc Khánh An” đã tìm hiểu tình hình thự tế kế toán nợ phải thu của công ty bằng phương pháp thu thập dữ liệu trong 2 năm từ năm 2014 – 2015, sử dụng lưu đồ để thể hiện rõ trong quá trình lưu chuyển chứng từ, phân tích tình hình công nợ của Công ty Từ đó, tác giả đã đưa ra hai đề xuất với những giải phải hiệu quả nhầm nâng cao công tác kế toán

(Phan Thị Minh Anh, 2022) với khóa luận “Công tác kế toán công nợ phải thu tại Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần” cũng có một số nội dung so sánh tỉ lệ phần trăm giống phải luận của Phùng Minh Châu và Nguyễn Thị Thùy Duyên, đã sử dụng những phương pháp nghiên cứu, và phân tích kế toán công nợ phải thu tại Công ty từ dữ liệu thu thập của năm 2021 và năm 2022 Nhằm nhận xét tình hình thực tế và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nợ phải thu của công ty Tuy nhiên, nghiên cứu này lại là sự kết hợp giữa hệ thống eFMS (phần mềm chuyên ngành) với phần mềm kế toán ERP- Bravo 7(ERP -VN) cho thấy sự phát triển của khoa học kĩ thuật vào trong công tác kế toán.)

(Phạm Ngọc Ly Ly, 2023) đã đánh giá tổng quan về “Công tác kế toán nợ phải thu tại Công ty TNHH Thương mại tin học viễn thông Danh Việt” đưa ra được ưu điểm và phần hạn chế của công tác kế toán nợ phải thu Từ việc nhận thức được việc thu hồi nợ đang là một trong những hạn chế còn tồn đọng tại công ty tác giả đã kiến nghị một số giải pháp để hoàn thiện công tác nợ phải thu và việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi

(Phùng Minh Châu, 2023), tác giả cũng đã khái quát cơ sở lý luận “Công tác kế toán nợ phải thu tại Công ty TNHH Thương mại tin học viễn thông Danh Việt” về kế toán nợ phải thu tại doanh nghiệp; điểm khác biệt giữa các bài khác tác giả đã lồng ghép được các Chuẩn mực kế toán Việt Nam như Chuẩn mực VAS01 (Chuẩn mực chung), VAS10 và VAS18 để thể hiện các chuẩn mực phản ánh và sự chi phối đối với kế toán công nợ Dựa vào các bảng tình hình nợ phải thu khách hàng từ năm 2021 và năm 2022 tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn SAVINO DEL Việt Nam, tác giả cho thấy được tỉ lệ phần trăm tăng hoặc giảm nhiều hơn so với năm trước Từ đó đưa ra nhận xét và đánh giá về phần hành, đưa ra đề xuất để cải thiện tốt hơn trong việc quản lý nợ phải thu

Thông qua 5 bài nghiên cứu tham khảo được nêu trên, tác giả nhận thấy được tất các doanh nghiệp đều luôn có khoản mục nợ phải thu luôn là khoản trọng yếu Vì thế, các doanh nghiệp cần đặt sự quan tâm và xây dựng việc kiểm soát nội bộ chặt chẽ nói chung cũng như bộ phận kế toán nói riêng Qua đó tác giả nhận thấy được những mặt còn hạn chế trong thông tư 107 (Hành chính sự nghiệp) về một số nghiệp vụ và vận hành khác so với doanh nghiệp từ đó sẽ làm cơ sở cho đề tài khóa luận của tác giả

8 Điểm giống nhau giữa thông tư 200 và thông tư 107

Thông qua các bài nghiên cứu ở mục 7, tác giả nhận thấy rằng cả Thông tư 200 và Thông tư 107 đều tuân thủ các nguyên tắc kế toán chung sau đây:

Nguyên tắc cơ sở dồn tích: Các nghiệp vụ kinh tế được ghi nhận vào thời điểm phát sinh, không phụ thuộc vào thời điểm thực tế thu hoặc chi tiền Điều này đảm bảo rằng các khoản nợ phải thu được ghi nhận kịp thời, phản ánh đúng đắn tình hình tài chính của tổ chức

Nguyên tắc hoạt động liên tục: Các báo cáo tài chính được lập dựa trên giả định rằng tổ chức sẽ tiếp tục hoạt động trong tương lai gần, do đó nợ phải thu được đánh giá dựa trên khả năng thu hồi trong điều kiện hoạt động bình thường

Nguyên tắc giá gốc: Nợ phải thu được ghi nhận theo giá trị thực tế phát sinh ban đầu, phản ánh giá trị chính xác của khoản phải thu tại thời điểm ghi nhận

So sánh được điểm giống nhau giữa 2 thông tư này Từ đó, áp dụng vào bài nghiên cứu:

Mục tiêu và phạm vi áp dụng: Cả hai thông tư đều hướng đến việc cung cấp hướng dẫn về chế độ kế toán, nhằm đảm bảo tính minh bạch, chính xác và tuân thủ pháp luật trong việc ghi nhận và báo cáo các giao dịch kinh tế Mặc dù Thông tư 200 áp dụng cho doanh nghiệp và Thông tư 107 áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, cả hai đều có chung mục tiêu đảm bảo chất lượng thông tin tài chính

Hệ thống tài khoản kế toán: Cả Thông tư 200 và Thông tư 107 đều quy định một hệ thống tài khoản kế toán chi tiết, trong đó có tài khoản liên quan đến nợ phải thu, cụ thể là tài khoản 131 (Phải thu khách hàng) Việc sử dụng chung một hệ thống tài khoản giúp các tổ chức dễ dàng thực hiện công tác ghi nhận và quản lý nợ phải thu một cách nhất quán và có hệ thống

Trong bối cảnh nền kinh tế phát triển nhanh chóng và phức tạp hiện nay, quản lý hiệu quả các khoản nợ phải thu là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự ổn định và phát triển bền vững của doanh nghiệp Đề tài nghiên cứu "Quy trình kế toán nợ phải thu tại Trung tâm Chất lượng nông lâm thủy sản vùng 4" hướng đến việc đánh giá thực trạng và đưa ra giải pháp cải thiện quy trình kế toán này Các nghiên cứu trước đây đã chứng minh rằng việc quản lý nợ phải thu hiệu quả giúp tối ưu hóa dòng tiền và duy trì quan hệ tốt với khách hàng, đồng thời việc áp dụng các chuẩn mực kế toán là cần thiết để xây dựng hệ thống quản lý tài chính chuyên nghiệp Dựa trên các phương pháp nghiên cứu không chỉ giúp cải thiện quy trình kế toán nợ phải thu tại TTV4 mà còn cung cấp kiến thức hữu ích cho các doanh nghiệp khác Ngoài ra, nghiên cứu này đã chỉ ra các điểm tương đồng giữa Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 107/2017/TT-BTC trong việc quản lý kế toán nợ phải thu Cả hai thông tư đều tuân thủ các nguyên tắc kế toán cơ bản đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong việc ghi nhận và báo cáo tài chính Tiếp theo, chương 2 sẽ trình bày cơ sở lý thuyết làm nền tảng cho việc phân tích và đánh giá quy trình kế toán nợ phải thu này.

TỔNG QUAN CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KẾ TOÁN NỢ PHẢI

Tổng quan về cơ sở lý luận kế toán nợ phải thu

Nợ phải thu là các khoản tiền mà doanh nghiệp có quyền thu từ khách hàng do bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ nhưng chưa nhận được thanh toán Nợ phải thu bao gồm các khoản nợ ngắn hạn và nợ dài hạn, và là một phần quan trọng trong bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp

Theo thông tư 107/2017/TT-BTC – “Hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp” được định nghĩa là: “Kế toán phải thu là các khoản tiền mà đơn vị dự kiến sẽ thu được từ các đối tượng khác như khách hàng, đối tác, các bên liên quan hoặc nhân viên của đơn vị Các khoản phải thu này có thể bao gồm phải thu ngắn hạn và phải thu dài hạn

Mọi khoản phải thu của đơn vị hành chính, sự nghiệp cần được theo dõi chi tiết, bao gồm từng nội dung phải thu, từng đối tượng thu và từng lần thanh toán Việc này phải được thực hiện một cách chặt chẽ, thường xuyên kiểm tra và thúc đẩy thu hồi nợ để tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn Đối với những khách hàng có mối quan hệ giao dịch và thanh toán thường xuyên hoặc có số dư nợ lớn, cuối kỳ kế toán cần lập bảng kê nợ, tiến hành đối chiếu, kiểm tra và xác nhận nợ Đồng thời, cần xây dựng kế hoạch thu hồi nợ kịp thời để tránh tình trạng khê đọng và chiếm dụng vốn”

2.1.2 Nguyên tắc của kế toán nợ phải thu

Theo điều 4, khoản 1 của thông tư 107/2017/TT – BTC được quy định như sau: “Tài khoản kế toán phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí do ngân sách nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác; tình hình thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác ở các đơn vị hành chính sự nghiệp.”

Việc phân loại các khoản phải thu được thực hiện theo nguyên tắc sau:

Phải thu của khách hàng: Ghi nhận các khoản phải thu phát sinh từ các giao dịch mua bán hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng

Các khoản thuế GTGT được khấu trừ: Phản ánh số thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào của hàng hóa, dịch vụ và tài sản cố định được khấu trừ theo quy định

Phải thu nội bộ: Bao gồm các khoản phải thu phát sinh từ các giao dịch giữa đơn vị cấp trên và các đơn vị cấp dưới trực thuộc

Các khoản tạm chi: Ghi nhận các khoản chi tạm thời được đơn vị phê duyệt trong năm, như các khoản tạm chi để bổ sung thu nhập cho người lao động

Phải thu khác: Bao gồm các khoản phải thu không liên quan đến giao dịch mua bán thông thường, như lãi từ đầu tư, cổ tức, phí, lệ phí, tiền phạt, bồi thường, và tài sản thiếu chờ xử lý

Các khoản tạm ứng: Ghi nhận các khoản tiền đã tạm ứng cho người lao động trong đơn vị để thực hiện các nhiệm vụ được giao

Cuối kỳ, phải xác định tồn kho thực tế và thực hiện đối chiếu giữa sổ kế toán và sổ kho để đảm bảo tính chính xác

2.1.3 Nhiệm vụ của kế toán nợ phải thu

Kế toán phải theo dõi chi tiết và ghi chép đầy đủ theo dõi kịp thời , chặt chẽ cho từng đối tượng phải thu, từng khoản phải thu, và từng lần thanh toán

Số nợ phải thu của đơn vị trên tài khoản tổng hợp phải bằng tổng số nợ phải thu trên tài khoản chi tiết của các đối tượng nợ

Giám sát việc thực hiện các quy định thanh toán công nợ và tuân thủ kỷ luật thanh toán là quan trọng để duy trì uy tín và ổn định tài chính

Trong kế toán chi tiết, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ để có biện pháp thu hồi nợ kịp thời Cần tổng hợp và cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ từng loại cho nhà quản lý, giúp đưa ra các quyết định phù hợp và nhanh chóng, đồng thời theo dõi và cảnh báo về các khoản nợ có nguy cơ trễ hạn

Tài khoản này còn phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân chờ quyết định xử lý và các khoản bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể gây ra như mất mát, hư hỏng vật tư, hàng hoá đã có quyết định xử lý, bắt bồi thường vật chất.

Kế toán nợ phải thu theo quy định chế độ kế toán tại hành chính sự nghiệp 10 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2

2.2.1 Kế toán phải thu của khách hàng

Theo Thông tư 107/2017/TT-BTC – “Kế toán phải thu của khách hàng”:

“Các khoản phải thu với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, nhượng bán, thanh lý vật tư, TSCĐ chưa thu tiền;

Nhận trước tiền của khách hàng theo hợp đồng (hoặc cam kết) bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ; nhận trước tiền của bệnh nhân khi vào viện,

Không hạch toán vào Tài khoản 131 các nghiệp vụ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, thu tiền ngay (tiền mặt, séc, thu qua Ngân hàng, Kho bạc)

Các khoản phải thu được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải thu, từng khoản phải thu và từng lần thanh toán Hạch toán chi tiết các khoản phải thu thực hiện trên sổ chi tiết các tài khoản”

2.2.1.2 Tài khoản và chứng từ sử dụng

Tài khoản sử dụng: “TK 131 – Phải thu khách hàng”

Chứng từ sử dụng: Hóa đơn bán hàng, phiếu thu, giấy báo Có, biên bản giao nhận hàng, biên bản nghiệm thu bán hàng, thanh lý hợp đồng…

Số tiền phải thu của khách hàng về bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ xác định là đã bán nhưng chưa thu được tiền

Số tiền đã thu hoặc đã nhận trước của khách hàng nhưng chưa cung cấp dịch vụ;

Bù trừ giữa nợ phải thu với nợ phải trả cùng một đối tượng

Số dư bên Nợ : Các khoản phải thu của khách hàng nhưng chưa thu được

2.2.1.3 Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu

Theo Thông tư 107/2017/TT - BTC, trình bày một số giao dịch chủ yếu:

Nghiệp vụ 1: Khi khách hàng cần thanh toán tiền sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thuế TTĐB, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường và các loại thuế gián thu khác kế toán phản ánh doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế, các khoản thuế này phải được tách riêng theo từng loại ngay khi ghi nhận doanh thu, ghi:

Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng (tổng giá thanh toán)

Có TK 531.01 – Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ (giá bán chưa có thuế)

Có TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước

Khi thu được tiền, ghi:

Nợ TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng

Có TK 131 – Phải thu khách hàng

Khi không tách ngay được các khoản thuế phải nộp kế toán ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế gián thu phải nộp Định kỳ, kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu, ghi:

Nợ TK 531 – Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ

Có TK 333 – Các khoản phải nộp cho nhà nước

Nghiệp vụ 2: Khi khách hàng đặt tiền trước cho các dịch vụ trước khi sử dụng các dịch vụ, ghi:

Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng

Có TK 111/112 (phần trả lại cho khách) – Tiền mặt/ Tiền gửi ngân hàng Khi dịch vụ hoàn thành thanh toán lại cho khách hàng:

Trường hợp số phải thu nhỏ hơn số tiền đã đặt tiền trước, phản ánh số tiền phải trả lại khách, ghi:

Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng

Có các TK 111/112 (phần trả lại cho khách hàng) – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng

Có TK 531 – Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ (phần doanh thu của đơn vị)

Trường hợp số phải thu lớn hơn số tiền đã đặt cọc trước, phản ảnh số tiền phải thu thêm của khách hàng, ghi:

Nợ các TK 111/112 – Tiền mặt/ Tiền gửi ngân hàng

Nghiệp vụ 3: Cuối kỳ kế toán năm hoặc khi thanh lý hợp đồng, sau khi xác nhận nợ, tiến hành lập chứng từ bù trừ giữa nợ phải thu với nợ phải trả của cùng một đối tượng, ghi:

Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán

Có TK 131- Phải thu khách hàng

2.2.2 Kế toán thuế giá trị gia tăng được khấu trừ

Theo Thông tư 107/2017/TT-BTC – “Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ”:

“Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ của đơn vị

Kế toán phải hạch toán riêng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ Trường hợp không thể hạch toán riêng được thì số thuế GTGT đầu vào được hạch toán vào Tài khoản 133 Cuối kỳ, kế toán phải xác định số thuế GTGT được khấu trừ và không được khấu trừ theo quy định của pháp luật về thuế GTGT

Số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ được tính vào giá trị tài sản được mua, giá vốn của hàng bán ra hoặc chi phí sản xuất, kinh doanh, dịch vụ tùy theo từng trường hợp cụ thể Việc xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, kê khai, quyết toán, nộp thuế phải tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật về thuế GTGT”

2.2.2.2 Tài khoản và chứng từ sử dụng

Tài khoản sử dụng: “TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ”

Chứng từ sử dụng: Hóa đơn giá trị gia tăng

Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (kể cả số thuế GTGT đầu vào trường hợp chưa tách riêng được)

Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ;

Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ;

Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa mua vào nhưng đã trả lại, được giảm giá;

Số thuế GTGT đầu vào đã được hoàn lại

Số dư bên Nợ: Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ, số thuế GTGT đầu vào được hoàn lại nhưng NSNN chưa hoàn trả

2.2.2.3 Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu

Nghiệp vụ 1: Khi nhập khẩu vật tư, hàng hóa, TSCĐ dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ nếu được khấu trừ thuế GTGT hàng nhập khẩu, ghi:

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 3331 (33312) – Các khoản phải nộp nhà nước

Nghiệp vụ 2: Cuối kỳ kết chuyển số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ với thuế GTGT đầu ra phải nộp:

Nợ TK 333.1 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp

Có TK 1311 – Thuế GTGT được khấu trừ

Nghiệp vụ 3: Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ tính vào chi hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ:

Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất

Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Nghiệp vụ 4: Khi nhận được tiền hoàn thuế GTGT của ngân sách (nếu có), căn cứ vào giấy báo Có của Kho bạc, ghi:

Nợ TK 111, 112 – Tiền mặt/ Tiền gửi Ngân hàng

Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Theo Thông tư 107/2017/TT-BTC – “Tạm ứng”:

“Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tiền, vật tư đơn vị đã tạm ứng cho cán bộ, viên chức và người lao động trong nội bộ đơn vị và tình hình thanh toán các khoản tiền tạm ứng đó

Tạm ứng là một khoản tiền do Thủ trưởng đơn vị giao cho người nhận tạm ứng để giải quyết công việc cụ thể nào đó như đi công tác, đi mua vật tư, chi hành chính, Người nhận tạm ứng phải là cán bộ, viên chức và người lao động trong đơn vị Đối với những cán bộ chuyên trách làm công tác cung ứng vật tư, cán bộ hành chính quản trị thường xuyên nhận tạm ứng phải được Thủ trưởng đơn vị chỉ định tên cụ thể

Tiền xin tạm ứng cho mục đích gì phải sử dụng cho mục đích đó, tiền tạm ứng không được chuyển giao cho người khác Sau khi hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng đính kèm các chứng từ gốc để thanh toán ngay, số tiền tạm ứng chi không hết phải nộp trả lại quỹ Trường hợp không thanh toán kịp thời, kế toán có quyền trừ vào lương hàng tháng của người nhận tạm ứng

Phải thanh toán dứt điểm tạm ứng kỳ trước mới cho tạm ứng kỳ sau”

2.2.3.2 Tài khoản và chứng từ sử dụng

Tài khoản sử dụng: “TK 141 – Tạm ứng”

Chứng từ sử dụng: giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, phiếu chi, phiếu thu, biên bản thanh toán tạm ứng

Các khoản tiền, vật tư đã tạm ứng Các khoản tạm ứng đã được thanh toán;

Số tạm ứng dùng không hết nhập lại quỹ, hoặc trừ vào lương

Số dư bên Nợ: Số tiền tạm ứng chưa thanh toán

2.2.3.3 Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu

Nghiệp vụ 1: Xuất quỹ tiền mặt hoặc chuyển khoản tạm ứng cho cán bộ, viên chức và người lao động trong đơn vị, ghi:

Có các TK 111, 112 – Tiền mặt/ Tiền gửi ngân hàng

Nghiệp vụ 2: Thanh toán số chi tạm ứng: Căn cứ vào Bảng thanh toán tạm ứng (theo số chi do người nhận tạm ứng lập kèm theo chứng từ kế toán) được lãnh đạo đơn vị duyệt chi, ghi số chi thực tế được duyệt, ghi:

Có các TK 111, 112 (xuất quỹ chi thêm số chi quá tạm ứng)

Nghiệp vụ 3: Các khoản tạm ứng chi không hết, nhập lại quỹ, nhập lại kho hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng, căn cứ vào phiếu thu hoặc ý kiến của thủ trưởng đơn vị quyết định trừ vào lương, ghi:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (trừ vào lương)

Theo Thông tư 107/2017/TT-BTC – “Phải thu nội bộ”:

“Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận các khoản nợ phải thu và tình trạng thanh toán các khoản này giữa đơn vị và đơn vị cấp dưới hoặc cấp trên

Tài khoản này phải được hạch toán chi tiết cho từng đơn vị có quan hệ phải thu, trong đó phải theo dõi chi tiết từng khoản phải thu, đã thu, còn phải thu

Nội dung các khoản phải thu nội bộ phản ánh vào Tài khoản 136 bao gồm: Ở đơn vị cấp trên:

+ Các khoản cấp dưới phải nộp lên cấp trên theo quy định;

+ Các khoản nhờ cấp dưới thu hộ;

+ Các khoản đã chi, đã trả hộ cấp dưới;

+ Các khoản phải thu nội bộ vãng lai khác Ở đơn vị cấp dưới:

+ Các khoản nhờ cấp trên hoặc đơn vị nội bộ khác thu hộ;

+ Các khoản đã chi, đã trả hộ đơn vị cấp trên và đơn vị nội bộ khác;

+ Các khoản cấp trên phải cấp cho cấp dưới;

+ Các khoản phải thu nội bộ vãng lai khác

Cuối kỳ kế toán, phải kiểm tra, đối chiếu và xác nhận số phát sinh, số dư Tài khoản 136 "Phải thu nội bộ", Tài khoản 336 "Phải trả nội bộ" với các đơn vị cấp dưới có quan hệ theo từng nội dung thanh toán Tiến hành thanh toán bù trừ theo từng khoản của từng đơn vị cấp dưới có quan hệ, đồng thời hạch toán bù trừ trên 2 Tài khoản 136 "Phải thu nội bộ" và Tài khoản 336 "Phải trả nội bộ" (theo chi tiết theo từng đối tượng) Khi đối chiếu, nếu có chênh lệch, phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời”

2.2.4.2 Tài khoản và chứng từ sử dụng

Tài khoản sử dụng: “TK 136 – Phải thu nội bộ”

Chứng từ sử dụng: biên bản đối chiếu công nợ, giấy báo nợ, phiếu thu, biên bản thanh toán nội bộ, giấy đề nghị thanh toán nội bộ,…

Phải thu các khoản đã chi, trả hộ cho các đơn vị nội bộ;

Số phải thu của đơn vị cấp trên;

Số phải thu của đơn vị cấp dưới;

Các khoản phải thu nội bộ khác

Số đã thu hộ cấp dưới hoặc thu hộ cho đơn vị cấp trên;

Nhận tiền của các đơn vị nội bộ trả về các khoản đã chi hộ;

Bù trừ phải thu với phải trả trong nội bộ của cùng một đối tượng

Số dư bên Nợ: Số nợ còn phải thu ở các đơn vị nội bộ

2.2.4.3 Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu

Nghiệp vụ 1: Số tiền Trung tâm đã chi, trả hộ các bộ phận nội bộ, ghi:

Nợ TK 136 – Phải thu nội bộ

Nghiệp vụ 2: Khi có Quyết định hình thành quỹ do đơn vị nội bộ phải nộp, đơn vị có quỹ ghi:

Nợ TK 136 – Phải thu nội bộ

Có TK 431 - Các quỹ Khi thu được bằng tiền, ghi:

Có TK 136- Phải thu nội bộ Nghiệp vụ 3: Khi thu được các khoản đã chi hộ, ghi:

Có TK 136- Phải thu nội bộ Nghiệp vụ 4: Bù trừ các khoản phải thu nội bộ với các khoản phải trả nội bộ của cùng một vấn đề, ghi:

Nợ TK 336 - Phải trả nội bộ

Có TK 136 - Phải thu nội bộ

Theo Thông tư 107/2017/TT-BTC – “Tạm chi”:

Tổng quan về Trung tâm Chất lượng nông lâm thủy sản vùng 4

3.1.1 Giới thiệu chung về TTV4

(Nguồn: Trung tâm Chất lượng nông lâm thủy sản vùng 4) Hình 3.1 Logo đại diện của Trung tâm Chất lượng nông lâm thuỷ sản vùng 4

Trong suốt thời gian gần 30 năm hình thành và phát triển, Trung tâm đã không ngừng phấn đấu để trở thành một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực quản lý chất lượng, thẩm định, chứng nhận, và kiểm nghiệm chất lượng, an toàn vệ sinh thực phẩm nông lâm thủy sản Trung tâm đạt được nhờ vào đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, đội ngũ kiểm nghiệm viên trẻ năng động, và phòng kiểm nghiệm hiện đại, đồng bộ, được công nhận theo các tiêu chuẩn quốc tế và chỉ định đầy đủ của Trung tâm

(Nguồn website: https://nafi4.vn/ )

3.1.3 Sơ đồ bộ máy quản lý

Cơ cấu tổ chức của TTV4 bao gồm Chi bộ (với 23 đảng viên), BCH Công đoàn, BCH Đoàn Thanh niên, Giám đốc, các Phó Giám đốc và bộ máy giúp việc gồm

5 phòng chuyên môn thực hiện các nhiệm vụ đã được phân công theo Quyết định số 359/QĐ-TTCL4 ngày 24/11/2017

Hình 3.2 Một số đại diện khách hàng của TTV4

3.1.4 Chức năng của từng phòng ban (được trích ở phụ lục 19)

3.1.5 Cơ cấu tổ chức của Phòng Tài chính Kế toán

Dựa trên quy mô đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ trong hoạt động kinh doanh của Trung tâm, TTV4 đã tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, với số lượng nhân sự là 08 người bao gồm:

Kế toán thanh toán (Kho bạc, ngân hàng)

Kế toán thu phí theo dõi công nợ và bán hàng

Hình 3.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức TTV4

Hình 3.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Tài chính Kế toán

Kế toán trưởng : là người phụ trách chung và chịu trách nhiệm toàn diện trước

Giám đốc về chỉ đạo, điều hành hoạt động của Phòng Quản lý và điều hành công tác tài chính, kế toán thuộc thẩm quyền Tham mưu, giúp Giám đốc trong thực hiện công tác đấu thầu Thực hiện nhiệm vụ thành viên Hội đồng Cơ quan Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc phân công, ủy quyền

Kế toán tổng hợp : có nhiệm vụ lập các báo cáo tài chính theo quy định và yêu cầu của cấp trên Tham gia thực hiện công tác đấu thầu (Tổ chuyên gia, Tổ thẩm định) Tham mưu, giúp Trưởng phòng kiểm soát các khoản chi thường xuyên của Trung tâm Theo dõi việc thực hiện các chương trình có nguồn từ Ngân sách cấp Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công

Kế toán thanh toán (Kho bạc, Ngân hàng): có nhiệm vụ thực hiện các nghiệm vụ chi qua Ngân hàng, Kho bạc; theo dõi các dự án xây dựng cơ bản Tham gia thực hiện công tác đấu thầu (Tổ chuyên gia, To thẩm định) Hỗ trợ thực hiện một phần công việc của kế toán tổng hợp Thực hiện công tác văn thư, ISO của Phòng Theo dõi, báo cáo về TSCĐ, CCDC Xử lý một số công việc của của kế toán tổng hợp khi vắng mặt Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công

Kế toán Kho: có nhiệm vụ báo cáo vật tư hóa chất sử dụng định kỳ và đột xuất Theo dõi các Hợp đồng mua vật tư hóa chất Liên hệ với các đối tác để cung cấp hàng hóa cho Trung tâm Theo dõi và thực hiện các thủ tục về Thuế GTGT, TNDN Thực hiện các báo cáo nội bộ định kỳ và đột xuất Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công

Kế toán thu phí theo dõi công nợ và bán hàng: gồm 3 kế toán viên phụ trách với nhiệm vụ khác nhau:

Tính phí, thu hoạt động dịch vụ; xuất biên lai, hóa đơn GTGT cho khách hàng không ký Hợp đồng với Trung tâm Theo dõi và thực hiện các báo cáo liên quan đến phí cho cơ quan thuế Thực hiện các báo cáo nội bộ định kỳ và đột xuất Theo dõi và thu hồi công nợ khách hàng phụ trách Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công (Dành cho khách lẻ khi đến Trung tâm đăng ký kiểm nghiệm thời gian thanh toán ngắn hạn)

Tính phí, lệ phí, thu hoạt động dịch vụ; xuất Biên lai, hóa đơn GTGT cho khách hàng ký Hợp đồng với Trung tâm Tính lương và các chế độ chính sách cho CBVC-NLĐ Lập báo cáo thống kê chỉ tiêu kiểm vi sinh, hóa; các báo cáo nội bộ định kỳ và đột xuất Theo dõi và thu hồi công nợ khách hàng phụ trách Tham gia thực hiện công tác đấu thầu (Tổ chuyên gia, Tổ thẩm định) Giải quyết phần công việc của kế toán viên (1) trong thời gian vắng mặt Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công (Dành cho doanh nghiệp tại đơn vị Nhà nước có ký hợp đồng với Trung tâm trong quá trình thực hiện kiểm nghiệm)

Tính phí, lệ phí, thu hoạt động dịch vụ; xuất biên lai, hóa đơn GTGT cho khách hàng ký Hợp đồng với Trung tâm Theo dõi và thực hiện các thủ tục về Thuế TNCN Lập các báo cáo nội bộ định kỳ và đột xuất Theo dõi và thu hồi công nợ khách hàng phụ trách Giải quyết phần công việc của kế toán viên (2) trong thời gian vắng mặt Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công (Dành cho doanh nghiệp theo quy mô nhỏ và lớn có kí hợp đồng với Trung tâm trong quá trình thực hiện kiểm nghiệm)

Thủ quỹ: có nhiệm vụ hỗ trợ thực hiện tính phí, thu hoạt động dịch vụ; xuất biên lai, hóa đơn GTGT cho khách hàng không ký Hợp đồng với Trung tâm Thống kê đối chiếu tiền xe kiểm hàng và đi công tác dịch vụ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công

Qua đó cho thấy mọi hoạt động kế toán viên quản lý và ghi nhận tất cả các chứng từ tại phòng Tài chính Kế toán, đồng thời kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ trước khi chúng được sử dụng làm cơ sở ghi chép Thông qua đó giúp cho kế toán viên duy trì thực hiện các nghiệp vụ và tập trung cao trong công tác kế toán

Tất cả thông tin kế toán, từ chứng từ chi tiết cho đến các tài liệu chuyên môn khác có liên quan đều được tập trung và lưu trữ tại phòng Tài chính Kế toán Điều này giúp kế toán trưởng dễ dàng phân công và chuyên môn hóa kế toán viên Mọi công việc kế toán tại Trung tâm đều được xử lý bằng máy vi tính, và tất cả các chứng từ được lưu trữ an toàn

3.1.6 Hình thức ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính

Hiện nay, Trung tâm đang thực hiện phần mềm chuyên ngành để thực hiện ghi chép và phản ảnh sau đó xử lý số liệu:

Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

Hình 3.5 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Tài chính Kế toán

3.1.7 Tình hình nhân sự tại TTTV4

Hình 3.6 Kết quả khảo sát "Kinh nghiệm làm việc của CBVN tại TTV4

(Nguồn: Tác giả tổng hợp)

Dựa trên biểu đồ hình 3.6 về “Kinh nghiệm của CBNV tại TTV4”, có thể nhận thấy phần lớn nhân viên tại TTV4 đã có kinh nghiệm làm việc trên 1 năm Cụ thể, (70%) số nhân viên có kinh nghiệm từ 1 - 5 năm trở lên việc tại Trung tâm trong thời gian dài cho thấy được cơ cấu nhân sự ổn định và là nhóm nhân viên đã được đào tạo qua các lớp học và bắt đầu tích lũy được kinh nghiệm Trong khi tỷ lệ nhân viên có kinh nghiệm trên 5 năm chiếm 13.5% là những nhân viên này đã có thời gian làm việc đủ lâu để hiểu rõ về tổ chức và đóng vai trò quan trọng trong hoạt động hàng ngày Nhân viên có kinh nghiệm dưới 1 năm chiếm tỷ lệ rất nhỏ (5%), thể hiện rằng TTV4 ít tuyển dụng nhân viên mới hoặc nhân viên mới chưa đạt tỷ lệ đáng kể so với tổng số nhân viên

Kinh nghiệm của CBNV tại TTV4

Dưới 1 năm Từ 1 - 5 năm Từ 5 năm trở lên

(Nguồn: Tác giả tổng hợp)

Dựa trên biểu đồ hình 3.6 và 3.7 , phân tích từ hai biểu đồ cho thấy TTV4 có một đội ngũ nhân viên với kinh nghiệm và phân bố tương đối đồng đều giữa các phòng ban Tuy nhiên, phòng Kế toán - Tài chính có một đội ngũ nhân viên chủ yếu là thâm niên, điều này đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo tính ổn định và chất lượng công việc, đặc biệt trong lĩnh vực tài chính kế toán, vốn đòi hỏi sự chính xác và kinh nghiệm cao Những nhân viên này không chỉ đảm nhận các nhiệm vụ phức tạp và quan trọng mà còn đóng góp đáng kể vào sự ổn định và chất lượng công việc của phòng và TTV4 Đối với nhân viên thâm niên có kinh nghiệm 5 năm trở lên giúp duy trì hiệu quả hoạt động của phòng, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và chuyên nghiệp trong công tác kế toán tại TTV4

Phòng Kế toán - Tài chính

Phòng Hành chính - Tổng hợp

Thống kê kinh nghiệm làm việc của từng phòng

Dưới 1 năm Từ 1 - 5 năm Trên 5 năm

Hình 3.7 Thống kê kinh nghiệm làm việc tại từng phòng chuyên môn thuộc TTV4

3.1.8 Phương pháp quản lý tài chính tại TTV4

Thực trạng quy trình kế toán nợ phải thu tại Trung tâm Chất lượng nông lâm thủy sản vùng 4

TTV4 chủ yếu trong việc phục vụ quản lý nhà nước và trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ như: thu phí theo luật phí và lệ phí và hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ

Hoạt động kinh doanh (kiểm tra về cảm quan, ngoại quan của lô hàng tại kho/ nhà máy, kiểm tra chứng nhận chất lượng, vệ sinh an toàn thực phẩm đối với các lô hàng nông lâm thủy sản xuất khẩu của các cơ sở sản xuất) Đồng thời, TTV4 còn thử nghiệm về chỉ tiêu hóa học và vi sinh phân tích các chỉ tiêu ATTP theo tiêu chuẩn Việt Nam hoặc nước nhập khẩu theo yêu cầu của khách hàng Từ đó tạo nên sự khác biệt đối với các ngành dịch vụ khác dẫn đến việc công tác nợ phải thu cũng khác so với các đơn vị còn lại

TTV4 ghi chép chi tiết các khoản nợ phải thu theo từng đối tượng khách hàng hoặc đối tác và thường xuyên kiểm tra, so sánh và nhắc nhở để đảm bảo thanh toán được thực hiện đúng hạn và đúng thời điểm

Việc theo dõi và kiểm tra các khoản nợ phải thu phát sinh thường xuyên nhằm đảm bảo sự chính xác và tránh nhầm lẫn Đặc biệt, đối với các đối tác có giao dịch thường xuyên và số dư nợ phải thu lớn, Trung tâm tập trung vào việc quản lý và kiểm tra cẩn thận

Trung tâm cũng thường xuyên cập nhật và điều chỉnh số liệu nợ phải thu được ghi nhận Điều này giúp công ty cập nhật thông tin theo thực tế và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu kế toán

Việc phân loại và quản lý nợ phải thu theo từng đối tượng và thời gian thanh toán giúp công ty đưa ra các biện pháp phù hợp để thu lại hoặc thanh toán nhanh chóng Sử dụng thông tin chi tiết từ các tài khoản nợ phải thu và phải trả giúp công ty báo cáo kế toán một cách chính xác và minh bạch

3.2.1 Quy trình kế toán phải thu của khách hàng

Các khoản nợ phải thu của TTV4 chủ yếu là những hợp đồng yêu cầu kiểm nghiệm (bao gồm kiểm nghiệm vi sinh và kiểm nghiệm hóa học), cấp chứng thư cho lô hàng thuỷ sản xuất khẩu Các doanh nghiệp hoặc khách hàng có thể thanh toán tiền khi thông báo phiếu tổng hợp hoặc là thanh toán trước một khoản và khoản còn lại sẽ thanh toán khi có thông báo

TTV4 thường chia khách hàng thành hai loại chính: Đối với khách hàng không có công nợ: Hiện nay số lượng hơn 400 khách hàng, thường là khách lẻ, không phát sinh các hoạt động giao dịch không thường xuyên và giá trị giao dịch nhỏ Khi cấp chứng thư hoặc yêu cầu thử nghiệm xong, khách sẽ thanh toán hết tất cả các chi phí phát sinh Đối với khách hàng có công nợ: thường là khách có ký hợp đồng với Trung tâm với số lượng hơn 200 khách hàng, theo thỏa thuận trong hợp đồng thì sẽ tổng hợp các khoản cho khách hàng 02 lần mỗi tháng Nếu quá 7 ngày kể từ ngày thông báo vẫn chưa thanh toán thì sẽ ngưng cấp giấy chứng nhận hoặc báo cáo kết quả kiểm nghiệm Trong thời gian đó, nếu việc thanh toán chậm trễ quá 2 lần thì sẽ chấm dứt hợp đồng và có biện pháp để thanh toán

Ngoài việc thanh toán bằng tiền mặt tại đơn vị, khách hàng có thể thanh toán thông qua hình thức chuyển khoản qua Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam (Vietinbank)

Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng

Tài khoản 531.01 – Doanh thu hoạt động kiểm nghiệm

Tài khoản 531.02 - Doanh thu hoạt đổng kiểm nghiệm khác

Tài khoản 3373 – Tạm thu phí, lệ phí

Chứng từ sử dụng : phiếu thông tin chứng nhận lô hàng Biên bản giám định/

Biên bản thẩm định kiểm ra và lấy mẫu lô hàng; phiếu yêu cầu thử nghiệm (mẫu gửi dịch vụ); biên lai thu tiền phí, lệ phí; hóa đơn giá trị gia tăng; tổng hợp dịch vụ kiểm nghiệm và cấp giấy chứng nhận; Giấy đề nghị thanh toán; Giấy báo có

Quy trình lưu chuyển chứng từ:

Kế toán bán hàng (đối với khách hàng không ký hợp đồng)

Trường hợp 1: Quy trình cập nhật số YD

Bước 1: Xác định khách hàng mới lần đầu đăng ký kiểm nghiệm hoặc quy mô nhỏ

Bước 2: Nhận phiếu thông tin chứng nhận lô hàng từ khách hàng (Phụ lục 1) thực hiện kiểm tra thông tin YD trên Phiếu và trên hệ thống QA (cấp chứng thư) nếu thông tin chính xác thì tiến hành cập nhật dữ liệu lên QA

Bước 3: Truy cập vào hệ thống QA theo đường link: http://data.nafiqad4.gov.vn/

Tất cả thao tác có liên quan đều thể hiện Dashboard tính phí CQNQ và Kiểm nghiệm, truy cập thông qua đường dẫn:

Hình 3.8 Quy trình lưu chuyển chứng từ

Trang chủ → Kế Toán → Dashboard tính phí cấp giấy → Chọn từ ngày…đến ngày → điền “Số đăng kí” → “Mã doanh nghiệp” → Tìm kiếm

Bước 4: Căn cứ vào Phiếu thông tin chứng nhận lô hàng khách cung cấp, nhập số

YD các loại giấy cấp kèm chứng thư vào QA vào cột “Số chứng thư” → Sửa → Bấm nút “Cập nhật” → Bấm “Đã thanh toán”

Trường hợp 2: Quy trình tính phí lô hàng

Bước 1: Tiếp nhận Phiếu yêu cầu thử nghiệm từ khách hàng, tiến hành nhập dữ liệu lên hệ thống QA dựa trên các thông tin đã được khách hàng cung cấp

Bước 2: Truy cập vào hệ thống QA theo đường link: http://data.nafiqad4.gov.vn/

Tất cả thao tác có liên quan đều thể hiện Dashboard tính phí CQNQ và Kiểm nghiệm, truy cập thông qua đường dẫn:

Trang chủ → Kế Toán → Dashboard tính phí CQNQ và kiểm nghiệm→Chọn từ ngày…đến ngày → điền “Số đăng ký” → “Mã doanh nghiệp” → Tìm kiếm

Hình 3.9 Quy trình tính phí lô hàng đối với khách hàng không ký hợp đồng

Bước 3: Căn cứ vào Phiếu thông tin chứng nhận lô hàng mà khách hàng cung cấp

Truy cập vào hồ sơ cần tìm thông qua thao tác nhập số hồ sơ đăng ký (đối với hồ sơ cấp chứng thư) hoặc số biên bản cảm quan (đối với các hồ sơ thẩm định/giám định lô hàng xuất khẩu) → vào cột “Số đăng ký” và chọn lô hàng

Truy cập vào giao diện thông tin cụ thể thông qua nút “Sửa” → đối chiếu các thông tin (bao gồm: chỉ tiêu kiểm, số mẫu kiểm…) trên phiếu yêu cầu thử nghiệm so với số liệu trên QA (nếu có bất kỳ sự khác biệt nào sẽ phải kiểm tra xác minh lại với các bộ phận có liên quan)

Bước 4: Trong trường hợp các hồ sơ đã trùng khớp, ấn nút “Cập nhật” để hệ thống

QA tự động tính toán chi phí của lô hàng → ấn “Đã thanh toán”

Bước 5: In chứng từ thanh toán đối với:

In biên lai thu tiền đối với phí thẩm định các lô hàng xuất khẩu

In Giấy biên nhận tiền tạm thời đối với các chi phí khác (Hóa đơn điện tử sẽ xuất và gửi qua email cho khách hàng sau)

Cả 2 trường hợp trên đều thực hiện các bước sau đây:

Bước 6: Viết giấy xác nhận biên nhận thu tiền cho khách hàng trong khi chờ phiếu xuất hóa đơn điện tử

Khách hàng thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt: Kế toán thu phí chuyển chứng từ sang Thủ quỹ để thu tiền trực tiếp từ khách hàng

Khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản: Thanh toán trước khi trả kết quả, giấy chứng nhận (mở phần mềm ngân hàng của vietinbank để theo dõi khách hàng chuyển khoản chưa)

Bước 8: Nhập dữ liệu hóa đơn của khách hàng vào phần mềm MISA MELNVOICE để xuất hóa đơn điện tử

Nếu tính biên lai thu phí, lệ phí chọn “NĐ 51” → thực hiện điền thông tin → Điền thông tin (được trình bày ở phụ lục 18 )

Nếu tính hóa đơn lô hàng chọn “NĐ 123” → thực hiện điền thông tin → Điền thông tin (được trình bày ở phụ lục 17)

Bước 9: Thực hiện nghiệp vụ định khoản trên phần mềm MISA và lưu trữ số liệu

Mở phần mềm MISA → chọn “Hóa đơn”

MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VỀ QUY TRÌNH KẾ TOÁN NỢ PHẢI THU TẠI TTV4

Khảo sát về quy trình kế toán nợ phải thu tại Trung tâm Chất lượng nông lâm thủy sản vùng 4

Để đánh giá hoạt động quy trình kế toán nợ phải thu tại Trung tâm Chất lượng nông lâm thủy sản vùng 4 và hiểu rõ hơn về quy trình này, tác giả đã tiến hành một loạt các cuộc khảo sát Đầu tiên, các câu hỏi đã được đưa ra để khảo sát ý kiến của cán bộ nhân viên, nhằm phát hiện các ưu và nhược điểm trong quy trình hoạt động

Khảo sát thực hiện bắt đầu từ ngày 28/05/2024 đến ngày 30/05/2024, trong 2 ngày cán bộ nhân viên tại TTV4 với 8 KTV( bao gồm 1 kế toán trưởng, 3 kế toán bán hàng và theo dõi công nợ, 1 kế toán thanh toán, 1 kế toán tổng hợp, 1 thủ quỹ và 1 kế toán thuế), thực hiện khảo sát về môi trường hoạt động theo hình thức trả lời 8 câu hỏi trắc nghiệm được đánh giá từ rất thấp đến rất cao, thông qua ứng dụng Google Form Tiếp đó sẽ lấy ý kiến 2 câu hỏi mở rộng để xác định được những hạn chế trong nghiệp vụ kế toán và đồng thời đưa ra giải pháp cho Trung tâm

Bảng 4.1 Tổng hợp kết quả khảo sát

STT Nội dung câu hỏi Thang điểm

Trung tâm luôn theo dõi và cập nhật kịp thời những thay đổi trong chính sách tài chính liên quan đến nợ phải thu và thuế

Các kế toán viên thực hiện nghiêm chỉnh các quy định về nghiệp vụ nợ phải thu tại TTV4

Việc tổ chức và lưu trữ chứng từ trong quy trình kế toán nợ phải thu tại Trung tâm được thực hiện theo

0% 0% 12,5% 62,5% 25% đúng quy trình và bảo mật

4 Hệ thống phần mềm kế toán hỗ trợ tốt cho công việc của bạn 0% 0% 0% 25% 75%

5 Đối với những khách hàng nợ lâu ngày, công ty có biện pháp xử lý và theo dõi đặc biệt để tránh rủi ro nợ xấu

Các kế toán viên có đạo đức nghề nghiệp và kiến thức chuyên môn nghiệp vụ để hoàn thành công việc

7 Đối với khách hàng của Trung tâm đều được ghi vào sổ chi tiết theo từng mã khách hàng về số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ

8 Hệ thống phần mềm kế toán hỗ trợ tốt cho công việc của bạn 12.5% 0% 25% 0% 62.5%

(Nguồn: Tác giả tổng hợp)

Từ kết quả thu thập được qua bảng 4.1, ta thấy rằng hầu hết các cán bộ nhân viên đều đánh giá quy trình kế toán nợ phải thu từ mức trung bình đến rất cao Đa phần các nhân viên tuân thủ nghiêm ngặt các quy định liên quan đến công tác kế toán cũng như quy trình huy động tiền gửi tiết kiệm, với 75% cán bộ thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ và duy trì đạo đức nghề nghiệp tốt Nhờ vào điều này, các sai sót trong quá trình thực hiện và điều hành các quy trình kế toán tại Trung tâm đã được hạn chế đến mức tối thiểu Tuy nhiên, vấn đề một số kế toán viên trong Trung tâm luôn cung cấp thông tin, tư vấn, giải đáp thắc mắc cho khách hàng trong quá trình kiểm nghiệm chỉ đạt mức trung bình với 46%, đôi khi còn ở mức thấp Mặc dù vậy, Trung tâm vẫn khẳng định rằng các quy trình kế toán nợ phải thu tại đơn vị luôn được duy trì và tuân thủ nghiêm ngặt

Tiếp theo, thông qua 2 câu hỏi mở với mục tiêu là phát hiện những hạn chế trong quy trình kế toán nợ phải thu, đồng thời đưa ra các giải pháp cải thiện cho Trung tâm Cụ thể, 2 câu hỏi được đặt ra như sau: “Những thiếu sót nào trong quá trình kế toán nợ phải thu?” và “Có những đề xuất nào giúp cải thiện quy trình kế toán nợ phải thu?”

(Nguồn: Tác giả tổng hợp)

Dựa trên phân tích biểu đồ hình 4.1, có thể thấy rằng các biểu mẫu hiện tại được sử dụng để thu thập thông tin khách hàng đã đáp ứng tương đối đầy đủ các yêu cầu cần thiết, giúp nắm bắt chính xác thông tin và yêu cầu dịch vụ của khách hàng Tuy nhiên, vẫn còn một số vấn đề cần được cải thiện để nâng cao hiệu quả quy trình quản lý nợ phải thu Đáng chú ý, hệ thống quản lý phần mềm chưa được nâng cấp kịp thời trong quá trình phục vụ khách hàng và giải quyết các vấn đề phát sinh Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến khả năng xử lý nợ phải thu một cách hiệu quả Do đó, việc cải tiến tính năng phần mềm và bổ sung đội ngũ công nghệ thông tin là vô cùng cần

Việc khai thuế mỗi tháng vẫn còn sai sót

Một số kế toán viên trong Trung tâm đã có kinh nghiệm làm việc lâu năm nhưng đôi lúc hạch toán còn mang tính cá nhân

Bộ phận kế toán và các bộ phận khác có liên quan vẫn chưa có tính đồng bộ trong quá trình tổng hợp chứng từ

Hệ thống quản lý phần mềm chưa nâng cấp làm quá trình tính toán phức tạp.

Những thiếu sót nào trong quy trình nợ phải thu tại TTV4

Hoàn toàn đồng ý Đồng ý Bình thường Không đồng ý Hoàn toàn không đồng ý

Hình 4.1 Kết quả khảo sát về thông tin

"Những thiếu sót trong quy trình nợ phải thu tại TTV4" thiết Những cải tiến này sẽ không chỉ tăng cường khả năng quản lý mà còn giúp giảm thiểu các sai sót và tối ưu hóa quy trình xử lý nợ

Ngoài ra, sự thiếu đồng bộ giữa bộ phận kế toán và các bộ phận khác trong quá trình tổng hợp chứng từ cũng là một vấn đề cần được giải quyết Sự không nhất quán này có thể dẫn đến chậm trễ trong việc tính phí và xử lý nợ của kế toán viên, ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình quản lý nợ phải thu Để khắc phục, cần thiết lập quy trình làm việc đồng bộ và hiệu quả hơn giữa các bộ phận, từ đó nâng cao tính chính xác và kịp thời trong công việc

Cuối cùng, mặc dù các kế toán viên đã có kinh nghiệm lâu năm, nhưng đôi lúc vẫn thực hiện công việc một cách cá nhân và thiếu sót trong quá trình khai thuế Điều này đòi hỏi cần tăng cường đào tạo và tập huấn để nâng cao trình độ chuyên môn cũng như kỹ năng quản lý nợ phải thu Bên cạnh đó, việc nâng cao kiểm soát và giám sát thực hiện là cần thiết để tạo ra một môi trường làm việc minh bạch, góp phần cải thiện quy trình quản lý nợ phải thu

Theo biểu đồ 4.2, phần lớn nhân viên đồng ý với việc tăng cường đội ngũ công nghệ thông tin để kịp thời sửa lỗi phần mềm Cụ thể, 75% nhân viên hoàn toàn đồng ý và 25% đồng ý Việc cải tiến các tính năng của phần mềm quản lý nội bộ cũng như bảo dưỡng, khắc phục các lỗi liên quan đến đường truyền mạng đều mang lại hiệu quả trong quá trình thực hiện công việc của các kế toán viên Bên cạnh, cho thấy rằng việc nâng cao đội ngũ công nghệ thông tin là cần thiết để giải quyết nhanh chóng các vấn đề để khắc phục nhanh chóng các vấn đề như lỗi web, mất mạng, đường truyền kém Các đề xuất này có thể giúp Trung tâm cải thiện hiệu suất và chất lượng dịch vụ, đồng thời làm cho tiến độ trong quá trình xử lý quy trình kế toán diễn ra một cách nhanh chóng hơn

(Nguồn: Tác giả tổng hợp)

(Nguồn: Tác giả tổng hợp)

Cải tiến tính năng phần mềm và bổ sung đội ngũ công nghệ thông tin sửa lỗi phần mềm kịp thời

Hoàn toàn đồng ý Đồng ý Bình thường Không đồng ý Hoàn toàn không đồng ý

Nâng cao việc kiểm soát và giám sát thực hiện các nghiệp vụ kế toán phải thu

Hoàn toàn đồng ý Đồng ý Bình thường Không đồng ý Hoàn toàn không đồng ý

Hình 4.2 Kết quả khảo sát cán bộ nhân viên về cải tiến tính năng phần mềm và bổ sung đội ngũ công nghệ thông tin sửa lỗi phần mềm kịp thời

Hình 4.3 Kết quả khảo sát cán bộ nhân viên về việc đào tạo và tập huấn về các kỹ năng nâng cao trình độ chuyên môn

Dựa trên số liệu đã thu thập được theo biểu đồ hình 4.3, kết quả chỉ ra rằng đa số các cán bộ nhân viên đồng ý với việc nâng cao khả năng kiểm soát và giám sát thực hiện các nghiệp vụ kế toán phải thu (chiếm tỷ lệ 62.5%) Việc cải tiến các tính năng của phần mềm quản lý nội bộ cũng như bảo dưỡng, khắc phục các lỗi liên quan đến đường truyền mạng đều mang lại hiệu quả trong quá trình thực hiện công việc của các kế toán viên Bên cạnh đó, việc tổ chức các khoá đào tạo, tập huấn nội bộ ngắn hạn cũng giúp cho các kế toán viên có cơ hội để nâng cao trình độ chuyên môn, hạn chế các lỗi sai trong quá trình công tác Từ đó, nâng cao được uy tín, danh tiếng và hình ảnh của Trung tâm trong lòng khách hàng hiện tại và tương lai

(Nguồn: Tác giả tổng hợp)

Theo biểu đồ hình 4.4, phần lớn cán bộ nhân viên đồng ý việc tổ chức các khoá đào tạo, tập huấn nội bộ ngắn hạn chiếm 85.7% giúp cho các kế toán viên có cơ hội để nâng cao trình độ chuyên môn, hạn chế các lỗi sai trong quá trình công tác Những đề xuất này là một trong những cách hiệu quả và ít tốn kém chi phí nhất để cải thiện hiệu suất làm việc và chất lượng dịch vụ của Trung tâm

12.5% Đào tạo và tập huấn về các kỹ năng nâng cao trình độ chuyên môn

Hoàn toàn đồng ý Đồng ý Bình thường Không đồng ý Hoàn toàn không đồng ý

Hình 4.4 Kết quả khảo sát cán bộ nhân viên về việc nâng cao kiểm soát và giám sát thực hiện các nghiệp vụ kế toán nợ phải thu

Việc xây dựng mối liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban cũng là một trong các yếu tố quan trọng cần được cân nhắc Có như thế thì Trung tâm mới có thể kiểm soát được các thông tin một cách đầy đủ và dễ dàng, từ đó đảm bảo được tính thống nhất cho toàn chuỗi, hạn chế được sai lỗi đến mức tối thiểu Tầm quan trọng của phương án này được thể hiện thông qua biểu đồ hình 4.5 Trong đó, có đến 3/4 cán bộ nhân viên khi được khảo sát đều đưa ra ý kiến đồng ý với quan điểm trên Tuy vẫn có một số lượng nhỏ chưa đồng ý, nhưng trong tương lai, để nâng cao hiệu quả quản lý thì đây vẫn là phương án cần phải được áp dụng

(Nguồn: Tác giả tổng hợp)

Thông qua những đánh giá đã ghi nhận được từ bảng khảo sát trong nội bộ TTV4, đã cho thấy sự nghiêm túc trong công việc, trình độ xử lý nghiệp vụ tốt và thái độ làm việc chuyên nghiệp của cán bộ nhân viên tại Trung tâm Chất lượng nông lâm thủy sản vùng 4 Tuy nhiên vẫn có những hạn chế về tính đồng bộ chứng từ, những sai sót trong quá trình khai thuế và quá trình thực hiện quá trình còn mang tính cá nhân

Xây dựng mối liên hệ chặt chẽ giữa các phòng ban đảm bảo có tính thống nhất

Hoàn toàn đồng ý Đồng ý Bình thường Không đồng ý Hoàn toàn không đồng ý

Hình 4.5 Khảo sát cán bộ nhân viên về việc xây dựng mối liên hệ chặt chẽ giữa các phòng ban

Đánh giá về quy trình kế toán nợ phải thu tại Trung tâm Chất lượng nông lâm thủy sản vùng 4

Trải qua quá trình thực tập và nghiên cứu về đề tài kế toán nợ phải thu tại TTV4 tôi nhận thấy rằng bộ phận của phòng Kế toán Tài chính đóng vai trò chủ đạo trong việc ghi chép và xử lý chứng từ kịp thời, góp phần quan trọng vào hoạt động kinh doanh tại Trung tâm Bên cạnh đó, Trung tâm có những ưu điểm rất lớn về sử dụng phần mềm và việc kết nối giữa các phòng ban trong quá trình luân chuyển chứng từ Ngược lại, cũng còn một số hạn chế mà tôi đã nhận thấy trong quá trình thực tập cần được khắc phục để góp phần cải thiện quy trình kế toán nợ phải thu tại TTV4 Chính vì vậy tôi xin đưa ra một số đánh giá nhận định của bản thân sau khi được tiếp xúc thực tế tại Trung tâm như sau:

Các công tác tổ chức hoạt động nội bộ và những quyết định ban hành về nghiệp vụ kế toán nợ phải thu của Trung tâm, được chấp hành thực hiện một cách nghiêm chỉnh Dưới đây là một số ưu điểm:

Thứ nhất về việc kiểm soát nội bộ tại TTV4, được thực hiện hiệu quả dưới sự lãnh đạo chặt chẽ của đơn vị quản lý Đội ngũ nhân viên được đánh giá cao với sự chuyên nghiệp, nhiệt huyết và kỹ năng tốt, luôn có tinh thần ham học hỏi và nhiệt tình Điều này giúp phòng tránh các sai sót và giới hạn các vấn đề tiêu cực, đồng thời tuân thủ nghiêm các quy định và chính sách được đề ra TTV4 cũng thường xuyên tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ để phát hiện và khắc phục kịp thời những hạn chế trong quá trình làm việc Điều này đảm bảo các hoạt động diễn ra theo đúng trình tự và mang lại hiệu quả cao Hơn nữa, việc tiếp thu phản hồi đánh giá từ phía khách hàng giúp TTV4 phát hiện và xử lý các vấn đề rủi ro một cách kịp thời

Thứ hai về chính sách kế toán công nợ, TTV4 đã tuân thủ đầy đủ các quy định theo Thông tư 107/2017/TT-BTC trong hạch toán nghiệp vụ và thực hiện công tác kế toán cũng như nghĩa vụ nộp thuế GTGT đầy đủ cho Nhà nước Và các khoản nợ hầu như TTV4 không có khoản nợ khó đòi Trong quá trình ký kết hợp đồng Trung tâm đã đưa ra các khoản yêu cầu phù hợp đối với phía khách hàng trong việc thanh toán trễ hạn và nếu không thanh toán sẽ chấm dứt hợp đồng, không cung cấp thêm giấy chứng nhận cũng như dịch vụ kiểm nghiệm Từ đó đã giúp Trung tâm giảm thiểu rủi ro tài chính, tránh tổn thất chi phí phát sinh từ việc thu hồi nợ không hiệu quả, đạt hiệu quả tốt hơn trong việc duy trì tình hình tài chính và ổn định dòng tiền trong những năm vừa qua

Thứ ba về đội ngũ nhân sự TTV4 luôn tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật về tổ chức bộ máy kế toán, đảm bảo tính minh bạch và chuyên nghiệp trong hoạt động Các kế toán viên đều được phân công nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể phù hợp với từng cá nhân để có thể đáp ứng các yêu cầu của công việc trong thời gian quy định Qua đó giúp cho phòng Tài chính Kế toán có thể đẩy nhanh tiến trình làm việc và đạt được hiệu quả cao trong quá trình công tác Với gần 30 năm kinh nghiệm, TTV4 không ngừng phát triển, cải thiện trình độ nhân sự và tách biệt rõ ràng giữa bộ phận kế toán và thủ quỹ, giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo an toàn tài chính

Thứ tư về công nghệ thông tin, việc sử dụng phần mềm MISA không chỉ giúp cho các giao dịch diễn ra thuận lợi và nhanh chóng mà còn giảm thiểu chi phí in ấn so với việc sử dụng hóa đơn giấy truyền thống Tất cả các chứng từ và hóa đơn được tự động sắp xếp và lưu trữ theo trình tự thời gian và theo đúng quy định, đảm bảo tính hợp pháp và hợp lệ cho các nghiệp vụ phát sinh Việc phân loại chi tiết các tài khoản theo từng mã khách hàng và từng nghiệp vụ trong các kỳ kế toán cũng làm cho quá trình nhập số liệu vào sổ sách trở nên đơn giản và thuận tiện hơn Điều này giúp cho bộ phận Kế toán có thể tập trung hơn vào công việc phân tích và quản lý tài chính, đồng thời nâng cao khả năng đáp ứng và điều chỉnh nhanh chóng với các yêu cầu kinh doanh của Trung tâm

Thứ năm về các nghiệp vụ được ghi chép rõ ràng, cập nhật thường xuyên và chính xác Sổ chi tiết phản ánh được số tiền hiện tại của khách hàng cần phải trả và theo dõi được công nợ đối với khách hàng có kí kết hợp đồng từ đó đưa ra các hướng giải quyết triệt để

Ngoài những thành tựu đáng kể, không thể phủ nhận rằng quy trình kế toán nợ phải thu tại TTV4 cũng còn một số vấn đề còn tồn tại về mặt hạn chế Dựa trên kết quả khảo sát kế toán viên của TTV4, tác giả đã nhận thấy các hạn chế sau đây:

Một là, về phần mềm quản lý “QA” chưa có các tính năng để bộ phận kế toán có thể tổng hợp cũng như thống kê chi phí cho khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác

Hai là, quy trình xử lý hồ sơ, việc rủi ro tính phí dịch vụ kiểm nghiệm đối với khách hàng đã ký hợp đồng nhưng bộ phận có liên quan đã không cung cấp thông tin khách hàng đầy đủ cho kế toán khi đến kì hạn thanh toán Việc này làm tạo chênh lệch đến khoản thanh toán thực tế của khách hàng và số liệu kế toán ghi nhận

Ba là, lượng công việc vào mỗi chu kì kê khai thuế thường rất lớn (ví dụ như so sánh, đối chiếu thông tin phiếu xe; theo dõi, tổng hợp công tác phí của CBNV; theo dõi và thanh toán phí giám sát; mua hóa chất và các hoạt động khác …) – do đó các kế toán viên còn sai sót theo thống kê cho thấy tần số diễn ra sai sót là 12.5% dựa vào bảng khảo sát 4.1 thì việc tập hợp hóa đơn đầu vào cho việc kê khai thuế GTGT hàng tháng (như kê khai thiếu, trùng thông tin hoặc nhập sai số liệu trên phần mềm)

Bốn là, việc chuyển giao trả kết quả cho khách hàng vẫn còn một số kế toán viên trong Trung tâm đã có kinh nghiệm làm việc lâu năm nhưng đôi lúc trong quá trình thực hiện quy trình nợ phải thu còn mang tính cá nhân dẫn đến quá trình tổng hợp công nợ khó khăn

Các hạn chế vẫn còn tồn tại trong quá trình nợ phải thu tại Trung tâm, chủ yếu do ảnh hưởng của những yếu tố sau:

Thứ nhất, do hệ thống cơ sở dữ liệu của phần mềm quản lý nội bộ “QA” được xây dựng từ rất lâu và chưa được sửa đổi một cách kịp thời Trong quá trình tính phí dịch vụ cho khách hàng, kế toán viên vẫn phải thực hiện thủ công các công việc như phải tải thông tin khách hàng đăng kí dịch vụ bên Trung tâm để tính phí đã được kiểm nghiệm được trình bày ở phụ lục 13, còn viết hóa đơn giấy trước được trình bày ở phụ lục 4, 5 và chưa được tối ưu hóa bằng hình thức sử dụng phần mềm nên từ đó cho việc tổng hợp tính phí của kế toán viên gặp nhiều khó khăn, mất rất nhiều thời gian việc rà soát các khoản tiền và dễ xảy ra các sai sót trong tính toán

Thứ hai, về rủi ro tính phí trong quá trình chuyển giao thông tin giữa bộ phận khác với bộ phận kế toán Thông thường đến cuối tháng kế toán viên thực hiện việc tính phí cho khách hàng có ký hợp đồng với Trung tâm, việc tổng hợp thường gặp tình trạng thiếu sót (chứng từ được trình bày ở phụ lục 1, 2 và 3), nếu thông tin của khách hàng của bộ phận có liên quan chưa được cập nhật đầy đủ và kịp thời của ba loại chứng từ trên dẫn đến việc thông tin về các khoản phí không được cập nhật đúng thời hạn Bên cạnh đó, Trung tâm vẫn còn sử dụng phương pháp thủ công trong quá trình quản lý, tổng hợp và chuyển giao hồ sơ của khách hàng

Thứ ba, do hiện nay số lượng khách hàng của Trung tâm vào mỗi tháng tương đối cao (khoảng 700 khách mỗi tháng) với nhiều loại hình tính phí dịch vụ khác nhau Hóa đơn đầu vào từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử, với các định dạng và cách trình bày khác nhau, làm phức tạp thêm quá trình tập hợp và kiểm tra Và trong mỗi chu kỳ kê khai thuế đều có thời hạn cụ thể, tạo áp lực lớn về thời gian cho kế toán viên Khi phải hoàn thành công việc trong thời gian ngắn, họ dễ làm việc vội vàng và thiếu kiểm tra kỹ lưỡng, dẫn đến các sai sót như kê khai thiếu, trùng thông tin hoặc nhập sai số liệu