Báo Cáo Đánh Giá Mức Độ Ứng Dụng, Đề Xuất Nâng Cấp Hệ Thống Thông Tin Của Công Ty J&T Express.pdf

thông tin chính xác và kịp thời để lên kế hoạch, thực thi và điều chỉnh các hoạtđộng logistics của doanh nghiệp.Hệ thống lập kế hoạch: Bao gồm một loạt các kỹ thuật liên quan đến việc th

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI

PHÂN HIỆU TẠI TPHCMKhoa Vận tải Kinh tế

BÁO CÁOĐề tài: ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ ỨNG DỤNG, ĐỀ XUẤTNÂNG CẤP HỆ THỐNG THÔNG TIN CỦA CÔNG

TY J&T EXPRESS

Môn: Hệ thống thông tin logisticsGVHD: Nguyễn Thị Thanh Hương

TPHCM, tháng 5 năm 2022

PHIẾU ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC NHÓMSTTHọ và tênMSSVNhiệm vụ đượcgiaođánh giáNhómTự đánhgiá

5 Đậu Quang Nam 615105L062

Đề xuất nâng cấpHTTT logistics, tổng

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN

MỤC LỤC

Trang

LỜI MỞ ĐẦU 1

I Cơ sở lý thuyết 2

1 Hệ thống thông tin Logistics 2

2 Vai trò, tác động của hệ thống thông tin đối với doanh nghiệp 4

II Ứng dụng thực tế 5

1 Giới thiệu sơ lược về công ty J&T Express 5

2 Các loại HTTT mà công ty đang sử dụng và mức độ ứng dụng sâu rộng của các loại HTTT này 6

3 Đề xuất phương án nâng cấp hệ thống thông tin Logistics cho công ty J&T.8KẾT LUẬN 12

Chính vì điều đó phần mềm giải pháp vận tải – STM của Smartlog được rađời như một xu thế tất yếu nhằm hỗ trợ doanh nghiệp từ bên trong, giúp doanhnghiệp quản lý, phân tích dữ liệu từ đó đưa ra phương thức quản lý vận tải tốtnhất để định vị cho doanh nghiệp của mình Nhận biết được tầm quan trọng đóchúng em quyết định chọn đề tài “Đánh giá mức độ ứng dụng, đề xuất nâng cấphệ thống thông tin của Công ty J&T Express ” để tìm hiểu nhằm tích lũy kiếnthức phục vụ cho học tập và công việc sau này.

Nội dung gồm có 2 phần:Phần I: Cơ sở lý thuyếtPhần II: Ứng dụng thực tếCảm ơn các thành viên đã đóng góp để bài làm được hoàn thiện nhất Mặcdù đã nổ lực rất nhiều nhưng bài làm của nhóm chúng em sẽ không tránh khỏinhững thiếu xót, rất mong nhận được những ý kiến đóng góp từ cô

Nhóm chúng em xin chân thành cảm ơn!

I Cơ sở lý thuyết

1 Hệ thống thông tin Logistics

Hệ thống thông tin Logistics(LIS) là một cấu trúc tương tác giữa conngười, thiết bị, các phương pháp và quy trình nhằm cung cấp các thông tin thíchhợp cho các nhà quản trị Logistics với mục tiêu lập kế hoạch, thực thi và kiểmsoát Logistics hiệu quả

Mô hình hệ thống thông tin Logistics

Hình trên cho ta thấy mối quan hệ trong hệ thống thông tin logistics baogồm các yếu tố về môi trường Logictisc, quá trình ra quyết định Logictisc, 4 hệthống con chủ yếu cấu tạo nên hệ thống thông tin Logictisc là hệ thống hoạchđịnh, hệ thống thực thi, hệ thống nghiên cứu và thu thập tin tức, hệ thống báo cáokết quả Các hệ thống đó sẽ phối hợp cung cấp cho nhà quản lý logistics những

thông tin chính xác và kịp thời để lên kế hoạch, thực thi và điều chỉnh các hoạtđộng logistics của doanh nghiệp.

Hệ thống lập kế hoạch: Bao gồm một loạt các kỹ thuật liên quan đến việc

thiết kế các kế hoạch tầm chiến lược như thiết kế mạng lưới, lập kế hoạch và dựđoán nhu cầu, phối hợp các nguồn lực, kế hoạch hóa cung ứng, sắp xếp và lênkế hoạch sản xuất, kế hoạch phân phối, các kế hoạch tầm chiến thuật như quảntrị dự trữ, vận tải, và các tác nghiệp như nghiệp vụ kho, quá trình đặt hàng và cácsự kiện xảy ra hàng ngày

Hệ thống thực thi: Hệ thống thực thi logistics bao gồm các kỹ thuật đảm

nhiệm các chức năng triển khai logistics trong thời gian ngắn hoặc hàng ngày vềquản lý nhà kho, vận tải, mua sắm, dự trữ, quản lý hiệu quả các đơn hàng củakhách

Hệ thống nghiên cứu và thu thập thông tin: Để thích nghi với các nhân

tố môi trường vĩ mô, môi trường kênh và nguồn lực bên trong công ty Hệ thốngnghiên cứu và thu thập thông tin có vai trò quan sát môi trường, thu thập thôngtin bên ngoài, thông tin có sẵn trong lĩnh vực logistics và trong nội bộ công ty

Hệ thống báo cáo kết quả: Hệ thống báo cáo là thành phần cuối cùng

trong LIS Nếu các báo cáo và kết quả không được truyền đạt hiệu quả thì các tưtưởng, nghiên cứu hữu ích và giải pháp quản lý sẽ không thể đạt được Các báocáo hỗ trợ quyết định quản trị logistics tập trung vào 3 loai:

 Báo cáo để lập kế hoạch gồm các thông tin có tính lịch sử và thông tintrong tương lai như thông tin về xu hướng bán hàng, khuynh hướng dựbáo, các thông tin thị trường, các yếu tố chi phí của dự án kinh doanh. Báo cáo hoạt động cung cấp những thông tin sẵn có cho nhà quản lý và

người giám sát về hoạt động thực tế như việc nắm giữ hàng tồn kho, thumua, đơn hàng vận tải, kế hoạch sản xuất và kiểm soát, vận chuyển

 Báo cáo kiểm soát cụ thể tổng kết chi phi và thông tin họat động ở cácgiai đoạn thịch hợp, so sánh ngân sách và chi phí hiện tại, chúng tạo ranền tảng cho việc tiếp cận chiến lược họat động và các sách lược.

2 Vai trò, tác động của hệ thống thông tin đối với doanh nghiệp

 Vai trò của hệ thống thông tin- Hệ thống thông tin đóng vai trò làm vật trung gian giữa các công ty, doanhnghiệp với môi trường, xã hội Nó là một hệ thống nằm ở trung tâm của doanhnghiệp, giúp cho quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin một cách thuậnlợi nhất

- Thể hiện qua hai mặt là bên trong và bên ngoài doanh nghiệp + Về bên ngoài: Hệ thống thông tin có vai trò thu thập các dữ liệu từ môitrường bên ngoài, và đưa thông tin từ trong doanh nghiệp ra bên ngoài Các loạithông tin được thu thập và cung cấp ra bên ngoài bao gồm thông tin về giá cả,sức lao động, thị hiếu của người tiêu dùng, nhu cầu mặt hàng, lạm phát, cácchính sách của chính phủ,…

+ Về mặt nội bộ: Hệ thống thông tin nội bộ của doanh nghiệp đóng vai trònhư một cây cầu, liên kết giữa các bộ phận trong doanh nghiệp với nhau Nó thuthập, cung cấp thông tin cho những đơn vị cần thiết để thực hiện các mục đíchkhác nhau mà doanh nghiệp đề ra

Ví dụ như thông tin hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệptrong năm; thông tin về trình độ quản lý của doanh nghiệp; thông tin về cácchính sách nội bộ của doanh nghiệp; thông tin về mua sắm, xuất nhập khẩu hànghóa, thông tin về bán hàng, doanh thu, tài chính…

 Tác động của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp: + Hỗ trợ, cải thiện khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp: Hệ thống thôngtin giúp doanh nghiệp điều hành hiệu quả hơn, cắt giảm chi phí làm giảm giá

thành, từ đó giúp tăng tính cạnh tranh cho sản phẩm được bán ra Hơn nữa, hệthống thông tin cũng giúp rút ngắn và liên kết khoảng cách giữa doanh nghiệpvới khách hàng, nhà cung cấp

+ Hỗ trợ việc ra quyết định của doanh nghiệp: Một hệ thống thông tin đầyđủ sẽ giúp cho các nhà quản trị của doanh nghiệp có bức tranh toàn cảnh về tìnhhình sản xuất, kinh doanh, tài chính… của doanh nghiệp, từ đó có thể ra nhữngquyết định kinh doanh phù hợp, đúng đắn và có hiệu quả

+ Hỗ trợ trong nghiệp vụ, hoạt động kinh doanh: Hệ thống thông tin chophép lưu trữ một khối lượng lớn thông tin cần thiết như thông tin về khách hàng,nhà cung cấp, thông tin về sản phẩm, giá bán, nhãn mác, chi phí,… giúp cho việcthực hiện nghiệp vụ và các hoạt động kinh doanh diễn ra trơn tru và tiết kiệmthời gian

II Ứng dụng thực tế

1 Giới thiệu sơ lược về công ty J&T Express

- Được thành lập từ năm 2015 tại Indonesia, J&T Express là thương hiệuchuyển phát nhanh dựa trên sự phát triển của công nghệ và Internet củaCông ty TNHH MTV Chuyển phát nhanh Thuận Phong

- J&T Express là đơn vị vận chuyển bao gồm những dịch vụ cơ bản về vậnchuyển như chuyển phát nhanh trong nước, chuyển phát quốc tế cũng nhưcác dịch vụ dành cho kinh doanh trực tuyến

- Hiện nay J&T Express đã phủ sóng hầu hết trên khắp các tỉnh thành tạiViệt Nam Không chỉ vậy J&T cũng có mặt tại các nước Đông Nam Á,nhằm mục đích mở rộng và tối ưu dịch vụ chuyển phát hơn

2 Các loại HTTT mà công ty đang sử dụng và mức độ ứng dụng sâu rộng của các loại HTTT này.

J&T Phát triển dựa trên nền tảng công nghệ là một trong những chiến lượccốt lõi được hoạch định xuyên suốt trong quá trình hoạt động ngay từ ngày đầuthành lập của J&T Vì vậy, chỉ sau thời gian ngắn, J&T Express đã ghi điểm vớingười dùng nhờ việc ứng dụng công nghệ vào vận hành hiệu quả

- Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí tốt nhất Abit: Abit mang đến

cho người dùng các tính năng ưu việt như: Đẩy hàng loạt đơn hàng chỉ với1 click chuột, cung cấp giá ship tạm tính, cập nhật nhanh chóng, chính xáctình hình vận đơn, tự động inbox tiến trình giao hàng cho khách hàng,cung cấp báo cáo vận đơn chi tiết,…

- Hệ thống Track and Trace và phần mềm quản lý đồng bộ trên appweb: cho phép khách hàng cập nhật thông tin đơn hàng, kiểm soát hành

trình giao nhận nhanh chóng và dễ dàng liên hệ với nhà vận chuyển

- Hệ thống phân loại thông minh DWS - đo kích thước, khối lượng và

quét mã vạch sẽ được tích hợp để kiểm tra và xử lý phân loại kiện hàngvới tốc độ cao và chuẩn xác

- Hệ thống băng chuyền ma trận tự động: sẽ phân loại và chuyển kiện

hàng tới khu vực hàng hóa đã định giúp rút ngắn thời gian và giảm thiểusai sót khi xử lý thủ công Việc ứng dụng công nghệ và trí tuệ nhân tạovào dây chuyền quản lý, vận hành, sẽ giúp nâng cao hiệu quả Mỗi ngày,trung tâm có thể xử lý lên tới hơn 2 triệu kiện hàng lớn nhỏ các loại.Ứng dụng giao hàng và quản lý đơn hàng trực tuyến tiện lợi J&T Express

 Theo dõi đơn hàng mọi lúc, mọi nơiVới giao diện trực quan mới mẻ J&T Express Vietnam sẽ giúp cho các nhữngngười mua hàng, các nhà quản lý vận tải, điều phối viên, chủ hàng,… biết được

thông tin vị trí của hàng hóa, theo dõi thông tin đơn hàng, quản lý lộ trình đơnhàng mọi lúc, mọi nơi.

Nhu cầu giao nhận hàng nhanh chóng là một trong những yếu tố quyếtđịnh doanh nghiệp có gây được thiện cảm với khách hàng hay không Khôngmột khách hàng nào mong muốn một dịch vụ giao hàng, chậm chạp, nhầm hàngvà quá lộn xộn Qua đó, khách hàng ċó thể phần nào đánh giá được năng lực vậnchuyển hàng hóa của doanh nghiệp

 Giảm chi phí bảo hiểm hàng hoáKhi cài đặt hệ thống theo dõi và truy tìm, các chính sách bảo hiểm giúpbạn giảm giá rất lớn

Đối với các chủ hàng, nhà phân phối việc thất lạc hàng hoá hay các sự cốhư hỏng khi vận chuyển, lưu kho là một rủi ro hoàn toàn có thể xảy ra Đứng từgóc nhìn nhà vận tải, giao vận là một dịch vụ cần sự vận hành rất lớn từ conngười Vậy nên dù rất cẩn thận đến đâu, sai sót, tai nạn là điều khó tránh khỏi

 Giảm thiểu sai sót khi hoàn thành đơn đặt hàngKhi phải xử lý khối lượng lớn đơn hàng và thông tin, khả năng sai sót sẽdễ dàng xảy ra như sai địa chỉ, sai sót về sản phẩm, giao hàng chậm trễ,… Đó làlý do vì sao cần một hệ thống tự động hóa và đồng bộ từ các giải pháp phần mềm– giải pháp giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô kinh doanh mà không bị quá tải

 Hạn chế việc tồn kho quá nhiều hàng hóaPhần mềm Quản lý đơn đặt hàng cho phép doanh nghiệp nắm rõ được xuhướng bán hàng theo thời gian thực hay đưa ra các số liệu chỉ báo mức độ tồnkho để người quản lý có phương án nhập hàng hay tăng cường các chương trìnhbán hàng nhằm tăng doanh số

3 Đề xuất phương án nâng cấp hệ thống thông tin Logistics cho công ty J&T

a Đánh giá tốc độ giao hàng của J&T express:

Tốc độ giao hàng của J&T Express được đa số người dùng đánh giá cóphần chậm hơn khi so sánh với các dịch vụ cùng loại hiện nay trên thị trường.Nguyên nhân có thể là do:

• Kiểm soát vận hành xe và nhân viên giao hàng còn khó khăn• Điểu phối chưa tối ưu

• Chậm phân tích và đưa ra kết quả• Nền tảng hệ thống rời rạc

b Đề xuất giải pháp:

Sử dụng” Giải pháp quản lí vận tải- STM” của smartlog: Giải pháp quảnlý vận tải toàn diện trên công nghệ điện toán đám mây với chi phí cực thấp Vớikhả năng đem lại nền tảng quản lý vận tải tốt nhất: Tự động, linh hoạt, tối ưu vàdễ cộng tác

Hệ thống STM có thể được truy cập bằng nhiều thiết bị: máy tính, máytính bảng, điện thoại Và tính năng phân quyền người dùng

trên nền tảng dữ liệu và toàn vẹn

- Minh bạch hóa, giám sát chặt chẽ hàng hóa, đảm bảo chất lượng hàng hóatrong quá trình vận chuyển.

 Tối ưu hóa hoạt động vận tải.- STM giúp doanh nghiệp tự động hóa việc lập kế hoạch vận chuyển, giúp

tối ưu hóa năng lực vận hành của đội xe và thời gian giao hàng với quãngđường ngắn nhất bằng thuật toán thông minh (trí tuệ nhân tạo, máy học).- STM cũng có khả năng tích hợp với các hệ thống khác như ERP/WMS

Các đơn hàng sẽ được chuyển từ ERP/WMS sang STM một cách tự độnggiúp giảm thời gian thao tác, tránh được những sai sót khi cập nhật đơnhàng thủ công

 Hiển thị và kiểm soát theo thời gian thực mọi hoạt động vận tải.- Tính năng này giải quyết những khó khăn trong việc giám sát vận chuyển

nhằm đảm bảo hoạt động giao hàng được thực hiện một cách an toàn, đếnnơi giao hàng đúng thời gian trong điều kiện hàng hóa không bị hư hỏng. Khả năng xử lý phát sinh

Điều phối tự động thông báo khi tài xế đi lệch tuyến đường địnhsẵn, dừng tại điểm lạ Khi gặp những vấn đề phát sinh (xe hỏng, phí trạm,COD…), tài xế được phân quyền cập nhật chi phí và chụp ảnh bằng chứngđính kèm từ đó làm giảm nguy cơ chậm trễ giao hàng Trong trường hợpkhông thể tránh khỏi những rủi ro này, hệ thống cũng sẽ tự động thông báokhi có bất kỳ khả năng chậm trễ so với kế hoạch

 Quản trị đội xe và tài xế- Để doanh nghiệp vận hành trên một hệ thống tích hợp, đồng bộ và dễ dàng

quản lý, STM quản lý chi phí từ hoạt động vận hành: xăng dầu, nhiên liệu,sửa chữa, bảo dưỡng đến quản lý tài xế: lương, chấm công…

- Với ứng dụng di động (Mobile Apps), các bên tham gia liên quan có khảnăng giám sát quá trình vận tải mọi lúc mọi nơi Điều phối vận tải giám sáttình trạng đơn hàng (đã lấy hàng, chờ lấy hàng, thời gian chờ…), nắm bắtthời gian dự kiến xe đến, xe đi để ứng biến nhanh chóng cho toàn bộ độixe.

 Quản lý hiệu suất (KPI vận tải)- Tổng hợp, thống kê real-time số liệu về các đơn/ chuyến giao hàng mỗi

ngày, tỷ lệ đơn giao thành công/ trễ/hủy Giúp nhà quản lý đưa ra chiếnlược kinh doanh hiệu quả và cải tiến quy trình hàng ngày, hàng tuần, hàngtháng,…

- Trực quan dưới dạng biểu đồ và bảng, màu sắc.Dữ liệu báo cáo được cập nhật real-time từ quá trình vận hành hằng ngày,người dùng dễ dàng xem, truy xuất dữ liệu báo cáo một cách chi tiết. Linh hoạt tùy biến

- Tích hợp và tùy biến hệ thống phù hợp với từng loại hình vận hành doanhnghiệp, từng yêu cầu của mỗi doanh nghiệp

- Đối với mỗi doanh nghiệp lại có những yêu cầu về hệ thống khác nhau:Ưu tiên đơn hàng trả trước, lựa chọn nhà thầu có chi phí thấp nhất, giaohàng trong thời gian mở/đóng cửa của mỗi điểm giao hàng… Không cómột hệ thống nào là “one size fits all” cả Smartlog với mô hình SaaS cungcấp các giải pháp phù hợp với yêu cầu của từng doanh nghiệp bằng khảnăng tùy biến linh hoạt

c Đánh giá

• Tiết kiệm thời gian

Với quy trình chuỗi cung ứng tự động hóa hoàn toàn, cắt giảm bớtnhững thao tác thực hiện nghiệp vụ thủ công, sai sót của con người

Đồng thời hệ thống công nghệ thông tin tích hợp, việc cung ứng hànghóa cho khách hàng được nhanh hơn, chính xác hơn.

• Giảm chi phí vận tải

Những thao tác tự động hóa giúp giảm thiểu công việc của conngười Tiết kiệm rất nhiều chi phí: nguồn nhân lực, nhân viên vậnhành quy trình vận tải và những chi phí phát sinh khác

• Dễ dàng kiểm soát quá trình vận chuyển – giao hàng

Mọi hoạt động, nghiệp vụ thao tác, vận tải đều từ bắt đầu tới đơnhàng đến xuất hoá đơn

Với ưu điểm quản lý toàn bộ quy trình, đảm bảo cho nhà quản lýnắm bắt mọi tình hình của công việc ở bất cứ địa điểm thời gian, đốitượng được quản lý ở mọi nơi Phần mềm quản lý vận tải luôn cập nhậtthông tin theo thời gian thực theo tín hiệu GPS của xe và thiết bịmobile

• Nâng cao năng lực cạnh tranh

Việc sử dụng phần mềm quản lý vận tải hiệu quả, chất lượng, nhiềutính năng, đơn giản và tiện lợi là một điều vô cùng cần thiết Giúp đápứng mọi yêu cầu của khách hàng

Từ đó giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh, mở rộngthị trường Nhất là khi ngành dịch vụ ngày một phát triển, trở thànhngành trọng tâm trong cơ cấu ngành kinh tế của Việt Nam