Để làm rõ quy trình kế toán nợ phải thu khách hàng tại công ty TNHH Thương mại đầu tư Đỉnh Vàng thông qua các mục tiêu cụ thể như sau: Các cơ sở lí luận về kế toán nợ phải thu khách hàng
PHẦN MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Kết nối với nền kinh tế thế giới và các chính sách quốc gia tạo điều kiện tốt cho sản xuất và làm việc, ngày càng nhiều công ty ra đời cũng như đang mở rộng Điều này tạo ra áp lực cạnh tranh rất lớn cho doanh nghiệp Để nâng cao tính cạnh tranh, các công ty đã phải thực hiện chiến lược bán hàng tín dụng để thu hút khách hàng và tăng mức tiêu thụ sản phẩm Trong quá trình sản xuất và kinh doanh, công ty sẽ phát sinh nợ phải thu khách hàng, các khoản thanh toán nội bộ và các khoản thanh toán khác Các khoản tiền trên được kiểm soát bởi kế toán các khoản phải thu Vì vậy, các công ty tiếp tục cải thiện các khoản phải thu để quản lý và ngăn ngừa những tổn thất có thể xảy ra
Phòng kế toán đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty Kiến thức và kinh nghiệm của kế toán viên tác động lớn đến hoạt động của công ty và sự vững mạnh của công ty cũng dựa phần nào vào bộ phận kế toán Quản lý nợ phải thu - một nghiệp vụ quan trọng của phòng kế toán: Các giao dịch bán hàng sẽ phát sinh nợ phải thu (tiền khách hàng nợ doanh nghiệp) Doanh nghiệp cần phải theo dõi tình hình thanh toán để thấy được khả năng thu hồi nợ, hiệu quả kinh doanh và đưa ra các phương án dự phòng cho các khoản nợ khó đòi Vậy nên chú ý đến quản lý nợ phải thu giúp giảm rủi ro, duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
2 Mục tiêu của đề tài
Tìm hiểu và phân tích kế toán nợ phải thu tại Công Ty TNHH Thương mại đầu tư Đỉnh Vàng Dựa vào kết quả nghiên cứu đưa ra giải pháp giúp hoàn thiện kế toán nợ phải thu tại đơn vị
- Tìm hiểu các cơ sở lí luận về Kế toán nợ phải thu khách hàng
- Thực trạng công tác kế toán nợ phải thu tại công ty TNHH Thương mại đầu tư Đỉnh Vàng
- Nhận xét ưu điểm và những hạn chế trong công tác kế toán nợ phải thu tại
Công ty TNHH Thương mại đầu tư Đỉnh Vàng và đưa ra xuất giải pháp giúp công ty khắc phục hạn chế trong công tác kế toán của công ty
- Cơ sở lý luận Kế toán nợ phải thu là gì?
- Kế toán nợ phải thu khách hàng tại Công ty TNHH Thương mại đầu tư Đỉnh Vàng diễn ra như thế nào?
- Giải pháp nào giúp hoàn thiện Kế toán nợ phải thu khách hàng tại Công ty TNHH Thương mại đầu tư Đỉnh Vàng?
4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Kế toán các khoản phải thu khách hàng tại Công Ty TNHH Thương mại đầu tư Đỉnh Vàng
- Không gian: Đề tài thực hiện tại Công Ty TNHH Thương mại đầu tư Đỉnh Vàng
- Thời gian: Nghiên cứu được thực hiện dựa trên dữ liệu kế toán của năm 2023
- Phương pháp thu thập dữ liệu: Được tổng hợp từ các dữ liệu nội bộ công ty
- Phương pháp thống kê mô tả: Từ những nguồn dữ liệu lấy được, tác giả mô tả lại sơ đồ tổ chức của công ty, bộ máy kế toán, quy trình luân chuyển chứng từ và phương pháp hạch toán
- Phương pháp tổng hợp và phân tích: Được tổng hợp các chuẩn mực kế toán, thông tư hướng dẫn, giáo trình kế toán nhằm đưa ra các cơ sở lý luận và tạo tiền đề để so sánh với thực tế kế toán được áp dụng
Chương 2: Tổng quan về các nghiên cứu trước và các cơ sở lý luận về nợ phải thu khách hàng
Chương 3: Thực trạng kế toán nợ phải thu tại Công ty TNHH Thương mại đầu tư Đỉnh Vàng
Chương 4 của báo cáo tập trung vào các giải pháp tối ưu quy trình kế toán nợ phải thu tại Công ty TNHH Thương mại đầu tư Đỉnh Vàng Các giải pháp đề xuất nhằm giải quyết các hạn chế và cải thiện hiệu quả của quy trình hiện tại, bao gồm nâng cấp hệ thống phần mềm, đào tạo nhân sự bài bản, thiết lập các chính sách tín dụng chặt chẽ và chủ động theo dõi tình hình nợ phải thu, từ đó giảm thiểu rủi ro và cải thiện dòng tiền của doanh nghiệp.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 Ở chương 1, tác giả đã cho biết lý do tại sao tác giả lại chọn đề tài nghiên cứu
Kế toán nợ phải thu khách, đưa ra được mục tiêu cũng như đối tượng nghiên cứu trong bài Đồng thời biết được những phương pháp nghiên cứu sẽ được áp dụng và bố cục của đề tài Và để hiểu rõ hơn kế toán nợ phải thu khách hàng là gì, thông tin sẽ được trình bày tại Chương 2.
TỔNG QUAN CÁC NGHIÊN CỨU TRƯỚC VÀ CÁC CƠ SỞ LÝ LUẬN KẾ TOÁN NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG
Tổng quan về các nghiên cứu trước
Theo John G Salek (2005) trong cuốn "Accounts Receivable Management Best Practices", việc quản lý hiệu quả các khoản phải thu đóng vai trò sống còn đối với doanh nghiệp Tác giả nhấn mạnh rằng quản lý nợ phải thu đóng vai trò then chốt trong việc duy trì sự tồn tại và phát triển của công ty Cuốn sách cũng đưa ra những khuyến nghị thiết thực để cải thiện quy trình kế toán nợ phải thu, từ đó nâng cao tình hình tài chính tổng thể của doanh nghiệp.
Bài nghiên cứu "Account Receivable Management Practices of Smes in
Tanzania: A Qualitative Approach" của tác giả Evelyn Richard and Benedicto Kabala
(2020) cho thấy các doanh nghiệp trung bình và nhỏ điều hành như thế nào trong việc quản lý các khoản nợ phải thu khách hàng, từ đó đưa ra các phương pháp để theo dõi cũng như kiểm soát các khoản nợ phải thu của công ty tốt hơn
Theo Võ Thị Cẩm Tú (2023) với đề tài “Kế toán nợ phải thu tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Viet Air Consol” Tác giả dùng phương pháp nghiên cứu định tính để vào thu nhập dữ liệu thực tế tại doanh nghiệp và ghi nhận các biến đổi về chỉ số tài chính Dựa vào phân tích các số liệu đã thu thập được và đánh giá cá nhân, tác giả đã đưa ra được các đề xuất, biện pháp để hoàn thiện công tác kế toán công nợ phải thu tại đơn vị nghiên cứu
Tác giả Bùi Thị Thùy Trang (2022) với bài nghiên cứu có đề tài “Hoàn thiện kế toán các khoản phải thu trong điều kiện áp dụng hệ thống SAP ERP tại Công ty TNHH DUNLOPILLO Việt Nam” bài nghiên cứu cũng có nội dung tương tự về phân tích thực trạng kế toán công nợ như bài luận của tác giả Võ Thị Cẩm Tú nhưng điểm nổi bật và khác biệt trong bài là sự triển khai hệ thống SAP ERP trong việc hạch toán cho thấy sự phát triển và ứng dụng khoa học kĩ thuật vào trong công tác kế toán
Bài viết của tác giả Phạm Phương Nam phân tích về kế toán nợ phải thu công ty và nợ phải trả cho người bán hàng tại Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Sản Xuất - Thương Mại Bài viết giúp hiểu rõ cách thức hạch toán, phương pháp ghi nhận và các nguyên tắc quản lý các khoản phải thu, phải trả này, góp phần đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hoạt động kế toán của công ty.
- Dịch Vụ Danh Toàn Phát” cho thấy thực trạng kế toán nợ phải thu của bài luận cũng tương tự với bài luận của tác giả nêu trên cũng nêu lên thực trạng về kế toán công nợ tại đơn vị Tuy nhiên, điểm mới trong bài luận này là đó chính là việc sử dụng mẫu phiếu đưa ra các đề xuất để hoàn thiện kế toán nợ phải thu của khách hàng với tỷ lệ phần trăm đồng ý hay không đồng ý giữa các đề xuất
K ế t lu ậ n: Các bài nghiên cứu trước mô tả rõ ràng và đầy đủ cở sở lý luận cũng như quy trình của Kế toán các khoản phải thu khách hàng diễn ra như thế nào Đặc biệt là có sự đa dạng trong phương pháp nghiên cứu khi có tác giả sử dụng phương pháp khảo sát và phỏng vấn để nâng cao tính thiết thực và chặt chẽ cho bài nghiên cứu
Tuy nhiên, lược khảo qua các nghiên cứu, có thể thấy được các tác giả trên đều sử dụng chung phương pháp định tính để nghiên cứu và quá trình thu thập tài liệu cũng như áp dụng thực tế trong công tác kế toán nợ phải thu còn khá chung chỉ dừng lại ở việc ghi nhận nghiệp vụ và thao tác hạch toán nghiệp vụ trên phần mềm kế toán chưa đi sâu vào được những tác động hay sự ảnh hưởng của Kế toán nợ phải thu khách hàng lên các chỉ số phân tích khác như doanh thu hay lợi nhuận của công ty Thông qua việc so sánh giữa lý thuyết và quá trình tìm hiểu tại Công ty TNHH Thương mại đầu tư Đỉnh Vàng, việc thực hiện nghiên cứu của tác giả sẽ vận dụng kiến thức thực tế khi học hỏi tại quá trình làm việc, từ đó tác giả sẽ đóng góp những giải pháp giúp tăng chất lượng trong công tác kế toán nợ phải thu khách hàng của Công ty được hiệu quả hơn.
Các cơ sở lí luận về kế toán nợ phải thu khách hàng
2.2.1.Khái niệm nợ phải thu
Các khoản phải thu gồm các khoản phải thu mang tính chất thương mại phát sinh từ các giao dịch có tính chất mua - bán và cũng là một loại tài sản của công ty tính dựa trên tất cả các khoản nợ cần thu hồi, các giao dịch chưa thanh toán hoặc bất cứ nghĩa vụ tiền tệ nào mà các bên nợ hay khách hàng chưa thanh toán cho công ty
2.2.2 Phân loại các khoản phải thu
Theo điều 17, TT200/2014/TT-BTC việc phân loại các khoản phải thu được thực hiện theo nguyên tắc:
“a) Phải thu của khách hàng gồm các khoản phải thu mang tính chất thương mại phát sinh từ giao dịch có tính chất mua – bán, như: Phải thu về bán hàng, cung cấp dịch vụ, thanh lý, nhượng bán tài sản (TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính) giữa doanh nghiệp và người mua (là đơn vị độc lập với người bán, gồm cả các khoản phải thu giữa công ty mẹ và công ty con, liên doanh, liên kết) Khoản phải thu này gồm cả các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác thông qua bên nhận ủy thác; b) Phải thu nội bộ gồm các khoản phải thu giữa đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới trực thuộc không có tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc; c) Phải thu khác gồm các khoản phải thu không có tính thương mại, không liên quan đến giao dịch mua - bán, như:
- Các khoản phải thu tạo ra doanh thu hoạt động tài chính, như: khoản phải thu về lãi cho vay, tiền gửi, cổ tức và lợi nhuận được chia;
- Các khoản chi hộ bên thứ ba được quyền nhận lại; Các khoản bên nhận ủy thác xuất khẩu phải thu hộ cho bên giao ủy thác;
- Các khoản phải thu không mang tính thương mại như cho mượn tài sản, phải thu về tiền phạt, bồi thường, tài sản thiếu chờ xử lý…”
2.2.3 Nguyên tắc hạch toán các khoản nợ phải thu
Tổ chức hạch toán chi tiết cho từng khách hàng và ghi chép theo từng lần thanh toán Kế toán thường xuyên quan sát, theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ phải thu của khách hàng và kiểm tra đôn đốc thu hồi nợ khách hàng liên tục
Trong trường hợp khách hàng vừa là chủ nợ vừa là con nợ thì có thể thanh toán bù trừ khi có văn bản thoả thuận Tuy nhiên, khi lập BCTC thì không thể bù trừ được (Phải tách riêng)
Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phân loại các khoản phải thu, loại khoản phải thu có khả năng thanh toán đúng hạn, nợ khó đòi và nợ không thu hồi được để xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi và biện pháp xử lý nợ khó đòi.
Kế toán nợ phải thu theo quy định chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành
2.3.1.1 Tài kho ả n và ch ứ ng t ừ a Tài khoản sử dụng
Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng
- Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, BĐSĐT, TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính;
- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng;
- Đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC
(trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán)
- Số tiền khách hàng đã trả nợ;
- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng;
- Khoản giảm giá hàng bán trừ vào nợ phải thu của khách hàng;
- Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT);
- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua;
- Đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán)
Số dư bên Nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng
Số dư bên Có: Số tiền nhận trước hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu khách hàng
(Nguồn: Thông tư 200/2014/TT-BTC)
Chú ý: TK 131 là tài khoản lưỡng tính, có thể có số dư cả ở bên Nợ và bên Có Kế toán không được bù trừ số dư 2 bên cho nhau Số dư bên Nợ sẽ được tính vào Tài sản và số dư bên Có được tính vào Nguồn vốn của doanh nghiệp
- TK 131 số dư Nợ thể hiện là Công ty đã bán hàng rồi mà chưa thu tiền
- TK 131 số dư Có thể hiện khách hàng ứng trước tiền cho Công ty và Công ty có nghĩa vụ phải giao hàng cho khách hàng b Chứng từ sử dụng
Phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có, hóa đơn GTGT
2.3.1.2 Phương pháp hạ ch toán m ộ t s ố nghi ệ p v ụ ch ủ y ế u
Theo khoản 3, điều 18, TT200/2014/TT-BTC, phương pháp hạch toán TK Phải thu khách hàng như sau:
“Trường hợp 1: Bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng chưa thu tiền
Nợ TK 131: Tổng giá trị phải thu khách hàng;
Có TK 511: Doanh thu cung cấp hàng hóa, dịch vụ (chưa bao gồm thuế)
Có TK 33311: Thuế giá trị gia tăng phải nộp
Trường hợp 2: Hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán hoặc chiết khấu thương mại Nếu sau khi đã bán hàng, khách hàng đạt đủ điều kiện nhận chiết khấu thương mại hoặc khách hàng phát hiện hàng không đảm bảo quy cách, lỗi, hỏng, quá hạn…, yêu cầu giảm giá hoặc trả lại hàng
❖ Trường hợp: Hàng bán bị trả lại
Nợ TK 5213: Hàng bán trả lại;
Nợ TK 333: Thuế và khoản phải nộp nhà nước;
Có TK 131: Phải thu khách hàng
❖ Trường hợp: Giảm giá hàng bán hoặc chiết khấu thương mại
Nợ TK 521: Giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại;
Nợ TK 333: Thuế và khoản phải nộp nhà nước;
Có TK 131: Phải thu khách hàng
Trường hợp 3: Khi khách hàng thanh toán tiền hoặc ứng trước tiền hàng
Nợ TK 111, 112: Thu tiền bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản;
Có TK 131: Số tiền khách hàng thanh toán trước
Tuy nhiên, nếu là bút toán hạch toán khách đã thanh toán tiền thì kế toán được bù trừ bên Có với bên Nợ của TK 131 Còn trường hợp khách ứng trước tiền hàng thì không được bù trừ
Trường hợp 4: Khách hàng thanh toán tiền hàng bằng sản phẩm
Nợ TK 153, 153, 156, 155: Nguyên vật liệu, CCDC, hàng hóa, thành phẩm;
Nợ TK 133: Thuế GTGT khấu trừ;
Có TK 131: Phải thu khách hàng
Trường hợp này, kế toán cũng ghi giảm tài khoản Phải thu khách hàng như bình thường, tuy nhiên tài khoản đối ứng là tài khoản sản phẩm tương ứng
Trường hợp 5: Khi khách hàng không thanh toán Nếu các khoản phải thu khách hàng đã quá hạn từ lâu, không còn khả năng thu hồi, lúc này kế toán phải xử lý bằng cách xóa sổ khoản phải thu đó
Nợ TK 2293: Dự phòng nợ phải thu khó đòi
Nợ TK 6422: Các khoản dự phòng tổn thất chưa lập;
Có TK 131: Phải thu khách hàng
Khi kết thúc kỳ kế toán, khoản phải thu bằng ngoại tệ của khách hàng cần được đánh giá lại theo tỷ giá hối đoái thực tế tại thời điểm lập Báo cáo tài chính (BCTC) Điều này đảm bảo rằng khoản phải thu được ghi nhận chính xác và phản ánh giá trị thực của chúng, giúp tăng độ tin cậy của BCTC và tránh sai sót trong việc ghi nhận tài sản và nợ phải trả.
❖ Trường hợp: Phát sinh lãi tỷ giá:
Nợ TK 131: Số tiền chưa thu của khách hàng;
Có TK 413: Số tiền chênh lệch tỷ giá
Cuối kỳ năm tài chính kế chuyển:
Nợ TK 413: Số tiền chênh lệch tỷ giá;
Có TK 515: Lãi tỷ giá (doanh thu hoạt động tài chính)
❖ Trường hợp: Phát sinh lỗ tỷ giá:
Nợ TK 413: Số tiền chênh lệch tỷ giá;
Có TK 131: Số tiền chưa thu của khách hàng
Nợ TK 635: Chi phí tài chính chênh lệch từ lỗ tỷ giá;
Có TK 413: Số tiền chênh lệch tỷ giá.”
* Sơ đồ hạch toán TK 131 (Phụ lục 1)
2.3.2 Kế toán thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
2.3.2.1 Quy đị nh chung v ề k ế toán thu ế GTGT đượ c kh ấ u tr ừ
- Thuế GTGT được khấu trừ là tổng số thuế GTGT ghi trên hoá đơn GTGT khi
DN mua các yếu tố đầu vào để thực hiện hoạt động SXKD (Thuế GTGT đầu vào)
- Chỉ áp dụng cho các DN nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
- Thực chất là khoản Nợ phải thu đối với cơ quan thuế
- KT kê khai thuế GTGT được khấu trừ hàng tháng Trong trường hợp hoá đơn, chứng từ liên quan đến thuế GTGT được khấu trừ chưa kê khai trong tháng => chuyển sang tháng sau kê khai theo quy định
Trong trường hợp sử dụng hàng hóa, dịch vụ cho cả hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT và không chịu thuế GTGT, KT sẽ hạch toán riêng phần thuế GTGT được khấu trừ và phần thuế GTGT không được khấu trừ.
- Trong trường hợp thuế GTGT đầu vào > thuế GTGT đầu ra: DN chỉ được khấu trừ bằng thuế GTGT đầu ra của tháng đó
2.3.2.2 Tài kho ả n và ch ứ ng t ừ a Tài khoản sử dụng
Tài khoản 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
Số thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ
- Số thuế giá trị gia tăng đầu vào đã khấu trừ;
- Kết chuyển số thuế giá trị gia tăng đầu vào không được khấu trừ;
- Thuế giá trị gia tăng đầu vào của vật tư, hàng hóa mua vào nhưng đã trả lại, được chiết khấu, giảm giá;
- Số thuế giá trị gia tăng đầu vào đã được hoàn lại
Số dư bên Nợ: Số thuế giá trị gia tăng đầu vào còn được khấu trừ, số thuế giá trị gia tăng đầu vào được hoàn lại nhưng
(Nguồn: Thông tư 200/2014/TT-BTC) b Chứng từ sử dụng
Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, tờ khai thuế, bảng kê khấu trừ thuế GTGT, chứng từ hàng hóa, …
2.3.2 3 Phương pháp hạ ch toán m ộ t s ố nghi ệ p v ụ ch ủ y ế u
Theo khoản 3, điều 19, TT200/2014/TT-BTC, phương pháp hạch toán TK Thuế GTGT được khấu trừ như sau:
“Trường hợp 1: Khi mua hàng tồn kho, TSCĐ, BĐSĐT, nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ các TK 152, 153, 156, 211, 213, 217,611 (giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331, 1332)
Có các TK 111, 112, 331, (tổng giá thanh toán)
Trường hợp 2: Khi mua vật tư, hàng hoá, công cụ, dịch vụ dùng ngay vào sản xuất, kinh doanh, nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ các TK 621, 623, 627, 641, 642, 241, 242, (giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có các TK 111, 112, 331, (tổng giá thanh toán)
Trường hợp 3: Khi mua hàng hoá giao bán ngay cho khách hàng (không qua nhập kho), nếu thuế GTGT được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (giá mua chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có các TK 111, 112, 331, (tổng giá thanh toán)
Trường hợp 4: Khi nhập khẩu vật tư, hàng hoá, TSCĐ:
Kế toán phản ánh giá trị vật tư, hàng hoá, TSCĐ nhập khẩu bao gồm tổng số tiền phải thanh toán cho người bán (theo tỷ giá giao dịch thực tế), thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường phải nộp (nếu có), chi phí vận chuyển, ghi:
Có TK 331 - Phải trả cho người bán
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33312) (nếu thuế GTGT đầu vào của hàng nhập khẩu không được khấu trừ)
Có TK 3332 - Thuế tiêu thụ đặc biệt
Có TK 3333 - Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu)
Có TK 33381 - Thuế Bảo vệ môi trường
- Nếu thuế GTGT đầu vào của hàng nhập khẩu được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331, 1332)
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (33312).”
* Sơ đồ hạch toán TK 133 (Phụ lục 2)
2.3.3.1 Nh ững quy đị nh chung v ề k ế toán t ạ m ứ ng
- Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó
+ Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại DN
+ Người nhận tạm ứng phải chịu trách nhiệm về số tạm ứng đã nhận và đảm bảo sử dụng đúng mục đích
+ Kết thúc công việc, người nhận tạm ứng sẽ tất toán với kế toán về tình hình sử dụng khoản tạm ứng trên Bảng thanh toán tạm ứng
+ Số tạm ứng thừa nộp lại quỹ hoặc trừ vào lương
+ Tất toán dứt điểm khoản tạm ứng đợt trước mới cho tạm ứng đợt sau
2.3.3.2 Tài kho ả n và ch ứ ng t ừ a Tài khoản sử dụng
Các khoản tiền, vật tư đã tạm ứng cho người lao động của doanh nghiệp
- Các khoản tạm ứng đã được thanh toán
- Số tiền tạm ứng dùng không hết nhập lại quỹ hoặc tính trừ vào lương
- Các khoản vật tư sử dụng không hết nhập lại kho
Số dư bên Nợ: Số tạm ứng chưa thanh toán
(Nguồn: Thông tư 200/2014/TT-BTC) b Chứng từ sử dụng
Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, các chứng từ khác liên quan (hóa đơn các khoản đã chi, phiếu thu của nhà cung cấp,…)
2.3.3.3 Phương pháp hạ ch toán m ộ t s ố nghi ệ p v ụ ch ủ y ế u
Theo khoản 3, điều 22, TT200/2014/TT-BTC, phương pháp hạch toán TK Tạm ứng như sau:
“Trường hợp 1: Khi tạm ứng tiền hoặc vật tư cho người lao động trong doanh nghiệp, ghi:
Trường hợp 2: Khi thực hiện xong công việc được giao, người nhận tạm ứng lập Bảng thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc đã được ký duyệt để quyết toán khoản tạm ứng, ghi:
Trường hợp 3: Các khoản tạm ứng chi (hoặc sử dụng) không hết, phải nhập lại quỹ, nhập lại kho hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng, ghi:
Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 334: Phải trả người lao động
Trường hợp 4: Số thực chi đã được duyệt lớn hơn số đã nhận tạm ứng, kế toán lập phiếu chi để thanh toán thêm cho người nhận tạm ứng, ghi:
* Sơ đồ hạch toán TK 141 (Phụ lục 3)
2.3.4 Kế toán phải thu khác
2.3.4.1 Nh ững quy đị nh chung v ề k ế toán ph ả i thu khác
Theo khoản 1, điều 21, TT200/2014/TT-BTC, quy định về kế toán phải thu khác như sau:
“- Là các khoản thanh toán ngoài quan hệ thanh toán mua bán, thuế, thanh toán nội bộ Bao gồm: - Giá trị tài sản thiếu đã được phát hiện nhưng chưa xác định được nguyên nhân, phải chờ xử lý
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI ĐẦU TƯ ĐỈNH VÀNG
Tổng quan về Công ty TNHH Thương mại đầu tư Đỉnh Vàng
3.1.1 Giới thiệu sơ lược về công ty
- Tên Công ty bằng tiếng Việt: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI ĐẦU TƯ ĐỈNH VÀNG
- Địa chỉ: 50/1B Đường số 14, Phường 8, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Người đại điện theo pháp luật: Nguyễn Thị Ngọc Đỉnh
Công ty chuyên cung cấp dịch vụ in ấn và lắp đặt bảng quảng cáo Song song với đó, công ty còn kinh doanh các thiết bị điện tử, bao gồm cả việc bán buôn máy tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm.
- Loại hình pháp lý: Công ty TNHH một thành viên
3.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
- Công Ty TNHH Thương mại đầu tư Đỉnh Vàng doanh nghiệp đã hoạt động hơn 10 năm trong lĩnh vực kinh tế các dịch vụ liên quan đến in ấn, bán buôn đồ dùng khác trong gia đình, lắp đặt thiết kế bảng quảng cáo và doanh nghiệp hiện đang hoạt động trong nhiều ngành kinh tế
- Quá trình hình thành và phát triển:
• Tháng 02/2012: Công ty được thành lập với tên là Công Ty TNHH Thương Mại đầu tư Đỉnh Vàng chuyên kinh doanh về dịch vụ in ấn, bán lắp đặt thiết bị ngoại vi và phần mềm
Tháng 01/2018, Công ty TNHH Thương mại đầu tư Đỉnh Vàng mở rộng hoạt động, trở thành đại lý và môi giới (trên nhiều lĩnh vực), nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển của thị trường và nâng cao chất lượng dịch vụ của mình.
• Năm 2022: Dù trải qua mùa đại dịch lớn nhất toàn cầu (COVID 19) nhưng công ty vẫn vực dậy và đứng vững cho đến nay Với sự cố gắng và nỗ lực không ngừng, công ty Đỉnh Vàng ngày càng ký kết được thêm nhiều chuỗi cung ứng từ các nhà máy sản xuất lớn trong nước
• Mục tiêu đến năm 2023, Công ty TNHH Thương mại đầu tư Đỉnh Vàng sẽ tiếp tục mở rộng hợp tác để đạt con số trên 100 đại diện kinh doanh trên khắp cả nước song song với việc mở rộng liên kết với khách hàng, liên tục tìm kiếm những dòng sản phẩm tiêu dùng nhập với giá và chất lượng tốt nhất
3.1.3 Chức năng của công ty
- Công ty TNHH Thương mại đầu tư Đỉnh Vàng là công ty hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ và kinh doanh, thông qua quá trình kinh doanh Công ty nhằm khai thác có hiệu quả các nguồn vốn, đáp ứng nhu cầu của thị trường về phát triển doanh nghiệp, tăng tích lũy cho ngân sách cải thiện đời sống cho công nhân viên
- Tổ chức kinh doanh các mặt hàng, cung cấp dịch vụ theo đúng ngành nghề đăng ký và mục đích thành lập Công ty Tiến hành xây dựng chiến lược phát triển sao cho phù hợp với nhiệm vụ và nhu cầu thị trường
- Phân công lao động hợp lý, thực hiện chính sách về tiền lương, chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho cán bộ công nhân viên
- Luôn giữ vững uy tín với khách hàng, thực hiện nghiêm chỉnh các hợp đồng mà công ty đã ký kết
- Thực hiện đúng quy chế, chế độ quản lý vốn, tài sản, các quỹ, hạch toán, các chế độ quản lý khác do cơ quan nhà nước quy định
- Tuân thủ các chế độ chính sách Pháp luật của nhà nước liên quan đến hoạt động của công ty Và thực hiện các nghĩa vụ nộp các khoản nguồn thu cho ngân sách nhà nước, không ngừng phát triển công ty ngày càng lớn mạnh.
Tổ chức quản lý của công ty
3.2.1 Sơ đồ bộ máy của công ty
Hình 3.1: Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty TNHH Thương mại đầu tư Đỉnh
(Nguồn: Phòng Nhân sự của công ty)
3.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
❖ Giám đốc điều hành: Nguyễn Thị Ngọc Đỉnh
Chịu trách nhiệm quản lý và kiểm soát tình hình công việc chung của công ty, là người đại diện theo pháp luật của công ty, chịu trách nhiệm cao nhất về mọi hoạt động kinh doanh và có quyền quyết định tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty và để đảm bảo rằng nó hoạt động tốt chặt chẽ, mạnh mẽ và hiệu quả Khi vắng mặt, giám đốc ủy quyền cho phó giám đốc hoặc người khác có trách nhiệm trong công ty
❖ Phó giám đốc: Nguyễn Tiến Đạt
Quản lý cấp cao có trách nhiệm trực tiếp giám sát, điều hành và quản lý hoạt động của công ty theo chỉ đạo của Giám đốc Người này chủ động lập kế hoạch và triển khai các nhiệm vụ được giao, đồng thời chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kết quả hoạt động Ngoài ra, họ còn chịu trách nhiệm thiết lập mục tiêu và chính sách để quản lý hiệu quả các bộ phận thuộc quyền.
❖ Phòng kinh doanh: Đỗ Quốc Thái
Phòng kinh doanh còn gọi là bộ phận tham mưu của công ty, góp vai trò quan trọng cùng các bộ phận khác như thúc đẩy sản phẩm, phân phối dịch vụ Thực hiện việc tiếp cận và nghiên cứu thị trường khách hàng Thực hiện các chiến lược giới thiệu sản phẩm, mở rộng thị trường cũng như thu hút lượng khách hàng mới Lên kế hoạch và tổ chức các hoạt động kinh doanh, tính toán giá thành và lập hợp đồng với khách hàng Là nơi tiếp nhận đầu vào của các dự án khởi nghiệp của khách hàng, thực hiện lập kế hoạch và phân bổ kế hoạch cho các phòng ban liên quan
❖ Phòng Kế toán: Nguyễn Trần Kim Ngân
- Chịu trách nhiệm theo dõi, hạch toán tài chính
Có nhiệm vụ mở sổ sách, kế toán ghi chép phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác, trung thực các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh của đơn vị theo đúng nguyên tắc quản lý tài chính.
- Quản lý bảo toàn và phát triển nguồn vốn được giao Phân tích các hoạt động tài chính của doanh nghiệp và đề suất các biện pháp quản lý, sử dụng nguồn vốn có hiệu quả, thực hiện thanh quyết toán định kỳ
❖ Phòng Nhân sự: Nguyễn Thị Diễm My
Tham mưu cho Ban Giám đốc về việc khai thác các nguồn nhân lực và phối hợp hoạt động của nhân viên, lập kế hoạch tuyển dụng và đào tạo nhân sự; theo dõi và thực hiện các chế độ chính sách: BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm lao động, khám sức khỏe định kỳ… theo đúng luật lao động; ghi chép biên bản và lưu biên bản các cuộc họp của phòng tổ chức hành chính và của Ban tổng Giám đốc (nếu có yêu cầu); xây dựng nội quy, quy chế ở công ty
❖ Phòng sản xuất: Trần Quốc Toàn
Lên kế hoạch sản xuất theo tháng, tuần, ngày đảm bảo chất lượng, sản lượng, tiến độ và hiệu quả sản xuất Tiếp đến là quản lý sử dụng trang thiết bị, tổ chức sản xuất, an toàn lao động Theo dõi, giám sát quá trình và báo cáo tiến độ sản xuất hàng ngày với cấp trên Đồng thời phải thực hiện các yêu cầu khác của Ban Giám đốc.
Tổ chức công tác kế toán tại công ty
3.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Hình 3.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Thương mại đầu tư Đỉnh Vàng
(Nguồn: Phòng Kế toán của công ty)
3.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
❖ Kế toán trưởng: Nguyễn Trần Kim Ngân
Kế toán trưởng là người trực tiếp tổ chức quản lý và điều hành toàn bộ công việc thuộc phòng Kế toán của Công ty, chịu trách nhiệm trước Giám đốc theo quy định của pháp luật
Chịu trách nhiệm đảm bảo tính xác, kịp thời và hợp pháp đối với các số liệu lưu lại trong sổ kế toán, báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán hay công nợ ngân hàng Kết hợp với các phòng ban khác lập kế hoạch kinh doanh, chính sách lương thưởng trong Công ty
Xét duyệt chứng từ, kiểm tra sổ sách, báo cáo và trực tiếp trình lên Giám đốc, đưa ra đề xuất ý kiến, tham mưu cho Giám đốc để hoàn thiện và phát triển hoạt động tài chính của Công ty Thực hiện các công việc khác khi giám đốc có yêu cầu
❖ Kế toán thanh toán, công nợ, thủ quỹ: Trần Ánh Hồng
Lập kế hoạch thanh toán cho nhà cung cấp là một bước quan trọng trong quản lý dòng tiền và xây dựng mối quan hệ tốt với các đối tác kinh doanh Các nghiệp vụ thanh toán sau đó được thực hiện chính xác và rõ ràng bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và ghi chép sổ sách để phản ánh đầy đủ các giao dịch Đồng thời, theo dõi và phản ánh kịp thời các nghiệp vụ thanh toán giúp theo dõi sát sao tiến độ thanh toán cho từng đối tượng, từng khoản nợ và thời gian thanh toán, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính.
Thực hiện kiểm tra, kiểm soát về các chế độ thanh toán công nợ, tổng hợp và xử lý nhanh chóng thông tin về tình hình công nợ Có trách nhiệm thông báo với khách hàng các khoản nợ tới hạn thu hồi, theo dõi, đối chiếu, cấn trừ công nợ
Mở sổ kế toán tiền mặt ghi chép, theo dõi tiền mặt đầy đủ, chi tiết, tính số tồn quỹ ở mọi thời điểm Trực tiếp quản lý tiền mặt tại quỹ Công ty, lập phiếu thu chi tiền mặt, theo dõi thu chi, thực hiện thu chi tiền mặt khi có chứng từ hợp lệ
❖ Kế toán thuế: Nguyễn Trần Kim Ngân
Tổng hợp hóa đơn đầu vào, đầu ra hàng tháng Lập báo cáo thuế, kê khai và quyết toán thuế hằng năm Là bộ phận chịu trách nhiệm làm việc vơi cơ quan trực tiếp với cơ quan thuế khi có yêu cầu Thực hiện những công việc khác liên quan đến các khoản thuế tại doanh nghiệp
❖ Kế toán thủ kho: Nguyễn Trần Kim Ngân
Cần phải thu thập đầy đủ và chính xác của tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hóa Thực hiện kiểm kê và lập báo cáo về thu mua, dự trữ bảo quản hàng hóa cũng như sử dụng hàng hoá Trực tiếp xác nhận chứng từ, xuất nhập hàng hóa.
Chế độ kế toán tại công ty
Công ty TNHH Thương mại đầu tư Đỉnh Vàng thực hiện chuẩn mực Kế toán Việt Nam theo thông tư 200/2014/TTBTC hướng dẫn chế độ kế toán của doanh nghiệp và các quy luật của pháp lý có liên quan
Một số đặc điểm về quy định pháp lý và chính sách kế toán được công ty áp dụng như sau:
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ 01/01 đến 31/12
- Kỳ kế toán: Công ty áp dụng theo tháng
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam Đồng
- Hình thức kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
- Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
- Phân bổ khấu hao công cụ dụng cụ, tài sản cố định hữu hình theo phương pháp đường thẳng
- Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch tỷ giá: ghi nhận vào doanh thu hoặc chi phí tài chính
- Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả: ghi nhận các khoản chi phí ước tính cho hoạt động kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế chưa phát sinh việc chi trả do chưa có số liệu quyết toán chính thức với đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ…
3.4.2 Hệ thống tài khoản, chứng từ áp dụng tại công ty
Hệ thống chứng từ của công ty áp dụng theo mẫu của TT 200/2014/TT-BTC bao gồm:
❖ Tiền lương (thực hiện theo TT 200)
- Bảng thanh toán tiền lương
- Bảng thanh toán tiền thuê ngoài
- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
- Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội
❖ Hàng tồn kho (thực hiện theo TT 200)
- Hóa đơn giá trị gia tăng, hợp đồng kinh tế
- Phiếu xuất kho, nhập kho vật tư hàng hóa, nguyên vật liệu
- Biên bản kiểm kê hàng hóa, vật tư, sản phẩm
❖ Tiền tệ (thực hiện theo TT 200)
- Giấy tạm ứng thanh toán tiền…
- Giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng
- Giấy đề nghị tạm ứng
- Giấy đề nghị thanh toán
3.4.3 Hệ thống tài khoản áp dụng tại công ty
Công ty TNHH Thương mại đầu tư Đỉnh Vàng đang áp dụng theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính
3.4.4 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty
- Công ty sử dụng phần mềm kế toán MISA
Hằng ngày căn cứ vào các chứng từ hợp pháp, hợp lệ đã được kiểm tra để phân loại theo từng loại
- Kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán
- Cuối tháng kế toán cộng sổ và tính toán số liệu đã nhập
3.4.5 Hệ thống báo cáo của công tác lập báo cáo tài chính
Hệ thống báo cáo của Công ty TNHH Thương mại đầu tư Đỉnh Vàng bao gồm
Thuế Giá trị gia tăng
- Công ty kê khai Thuế GTGT theo quý, kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ
- Tờ khai phải nộp: Tờ khai Thuế GTGT mẫu số 01/GTGT
Thuế Thu nhập cá nhân
- Công ty khai thuế thu nhập cá nhân theo quý
- Tờ khai phải nộp: Tờ khai Thuế thu nhập cá nhân theo mẫu 05/KK-TNCN Thuế Thu nhập doanh nghiệp
- Hàng quý công ty căn cứ vào kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, để tạm tính số tiền Thuế Thu nhập cá nhân phải nộp hàng quý Nếu trong quý có phát sinh số tiền Thuế Thu nhập cá nhân phải nộp thì chỉ cần đi nộp tiền Thuế Thu nhập cá nhân đó
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, hệ thống báo cáo tài chính năm áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa đáp ứng giả định hoạt động liên tục bao gồm:
• Báo cáo tài chính năm
- Bảng cân đối kế toán - Mẫu số B01-DN
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Mẫu số B02-DN
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Mẫu số B03-DN
- Bản thuyết minh Báo cáo tài chính - Mẫu số B09-DN
Ngoài báo cáo thuế và báo cáo tài chính thì công ty còn tự thiết lập hệ thống báo cáo quản trị trên Excel để tiện cho việc theo dõi và điều tiết để có thể theo dõi chi tiết quá trình nhập và xuất của sản phẩm một cách hợp lý nhất.
Kế toán phải thu khách hàng trong Công ty
3.5.1 Tài khoản sử dụng Để theo dõi thực trạng của các khoản phải thu khách hàng công ty đã thiết lập danh sách của khách hàng lập trên phần mềm excel Công ty sử dụng loại TK 131 (Nợ phải thu khách hàng) để hạch toán các khoản phải thu khách hàng
- Biên bản bù trừ công nợ, xóa nợ
- Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng: Khi phát sinh tất cả các nghiệp vụ đối với khách hàng, kế toán phải tiến hành nhập các hóa đơn bán ra sau đó ghi nhận số tiền cần thanh toán và sổ chi tiết TK 131 của từng nghiệp vụ
- Sổ chi tiết phát sinh các khoản phải thu từ khách hàng đã được lập
- Sổ cái tài khoản 131: Kết thúc kỳ, dựa trên các tài liệu, chứng từ như hóa đơn, sổ chi tiết công nợ, bảng kê để đóng sổ, bộ phận kế toán sẽ thực hiện việc khai báo vào sổ cái tài khoản này
- Bản đối chiếu công nợ: Dựa vào sự xác nhận bằng con dấu và chữ ký của hai bên Công ty và khách hàng để thực hiện lập Biên bản đối chiếu công nợ, bản này được sao in ra nhiều bản Trong biên bản có chữ ký của thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng từ mỗi bên và được gửi cho các bên để lưu trữ
3.5.4 Cách trình bày trên Báo cáo tài chính
❖ Bảng cân đối kế toán
Khi lập BCTC, kế toán dựa trên kỳ hạn còn lại của các khoản phải thu để phân loại là dài hạn hoặc ngắn hạn Các chỉ tiêu phải thu của BCTC còn bao gồm cả các khoản được phản ảnh ở các tài khoản khác ngoài các tài khoản phải thu như:
Khoản cho vay được phản ảnh ở TK 1288;
Khoản ký quỹ, ký cược phản ảnh ở TK 1386;
Khoản tạm ứng được phản ảnh ở TK 141
Việc xác định các khoản cần lập dự phòng phải thu khó đòi được căn cứ vào các khoản mục được phân loại là phải thu ngắn hạn, dài hạn của BCTC
VI Thông tin bổ sung cho các khoản mục trình bày trong BCDKT
3 Nợ phải thu của khách hàng
3.5.5 Quy trình kế toán nợ phải thu khách hàng tại Công ty
Hình 3.3: Quy trình kế toán phải thu khách hàng tại Công ty
(Nguồn: Phòng Kế toán công ty )
Nhân viên bán hàng báo giá, lập và nhận đơn đặt hàng Đơn hàng được chuyển đến kế toán kho để lập phiếu xuất kho Kế toán trưởng xét duyệt phiếu xuất kho Chứng từ được gửi cho kế toán bán hàng để thanh toán và nhận tiền Thủ quỹ thu tiền và ghi sổ quỹ Hóa đơn liên 2 được giao cho khách hàng.
Sau khi nhận hàng và hóa đơn từ nhân viên bán hàng, khách hàng tiến hành thanh toán Nếu khách hàng thanh toán ngay, nhân viên bán hàng sẽ thu tiền và kế toán lập phiếu thu Thủ quỹ thu tiền và ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ tiền mặt Trường hợp khách hàng chưa thanh toán, kế toán ghi sổ công nợ, ghi sổ cái, sổ nhật ký chung TK 131 và nhập dữ liệu vào phần mềm.
Thực trạng công tác kế toán nợ phải thu khách hàng tại công ty TNHH Thương mại đầu tư Đỉnh Vàng
3.6.1 Kế toán các khoản phải thu
Tại Công ty TNHH Thương mại đầu tư Đỉnh Vàng, khi ghi nhận các khoản phải thu phát sinh từ hoạt động bán hàng nội địa, kế toán sẽ sử dụng tài khoản phải thu khách hàng Để lập chứng từ ghi nhận nghiệp vụ liên quan đến một khoản nợ phải thu của khách hàng, kế toán sẽ dựa vào các loại chứng từ có liên quan, giúp đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin ghi chép.
- Hợp đồng kinh tế (Hợp đồng thương mại);
- Hóa đơn bán hàng (Hóa đơn thuế GTGT/ Hóa đơn xuất khẩu);
- Biên bản giao nhận hàng hóa
Khi thu tiền khách hàng, kế toán sử dụng một trong các chứng từ sau:
- Phiếu thu (nếu thu nợ khách hàng bằng tiền mặt, thông thường công ty chỉ chấp nhận hình thức thanh toán này cho các khoản thanh toán dưới 20 triệu đồng và không có nhiều thủ tục, quy trình lúc giao nhận hàng)
- Giấy báo Nợ/ Có hoặc Chứng từ giao dịch từ ngân hàng gửi về (nếu thu nợ khách hàng bằng tiền gửi ngân hàng)
3.6.1.2 Phương pháp hạch toán và ví dụ minh họa
Nghi ệ p v ụ 1: Ngày 28/12/2023, Công ty TNHH CREATORUI đặ t mua 1 b ộ máy in v ới đơn giá 3.490.000 đồng (đơn giá chưa thuế GTGT 10%) Công ty chưa thanh toán ti ề n Đơn đặt hàng của Công ty TNHH CREATORUI
(Nguồn: Phòng kế toán của công ty)
Sau khi tiếp nhận đơn đặt hàng, kế toán ghi nhận nghiệp vụ kế toán đơn đặt hàng vào phần mềm kế toán MISA
(Nguồn: Phòng kế toán của công ty)
Sau khi giao hàng thành công, kế toán xuất hóa đơn GTGT 00005824 theo quy định (xem tại Phụ lục 6)
Công ty TNHH CREATORUI chưa thanh toán tiền cho công ty
Kế toán ghi nhận nghiệp vụ vào Sổ cái của TK 131 và Sổ chi tiết cho từng khách hàng
Nghi ệ p v ụ 2: Ngày 30/12/2023, Công ty C ổ ph ần Ngô Han đặ t mua m ộ t máy tính tr ạ m v ới đơn giá 29.000.000 đồng (đơn giá chưa thuế GTGT 10%) Công ty chưa thanh toán ti ề n Đơn đặt hàng của Công ty Cổ phần Ngô Han
(Nguồn: Phòng kế toán của công ty)
Sau khi tiếp nhận đơn đặt hàng, kế toán ghi nhận nghiệp vụ kế toán đơn đặt hàng vào phần mềm kế toán MISA
(Nguồn: Phòng kế toán của công ty)
Do khách hàng chưa thanh toán tiền hàng nên kế toán ghi hạch toán như sau:
Kế toán xuất hóa đơn 00005866 GTGT theo quy định (xem tại Phụ lục 7)
Tiến hành ghi Sổ cái TK 131 và Sổ chi tiết từng khách hàng
3.6.2 Kế toán thuế GTGT được khấu trừ
Các khoản thuế GTGT khấu trừ được phản ảnh trên sổ sách kế toán thông qua tài khoản 133 Trên phần mềm kế toán MISA, kế toán của công ty sử dụng tài khoản cấp 2 của tài khoản này để hạch toán (TK 1331 – thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa , dịch vụ
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các TK khác như: 1561, 331, 111, 112
Công ty TNHH Thương mại đầu tư Đỉnh Vàng kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Do đó, để được khấu trừ thuế, công ty cần có các chứng từ sau trong quá trình mua, bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ:
- Hoá đơn GTGT Mẫu số: 01/GTKT –3LL
- Tờ khai thuế GTGT Mẫu số: 01/GTGT
- Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra Mẫu số: 01-1/GTGT
3.6.2.3 Nghiệp vụ hạch toán và ví dụ minh họa
Ngày 30/12/2023, Công ty TNHH Thương mại đầu tư Đỉnh Vàng ghi nhận nghiệp vụ mua máy tính xách tay với đơn giá 22.627.273 đồng (chưa VAT), chưa thanh toán tiền cho nhà cung cấp.
(Nguồn: Phòng kế toán của công ty)
Ghi nhận thuế GTGT được khấu trừ
(Nguồn: Phòng kế toán của công ty)
Kế toán nhận hóa đơn GTGT theo quy định (Phụ lục 8)
Ghi nhận nghiệp vụ vào sổ chi tiết
Nghi ệ p v ụ 2: Ngày 30/12/2023, Công ty TNHH Thương mại đầu tư Đỉ nh Vàng mua 2 máy tính b ả ng v ới đơn giá 3.469.185 đồng (đơn giá chưa thuế GTGT 10%) và 1 máy tính b ả ng v ới đơn giá 3.627.085 đồng (đơn giá chưa thuế GTGT 10%) Công ty chưa thanh toán tiề n cho nhà cung c ấ p
Ghi nhận thuế GTGT được khấu trừ:
Kế toán nhận hóa đơn GTGT theo quy định (Phụ lục 9)
Ghi nhận nghiệp vụ vào sổ chi tiết
Nghiệp vụ 3: Ngày 30/12/2023 Công ty hạch toán khấu trừ thuế GTGT quý 4 năm 2023
• Số tiền thuế GTGT được khấu trừ trong kỳ: 1.685.391.625 đồng
• Số tiền thuế GTGT hàng hóa bán ra trong kỳ: 2.321.719.543 đồng
• Số tiền thuế GTGT đã phát sinh trong kỳ:
• Số tiền thuế GTGT còn được kỳ trước chuyển sang: 0 đồng
• Số thuế GTGT đã được khấu trừ trong quý 4 năm 2023 : 1.685.382.827 đồng Ghi nhận nghiệp vụ vào phần mềm kế toán MISA
Kế toán chọn phân hệ “Phiếu kế toán khác” để hạch toán nghiệp vụ kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ như trên Việc nhập liệu đã hoàn tất, dữ liệu sẽ được tự động chuyển vào Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, Sổ chi tiết TK 133 và
TK 333, Sổ cái TK 133 và TK 333
(Giao diện hạch toán tại phụ lục 10)
Mẫu tờ khai thuế GTGT (Mẫu số 01/GTGT) của công ty quý 4
3.6.3 Kế toán các khoản phải thu khác
Kế toán sử dụng tài khoản 138: Phải thu khác, ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác như: 1561, 331, 111, 112
Tại Công ty, các khoản phải thu khác đa phần từ tài sản thiếu chờ xử lý và khoản phải thu từ nguồn khách hàng vi phạm hợp đồng, TK chi tiết gồm:
+ TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý
+ Biên bản kiểm kê quỹ
+ Biên bản xử lý tài sản thiếu
Năm 2023 do công ty không phát sinh nghiệp vụ tài sản thiếu chờ xử lý, cũng như không phát sinh các trường hợp phải thu do vi phạm hợp đồng hoặc đến khoản phải thu khác liên quan nên không có nghiệp vụ hạch toán về các khoản phải thu khác
Các khoản tạm ứng được phản ảnh trên sổ sách kế toán và phần mềm kế toán MISA thông qua tài khoản 141
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các TK khác như: 111, 112, 334,…
3.6.4.3 Nghiệp vụ hạch toán và ví dụ minh họa
Nghi ệ p v ụ 1: Ngày 30/11/2023, nhân viên M ỹ H ạ nh xin ứng lương tháng 12 Công ty phê duy ệ t và t ạ m ứng trướ c cho nhân viên s ố ti ền 2.000.000 đồ ng
(Nguồn: Phòng kế toán của công ty)
Kế toán xuất phiếu chi, hạch toán nghiệp vụ vào phần mềm MISA như sau:
(Giao diện hạch toán tại phụ lục …)
Nghi ệ p v ụ 2: Ngày 30/11/2023, nhân viên Thanh Lâm xin ứng lương tháng 11/2023 Công ty phê duy ệ t và t ạ m ứng trướ c cho nhân viên s ố ti ền 3.500.000 đồ ng
(Nguồn: Phòng kế toán của công ty)
(Giao diện hạch toán tại phụ lục …)
3.6.5 Kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi
Các biến động số dư của khoản dự phòng phải thu khó đòi trên phần mềm kế toán, công ty sử dụng tài khoản 2293 Trên sổ sách kế toán, khoản dự phòng phải thu khó đòi được phản ánh thông qua tài khoản 229
Theo Thông tư 48/2019/TT-BTC, dự phòng phải thu khó đòi là khoản dự phòng cho phần giá trị bị mất của các khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán Ngoài ra, các khoản nợ phải thu chưa quá hạn nhưng có khả năng không thu hồi do khách nợ không có khả năng thanh toán cũng cần được dự phòng.
+ Biên bản đối chiếu công nợ
Có một vài doanh nghiệp đã quá thời gian thanh toán nhưng chưa thực hiện nghĩa vụ thanh toán tiền cho công ty Tuy nhiên công ty TNHH Thương mại đầu tư Đỉnh Vàng không thực hiện lập dự phòng nợ phải thu khó đòi mà chỉ ghi nhận trong phần mềm Excel
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty)
Tại chương này, tác giả đã tìm hiểu tổng quan về Công ty TNHH Thương mại đầu tư Đỉnh Vàng gồm: Thông tin chung về Công ty, quá trình hình thành và phát triển, tổ chức bộ máy quản lý cùng các chức năng tương ứng, hình thức và chính sách kế toán Từ đó, tác giả tiếp tục đi vào chi tiết về thực trạng công tác kế toán nợ phải thu tại Công ty, bao gồm việc xử lý các phát sinh từ giao dịch kinh tế, sử dụng hệ thống phần mềm MISA để ghi nhận chứng từ và hỗ trợ quản lý công việc kế toán Dựa trên kiến thức và kinh nghiệm tích lũy sau thời gian tham gia công tác thực tế, tác giả sẽ trình bày ý kiến nhận xét về ưu điểm, hạn chế và đưa ra kiến nghị nhằm để nâng cao công tác kế toán nợ phải thu trong Chương tiếp theo
GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI ĐẦU TƯ ĐỈNH VÀNG
Đánh giá thực trạng kế toán nợ phải thu tại công ty TNHH Thương mại đầu tư Đỉnh Vàng
Qua quá trình tìm hiểu và tham gia bộ phận kế toán của Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Đình Vàng, tác giả đã hiểu rõ hơn về quy trình vận hành của hệ thống kế toán doanh nghiệp, đồng thời hiểu được tầm quan trọng của công tác kế toán nợ phải thu trong hoạt động kinh doanh của công ty Hoạt động kế toán của công ty được kiểm soát và phối hợp chặt chẽ, các phòng ban làm việc cùng nhau và luôn kết nối với nhau, tạo ra một loạt hệ thống làm việc liên kết và hiệu quả cao Mỗi bộ phận tuy khác nhau, chức năng khác nhau nhưng đều có sự kết nối với nhau, tạo nên hiệu quả công việc, kinh doanh thuận lợi, lợi nhuận cho công ty và có sự phù hợp với chuẩn mực kế toán theo thông tư và chính sách nhà nước ban hành
▪ Về cơ cấu bộ máy kế toán tại công ty
Hệ thống kế toán của Công ty TNHH Thương mại đầu tư Đỉnh Vàng được tổ chức theo các mô hình kế toán tập trung, phù hợp với cấu trúc quản lý và quy mô của công ty Bộ phận kế toán của công ty được quản lý theo trình tự từ trên xuống Tất cả các hoạt động kế toán được thực hiện tại phòng kế toán để đảm bảo tính thống nhất và chặt chẽ trong quản lý cũng như cung cấp tài liệu một cách hợp lý để tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên kế toán hoàn thành nhiệm vụ của mình
▪ Về nhân viên nội bộ
Mỗi nhân viên kế toán có trách nhiệm riêng biệt với công việc được giao, tránh sự chồng chéo và mâu thuẫn giữa các vấn đề để dễ dàng khắc phục khi xảy ra sai sót Điều này giúp tăng cường hiệu suất làm việc và đảm bảo rằng thông tin kinh doanh của công ty được phản ánh chính xác, từ đó giúp công ty nắm bắt cơ hội và vượt qua thách thức trong tương lai một cách hiệu quả
▪ Về phương thức kế toán:
Doanh nghiệp hiện đang áp dụng phương thức ghi sổ để ghi nhận các chứng từ Điều này được thực hiện vì quy mô và số lượng giao dịch của công ty khá lớn, việc này giúp tránh được các sai sót không cần thiết và giảm khối lượng công việc hàng ngày, đồng thời tăng hiệu suất lao động của nhân viên bằng cách tránh được những sai sót không mong muốn Các tài khoản được sử dụng để ghi nhận các giao dịch kinh tế liên quan đến công nợ tuân thủ đúng theo Thông tư 200 của Bộ Tài Chính về quy định ghi nhận các khoản phải thu
▪ Về chứng từ kế toán
Các tài liệu về các khoản nợ phải thu đều được xử lý theo quy định hiện hành Chúng được kế toán và lưu trữ cẩn thận, tuân thủ đúng thứ tự thời gian để dễ dàng tra cứu khi cần thiết, tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu quả Công ty sử dụng sổ kế toán nhật ký chung, một hình thức đơn giản và dễ sử dụng, đảm bảo thông tin cung cấp phù hợp với nhu cầu và yêu cầu của công ty
Hệ thống tài khoản được ghi chép rõ ràng và phân loại cho từng khách hàng, giúp việc theo dõi trở nên thuận tiện Sử dụng phần mềm giúp giảm thiểu khối lượng công việc, tăng hiệu suất làm việc và giảm sai sót Kế toán nợ phải thu và nhân viên kinh doanh cùng nhau theo dõi các khoản nợ phải thu của khách hàng, giúp ngăn chặn gian lận, thiếu sót và nhầm lẫn trong quá trình theo dõi
Công ty đã áp dụng mức trích lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi theo quy định của Thông tư 48/2019/TT-BTC, điều này rất quan trọng để phản ánh chính xác tình hình các khoản phải thu của công ty Công ty cũng đã thực hiện kiểm soát nội bộ trong quá trình bán hàng như việc ký xác nhận trên đơn bán hàng, đảm bảo các chứng từ luân chuyển đều có chữ ký và được gửi đến các phòng ban liên quan Các khoản nợ phải thu được phân loại theo từng hoạt động kinh doanh, đầu tư và tài chính để hỗ trợ việc lập báo cáo về lưu chuyển tiền tệ Việc ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời và chính xác về các khoản nợ phát sinh theo từng đối tượng, từng khoản nợ và thời gian thanh toán từng khoản nợ cụ thể là rất quan trọng
Sổ sách kế toán đã được áp dụng và thực hiện theo quy định của BTC theo khoản 3, điều 18, TT200/2014/TT-BTC Sổ sách chứng từ được trình bày một cách rõ ràng, chi tiết Các khoản nợ phải thu được hạch toán theo từng đối tượng cụ thể, điều này giúp công ty kiểm soát việc thanh toán của từng khách hàng, theo dõi quá trình thu tiền và so sánh công nợ kịp thời
* Sổ chi tiết TK 131 của một khách hàng tại Công ty
Với việc sử dụng phần mềm kế toán MISA giảm thiểu thao tác thủ công và tăng hiệu suất làm việc cho nhân viên kế toán Các thao tác nghiệp vụ sẽ được tự động hóa từ dữ liệu đầu vào do nhân viên kế toán nhập Sau đó, phần mềm sẽ tự động tạo ra các báo cáo, sổ sách và các tài liệu khác từ nguồn dữ liệu trên, giúp cho quá trình xử lý công việc trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn Chính vì vậy khi sử dụng phần mềm kế toán sẽ giúp tinh gọn nhân sự của kế toán và các bộ phận khác liên quan, từ đó doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí
Đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao, tâm huyết và tỉ mỉ trong công việc Họ luôn tìm tòi, học hỏi để nâng cao kiến thức, kỹ năng, đảm bảo cung cấp dịch vụ kế toán chính xác và kịp thời cho khách hàng.
• Một kế toán có thể kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán
Do công ty tổ chức và hoạt động theo mô hình doanh nghiệp vừa và nhỏ nên nguồn nhân lực đôi khi còn hạn chế Do đó một kế toán có thể đảm nhận nhiều phần hành kế toán cùng lúc Dẫn đến khối lượng công việc rất nhiều và kế toán phải phân chia ra các ngày để xử lý các phần hành khác nhau Điều đó có thể xảy ra sai sót vì tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế kế toán chưa có thời gian ghi nhận các nghiệp vụ đó vào sổ sách và nhập liệu lên phần mềm Làm cho việc quản lý công nợ và nguồn vốn không được rõ ràng và đúng tại thời điểm phát sinh
Công ty chưa có một cách thống nhất về việc đặt mã khách hàng dẫn đến việc có thể bị trùng lặp mã khách hàng dễ gây ra sai sót khi kế toán đối chiếu thu hồi nợ mà không kiểm tra kỹ tên khách hàng có thể gây ra việc xóa nợ nhầm cho khách hàng khác
* Hình ảnh danh sách mã khách hàng trong sổ cái Phải thu quý 4 của Công ty
• Không trích lập dự phòng
Không trích lập dự phòng cho các khoản nợ khó đòi sẽ khiến thông tin báo cáo tài chính phản ánh tình hình thực tế của doanh nghiệp không chính xác Ảnh hưởng đến các chỉ số tài chính như hệ số thanh toán hiện hành, hệ số thanh toán nhanh, số vòng quay khoản phải thu, kỳ thu tiền bình quân, dẫn đến sai lệch trong đánh giá và quyết định của ban quản lý và nhà đầu tư.
Do đảm nhiệm nhiều phần hành kế toán cùng lúc kế toán không thể theo dõi sát sao việc thu hồi nợ dẫn đến không có lập thông báo đòi nợ khi gần đến hạn thanh toán điều đó dẫn đến tỷ lệ có thể thu hồi nợ thấp Bên cạnh đó kế toán viên cũng kiêm nhiệm đi thu hồi nợ do đó thiếu các kỹ năng mềm cần thiết hỗ trợ cho việc thu hồi nợ.
