Những vật liệu này bao gồm nhựa, kim loại quý, cát, ca cao và các thành phần thực phẩm khác,… Các cơ sở lưu trữ có thể bao gồm các tòa nhà, bể chứa, phễu và cả không gian mở … b Kho trun
Mục đích nghiên cứu
Thông qua các nội dung được nghiên cứu đề tài có thể tìm hiểu rõ hơn về công tác quản lý kho hàng tại công ty TNHH YCH – Protrade chi nhánh Bắc Ninh
- Làm rõ hơn các vấn đề tổng quan về công tác quản lý kho hàng;
- Phân tích thực trạng công tác quản lý kho hàng tại công ty TNHH YCH – Protrade chi nhánh Bắc Ninh;
- Đưa ra những giải pháp, mô hình tối ưu, phù hợp nhất với tình hình của công ty góp phần làm giảm chi phí tồn kho cũng như nâng cao hiệu quả trong công tác quản trị hàng tồn kho của công ty thời gian tới.
Phương pháp nghiên cứu
Khóa luận sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
Phương pháp thu thập số liệu
- Số liệu sơ cấp: Thu thấp bằng cách phỏng vấn trực tiếp các cán bộ, nhân viên tại doanh nghiệp Trực tiếp đến kho của công ty quan sát, tìm hiểu tình hình thực tế từ đó chỉ ra các con số cụ thể về thực trạng kho hàng của công ty
+ Tham khảo sách báo, tài liệu có liên quan đến đề tài nghiên cứu;
+ Thu thập số liệu thực tế tại tổ kế toán của phòng Tài chính- Kế toán của công ty
Phương pháp xử lý số liệu
- Thống kê, phân tích, so sánh và suy luận logic để tổng hợp các số liệu, dữ kiện nhằm xác định phương án, giải pháp lựa chọn.
Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
Ngoài Lời mở đầu, Kết luận và Danh mục Tài liệu tham khảo, khóa luận được kết cấu thành 3 phần:
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ KHO HÀNG HIỆN NAY
Khái niệm và vai trò của kho hàng
Kho hàng là nơi cất trữ nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm, hàng hoá… trong suốt quá trình chu chuyển tử điểm đầu đến điểm cuối của dây truyền cung ứng, đồng thời cung cấp các thông tin về tình trạng, điều kiện lưu trữ và vị trí của chúng trong lưu kho
Kho hàng đóng vai trò là kho tĩnh – với mục đích chính là kết nối sự sẵn có của hàng hóa phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc di chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến khách hàng, đáp ứng nhu cầu kịp thời và hiệu quả về chi phí
Nhà kho đóng nhiều vai trò khác nhau trong chuỗi cung ứng Việc phân loại kho hàng là vô cùng cần thiết khi đây là cơ sở đầu tiên giúp doanh nghiệp xác định các mục tiêu, nhiệm vụ trong sử dụng kho hàng hóa Các nhà kho có thể được vận hành bởi các nhà cung cấp nguyên liệu thô, các nhà sản xuất linh kiện và thành phẩm, các nhà bán buôn, bán lẻ và các công ty liên quan đến logistics ngược Các nhà kho có thể do chủ sở hữu vận hành hoặc ký hợp đồng phụ cho các nhà cung cấp dịch vụ hậu cần bên thứ ba Hiện tại, có các loại kho điển hình như: a) Kho nguyên vật liệu
Các kho này chứa nguyên vật liệu và linh kiện gần điểm khai thác hoặc gần điểm sản xuất Nguyên vật liệu thô phải được dự trữ để đảm bảo quá trình sản xuất liên tục Những vật liệu này bao gồm nhựa, kim loại quý, cát, ca cao và các thành phần thực phẩm khác,… Các cơ sở lưu trữ có thể bao gồm các tòa nhà, bể chứa, phễu và cả không gian mở … b) Kho trung gian, trì hoãn đơn hàng, tùy chỉnh hoặc lắp ráp phụ
Các kho này được sử dụng để lưu trữ hàng hóa tạm thời ở các giai đoạn khác nhau trong quy trình sản xuất hoặc được sử dụng để tùy chỉnh hàng hoá trước khi giao hàng cho khách hàng Hoạt động trì hoãn (Postponement – hoạt động cuối cùng nhằm tạo ra sản phẩm hoàn thiện) và các hoạt động lắp ráp phụ có thể bao gồm:
- Thay đổi hoặc bổ sung bao bì, nhãn hàng, ví dụ như in bằng các ngôn ngữ khác nhau
- Lắp ráp máy tính để thêm vào các card đồ họa, chip nhớ, phần mềm khác nhau, gói sản phẩm cho hoạt động khuyến mại, các mặt hàng cụ thể của quốc gia được thêm vào như phích cắm điện
- Thêm vào các tin nhắn đặc biệt, ví dụ như các tin nhắn chúc mừng trên điện thoại di động c) Kho thành phẩm
Kho thành phẩm dùng để lưu trữ các thành phẩm sẵn sàng để bán Cung cấp kho dự trữ/kho đệm hoặc kho an toàn cho các công ty, cho phép tích trữ hàng để chuẩn bị cho việc ra mắt sản phẩm mới, tăng nhu cầu dự kiến hoặc đối phó với thời vụ d) Trung tâm tập kết, sắp xếp và trung chuyển
Các trung tâm tập kết hay trung tâm hợp nhất (Consolidation centres) nhận hàng từ các nguồn khác nhau và kết hợp chúng để chuyển tiếp cho khách hàng hoặc đưa vào dây chuyền sản xuất Cũng là địa điểm tập kết hàng bán lẻ, nơi các sản phẩm từ các nhà cung cấp khác nhau được tập hợp lại để chuyển đến các cửa hàng Điểm khác biệt với các trung tâm Cross-docking là hàng có thể lưu lại trung tâm trong một khoảng thời gian chờ giao hàng Nhiều trung tâm này được điều hành bởi các nhà cung cấp dịch vụ thứ ba e) Trung tâm chuyển hàng hoặc chuyển hàng rời (Trans-shipment or break bulk centre)
Các trung tâm vận chuyển này tiếp nhận hàng với số lượng lớn từ các nhà cung cấp và chia nhỏ chúng thành số lượng có thể quản lý được để chuyển tiếp đến các địa điểm khác nhau f) Trung tâm Cross-docking
Các trung tâm Cross-docking này cùng với các trung tâm hoàn thiện đơn hàng được coi là tương lai của kho bãi Có bốn tình huống chính trong Cross-docking được sử dụng thường xuyên nhất đó là khi nhu cầu về mặt hàng đó ổn định và thể hiện tính nhất quán cao, điều này giúp loại bỏ nhu cầu lưu kho dư thừa để dự trữ hay khi xử lý hàng hóa có thời gian sử dụng ngắn và dễ hỏng Cũng như khi phân phối các lô hàng với số lượng lớn, nhiều chủng loại theo lịch trình lặp lại và khi hoàn thành các đơn đặt hàng mà khách hàng sẵn sàng đợi
Cross-docking yêu cầu việc giao hàng tại các trung tâm này phải được dán nhãn và sẵn sàng để giao hàng Tại đây các mặt hàng được xác định và hợp nhất với các chuyến giao hàng khác, sẵn sàng cho việc gửi hàng Các mặt hàng nên ở trong kho càng ngắn càng tốt, mục tiêu là nhận và gửi trong ngày
Nghiên cứu của Motorola (2013) cho thấy 31% các công ty thực hành Cross-docking và con số này dự kiến sẽ tăng lên 45% vào năm 2018
- Một số rào cản nhất định khi tham gia giao hàng Cross-docking:
Có thể bao gồm hỗ trợ hệ thống quản lý kho, hệ thống kiểm soát chất lượng, độ tin cậy và hợp tác của các nhà cung cấp cũng như hãng vận chuyển, thiết kế kho và nhu cầu không chắc chắn
Cross-docking cũng được sử dụng ở các khu vực địa lý xa Quá trình trung chuyển này có thể diễn ra bên trong hoặc bên ngoài kho hàng Việc hoán đổi hoặc tháo lắp hàng từ các phương tiện cũng có thể được sử dụng cùng với hệ thống rơ moóc đứng hoặc thả Các mặt hàng điển hình là hàng dễ hỏng như trái cây và rau, hoa, thịt và cá, cần được lưu chuyển nhanh qua chuỗi cung ứng g)Trung tâm phân loại (Sortation centres)
Các trung tâm phân loại được sử dụng trong các công ty phân phối thư, bưu kiện và pallet Hàng hóa được thu gom từ mọi miền của đất nước và chuyển đến các đầu mối hoặc trung tâm phân loại, được phân loại theo mã zipcode hoặc mã bưu điện, được tổng hợp và chuyển tiếp đến các khu vực phân phối tương ứng để giao hàng Các hoạt động này đang tăng lên và các trung tâm ngày càng lớn hơn để đáp ứng sự phát triển của thương mại điện tử h) Trung tâm hoàn thiện đơn hàng (Fulfillment centres)
Là nơi xử lý và hoàn thành một đơn hàng nào đó bao gồm các hoạt động cá biệt hóa (customization) được thực hiện với quy mô lớn, tốc độ cao và độ phức tạp nhiều Thực hiện chức năng lắp ráp, kết hợp đơn hàng (nếu một khách hàng mua nhiều sản phẩm hoặc mua hàng nhiều lần), đóng gói, dán nhãn và chuyển đến bộ phận vận chuyển
Công tác quản lý kho hàng trong chuỗi cung ứng
1.2.1 Xác định vị trí, số lượng và mặt bằng kho hàng Để lựa chọn vị trí đặt kho rất quan trọng, làm sao phù hợp với các nhà máy hoặc khu công nghiệp, diện tích kho phải rộng rãi và sạch sẽ để đảm bảo được chất lượng hàng hóa có trong kho Ngoài ra, các vấn đề về chi phí kho phải phù hợp với doanh nghiệp, gần những địa điểm nhiều nhân công vì kho cần rất nhiều nhân lực và còn rất nhiều yếu tố khác a) Vị trí và số lượng kho hàng
Việc lựa chọn vị trí chiến lược để đặt kho bãi của công ty, đảm bảo tính hiệu quả cao và tối ưu hóa được chi phí là một trong những quyết định quan trọng nhất
Việc lựa chọn một vị trí đặt kho phù hợp yêu cầu doanh nghiệp phải đánh giá nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm cả định tính và định lượng Một số công ty sẽ tập trung phân tích địa điểm và kịch cỡ tệp khách hàng mục tiêu, trong khi nhiều doanh nghiệp lại nhấn mạnh yếu tố khoảng cách đến các trung tâm kinh tế, chất lượng cơ sở hạ tầng và khả năng kết nối đến các tuyến đường quốc tế của khu vực đó
May mắn thay, với xu thế phát triển của công nghệ, việc tính toán lựa chọn vị trí xây/thuê kho bãi có thể được hỗ trợ đắc lực bởi nhiều chương trình phần mềm có sẵn, xem xét đến nhiều tiêu chí quan trọng để cho ra một kết quả chính xác Tuy nhiên, dù thế nào, quyết định về vị trí kho bãi sẽ được hình thành dựa trên những yếu tố cơ bản như sau:
Chi phí bao gồm: Chi phí đất đai, chi phí nhân công, chi phí vận tải, ưu đãi về thuế, ưu đãi tài chính, chi phí handling, yếu tố vĩ mô, chính sách quy định, pháp luật,quy hoạch xây dựng, tính ổn định chính trị, an ninh quốc gia, nguồn nhân lực, nguồn nhân lực có sẵn, gần cảng và sân bây, chất lượng nguồn lao động, thuận lợi đi lại cho công nhân, cơ sở hạ tầng, sự sẵn có các phương tiện giao thông, hệ thống viễn thông, nguồn điện nước, chất lượng hệ thống giao thông, khoảng cách đến các cảng, môi trường, địa lý, khoảng cách đến khu vực dân cư, thời tiết, khu vực lân cận, vấn đề tắc đường, thị trường, vị trí đến tệp khách hàng mục tiêu, khoảng cách đến nhà cung cấp, thời gian hoàn tất đơn hàng
Từ các tiêu chí trên có thể cơ bản xác định được vị trí cần đạt kho hàng cũng như số lượng kho hàng mà doanh nghiệp cần bố trí Theo báo cáo Prologis 2016, ba yếu tố được xếp hạng hàng đầu để chọn vị trí kho hàng là gần với mạng lưới kinh tế, phí vận chuyển và chi phí bất động sản Khi được hỏi những động lực tiềm năng cho vị trí kho hàng sẽ là gì vào năm 2020, những điều này bao gồm những điều sau: sự sẵn có của dội ngũ nhân viên có trình độ, cải thiện khối lượng thương mại toàn cầu, cải thiện cơ sở hạ tầng b) Mặt bằng kho hàng
Thị trường cạnh tranh ngày càng cao và thay đổi liên tục đã ảnh hưởng rất lớn đến việc thiết kế các nhà kho và trung tâm phân phối Thiết kế nhà kho đôi khi cần đánh đổi giữa tốc độ, khoảng cách di chuyển, sử dụng không gian, xử lý, tiếp cận hàng, an toàn, rủi ro và chi phí
Ngoài ra còn có nhiều nhà tư vấn, công ty xử lý vật liệu, tự động hóa và giá/kệ có thể hỗ trợ thiết kế bố trí nhà kho hiệu quả nhất dựa trên không gian sẵn có, yêu cầu và ngân sách của chủ đầu tư Ngày nay, các gói phần mềm mô phỏng cho phép xây dựng nhà kho máy tính và mô phỏng hoạt động để xem cách bố trí nào là tối ưu
Các diện tích không gian sàn chính trong kho cần được tính toán như sau: khu vực nhận hàng, khu kiểm dịch và kiểm tra, khu bảo quản dự trữ, khu lấy thùng carton, khu vực chọn đồ, khu dịch vụ giá trị gia tăng, khu vực đóng gói, khu gửi hàng; khu vực nối tiếp chuyến phục vụ cross-docking, khu vực sạc pin cho các thiết bị xử lý (MHE), kho chứa thiết bị, ô thông tin liên lạc cho nhân viên, phòng đào tạo/họp, phòng an ninh kho hàng, khu vực kiểm tra an ninh như soi chiếu kiểu sân bay, văn phòng, nhà vệ sinh, chiều rộng lối đi
1.2.2 Quy trình tác nghiệp kho hàng a) Nhận hàng
Nhận hàng là một quá trình quan trọng trong hoạt động kho hàng nhằm đảm bảo sản phẩm, hàng hóa đã được nhận đúng số lượng, đúng tình trạng và vào đúng thời điểm Khi có sai sót hoặc vấn đề về hàng hóa, nhân viên kho có thể phát hiện kịp thời để khắc phục trước khi nhập kho
Quá trình nhận hàng bao gồm các bước quan trọng sau:
Trước khi nhận hàng (Pre-receipts): Người quản lý kho nên tham gia vào việc chỉ định và thống nhất bao bì, các mặt hàng trong mỗi thùng, số thùng trên mỗi pallet - TiHi (Tie-High), nhãn hàng theo yêu cầu, kích thước của pallet và chế độ vận chuyển… để đảm bảo các sản phẩm đặt hàng tương thích với nơi lưu trữ
Bên cạnh đó, nhân viên đảm nhận dự án đó sẽ nhận thông tin từ bên doanh nghiệp sẽ đưa hàng về kho để sắp xếp giờ nhận hàng, cửa nhận hàng và nhân viên nhận hàng Tất cả những vấn đề này cấn được giải quyết và xử lý tới nhà cung cấp khi đặt hàng như: chi phí nhân công xử lý, chuẩn bị lịch trình, thời gian nhận hàng, chuẩn bị điểm đến/đi của các phương tiện vận tải, dỡ hàng (Offloading), kiểm tra hàng (Checking) và cuối cùng thiết lập hồ sơ b) Lưu kho (Put-away) và Bảo quản (Storage)
Lưu kho có thể hiểu là việc lưu trữ hàng hóa trong các kho hàng của doanh nghiệp với một khoảng thời gian xác định trước khi được vận chuyển đến tay khách hàng Tuy nhiên, khi số lượng hàng hóa của doanh nghiệp quá lớn và diện tích kho không đủ lưu trữ thì thuê dịch vụ lưu kho được xem là giải pháp tối ưu
Nhân viên vận hành sử dụng một thiết bị có thể đọc được mã vạch, có thể bao gồm RFID (công nghệ nhận dạng đối tượng bằng sóng vô tuyến Khi đó cả hai thiết bị hoạt động thu phát sóng trong cùng tần số) hoặc nhập bằng tay để đưa thông tin vào hệ thống quản lý kho (WMS – Warehouse management system) Hệ thống định vị dựa trên hồ sơ đã được thiết lập của thùng/kiện/pallet sẽ điều hướng tới một hoặc nhiều khu vực để hàng
Các giải pháp tinh vi nhất trong lĩnh vực này là hệ thống lưu trữ và thu hồi tự động (automated storage and retrieval systems – AS/RS) Một pallet, thùng carton hoặc tote được giao đến nơi lưu trữ và sau đó được đưa đến điểm chọn hoặc đóng gói hàng (Goods to picker)
Nhân sự trong quản lý kho hàng
1.3.1 Vai trò của nhân viên quản lý kho
Các nhà quản lý kho cần cân bằng sự đánh đổi khác trong quản lý kho như tăng thông lượng so với giảm chi phí lao động, mật độ lưu trữ so với việc khai thác pallet nhanh hơn, thủ công so với quy trình tự động tốn kém, chi phí giữ hàng tồn kho với chi phí xuất kho
Công việc của người quản lý là cung cấp một môi trường nơi các cá nhân được thúc đẩy để làm công việc tốt nhất có thể, với tinh thần tốt nhất có thể, để đóng góp tốt nhất có thể (BRIAN TRACY)
Vai trò cơ bản của người quản lý kho:
Cung cấp một kho hàng tiết kiệm chi phí, phù hợp với các yêu cầu hiện tại và dài hạn của chiến lược kinh doanh toàn cầu Có trách nhiệm lãnh đạo, chỉ đạo nhân viên vận hành kho Đảm bảo nhà kho có khả năng cung cấp về khối lượng yêu cầu của doanh nghiệp Thúc đẩy cải tiến liên tục về hiệu quả chi phí của các hoạt động
Thiết lập tầm nhìn dài hạn cho nhà kho phù hợp với kế hoạch chiến lược và đảm bảo có thể đáp ứng được yêu cầu dịch vụ khách hàng trong tương lai
Bảo vệ tài sản con người, vật chất được sử dụng trong nhà kho, quản lý các dự án và giới thiệu các sáng kiến mới, duy trì mối quan hệ bền vững với các nhà cung cấp, phát triển và quản lý các mối quan hệ lao động trong môi trường kho hàng
Một người quản lý kho cần phải có những nguyên tắc cơ bản sau: sự chính xác, kiểm soát chi phí, sạch sẽ, sự thành thạo, an toàn và an ninh kho hàng
1.3.2 Thách thức đối với nhân viên quản lý kho Áp lực đối với người quản lý kho ngày nay đến từ nhiều hướng khác nhau bao gồm cả bên trong và bên ngoài công ty
Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ và phức tạp của chuỗi cung ứng nên đang diễn ra một cuộc cách mạng với hệ thống kho tàng Công nghệ đã phát triển vượt bậc dẫn đến các cơ hội để cải thiện hiệu suất và hiệu quả trong quản lý kho liên tục được đưa ra
Nhu cầu ngày càng cao từ khách hàng và áp lực nội bộ để giảm chi phí, cải thiện dịch vụ, có thể là một thách thức đáng kể đối với các nhà quản lý kho và logistics ở khắp mọi nơi Các thách thức cụ thể:
- Áp lực giảm chi phí vận hành, nhà kho tinh gọn
- Đạt được đơn hàng hoàn hảo
- Thời gian đặt hàng ngắn hơn và luôn có hàng
- Giao hàng qua nhiều kênh, các đơn đặt hàng nhỏ hơn, thường xuyên hơn
- Biến động lớn hơn về nhu cầu
- Tăng số lượng đơn vị lưu kho
- Chi phí nhân công và sự sẵn có nguồn nhân lực
- Chi phí năng lượng và vấn đề môi trường
- Dữ liệu chính xác và tốc độ thông tin
1.3.3 Kỹ năng và phẩm chất của nhân viên quản lý kho Đây là một kỹ năng quan trọng của một người quản lý kho, thể hiện trình độ quản lý cũng như xử lý vấn đề trong công việc Một số kỹ năng, phẩm chất cơ bản của người quản lý kho cần có:
- Kỹ năng giao tiếp và đàm phán tuyệt vời với khách hàng
- Khả năng ủy quyền công việc hiệu quả
- Kỹ năng tạo động lực cho nhân viên và khách hàng
- Kỹ năng giải quyết vấn đề nhanh nhạy
- Tính linh hoạt trong công việc cung như xử lý khi gặp sự cố
- Kiến thức toàn diện về các quy trình và thủ tục của công ty
- Khả năng đào tạo người khác
- Kỹ năng làm việc nhóm
- Hướng tới khách hang, thuyết phục được khách hàng.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY
Giới thiệu chung về công ty TNHH YCH – PROTRADE
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH YCH – PROTRADE
- Tên công ty: Công ty TNHH YCH – PROTRADE
- Đại diện pháp luật: Bà CHAN YOKE PINGYAP AI CHENG
- Thành lập ngày 04 tháng 12 năm 2009
- Địa chỉ: Khu phố Đồng An, phường Hoà Bình, Thành phố Thuận An, tỉnh Bình Dương, Việt Nam
YCH Protrade là một liên doanh giữa YCH GROUP (Singapore) và Protrade (Việt Nam) có trụ sở chính đặt tại tỉnh Bình Dương Bên cạnh đó, YCH PROTRADE cũng có chi nhánh tại Hà Nội, Bắc Ninh và Hưng Yên Tập đoàn YCH là đơn vị quản lý hậu cần và chuỗi cung ứng của công ty giải pháp hàng đầu ở châu Á YCH cung cấp chuỗi các giải pháp end-to-end cung cấp hàng đầu các công ty đa quốc gia điện tử, hóa chất, dược phẩm và khách hàng hàng hóa công nghiệp Kinh nghiệm chuyên môn trong việc tích hợp dịch vụ 3PL (ví dụ: vận tải, Giao thông vận tải và kho bãi), YCH cung cấp các giải pháp chuỗi: IntributionTM (Sản xuất Logistics), IntrabutionTM (Kết thúc Logistics phân phối hàng hoá), và RetrogistricsTM (Service & Spares Logistics Return) tối ưu hóa toàn bộ chuỗi cung ứng cho các doanh nghiệp toàn cầu Được thành lập vào năm 1955, Tập đoàn YCH là đối tác chuỗi cung ứng đầu cuối tích hợp hàng đầu cho một số các tập đoàn đa quốc gia lớn nhất thế giới và các công ty có tham vọng tăng trưởng, bao gồm Dell, Motorola, Samsung, LG, Exxon Mobil, Unilever, LVMH và Royal FrieslandCampina Tập trung vào việc tăng năng suất và tính bền vững cho khách hàng, bộ giải pháp độc quyền của YCH đã giành giải thưởng là giải pháp tốt nhất trong các cụm ngành từ tiêu dùng và điện tử đến hóa chất và chăm sóc sức khỏe Là người ủng hộ mạnh mẽ sự đổi mới, YCH được công nhận nhờ cách tiếp cận 7PLTM trong việc tích hợp liền mạch chiến lược chuỗi cung ứng với việc thực thi
Công ty TNHH YCH đã mở rộng đáng kể các hoạt động ở nước ngoài trong vài thập kỷ qua và hiện có các hoạt động trải dài khắp Châu Á Thái Bình Dương, bao gồm Singapore, Malaysia, Thái Lan, Indonesia, Philippines, Việt Nam, Úc, Hàn Quốc, Ấn Độ và Trung Quốc Đại lục
Công ty TNHH YCH được thành lập dựa trên triết lý phát triển nhờ vượt qua thử thách Điều này được thể hiện trong triết lý của công ty bằng cách sử dụng Ký tự Trung Quốc – (Sheng) có nghĩa là TĂNG Từ viết tắt của từ RISE đã được sử dụng làm giá trị doanh nghiệp của công ty, tập trung vào mức độ dịch vụ và sự tự tin mà chúng tôi cung cấp cho khách hàng của mình
Trở thành đối tác giải pháp chuỗi cung ứng hàng đầu được lựa chọn, tận dụng mạng lưới và chiều sâu của YCH trên khắp khu vực Châu Á Thái Bình Dương
Hiện nay, công ty TNHH YCH – Protrade kinh doanh lĩnh vực cho các doanh nghiệp thuê kho hay còn gọi là công ty dịch vụ 3PLs Là bên trung gian ở giữa kết nối giữa nhà sản xuất, doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm nhưng họ không có diện tích để cất trữ hàng hoá thì công ty YCH sẽ cung cấp địa điểm kho để cất trữ hàng hoá cũng như quản lý xuất – nhập – tồn hàng hoá của doanh nghiệp đó Một số doanh nghiệp tin tưởng YCH là nơi để họ lưu trữ hàng hoá như: Toshiba, Pernod Ricard, Lenovo, Philips, Dutch Lady…
2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH YCH – Protrade
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH YCH – Protrade
CN Bình Dương & CN.Bắc Ninh
Nguồn: Bộ phận hành chính & nhân sự
Cơ cấu tổ chức của công ty hợp lý, được phân công nhiệm vụ của tựng bộ phận rõ ràng Các bộ phận hoạt động độc lập với nhau, mỗi phòng ban đều có chức năng chuyên môn riêng biệt nhưng có sự phối hợp, liên kết với nhau trong quá trình làm việc Công ty TNHH YCH Protrade gồm có 2 chi nhánh hệ thống kho là: YCH Protrade Bắc Ninh và YCH Protrade Bình Dương Lựa chọn 2 địa điểm trên để xây dựng kho một phần đây là 2 vùng đất khu công nghiệp rất phát triển, có diện tích đất trống lớn và vị trí thuận tiện cho việc lưu thông hàng hóa giữa các vùng miền, theo đó giá nhân công và giá thuê kho cũng rẻ hơn so với các khu vực trung tâm Đảm bảo được doanh thu cũng như chi phí cần chi trả khi xây dựng hệ thống kho
Chức năng – nhiệm vụ từng bộ phận
- Giám đốc: Là người có quyền lãnh đạo cao nhất, chịu trách nhiệm mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Đồng thời là người đại diện pháp luật, người điều hành mọi công việc trong công ty, thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình, quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty, chuẩn bị và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, kế hoạch đầu tư, ký kết hợp đồng
- Phó Giám đốc: Là người giúp đõ cho Giám đốc trong việc quản lý công ty, có quyền tham mưu cho Giám đốc, giải quyết các công việc Giám đốc ủy quyền, thay mặt Giám đốc giải quyết các công việc khi Giám đốc vắng mặt
- Giám đốc vận hành: Là người giúp đỡ cho Giám Đốc trong việc quản lý các hoạt động ở dưới kho hàng, giải quyết các vấn đề xảy ra ở hiện trường kho do Giám đốc ủy quyền, thay mặt Giám đốc giải quyết các vấn đề ở dưới kho và báo cáo lại với Giám đốc
- Phòng Kế toán: Là bộ phận có chức năng tham mưu với Ban Giám đốc về quá trình và điều hành quá trình sử dụng vốn của công ty, cung cấp kịp thời, chính xác và đầy đủ những thông tin về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty Đồng thời có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh trung thực, kịp thời, đầy đủ mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty, lập báo cáo tài chính theo quy định của Bộ tài chính Tham mưu đề xuất với Ban Giám đốc công ty về quy chế tiền lương, tiền thưởng và phụ cấp của cán bộ công nhân viên trong công ty Kết hợp với các bộ phận khác để lập kế hoạch sản xuất kinh doanh
- Phòng Hành chính – Nhân sự: Là bộ phận tham mưu cho giám đốc về việc tổ chức tuyển dụng lao động, phân công sắp xếp nhưng nhân sự, bố trí đều cho lao động trực tiếp, cách tổ chức sản xuất
- Phòng Sale&Marketing: Là bộ phận xây dựng và hoàn thiện sản phẩm, hoạch định và xây dựng chính sách giá cả, các chương trình, kế hoạch quảng cáo, tiếp thị và khuyến mại phục vụ các mục tiêu kinh doanh trong từng thời kỳ
- Phòng dịch vụ khách hàng: Là bộ phận giải quyết các hoạt động, hành động phục vụ được cung cấp thêm, đóng vai trò là giá trị gia tăng Với mục đích là đem đến giá trị nhiều hơn so với dịch vụ cốt lõi mà khách hàng cần thiết và đem lại sự hài lòng nhiều nhất cho khách hàng
- Phòng chứng từ: Là bộ phận giải quyết về mảng chứng từ xuất-nhập-tồn trong công ty, lưu giữ chứng từ và quản lý số liệu, hàng hóa trong kho hàng Làm biên bản và chứng từ khi có hàng nhập-xuất hoặc các vấn đề phát sinh
- Bộ phận kinh doanh nội địa: là bộ phận tìm kiếm và quản lý các đơn hàng trong khu vực Bắc-Trung-Nam
- Bộ phận làm giá: Là bộ phận thương lượng giá cả với khách hàng sau khi tìm kiếm được dự án mới để phù hợp với kinh tế của cả hai bên
Thực trạng công tác quản lý kho hàng tại công ty YCH Protrade – chi nhánh Bắc Ninh
2.2.1 Vị trí và kết cấu kho hàng của công ty YCH Protrade – chi nhánh Bắc Ninh
Vị trí và số lượng kho
Kho hàng của công ty TNHH YCH Bắc Ninh được gọi là kho Mapple tree nằm trong khu công nghiệp Vsip Bắc Ninh Địa chỉ số 9 đường 6 khu công nghiệp VSIP Bắc Ninh, Xã Phù Chẩn, Thành phố Từ Sơn, Bắc Ninh
Hình 2.1 Vị trí địa lý kho Mapple tree Khu công nghiệp Vsip
Nguồn: Thông tin Khu công nghiệp Vsip Bắc Ninh
Khu công nghiệp VSIP Bắc Ninh nằm ngay sát trên Quốc lộ 1A với Tỉnh lộ 295 trên ranh giới của huyện Gia Lâm, Hà Nội và tỉnh Bắc Ninh ¥ Cách thủ đô Hà Nội khoảng 16km ¥ Cách cảng Hải Phòng khoảng 110km ¥ Cách sân bay Quốc tế Nội Bài khoảng 55km ¥ Cách cảng Cái Lân Quảng Ninh khoảng 140 km ¥ Cách cửa khẩu Việt- Trung( Lạng Sơn) khoảng 135 km
Do vị trí địa lý thuận lợi, phù hợp cho việc vận chuyển giữa các cảng lớn của các tỉnh lân cận nên YCH đã chọn khu công nghiệp Vsip Bắc Ninh là địa điểm xây kho bãi Bên cạnh đó, chi phí nhân công ở đây thấp hơn so với những khu vực khác Vì thế, công ty YCH Bắc Ninh đã chọn Bắc Ninh là nơi lưu trữ hàng hóa và phát triển về kho bãi
Nhà xưởng và kho bãi
Hiện tại, công ty TNHH YCH Protrade – Bắc Ninh đang sở hữu 2 kho hàng được thiết kế kho chữ U với diện tích kho 1: 12000m2 và kho 2 là 7300m2 Kho gồm có 6 cửa dock phục vụ cho việc nâng hạ và bốc dỡ hàng hóa từ các xe tải, containe … để nhập xuất trong kho
Khu vực nhận hàng và khu vực hàng chờ xuất được sắp xếp gần như là gần kề nhau Khu vực xuất hàng được sắp xếp gần với các cửa dock để thuận tiện cho việc đưa hàng lên xe một cách nhanh chóng và đảm bảo Giữa kho gồm 15 kệ rack double deep phục vụ cho việc sắp xếp hàng hóa lên kệ theo đúng quy cách và quy định của công ty
Hình 2.2 Minh hoạ sơ đồ kho thiết khế kho hàng hình chữ U tại công ty
Nguồn: Thiết kế kho hàng Để giúp quá trình kinh doanh được thuận lợi, hàng hóa được bảo đảm chất lượng, cung cấp kịp thời cho nhu của khách hàng Công ty cũng đã đầu tư đầy đủ cơ sở vật chất, vật tư tồn kho để có thể đáp ứng được mọi nhu cầu của khách hàng như xe nâng, xe move, các kệ đựng hàng, pallet,…
Phương tiện vận tải: Ngoài dịch vụ cho thuê kho, công ty còn cung cấp thêm dịch vụ vận tải phục vụ cho việc giao nhận hàng hoá tới khách hàng Hiện công ty có một đội xe tải khoảng 40 xe phục vụ việc vận chuyển hàng hóa của công ty đến khách hàng trong khu vực Hà Nội và các tỉnh lân cận
Máy móc thiết bị: Máy móc của công ty chủ yếu là xe nâng, xe move, pallet, rack double deep,… và các máy in tem, máy tính phục vụ cho văn phòng, thiết bị handheld phục vụ cho nhân viên soạn hàng sao cho chính xác và giảm thiếu được thời gian tìm kiếm hàng hoá trong kho Hiện nay các loại máy móc thiết bị của công ty đang hoạt động, vận hành rất tốt và còn có thể tăng lên nếu số lượng đơn đặt hàng tăng lên
Về lao động, kĩ thuật: đội ngũ cán bộ điều hành công ty tâm huyết, dày dặn kinh nghiệm, đội ngũ công nhân viên được đào tạo chuyên nghiệp có trình độ, cẩn thận, tỉ mỉ
2.2.2 Các hoạt động kho hàng tại công ty YCH – chi nhánh Bắc Ninh a) Quy trình trước khi nhận hàng
Trước khi nhận hàng về, các nhân viên đảm nhận dự án đó sẽ tiếp nhận thông tin và báo với nhân viên kho về số lượng và thông tin xe hàng đó sẽ về kho vào thời gian nào Các nhân viên kho đảm bảo được người nhận hàng, sắp xếp cửa xuất hàng cũng như các thiết bị máy móc phục vụ cho việc nhận hàng về Sau khi hoàn tất, nhân viên kho sẽ báo lại thông tin cửa xuất cho nhân viên dự án đó và sẽ báo ngược lại với tài xế xe hàng chuẩn bị về làm đúng với quy trình đã được quy định trong kho b) Quy trình nhận hàng
Khi có đơn hàng về, nhân viên mua hàng hoặc người nhập hàng sẽ có yêu cầu nhập kho Yêu cầu này có thể lập thành mẫu hoặc bằng lời nói Sau đó các thành viên quản lý dự án đó sẽ nhận phiếu nhập kho từ bên nhà cung cấp và tiếp nhận yêu cầu nhập kho và lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho được lập thành nhiều liên: 1 liên lưu lại sổ, giao cho nhân viên mua hàng 2 đến 3 liên để làm thủ tục nhập kho, 1 liên giao cho tài xế lái xe
Sau khi có phiếu nhập kho, nhân viên mua hàng hoặc tài xế chở hàng hóa đó sẽ giao hàng cho thủ kho Hàng được kiểm đếm và nhập kho Trường hợp vật tư hàng hóa có thừa hoặc thiếu, nhân viên kho phải báo với bên bộ phận chứng từ lập biên bản và gửi thông tin qua bên nhà cung cấp qua email Sau khi hàng đã được kiểm đếm, nhân viên kho đưa chứng từ cho bộ phận làm chứng từ để các nhân viên chứng từ sẽ xác nhận lại số lượng cũng như tình trạng hàng hóa và gửi thông tin đó qua nhà cung cấp cũng như kiểm soát được số lượng hàng hóa đó trong kho
Sau khi nhập kho, tài xế và nhân viên nhận hàng sẽ ký nhận hàng vào phiếu nhập kho, lưu lại một liên và ghi thẻ kho, một liên sẽ giao lại cho tài xế, một liên sẽ giao lại cho người nhập hàng Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán kho sẽ ghi sổ và hạch toán hàng nhập
Quy trình nhập hàng tại kho của công ty TNHH YCH Protrade – chi nhánh Bắc Ninh thực hiện theo quy trình với các bước rõ ràng cụ thể, logic vận hàng rõ ràng để tối hiểu hóa các chi phí có thể phát sinh b) Quản lý hàng tại kho b.1) Cất trữ và sắp xếp hàng hóa
Sau khi hoàn tất thủ tục nhập hàng, thủ kho sẽ điều phối nhân viên kho sắp xếp hàng hóa vào đúng vị trí được chuẩn bị sẵn Tùy thuộc vào loại hàng hóa và tình trạng mà hàng hóa sẽ được đưa vào vị trí phù hợp
Nhân sự trong công tác quản lý kho hàng tại công ty TNHH YCH – Protrade
Về nhân sự cũng như nguồn nhân lực trong kho được đánh giá dựa trên năng lực của nhân viên tại bộ phận kho Hiện tại kho có Giám đốc điều hành kho vận là nam chịu trách nhiệm điều hành chung hoạt động của kho, bao gồm việc điều hành xây dựng, kiểm soát và cải tiến các hoạt động, quá trình và nguồn lực của kho hàng Ngoài ra, trưởng phòng kho vận tại công ty TNHH YCH cũng sẽ kết hợp với phòng nhân sự tuyển dụng, đào tạo cán bộ công nhân viên tại kho, quản lý đội xe của kho và giải quyết các công việc phát sinh liên quan đến kho
Kho hiện cũng có một thủ kho là nữ chịu trách nhiệm quản lý hàng hóa, thành phẩm, xuất nhập hàng tại kho Thủ kho là người đã có 3 năm kinh nghiệm làm việc tại kho, nắm rõ về các mã hàng trong kho cũng như về quy trình xuất nhập của kho Ngoài các công việc trên, thủ kho cũng sẽ hỗ trợ trưởng phòng kho vận trong một số công việc như đào tạo nhân viên tại kho, các thủ tục nhập, xuất kho, sắp xếp, lưu kho và bảo quản hàng hóa
Trình độ nguồn nhân lực tại bộ phận quản lý kho hàng hiện nay của công ty được đánh giá thông qua bảng sau:
Bảng 2.3 Trình độ nguồn nhân lực tại bộ phận quản lý kho hàng của Công ty TNHH
YCH – Protrade chi nhánh Bắc Ninh
STT Chức vụ Trình độ Số người
1 Giám đốc điều hành kho vận Thạc sĩ Kinh tế 1
1 Trưởng phòng kho vận Cử nhân kinh tế 1
2 Thủ kho Cử nhân kinh tế 1
3 Kế toán kho Cử nhân kinh tế 2
3 Bộ phận EHS Đại học 10
4 Nhân viên kho Trung học phổ thông 50
5 Lái xe kho Trung học phổ thông 35
Nguồn: Bộ phận nhân sự công ty TNHH YCH-Protrade chi nhánh Bắc Ninh
Kho có hai kế toán chịu trách nhiệm quản lý doanh thu nhập và xuất vào sổ kế toán hàng hóa, thành phẩm để cùng kiểm soát hàng tồn kho cùng với thủ kho Ngoài ra, kế toán kho cũng có trách nhiệm phụ trách kiểm soát các khoản chi phí, tạm ứng tại kho
Ngoài ra, còn có 35 lái xe và 50 nhân viên kho đang làm việc tại kho hàng của công ty TNHH YCH Protrade Nhân viên kho chịu trách nhiệm nhận và kiểm hàng hóa được giao đến kho, phân loại hàng hóa nhập mới và các mặt hàng thu hồi, hàng trả lại và cất hàng về vị trí Nhân viên kho cũng có trách nhiệm soạn hàng khi có đơn hàng cần xuất kho và đóng hàng trước khi đưa lên xe vận chuyển cho các nhà phân phối và khách hàng Lái xe kho sẽ có trách nhiệm giao hàng cho các nhà phân phối cũng như điều chuyển nội bộ của công ty Mức lương của nhân viên kho và lái xe sẽ là khoảng 6 triệu đồng/ tháng, và lái xe khoảng 10-12 triệu đồng/tháng
Hàng tháng, ngoài tiền lương nhân viên của công ty sẽ được phụ cấp tiền đi lại, tiền ăn và một số khoản khác Các nhân viên đều được hưởng bảo hiểm sau khi hết thời gian thử việc Vào dịp lễ tết các nhân viên đều được hưởng lương tháng thứ 13 và được thưởng quà tết theo quy định Ngoài ra, các nhân viên sẽ được đào tạo chuyên môn hàng tháng do chính các cấp quản lý tại công ty hướng dẫn Nhân viên ngoài thực tế được đào tạo về chuyên môn như lái xe nâng, kiểm kê, hoặc an toàn lao động Nhân viên văn phòng được đà tạo về chuyên môn như: excel, word, có thể về tiếng anh chuyên ngành các kỹ năng mềm như: xử lý vấn đề, học thêm các dự án của đồng nghiệp để nâng cao hiểu biết
Qua phân tích thực trạng nhân sự của kho cho thấy có những ưu điểm như hầu hết mọi người đều có sự hiểu biết về các sản phẩm, hàng hóa cũng như quy trình trong công việc Bộ phận nhân sự trong kho đa số là dày dặn kinh nghiệm đảm bảo quá trình nhập, xuất và kiểm kê kho diễn ra đúng, đủ số lượng và nhanh chóng Đội ngũ làm việc có sự kết hợp giữa các bộ phận, đồng thời các nhân viên kho cũng thường xuyên cập nhật các nghiệp vụ liên quan đến lĩnh vực quản lý kho và được đào tạo chuyên sâu cùng với kinh nghiệm được rút ra trong quá trình làm việc hàng ngày
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm cũng có một số tồn tại như là việc một số nhân viên mới chưa nắm được hết các mã hàng dẫn đến sai hoặc thiếu hụt các mã khi soạn hàng, hoặc do ào những tháng cao điểm xuất nhiều hàng, dẫn đến xuất nhầm, thừa thiếu số lượng hàng hóa Đội ngũ nhân sự tại kho hàng đông nhưng không phải ai cũng có nhiều kinh nghiệm khiến cho chi phí nhân sự tăng Công ty và bộ phận quản lý kho cần xem xét lại các vấn đề này trong tương lai.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP CẢI THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ KHO HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH YCH PROTRADE – CHI NHÁNH BẮC NINH
Giải pháp 1: Nâng cấp, bố trí, sắp xếp lại hàng hóa trong kho
Giải pháp được đưa ra dựa trên hiện trạng kho hàng của công ty hiện nay là diện tích kho chứa hàng lớn, hàng hóa chưa được sắp xếp quy củ, vẫn còn để sai vị trí giữa thực tế và hệ thống Đây chính là nguyên nhân chính dẫn đến việc không kiểm soát được hàng, xuất sai, thừa-thiếu số lượng, gây mất mát và khó kiểm soát trong kho
Trong kho hiện được chia làm 15 khu vực chính và đã được phân chia theo loại hàng và mặt hàng nhưng khi hàng hóa nhập về kho với số lượng lớn thì các loại hàng thường xuyên để lẫn vào nhau rất khó kiểm soát được số lượng xuất – nhập Tuy hàng hóa có sử dụng phương pháp phân chia theo loại mặt hàng nhưng cũng không thể sắp xếp theo đúng thứ tự mặt hàng bởi vì khi có một loại sản phẩm nào đó quá nhiều, không còn chỗ để thì thì sẽ để tràn sang khu vực của loại hàng hóa, sản phẩm khác hoặc sẽ để tràn lối đi hoặc để lẫn lỗn các mặt hàng với nhau Hàng nhiều không thể di chuyển hết, cứ lần này qua lần khác như vậy nên việc sắp xếp trật tự hàng hóa trong kho không còn khoa học và linh hoạt nữa đã dẫn đến việc khó kiểm soát số lượng, chủng loại hàng hóa trong kho hàng
Mục tiêu của giải pháp là để kiểm soát việc vận chuyển và kiểm tra tồn kho hàng hóa một cách hiệu quả nhất có thể Việc bổ sung, đóng gói và chuỗi cung ứng đều có thể được tối ưu hóa để tiết kiệm thời gian và gia tăng lợi nhuận
Phân chia hàng hóa chính xác ngay từ lúc hàng nhập về kho, nếu có xuất hàng, hàng thu hồi – trả lại phải yêu cầu nhân viên kho đưa lại về đúng vị trí hàng hóa đó Ngoài thực tế khi di chuyển vị trí hàng hóa phải báo lại với nhân viên chứng từ để di chuyển vị trí hàng hóa đó trên hệ thống sao cho khớp với thực tế Phát hiện hàng hóa hư hỏng phải lập biên bản và đưa ra một ví trí riêng dành cho hàng hư hỏng
Qua quá trình quan sát và phân tích, em nhận thấy rằng lượng hàng hóa trong kho ngày càng tăng lên do nhu cầu số lượng hàng hóa bán ra ngày càng nhiều, chính vì vậy kho hàng cần được bố trí lại như sau Trước tiên em nghĩ công ty nên chia nhỏ các khu vực chứa hàng thành nhiều vị trí và phân rõ mỗi vị trí sẽ để những mặt hàng nào Điều này sẽ làm công việc tìm kiếm trở nên dễ dàng hơn và nhân viên kho cũng sẽ kiểm tra số lượng một lối ra riêng cho kho để tránh việc vận chuyển hàng hóa ra vào bị ùn, tắc lối đi, tăng cường độ thời gian vận chuyển, xếp dỡ hàng Từ đó giúp công ty giải quyết vấn đề chi phí một cách tối ưu nhất có thể Những sản phẩm về hàng thực phẩm không nên để ở vị trí cao vì bộ phận vệ sinh khó làm sạch dẫn đến có giản, mối mọt hay trong quá trình đưa lên rack gảy rách bao, móp méo carton
Ngoài việc phân chia khu vực theo từng loại mặt hàng công ty nên dán nhãn tên hoặc mã hàng cho từng loại mặt hàng để cho việc lấy hàng dễ hơn, không bị mất thời gian cho việc tìm kiếm, từ đó nâng cao năng suốt làm việc của nhân viên kho hàng
3.1.4 Hiệu quả của giải pháp
Việc chuyển đổi và phân chia lại vị trí kho hàng sẽ giúp cho việc kiểm soát hàng hóa dễ dàng hơn, nhìn chung nếu các loại hàng hóa được phân chia thành các vị trí riêng lẻ thì công việc cũng như trách nhiệm của thủ kho sẽ không còn là gì khó khăn nữa trong việc tính toán, kiểm tra hàng hóa bị mất mát Nếu hàng hóa thiếu hoặc thừa thì thủ kho có trách nhiệm báo cáo với kế toán kho hoặc Giám đốc để giải quyết
Một hiệu quả nữa mà giải pháp mang lại đó là công ty có thể xử lý khối lượng hàng hóa lỗi thời, bị hư hỏng Phát hiện kịp thời để báo lại bên nhà cung cấp truy xuất lại nguyên nhân do đâu mà ra và sẽ giảm được chi phí bồi thường.
Giải pháp 2: Sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý kho hàng, ứng dụng mã vạch
Giải pháp này được đưa ra căn cứ vào quy mô sản phẩm của công ty, vì sản phẩm của công ty rất đa dạng về chủng loại, sản phẩm, màu sắc, mẫu mã… nên việc quản lý hàng hóa của kho khá khó khăn như việc kiểm tra hàng tồn trong kho bao nhiêu và cũng khó có thể tránh khỏi việc bị mất, trộm hàng hóa
Quản lý kho hàng bằng mã vạch là phương pháp tối ưu được sử dụng ở các trung tâm phân phối, giúp nắm rõ tồn kho, tuổi hàng tồn kho, trợ giúp quyết định nhập hàng, đáp ứng nhanh chóng đơn đặt hàng của khách hàng, giảm 50% thời gian thao tác đơn hàng và nhập số liệu tại kho Bên cạnh đó, phần mềm quản lý còn đem đến một số tiện ích tích hợp như tính tuổi hàng tồn kho, báo cáo tổng hợp theo yêu cầu để đạt lợi ích tối đa
Hiện nay trên thị trường có nhiều phần mềm quản lý nhằm hỗ trợ quản lý kho hàng Tuy nhiên trong các phần mềm đó, có phần mềm SWM (Smartlog Warehouse Management) được xem là khá phù hợp trong việc hỗ trợ công tác quản lý kho hàng cho công ty TNHH YCH Protrade Một số ưu điểm khi áp dụng hệ thống SWM tại kho hàng có thể kể đến như:
- Đối với quy trình nhập hàng:
+ Tự động chỉ định vị trí cất hàng
+ Giám sát chặt chẽ thời gian nhập kho
+ Tự động cập nhật thông tin đơn hàng
+ Tự động gửi cảnh báo sau khi sai mã hàng
+ Dễ dàng giám sát toàn bộ quá trình khi nhập những lô hàng lớn
- Đối với quy trình xuất hàng:
+ Tự động chỉ định vị trí nhặt hàng theo chiến thuật FIFO, FEFO (First Expired First Out – Hết hạn trước xuất trước)
+ Quản lý chính xác chi tiết tình trạng đơn xuất
+ Tối ưu hóa quãng đường di chuyển trong kho
+ Xuất hàng dựa vào tình hình thực tế kho bãi, chứng từ/điều phối chủ động điều động
+ Không phụ thuộc vào kinh nghiệm nhân sự
+ Thao tác thực hiện bằng cách barcode, QRcode đảm bảo tính chính xác và nhanh chóng
- Đối với quy trình kiểm tồn:
+ Kiểm tra real-time tồn kho theo location (vị trí), mã sản phẩm, zone (khu vực) + Kiểm đếm trực tiếp trên thiết bị cầm tay
+ Đảm bảo tồn kho lên đến 99%
+ Dễ dàng truy xuất lịch sử giao dịch khi có sự trên lệch
+ Xuất ngay báo cáo kiểm tồn sau khi kiểm xong
Tùy theo khả năng tài chính cũng như nhu cầu mà công ty nên chọn loại máy quét mã vạch phù hợp và tiết kiệm nhất để đầu tư hệ thống này cho việc quản lý kho hàng của mình Hiện này, có rất nhiều doanh nghiệp sử dụng các thiết bị thông minh như: handheld, mắt thần,… để phục vụ cho việc nhân viên soạn hàng ngoài kho tăng độ chính xác và tiết kiệm thời gian Đồng thời huấn luyện, đào tạo nhân viên những khóa học chuyên sâu về kỹ năng nhập xuất hàng hóa trên hệ thống, phần mềm quản lý kho hàng, từ đó mà thao tác của nhân viên cũng nhanh chóng hơn và việc kiểm tra số lượng hàng hóa nhập kho, xuất kho, tồn kho cũng chính xác và hiệu quả hơn
3.2.4 Hiệu quả của giải pháp
- Giảm chi phí hoạt động quản lý của doanh nghiệp
- Tăng tính cạnh tranh trên thị trường nhờ đáp ứng nhanh yêu cầu của khách hàng và giá thành dịch vụ thấp do giảm nguồn lực nhân công
- Chủ động được quy trình đảm bảo tồn kho
- Hệ thống mã vạch xác định chính xác và nhanh chóng mã hàng trên các vị trí, giá kệ cũng như các mã định danh khác của sản phẩm, hàng hóa, tăng tốc độ nghiệp vụ quản lý hàng hóa tại kho hàng
- Với sự tích hợp và hỗ trợ chặt chẽ trong hệ thống quản lý nghiệp vụ, mã vạch cho phép giảm các thao tác nhập số liệu, hạn chế tối đa nhầm lẫn trong các hoạt động nghiệp vụ.
Giải pháp 3: Nâng cao kiến thức của nhân viên về quản lý kho
Trong giai đoạn hiện nay, vấn đề nâng cao trình độ chuyên môn của người lao động là hết sức quan trọng và cần thiết Công tác đào tạo của công ty chưa thực sự hiệu quả về mặt chất lượng cũng như sự cẩn trọng của nhân viên trong trách nhiệm xuất – nhập hàng chưa có dẫn đến ảnh hưởng rất lớn chi phí vận chuyển khi phải đưa hàng thu hồi trở về và xuất hàng mới đi Căn cứ vào một số rủi ro trong quá trình xuất nhập và bảo quản hàng hóa của nhân viên như soạn nhầm đơn hàng, nhập sai mã hàng, xuất nhập không đúng số lượng yêu cầu của khách hàng, luân chuyển hàng hóa nhiều lần gây mất thời gian
Nâng cao chất lượng công tác tuyển dụng nguồn nhân lực đồng nghĩa với việc nâng cao hiệu quả đào tạo về chuyên môn cũng như trách nhiệm mà nhân viên phải phụ trách
Bên cạnh áp dụng phần mềm quản lý kho hiệu quả thì những bộ phận tham gia trực tiếp vào quá trình quản lý kho phải nắm sâu hơn nữa thực trạng hàng hóa trong kho để có những biện pháp quản lý kho hàng và hàng hóa trong kho hợp lý Từ đó, tập trung nâng cao trình độ quản lý, chuyên môn của đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty trong việc quản lý kho hàng
Phải nghiêm ngặt trong việc xử lý hàng thu hồi, hàng trả lại, không được tự ý xếp lẫn vào những hàng hoá khác, điều này làm tăng tính cẩn thận và ý thức của nhân viên cũng như đảm bảo được số lượng hàng hoá
Tăng cường các lớp học kỹ năng về quản lý kho cho nhân viên, thu hút nhân tài của công ty
Tăng lương và có những chế độ đãi ngộ tốt với những nhân viên làm tốt
Xử phạt những nhân viên xuất sai hàng hóa cũng như để cảnh cáo không mắc thêm sai phạm Đào tạo thêm về chuyên môn cho các bộ phận để có tinh thần và trách nhiệm cao hơn trong quá trình là, việc, giảm thiểu sai sót
3.3.4 Hiệu quả của giải pháp
Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, thu hút nguồn lực tốt về cả chất lượng và số lượng đồng nghĩa với việc nâng cao năng suất làm việc của công ty và tạo ý thức làm việc của nhân viên về Từ đó, giúp công ty đạt hiệu quả cao hơn trong quá trình quản lý kho
Giúp công ty phát triển mạnh mẽ hơn so với các công ty cùng ngành đang trực tiếp cạnh tranh và tạo được một môi trường làm việc phát triển, năng động, đổi mới
3.3.5 Một số giải pháp khác a) Quản lý hàng hoá bị thiếu hụt
Nhân viên giao nhận hàng tắc trách hoặc chủ quan không tuân thủ quy trình hay thông đồng với các bên liên quan ăn cắp hàng bán ra bên ngoài, việc phát hiện sai lệch có thể biết trong quá trình bán hàng ra cho khách hang, khách hàng kiểm tra không đúng, không nhận, từ chối nhận hàng Trường hợp giao hàng bị khách trả về làm phát sinh chi phí vận tải nếu ít thì nhà xe trường hỗ trợ chi phí, nhiều thì công ty sẽ xem xét tùy mức độ cụ thể mà yêu cầu nhân viên đó chịu trách nhiệm để xảy ra nhiều lần sẽ bị đánh giá không hoàn thành công việc cuối quý/năm, không được xét tăng lương thưởng nghiêm trọng mới xem xét cho nghỉ việc Điều này mang tính nhân văn của công ty nhưng lại khiến cho nhân viên không biết sợ, đôi khi lợi dụng điều này để ăn cắp hàng hóa Do đó, nên có những chế tài xử lý nghiêm hơn ai làm thiếu một hàng hóa trong ca đó thì chịu hoàn toàn trách nhiệm bồi thường số hàng hụt đó hoặc chia đều giá trị số hàng thiếu cho tất cả người trong ca làm đó, không ai muốn bị trừ lương hay bỏ tiền túi ra bồi thường có như vậy thì nhân viên không lơ là hay có ý định gian dối b) Tuyển chọn nhà thầu, bốc xếp
Tuyển chọn nhà thầu bốc xếp vận tải và thu xếp ngày nay có rất nhiều loại hình dịch vụ tồn tại theo hướng chuyên môn hóa Trên thị trường lao động cũng hình thành nhiều công ty cung cấp dịch vụ bốc xếp lớn đáp ứng nhu cầu hàng hóa của doanh nghiệp và loại chỉ, họ làm việc thường không có kỷ luật tính tự do cá nhân cao cũng chính bởi trình độ thấp nên họ không nhận thức được những tác động xấu có thể ảnh hưởng đến hàng hóa khách hàng doanh nghiệp Hiện nay, vẫn còn tồn tại vấn đề công nhân bốc xếp hàng hóa dẫn chân lên làm hàng hóa bị hỏng do móp méo bao bì, bẩn bao bì để đòi tiền bồi dưỡng điều làm thiệt hại kinh tế doanh nghiệp chính vì lẽ đó việc tuyển chọn nhà thầu có năng lực uy tín là rất quan trọng điều này phải ghi rõ trong nội dung hợp đồng để bên đối tác đưa vào quy chế có hình thức kỷ luật đối với công nhân nào vi phạm
Nhà thầu vận tải nước ta có hơn 1300 doanh nghiệp làm dịch vụ logic tích trong đó 80% là doanh nghiệp nhỏ và vừa, sức cạnh tranh giữa các công ty tiếp vận rất gay gắt lợi nhuận chỉ 20 - 25 % không còn cao như thập kỷ trước 30 - 40 % không khó để tìm ra nhà thầu vận tải có năng lực và tài chính tốt để hạn chế tình trạng kết cấu, thông đồng giữa nhân viên kho - bốc xếp - vận tải ăn cắp hang Vì sự phát triển của công ty cần tìm nhà thầu chuyên nghiệp, uy tín, thực sự có năng lực một cách khách quan, có chế độ đãi ngộ tốt đối với nguồn nhân lực phục vụ công tác vận chuyển, cần độ tập trung cao đảm bảo an toàn toàn hàng hóa
Phần 3 của khoá luận tốt nghiệp đã đưa ra những giải pháp cản thiện những vấn đề còn tồn đọng trong công tác quản lý kho hàng của công ty TNHH – YCH Protrade chi nhánh Bắc Ninh như: quản lý tồn kho, những vần đề mất cắp, hư hỏng hàng hoá để nhằm hoàn thiện hơn trong công tác quản lý kho Những vấn đề đã và đang tồn tại hoàn toàn có thể giải quyết được, góp phần giảm thiểu rủi ro hàng hoá và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
