Hoàn thiện hoạt động quản trị kho hàng tại Xí Nghiệp Kho Vận Hồ Chí Minh Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam.

Hoàn thiện hoạt động quản trị kho hàng tại Xí Nghiệp Kho Vận Hồ Chí Minh Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam.Hoàn thiện hoạt động quản trị kho hàng tại Xí Nghiệp Kho Vận Hồ Chí Minh Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam.Hoàn thiện hoạt động quản trị kho hàng tại Xí Nghiệp Kho Vận Hồ Chí Minh Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam.Hoàn thiện hoạt động quản trị kho hàng tại Xí Nghiệp Kho Vận Hồ Chí Minh Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam.Hoàn thiện hoạt động quản trị kho hàng tại Xí Nghiệp Kho Vận Hồ Chí Minh Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam.Hoàn thiện hoạt động quản trị kho hàng tại Xí Nghiệp Kho Vận Hồ Chí Minh Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam.Hoàn thiện hoạt động quản trị kho hàng tại Xí Nghiệp Kho Vận Hồ Chí Minh Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam.Hoàn thiện hoạt động quản trị kho hàng tại Xí Nghiệp Kho Vận Hồ Chí Minh Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam.BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG LUẬN VĂN THẠC SĨ HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG TẠI XÍ NGHIỆP KHO VẬN HỒ CHÍ MINH CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH MAI.

Tính cấp thiết củađềtài

Trong bối cảnh hội nhập toàn cầu như hiện nay, các doanh nghiệp sản xuấtvừa có nhiều cơ hội từ việc mở rộng thị trường, vừa đứng trước những thách thức, áplực vềphíađầuvàonhư:Nguyênvậtliệutrởnênkhanhiếmhơnvàgiácảcaohơn,người laođộngmuốntănglương…cácchiphícốđịnhvàchiphíbiếnđổitănglàmtổngchi phí sản xuất tăng theo; về phía đầu ra, yêu cầu của khách hàng ngày càng cao; bên cạnhđó,doanhnghiệpcònphảiđốimặtvớisựcạnhtranhkhốcliệtđểtồntạivàphát triển trên thịtrường. Để sản phẩm, dịch vụ từ nhà cung cấp đến được tay người tiêu dùng cuối cùng phảitrảiquarấtnhiềuchuỗihoạtđộngkhácnhaumàởđómỗicôngđoạnlàmộtmắt xích liên kết với nhau không tách rời, có tác động tương hỗ lẫn nhau Để quá trình trên được suôn sẻ, doanh nghiệp thu được lợi nhuận như mong muốn, việc quản trị tốtkhohàngsẽđảmbảothôngsuốtquátrìnhsảnxuất,phânphối;đảmbảođượcđầu ra sản phẩm kịp thời; đáp ứng tốt đầu vào và đầu ra của chuỗi cung ứng, nhằm giúp chohoạtđộngchuỗicungứnghiệuquảhơn,gópphầntạolợithếcạnhtranhchocông ty trên thị trường Do đó quản trị kho hàng là một mắt xích to lớn và có vai trò quan trọng trong việc hoàn thành mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp là đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng một cách thuận tiên và tối ưunhất.

Nhàkhongàynayđóngmộtvaitròquantrọnghơnbaogiờhếtđốivớisựthành cônghoặcthấtbạicủacácdoanhnghiệp.Nhàkhođóngvaitròtrunggianquantrọng giữa các thành viên trong chuỗi cung ứng, ảnh hưởng đến cả chi phí và dịch vụ của chuỗi cung ứng Trong nỗ lực hợp lý hóa các quy trình chuỗi cung ứng và quản lý chúnghiệuquảhơn,nhiềucôngtyđãthiếtlậpcáccơsởsảnxuấtvànhàkhotậptrung trong những thập kỷ qua Điều này đã dẫn đến việc các nhà kho lớn hơn chịu trách nhiệm phân phối cho nhiều khách hàng khó tính hơn ở một khu vực rộng lớn hơn và do đó, với các quy trình hậu cần nội bộ phức tạp hơn Kết quảlà,việc quản lý các khohàngphứctạphơnmộtcáchhiệuquảvàhiệuquảđãtrởthànhmộtnhiệmvụđầy thách thức.

Do đó, một câu hỏi quan trọng là làm thế nào quản lý kho hàng, với tư cách là một nhóm các quyết định và thủ tục lập kế hoạch và kiểm soát, được tổchức

2 để đáp ứng những thách thức ngày nay Quản lý kho bao gồm việc kiểm soát và tối ưu hóa các quy trình phân phối và kho phức tạp và nó phụ thuộc vào các nhiệm vụ được thực hiện và trên thị trường mà kho hoạt động.

Tronglĩnhvựcquảnlýsảnxuất,ngườitathườngchấpnhậnrằngsảnphẩmđược sản xuất khối lượng và sự đa dạng của sản phẩm tức là độ phức tạp của nhiệm vụ và tốc độ thay đổi của môi trường bên ngoài với động lực của thị trường là những động lựcchínhcủacơcấulậpkếhoạchvàkiểmsoát.Cácquytrìnhkhohàngcầnđượclập kế hoạch và kiểm soát bao gồm: xử lý hàng hóa đầu vào, phân công sản phẩm đến địa điểm, lưu trữ sản phẩm, phân bổ vị trí đặt hàng thành kho, sắp xếp và phát hành đơn hàng, đặt hàng bốc xếp, đóng gói, các hoạt động hậu cần giá trị gia tăng và vận chuyển Đặc biệt, lưu kho và chọn đơn hàng là những quy trình phức tạp, thường tốn nhiều công sức, quyết định phần lớn hiệu suất của kho hàng Việc phân biệt độ phức tạpcủanhiệmvụvàđộnglựcthịtrườngnhưlàđộnglựcchínhcủacáchoạtđộnglập kế hoạch và kiểm soát kho và của các quy tắc quyết định được sửdụng. Độphứctạpcủanhiệmvụđolườngđộsâuvàbềrộngcủacácnhiệmvụmàmột nhàkhophảithựchiệnvàđượcđịnhhướngnộibộ.Độnglựcthịtrườngđolườngtốc độ thay đổi của môi trường bên ngoài mà kho hàng hoạt động Nói chung, việc quản lý kho phức tạp hơn sẽ dẫn đến các quy tắc quyết định phức tạp hơn để lập lịch trình vàtốiưuhóacáchoạtđộngnhập,lưutrữvàxuấtkho.Lậpkếhoạchvàkiểmsoátkho phụthuộccảvềsựphứctạpcủanhiệmvụkhobãivàvềsựnăngđộngcủathịtrường.

Hệthốngthôngtinđóngvaitròquantrọngtrongviệcquảnlýcácquytrìnhphứctạp Các trình điều khiển quản lý kho ảnh hưởng đến tính cụ thể của hệ thống thông tin Việc thiết lập sự phụ thuộc về tính cụ thể của WMS vào các trình điều khiển này có thểgiúpcácnhàquảnlýquyếtđịnhhệthốngthôngtinhiệuquảnhấtphùhợpvớinhu cầu quản lý kho hàng Vì nhiều hệ thống phần mềm quản lý kho hàng tiêu chuẩn có sẵn trên thị trường, việc lựa chọn một trong số đó có thể là một nhiệm vụ khókhăn.

Vinamilk đã có những bước phát triển ấn tượng trong những năm vừa qua, trở thành một trong những doanh nghiệp lớn nhất tại Việt Nam và đang nỗ lực chinh phục thị trường quốc tế với mục tiêu trở thành 1 trong 30 doanh nghiệp sữa lớn nhất toàncầu.Vớitầmnhìnchiếnlượcdàihạnđểđịnhhướngcáchoạtđộngsảnxuấtkinh doanh,tiếptụcxâydựnghệthốngphânphốinộiđịarộnglớnvàvữngmạnh,giatăng thị phần và giữ vững vị thế dẫn đầu của Vinamilk trên thị trường Qua đó nhận thấy rõràngviệclàmthếnàođểđưahànghóađếntaykháchhàngmộtcáchhiệuquảnhất là một mấu chốt Làm thế nào để thực hiện việc dự trữ, bảo quản và chuẩn bị hàng hóa và cung ứng hàng hóa cho khách hàng với trình độ dịch vụ cao nhất và chi phí thấp nhất? Do hầu hết các quy trình của công ty hoạt động chưa được đồng bộ nên dẫn đến trạng thái không đủ hoặc dư thừa không cần thiết, làm phát sinh chi phí và không đáp ứng kịp thời cho khách hàng Mà trong đó Xí Nghiệp Kho Vận Hồ Chí Minh - Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam là nơi tập trung của 2 bộ phận Kho và Vận: Kho gồm có nguyên liệu để sản xuất và thành phẩm để xuất; Vận là đội ngũ xe vận chuyểnsữađếntayngườitiêudùng.Vớiphươngchâm“Vinamilkđemsảnphẩmsữa chất lượng hàng đầu tới người dùng”, để đảm bảo tất cả các quy trình bảo quản, bốc dỡ và vận chuyển đều được quản lý nghiêm ngặt nhằm đảm bảo chất lượng tới tay người tiêu dùng thì việc quản trị kho hàng qua các hoạt động thiết kế mạng lưới kho bãi,lựachọnhệthống,côngnghệ,thiếtlậpcácthôngsốđánhgiáhiệuquảhoạtđộng, tỉ lệ thuê ngoài kho bãi, lên kế hoạch đầu tư, tiếp nhận, sắp xếp, chứa trữ, quản lý và bảoquảnnguyênvậtliệu,hànghóa,thànhphẩm;đolườngvàđánhgiáhiệuquảhoạt động, liên tục cải tiến hệ thống, quy trình… đóng vai trò gia tăng giá trị quan trọng để cung cấp lợi thế cạnh tranh, hỗ trợ tăng trưởng và hiệu quả kinh doanh trong suốt chuỗi cung ứng của côngty.

Chính vì vậy tác giả đã chọn đề tài “Hoàn thiện hoạt động quản trị kho hàngtại

Xí Nghiệp Kho Vận Hồ Chí Minh - Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam” để làm đề tài cho Luậnvăn.

Tổng quan tình hìnhnghiên cứu

Dướiđâylàmộtsốlýthuyết,côngtrình,tàiliệuvềquảntrịLogisticsnóichung và quản trị kho hàng nói riêng đã được nghiên cứu và thựchiện:

Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động kho hàng tại trung tâm phânphốiGemadeptLogisticsSóngThầnvàgiảipháp,L ệ ChiThương(2021):Đềtàitìm hiểu thực trạng hoạt động kho hàng tại Trung tâm phân phối của công ty GemadeptLogisticsnằmtạikhucôngnghiệpSóngThầnI–DĩAn,BìnhDươngvàxácđịnh các yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống vận hành kho hàng và trung tâm phân phối của công ty và đưa ra được các giải pháp nhằm nâng cao hoạt động kho hàng và Trung tâmphânphốicủaGemadeptdựatrêncácnghiêncứuđãđượccôngbốvàthựctrạng kho hàng đã phân tích Kết quả cho thấy trung tâm phân phối của Công tyGemadept Logistics tại Sóng Thần có nhiều điểm mạnh trong cơ sở hạ tầng, trang thiết bị kho vàkhảnăngtậndụngkhônggiankhođểcungcấpdịchvụkhovậntốtnhấtchokhách hàng Song song với đó, trung tâm phân phối vẫn tồn tại một số hạn chế nhất định trong khâu kiểm đếm hàng hóa nhập kho, quản lý hàng trong kho, sự đồng bộ trong hệ thống IT cũng như hạn chế trong khả năng mở rộng các loại hình dịch vụ sẵn có của mình Nghiên cứu cũng chỉ ra các cơ hội và thách thức mà công ty cần nắm bắt đểcóthểpháttriểnmạnhmẽhơn.Trongđócókểđếnnhữngtháchthứcvềthựctrang nguồn nhân lực hạn chế của ngành Logistics, xu thế hội nhập thương mại điện tử và ảnh hưởng của dịch bệnh Covid-19 tại miền Nam Việt Nam trong giai đoạn từ tháng 5/2021 đến tháng 10/2021 Từ những phân tích đạt được, tác giả đã đề xuất các giải phápcơbảndựatrênchiếnlượcmởrộngdịchvụ,nângcaohệthống ITvốnđãđươc đầu tư tốt của trung tâm phân phối cùng với tập trung đào tạo nguồn nhân lực sẵn có của côngty.

Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản lý kho hàng tại công ty TNHH OlamViệtNam,LêMinhHải(2021):Đềtàinghiêncứuvềhoạtđộngkhohàngtứclànhậnhàng, lưu kho, soạn hàng, đóng gói và vận chuyển và hàng loạt thách thức phải đối mặt trongviệcquảnlýhoạtđộngkhohàngnóichungvàkhohàngOlamnóiriêng Bằng cách sử dụng phương pháp tiếp cận như sử dụng số liệu thứ cấp, phân tích, đánhgiá, quansáttrựctiếpvàbáocáohoạtđộngkhohàng.Phântíchnàyđãgiúpxácđịnhcác vấn đề trong hoạt động liên quan đến quá trình tiếp nhận, lưu kho, soạn hàng, đóng góivàvậnchuyểnvàxácđịnhvịtrícácmặthàngcũngnhưlỗicủaconngườiquađó phân tích thực trạng hoạt động của kho hàng trong công ty TNHH Olam Việt Nam, đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý khohàng.

HoànthiệnhoạtđộngquảntrịkhohàngnóiriêngvàhoạtđộngquảntrịLogistics nói riêng trong điều kiện toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế ngày càng nhanh, mạnh,sâusắcnhưhiệnnaylàquantrọnghơnbaogiờhết.Nộidungcácđềtàinghiêncứu làkháphongphúvàđềcậpđếnnhiềukhíacạnhkhácnhaucủaquảntrịlogistics,quản trị kho hàng, tuy nhiên chỉ nghiên cứu tập trung vào phát triển dịch vụ Logistics của các doanh nghiệp giao nhận vận tải mà chưa có đề tài nào nghiên cứu riêng về quản trị kho hàng hóa của doanh nghiệp sản xuất đặc biệt là sản xuất thực phẩm, chế biến sữa tại TP Hồ ChíMinh.

Mục đích và Nhiệm vụnghiêncứu

• Mục đích nghiên cứu của đề tài: nhằm phân tích hiện trạng hoạt động quảntrị kho hàng tại Xí Nghiệp Kho Vận Hồ Chí Minh - Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam, từ đó đưa ra những đề xuất, giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản trị kho hàng tại Xí Nghiệp Kho Vận Hồ Chí Minh - Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam.

- Tậphợpmộtsốkháin iệ mvàlýthuyết cơ bản vềquảntrịkhohàng trong Logistics

- Phân tích thực trạng quản trị kho hàng tại Xí Nghiệp Kho Vận Hồ ChíMinh

- Đề xuất những giải pháp giải pháp để hoàn thiện hoạt động quản trị kho hàng tại doanhnghiệp.

Đối tượng và Phạm vinghiêncứu

Chủ thể nghiên cứu của đề tài là Xí Nghiệp Kho Vận Hồ Chí Minh - Công ty

Cổ phần Sữa Việt Nam Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hoạt động quản trị kho hàngtạiXíNghiệp.KhônggiannghiêncứulàhoạtđộngkhohàngkhôcủaVinamilk tại TPHCM, điều phối vận tải hàng bán từ các kho hàng của Vinamilk ở TPHCM, Đồng Nai, Bình Dương đến khách hàng ở các tỉnh lâncận.

Nghiên cứu sử dụng các dữ liệu thứ cấp và khảo sát sơ cấp trong giai đoạn từ năm2019đến2021đểphântíchthựctrạngvàđưaranhữnggiảipháphoànthiệnhoạt động quản trị kho hàng tại Xí Nghiệp Kho Vận.

Phương phápnghiêncứu

a Phương pháp thu thập dữliệu

• Phương pháp nghiên cứu tài liệu: sử dụng đối với dữ liệu thứ cấp thu thập được từ việc nghiên cứu tài liệu sẵn có ở sách, báo mạng và tài liệu do công ty cung cấp từ đó phân tích thực trạng và đưa ra các giải pháp để hoàn thiện hoạt động quản trị khohàng.

• Phương pháp thu thập tài liệu thứ cấp: nhà nghiên cứu tìm kiếm và thu thập các quy trình quản lý nội bộ của công ty nghiêncứu. b Phương pháp phân tích dữliệu

• Phươngphápsosánh:Việcphântíchdữliệudựavàophươngphápsosánhrất hay được sử dụng, ta có thể so sánh tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty qua cácnămhaysosánhdoanhthu,khốilượnghàngcủahoạtđộngnàysovớihoạtđộng khác hoặc so với tổng doanh thu, lợi nhuận của cả côngty.

• Phương pháp thống kê: Phương pháp này được sử dụng để thống kê các kết quả điều tra được từ bản điều tra, thống kê ý kiến của những người được điềutra.

Đóng góp mới và ý nghĩa củanghiêncứu

Phân tích và đánh giá một cách khách quan thực trạng quá trình của hoạt động quản trị kho hàng tại Xí Nghiệp Kho Vận Hồ Chí Minh - Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam Đưa ra những mặt công tác quản lý đã thành công, những mặt còn hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó. Để hỗ trợ các nhà quản lý đưa ra quyết định tốt nhất nhằm tăng cường quản lý hoạt động kho hàng, phân tích cả các biến số bên trong và bên ngoài tác động đến hoạt động quản lý kho và trình bày các kiến nghị giúp nâng cao hiệu quả công tác,góp phần tiết kiệm chi phí và tăng thêm lợi nhuận cho công ty.

Bố cục củaluậnvăn

Nội dung của luận văn có kết cấu gồm 3 chương :

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊKHOHÀNG

Cơ sở lý luận về Quản trịkhohàng

Khái niệm kho hàng: loại một bộ phận của hệ thống Logistics Trong đó kho hàng xét theo góc độ kỹ thuật là các công trình vật kiến trúc được sử dụng chứa nguyên liệu thô, vật tư, bán thành phẩm và thành phẩm trong quá trình lưu chuyển. Khiđitừđiểmbắtđầucủachuỗicungứngđếnđiểmkếtthúc,đóngvaitròlànơilưu trữ và duy trì nguyên liệu thô, vật tư, bán thành phẩm và thành phẩm, cho phépcông ty chuẩn bị, lưu trữ và bảo quản các mặt hàng, đảm bảo dòng cung cấp liên tục cả chất lượng cao và số lượng lớn, đồng thời cũng cung cấp các thông tin về tình trạng, điềukiệnlưugiữvàvịtríhànghóađangđượclưutạikho.Tùytheonhucầusửdụng cũng như đặc điểm của hàng hóa mà doanh nghiệp có thể lựa chọn loại kho phù hợp trong vô vàn chủng loại, dung tích chứa và mô hình quản lý hiệncó.

Hàng qua kho là quá trình lưu trữ hàng tồn kho vật lý để bán hoặc phân phối. Nhà kho được sử dụng bởi tất cả các loại hình doanh nghiệp khác nhau cần lưu trữ tạm thời sản phẩm với số lượng lớn trước khi vận chuyển chúng đến các địa điểm khác hoặc vận chuyển riêng lẻ cho người tiêu dùng cuối Trên thực tế, thị trường đã phát triển trong mười năm qua khi các công ty đầu tư rộng rãi vào chuỗi cung ứng của họ để đưa các mặt hàng đến tay khách hàng và doanh nghiệp một cách nhanh chóngvàhiệuquảhơn.Điềunàykhôngchỉđơngiảnápdụngchocácnhàbánlẻtrực tuyến.Mặcdùcórấtítchỗởmặttiềncửahàngcủahọđểbảoquảnhànghóa,hầuhết các nhà bán lẻ truyền thống và truyền thống vẫn cần phải có khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.Mặc dù các nhà cung cấp của họ ở các quốc gia xa xôi và chậm sảnxuấtcũngnhưvậnchuyểncácmặthàngmới,nhưngviệccónhiềuhànghơntrong các kho gần đó cho phép họ liên tục cung cấp hàng cho các cửa hàng của mìnhtrong thời gian bán hàng cao, chẳng hạn như ngàylễ.

1.1.1.2 Vai trò, chức năng nhiệm vụ của khohàng

Nhu cầu của người tiêu dùng trên thị trường chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm cả các yếu tố chủ động và khách quan Thị trường có thể thay đổi do các yếu tố theo mùa, có thể được dự đoán và chuẩn bị trước, cũng như các sự kiện không lường trước được Nhờ đó, kho hàng được tối ưu hóa để kiểm soát các mặthàngđượcvậnhànhliêntụcnhằmđảmbảochấtlượngổnđịnh,chitiếtthiếtthực nhất cho công ty Bằng cách giảm thiểu rủi ro trong hoạt động của công ty, số lượng hàng tồn kho trong kho hỗ trợ doanh nghiệp đối phó với các vấn đề thị trường thay đổi.

Nhiều tổ chức lựa chọn sử dụng nhiều loại lưu trữ sản phẩm để tận dụng khả nănglưutrữcủakho.Nhữnglôhànglớnphảiđượcchiatách,điềuphối,kếthợpnhiều loại mặt hàng khác nhau thành một đơn hàng đầy đủ tại kho Ngoài ra còn tiết kiệm đượcchiphívậntải:doanhnghiệpcóthểgomnhiềuđơnhànglẻthànhmộtđơnhàng lớn để vận chuyển trong cùng một lần và tối ưu hóa mạng lướikho. Điều cần thiết là phải lên kế hoạch cho một nhà kho với nhiều loại hàng hóa luôn sẵn sàng cho thủ tục vận chuyển và bán hàng Giúp đáp ứng được nhu cầu của khách hàng với chi phí Logistics thấp nhất.

Trongsuốtquátrìnhlưukho,khođảmbảohànghóanguyênvẹncảvềsốlượng và chất lượng Tận dụng tối đa không gian và khả năng bảo quản của kho hàng để bảo quản hàng hóa được đầy đủ, ổn định mà không bị tác động bởi các yếu tố bên ngoài như mối mọt, ẩm thấp, côntrùng.

Chăm sóc đúng cách các mặt hàng trong kho là một thành phần quan trọng của bất kỳ mô hình kho nào giúp tăng hiệu quả kinh doanh và quản lý kho cho các tổ chức.

Kho còn là nơi tập hợp, lưu trữ các phế liệu, các bộ phận, sản phẩm thu hồicần được phân loại, xử lý hoặc tái chế Kho là một bộ phận quan trọng giúp hoạt động “Logistics ngược” thực hiện nhanh chóng và quay về

Có rất nhiều loại nhà kho khác nhau được phân loại dựa trên một số đặc điểm như: Đặc thù sản phẩm

Chuỗi phân phối hàng hóa

– Kho dự trữ ngoài đôthị

– Kho vật liệu – vật tư – phụliệu

1.1.2 Khái niệm Quản trị khohàng

Các ý tưởng và thủ tục liên quan đến việc quản lý các hoạt động hàng ngàycủa nhà kho được bao gồm trong quản lý kho hàng Điều này bao gồm rộng rãi việc thu thậpvàthiếtlậpkhônggiannhàkho,lậpkếhoạchcôngviệc,kiểmsoáthàngtồnkho và hoàn thành đơn đặt hàng Phóng to hơn sẽ cho doanh nghiệp thấy rằng việc cải thiệnvàtíchhợptừngquytrìnhđólàcầnthiếtđểquảnlýkhotốtnhằmđảmbảorằng tất cả các lĩnh vực hoạt động của kho phối hợp với nhau để tăng năng suất và duy trì chi phíthấp.

Mặcdùcáchoạtđộngcủanhàkhothườngbịngườitiêudùngẩnkhỏitầmnhìn, nhưng chúng rất quan trọng đằng sau hậu trường trong việc đảm bảo giao hàngđúng hạn.Quảnlýkhotốtđảmbảorằngcáchoạtđộngcủakhochínhxácvàhiệuquảnhất có thể để đạt được mục tiêu này Chẳng hạn, quản lý kho hàng đòi hỏi phải tận dụng tốt nhất không gian kho hàng để tối đa hóa việc lưu trữ hàng tồn kho, làm cho hàng tồn kho trở nên đơn giản để công nhân xác định vị trí, đảm bảo đủ nhân viên, đảm bảo thực hiện đơn hàng hiệu quả và phối hợp liên lạc với các nhà cung cấp và công ty vận tải để đảm bảo nguyên vật liệu đến và đặt hàng được vận chuyển đúng thời gian Những lợi thế của việc quản lý kho hiệu quả, chẳng hạn như dịch vụ nhanh chóng,chấtlượngcaovớigiácảhợplý,cóthểthâmnhậpvàochuỗicungứngvàcải thiện mối quan hệ với cả nhà cung cấp và khách hàng Tuy nhiên, do có quá nhiều biến số liên quan nên việc tối đa hóa việc quản lý kho hàng có thể là một tháchthức.

Do đó, rất nhiều doanh nghiệp đang sử dụng hệ thống quản lý kho, sử dụng phần mềm chuyên dụng để thực hiện các chiến thuật quản lý.

Hệ thống quản lý kho (WMS) là một giải pháp phần mềm nhằm đơn giản hóa sự phức tạp của việc quản lý kho WMS có thể hỗ trợ và giúp tối ưu hóa mọi khía cạnh của quản lý kho Ví dụ: WMS có thể:

Tận dụng dữ liệu và tự động hóa để tiến hành phân tích nhu cầu, dự báo doanh số bán hàng và tạo kế hoạch hoạt động hàng ngày hiệu quả Cung cấp thông tin chi tiếttheothờigianthựcvềvịtrívàsốlượnghàngtồnkho.Chiasẻdữliệuvớicácmô- đun ERP khác hoặc các sản phẩm phần mềm độc lập, chẳng hạn như phần mềm kế toán và giải pháp quản lý vận tải, để tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh Theo dõi vàbáocáonăngsuấtđểhiểusâuhơnvềhiệu quảhoạtđộngcủanhàkhovànơicông tycóthểcảithiệnđịalýnhàkhovàtốiưuhóakhônggian.Tạohướngdẫntừngbước để hướng dẫn người dùng thông qua các quy trình hàng ngày—chẳng hạn như nhận, chọn và đóng gói đơn đặt hàng—sử dụng các quy tắc được xác địnhtrước.

Mụctiêuchínhcủaquảnlýhàngtồnkholàđặthàng,lưutrữ,dichuyểnvàchọn các nguồn lực cần thiết để sản xuất hàng hóa hoặc hoàn thành đơn hàng một cách hiệu quả và hiệu quả Từ "quản lý kho" đề cập đến một loạt các hoạt động kho, bao gồm lao động, thực hiện đơn hàng, tổ chức và thiết kế kho, giám sát và báocáo.

Quản lý hàng tồn kho thường được sử dụng như một thuật ngữ khác để quảnlý hàngtồnkho,nhưngđiềuquantrọnglàphảinhậnrasựkhácbiệtgiữa“hàngtồnkho” và “hàng tồn kho”, đặc biệt đối với các công ty liên quan đến sản xuất sản phẩm Cổ phiếu thường đề cập đến thành phẩm đã sẵn sàng để bán hoặc phân phối Tuy nhiên, hàngtồnkhobaogồmmọithứcótrongkho:nguyênvậtliệu,vậtliệuđangtrongquá trình chế tạo thành sản phẩm và thành phẩm (kho) Do đó, quản lý hàng tồn kho là một tập hợp con của quản lý hàng tồn kho tập trung cụ thể vào việc giữ càng ít hàng càng tốt—để tiết kiệm không gian và chi phí—trong khi vẫn có thể đáp ứng nhu cầu của kháchhàng. kh o

1.1.3 Các hoạt động trong quản trị khohàng

1.1.3.1 Bốtrí,thiếtkếkhohàngvàphươngtiệncấttrữ,xếpdỡhànghóatrong a) Bố trí và thiết kế khobãi:

Doanh nghiệp xác định cần bao nhiêu không gian để lưu trữ các mặt hàng dựa trên nhu cầu về nhà kho và sẽ đặt nó ở một vị trí hợp lý và thuận lợi Các hướng dẫn sau đây sẽ hướng dẫn thiết kế nhà kho: Sử dụng nhà kho một tầng,vậnchuyển các mặt hàng qua nhà kho theo đường thẳng, chất và dỡ hiệu quả, giữ lối đi qua nhà kho ởmứctốithiểuvàtậndụngtốiđachiềucaotốiđacủanhàkho.Vớisựứngdụngrộng rãi của khoa học công nghệ ngày nay, sự ra đời của các phần mềm quản lý,sựlớn mạnh của các nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, công ty xây dựng sẽ đảm nhiệm việc tính toán thiết kế nhàkho. b) Một số thiết bị vận chuyển xếp dỡ thôngdụng:

Xe trung chuyển sản phẩm kéo tay: Có nhiều loại phương tiện thủ công khác nhau dựa vào sức lực của người lao động, bao gồm xe một bánh, hai bánh, ba bánh và bốn bánh Mỗi loại hàng hóa lưu giữ trong kho có thể được chứa với nhiều kích cỡkhácnhau.Cầnconlăn:Cấutạogồmmộtthanhdàicótrụcchạyquađầudàyhơn, hai con lăn có đường kính 80mm ở hai đầu và tải trọng khoảng 1 tấn Xe rùa chạy bằng động cơ đốt trong và pin.

Vai trò, ý nghĩa của hoạt động quản trị kho hàng đối với doanhnghiệp

Quản lý kho hàng đóng một vai trò chiến lược trong chuỗi cung ứng bằng cách chophépcácquátrìnhphânphối,phânloạihoặckếtnốihàngtồnkhonhằmđápứng nhu cầu ngày càng tăng của thị trường Tốc độ thương mại ngày nay có nghĩa là các côngtyhậucầnvàvậnchuyểnhànghóaphảiđápứngvớithờigianvậnchuyểnhàng hóa nhanh hơn đồng thời giảm chi phí để thu được nhiều lợi nhuận hơn từ biên lợi nhuận vốn đã thu hẹp Các xu hướng thị trường như tăng trưởng dịch vụ giá trị gia tăngvàtăngcườngtựđộnghóađangthayđổicáchthứckinhdoanhcủacácnhàcung cấp dịch vụ hậu cần Hơn nữa, thương mại điện tử đang phát triển với tốc độ cấp số nhânvàcácđiểmthựchiện,phânphốivàgiaohàngđadạngđòihỏihàngtồnkhovật lý và kỹ thuật số tích hợp và theo dõi vậnchuyển.

Quản lý kho hàng đóng một vai trò chiến lược trong chuỗi cung ứng bằng cách chophépcácquátrìnhphânphối,phânloạihoặckếtnốihàngtồnkhonhằmđápứng nhu cầu ngày càng tăng của thị trường Tuy nhiên, các hệ thống quản lý kho truyền thống không được thiết kế với tính linh hoạt hoặc năng lực côngnghệđể giải quyết những thách thức đang diễn ra trongngành.

Khi biết vị trí của hàng tồn kho trong toàn bộ quy trình của kho hàng, từ nhận hàngđếnlưutrữ,đểgiảmhàngtồnkhodưthừavàcảithiệnvòngquayhàngtồnkho Đáp ứng các Thỏa thuận cấp độ dịch vụ (SLA) và tránh mọi hàng tồn kho bị thất lạc đểtăngsựhàilòngcủakháchhàngvàkiểmsoáthàngtồnkho.Tậndụngtốiđakhông gian kho để cải thiện năng suất và thời gian thông qua tối ưu hóa hoạt động xử lý hàngtồnkhobằngcáchchọnmứcđộtựđộnghóaphùhợpđểgiảmchiphívậnhành.

Một nhà kho sẽ cho phép lưu trữ hàng hóa một cách an toàn trong những trườnghợp nhưvậy.

Hàng hóa thường được sản xuất với số lượng dư thừa bởi hầu hết các công ty dự đoán nhu cầu Điều này có nghĩa là một cơ sở lưu trữ là cần thiết cho đến khi khách hàng và khách hàng bắt đầu đặt hàng Một nhà kho sẽ đáp ứng tất cả các nhu cầulưutrữvàlýtưởngchoviệcvậnchuyểndễdàng.Chỉcósốlượngsảnphẩmđược theo dõi bởi các hệ thống kiểm soát hàng tồn kho trong kho Tuy nhiên, cũng có thể giám sát chất lượng sản xuất, với một số thay đổi và quản lý cửa hàng tốt hơn Theo dõi thành phẩm và nguyên vật liệu sẽ cung cấp cho bạn số lượng vật liệu đi qua quá trình sản xuất Nó cũng giúp xác định và cách ly các sản phẩm cólỗivà những sản phẩm không đáp ứng các yêu cầu chất lượng cần thiết Một hệ thống theo dõi hiệu quả trong kho sẽ giúp hợp tác với cả nhà cung cấp và nhà cung cấp để giảm thiểu nguyên liệu thô bị lỗi hoặc kém chất lượng Nó cũng cho phép theo dõi thời hạnsửdụng và hạn sử dụng của các sản phẩm khác nhau, do đó cho phép loại bỏ các sản phẩm ra khỏi kho kịpthời.

1.3.1 Thựctiễn tại công ty TNHH DHL - ViệtNam

CácgiảiphápquảnlýhànghóavàkhobãicủaCôngtyTNHHDHL-ViệtNam đã liên tục nâng cao năng suất và đẩy nhanh thời gian phản ứng với nhu cầu thayđổi thường xuyên của khách hàng Các chuyên gia tại DHL - Việt Nam sáng tạo, triển khai và quản lý các giải pháp kho hàng và phân phối thích ứng dành riêng cho các yêu cầu của công ty Phân tích đồng thời từng giai đoạn trong chuỗi cung ứng của khách hàng để xác định hướng hành động tốtnhất

DHL là công ty đa quốc gia với mạng lưới toàn cầu chuyên cung cấpcácdịch vụ logistics (đường bộ, đường biển, đường hàng không ) Mặc dù phí dịch vụ của DHL cao hơn so với các nhà cung cấp khác, nhiều doanh nghiệp sản xuất và thương mại lớn trong nước đã chọn DHL làm đối tác hậu cần của họ một nhà cung cấpdịch vụnổitiếng,đángtincậyvớimộttươnglaitàichínhđầyhứahẹn.Tuynhiên,ítngười biếtrằngviệcDHLgianhậpViệtNamvớitưcáchlànhàcungcấpdịchvụhậucần bị hạn chế bởi công nghệ và lợi ích của mạng lưới phân phối toàn cầu, trải dài hơn

200 quốc gia Ngoài ra, họ thuê các nhà thầu phụ để thuê nhà kho và thiết bị vận chuyển.

HệthốngkhocủaDHLsửdụngphầnmềmPrologsWMSgiúptiếtkiệmchiphí quản lý kho WMS kiểm soát tất cả các quy trình kho thiết yếu, chẳng hạn như theo dõitấtcảcáctácvụxửlý,nhậnđơnđặthàng,lưutrữhànghóa,quảnlýhàngtồnkho, dựđoánnhucầuvàxácđịnhmứchàngtồnkho.antoàn.liênquanđếnnhàkhoDHL cung cấp các loại nhà kho thích hợp (cơ sở loại A+, A, B hoặc C), mỗi loại đều tuân thủ các nguyên tắc nhà kho tiêu chuẩn sau: được tổ chức một cách khoahọc.

DHLđãthànhcôngtrongviệcgiảmchiphítrongchuỗicungứngvàtăngdoanh thu bằng cách sử dụng các phương pháp chuyên nghiệp và phần mềm quản lý kho bãi Khó tránh khỏi những mặt tiêu cực trong hoạt động kho hàng như nhân viêncâu kết với kinh doanh vận tải để trộm cắp hàng hóa (hàng khuyến mãi, hàng thừa chạy chương trình…) Sản phẩm hư hỏng, bao bì móp méo, hàng hóa bị chuột, gián xâm nhập,… côn trùng, hàng hư hỏng do doanh nghiệp quản lý kém… Kho có hệ thống camera an ninh, hàng hóa được mã hóa nên việc sử dụng phần mềm điều tiết xuất nhập hàng hóa trở nên đơn giản hơn Tuy nhiên, tiện ích này bất lực trong việc ngăn chặn nhân viên cố tình bắt tay nhau để ăn cắp sảnphẩm.

1.3.2 Thựctiễn tại công ty TNHH FrieslandCampina ĐểsảnxuấtsữatươivàsữabộtvớinhãnhiệuCôgáiHàLan,mộtcôngtycótrụsởtại ViệtNamvớitrụsởchínhởHàLanđãthànhlậpcácnhàmáyởBìnhDươngvàHàNamvàonhững năm1990.DutchLadyWarehouselànhàkhohạngA+vớitiêuchuẩncao,quytrìnhlà mviệcchuyênnghiệpvànhânviênkhocótrìnhđộ.Nónằmtrênđịađiểmsảnxuấtvàđượcđ iềuhànhbởiphầnmềmquảnlýERPnổitiếng Tương tự như Công ty TNHH DHL Việt Nam, Dutch Lady có một hệ thống phúc lợi cho nhân viên mạnh mẽ, một hệ thống thưởng phạt rõ ràng và phong cách quảnlýcựckỳcởimởvàminhbạchkhituânthủcácquytắc.Nhữngyếutốnàythúc đẩy nhân viên nỗ lực rất nhiều và thường xuyên gắn bó lâu dài với côngty.

1.3.3 Thựctiễn tại công ty CP Logistics SC – THGroup

Khotrungtâmhaycòngọilàkhocôngsuấtđượcxâydựngliềnkềvớinhàmáy sữaTHchínhhiệutrênkhuđấtrộng10.000m2.Nócósứcchứa(cònđượcgọilàsức chứa của nhà kho) là 17.650 vị trí pallet, tương đương với 1.584.000 hộp hoặc 1500 tấnsữa.Đểpháttriểnvàvậnhànhkhomộtcáchđộclập,THchínhhãngmilkchỉphải trừ chi phí xây dựng và đầu tư trang thiết bị, giúp giảm chi phí logistics hơn so với thuêngoài.TậpđoànTHđãchihơn1triệuUSDchophầnmềmquảnlýSAPdoquy mô sản xuất rộng lớn của tập đoàn Chương trình SAP, khá nổi tiếng hiện nay, cung cấpnhiềumô- đunquảntrịkinhdoanh,baogồmquảnlýtàichínhvàkếtoán,quảnlý nhân sự, quản lý bán hàng và quản lý kho bãi Quản lý xuất nhập hàng, quản lý bán hàng,quảnlýhạnsửdụngsảnphẩm,quảnlýtồnkhođềucóthểđượcSAPxửlýtrên hệ thống.Việc cập nhật thông tin nhanh chóng để đưa ra các quyết định, địnhhướng kịpthờitronghoạchđịnhchiếnlượclàđiềukhátiệnlợichocácnhàquảntrịTHTrue Milk.

Giới thiệu về Công Ty Cổ Phần SữaViệtNam

2.1.1 Tổng quan, quá trình hình thành và pháttriển

Vinamilk được thành lập vào ngày 20 tháng 8 năm 1976, hiện nằm trong Top 10thươnghiệumạnhViệtNamvàlàcôngtyhàngđầuViệtNamvềchếbiếnvàcung cấp các sản phẩm từ sữa Ngoài việc kiểm soát 75% thị trường sữa trong nước, Vinamilk còn xuất khẩu sang một số quốc gia khác như Mỹ, Pháp,Canada…

Vinamilkđạtdoanhthuhơn6.000tỷđồng/nămvànộpngânsáchnhànướchơn 500 tỷ đồng hàng năm Hiện tại, Công ty Vinamilk cung cấp hơn 200 sản phẩm sữa, baogồmsữađặc,sữabộtchotrẻemvàngườilớn,bộtdinhdưỡng,sữatươi,sữachua uống,sữađậunành,kem,phomai,nướcéptráicây,bánhquy,nướctinhkhiết,càphê vàtrà.MạnglướiphânphốisâurộngcũngđượcVinamilkxâydựngvàcoiđâylànền tảng cho kế hoạch kinh tế dài hạn của mình Công ty hiện có hơn 180 nhà phân phối và hơn 80.000 điểm bán lẻ trên cảnước.

(Nguồn: Báo cáo thường niên năm 2021 Vinamilk)

Hình 2.1: Lịch sử hình thành và phát triển công ty cổ phần sữa Việt Nam

Nguồn: Báo cáo thường niên 2021 Vinamilk

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ quản lý tổ chức của công ty cổ phần sữa Việt Nam

2.1.3 Kết quả hoạt động kinh doanh

Nguồn: Báo cáo thường niên 2021 Vinamilk

Hình 2.2: Doanh thu và cơ cấu doanh thu Vinamilk năm 2021 Tổng thu nhập hợp nhất cả năm 2021 của Vinamilk lần đầu tiên vượt ngưỡng 60.000tỷđồng,chạmmốc61.012tỷđồng,tăng2,2%sovớicùngkỳnăm2020.Tăngtrưởng từ cả ba mảng nội địa, xuất khẩu và chi nhánh nước ngoài đóng góp mức thu nhậpkỷlụcnày.Hoạtđộngsảnxuấtvàphânphốisảnphẩmsẽbịảnhhưởngđángkể trong năm

2021 đầy thách thức, đặc biệt trong bối cảnh triển khai dài hạn các chiến thuậtgiãncáchxãhộivàgiãncáchxãhội.Vinamilkđãvượtquakỳvọngkhiliêntục mangvềnhữngthôngtintuyệtvời,vớidoanhthulầnlượtđạtmứccaokỷlục15.729 tỷđồngvà16.208tỷđồngtrongquýIIvàquýIII.ĐếnquýIV,tìnhhìnhvớiđạidịch đã được cải thiện và mọi người bắt đầu có cuộc sống mới, bình thường Khi doanh thu của Vinamilk tăng với mức tăng trưởng khoảng 10% so với cùng kỳ năm 2020, cụ thể đạt 15.819 tỷ đồng, thực tế này ngay lập tức được thể hiện qua kết quảkinhdoanh khả quan của công ty Mặc dù dịch Covid-19 tiếp tục ảnh hưởng đến nhu cầu tiêudùngvàhoạtđộngvậntảiquốctếcũngnhưtạiViệtNam,nhưngđâylàmứctăng theo quý mạnh nhất trong hơn 5 nămqua.

Tổng tài sản của của công ty cổ phần Sữa Việt Nam có xu hướng liên tục tăng trong giai đoạn 2017 - 2021 Tổng tài sản tăng từ 34.667 tỷ VNĐ vào năm 2017 lên53.332 VNĐ vào năm 2021

Nguồn: Báo cáo thường niên 2021 Vinamilk

Hình 2.3: Tổng tài sản Vinamilk giai đoạn 2017 - 2021

2.1.4 Vai trò, nhiệm vụ của Xí Nghiệp Kho Vận Hồ Chí Minh trong Công ty cổ phần Sữa Việt Nam

Xí nghiệp Kho vận HCM được thành lập theo quyết định số 50/QĐ ngày18/07/2001 của Tổng Giám đốc Công ty Sữa Việt Nam Bắt đầu đi vào hoạt động từ ngày 01/08/2001 Đến tháng 10/2003 sau khi có quyết định của Bộ Công nghiệp về việc chuyển Công ty Sữa VIệt Nam thành Công ty cổ phần Sữa Việt Nam, hội đồng quảntrịraquyếtđịnhsố11/QĐ_HĐQTngày09/12/2003vềviệcthànhlậpXínghiệp Kho vận trực thuộc Công ty cổ phần Sữa Việt Nam Trụ sở Xí nghiệp đặt tại số 32 ĐặngVănBi–PhườngTrườngThọ-QuậnThủĐức–TPHCM,diệntíchkhuônviên khoảng 56.392m2.

Nguồn: Tài liệu nội bộ XNKVHCM

Hình 2.4: Xí nghiệp kho vận HCM - Công ty cổ phần Sữa Việt Nam

Nhiệm vụ chung của Xí nghiệp kho vận Hồ Chí Minh:

Duy trì bộ dữ liệu về yêu cầu phân phối của khu vực được phân công phụ trách.Triển khai chiến lược và chính sách trong lĩnh vực kho vận phù hợp với tình hình vàđiều kiện tại đơn vị (bao gồm: thiết kế mạng lưới kho bãi, vận chuyển, lựa chọn hệthống, công nghệ, tối ưu hóa lịch giao hàng, tuyến đường, thiết lập các thông số đánhgiá hiệu quả hoạt động, tỉ lệ thuê ngoài vận chuyển, kho bãi, lên kế hoạch đầu tư ). Thựchiệnmộtsốnghiệpvụđiềuchuyểnnguyênvậtliệu,thànhphẩm,hànghóa nội bộ trong phạm vi được ủy quyền Thực hiện chức năng vận hành và quản lý kho bãi (tiếp nhận, sắp xếp, chứa trữ, quản lý và bảo quản nguyên vật liệu, hàng hóa, thành phẩm; lập hóa đơn, chứng từ giao hàng, bán hàng; đo lường và đánh giá hiệu quảhoạtđộng,liêntụccảitiếnhệthống,quytrình).Lậpkếhoạch,tổchứcthựchiện, giámsátviệcvậnchuyểnnguyênvậtliệu,thànhphẩm,máymócthiếtbị,hàngkhuyến mãi, hàng thu hồi theo yêu cầu của Công ty Đo lường hiệu quả hoạt động và thực hiện liên tục cải tiến quy trình, hệthống.

Tiếpnhậnvàgiảiquyếtkhiếunạicủakháchhàngnộibộvàbênngoàiphátsinh trong quá trình vận chuyển Hợp tác với các bên để tìm nguyên nhân cốt lõi và thực hiện liên tục cảitiến.

TổchứcmuahànghóavàdịchvụcầnthiếtchohoạtđộngcủaXNKVHCMtheo phân cấp của Công ty, tham gia lựa chọn và đánh giá NCC Quản lý sử dụng toànbộ cơ sở vật chất, phương tiện vận tải, trang thiết bị, máy móc thiết bị, pallets, nguyên vật liệu, thành phẩm đảm bảo an toàn, phòng chống cháy nổ. Quản lý cán bộ nhân viên Xí Nghiệp Thực hiện các công việc liên quan đến An toàn vệ sinh, PCCC, sổ sách kế toán theo quy định của Côngty.

Thực hiện hoạt động kinh doanh kho, bến bãi, vận tải, bốc xếp theo giấy phép kinh doanh.

Ban Đi u Ph i ều Phối ối Ban Kho

Ban V n Chuy n ận Chuyển ển Ban HCNS

Nguồn: Tài liệu nội bộ XNKVHCM

Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp kho vận Hồ Chí Minh

Chức năng, nhiệm vụ của các Ban trong Xí nghiệp kho vận HCM

BanKho:ChịutráchnhiệmthựchiệncáccôngviệcsautrongphạmviBanKho thuộc XNKVHCM Về thiết lập, quản lý có hiệu quả các hoạt động xuất, nhập, bảo quảnlưukhohànghóatạikhocủaXínghiệpvàkhothuêngoài,đầutưcôngcụdụng cụ (CCDC), thiết bị vận hành, chứa trữ nhằm đảm bảo kế hoạch sản xuất, nhu cầu cho kênh phân phối, nhập điều từ các nhà máy, nhập khẩu, xuất khẩu , đảm bảotối ưu hóa hoạt động tại ban kho và tuân thủ các quy định của Công ty Tổ chức thực hiệnquảnlýviệcbảodưỡng,sửachữakhobãiđượcđảmbảo,trangthiếtbịhoạtđộng liên tục, an toàn Chỉ đạo thực hiện các nghiệp vụ bảo quản kho bãi, trang thiết bị nhằmđảmbảohiệuquảvàantoàntronghoạtđộngvàđápứngcácquyđịnhcủaCông ty Tổ chức thực hiện, duy trì hệ thống quy trình, HDCV của Ban Kho: Rà soát, đề xuất cải tiến các quy trình, HDCV, quy định liên quan đến hoạt động nhập, xuất, lưu trữ phù hợp với tình hình sản xuất của công ty và công việc củaban.

Ban Điều Phối:Chịu trách nhiệm thực hiện các công việc trong phạm vi Ban Điều Phối thuộc XNKVHCM; bao gồm Kế hoạch vận chuyển, nguồn lực, ngân sách trong hoạt động điều phối vận chuyển Điều hành thực hiện công việc điều phối vận chuyển hàng hóa, nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, và các tác nghiệp liên quan đảm bảo mục tiêu chất lượng và chi phí Báo cáo, phân tích, đánh giá cho các hoạt động liên quan; đo lường và đề xuất các giải pháp liên quan.

BanVậnChuyển:ChịutráchnhiệmthựchiệncáccôngviệctrongphạmviBan Vận Chuyển thuộc XNKVHCM; bao gồm Vận chuyển giao nhận hàng hóa Quảnlý việc sử dụng nhiên liệu và khai thác có hiệu quả nguồn lực, nhân lực hiện có tại Ban Vận Chuyển Đảm bảo tuân thủ đúng các quy định của Công ty và pháp luật củanhà nước Tổ chức, giám sát thực hiện bảo dưỡng, sửa chữa phương tiện vận chuyển (PTVC), máy móc thiết bị (MMTB), công cụ dụng cụ(CCDC).

Ban Hành chính nhân sự:Chịu trách nhiệm thực hiện các công việc trong phạm vi Ban HCNS thuộc XNKVHCM; bao gồm Triển khai công tác lập kế hoạch năm nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ các nguồn lực về nhân sự, cơ sở hạ tầng, vật tư thiết bị, gia công sửa chữa phương tiện vận chuyển… đảm bảo cho hoạt động tại XNKVHCM Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các công việc liên quan đến công tác Nhân sự, công tác Hành chính Quản trị, công tác An ninh trật tự, PCCC tại Xí nghiệp Kho vận HCM đúng theo chính sách của Công ty và Pháp luật Tổ chức triển khai các hoạt động bảo trì bảo dưỡng, xây dựng, đầu tư mới cơ sở hạ tầng tại XNKVHCMnhằm bảo đảm cung cấp đầy đủ các nguồn lực bảo đảm cho các hoạt động của XNKVHCM diễn ra hiệu quả, an toàn Tổ chức triển khai cung cấp vật tư kỹ thuật đảm bảo đáp ứng đầy đủ và kịp thời phục vụ công tác sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận chuyển tại XNKVHCM.

Ban Kế toán: Chịu trách nhiệm thực hiện các công việc trong phạm vi Ban Kế

Toán thuộc XNKVHCM; bao gồm Chịu trách nhiệm trước Giám Đốc Xí nghiệp về toàn bộ hoạt động/nghiệp vụ kế toán tại đơn vị: Kiểm tra thu chi, tạm ứng, theo dõi công nợ, giám sát công tác kiểm kê tại các kho, kiểm tra việc ký kết hợp đồng của đơn vị để đảm bảo tuân thủ đúng quy trình và quy định của Công ty Lập, phân tích cácbáocáokếtoán,thốngkêcácsốliệukếtoánđápứngyêucầucủacấpquảnlývà Phòng kế toán của Côngty.

Bảng 2.1: Hệ thống nhân sự tại XNKVHCM

Ban Vị trí công việc Số lượng Trình độ Độ tuổi

Giám đốc XNKV 1 Tiến Sĩ >45

Trưởng ban HCNS 1 Đại học >30

CV/NV HCNS 30 Đại học 25-35

Trưởng ban Vận chuyển 1 Đại học >30

CV/NV Tác nghiệp vận chuyển 10 Đại học 25-55

Lái xe 133 Trung cấp/ CĐ 20-45

Phụ xe 22 Trung cấp/ CĐ 22-35

Trưởng ban Kho 1 Đại học >35

Kho/Thủ Kho 55 Đại học 25-55

Lái xe nâng 48 Trung cấp/ CĐ 25-55

Phụ kho (SCPallet) 2 Trung cấp/ CĐ 25-55

CV/NV Điều phối 13 Đại học 22-30

CV/NV Kế toán 4 Đại học 22-50

Nguồn: Tài liệu nội bộ XNKVHCM

Thực trạng quản trị kho hàng tại Xí Nghiệp Kho Vận Hồ Chí Minh.37

Hiện nay XNKVHCM có tổng số xe tải chở hàng : 96 xe ( bao gồm xe tải lạnh

52 xe, xe tải thường 44 xe), 37 xe nâng hàng Số trip xuất nhập trung bình/ngày:khoảng 420 trip, ngày xuất nhập hàng nhiều có thể lên 550 trip và số hóa đơn in từ900-1300 HĐ/ ngày Tổng số item thành phẩm tại XNKVHCM: 164; nguyên phụ liệu, bao bộ 240 item; vật phẩm khuyến mại 150 item Khối lượng xuất TP qua kho tại XNKVHCM trung bình: 1.500 tấn ngày tương đương 1800 pallet Khối lượng nhập thành phẩm qua kho tại XNKVHCM trung bình: 1.500 tấn/ ngày, khối lượng xuất/nhậpNVLquakhotạiXNKVHCMhàngngày:250tấn/ngày.-Sốlượngxecủa

XNKVHCM: 96 xe tải các loại bảo đảm vận chuyển bình quân khoảng 400tấn/ngày

- Tổng số đơn vị vận chuyển bên ngoài: 20 đơn vị, bình quân vận chuyển 3.300 tấn/ ngày Tổng số địa điểm/ tuyến giao hàng: 900 điểm 1496 tuyến giao hàng Lưu lượng xe ra vào công bảo vệ XN bình quân hơn 1.000lượt/ngày.

2.2.1 Bốtrí, thiết kế kho hàng và phương tiện cất trữ, xếp dỡ hàng hóa trongkho

CôngtySữaViệtNamquyếtđịnhthànhlậpXínghiệpKhovậntrựcthuộcCông ty năm 2003 trên khu đất rộng 56.392 m2, XNKVHCM được xây dựng gần hai nhà máy sữa của Vinamilk lúc bấy giờ là Nhà máy sữa Trường Thọ và Nhà máy sữa Thống Nhất Công ty Sữa Việt Nam được thành lập năm 2001, trước đó đã ký hợp đồngthuêdịchvụlưukhovàgiaohàngđểhoạtđộng.Nhưngdướiáplựcđểđảmbảo chủđộngkiểmsoátđượcviệcgiaohàngđếntayngườitiêudùngđượchiệuquả,đồng bộdữliệuđểquảnlýmặcchochiphíđầutưvàxâydựngbanđầucao,khôngphảilà lựa chọn tốt nhất theo triết lý quảnlý.

Hiện tại toàn bộ kho Xí nghiệp kho vận Hồ Chí Minh chia làm 10 nhóm kho nhỏ (kho: 0+1+2+3+4+5+6+7+TPS+NVL), có trang bị hệ thống camera quan sát.Các kho C,D,CD,H được trang bị hệ thốngkệ.Số line xuất hàng thành phẩm: 37 lines.Xuất/nhậpnguyênvậtliệu:2khuvực.Cáckhođượcbốtríchitiếttheophụlục kèm theo(Phụ Lục 1: Sơ đồkho).

Nguồn: Tài liệu nội bộ XNKVHCM

Hình 2.5: Sơ đồ XNKVHCM Trong đó, Kho chứa trữ tại XNKVHCM: 20.243 m2 chiếm35,9%tổng diệntích toànXN.Diệntíchmáiche:7525m2chiếmkhoảng13,3%,côngtrìnhphụtrợ:1783 m2 chiếm khoảng 3,2%.

Hệthốngkệkho:Cáckho,trừCD:khôngkệ(palletsắtxếpchồng),hoặckệthủ công (drive- in) Kho CD: channel storage rack(semi-auto)

Quản lý tồn kho tích hợp ERP (IM – Inventory Mgt.)

Quản lý kho (WMS – Warehouse Mgt System) (Kho CD: channel storage rack (semi-auto))

Sửdụnghệthốngkhohiệnđạivàtiêntiếnnhấtthếgiới,sửdụngrobotđểchuyển hàng tự động, nhà kho pallet có khả năng chống động đất và có thể chứa 27.168 lô hàng.Côngnghệnàyvượttrộihơnbấtkỳthếhệmáymóctươngđươngnàotrướcđó về tốc độ,trọng lượng và hiệu quả năng lượng Hệ thống lưu trữ pallet tự động thiết lập thứ tự của các pallet, có khả năng truy cập vào bất kỳ pallet nào và bao gồm các băng tải tạo điều kiện thuận lợi cho công việc bốc dỡ của công nhân Hệ thống phân loại pallet tự động chia thành 16 làn tại khu vực chất hàng bằng cách sử dụng khái niệmbăngtảiconlăntrọnglực.HệthốngquảnlýkhohàngWamasGo,mộtphần quan trọng của phần mềm SSI Schaefer, chịu trách nhiệm quản lý và kiểm soát toàn bộ hệ thống.

Các thiết bị bốc dỡ hàng hóa, NVL từ phương tiện vận tải chuyển vào kho sắp xếp,chuyểntừbãivàođếnvịtrílưutrữvàngượclại,xuấttừkhoraphươngtiệnvận tải được trang bị trong kho ở XNKVHCM:

13 thiết bị nâng hạ xe nâng hàng chạy bằngđiện,

21 thiết bị nâng hạ xe nâng hàng chạy bằng dầuDO,

5 Dòng xe có tầm cao nâng lớn trong khohàng,

8hệthốngkhochứavàmáybốcdỡExyzcôngnghệmớivàtiêntiếnnhấthiện nay ở khoCD Để hỗ trợ cho việc nhập – tồn – xuất hàng hóa còn có các nguồn lực, công cụ, dụngcụkhácnhưmáytính,điệnthoại,tàiliệu,sổsáchphụcvụcôngtácquảnlýđược trang bị đầy đủ tại văn phòngkho

2.2.2 Quản trị lưu trữ hàng hóa trongkho

XNKVHCMtíchhợphệthốngERPnhằmquảnlýđếntừmónhànghóa,nguyên vật liệu được nhập kho hiện đang được lưu trữ ở đâu và tìm kiếm hàng hóa chuẩn bị xuất đi cập nhật real-time (ngay thời điểm hiện tại) Ngoài ra còn định vị những khu vực tồn trữ còn trống và đường vận chuyển hàng hóa trong kho một cách tối ưu nhất qua Wamas, cập nhật liên tục mức chứa hàng trong kho, nhằm chủ động hơn trong việclinhđộngtáibốtríkhohàngkịpthờivàtáchnhữnglôhàngchokháchhàngđặc biệt (Xuất Khẩu, Sữa học đường,…) nhằm không bị nhầm lẫn trị giá lô hàng có giá trị cao, có kế hoạch bảo quản và lưu tâm đề phòng mất cắp.

Cách thức chất xếp, bảo quản vận chuyển hàng hóa nhằm đảm bảo chất lượng hàng hóa và quản lý diện tích kho, pallet: Khi chất xếp, bốc dỡ phải nhẹ tay, không đượcném,quăngquật.Thựchiệnchấtxếp,bảoquảnvậnchuyểnHànghóađúngquy định theo các Phụ lục đính kèm đã được cài đặt trên hệ thống ERP Định kỳ hàng tháng,BankhocácĐVchạybáocáo“DSItemcotonkhochuacoPalletHSDQOrg” trên ERP và gởi cho Ban CUĐV cài HSQĐ (nếu có Hàng hóa phát sinh) Tất cả cácHànghóaphảiđượcsắpxếptrênpallet,kệ,tuânthủtheosơđồkhovàphântheovị trí(Location)vàcódấuhiệunhậnbiết,tấtcảNVLcóchấtgâydịứngvàcáchóachất phải được chất xếp tại kho riêng và tuân thủ kiểm soát chất có khả năng gây dị ứng Các vị trí Hàng hóa khi nhập hoặc luân chuyển phải được cập nhật và theo dõi trên hệ thống Hàng hóa phải được duy trì điều kiện bảo quản theo đúng quy định trên nhãn và YCKT, ngăn ngừa được sự ảnh hưởng của nhiệt độ, độ ẩm, côn trùng, động vật, bụi bẩn, mùi lạ và các tác động xấu của môi trường Đảm bảo đủ ánh sáng, có thiếtbịchuyêndụngkiểmsoátnhiệtđộ,độẩmvàcácđiềukiệnkhíhậukhác,thiếtbị thông gió và các điều kiện bảo quản đặc biệt khác theo yêu cầu của từng loại hàng hóa Thành phẩm phải được tách biệt với nguyên vật liệu thô và bao bì Hàng hóa phải được tách biệt hoàn toàn với hóa chất và các nguồn gây ô nhiễm khác để tránh gây nhiễmchéo.

Phương thức chất xếp hiện tại XNKVHCM đang sử dụng nhiều nhất là Chất bằng Pallet và Chất xá (phương thức chất hàng hóa không bằng Pallet) Số lớp chất xếp trên kệ, và trên pallet soạn hàng ≤ số lớp chất xá trên phương tiện vận chuyển. Diện tích chiếm giữ 1 pallet (m2): PL0005: 1.855 m2; PL0001, PL0025, PL0022, PL0029,PL0030,PLX003:1.553m2.KhisửdụngPalletsắt-PL0005sốPalletđược chồng lên nhau tối đa là 4 pallet, khi vận chuyển đi khoảng cách > 200km thì phải được tăng cường 1 lớp tấm lót bằng ván ép hoặc bìa cartoncứng:

- Đối với hộp 1 Lit: tấm lót được đặt giữa lớp thứ 3 và thứ4

- Đối với sản phẩm Fino: tấm lót được đặt giữa lớp thứ 5 và thứ6

- Đối với các sản phẩm còn lại (trừ chai PET): tấm lót được đặt giữa lớp thứ 7 và thứ8

VớithànhphẩmhànglạnhlàSữaChuaKhivậnchuyểnđikhoảngcách>200km thì phải được tăng cường 1 lớp tấm lót bằng ván hoặc thùng carton tại lớp thứ 6, 12 và18.(xemthêmquycáchchấtxếpvàvậnchuyểnởPhụlục3:Quycáchxếpvàvận chuyển) Với thành phẩm hàng đông – kem cần có điều kiện bảo quản khắt khe hơn nên ưu tiên sử dụng xe lạnh có trang bị plate-chạy điện giao trip nhiều điểm gần, xe lạnh trang bị động cơ thổi khí (Máy lạnh trang bị dàn lạnh trao đổi nhiệt bằng không khí) giao điểm xa Đối với xe máy thổi nhiệt độ PTVT phải đạt tổi thiểu -0 0 C khi nhậnhàng;Đốivớixetrangbịtấmplate– chạyđiệnnhiệtđộPTVTphảiđạttốithiểu

-250C Trong suốt thời gian nhận hàng, các xe phải duy trì ở tình trạng nổ máy (garantie).

Lái xe phải hướng dẫn bốc xếp chất hàng lên xe theo đúng LIFO (vào trước ra sau).Thờigiansoạnhàngchomỗichuyếnxe:khôngquá60phútđốivớikhuvựccó nhiệt độ ≤ -10 0 C và không quá 30 phút đối với khu vực nhiệt độ ≤ 200C Việc kiểm đếm được thực hiện 1 lần trước khi chất xếp hàng lên xe Khu vực chất xếp hàng lên xe phải đảm bảo nhiệt độ ≤ 20 0 C và tổng thời gian không quá 10 phút Đối với trip xecókhoảngcáchtừkhođếnđiểmgiaohàngđầutiên≥40km:Xeđượcrakhỏikho ngay sau khi nhận hàng Đối với trip xe có khoảng cách từ kho đến điểm giao đầu tiên < 40 km: Xe chạy lạnh đạt -5 0 C mới được ra khỏi kho Khi giao hàng, chỉ được mở 1 cánh cửa, khuyến khích giao/nhận hàng bằng cửa hông Thời gian xe mở cửa giao hàng: không quá 5 phút/ lầnmở.

Bảng 2.2: Quy cách chất xếp

Số lớp tối đa / 1 pallet (hoặc kệ)

Số pallet tối đa được đặt chồng lên nhau tại kho

Xá tối đa trên PTVT

1 Kem que 70 ml 30 55 Kệ sắt 8 2 15

2 Kem que Delight 80 ml 30 46 Kệ sắt 7 2 15

4 Kem thố 450ml 6 36 Kệ sắt 11 2 14

5 Kem thố 1 lít 6 25 Kệ sắt 9 2 14

6 Kem Twin cows 100 ml 24 30 Kệ sắt 12 2 20

7 Kem Twin cows 450 ml 6 33 Kệ sắt 13 2 14

8 Kem Ốc quế 12 59 Kệ sắt 11 2 14

10 Bánh cones kem thùng giấy 240 12 PL0001 5 1 5

Nguồn: Tài liệu nội bộ XNKVHCM

2.2.3 Quản trị hàng hóa trongkho Để hạn chế nhiệt độ, độ ẩm công ty sử dụng biện pháp giữ cho kho luôn sạch sẽ, rộng rãi, kê cao hàng hóa để tránh tiếp xúc với sàn nhà Bên cạnh đó còn trồng nhiều cây xanh để giảm thiểu tối đa lượng nhiệt tác động trực tiếp lên hàng Vào những ngày mưa công ty dùng bạt và tấm đậy để bảo quản hàng hóa khỏi oxi hóa do nướcmưa.Bạtvàtấmđậyphảiđảmbảochấtlượng.Khođượctrangbịhệthốngchữa cháy theo quy định của nhà nước Còi báo động, bình chữa cháy để hạn chế tối đa thiệt hại về người và tàisản.

Theo như quy định của công ty thì mỗi ngày đều phải thực hiện vệ sinh kho hàng sạch sẽ, khô ráo, tránh tình trạng ẩm ướt làm hư hại đến sản phẩm Công việc này sẽ do nhân viên bốc xếp hàng đảm nhiệm, công việc vệ sinh cũng khá đơn giản vì kho hàng là kho lộ thiên, sản phẩm thì toàn là sữa Nhân viên sẽ quét dọn bằng chuỗi khu vực quanh kho, nơi nhập xuất hàng vừa xong.

Ngoài việc theo dõi tình hình nhập - xuất thành phẩm/ nguyên vật liệu/ nhiên liệu/ pallet/ VPKM/ VTKT Thực hiện các bước nghiệp vụ nhập xuất kho thành phẩm/nguyênvậtliệu/nhiênliệu/pallet/VPKM/VTKT theocácthủtục,quytrình, quyđịnh,hướngdẫncôngviệccủaxínghiệp,côngty.Thựchiệnviệcxuấthàngđúng số lô, hạn sử dụng theo Phiếu yêu cầu giao hàng theo xe, Phiếu xuất kho hoặc các chứng từ khác theo từng trường hợp phát sinh cụ thể Xuất theo thứ tự ưu tiên như sau: FEFO (First expiry - First out: hạn sử dụng trước xuất trước), sau đó theo FIFO (First in - First out: hàng nhập trước xuất trước), trừ trường hợp có chỉ định cụ thể.

Theodõihạnsửdụngvàđềxuấthướngxửlýcácthànhphẩm/nguyênvậtliệu/nhiên liệu/pallet/VPKM/VTKT hưhỏng,cậnhạnsửdụngvớiNhânviênGiámsáthoạt độngKho.Quảnlýthànhphẩm/nguyênvậtliệu/nhiênliệu/pallet/VPKM/VTKT , gia công, giữ hộ Thực hiện công việc kiểm kê kho thành phẩm/ nguyên vật liệu/ nhiên liệu/ pallet/ VPKM/ VTKT hàng ngày và định kỳ Kết hợp các bên có liên quan thực hiện công việc kiểm kê, lập báo cáo kiểm kê hàng tháng Quản lý và sử dụng các loại kệ sắt, pallet, cọc sắt… tại kho Kết hợp với các bên có liên quan lập chứng từ liên quan đến thành phẩm/ nguyên vật liệu/ nhiên liệu/ pallet/ VPKM/

Nhận xét về quản trị kho hàngtạiXNKVHCM

Sau nhiều năm được hình thành và phát triển, Xí nghiệp kho vận Hồ Chí Minh

- CôngtycổphầnsữaViệtNamđãkhôngngừngcốgắng,pháttriển,khẳngđịnhđược vịthếcủamìnhởkhuvực.Vớisựpháttriểncủacôngtyvàhoạtđộngquảntrịkho hàng nói riêng, công ty đã không ngừng cố gắng, nâng cao công tác kho hàng để phù hợp với tình hình kinh doanh hiện tại và xu hướng đổi mới trong quá trình hội nhập.

Qua tình hình thực tế và công tác quản trị kho hàng tại công ty đã nêu trên ta thấy có những ưu điểm sau: Hệ thống kho bãi rộng rãi, diện tích lớn, thoáng mát, có thể chứa được số lượng hàng lớn trong mọi điều kiện thuận lợi Kho hàng của công ty có vị trí thuận lợi, an toàn cho việc giao nhận hàng hóa khi giao dịch Hàng hóa được nhập -xuất liên tục trong ngày, nhất là vào thời điểm cao điểm của mùa khô, mùa nắng Kho có phương tiện riêng để nhập hàng kịp thời và tiết kiệm được chi phí vậnchuyểnhàngvàokho.Côngtycónguồnlựcchủđộng,độingũlaođộngtrẻ,năng động,cótháiđộlàmviệctốt.Vàonhữngngàylễ,tếtcôngtycóthưởng,quàchocông nhân viên, động viên tinh thần làm việc cho họ bằng vật chất và tinhthần.

Sản phẩm trong kho đã được chất xếp khoa học, đúng quy cách, thực hiệnđúng nguyên tắc “ dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra“ đã tạo thuận lợi cho quá trình kiểm kêcũngnhưxuấthàng,tiếtkiệmđượckhônggiannhàkho.Trongquátrìnhtiếpnhận hàng hóa, mọi công tác đều được diễn ra kỹ càng và nhanh chóng về số lượng nhân viên, phương tiện và chứng từ có liên quan Khi hàng hóa về đến nơi thì nhân viên thủkhocótráchnhiệmnhanhchóngtiếpnhậnrồitiếnhànhnhậpkhotránhtìnhtrạng mất mát và tiết kiệm thời gian, không gian cho việc xuất hàng trong ngày. Côngtácx u ấ t hàngcủakhocũngđượcthựchiệnmộtcáchnhanhchóngvàkịpthời.Khicóđơn hàngtừBanĐiềuPhốichiahàngchoxevậnchuyển,Tripsauđóđượcgửixuốngkho đểsoạnhàngđưaxuốngthìthủkhobáongaychonhâncôngđểchuẩnbịvàgiaohàng cho khách, nên mọi đơn hàng đều được giao đúng yêu cầu, đúng địa điểm Bộ phận kho gồm các nhân viên luôn thực hiện tốt nội quy kho hàng, đảm bảo vệ sinh kho hàngluônsạchsẽ,gọngàngvàantoàn.Bộphậnnhậphàngcónhiềunămkinhnghiệm và chuyên môn giúp công tác nhập hàng được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả Xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp, tạo được niềm tin, sự hợptác.

Việcphốihợptriểnkhaithựchiệnmộtsốnhiệmvụphụcvụsảnxuấtcólúccòn chưanhịpnhàng;tiếnđộthựchiệncácdựánđầutưvàmộtsốkếhoạchcôngtácở cấpbộphậncòncólúcchưachưagiảiquyếtdứtđiểm,cònmộtvàicôngtácchưathực sự đáp ứng được yêu cầu theo định hướng mới của Công ty vàXNKVHCM.

Quá trình kiểm đếm chỉ đơn thuần bằng quan sát Nếu như việc nhận hàng chỉ một loại sản phẩm thì còn dễ dàng nhưng nếu như nhận cùng lúc nhiều sản phẩm thì rất dễ nhầm lẫn giữa các loại với nhau.

Do các sản phẩm được đóng gói trong thùng carton nên vấn đề thiếu hụt hàng trong thùng cũng như hàng bị hư hỏng bên trong không thể kiểm soát bằng quan sát bằng mắt thường bên ngoài được Chỉ khi soạn hàng để giao cho khách hàng thìxínghiệpkhovậnHồChíMinhmớibiếtđượclàcósựthiếuhụttrướckhigiaohànghay hàng hư hỏng từtrước.

Nhìn tổng thể vào sơ đồ, cách bố trí kho hàng của Xí nghiệp kho vận - công ty cổ phần sữa Việt Nam có thể chấp nhận được Tuy nhiên, cũng còn vấn đề cần phải đềcậptới.Đólà,khohàngcủaxínghiệpkhovậnHồChíMinhkhôngcókhuvựcđể dành cho việc tiếp nhận hàng và soạn hàng riêng mà những việc này diễn ra ngay lối ra vào duy nhất của kho hàng Nếu như vừa phải tiếp nhận hàng từ tổng công ty vừa phải giao hàng cho khách hàng thì việc nhầm lẫn rất dễ xảy ra, đang tiếp nhận hay soạn hàng mà xảy ra sự cố trong kho thì rất khó để ứng cứu, thoát hiểm Ngoài ra, hệ thống an toàn phòng chống cháy nổ của XNKVHCM chưa thực sự đồng bộ, lốithoát hiểm còn rất nhỏ so với diện tích của kho Hệ thống chữa cháy chưa được chú trọng đầu tư mới, tất cả đều được trang bị cùng các kho hàng đã được xây.

Hệ thống đèn chiếu sáng không đảmbảo.

Cách bố trí hàng trong kho theo vị trí cố định sẽ gây trở ngại khi hàng hóa mặt hàngnàynhiềumàhànghóamặthàngkháclạiít.Khiđókhôngtậndụnghếtdiệntích của kho gây lãng phí Một nơi thì lượng hàng ít, diện tích rất trống, trong khi đó nơi khác thì hàng nhiều thì không có diện tích đểđặt.

Xí nghiệp kho vận Hồ Chí Minh - Công ty cổ phần sữa Việt Nam cần phải qua một bước trung gian là tập kết hàng tại một nơi tạm trước khi chuyển vào kho Điều này gây tăng thêm chi phí và mất nhiều thời gianhơn.

Do không đủ diện tích nên nhân viên kho vận bắt buộc chất thêm nhiều lớp trên pallet kết quả là những thùng carton không chịu tải nổi gây ra rách, bể thùng ảnh hưởng đến những sản phẩm bên trong gây thiệt hại về kinh tế cho XNKVHCM.

Hàng hóa được xếp sát tường bao quanh nên sẽ tốn nhiều thời gian, chi phí để di chuyển qua lại giữa các lối đi dọc theo các dãy pallet cũng như việc lấy hàng sẽ khó khăn hơn rất nhiều Khi hàng cũ sắp hết và hàng mới về, nhân viên kho vận sẽ tốn nhiều thời gian, chi phí để thực hiện việc đảo kho do chỉ có một đầu để lấy hàng ra.

CHƯƠNG3:ĐỀXUẤTMỘTSỐGIẢIPHÁPHOÀNTHIỆNQUẢNTRỊ KHOHÀNG TẠI XÍ NGHIỆP KHO VẬN HỒ CHÍ MINH– CÔNG TY CỔ PHẦN SỮAVIỆTNAM

ChiếnlượcvàmụctiêupháttriểncủaXíNghiệpKhoVậnHồChíMinh - Công ty Cổ phần SữaViệtNam

- Công ty Cổ phần Sữa ViệtNam

3.1.1 Chiến lược kinh doanh và mục tiêu phát triển của Công ty Cổ phần Sữa ViệtNam

Nguồn: Báo cáo thường niên năm 2021 VinamilkHình 3.1: Kế hoạch phát triển tới năm 2026 của Cty cổ phần Sữa Việt Nam Tầm nhìn chiến lược dài hạn được xác định bởi Hội đồng quản trị công tyc ổ phần sữa Việt Nam nhằm định hướng các hoạt động sản xuất kinh doanh là tiếp tục duytrìvịthếdẫnđầutạithịtrườngViệtNamvàtiếntớimụctiêutrởthànhmộttrong Top 30 Công ty Sữa lớn nhất thế giới về doanh thu “Vinamilk xác định chiến lược phát triển với 3 trụ cột chính được thực thi, baogồm:

- ĐI ĐẦU TRONG ĐỔI MỚI SÁNG TẠO MANG TÍNH ỨNG DỤNG CAO

- CỦNG CỐ VỊ THẾ DẪN ĐẦU NGÀNH SỮA VIỆTNAM

- TRỞ THÀNH CÔNG TY SỮA TẠO RA NHIỀU GIÁ TRỊ NHẤT TẠI ĐÔNG NAMÁ”

Nguồn: vinamilk.com.vn/vi/chien-luoc-phat-trien

Lĩnh vực kinh doanh cốt lõi đã tạo nên thương hiệu Vinamilk là ngành sữavà các sản phẩm liên quan đến sữa Tiếp tục R&D để phát triển các sản phẩm mới sáng tạo hơn; mở rộng và đa dạng hóa danh mục đầu tư dựa trên sở thích và nhu cầu của ngườitiêudùng;vàcungcấpnhữngtrảinghiệmđadạngvàthuậntiệnchohọ.Điđầu trong công tác sáng tạo và áp dụng vào thực tế kinh doanh củaVinamilk. Để giữ vững ngôi vị dẫn đầu trong ngành sữa tại Việt Nam thì việc ưu tiên nhấtlàkhaithácthịtrườngnộiđịacònnhiềutiềmnăngtăngtrưởng,trongđócầnchú trọng hơn nữa vào các sản phẩm cao cấp và giá trị tăng thêm của sản phẩm, đặc biệt làởcáckhuvựcđôthịlớn.Bêncạnhđócầncốgắngthâmnhậpvàphủsóngkhuvực nông thôn bằng các sản phẩm chủ đạo có tiềm năng tăng trưởng cao Tiếp tục xây dựng mạng lưới phân phối trong nước rộng lớn, vững mạnh, gia tăng thị phần, giữ vững vị trí dẫn đầu thị trường củaVinamilk.

PhấnđấutrởthànhcôngtytrongngànhSữatạoranhiềugiátrịnhấtởcácnước Đông Nam Á. Để hoàn thành được mục tiêu này công ty cần chuẩn bị cho hoạtđộng M&Avàmởrộnghợptácmạnhmẽvớicácđốitáctrêncảbalĩnhvựctíchhợpngang, dọc và kết hợp. Ưu tiên tìm kiếm triển vọng M&A với các côngtysữa tại các quốc gia khác nhằm mở rộng thị trường và nâng cao doanh số bán hàng Tiếp tục thâm nhập các thị trường xuất khẩu mới với mục tiêu chuyển đổi mô hình xuất khẩu hàng hóa truyền thống sang các hình thức hợp tác sâu rộng với các đối tác phân phối tại các quốc gia trọng điểmmới.

3.1.2 Chiến lược và mục tiêu phát triển Xí Nghiệp Kho Vận Hồ ChíMinh

Mục tiêu phát triển trong thời gian tới của XNKVHCM:

- Tổchứctiếpnhận,bảoquản,vậnchuyển100%y ê u cầu(vềsốlượng)củacác Phòng, Ban, Nhà máy, Chi nhánh và Khách hàng, đáp ứng mức độ tăng trưởng của Công ty tối thiểu là 05% và năm sau luôn cao hơn nămtrước.

- Đảm bảo không dưới 98% khối lượng hànggiaotới kho khách hàng đúng và sớm hơn thời gian quyđịnh;

- Đảm bảo không dưới 98% khối lượng hàng điều kho giao đến các Nhà máy, Chi nhánh đúng và sớm hơn thời gian quyđịnh;

- Đảmbảohiệuquảhoạtđộngliêntục,hiệusuấtkhaitháckho,phươngtiệnvận chuyển theo đúng mục tiêu đặtra.

- Triểnkhaithựchiệnđồngbộcácgiảiphápnhằmsửdụngngânsáchhiệuquả, kiểmsoáttốtchiphí,nhằmđápứngchỉtiêulợinhuậntrướcthuếcủaCôngtytheokế hoạch đã xâydựng.

- Chuẩn bị tốt và vận chuyển hàng hóa kịp thời đến các NM, CN, NPP, Điểm bán hàng theo yêucầu.

- Tiết kiệm, tối ưu chi phí, hòan thành địnhmức.

- Không xảy ra tai nạn lao động và tai nạn giao thông nghiêmtrọng.

- Giảm thiểu Khiếu nại, phàn nàn từ khách hàng, nâng cao chất lượng dịchvụ

- Áp dụng khoa học công nghệ vào hoạt động sản xuất kinh doanh, nâng cao nghiệp vụ, chất lượng dịch vụ được chuẩn hóa theo tiêu chuẩn quốctế

- Đảm bảo an tòan sản phẩm trong công tác lưu kho, vận chuyển hànghóa

- Sẵn sàng ứng phó với các tình huống khẩncấp

ĐềxuấtgiảipháphoànthiệnquảntrịkhohàngtạiXíNghiệpKhoVậnHồ Chí

3.2.1 Nhóm giải pháp liên quan tới quản trị hàng hóa trongkho

CăncứvàokếhoạchchỉtiêuCôngtygiaotrongnăm,Xínghiệpkhovận-công ty cổ phầnSữa Việt Nam cần cân đối và xây dựng kế hoạch chi tiết theo để có kế hoạch và chính sách xuất – nhập hàng phù hợp theo từng thờiđiểm. Đồngthờivớichínhsáchbánhàngthanhtoánngaybằngtiềnmặttrướckhigiao hàng hoặc hàng ra khỏi cổng công ty, công ty cần xây dựng thêm chính sáchcho

TT NỘI DUNG Năm 2021 Năm2 0 2 x

1 Điều phối VC TP-NL (Tấn) 1.023.457 1.046.704

2 Tỉ lệ giao hàng đúng và trước hạn

3 KL hàng hóa XN vận chuyển( T ấ n ) 70.186 73.905

4 Giao nhận hàng qua Kho TP (Tấn) 862.376 765.299

5 Giao nhận hàng qua Kho NVL (Tấn) 151.625 148.291

6 Tỉ lệ khai thác kho (%) 93 95.6

7 Tỉ lệ sử dụng ngân sách (% TH/KH) 107 89 thanh toán nợ bằng chứng thư bảo lãnh của ngân hàng và sẽ hỗ trợ chi phí mở 72 chứng thư cho khách hàng để tạo sự thuận tiện trong giao dịch, mở rộng khách hàng và hạn chế rủi ro về nợ xấu, cụ thể như sau:

- Đặt cọc: số tiền đặt cọc tối thiểu là 20% giá trị theo từng đơn hàng và được thanhtoántrongvòng3nàykểtừngàykýxácnhậnđặthànghoặcngàykýhợpđồng.

- Thanh toán: Thanh toán 100% số tiền còn lại của từng đợt giao hàng trong vòngtốiđa60ngàykểtừngàythôngbáogiaohàngnhưngphảicóthưbảolãnhngân hàng Thư bảo lãnh ngân hàng phải được phát hành trong vòng 3 ngày kể từ ngày thôngbáogiaohàngmỗiđợtvàtrướckhinhậnhàngvàthờigianhiệulựccủathưbảo lãnh ít nhất 70 ngày kể từ ngày thông báo giaohàng.

Nhằm ứng phó với nhu cầu sụt giảm do tác động của tình hình kinh tế vĩ mô,Công ty cần thực hiện việc tăng cường công tác bán hàng theo hướng tập trung vào bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng nhằm tăng giá trị gia tăng thông qua các biện pháp sau:

- TăngcườngđộphủcủasảnphẩmVinamilkthôngquahệthốngchinhánh,đại lý, xây dựng đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp làm cơ sở quan trọng nhằm đẩy mạnh sản lượng tiêu thụ tại các khu vực đã có sự hiện diện của hệ thống chi nhánh Đẩy nhanhviệcthànhlậpcácchinhánhtạicáckhuvựcthịtrườngtiềmnăngtrongđóchú trọng vào các chi nhánh bán lẻ, tập trung chủ yếu vào các khu vực có độ phủ thấp là MiềnTrung.

- Định kỳ, Ban Giám đốc và các cán bộ quản lý liên quan tiến hành khảo sátcụ thểtìnhhìnhkinhdoanhcủacáckhuvựcnhằmnắmbắtthịtrường,tiếpnhậnđềxuất củađộingũnhânviênthịtrườngvàchỉđạocácchínhsáchcụthểnhằmnângcaohiệu quả của công tác bánhàng. Đồng thời để khuyến khích và tạo động lực cho nhân viên bán hàng tùy theo từng thời điểm sẽ ban hành các chính sách lương kinh doanh linh hoạt theo hướng tăng doanh thu giảm lợi nhuận khi vụ mùa thấp điểm và ngược lại khi vào mùa xây dựng, vụ mùa cao điểm cũng như xây dựng thêm chính sách thưởng cho nhân viên khi tìm kiếm, mở rộng được khách hàng mới (là khách hàng lần đầu tiên giao dịch với công ty) nhằm duy trì sản lượng sản xuất, bán hàng.

Bên cạnh đó, cần nắm bắt và xây dựng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng trên cơ sở các bộ tiêu chuẩn chất lượng của các quốc gia như Mỹ, Nhật, Úc,… và áp dụng vào thực tiễn hoạt động sản xuất của Công ty nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm luônđượcnângcao,đápứngnhucầungàycàngcaocủangườitiêudùngtrongnước, thiết lập cơ chế nhằm khuyến khích nghiên cứu cải tiến kỹ thuật, nâng cao năng suất và chất lượng của các dây chuyền hiệncó.

3.2.2 Nhóm giải pháp liên quan tới quản trị công tác xuất nhập hànghóa

Công tác kiểm tra, kiểm soát chính sách giá bán cho khách hàng cần phải được kiểm tra, đối chiếu trước khi lập phiếu giao hàng và xuất hóa đơn để đảm bảo mọi chínhsáchbánhàngđềuthựchiệntheođúngquyđịnh.Đồngthờibanhànhquyđịnh thời gian gửi hàng tồn kho sau khi xuất bán và quy hoạch một khu vực riêng để theo dõi, kiểm soát quá trình thực hiện của các đơn vị nhằm tối ưu hóa công tác lưukho.

Tổ chức kiểm kê định kỳ hàng tháng để đánh giá hiệu quả quản lý kho bãi của Bộphậnkhocũngnhưđánhgiátìnhhìnhchấtlượnghànghóavàcôngtácxửlýhàng tồn kho lâu năm của các đơn vị kinh doanh để đưa ra các cảnh báo và nhận diện rủi ro kịp thời, tránh sự thất thoát lớn khi có sự chênhlệch.

Công đoạn nhận hàng: để đảm bảo sự tách biệt trong quản lý, công ty cần bổ sungthêmkhâunhậnhàngsaukhihànghóađượcvậnchuyểnvềđếncôngtyrồimới nhập vào kho Công ty cũng nên lập một phòng ban nhận hàng kiểm tra riêng hoặc một bộ phận chuyên kiểm hàng, bộ phận này có thể có số lượng từ1-2người Bộ phận này có trách nhiệm xác định số lượng hàng nhập, kiểm định ngẫu nhiên xem hàng có phù hợp với yêu cầu trong đơn đặt hàng không, loại bỏ các hàng bị đổ vỡ hoặc bị lỗi hỏng, lập biên bản nhận hàng, chuyển hàng hóa tới bộ phậnkho.

Công đoạn nhập hàng thừa sau khi bán trở lại kho: hàng thừa nhập kho phải được nhập tại kho theo đúng phiếu nhập kho do phòng kế toán lập Cách thực hiện như sau :

+ Nhân viên bán hàng về phải làm ngay phiếu xác nhận hàng tồn và yêu cầu nhập lại kho chuyển cho phòng kế toán để lập phiếu nhập kho Kế toán căn cứ vào phiếu yêu cầu của nhân viên bán hàng viết phiếu nhập kho chuyển cho thủ kho.

+ Hàng thừa phải được đưa đến cho thủ kho để kiểm tra Thủ kho kiểm tra lại phiếunhậpkho,sốlượng,chủngloại,quycách,tìnhtrạnghàng.Tấtcảhàngbáncòn thừa vể nhập kho đều phải thùng kiểm tra xem có đủ số lượng hàng, phụ kiện, sản phẩmkèmtheohaykhông.Nếuđủthìchonhậpkho,nếuthiếuthìthủkhothôngbáo cho nhân viên bán hàng và lập biên bản để kiểm tra hàng hóa Biên bản kiểm tra này phải có ngày, tháng, lý do lập biên bản, chữ ký người lập và nhân viên bánhàng.

Ban hành chính sách minh bạch hóa hoạt động mua bán, cung ứng hàng hóa đượcthểchếbằngcácquyđịnh,thôngbáocủaChủtịchHộiđồngQuảntrị,BanTGĐ nhằmngănngừacáchànhvithamnhũng,thôngbáochocácđốitáckháchhàngnhằm đảm bảo sự tin tưởng và hợp tác lâu dài với kháchhàng.

Tăng cường công tác quản lý và kiểm soát rủi ro công nợ, hàng tồn kho: Xử lý nhanh hàng tồn kho chậm luân chuyển, giám sát chặt chẽ và có phương án xử lý kịp thời đối với hàng tồn kho chậm luân chuyển nhằm giảm chi phí lãi vay, đảm bảo sự ổn định của dòng tiền, đảm bảo nguồn vốn lưu động phục vụ cho hoạt động sản xuất kinhdoanh;thườngxuyênđánhgiáhạnmứccôngnợ,phânloạinợ;theodõi,đônđốc thu hồi nợ của các khách hàng để hạn chế tối đa nợ phải thu quá hạn và giảm thiểu rủi ro nợ phảithu.