khảo sát tình hình triển khai ứng dụng larksuitetại doanh nghiệp fish golden đánh giá và đề xuất giảipháp

a, Các mục đích chính của Larksuite bao gồm: ® _ Tăng cường giao tiếp và cộng tác: Larksuite cung cấp các ứng dụng nhắn tin, hội nghị video, và chia sẻ tệp giúp các nhân viên đễ dàng gia

TRUONG DAI HOC KINH TE THANH PHO HO CHi MINH

-000 -

UEH

UNIVERSITY

MÔN: HỆ THÓNG THÔNG TIN QUÁN LÝ

DE TAI: KHAO SAT TINH HINH TRIEN KHAI ỨNG DỤNG LARKSUITE TAI DOANH NGHIEP FISH GOLDEN DANH GIA VA DE XUAT GIAI

PHU LUC ID: II€2/0)09:01)0199) ©Wbà:,iadiadiảđầidđiiaáÝỶÝảỶ 4

1.1 Sơ lược thông ttn mô tả cÔnG ÍW cá LH HH1 110111111011 HH kg cà HH HH, 4

2.1.4 Các đối tượng tham gia 52-22 2H 1102112112221 1121222221222 1222 rryu 7

2.2 Hệ thống công việc LarkSUII€ c2 1111212111111 10111111101 1111111111 11111111 111111111111 111kg 8 2.2.1 M6 ta Quy trite «ad 8

2.2.2 Mô hình hệ thống công việc - 5 9 121122112211 1121112121221221221221201 re 10

PHẢN II: ĐÁNH GIÁ HIỆU QUÁ ỨNG DỤNG HỆ THÓNG THÔNG TIN 13

3.1 Phân tích hiệu quả do các HLTT kể trên mang lại ác ccnnnn HS 1919111111181 xe 13

3.2 Nêu lên các hạn chế (ngoài những hạn chế về hiệu quá của HTTT, tập trung vào các tạo

8Ð s ó8 0t 14

3.3 Đề xuất các giải pháp nâng cao trình độ số hóa của doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm

Lark SUIẮ€ L1 0201121101111 1121111121111111111 11111101 8111 HH HH HH HH HH 2 khe 15

E0 cà is na S.G dẩẢẲỶÝỶÝ 15

3.3.2 Về thời bịt 8 09:18:10): -VdIAIAaiia 16

3.3.3 Về dịch vụ miễn phí: - + S192112111211211121121121211 2121012122221 20121 ru 16

3.3.5 Về hạn chế khi chưa đưa ra các công cụ kiểm tra thực tế phòng tránh nhân viên nhập liệu ảo nhăm mục đích trục Ìợi: c1 1211122111521 1111511111011 10111 111kg 161111116 yêu 17

3.3.6 Về việc kiểm soát an toan đữ liỆu: 221 2222221221111 kg 18 3.3.8 Về vấn đề kiểm soát quản trị khi một quản trị viên có thể cấp quyên quản lý cho một nhân viên, nhưng nhân viên đó vẫn có thể truy cập và chỉnh sửa các thông tin mà họ không

PHAN I: GIỚI THIỆU CONG TY

1.1 Sơ lược thông tin mô tả công ty Céng ty TNHH TM DV Fish Golden (Fish Golden) là một công ty chuyên phân phối các sản

phẩm làm đẹp thuộc 3 lĩnh vực chinh: Cosmetic, Hair và Nail Công ty được thành lập vào năm

2013 với trụ sở chính đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Fish Golden hiện đang hợp tác với hơn 200 nhà phân phối trên toàn quốc, cung cấp cho thị trường Việt Nam các sản phâm làm đẹp chất lượng cao từ các thương hiệu nỗi tiếng trên thế giới Các sản phẩm của Fish Golden bao gồm:

se Mỹ phẩm (Cosmetic): Son môi, kem nền, phần phủ, mascara, eyeliner,

® _ Mỹ phẩm chăm sóc tóc (Hair): Dầu gội, dầu xả, kem ủ tóc, sáp vuốt tóc ® - Mỹ phẩm chăm sóc móng (Nail): Sơn móng, sơn gel, đưỡng móng, Fish Golden cam kết mang đến cho khách hàng những sản phẩm chất lượng cao, giá cả hợp lý và

dịch vụ hậu mãi chu đáo Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và nhiệt tình, Fish Golden đã va

đang nỗ lực không ngừng để trở thành một trong những nhà phân phối sản phẩm làm đẹp hàng

đầu tại Việt Nam

Thương hiệu của Công ty TNHH TM DV Fish Golden:

® Cosmetic: Glure, Ploom, FoodMate, Honesi, Skin1005 ® Hair: Dr ForHair, Unove, FoodMate

¢ Nail: Inail, Vinanail

1.2 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của CTY FISH GOLDEN bao gồm các bộ phận chính sau:

¢ Ban Giam đốc: Ban Giám đốc chịu trách nhiệm tông thê về hoạt động của công ty Nó

bao gồm Giám đốc điều hành, Giám đốc tài chính, Giám đốc tiếp thị và Giám đốc sản xuất

Too long to read on your phone? Save to read later on your

Bộ phận mua hàng: Bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm mua nguyên vật liệu và vật tư

cho sản xuất Nó bao gồm các nhân viên mua hàng và quản lý mua hàng

Bộ phận kho: Bộ phận kho chịu trách nhiệm lưu trữ và vận chuyển nguyên vật liệu, sản

phẩm hoàn thành và phụ tùng Nó bao gồm các nhân viên kho và quản lý kho Bộ phận giao hàng: Bộ phận giao hàng chịu trách nhiệm giao sản phẩm cho khách hàng Nó bao gồm các nhân viên giao hàng và quản lý giao hàng

Bộ phận kề toán: Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm ghi chép, kiểm soát và báo cáo tài chính của công ty Nó bao gồm các kế toán viên, nhà phân tích tài chính và quản lý tài chính

MUA HANG KHO KINH DOANH TOAN

BO PHAN MARKETING BO PHAN

GIAO HANG

PHAN II: HIEN TRANG VE VIEC UNG DUNG CONG NGHE THONG TIN TẠI CÔNG TY

2.1 Mô tả các HLTT đang được ứng dụng tại công ty, từng ứng dụng nêu các thông tin gồm

2.1.1 Tén ung dung Lark Suite la mét nên táng làm việc số tích hợp, cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết cho một không gian làm việc số của đoanh nghiệp Trong đó bao gồm khả năng nhắn tin, tổ chức họp, lên

lịch, lưu trữ dữ liệu, và quản lý công việc Mục tiêu của Lark Sutte là tối ưu hóa hiệu suất làm

việc và tăng cường tính liền mạch trong giao tiếp và phối hợp tại các tổ chức doanh nghiệp

2.1.2 Mục đích, phạm vỉ ứng dụng của ứng dụng

Ứng dụng Larksuite là một nền tảng hợp tác kinh doanh được phát triển bởi Bytedance Larksuite cung cấp một loạt các ứng dụng và công cụ giúp các doanh nghiệp và tổ chức cải thiện hiệu quá và kết nối của họ

a, Các mục đích chính của Larksuite bao gồm: ® _ Tăng cường giao tiếp và cộng tác: Larksuite cung cấp các ứng dụng nhắn tin, hội nghị

video, và chia sẻ tệp giúp các nhân viên đễ dàng giao tiếp và cộng tác với nhau © - Tăng cường hiệu quả: Larksuite cung cấp các ứng dụng quản lý dự án, quán lý thời gian,

và quán lý tài liệu giúp các doanh nghiệp và tô chức tiết kiệm thời gian và cải thiện hiệu

quả

® - Tăng cường bảo mật: Larksuite cung cấp các tinh năng bảo mật mạnh mẽ giúp bảo vệ đữ liệu của doanh nghiệp và tổ chức

b, Phạm vỉ ứng dụng của ứng dụng Larksuite ® Larksuite có thể được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực và hoạt động kinh doanh khác nhau,

bao gồm:

® Marketing: Larksuite c6 thể được sử dụng để tạo và quản lý các chiến dịch marketing,

theo dõi hiệu quả marketing, và cộng tác với các đối tác marketing ¢ Ban hang: Larksuite có thể được sử dụng để quản lý khách hàng tiềm năng, theo dõi bán

hàng, và cộng tác với các đại lý bán hàng

Dịch vụ khách hàng: Larksurte có thể được sử dụng để quản lý tương tác khách hàng,

cung cấp dịch vụ khách hàng, và thu thập phản hồi khách hàng Các hoạt động/nghiệp vụ cụ thể được ứng dụng Larksuite

Dưới đây là một số hoạt động/nghiệp vụ cụ thể được ứng dụng LarksuIte:

2.1.3

Giao tiép: Larksuite có thể được sử dụng để tổ chức các cuộc hợp trực tuyến, chia sẻ tệp

và tài liệu, và giao tiếp với các bên liên quan

Cộng tác: Larksuite có thể được sử dụng để cộng tác trên các dự án, tạo và chỉnh sửa tài liệu, và quản lý nhiệm vụ

Quan lý dự an: Larksuite có thể được sử dụng dé lap kế hoạch dự án, theo dõi tiến độ dự

án, và quản lý rủi ro dự án

Quan lý thời gian: Larksuite có thể được sử dụng để theo dõi thời gian làm việc, lập lịch hẹn, và quản lý nhiệm vụ

Quản lý tài liệu: Larksuite có thể được sử dụng để lưu trữ, chia sẻ, và quản lý tài liệu

Quán lý khách hàng: Larksuite có thể được sử dụng để quản lý khách hàng tiềm năng, theo dõi bán hàng, và cung cấp dịch vụ khách hàng

Quản lý nhân sự: Larksuite có thể được sử dụng dé quan ly hồ sơ nhân viên, theo dõi hiệu suất nhân viên, và quản lý đào tạo nhân viên

Quản lý tài chính: Larksuite có thể được sử dụng dé quan lý ngân sách, theo dõi chi tiêu,

va lap bao cao tai chính Quản lý chuỗi cung ứng: Larksuite có thể được sử dụng để quản lý đơn đặt hàng, theo déi

hàng tồn kho, và quản lý vận chuyên Quản lý sản xuất: Larksuite có thể được sử dụng dé quan ly kế hoạch sản xuắt, theo dõi tiến độ sản xuất, và quản lý chất lượng sản phẩm

Các đối tượng tham gia Các đối tượng tham gia ứng dụng Larksuite có thể được chia thành hai nhóm chính:

Các phòng ban, đơn vị trong doanh nghiệp: Larksuite có thể được sử dụng bởi tất cá các phòng ban, đơn vị trong doanh nghiệp, bao gồm:

Bộ phận kinh doanh: sử dụng Larksuite dé giao tiếp với khách hàng, quản lý bán hàng, và

theo dõi hiệu quả marketing

Bộ phận marketing: sử dụng Larlsuite để tạo và quản lý các chiến dịch marketing, theo dõi hiệu quả marketing, và cộng tác với các đối tác marketing

Bộ phận sản xuất: sử dụng Larksuite để quản lý chuỗi cung ứng, sản xuất, và chất lượng sản phẩm

Bộ phận nhân sự: sử dụng Larksuite để quản lý hồ sơ nhân viên, theo dõi hiệu suất nhân viên, và quản lý đào tạo nhân viên

Bộ phận tài chính: sử dụng Larksuite để quản lý ngân sách, theo dõi chỉ tiêu, và lập báo

cáo tài chính Các bộ phận khác sử dụng Larksuite để hỗ trợ các hoạt động và nghiệp vụ cụ thể của họ

Các bên liên quan bên ngoài doanh nghiệp: Larksuite cũng có thê được sử dụng bởi các bên liên quan bên ngoài doanh nghiệp, bao gồm:

Khách hàng: sử dụng Larksuite để giao tiếp với doanh nghiệp, đặt hàng, và cung cấp phán hồi

Nhà cung cấp: sử dụng Larksuite để hợp tác với doanh nghiệp về các vấn đề liên quan đến chuỗi cung ứng

Đối tác kinh doanh: sử dụng Larksuite để hợp tác với doanh nghiệp về các dự án chung 2.2 Hệ thống công việc Larksuite

2.2.1 Mô tả quy trình - VỊ trí: Phó Phòng Kinh Doanh

d)

Xem báo cáo đữ liệu bán hàng (loại hình set quà tặng) của tháng trước được bộ phận kế

toán nhập dữ liệu sẵn trên Larksuite (doanh thu, sản phẩm bán chạy, số lượng, )

So sánh đối chiếu đữ liệu bán hàng này so với dữ liệu bán hàng cùng kỳ năm trước Lên kế hoạch bán hàng:

Sau khi đối chiếu đữ liệu và lên kế hoạch kinh doanh (bán hàng) cho tháng tới trên hệ thống Larksuite

Nhập đữ liệu vào phiếu yêu cầu mua hàng và chuyển đến bộ phận Mua hàng

Sử dụng các phương pháp truyền thông (chạy quảng cáo) để bán hàng Hệ thống Larksuite tự động cập nhật thông tin đơn hàng khi có đơn hàng phát sinh

Phiếu xuất kho: Đơn hàng sẽ được tự động xử lý bởi LarksuIte

Bộ phận kho sẽ liên hệ, so sánh đối chiếu thông tin khách hàng Sau khi đối chiếu thông tin với khách hàng, bộ phận kho sẽ tiền hành nhập đữ liệu phiếu

Sau khi nhận được phiéu nhận hàng, bộ phận kế toán sẽ tiến hành xuất hóa đơn cho

khách hàng (VAT cá nhân hoặc doanh nghiệp)

Lap bao cao ban hang va nhập dữ liệu vào Larksuite

2.2.2 Mô hình hệ thống công việc

VÀ DỊCH VỤ

- Set quả tặng

QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ

- Dựa vào dữ liệu bán hàng và lên kế hoạch bán hàng - Gửi phiếu yêu cầu mua hàng - Liên hệ NCC và tổng hợp danh sách

NCC

- Lên danh sách set quà phù hợp cho

từng đối tượng khách hàng và chạy quảng cáo hỗ trợ bán hàng - Nhận dữ liệu đơn hàng và lập phiếu

xuất kho - Tiến hàng giao hàng đến khách hàng

- Xuất hóa đơn cho khách hàng và nhập

cdừ thêu Bet hàng

ĐỔI TƯỢNG THAM GIA THONG TIN CÔNG NGHỆ

ộ phận kinh đoanh - Phiếu yêu cầu mua hàng - PC của nhân

- B6 phan marketing - Danh sách NCC - Mang interne

- Bộ phận kho - Danh sách set quà - Larksuite

- Bộ phận giao hàng — - Phiếu xuất kho - Bộ phận kế toán - Phiếu nhận hàng

- Hóa đơn VAT

2.2.3 Sơ đồ chức năng chéo

kính doanh Mua hàng Marketing Bộ phận kh Bộ phận Bộ phận ket

@ phan xao Giao hang kê toán

So sánh đôi cấp larksuite "—— oon

chiêu

| \

; ke Khach Bao cao

So sanh doi hang bin hang chiêu

bán hàng

(ID, tên) Chạy Phiêu

quảng cáo xuất kho

PHAN III: BANH GIA HIEU QUA UNG DUNG HE THONG THONG TIN

3.1 Phân tích hiệu quả do các HTTT kế trên mang lại Hệ thống phần mềm Lark Suite là một giải pháp làm việc trực tuyến toàn điện, cung cấp cho người dùng một loạt các tính năng và công cụ giúp nâng cao hiệu quả công việc

Trong các loại hệ thống thông tin, Lark Suite là tích hợp chức năng của hệ thống thông tin tích hợp, bao gồm các hệ thống như: Hệ thống thông tin toàn doanh nghiệp

(Enterprise System - ES), hé théng théng tin quan ly quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management - CRM), hệ thống thông tin quán lý chuỗi cung ứng (Supply Chain Management System — SCM) kết hợp với sự hỗ trợ đồng thời của hệ thống thông tin tổ chức theo cap quan lý, là sự kết hợp của TPS và MIS từ đó hỗ trợ cấp quán lý đưa ra quyết dinh (DSS) Dựa vào sơ đồ chéo, chúng ta có thê thay rõ sự phối hợp của các hệ thống vận hành Lake Suite

mang lại các giá trị như sau:

Nhận được kế hoạch bán hàng băng nhập liệu thủ công, chương trình của TPS sẽ bắt đầu xử lý thông tin bằng cách xuất lệnh yêu cầu mua hàng, bắt đầu cho quy trình quán lý chuỗi cung ứng và xử lý đơn hàng đến tay khách hàng mà không cần thông qua các bước xử lý thủ công Đối với các công ty đã có sẵn thông tin của NCC thì khâu này sẽ giúp cho doanh nghiệp lượt bớt bộ phận kho một cách đáng kể, riêng các NCC mới thì chỉ tốn khoảng thời gian ngắn để nhập thông tin thủ công, Lark Suite lưu trữ và đưa ra một bảng thống kê các NCC, khi nhập thông tin san pham cần mua hàng, thông tin mua hàng được gửi đến NCC hoặc xuất hiện

thông tin liên hệ một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian tuyệt đối Nhờ module phụ trợ

phô biến của ERP là tính năng quán lý chuỗi cung ứng (Supply chain management sofware — SCM) có trong Lark Suite giúp bộ phận thu mua và bộ phận kho có thê nắm được số lượng

hàng tổn kho để xuất hoặc hàng hết để thu mua, nếu 2 bộ phận này được tách riêng biệt, điều

này giúp cho họ phối hợp một cách nhịp nhàng và độ chính xác cao Sau khi đưa ra bảng kế hoạch bán hàng, đã có sản phẩm, hệ thống hỗ trợ đưa ra quyết định (DSS) giúp cho bộ phận Marketing phân tích các chiến lược quảng cáo, các chiến lược phân tích giá, bắt đầu QC và ghi nhận đữ liệu đơn đặt hàng của khách hàng, là nguồn đữ liệu cho TPS va MIS