[LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP] NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ TỒN KHO TẠI CÔNG TY VŨ GIA

Trước tình hình đó nhiềudoanh nghiệp nói chung và công ty CP Vũ Gia nói riêng đã tìm cách giảm mọi chi phí để gia tăng lợi nhuận của công ty bằng nhiều cách khác nhau như: cắt giảm chi p

CHƯƠNG I: PHẦN MỞ ĐẦU

I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI:

Những năm qua nền kinh tế nước ta đã và đang chuyển hoá mạnh mẽ sang cơchế thị trường, theo định hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của nhà nước và trongbước đầu hội nhập nền kinh tế thế giới, môi trường kinh doanh Việt Nam đã và đangtiến dần đến thế ổn định Nhiều cơ hội mới mở ra cho các doanh nghiệp, đi kèm vớithuận lợi đó là những thách thức, những rủi ro không thể né tránh

Hoạt động kinh doanh trên thị trường của các doanh nghiệp ngày càng khó khăn

và chịu sự cạnh tranh khốc liệt của đối thủ cùng ngành Vật giá ngày càng tăng gâynhiều khó khăn trong việc sản xuất kinh doanh của hầu hết các doanh nghiệp Nó làmcho tổng chi phí tăng lên và tổng lợi nhuận giảm xuống Trước tình hình đó nhiềudoanh nghiệp nói chung và công ty CP Vũ Gia nói riêng đã tìm cách giảm mọi chi phí

để gia tăng lợi nhuận của công ty bằng nhiều cách khác nhau như: cắt giảm chi phíkhông cần thiết, giảm chi phí tồn kho, hạ giá thành, nâng cao chất lượng dịch vụ để đápứng nhu cầu, cắt giảm lao động, tăng năng suất lao động của công nhân… trong đó việcnâng cao hiệu quả quản trị tồn kho thật sự mang lại nhiều hiệu quả tốt cho việc giảmthiểu chi phí và nâng cao lợi nhuận cho hoạt động sản xuất kinh doanh Tuy nhiênkhông phải công ty nào cũng thấy được hết tầm quan trọng của nó

Ở một doanh nghiệp kinh doanh thương mại dịch vụ như công ty CP Vũ Giahoạt động quản trị tồn kho là hoạt động cơ bản trong hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp làm cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển vững mạnh

Trong thời gian thực tập tại công ty CP Vũ Gia em nhận thấy công ty luôn cónhững cố gắng không trong mọi hoạt động kinh của công ty, khắc phục khó khăn cũngnhư thiếu sót và hoạt động quản trị tồn kho cũng được công ty đặc biệt chú trọng quantâm hơn để giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm được nhiều chi phí Được thực tập tại khohàng, tiếp cận được với những kiến thức đã được học tại trường nên em đã chọn đề tài

“giải pháp nâng cao năng lực quản trị tồn kho tại công ty cổ phần Vũ Gia” Và đây là

vấn đề mà không chỉ của riêng công ty CP Vũ Gia mà gần như nó tồn tại trong hầu hếtcác doanh nghiệp

Mặc dù đã rất cố gắng nhưng vì kiến thức còn hạn chế chắc chắn bài báo cáo vẫncòn nhiều khuyết điểm Em rất mong được sự thông cảm của quý thầy cô cũng như quýcông ty vì những thiếu sót đó Em chân thành cám ơn!

II MỤC TIÊU ĐỀ TÀI:

- Thông qua việc nghiên cứu đề tài này, em muốn hiểu rõ hơn về công tác quản lý

hàng tồn kho tại công ty Vận dụng những kiến thức học được trên lý thuyết vào thực

tế, để xem giữa lý thuyết và thực tiễn có sự khác nhau như thế nào Từ đó tìm ra môhình quản trị tồn kho tối ưu góp phần làm giảm chi phí tồn kho cho doanh nghiệp, cũngnhư nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý hàng tồn kho

- Khảo sát được lượng tồn kho bình quân trong 3 tháng đầu năm.

- Thấy được sự chi phối của việc tồn kho đến hoạt động kinh doanh của công ty.

- Xác định được lượng tồn kho thích hợp để chi phí tồn kho là thấp nhất.

- Đề ra được giải pháp nâng cao hiệu quả tồn kho.

III Ý NGHĨA THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI:

Thông qua việc thực hiện đề tài chúng ta sẽ thấy rõ công tác quản trị tồn kho củacông ty, đó là vấn đề được tất cả các doanh nghiệp quan tâm rất nhiều Đề tài quan tâmnghiên cứu đến công tác quản trị tồn kho của công ty Vũ Gia Từ đó chúng ta sẽ có thểđánh giá ưu nhược điểm và đề ra được giải pháp hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả quảntrị tồn kho cho công ty Qua đó cũng thấy được tầm quan trọng của quản trị tồn khotrong các doanh nghiệp, mức độ ảnh hưởng cũng như công tác quản trị tồn kho thực tếhiện nay trong kinh doanh

IV ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU:

- Tìm hiểu về công tác quản lý tồn kho tại công ty.

- Số lượng hàng tồn kho trong quý 1.

- Chi phí cho hàng tồn kho

- Số lượng hàng nhập trong quý 1.

- Số lượng hàng xuất trong quý 1.

- Phân tích và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động quản

lý tồn kho của công ty cổ phần Vũ Gia

 Phạm vi nghiên cứu:

- Đề tài nghiên cứu những vấn đề có tính chất cụ thể ở tầm vi mô

- Mốc thời gian nghiên cứu quý 1.

- Địa điểm nghiên cứu tại kho hàng của công ty.

V PHƯƠNG PHÁP VÀ QUY TRÌNH THỰC HIỆN:

 Phương pháp nghiên cứu:

Đề tài sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:

- Thu thập dữ liệu về công tác quản lý tồn kho tại kho hàng tiến hành phân tích dựa

trên cơ sở lý thuyết về quản trị tồn kho

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: nghiên cứu sách báo, tạp chí chuyên ngành, các

báo cáo về thực trạng quản lý tồn kho

- Phương pháp thống kê và phân tích thống kê: dựa trên các số liệu thống kê về hoạt

động quản lý tồn kho tại công ty CP VŨ GIA

- Phương pháp thu thập thông tin tổng kết thực tiễn.

Chọn giải pháp

Thực hiện giải pháp

Ứng dụng

Đạt hiệu quảĐưa ra giải pháp thực hiện

 Quy trình thực hiện:

Không hiệu quả

Sơ đồ 1.1: Quy trình thực hiện đề tài tốt nghiệp

Xử lý dữ liệuPhân tích ưu nhược điểm Thu thập dữ liệuThực trạng tại c.ty

CHƯƠNG II: VÀI NÉT SƠ LƯỢT VỀ QUÁ

TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA

CÔNG TY TNHH VŨ GIA

I ĐÔI NÉT VỀ CÔNG TY TNHH VŨ GIA:

1 Tổng quan

Tên Công Ty: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ĐIỆN TỬ VŨ GIA

Tên Giao Dịch: VUGIATECH

Loại hình doanh nghiệp: công ty trách nhiệm hữu hạn thành lập và hoạt động theo luậtdoanh nghiệp

Địa chỉ công ty: 41/1F Tân Thới Nhất 1 – Phường Tân Thới Nhất, Quận 12 – Thànhphố Hồ chí Minh

Điện thoại: 629 33 729

2 Vị trí:

II QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY TNHH VŨ GIA:

Được thành lập từ những năm 2004, khi nền kinh tế Việt Nam đang trên giai đoạn bùng

nổ, dịch vụ Viễn Thông Hòa Phát từng bước khẳng định mình trên con đường kinh tếđầy chông gai Với hệ thống kinh doanh và chăm sóc khách hàng bài bản, Do nhu cầuphát triển Năm 2007 Cửa Hàng Hòa Phát chính thức thành lập Công Ty TNHH điện TửViễn Thông Hòa Phát là tiền thân của Công Ty TNHH Điện tử Vũ Gia, chính thức sau

8 năm hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu thiết bị và vật tưngành điện tử viễn thông, Công Ty Vũ Gia hiện là một trong những nhà cung cấp Sảnphẩm thiết bị an toàn và An ninh tốt tại Việt Nam

Từ những ngày mới thành lập đến nay công ty đã có một quá trình phát triển bền vững

và lâu dài, ngày càng khẳng định tên tuổi của mình trên thương trường cũng như đốivới các đối tác Những ngày đầu với những khó khăn về kinh tế và cơ sở vật chất kỹthuật công ty đã dần vượt qua trở ngại vươn mình phát triển để có một công ty Vũ Gianhư hiện tại với sự phát triển vượt bật từ cơ sở vật chất kỹ thuật đến kinh nghiệm kinhdoanh ngày càng được nâng cao

Phương châm hoạt động :

- Lấy đạo đức kinh doanh làm mục đích phát triển cho Cty

- Lấy mục đích thoả mãn yêu cầu của khách hàng làm phương châm hoạt động Xâydựng mối quan hệ hợp tác cùng phát triển với khách hàng, nhà cung cấp và các đối táckinh doanh

- Cạnh tranh lành mạnh, kinh doanh đúng pháp luật, đảm bảo vệ sinh môi trường, Luôntìm hiểu và đưa ra thị trường các sản phẩm mới

- "Uy tín từ chất lượng" luôn là mối quan tâm hàng đầu của chúng tôi

Tôn chỉ hoạt động:

Lấy đạo đức nghề nghiệp làm mục tiêu phát triển

Lấy sự hài lòng của khách hàng làm phương châm hoạt động

Lấy cạnh tranh lành mạnh làm định hướng kinh doanh

Lấy sự phát triển của nhân viên làm động lực sáng tạo

Lấy chất lượng để xây dựng uy tín hàng đầu

Để thực hiện được điều đó, chất lượng sản phẩm và giá cả luôn là mục tiêu cao nhất màCông Ty Vũ Gia luôn chú trọng Với kinh nghiệm, năng lực sẵn có, khả năng sáng tạo

và sự tận tâm của nhân viên, Công ty CP Điện Tử Vũ Gia quyết tâm phấn đấu mở rộngthị trường và tăng khả năng cạnh tranh sản phẩm Chúng tôi rất mong muốn nhận được

sự ủng hộ đóng góp ý kiến và hợp tác của các khách hàng trong và ngoài nước cũngnhư tất cả các đối tác khách hàng

Hình 3.2: Tổng quan kho chứa hàng

Hình 3.3: Các phương tiện vận chuyển hàng hóa Phương hướng kinh doanh của công ty:

- Ngành kinh doanh chủ lực: kinh doanh thương mại và dịch vụ

- Mở rộng đầu tư khai thác thị trường.

- Mở rộng quy mô sang thị Đông Nam Á ( lào, campuchia )

- Tiếp tục khai thác các ngành hàng chủ lực.

- Đầu tư xây dựng cơ sở vật chất phương tiện kỹ thuật kho bãi

III CHỨC NĂNG – NHIỆM VỤ - QUYỀN HẠN CỦA CÔNG TY:

1 Chức năng:

Công ty CP Vũ Gia là một công ty Thương Mại – Dịch Vụ

Ngành nghề kinh doanh: quản lý, cung cấp, thi công lắp đặt hệ thống camera anninh, tổng đài điện thoại, máy chấm công, báo động, báo cháy, chống sét, hệ thốngmạng hàng đầu Việt Nam

Công ty có:

- Tư cách pháp nhân theo pháp luật Việt Nam.

- Tài khoản được mở tại ngân hàng Agribank, Đại Á, Eximbank Việt Nam.

- Vốn điều lệ đúng quy định.

- Tài sản cố định gồm: giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, nhà kho, các phương

tiện vận chuyển (xe tải thùng, xe đầu kéo, container…), các máy móc thiết bị…

- Điều lệ tổ chức và hoạt động kinh doanh theo quy định pháp luật

- Bộ máy quản lý và điều hành công ty.

2 Nhiệm vụ:

 Đối với nhà nước:

- Chấp hành đúng luật pháp và các chính sách quản lý kinh tế tài chính của nhà

nước

- Công ty phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước theo quy định như: nộp các

khoản thuế đúng và đủ (thu nhập doanh nghiệp, thuế XNK, thuế môn bài…)

- Thực hiện đúng các tiêu chuẩn về vệ sinh môi trường.

- Xây dựng các tổ chức Công Đoàn…

 Đối với CBCNV:

- Thực hiện đúng các thủ tục pháp lý như: hợp đồng lao động, thanh lý hợp đồng lao

động…

- Tham gia đầy đủ các loại bảo hiểm cho CB - CNV như: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm

tai nạn, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp…

- Thanh toán các khoản lương thưởng đúng theo hợp đồng

- Có trách nhiệm trong công tác bảo hộ lao động.

 Đối với đối tác:

- Thực hiện đúng quy định những hợp đồng kinh doanh đã kí kết.

- Có trách nhiệm khi vi phạm hợp đồng.

- Tạo dựng lòng tin tuyệt đối với đối tác.

3 Quyền hạn:

- Công ty được hoàn toàn chủ động trong hoạt động kinh doanh của mình.

- Tham gia kí kết các hợp đồng kinh tế theo quy định nhà nước.

- Tự do phân bổ cơ cấu tổ chức quản lý theo quy định nội bộ công ty.

- Có quyền bổ nhiệm CB-CNV theo từng chức vụ hợp lý của công ty.

- Công ty hạch toán độc lập, đảm bảo đầy đủ nguyên tắc của chế độ hạch toán kinh

tế, tự cân đối, tự trang trãi, lấy thu bù chi để hoạt động kinh doanh có lợi nhuận

- Được quyền phân chia lợi nhuận theo quy định công ty sau khi đã hoàn thành các

khoản có nghĩa vụ nộp nhà nước

- Thu nhập và các khoản phải trả hoặc trích thưởng cho CB-CNV trong công ty

được trả phụ thuộc vào hiệu quả kinh doanh nhưng phải phù hợp theo mức lương quyđịnh

IV PHẠM VI HOẠT ĐỘNG VÀ ĐIỀU KIỆN KINH TẾ XÃ HỘI:

1 Phạm vi hoạt động:

Công ty hoạt động trên toàn quốc Phát triển dần sang thị trường thế giới trong thờigian tới.

2 Điều kiện kinh tế xã hội:

 Cơ sở vật chất kĩ thuật:

- Trụ sở chính đặt tại số: 41/1f Tân thới nhất 1, Phường Tân Thới Nhất, quận 12, Tp

Hồ chí Minh, Việt Nam.

- Cơ sở vật chất công ty bao gồm: kho chứa hàng, các phương tiện vận chuyển, hànghóa, các thiết bị kĩ thuật

- Hiện tại cơ sở hạ tầng, hệ thống trang thiết bị máy móc, hệ thống thông tin của

công ty đã được trang bị tương đối đầy đủ và hiện đại đảm bảo đáp ứng yêu cầu củacông việc và tạo điều kiện tốt nhất cho nhân viên làm việc, toàn bộ hệ thống thông tincủa công ty đã được kết nối internet Bên cạnh đó, công ty đã trang bị các phương tiệnvận chuyển hiện đại để phục vụ tốt nhất trong công việc

 Hình thức sở hữu vốn:

- Nguồn vốn của công ty được hình thành từ các thành viên công ty góp vốn

- Với số vốn điều lệ khoảng 30 tỷ đồng.

 Tình hình lao động:

- Tổng số nhân sự của riêng phòng kho vận tại công ty có 62 nhân viên, và được

phân bổ như sau:

+ Trưởng phòng kho vận: 1 người

+ Đội trưởng đội xe: 3 người

+ Đội trưởng đội kho: 3 người

+ Đội trưởng đội garage: 1 người

+ Thủ kho: 3 người

+ Tài xế: 9 người

+ Nhân viên thống kê: 3 người

+ Nhân viên bảo duõng xe: 6 người

+ Nhân viên bảo vệ: 6 người

+ Nhân viên phụ xe: 9 người

+ Nhân viên phụ kho: 18 người

ty luôn thân ái hợp tác hỗ trợ nhau cùng phát triển

Cơ cấu tổ chức của công ty gồm có: Chủ tịch HĐQT, Tổng GĐ, Phó tổng GĐ,

hệ thống các phòng ban…

Công ty luôn làm việc theo một phong cách hiện đại nên ở mỗi vị trí mỗi phòngban đều có chức năng và nhiệm vụ cụ thể rõ ràng nhưng đồng thời cũng có mối quan hệmật thiết với nhau cùng chịu sự quản lý chung của chủ tịch HĐQT và tổng GĐ công ty.Tổng GĐ là người trực tiếp chịu trách nhiệm chung trong công tác quản lý và phâncông trách nhiệm cho từng phòng ban cụ thể

1 Sơ đồ bộ máy tổ chức:

Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức của công ty

2 Chức năng - nhiệm vụ của bộ máy tổ chức:

P Kỹ thuật P Kế toán P.Xuất nhập khẩu

Tp Kho vận

Đội trưởng đội xe Đội trưởng đội kho Đội trưởng đội Garage

- Là người có số cổ phần cao nhất tại tập đoàn được đại hội đồng cổ đông bầu chọn

theo tổng số cổ phần để nắm quyền điều hành quản lý tập đoàn

- Có quyền hành cao nhất để đưa ra các chiến lược cũng như kế hoạch hoạt động

mang lại lợi nhuận cho công ty

- Giám sát toàn diện các hoạt động của công ty

- Đánh giá các dự án thông qua chiến lược, kế hoạch của tổng giám đốc công ty - Tạo điều kiện thuận lợi nhất cho hoạt động kinh doanh của công ty.

- Thực hiện các cuộc hợp định kì để kiểm tra và giải quyết kịp thời các khó khăn

vướn mắt của công ty

 Tổng giám đốc:

-Là người đại diện theo pháp luật Chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động

kinh doanh của công ty

- Do HĐQT bổ nhiệm

- Có quyền điều hành mọi hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty

- Là người vạch ra đường lối chiến lược kinh doanh cho công ty theo từng giaiđoạn cụ thể

- Có quyết định chọn lọc, tuyển dụng, tổ chức lao động cho các bộ phận phòngban một cách hợp lý nhất

- Xây dựng và ban hành các quy chế áp dụng trong toàn công ty phù hợp với quyđịnh về quản lý kinh tế - tài chính - lao động xã hội do Nhà nước ban hành

 Phó tổng giám đốc:

- Là người do tổng giám đốc bổ nhiệm để trợ giúp cho tổng giám đốc, và được

tổng giám đốc ủy quyền trong một số trường hợp tổng giám đốc vắng mặt hoặc trongmột số dự án kinh doanh của công ty

- Được quyền điều hành công tác tổ chức, hành chính quản trị của công ty.

- Theo dõi tình hình lao động, tiền lương cho CB –CNV.

- Đề xuất, kiến nghị tuyển chọn lao động và các chế độ khen thưởng hoặc kỹ luật.

- Trực tiếp theo dõi, kiểm tra, chỉ đạo các hoạt động kinh doanh của công ty.

- Ký thay các chứng từ hóa đơn, hợp đồng kinh tế, phiếu thu, phiếu chi trong

phạm vi được ủy quyền khi tổng giám đốc đi vắng

- Chịu trách nhiệm trực tiếp trước tổng giám đốc và hội đồng quản trị về nhiệm vụ

được giao

 Phòng hành chính:

- Là phòng chức năng nằm trong bộ máy tổ chức của công ty.

- Quản lý hồ sơ CB – CNV, toàn bộ văn thư, hồ sơ công ty.

- Tham mưu cho BGĐ về công tác tổ chức cán bộ, tư vấn cho các phòng, bộ phận

về những vấn đề có liên quan đến công tác tổ chức khi được yêu cầu

- Đánh giá về tổ chức quản lý của công ty, nghiên cứu đề xuất về công tác tổ chức

tuyển dụng, đào tạo, xây dựng kế hoạch sử dụng và các chế độ khen thưởng, kỷ luật của

CB – CNV trong công ty

- Phổ biến các quy định, chính sách của nhà nước, công ty cho các phòng ban, bộ

phận…

- Tổ chức phục vụ các hoạt động của công ty như: hội hợp, tiếp khách, lễ tân…

- Nhận và lưu trữ công văn đi đến, ký sao công văn, phân phối công văn theo chỉ

- Phòng kinh doanh sẽ tự đề ra kế hoạch và phương thức thựchiện cụ thể, phân chia sản lượng tiêu thụ và doanh thu mục tiêu màtừng nhân viên phải hoàn thành

- Tham mưu cho BGĐ về các kế hoạch hàng ngày, hàng tháng trong hoạt động

kinh doanh theo đúng chỉ tiêu

- Tổ chức mua bán trên phạm vi hoạt động của công ty phù hợp với tình hình thực

tế của từng doanh nghiệp

- Xây dựng và lập kế hoạch khai thác thi trường kinh doanh.

- Chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh, tiếp thị khách hàng, các kế hoạch

phân phối sản phẩm

- Thực hiện tư vấn cũng như chăm sóc khách hàng về dịch vụ cũng như sản phẩm

của công ty

- Thực hiện báo giá, xây dựng các chương trình đào tạo và huấn luyện trong công

tác marketing của công ty

- Kết quả hoạt động của phòng kinh doanh được báo cáo lên ban

giám đốc theo từng tháng, báo cáo kinh doanh của kỳ này sẽ là cơ sở

để lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch nhập khẩu cho kỳ sau

 Phòng kỹ thuật:

- Thực hiện các công tác bảo hành sản phẩm của công ty.

- Bảo trì các hệ thống công nghệ thông tin, hoặc các thiết bị máy móc tại công ty.

- Giám sát chất lượng cũng như mức độ an toàn của sản phẩm…

 Phòng nhân sự:

- Chịu trách nhiệm về mặt nhân lực của công ty.

- Quản lý lực lượng lao động về mặt số lượng cũng như chất lượng.

- Đề xuất tuyển dụng theo nhu cầu của từng bộ phận cụ thể.

- Thực hiện các công tác chấm công hàng ngày cho CB – CNV.

 Phòng kế toán:

- Thực hiện chức năng thu thập, xử lý, tổng hợp phản ánh toàn bộ tình hình tài

chính kế toán của công ty theo chế độ hiện hành của Nhà nước và của công ty

- Thực hiện các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong quá trình kinh doanh của công

ty, trên cơ sở đó phản ánh đúng sự biến động về nguồn vốn và tài sản của công ty lênBGĐ để kịp thời xử lý

- Tham mưu cho BGĐ trong việc quản lý, sử dụng nguồn thu, tài sản, hàng hóa,

cơ sở vật chất thuộc công ty, quản lý theo pháp lệnh thống kê kế toán

- Phân tích, đánh giá kiểm tra hiệu quả tài chính trong toàn công ty về hiệu quả

hoạt động kinh doanh của tháng, quý, năm thực hiện công tác nộp thuế theo luật định

- Kiểm tra tính chất hợp lý, hợp lệ của các chứng từ kế toán để thực hiện thu chi

đúng đủ

- Phân tích hoạt động kinh tế hàng năm từ đó lập kế hoạch tài chính cho năm sau.

- Thực hiện đúng và đủ các báo cáo đối với cấp trên để đảm bảo tính chính xác và

kịp thời

 Phòng xuất nhập khẩu:

- Phần lớn chủng loại và số lượng hàng hóa mà doanh nghiệp tiêuthụ là hàng nhập khẩu, do đó phòng xuất nhập khẩu đóng một vai tròquan trọng tạo đầu vào về hàng hóa cho toàn doanh nghiệp

- Phòng xuất nhập khẩu thực hiện chức năng tổ chức thực hiệnhoạt động xuất nhập khẩu (chủ yếu là hoạt động nhập khẩu) theo kếhoạch và dưới sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc

- Thỏa thuận hợp đồng, tổ chức thực hiện hợp đồng…

- Các nhân viên của phòng xuất nhập khẩu được phân công theochức năng theo ba mảng chính là giao dịch - tìm kiếm đối tác nướcngoài - thực hiện các nghiệp vụ ngân hàng và các nghiệp vụ hải quan.

- Chịu trách nhiệm về các thủ tục pháp lý hải quan.

- Kiểm nhận hàng hóa tại cảng.

- Nhận hàng từ các công ty phân phối

 Phòng kho vận:

- Kho là một bộ phận quan trọng trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, giúp hoạt

động kinh doannh diễn ra thuận lợi và đáp ứng nhu cầu tồn trữ hàng hóa và vật tư đểcung cấp cho quá trình hoạt động của công ty

- Tồn trữ hàng hóa.

- Quản lý các hoạt động nhập – xuất hàng hóa trong công ty.

- Thực hiện các công tác kiểm kê định kì về hàng hóa và nguyên vật liệu để báo

cáo cho phòng kinh để có kế hoạch đề xuất đặt hàng hợp lý

- Tồn trữ hàng hóa và nguyên vật liệu cung ứng cho hoạt động kinh doanh.

- Thực hiện xuất, nhập kho theo nhu cầu của các phòng ban theo lệnh.

- Thực hiện công tác vận chuyển hàng hóa theo lệnh.

Sơ đồ tổ chức cụ thể tại phòng kho vận:

Sơ đồ 3.2: Sơ đồ tổ chức tại phòng kho vận

 Nhiệm vụ cụ thể của từng cá nhân:

 Trưởng phòng kho vận:

- Quản lý, điều hành các hoạt động xuất nhập hàng hóa và công tác vận chuyển.

- Giám sát, đưa ra kiến nghị, đề xuất phân công công việc cho từng bộ phận.

- Nắm bắt thông tin nguyện vọng đề xuất của cấp dưới.

- Thực hiện kí, xét duyệt các chứng từ hay giấy tờ trong phạm vi quyền hạn.

- Quản lý xem xét các đơn từ: đơn xin nghỉ phép, nghỉ việc, một số giấy tờ khác.

 Đội trưởng đội xe:

- Điều hành công tác vận chuyển của đội xe.

- Xem xát và đề xuất các yêu cầu hợp lý từ cấp dưới.

xe đầu kéo

Thủ kho hàng hóa

Nhân

- Nắm bắt chính xác về công tác vận chuyển giao nhận hàng hóa để phân công

hợp lý

- Kiểm tra thường xuyên công tác của nhân viên.

 Đội trưởng đội kho:

- Kiểm tra các khâu nhập xuất hàng hóa tại kho.

- Chỉ đạo nhân viên dưới quyền cách thức, nguyên tắc nhập xuất hàng hóa.

- Xem xét và đề xuất các phương tiện,máy móc thiết bị hổ trợ trong công tác kho.

- Nhận và lưu trữ các lệnh xuất nhập hàng hóa.

- Lưu trữ các hóa đơn chứng từ liên quan.

- Phân công công việc cho cấp dưới.

 Đội trưởng đội Garage:

- Kiểm tra các phương tiện vận chuyển và máy móc thiét bị hư hỏng.

- Đề xuất các giải pháp bảo trì bảo dưỡng máy móc thiết bị…

- Lưu trữ các chứng từ liên quan.

- Xem xét kiểm tra các đề xuất yêu cầu hợp lý trong công tác bảo dưỡng.

 Các thủ kho ( vật tư, hàng hóa) :

- Trực tiếp kiểm tra công tác nhập kho theo yêu cầu cấp trên.

- Thống kê kiểm tồn để báo cáo.

- Phân công nhân viên dưới quyền sắp xếp hàng hóa tại kho.

- Kiểm tra chất lượng cũng như số lượng hàng hóa nhập xuất kho.

- Hướng dẫn công việc hợp lý cho nhan viên dưới quyền.

- Đề xuất các công cụ dụng cụ cần thiết.

 Tổ trưởng các tổ xe( đầu kéo, xe tải) :

- Nắm bắt các thông tin về điều hành trong công các vận chuyển.

- Kiểm tra thường xuyên các phương tiện vận chuyển.

- Đề xuất các giải pháp sửa chữa hay mua mới các phương tiện vận chuyển.

- Sắp xếp thời gian công tác hợp lý cho toàn tổ.

- Phân công công tác hợp lý công bằng.

- Hướng dẫn cấp dưới các nghiệp vụ cần thiết cho công tác.

- Kiểm tra quá trình vận chuyển giao nhận hạng hóa của từng thành viên.

 Nhân viên:

- Thực hiện các nhiệm vụ được giao.

- Tham gia các chương trình huấn luyện đào tạo tại công ty.

- Chấp hành nghiêm túc các quy định của công ty.

- Tham gia đóng ý kiến hợp lý cho công viêc của công ty.

- Đề xuất các giải pháp, hay yêu cầu thích hợp để đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm

vụ được giao

CHƯƠNG III: CƠ SỞ LÝ LUẬN

I NHỮNG KHÁI NIỆM LIÊN QUAN ĐẾN QTTK:

Để hiểu được thế nào là quản trị tồn kho, cũng như các khái niệm, các luận điểm

có liên quan đến hàng tồn kho Chúng ta cần tìm hiểu các cơ sở lý thuyết về tồn kho vàquản trị tồn kho Để từ đó có một sự hiểu biết chung bao quát về những gì sẽ được đềcập đến trong đề tài, làm cơ sở đánh giá thực trạng và rút ra các kết luận sau này

1 Hàng tồn kho là gì:

Hàng tồn kho là nguồn vật lực nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất và tiêu thụ sảnphẩm ở hiện tại và trong tương lai

2 Các khái niệm về dự trữ:

 Dự trữ trung bình: là dự trữ đã được lưu lại bình quân trong doanh nghiệp

trong thời gian nhất định, dự trữ trung bình giảm khi số tái dự trữ tăng lên

 Dự trữ gắn với thời hạn cung ứng: dự trữ tối thiểu

Thời điểm thực hiện việc đặt hàng cần phải có dự trữ một khối lượng hàng đủ đểđáp ứng nhu cầu trong thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng đó là dự trữtối thiểu

 Dự trữ an toàn hoặc dự trữ bảo hiểm: là công cụ để tránh rủi ro tài chính cho

những nhu cầu dự kiến không chính xác

3 Tồn kho trung bình:

Trong quá trình sử dụng hàng tồn kho, hàng tồn kho có lúc cao lúc thấp, để dơngiản trong việc tính toán chi phí tồn kho người ta sử dụng tồn kho trung bình

Qtb =

Qmin+Qmax

Q tb: số lượng hàng tồn kho trung bình

Q min: số lượng hàng tồn kho thấp nhất

Q max: số lượng hàng tồn kho xap nhất

4 Điểm đặt lại hàng:

Điểm đặt lại hàng được xem như là mức độ tồn kho mà tại đó thực hiện một đơnđặt hàng

R= d*L

d: nhu cầu sử dụng hàng tồn kho trong ngày

L: thời gian chuẩn bị giao nhận hàng

5 Chức năng của QTTK:

Chúng ta có thể phân biệt 4 chức năng chính của kho:

 Chức năng đầu tiên của kho: là đối phó với các yếu tố bất ngờ và sự rối loạn

có thể xảy đến từ đầu vào Kho cho phép giải quyết tạm thời sự gián đoạn cungcấp đến từ các nhà cung ứng (sự chậm trễ, sự hư hỏng, sự bãi công …) hoặc do

sự gián đoạn về vận chuyển (đường xá bị chặn)

 Chức năng liên kết: là để bù trừ sự không đồng nhất về thời gian và số lượng

giữa sản xuất và yêu cầu Khoảng cách địa lí chia cách nhà cung ứng và kháchhàng ( khoảng cách xa) là lý do đầu tiên Một lý do khác nữa là nhà cung ứng, dù

ở trong hay ngoài xí nghiệp, đều không có khả năng đáp ứng tức thì các yêu cầu

 Chức năng kinh tế: chi phí đặt hàng không tỷ lệ với số mặt hàng hoặc số lượng

hàng được mua Đặc biệt chi phí hành chính chuyển giao của một đơn đặt hàngthì xấp xỉ nhau, dù là cho một hoặc nhiều mặt hàng số lượng nhiều hay ít Đểkhấu hao những chi phí này chúng ta sẽ đặt hàng với số lượng nào đó Ngoài ra,

việc đặt hàng theo số lượng đáng kể cho phép hưởng lợi từ sự hoàn lại của nhàcung ứng (lợi ích do quy mô )

 Chức năng tiên đoán: hàng tồn kho là không thể thiếu được khi sản xuất và tiêu

thụ mang tính thời vụ Mặt khác, có những hàng tồn kho mang tính đầu cơ, từnhững dự đoán sẽ có sự tăng giá vật liệu hoặc do nguy cơ chính trị

6 Các hệ thống kiểm soát hàng tồn kho:

 Hệ thống tồn kho liên tục:

Mức tồn kho của mỗi loại hàng được theo dõi liên tục mỗi một hoạt động xuấtnhập đều được ghi chép và cập nhật Khi lượng tồn kho giảm xuống đến một mức ấnđịnh trước, đơn đặt hàng bổ sung với một số lượng nhất định sẽ được phát hành để bảođảm chi phí tồn kho là thấp nhất

Ưu điểm: nhà quản lý luôn nắm được trạng thái tồn kho ở bất kỳ thời điểm nào,nên áp dụng rất tốt cho các loại hàng quan trọng như nguyên liệu thô, chi tiết phụ tùngthay thế Tuy nhiên bên cạnh đó chi phí cho việc giám sát là không nhỏ

 Hệ thống tồn kho định kỳ:

Lượng tồn kho hiện có được xác định bằng cách kiểm kê tại một thời điểm xácđịnh trước (tháng, quý, năm) tùy vào đối tượng sản phẩm Kết quả kiểm kê là căn cứ đểđưa ra các đơn nhập hàng cho hoạt động của kỳ tới

Ưu điểm: ít tốn công sức cho việc ghi chép, kiểm soát Và nhược điểm cũngchính ở đây: việc không kiểm soát liên tục làm cho lượng hàng đặt cho hệ thống nàythường phải lớn hơn vì dự trữ do thiếu hụt khi xuất hiện các nhu cầu bất thường

 Hệ thống tồn kho phân loại ABC:

Hệ thống này phân loại hàng tồn kho theo giá trị, có thể có rất nhiều vật phẩm

có nhu cầu độc lập cần được lưu giữ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.Việc theo dõi tồn kho tất cả với mức độ quan tâm như nhau sẽ không hợp lý khi có cácloại hàng chiếm tỉ lệ rất nhỏ về số lượng nhưng rất lớn về giá trị Phân loại xếp hạng

hàng tồn kho theo các loại ABC để có mức kiểm soát tương ứng là hợp lý và thườngđược tiến hành như sau:

- Xác định giá trị nhu cầu hàng năm của một loại hàng bằng cách nhân lượng nhu cầuvới đơn giá Sau đó xếp thứ tự các loại hàng giảm dần theo giá trị này: 10% đầu danhsách sẽ là các loại hàng tồn kho loại A, 30% tiếp theo là loại B và 60% còn lại là loại C

- Bước kế, xác định mức kiểm soát tồn kho cho mỗi loại A, B, C Loại A được theo dõiđặc biệt vì chiếm giá trị lớn, vậy lượng tồn kho phải thấp nhất có thể Cần phải tính toánchính xác dự báo và ghi chép chi tiết trạng thái tồn kho Các chính sách tồn kho phảiđược xác định tương ứng Các hàng loại B và C không nhất thiết phải được giám sátchặt chẽ, lượng tồn kho có thể cho phép “rộng rãi” hơn, thậm chí có thể áp dụng giámsát theo chu kỳ, nhất là đối với loại

- Giá trị 70-80%

- Số lượng 15%

Số lượng các đơn hàng không hoàn thành

Số lượng các đơn hàng có nhu cầu

Lượng hàng tiêu thụ trong một thời

kỳ Nhu cầu trong một thời kỳ

-Đầu tư có trọng tâm khi mua hàng (ưu tiên nhóm A+B).

-Xác định chu kỳ kiểm toán khác nhau cho các nhóm hàng khác nhau.

Nhóm A: kiểm toán hàng tháng

Nhóm B: kiểm toán hàng quý

Nhóm C: kiểm toán kỳ 6 tháng

-Nâng cao trình độ của nhân viên giữ kho

-Các báo cáo tồn kho chính xác, mức độ chính xác tùy thuộc vò giá trị hàng

-Áp dụng các phương pháp dự báo khác nhau cho các nhóm hàng khác nhau NhómA+B dự báo chính xác nhóm C có thể dự báo khái quát

7 Các chỉ tiêu liên quan đến hàng tồn kho

 Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu sản xuất và nhu cầu đặt hàng:

Tỷ lệ (%) các đơn hàng khả thi

= 100 - x 100

Tỷ lệ (%) các đơn vị hàng khả thi

= 100 - x 100

Tổng nhu cầu

Số lượng đơn vị hàng của mỗi đơn hàng

Chi phí cho mỗi đơn hàng

Trị giá vốn của hàng xuất bánTrị giá hàng tồn kho bình quân

Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + trị giá hàng tồn kho cuối kỳ

Hệ số này cho ta biết trong kỳ hàng tồn kho quay được mấy vòng.

*Thời hạn hàng tồn kho bình quân =

Chỉ tiêu này cho biết số ngày hàng tồn kho nằm trong kho là bao nhiêu ngày

- Nếu thời hạn hàng tồn kho bình quân tăng thì rủi ro về tài chính cũng tăng do:hàng tồn kho chậm luân chuyển hay được tài trợ bằng vốn vay nên khả năng sinh lờigiảm, tăng tổn thất tài chính và ngược lại

- Thời gian hàng tồn kho bình quân tăng làm tăng chi phí bảo quản, tài chính

- Trong trường hợp hệ số quay vòng hàng tồn kho giảm nhưng thời gian hàng tồnkho bình quân tăng cần kiểm tra các nguyên nhân như: doanh nghiệp biết trước giánguyên vật liệu, giá bán sản phẩm trong tương lai sẽ tăng hoặc có gián đoạn trong việccung cấp nguyên vật liệu, từ đó doanh nghiệp quyết định tăng dự trữ nguyên vật liệu vàthành phẩm, giảm bán ra

- Trong những trường hợp đó doanh nghiệp mong đợi chênh lệch giá cao hơn để

Trị giá hàng tồn khoDoanh thu

*Tỷ lệ hàng tồn kho so với doanh thu =

8 Các loại chi phí trong QTTK:

Chi phí mua(giá) món hàng:

- Là chi phí cần có để mua hoặc sản xuất ra một món hàng Chi phí này thường

được biểu hiện bằng công thức sau:

Cmh = P * Q

Cmh: chi phí mua hàng

P: giá mua hàng

Q: số lượng hàng mua

 Chi phí đặt hàng (Ordering costs):

- Chi phí đặt hàng gắn liền với đợt hoặc lô hàng định đặt nhưng chi phí này khôngphụ thuộc trên số lượng hàng định đặt mà phân bổ trên toàn lô hàng Chi phí này gồm

Cdh: chi phí đặt hàng trong năm

D: nhu cầu hàng hóa(vật tư) trong năm

Q: số lượng hàng của một đơn hàng

S: chi phí cho một lần đặt hang