báo cáo thực tập tốt nghiệp phân tích quy trình hoàn thiện chứng từ xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển tại công ty tnhh vision international

DANH MỤC THUẬT NGỮ CHUYÊN MÔNParking list - PKL Quy cách đóng gói hàng hóaCông ty Vision Công ty TNHH Vision InternationalBộ phận SI Bộ phận kiểm định chất lượng sản phẩmForwarder - FWD

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀOTẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỒ CHÍ MINH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỒ CHÍ MINH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

CAM KẾT LIÊM CHÍNH HỌC THUẬT

Tôi tên là Vũ Thị Liên, cam kết rằng Báo cáo thực tập “Phân tích quy trình hoàn thiệnchứng từ xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển tại công ty TNHH Vision International” là do cánhân tôi thực hiện Báo cáo thực tập này được viết trên cơ sở các công việc thực tế tôi đã thựchiện tại công ty Vision International trong thời gian từ ngày 20/09/2022 đến ngày 25/12/2022.Tôi cam kết nội dung của báo cáo thực tập này tuân thủ nghiêm túc các quy định liêm chính họcthuật hiện hành của trường đại học Ngân Hàng TP Hồ Chí Minh.

Tác giả

Vũ Thị LiênNgày: 20/12/2022

MỤC LỤC

CAM KẾT LIÊM CHÍNH HỌC THUẬT IMỤC LỤC IIDANH MỤC THUẬT NGỮ CHUYÊN MÔN IVDANH MỤC BẢNG BIỂU VDANH MỤC HÌNH ẢNH V

MỞ ĐẦU 1

1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 1

2 MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU 1

3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 2

4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2

5 KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI 2

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH VISION INTERNATIONAL 3

` 1 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY 3

1.1 Quá trình hình thành 3

1.2 Quá trình phát triển của công ty 4

1.3 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG 4

1.3.1 Chức năng của công ty 4

1.3.2 Nhiệm vụ của công ty 4

1.3.3 Lĩnh vực hoạt động của công ty 4

1.4 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC VÀ NHÂN SỰ 4

1.4.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty 4

1.4.2 Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban 5

2.1 QUY TRÌNH HOÀN THIỆN CHỨNG TỪ XUẤT KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG

TY TNHH VISION INTERNATIONAL 8

2.1.1 Sơ đồ quy trình hoàn thiện chứng từ xuất khẩu hàng hóa tại công ty Vision International 8

2.1.2 Diễn giải quy trình hoàn thiện thủ tục làm chứng từ 10

2.2 PHÂN TÍCH QUY TRÌNH HOÀN THIỆN CHỨNG TỪ XUẤT KHẨU HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH VISION INTERNATIONAL 15

2.2.1 Yếu tố bên trong 15

2.2.2 Yếu tố bên ngoài 16

2.2.3 Ma trận SWOT quy trình hoàn thiện chứng từ xuất khẩu tại công ty Vision International 18

CHƯƠNG 3 ĐỀ XUẤT NHẰM CẢI THIỆN QUY TRÌNH HOÀN THIỆN CHỨNG TỪ CHO HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY VISION INTERNATIONAL 22

3.1 ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN TRONG 5 NĂM TỚI 22

3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP CỤ THỂ 22

KẾT LUẬN 26

HÌNH ẢNH VỀ KỲ THỰC TẬP 27DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO VIPHỤ LỤC VII

DANH MỤC THUẬT NGỮ CHUYÊN MÔN

Parking list - PKL Quy cách đóng gói hàng hóa

Công ty Vision Công ty TNHH Vision InternationalBộ phận SI Bộ phận kiểm định chất lượng sản phẩm

Forwarder - FWD Công ty cung cấp dịch vụ vận giao nhận hàng hóa nội địa hoặc quốc tế

Bộ phận Shipping Bộ phận đảm nhận xuất khẩu hàng hóa tại công tyVision International

Less than Container Load - LCL Hàng lẻ

Hệ thống Netmax Hệ thống quản lý vận hành doanh nghiệp được sử dụng trong nội bộ công ty Vision InternationalCertificate of Origin – C/O Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

DANH MỤC BẢNG BIỂUBảng 1.1 Thông tin chi tiết về công ty Vision International

Bảng 1.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Vision International từ năm 2019đến năm 2021.

Bảng 2.1 Ma trận SWOT quy trình hoàn thiện chứng từ xuất khẩu tại công ty Vision International

DANH MỤC HÌNH ẢNHHình 1.1 Logo của công ty Vision International

Hình 1.2 Qúa trình phát triển của công ty Vision InternationalHình 1.3 Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty.

Hình 2.1 Sơ đồ quy trình hoàn thiện chứng từ xuất khẩu hàng hóa tại công ty Vision International

MỞ ĐẦU1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Nền kinh tế thế giới ngày càng chuyển biến nhanh chóng, xu hướng mở cửa nền kinhtế và hội nhập kinh tế quốc tế đã và đang được hầu hết các quốc gia trên thế giới áp dụng.Trước sự biến đổi đó, để có thể tồn tại và phát triển, các quốc cần phải đầy mạnh hoạt độngxuất nhập khẩu và chính vì vậy, hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng đóng vai trò quan trọngtrong nền kinh tế của một quốc gia

Mặc dù đang trên đà tăng trưởng mạnh mẽ, song bộ Công Thương cũng chỉ rõ dự báobối cảnh thế giới và trong nước có nhiều cơ hội để tăng trưởng tuy nhiên vẫn còn nhiều rủi rotiềm tàng Cụ thể, tăng trưởng kinh tế và thương mại toàn cầu dự báo giảm tốc, theo dự báomới nhất của IMF, tăng trưởng kinh tế toàn cầu năm 2022 và 2023 sẽ chỉ đạt 3,6%, giảm lầnlượt 0,8 và 0,2 điểm % so với dự báo được đưa ra vào tháng 01/2022 (VOV NEWS, 2022).Xung đột chính trị hay lạm phát toàn cầu leo thang, đã và đang ảnh hưởng tới dòng vốn dịchchuyển thương mại (Bộ Công Thươnga, 2022) Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp xuất khẩutại Việt Nam hiện nay phải có những chiến lược cũng như giải pháp thiết thực và kịp thời đểnâng cao quy trình xuất khẩu hàng hóa, để có thể cạnh tranh với đối thủ và duy trì được niềmtin từ khách hàng

Qua hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực xuất khẩu hàng Golf cao cấp tại Việt Nam,công ty Vision International đã và đang chiếm lĩnh được lòng tin của nhiều khách hàng lớntrên toàn thế giới Để có thể đứng vững trên thị trường xuất khẩu đầy cạnh tranh và tháchthức như ở tại Việt Nam cho đến thời điểm hiện tại, công ty Vision đã xây dựng quy trìnhxuất khẩu hàng hóa rất hiệu quả và có nhiều sự linh hoạt Trong quá trình thực tập, tác giả đãđược tiếp cận trực tiếp với quy trình hoàn thiện chứng từ xuất khẩu hàng hóa bằng đườngbiển tại công ty, và hoàn thiện chứng từ là một trong những khâu quan trọng nhất khi xuấtkhẩu một lô hàng Do đó, tác giả đã chọn đề tài “Phân tích quy trình hoàn thiện chứng từ xuấtkhẩu hàng hóa bằng đường biển tại công ty TNHH Vision International” để nghiên cứu

2 MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU

Đề tài nghiên cứu nhằm phân tích quy trình hoàn thiện chứng từ xuất khẩu hàng hóa tạicông ty TNHH Vision International, qua đó hiểu được quy trình cũng như những giấy tờ cầnthiết để xuất khẩu một lô hàng Từ đó đưa ra những đề xuất để công ty hoàn thiện hơn trongquá trình xuất khẩu hàng hóa Để đạt được mục đích này, những mục tiêu cụ thể bao gồm:

- Mô tả quy trình hoàn thiện chứng từ xuất khẩu hàng hóa (hàng lẻ/ hàng nguyên container vậnchuyển bằng đường biển/ đường hàng không/ chuyển phát nhanh) tại công ty TNHH VisionInternational

- Phân tích các yếu tố môi trường bên trong và bên ngoài ảnh hưởng đến quy trình hoàn thiệnchứng từ xuất khẩu hàng hóa tại công ty.

3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

Đối tượng nghiên cứu: Quy trình hoàn thiện chứng từ xuất khẩu hàng hóa tại công tyVision International.

Phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu trong phạm vi hoạt động xuất khẩuhàng hoá của công ty Vision International từ ngày 20/09/2022 đến ngày 25/12/2023.

4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Báo cáo sử dụng thiết kế nghiên cứu tại bàn (Desk research) và chủ yếu dựa trên dữ liệuthứ cấp Các dữ liệu thứ cấp được thu thập gồm các nhóm sau: nguồn dữ liệu nội bộ, báo chí,giáo trình và mạng Internet.

5 KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI

Đề tài nghiên cứu được chia thành 3 chương như sau:- Chương 1 Giới thiệu về công ty Vision International

- Chương 2 Phân tích quy trình hoàn thiện chứng từ xuất khẩu hàng hóa tại công ty TNHHVision International.

- Chương 3 Đề xuất nhằm cải thiện quy trình hoàn thiện chứng từ xuất khẩu hàng hóa tại côngty TNHH Vision International.

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH VISIONINTERNATIONAL

`1 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY1.1 Quá trình hình thành

Công ty Vision International là một công ty chi nhánh trong hệ thống Fusheng Precision(FSP), thuộc tập đoàn Fusheng, Đài Loan Được thành lập năm 2003, công ty chuyên sản xuấtđầu gậy đánh Golf hàng đầu thế giới

Bảng 1.1 Thông tin chi tiết về công ty Vision International

Tên công ty Công ty Vision International

Tên giao dịch quốc tế VISION INTERNATIONAL COMPANY LIMITEDTên viết tắt VISION INTERNATIONAL CO., LTD

Mã số thuế 3700482555Địa chỉ

Số 19 Đại lộ Hữu Nghị, khu công nghiệp Việt Singapore, phường Bình Hòa, TP Thuận An, tỉnh BìnhDương

Nam-Điện thoại 02743782968

Email tuyendung@vision.fusheng.comWebsite https://visioninternational.talent.vnNgày hoạt động 27/01/2003

Đại diện pháp lý Ông Yen Kuo Hsien

Hình 1.1 Logo của công ty Vision International

Nguồn: Internet

1.2 Quá trình phát triển của công ty

Hình 1.2 Quá trình phát triển của công ty Vision International

1.3.2 Nhiệm vụ của công ty

Công ty TNHH Vision International luôn hướng tới việc trở thành nhà sản xuấtvà cung cấp gậy đánh Golf cao cấp hàng đầu thế giới, nhằm tạo dựng lợi ích cũng nhưniềm tin bền vững với khách hàng Bên cạnh đó, mục tiêu của công ty đã và đang hướngtới đó là trở thành nhà phân phối hàng đầu cho các thị trường trong và ngoài nước Mộtnhiệm vụ khác mà công ty Vision International đang theo đuổi đó chính là tạo ra nguồnviệc làm ổn định cho người lao động tại Việt Nam, hướng đến mục tiêu tạo ra nguồn laođộng có tay nghề, trình độ chuyên môn, văn hóa đạo đức và tác phong nghề nghiệpchuyên nghiệp nhằm góp phần thúc đẩy phát triển nền kinh tế Việt Nam

1.3.3 Lĩnh vực hoạt động của công ty

Công ty Vision International hiện đang là một doanh nghiệp sản xuất sở hữu banhà máy sản xuất hiện đại và có quy mô lớn, chuyên sản xuất các dòng sản phẩm gậyđánh Golf thuộc phân khúc trung và cao cấp dành cho cho đối tượng Golf thủ khôngchuyên và tuyển thủ chuyên nghiệp trên toàn thế giới

1.4 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC VÀ NHÂN SỰ1.4.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty

Năm 2003Công ty được thành lập và chính thức hoạt động

Năm 2018Khởi công xây dựng dự án xưởng C

Năm 2020Khởi công xậy dựng dự án xưởng C

Năm 2021Khởi công xây dựng xưởng VS2 Biên Hòa Đồng Nai

Năm 2022Tháng 5/2022 đi vào hoạt động xưởng VS2 Biên Hòa Đồng Nai

Hình 1.4 Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty.

Nguồn: Tổng hợp từ tác giả

1.4.2 Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban

Trực thuộc sự kiểm soát và quản lý của Tổng Giám đốc, ban giám đốc và Hiệp Lý là cácphòng ban Hiện nay công ty Visoin International được chia thành 8 bộ phận chính như sau:

- Bộ phận Sinh quản: Thực hiện việc lên kế hoạch và theo dõi tiến độ sản xuất, điều phốinguồn nguyên liệu cho các nhà máy và giám sát nguồn hàng đầu ra của công ty.

- Bộ phận Thu mua: Thu mua nguyên vật liệu đầu vào

- Tổ tiêu chuẩn: Thực hiện kiểm tra, đánh giá chất lượng sản phẩm đầu vào và ra.

- Bộ phận Nghiệp vụ: Phụ trách quản lý đơn đặt hàng và đáp ứng yêu cầu của khách hàng- Bộ phận Kĩ thuật: Giám sát vận hành của máy móc thiết bị trong xưởng

- Bộ phận IT: Quản lý kỹ thuật toàn bộ công ty và sản xuất phần mềm

- Bộ phận Kế toán: Thực hiện các công việc liên quan tới tài chính và tính toán doanh thucủa công ty

- Bộ phận Nhân sự: Quản lý nhân sự, theo dõi chấm công và thanh toán lương cho nhânviên

1.5 CƠ SỞ VẬT CHẤT, KỸ THUẬT

Công ty sở hữu ba nhà máy sản xuất với hai nhà máy tọa lạc Bình Dương và một chinhánh tại Đồng Nai Công ty trang bị đầy đủ máy tính, máy photo cho nhân viên làm việc Tấtcả những phần mềm mà công ty đang sử dụng đều được thiết kế độc quyền bởi công ty VisionInternational.

Tổng GĐ

Sinh

quảnmuaThu

Tổ tiêu chuẩn

Nghiệp

vụThuậtKĩ ITtoánKế Nhân sựHiệp lýPhó tổng GĐ

1.6 PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY VISION INTERNATIONAL TỪ NĂM 2019 ĐẾN NĂM 2022

Việc mở rộng sản xuất từ nhà máy Vision 1 cho đến nhà máy Vision 2 và Vision 3 trongvòng 2 năm trở lại đây chứng tỏ lượng khách hàng của công ty đang không ngừng tăng lên,kèm theo sự tăng trưởng về lợi nhuận và doanh thu Việc tăng trưởng đều về doanh thu và lợinhuận của công ty cũng như về khoản chi phí được phản ánh thông qua bảng báo cáo kết quảkinh doanh trong 3 năm gần đây.

Bảng 1.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Vision International từ năm 2019 đếnnăm 2021.

Đơn vị: Tỷ đồng

NămChỉ tiêu

2019 2020 2021 2020/2019 2021/2020

Tỷ đồng (%) Tỷ đồng (%)Doanh thu 50.776 60.351 75.54

9.575 19% 15.194 25%Chi phí 30.098 35.082 40.92

4.984 17% 5.846 17%Lợi nhuận trước

20.678 25.269 34.617

4.591 22% 9.348 37%Lợi nhuận sau

Lợi nhuận trước thuế của công ty tăng theo từng năm, cụ thể năm 2020 lợi nhuận trướcthuế đạt mức 4.591 tỷ VND tăng 22% so với 2019 và năm 2021 tăng 37% so với 2020 Lợi nhuận

sau thuế của công ty vẫn tăng qua các năm nhưng có phần tăng nhẹ chưa thực sự cao với phầndoanh thu.

1.7 PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY

Để ngày càng phát triển cũng như cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trên thế giới.Công ty Vision International đang tăng cường đẩy mạnh sản xuất bằng việc mở rộng năng lực sảnxuất, xây dựng thêm 2 nhà máy sản xuất ngoài việc mở rộng sản xuất, công ty cũng đã và sẽ tiếptục tuyển dụng rất nhiều công nhân viên có tay nghề, chuyên môn cao để tăng năng suất, đápứng nhu cầu của khách hàng ngày càng tăng Trong tương lai gần, công ty vẫn tiếp tục duy trìhoạt động sản xuất như hiện tại.

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH QUY TRÌNH HOÀN THIỆN CHỨNG TỪ XUẤTKHẨU HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH VISION

Xử lý các vấn đề liên quanXuất hàng và theo dõi

Cung cấp thông tin xin giấy chứng nhận xuất xứThanh toán phí vận chuyển cho forwarderXác nhận hóa đơn nháp và trả lời forwarder

Gửi Shipping Advice cho Khách hàngGửi chứng từ cho phòng kế toán

Gửi "phiếu hướng dẫn giao hàng" cho forwarder

Thực hiện xác nhận xuất hàng trên hệ thống và theo dõi trừ đơnGửi chứng từcho phòng xuất nhập khẩu

2.1.2 Diễn giải quy trình hoàn thiện thủ tục làm chứng từ2.1.2.1 Tải dữ liệu hàng hóa

Số lượng hàng hóa trong đơn hàng của nhà máy không cố định mà luôn có sự thayđổi và biến động hằng tuần do yêu cầu chỉnh sửa của khách hàng, tình trạng thông quancủa linh phối kiện nhập khẩu (tem, nhãn, thân gậy đánh golf bằng kim loại, tay cầm caosu ) và tiến độ sản xuất của các chuyền Do đó, bộ phận Shipping mỗi khi làm chứng từđều phải tải đơn hàng từ hệ thống ERP để cập nhật dữ liệu mới nhất nhằm tránh thiếu sótvà ảnh hưởng đến những bộ phận ở công đoạn sau Hệ thống ERP được lập trình chuẩnchỉnh và đồng bộ giúp toàn thể nhân viên trong công ty cùng làm việc trên một nền tảngcó chung nguồn dữ liệu, từ đó giúp giảm thiểu hơn 80% quy trình làm việc thủ công vàgia tăng sự chuẩn xác trong quá trình làm việc

Bên cạnh đó, sau khi tải dữ liệu hàng hóa về, nhân viên Shipping sẽ thống kê vàkiểm tra khả năng gộp hàng hóa bằng cách tạo ra một bảng kế hoạch sắp xếp hàng hóa(Container plan) (xem phụ lục A về bảng kế hoạch xắp xếp hàng hóa) Khi tính toán, nếunhận thấy các lô hàng cùng thời gian và địa điểm nhận hàng thì nhân viên sẽ gộp chungcác lô hàng đó lại với nhau Việc làm bảng kế hoạch xuất hàng sẽ giúp khách hàng giảmthiểu chi phí vận chuyển và tối ưu hóa quá trình vận chuyển của công ty.

Thực hiện bảng kế hoạch sắp xếp hàng hóa của nhân viên tại bộ phận Shipping rấtthú vị và đòi hỏi sự tính toán tỉ mỉ cũng như sự tận tâm của công ty Vision dành chokhách hàng Khách hàng sẽ có thể dễ dàng kiểm soát được lô hàng của mình, hàng hóa sẽđược sắp xếp theo cách mà họ mong muốn và sẽ tối ưu được rất nhiều chi phí và thời gianvận chuyển

Cụ thể, đối với lô hàng xuất khẩu thực tế đi Trung Quốc mà tác giả lựa chọn đểthực hành, nghiên cứu, phân tích cho bài báo cáo, quy trình tải dữ liệu hàng hóa đượcthực hiện như sau: Để bắt đầu làm chứng từ xuất khẩu, bộ phận nghiệp vụ Shipping tạicông ty Vision sẽ lên hệ thống ERP để tải thông tin của các đơn hàng xuống, cụ thể nhưmã chủng loại hàng hóa, ngày xuất hàng, địa điểm nhận hàng, phương thức vận chuyện,giá cả của từng mặt hàng… Từ đó, nhân viên nghiệp vụ Shipping sẽ tiến hành làm bảngkế hoạch xuất hàng để gửi bảng kế hoạch này cho khách hàng Trung Quốc phê duyệt

2.1.2.2 Làm hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói hàng hóa

Hóa đơn thương mại và quy cách đóng gói hàng hóa sẽ được làm theo mẫu có sẵntheo quy định của khách hàng Tùy theo người nhận (Consignee), hình thức mẫu chứng từsẽ được trình bày theo hình thức khác nhau, nhưng nhìn chung nội dung và thông tin vẫntương tự nhau

Trên hóa đơn thương mại (xem phụ lục B về hóa đơn thương mại), sẽ thể hiện mộtsố thông tin chính như tên người nhận, địa chỉ và thông tin liên lạc của đơn vị nhận hàng,mã PO (Purchasing Order) (đơn đặt hàng), SKU (Mã hàng hóa) của sản phẩm, mã hóađơn, phương thức và mã số hiệu của phương tiện vận chuyển, ngày gửi hàng, ngàyphương tiện vận chuyển xuất hành và cập bến, số lượng, đơn giá và tổng số tiền thanhtoán của lô hàng…

Đối với quy cách đóng gói hàng hóa cho lô hàng đi Trung Quốc mà tác giả thựchiện phân tích (xem phụ lục C về phiếu đóng gói hàng hóa) vì số lượng hàng không quálớn nên hàng được xuất dưới hình thức hàng lẻ (LCL – Less than Container Load), và sẽđược đóng vào 2 pallet với tổng thể tích là 5.39 CBM (Cubic meter) Nhân viên Shippingsẽ quy định đóng thùng thùng carton dựa trên quy cách đóng hàng Reva (mỗi một loạihàng sẽ có quy cách đóng pallet khác nhau, nhằm đảm bảo sự an toàn cho lô hàng cũngnhư phương tiện vận tải) Trên phiếu đóng gói sẽ thể hiện tổng số khối, số thùng carton,ngày gửi hàng, số hóa đơn, phương thức vận chuyển, mã booking tàu, mã container… Lýgiải nguyên nhân phải làm quy cách đóng gói hàng hóa là để giúp cho bộ phận hiệntrường sản xuất nắm được số lượng và cách thức đóng gói cho lô hàng cho lô hàng saocho phù hợp với yêu cầu của khách hàng và đảm bảo hàng hóa được đóng gói cẩn thận,đúng quy cách và tránh hư tổn trong quá trình vận chuyển đường dài.

2.1.2.3 Phát phiếu đóng gói hàng hóa cho các bộ phận liên quan.

Sau khi hoàn tất việc làm PKL, nhân viên Shipping sẽ gửi PKL bản cứng và gửifile mềm qua email cho các bộ phận liên quan để theo dõi sản xuất và đóng gói hàng hóađúng với thỏa thuận của khách hàng.

Sau khi hoàn thiện các thông tin, PKL sẽ được in ra làm 5 bộ và phát cho trưởngbộ phận hiện trường, sinh quản và bộ phận kiểm tra chất lượng (SI) trước ngày xuất hàng7 ngày (tùy theo từng loại hàng và từng phân khu mà nhân viên Shipping sẽ phát Packinglist sớm hay muộn) Hàng hóa xuất sang Trung Quốc sẽ có sự khác biệt nhỏ so với tất cả

thùng carton, thì bên mua hàng sẽ sản xuất và gửi 32 tờ mã số seri tương ứng với 32 thùnghàng Mã số này sẽ giúp bên mua hàng có thể tra cứu thông tin hàng hóa, đảm bảo an toàncho lô hàng và dễ dàng kiểm tra nếu xảy ra bất cứ sai sót nào Sau khi hàng được sắp xếplên pallet và dán mã số, lúc này hàng đã sẵn sàng để xuất

2.1.2.4 Đặt chỗ cho lô hàng thông qua hệ thống OMB (Booking)

Sau khi hoàn thành cơ bản chứng từ cần thiết, nhân viên Shipping sẽ tiến hành đặtchỗ cho lô hàng thông qua hệ thống OMB (đây là hệ thống đặt tàu của công ty forwarder)(xem phụ lục D về giao diện hệ thống OMB) Lô hàng được vận chuyển bằng đường biểnđược quy định phải đặt chỗ trước 14 ngày và đường hàng không là 7 ngày Forwarder sẽlấy thông tin từ online booking mà nhân viên Shipping đã đặt book trên hệ thống OBM đểđối chiếu với khách hàng Callaway và địa điểm nhận hàng (Consignee) Sau khi nhậnđược phê duyệt từ Callaway, Forwarder sẽ tìm chuyến tàu hoặc chuyến bay phù hợp vớibooking mà Shipping đã đặt chỗ

2.1.2.5 Gửi chứng từ và giấy xác nhận đặt tàu cho bộ phận xuất nhập khẩu

Trước ngày xuất hàng 1 – 2 ngày, nhân viên Shipping sẽ gửi chứng từ bao gồm hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói sản phẩm và giấy xác nhận đặt tàu (booking

confirmation) cho bộ phận xuất nhập khẩu thực hiện khai báo hải quan Tờ khai sẽ thể hiện đầy đủ thông tin về lô hàng như số lượng, số thùng, số ký, mã chủng loại hàng hóa, xuất xứ… để cơ quan nhà nước kiểm soát

Nếu chẳng may hàng hóa báo quan bị phân loại luồng đỏ, nhân viên xuất nhậpkhẩu sẽ mang hàng ra văn phòng hải quan để kiểm hóa và kiểm tra từng thùng hàng Nếuhàng hóa trên thực tế và tờ khai trùng khớp thì hàng sẽ được phê duyệt và thông quannhanh chóng, nhưng nếu có sự sai lệch thì hàng hóa sẽ bị kẹt lại tại hải quan và ít nhiềucó khả năng bị trễ tàu, khiến cho công ty phải bồi thường tiền đặt chỗ và mất uy tín đốivới khách hàng

Doanh nghiệp với độ uy tín cao khi khai báo hải quan thường sẽ được xét duyệtvà phân loại tờ khai “luồng xanh” để thông quan tương đối nhanh chóng Tuy nhiên,Vision thỉnh thoảng gặp một vài vấn đề trong quá trình khai báo hải quan như thông tintrên tờ khai bị sai phải chỉnh sửa nhiều lần, hàng hoá trong tờ khai và hàng hóa trên thựctế không ăn khớp, hủy tờ khai… sẽ ảnh hưởng đến chỉ số uy tín và mức độ tuân thủ củadoanh nghiệp, khiến cho quy trình báo quan thỉnh thoảng bị phân loại “luồng vàng”, haythậm chí là “luồng đỏ” khiến cho hàng hóa không được thông quan đúng kế hoạch.

2.1.2.6 Thực hiện xác nhận xuất hàng trên hệ thống Netmax và theo dõi trừ đơn

Tương tự với bộ phận shipping, bộ phận sinh quản và hiện trường thường xuyêntải đơn hàng từ hệ thống Netmax để theo dõi số lượng xuất hàng hằng tuần nhằm đảmbảo tính chính xác và tránh trường hợp sai sót nếu lô hàng tăng hoặc giảm số lượng (nếucó) Do đó, nhân viên shipping phải xác nhận hệ thống để cho sinh quản biết những mãsản phẩm đó thuộc mã hóa đơn nào để tiện theo dõi tiến độ xuất hàng và để trừ đơn khilô hàng đã được thông quan Từ đó, sinh quản sẽ nắm được những sản phẩm nào đã xuấtđi thành công, những sản phẩm nào chưa hoặc đang trong quá trình sản xuất để dự trù kếhoạch sản xuất cho phù hợp

2.1.2.7 Gửi phiếu hướng dẫn giao hàng (shipping instruction) cho forwarder

Trước khi xuất hàng 1 ngày, nhân viên shipping sẽ gửi phiếu hướng dẫn giaohàng (bao gồm hóa đơn thương mại và quy cách đóng gói hàng hóa) cho FWD để họ gửicho hãng tàu Chính vì vậy, hãng tàu và FWD sẽ nắm được thông tin chi tiết về lô hàngnhư số lượng, tên sản phẩm, số kiện, số khối, giá trị đơn hàng… để giao đến địa chỉ củangười nhận (consignee) một cách chính xác, đồng thời đền bù tổn thất nếu chẳng mayxảy ra vấn đề không mong muốn trong quá trình vận chuyển

2.1.2.8 Gửi chứng từ cho bộ phận kế toán

Khi lô hàng đã xuất đi thành công, chứng từ sẽ được gửi cho bộ phận kế toán đểthực hiện kết án Ở công đoạn này, kế toán sẽ kiểm tra lại chi phí sản xuất và giá trị hóađơn để tính công nợ với khách hàng

2.1.2.9 Gửi shipping advice cho khách hàng (bao gồm hóa đơn thương mại, quycách đóng gói hàng hóa, kế hoạch xuất hàng)

Sau khi xuất hàng xong, shipping advice sẽ được gửi cho khách hàng để nắmđược thông tin chi tiết về lô hàng và giá trị của hóa đơn để tiến hành thanh toán cho côngty Vision

2.1.2.10 Xác nhận hóa đơn nháp và trả lời FWD

Sau khi tàu khởi hành, Forwarder sẽ gửi hóa đơn nháp phí Local charge cho bộphận Shipping để thanh toán cước phí tải hàng tại cảng (phí chứng từ, phí niêm chì, phíbốc xếp, phí xếp dỡ, phí dịch vụ giao nhận) Nhân viên shipping sẽ kiểm tra lại thông tintrong hóa đơn nháp bao gồm tên công ty, các hạng mục được xử lý tại cảng tải hàng vàđơn giá của từng hàng mục Nếu hóa đơn đã chỉnh xác thì nhân viên Shipping sẽ xác

2.1.2.11 Thanh toán phí vận chuyển cho FWD

Khi đã nhận được hóa đơn đỏ từ FWD, nhân viên shipping sẽ tiến hành làm thủtục và mang chứng từ đi trình ký chủ quản của các bộ phận liên quan Sau đó gửi chứngtừ cho bộ phận kế toán để thực hiện thanh toán cước phí local charge cho FWD

Đối với những lô hàng xuất đi những quốc gia lận cận như Trung Quốc hoặcĐông Nam Á, tàu sẽ cập bến rất nhanh Do đó, những lô hàng này bắt buộc phải tiếnhành thanh toán trước khi tàu cập bến, vì nếu bên phía FWD chưa nhận được thanh toán,họ sẽ không giao hàng cho người nhận và hàng hóa tiếp tục bị lưu kho và tính thêm phí.Điều này làm hàng hóa đến nơi giao nhận chậm trễ so với kế hoạch và làm cho chi phívận chuyển tăng lên, khiến cho khách hàng không hài lòng và ảnh hưởng đến quan hệhợp tác giữa đôi bên.

2.1.2.12 Cung cấp thông tin xin chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)

Một số đơn hàng xuất đi các nước như Hàn Quốc, Anh, Trung Quốc… yêu cầuVision cung cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O - Certificate of Origin) (xemphụ lục E về C/O) để được hưởng chính sách ưu đãi thuế Sau khi xác nhận chuyến tàuvận chuyển lô hàng đã khởi hành, nhân viên Shipping sẽ yêu cầu FWD cung cấp vận đơnđường biển và nhờ bộ phận xuất nhập khẩu hỗ trợ làm C/O trong thời gian sớm nhất cóthể để gửi cho khách hàng.

Bộ phận xuất nhập khẩu sẽ nhận thông tin chi tiết và vận đơn đường biển của lôhàng để làm giấy chứng nhận xuất xứ, sau đó mang giấy tờ ra văn phòng của bộ Côngthương để phê duyệt và đóng dấu mộc xác nhận trước khi chính thức gửi cho kháchhàng

2.1.2.13 Xuất hàng và theo dõi

Sau khi hoàn tất mọi thủ tục và giấy tờ cần thiết, bộ phận hiện trường sẽ kéothùng container rỗng vào nhà kho công ty để công nhân bốc hàng lên container trước khixe vào kéo hàng ra cảng Nhân viên Shipping phải thường xuyên theo dõi lịch trình củatàu để canh thời gian làm C/O (nếu được yêu cầu) và thanh toán phí local charge choForwarder kịp thời để tránh sự cố phát sinh.

2.1.2.14 Xử lý các vấn đề liên quan

Một số vấn đề xảy ra như khai báo làm C/O trễ, quá hạn thanh toán phí local