quản lý dự án công nghệ thông tin

Yêu cầu hệ thông mới: Ngoài những hoạt động mà hệ thông cũ cung cấp, hệ thống mới cần có những chức năng vượt trội như sau: - _ Chức năng tìm kiếm điểm dừng gần nhất của tuyến xe - - Ch

MUC LUC

PHAN 1: CÔNG BỒ DỰ ÁN nh HH1 HH HH Hung ere 3

I Thành lập đội dự án Q.0 2212111221122 T22 151222111 2x He ke 3

II Mô tả dự án Ặ.Q 220 10.112 112 HH HH HH HH khach 4

HH Tôn chí dự án (Project charter) 0 0 121121222122 12x TH 11x ren 7

V Xác định phạm vi dự án LG 21 11211111 1111111111101 11 15011112 1111011110111 1 kh vu 9

VI Lập kế hoạch quản lý rủi ro dự án 5s SE E122 11 E2 treo 10

I Tầm quan trọng của Quản lý rủi TO - cc n t SH HE H181 re 10

2 Mục đích của Quản lý rủi TO L2 212211121112 115 11 1115115011511 xu 10

3 Những rủiro tiềm ấn của dự án, cách nhận biết và hướng khắc phục ll

VIE Quản lý thời gian dự án L0 Q1 12H 1 S2 Tnhh 2xx kg 13

1 Giai đoạn khởi tạo dự á1 2c S999 311k kg Hy HT 2y 13

2 Giai đoạn lập kế hoạch ST 21115115 112151 1121551215 E nen re 13

3 Giai đoạn thực thi dự âH ccccccccceeeeeccesntetecceceecccccsseessntttttsseeeeeeceeeuseannesnes 14

4 Giai đoạn kết thúc dự án 22 t2 2212221112211 12211 2111112111211111212 re 14

BAI TAP LON MON: QUAN LY DU AN CONG NGHE THONG TIN

Thành viên đội dự án

1 Phạm Hữu Chiến Trưởng dự án

Biên bản cuộc họp khởi động dự án

Các bên tham gia

Chức danh: Thành viên đội dự an

Phone: 0385.057.123

Email: ngavu@gmail.com

+ Tran Thi Anh Linh

Chức danh: Thành viên đội dự an

Email: thuykt ail.com

- Dai dién cua Công ty vận tải Hà Nội — Transerco: Ba Cao Thu Huyền

Chức danh: Đại diện Công ty

+ Lưu trữ thông tin: Hiện nay, tất cả thông tin được lưu trữ dưới dạng áp phích, các biển chỉ dẫn và sự hướng dẫn của phụ xe trên các tuyến xe buýt

-Y tưởng hoạt động của hệ thống TỚI:

+ Thành lập Ứng dụng tìm kiếm xe buýt trực tuyên được cài đặt trên điện thoại + Hình thức tìm kiếm: Tra điểm dừng xe buýt gần nhất Định tuyến bắt đầu và kết thúc cho người sử dụng

+ Hình thức thanh toán: Miễn phí

+ Hình thức lưu trữ thông tin: Lưu trữ tại server, cho phép người dùng có thê

thực hiện thao tác tìm kiếm

Yêu cầu hệ thông mới:

Ngoài những hoạt động mà hệ thông cũ cung cấp, hệ thống mới cần có những

chức năng vượt trội như sau:

- _ Chức năng tìm kiếm điểm dừng gần nhất của tuyến xe

- - Chức năng tìm kiếm tuyến đường từ điểm đầu và điểm cuối do người sử

+ Đối với người sử dụng: họ tên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, mật khẩu

đăng nhập

- _ Nhân viên quản lý ứng dụng có thê thêm, chỉnh sửa, cập nhật các chỉ tiết sự thay đối về các tuyến xe buýt Hệ thống phải thân thiện với người dùng, có màn hình trợ giúp để dễ dàng đăng nhập vào hệ thông

- _ Hệ thống mới phải đảm bảo vừa có chức năng quản lý lưu trữ các thông tin, vừa có khả năng tạo các báo cáo đề giúp cho việc đánh giá và đề ra các giải pháp tốt hơn, xác định hướng phát triển cho Công ty, tạo ra lợi thế cạnh tranh và tăng doanh số,

giúp nhà quản lý thực hiện việc quản lý dễ dàng hơn

Mục tiêu

- _ Xây dựng hệ thông với đầy đủ chức năng yêu cầu

- _ Hoàn thành dự án trong thời gian và chỉ phí dự kiến ban đầu

Nguyên tắc chung khi làm việc:

- _ Đảm bảo tốt nhất cho sự thành công của dự án

- - Tôn trọng các đề xuất có sự sáng tạo của các thành viên

- _ Lên kế hoạch từng bước các công việc trong quá trình thực hiện dự án Tham gia - Participation:

- Cac thanh vién phai tuân thủ những nguyên tắc chung đã ra

- _ Cố găng thực hiện công việc đúng hạn, trong trường hợp công việc có thé

phát sinh vượt thời gian thì có thê bàn bạc đề điều chỉnh

- Trong mỗi giai đoạn, người phụ trách mỗi bộ phận sẽ chịu trách nhiệm

quyết định và giám sát công việc của các thành viên trong nhóm

Truyền thong — Communication:

- Cac thanh vién lién lac true tiép, qua e-mail, chat, thường xuyên, đảm

bao dung thoi han va hỗ trợ nhau kip thoi

- Bao cao theo công việc cho người chịu trách nhiệm trực tiếp

Giải quyết vẫn đề —Problem solving:

- - Trước hết mỗi thành viên phải tự giải quyết vấn để của mình, nếu không được có thể liên lạc trực tiếp (khuyên khích) hoặc qua email với người chịu trách

nhiệm trực tiếp cua minh

- _ Trưởng dự án quyết định về kế hoạch, phân tích và thiết kế của dự án

- _ Trưởng nhóm kỹ thuật quyết định về các vấn đề liên quan đến cài đặt, vận

hành và triển khai

Hội họp — Meeting Guidelines:

- _ Nhóm họp hàng tuần (vào thứ 5) để giải quyết các khúc mắc, tiếp nhận các

đề xuất mới

- _ Với phương châm hết việc chứ không hết giờ

IIL Ton chí dự án (Project charter)

Tên dự án: Xây dựng Ứng dung tim kiếm xe buýt Thành phố Hà Nội (HaNoiBus)

- Cai tién quy trình nghiệp vụ (thay bằng thao tác trên giấy tờ bằng việc lưu trữ trên máy tính)

thể

- - Lưu trữ thông tin đầy đủ của các giao dịch

- - Hỗ trợ công tác chỉ đạo điều hành của lãnh đạo

- Moréng khối lượng lưu trữ của hệ thống

- - Thân thiện với người sử dụng, dễ dàng thao tác, hướng dẫn trực tiếp cụ

- _ Cung cấp lợi thế tiếp thị cạnh tranh, dẫn đến tăng doanh số cho dịch vụ xe buýt công cộng

Cách tiếp cận:

- Tim hiéu, khảo sát quy trinh nghiép vu hién tai cua Transerco

- Phan tich va danh gia hién trang dé đề ra giải pháp

- Lya chon cac san pham tin hoc str dung hệ thông

- Tim hiéu va lap ké hoach dao tao cho người sử dụng

Vai trò và trách nhiệm:

Pham Hitu Chién Truong D.A chienutdy@gmail.com

Tran Thi Anh Linh Thanh vién linhtran1115@gmail.com

IV Phân tích S.W.O.T

»° Diễm mạnh

- Cac thanh vién nam ro vé nghiệp vụ của hệ thống, chức năng phần mềm

- _ Tĩnh thần đoàn kết tập thể luôn được phát huy, thành viên chịu được áp lực

công việc cao

- _ Thị trường tiềm năng về việc sử dụng dịch vụ công cộng thông minh hướng tới thời đại Công nghệ 4.0

" Điểm yếu

- Thời gian làm dự án ngắn

- Nguồn kinh phí hạn hẹp

- Người quản trị chưa có nhiều kinh nghiệm trong Quản lý dự án

- Kỹ năng lập trình của các thành viên chưa chuyên nghiệp

- Phát huy năng lực cá nhân

- Tích luỹ nhiều kinh nghiệm cho bản thân, tích lũy thành tích trong hồ sơ

Dự án xây dựng Ứng dụng HaNoiBus phải đáp ứng được những yêu cầu từ phía khách hàng:

- Khả năng lưu trữ thông tin hình ảnh lớn

- Lưu trữ thông tin của người sử dụng và các hoạt động liên quan đến tìm

- Các chức năng hỗ trợ tìm kiếm báo cáo

2 Những chức năng mà hệ thông không phải làm

- Tự động chuyên những thông tin của hệ thống trước đây update vào hệ thống mới

VI Lập kế hoạch quản lý rủi ro dự án

1 Tầm quan trọng của Quản lý rủi ro

© Quan lý rủi ro dự án là một nghệ thuật và những nhận biết khoa học, là

nhiệm vụ và sự đối phó với rủi ro thông qua hoạt động của một dự án và những mục tiêu đòi hỏi quan trong nhất của dự án

© Quan lý rủi ro thường không được chú ý trong các dự án, nhưng nó lại giúp cải thiện được sự thành công của dự án trong việc giúp chọn lựa những dự

án tốt, xác định phạm vi dự án, và phat triển những ước tính có tính thực tế

6_ Một nghiên cứu của Ibbs va Kwak chi ra việc quản lý rủi ro không khoa

học như thế nào, đặc biệt là trong những dự án công nghệ thông tin

10

o_ Nghiên cứu của KPMG cho thấy 55% các dự án đường băng sân bay không chú trọng trong việc quản lý rủi ro

2 Mục đích của Quản lý rủi ro

Mục đích của việc quản lý rủi ro dự án là giảm tôi thiêu khả năng rủi ro trong khi đó tăng tôi đa những cơ hội tiềm năng Những tiến trình chính bao gồm:

o_ Lập Kế họach quản lý rủi ro: quyết định tiếp cận và họach định những công việc quán lý rủi ro cho dự án như thê nao

o_ Nhận biết rủi ro: xác định yếu tố rủi ro nào ảnh hưởng tới một dự án và tài liệu về những đặc điểm của chúng

o_ Phân tích tính chất rủi ro: đặc điểm, phận tích rủi ro ưu tiên xem xét những ảnh hưởng của chúng tới mục tiêu của dự án

o_ Phân tích mức độ rủi ro: xem xét khả năng có thể xảy ra và hậu quả của những rủi ro

o_ Kế hoạch đối phó rủi ro: thực hiện những bước đề cao những cơ hội và cắt giảm bớt những mối đe doạ đáp ứng những mục tiêu của dự án

o_ Giảm sát và kiểm soát rủi ro: giám sát rủi ro đã phát hiện, nhận biết rủi ro mới, cắt giảm rủi ro, và đánh giá hiệu quả của việc cắt giảm rủi ro

3 Những rủi ro tiềm ẫn của dự án, cách nhận biết và hướng khắc phục Quản lý rủi ro nhằm xác định, phân tích và ứng phó với những rủi ro của dự án, trên cơ sở đó làm tăng những yếu tổ thuận lợi và giảm thiêu những hậu quả của các yếu tô bất lợi Với dự án xây dựng hệ thống chăm sóc quản lý trẻ em, nhóm dua ra một sô rủi ro tiêm ân, cách nhận biết và hướng khắc phục như sau:

Hợp đồng với Khách

hàng không chặt chẽ dẫn

đến nhiều việc phát sinh

Khi tiến hành kí hợp đồng với khách hàng,

dw an

Chi phí thực tế từ khi làm

dự án đến thời điểm tính toán vượt quá chi phí theo

Chi phí từ khi bắt đầu dự

án đến khi thực hiện bản

giao sản phẩm cho khách hang đã chiếm gần hết chi phí, phần còn lại cho sửa chữa và bảo trì không còn

nhiều

Hệ thống không đúng

với các quy trình nghiệp Xác định rõ các quy tắc

nghiệp vụ trong giai Khi hoàn thành một modun, đưa ra test thì

12

hoàn thành dự án việc của nhân viên trên | tiễn độ của dự án

cơ sở các mốc công việc

9 Không nắm bắt kỹ thuật | Có bộ phận kỹ thuật tìm | Sử dụng những công cụ kĩ

hỗ trợ dẫn đến chi phí | hiểu các công nghệ mới | thuật lạc hậu, dẫn đến mất

phân phối nhân lực, thời | giảm thời gian và kiểm | nhiều thời gian, nhân lực

gian không hợp lý soát nhân lực

10 Khó khăn về mặt kỹ |Tìm hiểu những kỹ | Những ký thuật hiện có

thuật thuật tốt nhất để hỗ trợ | không hỗ trợ tốt cho công

các thành viên dự án việc lập trình VII Quản lý thời gian dự án

1 Giai đoạn khởi tạo dự án

13

10

Task

Mode w Task Name v Duration w Start v

* 4 Xây dựng Ứng dụng tìm kiếmxe 66days Fri11/2/18

buýt Thành phố Hà Nội

(HaNoiBus)

* 4 Khởi tạo dự án 8 days Fri 11/2/18

* 4 Thực thi cáccôngviệcban 4.5days Fri11/2/18

đầu

+ Xác định mục tiêu dựán 1day Fri 11/2/18

+ Lập tôn chỉ dự án 1day Sat 11/3/18

+ Thống nhất nội dungdự 1day Mon 11/5/18

+ Bên Công ty 2 days Thu 11/8/18

* Bên người sử dụng 1day Sat 11/10/18

2 Giai đoạn lập kế hoạch

Task

Mode y Task Name v Duration » Start v

* 4 Khao sát tác đổi tượng tham 3.5days Thu 11/8/18

gla he thong

* Bên Công t 2days — Thu11/8/18

, Bên người sử dụng 1day Sat 11/10/18

3 Giai đoạn thực thi dw an

Resource Finish v Predeces ~ Names y Cost

Fri 1/25/19

Mon 11/12/18 Wed 11/7/18 Fri 11/2/18 Chién

Mon 11/5/18 Thuy

Tue 11/6/18 Chién Wed 11/7/18 Giang

Mon 11/12/18 3

Fri 11/9/18 Giang

Mon 11/12/18 Giang

Resource Finish v Predeces » Names y Cost

Mon 11/12/18 3 Fri 11/9/18 Giang Mon 11/12/18 Giang

Task

0 Mode w Task Name vy Duration

+ 4 Thực thi dự án 49 days

* 4 Xác định yêu cầu 2 days

x Xác định yêu cầu của các + 2days

bên tham gia

+ Xác định yêu cầu vềcác 2days

* Đào tạo huấn luyện 2 days

x Đánh giá bảo trì 2days

Fri 11/23/18

Sat 12/29/18 18

Sat 12/1/18 Fri 12/7/18 Mon 12/17/18 Mon 12/3/18 29 Fri 12/7/18

Tue 12/18/18 Wed 12/26/18 31 Mon 12/31/18 Mon 1/14/19 28

Finish v Predeces Thu 1/24/19 14 Thu 1/17/19 Mon 1/21/19 Wed 1/23/19 Wed 1/23/19

Start

Thu 1/17/19 Thu 1/17/19

Fri 1/18/19

Tue 1/22/19 Wed 1/23/19

Resource Names v Cost M

$2,716.00

$192.00 Giang $96.00 Linh $96.00

$352.00 Nga $80.00

$272.00

$1,204.00 Chién $336.00 Giang $240.00 Thúy $300.00

$328.00 Linh, Thuy $968.00

Resource Names v Cost v

$416.00 Linh,Chiến $96.00 Linh,Nga $176.00 Giang $96.00 Chién $48.00

Dự án kéo dài từ ngày 02/11/2018 đến ngày 25/01/2019 với tổng kinh phí

dự kiến là 100 triệu VND

Phân chia ngân sách cho từng pha của dự án là 3588$

Chỉ tiết ngân sách cho từng pha của dự án:

15

vw Fixed Cost ~ Accrual

IX Quản lý chất lượng

v Total Costv Baseline w Variance w Actual

Prorated Prorated Prorated Prorated

Prorated Prorated Prorated Prorated

Prorated Prorated Prorated

a Thuong xuyén kiém tra san pham lam duoc cia moi giai doan trudc, trong

và sau khi ghép nội với nhau đề biết được mức độ hiệu quả của chúng và tìm được

biện pháp cho từng trường hợp cụ thê

b Nếu sản phẩm của từng giai đoạn sau khi kiểm tra không đạt yêu cầu thì cần thông báo ngay cho thành viên làm ra nó biết để sửa chữa hoặc bố sung thêm

thành viên khác cùng làm cho kịp tiến độ

> Theo dõi thời gian làm việc của từng nhân viên:

Resource Name vịA Y Work Y Overtime Y Baseline Y Variance Y Actual YÝ Remaining’ Cost YL

1 Chién 0% 136 hrs Ohrs Ohrs 136 hrs Ohrs 136 hrs $816.00

2 | Giang 0% 128 hrs 0hrs 0hrs 128 hrs Ohrs 128 hrs $768.00

3 Linh 0% 144 hrs Ohrs Ohrs 144 hrs Ohrs 144 hrs $864.00

4 | Nga 0% 72 hrs Ohrs Ohrs 72 hrs Ohrs 72 hrs $360.00

5 | Thúy 0% 156 hrs 0hrs 0hrs 156 hrs Ohrs 156 hrs $780.00

> Theo dõi công việc làm của từng người từng ngày:

1 Giai đoạn khởi tạo dự ân

Task Nové, 18 Nov 11, 18

6 Mode v TaskName + Work | Duration » Start » Finish « 4lDetwils F § šäs.MIT ,.WỊIT,.F § SoM |

1 ? 4l@ymgỨgdmgmllếmelufhahgt 66hs6ứ FủHBWẩB HỈỤSỊS Work ð Đủ ð dh] ĐU Ô đe LÚU 8ø

a Ỳ 4 Khởi tạo dự án 5§ hs 8 days Fri 1/2/18 Mon 14/12/18 Wow ah} ah 8h| 8h| 4h] 8h Bh] 4h m |

3 Ỳ* 4 Thực thỉ các công việc ban đầu 33hs45as HỈI/2§ WedlỞlfjS Wok tì th Sh| 8h 4h

4 ‡ + Xéc định mụt tiêu dự án Shrs 1day HiI/2.H8 Hilj218 W@% #h

hiến 8h Filj2/8 FiH/J/8 |Wok th

, 4 lậptôn chỉdự án Shrs 1 day Sat 11/3/18 Mon 11/5/18 | Work 4 4h

Thiy Bhrs Sot 11/3/18 Mon 11/5/18 | Work 4h dh

* + Thống nhất nội dung dự án Shrs 1day Mon 11/5/18 Tue 11/6/18 | Work đhị 4h

Chiến ahrs Mon 11/5/18 Tue 11/6/18 | Work 4h) 4h

7 Ỳ 4 Xácdịnh các đối tượng thamgiahệthố — 8hrs1day Tue 11/6/18 Wed11/7/18 | Work th o4h

Giang Bhrs Tue 1/6/18 Wed 11/7/18 | Work th) 4h

* 4 Khao sat các đối tượng tham gia hệ 4he35das Thu 11/3/18 Mon 11/12/18 Work th| 8h) 4h 4h thong

* 4 Bén Congty l6hs2days ThuIBHЧ Fri ft/9/18 | Work sh th

Giong 16hrs Thu 14/8/18 Fii1l/5l§ Work sh 8h

} 4 Bên người sử dụng Shrs Lday Sat 11/10/18 Mon 11/12/18 | Work 4h 4h

Giong ahrs Sot 11/10/18 Mon 11/12/18 Waw 4h 4h

2 Giai doan lập kế hoạch

0 Mode » TaskName ~ Work —» Duration » | Start vinh v | MỐI W TI F §§ MT WTI F

2 a Lip oath ng ie Whs2dg MoIVUƒE IIUH/W Work 8h) Bh | | |

Ngo hs MmH/H/M Iel/B/W Wok ah) th | | | 3A ip ogc tay thing Shs dy W@HWWBWSHHWB Wok = m | |

17