Tầm quan trọng của Cam kết từ Ban Lãnh đạo Cấp cao...16Sự Cần Thiết của Sự Cam Kết của Tổ Chức đối với Công Nghệ Thông Tin...18Nhu cầu về Tiêu Chuẩn Tổ Chức...19Các giai đoạn dự án và Vò
Trang 1ĐẠI HỌC KIẾN TRÚC HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
BẢN DỊCH
CHƯƠNG 2: Bối cảnh Quản lý Dự án và Công nghệ Thông tin
môn quản lý dự án công nghệ thông tin
Sinh Viên: Nguyễn Trương Minh Đăng (nhóm trưởng)
Nguyễn Đăng Đạt Nguyễn Vũ Đạt Phạm Anh Đức
Giảng Viên: Lương Thị Bích Phượng
MỤC LỤC CHƯƠNG 2Hà Nội, 2/2024
Trang 2CASE MỞ ĐẦU 4
Một cái nhìn hệ thống về Quản lý Dự án 5
Hệ thống tiếp cận là gì? 5
Mô hình tam giác quản lý dự án cho Quản lý Hệ thống 6
Hiểu biết về tổ chức 9
Bốn Bối Cảnh Tổ Chức 9
Cấu trúc tổ chức 10
Văn hóa tổ chức 13
Tầm quan trọng của Cam kết từ Ban Lãnh đạo Cấp cao 16
Sự Cần Thiết của Sự Cam Kết của Tổ Chức đối với Công Nghệ Thông Tin 18
Nhu cầu về Tiêu Chuẩn Tổ Chức 19
Các giai đoạn dự án và Vòng đời dự án 20
Vòng đời sản phẩm 23
Tầm quan trọng của các giai đoạn dự án và sự đánh giá của quản lý 26
Tầm quan trọng của các dự án công nghệ thông tin 27
Bản chất của các dự án công nghệ thông tin 28
Tính chất của thành viên nhóm dự án công nghệ thông tin 28
Các công nghệ đa dạng 29
Những xu hướng gần đây ảnh hưởng đến Quản lý dự án Công nghệ thông tin 29
Toàn cầu hóa 30
Thuê ngoài 31
Nhóm ảo 32
Kết thúc case 33
Chapter Summary 34
Quick Quiz 35
BÀI TẬP 38
Trang 3CHƯƠNG 2: Bối cảnh Quản lý Dự án và Công nghệ
Thông tin
Sau khi đọc chương này, bạn sẽ có thể:
Mô tả cách nhìn hệ thống về quản lý dự án và cách áp dụng nó vào các dự án côngnghệ thông tin
Hiểu về các tổ chức, bao gồm bốn khung, cấu trúc tổ chức và văn hóa tổ chức
Giải thích tại sao quản lý bên liên quan và cam kết của ban lãnh đạo cấp cao là yếu
tố quan trọng để thành công của dự án
Hiểu khái niệm về giai đoạn dự án và vòng đời dự án, phân biệt giữa phát triển dự
Trang 4CASE MỞ ĐẦU
Tom Walters gần đây đã chấp nhận một vị trí mới tại trường đại học của mình là Giámđốc Công nghệ Thông tin Tom đã là một thành viên giáo viên đáng kính tại trường trongsuốt 15 năm qua Trường là một cơ sở giáo dục nhỏ tư thục ở miền Nam nước Mỹ, cungcấp một loạt các chương trình về nghệ thuật tự do và lĩnh vực chuyên nghiệp Số lượngsinh viên đăng ký bao gồm 1.500 sinh viên truyền thống toàn thời gian và khoảng 1.000sinh viên người lớn đi làm tham gia các chương trình học vào buổi tối Nhiều giảng viên
bổ sung khóa học của họ bằng thông tin trên Internet và trang web khóa học, nhưng họkhông cung cấp bất kỳ chương trình học từ xa nào Lợi thế của trường là phục vụ sinhviên trong khu vực đó thích môi trường của một trường đại học nghệ thuật tự do nhỏ.Giống như các cơ sở giáo dục cao hơn khác, việc sử dụng công nghệ thông tin tại trường
đã tăng mạnh trong 10 năm qua Có một số phòng học trên khuôn viên với máy tính chogiảng viên và sinh viên, và một số phòng học khác chỉ có trạm giảng viên và hệ thốngchiếu Tom biết rằng một số trường đại học trên khắp đất nước yêu cầu tất cả sinh viênthuê laptop và những trường này đã tích hợp các thành phần công nghệ vào hầu hết cáckhóa học Ý tưởng này đã làm ông rất hứng thú Ông và hai thành viên khác của bộ phậnCông nghệ Thông tin đã thăm một trường đại học địa phương mà đã yêu cầu tất cả sinhviên thuê laptop trong ba năm qua, và họ rất ấn tượng với những gì họ thấy và nghe được.Tom và nhân viên của ông đã phát triển kế hoạch để bắt buộc sinh viên thuê laptop tạitrường của họ vào năm sau
Tom đã gửi một email cho tất cả giảng viên và nhân viên vào tháng Chín, mô tả ngắn gọn
kế hoạch này và các kế hoạch khác Tuy nhiên, ông không nhận được nhiều phản hồi chođến cuộc họp giáo viên vào tháng Hai, khi ông mô tả một số chi tiết của kế hoạch củamình, các chủ tịch các bộ môn Lịch sử, Tiếng Anh, Triết học và Kinh tế đều bày tỏ sựphản đối ý tưởng Họ tuyên bố một cách lưu loát rằng trường không phải là một trườnghuấn luyện kỹ thuật, và họ cho rằng ý tưởng đó là ngớ ngẩn Các thành viên của bộ mônKhoa học Máy tính bày tỏ lo ngại rằng hầu hết sinh viên của họ đã sở hữu laptop hiện đại
và không muốn trả một khoản phí bắt buộc để thuê những chiếc laptop yếu hơn Giám đốcchương trình giáo dục người lớn bày tỏ lo ngại rằng nhiều sinh viên giáo dục người lớn sẽphản đối việc tăng phí Tom bàng hoàng khi nghe các phản ứng của đồng nghiệp, đặc biệtsau khi ông và nhân viên của mình đã dành rất nhiều thời gian để lên kế hoạch chi tiết vềcách triển khai laptop tại trường của họ Bây giờ ông nên làm gì?
Nhiều lý thuyết và khái niệm về quản lý dự án không khó hiểu Điều khó khăn là triểnkhai chúng trong các môi trường khác nhau Các quản lý dự án phải xem xét nhiều vấn đềkhác nhau khi quản lý dự án Giống như mỗi dự án là duy nhất, môi trường của nó cũngvậy Chương này thảo luận về một số thành phần liên quan đến việc hiểu môi trường dự
án, chẳng hạn như sử dụng phương pháp hệ thống, hiểu về tổ chức, quản lý các bên liênquan, phù hợp với chu kỳ sản phẩm với môi trường dự án, hiểu bối cảnh của các dự áncông nghệ thông tin, và xem xét các xu hướng gần đây ảnh hưởng đến quản lý dự án côngnghệ thông tin
Trang 5Một cái nhìn hệ thống về Quản lý Dự án.
Mặc dù các dự án là tạm thời và được thiết kế để cung cấp một sản phẩm hoặc dịch vụduy nhất, bạn không thể thực hiện các dự án một cách độc lập Nếu các quản lý dự án điềuhành các dự án một cách độc lập, khó có khả năng rằng những dự án đó sẽ bao giờ thực
sự phục vụ nhu cầu của tổ chức Do đó, các dự án phải hoạt động trong một môi trường tổchức rộng lớn, và các quản lý dự án cần để xem xét các dự án trong ngữ cảnh tổ chức lớnhơn Để xử lý hiệu quả các tình huống phức tạp, các quản lý dự án cần có cái nhìn toàndiện về một dự án và hiểu rõ cách nó liên quan đến tổ chức lớn hơn Tư duy hệ thống mô
tả cái nhìn toàn diện này về việc thực hiện các dự án trong bối cảnh của tổ chức
Hệ thống tiếp cận là gì?
Thuật ngữ "hệ thống" đã xuất hiện vào những năm 1950 để mô tả một phương pháp toàn
diện và phân tích trong việc giải quyết các vấn đề phức tạp bao gồm việc sử dụng triết lý
hệ thống, phân tích hệ thống và quản lý hệ thống Một triết lý hệ thống là một mô hìnhtổng thể để suy nghĩ về các thứ như là các hệ thống Các hệ thống là các bộ phận tươngtác làm việc trong một môi trường để thực hiện một mục đích nào đó Ví dụ, cơ thể conngười là một hệ thống bao gồm nhiều hệ thống con như hệ thống thần kinh, hệ thốngxương, hệ thống tuần hoàn, hệ thống tiêu hóa, và còn nhiều hệ thống khác Phân tích hệthống là một phương pháp giải quyết vấn đề yêu cầu xác định phạm vi của hệ thống, chia
nó thành các thành phần của nó, và sau đó xác định và đánh giá các vấn đề, cơ hội, ràngbuộc và nhu cầu của nó Khi đã hoàn thành điều này, nhà phân tích hệ thống sau đó xemxét các giải pháp thay thế để cải thiện tình hình hiện tại, xác định một giải pháp tối ưu,hoặc ít nhất là một giải pháp hoặc kế hoạch hành động hài lòng, và xem xét kế hoạch đó
so với toàn bộ hệ thống Quản lý hệ thống đề cập đến các vấn đề kinh doanh, công nghệ
và tổ chức liên quan đến việc tạo ra, duy trì và thực hiện các thay đổi cho một hệ thống
Việc sử dụng một phương pháp hệ thống là quan trọng đối với quản lý dự án thành công.Ban lãnh đạo và các quản lý dự án phải tuân theo triết lý hệ thống để hiểu cách các dự ánliên quan đến toàn bộ tổ chức Họ phải sử dụng phân tích hệ thống để giải quyết nhu cầubằng cách tiếp cận giải quyết vấn đề Họ phải sử dụng quản lý hệ thống để xác định cácvấn đề kinh doanh, công nghệ và tổ chức quan trọng liên quan đến mỗi dự án để xác định
và làm hài lòng các bên liên quan chính và làm điều tốt nhất cho toàn bộ tổ chức
Trong trường hợp mở đầu, khi Tom Walters lên kế hoạch cho dự án máy tính xách tay,anh không sử dụng một phương pháp hệ thống Các thành viên trong bộ phận Công nghệthông tin của anh đã thực hiện toàn bộ kế hoạch Mặc dù Tom đã gửi một email mô tả dự
án máy tính xách tay cho tất cả giáo viên và nhân viên, anh không đề cập đến nhiều vấn
đề tổ chức liên quan đến một dự án phức tạp như vậy Hầu hết giáo viên và nhân viên rấtbận rộn vào đầu kỳ học thu và nhiều người có thể không đọc toàn bộ tin nhắn Nhữngngười khác có thể quá bận để trao đổi những lo ngại của mình với bộ phận Công nghệthông tin Tom không nhận thức được các tác động mà dự án máy tính xách tay sẽ gây racho các phần khác của trường đại học Anh không xác định rõ ràng các vấn đề kinh
Trang 6doanh, công nghệ và tổ chức liên quan đến dự án Tom và bộ phận Công nghệ thông tinbắt đầu làm việc trên dự án máy tính xách tay trong sự cô lập Nếu họ đã áp dụng mộtphương pháp hệ thống, xem xét các chiều khác của dự án, và liên kết với các bên liênquan chính, họ có thể đã xác định và giải quyết nhiều vấn đề được đề cập tại cuộc họpgiáo viên vào tháng Hai trước cuộc họp.
Mô hình tam giác quản lý dự án cho Quản lý Hệ thống.
Nhiều sinh viên ngành kinh doanh và công nghệ thông tin hiểu về các khái niệm về hệthống và thực hiện phân tích hệ thống Tuy nhiên, họ thường bỏ qua chủ đề quản lý hệthống Ý tưởng đơn giản về việc định rõ ba lĩnh vực quản lý hệ thống kinh doanh, tổ chức
và công nghệ có thể có tác động lớn đến việc lựa chọn và quản lý dự án thành công Hình2-1 cung cấp một số vấn đề kinh doanh, tổ chức và công nghệ mẫu có thể là yếu tố trong
dự án máy tính xách tay Trong trường hợp này, các vấn đề công nghệ, mặc dù Khôngđơn giản chút nào, có lẽ là những vấn đề ít khó xác định và giải quyết nhất Tuy nhiên,các dự án phải giải quyết các vấn đề ở cả ba lĩnh vực của mô hình quản lý hệ thống Dù
dễ dàng hơn khi tập trung vào những vấn đề ngay lập tức và đôi khi hẹp hòi của một dự
án cụ thể, các quản lý dự án và nhân viên khác phải nhớ đến tác động của bất kỳ dự ánnào đối với lợi ích và nhu cầu của toàn bộ hệ thống hoặc tổ chức Rất nhiều chuyên giacông nghệ thông tin bị mê hoặc bởi công nghệ và việc giải quyết vấn đề hàng ngày liênquan đến làm việc với hệ thống thông tin Họ thường cảm thấy thất vọng với nhiều vấn đề
về con người hoặc chính trị trong hầu hết các tổ chức Ngoài ra, rất nhiều chuyên gia côngnghệ thông tin phớt lờ các vấn đề kinh doanh quan trọng như: Liệu việc theo đuổi côngnghệ mới này có ý nghĩa tài chính không? hay, Công ty có nên phát triển phần mềm nàytrong nhà hay mua nó sẵn có? Sử dụng một cách tiếp cận toàn diện giúp các quản lý dự ántích hợp các vấn đề kinh doanh và tổ chức vào kế hoạch của họ Nó cũng giúp họ nhìnnhận các dự án như một loạt các giai đoạn liên quan Khi bạn tích hợp các vấn đề kinhdoanh và tổ chức vào kế hoạch quản lý dự án và xem xét các dự án như một loạt các giaiđoạn liên quan, bạn sẽ làm tốt hơn trong việc đảm bảo thành công của dự án
Trang 7Hình 2.1.Mô hình tam giác quản lý dự án cho quản lý hệ thống.
Phần dịch các câu hỏi phân tích của hình 2.1
• Chi phí dự án laptop sẽ là bao nhiêu cho trường đại học?
• Sinh viên sẽ phải chi trả bao nhiêu?
• Chi phí hỗ trợ sẽ là bao nhiêu?
• Ảnh hưởng đối với việc đăng ký sẽ như thế nào?
Trang 8• Dự án máy tính xách tay sẽ ảnh hưởng đến tất cả sinh viên, chỉ sinh viên truyền thống, hoặc chỉ một số ngành học cụ thể?
• Dự án sẽ ảnh hưởng như thế nào đối với sinh viên đã sở hữu PC hoặc laptop?
• Ai sẽ đào tạo sinh viên, giảng viên và nhân viên?
• Ai sẽ quản lý và hỗ trợ việc đào tạo?
• Máy tính xách tay nên sử dụng hệ điều hành Mac, Windows, hoặc cả hai loại hệ điều hành?
• Phần mềm ứng dụng nào sẽ được cài đặt?
• Thông số kỹ thuật phần cứng sẽ là gì?
• Phần cứng sẽ ảnh hưởng như thế nào đến việc truy cập mạng LAN và Internet?
Trang 9Hiểu biết về tổ chức.
Phương pháp tiếp cận hệ thống đòi hỏi rằng các quản lý dự án luôn xem xét dự án của họtrong bối cảnh tổ chức lớn hơn Vấn đề tổ chức thường là phần khó nhất khi làm việc vàquản lý dự án Ví dụ, nhiều người tin rằng hầu hết các dự án thất bại do chính trị công ty.Các quản lý dự án thường không dành đủ thời gian để xác định tất cả các bên liên quanđến dự án, đặc biệt là những người phản đối dự án Trên thực tế, phiên bản mới nhất củaHướng dẫn PMBOK® đã thêm một quy trình khởi đầu mới trong quản lý giao tiếp dự ángọi là xác định bên liên quan (Xem Chương 10 để biết thêm thông tin.) Các quản lý dự
án cũng thường không dành đủ thời gian để xem xét ngữ cảnh chính trị của một dự ánhoặc văn hóa của tổ chức Để cải thiện tỷ lệ thành công của các dự án công nghệ thôngtin, quan trọng là các quản lý dự án phát triển hiểu biết tốt hơn về con người cũng như tổchức
lý và tập trung vào sự phối hợp và kiểm soát Ví dụ, trong khung cảnh cấu trúc, một vấn
đề công nghệ thông tin quan trọng là liệu một công ty có nên tập trung nhân viên côngnghệ thông tin trong một bộ phận hay phân tán trên nhiều bộ phận khác nhau Bạn sẽ tìmhiểu thêm về cấu trúc tổ chức trong phần tiếp theo
Khung cảnh nhân sự (HR) tập trung vào việc tạo ra sự hài hòa giữa nhu cầu của tổ chức
và nhu cầu của con người Nó nhận thức rằng thường xảy ra sự không phù hợp giữa nhucầu của tổ chức và nhu cầu của cá nhân và nhóm và làm việc để giải quyết bất kỳ vấn đềtiềm ẩn nào Ví dụ, nhiều dự án có thể hiệu quả hơn cho tổ chức nếu nhân viên làm việc
80 giờ trở lên mỗi tuần trong vài tháng Lịch làm việc này có thể xung đột với cuộc sống
cá nhân của những người đó Các vấn đề quan trọng trong công nghệ thông tin liên quanđến khung cảnh nhân sự là sự thiếu hụt lao động kỹ thuật thông tin tài năng trong tổ chức
và lịch trình không thực tế được áp đặt lên nhiều dự án
Khung cảnh chính trị đề cập đến chính trị tổ chức và cá nhân Chính trị trong tổ chức thểhiện dưới dạng cạnh tranh giữa các nhóm hoặc cá nhân vì quyền lực và lãnh đạo Khungcảnh chính trị giả định rằng các tổ chức là liên minh bao gồm các cá nhân và nhóm quantâm đa dạng Thường, các quyết định quan trọng cần phải được đưa ra dựa trên phân phốitài nguyên khan hiếm Cạnh tranh vì tài nguyên khan hiếm khiến xung đột trở thành vấn
đề trung tâm trong tổ chức, và quyền lực cải thiện khả năng có được tài nguyên khanhiếm Các quản lý dự án phải chú ý đến chính trị và quyền lực nếu họ muốn hiệu quả.Quan trọng là biết ai phản đối dự án của bạn cũng như ai ủng hộ chúng Các vấn đề quan
Trang 10trọng trong công nghệ thông tin liên quan đến khung cảnh chính trị là sự dịch chuyểnquyền lực từ các chức năng trung ương đến các đơn vị vận hành hoặc từ các quản lý chứcnăng đến các quản lý dự án.
Khung cảnh biểu tượng tập trung vào các biểu tượng và ý nghĩa Điều quan trọng nhất vềbất kỳ sự kiện nào trong tổ chức không phải là điều gì thực sự xảy ra, mà là ý nghĩa của
nó Việc CEO tham dự cuộc họp khởi đầu cho một dự án có phải là một dấu hiệu tốt, hay
là một đe dọa không? Khung cảnh biểu tượng cũng liên quan đến văn hóa của công ty.Mọi người mặc đồ như thế nào? Họ làm việc bao nhiêu giờ? Họ tổ chức cuộc họp như thếnào? Nhiều dự án công nghệ thông tin là quốc tế và bao gồm các bên liên quan từ các vănhóa khác nhau Hiểu biết về những văn hóa đó cũng là một phần quan trọng của khungcảnh biểu tượng
VÍ DỤ: Chuyện gì đã xảy ra?
Có một số lớn tổ chức đã cài đặt hoặc đã cố gắng cài đặt hệ thống quản lý tài nguyêndoanh nghiệp (ERP) để tích hợp các chức năng kinh doanh như đặt hàng, quản lý kho,giao hàng, kế toán và quản lý nhân sự Họ hiểu được lợi ích tiềm năng của một hệ thốngERP và có thể phân tích các vấn đề kỹ thuật khác nhau của nó, nhưng nhiều công tykhông nhận ra rằng các vấn đề tổ chức quan trọng như thế nào đối với việc triển khaiERP
Ví dụ, vào đầu năm 2001, Sobey's, chuỗi siêu thị lớn thứ hai của Canada với 1.400 cửahàng, đã từ bỏ khoản đầu tư 90 triệu đô la trong hai năm vào một hệ thống ERP Hệ thốngnày được phát triển bởi SAP, công ty phần mềm doanh nghiệp lớn nhất và nhà cung cấpphần mềm lớn thứ ba Thật không may, hệ thống không hoạt động đúng cách do một sốthách thức tổ chức Mọi người ở các phần khác nhau của công ty có các thuật ngữ khácnhau cho các mặt hàng khác nhau, và việc đưa ra các quyết định cần thiết cho hệ thốngERP trở nên khó khăn Ngoài ra, không ai muốn dành thời gian cần thiết để làm cho hệthống mới hoạt động vì họ phải làm công việc hàng ngày của mình Mỗi bộ phận phải làmviệc cùng nhau để triển khai một hệ thống ERP, và thường khó khăn để các bộ phậntruyền thông nhu cầu của họ Như Giáo sư Đại học Dalhousie Sunny Marche nhấn mạnh,Vấn đề xây dựng một hệ thống tích hợp có thể chứa đựng nhiều người khác nhau là mộtthách thức rất nghiêm trọng Bạn không thể ly hôn công nghệ khỏi các vấn đề xã hội vănhóa Chúng có vai trò ngang nhau Hệ thống ERP của Sobey's bị tắt trong năm ngày vànhân viên phải vội vã sắp xếp hàng hóa trên các kệ có thể trống trong vài tuần Sự cố hệthống đã khiến Sobey's mất hơn 90 triệu đô la và khiến cổ đông phải chịu tổn thất 82 centsau thuế mỗi cổ phiếu
Các nhà quản lý dự án phải học cách làm việc trong cả bốn khung tổ chức để hoạt độnghiệu quả trong các tổ chức Chương 9, Quản lý Nhân sự Dự án, và Chương 10, Quản lýGiao tiếp Dự án, phát triển thêm một số vấn đề tổ chức Các phần sau về cấu trúc tổ chức,văn hóa tổ chức, quản lý bên liên quan và nhu cầu cam kết của cấp quản lý cao cung cấpthông tin bổ sung liên quan đến các khung cơ cấu và chính trị
Trang 11Cấu trúc tổ chức.
Các cuộc thảo luận về tổ chức thường tập trung vào cấu trúc tổ chức Ba phân loại tổ chứcchung là cấu trúc chức năng, dự án và ma trận Hầu hết các công ty ngày nay đều baogồm cả ba cấu trúc này ở một nơi nào đó trong tổ chức, nhưng thường có một cấu trúcphổ biến nhất Hình 2-2 mô tả ba cấu trúc tổ chức này Cấu trúc tổ chức chức năng là cấutrúc phân cấp mà hầu hết mọi người nghĩ đến khi hình dung về một tổ chức
Hình 2-2: Cấu trúc, dự án và ma trận tổ chức chức năng.
Cấu trúc tổ chức theo chức năng hoặc phó chủ tịch các bộ phận chuyên môn như kỹ thuật,sản xuất, công nghệ thông tin và nhân sự báo cáo cho giám đốc điều hành (CEO) Cácnhân viên của họ có kỹ năng chuyên môn trong các lĩnh vực tương ứng của họ Ví dụ, hầuhết các trường đại học có tổ chức chức năng mạnh mẽ Chỉ có giảng viên trong khoa kinhdoanh dạy các khóa học về kinh doanh; giảng viên trong khoa lịch sử dạy lịch sử; giảngviên trong khoa mỹ thuật dạy mỹ thuật, và cứ thế Một cấu trúc tổ chức dự án cũng có cấutrúc phân cấp, nhưng thay vì các quản lý chức năng hoặc phó chủ tịch báo cáo cho CEO,các quản lý chương trình báo cáo cho CEO Nhân viên của họ có đa dạng kỹ năng cầnthiết để hoàn thành các dự án trong chương trình của họ Một tổ chức sử dụng cấu trúcnày chủ yếu thu nhập từ việc thực hiện các dự án cho các nhóm khác theo hợp đồng Ví
dụ, nhiều công ty quốc phòng, kiến trúc, kỹ thuật và tư vấn sử dụng cấu trúc tổ chức dự
án Các công ty này thường thuê nhân viên cụ thể để làm việc trên các dự án cụ thể
Trang 12Cấu trúc tổ chức ma trận đại diện cho sự trung gian giữa cấu trúc chức năng và cấu trúc
dự án Nhân viên thường báo cáo cho cả một quản lý chức năng và một hoặc nhiều quản
lý dự án Ví dụ, nhân viên công nghệ thông tin tại nhiều công ty thường chia thời gian của
họ giữa hai hoặc nhiều dự án, nhưng họ báo cáo cho quản lý của họ trong bộ phận côngnghệ thông tin Các quản lý dự án trong tổ chức ma trận có nhân viên từ các lĩnh vực chứcnăng khác nhau làm việc trên các dự án của họ, như được thể hiện trong Hình 2-2 Cấutrúc tổ chức ma trận có thể mạnh, yếu hoặc cân bằng, dựa vào mức độ kiểm soát đượcthực hiện bởi các quản lý dự án
Bảng 2-1 tóm tắt cách cấu trúc tổ chức ảnh hưởng đến dự án và các quản lý dự án, dựatrên thông tin từ một số phiên bản của Hướng dẫn PMBOK® Các quản lý dự án có quyềnlực nhất trong một cấu trúc tổ chức dự án thuần túy và ít quyền lực nhất trong một cấutrúc tổ chức chức năng thuần túy Quan trọng là các nhà quản lý dự án hiểu rõ cấu trúc tổchức hiện tại dưới đâu họ đang làm việc Ví dụ, nếu một người trong một tổ chức chứcnăng được yêu cầu dẫn đầu một dự án đòi hỏi sự hỗ trợ mạnh mẽ từ nhiều lĩnh vực chứcnăng khác nhau, anh ấy hoặc cô ấy nên yêu cầu sự tài trợ từ cấp quản lý cao nhất Nhà tàitrợ này nên tìm kiếm sự hỗ trợ từ tất cả các quản lý chức năng liên quan để đảm bảo họhợp tác trong dự án và rằng những người có kỹ năng phù hợp có sẵn để làm việc khi cần.Nhà quản lý dự án cũng có thể yêu cầu một ngân sách riêng để trả tiền cho các chuyến đi,cuộc họp và đào tạo liên quan đến dự án hoặc để cung cấp các động lực tài chính chonhững người hỗ trợ dự án
Bảng 2.1
Trang 13Mặc dù các nhà quản lý dự án có quyền lực nhất trong cấu trúc tổ chức dự án, loại tổ chứcnày thường không hiệu quả cho toàn bộ công ty Phân công nhân viên làm việc toàn thờigian cho dự án thường tạo ra sự không hiệu quả và/hoặc sự phân phối không đúng của tàinguyên nhân sự Ví dụ, nếu một nhà văn kỹ thuật được phân công làm việc toàn thời giancho một dự án, nhưng không có công việc nào cho anh ấy hoặc cô ấy vào một ngày cụthể, tổ chức đang lãng phí tiền bằng cách trả cho người đó một mức lương toàn thời gian.Các tổ chức dự án cũng có thể bỏ lỡ sự kinh tế vận hành có sẵn thông qua việc gom yêucầu về vật liệu với các dự án khác.
Nhược điểm như các điều này là minh chứng cho lợi ích của việc sử dụng phương pháptiếp cận hệ thống để quản lý dự án Ví dụ, nhà quản lý dự án có thể đề xuất thuê một nhàthầu độc lập để thực hiện công việc viết kỹ thuật thay vì sử dụng một nhân viên toàn thờigian Phương pháp này sẽ tiết kiệm tiền cho tổ chức trong khi vẫn đáp ứng được nhu cầucủa dự án Khi các nhà quản lý dự án sử dụng phương pháp tiếp cận hệ thống, họ có khảnăng ra quyết định tốt hơn để đáp ứng nhu cầu của toàn bộ tổ chức
Văn hóa tổ chức.
Tương tự như cấu trúc tổ chức, văn hóa tổ chức cũng ảnh hưởng đến khả năng quản lý dự
án của một tổ chức Văn hóa tổ chức là một bộ các giả định, giá trị và hành vi chung màđặc trưng cho hoạt động của một tổ chức Thường bao gồm các yếu tố của cả bốn khung
mô tả trước đó Văn hóa tổ chức rất mạnh mẽ, và nhiều người tin rằng nguyên nhân cơbản của nhiều vấn đề của các công ty không nằm trong cấu trúc tổ chức hoặc nhân viên;chúng nằm trong văn hóa Cũng quan trọng là nhận thấy rằng cùng một tổ chức có thể cócác văn hóa phụ khác nhau Bộ phận công nghệ thông tin có thể có một văn hóa tổ chứckhác biệt so với bộ phận tài chính, ví dụ Một số văn hóa tổ chức giúp việc quản lý dự án
2 Sự tập trung nhóm: Mức độ mà các hoạt động công việc được tổ chức xung quanh cácnhóm hoặc đội, thay vì các cá nhân Một văn hóa tổ chức nhấn mạnh vào công việc nhóm
là tốt nhất để quản lý các dự án
Trang 143 Tập trung vào con người: Mức độ mà quyết định của quản lý cân nhắc đến ảnh hưởngcủa kết quả đối với con người trong tổ chức Một nhà quản lý dự án có thể phân côngnhiệm vụ cho một số người mà không xem xét đến nhu cầu cá nhân của họ, hoặc nhàquản lý dự án có thể biết rõ từng người rất tốt và tập trung vào nhu cầu cá nhân khi phâncông công việc hoặc đưa ra các quyết định khác Những nhà quản lý dự án giỏi thườngcân nhắc giữa nhu cầu cá nhân và tổ chức
4 Tích hợp đơn vị: Mức độ mà các đơn vị hoặc bộ phận trong một tổ chức được khuyếnkhích làm việc cùng nhau Hầu hết các nhà quản lý dự án đều nỗ lực để có sự tích hợpđơn vị mạnh mẽ để cung cấp một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả thành công Một vănhóa tổ chức với sự tích hợp đơn vị mạnh mẽ làm cho công việc của nhà quản lý dự án dễdàng hơn
5 Kiểm soát: Mức độ mà các quy tắc, chính sách và sự giám sát trực tiếp được sử dụng đểgiám sát và kiểm soát hành vi của nhân viên Các nhà quản lý dự án có kinh nghiệm biếtrằng thường tốt nhất là cân nhắc mức độ kiểm soát để có kết quả dự án tốt
6 Chịu đựng rủi ro: Mức độ mà nhân viên được khuyến khích làm việc quyết liệt, sángtạo và tìm kiếm rủi ro Một văn hóa tổ chức với mức độ chịu đựng rủi ro cao thường tốtnhất cho quản lý dự án vì các dự án thường liên quan đến công nghệ, ý tưởng và quy trìnhmới
7 Tiêu chí phần thưởng: Mức độ mà các phần thưởng, như thăng tiến và tăng lương, đượcphân phối dựa trên hiệu suất của nhân viên thay vì thâm niên, thiên vị hoặc các yếu tốkhông liên quan đến hiệu suất Các nhà quản lý dự án và nhóm của họ thường hoạt độngtốt nhất khi phần thưởng được dựa chủ yếu vào hiệu suất
8 Chịu đựng xung đột: Mức độ mà nhân viên được khuyến khích thảo luận mở cửa vềxung đột và phê phán Việc giao tiếp tốt giữa tất cả các bên liên quan đến dự án là rấtquan trọng, vì vậy tốt nhất là làm việc trong một tổ chức mà mọi người cảm thấy thoảimái khi thảo luận xung đột một cách công khai
9 Hướng tới kết quả: Mức độ mà quản lý tập trung vào kết quả thay vì các kỹ thuật vàquy trình được sử dụng để đạt được kết quả Một tổ chức với sự cân nhắc cân bằng tronglĩnh vực này thường tốt nhất cho công việc dự án
10 Tập trung hệ thống mở: Mức độ mà tổ chức theo dõi và phản ứng với các thay đổitrong môi trường bên ngoài Như đã thảo luận trước đây trong chương này, các dự án làmột phần của một môi trường tổ chức lớn hơn, vì vậy tốt nhất là có một tập trung hệthống mở mạnh mẽ
Như bạn có thể thấy, có một mối quan hệ rõ ràng giữa văn hóa tổ chức và quản lý dự ánthành công Công việc dự án thường thành công nhất trong một văn hóa tổ chức nơi nhânviên đồng thuận hơn với tổ chức, nơi các hoạt động làm việc nhấn mạnh vào các nhóm, và
Trang 15nơi có sự tích hợp đơn vị mạnh mẽ, sự chịu đựng rủi ro cao, các phần thưởng dựa trênhiệu suất, sự chịu đựng xung đột cao, tập trung vào hệ thống mở và một tập trung cânbằng vào con người, kiểm soát và hướng tiếp cận phương tiện.
Quản lý các bên liên quan
Nhớ lại từ Chương 1, các bên liên quan của dự án là những người tham gia hoặc bị ảnhhưởng bởi các hoạt động dự án Các bên liên quan có thể là nội bộ của tổ chức, ngoại bộcủa tổ chức, trực tiếp tham gia vào dự án hoặc đơn giản là bị ảnh hưởng bởi dự án Cácbên liên quan dự án nội bộ thường bao gồm nhà tài trợ dự án, nhóm dự án, nhân viên hỗtrợ và khách hàng nội bộ cho dự án Các bên liên quan nội bộ khác bao gồm cấp quản lýcao nhất, các quản lý chức năng khác và các nhà quản lý dự án khác Vì tổ chức có tàinguyên hạn chế, dự án ảnh hưởng đến cấp quản lý cao nhất, các quản lý chức năng khác
và các nhà quản lý dự án khác bằng cách sử dụng một phần của tài nguyên hạn chế của tổchức Do đó, trong khi các bên liên quan nội bộ bổ sung có thể không trực tiếp tham giavào dự án, họ vẫn là các bên liên quan vì dự án ảnh hưởng đến họ một cách nào đó Cácbên liên quan dự án ngoại bộ bao gồm khách hàng của dự án (nếu họ là bên ngoài tổchức), đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp và các nhóm bên ngoài khác có thể liên quan đếnhoặc bị ảnh hưởng bởi dự án, chẳng hạn như các quan chức chính phủ hoặc các công dânquan tâm Vì mục đích của quản lý dự án là đáp ứng yêu cầu dự án và làm hài lòng cácbên liên quan, việc quản lý dự án phải dành đủ thời gian để xác định, hiểu và quản lý mốiquan hệ với tất cả các bên liên quan dự án Sử dụng bốn khung của tổ chức để nghĩ về cácbên liên quan dự án có thể giúp bạn đáp ứng mong đợi của họ Hãy xem xét lại dự án máytính xách tay từ case study mở đầu Tom Walters dường như chỉ tập trung vào một số ítcác bên liên quan dự án nội bộ Anh chỉ xem xét một phần của khung cơ bản của trườngđại học Vì bộ phận của anh sẽ thực hiện phần lớn công việc trong việc quản lý dự án máytính xách tay, anh tập trung vào những bên liên quan đó Tom thậm chí không liên quanđến các khách hàng chính cho dự án này - sinh viên tại trường đại học Ngay cả khi Tomgửi email cho giảng viên và nhân viên, anh không tổ chức cuộc họp với quản lý cấp caohay giảng viên tại trường đại học Quan điểm của Tom về những ai là các bên liên quancho dự án máy tính xách tay rất hạn chế Trong cuộc họp với giảng viên, trở nên rõ ràngrằng dự án máy tính xách tay có nhiều bên liên quan ngoài bộ phận Công nghệ Thông tin
và sinh viên Nếu Tom đã mở rộng quan điểm của mình về khung cơ bản của tổ chứcbằng cách xem xét biểu đồ tổ chức cho toàn bộ trường đại học, anh có thể đã xác địnhđược các bên liên quan chính khác Anh đã có thể nhận thấy rằng dự án máy tính xách tay
sẽ ảnh hưởng đến các trưởng bộ môn và các thành viên của các khu vực hành chính khácnhau Nếu Tom tập trung vào khung nhân sự, anh đã có thể tận dụng kiến thức của mình
về trường đại học và xác định những người sẽ ủng hộ hoặc phản đối việc yêu cầu máytính xách tay Bằng cách sử dụng khung chính trị, Tom có thể xem xét các nhóm quantâm chính sẽ bị ảnh hưởng nhiều nhất bởi kết quả của dự án này Nếu anh đã sử dụngkhung biểu tượng, Tom đã có thể cố gắng đánh giá ý nghĩa thực sự của việc chuyển sangmôi trường sử dụng máy tính xách tay đối với trường đại học Anh sau đó đã có thể dựđoán một số phản đối từ những người không tán thành việc tăng cường việc sử dụng côngnghệ trên trường Anh cũng có thể yêu cầu sự ủng hộ mạnh mẽ từ giám đốc trường hoặc
Trang 16hiệu trưởng trước khi nói ở cuộc họp với giảng viên Tom Walters, giống như nhiều nhàquản lý dự án mới, học được cách khó khăn rằng kỹ năng kỹ thuật và phân tích của anhkhông đủ để đảm bảo thành công trong quản lý dự án Để hiệu quả hơn, anh phải xác định
và đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan khác nhau và hiểu cách dự án của mình liênquan đến toàn bộ tổ chức
BẢN TÓM TẮT TRUYỀN THÔNG
Báo The New York Times đưa tin rằng dự án tái thiết Khu vực Zero ở Thành phố NewYork đang gặp phải những vấn đề nghiêm trọng Hãy tưởng tượng tất cả các bên liên quanđến dự án khổng lồ này, một dự án mang tính cảm xúc cao Một báo cáo 34 trang (xemtham khảo bài viết để biết thêm thông tin) mô tả những thách thức đối diện trong việc xâydựng lại khu vực Trung tâm Thương mại Thế giới cũ gần bảy năm sau vụ tấn công khủng
bố vào ngày 11 tháng 9 năm 2001 Báo cáo liệt kê ít nhất 15 vấn đề cơ bản chưa được giảiquyết, bao gồm việc thiếu các thiết kế cuối cùng cho Trung tâm Vận tải Thương mại Thếgiới đề xuất; việc làm sạch và tiếp tục tháo dỡ tòa nhà Deutsche Bank cũ chưa hoànthành; và việc giải quyết vấn đề quyền sở hữu đất đai với Nhà thờ Chính thống Hy Lạp St.Nicholas
Có lẽ quan trọng nhất, báo cáo xác định nhu cầu về một cấu trúc quyết định trung tâmhiệu quả hơn - một ủy ban chỉ đạo có quyền lực để đưa ra quyết định cuối cùng về nhữngvấn đề quyết định cơ bản làm thay đổi lịch trình và chi phí Ví dụ về điều gì đã diễn ratốt? sau đó trong chương này mô tả những lợi ích của việc có một ủy ban chỉ đạo điềuhành để giúp các dự án thành công, đặc biệt là khi có nhiều bên liên quan và thách thức
Tầm quan trọng của Cam kết từ Ban Lãnh đạo Cấp cao.
Những người ở vị trí quản lý cao cấp, tất nhiên, là các bên liên quan chính trong các dự
án Một yếu tố rất quan trọng trong việc giúp các nhà quản lý dự án dẫn dắt các dự án mộtcách thành công là mức độ cam kết và ủng hộ mà họ nhận được từ ban lãnh đạo cấp cao.Thiếu cam kết từ ban lãnh đạo cấp cao, nhiều dự án sẽ thất bại Một số dự án có một quản
lý cấp cao gọi là "nhà bảo trợ" (champion) đóng vai trò là người ủng hộ chính cho một dự
án Nhà tài trợ có thể phục vụ như nhà bảo trợ, nhưng thường một quản lý khác có thểđảm nhận vai trò này một cách thành công hơn Như đã mô tả trước đó, các dự án là mộtphần của môi trường tổ chức lớn hơn, và nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng đến một dự ánnằm ngoài khả năng kiểm soát của nhà quản lý dự án Một số nghiên cứu đề cập đến sựủng hộ từ các nhà lãnh đạo cấp cao là một trong những yếu tố chính liên quan đến gầnnhư tất cả các dự án thành công
Cam kết từ ban lãnh đạo cấp cao là rất quan trọng đối với các nhà quản lý dự án vì các lý
do sau:
Trang 171 Các nhà quản lý dự án cần tài nguyên đầy đủ Cách tốt nhất để làm chết một dự án làkhông cung cấp đủ tiền, nhân lực và sự hiển thị cho dự án Nếu các nhà quản lý dự án cócam kết từ ban lãnh đạo cấp cao, họ cũng sẽ có tài nguyên đầy đủ và không bị phân tâmbởi các sự kiện không ảnh hưởng đến các dự án cụ thể của họ.
2 Các nhà quản lý dự án thường cần sự chấp thuận cho các nhu cầu dự án đặc biệt mộtcách kịp thời Ví dụ, trên các dự án công nghệ thông tin lớn, ban lãnh đạo cấp cao phảihiểu rằng các vấn đề không mong muốn có thể phát sinh từ tính chất của các sản phẩmđược sản xuất và kỹ năng cụ thể của những người trên nhóm dự án Ví dụ, nhóm có thểcần thêm phần cứng và phần mềm vào giữa chừng của dự án để kiểm tra đúng cách, hoặcnhà quản lý dự án có thể cần cung cấp các khoản thanh toán và lợi ích đặc biệt để thu hút
và giữ chân nhân viên chủ chốt của dự án Với cam kết từ ban lãnh đạo cấp cao, các nhàquản lý dự án có thể đáp ứng các nhu cầu cụ thể này một cách kịp thời
3 Các nhà quản lý dự án phải có sự hợp tác từ mọi người trong các phần khác của tổchức Vì hầu hết các dự án công nghệ thông tin cắt ngang qua các lĩnh vực chức năng, banlãnh đạo cấp cao phải giúp các nhà quản lý dự án giải quyết các vấn đề chính trị thườngxuyên nảy sinh trong những tình huống như vậy Nếu một số quản lý chức năng khôngphản ứnglại yêu cầu thông tin cần thiết từ các nhà quản lý dự án, ban lãnh đạo cấp caophải can thiệp để khuyến khích các quản lý chức năng hợp tác
4 Các nhà quản lý dự án thường cần một người để làm hướng dẫn và huấn luyện họ vềcác vấn đề lãnh đạo Nhiều nhà quản lý dự án công nghệ thông tin đến từ các vị trí kỹthuật và không có kinh nghiệm như làm quản lý Các quản lý cấp cao nên dành thời gian
để chia sẻ lời khuyên về cách trở thành những người lãnh đạo giỏi Họ nên khuyến khíchcác nhà quản lý dự án mới tham gia các lớp học để phát triển kỹ năng lãnh đạo và phân bổthời gian và kinh phí cho họ để làm điều này
Những nhà quản lý dự án công nghệ thông tin hoạt động tốt nhất trong một môi trường
mà ban lãnh đạo cấp cao đánh giá cao công nghệ thông tin Làm việc trong một tổ chứcđánh giá cao quản lý dự án tốt và đặt ra các tiêu chuẩn cho việc sử dụng nó cũng giúp cácnhà quản lý dự án thành công
Bài viết Quản lý Tốt Nhất
Một phần quan trọng của thực hành tốt liên quan đến quản trị công nghệ thông tin, nóđịnh rõ quyền lực và kiểm soát cho các hoạt động công nghệ thông tin chính trong tổchức, bao gồm cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, việc sử dụng công nghệ thông tin vàquản lý dự án (Thuật ngữ quản trị dự án cũng có thể được sử dụng để mô tả một phươngpháp đồng nhất để kiểm soát tất cả các loại dự án.) Viện Quản trị Công nghệ Thông tin(ITGI) đã được thành lập vào năm 1998 để thúc đẩy suy nghĩ và tiêu chuẩn quốc tế trongviệc chỉ đạo và kiểm soát việc sử dụng công nghệ của tổ chức Quản trị công nghệ thôngtin hiệu quả giúp đảm bảo rằng công nghệ thông tin hỗ trợ mục tiêu kinh doanh, tối đa
Trang 18hóa đầu tư vào công nghệ thông tin và định rõ các rủi ro và cơ hội liên quan đến côngnghệ thông tin.
Một cuốn sách năm 2004 của Peter Weill và Jeanne Ross có tên Quản trị Công nghệThông tin: Làm thế nào những người thực hiện hàng đầu quản lý quyền quyết định vềcông nghệ thông tin để đạt được kết quả xuất sắc bao gồm nghiên cứu chỉ ra rằng cácdoanh nghiệp có hệ thống quản trị công nghệ thông tin xuất sắc có lợi nhuận cao hơn 20%
so với các doanh nghiệp có quản trị kém (Xem trang web của ITGI www.itgi.org để biếtthêm thông tin, bao gồm nhiều nghiên cứu trường hợp và thực hành tốt trong lĩnh vựcnày.)
Thiếu hụt quản trị công nghệ thông tin có thể nguy hiểm, như đã được biểu hiện thôngqua ba dự án công nghệ thông tin nổi tiếng tại Úc là hệ thống quản lý mối quan hệ kháchhàng của Sydney Water, hệ thống quản lý học thuật của Royal Melbourne Institute ofTechnology và hệ thống thanh toán của One.Tel Các nhà nghiên cứu giải thích cách ba
dự án này đã làm hại cho các tổ chức của họ, chủ yếu là do sự thiếu hụt nghiêm trọng vềquản trị công nghệ thông tin, mà các tác giả đã đặt tên là "tình trạng không có ý thức quảntrị công nghệ thông tin của ban quản lý", tiêu đề của bài báo của họ
Tất cả ba dự án đều mắc phải từ việc quản trị công nghệ thông tin kém Ban lãnh đạo cấpcao trong tất cả ba tổ chức không đảm bảo rằng các biện pháp kiểm tra và cân nhắc cẩnthận đã được đưa ra để họ có thể theo dõi tiến trình của các dự án hoặc sự phù hợp và ảnhhưởng của các hệ thống mới đối với hoạt động kinh doanh của họ Quản trị đúng đắn, đặcbiệt là đối với các vấn đề tài chính, kiểm toán và quản lý hợp đồng, không được thể hiện
rõ Hơn nữa, kế hoạch và kiểm soát cấp dự án không được thực hiện hoặc không đủ vớikết quả là các báo cáo tình trạng dự án cho ban quản lý không chính xác và gây hiểu lầm
Sự Cần Thiết của Sự Cam Kết của Tổ Chức đối với Công Nghệ Thông Tin.
Một yếu tố khác ảnh hưởng đến sự thành công của các dự án công nghệ thông tin là sựcam kết của tổ chức đối với công nghệ thông tin nói chung Rất khó khăn cho một dự áncông nghệ thông tin lớn (hoặc nhỏ, trong tình huống đó) để thành công nếu chính tổ chức
đó không đánh giá cao công nghệ thông tin Nhiều công ty đã nhận ra rằng công nghệthông tin là một phần không thể thiếu của doanh nghiệp của họ và đã tạo ra một vị trí phótổng giám đốc hoặc tương đương cho trưởng phòng công nghệ thông tin, thường được gọi
là Giám đốc Thông tin (CIO) Một số công ty chỉ định những người từ các lĩnh vực khôngphải là công nghệ thông tin để làm việc toàn thời gian trên các dự án lớn để tăng sự thamgia từ người dùng cuối của các hệ thống Một số CEO thậm chí còn đảm nhận vai trò lãnhđạo mạnh mẽ trong việc khuyến khích việc sử dụng công nghệ thông tin trong tổ chức củahọ
Gartner, Inc., một công ty tư vấn công nghệ thông tin được tôn trọng, cung cấp giảithưởng cho các tổ chức về sự xuất sắc trong việc áp dụng các công nghệ khác nhau Ví
dụ, vào năm 2006, Gartner đã công bố các người chiến thắng của Giải thưởng Xuất sắc
Trang 19trong Quản lý Mối Quan hệ Khách hàng (CRM) lần thứ tám của mình BNSF Railwaynhận được giải thưởng trong hạng mục Xuất sắc trong CRM Doanh nghiệp vàUnitedHealth Group nhận giải thưởng trong hạng mục Xuất sắc trong Bán hàng, Tiếp thịhoặc Dịch vụ Khách hàng (Electronic Arts, một nhà sản xuất độc lập của trò chơi điện tử,
đã giành giải thưởng vào năm 2007.) Những người chiến thắng giải thưởng năm 2006 cónhững lời như sau:
Elizabeth Obermiller, giám đốc của hệ thống ERM cho BNSF Railway: Sự thành côngcủa chúng tôi được thúc đẩy bởi sự cam kết từ các nhà lãnh đạo cấp cao và các đội ngũđam mê và tài năng, người đã có thể triển khai một phương pháp được lên kế hoạch vàtheo giai đoạn với việc ứng dụng tiên tiến của phân tích để giám sát, đo lường và thúc đẩy
sự thành công
John Reinke, một phó tổng giám đốc của Uniprise, một nhóm của UnitedHealth Group:Chúng tôi rất vui mừng khi nhận được giải thưởng này cho sự hợp tác của chúng tôi vớieLoyalty để triển khai một ứng dụng công nghệ trung tâm cuộc gọi mới, tiên tiến gọi làBehavioral Analytics Công nghệ này cho phép chúng tôi tham gia vào các cuộc tròchuyện qua điện thoại sâu sắc, cá nhân hóa hơn với mỗi người tiêu dùng nói chuyện vớimột nhân viên chăm sóc khách hàng Người tiêu dùng trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏethường phải đối mặt với các vấn đề phức tạp và xúc động, và đây là một ví dụ tuyệt vờicho thấy công nghệ có thể giúp cải thiện trải nghiệm của họ
Nhu cầu về Tiêu Chuẩn Tổ Chức.
Một vấn đề khác trong hầu hết các tổ chức là thiếu các tiêu chuẩn hoặc hướng dẫn để tuânthủ có thể giúp thực hiện quản lý dự án Các tiêu chuẩn hoặc hướng dẫn này có thể đơngiản như cung cấp các mẫu hoặc biểu mẫu tiêu chuẩn cho các tài liệu dự án phổ biến, các
ví dụ về kế hoạch quản lý dự án tốt, hoặc hướng dẫn về cách mà quản lý dự án nên cungcấp thông tin tình hình cho cấp quản lý cao nhất Nội dung của một kế hoạch quản lý dự
án và cách cung cấp thông tin tình hình có vẻ như là kiến thức thông thường đối với cácnhà quản lý cấp cao, nhưng nhiều nhà quản lý dự án công nghệ thông tin mới chưa từngtạo ra kế hoạch hoặc đưa ra báo cáo tình hình không kỹ thuật Cấp quản lý cao nhất phảiủng hộ việc phát triển các tiêu chuẩn và hướng dẫn này và khuyến khích hoặc thậm chíbắt buộc việc sử dụng chúng Ví dụ, một tổ chức có thể yêu cầu tất cả thông tin dự ántiềm năng được trình bày theo một định dạng tiêu chuẩn để đưa ra quyết định quản lýdanh mục dự án Nếu một quản lý dự án không nộp một dự án tiềm năng theo đúng địnhdạng, dự án có thể bị từ chối
Như đã mô tả trong Chương 1, một số tổ chức đầu tư mạnh vào quản lý dự án bằng cáchtạo ra một văn phòng quản lý dự án hoặc trung tâm xuất sắc, một đơn vị tổ chức được tạo
ra để hỗ trợ các nhà quản lý dự án đạt được mục tiêu dự án và duy trì quản lý dự án.Rachel Hollstadt, người sáng lập và CEO của một công ty tư vấn quản lý dự án, đề xuấtrằng các tổ chức cân nhắc thêm một vị trí mới, một Giám đốc Dự Án Trưởng (CPO) Một
số tổ chức phát triển con đường nghề nghiệp cho các nhà quản lý dự án Một số yêu cầu
Trang 20rằng tất cả các nhà quản lý dự án đều có chứng chỉ Project Management Professional(PMP) và tất cả các nhân viên đều có một loại đào tạo quản lý dự án Việc triển khai tất cảcác tiêu chuẩn này thể hiện sự cam kết của tổ chức đối với quản lý dự án.
Các giai đoạn dự án và Vòng đời dự án.
Vì dự án hoạt động như một phần của một hệ thống và liên quan đến sự không chắc chắn,việc chia dự án thành một số giai đoạn là một thực hành tốt Một vòng đời dự án là một
bộ sưu tập các giai đoạn của dự án Một số tổ chức chỉ định một bộ vòng đời cho việc sửdụng trong tất cả các dự án của họ, trong khi các tổ chức khác tuân thủ các thực hành phổbiến trong ngành dựa trên các loại dự án liên quan Nói chung, vòng đời dự án xác địnhcông việc sẽ được thực hiện trong mỗi giai đoạn, những sản phẩm gì sẽ được tạo ra và khinào, ai tham gia trong mỗi giai đoạn, và cách quản lý sẽ kiểm soát và phê duyệt công việcđược thực hiện trong mỗi giai đoạn Một sản phẩm có thể là một sản phẩm hoặc dịch vụ,chẳng hạn như một báo cáo kỹ thuật, một buổi đào tạo, một mảnh phần cứng hoặc mộtphần của mã nguồn phần mềm, được sản xuất hoặc cung cấp như là một phần của dự án.(Xem Chương 5, Quản lý Phạm vi Dự án, để biết thông tin chi tiết về các sản phẩm cụthể.)
Trong các giai đoạn đầu của vòng đời dự án, nhu cầu tài nguyên thường thấp nhất và mức
độ không chắc chắn cao nhất Các bên liên quan của dự án có cơ hội lớn nhất để ảnhhưởng đến các đặc điểm cuối cùng của các sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả của dự ántrong các giai đoạn đầu của vòng đời dự án Việc thay đổi lớn trong một dự án trong cácgiai đoạn sau là tốn kém hơn nhiều Trong các giai đoạn giữa của vòng đời dự án, sự chắcchắn về việc hoàn thành một dự án tăng lên khi dự án tiếp tục, có nhiều thông tin hơn vềyêu cầu và mục tiêu của dự án, và thường cần nhiều tài nguyên hơn so với các giai đoạnban đầu hoặc cuối cùng Giai đoạn cuối cùng của một dự án tập trung vào việc đảm bảorằng các yêu cầu của dự án đã được đáp ứng và người tài trợ dự án phê duyệt việc hoànthành dự án
Các giai đoạn dự án thay đổi theo dự án hoặc ngành công nghiệp, nhưng một số giai đoạnchung trong quản lý dự án truyền thống thường được gọi là giai đoạn khái niệm, pháttriển, triển khai và kết thúc PMBOK Guide®, Phiên bản Thứ Tư gọi các giai đoạn này làbắt đầu dự án, tổ chức và chuẩn bị, thực hiện công việc dự án và hoàn thành dự án Nhữnggiai đoạn này không nên bị nhầm lẫn với các nhóm quy trình quản lý dự án bao gồm khởiđầu, lập kế hoạch, thực thi, giám sát và kiểm soát, và kết thúc, như đã mô tả trongChương 3 Hai giai đoạn dự án truyền thống đầu tiên (khái niệm và phát triển) tập trungvào lập kế hoạch và thường được gọi là khả thi dự án Hai giai đoạn cuối cùng (triển khai
và kết thúc) tập trung vào việc giao sản phẩm thực sự và thường được gọi là thực hiện dự
án Một dự án nên hoàn thành mỗi giai đoạn thành công trước khi chuyển sang giai đoạntiếp theo Phương phápvòng đời dự án này cung cấp sự kiểm soát quản lý tốt hơn và cácliên kết phù hợp với các hoạt động vận hành liên tục của tổ chức