Dự án công nghệ thông tin IT Project: Là một nỗ lực có cấu trúc để tạo ra hoặcthay đổi một hệ thống thông tin, ứng dụng phần mềm hoặc các sản phẩm, dịch vụliên quan đến công nghệ thông
CÁC TIẾN TRÌNH XỬ LÍ VÀ TỔ CHỨC DỰ ÁN
Giới thiệu các kiến thức cơ bản về tiến trình xử lí
Trong môn quản lý dự án công nghệ thông tin, có một số kiến thức cơ bản về các tiến trình xử lý mà người quản lý dự án cần phải hiểu để điều hành dự án một cách hiệu quả Dưới đây là một số kiến thức cơ bản về các tiến trình xử lý quan trọng:
Khởi đầu dự án (Project Initiation): Tiến trình này bao gồm xác định và phân tích nhu cầu và khả năng của dự án, xác định rõ ràng mục tiêu và phạm vi của dự án, và lập kế hoạch ban đầu cho việc triển khai dự án.
Lập kế hoạch dự án (Project Planning): Trong tiến trình này, người quản lý dự án phải xác định các hoạt động cụ thể cần thực hiện để đạt được mục tiêu của dự án, ước lượng tài nguyên, lập lịch trình và xác định rủi ro, cũng như lập kế hoạch quản lý chất lượng và quản lý rủi ro.
Thực thi dự án (Project Execution): Trong giai đoạn này, các hoạt động được thực hiện theo kế hoạch đã được lập, tài nguyên được sử dụng một cách hiệu quả và quản lý để đảm bảo tiến độ dự án đúng hạn và trong ngân sách.
Kiểm soát dự án (Project Monitoring and Control): Tiến trình này bao gồm theo dõi và đánh giá tiến trình dự án so với kế hoạch ban đầu, xử lý các vấn đề và thay đổi khi chúng phát sinh, và đảm bảo rằng dự án tiếp tục tiến triển theo hướng chính xác.
Đóng dự án (Project Closure): Trong giai đoạn này, dự án được đánh giá để đảm bảo rằng mọi mục tiêu đã được đạt được, các bên liên quan được thông báo về kết quả của dự án, và các tài liệu và kinh nghiệm học được thu thập và lưu trữ để sử dụng trong các dự án tương lai.
Các kiến thức cơ bản về các tiến trình xử lý này là quan trọng để người quản lý dự án có thể điều hành dự án một cách hiệu quả và đạt được kết quả mong muốn.
Các cách tổ chức dự án
Dự án xây dựng ứng dụng bán cà phê có thể được tổ chức theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào quy mô của dự án, ngân sách, yêu cầu cụ thể và tài nguyên có sẵn. Dưới đây là một số cách tổ chức phổ biến mà bạn có thể cân nhắc:
- Phương pháp theo chu trình nước (Waterfall): Phương pháp này phân chia dự án thành các giai đoạn tuyến tính như lập kế hoạch, phát triển, kiểm thử và triển khai. Mỗi giai đoạn được hoàn thành trước khi bước sang giai đoạn tiếp theo Thích hợp cho các dự án có yêu cầu rõ ràng và không thay đổi nhiều
- Phương pháp theo Agile: Agile tập trung vào việc làm việc một cách linh hoạt và phản hồi nhanh chóng Dự án được chia thành các phần nhỏ gọi là Sprint, mỗi Sprint kéo dài từ 1 đến 4 tuần Sản phẩm có thể được kiểm tra và điều chỉnh liên tục dựa trên phản hồi từ người dùng Thích hợp cho các dự án có yêu cầu biến động và khả năng thích ứng nhanh
- Phương pháp Hybrid: Kết hợp giữa Waterfall và Agile để tận dụng các lợi ích của cả hai phương pháp Các phần của dự án có thể được quản lý theo mô hình Waterfall trong khi các yếu tố khác có thể được xử lý theo phong cách Agile Thích hợp cho các dự án có sự phức tạp và yêu cầu linh hoạt
- Tổ chức theo công ty phát triển ứng dụng: Thuê một công ty phát triển ứng dụng chuyên nghiệp để xây dựng và triển khai ứng dụng Công ty phát triển sẽ quản lý mọi khía cạnh của dự án từ lập kế hoạch đến triển khai
- Tự xây dựng nhóm phát triển nội bộ: Xây dựng một nhóm phát triển trong công ty hoặc thuê các lập trình viên độc lập để làm việc trực tiếp với bạn Bạn sẽ có sự kiểm soát lớn hơn đối với dự án và quá trình phát triển
- Sử dụng dịch vụ phát triển ứng dụng trên nền tảng (App Development Platform): Sử dụng các dịch vụ như Firebase, AWS Amplify, hoặc Microsoft
Azure để xây dựng và triển khai ứng dụng một cách dễ dàng và nhanh chóng Cung cấp một số công cụ và tài nguyên để phát triển ứng dụng mà không cần phải xây dựng từ đầu.
LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN
Quá trình chuẩn bị ban đầu
Quá trình chuẩn bị ban đầu của dự án xây dựng phần mềm quản lý quán café FIT- Hau là giai đoạn quan trọng để xác định và lập kế hoạch cho các hoạt động sau này của dự án Dưới đây là các bước cụ thể trong quá trình chuẩn bị ban đầu.
Xác định yêu cầu và mục tiêu
- Xác định rõ ràng nhu cầu của người dùng (chủ quán, nhân viên, khách hàng).
- Xác định mục tiêu chính và mục tiêu phụ của dự án.
Xác định phạm vi dự án
- Xác định các chức năng cần thiết của phần mềm.
- Xác định ranh giới của dự án, bao gồm những gì được thực hiện và những gì không được thực hiện.
- Xác định các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến dự án.
- Đánh giá mức độ ảnh hưởng và khả năng xảy ra của từng rủi ro.
Xác định nguyên tắc quản lý dự án
- Lựa chọn phương pháp quản lý dự án phù hợp (ví dụ: Agile, Waterfall).
- Xác định các quy trình và thủ tục quản lý dự án.
Xác định ngân sách và lịch trình
- Dự trù chi phí phát triển, vận hành và bảo trì phần mềm.
- Lập kế hoạch thời gian hoàn thành dự án.
Xác định và liên kết với các bên liên quan
- Xác định các bên liên quan (chủ quán, nhân viên, nhà đầu tư, khách hàng).
- Xác định vai trò và trách nhiệm của từng bên liên quan.
- Lập kế hoạch giao tiếp và phối hợp với các bên liên quan.
Quá trình khởi tạo dự án
Phân tích yêu cầu (Requirements Analysis)
- Thu thập thông tin từ khách hàng về các yêu cầu cụ thể cho phần mềm.
- Xác định các chức năng cần thiết cho phần mềm quản lý quán cafe, bao gồm quản lý menu, đặt hàng, thanh toán, quản lý khách hàng, báo cáo, v.v.
- Phân tích các yêu cầu không chính xác hoặc mâu thuẫn, và đề xuất các giải pháp.
- Thiết kế cấu trúc tổ chức của phần mềm.
- Xây dựng các bản vẽ hoặc mô hình để minh họa giao diện người dùng và luồng làm việc.
- Lập kế hoạch cơ sở dữ liệu và thiết kế cơ sở dữ liệu phù hợp với yêu cầu của ứng dụng.
- Lập trình và triển khai mã nguồn phần mềm dựa trên thiết kế đã được xác định.
- Kiểm thử phần mềm để đảm bảo tính ổn định và hiệu suất.
- Tích hợp các chức năng và giao diện người dùng vào phần mềm.
- Thực hiện kiểm thử chức năng để đảm bảo rằng phần mềm hoạt động đúng theo các yêu cầu đã đặt ra.
- Kiểm tra tính bảo mật của hệ thống.
- Tiến hành kiểm thử chấp nhận từ phía khách hàng để xác nhận rằng phần mềm đáp ứng được các yêu cầu của họ.
- Triển khai phần mềm vào môi trường thực tế của quán cafe FIT-HAU.
- Đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm mới.
- Đảm bảo rằng các hệ thống hỗ trợ và hạ tầng phần cứng cần thiết đã được chuẩn bị cho việc triển khai.
Hỗ trợ và bảo trì
- Cung cấp hỗ trợ cho nhân viên quản lý quán cafe trong quá trình sử dụng phần mềm.
- Tiếp tục cải thiện và bảo trì phần mềm để đảm bảo tính ổn định và hiệu suất của hệ thống.
Quá trình lập kế hoạch
Công việc/hoạt động Thời gian thực hiện
Giai đoạn 1: Khảo sát dự án 29/01/2024 - 01/02/2024
Thu thập yêu cầu của khách hàng 29/01/2024
Khảo sát thị hiếu của người dùng vè hệ thống 31/01/2024
Xây dựng tài liệu đặc tả 01/02/2024
Giai đoạn 2: Phân tích và thiết kế hệ thống 02/02/2024 – 12/02/2024
Xác định mục tiêu, đối tượng sử dụng, chức năng, nền tảng của phần mềm 02/02/2024
Lập kế hoạch các bước xây dựng phần mềm 05/02/2024
Lâp kế hoạch phân bố vị trí nguồn lực 06/02/2024
Lập kế hoạch phân bố chi phí 06/02/2024
Thiết kế các mô hình tổng thể và hoạt động 07/02/2024
Thiết kế các module chức năng 08/02/2024
Giai đoạn 3: Lập trình phần mềm 14/02/2024 – 08/03/2024 Lập trình Front-end với các giao diện và chức năng trên 14/02/2024
Lập trình Back-end với các module chức năng cần có 23/02/2024
Tích hợp các chức năng vào phần mềm với các giao diện tương ứng 05/03/2024
Tối ưu phần mềm trên nền tảng thiết bị 08/03/2024
Giai đoạn 4: Chạy thử phần mềm 12/03/2024 – 27/03/2024
Lập kế hoạch kiểm thử phần mềm 12/03/2024
Kiểm thử tất cả giao diện, chức năng của phần mềm 13/03/2024
Chạy thử phần mềm trên nhiều nền tảng, thiết bị khác nhau 19/03/2024
Cho khách một bản phần mềm riêng để kiểm thử, sau đó nhận phản hổi từ khách 13/03/2024
Sửa lỗi, khắc phục sự cố và tối ưu 25/03/2024
Viết báo cáo hoàn thiện phần mềm 27/03/2024
Giai đoạn 5: Bàn giao sản phẩm 28/03/2024 – 08/04/2024
Phát triển định dạng phần mềm, tài liệu sử dụng phần mềm 28/03/2024
Bàn giao phầm mềm cho khách 01/04/2024
Cài đặt, hướng dẫn sử dụng và cung cấp tài liệu cho khách 02/04/2024
Thu thập phản hối từ khách hàng 03/08/2024
Bảo trì, nâng cấp hệ thống 08/04/2024
PHÂN RÃ CÔNG VIỆC VÀ ƯỚC LƯỢNG
Tóm tắt về quản lý phạm vi
Quản lý phạm vi cho dự án xây dựng phần mềm quản lý quán cafe FIT-HAU đòi hỏi một quá trình cẩn thận để xác định và điều chỉnh các công việc, nhiệm vụ và phạm vi của dự án Dưới đây là một tóm tắt về quản lý phạm vi cho dự án này:
Mục tiêu của dự án:
- Phần mềm quản lí giúp giảm thiểu rủi ro liên quan đến sai sót và mất mát dữ liệu, đồng thời cung cấp thông tin chính xác và đáng tin cậy cho các quyết định kinh doanh.
- Tối ưu hóa trải nghiệm của người dùng cuối
- Cung cấp giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng, phần mềm giúp người dùng dễ dàng truy cập
- Thực hiện các giao dịch một cách thuận tiện và nhanh chóng.
- Nâng cao khả năng thích ứng và mở rộng của hệ thống.
- cường tính đồng nhất và minh bạch trong quản lý dữ liệu Bằng cách tự động hóa quy trình
- Sản phẩm và phương pháp để hoàn thành dự án
Xác định yêu cầu hệ thống
- Khảo sát lập kế hoạch hệ thống
- Thực thi, triển khai vận hành hệ thống
Yêu cầu về phía người sử dụng:
- Sử dụng các kỹ thuật thu thập yêu cầu
+ Nghiên cứu các tài liệu
+ Phân tích thiết kế nhóm
- Giao diện đẹp, bắt mắt, các chức năng thuận tiện cho người sử dụng, cho người quản lý, đảm bảo tính đơn giản, nhưng vẫn đầy đủ chức năng do khách hàng đặt ra.
- Xây dựng giao diện sao cho thuận tiện cả trong vấn đề bảo trì sản phẩm.
- Các thông tin hiển thị chi tiết tránh rắc rối, khó hiểu.
- Giao sản phẩm đúng thời hạn cho khách hàng.
Yêu cầu về chức năng:
- Tính thuận tiện, hiệu quả cho người sử dụng và người quản trị
- Dễ dàng tùy chỉnh, sửa chữa, thay đổi các modul hoặc thêm modul nếu có yêu cầu thêm từ khách hàng.
- Đảm bảo về mặt hiệu năng của sản phẩm với các yêu cầu đặt ra
Các module yêu cầu cho phần mềm
- Quản lý thông tin đại lý
- Quản lý thông tin hợp đồng
- Quản trị hệ thống (admin)
Công việc ước lượng trong quản lý dự án
Giai đoạn 1: Khảo sát nhu cầu khách hàng
Nhiệm vụ Số ngày làm Ngày bắt đầu Ngày kết thúc
Thu thập yêu cầu khách hàng 2 Mon
29/01/2024 Tue 30/01/2024 Khảo sát thị yếu của người dùng 1 Wed 31/02/2024 Wed 31/02/2024 Xây dựng tài liệu đặc tả 1 Thu 01/02/2024 Thu 01/02/2024
Giai đoạn 2: Phân tích và thiết kế hệ thống
Nhiệm vụ Số ngày làm Ngày bắt đầu Ngày kết thúc
Xác định mục tiêu, đối tượng, chức năng, nền tảng của phần mềm
Lập kế hoạch dự án 3 Mon 05/02/2024 Wed 07/02/2024
Thiết kế các mô hình tổng thể 1 Wed 07/02/2024 Wed 07/02/2024
Thiết kế module chức năng 2 Thu 08/02/24 Fri 09/02/2024
Thiết kế giao diện 2 Mon 12/02/2024 Tue 13/02/2024
Giai đoạn 3: Lập trình phần mềm
Nhiệm vụ Số ngày làm Ngày bắt đầu Ngày kết thúc
Lập trình Front End 7 Wed 14/02/24 Thu 22/02/24
Lập trình Back End 7 Fri 23/02/24 Mon 04/03/2024
Tích hợp module với giao diện 3 Tue
05/03/2024 Thu 07/03/2024Tối ưu trên nhiều thiết bị 2 Fri 08/03/2024 Mon 11/03/2024
Giai đoạn 5: Bàn giao sản phẩm
Nhiệm vụ Số ngày làm Ngày bắt đầu Ngày kết thúc
Phát triển định dạng phần mềm, làm tài liệu hướng dẫn sử dụng 2 Thu
Bàn giao sản phẩm 1 Mon
Cài đặt, hướng dẫn sử dụng cho khách hàng 1 Tue
Thu thập phẩn hồi của khách hàng 3 Wed
Bảo trì, nâng cấp hệ thống 1 Mon
Phân tích tài chính và chi phí cho dự án
4.4.1 Khải quát, dự trù kinh phí
- Kinh phí: Dự kiến 170.000.000 VNĐ Trong đó bao gồm:
Tiền lương cho nguồn lực phát triển dự án : giao động từ 100.000.000 VNĐ
Nhiệm vụ Số ngày làm Ngày bắt đầu Ngày kết thúc
Lập kế hoạch kiểm thử 1 Tue
Kiểm thử Kiểm thử giao diện và chức năng 4 Wed
Kiểm thử phần mềm trên nhiều nền tảng, thiết bị
22/03/2024 Để khách hàng kiểm thử và tiếp nhận phản hồi 4 Wed
Sửa lỗi, khắc phục sự cố 2 Mon
Viết báo cáo hoàn thiện phần mềm 1 Wed
Các chi phí phát sinh trong quá trình phát triển phần mềm 30.000.000 VNĐ
4.4.2 Bảng phân bố khái quát chi phí nguồn lực
Tên nhân lực Lương cơ bản Ngoài giờ
Nguyễn Đức Thắng 20000000VNĐ/Tháng 1000000VND/giờ
Nguyễn Bảo Quốc 25000000VND/Tháng 1200000VND/giờ
Nguyễn Thành Trung 30000000VNĐ/Tháng 1500000VND/giờ
Hà Minh Hưng 20000000VNĐ/Tháng 1200000VND/giờ
Thiết bị Tiền vận hành
Chi phí phi nguyên vật liệu
Phần mềm thiết kế 2.000.000 VNĐ
Phần mềm lập trình 3.000.000 VNĐ
Phần mềm kiểm thử 2.000.000 VNĐ
4.4.3 Phân bố nguồn lực vào dự án
Tên công việc Nhân lực, nguồn lực và vật tư thực hiện
Thu thập yêu cầu của khách hàng Nguyễn Bảo Quốc ( Business Analyst )
Khảo sát thị hiếu của người dùng vè hệ thống Nguyễn Bảo Quốc ( Business Analyst ),PC 2
Xây dựng tài liệu đặc tả Nguyễn Bảo Quốc ( Business Analyst ),PC 2
Phân tích và thiết kế hệ thống Nền tảng [1],Phần mềm thiết kế[1],Server
Xác định mục tiêu, đối tượng sử dụng, chức năng, nền tảng của phần mềm
Nguyễn Đức Thắng ( Project Manager )
Lập kế hoạch các bước xây dựng phần mềm Nguyễn Đức Thắng ( Project Manager ),PC 1
Lâp kế hoạch phân bố vị trí nguồn lực Nguyễn Đức Thắng ( Project Manager ),PC 1
Lập kế hoạch phân bố chi phí Nguyễn Đức Thắng ( Project Manager ),PC 1
Thiết kế các mô hình tổng thể và hoạt động Hà Minh Hưng ( UI/UX Designer và Tester ) ,PC 4 Thiết kế các module chức năng Hà Minh Hưng ( UI/UX Designer và Tester ) ,PC 4 Thiết kế giao diện Hà Minh Hưng ( UI/UX Designer và Tester ) ,PC 4
Lập trình phần mềm Nền tảng [1],Phần mềm lập trình[1],Server
Lập trình Front-end với các giao diện và chức năng trên đó Nguyễn Thành Trung ( Developer ),PC 3
Lập trình Back-end với các module chức năng cần có Nguyễn Thành Trung ( Developer ),PC 4
Tích hợp các chức năng vào phần mềm với các giao diện tương ứng Nguyễn Thành Trung ( Developer ),PC 4
Tối ưu phần mềm trên nền tảng thiết bị Nguyễn Thành Trung ( Developer ),PC 4
Chạy thử phần mềm Nền tảng [1],Phần mềm kiểm thử[1]
Lập kế hoạch kiểm thử phần mềm Nguyễn Bảo Quốc ( Business Analyst ),PC 2
Kiểm thử tất cả giao diện, chức năng của phần mềm Hà Minh Hưng ( UI/UX Designer và Tester ) ,PC 4
Chạy thử phần mềm trên nhiều nền tảng, thiết bị khác nhau Hà Minh Hưng ( UI/UX Designer và Tester ) ,PC 4
Cho khách một bản phần mềm riêng để kiểm thử, sau đó nhận phản hổi từ khách
Nguyễn Bảo Quốc ( Business Analyst ),PC 2
Sửa lỗi, khắc phục sự cố và tối ưu Nguyễn Thành Trung ( Developer ),PC 3
Viết báo cáo hoàn thiện phần mềm Nguyễn Đức Thắng ( Project Manager )
Phát triển định dạng phần mềm, tài liệu sử dụng phần mềm
Nguyễn Bảo Quốc ( Business Analyst ),Nguyễn Đức Thắng ( Project Manager )
Bàn giao phầm mềm cho khách Nguyễn Đức Thắng ( Project Manager )
Cài đặt, hướng dẫn sử dụng và cung cấp tài liệu cho khách Nguyễn Thành Trung ( Developer )
Thu thập phản hối từ khách hàng Nguyễn Bảo Quốc ( Business Analyst )
Bảo trì, nâng cấp hệ thống Nguyễn Bảo Quốc ( Business Analyst )
4.4.4 Phân bố chi phí vào công việc
Hình 1: Phân bố chi phí vào công việc của nguồn lực
Hình 2: Phân bố chi phí vào công việc của thiết bị và vật tư
LẬP LỊCH THỰC HIỆN DỰ ÁN
Các kiến thức cơ bản về lập lịch
Lập lịch dự án là quá trình quan trọng trong quản lý dự án, đòi hỏi sự hiểu biết vững về các khái niệm và nguyên tắc cơ bản Dưới đây là một số kiến thức cơ bản về lập lịch dự án:
Thời gian dự án: Đây là thời gian dự kiến cần thiết để hoàn thành toàn bộ dự án, bao gồm cả các công việc cốt lõi và thời gian dành cho các công đoạn kiểm soát và đảm bảo chất lượng.
Công việc (Tasks): Các công việc là các hoạt động cụ thể cần được thực hiện để đạt được mục tiêu của dự án Mỗi công việc có thể có một thời gian cần thiết để hoàn thành.
Rủi ro và không chắc chắn: Trong lập lịch dự án, các rủi ro và mức độ không chắc chắn cần được xem xét Việc này có thể bao gồm việc dự đoán các biến động có thể xảy ra và cân nhắc các biện pháp phòng tránh.
Phụ thuộc công việc (Task Dependencies): Các công việc trong dự án có thể có mối quan hệ phụ thuộc vào nhau Điều này có thể là mối quan hệ logic (ví dụ: công việc
A phải hoàn thành trước khi công việc B bắt đầu) hoặc phụ thuộc vào tài nguyên (ví dụ: một nguồn lực chỉ có thể được sử dụng cho một công việc vào một thời điểm nhất định).
Các kỹ thuật lập lịch bao gồm sơ đồ mạng
Sơ đồ mạng là một công cụ quan trọng trong lập lịch dự án, giúp hiển thị mối quan hệ giữa các công việc và các hoạt động Dưới đây là một số kỹ thuật lập lịch bao gồm sơ đồ mạng:
Sơ đồ mạng PERT (Program Evaluation and Review Technique): PERT là một phương pháp lập lịch dự án dựa trên mạng, tập trung vào ước lượng thời gian cần thiết cho mỗi công việc và xác định con đường chính (critical path) trong dự án.
Sơ đồ mạng CPM (Critical Path Method): CPM là một phương pháp khác trong lập lịch dự án dựa trên mạng, tập trung vào xác định và quản lý con đường chính (critical path) trong dự án để đảm bảo thời gian hoàn thành dự án được tối ưu hóa.
Biểu đồ Gantt (Gantt Chart): Biểu đồ Gantt là một công cụ hiển thị thời gian hoàn thành của các công việc trong dự án dưới dạng biểu đồ thanh gạch ngang Đây là một cách hiệu quả để theo dõi tiến độ của dự án theo thời gian.
Các kỹ thuật nén
Trong quá trình lập lịch dự án, có thể xảy ra những thay đổi không mong muốn hoặc sự trễ trong thực hiện công việc Để đảm bảo dự án vẫn hoàn thành đúng thời hạn, các kỹ thuật nén thời gian được sử dụng để rút ngắn thời gian cần thiết cho các công việc hoặc con đường quan trọng trong dự án Dưới đây là một số kỹ thuật nén thời gian phổ biến:
Fast Tracking: Kỹ thuật này liên quan đến việc thực hiện các công việc đồng thời thay vì tuân theo trình tự tuyến tính Điều này có thể giúp rút ngắn thời gian cần thiết cho dự án, nhưng cũng có thể tăng nguy cơ và đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ hơn.
Crashing: Crashing là quá trình tăng cường tài nguyên (như nhân lực hoặc vật liệu) cho các công việc hoặc con đường quan trọng để rút ngắn thời gian thực hiện Điều này thường đi kèm với tăng chi phí để thuê thêm tài nguyên hoặc sử dụng tài nguyên hiện có hiệu quả hơn.
Resource Leveling: Kỹ thuật này nhằm mục đích phân phối tài nguyên một cách cân đối trong thời gian để giảm thiểu sự lệch lạc giữa nguồn lực và nhu cầu Việc làm này giúp tránh tình trạng quá tải hoặc thiếu hụt tài nguyên trong dự án.
Overtime: Sử dụng lao động làm thêm giờ là một cách để tăng nhanh thời gian hoàn thành dự án Tuy nhiên, điều này có thể gây ra sự mệt mỏi và giảm hiệu suất làm việc của nhân viên.
Các kỹ thuật nén thời gian thường được sử dụng khi dự án đối diện với áp lực thời gian hoặc khi cần phải thích nghi với thay đổi trong điều kiện dự án Tuy nhiên, việc sử dụng các kỹ thuật này cần được cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo rằng chất lượng và hiệu suất của dự án không bị ảnh hưởng đáng kể.
QUẢN LÝ RỦI RO VÀ NHỮNG THAY ĐỔI
Quản lý rủi ro
Công việc Rủi ro có thể gặp
Thu thập yêu cầu của khách hàng Không gặp được khách hàng
Khảo sát thị hiếu của người dùng vè hệ thống Không thu được kết quả
Xây dựng tài liệu đặc tả Kết quả tài liệu đặc tả không chính xác
Xác định mục tiêu, đối tượng sử dụng, chức năng, nền tảng của phần mềm Khách hàng thay đổi yêu cầu
Lập kế hoạch các bước xây dựng phần mềm
Vấn đề về nhân lực thực hiện ( Vấn đề kỹ năng, mâu thuẫn giữa các thành viên )
Lâp kế hoạch phân bố vị trí nguồn lực Phân bố sai nguồn lực ( thiếu, thừa, không đúng vị trí cho nguồn lực Lập kế hoạch phân bố chi phí Ước chừng, tính toán, phân bố sai chi phí
Thiết kế các mô hình tổng thể và hoạt động Khách hàng thay đổi yêu cầu
Thiết kế các module chức năng Thiết kế sai các chức năng
Thiết kế giao diện Vi phạm bản quyền
Lập trình Front-end với các giao diện và chức năng trên đó
Sai sót kỹ thuật lập trình ( sai cấu trúc, thiếu chức năng )
Lập trình Back-end với các module chức năng cần có
Sai sót kỹ thuật lập trình ( sai cấu trúc, thiếu chức năng )
Tích hợp các chức năng vào phần mềm với các giao diện tương ứng
Sai sót kỹ thuật lập trình ( tích hợp sai, thiếu chức năng )
Tối ưu phần mềm trên nền tảng thiết bị Rủi ro về kỹ thuật ( gây lỗi phần mềm, lộ thông tin, bị đánh cắp ) Lập kế hoạch kiểm thử phần mềm Giai đoạn lập trình gặp nhiều vấn đề dẫn ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch
Kiểm thử tất cả giao diện, chức năng của phần mềm
Vấn đề về nhân lực thực hiện ( Vấn đề kỹ năng, mâu thuẫn giữa các thành viên )
Chạy thử phần mềm trên nhiều nền tảng, thiết bị khác nhau Rủi ro về tính bảo mật của chương trình
Cho khách một bản phần mềm riêng để kiểm thử, sau đó nhận phản hổi từ khách
Nguy cơ lộ thông tin, tranh chấp hợp đồng dự án
Sửa lỗi, khắc phục sự cố và tối ưu Vấn đề về nhân lực thực hiện ( Vấn đề kỹ năng, mâu thuẫn giữa các thành viên ) Viết báo cáo hoàn thiện phần mềm Thông tin cho báo cáo không đầy đủ
Phát triển định dạng phần mềm, tài liệu sử dụng phần mềm Thiếu hụt kinh phí
Bàn giao phầm mềm cho khách Khách hàng bùng hợp đồng
Cài đặt, hướng dẫn sử dụng và cung cấp tài liệu cho khách
Thiết bị, nền tảng thay đổi, trở nên không phù hợp
6.2.1 Mức đánh giá rủi ro
Màu xanh: Giá trị rủi ro thấp
Màu cam: Giá trị rủi ro trung bình
Màu đỏ: Giá trị rủi ro cao
Màu tím : Giá trị rủi ro cực cao Đánh giá định tính Đánh giá định lượng Mô tả
Rất cao > 80% Ảnh hưởng nghiêm trọng tới dự án, gây ra tổn thất lớn về tài chính và uy tín.
Cao 61 - 80% Ảnh hưởng lớn tới dự án, có thể khiến dự án bị hủy bỏ hoặc thất bại.
Trung bình 21 - 60 % Ảnh hưởng đáng kể tới dự án, gây chậm trễ hoặc tăng chi phí đáng kể.
Thấp 0-20 % Ảnh hưởng nhỏ tới dự án, có thể khắc phục dễ dàng.
Tên rủi ro Xác suát xảy ra
Không gặp được khách hàng Rất thấp Rất cao Thấp
Không thu được kết quả Trung bình Trung Thấp
Tài liệu đặc tả không chính xác Trung bình Rất cao Trung bình
Khách hàng thay đổi yêu cầu Cao Rất cao Rất cao
Vấn đề về nhân lực thực hiện (Vấn đề kỹ năng, mâu thuẫn giữa các thành viên) Cao Cao Cao
Phân bố sai nguồn lực (thiếu, thừa, không đúng vị trí cho nguồn lực) Cao Cao Cao Ước chừng, tính toán, phân bố sai chi phí Trung bình Cao Trung bình
Khách hàng thay đổi yêu cầu Trung bình Cao Trung bình
Thiết kế sai các chức năng Rất thấp Rất cao Thấp
Vi phạm bản quyền Trung bình Rất cao Trung bình
Sai sót kỹ thuật lập trình (sai cấu trúc, thiếu chức năng) Cao Thấp Trung binh
Sai sót kỹ thuật lập trình (sai cấu trúc, thiếu chức năng) Trung bình Cao Trung bình
Sai sót kỹ thuật lập trình (tích hợp sai, thiếu chức năng) Trung bình Cao Trung bình
Rủi ro về kỹ thuật (gây lỗi phần mềm, lộ thông tin, bị đánh cắp ) Cao Trung bình Trung bình
Giai đoạn lập trình gặp nhiều vấn đề dẫn ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch Cao Cao Cao
Vấn đề về nhân lực thực hiện (Vấn đề kỹ năng, mâu thuẫn giữa các thành viên) Cao Thấp Trung bình
Rủi ro về tính bảo mật của chương trình Trung bình Trung bình Trung bình
Nguy cơ lộ thông tin, tranh chấp hợp đồng dự án Rất cao Cao Rất cao
Vấn đề về nhân lực thực hiện (Vấn đề kỹ năng, mâu thuẫn giữa các thành viên) Trung bình Trung bình Trung bìnhThông tin cho báo cáo không đầy đủ Rất thấp Rất cao Thấp
Thiếu hụt kinh phí Thấp Trung bình Thấp
Khách hàng bùng hợp đồng Rất thấp Rất cao Thấp
Thiết bị, nền tảng thay đổi, trở nên không phù hợp Trung bình Cao Trung bình
Khách hàng hủy hợp đồng, yêu cầu hoàn trả dự án Thấp Rất cao Trung bình
Sai sót kỹ thuật lập trình (lỗi, hỏng phần mềm) Rất cao Thấp Trung bình
Biên pháp quản trị rủi ro
6.3.1 Biện pháp trên lý thuyết
Dùng “đường đi khác” để né tránh rủi ro, đường đi mới có thể không có rủi ro, có rủi ro nhẹ hơn, hoăc chi phí đối phó rủi ro thấp hơn Chẳng hạn:
+ Thay đổi phương pháp, công cụ thực hiện, thay đổi con người
+ Thương lượng với khách hàng (hoăc nội bộ) để thay đổi mục tiêu
Giam thiểu rủi ro bằng cách chia sẻ tác hại khi chúng xảy ra Chẳng hạn:
+ Đề nghị với khách hàng chấp nhận và chia sẻ rủi ro (tăng thời gian, chi phí ). + Báo cáo ban lãnh đạo để chấp nhận tác động và chi phí đối phó rủi ro.
Thực thi các biện pháp để giam thiểu kha năng xay ra rủi ro hoăc giamthiểutácđộng và chi phí khắc phục rủi ro nếu nó xay ra.
+ Cảnh báo và triệt tiêu các yếu tố làm cho rủi ro xuất hiện.
+ Điều chỉnh các yếu tố có liên quan theo dây chuyền để rủi ro xay ra sẽ ít có tác động.
- Chấp nhận Đành chấp nhận “sống chung” với rủi ro trong trường hợp chi phí loại bo, phòng tránh, làm nhẹ rủi ro quá lớn (lớn hơn chi phí khắc phục tác hại), hoăc tác hại của rủi ro nếu xay ra là nhỏ hay cực kỳ thấp
Kế hoạch đối phó có thể là:
+ Thu thập hoăc mua thông tin để có kế hoạch kiểm soát tốt hơn.
+ Lập kế hoạch khắc phục tác hại khi rủi ro xay ra.
Hình 3: Các chiến lược đối phó rủi ro
6.3.2 Bảng phân tích biện pháp và phương pháp
Chấp nhận rủi ro Các rủi ro có thể xảy ra
Thu thập yêu cầu của khách hàng
Thống nhất thời gian cho cuộc trao đổi với khách
Không thu được kết quả
Tài liệu đặc tả không chính xác
Khách hàng thay đổi yêu cầu
Chốt với khách trên hợp đồng có tính pháp luật
Vấn đề về nhân lực thực hiện ( Vấn đề kỹ năng, mâu thuẫn giữa các thành viên ) Đào tạo nhân lực, tuyển nhân lực chất lượng cao
Phân bố sai nguồn lực ( thiếu, thừa, không đúng vị trí cho nguồn lực )
Nhận tư vấn của chuyên gia Ước chừng, tính toán, phân bố sai chi phí
Nhận tư vấn của chuyên gia
Khách hàng thay đổi yêu cầu
Chốt với khách trên hợp đồng
Thiết kế sai các chức năng Đào tạo nhân lực, tuyển nhân lực chất lượng cao
Vi phạm bản quyền Liên hệ mua bản quyền
Sai sót kỹ thuật lập trình (sai cấu trúc, thiếu chức năng) Đào tạo nhân lực, tuyển nhân lực chất lượng cao
Giai đoạn lập trình gặp nhiều vấn đề dẫn ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch
Thuê lập trình viên ngoài lập trình thêm
Rủi ro về tính bảo mật của chương trình
Sử dụng các nền tảng uy tín có tính pháp lý cao
Nguy cơ lộ thông tin, tranh chấp hợp đồng dự án
Thông tin cho báo cáo không đầy đủ
Yêu cầu tất cả thực hiện hoàn thánh báo cáo công việc
Thiếu hụt kinh phí Dự trù kinh phí
Khách hàng bùng hợp đồng
Chốt với khách trên hợp đồng có tính pháp luật
Thiết bị, nền tảng thay đổi, trở nên không phù hợp
Liên hệ trước với khách về vấn đề này
Khách hàng hủy hợp đồng, yêu cầu hoàn trả dự án
CHƯƠNG 7: QUẢN LÝ TÀI NGUYÊN CON NGƯỜI
Các vị trí trong nhóm thực hiện dự án
Quản tri viên dự án
- Tiếp nhận và làm việc với các đối tượng liên quan để định nghĩa dự án
- Dự tru nguồn nhân lực để thực hiện dự án
- Lập nên kế hoạch, lịch trình, tìm ra các phương án để giai quyếtdự án và dự thao ngân sách, các hoạt động với đội ngũbanđầu
- Phân bổ công việc cho các thành viên trong đội
- Giám sát, kiểm tra tiến trình công việc cũng như chất lượngcông việc
- Đưa ra những sự thay đổi về phạm vi của dự án
- Có khả năng giao tiếp tốt, truyền đạt thông tin hiệu quả, biết tạo động lực và khuyến khích mọi người trong đội làm việc
- Có khả năng lãnh đạo, có nhiều kinh nghiệm trong việc quản lýdự án, nhân sự. Khả năng làm việc nhóm tốt
- Thành thạo một số ngôn ngữ lập trình Có kiến thức chuyên về cơ sở dữ liệu, hiểu biết về xây dựng hệ thống thông tin
Người phân tích nghiệp vụ, kinh doanh và truyền thông
- Trực tiếp làm việc với khách hàng, lấy yêu cầu, nghiệp vụ của khách hàng để xây dựng hệ thống
- Trao đổi với giám đốc dự án và giám đốc chức năng để định nghĩa dự án và vạch ra phương hướng giai quyết chi tiết cho dự án
- Đam bảo các chức năng được xây dựng đúng theo yêu cầu của khách hàng
- Liên tục giao tiếp với khách hàng để đảm bảo tiến trình, chất lượng công việc
- Nếu có sự thay đổi trong yêu cầu của khách hàng nhanh chóng liên hệ với giám đôc dự án và giám đốc chức năng để giải quyết
- Có khả năng giao tiếp tốt
- Có kiến thức về nghiệp vụ của dự án, biết cách lấy các yêu cầu quan trọng của khách hàng về dự án
- Có kiến thức về lập trình và xây dựng hệ thống
Người thiết kế giao diện
- Trao đổi với người phân tích nghiệp vụ để hiểu về yêu cầu cụ thể của dự án và khách hàng
- Từ những yêu cầu về dự án sẽ thiết kế giao diện phu hợp với dự án, yêu cầu của khách hàng
- Đưa ra lời khuyên, nhận xét, phương hướng phu hợp về giao diện cho các bộ phận xây dựng và phát triển có quyết định hợp lý nhất
- Đưa ra mẫu giao diện phù hợp với yêu cầu của dự án và khách hàng
- Trao đổi với bộ phận xây dựng và phát triển về số liệu cụ thể, kích thước của ban thiết kế
- Sáng tạo, thẩm mỹ tốt
- Khả năng diễn đạt tốt, truyền lại ý của ban thân cho các bộ phận dễ dàng hiểu và xây dựng
- Có kỹ năng về photoshop và đồ họa tốt.
- Tiếp nhận công việc từ cấp trên và thực hiện
- Lập trình các chức năng của dự án theo đúng kế hoạch và yêu cầu của khách hàng
- Trao đổi với các thành viên trong nhóm để xây dựng phần mềm
- Báo cáo tiến độ công việc lại cho cấp trên mỗi ngày
- Có kiến thức về lập trình
- Có kha năng lắng nghe, tiếp thu tốt
- Chăm chỉ với công việc, có trách nhiệm với công việc mà mình làm
- Kiểm thử phần mềm: Tester chịu trách nhiệm kiểm tra phần mềm để đảm bảo nó hoạt động theo yêu cầu, không có lỗi và đáp ứng nhu cầu của người dùng.
- Xác định và báo cáo lỗi: Tester cần xác định các lỗi trong phần mềm, ghi lại chi tiết lỗi và báo cáo cho nhóm phát triển để sửa lỗi.
- Viết kịch bản kiểm thử: Tester cần viết kịch bản kiểm thử để kiểm tra các chức năng khác nhau của phần mềm.
- Thực hiện các đợt kiểm thử: Tester cần thực hiện các đợt kiểm thử theo kịch bản đã viết và ghi lại kết quả.
- Phối hợp với nhóm phát triển: Tester cần phối hợp chặt chẽ với nhóm phát triển để đảm bảo phần mềm được sửa lỗi và đáp ứng yêu cầu.
- Kiến thức kỹ thuật: Tester cần có kiến thức về phần mềm, hệ điều hành và ngôn ngữ lập trình.
- Kỹ năng phân tích: Tester cần có khả năng phân tích các yêu cầu và xác định các lỗi tiềm ẩn.
- Kỹ năng giao tiếp: Tester cần có khả năng giao tiếp hiệu quả với nhóm phát triển và người dùng.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Tester cần có khả năng giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình kiểm thử.
- Kỹ năng làm việc nhóm: Tester cần có khả năng làm việc nhóm hiệu quả
Cấu trúc các nhóm dự án
STT Vị trí Trách nhiệm Thành viên
1 Quản trị viên dự án
Quản lý toàn bộ hoạt động của dự án Đảm bảo tiến độ, chất lượng trong suốt quá trình thực hiện dự án
Người phân tích nghiệp vụ kinh doanh và truyền thông
Thu thập yêu cầu nghiệp vụ từ khách hàng, đam bao trao đổi thông tin trong đội với khách hàng
4 Người thiết kế giao diện, Kiểm thử viên
Thiết kế hệ thống Kiểm thử phần mềm
5 Lập trình viên Lập trình, cài đăt các module phần mềm
Sửa lỗi và khắc phục phần mềm
Phát triển nhóm làm việc cho dự án
Mã NV Họ và tên nguồn lực
Vai trò Dự trù tiền Thực tế
4 Hà Minh Hưng UI/UX Designer, tester
Phương pháp lãnh đạo
- Lập kế hoạch rõ ràng
Xác định mục tiêu dự án cụ thể, đo lường được, khả thi, liên quan và có thời hạn (SMART).
Chia nhỏ dự án thành các nhiệm vụ nhỏ hơn với thời hạn rõ ràng.
Phân công nhiệm vụ cho các thành viên nhóm dựa trên năng lực và sở thích của họ.
Lập kế hoạch dự phòng cho các rủi ro tiềm ẩn.
Truyền đạt mục tiêu và kỳ vọng của dự án cho các thành viên nhóm một cách rõ ràng.
Tổ chức các buổi họp thường xuyên để cập nhật tiến độ, giải quyết vấn đề và trao đổi thông tin.
Cung cấp phản hồi tích cực và mang tính xây dựng cho các thành viên nhóm.
Khuyến khích giao tiếp cởi mở và trung thực giữa các thành viên nhóm.
- Tạo động lực cho nhóm
Khen thưởng và ghi nhận thành tích của các thành viên nhóm.
Tạo cơ hội cho các thành viên nhóm học hỏi và phát triển kỹ năng.
Xây dựng môi trường làm việc tích cực và hợp tác.
Trao quyền cho các thành viên nhóm và tin tưởng vào khả năng của họ.
Xác định nguyên nhân của xung đột một cách khách quan.
Lắng nghe ý kiến của các bên liên quan một cách cởi mở.
Tìm kiếm giải pháp chung có lợi cho tất cả các bên liên quan.
Duy trì thái độ bình tĩnh và chuyên nghiệp trong khi giải quyết xung đột.
- Theo dõi và đánh giá
Theo dõi tiến độ dự án và đánh giá hiệu quả hoạt động của nhóm.
Xác định các vấn đề tiềm ẩn và thực hiện các biện pháp khắc phục kịp thời.
Cập nhật kế hoạch dự án khi cần thiết.
Đánh giá kết quả dự án và rút kinh nghiệm cho các dự án sau.
- Ngoài những phương pháp trên, một nhà lãnh đạo nhóm hiệu quả cần sở hữu những phẩm chất sau:
Kỹ năng giao tiếp tốt: Khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, súc tích và dễ hiểu.
Kỹ năng giải quyết vấn đề: Khả năng xác định, phân tích và giải quyết các vấn đề hiệu quả.
Kỹ năng ra quyết định: Khả năng đưa ra quyết định sáng suốt và kịp thời.
Kỹ năng lãnh đạo: Khả năng truyền cảm hứng, tạo động lực và dẫn dắt nhóm đạt được mục tiêu chung.
QUẢN LÝ GIAO TIẾP VÀ KIỂM SOÁT DỰ ÁN
Giao tiếp trong Kiểm soát dự án
Giao tiếp trong quản lý dự án là một yếu tố quan trọng để đảm bảo rằng thông tin được truyền đạt một cách hiệu quả giữa các bên liên quan và nhóm làm việc Đặc biệt, trong quá trình kiểm soát dự án, giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong việc thông báo về tiến trình, tình hình thực hiện, và các vấn đề đang diễn ra Ví dụ cách giao tiếp trong dự án với đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý quán café FIT - HAU”:
Xác định đối tượng giao tiếp
Xác định và đánh giá các bên liên quan trực tiếp và gián tiếp đến dự án quản lý quán cafe FIT - HAU, bao gồm các nhân viên, khách hàng, đối tác, cũng như các bộ phận liên quan trong tổ chức.
Thiết lập kế hoạch giao tiếp
Phát triển kế hoạch giao tiếp chi tiết, bao gồm các phương tiện và kênh thông tin phù hợp để truyền đạt thông điệp.
Xác định lịch trình giao tiếp và tần suất cần thiết.
Tạo và chia sẻ báo cáo tiến trình
- Tạo và phân phối các báo cáo tiến trình đến các bên liên quan để thông báo về tình hình dự án, tiến độ công việc, cũng như các vấn đề hoặc rủi ro có thể phát sinh
Xử lý vấn đề và rủi ro qua giao tiếp
Sử dụng giao tiếp hiệu quả để xử lý và giải quyết các vấn đề, tranh chấp, hay rủi ro xuất hiện trong quá trình thực hiện dự án.
Xác định các giải pháp và thông báo chúng đến các bên liên quan để tìm ra các phương án tốt nhất.
Tạo môi trường tích cực trong giao tiếp
Xây dựng một môi trường giao tiếp tích cực bằng cách thúc đẩy sự trung thực, tôn trọng và sự hỗ trợ giữa các thành viên trong dự án.
Khuyến khích sự hợp tác và giao tiếp mở cửa để giải quyết các vấn đề và đạt được mục tiêu dự án.
Theo dõi và đánh giá giao tiếp
Xây dựng một môi trường giao tiếp tích cực bằng cách thúc đẩy sự trung thực, tôn trọng và sự hỗ trợ giữa các thành viên trong dự án.
Khuyến khích sự hợp tác và giao tiếp mở cửa để giải quyết các vấn đề và đạt được mục tiêu dự án.
Phân tích các giá trị thu được
- Tăng hiểu biết và sự đồng thuận:
Giao tiếp hiệu quả giúp tất cả các bên liên quan hiểu rõ về mục tiêu, kế hoạch và tiến độ của dự án Sự hiểu biết này tạo ra sự đồng thuận giữa các thành viên trong dự án, giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực và tập trung vào mục tiêu chung.
- Giảm xung đột và rủi ro:
Giao tiếp chính là công cụ chính để giải quyết xung đột và rủi ro Bằng cách nắm bắt và giải quyết các vấn đề ngay từ khi chúng xuất hiện thông qua giao tiếp hiệu quả, dự án có thể giảm thiểu tác động tiêu cực và tiến triển một cách mạnh mẽ hơn.
- Tăng cường sự hợp tác và cam kết:
Giao tiếp tốt tạo ra một môi trường làm việc hợp tác và tương tác tích cực giữa các thành viên trong dự án Điều này tạo ra sự cam kết cao hơn từ phía nhân viên và đội ngũ dự án, giúp họ làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu chung.
- Nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ:
Giao tiếp hiệu quả giúp đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ yêu cầu của khách hàng và mong muốn của họ Kết quả là, dự án có thể cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng được nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất, tăng cường lòng trung thành từ phía khách hàng và tăng doanh thu.
- Tăng cường uy tín và hình ảnh của dự án:
Giao tiếp đúng đắn và hiệu quả giúp tạo ra một hình ảnh tích cực về dự án và tổ chức Điều này có thể tăng cường uy tín và hình ảnh của dự án FIT-HAU trong cộng đồng kinh doanh và khách hàng tiềm năng.
- Tối ưu hóa hiệu suất và tài nguyên:
Giao tiếp hiệu quả giúp đảm bảo rằng tất cả các tài nguyên và nhân lực đều được sử dụng một cách hiệu quả nhất trong dự án Điều này có thể giúp tối ưu hóa hiệu suất và giảm thiểu lãng phí, tăng lợi nhuận và hiệu quả toàn bộ của dự án.
QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN VÀ KẾT THÚC DỰ ÁN
Quản lý chất lượng dự án
Quản lý chất lượng trong dự án quán cafe FIT-HAU đòi hỏi sự chú ý đặc biệt để đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng đáp ứng được các tiêu chuẩn chất lượng và sự hài lòng của khách hàng Dưới đây là một số bước và phương pháp quản lý chất lượng mà bạn có thể thực hiện trong dự án này:
- Xác định yêu cầu chất lượng: Xác định và hiểu rõ yêu cầu về chất lượng từ phía khách hàng, cũng như các tiêu chuẩn và quy định liên quan đến ngành dịch vụ quán cafe.
- Thiết lập kế hoạch quản lý chất lượng: Phát triển kế hoạch quản lý chất lượng chi tiết, bao gồm các hoạt động kiểm tra, đánh giá chất lượng, và cách thức giải quyết các vấn đề liên quan đến chất lượng.
- Tiến hành kiểm tra chất lượng: Thực hiện các hoạt động kiểm tra và kiểm định chất lượng từng giai đoạn của dự án, từ việc lập kế hoạch đến triển khai và vận hành.
- Đảm bảo tuân thủ quy trình: Đảm bảo rằng tất cả các quy trình và tiêu chuẩn được thiết lập đều được tuân thủ một cách nghiêm ngặt bởi tất cả các thành viên trong dự án.
- Giải quyết non-conformance: Xử lý các trường hợp không tuân thủ quy trình hoặc không đạt được tiêu chuẩn chất lượng thông qua việc xác định, phân tích nguyên nhân và triển khai các biện pháp khắc phục.
- Thu thập phản hồi từ khách hàng: Thu thập phản hồi từ khách hàng về chất lượng sản phẩm/dịch vụ để cải thiện và điều chỉnh các quy trình và sản phẩm/dịch vụ tương lai.
- Liên tục cải tiến: Liên tục cải tiến quy trình và sản phẩm/dịch vụ dựa trên phản hồi từ khách hàng và kết quả của các hoạt động quản lý chất lượng.
- Đào tạo và phát triển nhân viên: Đảm bảo rằng tất cả các nhân viên đều được đào tạo và có kiến thức về quy trình quản lý chất lượng và cách thức thực hiện công việc của họ một cách chính xác và hiệu quả.
Kết thúc dự án
Khi kết thúc dự án quản lý quán cafe FIT-HAU, các bước dưới đây có thể được thực hiện để đảm bảo rằng dự án được hoàn thành một cách mạnh mẽ và hiệu quả:
- Xác nhận việc hoàn thành dự án: Đánh giá và xác nhận rằng tất cả các mục tiêu đã được đạt được và tất cả các yêu cầu của dự án đã được thực hiện đầy đủ.
- Lập bản báo cáo kết quả: Tạo bản báo cáo tổng kết dự án, bao gồm mô tả về kết quả đạt được, bài học học được và các thống kê về tiến độ, ngân sách và chất lượng.
- Thu hồi tài nguyên: Thu hồi tất cả các tài nguyên (nhân lực, vật liệu, thiết bị) mà dự án đã sử dụng để chúng có thể được sử dụng cho các dự án khác hoặc trả lại cho các bộ phận hoặc nhà cung cấp tương ứng.
- Phân phối giấy tờ và thông tin: Phân phối bản báo cáo tổng kết và các tài liệu khác liên quan đến dự án cho các bên liên quan, bao gồm các bộ phận nội bộ, khách hàng và đối tác.
- Tổ chức buổi họp kết thúc dự án: Tổ chức một buổi họp kết thúc dự án để thảo luận về kết quả của dự án, nhận xét về hiệu suất và các điểm học được, và để tôn vinh công lao của các thành viên dự án.
- Thu thập phản hồi: Thu thập phản hồi từ các bên liên quan để đánh giá hiệu suất của dự án và cải thiện quy trình trong tương lai.
- Lập và lưu trữ tài liệu: Lập và lưu trữ tất cả các tài liệu và thông tin liên quan đến dự án, bao gồm bản báo cáo tổng kết, tài liệu học và tài liệu hướng dẫn, để sử dụng cho các dự án tương lai hoặc cho mục đích kiểm tra.
- Chấm dứt hợp đồng: Nếu có hợp đồng hoặc thỏa thuận nào liên quan đến dự án,chấm dứt và hoàn tất tất cả các cam kết và nghĩa vụ hợp đồng.
CÔNG CỤ QUẢN LÝ DỰ ÁN
Giới thiệu vê Microsoft Project
Microsoft Project là phần mềm quản lý dự án được phát hành bởi Microsoft Đây là phần mềm giúp quản lý mọi thành phần của một dự án như lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực, quản lý ngân sách, theo dõi hiệu suất, giám sát tiến độ, phân tích khối lượng công việc và đánh giá kết quả hoàn thành.
Mặc dù cũng là một phần mềm tin học văn phòng của chính Microsoft nhưng cũng giống với một phần mềm khác là Microsoft Visio, Microsoft Project không được bán kèm với bộ Office (bao gồm Word, Excel, PowerPoint, )
Microsoft Project được phát hành phiên bản đầu tiên vào năm 1984, bởi một công ty lúc đó đang làm việc cho hãng Microsoft chạy trên hệ điều hành DOS Sau đó, Microsoft đã mua lại toàn bộ bản quyền của phần mềm này, tiếp tục phát triển, hoàn thiện các tính năng và cho ra mắt phiên bản thứ 2 vào năm 1985 Vào năm 1990, phiên bản đầu tiên củaMicrosoft Project dành cho hệ điều hành Windows ra đời và được đặt tên là Version 1 forWindows. Đến nay, Microsoft Project đã trở thành phần mềm quản lý dự án được ưa chuộng và sử dụng phổ biến bởi các doanh nghiệp với các tính năng hữu ích góp phần vào nâng cao hiệu quả của dự án.
Lợi ích của Microsoft Project
- Giao diện thân thiện, trực quan, dễ dàng làm quen và sử dụng.
- Theo dõi sát sao tiến độ dự án.
- Microsoft Project có thể kết hợp tốt với Microsoft Teams để tận dụng sức mạnh của hai ứng dụng trong việc cộng tác và quản lý dự án.
- Đơn giản hóa việc quản lý các dự án phức tạp.
- Khả năng cộng tác, làm việc cùng nhau dù không ở gần nhau.
- Hỗ trợ chia sẻ tệp tin, trò chuyện, thiết lập họp và nhiều tính năng hữu ích khác.
- Tương tác tốt với các ứng dụng thuộc hệ sinh thái của Microsoft.
Các tính năng của Microsoft Project
Các tính năng của Microsoft Project xoay quanh việc giúp nhà quản lý, theo dõi, phân bổ và đánh giá hiệu quả của dự án trong xuyên suốt quá trình dự án được thực hiện.
Từ đó, nếu phát hiện những điểm bất thường hoặc chậm tiến độ, bạn hoàn toàn có thể thực hiện các điều chỉnh và các hành động cần thiết khác để đạt được mục tiêu tốt nhất. Một vài tính năng của Microsoft Project như:
- Lập kế hoạch cụ thể cho dự án.
- Tính toán và xác định thời gian hoàn thành của dự án.
- Thiết lập tiến độ thích hợp tùy vào từng nhiệm vụ nhỏ phải thực hiện.
- Phân bổ nguồn lực và chi phí cho từng nhiệm vụ.
- Phân công nhiệm vụ cho các thành viên và thiết lập thời gian phải hoàn thành công việc.
- Có thể thực hiện điều chỉnh kế hoạch phù hợp dựa vào các ràng buộc về mặt thời gian và chi phí tài nguyên hữu hạn tùy vào giai đoạn của dự án.
- Cho phép sử dụng phương pháp Earned Value Method (Quản lý giá trị thu được) để quản lý tiến độ và chi phí.
- Nhiều chế độ xem các thông tin về dự án khác nhau.
- Đánh dấu, lọc, sắp xếp thông tin dự án tùy chọn để tối ưu hóa cách làm việc của bạn.
- Cho phép cộng tác, chia sẻ dữ liệu, lên lịch họp với các thành viên trong nhóm để tăng năng suất làm việc.
- Thiết lập các báo cáo chuyên nghiệp để theo dõi, phân tích và đánh giá cho ban lãnh đạo, chủ đầu tư và các thành viên khác trong ban dự án.
Lý do lựa chọn Microsoft Project
Microsoft Project không chỉ là một công cụ phổ biến mà còn là một nền tảng mạnh mẽ và đáng tin cậy được phát triển bởi Microsoft, một trong những tên tuổi hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ thông tin Sự phổ biến và tính thịnh hành của Microsoft Project đảm bảo rằng người dùng sẽ có một cộng đồng lớn và nguồn tài nguyên hỗ trợ đầy đủ.
Microsoft Project cung cấp một loạt các tính năng và công cụ để quản lý dự án một cách toàn diện từ việc lập kế hoạch, phân rã công việc, quản lý nguồn lực đến theo dõi tiến độ và tạo báo cáo Điểm mạnh của Microsoft Project cũng nằm ở việc tích hợp tốt với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái của Microsoft như Office, SharePoint và Teams, giúp tạo ra một quy trình làm việc mạnh mẽ và hiệu quả.
Bên cạnh đó, Microsoft Project cũng được đánh giá cao về tính linh hoạt và dễ sử dụng, với giao diện người dùng thân thiện và khả năng tùy chỉnh linh hoạt Nó cung cấp nhiều tài liệu hỗ trợ và tư vấn từ cộng đồng người dùng và Microsoft, giúp người dùng giải quyết các vấn đề và tối ưu hóa việc sử dụng công cụ.
