tiểu luận cuối kỳ khó khăn và giải pháp khắc phục khó khăn của kế toán vật tư trong doanh nghiệp

Công việc - Theo dõi các hoạt động liên quan đến hàng hoá tồn kho để đảm bảo quá trình quản lí.- Ghi chép lại tình hình xuất nhập kho, nhằm được số lượng hàng hoá vào và ra.- Xử lí những

Quản tr r i ro doanh nghi p ị ủ ệ | Nguyễ n H u Th ữ ọ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH T THÀNH PH H Ế Ố Ồ CHÍ MINH



TIỂU LUẬN CUỐI KỲ

ĐỀ TÀI: KHÓ KHĂN VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC KHÓ KHĂN CỦA KẾ TOÁN VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP

Giảng viên hướng d n: ẫ Nguy n H u Th ễ ữ ọ

H và tên sinh viên: ọ Trương Khánh Toàn - 82

Lớp sinh viên: DH45KN010

Mã s sinh viên : ố 31191024069

2

Mục Lục

Lời nói đầu ……… ………. 3

Liên quan đến đề tài……… ………… ……3

Chương 1: Giới thiệu chung ……… 4

1.1 K toán vế ật tư là gì ……….4

1.2 Công vi c c a m t k toán vệ ủ ộ ế ật tư ……… 4

1.3 Khái quát v r i ro ề ủ ……….5

Chương 2: Cơ sở thực tiễn……… ….7

2.1 Phân tích, đánh giá và nhận định đối với công việc của k toán v ế ật tư ….7 2.2 Khó khăn ở các bướ c ……… 7

2.3 Ngu n r i ro cồ ủ ủa các khó khăn ……….8

Chương 3: Đánh giá mức độ ổ t n thất của khó khăn ……….11

3.1 Cơ sở để đưa ra kết luận ……….11

Chương 4: Xây dựng kế hoạch đối phó và hành động ……….15

4.1 Kế hoạch đối phó ……… 15

4.2 Kế hoạch hành động ……….15

Chương 5: Đánh giá cá nhân đối với môn h c ọ ………16

Quản tr r i ro doanh nghi p ị ủ ệ | Nguyễ n H u Th ữ ọ

Lời nói đầu

Một doanh nghi p mu n v n hành tệ ố ậ ốt và đạt được hi u qu cao trong công việ ả ệc cũng như tối ưu hoá được lợi nhuận, giảm b t nh ng kho n m t mác thì bên c nh vi c ph i có ớ ữ ả ấ ạ ệ ả

có m t b máy ộ ộ điều hành, qu n tr t t, nó còn c n có m t b ph n quả ị ố ầ ộ ộ ậ ản lí đượ ấ ảc t t c hoạt

động c a doanh nghiủ ệp Điều này sẽ góp phần nhìn rõ được toàn bộ những gì đang xảy ra

v i doanh nghi p m t cách chân th t Nh ng s sách, ch ng tớ ệ ộ ậ ữ ổ ứ ừ, dữ liệ … ẽ đượu s c dùng

để ghi chép lại tất cả và nó sẽ được lưu trữ ại như mộ l t phần đảm bảo cho doanh nghiệp

v các m t pháp lí Nhi m về ặ ệ ụ này đòi hỏi tính cẩn tr ng, xác th c cao và v trí kế toán ọ ự ị của doanh nghiệp sẽ là người đảm nhận trọng trách này Muốn thực hiện tốt vai trò của

m t k toán thì nhộ ế ững bước c n phầ ải làm là: quan sát, đo lường, tính toán và ghi chép Tất th y nhả ững điều trên thì kế toán cần phải làm là hạch toán Mọi ngu n thông tin c n ồ ầ thiết v m t doanh nghi p t các hoề ộ ệ ừ ạt động l n nhớ ỏ đều sẽ được ghi nh n lậ ại ở ộ b ph n ậ này, chính vì th kế ế toán được xem như là mộ ầt c u n i kinh doanh c a doanh nghi p ố ủ ệ

Liên quan đến đề tài

Đối v i nh ng hoớ ữ ạt động liên t c có x y ra nh ng s luân chuy n hàng hoá, s n ph m, ụ ả ữ ự ể ả ẩ nguyên li u, công cệ ụ, dụng c dùng cho s n xu t, bán hàng, d ch v bán ra n u không ụ ả ấ ị ụ ế được quản lí chặt chẽ và khoa h c thì khi cu i kì sẽ dễ dọ ố ẫn đến những thất thoát không đáng có, gây những ảnh hưởng có thể rất lớn đến doanh nghiệp, làm chững lại quá trình phát tri n c a doanh nghi p hay tể ủ ệ ệ hơn là đưa doanh nghiệp đến b vờ ực phá s n Chính vì ả

lẽ đó mà kế toán vật tư sẽ mang m t vai trò h t s c quan tr ng trong công tác k toán cộ ế ứ ọ ế ủa doanh nghi p ệ

Và ở đây điều mà chúng ta muốn nói đế ở đây đó chính là nhữn ng công vi c h ng ngày ệ ằ của k toán vế ật tư, những khó khăn vấp phải c a ngành nghủ ề này và từ đó xây d ng nên ự những k ho ch, bi n pháp ế ạ ệ để đối di n vệ ới rủi ro t nhừ ững khó khăn đó mang lại

Để có th cho k t qu tìm hiể ế ả ểu được chính xác hơn thì ta sẽ phân tích d a vào nh ng s ự ữ ố liệu đã được thống kê trong quá khứ để biết các dạng tổn thất theo nguyên nhân, vị trí,

mức độ, và cũng qua đó đo lường được mức độ ổ t n th t mà rấ ủi ro đó gây nên

4

Chương 1: Giới thiệu chung

1.1 Kế toán vật tư là gì ?

Kế toán vật tư là một vị trí không thể thiếu đối với một doanh nghiệp sản xuất Để giúp

xử lí các quá trình ra vào của hàng hoá, sản phẩm vật liệu đạt được hiệu quả cao hay để , giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí qua việc quản lí hàng tồn kho thì vai trò của vị trí này rất quan trọng Dưới sự quản lí của kế toán vật tư thì doanh nghiệp dễ là dàng nắm bắt được tất cả mọi hoạt động liên quan như nhập hàng xuất hàng, trữ nguyên : vật liệu, mang đi sử dụng hay là việc xuất các công cụ, dụng cụ mang đi sử dụng cho các

bộ phận khác Tất cả sẽ được kế toán vật tư ghi chép lại trên sổ sách, chứng từ, giấy tờ,

dữ liệu,…một cách rõ ràng, và đây là công việc của một kế toán nên sẽ đòi hỏi sự chính xác và xác thực của mỗi một nghiệp vụ cụ thể

1.2 Công việc của một kế toán vật tư

a Công việc

- Theo dõi các hoạt động liên quan đến hàng hoá tồn kho để đảm bảo quá trình quản lí

- Ghi chép lại tình hình xuất nhập kho, nhằm được số lượng hàng hoá vào và ra

- Xử lí những thiếu hụt, để hàng hoá được sử dụng một cách hiệu quả

b Trách nhiệm

- Lập chứng từ nhập xuất, hoá đơn bán hàng và kê khai thuế

- Hạch toán doanh thu, giá vốn, công nợ

- Theo dõi công nợ, lập biên bản xác minh công nợ theo định kỳ

- Tính giá nhập xuất vật tư hàng nhập khẩu, lập phiếu nhập xuất

- Lập báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn

- Kiểm soát nhập xuất hàng tồn kho Tham gia công tác kiểm kê định kì

- Thường xuyên: kiểm tra việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho, hàng hoá vật tư trong

Quản tr r i ro doanh nghi p ị ủ ệ | Nguyễ n H u Th ữ ọ

kho được sắp xếp hợp lý chưa, kiểm tra thủ kho có tuân thủ các qu định của công ty y

- Chịu trách nhiệm lập biên bản kiểm kê, biên bản đề xuất xử lý nếu có chênh lệch giữa

sổ sách và thực tế

- Nộp chứng từ và báo cáo kế toán theo qui định

1.3 Khái quát về rủi ro

a Khái niệm rủi ro

- Rủi ro là sự biến động tiềm ẩn ở các kết quả, số lượng các kết quả có thể có càng lớn, sai lệch giữa các kết quả có thể có càng cao thì rủi ro càng lớn

- Rủi ro được nhận dạng là quá trình xác định liên tục và có hệ thống các rủi ro và bất định trong một tổ chức

b Nguồn rủi ro

- Môi trường kinh tế: sự tác động của chính phủ đến nền kinh tế và các yếu tố kinh tế

như: thâm hụt, lạm phát, suy thoái nền kinh tế,…

- Môi trường chính trị: những tác động thông qua các chính sách về tài chính, tiền tệ

(thuế, lãi), thực thi pháp luật (giấy phép kinh doanh), giáo dục cộng đồng

- Môi trường văn hoá xã hội: sự quan hệ giữa người và người, ngôn ngữ, tôn giáo,

phong tục và cách cư xử, thẩm mỹ, sự bình đẳng nam nữ …-

- Môi trường pháp lí: các vấn đề kiện tụng, quyền sở hữu, tác giả, lộ trình cắt giảm thuế

do quốc gia tham gia vào WTO, ASEAN,…

- Môi trường hoạt động – ngành: bán hàng, sản xuất, môi trường, giao nhận hàng hoá…

Theo Michael Porter nhà quản trị chiến lược nổi tiếng với mô hình 5 áp lực:

- Môi trường vật chất: môi trường xung quanh là môi trường vật chất, chúng có thể là:

động đất, thiên tai đều có thể dẫn đến tổn thất

- Ý thức con người: khả năng nhận thức về một vấn đề của mỗi người là khác nhau do

vậy phương pháp, nhận dạng, đo lường, đánh giá rủi ro là khác nhau

6

Theo Michael Porter nhà quản trị chiến lược nổi tiếng với mô hình 5 áp lực:

Áp l c c nh tranh c a nhà cung ự ạ ủ cấp: quy mô, số lượng nhà cung cấp, khả năng thay thế sản phẩm, thông tin nhà cung cấp …

Áp l c c nh tranh t khách ự ạ ừ

hàng: khách hàng l , khách ẻ

hàng s , nhà phân phỉ ối …

Áp l c c nh tranh tự ạ ừ đối thủ tiềm

ẩn phụ thuộc vào ngành có h pấ

d n hay không? nh ng rào c nẫ ữ ả tham gia vào hoạt động

Áp l c c nh ự ạ tranh s n ả

ph m thay ẩ thế

Áp l c c nh ự ạ

tranh n i b ộ ộ

ngành

Mô hình

5 áp l c ự

Quản tr r i ro doanh nghi p ị ủ ệ | Nguyễ n H u Th ữ ọ

Chương 2: Cơ sở thực tiễn

2.1 Phân tích, đánh giá và nhận định đối với công việc của kế toán vật tư

Công việc được lựa chọn ở đây là: Kiểm soát nhập xuất hàng tồn kho Tham gia kiểm kê định kì

Lí do chọn công việc này là bởi nó sẽ gián tiếp và trực tiếp tác động đến các công việc của kế toán vật tư, bởi đây là khâu làm việc trực tiếp với kho nên sẽ có rất nhiều những yếu tố chứa nhiều những rủi ro tìm ẩn

Bước 1: Thông báo trước đến các bộ phận như thủ kho về việc kiểm kê hàng tồn kho

Hạn chế việc xuất nhập của hàng hoá trong quá trình kiểm kê nếu cần thiết

Bước 2: Chuẩn bị những giấy tờ thủ tục cần thiết cho việc kiểm kê cũng như xác định

được toàn bộ công tác sẽ làm trong việc kiểm kê

Bước 3: Ghi chép lại những thông tin liên quan đến hàng hoá tồn kho như: phân loại

hàng, số lượng, giá trị,…

Bước 4: Đối chiếu lại các số liệu đã ghi nhận với các bộ phận liên quan

Bước 5: Lập báo cáo từ những kết quả kiểm tra trước đó Chờ quyết định xử lí từ cấp trên

đối với những trường hợp thừa, thiếu, hư hỏng của hàng hoá tồn kho Lưu trữ lại những chứng từ, giấy tờ liên quan

2.2 Khó khăn ở các bước

KK1: Thông tin trong thông báo tới các bộ phận chức năng liên quan không được rõ ràng,

KK: Thông báo được truyền qua dữ liệu: hư đường truyền, thông tin đến không đủ người dùng,

KK2: Thông báo truyền trực tiếp từ người quản lí các bộ phận: người chịu trách nhiệm đưa thông báo bị ốm, vắng, có thể là cả quên việc thông báo,

=> Dẫn đến thông báo bị chậm trễ, nhân viên bộ phận không nhận được thông báo, công tác chuẩn bị không được đảm bảo, nhân viên các kho không nắm được mà cho thực hiện xuất nhập hàng hoá liên tục gây khó khăn trong việc kiểm kê Ảnh hưởng từ việc này là gián tiếp đến việc ghi chép có thể bị thiếu xót, không đảm bảo được tính xác thực

8

KK3: Không định hình rõ được công việc mình phải làm để hoàn thành kiểm kê KK4: Không được đào tạo về chuyên môn sâu trong các nghiệp vụ kiểm kê

=> Các khó khăn này gây đình trệ tiến độ của quá trình này, nó ảnh hưởng việc cho lưu thông việc buôn bán hàng hoá ra cũng như là nhập hàng hoá, nguyên liệu vào, đặt biệt là đối với các loại hàng hoá đặc thù cần phải luân chuyển liên tục, không được phép trì hoãn quá lâu

Bước 3: Khó khăn trong bước này:

KK5: Quên ghi chép

KK6: Thông tin hàng hoá, giá trị hàng bị sai lệch (thừa, thiếu,…)

=> Điều này có ảnh hưởng rất lớn đến các báo cáo vào cuối kì hoạt động, nó trực tiếp gây hại đến doanh nghiệp Quan trọng hơn là nếu những loại hàng hoá có hạn sử dụng thấp nhưng lại ghi sai, ghi thiếu thì dễ dẫn đến hàng hoá sẽ bị hư, bị hỏng nếu là đối với số lượng lớn hàng hoá như vậy sẽ gây tổn hại rất lớn đối với doanh nghiệp

Bước 4: Khó khăn xuất hiện trong bước này:

KK7: Quên đối chiếu lại các ghi chép với thủ kho

KK8: Đối chiếu hình thức qua loa, không kỹ càng

=> Hậu quả của khó khăn này để lại đó chính là những ghi chép sẽ bị sai xót, thông tin của hàng hoá bị sai lệch không đúng ( thừa hàng hoá, thiếu hàng hoá, thiếu mục hàng này, thừa mục hàng kia,…) gây thiệt hại trực tiếp đến doanh nghiệp

Bước 5: Khó khăn ở bước cuối này là:

KK9: Nhập liệu bị sai

KK10: Nhập liệu dư thừa, thiếu xót

KK11: Dữ liệu bị mất

KK12: Bỏ qua các phần ghi dữ liệu bất thường

=> Gây ảnh hưởng khi báo lại cấp trên, khiến các bộ phận lãnh đạo không nắm được thông tin kịp thời và chính xác, trong trường hợp xấu nhất là đối với các phân nhóm hàng hoá bị thiếu xót, hỏng hóc hàng hoá chưa có hình thức xử lí sẽ bị bỏ qua sẽ không có các biện pháp xử lí

Tất cả những khó khăn kể trên được khảo sát thực tế từ các doanh nghiệp

2.3 Nguồn rủi ro của các khó khăn

Các khó khăn ở trên sẽ được đánh giá phân loại chịu ảnh hưởng từ các môi trường rủi ro:

Quản tr r i ro doanh nghi p ị ủ ệ | Nguyễ n H u Th ữ ọ

Khó

khăn

Môi trường

kinh tế

Môi

trường

chính trị

Môi

trường

văn hoá

xã hội

Môi

trường

pháp lí

Môi

trường

hoạt

động –

ngành

Môi

trường

vật chất

Ý thức

con

người

10

Quản tr r i ro doanh nghi p ị ủ ệ | Nguyễ n H u Th ữ ọ

Chương 3: Đánh giá mức độ ổ t n thất của khó khăn

3.1 Cơ sở để đưa ra kế t luận

Để đảm b o k t luả ế ận được đưa ra có độ chính xác cao Những thông tin s ẽ đượ ấ ừc l y t

k toán và ki m toán t các công ty danh ti ng vế ể ừ ế ề lĩnh vực này Kết quả của khảo sát là mang tính khách quan và không có b t kì m t s s p xấ ộ ự ắ ếp trước nào, nh ng ý kiữ ến đến cũng như là quan điểm trong quá trình khảo sát cũng được ghi nhận Tất cả đều sẽ đưa

đến câu trả lời cho câu hỏi: “ Khó khăn nào là quạn trọng nhất? Tại sao? “

S có ba m c tiêu kh o sát cho ẽ ụ ả 13 khó khăn:

KK1: Thông báo kiểm kê không được rõ rang

KK2: Người nh n không nhậ ận được thông báo ki m kê ể

KK3: Không lên rõ k ho ch nh ng nghi p vế ạ ữ ệ ụ kiểm kê

KK4: Thiếu chuyên môn c a k toán vủ ế ật tư

KK5: Quên ghi chép

KK6: Thông tin hàng hoá b ghi sai l ch so v i th c t ị ệ ớ ự ế

KK7: Không đối chiếu lại ghi chép với ghi chép từ trước c a th kho ủ ủ

KK8: Đối chiếu không kĩ càng

KK9: Dữ liệu sau cùng b nh p sai ị ậ

KK10: Nhập dữ liệu bị dư thừa, thi u xót ế

KK11: Dữ liệu đã nhập bị mất

KK12: Không ghi nhận đố ới v i nh ng hàng hoá m t hoữ ấ ặc dư thừa không rõ

12

i) Khảo sát v m ề ức độ gây t n th tổ ấ

- Rất thấp (gây tổn thất dưới 10% hàng tồn)

- Thấp (gây tổn thất từ 10% tới 15% hàng tồn)

- Trung bình (gây tổn thất từ 15% tới 20% hàng tồn)

- Cao (gây tổn thất từ 20% tới 30% hàng tồn)

- Rất cao (gây tổn thất từ 30% hàng tồn trở lên)

ii) Khảo sát v kh ề ả năng xảy ra

- Không thể xảy ra (không có xuất hiện)

- Ít khi xảy ra ( có cơ may xảy ra dưới 5%)

- Bình thường (có cơ may xảy ra dưới 15%)

- Xảy ra nhiều (có cơ may xảy ra từ 15% tới 20%)

- Xảy ra rất nhiều (Có cơ may xảy ra từ 20% trở lên)

iii) Khảo sát ý ki n v ế ề khó khăn có mức quan tr ng nh t ọ ấ

Số lượng người tham gia kh o sát s là ba và sả ẽ ẽ được th c hi n trên bi u m u có s n ự ệ ể ẫ ẵ Dựa vào những đánh giá trùng khớ ởp các mức độ ừ (Rất cao -> R t th p, t m t ấ ấ ừ ức độ ổ t n thất), (X y ra r t nhi u -> Không th x y ra, tả ấ ề ể ả ừ khả năng xảy ra) để ự l a chọn khóc khăn

có m c quan tr ng nh ứ ọ ất

Người

khảo sát 1

(Mức độ

tổn thất)

Người khảo sát 2 (Mức độ tổn thất)

Người khảo sát 3 (Mức độ tổn thất)

Người khảo sát 1 (khả năng xảy ra)

Người khảo sát 2 (khả năng xảy ra)

Người khảo sát 3 (khả năng xảy ra)

Quản tr r i ro doanh nghi p ị ủ ệ | Nguyễ n H u Th ữ ọ

KK1 Thấp Trung

bình

Thấp Không thể

xảy ra

Ít khi xảy

ra

Ít khi xảy

ra

KK2 Thấp Thấp Thấp Ít khi xảy

ra

Ít khi xảy

ra

Ít khi xảy

ra

KK3 Trung

bình

Cao Thấp Bình

thường

Xảy ra nhiều

Ít khi xảy

ra

KK4 Thấp Trung

bình

Thấp Ít khi xảy

ra

Ít khi xảy

ra

Ít khi xảy

ra

KK5 Thấp Thấp Thấp Ít khi xảy

ra

Ít khi xảy

ra

Ít khi xảy

ra

bình

Xảy ra nhiều

Xảy ra nhiều

Xảy ra nhiều

KK7 Trung

bình

Trung bình

Thấp Ít khi xảy

ra

Ít khi xảy

ra

Ít khi xảy

ra

KK8 Trung

bình

Thấp Trung

bình

Bình thường

Ít khi xảy

ra

Bình thường

KK9 Trung

bình

Trung bình

Trung bình

Bình thường

Bình thường

Bình thường

14

KK10 Thấp Trung

bình

Thấp Bình

thường

Xảy ra nhiều

Bình thường

KK11 Thấp Thấp Thấp Ít khi xảy

ra

Ít khi xảy

ra

Ít khi xảy

ra

KK12 Thấp Thấp Thấp Ít khi xảy

ra

Ít khi xảy

ra

Ít khi xảy

ra

=> K t luế ận: D a vào k t quự ế ả đã được kh o sát ta có thả ể thấy rằng “khó khăn: Thông tin hàng hoá b ghi sai l ch so v i th c tị ệ ớ ự ế” vậy đây chính là khó khăn mà các doanh nghiệp thường g p ph i nh t ( khặ ả ấ ả năng xảy ra nhi u nh t ) và h u qu mà nó mang l i (mề ấ ậ ả ạ ức độ

t n th t) là r t lổ ấ ấ ớn đố ới v i doanh nghi p ệ