tiểu luận cuối kỳ khó khăn và giải pháp khắc phục khó khăn của kế toán vật tư trong doanh nghiệp

Công việc - Theo dõi các hoạt động liên quan đến hàng hoá tồn kho để đảm bảo quá trình quản lí.- Ghi chép lại tình hình xuất nhập kho, nhằm được số lượng hàng hoá vào và ra.- Xử lí những

Trang 1

Quản tr r i ro doanh nghi p ị ủệ | Nguyễn H u Thữọ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH T THÀNH PH HẾỐ Ồ CHÍ MINH

TIỂU LUẬN CUỐI KỲ

ĐỀ TÀI: KHÓ KHĂN VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC KHÓ KHĂN CỦA KẾ TOÁN VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP

Giảng viên hướng d n: ẫ Nguy n H u Thễữọ

H và tên sinh viên: ọ Trương Khánh Toàn - 82

Lớp sinh viên: DH45KN010

Mã s sinh viên : ố 31191024069

Trang 2

2

Mục Lục

Lời nói đầu ……… ………. 3

Liên quan đến đề tài……… ………… ……3

Chương 1: Giới thiệu chung ……… 4

1.1 K toán vếật tư là gì ……….4

1.2 Công vi c c a m t k toán vệủộ ếật tư ……… 4

1.3 Khái quát v r i ro ề ủ……….5

Chương 2: Cơ sở thực tiễn……… ….7 .

2.1 Phân tích, đánh giá và nhận định đối với công việc của k toán vếật tư ….7 2.2 Khó khăn ở các bước ……… 7

2.3 Ngu n r i ro cồủủa các khó khăn ……….8

Chương 3: Đánh giá mức độ ổ t n thất của khó khăn ……….11

3.1 Cơ sở để đưa ra kết luận ……….11

Chương 4: Xây dựng kế hoạch đối phó và hành động ……….15

4.1 Kế hoạch đối phó ……… 15

4.2 Kế hoạch hành động ……….15

Chương 5: Đánh giá cá nhân đối với môn h cọ ………16

Trang 3

Lời nói đầu

Một doanh nghi p mu n v n hành tệ ố ậ ốt và đạt được hi u qu cao trong công việ ả ệc cũng như tối ưu hoá được lợi nhuận, giảm b t nh ng kho n m t mác thì bên c nh vi c ph i có ớ ữ ả ấ ạ ệ ảcó m t b máy ộ ộ điều hành, qu n tr t t, nó còn c n có m t b ph n quả ị ố ầ ộ ộ ậ ản lí đượ ấ ảc t t c hoạt động c a doanh nghiủ ệp Điều này sẽ góp phần nhìn rõ được toàn bộ những gì đang xảy ra v i doanh nghi p m t cách chân th t Nh ng s sách, ch ng tớ ệ ộ ậ ữ ổ ứ ừ, dữ liệ … ẽ đượu s c dùng để ghi chép lại tất cả và nó sẽ được lưu trữ ại như mộ l t phần đảm bảo cho doanh nghiệp v các m t pháp lí Nhi m về ặ ệ ụ này đòi hỏi tính cẩn tr ng, xác th c cao và v trí kế toán ọ ự ịcủa doanh nghiệp sẽ là người đảm nhận trọng trách này Muốn thực hiện tốt vai trò của m t k toán thì nhộ ế ững bước c n phầ ải làm là: quan sát, đo lường, tính toán và ghi chép Tất th y nhả ững điều trên thì kế toán cần phải làm là hạch toán Mọi ngu n thông tin c n ồ ầthiết v m t doanh nghi p t các hoề ộ ệ ừ ạt động l n nhớ ỏ đều sẽ được ghi nh n lậ ại ở ộ b ph n ậnày, chính vì th kế ế toán được xem như là mộ ầt c u n i kinh doanh c a doanh nghi p ố ủ ệ

Liên quan đến đề tài

Đối v i nh ng hoớ ữ ạt động liên t c có x y ra nh ng s luân chuy n hàng hoá, s n ph m, ụ ả ữ ự ể ả ẩnguyên li u, công cệ ụ, dụng c dùng cho s n xu t, bán hàng, d ch v bán ra n u không ụ ả ấ ị ụ ếđược quản lí chặt chẽ và khoa h c thì khi cu i kì sẽ dễ dọ ố ẫn đến những thất thoát không đáng có, gây những ảnh hưởng có thể rất lớn đến doanh nghiệp, làm chững lại quá trình phát tri n c a doanh nghi p hay tể ủ ệ ệ hơn là đưa doanh nghiệp đến b vờ ực phá s n Chính vì ảlẽ đó mà kế toán vật tư sẽ mang m t vai trò h t s c quan tr ng trong công tác k toán cộ ế ứ ọ ế ủa doanh nghi p ệ

Và ở đây điều mà chúng ta muốn nói đế ở đây đó chính là nhữn ng công vi c h ng ngày ệ ằcủa k toán vế ật tư, những khó khăn vấp phải c a ngành nghủ ề này và từ đó xây d ng nên ựnhững k ho ch, bi n pháp ế ạ ệ để đối di n vệ ới rủi ro t nhừ ững khó khăn đó mang lại Để có th cho k t qu tìm hiể ế ả ểu được chính xác hơn thì ta sẽ phân tích d a vào nh ng s ự ữ ốliệu đã được thống kê trong quá khứ để biết các dạng tổn thất theo nguyên nhân, vị trí, mức độ, và cũng qua đó đo lường được mức độ ổ t n th t mà rấ ủi ro đó gây nên

Trang 4

1.2 Công việc của một kế toán vật tư

a Công việc

- Theo dõi các hoạt động liên quan đến hàng hoá tồn kho để đảm bảo quá trình quản lí.- Ghi chép lại tình hình xuất nhập kho, nhằm được số lượng hàng hoá vào và ra.- Xử lí những thiếu hụt, để hàng hoá được sử dụng một cách hiệu quả

- Kiểm soát nhập xuất hàng tồn kho Tham gia công tác kiểm kê định kì

- Thường xuyên: kiểm tra việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho, hàng hoá vật tư trong

Trang 5

kho được sắp xếp hợp lý chưa, kiểm tra thủ kho có tuân thủ các qu định của công ty y - Chịu trách nhiệm lập biên bản kiểm kê, biên bản đề xuất xử lý nếu có chênh lệch giữa sổ sách và thực tế

- Nộp chứng từ và báo cáo kế toán theo qui định.

1.3 Khái quát về rủi ro

a Khái niệm rủi ro

- Rủi ro là sự biến động tiềm ẩn ở các kết quả, số lượng các kết quả có thể có càng lớn, sai lệch giữa các kết quả có thể có càng cao thì rủi ro càng lớn

- Rủi ro được nhận dạng là quá trình xác định liên tục và có hệ thống các rủi ro và bất định trong một tổ chức

b Nguồn rủi ro

- Môi trường kinh tế: sự tác động của chính phủ đến nền kinh tế và các yếu tố kinh tế

như: thâm hụt, lạm phát, suy thoái nền kinh tế,…

- Môi trường chính trị: những tác động thông qua các chính sách về tài chính, tiền tệ

(thuế, lãi), thực thi pháp luật (giấy phép kinh doanh), giáo dục cộng đồng

- Môi trường văn hoá xã hội: sự quan hệ giữa người và người, ngôn ngữ, tôn giáo,

phong tục và cách cư xử, thẩm mỹ, sự bình đẳng nam nữ …-

- Môi trường pháp lí: các vấn đề kiện tụng, quyền sở hữu, tác giả, lộ trình cắt giảm thuế

do quốc gia tham gia vào WTO, ASEAN,…

- Môi trường hoạt động – ngành: bán hàng, sản xuất, môi trường, giao nhận hàng hoá…

Theo Michael Porter nhà quản trị chiến lược nổi tiếng với mô hình 5 áp lực:

- Môi trường vật chất: môi trường xung quanh là môi trường vật chất, chúng có thể là:

động đất, thiên tai đều có thể dẫn đến tổn thất

- Ý thức con người: khả năng nhận thức về một vấn đề của mỗi người là khác nhau do

vậy phương pháp, nhận dạng, đo lường, đánh giá rủi ro là khác nhau

Trang 6

6

Theo Michael Porter nhà quản trị chiến lược nổi tiếng với mô hình 5 áp lực:

Áp l c c nh tranh c a nhà cung ự ạ ủcấp: quy mô, số lượng nhà cung cấp, khả năng thay thế sản phẩm,

thông tin nhà cung cấp …

Áp l c c nh tranh t khách ự ạ ừhàng: khách hàng l , khách ẻ

hàng s , nhà phân phỉ ối …

Áp l c c nh tranh tự ạ ừ đối thủ tiềm ẩn phụ thuộc vào ngành có h pấd n hay không? nh ng rào c nẫ ữ ả

tham gia vào hoạt động Áp l c c nh ự ạ

tranh s n ảph m thay ẩ

thế.Áp l c c nh ự ạ

tranh n i b ộ ộngành

Mô hình 5 áp l c ự

Trang 7

Chương 2: Cơ sở thực tiễn

2.1 Phân tích, đánh giá và nhận định đối với công việc của kế toán vật tư

Công việc được lựa chọn ở đây là: Kiểm soát nhập xuất hàng tồn kho Tham gia kiểm kê định kì

Lí do chọn công việc này là bởi nó sẽ gián tiếp và trực tiếp tác động đến các công việc của kế toán vật tư, bởi đây là khâu làm việc trực tiếp với kho nên sẽ có rất nhiều nhữngyếu tố chứa nhiều những rủi ro tìm ẩn

Bước 1: Thông báo trước đến các bộ phận như thủ kho về việc kiểm kê hàng tồn kho

Hạn chế việc xuất nhập của hàng hoá trong quá trình kiểm kê nếu cần thiết

Bước 2: Chuẩn bị những giấy tờ thủ tục cần thiết cho việc kiểm kê cũng như xác định

được toàn bộ công tác sẽ làm trong việc kiểm kê

Bước 3: Ghi chép lại những thông tin liên quan đến hàng hoá tồn kho như: phân loại

hàng, số lượng, giá trị,…

Bước 4: Đối chiếu lại các số liệu đã ghi nhận với các bộ phận liên quan

Bước 5: Lập báo cáo từ những kết quả kiểm tra trước đó Chờ quyết định xử lí từ cấp trên

đối với những trường hợp thừa, thiếu, hư hỏng của hàng hoá tồn kho Lưu trữ lại những chứng từ, giấy tờ liên quan

2.2 Khó khăn ở các bước

KK1: Thông tin trong thông báo tới các bộ phận chức năng liên quan không được rõ ràng,

KK: Thông báo được truyền qua dữ liệu: hư đường truyền, thông tin đến không đủ người dùng,

KK2: Thông báo truyền trực tiếp từ người quản lí các bộ phận: người chịu trách nhiệm đưa thông báo bị ốm, vắng, có thể là cả quên việc thông báo,

=> Dẫn đến thông báo bị chậm trễ, nhân viên bộ phận không nhận được thông báo, công tác chuẩn bị không được đảm bảo, nhân viên các kho không nắm được mà cho thực hiệnxuất nhập hàng hoá liên tục gây khó khăn trong việc kiểm kê Ảnh hưởng từ việc này là gián tiếp đến việc ghi chép có thể bị thiếu xót, không đảm bảo được tính xác thực

Trang 8

8

KK3: Không định hình rõ được công việc mình phải làm để hoàn thành kiểm kê KK4: Không được đào tạo về chuyên môn sâu trong các nghiệp vụ kiểm kê

=> Các khó khăn này gây đình trệ tiến độ của quá trình này, nó ảnh hưởng việc cho lưu thông việc buôn bán hàng hoá ra cũng như là nhập hàng hoá, nguyên liệu vào, đặt biệt là đối với các loại hàng hoá đặc thù cần phải luân chuyển liên tục, không được phép trì hoãn quá lâu

Bước 3: Khó khăn trong bước này:

KK5: Quên ghi chép

KK6: Thông tin hàng hoá, giá trị hàng bị sai lệch (thừa, thiếu,…)

=> Điều này có ảnh hưởng rất lớn đến các báo cáo vào cuối kì hoạt động, nó trực tiếp gây hại đến doanh nghiệp Quan trọng hơn là nếu những loại hàng hoá có hạn sử dụng thấp nhưng lại ghi sai, ghi thiếu thì dễ dẫn đến hàng hoá sẽ bị hư, bị hỏng nếu là đối với số lượng lớn hàng hoá như vậy sẽ gây tổn hại rất lớn đối với doanh nghiệp

Bước 4: Khó khăn xuất hiện trong bước này:

KK7: Quên đối chiếu lại các ghi chép với thủ kho KK8: Đối chiếu hình thức qua loa, không kỹ càng.

=> Hậu quả của khó khăn này để lại đó chính là những ghi chép sẽ bị sai xót, thông tin của hàng hoá bị sai lệch không đúng ( thừa hàng hoá, thiếu hàng hoá, thiếu mục hàng này, thừa mục hàng kia,…) gây thiệt hại trực tiếp đến doanh nghiệp

Bước 5: Khó khăn ở bước cuối này là:

KK9: Nhập liệu bị sai

KK10: Nhập liệu dư thừa, thiếu xótKK11: Dữ liệu bị mất

KK12: Bỏ qua các phần ghi dữ liệu bất thường

=> Gây ảnh hưởng khi báo lại cấp trên, khiến các bộ phận lãnh đạo không nắm được thông tin kịp thời và chính xác, trong trường hợp xấu nhất là đối với các phân nhóm hàng hoá bị thiếu xót, hỏng hóc hàng hoá chưa có hình thức xử lí sẽ bị bỏ qua sẽ không có các biện pháp xử lí

Tất cả những khó khăn kể trên được khảo sát thực tế từ các doanh nghiệp

2.3 Nguồn rủi ro của các khó khăn

Các khó khăn ở trên sẽ được đánh giá phân loại chịu ảnh hưởng từ các môi trường rủi ro:

Trang 9

trường

văn hoá

xã hội Môi

trường

pháp lí Môi

trường

hoạt

động –

ngành Môi

trường

vật chất Ý thức

Trang 10

10

Trang 11

Chương 3: Đánh giá mức độ ổ t n thất của khó khăn

3.1 Cơ sở để đưa ra kết luận

Để đảm b o k t luả ế ận được đưa ra có độ chính xác cao Những thông tin s ẽ đượ ấ ừc l y t k toán và ki m toán t các công ty danh ti ng vế ể ừ ế ề lĩnh vực này Kết quả của khảo sát là mang tính khách quan và không có b t kì m t s s p xấ ộ ự ắ ếp trước nào, nh ng ý kiữ ến đến cũng như là quan điểm trong quá trình khảo sát cũng được ghi nhận Tất cả đều sẽ đưa đến câu trả lời cho câu hỏi: “ Khó khăn nào là quạn trọng nhất? Tại sao? “

S có ba m c tiêu kh o sát cho ẽ ụ ả 13 khó khăn:

KK1: Thông báo kiểm kê không được rõ rang

KK2: Người nh n không nhậ ận được thông báo ki m kê ể KK3: Không lên rõ k ho ch nh ng nghi p vế ạ ữ ệ ụ kiểm kê

KK4: Thiếu chuyên môn c a k toán vủ ế ật tư KK5: Quên ghi chép

KK6: Thông tin hàng hoá b ghi sai l ch so v i th c t ị ệ ớ ự ế

KK7: Không đối chiếu lại ghi chép với ghi chép từ trước c a th kho ủ ủ KK8: Đối chiếu không kĩ càng

KK9: Dữ liệu sau cùng b nh p sai ị ậKK10: Nhập dữ liệu bị dư thừa, thi u xót ế

KK11: Dữ liệu đã nhập bị mất

KK12: Không ghi nhận đố ới v i nh ng hàng hoá m t hoữ ấ ặc dư thừa không rõ

Trang 12

12

i) Khảo sát v mềức độ gây t n th tổấ

- Rất thấp (gây tổn thất dưới 10% hàng tồn) - Thấp (gây tổn thất từ 10% tới 15% hàng tồn) - Trung bình (gây tổn thất từ 15% tới 20% hàng tồn) - Cao (gây tổn thất từ 20% tới 30% hàng tồn) - Rất cao (gây tổn thất từ 30% hàng tồn trở lên)

ii) Khảo sát v khềả năng xảy ra

- Không thể xảy ra (không có xuất hiện) - Ít khi xảy ra ( có cơ may xảy ra dưới 5%) - Bình thường (có cơ may xảy ra dưới 15%) - Xảy ra nhiều (có cơ may xảy ra từ 15% tới 20%) - Xảy ra rất nhiều (Có cơ may xảy ra từ 20% trở lên)

iii) Khảo sát ý ki n vếề khó khăn có mức quan tr ng nh t ọấ

Số lượng người tham gia kh o sát s là ba và sả ẽ ẽ được th c hi n trên bi u m u có s n ự ệ ể ẫ ẵDựa vào những đánh giá trùng khớ ởp các mức độ ừ (Rất cao -> R t th p, t m t ấ ấ ừ ức độ ổ t n thất), (X y ra r t nhi u -> Không th x y ra, tả ấ ề ể ả ừ khả năng xảy ra) để ự l a chọn khóc khăn có m c quan tr ng nh ứ ọ ất.

Người khảo sát 1

(Mức độ tổn thất)

Người khảo sát 1 (khả năng xảy ra)

Trang 13

KK1 Thấp Trung bình

Thấp Không thể xảy ra

Ít khi xảy ra

KK2 Thấp Thấp Thấp Ít khi xảy ra

Ít khi xảy ra

KK3 Trung bình

Cao Thấp Bình thường

Xảy ra nhiều

Ít khi xảy ra

Thấp Ít khi xảy ra

Ít khi xảy ra

bình

Xảy ra nhiều

KK7 Trung bình

Trung bình

Thấp Ít khi xảy ra

Ít khi xảy ra

KK8 Trung bình

Thấp Trung bình

Bình thường

Ít khi xảy ra

Bình thường

KK9 Trung bình

Trung bình

Bình thường

Trang 14

14

Thấp Bình thường

Xảy ra nhiều

Bình thường

Ít khi xảy ra

=> K t luếận: D a vào k t quự ế ả đã được kh o sát ta có thả ể thấy rằng “khó khăn: Thông tin hàng hoá b ghi sai l ch so v i th c tị ệ ớ ự ế” vậy đây chính là khó khăn mà các doanh nghiệp thường g p ph i nh t ( khặ ả ấ ả năng xảy ra nhi u nh t ) và h u qu mà nó mang l i (mề ấ ậ ả ạ ức đột n th t) là r t lổ ấ ấ ớn đố ới v i doanh nghi p ệ

Trang 15

Chương 4: Xây dựng kế hoạch đối phó và hành động

4.1 Kế hoạch đối phó

Như những ý kiến đã được kh o sát trên thì các doanh nghiả ở ệp đa phần đều phải đối m t vặ ới khó khăn của ghi chép sai l ch trong quá trình ki m kê Vệ ể ậy đây chính là khó khăn mà các doanh nghiệp cần phải chuẩn b m t kế hoạch thật tốt để i phó với rủi ro ị ộ đốmà nó mang l i ạ

- K hoế ạch đối phó:

+ Đối chiếu lại các gi y tờ, chứng từ nhập kho xuất kho của hàng hoá ấ+ Ki m tra lể ại các hoá đơn, điều kho n hả ợp đồng để xác định quy n s h u ề ở ữ+ Đếm kĩ lại số lượng cũng như là kiểm tra lại chất lượng trước khi ghi nhận 4.2 Kế hoạch hành động

D a vào k hoự ế ạch đối phó ở trên để triển khai kế hoạch hành động hợp lí:

 Thực hiện kê khai thường xuyên

 Trực tiếp ch ng kiến kiểm kê hàng hoá để có bằng ch ng v s hi n hứ ứ ề ự ệ ữu, đầy đủcủa hàng hoá sau đó thì đối chiếu lại biên bản ki m kê c a k toán v i biên b n ể ủ ế ớ ảcủa đơn vị kho

 Quan sát việc kiểm kê hàng tồn kho và ghi lại các vấn đề: Đếm số lượng và xác định thứ tự nhãn hàng hóa, dố đầu tiên và cuối cùng của nhãn hàng tồn, thực tế và kỹ thuật kiểm tra và ghi lại dấu hiệu nhận dạng, các khoản mục tồn kho lỗi thời hoặc có vấn đề về giá trị, các khoản mục tồn kho có giá trị lớn, việc chuyển hàng hóa ra hoặc vào công ty trong quá trình kiểm kê

 Những lô hàng mua vào ngày kết thúc niên độ được kiểm kê nhưng không ghi sổ kế toán, cái này cần kiểm tra việc chia cắt niên độ ghi nhận hàng tồn kho của đơn vị

 Luôn ghi nh n ậ các sai phạm tiềm tàng, các khoản mục tồn kho và có giá trị lớn, các khoản mục lỗi thời đúng đắn và hiểu được các sai phạm tiềm tàng xảy ra trong kiểm kê kho