tìm hiểu công tác lập kế hoạch vận hành tại khách sạn phương nam chi nhánh tổng công ty thép việt nam ctcp

LỜI CẢM ƠNLời cảm ơn đầu tiên, em xin gửi tới quý thầy cô trường Đại họcTài chính – Marketing nói chung và khoa Quản trị kinh doanh nóiriêng – đã tận tụy truyền dạy kiến thức cho em tron

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

 -

-THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP 1

TÌM HIỂU CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH VẬN HÀNH TẠI KHÁCH SẠN PHƯƠNG

NAM CHI NHÁNH TỔNG CÔNG TY

THÉP VIỆT NAM – CTCP

GVHD: ThS HOÀNG VĂN TRUNGSVTH: NGUYỄN THỊ HÀ VI

MSSV: 2221001167

TP Hồ Chí Minh, tháng 4, năm 2024

LỜI CẢM ƠN

Lời cảm ơn đầu tiên, em xin gửi tới quý thầy cô trường Đại họcTài chính – Marketing nói chung và khoa Quản trị kinh doanh nóiriêng – đã tận tụy truyền dạy kiến thức cho em trong thời gian qua

để em có thể hoàn thành báo cáo Thực hành nghề nghiệp 1 chủ đề

“Tìm hiểu công tác lập kế hoạch vận hành tại Khách sạn Phương Nam Chi nhánh Tổng Công ty Thép Việt Nam – CTCP”.

Và hơn hết, em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến ThS HoàngVăn Trung – giảng viên trực tiếp hướng dẫn và hỗ trợ em hoànthành báo cáo thực hành nghề nghiệp 1 này Mặc dù đã cố gắnghoàn thành tốt nhất bài báo cáo này nhưng chắc chắn sẽ không thểtránh khỏi những sai xót hạn chế nhất định Kính mong nhận đượcnhững lời góp ý nhận xét cũng như chỉ dẫn của các thầy cô để em

có thể hoàn thiện hơn cho những bài báo cáo sau này

Em xin cảm ơn tập thể Khách sạn Phương Nam - Chi nhánhTổng Công ty Thép Việt Nam – CTCP đã tạo điều kiện thuận lời cho

em hoàn thành bài cáo này

Và cuối cùng em xin cảm ơn gia đình và bạn bè những người đãchia sẻ, hỗ trợ và động viên em trong suốt thời gian qua

Xin chân thành cảm ơn mọi người

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Hà Vi

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của em dưới sựhướng dẫn của ThS Hoàng Văn Trung Các nội dung nghiên cứu, kếtquả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hìnhthức nào trước đây Những số liệu trong các bảng biểu phục vụ choviệc phân tích, nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từcác nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo Ngoài

ra, trong bài báo cáo còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũngnhư số liệu của các tác giả khác, cơ quan tổ chức khác đều có tríchdẫn và chú thích nguồn gốc

Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào, em xin hoàn toàn chịutrách nhiệm về nội dung bài báo cáo của bản thân

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Hà Vi

NHẬN XÉT CỦA DOANH NGHIỆP

Khách sạn Phương Nam – Chi nhánh Tổng Công ty Thép Việt Nam –CTCP xác nhận:

Sinh viên: Nguyễn Thị Hà Vi – MSSV: 2221001167, trường Đại họcTài Chính – Marketing đã thực tập tại bộ phận Phòng Kế toán – Tổnghợp của Khách sạn Phương Nam từ ngày 25/3/2024 đến ngày31/3/2024

- Về thái độ thực tập:

Chăm chỉ, biết lắng nghe, thực hiện tốt nội quy, quy định của đơnvị

- Về năng lực & kiến thức:

Đã áp dụng đúng những kiến thức đã học ở nhà trường để ápdụng vào thực tiễn

- Về kỹ năng làm việc: Ham học hỏi, sáng tạo, thực hành kỹ năng nghề nghiệp đã học vào thực tiễn

- Nội dung: Những nội dung trong báo cáo thực tập “Tìm hiểu công tác lập kế hoạch vận hành tại Khách sạn Phương Nam Chi nhánh Tổng Công ty Thép Việt Nam – CTCP” hoàn toàn phù hợp với hiện tại của đơn vị Tp Vũng Tàu, ngày 01 tháng 04 năm 2024 ĐẠI DIỆN KHÁCH SẠN (Ký, ghi rõ họ tên) NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN 1.NHẬN XÉT

Điểm bài báo

cáo (60%)

Nội dung

Bố cục Hình thức

Tp Hồ Chí Minh, ngày…, tháng…, năm 2024

Giảng viên hướng dẫn

(Ký, ghi rõ họ tên)

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

LỜI CAM ĐOAN ii

NHẬN XÉT CỦA DOANH NGHIỆP iii

NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN iv

LỜI NÓI ĐẦU 1

Chương 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH VẬN HÀNH 4

1.1 KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH VẬN HÀNH VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH VẬN HÀNH 4

Các khái niệm cơ bản 4

Mục đích của công tác lập kế hoạch vận hành 5

Ý nghĩa của công tác lập kế hoạch vận hành 5

Tầm quan trọng của công tác lập kế hoạch vận hành 6

1.2 NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH VẬN HÀNH 6

Cơ sở khoa học của công tác lập kế hoạch vận hành 6

Các yếu tố tác động đến công tác lập kế hoạch vận hành 6

Chức năng của công tác lập kế hoạch vận hành 8

Nguyên tắc của công tác lập kế hoạch vận hành 8

Phương pháp công tác lập kế hoạch vận hành 9

Tiến trình xây dựng công tác lập kế hoạch vận hành 10

Chương 2: TÌM HIỂU CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH TẠI KHÁCH SẠN PHƯƠNG NAM – CHI NHÁNH TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM – CTCP 12

2.1 GIỚI THIỆU KHÁCH SẠN PHƯƠNG NAM CHI NHÁNH TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM – CTCP 12

Lịch sử hình thành và quá trình phát triển khách sạn Phương Nam Chi nhánh Tổng Công ty Thép Việt Nam – CTCP 12

2.1.2 Quy mô hoạt động của khách sạn Phương Nam Chi

nhánh Tổng Công ty Thép Việt Nam – CTCP 12 2.1.3 Sơ nét kết quả hoạt động sản xuất kinh do công tác lập

kế hoạch vận hành khách sạn Phương Nam Chi nhánh Tổng Công ty Thép Việt Nam – CTCP trong 3 năm gần đây 18

2.2 TÌM HIỂU CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH VẬN HÀNH TẠI KHÁCH SẠN PHƯƠNG NAM CHI NHÁNH TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM – CTCP 19

Cơ sở khoa học của công tác lập kế hoạch vận hành đã được

áp dụng tại khách sạn Phương Nam Chi nhánh Tổng Công ty Thép Việt Nam – CTCP 19

TÁC ĐỘNG HỆ QUẢ CỦA CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH VẬN HÀNH ĐỐI VỚI KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH KHÁCH SẠN PHƯƠNG NAM CHI NHÁNH TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM – CTCP 22

Chương 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH VẬN HÀNH TẠI KHÁCH SẠN PHƯƠNG NAM – CHI NHÁNH TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM – CTCP 24 3.1 NHẬN XÉT 24

3.1.1 Ưu điểm về công tác lập kế hoạch vận hành tại khách sạn Phương Nam Chi nhánh Tổng Công ty Thép Việt Nam – CTCP 24 3.1.2 Nhược điểm về công tác lập kế hoạch vận hành tại

khách sạn Phương Nam Chi nhánh Tổng Công ty Thép Việt Nam – CTCP 24 3.2 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ 24 KẾT LUẬN 25

MỤC LỤC BẢNG

Bảng 2.1: Nguồn: Ban lãnh đạo khách sạn Phương Nam

Bảng 2.2 Nguồn: Phòng kế toán khách sạn Phương Nam Bảng 2.3 Nguồn: Phòng kế toán khách sạn Phương Nam

LỜI NÓI ĐẦU1.LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Việt Nam được biết đến là một quốc gia có tiềm năng du lịch đadạng và phong phú Du lịch ngày càng có vai trò quan trọng tại ViệtNam – được Nhà nước Việt Nam xem là một ngành kinh tế mũinhọn, du lịch đã đóng góp 4,5% trong tổng sản phẩm quốc nội (thờiđiểm 2017) Du lịch phát triển đồng nghĩa các ngành dịch vụ liênquan đến du lịch cũng phát triển, hơn một phần ba của tổng sảnphẩm trong nước được tạo ra bởi các dịch vụ, trong đó bao gồmkhách sạn Sau các ngành công nghiệp nặng và phát triển đô thị,đầu tư nước ngoài hầu hết đã được tập trung vào du lịch, đặc biệt làcác dự án khách sạn Như vậy, có thể thấy ngành dịch vụ kháchsạn, lưu trú ngày càng được trú trọng, để có thể mang lại những trảinghiệm tốt nhất cho du khách trong và ngoài nước

Tuy nhiên, khi thị trường khách sạn và resort ngày càng tăngnhanh thì mức độ cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng cao

Để có thể tồn tại và đứng vững trên thị trường này các doanhnghiệp cần phải hoàn thiện được về công tác quản trị cũng như tổchức để doanh nghiệp đi đúng hướng, bắt kịp với xu thế hiện tại vàcạnh tranh được với các đối thủ Để đạt được những điều đó thì yếu

tố vận hành là một trong những yếu tố quan trọng nhất có thể địnhhướng đi đúng đắn ngay trong những bước phát triển đầu củadoanh nghiệp Quy trình vận hành sẽ gắn liền với sự tồn tại và pháttriển của doanh nghiệp, đây là công cụ đắc lực giúp hoạt động suôn

sẻ và tối ưu hóa hiệu suất, cơ hội để tạo nên sự khác biệt và cạnhtranh cho mình

Vì vậy, để doanh nghiệp có hiệu suất làm việc cao, hoạt độngtrơn tru, tối ưu nhân lực,… việc lập kế hoạch vận hành doanhnghiệp đóng vai trò rất quan trọng Nhất là trong tình hình cạnhtranh gay gắt hiện nay, các doanh nghiệp muốn tồn tại và pháttriển thì công tác tổ chức lập kế hoạch vận hành phải rõ ràng, sángtạo giúp doanh nghiệp có thể định hình và duy trì hoạt động suôn sẻcủa một tổ chức kinh doanh Bên cạnh đó việc tổ chức lập kế hoạchvận hành giúp các nhà quản trị khẳng định được năng lực bản thâncũng như thực hiện được các mục tiêu đã đề ra

Qua thời gian thực tập ở Phòng Kế toán – Tổng hợp của Kháchsạn Phương Nam - Chi nhánh Tổng công ty Thép Việt Nam – CTCP,

em đã tiếp thu và rút ra được rất nhiều kinh nghiệm trọng việc tổchức lập kế hoạch vận hành của quý công ty Để vận hành đượcdoanh nghiệp cho đến tận hôm nay, chứng tỏ công tác này đã vàđang đi đúng hướng Vì vậy sau quá trình thực tập em quyết định đề

tài tốt nghiệp của mình là “Tìm hiểu công tác lập kế hoạch vận hành tại Khách sạn Phương Nam – Chi nhánh Tổng Công ty Thép Việt Nam – CTCP”.

 Đề xuất phương án hoàn thiện công tác này tại Khách sạnPhương Nam – Chi nhánh Tổng Công ty Thép Việt Nam – CTCP

3.ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

 Đối tượng nghiên cứu: Công tác lập kế hoạch vận hành

 Phạm vi nghiên cứu:

 Về không gian: Tại Khách sạn Phương Nam – Chi nhánhTổng Công ty Thép Việt Nam – CTCP

 Về thời gian: Thời gian khảo sát từ ngày 25 tháng 3 năm

2024, dữ liệu lấy từ năm 2020-2023

4.PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Đề tài sử dụng hai phương pháp nghiên cứu gồm: Nghiên cứuđịnh tính và nghiên cứu định lượng

 Nghiên cứu định tính:

Tìm hiểu các yếu tố tác động đến công tác lập kế hoạch vậnhành tại Khách sạn Phương Nam – Chi nhánh Tổng Công ty ThépViệt Nam – CTCP dựa trên cơ sở nghiên cứu lý thuyết và quá trìnhquan sát thực tế trong thời gian thực tập ở Khách sạn Phương Nam

 Nghiên cứu định lượng:

Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Thu thập sách, báo, tạpchí là tài liệu có liên quan đến vấn đề nghiên cứu, tìm hiểu và thamkhảo, thu thập tài liệu trên internet và tham khảo dẫn

Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp:

- Phương pháp quan sát: Phương pháp này thể hiện trực tiếp vàocông việc của công ty tại nơi thực tập bằng cách tham gia trựctiếp

- Phương pháp điều tra: Khảo sát các phiếu điều tra, khảo sát ýkiến thống kê bảng câu hỏi, khảo sát ý kiến của nhận viên tạicác phòng ban chức năng của công ty nhằm thu thập dữ liệu đểphục vụ cho đề tài

- Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn và trao đổ thực tiếp với cácnhân viên tại các phòng ban chức năng và tham khảo ý kiến mọingười về công tác lập kế hoạch vận hành tại các phòng ban, để

từ đó làm cơ sở dữ liệu nghiên cứu

5.BỐ CỤC CỦA ĐỀ TÀI

Lời nói đầu

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác lập kế hoạch vận hành

Chương 2: Tìm hiểu công tác lập kế hoạch tại Khách sạn PhươngNam – Chi nhánh Tổng Công ty Thép Việt Nam – CTCP

Chương 3: Một số nhận xét và giải pháp nâng cao hiệu quả côngtác lập kế hoạch vận hành tại Khách sạn Phương Nam – Chi nhánhTổng Công ty Thép Việt Nam – CTCP

Kết luận

Tài liệu tham khảo

Chương 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC LẬP

KẾ HOẠCH VẬN HÀNH

HÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH VẬN HÀNH VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH VẬN HÀNH

Các khái niệm cơ bản

kế hoạch” là một thuật ngữ được sử dụng linh hoạt:

 Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn cácphương thức hành động để đạt được các mục tiêu đó.

 Lập kế hoạch là cầu nối giữa hiện tại và tương lai, cần thiết choviệc thực hiện thành công các chiện lược

 Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên trong quá trình quản lý và

nó liên quan đến việc triển khai thực hiện các chức năng quản lýkhác

Từ những khái niệm trên có thể đúc kết lại các doanh nghiệpmuốn đạt được mục tiêu đề ra cần phải lập kế hoạch Trong từngthời kỳ, mỗi kế hoạch đều có điểm mạnh, điểm yếu riêng so với xuhướng của thị trường trong ngành do đó các nhà quản trị các cấpnhất là nhà quản trị cấp cao luôn luôn phải nắm bắt tình hình hiệntại, tiềm năng phân tích và triển khai hiệu quả các kế hoạch đã đề

ra nhằm tạo lợi thế trong cạnh tranh lâu dài

 Vận hành:

Trong thời đại kinh tế hiện nay, việc một doanh nghiệp có thểtồn tại và phát triển tất yếu đều dựa vào việc lập kế hoạch vậnhành ngay từ đầu của các nhà quản trị Mỗi tổ chức kinh doanh đềucần phải có một quy trình vận hành hoàn chỉnh và chuyên nghiệp

để định hướng đi đúng đắn từ giai đoạn ban đầu của sự phát triển.Vận hành là một trong những chức năng chính trong một tổ chứccùng với chuỗi cung ứng, tiếp thị, tài chính và nguồn nhân lực

Vận hành là quá trình tổ chức và thực hiện các hoạt động củamột tổ chức hoặc doanh nghiệp thông qua chuỗi các bước thiết kế,thực thi và kiểm soát Quá trình này được thực hiện bởi nhân sựhoặc các bộ phận trong tổ chức nhằm đạt được mục tiêu nhất định

 Công tác lập kế hoạch vận hành:

Là một hoạt động gắn liền với quá trình hình thành và pháttriển của doanh nghiệp Nó liên quan đến trách nhiệm đảm bảorằng các hoạt động kinh doanh có hiệu quả, đáp ứng các yêu cầucủa khách hàng đặc biệt là trong ngành dịch vụ Hoạt động này đòihỏi các nhà quản trị phải có một khả năng phân tích tình hình hiệntại và tìm giải pháp tối ưu nhất để cải thiện hiệu lực và hiệu quả củahoạt động dịch vụ

Mục đích của công tác lập kế hoạch vận hành

Mục đích của công tác lập kế hoạch vận hành là tạo nên nhữngmục tiêu rõ ràng cho các bộ phận nói riêng và doanh nghiệp nóichung, kiểm soát được quá trình hoạt động của doanh nghiệp từđầu đến cuối Những mục đích cụ thể của công tác lập kế hoạch vậnhành thường là:

 Đảm bảo sử dụng nguồn lực đúng cách

 Tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên để đạt được hiệu suất hoạtđộng tối đa

 Dự đoán tương lai và xây dựng kế hoạch phát triển phù hợp

 Kiểm soát rủi ro một cách hiệu quả và điều chỉnh kế hoạch kịpthời

Cũng như các loại mục đích quản trị khác, mục đích của côngtác lập kệ hoạch vận hành phải khoa học, khả thi và phải phù hợpvới hoàn cảnh thực tiễn Khác với yêu câu về các loại mục đích quảntrị khác, yêu cầu đối với mục tiêu lập kế hoạch vận hành là phảituân thủ những quy luật khách quan đặc thù của công tác lập kếhoạch Ví dụ quy luật về tầm quản trị, quy luật về hoạch định chiếnlược, quy luật về phân chia quyền hạn

Ý nghĩa của công tác lập kế hoạch vận hành

Công tác lập kế hoạch vận hành không chỉ có ý nghĩa đối vớidoanh nghiệp và còn có ý nghĩa trở lại đối với tổ chức bộ máy củadoanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp: Công tác lập kế hoạch vận hành giúp tạo

ra sự chuẩn bị và sắp xếp các hoạt động kinh doanh, quản lý cácnguồn lực một cách hiệu quả, tối ưu hóa được tài nguyên và thờigian Doanh nghiệp có chiến lược thông minh hay có đội ngũ nhân

sự mạnh mẽ, nhưng thiếu đi hệ thống vận hành chắc chắn sẽ gâykhó khăn bất lợi trong việc cạnh tranh với các đối thủ khác Nhất làđối với ngành dịch vụ khách sạn hiện nay, khi mỗi ngày đều có hàngloạt các khách sạn “trẻ” xuất hiện Vì vậy việc tập trung vào côngtác lập kế hoạch vận hành là rất cần thiết Đây được coi là bướcđệm giúp doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển đúng với xu thế

xã hội

Đối với tổ chức bộ máy: Cơ cấu tổ chức bộ máy có vai trò quantrọng vì nó quyết định toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp Việclập kế hoạch vận hành đối với bộ máy quản lý sẽ giúp doanh nghiệpphân bổ được đúng chức năng, nhiệm vụ cho từng bộ phận mộtcách thuận lợi và có hiểu quả Hơn nữa nó còn gắn mục tiêu riêngcủa từng bộ phận với nhau và phục vụ mục tiêu chung của doanhnghiệp.

Tầm quan trọng của công tác lập kế hoạch vận hành

Trong bất kì một doanh nghiệp nào, một kế hoạch vận hànhphù hợp sẽ giúp cho tổ chức đó thích nghi với môi trường kinhdoanh đầy biến động, nâng cao năng lực cạnh tranh của doanhnghiệp đó với các doanh nghiệp khác trong cùng lĩnh vực Từ đógiúp cho doanh nghiệp chiến thắng trong cạnh tranh và tranh chodoanh nghiệp khỏi rơi vào tình trạng phá sản hay thua lỗ

Việc nâng cao hiệu quả của công tác lập kế hoạch vận hành làđiều rất cần thiết, nếu công tác lập kế hoạch vận hành ở công tyngày càng phát triển thì dẫn đến công ty đó càng ngày càng pháttriển trên thị trường

Như vậy, tổng quan lại thì công tác lập kế hoạch vận hành làmột trong những yếu tố quan trọng để có thể quyết định được hiệuquả trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

ỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH VẬN HÀNH

Cơ sở khoa học của công tác lập kế hoạch vận hành

Doanh nghiệp nào cũng muốn mang lại giá trị cho khách hàngcủa mình Và để mang lại giá trị đó cho khách hàng, doanh nghiệpcần có một mô hình vận hành doanh nghiệp hoạt động mạnh mẽ.Một mô hình hoạt động có thể giúp doanh nghiệp đạt được các mụctiêu về hiệu quả hoạt động của tổ chức Có thể nói, công tác lập kếhoạch vận hành doanh nghiệp chính là mạch máu của mỗi doanhnghiệp bởi nó đóng vai trò định hướng, dẫn dắt bộ máy tổ chức làmviệc hiệu quả và sản sinh ra giá trị Một doanh nghiệp chỉ thực sự

khỏe mạnh khi có một hệ thống vận hành bài bản, tạo tiền đề vữngchắc để tồn tại và cạnh tranh trên thị trường

Các yếu tố tác động đến công tác lập kế hoạch vận hành

Yếu tố từ bên trong doanh nghiệp:

Cấp quản lý: Vì công tác lập kế hoạch vận hành do các nhà lập

kế hoạch hoạch định nên ngoài những yếu tố tác động khách quanthì các kế hoạch vẫn sẽ bị chi phối bởi quan điểm chủ quan

Chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp: Mỗi chu kỳ kinh

doanh của doanh nghiệp đều trải qua bốn giai đoạn là hình thành,tăng trưởng, chín muồi và suy thoái Với mỗi giai đoạn khác nhau thìcông tác lập kế hoạch vận hành là không giống nhau Qua các giaiđoạn khác nhau thì độ dài và tính cụ thể của các kế hoạch là khácnhau:

 Giai đoạn hình thành: Trong giai đoạn bắt đầu này các cấplãnh đạo, các nhà quản lý thường phải dựa vào công tác lập kếhoạch định hướng Thời điểm này công tác lập kế hoạch vậnhành cần tới sự mềm dẻo và linh hoạt vì mục tiêu có tính chấtthăm dò, nguồn lực chưa được xác định rõ, và thị trường chưa

có gì chắc chắn Công tác lập kế hoạch vận hành giai đoạnđầu này giúp doanh nghiệp định hướng, nhanh chóng cónhững thay đổi khi cần thiết

 Gia đoạn tăng trưởng: Đây là thời điểm các kế hoạch vận hànhngắn hàng được lập ra và sử dụng nhiều, thiên về cụ thể, chitiết hơn vì các mục tiêu đã được xác định rõ hơn, các nguồnlực đang được đưa vào vận hành

 Giai đoạn chín muồi: Doanh nghiệp nên có công tác lập kếhoạch vận hành dài hạn và độ chính xác cao vì ở giai đoạn nàytính ổn định và tính dự đoán được của doanh nghiệp là lớnnhất

 Giai đoạn suy thoái: Lúc này kế hoạch vận hành sẽ chuyển từ

dà hạn sang ngắn hạn, từ kế hoạch cụ thể sang kế hoạch địnhhướng Cũng giống như giai đoạn đầu, giai đoạn suy thoái cầntới sự linh hoạt, nhạy bén vì các mục tiêu cần được xem xét vàđánh giá lại, nguồn lực cũng được phân phối lại với cùng vớinhững điều chỉnh khác

Hệ thống mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp:

Mục tiêu là kết quả mong muốn cuối cùng của các cá nhân, tổchức hay doanh nghiệp Mục tiêu chỉ ra phương hướng cho tất cảcác quyết định quản lý và hình thành nên những tiêu chuẩn đolường cho việc thực hiện trong thực tế Mực tiêu là nền tảng củacông tác lập kế hoạch vận hành

Do vậy các nhà lập kế hoạch cần phải dựa vào hệ thống mụctiêu của tổ chức, doanh nghiệp mình để có các kế hoạch dài hayngắn nhằm đạt được mục tiêu đề ra

Yếu tố từ bên ngoài doanh nghiệp:

Tính không chắc chắn của môi trường kinh doanh:

Có thể nói hai năm đại dịch COVID đã làm tê liệt gần như nềnkinh tế nói chung và ngành du lịch nói riêng Nếu công tác lập kếhoạch vận hành của một doanh nghiệp không tối ưu và linh hoạtchắc chắn sẽ làm cho doanh nghiệp đó phá sản Công tác lập kếhoạch là quá trình chuẩn bị để đối phó với sự thay đổi bất chợt,không chắc chắn của môi trường kinh doanh mà chủ yếu là cácnhân tố trong nền kinh tế và môi trường ngành Sự không chắc chắncủa môi trường kinh doanh được thể hiện dưới ba hình thức sau:

 Tình trạng không chắc chắn: Xảy ra khi toàn bộ hay một phầncủa môi trường kinh doanh được coi là khổng thể tiên đoánđược

 Hậu quả không chắc chắn: Là trường hợp dù đã cố gắng trongcông tác lập kế hoạch vận hành một cách chỉn chu nhất nhưngcác nhà quản lý không thể tiên đoán được những hậu quả do

sự thay đổi của môi trường tác động đến doanh nghiệp, do vậy

mà dẫn đến sự không chắc chắn

 Sự phản ứng không chắc chắn: Là tình trạng không thể tiênđoán được hệ quả của một quyết định cụ thể, sự phản ứng củadoanh nghiệp đối với những biến động của môi trường kinhdoanh

Chức năng của công tác lập kế hoạch vận hành

Chức năng tài chính: Đảm bảo nguồn tài nguyên được dùngđúng cách, giúp tối thiểu hóa rủi ro và tối đa hóa lợi ích đạt được

Chức năng vận hành: Thúc đẩy sự phát triển của những kếhoạch hướng về hoạt động sản xuất và phân bổ nguồn lực Từ đó,tạo lợi thế cạnh tranh nổi bật trên thị trường

Chức năng kiểm soát: Quản lý vận hành doanh nghiệp sẽ giúpbạn nhanh chóng phát hiện ra sai sót để khắc phục và kiểm soátcác rủi ro, tránh tổn thất không đáng có

Chức năng dự báo: Giúp nhà quản trị có thêm cơ sở để đưa ra

dự báo về những thay đổi có liên quan đến hoạt động kinh doanhcủa doanh nghiệp trong tương lai

Nguyên tắc của công tác lập kế hoạch vận hành

Thiết kế và hoàn thiện kế hoạch vận hành là công việc có tầmquan trọng chiến lược Sai sót trong công tác lập kế hoạch có ảnhhưởng sâu sắc tới tất cả hoạt động quản trị khác Xây dựng và tuântheo một hệ thông nguyên tắc lập kế hoạch khoa học sẽ góp phầnhạn chế những sai lầm kể trên Để có bản kế hoạch vận hành hiệuquả, nhà quản trị cần tuân thủ bốn nguyên tắc chính sau đây:

 Nguyên tắc gắn với mục tiêu: Bản thân quá trình vận hànhkhông thể tự gắn với mục tiêu mà là nhà quản trị khi lập kếhoạch phải xuất phát từ mục tiêu của doanh nghiệp để xâydựng một kế hoạch vận hành sao cho phù hợp nhất Một bản

kế hoạch vận hành hữu hiệu không thể quá lớn hay quá nhỏhoặc quá đơn giản với mục tiêu, mục tiêu nào lập kế hoạchvận hành doanh nghiệp nấy Sự phù hợp với mục tiêu đảm bảocho tính hiệu quả chi phí tối thiểu mà bất kì doanh nghiệp nàocũng mong muốn

 Nguyên tắc đảm bảo tính hiệu quả: Hiệu quả là thược đo mọigiá trị hoạt động của tổ chức Nguyên tắc này đòi hỏi công táclập kế hoạch vận hành phải thu được kết quả hoạt động caonhất so với chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra, đồng thời đảm

bảo hiệu lực hoạt động của các phân hệ và tác động điềukhiển của các nhà quản trị

 Nguyên tắc cân đối: Đây là một trong những nguyên tắc quantrọng trong công tác lập kế hoạch vận hành Cân đối là tỷ lệhợp lý giữa các thành phần với nhau Sự cân đối sẽ tạo sự ổnđịnh cho công tác lập kế hoạch vận hành Nguyên tắc này đòihỏi các nhà quản trị phải được phân công phân nhiệm cácphân hệ chuyên ngành, phân chia nhiệm vụ rõ ràng Giữanhiệm vụ, trách nhiệm, quyền lực, lợi ích phải cân xứng cụ thể.Chỉ có lập kế hoạch vận hành một cách rõ ràng cụ thể cânxứng giữa nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền lực lợi ích của từngphòng ban, để phân biệt rõ ai làm tốt, ai làm chưa tốt, tiếntrình nhiệm vụ tới đâu thì doanh nghiệp mới có thể tồn tại vàphát triển

 Nguyên tắc linh hoạt: Nguyên tắc này xuất phát từ thực tiễnluôn thay đổi mà hoạt động của doanh nghiệp luôn chịu tácđộng của môi trường Vì sự tồn tại và phát triển buộc doanhnghiệp phải có sự thích ứng Một công tác lập kế hoạch vậnhành tốt bao giờ cũng vừa đảm bảo với sự thay đổi của môitrường bên ngoài và nhà quản trị cũng phải linh hoạt tronghoạt động để có những quyết định đáp ứng với kế hoạch đã đề

ra Công tác lập kế hoạch vận hành không được cứng nhắc màphải “tùy cơ ứng biến” Khi mục tiêu thay đổi thì công tác lập

kế hoạch cũng phải thay đổi

Ngoài các nguyên tắc trên, trong thực tiễn doanh nghiệp cònquan tâm đến một số nguyên tắc khác như nguyên tắc lấy chấtlượng hơn số lượng, chuyên môn hóa, khoa học, hợp lý, phù hợp vớihoàn cảnh thực tiễn, không chồng chéo,…

Phương pháp công tác lập kế hoạch vận hành

 Xác định 5W

- Why (Mục tiêu, yêu cầu công việc): Trước khi lập bản kế hoạch,doanh nghiệp cần phải biết được mục tiêu mà bản thân muốnhướng đến Để từ đó biết được ý nghĩa của công việc doanh nghiệp

dự định làm, nó mang lại được gì