môn thanh toán quốc tế đề tài phiếu đóng gói packing list

Khái niệm Packing list hay Phiếu đóng gói là bảng kê danh mục hàng hóa đựng trong một kiện hàng hộp, Container.v.v… như thỏa thuận của Hợp đồng, thông tin trên bảng kê tương tự như hóa đ

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG THƯƠNG TP.HCM

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

- -MÔN: THANH TOÁN QUỐC TẾ

ĐỀ TÀI: PHIẾU ĐÓNG GÓI - PACKING LIST

GVHD: Nguyễn Thị Ngọc Linh MÔN: Thanh toán quốc tế THỰC HIỆN: Nhóm 7

Tp Hồ Chí Minh, ngày 04 tháng 01 năm 2024

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

1 NỘI DUNG

2 TRÌNH BÀY

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 4

NỘI DUNG 5

I Tổng quát về phiếu đóng gói 5

1 Khái niệm 5

2 Chức năng của phiếu đóng gói 5

3 Nội dung của phiếu đóng gói 6

4 Một số loại phiếu đóng gói 6

II Tính phù hợp của Packing List so với UCP 60 7

III Cách lập phiếu đóng gói 7

1 Cách lập phiếu đóng gói chi tiết 7

2 Những nội dung bắt buộc khi lập phiếu đóng gói 10

3 Lưu ý khi lập phiếu đóng gói 10 KẾT LUẬN 11

LỜI MỞ ĐẦU

Trong hoạt động thương mại quốc tế, việc giao nhận hàng hóa giữa hai bên mua bán là một khâu vô cùng quan trọng Để đảm bảo cho việc giao nhận hàng hóa diễn ra thuận lợi, suôn sẻ, hai bên cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần

thiết, trong đó có Phiếu đóng gói (Packing list) Phiếu đóng gói đóng một vai

trò quan trọng, đó không chỉ là một vật dụng thông thường mà còn là một yếu

tố quyết định trong việc thúc đẩy sự thuận lợi và minh bạch trong các giao dịch tài chính quốc tế

Phiếu đóng gói không chỉ là một công cụ thanh toán mà còn là một hình thức bảo đảm cho cả người mua và người bán trong quá trình giao dịch Việc sử dụng phiếu đóng gói giúp giảm thiểu rủi ro mất mát và gian lận trong quá trình vận chuyển hàng hóa, đặc biệt là khi gặp các vấn đề phức tạp như thay đổi giá trị hàng hóa, thiên tai hay các yếu tố không mong muốn khác

Phiếu đóng gói có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác của lô hàng xuất nhập khẩu Nó giúp người mua và người bán kiểm tra số lượng, chủng loại, chất lượng của hàng hóa khi giao nhận Phiếu đóng gói cũng là cơ

sở để các cơ quan hải quan kiểm tra, xác nhận hàng hóa khi làm thủ tục xuất nhập khẩu

Vậy làm thế nào để lập phiếu đóng gói một cách chính xác và đầy đủ? Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về cách lập phiếu đóng gói, các loại phiếu đóng gói phổ biến và vai trò của phiếu đóng gói trong hoạt động xuất nhập khẩu

NỘI DUNG

I Tổng quát về phiếu đóng gói

1 Khái niệm

Packing list hay Phiếu đóng gói là bảng kê danh mục hàng hóa đựng

trong một kiện hàng (hộp, Container.v.v…) như thỏa thuận của Hợp đồng, thông tin trên bảng kê tương tự như hóa đơn nhưng không cần có các thông tin liên quan đến thanh toán hay đơn giá hoặc trị giá hoặc đồng tiền thanh toán Điều quan trọng là cần có quy cách đóng gói, trọng lượng và kích thước.

Packing list được lập khi nào?

Packing list thường được lập sau khi hàng hóa được đóng xong, bởi vì lúc đó mới biết được chính xác số lượng Tuy nhiên, đối với những đơn đặt hàng quen thuộc, lặp lại với số lượng, giá cả và nội dung không thay đổi thì packing list

có thể được lập trước khi đóng hàng Ngoài ra, trong trường hợp hãng tàu yêu cầu vận đơn sớm thì người bán phải lập packing list sớm để lấy đó làm cơ sở soạn B/L gửi cho hãng tàu

Phiếu đóng gói được đặt trong bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi được để trong một túi gắn ở bên ngoài bao bì Phiếu đóng gói do người sản xuất, xuất khẩu lập khi đóng gói hàng hóa Phiếu đóng gói thường được lập thành 3 bản:

- Một bản để trong kiện hàng cho người nhận hàng kiểm tra hàng trong kiện khi cần, là chứng từ để đối chiếu hàng hóa thực tế với hàng hóa do người bán gửi

- Một bản kèm theo hóa đơn thương mại và các chứng từ khác lập thành

bộ chứng từ xuất trình cho ngân hàng làm cơ sở thanh toán tiền hàng

- Một bản còn lại lập hồ sơ lưu

2 Chức năng của phiếu đóng gói

Được sử dụng để khai báo nhà cung cấp vận chuyển phát hành vận đơn

- Là chứng từ hỗ trợ việc thanh toán, nhưng hàng hóa phải tương ứng với những gì được mô tả trên Packing List

- Là chứng từ bắt buộc để thực hiện khai báo hải quan khi xuất nhập khẩu

- Để người mua (bên nhập khẩu) kiểm tra hàng hóa khi nhận hàng

- Chứng từ để hỗ trợ yêu cầu bảo hiểm trong trường hợp xảy ra mất mát hoặc hư hỏng, thiệt hại đối với hàng hóa

- Nhanh chóng tìm được sản phẩm hàng hóa, mỗi sản phẩm sẽ biết được nằm trong kiện hàng nào, bao nào Và có phản hồi kịp thời với cơ sở sản xuất khi hàng hóa hư hao hoặc bị lỗi

- Ngay sau khi đóng hàng xong, người bán sẽ gửi ngay cho người mua Packing List để người mua kiểm tra hàng hóa trước khi nhận hàng

3 Nội dung chính của phiếu đóng gói

Mỗi một Packing list thì có những nội dung khác nhau do nhu cầu của người sử dụng đóng gói Thường thì mọi người soạn thảo phiếu đóng gói bằng cách tham khảo các mẫu có sẵn, sau đó chỉnh sửa, bổ sung những nội dung cho phù hợp với nhu cầu của mình Về cơ bản thì nội dung chính của một Packing list như sau:

 Số và ngày lập hóa đơn

 Tên, địa chỉ người bán và người mua

 Cảng xếp, cảng dỡ lên tàu, số chuyến…

 Thông tin hàng hóa: loại hàng hóa, số lượng, trọng lượng, số kiện, quy cách và phương thức đóng gói

4 Một số loại phiếu đóng gói

Thông thường, packing list có 3 loại phổ biến như bên sau:

Loại 1: Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list)

Đây là một phiếu đóng gói có nội dung tương đối chi tiết, liệt kê các thông tin về hàng hóa trong gói, bao gồm số lượng, mô tả chi tiết về các mặt hàng, trọng lượng, kích thước và giá trị

Phiếu đóng gói chi tiết này giúp bên nhận hàng và bên gửi hàng kiểm tra tính chính xác và đảm bảo việc vận chuyển hàng hóa một cách an toàn

Loại 2: Phiếu đóng gói trung lập (Neutral packing list)

Loại phiếu đóng gói này không chỉ ra tên người bán Nó được sử dụng khi bên gửi hàng không muốn tiết lộ danh tính hay nguồn gốc của hàng hóa

Thông thường, trong phiếu đóng gói trung lập này sẽ không có thông tin liên quan đến người bán hoặc bên cung cấp

Loại 3: Phiếu đóng gói kiêm bảng kê trọng lượng (Packing and Weight list)

Loại phiếu này cung cấp thông tin về đóng gói hàng hóa cùng với trọng lượng của từng gói Nó giúp trong việc quản lý lưu trữ và vận chuyển hàng hóa

Bảng kê trọng lượng thường liệt kê tất cả các gói hàng, trọng lượng tịnh

và trọng lượng gộp của từng gói, tổng trọng lượng và các thông tin khác liên quan đến trọng lượng hàng hóa

II Tính phù hợp của Packing List so với UCP 600

Theo Điều 25 UCP 600, phiếu đóng gói là một chứng từ vận tải nội bộ, được người bán hoặc người được người bán ủy quyền lập để mô tả hàng hóa được đóng gói trong từng kiện hàng Phiếu đóng gói được sử dụng để kiểm tra

số lượng, trọng lượng, và tình trạng của hàng hóa khi đến nơi nhận hàng

Theo UCP 600, nội dung bắt buộc trên phiếu đóng gói bao gồm:

Tên và địa chỉ của người bán và người mua

Số và ngày lập phiếu đóng gói

Số hiệu hóa đơn thương mại

Số lượng kiện hàng

Mô tả hàng hóa trong từng kiện hàng

Trọng lượng hoặc thể tích của từng kiện hàng

Ngày và địa điểm đóng gói

Ngoài ra, phiếu đóng gói có thể bao gồm các thông tin bổ sung khác như

Cách đóng gói hàng hóa

Mã số hàng hóa

Biểu thuế hải quan

Khi kiểm tra phiếu đóng gói, ngân hàng phải kiểm tra xem phiếu đóng gói có đầy đủ các thông tin bắt buộc theo UCP 600 hay không Nếu phiếu đóng gói thiếu các thông tin bắt buộc, ngân hàng có thể từ chối thanh toán thư tín dụng

III Cách lập phiếu đóng gói

1 Cách lập phiếu đóng gói chi tiết

Thông thường trong phiếu đóng gói hàng hóa sẽ bao gồm một số thông tin nhất định về lô hàng cũng như người bán Vậy nên phải điền chính xác những thông số cũng như thông tin liên quan đến lô hàng tránh tình trạng sai sót ảnh hưởng đến tiến trình làm thủ tục thông quan Cần điền lần lượt, đầy đủ những thông tin sau:

2 Consignee (Thông tin nhà nhập khẩu): tên, địa chỉ, số điện thoại, email,

có thêm mã số thuế,

3 Notify party (Thông tin đại diện nhà nhập khẩu): điền tương tự nhà NK

(thường thanh toán L/C thì mới yêu cầu ghi thêm thông tin Notify Party này)

4 Invoice No & Invoice DT (Số no và ngày)

 Số No: trong packing list có vai trò quan trọng trong việc xác

định lô hàng Số No được sử dụng để nhận diện lô hàng khi vận chuyển, xác định lô hàng khi thông quan hải quan hoặc theo dõi lô hàng trong quá trình vận chuyển Đây có thể là số đơn hàng, số vận đơn, số hóa đơn, hoặc bất kỳ thông tin nào khác giúp nhận dạng lô hàng Số no được ghi ở phần thông tin chung của packing list, thường là ở đầu trang

 Ngày phát hành: ghi ngày đã đóng xong hàng hóa, ngày lập

packing list được sử dụng để đối chiếu với ngày giao hàng, ngày xuất xưởng, ngày nhận hàng,

5 Port of Loading: Cảng xếp hàng

6 Port of Discharge: Cảng dỡ hàng

7 Carried by: Tên tàu, số chuyến

8 Terms and payment: Ghi các điều khoản và thanh toán theo thỏa thuận 2

bên

9 Container No (Số container): Giúp xác định lô hàng và đảm bảo an toàn

cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển

 Custom Seal No (Số tem tùy chỉnh): Đây có thể là một con số hoặc

chuỗi ký tự được sử dụng để định danh và bảo vệ một lô hàng hoặc một container cụ thể

 Line Seal No (Số niêm phong): Cũng giống như Custom Seal No,

Line Seal No có thể được sử dụng để đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của lô hàng hoặc container

 Lorry/ Truck No (Số xe tải): Là thông tin định danh cho phương

tiện vận chuyển như xe tải hay xe container Sử dụng để theo dõi và quản lý quá trình vận chuyển, từ lúc hàng hóa được đóng gói đến khi nó đến đích

10 Packing (Đóng gói): Số lượng thùng hoặc hộp, kiện đóng gói theo đơn vị

ở dưới (Ví dụ: đơn vị là bales – kiện, chẳng hạn có 100000 cái, đóng gói

500 cái/kiện -> Packing là 200 bales)

11 Product (Sản phẩm): Thông tin mô tả hàng hóa gồm tên hàng, ký mã hiệu,

mã HS Code,

12 Quantity (số lượng): Số lượng mặt hàng theo các đơn vị như pcs (cái).

13 NWT - Net weight (Trọng lượng tịnh): Chỉ tính riêng trọng lượng của

hàng hóa

14 GWT - Gross weight (Trọng lượng tổng): Tính cả trọng lượng của phụ

kiện đóng gói hàng hóa ở ngoài (bao gồm dây buộc, bao nylon, thùng, hộp ngoài) Trên thực tế, chúng ta không cần quá tỉ mỉ và quá chính xác GWT này, chỉ cần GWT tính tương ứng và không vượt quá trọng lượng mà hãng tàu cho phép xếp trong 1 container là được

15 Xác nhận của bên bán hàng: Chữ ký, đóng dấu của bên bán Khi có chữ

ký và đóng dấu thì phiếu mới được xem là hợp lệ

Hình 1: Mẫu Packing list chuẩn

2 Những nội dung bắt buộc khi lập phiếu đóng gói

 Thông tin nhà xuất khẩu: tên, địa chỉ, thông tin liên lạc (sđt, email, fax, )

 Thông tin nhà nhập khẩu: tên, địa chỉ, mã số thuế,

 Thông tin đại diện nhà nhập khẩu: tên, địa chỉ, thông tin liên lạc (sđt, email, fax, )

 Cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng

 Tên tàu, số chuyến và ngày hàng được xếp lên tàu

 Số và ngày phát hành

 Thông tin về hàng hóa: mô tả, số lượng, trọng lượng, số kiện, thể tích,

 Những ghi chú về lô hàng

 Xác nhận của Nhà xuất khẩu: chữ ký, đóng dấu

3 Lưu ý khi lập phiếu đóng gói

 Tránh nhầm lẫn giữa phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List) và hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) Hay có sự nhầm lẫn giữa hai loại chứng từ trên bởi lẽ thông tin trên hai phiếu này khá giống nhau và có nhiều thông số liên quan tới nhau Hóa đơn thương mại là chứng từ thiên về phương thức thanh toán của hàng hóa còn phiếu đóng gói thì thường thể hiện cách thức đóng gói của hàng hóa, trọng lượng ra sao,…

 Bắt buộc phải điền đầy đủ, chính xác các thông tin về lô hàng trên phiếu

 Phiếu đóng gói hàng hóa cần bao gồm số đơn vị, số hộp và bất kỳ thông tin đóng gói nào khác có sẵn Điều quan trọng, tất cả các chi tiết đó phải khớp với hóa đơn thương mại và phản ánh các bên liên quan đến giao dịch

KẾT LUẬN

Phiếu đóng gói (Packing list) là một chứng từ quan trọng trong thanh toán quốc

tế, đóng vai trò quan trọng trong các khâu khai báo hải quan, thanh toán quốc tế

và kiểm tra hàng hóa Việc lập phiếu đóng gói chính xác, đầy đủ sẽ giúp cho việc giao nhận hàng hóa diễn ra thuận lợi, suôn sẻ, đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên mua bán

Tính toàn cầu hóa của thị trường ngày càng đặt ra nhiều thách thức cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong quản lý thanh toán quốc tế Sự đồng thuận và chính xác của thông tin trên phiếu đóng gói là yếu tố quyết định để các giao dịch diễn

ra thuận lợi và hiệu quả Do đó, việc đầu tư vào quá trình đóng gói và xử lý thông tin phiếu đóng gói không chỉ là một nhu cầu mà còn là một chiến lược quan trọng để nâng cao cạnh tranh và bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp trong thị trường quốc tế ngày nay