LUẬN VĂN: Lưu trữ tại Công ty Thương mại Bình Minh Việt –Hà Nội doc

Nhận thấy công việc trao đổi thông tin và lưu giữ thông tin ở các cơ quan nhà nước cũng như các tổ chức là quan trọng.Vì công tác văn thư – lưu trữ có thể nói là sợi dây gắn kết các chủ

LUẬN VĂN:

Lưu trữ tại Công ty Thương mại

Bình Minh Việt –Hà Nội

A Lời nói đầu

Những năm gần đây, với yêu cầu cải cách nền hành chính Nhà nước nhầm đáp

ứng sự phát triển nhanh chóng của đất nước, chính vì vậy hệ thống văn bản quy phạm phát luật văn thư lữu rất được quan tâm Bởi vì công tác văn thư có liên quan đến mọi hoạt động quản lý từ việc đề ra những chủ trương, chính sách xây dựng chương chình

kế hoạch cho đến việc phản ánh tình hình và nêu những ý kiến lên cấp trên hoặc giải quyết nhằm nâng cao chất lượng, hệ thống quản lý hành chính nhà nước đòi hỏi người cán bộ phải năng cao năng lực chuyên muôn nghiệp vụ

Nhận thấy công việc trao đổi thông tin và lưu giữ thông tin ở các cơ quan nhà nước cũng như các tổ chức là quan trọng.Vì công tác văn thư – lưu trữ có thể nói là sợi dây gắn kết các chủ trương chính sách của nhà nước với các cơ quan đơn vị đoàn thể

và sự phản hồi, giúp những chủ trương đó đi vào thực tế.Vậy để có một đội ngũ cán bộ

có khả năng đảm nhiệm công việc được cọi là thước đo chất lượng quản lý nhà nước, các tổ chức thì công tác đào tạo đang rất được chú trọng và quan tâm

Trường đào tạo bồi dưỡng cán bộ công chức ngành GTVT là một đơn vị được phép đào tạo cho đất nước những cán bộ làm về lĩnh vực này,Thật may mắn cho tôi khi được học tập và rèn luyện trong môi trường như vậy.Tôi nghĩ học đi đôi với hành ,lý luận luôn gắn liền với thực tiễn, thì mọi công việc sẽ trở lên dễ dàng hơn,đặc biệt phải nói đến quãng thời gian học sinh được đi thực tập tại các đơn vị cơ quan về đúng ngành học trong trường.Bản thân mỗi học sinh sẽ được thâm nhập thực tế đó là môi trường làm việc trong các cơ quan, trong tổ chức Họ được tiếp cận, thực hành các nghiệp vụ văn thư – lưu trữ và sử dụng các trang thiết bị văn phòng để nâng cao nghiệp

vụ chuyên môn của mình Đồng thời có thể so sánh giữ lý thuyết với thực tế từ đó học sinh đúc rút ra những kinh nghiệm cần có về chuyên môn nghiệp vụ đối với một cán bộ phục trách công tác công văn giấy tờ ở trong các cơ quan, các tổ chức.Đặc biệt những học sinh qua khóa thực tập có thể nâng cao khả năng giao tiếp tác phong làm việc tại

cơ quan vì đây cũng là yếu tố quyết định sự thành bại trong giải quyết công

Thật vậy, thực tập tốt nghiệp là khoảng thời gian để khép lại quy trình đào tạo, học sinh có điều kiện rèn luyện thêm kỹ năng nghề nghiệp, chuyên môn trên nền tảng kiến thức đã học ở trường Để sau này khi tốt nghiệp học sinh có thể đáp ứng được các yêu cầu khắt ke của công việc và góp phần vào việc phát triển kinh tế xã hội

Nội dung của chuyên đề thực tập

(Gồm 3 chương)

Chương I: Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức của

công ty thương mại Bình Minh Việt – số 6, ngõ 228 – Kim Giang – Hà Nội

Chương II: Công tác văn thư – lưu trữ và quản trị văn phòng tại công ty Chương III: Những nhận xét, kiến nghị và thu hoạch của bản thân

Chương I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của công ty thương mại

Bình Minh Việt

số 6, ngõ 228 – Kim Giang – Hà Nội

 Vài nét về sự hình thành và phát triển của công ty:

Công ty Thương mại Bình Minh Việt được thành lập ngày 26 thánh 06 năm

1997 theo quyết định số 420/QD – UBND HN

Trụ sở chính đóng tại số 6, ngõ 228- Kim Giang – Hà Nội có tiềm năng kinh doanh do nằm ở mặt phố

Giai đoạn đầu mới thành lập công ty chỉ vẻn vẹn có trên dưới 15 nhân viên chưa kể giám đốc, không có kho, xưởng, chỉ có một văn phong làm việc để giới thiệu mặt hành và bán hành Sau 2năm dưới sự chỉ đạo của ban lãnh đạo kết hợp với sự lỗ lực của các nhân viên trong công ty và đặc biệt phải nói đến là những chính sách của nhà nước ưu đại cho các doanh nghiệp trẻ công ty đã dần lớn mạnh tham gia vào tất các khâu của sản xuất, nghĩa là từ khâu sản xuất cho đến tay người tiêu dùng để đáp ứng công việc, công ty đã xây dưng lại một hệ thống quản lý có bài bản phù hợp với

mô hình công ty Cụ thể là có các phòng chuyên trách đảm nhiệm các công việc khác nhau.Như phòng kinh doanh chuyên tìm kiếm khác hàng, chịu trách nhiệm lập các phương án kinh doanh để Giám đốc xem xét quyết định, phòng hành chính chuyên giải quyết các công việc giấy tờ công văn của công ty hay như phòng tài chính – kế toán lại thực hiện tổ chức công tác việc hoạch toán kế toán và thiết lập báo cáo kế toán,cung cấp thông tin về số liệu cần thiết cho hoạt động SXKD….Đến nay, công ty có 200 nhân viên làm cả ở xưởng, kho và trụ sở chính Là đơn vị xản suất kinh doanh hoạch toán kết toán độc lập có tài khoản và con dấu riêng Doanh thu của công ty tăng đều hàng năm, đời sống nhân viên ngày càng được cải thiện và uy tín của công ty ngày càng được nâng cao.Công ty được thành lập và hoạt động với nhiệm vụ chủ yếu:

- Công ty kinh doanh về mặt hành văn phòng phẩm, sửa chữa và tu bổ các thiết bị

sử dụng trong học tập, trong công việc văn phòng

về kinh doanh của nhà nước quy định

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức của công ty thương mại Bình Minh Việt

Do là công ty tư nhân nên chức năng, nhiệm vụ quyền hạn không nhiều chủ yếu xoay quanh việc kinh doanh những thủ tục kinh doanh và nghĩa vụ đối với nhà nước

2.Nhiệm vụ quyền hạn của công ty:

- Do luật doanh nghiệp quy định: Công ty trách nhiệm hữu hạn có tư cách pháp nhân kể từ ngày cấp giấy

2.1.Trong lĩnh vực kinh tế:

Chịu sự phê chuẩn kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội của quận, thành phố

Thực hiện nộp ngân sách địa phương (thuế)

Không được phát hành cổ phiếu

2.2 Trong lĩnh vực kinh doanh :

Tuân thủ tất cả các hính thức kinh doanh, cạnh tranh lành mạng

VD: Xây dựng tổ chức thực hiện các chương trình khuyến mại nhằm thúc đẩy sự phát triển của công ty

Kinh doanh mặt hành mà công ty đã đăng ký

Chấp hành hiến pháp, luật pháp các văn bản cơ quan nhà nướcđối với doanh nhiệp tư

3 Cơ cấu tổ chức của công ty thương mại Bình Minh Việt

Căn cứ vào luật doanh nghiệp công ty được tổ chức như sau: Có một giám đốc, hai phó giám đốc

+ Phó Giám đốc kinh doanh

+ Phó Giám đốc kĩ thuật

Giám đốc là người đứng đầu và chỉ đạo chung công việc của công ty, kèm theo quyền lợi là nghĩa vụ Nghĩa vụ với đất nước với người lao động, trách nhiệm trước pháp luật

Hai Phó Giám đốc là trợ lý giúp việc trực tiếp cho người đứng đầu trong các lĩnh vực cụ thể

VD: Phó giám đốc kĩ thuật thì tham mưu mọi lĩnh vực liên quan đến kĩ thuật trong các kế hoạch xây dưng dây chuyền sản xuất

Dưới giám đốc là các trưởng phòng, chịu trách nhiệm giải quyết các công việc:

- 01 Trưởng phòng tài chính – kế toán

Trước tiên phải nói là hoạt đông của văn thư lưu trữ tập chung hết ở phòng hành chính Do không phải là cơ quan của nhà nước nên chức năng của phòng hành chính chỉ trong phạm vi nhỏ và không phức tạp

1.Chức năng:

Phòng hành chính là bộ phận giúp việc cho Giám đốc, có chức năng tham mưu tổng hợp, tổ chức nơi làm việc, đảm nhiệm mọi yêu cầu hậu cần phục vụ các hoạt đông của công ty

Quản lý cán bộ, quản lý tài sản của công ty

Thực hiện tốt, kịp thời các nhiệm vụ đột xuất do giám đốc giao

Quản lý thống nhất việc xây dựng và ban hành các văn bản công ty theo phát luật

3.Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính:

Bộ phận này được tổ chức sao cho phù hợp với quy mô của công ty.Gọn nhẹ nhưng vẵn đảo bảo tính chất công việc:

- Ông Trần Đức Minh trưởng phòng hành chính(phụ trách chung)

- Bà Tống Thanh Tâm chánh văn phòng

- Bà Lê Minh Hằng chuyên viên theo dõi khối kinh tế- kinh doanh của công ty

- Chị Tạ Thanh Vi cán bộ theo dõi khối kỹ thuật

- Chị Lương Anh Thu cán bộ chuyên trách văn thư(kiêm đanh máy photo)

- Chị Hà Thùy Linh cán bộ chuyên trách lưu trữ

- Anh Vũ Quý Toàn nhân viên lái xe

Chương II Công tác văn thư – lưu trữ và quản trị văn phòng của công ty

I Công tác văn thư:

Công tác văn thư là khâu quan trọng Thực hiện tốt công tác này có ý nghĩa lớn

Để góp phần nâng cao năng xuất và chất lượng việc tại cơ quan đảm bảo cho công việc nhanh chóng và chính xác kịp thời

Văn bản khi ban hành với thể thức Đăng ký vào sổ chính xác, chuyển giao nhanh chóng đúng nơi cơ quan nhận góp phần giải quyết công việc kịp thời

Quản lý văn bản và lưu trữ đầy đủ các thông tin chứng từ về mọi hoạt động của

cơ quan thì khi cần thiết các văn bản sẽ là nguồn gốc bằng chứng phát lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách trân thực Hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng sơ hở trong việc quản lý văn bản để làm việc trái pháp luật

Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần bảo vệ bí mật của nhà nước, bí mật của cơ quan

Văn thư là nguồn bổ sung chủ yếu ,thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia các

hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn bản được nộp lưu vào lưu trữ cơ quan Để đạt hiệu quả như trên văn thư cần phảI làm đúng và khoa học

1 Quản lý chỉ đạo công tác văn thư của công ty

Trong công ty giám đốc là người chụi trách nhiệm chung về quản lý công tác văn thư thuộc phạm vị của cơ quan mình và chỉ đạo nghiệp vụ công tác ở các phòng Khi thực hiện quản lý công tác văn thư lãnh đạo cơ quan có nhiệm vụ giải quyết nhanh chóng văn bản đến Đồng thời có thể giao cho cấp dưới như phó giám đốc, thừa lệnh những văn bản không quan trọng

Đặc điểm ở các công ty tư nhân là quyền hạn ban hành các loại văn bản chỉ trong phạm vị nhỏ chủ yếu nhằm đáp ứng những hoạt động kinh doanh của công ty Nên bộ phận này ngoài nhiệm vụ soạn thảo văn bản quản lý văn bản đi, đến và quản lý con dấu, còn thêm cả tư vấn và đi giao dịch với khác hàng

Để giúp cho công tác văn thư được tốt và không ngừng đưa công tác văn thư vào

nề nếp, ngoài việc tổ chức các khậu nghiệp vụ cũng phải tổ chức hợp lý khoa học nơi làm việc

Phòng làm việc của văn thư được bố trí ở tầng hai tiện cho khác đến cơ quan giao dịch gần với phòng giám đốc để công việc chỉ đạo được tiến hành nhanh chóng

Trang bị cơ sở vật chất cho công tác văn thư: phòng hành chính văn phòng của công ty được cung cấp đầy đủ mọi loại trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư khá hiện đại như: máy tính có nối mạng, máy photo, máy fax, điện thoại… và các loại dụng

cụ khác phục vụ cho công tác văn thư, còn công tác lưu trữ cũng được trang bị đầy đủ như: giá đựng tài liệu, tủ, cặp, ghim, kẹp… Cũng được trang bị đầy đủ

Công tác kiểm tra: Để nắm bắt được tình hình công tác văn thư của cơ quan, phó phòng hành chính đã lập kế hoạch kiểm tra định kỳ thường xuyên pháp hiện ra những sai xót để đưa ra các biện pháp khắc phục.Bên cạnh đó cũng có chế độ khen thưởng và

kỷ luật đổi với công tác văn thư để công tác văn thư tốt hơn phục vụ cho hoạt động của

cơ quan

Hình thức tổ chức công tác văn thư của công ty là hình thức văn thư tập trung.Tất

cả các văn bản đi và đến được tập trung ở bộ phận văn thư Sau đó bộ phận văn thư dóng dấu văn bản và chuyển văn bản đến các cơ quan,đối tác hoặc cá nhân

Công ty thương mại Bình Minh Việt có cơ cấu tổ chức cũng không quá phức tạp nên công tác văn thư được tổ chức theo hình thức tổng hợp chính vì vậy văn phòng được bố tri như sau:

Cách tổ chức và bố trí cán bộ văn thư, đã đáp ứng yêu cầu giải quyết lượng công việc của công ty, tuy nhiên, trình độ cán bộ còn chữ đồng đều nên ảnh hưởng đến chất lượng chung trong công việc

Ví dụ: Cán bộ phụ trách công tác văn thư nghỉ đột xuất thì khá năng thay thế rất khó khăn ảnh hưởng tới chất lượng công việc chung

2 Công tác soạn thảo:

2.1 Thẩm quyền ban hành loại văn bản

Do đặc điểm là công ty tư nên các loại văn bản quy phạm phát luật không được ban hành mà chỉ nhận văn bản như quyết định chỉ thị nghị quyết của nhà nước về chính sách kinh tế

Cụ thể công ty ban hành các loại văn bản hành chính thông thường như: Thông báo, báo cáo, hợp đồng, kế hoạch, giấy mời, tờ trình, hướng dẫn, công điện, sao lục Hầu hết các văn bản ban hành đều phù hợp với chủ trương chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước và sự chỉ đạo của lãnh đạo, đúng thảm quyền và thể thức quy định

2.2 Tình hình soạn thảo văn bản

Công tác soạn thảo và quy trình soạn thảo văn bản của Công ty Thương mại Bình Minh Việt do cán bộ văn thư tại phòng văn thư đảm nhiệm.Với những văn bản chuyên ngành về kinh doanh như hợp đồng thì có bản thảo mang tính chất công việc của thư

ký làm căn cứ

Tuy đặc điểm và nội dung của từng văn bản có khác nhau nhưng hậu hết việc soạn thảo văn bản được tuân thủ theo qui trình sau:

1 Xác định mục đích, tính chất của văn bản

2 Xác định tên loại văn bản

3 Thu thập và xử lý thông tin

4 Xây dựng để cường và việt bản thảo

5 Nhân bản văn

6 ban hành văn bản

 Qui trình soạn thảo văn bản của công ty như sau:

Hoạt động của công ty chủ yếu xoay quanh việc kinh doanh nên để có một văn bản sát với nội dung công việc thì người chịu trách nhiệm công việc đó sẽ phác thảo một bản rùi trình cho lãnh đạo duyệt và đồng ý thì thư ký hoặc người đó chuyển cho phòng văn thư đưa cho cán bộ chuyên viên đánh máy lần cuối Người soạn thảo văn bản có trách nhiệm soát lại văn bản in trước khi trình ký

2.3 Thể thức văn bản của công ty:

Về thể thức văn bản của công ty đang sử dụng mẫu trình bày văn bản của nhà nước theo tiêu chuẩn VN: 6909: 2001, bảo đảm tính trang trọng nghiêm túc theo đúng quy định của nhà nước

1 Quốc hiệu

2 Tên cơ quan

3 Số và kí hiệu

4 Địa danh và ngày tháng

5 Tên loại và trích yếu

6 Nội dung văn bản

Chữ trình bày trong các văn bản của công ty thống nhất VnTime hoặc VnTime cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, khi xuống dồng phải cách dòng, đầu dòng phảI viết hoa,đánh lùi vào cách lề 1 tab và không được viết tắt những chữ không thông dụng

 Vị trí trình bày các thành phần thể thức

1 Quốc hiệu:Được trình bày về phía phảI, trang củ văn bản dòng trên trình bày bằn phôn chữ VnTimeH cỡ chữ 13,kiểu chữ đậm, dòng dưới trình bày bằn phông chữ VnTime, cỡ chữ 14 kiểu chữ đậm, giữa các cụm từ có các gạch nối, phía dưới có dòng

kẻ ngang bằn độ dài của dòng dưới

VD: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam

2 Địa danh, ngày tháng văn bản

Được trình bày dưới quốc hiệu văn bản, bằn phông chữ VnTime cỡ chữ 14, kiểu chữ nghiêng.Tên địa danh phải viết hoa, sau địa danh có dấu phẩy Số ngày tháng ban hành văn bản phải viết bằng số ả rập

VD: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam

Độc lập – Tự do - hạnh phúc

Hà Nội, ngày tháng năm

3 Tên loại và trích yếu nội dung:

- Tên loại: Trình bày ở chính giữ, dưới địa danh bằng phông chữ VnTimeH kiểu chữ đứng đậm

- Trích yếu: Trình bày dưới tên loại, băng phông chữ VnTime kiểu chữ đứng đậm

VD: Quyết định của……

Về việc …………

Đối với văn bản không có tên loại trích yếu nội dung được tricnhf bày ở góc tráI

số kí hiệu văn bản bằng phông chữ VnTime, cỡ chữ 14, nghiêng

6 Dấu của cơ quan

Dấu được coi là tư cách pháp nhân của cơ quan ban hành văn bản Dấu của cơ quan có 2 loại: dấu chức danh và dấu cơ quan Ngoài ra còn có dấu chỉ mức độ mật, khẩn.Dấu chỉ được đóng lên văn bản khi đã có chữ ký và dấu đóng phải ngay ngắn, rõ ràng, trùm 1/3 bên trái chữ ký

7 Nơi nhận

Được trình bày ở góc trái cuối trang văn bản, bằng phông chữ VnTime cỡ chữ 12 kiểu chữ nghiêng đậm, phía được trình bày tên cơ quan, tổ chức, các nhân nhân văn

 Nhận xét về công tác soạn thảo văn bản

Quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản tại một công ty tư nhân khá ngắn gọn phù hợp với yếu tố công việc nhưng không thiếu sự chặt chẽ và nghiêm túc:

từ soạn thảo, đánh máy, kiểm tra trước khi ký… góp phần nâng cao năng chất lượng công việc

3.Quản lý văn bản đi, đến

3.1 Chuyển giao văn bản đi

Tất cả văn bản do cơ quan ban hành và gửi đến cơ quan, đơn vị, đối tác thì gọi là công văn đi

Việc quản lý văn bản đi của công ty do cán bộ văn thư phụ trách Cán bộ văn thư

có trách nhiệm giao cho cán bộ đánh máy, đánh máy và in văn bản

Các tủ tục chuyển giao văn bản đi

Bước 1: trình văn bản đi

Văn bản đi của cơ quan sau khi được soạn thảo và in ấn song thì phải trình cho chánh văn phòng xem xét sau đó mới trình cho ban lãnh đạo là giám đốc ký chính thức

Bước 2: Xem lại thể thức, ghi sổ, ngày tháng văn bản

Văn thư có nhịêm vụ soát lại lần cuối tất cả các yếu tố và thể thức văn bản theo quy định hịên hành, những văn bản không đủ về thể thức nhất thiết phảI sửa lại trước khi chuyển giao đến người có trách nhiệm giải quýêt

Bước3: Nhân bản, ký, đóng dấu văn bản đi

- Nhân bản : là văn bản được photo theo đúng thành phần nơi nhận

- Sau khi soạn thảo và in ấn song thì chánh văn phòng phải xem xét lại rồi mới trình lên giám đốc

- Đón dấu: Việc đóng dấu văn bản do cán bộ văn thư đóng dấu công văn đI văn bản có chữ ký hợp lệ và có chữ ký nháy ở cuối văn bản thì mới đúng với thể thức.dấu đóng phải rõ ràng đúng màu mực quy định