LUẬN VĂN: Lưu trữ tại Công ty Thương mại Bình Minh Việt –Hà Nội doc

LUẬN VĂN: Lưu trữ tại Công ty Thương mại Bình Minh Việt –Hà Nội A. Lời nói đầu Những năm gần đây, với yêu cầu cải cách nền hành chính Nhà nước nhầm đáp ứng sự phát triển nhanh chóng của đất nước, chính vì vậy hệ thống văn bản quy phạm phát luật văn thư lữu rất được quan tâm. Bởi vì công tác văn thư có liên quan đến mọi hoạt động quản lý từ việc đề ra những chủ trương, chính sách xây dựng chương chình kế hoạch cho đến việc phản ánh tình hình và nêu những ý kiến lên cấp trên hoặc giải quyết nhằm nâng cao chất lượng, hệ thống quản lý hành chính nhà nước đòi hỏi người cán bộ phải năng cao năng lực chuyên muôn nghiệp vụ. Nhận thấy công việc trao đổi thông tin và lưu giữ thông tin ở các cơ quan nhà nước cũng như các tổ chức là quan trọng.Vì công tác văn thư – lưu trữ có thể nói là sợi dây gắn kết các chủ trương chính sách của nhà nước với các cơ quan đơn vị đoàn thể và sự phản hồi, giúp những chủ trương đó đi vào thực tế.Vậy để có một đội ngũ cán bộ có khả năng đảm nhiệm công việc được cọi là thước đo chất lượng quản lý nhà nước, các tổ chức thì công tác đào tạo đang rất được chú trọng và quan tâm. Trường đào tạo bồi dưỡng cán bộ công chức ngành GTVT là một đơn vị được phép đào tạo cho đất nước những cán bộ làm về lĩnh vực này,Thật may mắn cho tôi khi được học tập và rèn luyện trong môi trường như vậy.Tôi nghĩ học đi đôi với hành ,lý luận luôn gắn liền với thực tiễn, thì mọi công việc sẽ trở lên dễ dàng hơn,đặc biệt phải nói đến quãng thời gian học sinh được đi thực tập tại các đơn vị cơ quan về đúng ngành học trong trường.Bản thân mỗi học sinh sẽ được thâm nhập thực tế đó là môi trường làm việc trong các cơ quan, trong tổ chức. Họ được tiếp cận, thực hành các nghiệp vụ văn thư – lưu trữ và sử dụng các trang thiết bị văn phòng để nâng cao nghiệp vụ chuyên môn của mình. Đồng thời có thể so sánh giữ lý thuyết với thực tế từ đó học sinh đúc rút ra những kinh nghiệm cần có về chuyên môn nghiệp vụ đối với một cán bộ phục trách công tác công văn giấy tờ ở trong các cơ quan, các tổ chức.Đặc biệt những học sinh qua khóa thực tập có thể nâng cao khả năng giao tiếp tác phong làm việc tại cơ quan vì đây cũng là yếu tố quyết định sự thành bại trong giải quyết công. Thật vậy, thực tập tốt nghiệp là khoảng thời gian để khép lại quy trình đào tạo, học sinh có điều kiện rèn luyện thêm kỹ năng nghề nghiệp, chuyên môn trên nền tảng kiến thức đã học ở trường. Để sau này khi tốt nghiệp học sinh có thể đáp ứng được các yêu cầu khắt ke của công việc và góp phần vào việc phát triển kinh tế xã hội Nội dung của chuyên đề thực tập (Gồm 3 chương) Chương I: Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức của công ty thương mại Bình Minh Việt – số 6, ngõ 228 – Kim Giang – Hà Nội. Chương II: Công tác văn thư – lưu trữ và quản trị văn phòng tại công ty Chương III: Những nhận xét, kiến nghị và thu hoạch của bản thân. Chương I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của công ty thương mại Bình Minh Việt số 6, ngõ 228 – Kim Giang – Hà Nội.  Vài nét về sự hình thành và phát triển của công ty: Công ty Thương mại Bình Minh Việt được thành lập ngày 26 thánh 06 năm 1997 theo quyết định số 420/QD – UBND HN Trụ sở chính đóng tại số 6, ngõ 228- Kim Giang – Hà Nội có tiềm năng kinh doanh do nằm ở mặt phố. Giai đoạn đầu mới thành lập công ty chỉ vẻn vẹn có trên dưới 15 nhân viên chưa kể giám đốc, không có kho, xưởng, chỉ có một văn phong làm việc để giới thiệu mặt hành và bán hành. Sau 2năm dưới sự chỉ đạo của ban lãnh đạo kết hợp với sự lỗ lực của các nhân viên trong công ty và đặc biệt phải nói đến là những chính sách của nhà nước ưu đại cho các doanh nghiệp trẻ công ty đã dần lớn mạnh tham gia vào tất các khâu của sản xuất, nghĩa là từ khâu sản xuất cho đến tay người tiêu dùng để đáp ứng công việc, công ty đã xây dưng lại một hệ thống quản lý có bài bản phù hợp với mô hình công ty. Cụ thể là có các phòng chuyên trách đảm nhiệm các công việc khác nhau.Như phòng kinh doanh chuyên tìm kiếm khác hàng, chịu trách nhiệm lập các phương án kinh doanh để Giám đốc xem xét quyết định, phòng hành chính chuyên giải quyết các công việc giấy tờ công văn của công ty hay như phòng tài chính – kế toán lại thực hiện tổ chức công tác việc hoạch toán kế toán và thiết lập báo cáo kế toán,cung cấp thông tin về số liệu cần thiết cho hoạt động SXKD….Đến nay, công ty có 200 nhân viên làm cả ở xưởng, kho và trụ sở chính. Là đơn vị xản suất kinh doanh hoạch toán kết toán độc lập có tài khoản và con dấu riêng. Doanh thu của công ty tăng đều hàng năm, đời sống nhân viên ngày càng được cải thiện và uy tín của công ty ngày càng được nâng cao.Công ty được thành lập và hoạt động với nhiệm vụ chủ yếu: - Công ty kinh doanh về mặt hành văn phòng phẩm, sửa chữa và tu bổ các thiết bị sử dụng trong học tập, trong công việc văn phòng. - Tổ chức kinh doanh mua bán làm đại lý các mặt hàng trong nước và mặt hành nhập khẩu Có thể nói đây là 1 công ty không lớn về quy mô song hoạt động rất hiệu quả.Đặc biệt công ty luôn chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ về thuế và các chính sách với người lao động. Là một doanh nghiệp luôn chấp hành đúng mọi chủ trương chính sách về kinh doanh của nhà nước quy định. I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức của công ty thương mại Bình Minh Việt. Do là công ty tư nhân nên chức năng, nhiệm vụ quyền hạn không nhiều chủ yếu xoay quanh việc kinh doanh những thủ tục kinh doanh và nghĩa vụ đối với nhà nước. 1. chức năng: Công ty Thương mại Binh Minh Việt là đơn vị kinh doanh. Chịu sự giám soát, kiểm tra của bộ thương mại, UBND nơi công ty xin cấp giấy phép hoạt động. Công ty được tham gia các loại hình hoạt động kinh doanh cũng như kinh danh các mặt hàng không bị phát luật nhà nước cũng như pháp luật quốc tế cấm. Công ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tác tập chung ý kiến, đúng đầu là giám đốc có quyền quyết định mọi vấn đề của công ty. Các phòng, ban có chức năng tham mưu. Mọi hoạt động của công ty được thống nhất từ trên xuống dưới. 2.Nhiệm vụ quyền hạn của công ty: - Do luật doanh nghiệp quy định: Công ty trách nhiệm hữu hạn có tư cách pháp nhân kể từ ngày cấp giấy. 2.1.Trong lĩnh vực kinh tế: Chịu sự phê chuẩn kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội của quận, thành phố. Thực hiện nộp ngân sách địa phương (thuế) Không được phát hành cổ phiếu. 2.2. Trong lĩnh vực kinh doanh : Tuân thủ tất cả các hính thức kinh doanh, cạnh tranh lành mạng VD: Xây dựng tổ chức thực hiện các chương trình khuyến mại nhằm thúc đẩy sự phát triển của công ty. Kinh doanh mặt hành mà công ty đã đăng ký. Chấp hành hiến pháp, luật pháp các văn bản cơ quan nhà nướcđối với doanh nhiệp tư. 3. Cơ cấu tổ chức của công ty thương mại Bình Minh Việt Căn cứ vào luật doanh nghiệp công ty được tổ chức như sau: Có một giám đốc, hai phó giám đốc . + Phó Giám đốc kinh doanh + Phó Giám đốc kĩ thuật Giám đốc là người đứng đầu và chỉ đạo chung công việc của công ty, kèm theo quyền lợi là nghĩa vụ. Nghĩa vụ với đất nước với người lao động, trách nhiệm trước pháp luật. Hai Phó Giám đốc là trợ lý giúp việc trực tiếp cho người đứng đầu trong các lĩnh vực cụ thể VD: Phó giám đốc kĩ thuật thì tham mưu mọi lĩnh vực liên quan đến kĩ thuật trong các kế hoạch xây dưng dây chuyền sản xuất Dưới giám đốc là các trưởng phòng, chịu trách nhiệm giải quyết các công việc: - 01 Trưởng phòng tài chính – kế toán - 01 Trưởng phòng hành chính - 01 Trưởng phòng kỹ thuật - 01 Trưởng phòng kinh doanh - 01 Trưởng phòng kế hoạch Các nhân viên khác của công ty vào làm được thông qua hình thức tuyển chọn, và được sắp xếp làm ở các bộ phận thích hợp. II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng hành chính: Trước tiên phải nói là hoạt đông của văn thư lưu trữ tập chung hết ở phòng hành chính. Do không phải là cơ quan của nhà nước nên chức năng của phòng hành chính chỉ trong phạm vi nhỏ và không phức tạp. 1.Chức năng: Phòng hành chính là bộ phận giúp việc cho Giám đốc, có chức năng tham mưu tổng hợp, tổ chức nơi làm việc, đảm nhiệm mọi yêu cầu hậu cần phục vụ các hoạt đông của công ty. 2. Nhiệm vụ: Trực tiếp soạn thảo các văn bản, các đề án do trưởng phòng giao,trình giám đốc xem xét và quyết định. Tổ chức công việc bố trí, truyền đạt các quyết định của Ban Giám đốc để các phòng đơn vị liên quan biết. Quản lý cán bộ, quản lý tài sản của công ty Thực hiện tốt, kịp thời các nhiệm vụ đột xuất do giám đốc giao. Quản lý thống nhất việc xây dựng và ban hành các văn bản công ty theo phát luật. 3.Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính: Bộ phận này được tổ chức sao cho phù hợp với quy mô của công ty.Gọn nhẹ nhưng vẵn đảo bảo tính chất công việc: - Ông Trần Đức Minh trưởng phòng hành chính(phụ trách chung) - Bà Tống Thanh Tâm chánh văn phòng - Bà Lê Minh Hằng chuyên viên theo dõi khối kinh tế- kinh doanh của công ty - Chị Tạ Thanh Vi cán bộ theo dõi khối kỹ thuật - Chị Lương Anh Thu cán bộ chuyên trách văn thư(kiêm đanh máy photo) - Chị Hà Thùy Linh cán bộ chuyên trách lưu trữ - Anh Vũ Quý Toàn nhân viên lái xe Chương II Công tác văn thư – lưu trữ và quản trị văn phòng của công ty I. Công tác văn thư: Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, gồm toàn bộ các công việc tổ chức quản lý văn bản hình thành, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu trong hoạt động các tổ chức chính trị – xã hội của cơ quan nhà nước . Công tác văn thư là khâu quan trọng. Thực hiện tốt công tác này có ý nghĩa lớn. Để góp phần nâng cao năng xuất và chất lượng việc tại cơ quan đảm bảo cho công việc nhanh chóng và chính xác kịp thời. Văn bản khi ban hành với thể thức. Đăng ký vào sổ chính xác, chuyển giao nhanh chóng đúng nơi cơ quan nhận góp phần giải quyết công việc kịp thời. Quản lý văn bản và lưu trữ đầy đủ các thông tin chứng từ về mọi hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết các văn bản sẽ là nguồn gốc bằng chứng phát lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách trân thực. Hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng sơ hở trong việc quản lý văn bản để làm việc trái pháp luật. Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần bảo vệ bí mật của nhà nước, bí mật của cơ quan. Văn thư là nguồn bổ sung chủ yếu ,thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn bản được nộp lưu vào lưu trữ cơ quan. Để đạt hiệu quả như trên văn thư cần phảI làm đúng và khoa học. 1. Quản lý chỉ đạo công tác văn thư của công ty Trong công ty giám đốc là người chụi trách nhiệm chung về quản lý công tác văn thư thuộc phạm vị của cơ quan mình và chỉ đạo nghiệp vụ công tác ở các phòng. Khi thực hiện quản lý công tác văn thư lãnh đạo cơ quan có nhiệm vụ giải quyết nhanh chóng văn bản đến. Đồng thời có thể giao cho cấp dưới như phó giám đốc, thừa lệnh những văn bản không quan trọng. Đặc điểm ở các công ty tư nhân là quyền hạn ban hành các loại văn bản chỉ trong phạm vị nhỏ chủ yếu nhằm đáp ứng những hoạt động kinh doanh của công ty. Nên bộ phận này ngoài nhiệm vụ soạn thảo văn bản quản lý văn bản đi, đến và quản lý con dấu, còn thêm cả tư vấn và đi giao dịch với khác hàng. Để giúp cho công tác văn thư được tốt và không ngừng đưa công tác văn thư vào nề nếp, ngoài việc tổ chức các khậu nghiệp vụ cũng phải tổ chức hợp lý khoa học nơi làm việc. Phòng làm việc của văn thư được bố trí ở tầng hai tiện cho khác đến cơ quan giao dịch gần với phòng giám đốc để công việc chỉ đạo được tiến hành nhanh chóng. Trang bị cơ sở vật chất cho công tác văn thư: phòng hành chính văn phòng của công ty được cung cấp đầy đủ mọi loại trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư khá hiện đại như: máy tính có nối mạng, máy photo, máy fax, điện thoại… và các loại dụng cụ khác phục vụ cho công tác văn thư, còn công tác lưu trữ cũng được trang bị đầy đủ như: giá đựng tài liệu, tủ, cặp, ghim, kẹp…. Cũng được trang bị đầy đủ. Công tác kiểm tra: Để nắm bắt được tình hình công tác văn thư của cơ quan, phó phòng hành chính đã lập kế hoạch kiểm tra định kỳ thường xuyên pháp hiện ra những sai xót để đưa ra các biện pháp khắc phục.Bên cạnh đó cũng có chế độ khen thưởng và kỷ luật đổi với công tác văn thư để công tác văn thư tốt hơn phục vụ cho hoạt động của cơ quan. Hình thức tổ chức công tác văn thư của công ty là hình thức văn thư tập trung.Tất cả các văn bản đi và đến được tập trung ở bộ phận văn thư. Sau đó bộ phận văn thư dóng dấu văn bản và chuyển văn bản đến các cơ quan,đối tác hoặc cá nhân Công ty thương mại Bình Minh Việt có cơ cấu tổ chức cũng không quá phức tạp nên công tác văn thư được tổ chức theo hình thức tổng hợp chính vì vậy văn phòng được bố tri như sau: STT Công việc phụ trách Trình độ Đại học Cao đẳng Trung cấp 1 - Trưởng phòng 01 2 - Chánh văn phòng 01 3 - Công tác lưu trữ 01 4 - Công tác văn thư 01 5 - Đánh máy, in ấn 01 Cách tổ chức và bố trí cán bộ văn thư, đã đáp ứng yêu cầu giải quyết lượng công việc của công ty, tuy nhiên, trình độ cán bộ còn chữ đồng đều nên ảnh hưởng đến chất lượng chung trong công việc. Ví dụ: Cán bộ phụ trách công tác văn thư nghỉ đột xuất thì khá năng thay thế rất khó khăn ảnh hưởng tới chất lượng công việc chung. 2. Công tác soạn thảo: 2.1 Thẩm quyền ban hành loại văn bản Do đặc điểm là công ty tư nên các loại văn bản quy phạm phát luật không được ban hành mà chỉ nhận văn bản như quyết định chỉ thị nghị quyết của nhà nước về chính sách kinh tế. Cụ thể công ty ban hành các loại văn bản hành chính thông thường như: Thông báo, báo cáo, hợp đồng, kế hoạch, giấy mời, tờ trình, hướng dẫn, công điện, sao lục. Hầu hết các văn bản ban hành đều phù hợp với chủ trương chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước và sự chỉ đạo của lãnh đạo, đúng thảm quyền và thể thức quy định. 2.2 Tình hình soạn thảo văn bản Công tác soạn thảo và quy trình soạn thảo văn bản của Công ty Thương mại Bình Minh Việt do cán bộ văn thư tại phòng văn thư đảm nhiệm.Với những văn bản chuyên ngành về kinh doanh như hợp đồng thì có bản thảo mang tính chất công việc của thư ký làm căn cứ. Tuy đặc điểm và nội dung của từng văn bản có khác nhau nhưng hậu hết việc soạn thảo văn bản được tuân thủ theo qui trình sau: 1. Xác định mục đích, tính chất của văn bản. 2. Xác định tên loại văn bản 3. Thu thập và xử lý thông tin. 4. Xây dựng để cường và việt bản thảo. 5. Nhân bản văn. 6. ban hành văn bản.  Qui trình soạn thảo văn bản của công ty như sau: [...]... nhu cầu chính đáng của công dân.Tuy nghiên công tác lưu trữ trong công ty thương mại Bình Minh Việt chỉ nhằm phục vụ chính nhu cầu của các nhân viên làm việc trong công ty, chứ không mở rộng như tài liệu cơ quan nhà nước 1 Cán bộ làm công tác lưu trữ: Nhưng công tác này không phải không được thực hiện Định kỳ quý I hàng năm bộ phận lưu trữ cũng là bộ phận văn thư kiểm tra tài liệu tại phòng đã thu thập... chung công tác văn thư ở công ty khá dễ dàng không phức tạp Tuy nhiên, do văn băn của công ty có đặc điểm nội dung nhiều số liệu nên dễ nhầm lẫn có ảnh hưởng đến công việc của công ty, đòi hỏi cán bộ văn thư phải luôn cẩn thân tỷ mỉ để tránh những sai xót không đáng có * Về công tác lưu trữ Tôi cũng có được thực tập trong một thời gian không ngắn của phòng lưu trữ những công việc tôi được làm tại phòng... của lưu trữ là khảo sát, thu thập tài liệu,viết mục lục hồ sơ từ đó xác định gia trị tài liệu, chỉnh lý, đưa tài liệu vào bảo quản, tiến hành sắp xếp tài liệu một cách khoa học II Nhận xét 1.Nhận xét chung Công tác văn thư – lưu trữ và quản trị tại văn phòng tại công ty thương mại Bình Minh Việt đã được ban giám đốc rất quan tâm.Hiểu biết được vai trò,ý nghĩa,tác dung của nghiệp vụ văn thư – lưu trữ. .. khoa học Hiện nay công ty có 148 nhân viên, đảm nhiệm các công việc khác nhau của công ty trong đó có 3 nhân viên phụ trách công tác giấy tờ( hành chính văn thư) Người đứng đầu Công ty là Giám đốc Châu Bá Minh – chánh văn phòng là người phụ trách công tác văn thư – lưu trữ dưới có hai nhân viên trợ giúp .Công việc chuyên môn không nhiều nên bộ phận văn thư còn là lực lượng tham mưu trong công việc kinh... nghiên cứu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của cơ quan Công cụ phục vụ khai thác bằng mục lục hồ sơ, theo từng khối từng năm, số công văn đi, đến Mỗi năm có rất nhiều các cá nhân trong cơ quan các phòng tìm nghiên cứu tài liệu để phục cho công việc của mình  Nhận xét chung về công tác lưu trữ của công ty Nhìn chung công tác lưu trữ tại công ty đã đi vào nề nếp và thực hiện nghiêm túc và đầy đủ theo... động của công ty cùng với sự quan tâm giúp đỡ nhiệt tình của Ban Giám đốc và các nhân viên của công ty Em đã vận dụng được lý thuyết, bài giảng vào thực tiễn và học hỏi được nhiều kinh nghiệm quý giá Qua đó em đã nhận thực được đầy đủ hơn về tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ tuy là ở công ty tư nhân Đồng thời em có thể hiểu biết rộng hơn về thực tiễn công tác văn phòng của công ty, em đã... thập ở các phòng, các bộ phận của công ty. Phân loaị, chỉnh lý sắp xếp biên mục và đưa vào lưu trữ theo đúng quy định pháp lệnh lưu trữ Các tài liệu lưu trữ sắp xếp gọn gàng theo thứ tự của văn bản, có mục lục văn bản, được bảo quản trong cặp hộp có đánh cặp số để thuận tiện cho việc theo dõi và tra cứu, được sắp xếp gọn gàng trên giá tại văn phòng Tài liệu lưu trữ đều có công cụ tra cứu theo khối, theo... bộ làm văn thư riêng và công tác lưu trữ riêng văn phòng bố trí cán bộ làm việc đúng chuyên môn, đúng với nghiệp vụ III.Tình hình công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước hay một xã hội nhằm tổ chức khoa học các tài liệu được hình thành trong hoạt động của các cơ quan các cá nhân nổi, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý nghiên... ra một số quy định về thực hiện các nghiệp vụ văn thư – lưu trữ Trong 6 tuần thực tập tại phòng hành chính ở công ty ,tôI đã được quan sát và được hướng dẫn trực tiếp làm những công tác nghiệp vụ của mình tại văn phòng, qua lý luận và đối chiếu với thực tiễn tôi xin đưa ra một số nhận xét về công tác văn thư – lưu trữ và quản trị 1.1.Ưu điểm Công tác văn thư của văn phòng ngày càng được quan tâm chú... quan trọng vào việc tham mưu cho công ty. Nâng cao hiệu xuất làm việc trong công ty, không ngừng cải tiện nề lối làm việc, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao Biên chế cán bộ văn thư rất phù hợp với mô hình nhỏ của công ty Gồm 2 cán bộ (1 văn thư, 1 lưu trữ) .Nên rất được quan tâm, cán bộ văn thư và cán bộ lưu trữ luôn làm tốt công việc của mình để góp phần tích cực trong công việc và sự ổn định về cấu tổ . cấu tổ chức của công ty thương mại Bình Minh Việt số 6, ngõ 228 – Kim Giang – Hà Nội.  Vài nét về sự hình thành và phát triển của công ty: Công ty Thương mại Bình Minh Việt được thành. LUẬN VĂN: Lưu trữ tại Công ty Thương mại Bình Minh Việt –Hà Nội A. Lời nói đầu Những năm gần đây,. cơ cấu tổ chức của công ty thương mại Bình Minh Việt – số 6, ngõ 228 – Kim Giang – Hà Nội. Chương II: Công tác văn thư – lưu trữ và quản trị văn phòng tại công ty Chương III: Những nhận xét,