Trước hết công tác văn thư của công ty cần thiết ban hành những văn bản quy định riêng, cụ thể cho công tác văn thư, khi ban hành văn bản nên có chế tài nhiều hơn về ( khen thưởng, kỷ luật) cho vấn đề này. Công tác văn thư của công ty cần có thêm 1 biên chế thì công việc nơi giải quyết được kịp thời, mục đích là để nâng cao hiểu công việc và tầm quan trọng của công tác văn thư trong cơ quan.
Bộ phận được giao soạn thảo văn bản, cán bộ văn thư luôn luôn tìm tòi và nắm bắt nhưng quy định mới để tạo sự thống nhất trong soạn thảo văn bản của đơn vị.
Về sử dụng con dấu: yếu tô thể thức này đảm bảo tính pháp lý của văn bản, phảI sử dụng một cách đúng thẩm quyền, không cho cán bộ không có liên quan có thể tiếp cận con dấu (nếu có vách ngăn bằng kính giữa cán bộ văn thư với khác đến giao dịch)
Giải pháp trong khâu lập hồ sơ
Trước hết phải đưa công tác lập hồ sơ vào hoạt động văn thư văn phòng .
Cần có các loại hồ sơ: hồ sơ công việc, hồ sơ hiện hành, đây là các loại hồ sơ quan trọng trong hoạt động của cơ quan.
Cần vận dụng đặc trưng: vấn đê thời gian, tác giả cơ quan giao dịch…để phân định các hồ sơ và lập hồ sơ. hiện nay văn bản đã phải sắp xếp theo thơi gian, khi khai thác sử dụng lập thông tin lại phải tìm từng trong văn bản rất mất thời gian, không những vậy văn bản còn bị thất lạc. Dựa vào những đặc trưng trên văn bản cần được phân loại rõ ràng để thuận tiện cho việc tra tìm .
Giải pháp trong công tác lưu trữ:
Cũng giống như công tác lập hồ sơ. Công tác lưu trữ văn phòng công ty cần thực hiện công việc 1 cách khoa học hơn.
Cần vận dụng các phương án phân loại tài liệu, thời gian – cơ cấu tổ chức, cơ cấu tổ chức – thời gian,thời gian mặt hoạt động. Khi tiến hành phân loại tài liệu cần sử dụng một trong bốn đặc trưng trên để phân loại tài liệu.
Là học sinh khoa hành chính nhà nước qua lý thuyết được học tôi thấy việc lập hồ sơ là công tác bảo quản tài liệu lưu trữ rất quan trọng, nó không chỉ là khâu nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ thuần túy, làm tốt công tác này sẽ góp phần tích cựu vào toàn bộ hoạt động, công việc của công ty.