Tuy nhiên, việc chúng ta thiết lậpmối quan hệ kinh doanh có lợi cho đôi bên, có được một đối tác lâu dài, và sẵnsàng hợp tác với các dự án của doanh nghiệp chính là đích, là kết quả dẫn
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Khái niệm
“Đàm phán là quá trình mà các bên tham gia thảo luận và đạt được một thỏa thuận hoặc giải quyết một vấn đề thông qua thương lượng và đối thoại Đây là một phương pháp giải quyết xung đột thông qua việc trao đổi quan điểm, yêu cầu và lợi ích của các bên liên quan Trong quá trình đàm phán, các bên thường cố gắng đạt được một thoả thuận mà có thể đáp ứng được nhu cầu và mong muốn của mỗi bên Đàm phán được sử dụng trong nhiều lĩnh vực, từ kinh doanh, chính trị, quốc tế đến cuộc sống hàng ngày.” – Theo https://www.pace.edu.vn/.
1.1.2 Đàm phán trong kinh doanh quốc tế là gì?
“Đàm phán kinh doanh quốc tế được định nghĩa là sự tương tác có chủ ý của hai hoặc nhiều đơn vị xã hội (ít nhất một trong số họ là một thực thể kinh doanh), có nguồn gốc từ các quốc gia khác nhau, đang cố gắng xác định sự phụ thuộc lẫn nhau của họ trong một vấn đề kinh doanh.” – Theo https://www.careerlink.vn/
Bản chất của quá trình đàm phán
Về mặt bản chất, đàm phán chính là một hình thức giao tiếp giữa những bên nhằm để tiến tới thỏa thuận chung Kết quả của quá trình đàm phán này nhằm mục đích đạt được thỏa thuận về một vấn đề nào đó mà các bên quan tâm Đàm phán chỉ xảy ra khi những bên có vấn đề chung cần quan tâm Tuy nhiên, bên cạnh đó, có những mâu thuẫn và những lợi ích mà các bên cũng cần phải lưu ý và quan tâm
Mục đích của quá trình đàm phán: Đàm phán xảy ra nhằm thỏa mãn mục đích thông qua việc trao đổi thỏa thuận để đi đến thống nhất thỏa thuận chung cuối cùng.
Các nguyên tắc cơ bản
Việc tham gia vào quá trình đàm phán cần dựa trên tinh thần tự nguyện và phải có ít nhất một bên muốn thay đổi thỏa thuận ở thời điểm hiện tại và có niềm tin sẽ đạt được điều đó Quá trình đàm phán chỉ diễn ra khi các bên đều thấu hiểu các quyết định được hình thành trên cơ sở thỏa thuận chung chứ không phải là đơn phương quyết định.
Thời gian cũng là một trong các yếu tố chính quyết định xuyên suốt quá trình đàm phán, có ảnh hưởng tới cả tiến trình thực hiện và kết quả đàm phán Bên cạnh đó, tiến trình đàm phán cũng bị ảnh hưởng bởi đại diện người đi đàm phán của các bên có liên quan.
Mục đích của quá trình đàm phán là thỏa thuận Tuy vậy, không phải ở thời điểm nào mọi cuộc đàm phán đều có điểm kết thúc bằng thỏa thuận Đôi lúc, trường hợp không đạt được thỏa thuận cũng có thể là kết quả tốt.
Mỗi bên tham gia đàm phán trước mắt đều xác định được một kết quả nhất định và có lợi nhất cho doanh nghiệp phía bên mình Tuy nhiên, việc chúng ta thiết lập mối quan hệ kinh doanh có lợi cho đôi bên, có được một đối tác lâu dài, và sẵn sàng hợp tác với các dự án của doanh nghiệp chính là đích, là kết quả dẫn đến sự thành công và hiệu quả nhất của một cuộc đàm phán Việc đó đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đạt được mục tiêu thì đối tác cũng phải có được lợi ích nhất định Qúa trình đàm phán thành công chỉ khi các bên cùng có lợi, cùng đạt được các mục tiêu và mong muốn trong phạm vi nào đó và cải thiện được tình trạng hay vấn đề hiện đang gặp phải của hai bên.
Những nhân tố ảnh hưởng đến đàm phán trong kinh doanh quốc tế 4 CHƯƠNG 2: ĐẶC ĐIỂM VĂN HOÁ ĐÀM PHÁN NHẬT BẢN
Đàm phán trong kinh doanh xảy ra trong các điều kiện khách quan và chủ quan khác nhau, trong không gian – thời gian với những mục tiêu, mong muốn của mỗi bên đàm phán cùng với sự hiểu biết, năng lực chuyên môn, kiến thức am hiểu về các khía cạnh của đời sống xã hội khác nhau
Vì thế, khi xem xét, đánh giá và tổ chức nên một cuộc đàm phán, người ta thường xem xét chủ yếu về hai mặt, hai góc nhìn của các yếu tố chủ quan và các yếu tố khách quan dưới đây:
1.4.1 - Các yếu tố khách quan a) Bối cảnh đàm phán: Bối cảnh là toàn bộ môi trường, tình huống mà chủ thể đàm phán trong đó Bối cảnh là một yếu tố quan trọng trong đàm phán.
Nó ảnh hưởng đến việc đánh giá thực tế và các quyết định tiếp theo của nhà đàm phán Bối cảnh bao gồm các yếu tố khách quan như yếu tố kinh tế, chính trị, pháp lý, xã hội, văn hóa của các bên, trong đó yếu tố kinh tế có tác động trực tiếp đến đàm phán kinh doanh. b) Các yếu tố kinh tế: bao gồm các yếu tố về tình hình sản xuất và tiêu thụ, quan hệ cung - cầu trên thị trường, tình hình tăng trưởng hay suy thoái, tình hình giá cả hay lạm phát…
Trong đó, các bên đàm phán cần phải chú ý tới tình hình kinh tế, cung – cầu trên thị trường tại thời điểm đàm phán Nếu trong trường hợp cung vượt quá cầu, người tiêu dùng (người mua) sẽ dễ dàng chiếm ưu thế và ngược lại, nếu cầu vượt cung, người bán sẽ dễ dàng nắm quyền quyết định hơn Cung – cầu là một trong những yếu tố ảnh hưởng và có tác động trực tiếp tới khả năng mặc cả của mỗi bên đối với hàng hóa mà cả hai bên đang mua bán, đến cả những hàng thay thế cũng có thể phần nào ảnh hưởng tới quá trình đàm phán
Và hơn hết, điều quan trọng mà các nhà đàm phán cần nắm bắt được đó chính là chiều hướng biến động của các yếu tố đó để xem xét đến mức độ ảnh hưởng của những yếu tố ấy trong tương lai c) Các yếu tố chính trị, pháp luật: có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả đàm phán, đặc biệt là đàm phán kinh doanh quốc tế Nếu kiến thức nền tảng, sự hiểu biết không đầy đủ và chính xác về luật pháp kinh doanh lẫn tình hình chính trị của các bên, điều xấu nhất có thể diễn ra chính là dẫn đến các cuộc tranh chấp và chấp nhận thua thiệt trong quá trình thực hiện hợp đồng d) Các yếu tố về văn hóa - xã hội: bao gồm các yếu tố về ngôn ngữ, lối sống, tín ngưỡng, phong tục tập quán
Văn hóa - xã hội quyết định cách thức giao tiếp và hướng dẫn quá trình giao tiếp kinh doanh: Kinh doanh chính là một hoạt động giao tiếp giữa người với người Bởi vì mục đích lợi nhuận, việc giao tiếp cũng là một trong các chức năng chính của văn hóa Mỗi nền văn hóa lại ấn định một phong cách giao tiếp khác nhau Chính vì vậy, văn hóa có một vai trò quan trọng trong giao tiếp kinh doanh
Nhiều khi trong quá trình đàm phán, do chưa đầy đủ thông tin và hiểu biết về văn hóa của đối tác nên hai bên sẽ gặp nhiều trở ngại trong quá trình đàm phán, thậm chí không đạt được kết quả như mong đợi Vì vậy, muốn thành công trong đàm phán, bạn phải tìm hiểu kỹ văn hóa, tâm lý của đối phương, đồng thời tôn trọng văn hóa, tín ngưỡng của đối phương. e) Thời gian đàm phán:
“Thời gian đàm phán là toàn bộ quá trình kể từ khi phát sinh, nảy sinh ý định cho tới khi kết thúc đàm phán.”
Việc đàm phán không chỉ là một thời điểm mà là cả một quá trình, đều có điểm khởi đầu và điểm kết thúc (hay còn được gọi là điểm chết) “Điểm chết” là khoảng thời gian mà tại đó giới hạn về quyền lợi và nghĩa vụ của các bên có thể chấp nhận được Ở bất cứ cuộc đàm phán nào, kết quả mới xuất hiện ở gần cuối điểm chết Thông thường, các cuộc đàm phán chỉ được đúc rút trong 20% thời gian cuối cùng, tức là rút ra trong khoảng thời gian điểm chết Vì vậy, trong cuộc đàm phán, việc để cho đối tác bên doanh nghiệp mình biết được điểm chết của mình chắc chắn sẽ không có lợi Quá trình đàm phán thường luôn tuân theo quy tắc Pareto (tức là quy tắc80/20) Nội dung của quy tắc này nêu rõ rằng, 80% kết quả được thỏa thuận
Thời gian đàm phán cũng đồng thời là quá trình tiếp xúc, thăm dò, xác định ý đồ của đối phương, thể hiện ý chí và mong muốn của mình đối với đối phương Đấy còn là quá trình gặp gỡ giữa những bên đàm phán, là lúc các bên đưa ra những quan điểm cọ xát ý đồ, ý định, mục tiêu và xem xét mỗi phương án nhằm phân chia lợi ích, từ đó có thể hiểu biết về nhau nhiều hơn. f) Địa điểm đàm phán: Địa điểm đàm phán là nơi diễn ra chính thức cuộc đàm phán kinh doanh giữa các bên
Các bên có thể lựa chọn địa điểm đàm phán tại văn phòng làm việc, phòng thường diễn ra cuộc họp của một bên tham gia hoặc cũng có thể lên lịch hẹn họp mặt tại một địa điểm trung gian nào đó mang tính độc lập Mỗi địa điểm có những mặt ưu thế cũng như hạn chế riêng
Nếu bạn chọn đàm phán tại văn phòng đối tác, bạn có thể thu thập một số thông tin mà người đàm phán không thu thập được trong quá trình chuẩn bị vì đối tác đã giấu kín Tuy nhiên, khi đàm phán tại văn phòng đối tác, nếu người đàm phán có kinh nghiệm và năng lực hạn chế thì dễ rơi vào thế bị động theo chiến lược đàm phán của đối tác, không tốt cho chúng ta Và ngược lại, nếu như chọn địa điểm đàm phán sẽ được diễn ra tại văn phòng phía bên ta, nhà đàm phán dễ dàng chủ động hơn về mặt địa điểm, thời gian và hoạch định các chiến lược, chiến thuật cho cuộc đàm phán; ổn định về mặt tâm lý và có thể dẵn dắt quá trình đàm phán đi theo ý đồ, mục tiêu của mình
Tuy nhiên, nếu không có chiến thuật phù hợp, không thống nhất được các thành viên trong đoàn đàm phán khi chọn địa điểm này sẽ dễ dẫn đến tình trạng bị phát hiện một số thông tin có lợi cho đối tác mà bất lợi cho ta trong quá trình đàm phán Trong thực tế, người ta thường chọn một địa điểm trung gian độc lập để tiến hành đàm phán sẽ tạo điều kiện thuận lợi và khách quan hơn cho các bên tham gia
1.4.2 - Các yếu tố chủ quan a) Đối tượng của đàm phán kinh doanh: là các hoạt động mua bán, trao đổi hàng hóa và dịch vụ, hoạt động chuyển giao công nghệ, hoạt động đầu tư… Mỗi bên tham gia đàm phán cần phải xác định rõ đối tượng đàm phán kinh doanh cụ thể cho từng buổi đàm phán cụ thể. b) Nội dung của đàm phán kinh doanh: chủ yếu tiến hành bàn bạc, thỏa thuận các vấn đề như giá cả, chất lượng và số lượng hàng hóa, các dịch vụ, những phương thức cùng với điều kiện thanh toán… Tùy vào từng hoạt động cụ thể, vấn đề trọng yếu của nội dung đàm phán được xác định bởi các bên tham gia đàm phán.
Chẳng hạn như, đàm phán về hoạt động đầu tư, hình thức góp vốn là những vấn đề được các nhà đàm phán quan tâm đầu tiên; còn trong tình huống đàm phán mua, bán hàng hóa thì mức giá cả, chất lượng cùng với điều kiện giao hàng là những vấn đề thường được thảo luận, bàn bạc nhiều nhất. c) Mục đích đàm phán: Nói chung, mục tiêu cuối cùng của các nhà đàm phán trong kinh doanh là ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ hoặc chuyển giao công nghệ Trong quá trình đàm phán, người đàm phán phải bám sát đối tượng, nội dung, mục đích đã xác định, đồng thời nếu phát hiện lĩnh vực nào chưa cụ thể thì cần phải thảo luận, làm rõ thêm. d) Thông tin trong đàm phán: Đàm phán chính là quá trình trao đổi thông tin qua lại để đi đến thống nhất chung Trong đàm phán giữa các bên có liên quan, thông tin là tài sản quan trọng nhất Nếu như không có bất cứ thông tin nào về vấn đề đang được thảo luận trong cuộc đàm phán, nhà đàm phán chắc chắn sẽ rơi vào tình thế bất lợi cho mình
Giới thiệu về Nhật Bản
- Nhật Bản là một đảo quốc nằm phía Đông của châu Á và phía Tây của Thái Bình Dương và gồm 4 hòn đảo lớn (bao gồm các hòn đảo Honshu, Kyushu, Shikoku, Hokkaido) hợp thành.
- Tổng diện tích của Nhật Bản là 380.000 km 2
- Nhật Bản có đường bờ biển dài 37.000 km.
- Đồi núi chiếm 73% diện tích cả nước.
- Nhật Bản có gần 200 ngọn núi lửa đang hoạt động và cao nhất là ngọn núi Phú
- Nhật Bản gần với các quốc gia như: Nga, Bắc Triều Tiên, Hàn Quốc, Trung Quốc, Philippines.
- Nền chính trị tại Nhật Bản được tổ chức dựa trên Hiến pháp.
- Hiến pháp Nhật Bản có ba nguyên tắc sau:
+ Tôn trọng nhân quyền cơ bản
- Chính phủ Nhật Bản là một chính phủ Quân chủ lập hiến và Cộng hòa đại nghị
- Theo Hiến pháp Nhật Bản thì “Thiên hoàng là biểu tượng của quốc gia và cho sự thống nhất của dân tộc”.
- Hiến pháp Nhật Bản chia quyền lực chính trị thành ba phần:
Lập pháp – Quốc hội thực hiện, Hành pháp – Nội các đảm nhiệm, Tư pháp – Toà án phụ trách Tam quyền phân lập.
- Quốc hội là cơ quan quyền lực cao nhất của Nhà nước Nhật Bản.
- Nền kinh tế Nhật Bản là nền kinh tế tự do phát triển
- Nhật Bản là nước rất nghèo về tài nguyên (trừ gỗ và hải sản).
- Thời điểm hiện tại, Nhật Bản đang là nền kinh tế lớn thứ ba trên thế giới.
- GDP của Nhật Bản là 4,941 nghìn tỷ USD (2021).
- Nhật Bản tham gia các tổ chức kinh tế như: APEC, WTO, CPTPP, Paris Club, OECD, G20, G7.
- Đồng tiền được sử dụng ở Nhật Bản là đồng Yên Nhật (Ký hiệu là ¥, mã JPY). a) Về nông nghiệp
- Nền nông nghiệp Nhật Bản phát triển theo hướng thâm canh, áp dụng nhanh những tiến bộ khoa học – kỹ thuật và công nghệ hiện đại để tăng năng suất cây trồng, vật nuôi và chất lượng nông sản.
- Vì địa hình ở Nhật Bản chủ yếu là đồi núi nên người Nhật phải tạo thành ruộng bậc thang để có thể trồng trọt.
- Nhật Bản có nhiều thiên tai ảnh hưởng đến nông nghiệp (bão, tuyết rơi dày, sóng thần, động đất) Mặc dù vậy thì trồng trọt vẫn giữ vai trò quan trọng đối với kinh tế Nhật Bản.
- Canh tác lúa nước giữ vai trò chủ đạo trong ngành nông nghiệp Nhật Bản.
- Tuy nhiên thì người Nhật họ cũng canh tác các loại ngũ cốc khác như lúa mạch hay rất nhiều loại rau củ quả Chè cũng được trồng nhiều tại Nhật Bản đặc biệt là phía Nam đảo Honsu. b) Về ngư nghiệp
- Số cá Nhật Bản đánh bắt được lớn hơn bất kỳ một quốc gia nào trên thế giới.
- Tuy nhiên một số năm gần đây thì Nhật Bản cũng như các quốc gia khác đều có tình trạng cạn kiệt của các ngư trường ven biển và xa bờ. c) Về công nghiệp
- Nền công nghiệp Nhật Bản chiếm 30,1% GDP cả nước.
- Công nghiệp là một trong những ngành kinh tế quan trọng nhất ở Nhật Bản
- Cơ cấu ngành công nghiệp: đa dạng, phát triển các ngành có kĩ thuật cao. + Ngành hiện đại: công nghiệp chế tạo, sản xuất điện tử
+ Ngành truyền thống: dệt may, xây dựng.
+ Nhiều ngành có vị thế cao trên thế giới: vi mạch và chất bán dẫn, vật liệu truyền thông, robot, đóng tàu, ô tô, xe máy, …
- Giá trị sản lượng đứng thứ hai trên thế giới
- Các trung tâm công nghiệp phân bố chủ yếu ở ven bờ Thái Bình Dương. d) Về Thương mại và Dịch vụ
- Là hai ngành quan trọng chiếm 68,7% GDP cả nước.
- Là một trong những quốc gia thương mại lớn nhất trên thế giới.
- Nhật Bản có nhiều ngành dịch vụ quan trọng như: du lịch và khách sạn, thương mại điện tử, y tế và chăm sóc sức khỏe, giáo dục, công nghệ thông tin và phần mềm, …
- Ngoài ra, còn nhiều ngành dịch vụ khác như ngành thể thao, giải trí, thời trang, nha khoa và nhiều lĩnh vực khác cũng đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế và xã hội của Nhật Bản. e) Về Giao thông vận tải và thông tin liên lạc
- Người Nhật đầu tư rất nhiều tiền vào cơ sở hạ tầng về giao thông vận tải.
Hệ thống nổi tiếng nhất của Nhật Bản là mạng lưới cao tốc.
- Mặc dù được đầu tư phát triển tuy nhiên địa hình cùng với hiểm họa thiên nhiên Nhật Bản đã khiến cho họ gặp nhiều thách thức đáng kể đối với sự phát triển của mạng lưới thông tin liên lạc.
2.1.4 Văn hoá và con người
Văn hóa Nhật Bản rất đa dạng và phong phú, được hình thành qua hàng ngàn năm lịch sử và ảnh hưởng của các yếu tố địa lý, tôn giáo, văn hóa phương Đông và phương Tây
Một số điểm nổi bật về văn hóa Nhật Bản a) Nghệ thuật truyền thống: Văn hóa Nhật Bản có một loạt các nghệ thuật truyền thống như: hội họa ukiyo-e (hội hoạ gỗ chạm), ikebana (cắm hoa), bonsai (cây cảnh thu nhỏ) và origami (gấp giấy) Những nghệ thuật này thể hiện sự tinh tế, tập trung vào chi tiết và thường mang ý nghĩa tâm linh. b) Trang phục truyền thống: Kimono là một trong những biểu tượng trang phục truyền thống của Nhật Bản Được làm từ vải cao cấp và thiết kế tỉ mỉ, kimono thường được mặc trong các dịp đặc biệt như lễ hội, cưới và các buổi diễn truyền thống. c) Nghi lễ và quan niệm tôn giáo: Shinto và Buddhism là hai tôn giáo chính ở Nhật Bản Shinto là tôn giáo bản địa của Nhật Bản và thường liên quan đến việc tôn vinh các linh vật, tự nhiên và tổ tiên Buddhism có một vai trò lớn trong văn hóa Nhật Bản và ảnh hưởng đến lối sống, nghệ thuật và kiến trúc. d) Truyền thống ẩm thực: Ẩm thực Nhật Bản đã trở thành một phần không thể thiếu của văn hóa thế giới Sushi, sashimi, ramen và tempura là những món ăn nổi tiếng của Nhật Bản Những món ăn này thường sử dụng nguyên liệu tươi sống và được chế biến cẩn thận để tôn vinh hương vị tự nhiên của từng thành phần e) Nghi thức và tập tục: Nhật Bản có các nghi thức và tập tục riêng biệt trong đời sống hàng ngày
Ví dụ: Bowing (cúi chào) là một hình thức chào hỏi phổ biến và thể hiện sự tôn trọng Các lễ hội truyền thống, như Matsuri và Hanami, cũng là những dịp quan trọng trong năm và thu hút sự quan tâm của người dân và du khách.
Như vậy, văn hóa Nhật Bản tạo nên một sự kết hợp độc đáo giữa truyền thống và hiện đại, mang đậm bản sắc của đất nước này.
Người Nhật Bản có những đặc điểm và phẩm chất riêng biệt, tạo nên một phần quan trọng trong văn hóa và xã hội. a) Tôn trọng và kỷ luật: Người Nhật Bản được dạy dỗ từ nhỏ về tôn trọng người khác và tuân thủ các quy tắc xã hội Họ thường tỏ ra kỷ luật, chịu khó làm việc và tôn trọng luật pháp. b) Sự cam kết và trung thành: Một khi đã cam kết với một công việc hoặc một mối quan hệ, người Nhật Bản thường rất trung thành và cố gắng hết sức để duy trì lòng tin và sự ổn định. c) Tinh thần hợp tác và đồng đội: Trong công việc và cuộc sống hàng ngày, người Nhật Bản trọng tâm vào tinh thần hợp tác và đồng đội Họ thường làm việc nhóm và tôn trọng ý kiến của người khác, mang lại sự cân nhắc và đồng thuận. d) Sự giữa chừng và tinh tế: Người Nhật Bản thường tỏ ra điềm đạm, tránh sự xô đẩy và tôn trọng không gian cá nhân của người khác Họ cũng đặt mức độ quan tâm đúng mực và có gu ước lượng trong việc diễn đạt cảm xúc công khai. e) Tinh thần cầu tiến và ý thức chất lượng: Người Nhật Bản thường có tinh thần cầu tiến cao và không ngừng nỗ lực để cải thiện bản thân và công việc của mình Họ chú trọng vào chất lượng và chi tiết, đóng góp vào việc phát triển kinh tế và công nghệ của đất nước.
NHỮNG LƯU Ý CHO DOANH NGHIỆP VIỆT NAM KHI ĐÀM PHÁN VỚI NHẬT BẢN
Trước đàm phán
3.1.1 Chuẩn bị tài liệu, thông tin về đối tác
Trước khi tham gia bất kỳ giao dịch nào với đối tác Nhật Bản, doanh nghiệp cần tiến hành quá trình tìm hiểu thị trường kỹ lưỡng Điều này rất cần thiết để thu thập thông tin quan trọng về năng lực thị trường, điều kiện cung cầu, môi trường kinh doanh (bao gồm pháp lý, chính sách, tình hình chính trị), cũng như hải quan cảng và thông lệ ngành Dựa trên những thông tin này, công ty có thể xác định vị trí sản phẩm của mình tại thị trường Nhật Bản (bao gồm: số lượng, giá cả và nhóm khách hàng mục tiêu).
Ngoài ra, việc nghiên cứu văn hóa, văn hóa kinh doanh của thị trường và doanh nghiệp Nhật Bản cũng là yếu tố quan trọng giúp hiểu cách suy nghĩ và phán đoán trong các tình huống, đàm phán Điều này cũng đã bao gồm việc nghiên cứu đối thủ cạnh tranh nếu đối tác có ý định lựa chọn nhiều đối tác khác.
3.1.2 Chuẩn bị về không gian, thời gian
Người Nhật có xu hướng ưa sự gọn gàng, ngăn nắp, sạch sẽ và tươi sáng.
Họ có khả năng đánh giá tổng quan về tiềm năng của doanh nghiệp dựa trên việc quan sát quy mô trụ sở công ty, bố trí phòng đàm phán và cách tiếp đón, phục vụ của nhân viên lễ tân Ngay cả những chi tiết nhỏ nhất cũng được họ quan tâm và đánh giá tỉ mỉ, tạo nên một ấn tượng ban đầu về đối tác trong mắt người Nhật.
3.1.2.2 Về thời gian các công ty Nhật, thậm chí việc đến trễ chỉ một phút cũng được coi là không chấp nhận được Người Nhật thường có thói quen xuất hiện trước giờ hẹn từ 10 đến 15 phút để đảm bảo tính đúng giờ Họ luôn tự chuẩn bị cho những trở ngại như tắc đường, kẹt xe hay thời tiết xấu bằng cách kiểm tra dự báo thời tiết và tình hình giao thông Điều này đảm bảo rằng họ luôn sẵn sàng và không bị ảnh hưởng đến công việc Vì lý do này, ta cần đặc biệt chú trọng và cẩn thận trong mọi vấn đề liên quan đến thời gian khi làm việc với người Nhật.
3.1.3 Chuẩn bị về đội ngũ tham gia đàm phán Để chuẩn bị một đội ngũ đàm phán hiệu quả với doanh nghiệp Nhật Bản, nên áp dụng các yếu tố sau đây: a) Ngôn ngữ và giao tiếp: Đội ngũ đàm phán nên có ít nhất một thành viên biết tiếng Nhật hoặc thuê thông dịch viên chuyên nghiệp Việc sử dụng ngôn ngữ mục tiêu sẽ giúp tạo ra sự hiểu biết chính xác và tránh hiểu lầm trong quá trình đàm phán. b) Kỹ năng đàm phán Đội đàm phán cần có những thành viên có khả năng đàm phán tốt Điều này bao gồm khả năng lắng nghe, đàm phán, giải quyết xung đột và đạt được sự đồng thuận Các thành viên cần có kiến thức và kinh nghiệm về quá trình đàm phán cũng như kỹ năng đàm phán hiệu quả. c) Kiến thức về văn hóa kinh doanh Nhật Bản: đội ngũ đàm phán cần nắm vững kiến thức về văn hóa kinh doanh và thói quen đàm phán của ngườiNhật Bản Khi đã hiểu rõ về giá trị, quy tắc và cách thức giao tiếp trong môi trường kinh doanh Nhật Bản, đó chắc chắn sẽ là cơ hội giúp đội ngũ xây dựng mối quan hệ tốt hơn và đạt được kết quả tốt hơn trong quá trình đàm phán d) Kinh nghiệm và chuyên môn: Đội ngũ đàm phán có thể bao gồm các thành viên có kinh nghiệm và chuyên môn về lĩnh vực tương quan Có những thành viên đã có kinh nghiệm đàm phán với doanh nghiệp Nhật Bản hoặc có hiểu biết sâu về ngành công nghiệp và thị trường Nhật Bản sẽ làm tăng khả năng thành công trong đàm phán. e) Sự đa dạng trong đội ngũ: Đội ngũ đàm phán nên có sự đa dạng về kỹ năng, kinh nghiệm và quan điểm Điều này giúp tăng cường khả năng đưa ra các quan điểm khác nhau và tận dụng sự sáng tạo trong quá trình đàm phán. f) Chuẩn bị tài liệu và thông tin: Đội ngũ nên chuẩn bị tài liệu và thông tin cần thiết để hỗ trợ quá trình đàm phán Điều này bao gồm tìm hiểu về doanh nghiệp Nhật Bản, sản phẩm hoặc dịch vụ của họ, thị trường và các yếu tố kinh doanh quan trọng khác.
3.1.4 Chuẩn bị về trang phục
- Một yêu cầu cơ bản của mọi công ty là trang phục phải gọn gàng và lịch sự Trong quá khứ, văn hóa công sở Nhật Bản thường áp đặt một số quy định nghiêm ngặt về trang phục, ví dụ như nam giới phải mặc bộ comple tối màu, áo sơ mi trắng và cà vạt, trong khi phụ nữ phải mặc blazer kết hợp với chân váy công sở và áo sơ mi, và không được phép mang giày cao gót Tuy nhiên, trong thời gian gần đây, trang phục công sở dường như đã linh hoạt hơn đối với phụ nữ
- Khi gặp đối tác Nhật Bản, chúng ta cần có một số lưu ý về trang phục: Đối với nam giới Đối với nữ giới
Nên mặc bộ suit màu đen, áo sơ mi trắng, cà vạt và mang giày
+ Nên mặc trang phục tối màu, thanh lịch, độ dài váy không quá sức + Tránh trang điểm quá đậm
- Về giày dép: hãy chọn giày có chiều cao vừa phải để di chuyển thuận tiện Khi bước đi, chúng ta hãy đi nhẹ nhàng và tránh tạo ra những tiếng động lớn.
- Việc ăn mặc lịch sự không chỉ làm cho bản thân trông gọn gàng, chỉnh chu trong công việc mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của toàn bộ doanh nghiệp Đối tác và khách hàng thường dựa vào phong cách và trang phục của nhân viên để đánh giá hình ảnh của công ty.
Giai đoạn tiếp xúc
Tương tác và thương lượng: Giai đoạn tiếp xúc với đối tác Nhật Bản là thời điểm quan trọng để tạo sự hiểu biết và xây dựng mối quan hệ Tại đây, mỗi cá nhân cần tuân theo các nguyên tắc và lưu ý sau:
3.2.1 Xây dựng mối quan hệ cá nhân a) Đoàn kết và sự tin tưởng: Đặt nền tảng cho mối quan hệ bằng cách tạo ra sự tin tưởng và đoàn kết với đối tác Nhật Bản Hãy lắng nghe và hiểu họ, và thể hiện sự quan tâm và tôn trọng. b) Giao tiếp: Trong giao tiếp, sử dụng lời nói lịch lãm và không thể hiện sự bất mãn quá rõ ràng Tránh sự xung đột và giữ cho cuộc trò chuyện mở cửa cho ý kiến của cả hai bên
3.2.2 Thương lượng a) Kỹ thuật thương lượng: Thương lượng là một phần quan trọng của quá trình đàm phán với người Nhật Họ có xu hướng thương lượng chi tiết và kiên nhẫn Hãy chắc chắn bạn đã lập kế hoạch cho việc thương lượng này,xác định điểm mạnh và điểm yếu của cả hai bên b) Sự kiên nhẫn: Đừng có cảm giác bị áp lực để kết thúc thương lượng nhanh chóng Người Nhật thường yêu cầu nhiều cuộc thảo luận để đạt được thoả thuận
3.2.3 Thời gian và lịch trình a) Điều chỉnh lịch trình: Đảm bảo rằng bạn sẽ không tạo ra áp lực về thời gian Hãy cân nhắc lựa chọn thời gian linh hoạt để thích ứng với môi trường đàm phán b) Tạo dựng mối quan hệ cần thiết trước khi quá trình đàm phán diễn ra: Trong môi trường kinh doanh Nhật Bản, xây dựng mối quan hệ có thể mất thời gian Hãy sẵn sàng đầu tư thời gian trong việc làm quen và tạo dựng các mối quan hệ trước khi bước vào thương lượng
3.2.4 Ghi chép và xác nhận ghi chép: a) Ghi chép : ghi và chú thích lại kỹ lưỡng về các thỏa thuận, điểm quan trọng và cam kết của cả hai bên Điều này giúp tránh hiểu lầm và xác nhận lại thông tin b) Xác nhận: Trước khi kết thúc cuộc gặp gỡ, hãy xác nhận lại các thỏa thuận và cam kết của cả hai bên một lần nữa để đảm bảo sự hiểu biết chung.
Trong đàm phán
3.2.1 Bắt đầu đàm phán a) Thực hiện cuộc đàm phán: Khi bắt đầu cuộc đàm phán, hãy thể hiện sự lịch lãm và tôn trọng bằng cách chào hỏi một cách lịch lãm và chào đón b) Chào hỏi bằng cúi đầu: Trong văn hóa Nhật Bản, cúi đầu là biểu hiện của sự lịch lãm và tôn trọng Khi gặp đối tác, bạn có thể cúi đầu một chút để chào hỏi họ Độ cao và thời gian cúi đầu có thể thay đổi tùy theo tình huống và mức độ quan trọng của đối tác c) Sử dụng lời chào lịch sự: Trong tiếng Nhật, bạn có thể chào ai đó bằng lời chào lịch sự như “Konnichiwa” (chào buổi chiều) hoặc “Ohayou gozaimasu” (chào buổi sáng) khi gặp nhau. d) Chào đối tác của bạn theo tên và địa điểm: Khi bạn gặp đối tác của mình, hãy sử dụng tên và địa điểm của họ để bày tỏ sự quan tâm và tôn trọng
Ví dụ: "Konnichiwa, Tanaka-san, Giám đốc Công nghệ của Tập đoàn ABC." e) Tạo không gian thân thiện: Trước khi bắt đầu cuộc đàm phán chính thức, bạn có thể tạo không gian thân thiện bằng cách nói chuyện nhỏ để xây dựng mối quan hệ Hỏi về tình hình và thời tiết cũng có thể làm dịu không khí f) Chấp nhận đồ ăn và thức uống (tuỳ trường hợp): Nếu đối tác cung cấp đồ ăn hoặc đồ uống, hãy chấp nhận một cách lịch lãm Thường thì, bạn sẽ nhận được một ấm trà hoặc cốc nước và nên đợi đối tác nói "Itadakimasu" trước khi bắt đầu ăn
Những hành động này sẽ giúp bạn bắt đầu cuộc đàm phán với một tinh thần lịch lãm và tôn trọng đối với văn hóa kinh doanh của người Nhật Bản.
Phong cách trên bàn ăn của người Nhật khi gặp mặt và có bữa ăn với đối tác đàm phán và những điều cần lưu ý
Khi có hẹn với đối tác trên bàn ăn, các bên tham gia đàm phán người Nhật Bản cần nên chú ý một số việc làm sau:
Thứ nhất là, về những việc nên làm khi ngồi trên bàn ăn a) Cởi giày và dép trước khi ngồi xuống: Không giống như ngồi ở bàn phương Tây, người Nhật ngồi trên những tấm thảm gọi là tatami.
Sở dĩ người Nhật dùng nệm thay ghế là vì phong tục Nhật Bản, thực khách sẽ quỳ trên nệm, chỉ khi được sự cho phép của chủ nhà, khách nam mới được ngồi bắt chéo chân còn khách nữ thì ngồi một bên Để ngồi trên thảm bạn phải cởi giày và đặt chúng lên thảm bên ngoài. b) Mời và cảm ơn trước và sau bữa ăn: Trước khi bắt đầu bữa ăn, người Nhật thường đợi cho đến khi tất cả đồ ăn được phục vụ rồi mới nói "itadakimasu", có nghĩa là "mời mọi người" để thể hiện sự tôn trọng với những người cùng ăn và để bày tỏ lòng biết ơn và kính trọng với bữa ăn Kết thúc bữa ăn, người Nhật không quên nói
“Gochisosama-deshita” để cảm ơn đầu bếp và chủ nhà vì bữa ăn. c) Sử dụng đúng cách cầm đũa: Nếu bạn không chắc chắn về cách sử dụng đũa, hãy học cách sử dụng chúng trước Tránh xuyên xoa đũa vào nhau, vì điều này được xem là không lịch sự d) Sau bữa ăn, hãy đặt bát đũa theo đúng thứ tự ban đầu: Sau bữa ăn, người Nhật thường đặt bát và đũa về vị trí ban đầu Nắp bát sẽ trở về vị trí ban đầu, nếu bữa ăn có sử dụng hải sản như nem, nghêu thì thực khách nên đặt vỏ vào tô đựng hải sản thay vì đặt vỏ lên nắp bát, đĩa Vì người Nhật sẽ cho rằng điều này là bất lịch sự. e) Thể hiện sự tôn trọng đối tác: Nếu bạn thấy đối tác đang nói hoặc thể hiện điều gì đó quan trọng, hãy lắng nghe và thể hiện sự tôn trọng f) Chấp nhận món ăn khi được đề nghị: Khi đối tác đề nghị một món ăn hoặc đồ uống, hãy chấp nhận một cách lịch lãm để thể hiện lòng biết ơn g) Ăn hết mọi thứ trên đĩa: Cố gắng ăn hết mọi thứ trên đĩa của bạn. Để lại thức ăn trên đĩa có thể được hiểu là bạn không hài lòng với bữa ăn
Thứ hai là, về những việc không nên làm khi ngồi trên bàn ăn a) Đặt chân trên bàn hoặc ghế: Đừng đặt chân lên bàn hoặc ghế khi bạn đang ngồi ăn Điều này được coi là không lịch sự b) Nói chuyện nhiều khi ăn: Trong lúc ăn, hãy giữ im lặng hoặc nói chuyện ít Tránh nói chuyện quá nhiều hoặc có cuộc trò chuyện ồn ào c) Trò chơi điện thoại di động: Tránh sử dụng điện thoại di động hoặc đưa ra cuộc gọi trong lúc ăn Tập trung vào bữa ăn và đối tác của bạn d) Trò chơi trò chơi bảng khi ăn: Đừng chơi các trò chơi bảng hoặc thể hiện hành động không lịch sự khi bạn đang ngồi ăn cùng đối tác e) Sử dụng đồ ăn cá nhân của đối tác: Không nên dùng đồ ăn hoặc đồ uống của đối tác mà không hỏi ý kiến trước Nhớ rằng quy tắc và phong cách có thể biến đổi tùy theo tình huống cụ thể và mức độ quen thuộc của bạn với đối tác f) Không dùng đũa riêng để gắp thức ăn từ đĩa chung: Người Nhật rất chú trọng đến sự sạch sẽ nên không dùng đũa cá nhân để gắp thức ăn từ đĩa dùng chung, vì điều này có thể vô tình làm lây lan mầm bệnh truyền nhiễm giữa đầu đũa và đĩa dùng chung Thay vào đó, chúng ta nên dùng chính chiếc đũa đó để gắp đĩa thức ăn đó. g) Không dùng đũa chạm vào thức ăn chưa gắp: Khi muốn gắp đồ ăn từ đĩa chung, bạn nên quan sát thật kỹ và gắp đúng miếng mình muốn, tránh gắp cùng một miếng trên đĩa, hành động như vậy sẽ khiến những người đang ăn cùng bạn có cảm giác như họ Ăn cùng một món ăn Cùng một món ăn nữa, từ bạn. h) Không dùng đũa riêng để gắp thức ăn từ đĩa chung: Người Nhật rất chú trọng đến sự sạch sẽ nên không dùng đũa cá nhân để gắp thức ăn từ đĩa dùng chung, vì điều này có thể vô tình làm lây lan mầm bệnh truyền nhiễm giữa đầu đũa và đĩa dùng chung Thay vào đó, bạn nên dùng chính chiếc đũa đó để gắp đĩa thức ăn. i) Không dùng đũa chạm vào thức ăn chưa gắp: Khi muốn lấy đồ ăn từ đĩa chung, bạn nên quan sát kỹ và gắp đúng miếng mình muốn, tránh gắp cùng một miếng trên đĩa, làm như vậy sẽ khiến những người cùng ăn có cảm giác như họ đang ở cùng nhau cho bữa ăn Món ăn tương tự, từ bạn.
Quy tắc và phong cách có thể biến đổi tùy theo tình huống cụ thể và mức độ quen thuộc của bạn với đối tác Tuy nhiên, việc tuân theo những hướng dẫn trên sẽ giúp bạn thể hiện sự tôn trọng và lịch sự
3.2.2 Trong đàm phán a) Cử chỉ điệu bộ: Đối tác Nhật Bản có thói quen ăn nói nhỏ nhẹ và có thái độ chững chạc Đây không phải là dấu hiệu của sự yếu đuối về tính cách mà vì họ coi đó là dấu hiệu của sự khôn ngoan, kinh nghiệm và tuổi tác Vì vậy, khi làm việc với người Nhật, bạn nên có thái độ bình tĩnh, nhẹ nhàng và tránh tỏ ra bực bội, thiếu kiên nhẫn Điều này có thể phá hủy mối quan hệ tốt đẹp giữa hai bên Khi đàm phán, người trẻ nên đặt tay lên đùi, hơi nghiêng đầu và vai về phía trước để thể hiện sự tôn trọng với người lớn tuổi. b) Cách giao tiếp và thực hiện: Mọi người thường thể hiện sự tự tin và năng lực của cá nhân hoặc công ty bằng cách ký hợp đồng với các khách hàng lớn, đôi khi bằng những lời giới thiệu hấp dẫn hơn một chút Ví dụ, Công ty A giới thiệu đã tham gia xây dựng Tòa nhà Quốc hội Việt Nam. Nhưng thực tế họ chỉ đảm nhận một phần rất nhỏ, như vẽ tranh… chẳng hạn Hãy nói chậm và nói sự thật và bạn sẽ được đánh giá cao hơn.
Tìm hiểu về sự im lặng khoảng nữa phút trở lên Đó là thời điểm mà người đại diện doanh nghiệp Nhật Bản đưa ra quyết định Người Nhật sẽ suy nghĩ về những gì bạn nói và đặt câu hỏi Bạn cũng không nên bối rối trước những khoảnh khắc im lặng này trong cuộc trò chuyện của họ Bạn cũng không nên cố gắng phá vỡ sự im lặng trong cuộc trò chuyện Im lặng có nghĩa là đối tác Nhật Bản đang suy nghĩ rõ ràng về các vấn đề trước mắt.
Sử dụng giao tiếp gián tiếp và lời nói mềm mại Tránh sử dụng ngôn ngữ thẳng thắn và đánh giá lựa chọn lời nói mạnh mẽ c) Lắng nghe một cách chăm chỉ: Lắng nghe là một phần quan trọng của cuộc đàm phán Hãy lắng nghe một cách chăm chỉ và thể hiện sự quan tâm đối với ý kiến của đối tác Khi người Nhật Bản đang nói, hãy tránh ngắt lời và để họ hoàn thành ý kiến trước khi bạn trả lời.
Lắng nghe một cách chăm chỉ và xác nhận bạn đã hiểu rõ ý của họ trước khi trả lời, thể hiện sự kiên nhẫn và sẵn sàng thương lượng d) Thể hiện sự kiên nhẫn và thương lượng: Cuộc đàm phán với người
Nhật Bản có thể kéo dài Hãy thể hiện sự kiên nhẫn và sẵn sàng thương lượng để đạt được thỏa thuận tốt nhất cho cả hai bên. e) Giữ thái độ im lặng, nhẹ nhàng và lịch sự: Khi nói chuyện trong quá trình đàm phán, chúng ta cần nên có thái độ im lặng, nhẹ nhàng và lịch sự. Điều quan trọng là phải duy trì nét mặt bình tĩnh Trong văn hóa kinh doanh Nhật Bản, danh tiếng và địa vị xã hội của người Nhật được thể hiện qua khái niệm này Khi một người mất bình tĩnh hoặc trở nên bối rối, cuộc đàm phán có thể trở thành thảm họa. Ở Nhật Bản, tuổi tác đồng nghĩa với trí tuệ và kinh nghiệm Vì vậy, người Nhật khó có thể đàm phán với những người nước ngoài có vẻ ngoài trẻ trung và kém lịch sự hơn Nếu bạn thấy mình rơi vào tình huống trên, hãy cố gắng xây dựng mối quan hệ tôn trọng và tin tưởng lẫn nhau Đừng sắc sảo, sặc sỡ hoặc thô lỗ Hãy chắc chắn nói chuyện nhẹ nhàng và nhẹ nhàng và nghiêm túc khi đàm phán Hãy tôn trọng người đối thoại của bạn dựa trên độ tuổi và vị trí của anh ấy trong công ty Nếu có thể, bạn có thể tìm kiếm sự hỗ trợ từ những đồng nghiệp lớn tuổi hơn và nếu có thể hãy nhờ một người lớn tuổi giới thiệu bạn. f) Sử dụng lời nói tế nhị: Tránh sử dụng ngôn ngữ thẳng thắn và đánh giá lựa chọn lời nói mạnh mẽ Thể hiện ý kiến của bạn một cách lịch lãm và tế nhị g) Cách xưng hô với đối tác của bạn: Nên xưng hô chính xác với đối tác
Nhật Bản của bạn theo tên trên danh thiếp của họ Xuất phát từ truyền thống văn hóa và lịch sử lâu đời, người Nhật dựa vào danh thiếp để ghi tên doanh nghiệp một cách chính xác và chính xác, vì tên tiếng Nhật rất phức h) Chú ý đến đối tác: Khi giao tiếp với đối tác Nhật Bản, bạn thường chú ý đến ai hơn? Như một phản ứng tự nhiên, mọi người có xu hướng chú ý nhiều đến việc dịch thuật trong cộng đồng nói tiếng Nhật Điều này không được khuyến khích vì những người này thường còn trẻ và ít có sức ảnh hưởng Vì vậy, bạn nên chú ý xem họ tôn trọng ai Thông thường người lớn tuổi nhất là người quan trọng nhất
Người Nhật thường tránh nhìn vào mắt nhau trong thời gian dài vì những cử chỉ như vậy bị coi là mang tính đe dọa Những người trẻ hiếm khi dám nhìn thẳng vào mắt bạn mà họ thường cúi đầu xuống một chút để thể hiện sự tôn trọng với bạn Vì vậy, chúng ta không nên coi những hành động đó là thiếu tin tưởng, thiếu trung thực hoặc không thành thật. i) Kiên nhẫn và thấu hiểu
Kiên nhẫn: Cuộc đàm phán với người Nhật Bản có thể kéo dài Hãy thể hiện sự kiên nhẫn và sẵn sàng thương lượng một cách dễ dàng
Sau đàm phán
a) Gửi lời cảm ơn sau cuộc đàm phán: Viết một thư hoặc email lời cảm ơn đối tác Nhật Bản, bày tỏ lòng biết ơn về sự hợp tác trong cuộc đàm phán.
Sử dụng lời cảm ơn lịch lãm và tôn trọng như "Arigatou gozaimashita" để thể hiện lòng biết ơn b) Liên tục theo dõi tiến trình: Duy trì sự theo dõi tiến trình thực hiện các cam kết và thỏa thuận Bạn cần thường xuyên cập nhật về tiến trình công việc và đảm bảo rằng mọi cam kết đều được thực hiện đúng hẹn. c) Duy trì mối quan hệ thường xuyên: Liên hệ thường xuyên với đối tác
Nhật Bản để cập nhật về tiến trình và duy trì mối quan hệ Gửi tin nhắn hoặc email, và thực hiện cuộc gọi điện thoại định kỳ để bàn bạc và tạo cơ hội cho sự gặp gỡ trực tiếp. d) Đảm bảo tuân thủ và tính chính xác: Trong quá trình thực hiện cam kết, đảm bảo rằng bạn tuân thủ tất cả các điều khoản và tính chính xác trong thông tin và tài liệu liên quan đến cuộc đàm phán Điều này giúp xây dựng lòng tin với đối tác Nhật Bản. e) Sáng tạo cơ hội tương lai: Hãy xem xét cách bạn có thể sáng tạo cơ hội cho tương lai bằng cách mở rộng quan hệ kinh doanh hoặc hợp tác trong các dự án mới Điều này có thể làm cho mối quan hệ với đối tác Nhật Bản trở nên lâu dài và tận dụng tốt nhất từ mối quan hệ này.
Giai đoạn rút kinh nghiệm
Sau khi kết thúc cuộc đàm phán với đối tác, ta cần phải tổ chức cuộc họp để nhìn lại, đánh giá lại ưu nhược điểm trong cuộc đàm phán vừa rồi a) Đánh giá cuộc đàm phán: Bắt đầu bằng việc tổng hợp và đánh giá kết quả của cuộc đàm phán Xem xét những gì đã thành công và những điểm mạnh của bạn, cũng như những khía cạnh mà bạn có thể cải thiện b) Học hỏi từ kinh nghiệm: Xem xét những bài học bạn đã học từ cuộc đàm phán Điều gì đã hoạt động tốt và điều gì đã không? Học hỏi từ những sai lầm và thành công này để cải thiện kỹ năng đàm phán của bạn trong tương lai c) Phân tích tình huống khó khăn: Nếu có bất kỳ tình huống khó khăn hoặc mâu thuẫn nào trong cuộc đàm phán, hãy phân tích chúng một cách cụ thể. Tìm hiểu tại sao chúng xảy ra và cách bạn có thể giải quyết chúng một cách hiệu quả trong tương lai d) Thu thập phản hồi: Hỏi ý kiến từ đồng nghiệp hoặc người tham gia khác về cuộc đàm phán Phản hồi từ người khác có thể cung cấp góc nhìn khách quan và giúp bạn hiểu rõ hơn về cách bạn đã thể hiện mình trong cuộc đàm phán e) Cải thiện kỹ năng đàm phán: Dựa trên những kinh nghiệm và bài học từ cuộc đàm phán, làm việc để cải thiện kỹ năng đàm phán của bạn Có thể đó là việc thực hành việc thảo luận, sử dụng ngôn ngữ một cách hiệu quả, hoặc phát triển khả năng lắng nghe f) Lập kế hoạch cho tương lai: Xây dựng kế hoạch cho các cuộc đàm phán g) Đề xuất cải tiến cho mối quan hệ kinh doanh: Nếu có ý tưởng hoặc đề xuất về cách cải thiện mối quan hệ kinh doanh với đối tác Nhật Bản, hãy trình bày chúng một cách mở cửa Cùng với đối tác, thảo luận về cách tạo ra giá trị và cải thiện mối quan hệ h) Lập kế hoạch dự phòng: Xem xét những rủi ro tiềm năng mà bạn có thể gặp phải trong quá trình thực hiện cam kết và lập kế hoạch dự phòng để đối phó với chúng Điều này giúp đảm bảo tính ổn định và tin cậy trong mối quan hệ i) Liên tục học hỏi và cải thiện: Cuộc đàm phán là một quá trình liên tục học hỏi Hãy luôn tìm kiếm cơ hội để nâng cao kỹ năng và kiến thức về đàm phán và văn hóa kinh doanh Nhật Bản j) Làm việc chặt chẽ với đối tác: Cuối cùng, hãy duy trì một liên lạc chặt chẽ với đối tác Nhật Bản để thảo luận về những cải tiến và thay đổi trong mối quan hệ kinh doanh và đảm bảo rằng mối quan hệ này phát triển tích cực theo thời gian
Giai đoạn rút kinh nghiệm là một phần quan trọng của quá trình đàm phán kinh doanh và giúp bạn ngày càng trở nên thành thạo hơn trong việc làm việc với đối tác Nhật Bản và xây dựng mối quan hệ kinh doanh bền vững.
Một số lưu ý khác
Trong văn hóa kinh doanh của người Nhật, người ta có thói quen ăn nói nhỏ nhẹ và thể hiện thái độ chững chạc Đây không phải là điểm yếu mà là sự khôn ngoan, kinh nghiệm và sự tôn trọng tuổi tác Vì vậy, khi làm việc với người Nhật,chúng ta cần có thái độ bình tĩnh, khéo léo và tránh tỏ ra bực bội, thiếu kiên nhẫn Điều này giúp duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa hai bên Khi đàm phán, người trẻ nên luôn ngồi chống tay lên đùi, đầu và vai hơi nghiêng về phía trước để thể hiện sự tôn trọng với người lớn tuổi. a) Cách giao tiếp và ứng xử: Đối với người Nhật, việc nói chậm và thành thật rất phổ biến Họ coi trọng khả năng im lặng và sẵn sàng chấp nhận im lặng trong thời gian dài, thậm chí hơn 30 giây Đây là thời điểm quan trọng để người Nhật suy nghĩ và đưa ra quyết định Họ suy nghĩ cẩn thận về những gì đối tác của họ nói và đặt câu hỏi Đối tác của bạn không nên cảm thấy xấu hổ vì sự im lặng trong cuộc trò chuyện và họ cũng không nên cố gắng phá vỡ nó Sự im lặng thường có nghĩa là người Nhật đang suy nghĩ nghiêm túc về vấn đề đang được thảo luận
Ngoài ra, khi đàm phán với người Nhật, hãy tránh sử dụng những từ ngữ nhạy cảm, đặc biệt là từ “không”, vì đây được coi là bất lịch sự. Thay vào đó, hãy sử dụng các biểu thức như "Hãy xem xét các lựa chọn khác" hoặc "Có thể có cách tốt hơn" Người Nhật hiếm khi nói
“không” một cách trực tiếp vì từ này bị coi là thô lỗ Ngoài ra, họ tránh bày tỏ ý kiến cá nhân một cách thẳng thắn vì sự thẳng thắn có thể gây khó chịu. b) Cách xưng hô với đối tác: khi giao tiếp với người Nhật, cần gọi tên chính xác của họ như được ghi trên danh thiếp Người Nhật tuân theo truyền thống lịch sử và văn hóa lâu đời của họ, dựa vào danh thiếp để xác định và sử dụng tên của người giao dịch, bởi vì tên người Nhật thường phức tạp. c) Sự tập trung chú ý vào đối tác: Thường xuyên chú ý vào người phiên dịch trong nhóm người Nhật là một phản xạ tự nhiên Tuy nhiên, điều này không nên xảy ra vì thường người phiên dịch là người
Thông thường, người có tuổi cao nhất là người quan trọng nhất trong nhóm Người Nhật thường tránh liếc mắt lâu vào nhau, vì hành động đó có thể được coi là hăm dọa Những người trẻ thường không dám nhìn thẳng vào mắt đối tác, thay vào đó họ có thể nhìn xuống hoặc cúi đầu để thể hiện sự tôn kính Do đó, không nên giả định rằng hành động này đồng nghĩa với việc thiếu đáng tin cậy, không trung thực hoặc không thành thật.
Khi nói chuyện trong đàm phán, điều quan trọng là phải duy trì thái độ im lặng, bình tĩnh và lịch sự Duy trì nét mặt bình tĩnh là một yếu tố quan trọng Trong văn hóa kinh doanh Nhật Bản, danh tiếng và địa vị xã hội của người Nhật thường được thể hiện qua khái niệm này. Khi một người mất bình tĩnh hoặc trở nên bối rối, đó được coi là một thảm họa trong cuộc đàm phán
Trong văn hóa Nhật Bản, tuổi tác gắn liền với trí tuệ và kinh nghiệm.
Vì vậy, người Nhật có thể gặp khó khăn khi đàm phán với những người nước ngoài có vẻ trẻ trung và kém lịch sự hơn.
Khi đưa ra các thỏa thuận giao dịch, người Nhật thường ít chú trọng đến giá cả và các điều khoản khác so với những người đến từ các nền văn hóa lân cận khác ở châu Á Tuy nhiên, bạn cũng không nên vội vàng nhượng bộ vì điều này sẽ khiến đối tác Nhật nghi ngờ sự trung thực của bạn Nếu có thể, hãy để Nhật Bản nhượng bộ trước
Người Nhật thường quen với việc đưa ra từng vấn đề để thảo luận thay vì đặt một loạt câu hỏi cùng một lúc Quá trình này tuy mất thời gian nhưng nó phản ánh phong cách và cá tính của người Nhật Người Nhật rất coi trọng sự tin cậy và khi đưa ra lời hứa, họ coi đó là lời hứa đã được thực hiện Tuy nhiên, việc có hợp đồng hợp pháp sẽ đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên.
Kịch bản đàm phán
Tóm tắt tình huống đàm phán: Nội dung video thuật lại, mô tả và thể hiện quá trình đàm phán, giữa đối tác người Việt Nam và đối tác người Nhật Bản.
Link Video Giữa kỳ: https://www.youtube.com/watch?v=fMaK6lPvtNE