tiểu luận hết môn học quản trị kinh doanh sự kiện đề tài xây dựng tổ chức sự kiện honda ngày hội vì môi trường và giới thiệu sản phẩm mới

Khái quát về sự kiện , sản phẩm sự kiện Sự kiện - Theo từ điển tiếng Việt: Sự kiện là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, cóý nghĩa với đời sống, xã hội.- Theo tiếng Anh, Sự kiện

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG

BỘ MÔN DU LỊCH

TIỂU LUẬN HẾT MÔN HỌC

QUẢN TRỊ KINH DOANH SỰ KIỆN

Đề tài: Xây dựng, tổ chức sự kiện

“HONDA – Ngày hội vì môi trường”

và giới thiệu sản phẩm mới.

Họ và tên sinh viên:

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG

BỘ MÔN DU LỊCH

TIỂU LUẬN HẾT MÔN HỌC

QUẢN TRỊ KINH DOANH SỰ KIỆN

Đề tài: Xây dựng, tổ chức sự kiện

HONDA giới thiệu sản phẩm mới.

Họ và tên sinh viên:

MỤC LỤC

PHẦN 1

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Khái quát về sự kiện , sản phẩm sự kiện 1

2 Đặc điểm kinh doanh sự kiện 2

3 Đặc điểm của sản phẩm sự kiện 3

4 Ý nghĩa và mối quan hệ giữa sự kiện và du lịch 4

PHẦN 2 NỘI DUNG 1 Thiết kế sản phẩm sự kiện 8

1.1 Tên sự kiện 8

1.2 Chủ đề 8

1.3 Mục đích 8

1.4 Nội dung sự kiện 8

Mô tả 8

Kịch bản 8

1.5 Dự toán ngân sách cho sự kiện 9

2 Kế hoạch tổ chức sự kiện 12

2.1 Ban tổ chức 12

2.2 Kế hoạch 12

2.2.1 Bảng kế hoạch tổng thể 12

2.2.2 Kế hoạch chi tiết 13

3 Thiết kế giấy mời 16

3.1 Thiết kế bảng danh sách khách mời 16

4 Danh sách các giấy tờ cần thiết đối với thủ tục hành chính 17

5 Hợp đồng dịch vụ 17

6 Lịch thanh toán 21

7 Lập bảng các trang thiết bị 21

8 Kịch bản chi tiết 24

9 Lời dẫn cho MC trong sự kiện 25

10 Chức năng và công việc của khách mời quan trọng 27

11 Mô tả bố cục và thiết kế địa điểm tổ chức 28

12 Liệt kê các chương trình bổ trợ và quà tặng (nếu có) 29

KẾT LUẬN 30

TÀI LIỆU THAM KHẢO 31

PHẦN 1 PHẦN MỞ ĐẦU

1 Khái quát về sự kiện , sản phẩm sự kiện

Sự kiện

- Theo từ điển tiếng Việt: Sự kiện là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có

ý nghĩa với đời sống, xã hội

- Theo tiếng Anh, Sự kiện (event) bao hàm các lĩnh vực khá rộng như:

+ Bussiness event: Các sự kiện kiên quan đến kinh doanh

+ Corporate event: Các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp

+ Fundraising event: Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ

+ Exhibitions: Triểm lãm

+ Trade fair: Hội chợ thương mại

+ Entertainment event: Sự kiện mang tính chất giải trí

+ Concerts/Live performances: Hòa nhạc, buổi biểu diễn trực tiếp

+ Conventions: Hội nghị

+ Sporting events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao

+ Brand and product launches: Sự kiện liên quan đến thương hiệu sản phẩm…

Như vậy khái quát có thể chỉ ra khái niệm về sự kiện:

- Là hoạt động có ý nghĩa kỉ niệm liên quan đến nhiều lĩnh vực xã hội, đời sống,

- Dịch vụ cốt lõi của sản phẩm sự kiện

- Dịch vụ cốt lõi của sự kiện

- Dịch vụ cốt lõi của sự kiện là dịch vụ cung cấp lợi ích cơ bản mà khách hàng tìmkiếm

Đây là cấp độ dịch vụ cơ bản nhất sự kiện mang lại cho khách hàng Vì thế, dịch

vụ cốt lõi chính là lý do đích thực mà vì nó khách hàng đến với sự kiện, nó là dấu hiệunhận dạng sự kiện loại này mà không phải loại khác Các nhà tiếp thị sự kiện cần nắmbắt tốt nhu cầu và mong muốn của khách hàng sự kiện để thiết kế dịch vụ cốt lõi sựkiện, nhằm thỏa mãn nhu cầu của họ

2 Đặc điểm kinh doanh sự kiện

1

Khác với các sản phẩm vật chất, sự kiện là những trải nghiệm dịch vụ có những đặcđiểm chính sau đây:

- Tính đồng thời giữa chuyển tải và tiêu dùng: Sự kiện là trải nghiệm dịch vụ Khitiêu dùng một sự kiện, sự chuyển tải và tiêu dùng là không thể chia tách Chúng xảy rađồng thời trong hầu hết các trường hợp Vì vây, khi một tấm vé được bán cho khách,chúng ta chỉ mới bán cho họ một lời hứa Chỉ khi họ có mặt tại sự kiện, lời hứa củachúng ta mới được thực hiện Đặc điểm này của sự kiện tạo nên những cảm nhận vềrủi ro cho khách hàng khi mua và sử dụng trải nghiệm sự kiện Vì thế, nhiệm vụ củanhà làm marketing cho sự kiện phải thông tin đầy đủ cho khách hàng những gì sẽ cótrong toàn bộ các giai đoạn của quá trình mua và sử dụng phẩm hay dịch vụ

- Tính không đồng nhất về chất lượng: Căn cứ vào sự tiêu dùng dịch vụ ngay lậptức, cách thức mà sự kiện được tổ chức có thể thay đổi mỗi ngày hay mỗi năm Vì vây,thách thức đối với nhà quản lý sự kiện và nhà tiếp thị sựu kiện là cố gắng quản trịnhững khác nhau về chất lượng Vì con người là trung tâm đối với sự chuyển tải hầuhết các dịch vụ bao gồm, nhân viên, những người bán hàng dạo tại một sự kiện, cũngnhư khách hàng), việc quản trị chất lượng của một sự kiện phụ thuộc vào việc quản trị

sự phân bố con người và hành vi của những người tiêu dùng nó – đó là những người

có mặt ở sự kiện và ảnh hưởng đến mức độ yêu thích của những vị khách khác

- Tính vô hình: hông giống một sản phẩm vật chất- sự kiện không thể được sở nghĩa là không mang được sự kiện về nhà của chúng ta Những sự kiện và lễ hội chỉ cónhững đặc tính dựa trên kinh nghiệm Không có cái gì hữu hình để khách hàng củachúng ta nhặt lên, chạm vào, cảm thấy hay dùng thử trước khi mua những tấm vé haysau một sự kiện ( ngoại trừ sự kiện mua bán hàng hóa hay vật lưu niệm)

Những nhà tiếp thị sự kiện có thể thêm vào yếu tố hữu hình thông qua các poster quảng cáo, chương trình sự kiện hay những CD giới thiệu công việc của các nghệ sĩ, nhưng quá trình mua hàng là cung cấp cho những vị khách tiềm năng, những manh mối trước về bản chất của sự kiện Nhìn chung, người ta cho rằng, tính vô hình của dịch vụ làm cho công tác định giá loại sản phẩm này khó hơn đối với các hàng hóa và điều này cũng đúng với sự kiện Nhiều sự kiện đặc biệt cũng có những đặc tính của lòng tin- đó là những đặc điểm mà khách hàng không đủ kiến thức hay kinh nghiệm để hiểu hay đánh giá Đối với những loại sự kiện, có sự giải thích rõ ràng vào lúc sự kiện diễn ra( chẳng hạn, những phụ đề ở buổi nhạc kịch hay mục bình luận chuyên gia tại

các cuộc thi đấu thể thao) và sau khi mua ( những ý kiến phê bình và bình luận) sẽ tăng cường kinh nghiệm của người tiêu dùng.

3 Đặc điểm của sản phẩm sự kiện

Sản phẩm của tổ chức sự kiện mang tính tổng hợp cao, nó là sự kết hợp giữa hàng hoá và dịch vụ trong đó dịch vụ chiếm tỷ trọng đa số

- Tính tổng hợp cao: cần đến dịch vụ của rất nhiều ngành nghề khác nhau (vận chuyển, lưu trú, ăn uống, giải trí, biểu diễn, in ấn )

- Không lưu kho – cất trữ, không vận chuyển được

- Thời gian sản xuất và thời gian tiêu dùng trùng nhau Đánh giá chất lượng sự kiện chỉ có thể thực hiện một cách hcisnh cá sau khi sự kiện đã được tiến hành

- Khách hàng thương mua sản phẩm tổ chức sự kiện trước khi nhìn thấy (hoặc tiêu dùng) nó

- Sản phẩm không bao giờ lặp đi, lặp lại; mỗi một sản phẩm gắn liền với một không gian và thời gian, gắn liền với nhà tổ chức sự kiện, nhầ đầu tư sự kiện trong việc phối hợp tạo ra nó

4 Ý nghĩa và mối quan hệ giữa sự kiện và du lịch

- Tổ chức sự kiện và xúc tiến du lịch

• Việc tổ chức các sự kiện, đặc biệt là các sự kiện lớn có quy mô quốc gia, quốc

tế sẽ có những tác động rất lớn đến hoạt động xúc tiến du lịch Qua các sự kiện khôngchỉ làm tăng số lượng khách mà còn kéo dài thời gian lưu trú từ đó sẽ nảy sinh nhiềunhu cầu về dịch vụ, tăng chi tiêu của khách

VD: Ở khu vực Châu Á, lễ hội té nước trong dịp lễ Tết cổ truyền Songkran tại TháiLan đã góp phần không nhỏ vào xúc tiến du lịch Tổng cục Du lịch Thái Lan cho biết,

sự kiện này luôn thu hút khoảng 500.000 khách du lịch và đóng góp khoảng hơn 15 tỉbath tương đương 427 triệu USD trong mỗi mùa lễ hội Hay Lễ hội bia Oktoberfes nổitiếng ở Munich kéo dài từ 16/9 đến 3/10 thu hút trung bình khoảng 6 triệu lượt kháchtham dự để thưởng thức các loại bia tươi nổi tiếng và những món ăn đặc sản của Đứcvới doanh thu từ lễ hội này ước tính khoảng gần 8 tỷ USD Hay như lễ hội âm nhạcFarms tại Anh năm 2016 đã đột phá về mức chi tiêu của khách du lịch khi họ sẵn sàngchi tới gần 10 bảng anh cho 1 trong 1420 ghế đứng trong hoặc ngoài rạp hát

• Đem lại lợi ích lâu dài thông qua các sự kiện cùng với việc quảng bá của cácphương tiện thông tin đại chúng và sự quảng bá trực tiếp từ lượng khách đến tham gia

sự kiện có thể tạo nên hình ảnh tốt đẹp về nơi diễn ra sự kiện như một điểm đến dulịch hấp dẫn Điều này, sẽ hấp dẫn các du khách mới và thu hút những khách đã đếntham gia sự kiện quay trở lại

VD: Trong một nghiên cứu của Úc năm 1989 về sự kiện cuộc đua xe thường niênGrand Prix tại Victoria (Viện Nghiên cứu Kinh tế và Công nghiệp 1989), Có gần 57%

du khách nói rằng có khả năng rất lớn họ sẽ quay lại Victoria trong vòng hai năm Mộtđiều còn làm nổi bật vai trò của sự kiện đối với xúc tiến du lịch hơn nữa là phần lớntrong số đó có đề cập thêm điều kiện 'chỉ khi có một giải Grand Prix'

• Đặc biệt đối với các sự kiện du lịch như lễ hội, carnaval,…còn góp phần quảng

bá và tuyên truyền các nét đẹp văn hóa, truyền thống du lịch đến bạn bè quốc tế VD: Trong dịp nghỉ lễ 30/4 và 1/5, Cùng với hàng loạt sự kiện sôi động diễn ratrong 4 ngày lễ tại TP Hạ Long như: Lễ khai mạc năm du lịch Quốc gia 2018 vàChương trình Carnaval Hạ Long 2018, Lễ hội Văn hóa - Ẩm thực châu Á, Đường chạysắc màu… TP Hạ Long thu hút một lượng khách rất lớn, đón khoảng 530.000 lượtkhách du lịch, tăng 26% so cùng kỳ năm 2017 Trong đó, khách quốc tế đạt gần 28.000lượt, tăng khoảng 60% so với cùng kỳ năm ngoái Doanh thu ước tính thu được vàokhoảng gần 200 triệu USD

• Một trong những loại hình du lịch có liên hệ rất chặt chẽ với dịch vụ tổ chức sựkiện đó là loại hình du lịch MICE, việc mở rộng các sự kiện sẽ thúc đẩy loại hình dulịch MICE phát triển

VD: MICE là viết tắt của các chữ: Meeting (hội họp), Incentive (khen thưởng),Convention (hội nghị, hội thảo) và Exhibition (triển lãm) Dù là hìnhnào thì du lịchMICE đều có những sự kiện thường xuyên xảy ra, vào bất kỳ mùa nào và trải dài trongsuốt một năm Các sự kiện này qui tụ nhiều khách và sự di chuyển của khách từ nơinày sang nơi khác, chính điều này làm nên tiềm năng của du lịch MICE và tạo cơ hộicho các công ty kinh doanh du lịch Trung tâm Hội nghị Hồng Kông, nơi mà trước đâyđược chính quyền Hồng Kông xây dựng để tổ chức lễ chuyển giao cho Trung Quốc đãtrở thành cơ hội khai thác thị trường MICE của ngành du lịch Hồng Kông, rất nhiều

quốc gia và doanh nghiệp đã lựa chọn trung tâm này làm nơi tổ chức hội nghị kinh tế,chính trị, văn hóa… Trung tâm Hội nghị Hồng Kông hàng năm thu hút trên 4,5 triệulượt khách (nhiều gấp 3 lần tổng lượng khách du lịch quốc tế đến Việt Nam) tham dựcác sự kiện MICE được tổ chức tại đây Hội nghị APEC là cơ hội quảng bá tốt nhấtcho việc giới thiệu hình ảnh đất nước cùng những sản phẩm du lịch của Việt Nam hiệnnay Ngay sau sự kiện tổ chức thành công hội nghị APEC thì hoạt động du lịch MICEtại VN đã có 1 bươc tiến đáng kể: Chỉ tính từ đầu năm đến nay, Công ty du lịchVietravel đã tổ chức hơn 350 đoàn với số lượng trên 20.000 lượt du khách đi thamquan kết họp với tổ chức hội thảo, hội nghị khách hàng Công ty du lịch Fiditouristcũng nhận được các họp đồng tổ chức du lịch cho các khách hàng PepsiCo, Dượcphẩm Fournier, Dai-ichi,… Khách sạn Rex cũng “kéo” được các hội nghị, hội thảo cóqui mô quốc tế Gần đây nhất là hội nghị các luật sư châu Á - Thái Bình Dương vớihơn 100 luật sư Ông Hồ Ngọc Trung, phụ trách bộ phận MICE của Rex, cho hay:

“Các tháng tới, lượng khách MICE đặt chỗ tại khách sạn cũng tăng 30- 50%” Kháchsạn năm sao Caravelle (Tp.HCM) có 335 phòng, với mức giá thấp nhất 235USD/phòng/ngày Tuy nhiên, từ đầu tháng 10 – 2008 đến nay, khách sạn này luôn ởtrong tình trạng hết phòng và lượng khách đến lưu trú với mục đích tham dự các hộinghị, hội chợ, triển lãm chiếm đến 75%

- Tổ chức sự kiện và thời vụ du lịch

Tại những điểm du lịch chịu ảnh hưởng rất lớn về tính thời vụ (ví dụ các điểm dulịch biển ở miền bắc Việt Nam) vào thời điểm ngoài vụ lượng khách du lịch rất ít,trong khi đó cơ sở vật chất và các điều kiện về cung du lịch lại dư thừa gây nên sự lãngphí rất lớn

Tại các điểm du lịch có tính thời vụ cao này, vào thời điểm ngoài vụ nếu có điềukiện tổ chức các sự kiện như: các lễ hội văn hóa truyền thống, lễ hội thể thao, hội thảo,hội nghị… sẽ tiếp tục khai thác được lượng khách du lịch Việc tạo ra các sự kiệnmang tính chất truyền thống có thể còn phụ thuộc vào chiều dày lịch sử, văn hóa… tuynhiên có một số sự kiện mang tính hiện đại (đặc biệt là các sự kiện về văn hóa, thểthao, hội nghị, hội thảo, giải trí, thi đấu…) có thể tổ chức nếu có được các điều kiệnthuận lợi

Ví dụ: Đăng cai cuộc thi Sao Mai ở Tuần Châu vào mùa đông

Điều này sẽ tạo nên một lượng khách đáng kể đến với điểm du lịch Một trong sốnhững điểm du lịch biển khai thác tốt nhất 41 việc tổ chức sự kiện và du lịch MICEtrong thời điểm ngoài vụ ở miền Bắc là Đồ Sơn- Hải Phòng Trong thời gian tới, cácđiểm du lịch cần chú trọng quan tâm đến việc khai thác và tổ chức các sự kiện để khắcphục những tác động của thời vụ du lịch.

- Tổ chức sự kiện có thể nâng cao cơ sở vật chất phục vụ du lịch

Các sự kiện lớn ở tầm quốc tế như các Olympic, World Cup hoặc ở quy mô nhỏ hơnnhư: Seagames, Asian Cup, Hội nghị thượng đỉnh các nước nói tiếng Pháp… sẽ là mộtdịp để nâng cao cơ sở vật chất phục vụ du lịch

Đối với các sự kiện này, các chính phủ các tổ chức trong và ngoài nước sẽ cónhững đầu tư cho nơi tổ chức sự kiện xây dựng, nâng cấp hoàn thiện không chỉ là cơ

sở hạ tầng về giao thông, thông tin liên lạc mà còn đầu tư phát triển các cơ sở cungứng du lịch

Ngoài ra, khi sự kiện sắp diễn ra, do kỳ vọng lượng khách đến tham gia sự kiện và

do những tác động tích cực của việc tổ chức sự kiện đến xúc tiến du lịch (như đã đềcập ở trên) các cơ sở kinh doanh du lịch sẽ tiến hành đầu tư nâng cấp cơ sở vật chấtcủa mình

VD: +) Theo thông tin từ Ủy ban Thế vận hội mùa đông Pyeongchang 2018, HànQuốc đã chi hơn 12 nghìn tỉ won để xây dựng, chỉnh trang đường xá, cơ sở hạ tầngphục vụ thế vận hội Một trong những điểm nổi bật của Thế vận hội mùa đôngPyeongchang 2018 là việc ứng dụng các công nghệ cao Kỳ thế vận hội này sẽ đi vàolịch sử trở thành thế vận hội đầu tiên sử dụng công nghệ mạng 5G Mạng 5G được phủsóng từ sân bay cho đến trung tâm báo chí, các địa điểm thi đấu của thế vận hội Côngnghệ này không chỉ cho phép người sử dụng truy cập mạng với tốc độ “khủng” mà còn

có thể chụp ảnh không gian 3 chiều hay trải nghiệm thực tế ảo

+) Theo những con số ước tính, Nga đã mạnh tay đầu tư tới 14 tỷ USD cho mùaWorld Cup 2018 Con số này nhiều hơn 2 tỷ USD so với World Cup 2014 tại Brazil,gấp 3 lần so World Cup 2010 và là kỳ World Cup đắt nhất trong lịch sử Nga đầu tưlớn bởi nước họ dự kiến sẽ thu hút khoảng gần 600 ngàn người hâm mộ nước ngoài tớiđây trong thời gian diễn ra World Cup 2018

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG1.1 Giới thiệu khái quát chương trình

1.1.1 Tên sự kiện

“HONDA – Ngày hội vì môi trường”

- Thông điệp:

Hãy cùng nhau bảo vệ môi trường chung của con người

Hành động hôm nay vì môi trường ngày mai

Sử dụng công nghệ xanh là góp phần bảo vệ môi trường chung

1.1.2 Chủ đề

Hưởng ứng ngày vì môi trường của thế giới và giới thiệu sản phẩm xe mới sử dụngcông nghệ sạch Hybrit – công nghệ sạch góp phần bảo vệ môi trường chung.1.1.3 Mục đích

- Là ngày hội hưởng ứng ngày vi môi trường trong nước và trêm toàn thế giới

- Tuyên truyền, nâng cao ý thức của mỗi người dân về ý thức bảo vệ môi trường

- Triển lãm và giới thiệu công nghệ xanh – công nghệ bảo vệ môi trường

- Doanh nghiệp cùng cộng đồng chung tay bảo vệ và giữ gìn môi trường xanh,sạch, đẹp

1.1.4 Mô tả

- Địa điểm: Triển lãm Giảng Võ – quận Ba Đình – Hà Nội

- Thời gian: 18/10/2022

- Công chúng: đông đảo người dân thành phố Hà Nội, đặc biệt là giới trẻ

1.2 Kịch bản chi tiết của chương trình

Kịch bản chi tiết

ST

T

1 9h-9h30 Giới thiệu sự kiện “HONDA – Ngày hội vì môi

trường”

Giới thiệu danh sách khách mời

2 9h30-9h35 Bài hát mở màn “Trái đất này là của chúng mình”

- Căn cứ vào các quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành;

- Căn cứ vào khả năng cung cấp và nhu cầu của hai bên.

Hôm nay, ngày 01 tháng 08 năm 2022, tại văn phòng Công ty Tổ chức sự kiện

và thương mại du lịch VICEP (ETV), chúng tôi gồm có:

BÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ (BÊN A):

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ THƯƠNG MẠI DU LỊCH VICEP (ETV)Địa chỉ: 94 Phạm Văn Đồng – Thành phố Hà Nội

Người đại diện: Ông Ngô Việt Tú Chức vụ: Giám đốc

Điện thoại:043.2345345 Fax: 043.2342345

Mã số thuế: 0101483547

Số Tài khoản: 322110004024 tại Ngân hàng Vietcombank – Hà Nội

(Sau đây gọi là “Bên A”)

BÊN THUÊ DỊCH VỤ (BÊN B):

CÔNG TY HONDA VIỆT NAM

Địa chỉ: Tầng 7, Việt Tower, 1 Thái Hà, Đống Đa, Hà Nội

Người đại diện: Bà Nguyễn Phương Thanh Chức vụ: Giám đốc

Điện thoại: (84) 24 6256 7567 Fax: (84) 24 3836 0001

Mã số thuế: 0125896511

Số Tài khoản: 322456704024 tại Ngân hàng Techcombank – Hà Nội

(Sau đây gọi là “Bên B”)

Hai bên cùng tiến hành giao kết Hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện (sau đây gọi tắt là “Hợp đồng”) với các điều khoản như sau: